BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN. Gambaran umum PT WOM Finance, Tbk. adalah sebagai berikut:

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Gambaran umum PT WOM Finance, Tbk. adalah sebagai berikut: Sejarah Perusahaan PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk. (WOM Finance) sebagai perusahaan pembiayaan sepeda motor yang terkemuka di Indonesia, memiliki sejarah yang cukup panjang. Perusahaan pernah beberapa kali berganti nama. Semula adalah PT Jakarta Tokyo Leasing yang berdiri tahun Kemudian di tahun 1997, menjadi PT Wahana Ometraco Multiartha yang diakuisisi oleh PT Fuji Semeru Leasing. Mulai tahun 2000, Perusahaan bertransformasi menjadi WOM Finance serta menyediakan pembiayaan untuk sepeda motor baru dan bekas khususnya merk Honda, Yamaha dan Suzuki. Tahun 2003, perusahaan memasuki pasar modal dengan menerbitkan Obligasi I senilai Rp 300 miliar. Tahun 2004, WOM Finance menjadi perusahaan publik melalui Penawaran Umum Saham Perdana dan pencatatan saham di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya. Setahun kemudian, PT Bank Internasional Indonesia, Tbk. (BII) dan konsorsiumnya, International Finance Corporation (IFC) dan DBS nominees Pte. Ltd., menjadi mitra strategis dengan mengakuisisi 67% saham perusahaan. Kemudian WOM Finance menerbitkan Obligasi II senilai Rp 500 miliar. Tahun 2006, WOM Finance menerbitkan Obligasi III senilai Rp. 825 miliar. Karena kinerjanya yang cemerlang, WOM Finance memperoleh berbagai penghargaan bergengsi 29

2 30 antara lain Multifinance Awards 2006 oleh Majalah Infobank dan Multifinance Awards 2007 oleh Majalah Investor. Obligasi IV senilai Rp 1 triliun kemudian diterbitkan kembali oleh WOM Finance pada tahun Di tahun yang sama, perusahaan menduduki peringkat ketiga terbesar perusahaan pembiayaan sepeda motor dengan total asset Rp 4,8 triliun. Sebagai perusahaan yang adaptif, fleksibel dan peka terhadap kebutuhan masyarakat, WOM Finance memperkenalkan semboyan baru, Wujudkan Impian Menyentuh Hati. Lebih dari sekedar mitra kredit yang strategis WOM Finance membantu mewujudkan impian masyarakat Indonesia untuk memiliki sepeda motor apapun pilihan merek dan jenisnya. Selain pemekaran jaringan penjualan, pada akhir tahun 2008 WOM Finance telah melakukan konsolidasi internal dan penyempurnaan kebijakan dalam manajemen resiko. Dengan pemilihan portofolio yang tepat, WOM Finance mampu meningkatkan profit dan mengarahkan bisnisnya ke arah yang lebih baik dan sehat. WOM Finance telah membukukan lebih dari 1 juta pelanggan serta senantiasa memudahkan pelayanan dan meningkatkan kepuasan kepada para konsumen. Hal ini dicanangkan dengan program PeSAT (Pelayanan cepat, Syarat mudah, Aman dan Terpercaya). WOM Finance kini menuju layanan one day service dengan selalu memperbarui dan mempersiapkan infrastruktur yang tepat khususnya di bidang teknologi informasi Visi dan Misi PT.WOM Finance Visi PT.WOM Finance adalah menjadi salah satu perusahaan pembiayaan konsumen terbaik di Indonesia dengan menerapkan tata kelola perusahaan.

3 31 Misi PT.WOM Finance adalah mengutamakan kepuasan pelanggan dan mitra kerja lainnya, membangun infrastruktur berbasis IT untuk melaksanakan proses yang baik, mengembangkan dan memperluas jaringan usaha, terutama di daerah potensial, dan mengoptimalkan kinerja perusahaan Struktur Organisasi PT.WOM Finance Struktur adalah skema atau bagan mengenai sistem organisasi suatu usaha, lembaga atau organisasi lainnya. Struktur organisasi ini menggambarkan tata hubungan kerja dalam organisasi, baik tata hubungan kerja wewenang (hirarki) ataupun tata hubungan kerja tiap-tiap fungsi yang ada dan yang tercakup dalam seluruh operasi (kegiatan) badan usaha, lembaga atau organisasi tersebut. Suatu organisasi akan menjadi alat yang efektif bagi manajemen dalam mencapai tujuannya apabila dalam organisasi tersebut terdapat kesatuan tujuan, pembagian wewenang dan tanggung jawab yang tegas serta hubungan kerja sama yang terkoordinir. Terkoordinir dalam arti setiap tindakan yang dikelola oleh masing-masing komponen organisasi harus sesuai dengan yang lainnya. Untuk dapat memenuhi syarat adanya suatu pengendalian internal yang baik, hendaknya struktur organisasi dapat memperlihatkan adanya pemisahan fungsi-fungsi operasional, penyimpangan dan pencatatan, dengan maksud agar dapat mencegah timbulnya kecurangan-kecurangan dalam perusahaan. Struktur organisasi divisi IT PT.WOM Finance dapat dilihat pada halaman berikut:

4 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Divisi IT PT Wom Finance, Tbk. 32

5 Pembagian Tugas dan Wewenang Untuk mencapai visi dan misi perusahaan, setiap bagian memiliki tugas dan wewenang spesifik dalam mengelola perusahaan. Berikut rincian pembagian tugas dan wewenang pada divisi IT PT.WOM Finance: a. Unit Kerja (Product Owner) Unit Kerja (Product Owner) memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: 1) Mengajukan / memberitahukan kepada IT PMO mengenai inisiatif sebuah permintaan (change request) menyangkut pengembangan aplikasi bisnis. 2) Berdiskusi dengan Solution Delivery Division Head dan Business Analyst serta Development untuk menganalisis secara lebih detail mengenai permintaan tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis dan menentukan prioritasnya yang disesuaikan dengan daftar proyek yang sudah dimiliki oleh Unit Kerja tersebut. 3) Membuat CR berdasarkan hasil diskusi dengan melampirkan BRD (Business Requirement Document) / FSD (Functional Specification Document) dan memberikannya kepada IT PMO. 4) Formulir CR tersebut harus disetujui oleh Atasan Langsung / Supervisor pemohon dan Project Sponsor (level Direksi/ BOD). 5) Menetapkan koordinator user dalam pelaksanaan UAT. 6) Bekerja sama dengan UAT unit dan Solution Delivery dalam membuat UAT plan.

6 34 7) Melaksanakan UAT sesuai dengan UAT script dan jadwal yang ditetapkan dalam UAT plan. 8) Mencatat semua kejadian dan masalah-masalah yang timbul pada saat pelaksanaan UAT dalam dokumen UAT. 9) Memberi persetujuan/ penolakan atas hasil UAT. b. IT PMO IT PMO memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: 1) Memastikan bahwa formulir CR telah diisi dengan benar dan lengkap. 2) Melakukan registrasi / pencatatan CR yang masuk serta No. CR. 3) Mempersiapkan pertemuan dengan team Business Analyst dan Development serta Solution Delivery Head untuk berdiskusi membahas CR baru yang dilakukan 2 kali seminggu. 4) Mencatat semua informasi ke dalam daftar Log CR, termasuk informasi mengenai selesainya pelaksanaan proyek. 5) Menginformasikan CR (beserta nomor CR) kepada Unit Kerja dan Business Analyst dan System Analyst terkait. 6) Memberikan sebuah copy CR tesebut kepada Unit Kerja dan Business Analyst dan System Analyst terkait, agar Unit Kerja terkait berhak dan dapat mengingatkan serta menanyakan status perkembangan CR tersebut. 7) Mencatat hasil evaluasi dan informasi jadwal proyek dari Business Analyst dan System Analyst ke dalam daftar Log CR.

7 35 8) Menginformasikan hasil evaluasi dan jadwal pelaksanaan CR kepada Unit Kerja. 9) Melakukan follow-up terhadap CR dan memonitor pelaksanaan proyek sampai selesai. 10) Secara periodik menginformasikan pelaksanaan proyek kepada Unit Kerja dan manajemen (termasuk isu-isu yang muncul). c. Solution Delivery Division Head Solution Delivery Division Head memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: 1) Menganalisis permintaan Unit Kerja atau berdiskusi dengan Unit Kerja dan Business Analyst serta Development untuk mengklarifikasi inisiatif permintaan pengembangan aplikasi agar sesuai dengan kebutuhan bisnis dan menentukan prioritas proyek yang disesuaikan dengan daftar proyek yang sudah dimiliki oleh Unit Kerja tersebut. 2) Memberi sign-off pada CR form dan memberikan komentar / usulan. 3) Menugaskan petugas atau tim-tim terkait untuk menyelesaikan CR tersebut. d. Business Analyst dan System Analyst Business Analyst dan System Analyst memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut:

8 36 1) Berdiskusi dengan Unit Kerja dan Solution Delivery Division Head untuk mengklarifikasi dan menganalisis inisiatif permintaan pengembangan aplikasi agar sesuai dengan kebutuhan bisnis. 2) Mengevaluasi CR untuk menentukan skala pekerjaan dan jadwal pelaksanaan proyek. Business Analyst dan System Analyst memiliki waktu 5 hari kerja (max 1 minggu) untuk mengevaluasi CR. 3) Menyampaikan hasil evaluasi CR kepada Solution Delivery Division Head beserta informasi jadwal pelaksanaan dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan CR. 4) Menyampaikan / memberikan update status proyek kepada IT PMO. 5) Pada phase UAT, membuat dan melakukan UAT script yang dibuktikan dengan dokumen SIT. 6) Menyerahkan program aplikasi yang telah dibuat dan dokumen SIT ke UAT unit. e. UAT Unit UAT Unit memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: 1) Menerima program aplikasi dan dokumen SIT dari Solution Delivery. 2) Membuat UAT Plan (termasuk UAT script dan UAT approach) bekerja sama dengan Solution Delivery dan user. 3) Menunjuk UAT Coordinator untuk program aplikasi yang akan dites. 4) Berperan aktif dalam pelaksanaan UAT, seperti menyiapkan data dan infrastruktur agar pelaksanaan UAT dapat berhasil dengan baik,

9 37 memastikan bahwa semua skenario dalam UAT script dites serta mencatat kejadian-kejadian selama UAT berlangsung. 5) Mengembalikan program aplikasi dan dokumen UAT ke Solution Delivery untuk perbaikan jika UAT tidak berhasil. 6) Menyerahkan program aplikasi dan dokumen UAT ke Service Delivery untuk pembuatan PCR jika UAT berhasil. 3.2 Analisis Permasalahan Berikut ini adalah analisis permasalahan yang terjadi terkait Change Request Management: Analisis Proses Bisnis yang Sedang Berjalan Proses bisnis yang sedang berjalan dapat dilihat dalam bentuk use case berikut:

10 Gambar 3.2 Use Case Proses Bisnis Yang Sedang Berjalan 38

11 39 Proses bisnis yang berjalan ini berawal dari unit kerja mengajukan form CR ke IT PMO dan unit kerja harus menjelaskan mengenai kebutuhan penambahan atau perubahan tersebut, manfaat, tingkat kepentingan (prioritas) dan kapan dibutuhkan untuk dipakai. Prioritas terdiri dari 4 kategori sebagai berikut: a. Prioritas rendah, diberikan untuk CR yang harus dimulai dalam 30 hari kerja. b. Prioritas sedang, diberikan untuk CR yang harus dimulai dalam 20 hari kerja. c. Prioritas tinggi, diberikan untuk CR yang harus dimulai dalam 10 hari kerja. d. Prioritas sangat mendesak, diberikan untuk CR yang harus dimulai dalam 5 hari kerja. Kemudian IT PMO memeriksa kelengkapan pengisian dokumen CR serta kelengkapan dokumen lampiran lainnya apabila ada atau diperlukan. Jika semua dokumen lengkap maka IT PMO akan memberikan nomor registrasi. Jika permintaan CR tersebut sangat mendesak maka IT PMO wajib segera melaporkan ke Solution Delivery Division Head. Solution Delivery Division Head berhak menentukan prioritas penyelesaian CR tersebut. Solution Delivery Division Head juga akan menugaskan siapa yang harus mengerjakan CR tersebut dengan pertimbangan kesibukan masing-masing petugas. Skala prioritas penyelesaian CR ditentukan oleh BOD apabila diperlukan eskalasi, tetapi apabila cakupan masih dalam skala kecil maka cukup sampai persetujuan Chief IT dan Solution Delivery

12 40 Division Head. Business Analyst dan Developer akan memberikan konfirmasi mengenai kesanggupan penyelesaian CR tersebut. Assessment tersebut harus diinformasikan ke Solution Delivery Division Head. Setelah para petugas telah ditunjuk dan Solution Delivery Division Head mendapatkan hasil evaluasi CR tersebut maka Solution Delivery Head Division memberikan tugas untuk IT PMO mendokumentasikan CR yang akan diproses atau ditolak tersebut ke dalam Log CR (berbentuk file Ms. Excel). IT PMO diwajibkan menginformasikan status CR tersebut kepada user/unit kerja, apakah bisa dilanjutkan, ditunda atau ditolak. IT PMO memberikan sebuah salinan dari dokumen CR yang disetujui ataupun yang ditolak kepada user / unit kerja. Jika perlu ada perubahan isian form CR maka user / unit kerja diwajibkan merevisi form CR tersebut dan mengembalikannya berikut lampiran apabila diperlukan (seperti paraf persetujuan dan sebagainya). Pengembalian bisa dilakukan langsung ke IT PMO. IT PMO harus mengikuti perkembangan setiap CR dan berhak menanyakan status CR kepada petugas yang ditunjuk. IT PMO harus memberikan update status CR-CR yang sedang dikerjakan oleh petugas yang ditunjuk setiap minggu dan setiap bulan kepada Solution Delivery Division Head. Dalam 2x seminggu, IT PMO akan melaporkan dan mendiskusikan dengan Solution Delivery Division Head mengenai CR baru berserta team Business Analyst dan Developer. IT PMO diwajibkan pula memberikan informasi kepada user/unit kerja mengenai status CR yang sedang berjalan. IT PMO diwajibkan mengkoordinir jika diperlukan untuk tes CR bersama

13 41 dengan user/unit kerja. IT PMO setiap akhir bulan mengkoordinir meeting dengan perwakilan setiap direktorat untuk melaporkan update status CR. Berikut ini adalah macam-macam status CR: a. OPEN, merupakan status default CR saat pertama kali di-input. CR dengan status OPEN dan telah mendapat persetujuan dari Project Manager, Solution Delivery Division Head dan Chief IT serta telah memiliki Business Analyst dan System Analyst yang bertanggung jawab dalam pengerjaan dapat diubah statusnya menjadi ASSIGNED. b. ASSIGNED, merupakan status CR dimana CR tersebut baru akan mulai dikerjakan oleh Business Analyst. Untuk memulai pengerjaan CR, status ASSIGNED harus diubah menjadi IN PROGRESS. c. IN PROGRESS, merupakan status CR ketika berada dalam tahap pengerjaan oleh Business Analyst dan System Analyst. Di dalam status IN PROGRESS, terdapat 4 fase yaitu FSD (Functional Spesification Document), DEV (Development), SIT (System Integration Testing), dan UAT (User Acceptance Test). Setelah fase UAT diselesaikan, status CR berubah menjadi DONE. d. DONE, merupakan status CR yang telah selesai dikerjakan oleh BA dan SA. CR dengan status ini dapat diubah menjadi READY TO DEPLOY. e. READY TO DEPLOY, merupakan status CR yang telah siap diimplementasikan ke sistem yang sebenarnya. CR dengan status inilah yang diproses dalam PCR (Production Change Request). f. CLOSED, merupakan status CR setelah CR tersebut masuk ke tahap PCR.

14 42 g. PENDING, merupakan status CR yang ditunda pengerjaannya karena berbagai faktor, misalnya prioritas yang rendah dibanding CR lain yang baru masuk dengan prioritas lebih tinggi. CR dengan status PENDING bisa dimulai kembali dengan pengubahan status menjadi OPEN Permasalahan yang Dihadapi Berdasarkan proses bisnis yang berjalan dapat diketahui permasalahan sebagai berikut: a. Dokumentasi CR secara manual menyulitkan project manager untuk melaporkan update status CR. b. Project manager kesulitan dalam tracking waktu pengerjaan sebuah change request. c. Belum ada bentuk laporan / report khusus untuk project manager dalam pengelolaan pengerjaan CR. 3.3 Analisis Wawancara Berdasarkan proses bisnis berjalan pada perusahaan, maka diperlukan verifikasi dengan Project Manager serta semua Business Analyst dan System Analyst menggunakan analisis wawancara yang terdiri dari sejumlah pertanyaan agar dapat menemukan solusi terbaik. Berikut ini adalah rangkuman hasil wawancara untuk masing-masing jenis pengguna:

15 43 Tabel 3.1 Hasil wawancara dengan project manager Nama: Bayu Isnandar Jabatan: IT PM (Project Manager) Tanggal Wawancara: 16 Oct 2011 Jam Wawancara: Tempat: WOM Finance Daftar Pertanyaan: 1. Seberapa tingkat keefektifan sistem pendataan Change Request yang sudah berjalan saat ini dari segi waktu dan akurasi data? Belum efektif. Masih banyak data yang belum teridentifikasi antara data yang sudah selesai maupun yang sedang berjalan. Pembuatan laporan masih dilakukan secara manual, penugasan BA dan SA juga dilakukan secara manual. Selain itu, terjadi kesulitan tracking waktu antara waktu input, analisa data maupun yang sudah diimplementasi. Data yang diinput rawan kesalahan dan membutuhkan waktu yang lama untuk memroses data. Alasan pertanyaan: Agar dapat mengetahui seberapa efektif sistem yang sudah berjalan. 2. Kendala apa saja yang dihadapi selama menggunakan sistem pendataan Change Request saat ini? Tidak bisa menganalisa waktu yang dihabiskan untuk proses analisa CR sebelum masuk pengerjaan. Pembuatan report masih manual. Penugasan CR masih dilakukan secara manual. Tidak ada sinkronisasi dengan PCR (Production Change Request). Alasan pertanyaan: Agar dapat mengetahui kendala yang muncul pada sistem lama agar dapat ditanggulangi untuk ke depannya. 3. Perubahan apa saja yang diharapkan dari pembuatan website pendataan dan monitoring proyek Change Request ini? Bisa mempermudah tracking waktu pengerjaan CR dan pembuatan

16 44 laporan. Alasan pertanyaan: Agar dapat mengetahui apa saja yang diharapkan pengguna setelah menggunakan website yang dibuat untuk pendataan dan monitoring proyek Change Request. 4. Fitur / modul apa saja yang diperlukan pengguna dalam website ini? Ada laporan workflow (yang menunjukkan waktu analisis CR sebelum dikerjakan oleh BA dan SA). Ada fitur penghasil report otomatis. Penugasan CR secara otomatis. Sinkronisasi dengan PCR. Ada auto-mail sebagai reminder untuk penugasan maupun perubahan status CR. Ada fitur export report dalam bentuk Excel, PDF dan HTML. Alasan pertanyaan: Untuk mengetahui fitur / modul apa saja yang diperlukan dalam website ini. Tabel 3.2 Hasil wawancara dengan business analyst Kelompok pengguna: BA (Business Analyst) Daftar Pertanyaan: 1. Seberapa tingkat keefektifan sistem pendataan Change Request yang sudah berjalan saat ini dari segi waktu dan akurasi data? Sulit mencari data CR yang lama yang sudah didata untuk dianalisa lagi. Alasan pertanyaan: Agar dapat mengetahui seberapa efektif sistem yang sudah berjalan. 2. Kendala apa saja yang dihadapi selama menggunakan sistem pendataan Change Request saat ini? Susah membaca tulisan pada form CR yang diajukan oleh Unit Kerja. Alasan pertanyaan: Agar dapat mengetahui kendala yang muncul pada sistem lama agar dapat ditanggulangi untuk ke depannya.

17 45 3. Perubahan apa saja yang diharapkan dari pembuatan website pendataan dan monitoring proyek Change Request ini? Pengerjaan CR menjadi lebih efisien dan optimal. Alasan pertanyaan: Agar dapat mengetahui apa saja yang diharapkan pengguna setelah menggunakan website yang dibuat untuk pendataan dan monitoring proyek Change Request. 4. Fitur / modul apa saja yang diperlukan pengguna dalam website ini? Bisa melihat data CR yang sudah diinput. Ada reminder untuk pengerjaan CR agar tidak delay. Alasan pertanyaan: Untuk mengetahui fitur / modul apa saja yang diperlukan dalam website ini. Tabel 3.3 Hasil wawancara dengan system analyst Kelompok Pengguna: SA (System Analyst) Daftar Pertanyaan: 1. Seberapa tingkat keefektifan sistem pendataan Change Request yang sudah berjalan saat ini dari segi waktu dan akurasi data? Semua aksi dilakukan secara manual sehingga menghabiskan waktu. Alasan pertanyaan: Agar dapat mengetahui seberapa efektif sistem yang sudah berjalan. 2. Kendala apa saja yang dihadapi selama menggunakan sistem pendataan Change Request saat ini? Sulit sinkronisasi CR dengan PCR. Update status CR yang masuk PCR harus dilaporkan secara manual ke PM. Alasan pertanyaan: Agar dapat mengetahui kendala yang muncul pada sistem lama agar dapat ditanggulangi untuk ke depannya. 3. Perubahan apa saja yang diharapkan dari pembuatan website pendataan dan monitoring proyek Change Request ini?

18 46 Mempermudah pembuatan PCR. Alasan pertanyaan: Agar dapat mengetahui apa saja yang diharapkan pengguna setelah menggunakan website yang dibuat untuk pendataan dan monitoring proyek Change Request. 4. Fitur / modul apa saja yang diperlukan pengguna dalam website ini? Sinkronisasi CR dengan PCR Fitur print PCR form berdasarkan CR mana saja yang sudah selesai. Alasan pertanyaan: Untuk mengetahui fitur / modul apa saja yang diperlukan dalam website ini. Dari wawancara di atas dapat disimpulkan sebagai berikut: Tabel 3.1 Hasil Analisis Permasalahan Berdasarkan Wawancara Permasalahan No. Yang Muncul 1. Proses penginput-an data CR 2. Kendala dalam sistem lama (sistem manual) Target Pengguna Yang Mengalami Evaluasi Permasalahan Project Manager Pertanyaan: seberapa tingkat keefektifan sistem pendataan Change Request yang sudah berjalan saat ini dari segi waktu dan akurasi data? Membutuhkan waktu lebih dan data tidak bisa dijamin keakuratannya karena tidak dibakukan ke dalam format khusus. Analisa: sistem yang lama rawan kesalahan dan memboroskan waktu. Project Manager, Pertanyaan: kendala apa saja yang Business Analyst, dihadapi selama menggunakan System Analyst sistem pendataan Change Request saat ini? Sulit memroses pengerjaan CR

19 47 secara manual, sulit membuat laporan CR karena harus dikerjakan secara manual, sulit sinkronisasi data antara proses dan user yang berbeda. Proses pendataan secara manual cukup memakan waktu dan rawan terjadi kesalahan sehingga kinerja pegawai pun menjadi kurang efektif. Oleh karena itu diberikan solusi untuk membuat sistem online dalam bentuk web sehingga data yang dihasilkan lebih akurat dan cepat dalam hal memprosesnya. 3.4 Identifikasi Permasalahan Berdasarkan analisis hasil wawancara terhadap Project Manager, Business Analyst dan System Analyst, dapat disimpulkan permasalahan yang terjadi adalah sebagai berikut: a. Dokumentasi CR secara manual menyulitkan project manager untuk mengolah data CR. b. Project manager kesulitan dalam tracking waktu pengerjaan sebuah change request. c. Belum ada bentuk laporan / report khusus untuk project manager dalam pengelolaan pengerjaan CR. d. Tidak ada sinkronisasi antara CR dan Production CR sehingga rawan terjadi kesalahan dalam pengubahan status CR. 3.5 Alternatif Pemecahan Masalah Melihat masalah yang dihadapi, maka penulis memiliki alternatif pemecahan masalah sebagai berikut:

20 48 a. Merancang aplikasi berbasis web dengan database untuk menyimpan data-data change request beserta historinya. b. Merancang berbagai modul yang menampilkan detail dan status pengerjaan change request. c. Membuat report-report yang akan mempermudah project manager, business analyst dan system analyst untuk mengatur dan menganalisis change request yang ada. d. Membuat modul PCR dimana pengguna bisa mencetak PCR form yang berisi detail file yang dihasilkan oleh pengerjaan CR untuk selanjutnya masuk ke tahap produksi. 3.6 Ruang Lingkup Implementasi Solusi Berdasarkan alternatif pemecahan masalah yang diusulkan, maka dapat ditentukan bahwa ruang lingkup pembuatan aplikasi Change Request Management berbasis web ini adalah: a. Pembuatan modul all-in-one portal dalam bentuk layar Latest Update dan list CR dengan status OPEN, ASSIGNED, DONE, PENDING (untuk Project Manager), New Assigned Project dan Current Project (untuk Business Analyst), Current Project (untuk System Analyst) yang bisa diakses melalui menu Home masingmasing pengguna. b. Pembuatan form input CR untuk mendata CR yang baru. c. Pembuatan modul yang menampilkan detail CR. d. Pembuatan form update CR untuk menambah maupun mengubah isi CR.

21 49 e. Pembuatan tampilan laporan sesuai dengan kebutuhan Project Manager, baik dalam bentuk laporan CR maupun workflow report yang menampilkan detail proses persetujuan CR sebelum di-assigned ke BA. f. Pembuatan modul PCR sesuai kebutuhan System Analyst dengan fitur print PCR Form dan sinkronisasi perubahan status CR. g. Pembuatan modul pengaturan user yang hanya bisa diakses oleh admin (Project Manager) untuk penambahan user secara dinamis sesuai kebutuhan.