Manual Prosedur Audit Internal

Transkripsi

1 Manual Prosedur Audit Satuan Pengawas Universitas Brawijaya Malang 2011

2 Manual Prosedur Audit Satuan Pengawasan Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 1 Tanggal : 8 Juni 2011 Diajukan oleh : Staff Admin Putri Harziani, SE Dikendalikan oleh : Sekretaris Satuan Pengawasan M. Khoiru Rusydi., SE., M.Si., Ak., BKP Disetujui oleh : Ketua Satuan Pengawasan Prof.Dr. Made Sudarma, SE., Ak., MM., CPA

3 DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN DAFTAR ISI MANUAL PENYUSUNAN STANDAR MUTU PENGAWASAN INTERNAL 1. PENDAHULUAN 2. PIHAK/FUNGSI TERKAIT 3. KETENTUAN UMUM 4. PROSEDUR AUDIT INTERNAL

4 MANUAL PROSEDUR AUDIT INTERNAL Pendahuluan Standar mutu audit internal ditentukan dalam rangka untuk mengevaluasi pelaksanaan kegiatan internal Satuan Pengawas (SPI) Universitas Brawijaya baik dari segi input, proses, maupun output. Melalui standar mutu audit internal diharapkan para pelaksana kegiatan bisa termotivasi untuk bisa memenuhi target mutu yang diharapkan melalui serangkaian kegiatan evaluasi internal setiap periodik. Pihak/Fungsi Terkait Pihak/Fungsi terkait dalam pencapaian Audit Sistem Mutu Satuan Pengawasan (SPI) Universitas Brawijaya adalah: 1. Ketua SPI 2. Sekretaris SPI (MR) Koordinator Bidang 5. Eksternal Ketentuan Umum 1. audit dilaksanakan minimal pada setiap periode (1 tahun sekali). 2. audit dilaksanakan di internal SPI UB. 3. Ketua SPI mengevaluasi tindak lanjut setiap hasil audit internal. 4. Administrasi Satuan Pengawasan membuat arsip kompilasi hasil audit internal dan hasil evaluasi. Prosedur Audit

5 1. Audit Sistem Mutu a. Sekretaris SPI menyusun rencana Audit Sistem Mutu untuk periode 12 bulan, setiap bagian minimal satu kali dalam satu tahun. b. Perencanaan waktu yang ditetapkan untuk tiap bagian setelah sertifikasi, tergantung pada prioritas dengan mempertimbangkan urgensi pelaksanaan audit. c. Beberapa waktu sebelum dilakukan audit, MR akan menentukan tim audit yang masing-masing terdiri dari 2 orang, ialah personel yang terdaftar dalam daftar auditor internal ISO tetapi bukan berasal dari bagian yang akan diaudit (independen). Satu diantaranya ditunjuk sebagai ketua. d. Paling lambat satu minggu sebelum tanggal audit, auditor yang ditunjuk harus dihubungi agar dapat melakukan persiapan audit. Apabila terdapat auditor yang berhalangan, maka akan dipilih yang telah siap atau langsung akan digantikan oleh MR. akan mengkonfirmasikan kembali waktu pelaksanaan audit dengan Koordinator Bidang yang bersangkutan. Jika terpaksa dilakukan perubahan jadwal, maka auditor harus melakukan konfirmasi ke MR. e. Apabila dianggap perlu MR akan menjadi peninjau dan/atau mengundang personil lain untuk menjadi peninjau. 2. Pelaporan Hasil Audit a. Setelah melaksanakan audit, auditor menyiapkan laporan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan, dengan menggunakan Borang Laporan Ketidaksesuaian ( ).

6 b. Dalam menuliskan ketidaksesuaian dalam borang nomor , harus melengkapi kolomkolom yang disediakan dan mendiskripsikan ketidaksesuaian yang ditemui dengan mengusahakan 4 unsur temuan yang tercakup dalam laporan tersebut, yaitu: Diskripsi dari ketidaksesuaian (non conformance) Bukti nyata (objective evidence) dari ketidaksesuaian Aspek/proses ketidaksesuaian Ketidaksesuaian dengan dokumen tertentu. c. Laporan audit internal ditandatangani oleh Ketua sebelum diserahkan kepada Koordinator Bidang yang diaudit untuk kesepakatan terhadap ketidaksesuaian, penentuan tindakan koreksi dan pencegahan yang harus dilakukan oleh bagian yang bersangkutan. d. Apabila dianggap perlu MR dapat melakukan perubahan terhadap deskripsi dari ketidaksesuaian sebelum dibuat salinannya, baik perubahan redaksional, perubahan terhadap kategori, pembatalan karena alasan kurang/tidak didukung oleh bukti obyektif, atau perubahan jumlah karena telah digabung dalam ketidaksesuaian yang dikategorikan major. e. Selama belum terdapat kesepakatan terhadap hasil audit dan tindakan koreksi / pencegahan dari bidang terkait, maka Ketua masih bertanggungjawab terhadap status pelaporan. Dan laporan yang telah dianggap memadai akan diserahkan kepada MR untuk dikaji dan dibuatkan salinan untuk didistribusikan. f. Apabila bidang yang diaudit tersebut telah melaksakan tindakan koreksi dan pencegahan sebelum tanggal yang telah disepakati, maka bidang tersebut akan

7 memberitahukan MR untuk dilakukan verifikasi. Apabila MR tidak mendapatkan informasi dari bagian tersebut tentang status tindakan koreksi dan pencegahan, maka MR akan melakukan verifikasi pada waktu yang disepakati. g. Dan apabila tindakan koreksi dan pencegahan belum dilakukan pada waktu yang disepakati, maka Koordinator Bidang sebagai penanggung jawab sistem di bagiannya harus membuat alasan secara tertulis mengapa tindakan tersebut belum dilakukan dan menentukan waktu perbaikan. Apabila pada saat verifikasi selanjutnya (waktu yang disepakati) belum juga melakukan tindakan koreksi dan pencegahan tersebut, maka MR membuat Ketidaksesuaian untuk kasus yang sama. h. Apabila dianggap perlu, MR dapat mengusulkan tindakan atau perubahan terhadap tindakan koreksi atau pencegahan yang diusulkan oleh Koordinator Bidang yang bersangkutan, dengan beberapa pertimbangan untuk mendukung penerapan sistem mutu. i. Laporan audit ini akan dijadikan dasar salah satu kajian dalam Rapat Tinjauan Manajemen. 1. Jika ada saran atau permintaan koreksi dari auditor eksternal, maka laporan temuan dan tanggapannya mengikuti langkah-langkah seperti pada audit internal.

8 Bagan Alir Mulai Sekretaris SPI Menetapkan jadwal pelaksanaan audit internal untuk semua Wakabid. Jadwal Audit Sekretaris SPI Menetapkan Tim dan distribusinya Daftar Ketua Tim Mengkoordinasikan Tim untuk persiapan pelaksanaan audit internal dan menginformasikan kepada Jadwal Audit Tim Melaksanakan audit internal pada masing-masing Wakabid Checklist Audit A

9 A Ketua Tim Membuat Laporan Ketidaksesuaian dan mengkonfirmasikannya kepada Auditee Borang Laporan Audit dan Daftar Ketidaksesuaian Auditee Menerima dan mengklarifikasi temuan ketidaksesuaian dan mengajukan rencana tindakan perbaikan Borang Klarifikasi Auditee Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan atas temuan Tim Borang Laporan Audit dan Daftar Tim Melakukan verifikasi terhadap tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan Borang Klarifikasi Sesuai Tidak Ya

10 Ketua Tim Melaporkan hasil audit internal dan verifikasi tindakan perbaikan kepada Laporan Audit dan Daftar Ketidaksesuaian Ketua Tim Melakukan verifikasi terhadap efektivitas Laporan Audit dan Daftar Ketidaksesuaian hasil tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan Sekretaris SPI Memantau tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan Sekretaris SPI Melaporkan hasil audit internal secara keseluruhan dalam rapat tinjauan manajemen Selesai 1. Daftar SPI UB ( ) No. Nama Kompe 1 M. Khoiru Rusydi, SE., M.Ak., Ak., BKP Pengawas Keuangan 2 Prof. Dr. Ir. Abdul Latief Abadi, MS Pengawas Kepegawaian 3 Ir. MA. Helmy Sjoekoer Pengawas Pembanguna 4 Dr. Ir. Osfar Sjofjan, M.Sc Pengawas Sarana Prasa 5 Suprapto, ST, MT Pengawas Teknologi In