Project Integration Management. Inda Annisa Fauzani Indri Mahadiraka Rumamby

Transkripsi

1 Project Integration Management Inda Annisa Fauzani Indri Mahadiraka Rumamby

2 Project Integration Management Develop Project Charter Develop Project Management Plan Direct and Manage Project Execution Monitor and Control Project Work Perform, Integrated Change Control Close Project or Phase

3 Develop Project Charter Inputs Project Statement Work Business case Agreements Enterprise environmental factors Organizational process assets Tools & Techniques Expert judgment Facilitation techniques Output Project charter

4 Inputs 1. Project Statement of Work (SOW), adalah deskripsi naratif suatu produk/layanan pada proyek. Yang termasuk SOW adalah kebutuhan bisnis, Deskripsi lingkup suatu produk, Rencana strategis 2. Business Case, adalah dokumen yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk menentukan apakah proyek layak untuk diinvestasikan atau tidak. Business case adalah hasil dari Kebutuhan organisasi, Permintaan pelanggan, Kemajuan teknologi, Tuntutan hokum, Dampak lingkungan, Kebutuhan social 3. Contract: adalah inputan proyek diselesaikan untuk pelanggan eksternal. 4. Enterprise Environmental Factors, termasuk: Standar Pemerintah atau perusahaan, Infrastruktur organisasi, Kondisi pasar 5. Organizational Process Assets, termasuk: Proses standar, aturan, dan definisi organisasi, Template organisasi, Informasi sejarah dan pengetahuan lesson learned.

5 Tools and techniques 1. Expert Judgment, digunakan untuk menaksir inputan yang digunakan untuk mengembangkan project charter. Biasanya diperoleh dari berbagai sumber,seperti: Unit lain dalam organisasi Konsultan Stakeholders, termasuk pelanggan atau sponsor Asosiasi profesional dan teknisi Grup industri Para ahli Project management office (PMO)

6 Outputs 1. Project charter, adalah dokumentasi dari kebutuhan bisnis, customer, serta produk, layanan, dan hasil terbaru yang harus dipenuhi, seperti: Tujuan proyek atau justifikasi Sasaran proyek dan kriteria kesuksesan Kebutuhan tingkat tinggi Deskripsi proyek tingkat tinggi Risiko tingkat tinggi Rangkuman jadwal-jadwal penting Rangkuman biaya Kebutuhan pengesahan proyek PM yang diberikan tugas, tanggung jawab, level kekuasaan, Nama dan kuasa sponsor atau pihak lain yang punya kuasa atas project charter

7 Develop Project Management Plan Inputs Project Charter Outputs from other process Enterprise environmental factors Organizational process assets Tools & Techniques Expert judgment Facilitation techniques Output Project management plan

8 Inputs 1. Project charter 2. Outputs from Planning Processes, diintegrasikan untuk membentuk project management plan. 3. Enterprise Environmental Factors, termasuk: Standar Pemerintah atau perusahaan Sistem Informai manajemen proyek Struktur organisasi dan kulturnya Infrastruktur, dan Personil administrasi 5. Organizational Process Assets, termasuk: Petunjuk dasar, instruksi kerja, kriteria evaluasi proposal dan pekerjaan Template dari perencanaan manajemen proyek (yang akan diupdate) Prosedur apabila ada perubahan File proyek pada proyek masa lalu, serta informasi sejarah, dll

9 Tools and techniques 1. Expert Judgment, pada pengembangan project management plan biasanya diperlukan untuk: Menyiapkan proses agar sesuai dengan kebutuhan proyek Mengembangkan detail teknis dan manajemennya untuk perencanaan Menentukan sumber daya dan tingkat keahlian yang dibutuhkan Mendefinisikan tingkat configuration management untuk diterapkan Menentukan dokumen proyek mana yang kemudian akan diubah, dll

10 Outputs 1. Project Management Plan termasuk: Siklus hidup yang dipilih untuk proyek dan proses-proses yang akan diterapkan pada setiap fase. Hasil dari team manajemen proyek seperti proses manajemen proyek, level pengimplementasian, deskripsi peralatan dan teknis, dll Bagaimana pekerjaan akan dieksekusi untuk mencapai sasaran. Perubahan pada perencanaan Konfigurasi management plan bagaimana integritas dari performa dapat diukur Kebutuhan dan teknis komunikasi para stakeholders Key management reviews

11 Direct and Manage Project Execution Inputs Project management plan Approved change request Enterprise environmental factors Organizational process assets Tools & Techniques Expert judgment Project management information system Output Deliverables Work performance information Change request Project management plan updates Project document updates

12 Inputs 1. Project Management Plan, Berisi rencana dari tiap anak perusahaan dan seluruh aspek dari sebuah proyek. Mencakup scope, requirements, schedule, cost, dan stakeholder management. 2. Approved Change Request, Adalah hasil dari proses perform integrated change control. Dapat berisi tindakan perbaikan, tindakan pencegahan, atau perbaikan kerusakan yang telah disetujui. Serta perubahan ini dapat berpengaruh pada kebijakan, prosedur, rencana, pendanaan, ataupun jadwal. 3. Enterprise Environmental Factors, Arahan dan pengelolaan suatu project work terpengaruh oleh lingkungan perusahaan, yaitu organisasi perusahaan, infrastruktur, administrasi karyawan, toleransi resiko stakeholder, serta project management information system. 4. Organizational Process Assets, Kegunaan proses organisasi meliputi panduan kerja, persyaratan komunikasi, perbaikan prosedur manajemen, proses pengukuran database, berkas dari proyek terdahulu.

13 Tools and Techniques 1. Expert Judgment, Pada proses ini pendapat para ahli digunakan untuk menilai input yang dibutuhkan dan kemudian diarahkan agar dapat mengatur eksekusi dari project management plan. Keahlian ini berasal dari project manager, tim proyek, konsultan, stakeholder, professional dengan menggunakan keahlian khususnya. 2. Project Management Information System, Sebagai alat bagi penjadwalan, sistem otorisasi, manajemen konfigurasi, pengumpulan informasi, dan elemen lain agar dapat terkumpul dan dapat dijadikan indicator utama kinerja yang telah dilakukan. 3. Meetings, Pertemuan antara project manager, tim proyek, dan stakeholder untuk membahas sesuatu. Biasanya berbentuk pertukaran informasi, bertukar pikiran, atau pengambilan keputusan.

14 Outputs 1. Deliverables, Adalah sebuah komponen nyata yang dapat diperiksa, sebuah hasil atau kapabilitas untuk melakukan sesuatu yang dihasilkan untuk melengkapi sebuah proses. 2. Work Performance Data, Adalah observasi mentah dan pengukuran selama berjalannya aktivitas selama pelaksanaan pekerjaan proyek. Contohnya adalah pekerjaan yang telah dilaksanakan, indikator kinerja, langkah-langkah kinerja secara teknis, jadwal mulai dan berakhir tiap aktivitas, jumlah permintaan perubahan, jumlah perbaikan, actual cost, durasi sesungguhnya, dll 3. Change Request, Adalah sebuah proposal formal yang digunakan untuk memodifikasi dokumen, penyampaian, ataupun dasar. Memungkinkan untuk berpengaruh pada perubahan bagian-bagian dalam project management plan. Berisi antara lain tindakan perbaikan, tindakan pencegahan, perbaikan kerusakan, dan penambahan. 4. Project Management Plan Updates, Elemen project management plan antara lain scope, requirement, schedule, cost, quality, process improvement, human recources, communication, risk, procurement, stakeholder, and project baseline. 5. Project Documents Updates, Dokumen proyek tersebut antara lain persyaratan dokumentasi, catatan proyek, daftar resiko, daftar stakeholder, dll

15 Monitor and Control Project Work Inputs Project management plan Performance reports Enterprise environmental factors Organizational process assets Tools & Techniques Expert judgment Output Change request Project management plan updates Project document updates

16 Inputs 1. Schedule forecast: Membandingkan progress pekerjaan dengan perencanaan. Dapat digunakan untuk apakah proyek masih dalam batasan toleransi keterlambatan dan dapat mengantisipasi dengan perubahan yang diperlukan. 2. Cost forecast: Didapatkan dari perbandingan jumlah yang sudah keluar dengan cost keseluruhan. Untuk menentukan apakah masih didalam batasan toleransi biaya. 3. Validated changes: Validasi diperlukan untuk memastikan bahwa kerja dan perubahan sudah dilaksanakan. 4. Work performance information: adalah informasi performa kerja. Data performa kerja dapat digunakan untuk proses pengambilan keputusan. 5. Enterprise enviromental factors: Termasuk dari standar pemerintahan, Sistem otoritas organisasi, toleransi risiko dari stakeholder, sistem informasi manajemen proyek. 6. Organizational process enviroment: Termasuk persyaratan komunikasi organisasi, prosedur kontrol finansial, prosedur manajemen masalah dan cacat, prosedur kontrol perubahan, prosedur kontrol risiko, dll

17 Tools and Techniques 1. Penilaian para ahli (expert judgement) 2. Teknik analitis: Analisa regresi, metode group, analisa kausal, Root cause analysis, Forecasting methods, Failure mode and effect analysis, Fault tree analysis, Reserve analysis, trend analysis, earned value management, dan variance analysis. 3. Project management information system menyediakan akses ke jadwal, cost, dll 4. Meetings (rapat) dapat berbentuk face to face, virtual, etc

18 Outputs 1. Permintaan perubahan (Change request) 2. Work performance report adalah laporan dari performa pekerjaan suatu proyek. Termasuk status report, memo, information notes, justification dll 3. Project management plan updates: perubahan yang terjadi dalam proses monitoring and controling dapat mempengaruhi banyak hal dalam suatu proyek.

19 Perform Integrated Change Control Inputs Project management plan Work performance information Change request Enterprise environmental factors Organizational process assets Tools & Techniques Expert judgment Change control meetings Output Change request status updates Project management plan updates Project document updates

20 Inputs 1. Project Management Plan termasuk scope management plan, scope baseline, change management plan 2. Work Performance Report 3. Change Requests 4. Enterprise Enviromental Factors 5. Organizational Process Assets yang dapat mempengaruhi proses perubahan terintegrasi adalah: prosedur kontrol perubahan, prosedur untuk menyetujui otoritas, proses pengukuran database, dokumen proyek

21 Tools and Techniques 1. Penilaian Ahli (Expert Judgement), Stakeholder diminta masukannya dalam perubahan terintegrasi. Stakeholder yang dimaksud dapat berupa: konsultan, sponsor, grup industri dll 2. Meetings (Rapat) biasanya disebut rapat kontrol perubahan 3. Alat kontrol perubahan (Change Control Tools)

22 Outputs 1. Permintaan perubahan yang disetujui 2. Daftar perubahan 3. Pembaharuan rencana manajemen proyek 4. Pembaharuan dokumen proyek

23 Close Project or Phase Inputs Project management plan Accepted deliverables Organizational process assets Tools & Techniques Expert judgment Output Final product, service, or result transition Organizational process assets

24 Inputs 1. Project Management Plan sesuai dengan persetujuan apa yang menandakan selesainya proyek 2. Accepted Deliverables seperti spesifikasi produk yang disetujui, struk pengantaran dll 3. Organizational Process Assets termasuk informasi historis dari proyek dan lesson learned

25 Tools and Techniques 1. Expert Judgement memastikan penutupan proyek sesuai standar, termasuk Manajer proyek, PMO dan asosiasi teknis dan profesional 2. Analytical techniques termasuk regression analysis dan trend analysis 3. Meetings bisa secara langsung, virtual, formal atau informal.

26 Outputs 1. Final product, service, or result transition adalah transisi produk akhir dari proyek 2. Organizational process assets update adalah output dari penutupan proyek yang termasuk arsip proyek, dokumen penutupan proyek dan informasi historis.