Sistem Informasi Kepegawaian PT. Multi Area Conindo. Project Charter

Transkripsi

1 Sistem Informasi Kepegawaian PT. Multi Area Conindo Project Charter I. Pendahuluan 1. Latar Belakang (Kebutuhan Bisnis) Perusahaan saat ini mengalami kesulitan dalam melihat cashflow keuangan yang berkaitan dengan penggajian serta mengalami kesulitan dalam melakukan monitor/pengawasan kinerja karyawan. Oleh karena itu otomatisasi sistem ini perlu direalisasikan. Untuk selanjutnya disebut dengan proyek Sistem informasi Kepegawaian. 2. Tujuan Tujuan proyek adalah membangun sistem yang didapat memberikan informasi yang berkaitan dengan permasalahan kepegawaian khususnya permasalahan penggajian dan absensi pegawai perusahaan. Penyelesaian masalah gaji dan absensi dibuat secara otomatis oleh sistem. Dengan demikian akan memberikan kemudahan serta keuntungan, baik bagi perusahaan maupun pegawai. 3. Metode atau Pendekatan Pendekatan : a. Melakukan pertemuan langsung dengan klient untuk mendapatkan requierement. b. Melakukan review terhadap template internal dan eksternal serta contoh-contoh dokumen manajemen proyek. c. Melakukan riset perangkat lunak SIK. 4.Key Performance Indicator Faktor penentu keberhasilan Berikut ini adalah beberapa faktor penentu keberhasilan proyek, yaitu: a. Komitmen dan dukungan pihak manajemen b. Komitmen dan dukungan dari tim proyek c. Ketersedian sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-masing d. Kerjasama yang baik dari semua pihak yang sesuai dengan kompetensi masing-masing e. Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa adanya interupsi) f. Disiplin pelaksanaan proyek tanpa ada interupsi g. Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap h. Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai

2 II. Pembahasan Frame Work Realita Pekerjaan Deliverable Informasi 1. Absensi karyawan masih menggunakan 1. Pengembangan format absensi Laporan sistem informasi kepegawaian format tulis tangan karyawan meliputi: daftar absensi dan daftar gaji 2. Daftar gaji pegawai masih dilakukan 2. Pengembangan format daftar gaji pegawai perhitungan dengan Excel 3. Laporan data absensi sering terlambat pegawai 3. Pengembangan Laporan data 4. Perhitungan gaji karyawan sering terlambat karena masih berupa form yang ditulis dengan tangan absensi karwan Teknologi Absensi karyawan Absensi karyawan masih menggunakan format tulis tangan Membuat aplikasi dekstop untuk absensi dan penggajian Melakukan absensi dengan fingerprint yang terkoneksi dengan aplikasi Proses 1. Sistem pengolahan data karyawan Bagian SDM dan keungan berkewajiban 1. Absensi karyawan menggunakan sudah sudah tersedia namun belum mengirimkan laporan absesni dan laporan fingerprint yang terkoneksi ke dilakukan secara optimal penggajian secara periodik aplikasi sistem informasi 2. Sistem pengolahan data absensi kepegawaian karyawan sudah sudah tersedia namun 2. Penyajian laporan absensi belum dilakukan secara optimal karyawan melalui aplikasi sistem 3. Sistem pengolahan data penggajian informasi kepegawaian sudah sudah tersedia namun belum 3. Penyajian laporan penggajian dilakukan secara optimal karyawan melalui aplikasi sistem

3 Staff Manajemen Frame Work Realita Pekerjaan Deliverable 4. Staff harus lembur untuk informasi kepegawaian menggerjakan laporan penggajian karyawan User sudah biasa menggunakan aplikasi Diadakan pelatihan penggunakan aplikasi Staff yang terlatih untuk pemggunaan windows dan aplikasi excel untuk pengelolaan sistem informasi kepegawaian aplikasi sistem informasi kepegawaian data karyawan, absensi karyawan, laporan absensi karyawan dan laporan penggajian karyawan Melakukan kerjasama dari bagian SDM Dukungan dari bagian SDM dan bagian dan bagian Keuangan Keuangan berupa kerjasama

4 1. Lingkup Pekerjaan Proyek Sistem Informasi Kepegawaian adalah proyek untuk membangun sistem informasi kepegawaian disebuah perusahaan produsen alat edukatif PT. Multi Area Conindo. Fungsi sistem informasi yang akan dibuat: a. Mengeluarkan daftar gaji pegawai b. Mencetak slip gaji pegawai c. Mencetak data induk pegawai d. Absensi karyawan otomatis e. Mengeluarkan daftar absensi jumlah pegawai beserta jumlah jam kerjanya f. Mencetak absensi tiap pegawai yang akan digunakan sebagai laporan ke bagian SDM 2. Perkiraan Jadwal & budget Tanggal Mulai Proyek : 15 Mei 2008 Tanggal Akhir Proyek : 02 September 2008 Informasi Anggaran : PT. Multi Area Conindo menganggarkan Rp Peran & tanggung jawab (organisasi: WP, task, Who, How muchtime) Peranan Tanggung Jawab : Nama Peranan Posisi Otto dinaya Direktur Direktur Rudi Firman Project owner Project owner Dhema Yunautama Project Manager Project Manager Anggeila Meisesari Sistem analyst Sistem analyst Andy Prasetyo Desainer Desainer Andriyas Hardinata Programer Programer Yahya Fitriansyah Programer Programer Sandy sultan Programer Programer Zaenal arifin Programer Programer Andy victor Tester Tester Nining yulainingsih Documentator Documentator Serli marlina Administrator Administrator 4.Asumsi (cth : diasumsikan perangkat keras sudah tersedia) Keuntungan yang diharapkan 1. Dari sisi perusahaan a. Lebih mudah melihat cash flow keuangan terutama yang berhubungan dengan penggajian b. Lebih mudah melakukan monitoring kinerja pegawai c. Meningkatkan produktivitas perusahaan

5 d. Pertanggung jawaban perusahaan terhadap pegawai lebih mudah 2. Dari sisi pegawai a. Lebih mudah mengejek gaji b. Lebih nyaman, karena sistem mencetak semua slip gaji dengan semua perhitungan yang telah ditentukan c. Lebih mudah melakukan absensi d. Pembuatan absensi ke pihak SDM lebih mudah

6 Scope Of Work I Scope of Work: Menjelaskan pekerjaan menjadi lebih detail. Spesifikasi hardware dan software yang terlibat serta karakteristik dari suatu pekerjaan. II. Location of Work: Menjelaskan dimana pekerjaan harus dilaksanakan.. spesifikasi lokasi hardware and software dan dimana orang harus mengerjakannya. III. Period of Performance: Menentukan kapan pekerjaan akan dimulai dan berakhir, jam kerja, jumlah jam yang dibayar per minggu, dimana tempat melakukan pekerjaan, dan berhubungan dengan informasi jadwal.pilihan penggantian bagian. IV. Deliverables Schedule: Daftar khusus hasil yang disampaikan, menjelaskan lebih detail,dan spesifikasi kapan disampaikan kepada customer. V. Applicable Standards: Menentukan perusahaan atau standar indutsri khusus yang relevan untuk melakukan pekerjaan. VI. Acceptance Criteria: Menjelaskan bagaimana organisasi yang membeli akan menentukan apakah hasil pekerjaan diterima. VII. Special Requirements: Menetapkan persyaratan khusus seperti sertifikasi hardware atau, minimum lulusan atau tingkat pengalaman personal, persyaratan perjalanan, dokumentasi, testing, support, and sebagainya.

7 Contoh: I Scope of Work: 1. Spesifikasi hardware a. Processor minimum 3, 5 Hetz. b. VGA minimum 256 MB c. RAM minimum 2 GB. d. Hardisk minimum 200 GB. 2. Spesifikasi software Sistem Operasi yang dipakai yaitu Microsoft windows XP, untuk pembuatan aplikasi Microsoft Visual Basic. II. Location of Work: OMG IT & Management Consultan Menara BRI Lantai 13 Jl Asia Afrika Bandung III. Period of Performance: Tanggal Mulai Proyek: 15 Mei 2008 dan Tanggal Akhir Proyek : 02 September Untuk mengerjakan proyek diperlukan waktu kerja 80 hari kerja (untuk membangun sistem), ditamnah 20 hari jam kerja ( untuk maintence/perawatan sytem) ditambah 15 hari (untuk persediaan waktu tambahan perubahan pekerjaan dan meeting).total waktu yang disedikan untuk pembuatan proyek ini dari mulai pembukaan sampai penutupan proyek adalah 115 hari kerja. IV. Deliverables Schedule: Laporan kemajuan proyek dilaporkan setiap minggu, Agenda pertemuan dilakukan setiap bulan, setiap pertemuan dibuat dokumentasinya. V. Applicable Standards: Standar perusahaan OMG IT & Management Consultan sudah berstandar ISSO VI. Acceptance Criteria: OMG IT & Management Consultan sudah mengerjakan proyek yang sudah berstandarisasi. VII. Special Requirements: Menetapkan persyaratan khusus minimum lulusan untuk programmer adalah S1 dan sudah bekerja mimal satu tahun

8 Sistem Informasi Kepegawaian PT. Area Multi Conindo WBS (Work Breakdown Structure) 1.0 Analisa & Desain Sistem 1.1. Menganalisa kepegawaian dengan melakukan wawancara kepada pihak yang ditunjuk membuat statement of purpose, Event List dan Contex diagram 1.2. Membuat DFD Levelled 1.3. Membuat Kamus data 1.4. Membuat process specification 1.5. Membuat ERD 1.6. Dokumentasi Analisa dan Desain sytem 2.0 Desain aplikasi 2.1 Desain menu aplikasi + form entri 2.2 Membuat desain report + form report 2.3 Dokumentasi aplikasi 3.0 Programming 3.1 Programming (Back End & front end) 3.2 Dokumentasi program (Front End & Back End) 4. Testing program 4.1 Melakukan test terhadap program 4.2 Memberikan catatan list perbaikan 4.3 Dokumentasi testing program 5.0 Instalasi Program 5.1 Setting infrastruktur dan software pendukung 5.2 Instalasi program ke komputer user 6.0 Training usr/ SDM 6.1 Melakukan pelatihan kepada user 7.0 Dokumentasi 7.1 Desain spek Sistem 7.2 Dokumentasi SOP 7.3 Dokumentasi Admisitrasi Proyek 7.4 User & Admin Manual+Dokumen Program 7.5 Dokumen manajemen proyek 8.0 Maintenance 8.1Pemeliharaan & Perbaikan Sistem 9.0 Administrasi 9.1 Melakukan Administrasi Proyek & mendokumetasinya