BAB 4 PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK. internal dan eksternal. Pihak internal menunjuk dua orang project manager untuk

Transkripsi

1 BAB 4 PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK 4.1. Inisiasi Proyek Proyek LOS Enhancement yang dilakukan berkaitan dengan pihak internal dan eksternal. Pihak internal menunjuk dua orang project manager untuk menangani proyek LOS Enhancement dan satu orang dari pihak vendor. Kedua belah pihak perusahaan telah menunjuk penanggung jawab utama untuk menangani proyek LOS Enhancement ini, yaitu: Program Manager dari pihak perusahaan dan pihak vendor masing masing sebanyak satu orang, PMO Manager dari pihak perusahaan dan pihak vendor masing - masing sebanyak satu orang, Dan tim member lainnya LOS Enchancement Business Case Latar Belakang Aplikasi LOS telah diluncurkan pada 8 November 2004 sebagai penunjang bisnis dalam proses kredit dan telah dapat menjalankan fungsinya sesuai dengan ketentuan aturan bisnis yang ada. Berdasarkan perkembangan aturan perbankan di Indonesia yang didasari oleh kebijakan Bank Indonesia sehingga terbentuknya pedoman pelaksanaan kredit yang baru. Atas dasar 54

2 55 perubahan pedoman pelaksanaan kredit yang baru sehingga diperlukan suatu aplikasi yang dapat menunjang perubahan tersebut. LOS Enhancement terdapat modul tambahan dari LOS terdahulu Objektif Bisnis Sasaran strategis dari aplikasi ini adalah untuk membantu penanganan proses perkreditan agar dapat meningkatkan pelayanan kepada nasabah melalui efisiensi dan otomatisasi service, selain itu dapat menciptakan efektifitas dan meningkatkan produktivitas proses kerja Analisa dan Rekomendasi Pilihan Ada beberapa pilihan yang dapat diambil setelah dilakukan analisa dan pertimbangan : 1. Pihak perusahaan tetap menggunakan aplikasi LOS yang sedang berjalan tanpa melakukan perubahan dan tidak perlu melaksanakan proyek LOS Enhancement dengan konsekuensi tidak bisa mengikuti perkembangan role bisnis yang ada. 2. Melaksanakan proyek LOS Enhancement untuk menambah modul di dalam sistem yang lama sehingga dapat mengikuti perkembangan role bisnis yang ada berdasarkan peraturan pedoman kredit yang diterbitkan oleh Bank Indonesia dan perubahan bisnis dari pihak perusahaan. Berdasarkan pertimbangan yang dilakukan pihak perusahaan dan pentingnya pelaksanaan proyek ini untuk monitoring proses kredit, meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dalam pengambilan keputusan, me

3 56 dan pengontrolan kinerja dari pegawai yang menggunakan sistem LOS. Atas dasar pertimbangan dari dua opsi pilihan, maka diputusakan mengambil opsi yang kedua merupakan yang terbaik untuk kepentingan perusahaan.

4 Hardware dan Software Tabel 4.1. Spesifikasi Software dan Hardware Equipment Quantity Hardware Software Application Main web Application 1 Pentium IV 2.8 GHz or Windows 2000 SME/Com/Corp Loan Server (Data Center) Xeon advance server LOS Memory 3 GB service pack 3.NET Framework Hard Disk 2 x 36 GB Microsoft Data Versi 1.1 harus di SCSI Dual Ultra 320 Access Component install pertama NIC 100/1000 Mbps LAN 2.6 dibandingkan dengan CD-ROM standard Microsoft.NET Microsoft.NET Framework Versi Framework SDK versi Microsoft.NET Framework SDK versi 1.1 Microsoft Office 2000

5 Main Data Base Server 1 Pentium IV 2.8 GHz or Windows 2000 (Data Center) Xeon Advance Server Memory 1GB service pack 3 Hard Disk 250 GB SCSI Microsoft SQL Dual Ultra 320, Server 2000 Expandable service pack 3a NIC 100/1000 Mbps dan service pack LAN 4.0 Tape Back Up (VXA-2 Microsoft SQL 160 GB Capacity, Server MB/sec transfer rate) Reporting services CD-ROM. Back Up Web 1 Pentium IV 2.8 GHz or Windows 2000 SME/Com/Corp Loans Application Server Xeon Advance server LOS Memory 3 GB service pack 3.NET Framework versi Hard disk 2 x 36 GB Internet 1.1 harus diinstall SCSI Dual Ultra 320 Information terlebih dahulu NIC 100/1000 Mbps Service 5 dibandingkan dengan LAN Microsoft Data Microsoft.NET CD-ROM Standar Access Component Framework SDK versi

6 Back Up Data Base Server 1 Pentium IV 2.8 GHz or Xeon Memory 1 GB Hard disk 250 GB SCSI Dual Ultra 320, Expandable NIC 100/1000 Mbps LAN Tape Back Up (VXA GB Capacity, 12 MB/sec transfer rate) CD ROM Microsoft.NET Framework Versi 1.1 Microsoft.NET Framework SDK Versi 1.1 Microsoft Office 2000 Windows 2000 Advance Server service pack 3 Microsoft SQL Server 2000 with service pack 3a and service pack 4.0 Microsoft SQL Server 2000 Reporting Services

7 Workstation Pentium III 1 GHz Windows 2000 Memory 128 MB Professional Hard disk 10 GB Microsoft Office NIC 100 Mbps 2000 CD-ROM Internet Explore 6.02 atau lebih Printers Printer yang mendukung jaringan dan platform Windows

8 Estimasi Waktu Perusahaan sebagai pemilik proyek melaksanakan proyek LOS Enhancement ini dimulai dari tanggal 12 September 2005 sampai dengan 20 Januari Namun dikarenakan terdapat kendala yang menghambat jalannya proyek LOS Enhancement, maka dilakukan penjadwalan ulang. Proyek LOS Enhancement dimulai dari tanggal 6 September 2006 sampai dengan 17 November Jika terjadi keterlambatan penyelesaian proyek diharapkan diselesaikan pada bulan Februari Project Charter Project Charter LOS Enhancement 1. Product Owner : 2 orang 2. Start Date : 12 September Finished Date : Februari Document Version : Project Manager : 3 orang 6. Vendor Team Technical Team/Business Analyst : 2 orang

9 Struktur Tim Proyek LOS Enhancement Dalam rangka mendukung jalannya proyek LOS Enchancement, dibutuhkan sumber daya manusia yang dapat melakukan proses perencanaan, pengorganisasian, kontroling dan pengimplementasi. Sehingga dibentuk suatu tim proyek untuk dapat menangani proyek LOS Enhancement. Susunan tim proyek LOS Enhancement adalah sebagai berikut: Product Owner IT Steering Committee PMO Manager IT Service Owner Program Manager Project Manager Service Owner Reviewer Functional Team Technical Team/Business Analyst Support Team Gambar 4.1. Struktur Organisasi Tim Proyek LOS Enhancement Jumlah staff dari tim proyek untuk proyek LOS Enhancement berjumlah 21 orang terdiri dari: 1. Program Manager a. Satu orang dari pihak perusahaan. b. Satu orang dari pihak vendor. 2. Project Manager. a. Dua orang dari pihak perusahaan.(kenapa 2 org)

10 63 b. Satu orang dari pihak vendor. 3. Functional Team. a. Sepuluh orang dari pihak perusahaan. 4. Tecnical Team/Business Analyst. a. Tiga orang dari pihak perusahaan. b. Dua orang dari pihak vendor. 5. Support team. a. Satu orang dari pihak perusahaan. Dalam proyek LOS Enhancement, setiap staff dari tim proyek memiliki tugas dan tanggung yaitu: 1. Program Manager a. Terpilih sebagai senior yang mewakili dari pihak IT b. Menyediakan secara keseluruhan dari kebutuhan manajemen dan arahan untuk implementasi dari solusi bisnis c. Menyediakan secara keseluruhan dari arsitektur IT dan perencanaan untuk implementasi dari solusi bisnis d. Mengkoordinasikan solusi implementasi dengan group yang lain di dalam internal dan dengan vendor 2. Project Manager a. Mengatur dari aktivitas proyek b. Memberikan solusi dari kebutuhan user c. Memvalidasi dari keseluruhan proyek yang berhubungan solusi dan dokumentasi

11 64 3. Functional Team/Business Analyst a. Mengumpulkan dan mengkonfirmasi dari kebutuhan user dan dokumen untuk solusi pengembangan b. Pembuatan dokumentasi end user termasuk dokumen training UIM dan SOM c. Membuat perencanaan pengembangan d. Mengkoordinasi workshop, SIT dan UAT e. Support untuk training dan rollout 4. Technical Team a. Menyediakan dan membangun infrastruktur IT b. Menyediakan dan melakukan setting infrastruktur IT c. Solusi migrasi dan sumber data d. Mengatur dari profil user 5. Support Team a. Mendukung manajemen proyek b. Komunikasi proyek c. Mendukung infrastruktur proyek Project Goal Tujuan dari project adalah untuk mengimplementasikan Pedoman Pelaksanaan Kredit yang baru

12 Project Objective Aplikasi LOS merupakan aplikasi yang diperuntukan sebagai penunjang bisnis dalam proses kredit. Seiring dengan adanya kebijakan baru untuk mendukung kemajuan perusahaan sehingga dibutuhkan peningkatan kapabilitas dari aplikasi LOS. Atas dasar itulah Bank Mandiri melaksanakan proyek tersebut dinamakan LOS Enhancement, agar dapat : 1. Meningkatkan efisiensi dan otomatisasi service. 2. Melakukan tracking terhadap semua aplikasi sampai ke tahap approval. 3. Mengurangi recapturing atas common data. 4. Memastikan semua aplikasi sesuai dengan prosedur dan peraturan yang ada. 5. Peningkatan kontrol dan monitoring terhadap aplikasi yang berjalan. 6. Meningkatkan produktifitas pegawai dan kapasitas proses Project Scope Kebutuhan yang diperlukan dalam proyek LOS Enhancement adalah : 1. Penambahan proses dalam kaitan dengan guidelines dan aturan kredit, yaitu pada bagian: Proposal pengajuan kredit. Proses persetujuan. 2. Penilaian periodik pada Commercial & Corporate customer yang berskala besar, melalui pengambilan informasi yang diperoleh dari database pusat. 3. Alih Debitur Peningkatan di (dalam) struktur kredit untuk mengakomodasi perpindahan rekening. 4. Penbuatan Data Mart

13 Project Deliverables Project Deliverables Project Charter Document Sign-Off Functional Specifications Document (FSD) FSD Acceptance Sign-Off System & Integration Testing (SIT) Test Scripts User Acceptance Test (UAT) Test Script UAT Report UAT Sign-Off System User Guide Document System User Guide Sign-Off System Operation Manual Document System Operation Manual Sign-Off Live Implementation Sign-Off Responsibility Perusahaan dan vendor Perusahaan dan vendor Perusahaan dan vendor Perusahaan dan vendor Perusahaan Perusahaan Perusahaan Perusahaan dan vendor Perusahaan dan vendor Perusahaan Perusahaan Perusahaan dan vendor Deliverable Milestones Summary Milestones Components Signatories Target Date Project Charter Functional Specifications Document (FSD) System Integration Test User Acceptance Test Project Charter Document Signoff dan Addendum Project Charter Document Signoff Enhancement FSD Signed off dan Addendum Enhancement FSD Signed off Compilation of SIT Test Scripts disetujui testers Compilation of UAT Test Scripts disetujui testers dan UAT Report Program Manager, Product Owner, Service Owner, Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager Program Manager, Product Owner, Service Owner, Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager Program Manager, Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, 6 September September November November 2006

14 67 System User Guide System Operation Manual Live Implementation SUG Document dan SUG Sign-Off SOM Document dan SOM Sign-Off Live Implementation document Project Manager Program Manager, Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager Program Manager, Product Owner, Service Owner, Reviewer, IT Service Owner, PMO Manager, Project Manager 14 November November November Project Benefit 1. Meningkatkan efisiensi dan layanan. Melalui aplikasi LOS status suatu permohonan kredit dipantau sehingga meningkatkan efisiensi dan kecepatan kerja. 2. Melacak semua aplikasi sampai persetujuan. Dimulai dari pengajuan kredit sampai dengan pembukuan rekening dan sarana untuk menginput data yang diperlukan untuk keperluan scoring dan rating serta sarana untuk melakukan tracking atas suatu permohonan kredit. 3. Mengurangi data sama. Selain itu database permohonan kredit menjadi lebih akurat dan terhindar dari kemungkinan double entry karena telah terintegrasi di dalam suatu sistem. 4. Meyakinkan semua aplikasi yang terlibat akan diproses sejalan dengan service level agreement.

15 68 5. Mengontrol dan memonitor dari semua proses aplikasi. 6. Meningkatkan produktifitas staff dan meningkatkan kapasitas proses dalam aplikasinya. Melalui aplikasi LOS, aktifitas yang dilakukan karyawan dalam melakukan pelayanan kredit dapat ter-record 4.2. Perencanaan Proyek (Project Planning) Work Breakdown Stucture (WBS) LOS Enchancement Gambar di WBS yang merupakan tahapan-tahapan dari kegiatan yang ada dan akan dilaksanakan untuk menyelesaikan proyek LOS Enhancement:

16 69 Project Start Date Project Charter Project Charter Document Signoff Enchancement Confirmation Enchancement FSD Solution Costumization System & Integration Testing Functional Requirements Enchancement FSD Signoff Compilation of SIT Test Scripts LOS Enchancement UAT Report User Acceptance Test Compilation of UAT Test Scripts UAT IR's UAT Sign off System User Guide SOM Development LOS Enchancement Live SUG Document SUG Sign off SOM Document SOM Sign off Gambar 4.2. Work Breakdown Structure LOS Enhancement

17 70

18 71

19 Critical Path Method (CPM) Tabel 4.3. Kegiatan Proyek LOS Enhancement Node Nama Kegiatan 1 Project Start Date 2 Project Charter 3 Enhancement Confirmation 4 Enhancement FSD 5 Solution Customization 6 Addendum Project Charter 7 Addendum Enhancement FSD 8 Solution Customization 9 SIT 10 UAT 11 System User Guide 12 SOM Development 13 UAT Signoff 14 LOS Enhancement Live

20 73

21 74

22 75

23 76

24 77

25 78 Berdasarkan analisis jaringan kerja menggunakan metode PERT dapat diperoleh probabilitas penyelesaian proyek dengan penjelasan sebagai berikut : 1. Target penyelesaian proyek yang diharapkan oleh user adalah 116 hari 2. Waktu paling akhir peristiwa terjadi adalah hari 3. Project variance kegiatan adalah Standart deviasi project yang diperoleh dari akar pangkat dua project variance adalah Deviasi penyelesaian proyek yang diperoleh dari pengurangan target penyelesaian proyek dengan waktu paling akhir peristiwa setelah itu dibagi dengan standart deviasi project adalah Berdasarkan tabel distribusi normal kumulatif, maka deviasi penyelesaian proyek sebesar mempunyai probabilitas penyelesaian proyek sebesar 61% Project Budgeting Detail project budgeting (Dalam US$) Tabel 4.7. Project Budgeting LOS Enhancement Jenis Anggaran Anggaran Pengeluaran : 1.Investasi -Anggaran pengembangan LOS Enhancement Penyesuaian penerapan kebijakan kewenangan

26 79 yang baru 2.Keperluan sosialisasi dan pelatihan Total Pendapatan : 1.Pendapatan langsung diperoleh dari kontribusi LOS Enhancement 2.Pendapatan tak langsung Total Detail biaya pelatihan proyek LOS Enhancement (Dalam US$) Tabel 4.8. Biaya Pelatihan LOS Enhancement Jumlah Peserta Total Peserta Cabang Per Cabang Peserta Total Biaya Kanwil I Kanwil II Kanwil III Kanwil IV Kanwil V Kanwil VI Kanwil VII Kanwil VIII

27 80 Kanwil IX Kanwil X Total Biaya lainlain 332 Grand Total Berdasarkan anggaran pengeluaran dan pendapatan yang telah dijabarkan dapat dilakukan analisis biaya sebagai berikut : 1. Melalui estimasi peningkatan proyek dalam kurun waktu 2 tahun, dapat diperoleh biaya penyusutan proyek = $487400/2 tahun = $ per tahun. 2. Return On Investment yang diperoleh dari anggaran total pendapatan dan pengeluaran = ($ /$487400) x 100% = 510 % 3. Berdasarkan anggaran total pendapatan dapat diperoleh keuntungan perbulan yaitu = $ / 12 bulan = $ Sehingga dapat diperoleh jangka waktu pengembalian = $487400/$ = 2,35 bulan (dibulatkan menjadi 2 bulan) Eksekusi Project Berikut ini merupakan penjelasan dari langkah-langkah kegiatan yang perlu dilakukan sesuai perencanaan proyek LOS Enhancement: 1. Project Start Date Merupakan kegiatan yang menandakan dimulainya proyek, kegiatan ini dapat dilakukan setelah system service required yang diajukan oleh user telah

28 81 memperoleh persetujuan untuk kelayakan pengembangan sistem informasi oleh IT steering committee dan persetujuan proyek dari Board of Director (BOD). Setelah itu harus dilakukan kick off meeting untuk memberikan penjelasan secara global mengenai hal-hal yang berkaitan dengan proyek kepada seluruh level karyawan yang terlibat.. 2. Project Charter Syarat pembuatan project charter adalah terlebih dahulu harus membuat project sheet yang merupakan garis besar proyek yang terdiri dari objective project dan key activities yang ditentukan oleh PIC project owner dan PIC dari IT. Setelah itu baru dapat dilakukan pembuatan project charter untuk menentukan goal dan objective project, project scope, project deliverables, project organization dan responsibilities dan deliverable milestones summary. 3. Enhancement Confirmation Merupakan tahap untuk mengkonfirmasi ulang kesiapan proyek dalam hal mengantisipasi perubahan-perubahan kebutuhan user, kesiapan vendor maupun regulasi. 4. Enhancement FSD (Functional Specification Document) Kegiatan ini harus dapat menyediakan suatu dokumentasi kebutuhan modul aplikasi yang tidak fungsional dan yang fungsional untuk mendukung kebutuhan area bisnis. Dokumen ini harus dapat menguraikan keseluruhan proses yang didukung oleh modul aplikasi dan kebutuhan detailnya yang mencakup fungsional, data, keamanan & kendali, alat penghubung, masukan buku besar, resolusi perbedaan yang disetujui dan lain lain Kebutuhankebutuhan tersebut didasari scope dari project charter.

29 82 5. Solution Customization Kegiatan ini harus dapat menghasilkan flowchart, logic program, formula, tabel, dictionary, serta coding yang berkaitan dengan pembuatan aplikasi. 6. SIT (Sistem Integration Test) Kegiatan ini bertujuan untuk melakukan integrasi terhadap modul-modul program sehingga dapat menghasilkan satu alur proses yang mencakup seluruh kebutuhan bisnis yang telah ditentukan. 7. UAT (User Acceptance Test) Kegiatan ini bertujuan untuk menentukan metode tes yang akan digunakan (test plan) sebelum melakukan test serta untuk memenuhi tujuan dari dilakukannya UAT yaitu mengecek aplikasi dengan FSD sehingga dapat diketahui durasi penggunaan aplikasi dari suatu proses, validasi sistem maupun ketahanan sistem dengan memberikan real data dan maksimum data sehingga tidak terjadi kesalahan. 8. SUG (System User Guide) Kegiatan ini harus dapat menghasilkan langkah-langkah operasional aplikasi secara keseluruhan berdasarkan hasil UAT. 9. SOM(System Operation Manual) Kegiatan ini harus dapat menghasilkan operation manual secara spesifikasi sebagai panduan operasional pengguna akhir yang didasari dari SUG. Panduan SOM ini untuk kegiatan operation manual berdasarkan pengelompokan akses level / job desk. SOM ini merupakan landasan yang digunakan untuk pelatihan.

30 LOS Enchancement Live Kegiatan yang menyatakan bahwa aplikasi sudah siap digunakan oleh user, sebelumnya sudah harus dilakukan kegiatan implementasi yang terdiri dari migrasi data, telah dilakukan pengecekan kesiapan perangkat keras dan jaringan, verifikasi data dan production trial run Pengontrolan Proyek Dalam rangka untuk menjaga agar proyek berjalan sesuai dengan objektifitasnya, maka perlu lakukan tindakan pengontrolan proyek. Berikut ini merupakan beberapa rekomendasi mekanisme pengontrolan kegiatan proyek: 1. Pengontrolan proyek yang meliputi seluruh kegiatan secara berurutan Tabel 4.9. Status Kegiatan Project LOS Enhancement Project Milestone Start Date End Date Status % Project Start Date 12/09/05 12/09/05 Completed 100% Project Charter 19/09/05 19/09/05 Completed 100% Enhancement Confirmation 21/09/05 22/09/05 Completed 100% Enhancement FSD 03/10/05 03/10/05 Completed 100% Solution Customization 12/09/05 09/12/05 Uncompleted 30% Addendum Project Charter 06/09/06 06/09/06 Completed 100% Addendum Enhancement FSD 08/09/06 08/09/06 Completed 100% Solution Customization 01/08/06 20/10/06 Completed 100% SIT 30/10/06 03/11/06 Uncompleted 0%

31 84 UAT 06/11/06 10/11/06 Uncompleted 0% Update System User Guide 13/11/06 14/11/06 Uncompleted 0% SOM Development 15/11/06 17/11/06 Uncompleted 0% UAT Signoff 17/11/06 17/11/06 Uncompleted 0% LOS Enchancement Live 27/11/06 27/11/06 Uncompleted 0% Kegiatan project start date Tanggal: 12 September 2005 Tim yang terlibat: product owner dan IT service owner Rincian kegiatan: Project start date telah dimulai Melakukan kickoff meeting Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada Tindakan yang dilakukan : Tidak ada Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan Kegiatan project charter Tanggal: 12 September september 2005 Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager dan program manager. Rincian kegiatan: Project sheet telah dihasilkan Project charter document telah dihasilkan

32 85 Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada Tindakan yang dilakukan : Tidak ada Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan Kegiatan enchancement confirmation Tanggal: 21 September September 2005 Tim yang terlibat: product owner dan IT service owner Rincian kegiatan: Enhancement confirmation telah dilaksanakan Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada Tindakan yang dilakukan : Tidak ada Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan Kegiatan enhancement Functional Specification Document (FSD) Tanggal: 3 Oktober Oktober 2005 Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager, program manager, functional team, technical team dan support team Rincian kegiatan: Functional requirement telah dilaksanakan Enhancement FSD telah dilaksanakan Masalah yang timbul: Saat ini tidak ada Tindakan yang dilakukan: Tidak ada Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan

33 86 Kegiatan solution customization Tanggal: 12 September Oktober 2005 Tim yang terlibat: project manager, program manager, technical team Rincian kegiatan: 30 % solution customization terlaksana Masalah yang timbul: Perubahan struktur organisasi perusahaan Perubahan pedoman pelaksanaan kredit Keterlambatan proses pembayaran dari perusahaan terhadap vendor Tindakan yang dilakukan: melakukan penjadwalan ulang proyek di kedua belah pihak Kegiatan addendum project charter Tanggal: 12 September september 2005 Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager dan program manager Rincian kegiatan: Addendum project charter telah dihasilkan Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada Tindakan yang dilakukan : Tidak ada Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan Kegiatan addendum enhancement FSD Tanggal: 6 September September 2006

34 87 Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager, program manager, functional team, technical team dan support team. Rincian kegiatan: Addendum Enhancement FSD telah dilaksanakan Masalah yang timbul : Saat ini tidak ada Tindakan yang dilakukan : Tidak ada Sampai saat ini proyek masih berjalan sesuai dengan yang direncanakan Kegiatan solution customization Tanggal: 1 Agustus Oktober 2006 Tim yang terlibat: project manager, program manager, technical team Rincian kegiatan: Solution customization telah dilaksanakan Masalah yang timbul : Belum dilakukan integrasi data nasabah dari perusahaan Tindakan yang dilakukan : Pihak perusahaan melakukan integrasi data dan penambahan waktu penyelesaian proyek Kegiatan System Integration Test (SIT) Tanggal: 30 Oktomber November 2006 Tim yang terlibat : PMO Manager, IT Service owner, project manager, technical team, support team. Rincian kegiatan : Kompilasi SIT Test Script belum dilaksanakan Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan SIT akan dilaksanakan pada bulan Januari 2007.

35 88 Kegiatan User Acceptance Test (UAT) Tanggal: 6 November November 2006 Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager, program manager Rincian kegiatan: Kompilasi UAT Test Script belum dilaksanakan Pembuatan UAT Report belum dilaksanakan Investigation request s belum dilaksanakan Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan UAT akan dilaksanakan pada bulan Januari 2007 Kegiatan System User Guide (SUG) Tanggal : 13 November November 2006 Tim yang terlibat : PMO manager, reviewer, project manager, program manager Rincian kegiatan : Pembuatan SUG dokumen belum dilaksanakan Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan SUG akan dilaksanakan pada bulan Januari 2007 Kegiatan System Operation Manual (SOM) Tanggal : 13 November November 2006

36 89 Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager, program manager Rincian kegiatan : Pembuatan SOM dokumen belum dilaksanakan Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan SOM akan dilaksanakan pada bulan Januari 2007 Kegiatan User Acceptance Test (UAT) Sign off Tanggal: 17 November 2006 Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager, program manager Rincian kegiatan: UAT sign off belum dilaksanakan Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan UAT sign off akan dilaksanakan pada bulan Januari 2007 Kegiatan LOS Enhancement Live Tanggal: 27 November 2006 Tim yang terlibat: product owner, PMO manager, IT service owner, service owner, reviewer, project manager, program manager Rincian kegiatan: LOS Enhancement live belum dilaksanakan Masalah yang timbul : Tidak terdapat masalah karena belum dilaksanakan Tindakan yang dilakukan : Tidak ada karena kegiatan LOS Enhancement live akan dilaksanakan pada bulan Februari 2007

37 90 2. Pengontrolan proyek menggunakan formulir pengontrolan proyek yang digunakan untuk mengontrol kegiatan yang mengalami kendala Penutupan Proyek Penutupan proyek merupakan kegiatan terakhir yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Sebelum melakukan penutupan proyek perlu dilakukan perjanjian kesepakatan dari pihak perusahaan dan pihak vendor mengenai syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh kedua belah pihak. Berikut ini merupakan beberapa syarat yang harus dipenuhi sebelum melakukan penutupan proyek antara lain: a. Aplikasi sudah tidak terdapat debug. b. Pembayaran dari pihak perusahaan kepada pihak vendor telah terselesaikan. c. Maintenance aplikasi setelah proyek live telah dilaksanakan oleh pihak vendor dalam kurun waktu yang telah disepakati. Pada penutupan proyek perlu dilakukan pembuatan berita acara, yang mendeskripsikan hal-hal sebagai berikut : a. Penjadwalan proyek b. Pengontrolan proyek c. Fitur-fitur dalam aplikasi yang dibuat dalam proyek d. Lampiran hasil UAT yang telah disetujui oleh pihak direksi perusahaan