BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN. 4.1 Hasil Keputusan Manajemen Tingkat Atas

Transkripsi

1 BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1 Hasil Keputusan Manajemen Tingkat Atas Berdasarkan presentasi awal pengembangan proyek yang dilakukan sebelum pengembangan sistem dilakukan, terdapat tiga hal yang telah disetujui oleh manajemen tingkat atas, yaitu Associate Member Leveling, Reward Subsystem, Punishment Subsystem, dan Promotion Subsystem. Kedua subsistem tersebut akan diadopsi ke dalam rancangan sistem yang dikembangkan oleh penulis Associate Member Leveling Associate Member Leveling adalah pemetaan para Associate Member (AM) kedalam tingkat-tingkat dimana di setiap tingkat memiliki nominal upah per poin yang berbeda, pelatihan yang dipersiapkan, serta tugas dan tanggung jawab. Tugas serta tanggung jawab akan dijelaskan lebih lanjut pada bagian penerapan sistem manajemen mutu AM yang baru bergabung akan berada pada level satu dan dapat dipromosikan untuk naik tingkat dua di akhir periode. Tingkat tertinggi dari tingkat AM ini adalah tingkat Bureau Graduate yang berada diatas tingkat empat. Untuk sekarang ini, sistem terkomputerisasi yang akan dibuat hanya mengakomodasi AM untuk tingkat satu dan dua dikarenakan pada sistem berjalan tidak ada AM yang akan dipromosikan ke tingkat tiga, keterbatasan waktu, serta belum siapnya Directorate Of IT (IT Dir.)

2 83 dalam mengimplementasi tugas dan wewenang dari AM tingkat tiga, tingkat empat, dan tingkat Bureau Graduate Reward Subsystem Pemberian penghargaan diberikan berdasarkan poin dimana poin tersebut akan dikalikan dengan nominal upah per poin untuk mendapatkan upah akhir. Nominal upah per poin berbeda-beda tergantung pada tingkat dari AM. Bureau Graduate adalah tingkat yang memiliki nominal upah per poin tertinggi disusul oleh tingkat empat, tingkat tiga, tingkat dua. AM pada tingkat satu tidak memiliki nominal upah per poin sehingga tidak akan menerima upah sampai AM tersebut dipromosikan ke tingkat berikutnya. Tugas yang diberikan akan memiliki jumlah poin yang akan ditambahkan pada AM bila tugas ini selesai dalam tenggat waktu yang diberikan. Jumlah poin tiap tugas berbeda-beda tergantung pada resiko dari tugas dan lama waktu penyelesaian tugas yang diperbolehkan. Kedua hal tersebut akan ditentukan sebelumnya oleh bagian lain sehingga sistem tidak perlu mengapresiasi jumlah poin dari tugas yang diberikan Punishment Subsystem Hukuman atau penalty akan diberikan bila AM tidak dapat menyelesaikan tugas dalam tenggat waktu yang diberikan. Hukuman yang diberikan berupa pengurangan jumlah poin yang diberikan dari tugas yang sedang dikerjakan oleh AM tersebut. Jumlah poin yang dikurangi berbeda-beda tergantung pada lama keterlambatan dari batas

3 84 terakhir tenggat waktu yang diberikan dan lama tenggat waktu yang diberikan. Bila keterlambatan terjadi, jumlah poin akan dikalikan dengan lama tenggat waktu yang diberikan dibagi dengan waktu aktual penyelesaian tugas. Waktu aktual penyelesaian tugas merupakan hasil penambahan lama tenggat waktu yang diberikan dengan lama keterlambatan dari batas terakhir tenggat waktu. Bila dirumuskan dalam persamaan matematika, rumus jumlah poin yang diberikan saat keterlambatan terjadi menjadi : Jumlah poin setelah dikurangi = Pts x T T + D Dan rumus pengurangan poin menjadi : Pengurangan poin = Pts x D T + D Dimana : - Pts = jumlah poin bila tugas selesai tepat waktu - T = lama tenggat waktu dalam hari - D = lama keterlambatan penyelesaian tugas dalam jam Promotion Subsystem Proses kenaikan tingkat terjadi pada akhir periode. Untuk dapat naik tingkat, AM harus memiliki jumlah poin melebihi jumlah poin minimum kenaikan tingkat. AM tersebut akan dilihat kinerjanya dan dibandingkan satu sama lain sehingga dapat dibuat prioritas. Jumlah AM yang dipromosikan berbeda-beda setiap periode tergantung pada

4 85 kebutuhan, jumlah AM yang memiliki jumlah poin melebihi jumlah poin minimum kenaikan tingkat, serta kinerja dari AM tersebut. AM hanya boleh naik satu tingkat dari tingkat dimana AM tersebut berada sehingga AM pada tingkat satu tidak dapat dipromosikan menjadi AM tingkat tiga dalam satu periode. 4.2 Penerapan Sistem Manajemen Mutu Menentukan Kebutuhan Dan Harapan Dari Pelanggan Dan Pihak- PIhak Lain Yang Berkepentingan Untuk mengetahui kebutuhan dan harapan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam sistem ini, penulis mewawancara pihak-pihak yang dianggap signifikan sehingga tidak semua pihak-pihak yang berkepentingan diwawancara. Adapun pihak-pihak yang berkepentingan dalam sistem ini adalah AM, System Analyst (SA), koordinator AM, sekretariat. Sekretariat dianggap bukan merupakan pihak yang signifikan dikarenakan tugasnya yang hanya mengabsen peserta pelatihan AM sehingga penulis tidak mewawancara pihak tersebut. Berdasarkan kesimpulan wawancara serta kuesioner AM, SA, serta wawancara koordinator AM, kebutuhan dari sistem adalah 1. Dibutuhkan suatu reward untuk meningkatkan dan memelihara komitmen dari para AM. 2. Tidak adanya dokumentasi dari setiap kegiatan seperti waktu realisasi penyelesaian tugas, waktu realisasi pengumpulan, dll.

5 86 Hal ini menyebabkan sulitnya mengevaluasi kinerja dari sistem untuk dikembangkan. 3. Tidak adanya prosedur standar tentang tata cara pelaksanaan aktivitas seperti pemberian tugas yang dilakukan lewat sms yang tidak resmi dan tidak terbuka yang sangat rentan dan sulit diawasi. 4. Tidak adanya sistem pengawasan yang memudahkan koordinator AM untuk mengawasi lamanya waktu pemeriksaan tugas, AM yang tidak mengambil file tugas yang telah di-share, AM yang tidak mengumpulkan tugas, dll. 5. Tidak adanya standar yang jelas seperti pengukuran kualitas dari tugas maupun pelatihan dalam mengukur kinerja dari sistem yang menyebabkan sulitnya mengukur kinerja dari sistem tersebut. 6. Tidak adanya prosedur analisa data seperti feedback dari training yang diselenggarakan ataupun tugas yang diselesaikan oleh AM yang menyebabkan sulitnya meningkatkan kualitas training ataupun tugas tersebut. 7. Tidak adanya komputerisasi dari proses-proses yang dapat dikomputerisasi dari sistem tersebut untuk mempermudah dan menstandarisasi proses-proses tersebut. Hal ini juga membantu pembuatan laporan dikarenakan data yang disimpan secara otomatis dapat langsung digunakan untuk pembuatan laporan.

6 87 Berdasarkan wawancara dengan AM, SA, serta koordinator AM, harapan dari sistem adalah 1. AM dapat mengumpulkan tugas yang diberikan dari tempattempat yang memiliki akses internet. 2. AM dapat memberi konfirmasi tentang pemberitahuan tugas serta tentang kehadiran dari pelatihan yang akan diselenggarakan dari tempat-tempat yang memiliki akses internet. 3. Adanya sebuah sistem terkomputerasi yang memudahkan pembuatan laporan-laporan Menetapkan Kebijakan Mutu Dan Sasaran Mutu Organisasi (Sesuai Klausul 5.3, 5.4.1, Dan 7.1 ISO 9001:2008) Berdasarkan kebutuhan dan harapan dari sistem, kebijakan mutu dari sistem adalah : 1. Seluruh pihak baik AM, SA, maupun koordinator AM harus bersifat proaktif sehingga dapat saling memperbaiki untuk perkembangan yang terus-menerus. 2. Seluruh pihak baik AM, SA, maupun koordinator AM harus bersikap proffesional dalam bekerja serta menjaga keharmonisan dan kekeluargaan dari lingkungan kerja. 3. Seluruh pihak harus menjalankan seluruh proses sesuai dengan standar operasi yang telah ditetapkan dan melapor

7 88 kepada koordinator AM selaku pengawas bila ada hal-hal yang menghambat berjalannya sistem 4. Waktu yang diberikan untuk AM dalam melakukan konfirmasi akan tugas yang diberikan tidak lebih dari 1 hari kerja. Bila ada waktu konfirmasi yang lebih dari 1 hari, maka koordinator AM berhak memberi tugas tersebut ke AM lain atau menghubungi AM tersebut untuk diberi peringatan. 5. Bila ada waktu pemeriksaan yang lebih dari tiga hari kerja, koordinator AM harus segara menghubungi SA tersebut untuk mengingatkan. Berdasarkan kebutuhan dan harapan dari sistem, Sasaran mutu dari sistem adalah : 1. Jumlah AM yang memiliki jumlah poin melebihi jumlah poin minimal untuk dipromosikan harus lebih besar dari 60% dari jumlah AM pada tingkat tersebut. Sasaran ini berlaku pada setiap tingkat kecuali tingkat bureau graduate. 2. Jumlah tugas yang selesai tepat waktu harus lebih besar dari 75% dari jumlah total tugas dalam 1 periode. 3. Nilai rata-rata indeks kepuasan SA di akhir periode harus lebih besar dari 2.75 dari skala Nilai rata-rata indeks kepuasan peserta pelatihan di akhir periode harus lebih besar dari 2.75 dari skala 5.

8 Menentukan Proses Dan Tanggung Jawab Yang Diperlukan Untuk Mencapai Sasaran Mutu (Sesuai Klausul 7.1 Dan ISO 9001:2008) Berikut merupakan gambaran secara umum dari sistem Associate Member. Gambar 4.1 Umum Sistem Associate Member Berikut adalah flow chart keseluruhan proses yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu.

9 90 Mulai AMLevel Sudah Terdaftar? Tidak 1 Proses Pendaftaran AM Level Baru SA Sudah Terdaftar? Tidak 11 Proses Pendaftaran SA Baru Ya Ya AM Sudah Terdaftar? Tidak 2 Proses Pendaftaran AM 12 Proses Pendaftaran Tugas Baru 13 Proses Persetujuan Tugas Baru Ya Program Pelatihan Sudah Terdaftar? Ya Tidak 3 Proses Pendaftaran Pelatihan Baru 15 Proses Penugasan Tugas 16 Proses Konfirmasi Penerimaan Tugas 14 Proses Bidding Tugas Baru 17 Proses Pengumpulan Tugas 4 Proses Pembuatan Rencana Jadwal Pelatihan 10 Proses Pengisian Kuesioner Kepuasan Peserta Pelatihan 18 Proses Pengecekan Tugas Tugas Sudah Benar? Tidak Ya 5 Proses Penjadwalan Fixed Date Pelatihan 9 Proses Penyimpanan Real Budget Pelatihan 19 Proses Pelaporan Penyelesaian Tugas Dan Pengisian Kuesioner Kepuasan SA 6 Proses Pendaftaran Peserta Pelatihan 7 Proses Konfirmasi Kehadiran Peserta Pelatihan 8 Proses Penyimpanan Daftar Kehadiran Peserta Pelatihan 20 Proses Pembuatan Laporan Selesai Gambar 4.2 Flow Chart Keseluruhan Proses Dalam Sistem

10 91 1) Proses pendaftaran AM Level baru Proses Pendaftaran AM Level Baru Koordinator AM Server Mulai Memasukkan data AM Level ke sistem Membuat ID AM Level untuk AM Level baru Menyimpan data AM Level ke Database Menampilkan data seluruh AM Level yang aktif Selesai Gambar 4.3 Cross Functional Flow Chart Proses Pendaftaran AM Level Baru

11 92 2) Proses pendaftaran AM baru Proses Pendaftaran AM Baru Koordinator AM Server Mulai Memilih AMLevel dari AM Memasukkan data AM ke sistem Membuat ID AM untuk AM baru Menyimpan data AM ke Database Menampilkan data seluruh AM yang aktif Selesai Gambar 4.4 Cross Functional Flow Chart Proses Pendaftaran AM Baru

12 93 3) Proses pendaftaran program pelatihan baru Proses Pendaftaran Pelatihan Baru Koordinator AM Server Mulai Memasukkan data pelatihan ke sistem Membuat ID pelatihan untuk pelatihan baru Menyimpan data pelatihan ke Database Menampilkan data seluruh pelatihan yang aktif Selesai Gambar 4.5 Cross Functional Flow Chart Proses Pendaftaran Pelatihan Baru

13 94 4) Proses pembuatan rencana jadwal pelatihan Proses Pembuatan Rencana Pelatihan Koordinator AM Server Mulai Memasukkan data rencana pelatihan ke sistem Membuat ID rencana pelatihan untuk rencana pelatihan baru Menyimpan data rencana pelatihan ke Database Menampilkan data seluruh rencana pelatihan yang aktif Selesai Gambar 4.6 Cross Functional Flow Chart Proses Pembuatan Rencana Jadwal Pelatihan

14 95 5) Proses penjadwalan fixed date pelatihan Proses Penjadwalan Fixed Date Pelatihan Koordinator AM Server Mulai Memilih data rencana pelatihan dan memasukkan fixed date Menyimpan data fixed date pelatihan ke Database Menampilkan data seluruh rencana pelatihan dan fixed date pelatihan yang aktif Selesai Gambar 4.7 Cross Functional Flow Chart Proses Penjadwalan Fixed Date Pelatihan

15 96 6) Proses pendaftaran peserta pelatihan Proses Pendaftaran peserta Pelatihan Koordinator AM Server Mulai Memilih data pelatihan Memasukkan data peserta pelatihan Menyimpan data peserta pelatihan ke Database Menampilkan data seluruh peserta pelatihan Selesai Gambar 4.8 Cross Functional Flow Chart Proses Pendaftaran Peserta Pelatihan

16 97 7) Proses konfirmasi kehadiran peserta pelatihan Proses Konfirmasi Kehadiran Peserta Pelatihan AM Server Mulai Memberi notifikasi tentang pelatihan Memberi konfirmasi akan kehadiran pada pelatihan Menyimpan konfirmasi kehadiran ke database Selesai Gambar 4.9 Cross Functional Flow Chart Proses Konfirmasi Kehadiran Peserta Pelatihan

17 98 8) Proses penyimpanan daftar kehadiran peserta pelatihan Proses Pendaftaran peserta Pelatihan Sekretariat Server Mulai Memilih data pelatihan Memasukkan daftar kehadiran peserta pelatihan Menyimpan daftar kehadiran peserta pelatihan ke Database Selesai Gambar 4.10 Cross Functional Flow Chart Proses Penyimpanan Daftar Kehadiran Peserta Pelatihan

18 99 9) Proses penyimpanan real budget pelatihan Proses Penjadwalan Real Budget Pelatihan Koordinator AM Server Mulai Memilih data pelatihan dan memasukkan Real Budget Menyimpan data Real Budget pelatihan ke Database Selesai Gambar 4.11 Cross Functional Flow Chart Proses Penyimpanan Real Budget Pelatihan

19 100 10) Proses pengisian kuesioner kepuasan peserta pelatihan Pengisian Kuesioner Kepuasan Peserta Pelatihan AM Server Mulai Mengisi kuesioner kepuasan SA Memberi notifikasi tentang pelatihan Menyimpan hasil kuesioner Selesai Gambar 4.12 Cross Functional Flow Chart Proses Pengisian Kuesioner Kepuasan Peserta Pelatihan

20 101 11) Proses pendaftaran SA baru Proses Pendaftaran SA Baru Koordinator AM Server Mulai Memasukkan data SA ke sistem Membuat ID SA untuk SA baru Menyimpan data SA ke Database Menampilkan data seluruh SA aktif Selesai Gambar 4.13 Cross Functional Flow Chart Proses Pendaftaran SA Baru

21 102 12) Proses pendaftaran tugas baru Proses Pendaftaran Tugas Baru SA Server Mulai Memasukkan data tugas ke sistem Membuat ID tugas untuk tugas baru Menyimpan data tugas ke Database Menampilkan data seluruh tugas yang aktif Selesai Gambar 4.14 Cross Functional Flow Chart Proses Pendaftaran Tugas Baru

22 103 13) Proses persetujuan tugas baru Proses Persetujuan Tugas Baru Koordinator AM Server Mulai Memberi notifikasi tentang tugas Memberi persetujuan akan tugas yang diberikan Menyimpan persetujuan ke database Selesai Gambar 4.15 Cross Functional Flow Chart Proses Persetujuan Tugas Baru

23 104 14) Proses bidding tugas baru Proses Bidding Tugas Baru AM Server Mulai Memberi notifikasi tentang tugas Memberi bid akan tugas yang diinginkan Menyimpan bid ke database Selesai Gambar 4.16 Cross Functional Flow Chart Proses Bidding Tugas Baru

24 105 15) Proses Penugasan Tugas Proses Penugasan Tugas Koordinator AM Server Mulai Memberi notifikasi tentang tugas Memilih AM Menyimpan penugasan ke database Selesai Gambar 4.17 Cross Functional Flow Chart Proses Penugasan Tugas

25 106 16) Proses konfirmasi penerimaan tugas Proses Konfirmasi Penerimaan Tugas AM Server Mulai Memberi notifikasi tentang tugas Memberi konfirmasi akan tugas yang diberikan Menyimpan konfirmasi ke database Selesai Gambar 4.18 Cross Functional Flow Chart Proses Konfirmasi Penerimaan Tugas

26 107 17) Proses pengumpulan tugas Proses Pengumpulan Tugas AM Server Mulai Memilih ID tugas dan file tugas yang ingin dikumpulkan Menyimpan file tugas dan tanggal pengumpulan tugas ke database Selesai Gambar 4.19 Cross Functional Flow Chart Proses Pengumpulan Tugas

27 108 18) Proses pengecekan tugas Proses Pengecekan Tugas SA Server Mulai Men-donwload tugas Memberi notifikasi tentang pengumpulan tugas Meng-input apa saja yang harus direvisi Menyimpan data revisi tugas dan tanggal revisi Selesai Gambar 4.20 Cross Functional Flow Chart Proses Pengecekan Tugas

28 19) Proses penyelesaian tugas dan pengisian kuesioner kepuasan SA 109 Proses Penyelesaian Tugas Dan Pengisian Kuesioner Kepuasan SA SA Server Mulai Men-donwload tugas Memberi notifikasi tentang pengumpulan tugas atau pengumpulan revisi tugas Mengisi kuesioner kepuasan SA Menyimpan hasil kuesioner dan tanggal penyelesaian tugas Selesai Gambar 4.21 Cross Functional Flow Chart Proses Penyelesaian Tugas Dan Pengisian Kuesioner Kepuasan SA

29 110 20) Proses pembuatan laporan Proses Pembuatan Laporan Koordinator AM Server Mulai Memilih tipe laporan Memilih periode Membuat laporan sesuai tipe dan periode Selesai Gambar 4.22 Cross Functional Flow Chart Proses Pembuatan Laporan Menentukan Dan Menyediakan Sumber Daya Yang Diperlukan Untuk Mencapai Sasaran Mutu (Sesuai Klausul 6.3, 7.1, 7.5.1, Dan ISO 9001:2008) Sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu dibagi menjadi tiga, sumber daya uang, sumber daya manusia, dan sumber daya peralatan. Sumber daya uang yang diperlukan untuk sistem ini (anggaran yang diperlukan untuk pendanaan reward subsystem,

30 111 penyelenggaraan pelatihan, dll) telah dibuat dan disetujui saat presentasi awal. Anggaran tersebut tidak dapat dipaparkan karena sifatnya yang rahasia. Sumber daya manusia yang dibutuhkan adalah satu orang koordinator AM, satu atau lebih AM dimana jumlah dari AM tergantung pada jumblah estimasi AM yang dibutuhkan untuk proyek mendatang, satu atau lebih SA dimana jumlah dari SA tergantung pada jumlah estimasi SA yang dibutuhkan untuk proyek mendatang, 1 atau lebih sekretariat sesuai jumlah sekretariat yang mampu disediakan untuk sistem ini oleh bagian lain. Sumber daya peralatan yang dibutuhkan adalah 1 buah komputer server dimana komputer server tersebut dapat dipakai oleh bagian lain secara bersamaan dengan spesifikasi minimal sebagai berikut. a. Processor : Intel Pentium 4 2.4GHz b. RAM Memory : 2GB DDR RAM c. Hardisk : 1.5TB HDD d. Printer : Laser Printer e. Software : - Microsoft.NET Framework Version Microsoft SQL Server 2005 Komputer untuk AM dan SA dimana komputer tersebut juga dapat dipakai untuk kegiatan lain dengan spesifikasi minimal sebagai berikut.

31 112 a. Processor : Intel Pentium GHz b. RAM Memory : 1GB DDR RAM c. Hardisk : 80GB HDD d. Software : - Microsoft.NET Framework Version Internet Explorer - Software lain yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas Komputer untuk sekretariat dimana komputer tersebut juga dapat dipakai untuk kegiatan lain dengan spesifikasi minimal sebagai berikut. a. Processor : Intel Pentium GHz b. RAM Memory : 256 MB c. Hardisk : 80GB HDD d. Software : - Microsoft.NET Framework Version Internet Explorer Jaringan yang menghubungkan komputer server dengan komputer-komputer dari pengguna juga dibutuhkan. Hal lain yang dibutuhkan adalah ruangan serta perabotan seperti meja, kursi serta alatalat elektronik pendukung seperti air conditioner. Saat ini sumber daya peralatan telah memadai karena sumber daya peralatan dari sistem berjalan sudah melebihi dari spesifikasi minimal dari sumber daya peralatan rancangan sistem usulan.

32 Menetapkan Metode Untuk Mengukur Efektivitas Dan Efisiensi Dari Setiap Proses Pengukuran efektivitas tidak dilakukan pada setiap proses tetapi pada kelompok proses dikarenakan kesamaan alat serta kemiripan input dan output. Proses dikelompokkan menjadi 2 kelompok besar, yaitu kelompok proses AM&Proyek dan kelompok proses pelatihan. Kelompok proses pelatihan dalam fungsinya sebagai kegiatan pendukung, diukur efektivitasnya melalui 2 hal, yaitu efektivitas dari kelompok proses AM&Proyek dan nilai rata-rata jawaban kuesioner yang diberikan pada peserta pelatihan. Semakin tinggi nilai rata-rata jawaban kuesioner yang diberikan pada AM dan efektivitas kelompok proses AM&Proyek, semakin tinggi efektivitas dari kelompok proses pelatihan. Oleh karena itu, koordinator AM bertugas memantau nilai rata-rata jawaban kuesioner yang diberikan pada peserta pelatihan serta efektivitas kelompok proses AM&Proyek di akhir periode.

33 114 Kelompok proses AM&Proyek dinilai efektivitasnya berdasarkan persentase jumlah tugas yang selesai tepat waktu dibanding jumlah total tugas dan nilai rata-rata jawaban kuesioner yang diberikan pada SA saat tugas selesai. Semakin tinggi nilai rata-rata jawaban kuesioner yang diberikan pada SA dan persentase jumlah tugas yang selesai tepat waktu dibanding jumlah tugas, semakin tinggi efektivitas dari kelompok proses AM&Proyek. Oleh karena itu, koordinator AM bertugas memantau persentase tersebut dan nilai rata-rata jawaban kuesioner yang diberikan pada SA Pengukuran efisiensi tidak dapat diterapkan dalam sistem ini karena input serta output dari proses merupakan hal yang intangible(tidak dapat dihitung). Input dari proses merupakan data serta output dari proses merupakan informasi yang sulit diukur value dari kedua hal tersebut. Selain itu, hal lain yang membuat efisiensi variasi dari pengerjaan tugas serta pengadaan pelatihan yang besar tergantung pada materi, tingkat kesulitan dari tugas atau pelatihan, dan hal-hal lain. Oleh karena itu efisiensi dari sistem ini tidak akan diukur.

34 Menerapkan Langkah-Langkah Yang Telah Ditetapkan Untuk Menentukan Efektivitas Dan Efisiensi Dari Setiap Proses (Sesuai Klausul 7.1, 7.5.1, 8.2.3, Dan ISO 9001:2008) Penerapan dari langkah-langkah diterapkan sebelumnya dalam bentuk laporan yang dibuat secara otomatis oleh sistem. Berikut contoh laporan dari kelompok proses pelatihan. Gambar 4.23 Contoh Laporan Efektivitas Kelompok Proses Pelatihan

35 Mencegah Nonconformities Dan Menghilangkan Sebab-Sebabnya (Sesuai Klausul 7.1, 7.5.1, 8.2.3, Dan ISO 9001:2008) Adapun penyebab nonconformities yang potensial dalam rancangan sistem usulan. Gambar 4.24 Fish Bone Diagram Rancangan Sistem Usulan 1) Server down dapat dicegah oleh adanya maintenance dari server yang baik. Sekarang ini, IT Dir. telah memiliki divisi yang bertugas mencegah masalah ini terjadi, sekaligus menangani masalah tersebut bila terjadi. 2) Kurangnya pengetahuan akan SOP dapat dicegah dengan adanya presentasi dari rancangan sistem sekaligus komunikasi SOP melalui training serta koordinator AM.

36 117 3) Kurangnya kesadaran dalam melaksanakan kewajiban dapat dicegah dengan adanya tindakan proaktif dari koordinator AM dalam mengawasi hal tersebut lewat notifikasi-notifikasi dalam sistem dan pembuatan laporan lebih awal sekaligus supervisi dari koordinator AM dalam mengingatkan kewajiban mereka. Pelatihan juga dapat dijadikan media untuk menumbuhkan kesadaran dari AM untuk melaksanakan kewajibannya. 4) Kurangnya kemampuan AM dalam mengerjakan tugas dapat dicegah dengan pemberian pelatihan mengenai materi-materi yang akan dipergunakan dalam pengerjaan tugas. 5) Kurangnya pengetahuan akan informasi terbaru dari tugas dapat dicegah dengan memberikan notifikasi setelah pengguna login dan sebelum logout agar pengguna sistem selalu mendapatkan informasi terbaru tentang status tugas ataupun kegiatan lain. 6) Karena AM boleh memilih tugas yang ingin dikerjakannya, ada kemungkinan ada tugas yang tidak dipilih oleh para AM yang menyebabkan tugas itu tidak selesai, oleh karena itu bila dalam waktu 1x24 jam tugas tersebut tidak dipilih, koordinator AM berhak menugaskan tugas tersebut pada AM yang belum mendapatkan tugas.

37 Membuat Dan Menerapkan Suatu Proses Untuk Peningkatan Terus- Menerus Dari Sistem Manajemen Mutu (Sesuai Klausul ISO 9001:2008) Untuk peningkatan terus-menerus dari sistem, ditentukan sebuah target jangka panjang yang akan secara konsisten dicapai. Target tersebut akan konsisten dengan sasaran mutu dari sistem. Berikut target jangka panjang dari sistem. 1. Jumlah AM yang memiliki jumlah poin melebihi jumlah poin minimal untuk dipromosikan harus sama dengan 100% dari jumlah AM pada tingkat tersebut. Sasaran ini berlaku pada setiap tingkat kecuali tingkat bureau graduate. 2. Jumlah tugas yang selesai tepat waktu harus sama dengan 100% dari jumlah total tugas dalam 1 periode. 3. Nilai rata-rata indeks kepuasan SA di akhir periode harus sama dengan Nilai rata-rata indeks kepuasan peserta pelatihan di akhir periode harus lebih besar dari 5. Target tersebut akan dicapai dengan peningkatan sasaran mutu tiap periode bila sudah tercapai. Berikut rincian dari peningkatan sasaran mutu tersebut. 1. Peningkatan 7.5% dari standard jumlah AM yang memiliki jumlah poin melebihi jumlah poin minimal untuk dipromosikan. Sasaran ini berlaku pada setiap tingkat kecuali tingkat bureau graduate.

38 Peningkatan 5% dari standard jumlah tugas yang selesai tepat waktu. 3. Peningkatan 0.45 dari nilai rata-rata indeks kepuasan SA di akhir periode. 4. Peningkatan 0.45 dari nilai rata-rata indeks kepuasan peserta pelatihan di akhir periode. Target jangka panjang tersebut diusahakan dicapai dalam jangka waktu 10 tahun dimana bila berjalan sesuai rencana, tiap 2 tahun peningkatan standard akan dilakukan. Selain itu, hal lain yang akan ditingkatkan dalam sistem ini adalah kapabilitas dari sistem yang dapat ditingkatkan melalui hal-hal dibawah ini. 1. Perbaikan dari sistem yang didapat dari saran dan kritik SA maupun AM yang dirasa dapat meningkatkan kinerja dari sistem. 2. Penggunaan teknologi baru seperti adanya bahasa pemrograman baru yang memungkinkan meningkatnya kecepatan pemrosesan proses, atau teknologi jaringan baru yang juga dapat meningkatkan kecepatan proses. 3. Identifikasi apakah ada kebutuhan baru yang belum terpenuhi yang dapat dijadikan untuk landasan pengembangan sistem.

39 Klausul-Klausul Terkait Pada ISO 9001: Klausul dari ISO 9001:2008 Pengendalian Dokumen Dokumen-dokumen disimpan dalam bentuk tabel-tabel dalam sebuah database. Adapun dokumen-dokumen yang disimpan adalah AMLevel, AMPreference, AM, Project, SA, Task, TaskSubmitted, Training, TrainingSchedule, TrainingScheduleParticipant, Questionnaire, QuestionnaireQuestion, QuestionnaireAnswer AMLevel Dokumen AMLevel berisi ID serta deskripsi dari tingkat-tingkat apa saja yang ada dalam AM serta salary standard dari tingkat-tingkat tersebut. Berikut tabel deskripsi prosedur-prosedur terkait pengendalian dokumen ini. Tabel 4.1 Pengendalian Dokumen AMLevel No Prosedur Deskripsi 1 Persetujuan dokumen mengenai kecukupannya sebelum dikeluarkan Permintaan dokumen harus melalui koordinator AM dimana saat itu koordinator AM menyetujui kecukupannya 2 Peninjauan dan memperbaharui dokumen sesuai keperluan dan menyetujui kembali Pembaharuan dilakukan oleh koordinator AM dan disetujui kembali koordinator AM

40 121 Tabel 4.1 Pengendalian Dokumen AMLevel (Lanjutan) No Prosedur Deskripsi 3 Pemastian bahwa perubahan dan status dokumen revisi terbaru diidentifikasi 4 Pemastian bahwa versi dokumen yang berlaku tersedia untuk digunakan Dikarenakan perubahan hanya dilakukan oleh satu orang, dokumen terbaru mudah diidentifikasi Versi dokumen yang berlaku dapat diakses melalui intranet IT Directorate 5 Pemastian bahwa dokumen masih dapat dibaca dan mudah dikenali Dokumen pasti masih dapat dibaca dan mudah dikenali karena berbentuk tabel dalam sebuah database 6 Pencegahan penggunaan dokumen kadaluarsa yang tidak dikehendaki dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai jika mereka disimpan Dokumen kadaluarsa akan dibuang dan diganti dengan dokumen versi terbaru untuk berbagai tujuan AM Dokumen AM berisi ID dan nama dari AM, ID dari penjurusan dan tingkat AM tersebut, dan tanggal awal dan akhir dari kontrak. Berikut tabel deskripsi prosedurprosedur terkait pengendalian dokumen ini.

41 122 Tabel 4.2 Pengendalian Dokumen AM No Prosedur Deskripsi 1 Persetujuan dokumen mengenai kecukupannya sebelum dikeluarkan Permintaan dokumen harus melalui koordinator AM dimana saat itu koordinator AM menyetujui kecukupannya 2 Peninjauan dan memperbaharui dokumen sesuai keperluan dan menyetujui kembali 3 Pemastian bahwa perubahan dan status dokumen revisi terbaru diidentifikasi 4 Pemastian bahwa versi dokumen yang berlaku tersedia untuk digunakan Pembaharuan dilakukan oleh koordinator AM dan disetujui kembali koordinator AM Dikarenakan perubahan hanya dilakukan oleh satu orang, dokumen terbaru mudah diidentifikasi Versi dokumen yang berlaku dapat diakses melalui intranet IT Directorate 5 Pemastian bahwa dokumen masih dapat dibaca dan mudah dikenali Dokumen pasti masih dapat dibaca dan mudah dikenali karena berbentuk tabel dalam sebuah database 6 Pencegahan penggunaan dokumen kadaluarsa yang tidak dikehendaki dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai jika mereka disimpan Dokumen AM yang masa kontraknya telah berakhir tetap disimpan sampai lima tahun sebagai data untuk dianalisa untuk berbagai tujuan

42 SA Dokumen SA berisi ID dan nama dari SA dan tanggal SA tersebut mengundurkan diri. Berikut tabel deskripsi prosedur-prosedur terkait pengendalian dokumen ini. Tabel 4.3 Pengendalian Dokumen SA No Prosedur Deskripsi 1 Persetujuan dokumen mengenai kecukupannya sebelum dikeluarkan Permintaan dokumen harus melalui koordinator AM dimana saat itu koordinator AM menyetujui kecukupannya 2 Peninjauan dan memperbaharui dokumen sesuai keperluan dan menyetujui kembali 3 Pemastian bahwa perubahan dan status dokumen revisi terbaru diidentifikasi 4 Pemastian bahwa versi dokumen yang berlaku tersedia untuk digunakan Pembaharuan dilakukan oleh koordinator AM dan disetujui kembali koordinator AM Dikarenakan perubahan hanya dilakukan oleh satu orang, dokumen terbaru mudah diidentifikasi Versi dokumen yang berlaku dapat diakses melalui intranet IT Directorate

43 124 Tabel 4.3 Pengendalian Dokumen SA (Lanjutan) No Prosedur Deskripsi 5 Pemastian bahwa dokumen masih dapat dibaca dan mudah dikenali Dokumen pasti masih dapat dibaca dan mudah dikenali karena berbentuk tabel dalam sebuah database 6 Pencegahan penggunaan dokumen kadaluarsa yang tidak dikehendaki dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai jika mereka disimpan Dokumen SA yang telah mengundurkan diri tetap disimpan sampai lima tahun sebagai data untuk dianalisa untuk berbagai tujuan Task Dokumen Task berisi ID serta nama dan deskripsi karateristik dari tugas, ID dari SA yang bersangkutan, tanggal mulai tugas, estimasi selesai tugas, nama file serta file deskripsi tugas, dan terakhir, jumlah poin yang didapat bila tuga selesai tepat waktu. Berikut tabel deskripsi prosedur-prosedur terkait pengendalian dokumen ini. Tabel 4.4 Pengendalian Dokumen Task No Prosedur Deskripsi 1 Persetujuan dokumen mengenai kecukupannya sebelum dikeluarkan Permintaan dokumen harus melalui koordinator AM dimana saat itu koordinator AM menyetujui kecukupannya

44 125 Tabel 4.4 Pengendalian Dokumen Task (Lanjutan) No Prosedur Deskripsi 2 Peninjauan dan memperbaharui dokumen sesuai keperluan dan menyetujui kembali 3 Pemastian bahwa perubahan dan status dokumen revisi terbaru diidentifikasi 4 Pemastian bahwa versi dokumen yang berlaku tersedia untuk digunakan Pembaharuan dilakukan oleh koordinator AM dan disetujui kembali koordinator AM Dikarenakan perubahan hanya dilakukan oleh satu orang, dokumen terbaru mudah diidentifikasi Versi dokumen yang berlaku dapat diakses melalui intranet IT Directorate 5 Pemastian bahwa dokumen masih dapat dibaca dan mudah dikenali Dokumen pasti masih dapat dibaca dan mudah dikenali karena berbentuk tabel dalam sebuah database 6 Pencegahan penggunaan dokumen kadaluarsa yang tidak dikehendaki dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai jika mereka disimpan Dokumen Task yang telah selesai tetap disimpan sampai lima tahun sebagai data untuk dianalisa untuk berbagai tujuan TaskBid Dokumen TaskBid berisi ID dari bid tugas, ID tugas dan AM yang bersangkutan, serta tanggal bid tugas

45 126 tersebut dilakukan. Berikut tabel deskripsi prosedurprosedur terkait pengendalian dokumen ini. Tabel 4.5 Pengendalian Dokumen TaskBid No Prosedur Deskripsi 1 2 Persetujuan dokumen mengenai kecukupannya sebelum dikeluarkan Peninjauan dan memperbaharui dokumen sesuai keperluan dan menyetujui kembali Permintaan dokumen harus melalui koordinator AM dimana saat itu koordinator AM menyetujui kecukupannya Pembaharuan dilakukan oleh sistem saat menerima pengumpulan atau pengecekan dimana dokumen tidak perlu mendapatkan persetujuan kembali saat diperhabarui 3 Pemastian bahwa perubahan dan status dokumen revisi terbaru diidentifikasi 4 Pemastian bahwa versi dokumen yang berlaku tersedia untuk digunakan Sistem akan memasikan bahwa perubahan dan status revisi terbaru dapat diidentifikasi Versi dokumen yang berlaku dapat diakses melalui intranet IT Directorate 5 Pemastian bahwa dokumen masih dapat dibaca dan mudah dikenali Dokumen pasti masih dapat dibaca dan mudah dikenali karena berbentuk tabel dalam sebuah database

46 127 Tabel 4.5 Pengendalian Dokumen TaskBid (Lanjutan) No Prosedur Deskripsi 6 Pencegahan penggunaan dokumen kadaluarsa yang tidak dikehendaki dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai jika mereka disimpan Dokumen pengumpulan tugas yang telah selesai tetap disimpan sampai lima tahun sebagai data untuk dianalisa untuk berbagai tujuan AssignedTask Dokumen AssignedTask berisi ID dari penugasan tugas, ID tugas yang bersangkutan, serta tanggal penugasan dan tanggal realisasi selesai tugas dan ID AM yang bersangkutan. Berikut tabel deskripsi prosedurprosedur terkait pengendalian dokumen ini. Tabel 4.6 Pengendalian Dokumen AssignedTask No Prosedur Deskripsi 1 Persetujuan dokumen mengenai kecukupannya sebelum dikeluarkan Permintaan dokumen harus melalui koordinator AM dimana saat itu koordinator AM menyetujui kecukupannya 2 Peninjauan dan memperbaharui dokumen sesuai keperluan dan menyetujui kembali Pembaharuan dilakukan oleh koordinator AM dan disetujui kembali koordinator AM

47 128 Tabel 4.6 Pengendalian Dokumen AssignedTask (Lanjutan) No Prosedur Deskripsi 3 Pemastian bahwa perubahan dan status dokumen revisi terbaru diidentifikasi 4 Pemastian bahwa versi dokumen yang berlaku tersedia untuk digunakan Sistem akan memasikan bahwa perubahan dan status revisi terbaru dapat diidentifikasi Versi dokumen yang berlaku dapat diakses melalui intranet IT Directorate 5 Pemastian bahwa dokumen masih dapat dibaca dan mudah dikenali Dokumen pasti masih dapat dibaca dan mudah dikenali karena berbentuk tabel dalam sebuah database 6 Pencegahan penggunaan dokumen kadaluarsa yang tidak dikehendaki dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai jika mereka disimpan Dokumen pengumpulan tugas yang telah selesai tetap disimpan sampai lima tahun sebagai data untuk dianalisa untuk berbagai tujuan AssignedTaskSubmitted Dokumen AssignedTaskSubmitted berisi ID dari pengumpulan tugas, ID tugas yang bersangkutan, serta revisi dan tanggal diperiksa. Berikut tabel deskripsi prosedur-prosedur terkait pengendalian dokumen ini.

48 129 Tabel 4.7 Pengendalian Dokumen AssignedTaskSubmitted No Prosedur Deskripsi 1 2 Persetujuan dokumen mengenai kecukupannya sebelum dikeluarkan Peninjauan dan memperbaharui dokumen sesuai keperluan dan menyetujui kembali Permintaan dokumen harus melalui koordinator AM dimana saat itu koordinator AM menyetujui kecukupannya Pembaharuan dilakukan oleh sistem saat menerima pengumpulan atau pengecekan dimana dokumen tidak perlu mendapatkan persetujuan kembali saat diperhabarui 3 Pemastian bahwa perubahan dan status dokumen revisi terbaru diidentifikasi 4 Pemastian bahwa versi dokumen yang berlaku tersedia untuk digunakan Sistem akan memasikan bahwa perubahan dan status revisi terbaru dapat diidentifikasi Versi dokumen yang berlaku dapat diakses melalui intranet IT Directorate 5 Pemastian bahwa dokumen masih dapat dibaca dan mudah dikenali Dokumen pasti masih dapat dibaca dan mudah dikenali karena berbentuk tabel dalam sebuah database

49 130 Tabel 4.7 Pengendalian Dokumen AssignedTaskSubmitted (Lanjutan) No Prosedur Deskripsi 6 Pencegahan penggunaan dokumen kadaluarsa yang tidak dikehendaki dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai jika mereka disimpan Dokumen pengumpulan tugas yang telah selesai tetap disimpan sampai lima tahun sebagai data untuk dianalisa untuk berbagai tujuan Training Dokumen training berisi ID serta nama dari training tersebut. Berikut tabel deskripsi prosedurprosedur terkait pengendalian dokumen ini. Tabel 4.8 Pengendalian Dokumen Training No Prosedur Deskripsi 1 Persetujuan dokumen mengenai kecukupannya sebelum dikeluarkan Permintaan dokumen harus melalui koordinator AM dimana saat itu koordinator AM menyetujui kecukupannya 2 Peninjauan dan memperbaharui dokumen sesuai keperluan dan menyetujui kembali Pembaharuan dilakukan oleh koordinator AM dan disetujui kembali koordinator AM

50 131 Tabel 4.8 Pengendalian Dokumen Training (lanjutan) No Prosedur Deskripsi 3 Pemastian bahwa perubahan dan status dokumen revisi terbaru diidentifikasi 4 Pemastian bahwa versi dokumen yang berlaku tersedia untuk digunakan Dikarenakan perubahan hanya dilakukan oleh satu orang, dokumen terbaru mudah diidentifikasi Versi dokumen yang berlaku dapat diakses melalui intranet IT Directorate 5 Pemastian bahwa dokumen masih dapat dibaca dan mudah dikenali Dokumen pasti masih dapat dibaca dan mudah dikenali karena berbentuk tabel dalam sebuah database 6 Pencegahan penggunaan dokumen kadaluarsa yang tidak dikehendaki dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai jika mereka disimpan Dokumen training tetap disimpan sampai lima tahun training tidak pernah diadakan sebagai data untuk dianalisa untuk berbagai tujuan TrainingSchedule Dokumen TrainingSchedule berisi ID dari TrainingSchedule, ID dari Training yang bersangkutan, tanggal estimasi TrainingSchedule mulai, estimasi TrainingSchedule berakhir, realisasi TrainingSchedule mulai, realisasi TrainingSchedule berakhir, data estimasi

51 132 budget, realisasi budget, dan keteranagan serta status daftar peserta dari TrainingSchedule berakhir. Berikut tabel deskripsi prosedur-prosedur terkait pengendalian dokumen ini. Tabel 4.9 Pengendalian Dokumen TrainingSchedule No Prosedur Deskripsi 1 Persetujuan dokumen mengenai kecukupannya sebelum dikeluarkan Permintaan dokumen harus melalui koordinator AM dimana saat itu koordinator AM menyetujui kecukupannya 2 Peninjauan dan memperbaharui dokumen sesuai keperluan dan menyetujui kembali 3 Pemastian bahwa perubahan dan status dokumen revisi terbaru diidentifikasi 4 Pemastian bahwa versi dokumen yang berlaku tersedia untuk digunakan Pembaharuan dilakukan oleh koordinator AM dan disetujui kembali koordinator AM Dikarenakan perubahan hanya dilakukan oleh satu orang, dokumen terbaru mudah diidentifikasi Versi dokumen yang berlaku dapat diakses melalui intranet IT Directorate 5 Pemastian bahwa dokumen masih dapat dibaca dan mudah dikenali Dokumen pasti masih dapat dibaca dan mudah dikenali karena berbentuk tabel dalam sebuah database

52 133 Tabel 4.9 Pengendalian Dokumen TrainingSchedule (lanjutan) No Prosedur Deskripsi 6 Pencegahan penggunaan dokumen kadaluarsa yang tidak dikehendaki dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai jika mereka disimpan Dokumen TrainingSchedule yang telah selesai tetap disimpan sampai lima tahun sebagai data untuk dianalisa untuk berbagai tujuan TrainingScheduleParticipant Dokumen TrainingScheduleParticipant berisi ID dari TrainingScheduleParticipant tersebut, status konfirmasi, kesanggupan hadir, kehadiran, serta partisipasi kuesioner, saran, dan ID dari TrainingSchedule. Berikut tabel deskripsi prosedur-prosedur terkait pengendalian dokumen ini. Tabel 4.10 Pengendalian Dokumen TrainingScheduleParticipant No Prosedur Deskripsi 1 Persetujuan dokumen mengenai kecukupannya sebelum dikeluarkan Permintaan dokumen harus melalui koordinator AM dimana saat itu koordinator AM menyetujui kecukupannya

53 134 Tabel 4.10 Pengendalian Dokumen TrainingScheduleParticipant (lanjutan) No Prosedur Deskripsi 2 Peninjauan dan memperbaharui dokumen sesuai keperluan dan menyetujui kembali Pembaharuan dilakukan oleh sistem saat menerima pengumpulan atau pengecekan dimana dokumen tidak perlu mendapatkan persetujuan kembali saat diperhabarui 3 Pemastian bahwa perubahan dan status dokumen revisi terbaru diidentifikasi 4 Pemastian bahwa versi dokumen yang berlaku tersedia untuk digunakan Sistem akan memasikan bahwa perubahan dan status revisi terbaru dapat diidentifikasi Versi dokumen yang berlaku dapat diakses melalui intranet IT Directorate 5 Pemastian bahwa dokumen masih dapat dibaca dan mudah dikenali Dokumen pasti masih dapat dibaca dan mudah dikenali karena berbentuk tabel dalam sebuah database 6 Pencegahan penggunaan dokumen kadaluarsa yang tidak dikehendaki dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai jika mereka disimpan untuk berbagai tujuan Dokumen TrainingScheduleParticipant tetap disimpan sampai lima tahun TrainingScheduleParticipant tidak pernah diadakan sebagai data untuk dianalisa

54 Questionnaire Dokumen Questionnaire berisi ID serta deskripsi dari Questionnaire yang ada. Berikut tabel deskripsi prosedur-prosedur terkait pengendalian dokumen ini. Tabel 4.11 Pengendalian Dokumen Questionnaire No Prosedur Deskripsi 1 Permintaan dokumen harus melalui Persetujuan dokumen mengenai kecukupannya sebelum dikeluarkan Manajer IT Development dimana saat itu Manajer IT Development menyetujui kecukupannya 2 Peninjauan dan memperbaharui dokumen sesuai keperluan dan menyetujui kembali 3 Pemastian bahwa perubahan dan status dokumen revisi terbaru diidentifikasi 4 Pemastian bahwa versi dokumen yang berlaku tersedia untuk digunakan Pembaharuan dilakukan oleh Manajer IT Development dan disetujui kembali Manajer IT Development Dikarenakan perubahan hanya dilakukan oleh satu orang, dokumen terbaru mudah diidentifikasi Versi dokumen yang berlaku dapat diakses melalui intranet IT Directorate 5 Pemastian bahwa dokumen masih dapat dibaca dan mudah dikenali Dokumen pasti masih dapat dibaca dan mudah dikenali karena berbentuk tabel dalam sebuah database

55 136 Tabel 4.11 Pengendalian Dokumen Questionnaire (Lanjutan) No Prosedur Deskripsi 6 Pencegahan penggunaan dokumen kadaluarsa yang tidak dikehendaki dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai jika mereka disimpan Dokumen Questionnaire yang sudah tidak dipakai tetap disimpan sampai lima tahun sebagai data untuk dianalisa untuk berbagai tujuan QuestionnaireQuestion Dokumen QuestionnaireQuestion berisi ID serta deskripsi dari QuestionnaireQuestion yang ada dan ID dari Questionnaire. Berikut tabel deskripsi prosedur-prosedur terkait pengendalian dokumen ini. Tabel 4.12 Pengendalian Dokumen QuestionnaireQuestion No Prosedur Deskripsi 1 Permintaan dokumen harus melalui Persetujuan dokumen mengenai kecukupannya sebelum dikeluarkan Manajer IT Development dimana saat itu Manajer IT Development menyetujui kecukupannya 2 Peninjauan dan memperbaharui dokumen sesuai keperluan dan menyetujui kembali Pembaharuan dilakukan oleh Manajer IT Development dan disetujui kembali Manajer IT Development

56 137 Tabel 4.12 Pengendalian Dokumen QuestionnaireQuestion (Lanjutan) No Prosedur Deskripsi 3 Pemastian bahwa perubahan dan status dokumen revisi terbaru diidentifikasi 4 Pemastian bahwa versi dokumen yang berlaku tersedia untuk digunakan Dikarenakan perubahan hanya dilakukan oleh satu orang, dokumen terbaru mudah diidentifikasi Versi dokumen yang berlaku dapat diakses melalui intranet IT Directorate 5 Pemastian bahwa dokumen masih dapat dibaca dan mudah dikenali Dokumen pasti masih dapat dibaca dan mudah dikenali karena berbentuk tabel dalam sebuah database 6 Pencegahan penggunaan dokumen kadaluarsa yang tidak dikehendaki dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai jika mereka disimpan Dokumen QuestionnaireQuestion yang sudah tidak dipakai tetap disimpan sampai lima tahun sebagai data untuk dianalisa untuk berbagai tujuan QuestionnaireAnswer Dokumen QuestionnaireAnswer berisi ID serta deskripsi dari QuestionnaireAnswer yang ada dan ID dari QuestionnaireQuestion. Berikut tabel deskripsi prosedurprosedur terkait pengendalian dokumen ini.

57 138 Tabel 4.13 Pengendalian Dokumen QuestionnaireAnswer No Prosedur Deskripsi 1 2 Persetujuan dokumen mengenai kecukupannya sebelum dikeluarkan Peninjauan dan memperbaharui dokumen sesuai keperluan dan menyetujui kembali Permintaan dokumen harus melalui koordinator AM dimana saat itu koordinator AM menyetujui kecukupannya Pembaharuan dilakukan oleh sistem saat menerima pengumpulan atau pengecekan dimana dokumen tidak perlu mendapatkan persetujuan kembali saat diperhabarui 3 Pemastian bahwa perubahan dan status dokumen revisi terbaru diidentifikasi 4 Pemastian bahwa versi dokumen yang berlaku tersedia untuk digunakan Sistem akan memasikan bahwa perubahan dan status revisi terbaru dapat diidentifikasi Versi dokumen yang berlaku dapat diakses melalui intranet IT Directorate 5 Pemastian bahwa dokumen masih dapat dibaca dan mudah dikenali Dokumen pasti masih dapat dibaca dan mudah dikenali karena berbentuk tabel dalam sebuah database 6 Pencegahan penggunaan dokumen kadaluarsa yang tidak dikehendaki dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai jika mereka disimpan Dokumen QuestionnaireAnswer yang sudah tidak dipakai tetap disimpan sampai lima tahun sebagai data untuk dianalisa untuk berbagai tujuan

58 DetailAMQuestionnaireAnswer Dokumen DetailAMQuestionnaireAnswer berisi ID serta deskripsi dari QuestionnaireAnswer yang ada dan ID dari DetailAMQuestionnaireAnswer dan TrainingSchedule. Berikut tabel deskripsi prosedurprosedur terkait pengendalian dokumen ini. Tabel 4.14 Pengendalian Dokumen DetailAMQuestionnaireAnswer No Prosedur Deskripsi 1 2 Persetujuan dokumen mengenai kecukupannya sebelum dikeluarkan Peninjauan dan memperbaharui dokumen sesuai keperluan dan menyetujui kembali Permintaan dokumen harus melalui koordinator AM dimana saat itu koordinator AM menyetujui kecukupannya Pembaharuan dilakukan oleh sistem saat menerima pengumpulan atau pengecekan dimana dokumen tidak perlu mendapatkan persetujuan kembali saat diperhabarui 3 Pemastian bahwa perubahan dan status dokumen revisi terbaru diidentifikasi 4 Pemastian bahwa versi dokumen yang berlaku tersedia untuk digunakan Sistem akan memasikan bahwa perubahan dan status revisi terbaru dapat diidentifikasi Versi dokumen yang berlaku dapat diakses melalui intranet IT Directorate

59 140 Tabel 4.14 Pengendalian Dokumen DetailAMQuestionnaireAnswer (lanjutan) No Prosedur Deskripsi 5 Pemastian bahwa dokumen masih dapat dibaca dan mudah dikenali Dokumen pasti masih dapat dibaca dan mudah dikenali karena berbentuk tabel dalam sebuah database 6 Pencegahan penggunaan dokumen kadaluarsa yang tidak dikehendaki dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai jika mereka disimpan Dokumen QuestionnaireAnswer yang sudah tidak dipakai tetap disimpan sampai lima tahun sebagai data untuk dianalisa untuk berbagai tujuan DetailSAQuestionnaireAnswer Dokumen DetailSAQuestionnaireAnswer berisi ID serta deskripsi dari QuestionnaireAnswer yang ada dan ID dari DetailSAQuestionnaireAnswer dan AssignedTask. Berikut tabel deskripsi prosedur-prosedur terkait pengendalian dokumen ini. Tabel 4.15 Pengendalian Dokumen DetailAMQuestionnaireAnswer No Prosedur Deskripsi 1 Persetujuan dokumen mengenai kecukupannya sebelum dikeluarkan Permintaan dokumen harus melalui koordinator AM dimana saat itu koordinator AM menyetujui kecukupannya

60 141 Tabel 4.15 Pengendalian Dokumen DetailAMQuestionnaireAnswer (lanjutan) No Prosedur Deskripsi 2 Peninjauan dan memperbaharui dokumen sesuai keperluan dan menyetujui kembali Pembaharuan dilakukan oleh sistem saat menerima pengumpulan atau pengecekan dimana dokumen tidak perlu mendapatkan persetujuan kembali saat diperhabarui 3 Pemastian bahwa perubahan dan status dokumen revisi terbaru diidentifikasi 4 Pemastian bahwa versi dokumen yang berlaku tersedia untuk digunakan Sistem akan memasikan bahwa perubahan dan status revisi terbaru dapat diidentifikasi Versi dokumen yang berlaku dapat diakses melalui intranet IT Directorate 5 Pemastian bahwa dokumen masih dapat dibaca dan mudah dikenali Dokumen pasti masih dapat dibaca dan mudah dikenali karena berbentuk tabel dalam sebuah database 6 Pencegahan penggunaan dokumen kadaluarsa yang tidak dikehendaki dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai jika mereka disimpan Dokumen QuestionnaireAnswer yang sudah tidak dipakai tetap disimpan sampai lima tahun sebagai data untuk dianalisa untuk berbagai tujuan

61 Klausul 5.3 dari ISO 9001:2008 Kebijakan Mutu Kebijakan mutu, yang telah dipaparkan sebelumnya pada bagian 4.2.2, sesuai dengan visi dan misi Bina Nusantara Group serta mencakup suatu komitmen untuk memenuhi syarat dan memperbaiki efektivitas sistem manajemen mutu secara terus menerus. Kebijakan mutu ini akan dikomunikasikan lewat briefing serta pelatihan kepada seluruh bagian dari sistem dan akan diingatkan setiap rapat evaluasi Klausul dari ISO 9001:2008 Sasaran Mutu Sasaran mutu ini, yang telah dipaparkan sebelumnya pada bagian 4.2.2, telah sesuai dan konsisten dengan kebijakan mutu yang telah dipaparkan diatas Klausul 6.3 dari ISO 9001:2008 Infrastruktur Infrastruktur yang telah dipaparkan pada bagian telah sesuai klausul 6.3 dimana pemeliharaannya diatur oleh bagian lain yang telah ditetapkan oleh organisasi Klausul 7.1 dari ISO 9001:2008 Perencanaan Realisasi Produk Sasaran mutu telah dipaparkan pada bagian dan segala kebutuhan untuk pelaksanaan sistem telah disediakan pada bagian dimana sudah ada bagian lain bertugas menganalisa tugas apa yang akan diberikan pada AM.

62 143 Proses dari sistem telah dipaparkan pada bagian dan dokumen yang dibutuhkan telah dipaparkan pada bagian Verifikasi dan validasi dari produk (tugas) yang selesai langsung diperiksa oleh pelanggan (SA) sehingga proses tersebut dianggap sudah memadai. Hal lain seperti pengawasan telah dipaparkan di bagian dan pengukuran telah dipaparkan pada bagian Klausul dari ISO 9001:2008 Pengendalian Syarat Produksi Dan Jasa Informasi yang mendeksripsikan karakteristik dari tugas terdapat pada dokumen Task yang dapat diakses. Instruksi kerja telah dipaparkan pada bagian Peralatan yang disediakan telah memadai dan telah dipaparkan pada Alat bantu pengawasan dan pengukuran serta implementasinya telah dipaparkan di bagian dan Klausul dari ISO 9001:2008 Identifikasi Dan Mampu Telusur Semua dokumen AMLevel, AMPreference, AM, Project, SA, Task, TaskSubmitted, Training, TrainingSchedule, TrainingScheduleParticipant, Questionnaire, QuestionnaireQuestion, QuestionnaireAnswer telah diberikan ID yang unik untuk keperluan identifikasi dan mampu telusur.

63 Klausul dari ISO 9001:2008 Pemantauan Dan Pengukuran Proses Pengawasan proses telah dipaparkan di bagian dan pengukuran proses telah dipaparkan pada bagian Tindakan perbaikan akan dijelaskan pada bagian Klausul dari ISO 9001:2008 Pemantauan Dan Pengukuran Produk Pengawasan produk telah dipaparkan di bagian dan pengukuran produk telah dipaparkan pada bagian Tindakan perbaikan akan dijelaskan pada bagian Klausul 8.4 dari ISO 9001:2008 Analisa Data Data yang didapat dari pengukuran kelompok proses pelatihan dan kelompok proses AM&Proyek. Kelompok Proses Pelatihan Pada kelompok proses pelatihan bila nilai rata-rata dari judul training yang tidak mencapai standard, maka harus ditelusuri nilai rata-rata dari masing-masing pertanyaan. Berikut pertanyaan-pertanyaan yang diberikan pada AM setelah mengikuti pelatihan.

64 145 Tabel 4.16 Pertanyaan-Pertanyaan Kuesioner Pelatihan 1 Materi yang diberikan dalam proses pembelajaran sangat menunjang pada pekerjaan saya 2 Materi yang diberikan dalani proses pembelajaran mengembangkan pengetahuan dan keterampilan saya 3 Instruktur membimbing dan mengarahkan saya selama mengikuti proses pembelajaran 4 Instruktur dalam membahas rnateri pembelajaran setalu memberikan contoh-contoh yang aktual 5 Instruktur yang mengajar saya betul-betul ahli dalam bidangnya 6 Instruktur yang mengajar saya betul-betul mampu memotivasi semangat kerja saya 7 Sarana proses pembelajaran seperti ruang belajar sangat mendukung dalam proses belajar 8 Peralatan yang dipergunakan dal am proses belajar benar-benar mendukung Bila nilai terendah berada pada nomor satu dan dua, maka, harus dianalisa kembali apakah materi sudah sesuai dan tingkat kedalaman materi tersebut juga telah sesuai dengan kebutuhan dari para AM. Bila nilai terendah berada pada nomor tiga, empat, lima, dan enam, maka, harus diperiksa kualifikasi dari instrukturinstruktur yang mengajar materi tersebut. Perlu juga diperhatikan

65 146 apakah instruktur telah mendapatkan bahan yang cukup untuk melaksanakan pelatihan. Bila nilai terendah terdapat pada nomor tujuh dan delapan, maka, perlu diperiksa apakah sarana dan prasarana untuk pelatihan telah memadai. Bila perlu dilakukan wawancara pada peserta pelatihan dari judul training tersebut dengan tujuan mendapatkan saran dan kritik. Bila telah ditemukan penyebab dari rendahnya nilai tersebut, koordinator AM harus segera menyiapkan rencana untuk memperbaiki dan mengeliminasi penyebab tersebut. Standard deviasi juga perlu diperhatikan dikarenakan tingginya standard deviasi mengartikan adanya perbedaan persepsi dari peserta pelatihan dalam menerima pelatihan. Bila terdapat standard deviasi yang lebih besar dari 1.5, harus diperiksa apakah terdapat perbedaan karakteristik dari peserta pelatihan, apakah instruktur tidak dapat menjangkau keseluruhan peserta dikarenakan kualifikasi instruktur, peserta yang terlalu banyak, atau hal-hal lain, atau analisa apakah peserta pelatihan mendapat perlakukan yang relatif sama dalam pelatihan. Standard deviasi juga dapat dianalisa berdasarkan judul pelatihan atau berdasarkan pertanyaan dan judul pelatihan. Bila telah ditemukan penyebab dari tingginya nilai tersebut, koordinator AM harus segera menyiapkan rencana untuk memperbaiki dan mengeliminasi penyebab tersebut.

66 147 Hal lain yang perlu diperhatikan adalah kritik dan saran dari peserta pelatihan. Kritik dan saran pelatihan akan ditampilkan dengan AM yang memberikan kritik dan saran tersebut agar koordinator AM dapat langsung menelusuri kritik dan saran yang dianggap signifikan untuk pengembangan dari pelatihan. Selain berdasarkan hasil pengukuran efektivitas, kelompok proses pelatihan juga harus menganalisa perubahan-perubahan yang terjadi seperti kualifikasi yang diperlukan AM untuk mengerjakan tugas-tugas, penggunaan alat bantu dan teknologi untuk menunjang kegiatan belajar-mengajar saat pelatihan, trend dari metode-metode pelatihan saat ini, dan hal-hal lain yang dirasa penting untuk pengembangan dari kelompok proses pelatihan. Kelompok Proses AM&Proyek Pada kelompok proses AM&Proyek terdapat dua hal yang akan diperhatikan, nilai rata-rata kepuasan SA dan persentase jumlah tugas yang selesai tepat waktu. Pada kepuasan SA pada AM tertentu. bila nilai rata-rata dari kepuasan SA yang tidak mencapai standard, maka harus ditelusuri nilai rata-rata dari masing-masing pertanyaan. Berikut pertanyaan-pertanyaan yang diberikan pada SA setelah penyelesaian tugas.

67 148 Tabel 4.17 Pertanyaan-Pertanyaan Kuesioner SA 1 Tugas yang dikumpulkan menunjukkan bahwa AM memiliki keahlian dalam mengoperasikan software yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas 2 Tugas yang dikumpulkan menunjukkan bahwa AM memiliki algoritma yang baik dalam fungsinya membuat aplikasi yang efektif dan efisien 3 AM menunjukkan inisiatif yang baik dalam menyelesaikan tugas 4 AM memiliki dapat berinteraksi dengan baik dalam fungsinya untuk mendiskusikan tugas 5 AM menunjukkan konsistensi dan komitmen yang baik dalam menyelesaikan tugasnya 6 Pengumpulan pertama membutuhkan revisi yang sedikit sehingga tugas dapat dikatakan sempurna 7 AM kurang teliti dalam membaca revisi yang dibutuhkan hingga pengumpulan berikut masih meiliki kesalahan yang sama Bila nilai terendah berada pada nomor satu dan dua, maka, harus dianalisa kembali apakah perlu mengadakan pelatihan dengan materi yang bersangkutan. Bila nilai terendah berada pada nomor tiga, empat, dan lima, maka, harus dianalisa apakah perlu pengawasan lebih atau pengadaan pelatihan untuk meningkatkan kesadaran akan tanggung jawab akan tugas. Bila nilai terendah

68 149 terdapat pada nomor enam, maka, perlu diperiksa apakah deskripsi dari tugas sudah cukup jelas atau kemampuan dari AM dalam menginterpretasi deskripsi tersebut kurang. Bila nilai terendah terdapat pada nomor tujuh, maka, perlu diperiksa apakah deskripsi dari revisi sudah cukup jelas atau kemampuan dari AM dalam menginterpretasi deskripsi tersebut kurang. Bila perlu dilakukan wawancara pada AM dengan tujuan mendapatkan saran dan kritik. Perlu juga diperhatikan apakah hanya AM tertentu yang mendapat nilai rata-rata yang buruk sehingga AM tersebut dapat langsung diberi pengarahan. Bila telah ditemukan penyebab dari rendahnya nilai tersebut, koordinator AM harus segera menyiapkan rencana untuk memperbaiki dan mengeliminasi penyebab tersebut. Standard deviasi juga perlu diperhatikan dikarenakan tingginya standard deviasi mengartikan adanya perbedaan persepsi dari peserta pelatihan dalam menerima pelatihan. Bila terdapat standard deviasi yang lebih besar dari 1.5, harus diperiksa apakah terdapat perbedaan karakteristik dari tugas, apakah SA sudah memiliki persepsi yang sama akan maksud dari pertanyaan, atau hal-hal lain, atau analisa apakah AM memiliki kinerja yang tidak stabil. Standard deviasi juga dapat dianalisa berdasarkan AM atau berdasarkan pertanyaan dan AM. Bila telah ditemukan penyebab dari tingginya nilai tersebut, koordinator AM harus

69 150 segera menyiapkan rencana untuk memperbaiki dan mengeliminasi penyebab tersebut. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah kritik dan saran dari peserta pelatihan. Kritik dan saran pelatihan akan ditampilkan dengan SA yang memberikan kritik dan saran tersebut agar koordinator AM dapat langsung menelusuri kritik dan saran yang dianggap signifikan untuk pengembangan dari kelompok proses AM&Proyek. Pada persentase tugas yang selesai tepat waktu, bila persentase tidak mencapai standard, harus diperhatikan berdasarkan 3 data yaitu, tanggal konfirmasi, tanggal pengumpulan, dan tanggal pengecekan. Bila tanggal konfirmasi dirasa memiliki selang waktu lebih dari satu hari dari tanggal penugasan, perlu dianalisa apakah hal tersebut merupakan kelalaian dari AM atau hal lain. Bila penyebabnya merupakan kelalaian AM, AM tersebut harus mendapatkan peringatan agar tidak melakukan hal tersebut. Bila tanggal pengumpulan dirasa terlalu dekat dengan deadline, atau revisi dilakukan lebih dari tiga kali, perlu dianalisa apakah kesalahan terdapat pada kelalaian AM atau kurangnya kemampuan AM dalam mengerjakan tugas tersebut. Bila penyebabnya merupakan kelalaian AM, AM tersebut harus mendapatkan peringatan agar tidak melakukan hal tersebut, sedang kurangnya kemampuan untuk mengerjakan tugas akan diperbaiki lewat pelatihan. Bila tanggal pengecekan

70 151 memiliki selang waktu lebih dari tiga hari, perlu dianalisa apakah wajar melakukan pengecekan pada selang waktu tersebut. Bila tidak wajar, SA tersebut perlu mendapat peringatan agar tidak mengulangi kesalahan yang sama. Selain berdasarkan hasil pengukuran efektivitas, kelompok proses AM&Proyek juga harus menganalisa perubahan-perubahan yang terjadi seperti kebutuhan-kebutuhan baru yang perlu diakomodasi, penggunaan alat bantu dan teknologi untuk menunjang kegiatan-kegiatan dalam kelompok proses AM&Proyek, trend dari metode-metode penjadwalan dan pengawasan saat ini, dan hal-hal lain yang dirasa penting untuk pengembangan dari kelompok proses AM&Proyek Klausul dari ISO 9001:2008 Perbaikan berkelanjutan Perbaikan berkelanjutan telah dipaparkan pada bagian dan Klausul dari ISO 9001:2008 Tindakan Perbaikan Tindakan perbaikan yang akan dilakukan pada saat evaluasi sistem telah dipaparkan pada bagian Tindakan perbaikan juga dapat dilakukan sebelum evaluasi seperti pengalihan tugas dari AM satu ke AM lain dan pembatalan pelatihan. Pengalihan tugas dari AM satu ke AM lain dapat dilakukan bila AM memberikan respon saat dihubungi melalui telepon ataupun dikarenakan tidak mengkonfirmasi tugas atau sebab-sebab lain yang akan

71 152 dicatat pada dokumen Task. Pada saat pembuatan laporan, sebab-sebab ini akan tampil untuk dianalisa. Pembatalan pelatihan dapat dilakukan bila adanya hal-hal yang menyebabkan pelatihan tidak akan berjalan baik dimana alasan akan dicatat dalam dokumen TrainingSchedule dan akan tampil saat pembuatan laporan untuk dianalisa Klausul dari ISO 9001:2008 Tindakan Pencegahan Tindakan pencegahan yang dilakukan pada sistem usulan telah dipaparkan pada bagian

72 Perancangan Sistem Informasi Rich Picture Sistem Associate Member tidak lain adalah sistem yang memiliki kumpulan proses yang terdiri dari penerimaan tenaga paruh waktu (Associate Member), pelatihan tenaga paruh waktu, penugasan tugastugas pada tenaga paruh waktu, penilaian atas kinerja tenaga paruh waktu, dan akhirnya pemberian penghargaan atas kinerja dari tenaga paruh waktu tersebut. Yang dapat mendaftar sebagai tenaga paruh waktu hanya mahasiswa Fakultas Komputer dari Binus University dengan syarat-syarat tambahan seperti minimal indeks prestasi kumulatif, minimal nilai mata kuliah pemrograman, dan lain-lain

73 Mengumpulkan Tugas 13. Mengecek Tugas Sekretariat AM 22. Membuat Laporan 7.Memberi Notifikasi- Notifikasi 21. Menyimpan Real Budget Pelatihan 1.Memberi Notifikasi- Notifikasi 19.Memberi Notifikasi- Notifikasi 20. Menyimpan Daftar Kehadiran Peserta Pelatihan 12. Memberi Notifikasi- Notifikasi SA 5. Mendaftarkan Tugas Baru 2. Mendaftarkan AM Level Baru 18. Menjadwalkan Fixed Date Pelatihan 4. Mendaftarkan SA Baru 3. Mendaftarkan AM Baru 19. Mendaftarkan Peserta Pelatihan 15. Mendaftarkan 17. Membuat Rencana Jadwal Pelatihan Pelatihan Baru 16. Membuat Rencana Jadwal Pelatihan 9. menugaskan Tugas Baru 10. Konfirmasi Penerimaan Tugas AM 14. Melapor Penyelesaian Tugas Dan Mengisi Kuesioner Kepiuasan SA 6. Menyetujui Tugas Baru 8. Mem-bidding Tugas Gambar 4.25 Rich Picture Rancangan Sistem Usulan 1. Sistem memberi notifikasi-notifikasi kepada koordinator AM tentang pelatihan-pelatihan yang belum diberi jadwal realisasi pelatihan yang tanggal rencana realisasi sisa sebulan lagi. lagi, tugas yang belum dikumpulkan padahal sisa waktu kurang dari 25% waktu total, dll.

74 Koordinator AM mendaftarkan tingkat associate member baru 3. Koordinator AM mendaftarkan Associate Member (AM) baru. 4. Koordinator AM mendaftarkan System Analyst (SA) baru 5. SA memendaftarkan tugas baru untuk ditampilkan ke AM agar dapat di bidding 6. Koordinator AM menyetujui tugas yang didaftarkan oleh SA agar langsung ditampilkan dalam proses bidding AM 7. Sistem memberi notifikasi terhadap tugas dan pelatihan yang belum dikonfirmasi, tugas yang belum dikumpulkan dan memiliki sisa waktu kurang dari 25% dari waktu total, dan pelatihan yang akan dilaksanakan dalam kurun waktu 1 minggu, dll. 8. AM melakukan bidding tugas untuk memilih tugas-tugas yang ingin dikerjakan 9. Koordinator tugas menugaskan tugas- tugas ke AM berdasarkan proses bidding AM dan konsiderasi lain seperti permintaan dari pihak manajemen agar AM tersebut yang melakukan tugas. 10. AM menkonfirmasi tugas serta kehadiran pelatihan yang dijadwalkan 11. AM mengumpulkan tugas yang ditugaskan 12. Sistem memberi notifikasi-notifikasi tugas yang dikumpulkan serta tugas yang belum direvisi 13. SA mengecek dan merevisi tugas yang dikumpulkan oleh AM 14. SA mengisi kuesioner kepuasan yang menjadi tanda bukti selesai tugas

75 Koordinator AM mendaftarkan judul pelatihan dari pelatihan yang diadakan. 16. Koordinator AM membuat rencana pengadaan pelatihan. 17. Koordinator AM memasukkan tanggal realisasi dari pelatihan. 18. Koordinator AM mendaftarkan peserta pelatihan dari pelatihan. 19. Sistem memberi notifikasi-notifikasi seperti pelatihan yang sudah terealisasi tetapi belum dimasukkan daftar kehadiran peserta. 20. Sekretariat menyimpan daftar kehadiran peserta pelatihan 21. Koordinator AM memasukkan data realisasi budget 22. Koordinator AM membuat laporan-laporan seperti laporan ringkasan kuesioner AM, laporan ringkasan kuesioner SA, laporan pelatihan yang diselenggarakan FACTOR Criterion Sistem yang dirancang harus dapat menyelesaikan masalahmasalah yang muncul serta mendukung prosedur penilaian kinerja baru yang akan diterapkan. Koordinator AM menggunakan sistem ini untuk mendukung proses-proses seperti penetapan jadwal, dokumentasi, serta alat bantu pengawasan. AM menggunakan sistem ini untuk mendukung proses bidding, pengumpulan tugas, konfirmasi pelatihan dan tugas serta pengumpulan dan penyampaian kritik dan saran lewat kuesioner. SA menggunakan sistem ini untuk mendaftarkan tugas baru, dan proses revisi tugas. Sekretariat menggunakan sistem ini mendokumentasi peserta pelatihan. Berikut FACTOR criterion dari sistem.

76 157 F : Sistem ini bertujuan mendukung proses-proses yang ada di dalam Associate Member seperti proses bidding tugas, penugasan tugas, serta penjadwalan pelatihan, dll. A: Koordinator AM menggunakan sistem ini untuk mendukung proses-proses seperti penetapan jadwal, dokumentasi, serta alat bantu pengawasan. AM menggunakan sistem ini untuk mendukung proses bidding, pengumpulan tugas, konfirmasi pelatihan dan tugas serta pengumpulan dan penyampaian kritik dan saran lewat kuesioner. SA menggunakan sistem ini untuk mendaftarkan tugas baru, dan proses revisi tugas. Sekretariat menggunakan sistem ini mendokumentasi peserta pelatihan. C: Sistem dapat diakses oleh koordinator AM, AM, SA, serta Sekretariat. T: Sistem akan dibangun dengan menggunakan ASP.net 2.0 dengan bahasa C# dan SQL Server 2005 sebagai software database. O: Level AM, AM, SA, Tugas, Tugas yang terbidding, penugasan, kuesioner, pertanyaan kesioner, jawaban kuesioner, detail jawaban kuesioner am, detail jawaban kuesioner sa, jadwal pelatihan, peserta pelatihan, pelatihan

77 158 R: Mendukung dokumentasi seperti waktu penugasan, waktu estimasi selesai tugas, dll Mendukung proses-proses sehingga mempercepat dan mempermudah pengerjaan Membuat laporan-laporan untuk evaluasi produk Problem Domain Analysis Classes Berikut event table yang digunakan untuk memodelkan problem domain. Tabel 4.18 Event Table Class Events Recruit SA S A T a s k T a s k B i d Ass ign ed Tas k A M A M L e v el T r a i n i n g Tra ini ng Sch edu le Trai ning Sche dule Part icipa nt Qu esti on nai re Qu esti on nai re Qu esti on Qu esti on nai re An sw er Deta ilam Que stion nair e Ans wer Deta ilsa Ques tionn aire Ans wer Task Register SA Resign Task Approve Task Bid Task Assign Task Submit

78 159 Tabel 4.18 Event Table (Lanjutan) Events Task Check Class S A T a s k T a s k B i d Ass ign ed Tas k A M A M L e v el T r a i n i n g Tra ini ng Sch edu le Trai ning Sche dule Part icipa nt Qu esti on nai re Qu esti on nai re Qu esti on Qu esti on nai re An sw er Deta ilam Que stion nair e Ans wer Deta ilsa Ques tionn aire Ans wer Hire AM Training Schedule Training Fixed Schedule Attendance List Make Attendance List Sign Attendance List Submit SA Questionnaire Answer AM Questionnaire Answer

79 160 Adapun kelas-kelas yang akan dipergunakan dalam sistem ini sebagai berikut. SA -SAID -SAName -ResignDate -SA +RecruitSA() +TaskRegister() +DetailSAQuestionnaireAnswer() +SAResign() Gambar 4.26 Kelas SA Kelas SA adalah abstraksi dari objek System Analyst yang memiliki attributes dan behavior seperti gambar di atas. Task -TaskID -TaskName -FileName -FileBytes -StartDate -EsEndDate -ConfirmedDate -TaskInputDate -Approval -ApprovalDate -Comment +TaskRegister() +TaskApprove() +TaskBid() +TaskAssign() +DetailSAQuestionnaireAnswer() Gambar 4.27 Kelas Task Kelas Task adalah abstraksi dari objek tugas yang memiliki attributes dan behavior seperti gambar di atas.

80 161 Gambar 4.28 Kelas TaskBid Kelas TaskBid adalah abstraksi dari objek pem-bidding-an tugas yang memiliki attributes dan behavior seperti gambar di atas. AssignedTask -AssignedTaskID -AssignedDate -ConfirmedDate -RealEndDate -Comment -FileName -FileBytes -Reassign -ParticipantListSubmitted -TaskSubmittedDate -TaskRevisedDate -Revision -QuestionnaireParticipation -Sugestion +TaskAssign() +TaskSubmit() +TaskCheck() +DetailSAQuestionnaireAnswer() Gambar 4.29 Kelas AssignedTask Kelas AssignedTask adalah abstraksi dari objek penugasan tugas yang memiliki attributes dan behavior seperti gambar di atas.

81 162 AM -AMID -AMName -StartDate -EndDate -AMLevelID +HireAM() +TaskBid() +TaskAssign() +AttendanceListSign() +AMQuestionnaireAnswer() Gambar 4.30 Kelas AM Kelas AM adalah abstraksi dari objek Associate Member yang memiliki attributes dan behavior seperti gambar di atas. Gambar 4.31 Kelas AMLevel Kelas AMLevel adalah abstraksi dari objek tingkatan pada Associate Member yang memiliki attributes dan behavior seperti gambar di atas. Gambar 4.32 Kelas Training Kelas Training adalah abstraksi dari objek pelatihan yang memiliki attributes dan behavior seperti gambar di atas.

82 163 TrainingSchedule -TrainingScheduleID -EsBudget -EsHeldFrom -EsHeldUntil -RealHeldFrom -RealHeldUntil -RealBudget -AttendanceListSubmitted -TrainingScheduleComment -TrainingID +TrainingSchedule() +TrainingFixedSchedule() +AttendanceListMake() +AttendanceListSubmit() +AMQuestionnaireAnswer() Gambar 4.33 Kelas TrainingSchedule Kelas TrainingSchedule adalah abstraksi dari objek jadwal pelatihan yang memiliki attributes dan behavior seperti gambar di atas. TrainingScheduleParticipant -TrainingScheduleParticipant -Confirmed -Attend -Attended -QuestionnaireParticipation -Suggestion +AttendanceListMake() +AttendanceListSign() +AMQuestionnaireAnswer() Gambar 4.34 Kelas TrainingScheduleParticipant Kelas TrainingScheduleParticipant adalah abstraksi dari objek peserta pelatihan yang memiliki attributes dan behavior seperti gambar di atas. Questionnaire -QuestionnaireID -QuestionnaireName +AMQuestionnaireAnswer() +SAQuestionnaireAnswer() Gambar 4.35 Kelas Questionnaire

83 164 Kelas Questionnaire adalah abstraksi dari objek kuesioner yang memiliki attributes dan behavior seperti gambar di atas. QuestionnaireQuestion -QuestionnaireQuestionID -QuestionnaireQuestionDesc -QuestionnaireID +AMQuestionnaireAnswer() +SAQuestionnaireAnswer() Gambar 4.36 Kelas QuestionnaireQuestion Kelas QuestionnaireQuestion adalah abstraksi dari objek pertanyaan kuesioner yang memiliki Attributes dan Behavior seperti gambar di atas. QuestionnaireAnswer -QuestionnaireAnswerID -QuestionnaireAnswerDesc -QuestionnaireQuestionID +AMQuestionnaireAnswer() +SAQuestionnaireAnswer() Gambar 4.37 Kelas QuestionnaireAnswer Kelas QuestionnaireAnswer adalah abstraksi dari objek jawaban kuesioner yang memiliki Attributes dan Behavior seperti gambar di atas. Gambar 4.38 Kelas DetailAMQuestionnaireAnswer Kelas DetailAMQuestionnaireAnswer adalah abstraksi dari objek detail jawaban kuesioner Associate Member yang memiliki Attributes dan Behavior seperti gambar di atas.

84 165 Gambar 4.39 Kelas DetailSAQuestionnaireAnswer Kelas DetailSAQuestionnaireAnswer adalah abstraksi dari jawaban kuesioner System Analyst Member tugas yang memiliki Attributes dan Behavior seperti gambar di atas Structure Untuk mempermudah pemaha,am daro problem domain, berikut clusters dari sistem ini. <<cluster>> Kuesioner Questionnaire QuestionnaireQuestion 1 1..* QuestionnaireAnswer 1 0..* 0..* 1 0..* DetailAMQuestionnaireAnswer DetailSAQuestionnaireAnswer Gambar 4.40 Cluster Kuesioner Kluster ini berisi kelas-kelas yang diakses pada saat proses-proses terkait kuesioner.

85 166 <<cluster>> Pelatihan TrainingSchedule 0..* 1 1 Training 0..* TrainingScheduleParticipant Gambar 4.41 Cluster Pelatihan Kluster ini berisi kelas-kelas yang diakses pada prosesproses terkait pelatihan. <<cluster>> Tugas Task * AssignedTask 0..* TaskBid Gambar 4.42 Cluster Tugas Kluster ini berisi kelas-kelas yang diakses pada prosesproses terkait tugas

86 167 <<cluster>> AM AM 0..* 1 AMLevel Gambar 4.43 Cluster AM Kluster ini berisi kelas-kelas yang diakses pada prosesproses terkait AM <<cluster>> SA SA Gambar 4.44 Cluster SA Kluster ini berisi kelas-kelas yang diakses pada prosesproses terkait SA Berdasarkan data yang telah didapat, dirancang class diagram yang digunakan dalami sistem ini

87 168 +TaskRegister() +TaskApprove() +TaskBid() +TaskAssign() +DetailSAQuestionnaireAnswer() -TaskID -TaskName -FileName -FileBytes -StartDate -EsEndDate -ConfirmedDate -TaskInputDate -Approval -ApprovalDate -Comment Task +RecruitSA() +TaskRegister() +DetailSAQuestionnaireAnswer() +SAResign() -SAID -SAName -ResignDate -SA SA +HireAM() +TaskBid() +TaskAssign() +AttendanceListSign() +AMQuestionnaireAnswer() -AMID -AMName -StartDate -EndDate -AMLevelID AM +HireAM() -AMLevelID -AMLevelName -SalaryStandard AMLevel +TrainingSchedule() -TrainingID -TraningName Training +TrainingSchedule() +TrainingFixedSchedule() +AttendanceListMake() +AttendanceListSubmit() +AMQuestionnaireAnswer() -TrainingScheduleID -EsBudget -EsHeldFrom -EsHeldUntil -RealHeldFrom -RealHeldUntil -RealBudget -AttendanceListSubmitted -TrainingScheduleComment -TrainingID TrainingSchedule +AttendanceListMake() +AttendanceListSign() +AMQuestionnaireAnswer() -TrainingScheduleParticipant -Confirmed -Attend -Attended -QuestionnaireParticipation -Suggestion TrainingScheduleParticipant +AMQuestionnaireAnswer() +SAQuestionnaireAnswer() -QuestionnaireID -QuestionnaireName Questionnaire +AMQuestionnaireAnswer() +SAQuestionnaireAnswer() -QuestionnaireQuestionID -QuestionnaireQuestionDesc -QuestionnaireID QuestionnaireQuestion +AMQuestionnaireAnswer() +SAQuestionnaireAnswer() -QuestionnaireAnswerID -QuestionnaireAnswerDesc -QuestionnaireQuestionID QuestionnaireAnswer 1 0..* 1 1..* 1 0..* 1 0..* 0..* 1 0..* 1 0..* * +TaskAssign() +TaskSubmit() +TaskCheck() +DetailSAQuestionnaireAnswer() -AssignedTaskID -AssignedDate -ConfirmedDate -RealEndDate -Comment -FileName -FileBytes -Reassign -ParticipantListSubmitted -TaskSubmittedDate -TaskRevisedDate -Revision -QuestionnaireParticipation -Sugestion AssignedTask +SAQuestionnaireAnswer() -QuestionnaireAnswerID -AssignedTaskID DetailSAQuestionnaireAnswer +AMQuestionnaireAnswer() -QuestionnaireAnswerID -TrainingScheduleID DetailAMQuestionnaireAnswer +TaskBid() -TaskBidID -BidDate -Info TaskBid 0..* * 1 0..* 0..* 1 0..* 1 0..* 1 0..* 1 Gambar 4.45 Class Diagram

88 Behavior Untuk mendeskripsikan behavioral pattern dari tiap kelas, penulis menggunakan statechart diagram. Berikut statechart dari tiap-tiap kelas. / TaskRegister / RecuitSA Active / Resign / DetailSAQuestionnaireAnswer Gambar 4.46 Statechart kelas SA Gambar di atas menjelaskan behavioral patterns dari kelas SA. Task. Gambar 4.47 Statechart kelas Task Gambar di atas menjelaskan behavioral patterns dari kelas Gambar 4.48 Statechart kelas TaskBid TaskBid. Gambar di atas menjelaskan behavioral patterns dari kelas

89 170 Gambar 4.49 Statechart kelas AssignedTask AssignedTask. Gambar di atas menjelaskan behavioral patterns dari kelas AM. Gambar 4.50 Statechart kelas AM Gambar di atas menjelaskan behavioral patterns dari kelas Gambar 4.51 Statechart kelas AMLevel AMLevel. Gambar di atas menjelaskan behavioral patterns dari kelas Gambar 4.52 Statechart kelas Training

90 Training. 171 Gambar di atas menjelaskan behavioral patterns dari kelas Gambar 4.53 Statechart kelas TrainingSchedule Gambar di atas menjelaskan behavioral patterns dari kelas TrainingSchedule. Gambar 4.54 Statechart kelas TrainingScheduleParticipant Gambar di atas menjelaskan behavioral patterns dari kelas TrainingScheduleParticipant. Gambar 4.55 Statechart kelas Questionnaire

91 Questionnaire. 172 Gambar di atas menjelaskan behavioral patterns dari kelas Gambar 4.56 Statechart kelas QuestionnaireQuestion Gambar di atas menjelaskan behavioral patterns dari kelas QuestionnaireQuestion. Gambar 4.57 Statechart kelas QuestionnaireAnswer Gambar di atas menjelaskan behavioral patterns dari kelas QuestionnaireAnswer. Gambar 4.58 Statechart kelas DetailAMQuestionnaireAnswer Gambar di atas menjelaskan behavioral patterns dari kelas DetailAMQuestionnaireAnswer. Gambar 4.59 Statechart kelas DetailSAQuestionnaireAnswer Gambar di atas menjelaskan behavioral patterns dari kelas DetailSAQuestionnaireAnswer.

92 Application Domain Analysis Usage Berikut actor table dari sistem untuk mempermudah pemahaman interaksi antarak aktor dan sistem. Tabel 4.19 Actor Table Actor Koordinator AM SA Sekretariat AM (Associate (System Use case Member) Analyst) Memberi Notifikasi Tentang Tugas Koordinator Mendaftarkan AM Level Mendaftarkan AM Mendaftarkan SA Memberi Tugas Menyetujui Tugas Mem-Bid Tugas Menugaskan Tugas Memberi Notifikasi Tentang Tugas AM Mengkonfirmasi Tugas & Pelatihan Mengumpulkan Tugas

93 174 Tabel 4.19 Actor Table (Lanjutan) Actor Koordinator AM SA Sekretariat AM (Associate (System Use case Member) Analyst) Memberi Notifikasi Tentang Tugas SA Mengecek Tugas Melapor Penyelesaian Tugas dan Mengisi kuesioner Kepuasan SA Mendaftar Program Pelatihan Baru Membuat Rencana Jadwal Pelatihan Menjadwalkan Fixed Date Pelatihan Mendaftar Peserta Pelatihan Memberi Notifikasi Tentang Tugas Sekretariat Menyimpan Daftar Kehadiran Peserta Pelatihan Menyimpan Real Budget Pelatihan Membuat Laporan-Laporan Berikut actor specification dari sistem untuk mendeskripsikan peran aktor.

94 175 Tabel 4.20 Actor Specification dari Koordinator AM Koordinator AM (Associate Member) Goal Seseorang yang ditugaskan untuk menjadi koordinator dari para AM. Koordinator AM bertugas untuk melakukan proses pendaftaran data seperti AM, AMLevel, dll, melakukan persetujuan, serta pembuatan laporan. Characteristics Koordinator AM hanya terdiri dari satu orang dimana orang tersebut memiliki pengetahuan yang cukup untuk mengoperasikan sistem terkomputerisasi dan pengetahuan mengenai alur dari sistem AM ini Examples Koordinator AM melakukan persetujuan akan tugas yang diberikan oleh SA Tabel 4.21 Actor Specification dari AM AM (Associate Member) Goal Seseorang yang ditugaskan untuk menjadi mengerjakan tugas-tugas yang diberikan dari SA serta mengikuti pelatihan-pelatihan yang diadakan Characteristics AM terdiri dari satu atau lebih orang dimana orang tersebut memiliki pengetahuan yang cukup untuk mengoperasikan sistem terkomputerisasi dan pengetahuan mengenai alur dari sistem AM ini Examples AM melakukan pengumpulan tugas sesuai dengan tugas yang telah ditugaskan sebelumnya

95 176 Tabel 4.22 Actor Specification dari SA SA (System Analyst) Goal Seseorang yang ditugaskan untuk memberikan serta melakukan pengecekan dari tugas Characteristics SA terdiri dari satu atau lebih orang dimana orang tersebut memiliki pengetahuan yang cukup untuk mengoperasikan sistem terkomputerisasi dan pengetahuan mengenai alur dari sistem AM ini serta pengetahuan akan karakteristik dari tugas Examples SA melakukan pengecekan tugas dari AM yang telah ditugaskan tugas yang diberikan dari SA tersebut Tabel 4.23 Actor Specification dari Sekretariat Sekretariat Goal Seseorang yang ditugaskan untuk membuat daftar kehadiran dari peserta pelatihan Characteristics Sekretariat hanya terdiri dari satu orang dimana orang tersebut memiliki pengetahuan yang cukup untuk mengoperasikan sistem terkomputerisasi dan pengetahuan mengenai alur dari sistem AM ini Examples Sekretarian melakukan pembuatan daftar kehadiran dari peserta pelatihan yang telah berjalan

96 Gambar 4.60 Use Case 177

97 Tabel 4.24 Use Case Specification Dari Memberi Notifikasi Tentang Tugas Koordinator Memberi Notifikasi Tentang Tugas Koordinator 178 Use Case Use case ini dimulai saat koordinator AM mengakses halaman ini atau saat pertama kali login ke sistem. Layar akan menampilkan notifikasinotifikasi yang perlu diketahui oleh koordinator AM mengenai tugastugasnya Objects Functions Task, AssignedTask, TrainingSchedule,TrainingSceduleParticipant AM_Coordinator_Notifications Tabel 4.25 Use Case Specification Dari Mendaftarkan AMLevel Mendaftarkan AMLevel Use Case Use case ini dimulai saat koordinator AM mengakses halaman ini. Layar akan menampilkan AMLevel yang telah didaftarkan sebelumnya serta bagian untuk mendaftarkan AMLevel baru. AMLevel yang telah didaftarkan sebelumnya dapat diubah lewat halaman ini Objects Functions AMLevel InputNewAMLevel

98 179 Tabel 4.26 Use Case Specification Dari Mendaftarkan AM Mendaftarkan AM Use Case Use case ini dimulai saat koordinator AM mengakses halaman ini. Layar akan menampilkan AM yang telah didaftarkan sebelumnya serta bagian untuk mendaftarkan AM baru. AM yang telah didaftarkan sebelumnya dapat diubah lewat halaman ini Objects Functions AMLevel, AM InputNewAM Tabel 4.27 Use Case Specification Dari Mendaftarkan SA Mendaftarkan SA Use Case Use case ini dimulai saat koordinator AM mengakses halaman ini. Layar akan menampilkan SA yang telah didaftarkan sebelumnya serta bagian untuk mendaftarkan SA baru. SA yang telah didaftarkan sebelumnya dapat diubah lewat halaman ini Objects Functions SA InputNewSA

99 180 Tabel 4.28 Use Case Specification Dari Memberi Tugas Memberi Tugas Use Case Use case ini dimulai saat SA mengakses halaman ini. Layar akan menampilkan tugas yang telah didaftarkan sebelumnya serta bagian untuk mendaftarkan tugas baru. tugas yang telah didaftarkan sebelumnya dapat diubah lewat halaman ini Objects Functions Task InputNewTask Tabel 4.29 Use Case Specification Dari Menyetujui Tugas Menyetujui Tugas Use Case Use case ini dimulai saat koordinator AM mengakses halaman ini. Layar akan menampilkan tugas yang telah diberikan sebelumnya oleh SA serta tugas yang telah disetujui oleh koordinator AM. Koordinator AM dapat menyetujui tugas atau tidak menyetujui tugas dengan memberikan alasan. Objects Functions Task ApproveTask

100 181 Tabel 4.30 Use Case Specification Dari Mem-bidding Tugas Mem-bidding Tugas Use Case Use case ini dimulai saat AM mengakses halaman ini. Layar akan menampilkan tugas yang dapat di-bidding oleh AM serta tugas yang telah di-bidding oleh AM. AM boleh memberikan informasi tentang prioritas dari tugas tersebut. Objects Functions Task, TaskBid BidTask Tabel 4.31 Use Case Specification Dari Menugaskan Tugas Menugaskan Tugas Use Case Use case ini dimulai saat koordinator AM mengakses halaman ini. Layar akan menampilkan tugas telah disetujui oleh koordinator AM serta tugas yang telah ditugaskan, serta daftar AM yang aktif. Koordinator AM dapat menugaskan tugas pada AM. Setelah memilih tugas yang akan ditugaskan, layar akan menampilkan AM yang membidding tugas tersebut beserta informasi yang telah diberikan sebelumnya bila ada Objects Functions Task, TaskBid, AssignedTask, AM InsertNewAssignedTask

101 182 Tabel 4.32 Use Case Specification Dari Memberi Notifikasi Tentang Tugas AM Memberi Notifikasi Tentang Tugas AM Use Case Use case ini dimulai saat AM mengakses halaman ini atau saat pertama kali login ke sistem. Layar akan menampilkan notifikasi-notifikasi yang perlu diketahui oleh AM mengenai tugas-tugasnya Objects Functions Task, AssignedTask, TrainingSchedule, TrainingSceduleParticipant AM_Notifications Tabel 4.33 Use Case Specification Dari Mengkonfirmasi Tugas & Pelatihan Mengkonfirmasi Tugas & Pelatihan Use Case Use case ini dimulai saat AM mengakses halaman ini. Layar akan menampilkan tugas yang belum dan telah dikonfirmasi serta pelatihan yang belum dan telah dikonfirmasi. AM dapat mengkonfirmasi tugas atau mengkonfirmasi pelatihan dengan menyertakan kesanggupan untuk hadir dalam pelatihan tersebut Objects Functions Task, AssignedTask, TrainingSchedule, TrainingSceduleParticipant AssignedTask _Confirmation, TrainingSchedule_Confirmation

102 183 Tabel 4.34 Use Case Specification Dari Mengumpulkan Tugas Mengumpulkan Tugas Use Case Use case ini dimulai saat AM mengakses halaman ini. Layar akan pilihan tugas yang dapat dikumpulkan. Setelah memilih tugas yang ingin dikumpulkan, layar akan menampilkan pengumpulan terakhir dari tugas tersebut bila ada. AM memilih file yang akan dikumpulkan dalam bentuk.rar, lalu mengirim tugas tersebut. Objects Functions Task, AssignedTask AM_Task_Submit Tabel 4.35 Use Case Specification Dari Memberi Notifikasi Tentang Tugas SA Memberi Notifikasi Tentang Tugas SA Use Case Use case ini dimulai saat SA mengakses halaman ini atau saat pertama kali login ke sistem. Layar akan menampilkan notifikasi-notifikasi yang perlu diketahui oleh SA mengenai tugas-tugasnya Objects Functions Task, AssignedTask SA_Notifications

103 184 Tabel 4.36 Use Case Specification Dari Mengecek Tugas Mengecek Tugas Use Case Use case ini dimulai saat SA mengakses halaman ini. Layar akan pilihan tugas yang dapat dicek. Setelah memilih tugas yang ingin dicek, layar akan menampilkan pengumpulan terakhir dari tugas tersebut bila ada. SA dapat melihat file yang dikumpulkan dalam bentuk.rar, lalu memberi revisi bila diperlukan. Objects Functions Task, AssignedTask SA_Task_Checking Tabel 4.37 Use Case Specification Dari Melapor Penyelesaian Tugas dan Mengisi Kuesioner Kepuasan SA Melapor Penyelesaian Tugas dan Mengisi Kuesioner Kepuasan SA Use Case Use case ini dimulai saat SA mengakses halaman ini. Layar akan pilihan tugas yang dapat diisi kuesionernya sebagai tanda penyelesaian tugas. Setelah memilih tugas yang ingin dicek, layar akan menampilkan pertanyaan-pertanyaan dari kuesioner tersebut. SA juga dapat memberi kritik dan saran pada bagian yang telah disediakan. Setelah selesai mengisi kuesioner, maka SA mengirim kuesioner tersebut. Objects Task, AssignedTask, Quesionnaire, QuesionnaireQuestion, QuesionnaireAnswer, DetailSAQuesionnaireAnswer Functions InsertNewSAQuestionnaire

104 185 Tabel 4.38 Use Case Specification Dari Mendaftar Program Pelatihan Baru Mendaftar Program Pelatihan Baru Use Case Use case ini dimulai saat koordinator AM mengakses halaman ini. Layar akan menampilkan program pelatihan yang telah didaftarkan sebelumnya serta bagian untuk mendaftarkan program pelatihan baru. Program pelatihan yang telah didaftarkan sebelumnya dapat diubah lewat halaman ini. Objects Functions Training InsertNewTraining Tabel 4.39 Use Case Specification Dari Membuat Rencana Jadwal Pelatihan Membuat Rencana Jadwal Pelatihan Use Case Use case ini dimulai saat koordinator AM mengakses halaman ini. Layar akan menampilkan rencana jadwal pelatihan yang telah didaftarkan sebelumnya serta bagian untuk mendaftarkan rencana jadwal pelatihan baru. Rencana jadwal pelatihan yang telah didaftarkan sebelumnya dapat diubah lewat halaman ini. Objects Functions Training, TrainingSchedule InsertNewTrainingSchedule

105 186 Tabel 4.40 Use Case Specification Dari Menjadwalkan Fixed Date Pelatihan Menjadwalkan Fixed Date Pelatihan Use Case Use case ini dimulai saat koordinator AM mengakses halaman ini. Layar akan menampilkan rencana jadwal pelatihan yang belum dijadwalkan fixed date-nya dan rencana jadwal pelatihan yang sudah dijadwalkan fixed date-nya. Rencana jadwal pelatihan yang belum dijadwalkan fixed date-nya dapat diinput fixed date-nya. Koordinator AM juga dapat membatalkan rencana jadwal pelatihan yang sudah dijadwalkan fixed date-nya dengan menyertakan alasan kenapa dibatalkan. Objects Functions Training, TrainingSchedule InsertNewFixedDateTrainingSchedule Tabel 4.41 Use Case Specification Dari Mendaftar Peserta Pelatihan Mendaftar Peserta Pelatihan Use Case Use case ini dimulai saat koordinator AM mengakses halaman ini. Layar akan menampilkan pilihan rencana jadwal pelatihan yang telah memiliki fixed date. Setelah dipilih, layar akan menampilkan peserta pelatihan yang telah didaftarkan sebelumnya bila ada. Koordinator AM dapat mendaftarkan peserta baru. Objects Functions Training, TrainingSchedule, TrainingScheduleParticipant InsertNewTrainingScheduleParticipant

106 Tabel 4.42 Use Case Specification Dari Memberi Notifikasi Tentang Tugas Sekretariat Memberi Notifikasi Tentang Tugas Sekretariat 187 Use Case Use case ini dimulai saat Sekretariat mengakses halaman ini atau saat pertama kali login ke sistem. Layar akan menampilkan notifikasinotifikasi yang perlu diketahui oleh Sekretariat mengenai tugastugasnya Objects Functions Training, TrainingSchedule, TrainingScheduleParticipant, AM Secreariat_Notifications Tabel 4.43 Use Case Specification Dari Menyimpan Daftar Kehadiran Peserta Pelatihan Menyimpan Daftar Kehadiran Peserta Pelatihan Use Case Use case ini dimulai saat koordinator sekretariat mengakses halaman ini. Layar akan menampilkan pilihan rencana jadwal pelatihan yang telah usai. Setelah dipilih, layar akan menampilkan peserta pelatihan yang telah didaftarkan sebelumnya bila ada. sekretariat dapat mendaftarkan peserta baru. Setelah selesai, sekretariat mengirim daftar peserta tersebut untuk disimpan Objects Functions Training, TrainingSchedule, TrainingScheduleParticipant, AM InsertNewTrainingScheduleParticipantList

107 188 Tabel 4.44 Use Case Specification Dari Menyimpan Real Budget Pelatihan Menyimpan Real Budget Pelatihan Use Case Use case ini dimulai saat koordinator AM mengakses halaman ini. Layar akan menampilkan pilihan rencana jadwal pelatihan yang telah usai. Setelah dipilih, koordinator AM memasukkan data real budget dari pelatihan yang telah usai tersebut dan menyimpannya Objects Functions Training, TrainingSchedule InsertNewRealBudget Tabel 4.45 Use Case Specification Dari Membuat Laporan-Laporan Membuat Laporan-Laporan Use Case Use case ini dimulai saat koordinator AM mengakses halaman ini. Layar akan menampilkan pilihan tentang jenis laporan serta periode dari laporan tersebut. Setelah memilih, sistem akan memperlihatkan laporan yang diinginkan oleh koordinator AM Objects SA, Task, TaskBid, AssignedTask, AM, AMLevel, Training, TrainingSchedule, TrainingScheduleParticipant, Questionnaire, QuestionnaireQuestion, QuestionnaireAnswer, DetailAMQuestionnaireAnswer, DetailSAQuestionnaireAnswer Functions ViewReport

108 Function Adapun function list dari sistem ini untuk memudahkan pemahaman akan sistem ini sebagai berikut. Tabel 4.46 Function List Functions Complexity Type Memberi Notifikasi Tentang Tugas Koordinator Medium Read,Signal AM_Coordinator_Notifications Medium Read,Signal Mendaftarkan AM Level Medium Read,Update,Compute ViewAMLevel Simple Read UpdateAMLevel Simple Update InsertNewAMLevel Medium Update,Compute DeleteAMLevel Simple Update Mendaftarkan AM Complex Read,Update,Compute ViewAM Simple Read UpdateAM Simple Update InsertNewAM Complex Update,Compute DeleteAM Simple Update

109 190 Tabel 4.46 Function List (Lanjutan) Functions Complexity Type Mendaftarkan SA Medium Read,Update,Compute ViewSA Simple Read UpdateSA Simple Update InsertNewSA Medium Update,Compute DeleteSA Simple Update Memberi Tugas Medium Read,Update,Compute ViewTask Simple Read UpdateTask Simple Update InsertNewTask Medium Update,Compute DeleteTask Simple Update Menyetujui Tugas Medium Read,Update ViewUnapprovedTask Simple Read ApproveTask Simple Update DisapproveTask Simple Update ViewApprovedTask Simple Read

110 191 Tabel 4.46 Function List (Lanjutan) Functions Complexity Type Mem-Bid Tugas Medium Read,Update ViewApprovedTask Simple Read BidTask Simple Update ViewTaskBid Simple Read Menugaskan Tugas Medium Read,Update ViewAssignedTask Simple Read EndTask Simple Update ReassignTask Simple Update InsertNewAssignedTask Medium Update ViewTaskBid Simple Read ViewAM Simple Read ViewApprovedTask Simple Read Memberi Notifikasi Tentang Tugas AM Medium Read,Signal AM_Notifications Medium Read,Signal

111 192 Tabel 4.46 Function List (Lanjutan) Functions Complexity Type Mengkonfirmasi Tugas & Pelatihan Medium Read,Update ViewUnconfirmedAssignedTask Simple Read AssignedTask _Confirmation Simple Update ViewConfirmedAssignedTask Simple Read ViewUnconfirmedTrainingSchedule Simple Read TrainingSchedule_Confirmation Simple Update ViewConfirmedTrainingSchedule Simple Read Mengumpulkan Tugas Medium Read,Update AM_Task_Submit Simple Update ViewTaskSubmit Simple Read Memberi Notifikasi Tentang Tugas SA Medium Read,Signal SA_Notifiations Medium Read,Signal Mengecek Tugas Medium Read,Update ViewTaskSubmit Simple Read SA_Task_Checking Simple Update ViewTaskSubmit Simple Read

112 193 Tabel 4.46 Function List (Lanjutan) Functions Complexity Type Melapor Penyelesaian Tugas dan Mengisi kuesioner Kepuasan SA Medium Read, Update ViewQuestionnaire Simple Read InsertNewSAQuestionnaire Simple Update Mendaftar Program Pelatihan Baru Medium Read,Update,Compute ViewTraining Simple Read UpdateTraining Simple Update InsertNewTraining Medium Update,Compute DeleteTraining Simple Update Membuat Rencana Jadwal Pelatihan Medium Read,Update,Compute ViewTrainingSchedule Simple Read UpdateTrainingSchedule Simple Update InsertNewTrainingSchedule Medium Update,Compute DeleteTrainingSchedule Simple Update

113 194 Tabel 4.46 Function List (Lanjutan) Functions Complexity Type Menjadwalkan Fixed Date Pelatihan Medium Read,Update ViewTrainingSchedule Simple Read InsertNewFixedDateTrainingSchedule Simple Update ViewFixedTrainingSchedule Simple Read EndTrainingSchedule Simple Update Mendaftar Peserta Pelatihan Medium Read,Update ViewTrainingScheduleParticipant Simple Read InsertNewTrainingScheduleParticipant Medium Update,Compute DeleteTrainingScheduleParticipant Simple Update Memberi Notifikasi Tentang Tugas Sekretariat Medium Read, Signal Sekretariat_Notifications Medium Read, Signal Menyimpan Daftar Kehadiran Peserta Pelatihan Medium Read,Update,Compute ViewTrainingScheduleParticipant Simple Read InsertNewTrainingScheduleParticipant Medium Update,Compute

114 195 Tabel 4.46 Function List (Lanjutan) Functions Complexity Type Menyimpan Real Budget Pelatihan Medium Read,Update ViewFinishedTrainingSchedule Simple Read InsertNewRealBudget Simple Update Membuat Laporan-Laporan Medium Read ViewReport Medium Read Interface Untuk mempermudah pemahaman interaksi aktor dengan sistem, berikut sequence diagram dari tiap window.

115 Gambar 4.61 Sequence Diagram Memberi Notifikasi Tentang Tugas Koordinator 196

116 197 Koordinator AM Create() UI Input AM Level AMLevel Get_AMLevel() Entry data AMLevel Klik Insert Get_Last_AMLevelID() Calculate() Update() Get_AMLevel() Gambar 4.62 Sequence Diagram Mendaftarkan AMLevel

117 198 Koordinator AM Create() UI Input AM AMLevel AM Get_AMLevel() Get_AM() Entry data AM Pilih AMLevel Create() Find() List AM Level Klik Insert Get_Last_AMID() Calculate() Update() Get_AM() Gambar 4.63 Sequence Diagram Mendaftarkan AM

118 199 Koordinator AM Create() UI Input SA SA Get_SA() Entry data SA Klik Insert Get_Last_SAID() Calculate() Update() Get_SA() Gambar 4.64 Sequence Diagram Mendaftarkan SA

119 Gambar 4.65 Sequence Diagram Memberi Tugas 200

120 201 Koordinator AM Create() UI Input Task Task Get_Task() Klik Approve Update() Get_Task() Alternate Klik Disapprove Entri Alasan Update() Get_Task() Gambar 4.66 Sequence Diagram Menyetujui Tugas

121 202 AM Create() UI Input Task Task Get_Task() Klik Bid Update() Get_Task() Gambar 4.67 Sequence Diagram Mem-bid Tugas

122 203 Koordinator AM Create() UI Input Task Task AM TaskBid AssignedTask Get_AssignedTask() Get_Task() Get_AM() Pilih Tugas Create() Find() List Task Get_TaskBid() Pilih AM Create() List AM Find() Klik Insert Get_Last_TaskID() Calculate() Update() Get_AssignedTask() Gambar 4.68 Sequence Diagram Menugaskan Tugas

123 Gambar 4.69 Sequence Diagram Memberi Notifikasi Tentang Tugas AM 204

124 205 AM Create() UI Confirm Task Acceptance Task AssignedTask TrainingSchedule TrainingScheduleParticipant Alternate Get_AssignedTask() Get_Task() Klik Confirm Update() Get_AssignedTask() Alternate Get_TrainingScheduleParticipant() Get_TrainingSchedule() Klik Confirm Update() Get_TrainingScheduleParticipant() Gambar 4.70 Sequence Diagram Mengkonfirmasi Tugas & Pelatihan

125 206 AM Create() UI Submit Task AssignedTask Get_Task() Pilih Tugas Create() Find() List AssignedTask Pilih File Klik Submit Update() Gambar 4.71 Sequence Diagram Mengumpulkan Tugas

126 207 SA Create() UI Notifikasi Koordinator AM Task AssignedTask Get_Notifikasi() Get_Notifikasi() Signal() Gambar 4.72 Sequence Diagram Memberi Notifikasi Tentang Tugas SA

127 Gambar 4.73 Sequence Diagram Mengecek Tugas 208

128 209 Gambar 4.74 Sequence Diagram Melapor Penyelesaian Tugas dan Mengisi Kuesioner Kepuasan SA

129 210 Koordinator AM Create() UI Input Training Training Get_Training() Entry data Training Klik Insert Get_Last_TrainingID() Calculate() Update() Get_Training() Gambar 4.75 Sequence Diagram Mendaftar Program Pelatihan Baru

130 211 Koordinator AM Create() UI Input Training Schedule Training TrainingSchedule Get_TrainingSchedule() Get_Training() Entry data TrainingSchedule Pilih Program Pelatihan Create() Find() List Training Klik Insert Get_Last_TrainingScheduleID() Calculate() Update() Get_TrainingSchedule() Gambar 4.76 Sequence Diagram Membuat Rencana Jadwal Pelatihan

131 212 Koordinator AM Create() UI Input Training Schedule Training TrainingSchedule Get_TrainingSchedule() Get_Training() Klik Update Entry Fixed Date Klik Update Update() Get_TrainingSchedule() Gambar 4.77 Sequence Diagram Menjadwalkan Fixed Date Pelatihan

132 213 Koordinator AM Create() UI Input Training Schedule Participant TrainingSchedule Training AM TrainingScheduleParticipant Get_TrainingSchedulel() Get_Trainingl() Pilih jadwal pelatihan Create() ListTraining Schedule Find() Get_TrainingScheduleParticipant() Get_AM() Loop Sampai semua peserta selesai dipilih Pilih AM Create() List AM Find() Klik Insert Get_Last_TrainingScheduleParticipantID() Calculate() Update() Get_TrainingScheduleParticipant() Gambar 4.78 Sequence Diagram Mendaftar Peserta Pelatihan

133 214 Sekretariat Create() UI Notifikasi Koordinator Sekretariat TrainingSchedule Training Get_Notifikasi() Get_Notifikasi() Signal() Gambar 4.79 Sequence Diagram Memberi Notifikasi Tentang Tugas Sekertariat

134 Gambar 4.80 Sequence Diagram Menyimpan Daftar Kehadiran Peserta Pelatihan 215

135 216 Koordinator AM Create() UI Input Training Schedule Training TrainingSchedule Get_TrainingSchedule() Get_Training() Entry Real Budget Pilih Jadwal Pelatihan Create() List Training Schedule Find() Klik Insert Update() Gambar 4.81 Sequence Diagram Menyimpan Real Budget Pelatihan

136 Gambar 4.82 Sequence Diagram Mengisi Kuesioner Pelatihan 217

137 218 Koordinator AM Create() UI Report Questionnaire QuestionnaireQuestion TrainingSchedule TrainingScheduleParticipant QuestionnaireAnswer DetailSAQuestionnaireAnswer Training Task AssignedTask Pilih Jenis Laporan Create() List Jenis Laporan Find() Pilih Periode Create() List Periode Find() Klik Submit alternate Get_Questionnaire() Get_QuestionnaireQuestion() Get_TrainingSchedule() Get_TrainingScheduleParticipant() Get_QuestionnaireAnswer() Get_DetailSAQuestionnaireAnswer() alternate Get_TrainingSchedule() Get_TrainingScheduleParticipant() Get_Training() alternate Get_Questionnaire() Get_QuestionnaireQuestion() Get_Task() Get_AssignedTask() Gambar 4.83 Sequence Diagram Membuat Laporan-Laporan dibuat. Berikut navigation diagram dari rancangan sistem yang

138 219 Login Sebagai AM Login Sebagai SA Login Sebagai Koordinator AM Login Sebagai Sekretariat Gambar 4.84 Navigation Diagram Utama

139 Gambar 4.85 Navigation Diagram AM 220

140 Gambar 4.86 Navigation Diagram SA 221

141 Gambar 4.87 Navigation Diagram Sekretariat 222

142 Gambar 4.88 Navigation Diagram Koordinator AM 223

143 Gambar 4.89 Navigation Diagram Koordinator AM (AM) 224

144 Gambar 4.90 Navigation Diagram Koordinator AM (Training) 225

145 226 Berikut User Interface dari sistem ini untuk mempermudah pemahaman akan sistem ini. Gambar 4.91 Window Login