PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN

Transkripsi

1 ND /SOP/SMM.23/04/03.17 BALAI BESAR TEKNOLOGI MODIFIKASI CUACA BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI Gedung Ir. Moch. Soebagio, Geostech (820), Klaster IV, Kawasan Puspiptek, Tangerang Selatan Telp Ext Fax Laman http// http//wxmod.bppt.go.id

2 i HALAMAN PERSETUJUAN PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN DAN TINDAKAN PENCEGAHAN ND /SOP/SMM.23/04/03.17 STATUS DOKUMEN TERKENDALI Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca, BPPT Dibuat oleh Disetujui oleh Disahkan oleh Nama Budi Harsoyo Tukiyat Tri Handoko Seto Jabatan Tim Mutu BB-TMC Wakil Manajemen Kepala Balai Besar TMC Tanggal 24/02/ /03/ /03/2017 Tanda Tangan

3 ii HALAMAN PERUBAHAN Perubahan Mencabut Memasukkan Alasan Singkat Disetujui (Wakil Manajemen)

4 iii DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN 1 Klasifikasi Dokumen Asli (soft copy) Asli (hard copy) Salinan No. 1 (hard copy) Salinan No. 2 (hard copy) Salinan No. 3 (hard copy) Salinan No. 4 (hard copy) Pemegang Pengendali Dokumen Wakil Manajemen BB-TMC Kepala BB-TMC Kepala Bagian Umum Kepala Bidang Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca Kepala Bidang Layanan Teknologi

5 iv DAFTAR ISI Bagian HALAMAN PERSETUJUAN....i HALAMAN PERUBAHAN......ii DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN. iii DAFTAR ISI iv TUJUAN RUANG LINGKUP DEFINISI REFERENSI TANGGUNG JAWAB URAIAN PROSES DAN KINERJA DAFTAR LAMPIRAN...7

6 1 TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa tindakan perbaikan pada kegiatan perencanaan, operasional, dan pengendalian Sistem Manajemen Mutu BB-TMC, mencakup peninjauan ketidaksesuaian layanan (termasuk keluhan pelanggan) sesuai dengan persyaratan tindakan perbaikan yang ditetapkan dalam SNI ISO

7 2 RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup semua tahapan tindakan perbaikan pada kegiatan perencanaan, operasional, dan pengendalian Sistem Manajemen Mutu pada Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca pada pelaksanaan kegiatan yang dilakukan untuk menjalankan Tugas Pokok dan Fungsi Balai Besar TMC adalah melaksanakan pengkajian dan penerapan teknologi modifikasi cuaca dalam pembuatan hujan, serta memberikan pelayanan kepada instansi pemerintah dan swasta yang memelukan air hujan. Ruang lingkup Tindakan Perbaikan ini mencakup penentuan sumber ketidaksesuaian layanan, evaluasi tindakan untuk pencegahan terulangnya ketidaksesuaian layanan, penerapan tindakan yang dibutuhkan, pencatatan tindakan perbaikan, serta evaluasi terhadap efektifitas tindakan perbaikan yang dilakukan untuk perbaikan berkelanjutan yang berorientasi pada layanan prima.

8 3 DEFINISI 3.1. Tindakan Perbaikan; adalah segala tindakan yang dilakukan oleh organisasi untuk menghilangkan ketidaksesuaian serta mencegah terulangnya ketidaksesuaian tersebut pada pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu dengan berdasarkan pada analisa akar permasalahan yang menimbulkan terjadinya ketidaksesuaian tersebut Tindakan Pencegahan; adalah suatu proses evaluasi proaktif untuk mencegah timbulnya potensi masalah yang akan menjadi masalah di kemudian hari. Tindakan pencegahan ini untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang potensial atau situasi potensial lain yang tidak dikehendaki; 3.3. Akar Permasalahan; adalah sebab terdalam atau inti permasalahan yang menimbulkan terjadinya ketidaksesuaian yang dapat dicarikan solusinya secara individual maupun sistemik tergantung pada akar permasalahan yang ditemukan. Akar permasalahan dapat diidentifikasi dengan menentukan apa yang terjadi, mengapa hal tersebut terjadi, serta memberikan alternatif solusi bagaimana mengurangi hal tersebut sehingga tidak terjadi permasalahan serupa di kemudian hari Tipe Penyebab Akar Permasalahan; terdapat tiga tipe penyebab akar permasalahan yang menimbulkan terjadinya ketidaksesuaian, yakni (1) Penyebab Fisik penyebab yang dapat dirasakan, material/peralatan yang tidak bekerja dengan baik (misalkan pesawat yang tidak serviceable); (2) Penyebab Manusia Orang mungkin melakukan kesalahan atau melakukan sesuatu yang tidak diperlukan (misalkan kesalahan orientasi saat melakukan eksekusi penerbangan karena masih minimnya pengalaman); serta (3) Penyebab Organisasi Suatu sistem, proses, atau kebijakan yang digunakan orang untuk mengambil kebijakan atau melaksanakan pekerjaannya mengalami kegagalan (misalkan tidak ada personil yang bertanggungjawab terhadap kerusakan peralatan pada saat digunakan di lapangan disebabkan buruknya mekanisme perawatan peralatan).

9 4 REFERENSI 1) ND /PJM/04/03.17 Panduan Mutu BB-TMC 2) SNI ISO Sistem Manajemen Mutu, Klausul tentang Tindakan Perbaikan

10 5 TANGGUNG JAWAB 5.1 Tanggung Jawab Dalam Tindakan Perbaikan Jenis Dokumen Formulir Tindakan Perbaikan Rekaman Tindakan Perbaikan Rekaman Hasil Evaluasi Tindakan Perbaikan Rekaman Evaluasi Pengembangan Prosedur Penyiapan / pemeriksaan Pengesahan Distribusi Pengarsipan Waktu Kabid/Kabag Pegawai BB-TMC Wakil Manajemen Kabid/Kabag Pengendali Dokumen Kabid/Kabag Kabid/Kabag Pengendali Dokumen Kabid/Kabag Kabid/Kabag Kabid/Kabag Pengendali Dokumen Kabid/Kabag Wakil Manajemen Wakil Manajemen Pengendali Dokumen 5 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun

11 6 URAIAN DAN KINERJA PROSES 1 dari Uraian dan Kinerja Proses No Uraian Kegiatan Penyusunan Program Tindakan Perbaikan dan Evaluasi Pelaksana Ukuran Kegiatan Kinerja Wakil Manajemen 5 hari Wakil Manajemen menyusun Program Tindakan Perbaikan dan Evaluasi untuk mendukung perbaikan berkelanjutan pada layanan di lingkungan BB-TMC Persetujuan Program Tindakan Perbaikan dan Evaluasi Kepala BB-TMC 1 hari Program yang telah disusun oleh Wakil Manajemen selanjutnya disampaikan kepada Kepala BB-TMC untuk mendapatkan pengesahan Pelaksanaan Tindakan Perbaikan dan Evaluasi Program Tindakan Pencegahan dan Evaluasi yang telah disahkan oleh Kepala BB-TMC menjadi acuan bagi Wakil Manajemen untuk tahapan pelaksanaan kegiatan Pendistribusian Dokumen Format Tindakan Perbaikan dan Evaluasi didistribusikan ke seluruh pengguna mulai dari Kepala Bagian/Bidang sampai pegawai BB- TMC, untuk dipelajari, dimengerti dan digunakan sesuai dengan lingkup bidang/bagian masing-masing. Wakil Manajemen 1 hari kerja setelah pengesahan Pengendali Dokumen 1 hari kerja

12 6 URAIAN DAN KINERJA PROSES 2 dari 4 No Uraian Kegiatan Identifikasi Akar Permasalahan Kepala Sub bagian, Kepala sub bidang pada bagian/bidang terkait melakukan identifikasi akar permasalahan berdasarkan analisa terhadap data dan/atau masukan dari pelanggan dari masing-masing layanan yang diberikan BB-TMC Evaluasi Alternatif Tindakan Perbaikan Berdasarkan hasil identifikasi terhadap akar permasalahan terhadap terjadinya ketidaksesuaian layanan BB-TMC yang diperoleh, maka Kabag/Kabid menetapkan alternatif solusi terhadap akar permasalahan serta menetapkan alternatif terbaik aksi yang diperkirakan akan memberikan kontribusi yang signifikan terhadap perbaikan layanan dan/atau terjadinya ketidaksesuaian layanan yang dihasilkan Penerapan Tindakan Perbaikan Alternatif penyelesaian akar masalah terbaik yang telah ditetapkan tersebut dilaksanakan pada realisasi layanan BB-TMC sehingga perbaikan layanan sesuai dengan target dan/atau perbaikan terjadinya ketidaksesuaian layanan dapat direalisasikan Penyusunan Rekaman Tindakan Perbaikan Pencatatan tindakan perbaikan dilakukan berdasarkan form pelaksanaan dan evaluasi tindakan perbaikan sehingga didapatkan rekaman yang signifikansi tentang perbaikan dan/atau pencegahan terhadap ketidaksesuaian terhadap layanan yang dihasilkan Pelaksana Kegiatan Kasubbag/ Kasubbid Kepala Bagian/Bidang Pegawai BB-TMC Pegawai BB-TMC Ukuran Kinerja 5 hari kerja 2 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja

13 6 URAIAN DAN KINERJA PROSES 3 dari 4 No Uraian Kegiatan Pelaksana Kegiatan Evaluasi Tindakan Perbaikan Pelaksanaan tindakan perbaikan dikendalikan dengan melakukan evaluasi pada keseluruhan proses realisasi layanan BB-TMC Penyusunan Rekaman Tindakan Perbaikan Berdasarkan format yang diterima dari Pengendali Dokumen maka dilakukan rekaman tindakan perbaikan sesuai dengan program tindakan perbaikan yang telah disusun Penyimpanan Rekaman Rekaman tindakan pencegahan dari masingmasing Bidang Daftar Induk Rekaman oleh Pengendali Dokumen Evaluasi Perubahan Prosedur Dari rekaman hasil tindakan perbaikan yang telah dievaluasi oleh Kabid atau Kabag yang diterima, Wakil Manajemen melakukan evaluasi apakah perlu dilakukan perubahan prosedur atau tidak berdasarkan signifikansi perbaikan dan pencegahan terhadap ketidaksesuaian layanan BB-TMC Perubahan Prosedur Bila hasil evaluasi perlu dilakukan perubahan prosedur berdasarkan signifikansi perbaikan dan pencegahan terhadap ketidaksesuaian layanan BB-TMC maka dilakukan perubahan prosedur. Kepala Bidang / Bagian Kepala Bidang / Bagian Pengendali Dokumen Wakil Manajemen, Kabid / Kabag Wakil Manajemen Ukuran Kinerja 1 hari 1 hari 1 hari 1 hari 5 hari

14 6 URAIAN DAN KINERJA PROSES 4 dari Diagram Proses Tindakan Perbaikan

15 7 DAFTAR LAMPIRAN ND /PJM/04/03.17 Panduan Mutu ND /FRM/SMM.23.01/04/03.17 Form Keluhan dan Tindakan Perbaikan