BAB I PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang.

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Project Performance Management merupakan salah satu komponen dalam Project Management yang berfungsi sebagai controller dan monitoring terhadap pengerjaan project yang sudah menang tender selama masa impelentasi. Pada umumnya setiap project memiliki karakteristik dan model pengerjaan dan penanganan masing masing. Jika dibedakan dari waktu pengerjaanya maka project terbagi menjadi 3 yaitu : Project Pre Implementasi, Project Implementasi dan Project Post Implementasi. Project Pre Implementasi merupakan project yang dikerjakan pada periode waktu sebelum pengumuman tender dan kontrak kesepakatan kerja, Project tersebut tahap awal design, assessment, POC (Proof of Concept) sehingga solusi yang kita tawarkan sesuai dengan kebutuhan pengguna (user). Project Implementasi yaitu mengerjakan suatu pekerjaan yang dikerjakan dalam satuan waktu tertentu sesuai yang tertuang dalam kontak kesepakatan kerja yang telah di tanda tangani bersama dan ada dasar hitam diatas putih sebagai agreement bersama. Project Impelentasi ini merupakan proses pengerjaan sesuatu yang sebelumnya belum ada menjadi ada dan sesuai dengan SOP (scope of work) pekerjaan. Project Post Implementasi adalah Project Maintenance / pemeliharaan dari project implementasi yang sudah dikerjaan. Periode masa pemeliharaan ini dikerjakan dalam waktu yang telah tertuang dalam kontrak kesepakatan kerja. Project Performance Management dilakukan dalam project untuk monitoring setiap langka (step) dalam periode project berjalan sesuai dengan waktu (main hours) yang telah dialokasikan dalam suatu project dan dapat dipertanggungjawakan. Seluruh proses pengerjaan harus terus tercatat dan dapat di trace record history-nya. Pada akhirnya waktu efektif pengerjaan akan diketahui selama proses pengerjaan project dan akan dijadikan acuan terhadap atasan bahwa kebutuhan main hours, project activity dan project claim dari suatu project yang dikerjakan.

2 Selain itu, Project Performance Management tersebut bisa digunakan untuk penilaian kinerja karyawan yang telah terlibat selama proyek berjalan. Karena kinerja karyawan sangat penting dalam menjadikan suatu perusahaan dapat berkembang menjadi lebih baik. Karyawan belum tentu semuanya memberikan kinerja yang terbaik untuk perusahaannya, namun ada juga karyawan yang sudah memberikan kinerja yang terbaik bagi perusahaan di tempat bekerja tapi tidak mendapatkan penghargaan atas prestasi dari hasil kerja keras dalam melaksanakan tugas dari perusahaan dan ironinya ada yang tidak bisa langsung diketahui oleh atasannya. Tentunya ini sangat membantu pihak managemen untuk menentukan penghargaan yang pantas dan layak bagi karyawan yang memiliki time sheet report baik. Kualitas perusahaan dapat dilihat dari kinerja karyawannya, semakin baik kinerjanya maka perusahaan tersebut semakin mendapat kepercayaan dari customernya, sehingga menjadikan perusahaan berkembang dengan cepat. Untuk itu penghargaan atas kinerja karyawan sangat dibutuhkan, guna menumbuhkan motivasi dalam bekerja, sehingga dapat mencapai target perusahaan. PT. Multi Solusindo Perkasa (MSP) adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang Information technology salah satu System Integrator (SI) yang fokus pada cabling system dan network solution system. Dalam perjalanannya dan pertumbuhannya PT. MSP melakukan roll out implentasi project yang cakupan wilayah geografis seluruh Indonesia. Dalam struktur perusahaan PT. MSP memiliki beberapa divisi yang memiliki tugas dan kewajiban masing masing. Divisi divisi tersebut antara lain : Divisi Marketing (Penjualan), Divisi Finance (Keuangan), Divisi Technical (Teknisi), Divisi PMO(Project Manager Officer). Selama ini seluruh divisi tersebut saling bersinggungan dan bekerjasama guna kelancaran suatu project yang telah dimenangkan untuk dikerjakan semaksimal mungkin demi mendapatkan customer satisfaction yang memuaskan dengan tingkat support terbaik. Ketika project berlangsung banyak biaya yang telah dikeluarkan oleh engineer yang on site, baik itu biaya yang sudah diprediksi (material, entertainment, communication, transportation, dan lain lain) dan biaya yang belum dapat diprediksi

3 (pengurusan izin, fee user dan lain lain). Begitu juga dengan main hours (waktu pengerjaan), PMO akan memprediksi seberapa lama sebuah project dapat diselesaikan berdasarkan SPK (Surat Perintah Kerja) sampai BAST (Berita Acara Serah Terima). Seluruh kesatuan total biaya dan main hours tersebut akan dikalkulasi oleh tim PMO. Selama ini berlangsung untuk metode controlling main hours dan pertanggungjawaban tim engineer akan di monitoring oleh tim PMO dan technical leader tanpa adanya standart baku yang ditetapkan bersama dalam penyelesaian project, bila dirasa oleh tim PMO project tersebut molor atau melebihi limit waktu yang telah di tetapkan tim PMO dan technical leader akan mengingatkan engineer tersebut yang telah di assign untuk dedicated menyelesaikan project tersebut. Metode pertanggungjawaban tim engineer akan meminta form pertanggungjawaban. Seluruh total pengeluaran (expense) akan ditulis dan dimuat dalam form tersebut. Form ini dibedakan berdasakan project id dan project name untuk membedakan antar project, oleh karena itu tim engineer harus menuliskan project id dalam form pertanggungjawaban. Form tersebut akan diberikan tandatangan oleh manager technical. Form pertanggungjawaban dan form project scheduling akan disimpan oleh admin masing masing divisi untuk diarsipkan. Seringkali pada implentasinya project scheduling dan pertanggungjawaban ini melebihi dari budget dan time limit project implementation yang telah diberikan kepada divisi PMO. Bila kondisi ini terjadi akan menimbulkan masalah kesenjangan antara nilai budget dan project scheduling yang ada di divisi PMO dengan fakta di lapangan. Seluruh divisi yang terlibat akan saling lempar argumen masing masing. Disisi lain masih proses pembuatan tim scheduling dan pertanggungjawaban yang dilakukan di internal PT. MSP menimbulkan kecenderungan hilangnya dokumen pertanggungjawaban yang sudah berada arsip admin divisi. Dengan kondisi hilang atau tidak terurus suatu dokumen pertanggungjawaban dan tim scheduling yang hanya ada pada tim PMO akan sangat mengganggu untuk update status suatu pekerjaan. Tentunya

4 ini akan merugikan pada waktu dan koordinasi internal seluruh karyawan project PT. MSP. Maka dari itu diperlukan adanya suatu aplikasi digital yang terkomputerisasi dapat digunakan oleh seluruh divisi finance, PMO dan technical agar seluruh project monitoring project dapat berjalan dengan mudah untuk dilakukan. Update pekerjaan masing masing engineer dan total biaya yang dikeluarkan oleh engineer dengan cepat dapat di dapatkan informasinya. Sehingga bila ada pertanggungjawaban yang diterima maupun ditolak dapat didapatkan informasinya. Seluruh data main hours, expense, statusproject dan project activity disimpan dalam suatu database sehingga mengurangi kemungkinan dokumen hilang atau keselip. Berdasarkan latar belakang yang telah penulis sampaikan diatas, maka dengan ini penulis mengambil judul penelitian Aplikasi Project Performance Management di PT. Multi Solusindo Perkasa. 1.2 Rumusan Masalah 1. Divisi PMO dan technical leader tidak mengetahui secara real time update project dan progress pengerjaan project. 2. Belum tersturuktur dan terkontrol monitoring engineer yang di assign/ terlibat dalam suatu project. 3. Sistem berjalan masih dengan tradisional memakai kertas sehingga kadang dokumen hilang. 4. Proses penyimpanan masih menggunakan manual, pengarsipan dan terpisah antar divisi. 5. Divisi PMO sulit mengasumsikan progress report yang harus dilaporkan kepada user. 6. Pencatatan progress report oleh engineer tidak disiplin dan sering terlambat. 1.3 Batasan Masalah 1. Peneliti melakukan penelitian di PT. Multi Solusindo Perkasa (PT. MSP).

5 2. Aplikasi ini melakukan pencatatan aktivitas project expense dan project activity seluruh pegawai Divisi Tehnical dan PMO. 3. Aktivitas pencatatan main hours dalam aplikasi Project Performance Management hanya dilakukan di Divisi Technical dan Divisi PMO. 4. Aplikasi Project Performance Management hanya mencatat seluruh main hours (waktu dalam satuan jam) untuk pengerjaan suatu project berdasarkan project id-nya. 5. Aplikasi Project Performance Management tidak membahas overtime dan seluruh pekerjaan sesuai dengan timeline main hours. 6. Aplikasi Project Performance Management hanya di uji coba dalam localhost saja. 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dan manfaat penelitian tugas akhir ini adalah : 1. Membantu Divisi Technical dan Divisi PMO untuk kemudahan dalam memonitoring project yang sedang dikerjakan oleh tim technical. 2. Membantu Divisi Technical dan Divisi PMO untuk mengetahui progress perhari dan main hours yang digunakan oleh tim technical. 3. Membantu Divisi Technical dan Divisi PMO untuk kemudahan dalam melakukan pencatatatn setiap pengeluaran saat masa project berlangsung. 4. Membantu melakukan mencatatan main hours project, project expense dan project activity. 5. Membantu engineer untuk mengetahui PIC sesuai project yang dikerjakan. 6. Mendisiplinkan karyawan untuk melakukan update project activity dan project expense. 1.5 Metodologi Penelitian Dalam pembuatan Tugas Akhir ini, penulis membutuhkan data-data beberapa metodologi penelitian guna mengumpulkan data dan informasi yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi, data-data tersebut didapatkan dengan cara :

6 1.6 Metode Pengumpulan Data Penulis melakukan pengumpulan data dengan cara : a) Interview Melakukan tanya jawab langsung dengan Divisi Technical dan Divisi PMO bagaimana berjalannya dokumentasi selama ini. Metode interview ini dilakukan agar data yang diperoleh adalah data yang tepat, jelas dan akurat. Metode interview ini digunakan untuk mencari tahu proses bisnis yang ada dan membuat daftar kebutuhan user. b) Observasi Melakukan pengamatan secara langsung pada alur kerja Divisi Technical dan Divisi PMO dalam menjalankan project. Metode observasi digunakan untuk mengetahui lebih detail dari setiap proses kerja, sehingga penulis dapat mengetahui letak kesalahan dan permasalahan, sehingga penulis dapat mengetahui solusi dari permasalahan tersebut. Selain itu penulis sudah bekerja di PT. MSP sejak 2013 sampai dengan saat ini, serta pernah di Divisi Technical dan Divisi PMO sehingga diharapkan mampu membantu dalam menyelesaikan permasalahan dan memberikan solusi dengan adanya aplikasi project performance management. c) Studi Pustaka Metode ini menggunakan data data yang dimuat dari berbagai buku, jurnal, majalah dan sumber bacaan elektronik yang berada di internet tentunya yang bekaitan dengan project performance management. 1.7 Metode Perancangan Sistem Metode perancangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode Waterfall, dimana metode ini adalah salah satu metodologi pengembangan perangkat lunak yang mengusulkan pendekatan kepada perangkat lunak sistematik dan sekuensial yang mulai dengan Requirement Analysis and Definition, System and Software Design,

7 Implementation and Unit Testing, Integration and System Testing, dan Operation and Maintenance. 1.8 Sistematika Penulisan Untuk memberikan seluruh gambaran yang lebih terperinci, jelas dan sistematis, dalam penulisan ini dibagi menjadi 5 (lima) bab dan tiap bab memiliki beberapa sub bab masing-masing sesuai penjabarannya dengan urutan sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN Bab I Pendahuluan terdiri dari latar belakang pembuatan Tugas Akhir Project Performance Management, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II : LANDASAN TEORI Bab II Landasan Teori terdiri dari teori-teori yang menjadi landasan dalam penulisan Tugas Ahir Project Performance Management. Seluruh teori yang mendukung penelitian antara lain tentang pengertian software aplikasi, pengertian data, pengertian teknologi informasi, pengertian management project, pengertian basis data, bahasa pemrograman ASP, database SQL Server, UML (Unified Modeling Language), Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, dan Class Diagram. BAB III : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Bab III Analisa dan Perancangan Sistem berisi mengenai gambaran umum mengenai profil organisasi, struktur organisasi, tugas dan wewenang masing-masing unit organisasi, dan analisis sistem yang sedang berjalan, identifikasi masalah yang ada beserta solusinya dan perancangan d ari aplikasi yan g akan dibuat. BAB IV : IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Bab IV Implementasi dan Pengujian akan dijelaskan tentang gambaran umum objek penelitian, menguraikan hasil analisis, serta pembuatan aplikasi menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic.Net dan Database Microsoft SQL Server sebagai hasil dari

8 penulisan Tugas Akhir ini dengan dibuktikan melakukan pengujian terhadap sistem tersebut. BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN Bab V Kesimpulan dan Saran ini didapat melalui analisis dan implementasi pembuatan Project Performance Management, juga saran untuk pengembangan bagi peneliti lain terhadap pengembangan sistem kedepannya.