PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI

Transkripsi

1 PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI NO. PSM/JKO-WKM/03 Status Dokumen No. Distribusi DISAHKAN Pada tanggal 15 Februari 2013 Dimpos Giarto Valentino Tampubolon Direktur Utama Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Wakil Manajemen /Pengendali Dokumen PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri Hal 1 dari 14

2 SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN FRM/JKO-WKM/ Mei 2012 Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan 15/02/2013 Perubahan terjadi pada identitas Perusahaan berupa Logo Prestasi Perusahaan memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008 SMM Hal 2 dari 9

3 1. Tujuan 1.1. Menyediakan pedoman dalam pelaksanaan audit internal untuk memastikan efektifitas penerapan Sistem Manajamen Mutu (SMM) di PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri Untuk mengetahui pencapaian kinerja penerapan SMM PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup perencanaan, persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan, pemantauan dan evaluasi efektifitas audit internal serta peningkatan program audit. 3. Pengertian/Definisi (1). Audit adalah proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah terpenuhi. (2). Kriteria Audit adalah kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan. (3). Bukti Audit adalah rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi. (4). Program Audit adalah gabungan dari satu atau lebih audit yang direncanakan untuk kerangka waktu tertentu dan diarahkan untuk mencapai sasaran tertentu. (5). Temuan Audit adalah hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit. (6). Kesimpulan Audit adalah hasil audit oleh tim audit setelah mempertimbangkan sasaran audit dan semua temuan audit. (7). Klien Audit adalah organisasi atau orang yang meminta diadakannya audit. (8). Auditee adalah orang/organisasi yang diaudit. Hal 3 dari 9

4 (9). Auditor adalah orang yang berkompeten melakukan audit. 4. Referensi (1). Pedoman Mutu PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri (PDM/BUM/01) (2). SNI-ISO 9001 : Sistem Manajemen Mutu Persyaratan. (3). Standar ISO Panduan Audit Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen Lingkungan. 5. Ketentuan Umum 5.1. Persyaratan Auditor Sistem Manajemen Mutu. Auditor yang ditugaskan untuk melaksanakan AI (Audit Internal) sekurang kurangnya : 1) Telah mengikuti sosialisasi/pelatihan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001 : ) Telah mengikuti bimbingan/pelatihan Auditor SMM sekurangkurangnya 1 (satu) kali Audit Internal sekurang-kurangnya dilakukan satu kali dalam satu tahun yang mencakup seluruh ruang lingkup penerapan sistem manajemen mutu. Hal 4 dari 9

5 6. Rincian Prosedur 6.1. Flowchart Kegiatan Hal 5 dari 9

6 Hal 6 dari 9

7 6.2. Penjelasan Flowchart Kegiatan 1. Wakil Manajemen bersama Koordinator Audit Internal membuat program audit internal tahunan untuk memberikan arah dalam merencanakan dan melaksanakan audit internal SMM ISO 9001:2008. Kegiatan 2. Koordinator Audit Internal membuat rencana/jadwal audit internal mengacu pada program audit internal yang telah ditetapkan. Rencana audit berisi : nama dan peran tim audit, tujuan, ruang lingkup, dan kriteria audit, serta jadwal pelaksanaan audit dalam kerangka waktu. Kegiatan 3. Koordinator Audit Internal mendistribusikan jadwal audit kepada auditor dan auditee sesuai ruang lingkup penerapan. Kegiatan 4. Koordinator Audit Internal mengkoordinasikan kegiatan rapat pembukaan (opening meeting) sebelum pelaksanaan audit internal sekaligus membuka pelaksanaan audit internal. Harus dipastikan adanya risalah hasil pertemuan (opening meeting), daftar hadir dan jadwal audit yang telah didistribusikan sebelumnya. Kegiatan 5. Auditor harus menyiapkan daftar pertanyaan/pernyataan (checklist audit) sebagai panduan untuk mendapatkan bukti audit. Kunci checklist audit yaitu teliti, dalam, dan menyeluruh. Kegiatan 6. Auditor melaksanakan audit internal sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. Auditor harus mencatat setiap temuan baik kesesuaian maupun ketidaksesuaian pada checklist atau catatan lain yang memadai. Hal 7 dari 9

8 Setiap ketidaksesuaian dicatat dalam laporan tindakan perbaikan dan pencegahan. Kegiatan 7 Auditor harus membuat laporan hasil audit disertai bukti bukti yang memadai. Kegiatan 8. Koordinator Audit Internal mengkoordinasikan pelaksanaan rapat penutupan (closing meeting) pada akhir pelaksanaan audit internal dan menutup pelaksanaan audit internal. Pada saat tersebut, koordinator audit internal menyampaikan kembali temuan-temuan hasil audit dan diminta kepada auditee untuk segera menindaklanjuti sesuai skala permasalahan yang ditemukan. Kegiatan 9. Auditee harus melakukan investigasi untuk mencari akar masalah dari setiap ketidaksesuaian yang ditemukan. Auditee harus melakukan tindakan perbaikan sesuai akar masalah dari ketidaksesuaian yang ditemukan. Perbaikan yang dilakukan harus sampai menghilangkan akar permasalahan penyebab terjadinya ketidaksesuaian. Kegiatan 10. Berdasarkan laporan hasil audit, koordinator audit internal membuat pemantauan laporan tindakan perbaikan dan pencegahan. Kegiatan 11 Koordinator audit internal harus menugaskan auditor untuk melakukan verifikasi tindakan perbaikan yang telah dilakukan auditee. Kegiatan 12, 13, 14 Auditor harus melakukan verifikasi tindakan perbaikan yang dilakukan oleh auditee terhadap semua ketidaksesuaian yang ditemukan selama pelaksanaan audit. Hal 8 dari 9

9 Verifikasi dimaksudkan untuk mengetahui efektifitas tindakan perbaikan yang dilakukan oleh auditee. Apabila hasil tindakan perbaikan belum efektif, maka auditor harus menerbitkan laporan tindakan perbaikan dan pencegahan baru. Apabila hasil tindakan perbaikan sudah efektif maka auditor menutup ketidaksesuaian dan menyampaikan laporan kepada Koordinator Audit Internal. Kegiatan 15. Koordinator Audit Internal menyusun laporan komprehensif pelaksanaan audit internal sebagai dasar pelaksanaan rapat tinjauan manajemen. Laporan disampaikan kepada Wakil Manajemen dan Direksi PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri. 7. Daftar Dokumen Pendukung Program Audit Internal (FRM/JKO-WKM/09) 7.2. Checklist Audit Internal (FRM/JKO-WKM/10) 7.3. Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FRM/JKO-WKM/11) 7.4. Laporan Audit Internal (FRM/JKO-WKM/12) 7.5 Laporan Pemantauan Tindakaan Perbaikan dan Pencegahan (FRM/JKO-WKM/13) 8. Lampiran Tidak ada Hal 9 dari 9