CHAPTER 12. DEVELOPING BUSINESS SYSTEM (SUMMARY)

Transkripsi

1 Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Batas Pengumpulan : 04 Oktober 2013 Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. Tanggal Penyerahan : 03 Oktober 2013 CHAPTER 12. DEVELOPING BUSINESS SYSTEM (SUMMARY) SUMBER: O BRIEN (2011) Disusun Oleh: KOMALA HERATRI P MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2013

2 SUMMARY Developing Business Systems Beberapa cara yang dilakukan dalam melakukan pendekatan sistem untuk menganalisis masalah dan mengformulasikan solusi bagi masa hidup sistem. Hal ini melibatkan pengembangan sistem dimana dilakukan spesialisasi sistem informasi meliputi desain dan implementasinya. Pengembangan dilakukan dengan menggunakan prototyping (miniatur bisnis). The System Approach Untuk menginvestigasi apa masalah dengan masalah yang punya hubungan satu sama lain. Ada pernyataan tujuan dan ruang lingkup proyeknya, serta pernyataan masalahnya. Kemudian dievaluasi alternatif solusi, dan dipilih solusi terbaik yang akan dibuat desainnya. Cara berpikir sistem dilihat secara menyeluruh bukan linear, serta bukan perubahan sesaat. Bagaiman proses yang terjadi secara sistem, sehingga anatar sistem mempunyai saling keterikatan. Melihat sistem tidak hanya dari satu situasi tetapi dari segala situasi, sehingga dapat diperoleh control requirement yang secara menyeluruh diperoleh system requirement. Melihat dibalik gejala sehingga bisa menhetahui solusinya untuk permasalah tersebut. Pengembangan sistem yang umum dilakukan sekarang ini adalah object-oriented analysis dan design dan life cycle. SDLC (System Development Life Cycle) Siklus pengembangan sistem informasi. Tahapan yang dilakukan di dalamnya meliputi investigasi, analisa, perancangan, pengkodean, pengoperasian, dan pemeliharaan. Investigasi diperoleh dengan: Interview dengan karyawan Terlibat langsung dengan aktivitas end user Periksa semua dokumen terkait sistem tersebut Lakukan simulasi untuk melihat feedback langsung untuk mengetahui problemnya, serta dilakukan rencana untuk feasibility study. Feasibility study memiliki beberapa tipe diantaranya adalah operational, economic (cost saving), technical (melihat secara tekniknya bagaimana komponen dan waktunya), human factors, dan legal/ polotical.

3 Tahapan Setelah Analisis Produk yang diperoleh berupa functional requirement dengan tahapan desain, sebagai berikut: User interface spesification (screen, form, report, dan dialog design) Database (data elemen structure design) Process Design (program dan prosedure design) Software Hardware Personal (persiapan kebutuhan sumber daya manusianya) Prototyping (Pendekatan Prototipe) Kebutuhan awalnya diidentifikasikan untuk kemudian dibuat prototipenya, kemudian hingga disetujui usernya untuk kemudian dibuat sistemnya. Pendekatan ini disukai karena untuk memperoleh feedback dari masyarakat yang dilakukan industri besar dengan mengeluarkan pita version, serta jika terjadi perbaikan. Prototyping mengkombinasikan beberapa tahapan pengembangan daur hidup sistem dan merubahnya ke model tradisional untuk IS Spesialist dan End User yang dapat dilihat pada Gambar 1. Gambar 1. Pengembangan Aplikasi dengan Prototyping

4 Prototyping adalah startegi yang spesifik dalam memenuhi kebutuhan dari user yang secara berturut-turut akan diperbaiki hingga memenuhi kebutuhan akhirnya. Pengembangan dengan prototipe merupakan alat untuk berkomunikasi dengan konsumen dalam bentuk model, dan dianggap lebih baik dibandingkan penggunaan naratif. Sehingga mampu memotret fungsionality dari sistem. Dari sisi functionality memang lebih baik dibandingkan SDLC, tetapi masih kurang dalam segi dokumentasi. Hal ini menimbulkan pemikiran untuk menggabungkan prototyping dengan SDLC sehingga dihasilkan Structured Rapid Prototyping. Terdapat beberapa proses perangkat lunak: Model Spiral, dilakukan pada proyek-proyek dengan instalasi tinggi (radiasi) atau sensitifitas tinggi (keuangan atau keamanan tinggi). CASE (Computer Aided Software Engineering), software yang digunakan untuk membuat software. Serta menghasilkan coding program sesuai yang dikehendaki. End-User Development End-user perlu fokus pada aktivitas utama dari sistem informasi yaitu input, proses, output, penyimpanan dan kontrol yang diilustrasikan pada Gambar 2. Gambar 2. Aktivitas Dasar dalam Proses Sistem Informasi Output tidak dapat dihasilkan tanpa adanya input yang tersedia. Jika hal ini terjadi, maka perlu dilakukan adjustment terhadap outout atau menemukan alternatif

5 pilihan sumber input data, meliputi penyimpana data dalam file atau database dari sumber eksternal. Komponen penyimpanan sangat penting dalam end-user applications. Dicontohkan, beberapa aplikasi membutuhkan penggunaan data yang disimpan atau data harus disimpan untuk kepentingan di masa yang akan datang. Kontrol yang dilakukan berupa lingkup dan durasi aplikasi, jumlah dan penggunaan aplikasi, serta data-data yang terlibat. Sebagai contoh, kontrol dibutuhkan untuk mengatasi ketika terjadi kehilangan data dengan membuat salinan dari file yang ada secara teratur dan sistematik. Implementasi dalam Bisnis Implementasi dibutuhkan dalam mengubah informasi yang baru dikembangkan ke dalam sistem operasi untuk keperluan end-user yang dapat dilihat pada Gambar 3. Gambar 3. Proses Implementasi Kegiatan yang dilakukan dalam implementasi sistem dengan membuat codingnya, sebagai berikut: Acquisition of software, hardware dan services (membeli yang menunjang) Software development or modification (disini bisa menggunakan outsourcing, insourcing, atau cosourcing) End user training System Documentation Conversion (parallel, pilot, fased, plunge) dipilih berdasarkan kebijakan perusahaan Implementasi tidak mudah untuk dilakukan dimana terkadang dapat sangat menyulitkan dan menghabiskan banyak waktu. Akan tetapi, menjadi hal yang sangat penting untuk memastikan kesuksesan implementasi sistem yang baru

6 dikembangkan. Kegagalan dalam mengimplementasikan sistem dapat disebabkan karena ketidakhati-hatian dalam mengimplementasikannya. Oleh karena itu, perlu dilakukan beberapa hal berikut untuk mengatasinya: Melakukan pembelian software atau menyediakan fasilitas jaringannya dengan kebutuhan modifikasi adanya kerjasama dengan vendor. Pelatihan selesai untuk kemudian dilakukan tes pada sistem. Melakukan pemilihan satu pilot untuk memegang kendali dan menyediakan sarana testing dan training. Pada waktu tertentu dilakukan audit hingga disetujui, kemudian diaplikasikan ke semua toko. Project Management Sistem yang telah dibangun well-design terkadang masih dapat hancur atau gagal diimplementasikan, sehingga proses implementasi memelukan project management dalam bagian dari teknologi informasi dan unit bisnis. Kegiatan yang dilakukan meliputi pembuatan project plan yang didalamnya meliputi tanggung jawab pekerjaan, waktu yang dialokasikan untuk setiap tahap pengembangan, dan dana yang tersedia. Dalam modern project management, terdapat lima fase yang dalam prosesnya yang dapat lihat pada Gambar 4. Gambar 4. Lima Fase Project Management

7 a. Initiating dan Defining Fase awal dalam project management yang merupakan fondasi dari keseluruhan fase yang ada. Hal terpenting dalam fase ini adalah memperoleh kejelasan masalah yang harus diselesaikan dan tujuan yang ingin dicapai. Selain itu, dilakukan identifikasi dan pengamanan sumberdaya untuk keperluan proyek, mengeksplorasi biaya dan manfaat, serta mengidentifikasi resiko. b. Planning Fase ini mengidentifikasi dan memilih kebutuhan dari masing-masing proyek dan aktivitas yang terkait. Beberapa alat yang digunakan dalam kegiatan ini seperti dependence diagrams, program evaluation and review (PERT), critical path method (CPM), dan diagram yang dikenal dengan sebutan Gantt chart. Pada dasarnya, penggunaan alat tersebut digunakan untuk membantu dalam kegiatan perencanaan dan membagi aktivitas yang dibutuhkan dan menyisihkan yang tidak digunakan. c. Executing Setelah semua aktivitas pada fase perencanaan selesai dan detail rencana telah dibuat dan disetujui maka fase eksekusi dapat mulai dilaksanakan. Fase ini menggabungkan semua ke dalam motion berupa resources, tasks dan schedules, serta membangun tim dengan pembagian tugas masing-masing. Sistem analisis dan sistem desain adalah fase primer yang terkait dengan kegiatan eksekusi pada SDLC. d. Controlling Beberapa ahli project management mengemukakan controlling hanya bagian integral, sedangkan yang lainnya melihat sebagai bagian yang terpisah dari aktivitas yang ada. Kegiatan controlling memastikan kepentingan proyek dan waktu yang ditentukan dapat terpenuhi. e. Closing Fase ini fokus pada membawa proyek pada akhir yang sukses. Langkah pertama adalah dengan mengimplementasikan dan menginstalasi keseluruhan proyek yang terkait. Langkah selanjutnya melepaskan sumberdaya untuk dikembangkan kembali di proyek lainnya. Langkah terakhir yang dilakukan melakukan review dokumen akhir dan mempublikasikan laporan akhir.

8 Evaluating Hardware, Software, dan Services Kebutuhan akan hardware dan software sangat penting dalam implementasi sistem yang baru. Perusahaan mengevaluasi kebutuhan hardware, software dan IT services dicontohkan pada Gambar 5 pada perusahaan IBM untuk keperluan pendukung e-commerce. Gambar 5. Contoh Hardware, Software dan IS Services Perusahaan IBM Masing-masing hardware dan software memiliki minimal requirement yang perlu dipenuhi. Kebanyakan perusahaan bisnis dan pemerintah menjabarkan requirement dengan mengidentifikasikannya dalam dokumen yang disebut RFP (request for proposal) atau RFQ (request for quotation). Dokumen tersebut akan diserahkan ke vendor sebagai kebutuhan dasar yang harus dipersiapkan dalam perjanjian penyediaan barang. Perusahaan juga dapat menggunakan scoring system untuk mengevaluasi ketika ada persaingan untuk kebutuhan hardware dan software. Other Implementation Activities a. Testing System testing melibatkan testong and debugging software, testing Web site performance, and testing new hardware. Bagian penting dari testing adalah melakukan review prototipe, laporan dan keluaran lainnya. Akan tetapi, testing tidak hanya dilakukan selama tahap implementasi, tetapi saat proses pengembangan.

9 b. Data Conversion Implementasi sistem informasi dikebanyakan organisasi sekarang melibatkan pergantian terus-menerus sistem sebelumnya dan software dan database. Salag satu kegiatan implementasi yang dibutuhkan ketika menginstall software yang baru disebut dengan data conversion. c. Documentation Dokumentasi menjadi bagian penting dalam proses implementasi, yang dicontohkan berupa sample data entry display screen, forms, dan reports. Dokumen dapat dibuat dan dirubah dengan mudah menggunakan metode computer-aided systems engineering karena dokumen disimpan dan diakses dalam disk di system repository. d. Training Pelatihan menjadi hal vital dalam proses implementasi. Karyawan memerlukan pelatihan oleh user consultant tentang bagaimana sistem bisnis yang baru digunakan, atau menyebabkan kegagalan implementasi. Perusahaan perlu melakukan pengembangan terhadap kemampuan karyawannya ketika menerapkan sistem baru seperti e-commerce Web site dan intranet access yang disajikan pada Gambar 6. Gambar 6. Langkah Perusahaan dalam Mengembangkan Program Pelatihan

10 System Conversion Strategies Sistem bisnis yang baru dapat menjadi tugas yang sulit untuk dilaksanakan. Hal ini membutuhkan conversion process dari penggunaan sistem sebelumnya untuk mengoperasikan sistem yang baru atau yang telah dikembangkan. Conversion methods dapat memberi dampak dalam mengenalkan teknologi baru ke dalam suatu organisasi. Terdapat empat pembagian sistem conversion yang dapat dilihat pada Gambar 7. Gambar 7. Four Major Forms of Conversion dalam Sistem Baru