ORGANIZATION THEORY AND DESIGN

Transkripsi

1 Modul ke: ORGANIZATION THEORY AND DESIGN EFEKTIFITAS ORGANISASI Fakultas Pascasarjana Dr. Mochammad Mukti Ali, ST., MM. Program Studi Magister Manajemen

2 Mata Kuliah OTD Daftar Isi 1) Efektifitas Organisasi

3 Silabus Kuliah Tatap Muka 1: Kontrak perkuliahan, ruang lingkup teori dan desain organisasi, pengertian dan perspektif organisasi Tatap Muka 2: Evolusi teori organisasi, perilaku organisasi Tatap Muka 3: Efektifitas organisasi Tatap Muka 4: Dasar-dasar konsep perilaku organisasi Tatap Muka 5 7 Lingkungan organisasi dan desain Tatap Muka 7: Ujian Tengah Semester Tatap Muka 9 10: Struktur dan culture organisasi Tatap Muka 11: Inovasi, kreatifitas dan perubahan Tatap Muka 12: Proses pengambilan keputusan Tatap Muka 13: Managemen konflik Tatap Muka 14-15: Perkembangan organisasi Tatap Muka 16: Ujian Akhir Semester

4 Aturan Perkuliahan Semua gadget switch-off atau silent Menerima telp diperbolehkan diluar ruangan Tidak ada UTS dan UAS Pengganti UTS dan UAS diberikan tugas individu maupun kelompok ( tugas diberikan 2 minggu sebelum UTS dan UAS )

5 Komponen Penilaian Penilaian Terdiri dari : 1) Kehadiran ( Absensi & Keaktifan ) : 10% 2) Ujian Tengah Semester ( UTS ) : 30% 3) Ujian Akhir Semester ( UAS ) : 30% 4) Tugas ( Kelompok & Individu ) : 30%

6 Pengantar Efektivitas didefinisikan sebagai sejauhmana sebuah organisasi mewujudkan tujuan-tujuannya EO didefinisikan sebagai tingkat pencapaian organisasi atas tujuan jangka pendek dan tujuan jangka panjang. Pilihan definisi mencerminkan konstituensi strategis, minat mengevaluasi dan tingkat kehidupan organisasi

7 Pengantar Pengertian Efektivitas berbeda-beda berbeda karena terbatasnya pandangan tentang konsep efektivitas Ahli ekonomi/ahli keuangan : Laba investasi Manager Produksi : Kuantitas Output ILmuwan : Jumlah paten/ penemuan produk baru Sarjana ilmu sosial : Kualitas hidup pekerja dll.

8 Konsep Efektifitas Organisasi Kebanyakan rumusan mengenai efektivitas organisasi bergantung pada masalah seberapa berhasilnya suatu organisasi mencapai sasaran atau tujuan yang diinginkan.

9 Efektivitas Organisasi Hasil karya individu dan kelompok PERSPEKTIF EFEKTIVITAS Efektivitas Kelompok Hasil karya kelompok.. Efektivitas Individu Hasil karya individu..

10 Faktor yang Mempengaruhi Efektifitas Efektivitas Individu : ciri fisik, sifat psikologis, dan motivasi... Efektivitas Kelompok : kepemimpinan kelompok, komunikasi, sosialisasi Efektivitas Organisasi : teknologi, hambatan lingkungan & peluang, kecakapan individu, proses imbalan,

11 Kriteria Tentang Efektifitas Organisasi Efektivitas keseluruhan Produktivitas Efisiensi Laba Kualitas Kecelakaan Pertumbuhan Kemangkiran Labour turn over Kepuasan karyawan Motivasi Moral/semangat kerja Kontrol Konflik/solidaritas Fleksibilitas/penyesuaian Perencanaan dan penetapan tujuan Konsensus tentang tujuan Internalisasi tujuan organisasi Ketrampilan interpersonal manajerial Ketrampilan manajerial Manajemen informasi dan komunikasi Kesiapan Pemantapan lingkungan Evaluasi pihak luar Stabilitas nilai sumber daya Partisipasi dan pengaruh yang digunakan Penekanan pada pelatihan dan pengembangan Penekanan pada kinerja John P. Campbell

12 Pendekatan dalam Mempelajari Efektifitas The Goal Approach ; menentukan efektivitas berdasarkan pada gagasan bahwa organisasi adalah alat utk mencapai tujuan, sehingga efektivitas selalu diukur dengan sejauh mana tujuan tertentu dapat tercapai. The System Approach ; menguraikan perilaku secara internal dan eksternal. Teori Sistem dan Umpan Balik (System Theory and Feedback)

13 Pendekatan dalam Mempelajari Efektifitas Teori sistem memungkinkan kita menguraikan perilaku organisasi, baik secara internal maupun eksternal. Secara internal kita dapat melihat bagaimana dan mengapa orang di dalam organisasi melaksanakan tugasnya secara individu dan secara kolektif. Secara eksternal, kita dapat menghubungkan transaksi organisasi dengan organisasi dan lembaga lain. Adalah prinsip dasar bahwa semua organisasi mendapatkan sumber dari lingkungan yang lebih luas dimana organisasi merupakan bagian daripadanya, dan sebaliknya organisasi ini menyediakan barang dan jasa yang diminta oleh lingkungan yang lebih luas itu. Para manajer harus sekaligus menangani segi-segi intern dan esktern dari perilaku keorganisasian. Proses yang ada pada dasarnya rumit ini dapat disederhanakan, untuk keperluan analisis, dengan menggunakan konsep dasar dari teori sistem.

14 Pendekatan dalam Mempelajari Efektifitas Dalam hubungannya dengan teori sistem, organisasi dipandang sebagai satu unsur dari sejumlah unsur yang saling berhubungan dan saling tergantung yang satu dengan yang lain. Arus masukan (input) dan keluaran (output) merupakan titik bertolak dalam uraian tentang organisasi. Dengan kata-kata yang paling sederhana, organisasi mengambil sumber (input) dari sistem yang lebih luas (lingkungan), memroses sumber ini, dan mengembalikannya dalam bentuk yang sudah dirubah (output) INPUT PROSES OUTPUT LINGKUNGAN LUAR

15 Variabel Input ORGANISASI TUGAS (TASK)/STRUKTUR KELOMPOK, BERKAITAN DENGAN PEMBAGIAN KERJA (DIVISION OF LABOR) YAITU BAGAIMANA TUGAS YANG DILAKUKAN OLEH KEOMPOK DIBAGI DIANTARA ANGGOTA. NORMA KELOMPOK, ATURAN INFORMAL UNTUK MENGATUR PERILAKU ANGGOTA KOMPOSISI KELOMPOK, KARAKTERISTIK ORANG-ORANG YANG MEMBENTUK (ANGGOTA) KELOMPOK: KELAMIN, USIA, PENDIDIKAN, KOMPETENSI, ETNIS, DLL. KEPEMIMPINAN, PENUGASAN FORMAL DAN INFORMAL MENGENAI KEWAJIBAN PEMIMPIN. BERKAITAN DENGAN PERILAKU PEMIMPIN: PELAKSANAAN TUGAS VS PEMELIHARAAN KELOMPOK.

16 Pengukuran Variabel Input Kelompok STRUKTUR TUGAS DAPAT DIUKUR DENGAN MENGGUNAKAN DIMENSI KOMUNIKASI (SALURAN KOMUNIKASI. NORMA KELOMPOK DIUKUR DENGAN KESESUAIAN NORMA DENGAN TUGAS ITU SENDIRI: KARAKTERISTIK TUGAS MENUNTUT AKURASI KERJA TINGGI, NORMA YANG IDEAL DISIPLIN, PATUH. KOMPOSISI KELOMPOK, DIUKUR DENGAN KEBERAGAMAN DAN KESESUAIAN DENGAN TUNTUTAN TUGAS. KEPEMIMPINAN, BAGAIMANA PROSES MENJADI LEADER: PENUGASAN ATAU DIPILIH. PENGALAMAN, KEKUASAAN, KEWENANGAN BERPENGARUH TERHADAP EFEKTIFITAS.

17 Faktor Proses Dalam Kelompok GROUP PROCESS ADALAH PERILAKU YANG TERJADI PADA KELOMPOK, POLA PERILAKU, DAN PENGARUH LANGSUNG DARI PERILAKU DAN POLA TERSEBUT. UPAYA ANGGOTA KELOMPOK (GROUP MEMBER EFFORT), SEBERAPA BESAR UPAYA YANG DILAKUKAN OLEH SETIAP ANGGOTA KELOMPOK UNTUK MENCAPAI TUJUAN KELOMPOK. UPAYA KELOMPOK DIPENGRUHI OLEH NORMA, PERSEPSI TERHADAP TUGAS, KEPEMIMPINAN. UTILISASI KETRAMPILAN ANGGOTA KELOMPOK, KESESUAIAN TUGAS DENGAN KEMAMPUAN ANGGOTA KELOMPOK. STRATEGI KERJA KELOMPOK (WORK GROUP STRATEGIES), RENCANA KERJA DARI KELOMPOK

18 Kelompok Output OBJECTIVE GROUP PERFORMANCE, OUTPUT YANG DIHASILKAN: UNIT YANG DIPRODUKSI, PENJUALAN YANG DICAPAI, DLL. SUBJECTIVE GROUP PERFORMANCE, KESAN ATAU PERSEPSI SESEORANG (MANAGER) TERHADAP PERFORMANCE KELOMPOK EFISIENSI, PERBANDINGAN HASIL DENGAN BIAYA KUALITAS, KUALITAS DARI PRODUK, RESPON, KEPUTUSAN, DLL. GROUP MEMBER COMMITMENT, KOMITMEN YANG DIBERIKAN OLEH ANGGOTA TERHADAP ORGANISASI.

19 Pendekatan dalam Mempelajari Efektifitas Teori Sistem dan Umpan Balik (System Theory and Feedback) Konsep organisasi sebagai sistem yang dihubungan dengan sistem yang lebih luas, memperkenalkan kita dengan pentingnya arti umpan balik (feedback). Seperti yang dikatakan di atas, organisasi tergantung dari lingkungan, tidak hanya bagi inputnya saja, tetapi juga bagi penerimaan outputnya. Dengan kata-kata yang lebih umum, umpan balik adalah proses dinamis sejauh mana setiap organisme belajar dari pengalamannya dengan lingkungannya

20 Gambar Sumber Efektivitas (Sebab-sebab Keefektifan) Sebab-sebab efektivitas organisasi: Lingkungan, teknologi, pilihan strategis, struktur, proses, kebudayaan. EFEKTIVITAS ORGANISASI Sebab-sebab efektivitas kelompok: kepaduan, kepemimpinan, struktur, status, peranan, norma-norma. EFEKTIVITAS KELOMPOK Sebab-sebab efektivitas individu: kemampuan, keahlian, pengetahuan, sikap, motivasi, stress EFEKTIVITAS INDIVIDU

21 Efektifitas Organisasi PERSPEKTIF PENCAPAIAN TUJUAN PROFIT AND PROFIT-RELATED INDICES PRODUCTIVITY QUALITY GROWTH EFFICIENCY PERSPEKTIF SISTEM TERBUKA SURVIVAL CONFLICT ACQUISITION OF RESOURCES FLEXIBILITY/ADAPTATION INNOVATION DISTINCTIVE COMPETENCE

22 Kriteria Efektifitas Organisasi Produksi ; kemampuan organisasi memproduksi jumlah & mutu output sesuai permintaan lingkungan. Ukuran : laba, penjualan, market share, mahasiswa yang lulus, Efisiensi ; rasio antara input output Ukuran : tingkat laba dari modal, biaya per unit, sisa&pembuangan, biaya per mahasiswa,..

23 Kriteria Efektifitas Organisasi Kepuasan ; sejauh mana organisasi memenuhi kebutuhan karyawan Ukuran : sikap karyawan, turn over, absensi,keluhankeluhan Adaptasi ; kemampuan manajemen menduga adanya perubahan dalam lingkungan maupun dalam organisasi itu sendiri Perkembangan ; kemampuan organisasi memberikan program pengembangan karyawan.

24 KRITERIA EFEKTIVITAS Produksi Mutu Efisiensi Fleksibilitas Kepuasan Jangka Pendek Jangka Menengah Jangka Panjang

25 Kriteria Efektifitas Jangka Pendek Produksi : kemampuan organisasi dalam menghasilkan sejumlah barang dan Jasa Mutu : Memenuhi harapan pelanggan untuk kinerja produk/jasa dengan ukuran & Penilaian mutu berasal dari pelanggan /klien.

26 Kriteria Efektifitas Jangka Pendek Efisiensi : Rasio output dibanding input Fleksibel : Kemampuan organisasi untuk mengalihkan sumber daya dari aktivitas yang satu ke aktivitas yang lama guna menghasilkan produk-produk pelayanan yang baru & berbeda Kepuasan : Perasaan karyawan terhadap pekerjaan mereka dan peran di organisasi. Kriteria efektifitas jangka pendek saling mendorong satu sama lain.

27 Kriteria Efektifitas Jangka Menengah Kegagalan mencapai kreteria jangka pendek akan menimbulkan masalah jangka menengah. Persaingan : akan tumbuh bersamaan dengan mutu dan fleksibilitas. Pengembangan : usaha-usaha pengembangan

28 Kriteria Efektivitas Jangka Panjang Untuk jangka panjang, organisasi yang ingin terus bertahan, dapat dicapai jika manajer memenuhi efektivitas jangka pendek dan menengah.

29 Pengukuran Efektifitas 1. Pendekatan pencapaian tujuan (goal attainment), menganggap bahwa EO harus dinilai sehubungan dengan pencapaian tujuan akhir daripada caranya 2. Pendekatan sistem, memfokuskan pada cara-cara yaitu kemampuan untuk memperoleh masukan,memproses masukan tersebut, keluaran atau output dan mempertahankan stabilitas dan keseimbangan di dalam sistem Pendekatan konstituensi strategis, EO diukur dari kemampuan untuk memuaskan individu, kelompok, serta lembaga yang menjadi tempat kelangsungan kegiatan organisasi tersebut. 4. Pendekatan nilai-nilai bersaing. Kriteria EO dikelompokkan menjadi 4 model dan masing-masing didasarkan suatu nilai yang paling disukai sesuai dengan daur hidup organisasi

30 Pendekatan Pencapaian Tujuan Asumsi : -> SMART 1. Organisasi harus mempunyai tujuan akhir 2. Tujuan harus diidentifikasi dan dan harus jelas 3. Tujuan harus sedikit dan jelas 4. Harus ada konsensus mengenai tujuan-tujuan tersebut Contoh pelaksanaan : Management by Objectives (MBO)

31 Pendekatan Sistem Asumsi : 1.organisasi terdiri dari sub-sub bagian yang saling berhubungan 2. Keberhasilan organisasi ditentukan dari semua sub sistem yang ada dalam organisasi

32 Pendekatan Konstituensi Strategis Ukuran efektif apabila dapat memenuhi tuntunan dari konstituensi yang terdapat dalam lingkungan organisasi, yaitu konstituensi yang menjadi pendukung keberlanjutan organisasi tersebut. Asumsi : bahwa organisasi dianggap sebagai arena politik Yang termasuk dalam Konstituensi strategis : -> dominat coalition Pemilik, pegawai. Pelanggan, pemasok, serikat pekerja, pejabar masyarakat dll.

33 Pendekatan Nilai Nilai Bersaing Fleksibilitas HUMAN RELATIONS MODEL OPEN SYSTEMS MODEL Tujuan Organisasi INTERNAL-PROCESS MODEL RATIONAL-GOAL MODEL Pengawasan

34 Tugas Kelompok TM-3 sd TM-10 Review dan Presentasi ( MS Word dan Power Point ) 1. Modern Organization : Theory and Practice ( Ali Farazmand ) Kelompok 1 : Bab 1 ( TM-3 ) dan 5 ( TM-5 ) Kelompok 2 : Bab 2 ( TM-3 ) dan 6 ( TM-5 ) Kelompok 3 : Bab 3 ( TM-4 ) dan 7 ( TM-6 ) Kelompok 4 : Bab 4 ( TM-4 ) dan 8 ( TM-6 ) 2. Organization Theory & Postmodern Thought ( Sthepen Linstead ) Kelompok 1 : Bab 2 ( TM-7 ) dan 6 ( TM-9 ) Kelompok 2 : Bab 3 ( TM-7 ) dan 7 ( TM-9 ) Kelompok 3 : Bab 4 ( TM-8 ) dan 8 ( TM-10 ) Kelompok 4 : Bab 5 ( TM-8 ) dan 9 ( TM-10 )

35 Terima Kasih Dr. Mochammad Mukti Ali, ST. MM