UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM: STUDI KASUS BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA KARYA AKHIR

Transkripsi

1 UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM: STUDI KASUS BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA KARYA AKHIR SUPRIANTO FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JULI 2014

2 UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM: STUDI KASUS BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA KARYA AKHIR Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh Gelar Master Teknologi Informasi SUPRIANTO FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JULI 2014

3 ii

4 iii

5 KATA PENGANTAR Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-nya, saya dapat menyelesaikan Karya Akhir ini. Penulisan Karya Akhir ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer,. Saya menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, sangatlah sulit bagi saya untuk menyelesaikannya. Oleh karena itu, saya mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Ir. Dana Indra Sensuse, M.LIS., Ph.D dan Bapak dr. Iik Wilarso, M.T.I, selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan saya dalam penyusunan Karya Akhir ini; 2. Bapak Dr. Achmad Nizar Hidayanto, S.Kom, M.Kom dan Ibu Putu Wuri Handayani, M.Sc selaku dosen penguji yang telah menguji saya dalam sidang Karya Akhir ini; 3. Orang tua, istri (Rumiyati) dan anak saya (Dinda) yang telah memberikan bantuan dukungan material dan moral; 4. Pemerintah Provinsi DKI Jakarta yang telah memberi kesempatan kepada saya untuk mengikuti tugas belajar; 5. Pimpinan, para kepala bidang, para kepala subbidang dan staf pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan Karya Akhir ini; 6. Rekan-rekan MTI-UI angkatan 2012SA yang telah membantu penulis selama perkuliahan. Akhir kata, saya berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu dan semoga karya akhir ini membawa manfaat bagi pengembangan ilmu. Jakarta, 7 Juli 2014 iv Penulis

6 v

7 ABSTRAK Nama : Suprianto Program Studi : Magister Teknologi Informasi Judul : Perancangan Knowledge Management System: Studi Kasus Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta Perancangan KMS yang sesuai untuk menunjang proses penyebaran knowledge antar pegawai di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta sangat diharapkan keberadaannya oleh pegawai karena pengetahuan, dokumen, SOP, peraturan dan pengalaman di lingkungan BKD tidak terdokumentasi dengan baik sehingga menyulitkan pegawai dalam menjalankan tugasnya saat terjadi perpindahan pegawai. Pengetahuan dan pengalaman pegawai akan ikut hilang bersama dengan kegiatan pensiun, mutasi atau habisnya masa jabatan pegawai bersangkutan. Kemudian dengan adanya kegiatan mutasi pegawai antar bidang di lingkungan BKD menyebabkan beberapa pengetahuan dan informasi hilang bersama pegawai yang bersangkutan. Saat ini sebagian besar pengetahuan dan pengalaman yang digunakan dalam pekerjaan sehari-hari masih tersimpan pada setiap pegawai, belum dituangkan ke dalam dokumen ataupun sistem, sehingga tergantung pada masing-masing pegawai. Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metodologi yang dikembangkan oleh Fernandez. Hasil dalam penelitian ini adalah prioritas pengembangan proses knowledge management. Proses knowledge management yang perlu dikembangkan di BKD adalah eksternalisasi, exchange, sosialisasi untuk knowledge sharing, kombinasi, sosialisasi untuk knowledge discovery, internalisasi dan routines. Fitur-fitur knowledge management system yang dihasilkan untuk mendukung proses knowledge management tersebut terdiri dari fitur melakukan manajemen dokumen, mengikuti forum diskusi, melakukan dokumentasi pengetahuan dan melakukan pencarian. Prototipe knowledge management system yang sudah di uji coba dan telah mendapatkan respon yang positif agar diusulkan kepada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta untuk dikembangkan dan diimplementasikan. Kata kunci : knowledge management, knowledge management system, perancangan, kontingensi, prototipe. xiii+136 halaman; 63 gambar; 38 tabel; 5 lampiran vi

8 ABSTRACT Name Study Program Title : Suprianto : Master in Information Technology : Designing Knowledge Management System: Case Study at the Board of Regional Employment of DKI Jakarta Province Designing of Knowledge Management System that appropriate to support the dissemination process of knowledge among the officials of the Board of Regional Employment of DKI Jakarta Province is expected by employees because of knowledge, documents, SOP, regulation and experience in the Board of Regional Employment not well documented, so making it difficult for employees to carry out his/her duties during a transfer of employees. Knowledge and experience of employees will be lost with the activities of retirement, transfer or expiration of office employees concerned. Then with the activities of transfers of employees among the field of the Board of Regional Employment causes some knowledge and information are lost with the employee concerned. Today most of the knowledge and experience that are used in day-to-day work are still stored on each employee, not yet poured into a document or system, so it depends on each employee. The methodology that used in this research is a methodology which developed by Fernandez. The result of this study is the development priority of knowledge management process. Knowledge management processes that need to be developed in the Board of Regional Employment are externalization, exchange, socialization for knowledge sharing, combination, socialization for knowledge discovery, internalization and routines. The features of knowledge management system that generated to support the process of knowledge management consists of features of conduct the document management, follow the discussion forum, conduct the documentation of knowledge and conduct the search. In general, the result of prototype test of knowledge management has been accordance with their respective functions and appropriate with the needs of users and potential users of KMS of the Board of Regional Employment suggested in order to be proposed to the Board of Regional Employment of DKI Jakarta Province to be developed and implemented. Keyword : knowledge management, knowledge management system, design, contingency, prototype. xiii+136 pages; 63 of figures; 38 tables; 5 appendixes vii

9 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS... ii HALAMAN PENGESAHAN... iii KATA PENGANTAR... iv HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... v ABSTRAK... vi ABSTRACT... vii DAFTAR ISI... viii DAFTRA TABEL... xi DAFTAR GAMBAR... xii BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Budaya Sumber Daya Manusia (SDM) Perumusan Masalah Pertanyaan Penelitian Ruang Lingkup Penelitian Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian Sistematika Penulisan... 7 BAB 2 LANDASAN TEORI Data, Informasi dan Knowledge Lokasi Penyimpanan Knowledge Definisi Knowledge Management Knowledge Management Solution and Foundation Knowledge Management Process Knowledge Managenent System Knowledge Management Mechanism dan Technology Knowledge Management Infrastructure Faktor Kontingensi Task Characteristics Knowledge Characteristics Organizational dan Environmental Characteristics Kerangka Pengembangan Solusi Knowledge Management Arsitektur Knowledge Management System Interface Layer Access and Authentication Layer Collaborative Intelligence and Filtering Layer Application Layer Transport Layer Middleware and Legacy Integration Layer Repositories Layer Knowledge Management System (KMS) Tools Joomla Drupal viii

10 2.8.3 Alfresco Unified Modeling Language (UML) Use Case Diagram Activity Diagram Prototyping Black Box Testing Penelitian Terdahulu Theoritical Framework BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN Metodologi Riset Tahapan Penelitian Metode Pengumpulan Data BAB 4 PROFIL ORGANISASI Sejarah Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta Tugas dan Fungsi BKD Provinsi DKI Jakarta Visi dan Misi Struktur Organisasi BKD Bidang Sekretariat Bidang Perencanaan dan Pendayagunaan Bidang Pengembangan Bidang Kesejahteraan dan Pensiun Bidang Pengendalian Kepegawaian BAB 5 ANALISIS KEBUTUHAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM Metode Analisis Data Identifikasi Faktor Kontingensi Analisis Karakteristik Tugas Analisis Karakteristik Pengetahuan Analisis Karakteristik Organisasi Karakteristik Lingkungan Organisasi Identifikasi proses KM berdasarkan faktor kontingensi Melakukan Prioritas Proses KM yang Dibutuhkan Identifikasi Proses KM yang Sudah Ada Identifikasi Proses KM Tambahan yang Dibutuhkan Analisis Infrastruktur KM Budaya Organisasi Struktur Organisasi Infrastruktur Teknologi Informasi Pengetahuan Umum Lingkungan Fisik Mengembangkan Sistem, Mekanisme dan Teknologi KM Pemetaan Teknologi knowledge management Mekanisme Knowledge Management Model Knowledge Management System (KMS) Analisis Kebutuhan Sistem Kebutuhan Fungsional Kebutuhan Non Fungsional Analisis KMS Tools BAB 6 RANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM ix

11 6.1 Use Case Diagram KMS BKD Melakukan Manajemen Dokumen Mengikuti Forum Diskusi Melakukan Dokumentasi Pengetahuan Melakukan Pencarian Mengelola User Mengelola Group Perancangan Arsitektur KMS Interface Layer Access and Authentication Layer Collaborative and Filtering Layer Application Layer Transport Layer Middleware and Legacy Layer Repositories Layer Perancangan Infrastruktur KMS Perancangan Basis Data Navigasi Knowledge Management System Toolbar Sidebar Working Area Tampilan Prototipe Knowledge Management System Tampilan Login KMS Tampilan Halaman Mengelola Manajemen Dokumen Tampilan Halaman Mendokumentasikan Pengetahuan Tampilan Halaman Forum Diskusi Tampilan Halaman Pencarian Tampilam Halaman Administrasi User dan Groups Uji Coba Uji Coba Login Uji Coba Fitur Manajemen Dokumen Uji Coba Fitur Forum Diskusi Uji Coba Fitur Dokumentasi Pengetahuan Uji Coba Fitur Pencarian Hasil Pengujian Implikasi Penelitian Implikasi bagi Pegawai dan Organisasi Implikasi bagi Sistem Implikasi bagi Penelitian selanjutnya BAB 7 PENUTUP Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA Lampiran A: Transkip Wawancara Lampiran B : Draft Kuisioner Lampiran C : Pemetaan Kuisioner Lampiran D : Penilaian Pengujian Lampiran E : Tabulasi Kuisioner x

12 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Faktor Kontingensi Tabel 2.2 Prioritas proses knowledge management Tabel 2.3 Ringkasan studi literatur pada penelitian terdahulu Tabel 2.4 Metodologi knowledge management Tabel 5.1 Pembobotan nilai skala linkert Tabel 5.2 Task Uncertainty Tabel 5.3 Task Interdependence Tabel 5.4 Tacit/Explicit Tabel 5.5 Declarative/Procedural Tabel 5.6 Hasil Penilaian Faktor Kontingensi Tabel 5.7 Tabel Faktor Kontingensi Tabel 5.8 Analisis Kebutuhan Proses KM Tabel 5.9 Portfolio Proses KM Berdasarkan Faktor Kontingensi Tabel 5.10 Portfolio Kecenderungan proses KM yang sudah ada Tabel 5.11 Pemetaan Prioritas ke Tindakan Tabel 5.12 Pemetaan Prioritas pengembangan proses KM tambahan Tabel 5.13 Hasil pemetaan identifikasi proses KM tambahan Tabel 5.14 Prioritas pengembangan proses KM tambahan Tabel 5.15 Kepentingan pengetahuan Tabel 5.16 Kebutuhan pengelolaan KM Tabel 5.17 Kebutuhan KMS Tabel 5.18 Prosentase peran aktif pegawai dalam forum komunikasi Tabel 5.19 Pengetahuan Tacit Tabel 5.20 Fasilitas pendukung KM Tabel 5.21 Pemetaan teknologi knowledge management Tabel 5.22 Pemetaan proses KM ke fitur KMS Tabel 5.23 Fitur-fitur Pengembangan KMS BKD Tabel 5.24 Fitur-fitur Kebutuhan KMS BKD Tabel 5.25 Fitur-fitur Pengembangan KMS Tabel 5.26 Pemetaan Fitur-fitur Kebutuhan KMS BKD Tabel 5.27 Perbandingan Fungsionalitas Tabel 5.28 Perbandingan CMS Tabel 6.1 Spesifikasi Kebutuhan Hardware dan Software Tabel 6.2 Pengujian Login Tabel 6.3 Pengujian Fitur Manajemen Dokumen Tabel 6.4 Pengujian Fitur Forum Diskusi Tabel 6.5 Pengujian Fitur Dokumentasi Pengetahuan Tabel 6.6 Pengujian Fitur Pencarian xi

13 DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Kerangka Kerja Knowledge Management pada Reformasi Birokrasi 2 Gambar 1.2 Tingkat mutasi pegawai BKD... 4 Gambar 1.3 Keputusan Kepala BKD tentang mutasi... 5 Gambar 2.1 Lokasi penyimpanan knowledge Gambar 2.2 SECI Model Gambar 2.3 Knowledge Management Solutions Gambar 2.4 Detail Solusi Knowledge Management Gambar 2.5 Knowledge Management Process Gambar 2.6 Hubungan Faktor Kontingensi Gambar 2.7 Faktor-faktor kontingensi Gambar 2.8 Pengaruh task characteristics terhadap Gambar 2.9 Pengaruh Knowledge Chareacteristics terhadap proses KM Gambar 2.10 Arsitektur knowledge management Gambar 2.11 Komponen pembentuk use case Gambar 2.12 Alur Prototyping Gambar 2.13 Theoritical Framework Gambar 3.1 Tahapan Penelitian Gambar 3.2 Tahapan solusi Knowledge Management Gambar 4.1 Visi dan Misi BKD Gambar 4.2 Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah Gambar 5.1 Task Uncertainty Gambar 5.2 Task Interdependence Gambar 5.3 Tacit/Explicit Gambar 5.4 Declarative/Procedural Gambar 5.5 Kecenderungan proses KM yang sudah ada Gambar 5.6 Tingkat kepentingan pengetahuan Gambar 5.7 Tingkat kebutuhan pengelolaan KM Gambar 5.8 Tingkat kebutuhan adanya KMS Gambar 5.9 Topologi Jaringan BKD Provinsi DKI Jakarta Gambar 5.10 Tingkat fasilitas pendukung KM Gambar 5.11 Fitur-Fitur yang diharapkan ada di KMS BKD Gambar 5.12 Model KMS BKD Gambar 6.1 Use Case Diagram KMS BKD Gambar 6.2 Activity Diagram Manajemen Dokumen Gambar 6.3 Activity Diagram Mengikuti Forum Diskusi Gambar 6.4 Activity Diagram Dokumentasi Pengetahuan Gambar 6.5 Activity Diagram Melakukan Pencarian Gambar 6.6 Activity Diagram Mengelola User Gambar 6.7 Activity Diagram Mengelola Group Gambar 6.8 Rancangan Arsitektur KMS BKD Gambar 6.9 Infrastruktur KMS BKD Gambar 6.10 Rancangan Basis Data Gambar 6.11 Navigasi KMS BKD Gambar 6.12 Navigasi Toolbar KMS BKD xii

14 Gambar 6.13 Navigasi Sidebar KMS BKD Gambar 6.14 Navigasi Working Area KMS BKD Gambar 6.15 Tampilan Halaman Login Gambar 6.16 Rancangan Space KMS BKD Gambar 6.17 Tampilan Halaman Manajemen Dokumen KMS BKD Gambar 6.18 Proses Dowload Dokumen pada KMS BKD Gambar 6.19 Proses Upload Dokumen pada KMS BKD Gambar 6.20 Tampilan melihat dokumen pada KMS BKD Gambar 6.21 Tampilan Halaman Daftar Pengetahuan Gambar 6.22 Melihat file Video Gambar 6.23 Mendengarkan file Audio Gambar 6.24 Tampilan mengubah suatu pengetahuan Gambar 6.25 Tampilan Forum Diskusi Gambar 6.26 Halaman Forum Diskusi yang sedang berlangsung Gambar 6.27 Tampilan Halaman untuk Pencarian Sedeharna Gambar 6.28 Tampilam Halaman Advanced Search Gambar 6.29 Tampilan Halaman Administrasi Group Gambar 6.30 Tampilan Halaman User yang terdaftar Gambar 6.31 Tampilan Halaman Create User xiii

15 BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah yang akan diselesaikan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian dan sistematika penulisan. 1.1 Latar Belakang Reformasi birokrasi bagi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah dimaksudkan antara lain untuk mendorong terwujudnya organisasi yang efektif dan efisien. Untuk mewujudkannya, setiap instansi pemerintah harus siap untuk memanfaatkan kekayaan pengetahuan yang dimilikinya, termasuk belajar dari pengalaman-pengalaman di masa lampau. Secara umum hal itu diwujudkan dalam bentuk peraturan dan prosedur kerja dalam organisasi tersebut, serta rangkaian kegiatan untuk perubahan dan penyempurnaanya. Kendala yang sering dihadapi adalah kenyataan bahwa pengetahuan dan pengalaman dalam organisasi tersebut seringkali tersebar, tidak terdokumentasi dan bahkan mungkin masih ada di dalam kepala masing-masing individu dalam organisasi. Manajemen pengetahuan atau knowledge management merupakan upaya untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola aset intelektualnya berupa pengetahuan dan pengalaman yang ada. Pedoman pelaksanaan program manajemen pengetahuan (knowledge management) ditetapkan melalui Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 14 Tahun Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi DKI Jakarta merupakan unsur pendukung tugas pemerintah daerah di bidang pengelolaan kepegawaian daerah, BKD Provinsi DKI Jakarta selaku pengelola kepegawaian di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta mempunyai tugas menyelenggarakan pengelolaan kepegawaian darerah dan mempunyai tanggung jawab mulai dari perencanaan, pengadaan, pengembangan, penempatan, promosi, penggajian, 1

16 2 kesejahteraan, disiplin, serta pemberhentian pegawai yang ditetapkan melalui Peraturan Daerah Provinsi DKI Nomor 10 Tahun 2008 dan Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 82 Tahun BKD Provinsi DKI Jakarta selaku pengelola kepegawaian di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta mempunyai kewajiban dalam pelaksanaan reformasi birokrasi yang ditetapkan melalui Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 43 Tahun 2008 tentang Reformasi Birokrasi. Dalam pelaksanaan reformasi birokrasi maka diperlukan sarana pendukung yaitu manajemen pengetahuan. Manajemen pengetahuan meningkatkan efektifitas organisasi karena dapat mendorong penggunaan pengetahuan yang sudah dimiliki (knowledge reuse) untuk meningkatkan kualitas proses pengambilan keputusan. Selain itu, manajemen pengetahuan juga dapat berperan sebagai alat bantu dalam proses perubahan atau pun transformasi organisasi, karena manajemen pengetahuan dapat membantu pembentukan budaya pembelajaran dalam suatu organisasi. (Permenpan dan RB Nomor 14 Tahun 2011). Gambar 1.1 Kerangka Kerja Knowledge Management pada Reformasi Birokrasi (Sumber : Permenpan dan RB Nomor 14 Tahun 2011) Berdasarkan Gambar 1.1, di atas maka dapat dilihat bahwa manajemen pengetahuan merupakan faktor pendukung dalam pelaksanaan manajemen perubahan organisasi dalam rangka reformasi birokrasi. Salah satu hasil reformasi birokrasi akan tercemin dari seberapa baik dan efektif sebuah organisasi melalukan aktifitas-aktifitas yang menjadi tanggung jawabnya. Dengan adanya

17 3 manajemen pengetahuan, organisasi dapat belajar untuk melaksanakan aktifitas yang semakin baik dari waktu ke waktu Budaya Kesadaran dalam mengelola pengetahuan yang dimiliki belum terorganisir, setiap bidang di BKD mempunyai pengetahuan yang spesifik yang selama ini kurang didistribusikan secara merata di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta. Dalam tugas sehari-hari dituntut adanya pengetahuan yang cukup memadai dari setiap pegawai. Setiap pegawai yang telah menjalani tugas dan fungsinya selama bertahun-tahun dengan sendirinya akan mempunyai pengetahuan yang cukup baik. Kendala yang sering dihadapi adalah kenyataan bahwa pengetahuan dan pengalaman dalam organisasi tersebut seringkali tersebar, tidak terdokumentasi dan bahkan mungkin masih ada di dalam kepala masing-masing pegawai BKD, belum dituangkan ke dalam suatu dokumen ataupun sistem. Proses pembelajaran oleh pegawai baru lebih banyak dilakukan dengan lisan dan praktek langsung yang diarahkan oleh pegawai senior yang berpengalaman. Pegawai yang pensiun di BKD pun lebih banyak menerapkan proses transfer knowledge dengan metode serupa. Dokumentasi terhadap suatu pengetahuan baru pun yang didapat tidak banyak dilakukan Sumber Daya Manusia (SDM) Pegawai BKD dalam melaksanakan pekerjaan pengelolaan kepegawaian daerah tidak terlepas dari data, informasi, peraturan, standar operasi dan prosedur kerja (SOP), pengetahuan maupun pengalaman yang diperoleh baik pada saat ini maupun pada waktu yang lalu. Data, informasi, peraturan, SOP, pengetahuan (knowledge) maupun pengalaman yang diperoleh pegawai BKD merupakan sumber daya yang sangat penting bagi organisasi. Pengetahuan yang diperoleh pegawai BKD, haruslah dikelola dengan baik oleh organisasi karena pengalaman yang didapat dan kemampuan yang dimiliki di

18 4 bidangnya pun tidak sedikit, contohnya pegawai yang telah mengalami berbagai proses pembelajaran (seminar, diklat, sertifikasi, dll) telah habis masa jabatannya atau pensiun atau mengalami mutasi, maka pengetahuan yang dimiliki pegawai tersebut akan ikut hilang. Hal ini menyebabkan pegawai pengganti tersebut akan mengalami kesulitan dalam menjalankan tugasnya, sehingga perlu waktu untuk mengumpulkan pengetahuan dan pengalaman. Dalam periode tahun 2014 ini, sebanyak 63 pegawai dari 253 pegawai BKD mengalami mutasi antar bidang, diantaranya yang ditetapkan melalui Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta Nomor 11 Tahun 2014 seperti tertera pada Gambar 1.2. Sejak periode tahun 2009 sampai dengan 2014 prosentase mutasi pegawai di lingkungan BKD Provinsi DKI Jakarta adalah sebagai berikut : % Mutasi Pegawai BKD 90,00% 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% % 48,33% 33,94% 83,40% 17,26% 13,88% 24,90% Gambar 1.2 Tingkat mutasi pegawai BKD (Sumber : Data Subbagian Kepegawaian BKD Tahun 2014) Gambar 1.2 tersebut menggambarkan bahwa frekuensi mutasi pegawai di lingkungan BKD Provinsi DKI Jakarta cukup sering dilakukan oleh BKD, dengan frekuensi mutasi pegawai yang cukup signifikan menyebabkan beberapa pengetahuan dan informasi hilang bersama pegawai yang bersangkutan.

19 5 Gambar 1.3 Keputusan Kepala BKD tentang mutasi (Sumber : Data Subbagian Kepegawaian BKD Tahun 2014) Oleh karena itu, untuk mengoptimalkan pengetahuan yang berada pada BKD Provinsi DKI Jakarta maka dipandang perlu adanya suatu sistem manajemen pengetahuan atau biasa disebut dengan knowledge management system. Melalui knowledge management system, pegawai BKD akan belajar dan saling tukar menukar pengetahuan antar pegawai sehingga dapat membantu pegawai dalam menimbulkan inovasi untuk meningkatkan kinerja organisasi. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang seperti yang telah disebutkan di atas maka dapat disimpulkan permasalahan yang terjadi di BKD Provinsi DKI Jakarta adalah sebagai berikut : 1. Pengetahuan, dokumen, SOP, peraturan dan pengalaman tidak terdokumentasi dengan baik sehingga menyulitkan pegawai dalam menjalankan tugasnya saat terjadi perpindahan pegawai. 2. Pengetahuan dan pengalaman pegawai akan ikut hilang bersama dengan kegiatan pensiun, mutasi atau habisnya masa jabatan pegawai bersangkutan. Hal ini akan merugikan organisasi dan mempersulit pegawai pegganti karena nulai dari awal lagi, sehingga perlu waktu untuk mengumpulkan pengetahuan dan pengalaman.

20 6 3. Dengan adanya kegiatan mutasi pegawai antar bidang di lingkungan BKD menyebabkan beberapa pengetahuan dan informasi hilang bersama pegawai yang bersangkutan. 4. Saat ini sebagian besar pengetahuan dan pengalaman yang digunakan dalam pekerjaan sehari-hari masih tersimpan pada setiap pegawai, belum dituangkan ke dalam dokumen ataupun sistem, sehingga tergantung pada masing-masing pegawai. 5. Belum adanya suatu sistem untuk mendukung penyebaran pengetahuan antar pegawai di lingkungan BKD Provinsi DKI Jakarta. 1.3 Pertanyaan Penelitian Berdasarkan uraian identifikasi permasalahan di atas, maka pertanyaan penelitian yang dapat diajukan adalah: Bagaimana model knowledge management system yang sesuai untuk menunjang proses penyebaran knowledge antar pegawai di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta?. 1.4 Ruang Lingkup Penelitian Penelitian ini akan dilakukan dengan batasan-batasan (ruang lingkup) sebagai berikut : a. Penelitian ini dilakukan di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta. b. Hasil penelitian ini berupa prototipe knowledge management system yang dapat diusulkan kepada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta untuk nantinya dikembangkan dan diimplementasikan. c. Metode yang digunakan adalah metodologi yang dikembangkan oleh Irma Becerra-Fernandez (2010).

21 7 1.5 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan rancangan model knowledge management system dan prototipe knowledge management system yang sesuai bagi BKD Provinsi DKI Jakarta untuk menjawab permasalahan yang dideskripsikan pada perumusan permasalahan. 1.6 Manfaat Penelitian Dengan dibuatnya perancangan knowledge management system bagi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta : 1. Memudahkan proses knowledge sharing antara pegawai BKD Provinsi DKI Jakarta. 2. Mengurangi ketergantungan organisasi terhadap pegawai tertentu. 3. Memudahkan proses penyebaran pengetahuan antar pegawai BKD Provinsi DKI Jakarta. 4. Dengan dikembangkan knowledge management system diharapkan mutasi pegawai bisa dilakukan dengan baik. 5. Penelitian ini juga diharapkan menjadi referensi yang dapat memperkaya pengetahuan di bidang knowledge management system. 1.7 Sistematika Penulisan Secara umum penulisan Karya Akhir ini disusun dalam 7 (tujuh) bab dengan sistematika sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah yang akan diselesaikan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian dan sistematika penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini membahas mengenai landasan teori yang digunakan pada penelitian ini dan penelitian yang telah dilakukan sebelumnya mengenai knowledge management system.

22 8 BAB 3 : METODOLOGI PENELITIAN Bab ini menjelaskan tentang metodologi riset, tahapan penelitian dan metode pengumpulan data, metode analisis data dan karakteristik umum responden. BAB 4 : PROFIL ORGANISASI Bab ini menjelaskan mengenai sejarah singkat Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta serta struktur organisasi yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta. BAB 5 : ANALISIS KEBUTUHAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM Bab ini menjelaskan langkah-langkah yang dilakukan penulis dalam melakukan suatu analisis kebutuhan knowledge management system, dari analisis proses-proses knowledge management berdasarkan metode Fernandez, model knowledge management system, analisis knowledge management system tools dan analisis kebutuhan sistem. BAB 6 : RANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM Bab ini menjelaskan mengenai rancangan knowledge management system di BKD. Hal-hal yang dibahas meliputi use case diagram, activity diagram, rancangan arsitektur KMS, rancangan infrastruktur KMS, tampilan prototipe knowledge management system dan uji coba prototipe knowledge management system serta implikasi penelitian. BAB 7 : PENUTUP Bab ini membahas mengenai kesimpulan yang diperoleh dari penelitian yang telah dilakukan dan saran terkait dengan penelitian selanjutnya.

23 BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini dibahas mengenai landasan teori yang digunakan pada penelitian ini dan penelitian yang telah dilakukan sebelumnya mengenai knowledge management system. 2.1 Data, Informasi dan Knowledge Menurut Awad (2004) data berisi fakta, pengamatan, persepsi responden yang belum diorganisir. Menurut Fernandez (2010) data mempresentasikan raw number atau assertions yang tidak memiliki konteks, arti, ataupun tujuan. Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa data merupakan fakta, pengamatan, persepsi yang tidak memiliki arti atau tujuan dan belum diproses dan diorganisisr. Informasi menurut Awad (2004) adalah penggabungan data untuk mempermudah pengambilan keputusan. Menurut Fernandez (2010) informasi adalah kumpulan data yang memiliki konteks, arti, hubungan dan tujuan. Informasi adalah hasil dari proses pengolahan data untuk memperoleh indikasi yang berarti dari tren atau pola data. Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah kumpulan data yang telah diolah sehingga mempunyai makna yang lebih berarti. Knowledge menurut Awad (2004) merupakan pemahaman manusia di bidang tertentu yang diminatinya, yang diperoleh melalui pembelajaran dan pengalaman. Fernandez (2010) menempatkan knowledge berada pada tingkat tertinggi dalam hirarki, informasi di tingkat menengah dan data berada pada tingkat terendah. Menurut Fernandez (2010) knowledge dapat digololongkan menjadi 6 (enam) tipe, yaitu : 9

24 10 Procedural knowledge Procedural knowledge, in contrast, focuses on beliefs relating sequences of steps or actions to desired (or undesired) outcomes. Menurut Fernandez (2010) procedural knowledge adalah pengetahuan yang berhubungan dengan cara, urutan tindakan atau langkah-langkah untuk mencapai tujuan. Contoh procedural knowledge adalah Standar Operasi dan Prosedur (SOP). Declarative knowledge Declarative knowledge focuses on beliefs about relationships among variables. Menurut Fernandez (2010) declarative knowledge adalah pengetahuan yang lebih detail yang menggambarkan hubungan antar variabel, contoh declarative knowledge adalah hasil analisis mengenai peningkatan tunjangan daerah berdasarkan faktor yang mempengaruhinya. Tacit knowledge Tacit knowledge dapat diartikan sebagai knowledge yang terletak di otak atau melekat dalam diri seseorang yang diperolehnya melalui pengalaman, gagasan, ide, persepsi, serta keahlian dalam pekerjaannya. Explicit knowledge Explicit knowledge merupakan knowledge yang sudah direkam dan didokumentasikan sehingga lebih mudah didistribusikan dan dikelola. General knowledge General knowledge adalah knowledge yang sebagian besar telah diketahui oleh individu dan dapat ditransfer dengan mudah ke individu lain. Spesific knowledge Spesific knowledge adalah knowledge yang dimiliki individu dalam jumlah yang terbatas dan mahal untuk dipindahkan. 2.2 Lokasi Penyimpanan Knowledge Menurut Fernandez (2010) pengetahuan dapat disimpan pada lokasi yang berbeda seperti pada Gambar 2.1 yaitu manusia (people), artifak dan organisasi. Pengetahuan pada manusia dikelompokkan menjadi dua, individu dan kelompok. Pengetahuan individu tersimpan dalam pikiran masing-masing individu sedangkan pengetahuan kelompok diperoleh ketika sekelompok individu saling

25 11 berinteraksi atau bekerjasama. Pengetahuan dalam kelompok sangat dipengaruhi interaksi antar individu didalamnya. Gambar 2.1 Lokasi penyimpanan knowledge (Sumber : Fernandez, 2010) Pengetahuan yang tersimpan dalam artifak dibedakan menjadi tiga yaitu, praktek, teknologi, serta repository. Pengetahuan dalam praktek adalah hal yang dilakukan secara rutin misalnya norma, peraturan yang diperoleh dari pengalaman sehingga menjadi prosedur kerja. Pengetahuan dalam teknologi misalnya sistem informasi. Sedangkan pengetahuan dalam repository adalah dokumen baik berupa elektronik maupun non elektronik. Pengetahuan dalam organisasi dibedakan menjadi tiga yaitu, unit organisasi, keseluruhan organisasi dan antar organisasi. Pengetahuan unit organisasi merupakan pengetahuan yang dimiliki orang dalam suatu unit dalam melaksanakan pekerjaan mereka. Pengetahuan keseluruhan organisasi merupakan kumpulan pengetahuan unit organisasi, norma, peraturan, kultur organisasi secara keseluruhan. Sedangkan pengetahuan antar organisasi terbentuk karena hubungan antar organisasi dengan supplier maupun konsumennya.

26 Definisi Knowledge Management Menurut Fernandez (2010) knowledge management merupakan kegiatan-kegiatan seperti menemukan, menangkap, menyebarkan, mengimplementasikan pengetahuan agar dapat ditingkatkan. Menurut Tiwana (1999) knowledge management adalah pengelolaan aset pengetahuan yang dimiliki organisasi yang dapat memberikan nilai bagi perusahaan. Menurut Awad (2004) knowledge management adalah suatu proses menangkap dan menggunakan keahlian yang berguna dimanapun dalam organisasi baik dalam dokumen, database, atau kepala manusia. Berdasarkan pengertian dari Fernandez (2010), Tiwana (1999) dan Awad (2004) bisa disimpulkan, knowledge management merupakan suatu proses kegiatan dalam menemukan pengetahuan (discovering), menangkap pengetahuan (capturing), menyebarkan pengetahuan (sharing), dan menggunakan pengetahuan (application) yang ada dalam organisasi yang berguna dan mendukung organisasi mencapai tujuannya. Penciptaan knowledge merupakan proses kontinu dari konversi knowledge. Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) proses ini akan bergerak menjadi spiral yang lebih besar melalui organisasi. Gambar 2.2 SECI Model (Sumber : Nonaka, Takeuchi 1995)

27 13 Keempat cara menurut SECI model seperti pada Gambar 2.2 diantara lain : 1. Socialization Konversi dari tacit knowledge ke tacit knowledge yang baru. Hal ini dilakukan dengan interaksi sosial dan kegiatan berbagi pengalaman antar pegawai dalam suatu organisasi. 2. Externalization Konversi dari pengetahuan tacit menjadi explicit yang baru. Proses externalization membantu menterjemahkan pengetahuan tacit yang dimiliki seseorang ke dalam bentuk eksplisit sehingga mudah dimengerti oleh orang lain. Hal ini dapat dilakukan dengan menerapkan adanya dokumentasi notulensi dalam setiap rapat ke dalam bentuk elektronik, sehingga dapat dilihat oleh yang berkepentingan atau adanya dokumentasi pengalaman pegawai dalam menyelesaikan suatu permasalahan pekerjaan, sehingga dapat dilihat oleh pegawai yang lain. 3. Internalization Konversi dari explicit knowledge menjadi tacit knowledge yang baru atau sering disebut proses belajar. Dengan adanya data, informasi dan pengetahuan yang telah terdokumentasi, maka dokumen-dokumen tersebut dapat dibaca oleh orang yang berkepentingan, sehingga proses ini dapat meningkatkan pengetahuan pegawai. 4. Combination Konversi dari explicit knowledge ke explicit knowledge yang baru. Proses ini dilakukan dengan mengkombinasikan berbagai explicit knowledge yang berbeda untuk menghasilkan dokumen lainnya. 2.4 Knowledge Management Solution and Foundation Knowledge management tergantung pada dua aspek yaitu knowledge management solution dan knowledge management foundation, seperti pada Gambar 2.3 berikut.

28 14 Gambar 2.3 Knowledge Management Solutions (Sumber : Fernandez, 2010) Knowledge management solution merupakan cara untuk memfasilitasi kegiatan berbagi pengetahuan, yang dibagi menjadi 2 (dua) bagian, yaitu knowledge manageme\nt process dan knowledge management system. Knowledge management foundation merupakan aspek organisasi yang luas yang mendukung manajemen pengetahuan dalam jangka pendek dan jangka panjang. Knowledge management foundation terdiri dari teknologi dan mekanisme knowledge management serta infrastruktur knowledge management. Detail solusi knowledge management seperti dijelaskan pada Gambar 2.4 di bawah ini. Gambar 2.4 Detail Solusi Knowledge Management (Sumber : Fernandez, 2010)

29 Knowledge Management Process Knowledge management process menurut Fernandez (2010) mengacu pada empat aktifitas utama. Keempat proses utama dari knowledge management dari menemukan pengetahuan (discovering), menangkap pengetahuan (capturing), menyebarkan pengetahuan (sharing), dan menggunakan pengetahuan (application). Gambar 2.5 Knowledge Management Process (Sumber : Fernandez, 2010) Fernandez (2010) menjelaskan, proses knowledge management dapat dibagi menjadi 4 (empat) jenis, yaitu : 1. Knowledge Discovery Knowledge discovery merupakan pengembangan perngetahuan tacit atau explicit baru dari data dan informasi atau dari penelahaan pengetahuan terdahulu. Proses combination berperan dalam penemuan pengetahuan tacit, sedangkan proses socialization berperan dalam penemuan explicit. 2. Knowledge Capture Knowledge capture merupakan proses menangkap tacit atau explicit knowledge yang terdapat pada people, artifacts atau entitas organisasi. Knowledge dapat juga diambil dari luar lingkungan organisasi seperti kompetitor, konsultan, konsumen, supplier dan karyawan baru organisasi. Knowledge capture terdiri dari proses externalization dan internalization.

30 16 3. Knowledge Sharing Knowledge sharing mendukung proses dimana tacit atau explicit knowledge dapat dikomunikasikan dengan individu lainnya. Dalam proses knowledge sharing ini terdiri dari socialization dan exchange. Exchange merupakan proses yang digunakan untuk berbagi pengetahuan explicit antar individu, grup dan organisasi. Contohnya manual book sistem yang dipelajari dari satu pegawai ke pegawai lainnya, yang memanfaatkan pengetahuan explicit yang ada di dalam manual book. 4. Knowledge Application Knowledge application merupakan penerapan dari knowledge management ke proses bisnis. Dalam proses knowledge application ini terdiri dari direction dan routines. Direction merupakan proses satu individu menggunakan pengetahuan untuk memberi arahan atau perintah kepada orang lain untuk melakukan sesuatu. Tidak ada proses transfer pengetahuan yang mendasari arahan tindakan tersebut. Routines merupakan pengetahuan yang terdapat dalam aturan, norma, prosedur yang memandu langkah berikutnya Knowledge Managenent System Menurut Fernandez (2010) knowledge management system adalah integrasi antara teknologi dan mekanisme yang dibangun ntuk mendukung proses knowledge management. Knowledge management system terdiri dari 4 (empat) macam, yaitu knowledge discovery system, knowledge capture system, knowledge sharing system dan knowledge application system Knowledge Management Mechanism dan Technology Mekanisme dalam knowledge management adalah suatu tindakan organisasi untuk pemanfaatan knowledge management. Dalam mekanisme knowledge management terdapat kebijakan organisasi/sosial/struktural untuk mendukung knowledge management. Penerapan mekanisme knowledge management diantaranya face to face, meeting, on the job training, learning by observation, dan lain-lain.

31 17 Teknologi knowledge management merupakan pemanfaatan teknologi informasi dalam proses knowledge management. Penerapan teknologi knowledge management diantaranya document management, decision support system (DSS), forum diskusi, chatting dan lain-lain Knowledge Management Infrastructure Infrastruktur knowledge management merupakan pondasi untuk knowledge management berada. Infrastruktur knowledge management terdiri dari 5 (lima) komponen utama yaitu budaya organisasi, struktur organisasi, infrastruktur TI, pengetahuan umum dan lingkungan fisik Budaya Organisasi Budaya organiasi direfleksikan melalui norma dan kepercayaan yang menuntun kebiasaan pegawai dalam suatu organisasi. Dalam penerapan knowledge management, membuat orang berpatisipasi dalam kegiatan berbagi pengetahuan merupakan hal yang paling berat. Hal-hal yang bisa dilakukan untuk membuat budaya organisasi dapat melalui pemahaman nilai dari kegiatan knowledge management, dukungan dari pihak manajerial untuk proses knowledge management di semua level, pemberian reward dalam proses berbagi pengetahuan dan dukungan untuk melakukan interaksi dalam proses menciptakan dan berbagi pengetahuan Struktur Organisasi Struktur organisasi mempengaruhi sistem knowledge management yang akan diterapkan dalam organiasi, karena meliputi interaksi antar individu dalam unit dan antar unit kerja dalam organisasi. Struktur organisasi lain yang juga mempengaruhi sistem knowledge management adalah struktur hirarki organiasi yang akan mempengaruhi orang untuk bergerak secara individu atau hanya berbagi pengetahuan kepada orang yang disukai saja.

32 Infrastruktur TI Infrastruktur TI meliputi penyimpanan data, teknologi informasi dan jaringan, serta sistem. Infrastruktur TI termasuk pemrosesan data, yang terdiri dari database dan data warehouse. Salah satu cara untuk melihat infrastruktur TI secara sistematis adalah dengan mempertimbangkan kapabilitasnya dalam 4 (empat) aspek, yaitu reach, depth, richness dan aggregation. Reach berkaitan dengan koneksi dan akses. Dalam kontek jaringan, reach menggambarkan jumlah dan lokasi geografis lokasi dari node-node yang diakses. (Intan, 2013) Depth fokus pada detail dan jumlah informasi yang dapat dikomunikasikan secara efektif melalui suatu medium. Hal ini berkaitan dengan bandwith dan customization. (Intan, 2013) Medium dari richness berdasarkan kemampuannya untuk menyediakan banyak isyarat, feedback yang cepat, personalisasi pesan dan menggunakan bahasa alami untuk menyampaikan isi. (Intan, 2013) Salah satu keuntungan dari IT adalah meningkatnya kemampuan untuk memindahkan dan memproses informasi dengan cepat. Hal ini memungkinkan aggregation dari informasi yang berbobot besar dibentuk dari banyak sumber Pengetahuan Umum Pengetahuan umum merupakan pengalaman kumulatif organisasi dalam memahami kategori dan pengetahuan. Pengetahuan umum meliputi pengetahuan organisasi, yang terdiri dari pengetahuan tiap individu, pengetahuan khusus yang umum ada di individu, aturan yang ada, norma bersama, dll.

33 Lingkungan Fisik Kunci utama dari lingkungan fisik adalah desain bangunan dan partisi diantaranya, lokasi, ukuran, dan tipe kantornya, jumlah dan kondisi ruang meeting, dan lainnya. 2.5 Faktor Kontingensi Faktor kontingensi merupakan salah satu pendekatan yang digunakan untuk membuat solusi knowledge management, yang dalam pandangan kontingensi tidak ada pendekatan knowledge management yang terbaik dapat diadopsi semua organisasi untuk semua situasi. Menurut Fernandez (2010) langkah awal untuk membuat solusi knowledge management adalah dengan melakukan analisa faktor kontingensi. Faktor-fakor kontingensi dan hubungannya dengan solusi knowledge management dapat diilihat pada Gambar 2.6 dan 2.7. Gambar 2.6 Hubungan Faktor Kontingensi dengan Solusi Knowledge Management (Sumber : Fernandez, 2010)

34 20 Gambar 2.7 Faktor-faktor kontingensi (Sumber : Fernandez, 2010) Pada Gambar 2.7 diatas maka dapat dilihat bahwa yang mempengaruhi knowledge management adalah task characteristics, knowledge characteristics, organizational characteristics dan environmental characteristics Task Characteristics Proses knowledge management yang sesuai untuk sebuah organisasi bergantung dari sifat alami dari tugas yang ada di organisasi tersebut. Karakteristik tugas dapat dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu task uncertainty dan task interdependence. Task characteristics dapat mempengaruhi proses knowledge management yang dapat dilihat pada Gambar 2.8. Task uncertainty dapat dilihat dari adanya pekerjaan yang cenderung berubahubah (Suharita, 2009). Apabila task uncertainty tinggi maka akan menurunkan kemampuan organisasi untuk membangun routines, sehingga knowledge application makin dipengaruhi oleh direction. Metode yang disarankan untuk organisasi dengan task uncertainty tinggi adalah socialization dan direction, sedangkan untuk organisasi dengan task uncertainty rendah, routine lebih disarankan.

35 21 Gambar 2.8 Pengaruh task characteristics terhadap proses knowledge management (Sumber : Fernandez, 2010) Task interdependence adalah ketergantungan dari pencapaian suatu sub unit atas usaha dari unit yang lain. Semakin tinggi task interdepedence dalam organisasi, dimana penyelesaian tugas bergantung pada interaksi antar sub unit, pengetahuan yang ada dikombinasi dan ditransformasi yang dikomunikasikan dan dikoordinasikan pada seluruh unit kerja. Metode yang sesuai adalah socialization dan combination, sedangkan untuk organisasi dengan task interdepedence rendah, internalization dan externalization lebih disarankan Knowledge Characteristics Analisis faktor kontingensi juga memperhatikan knowledge characteristics sebagai bagian yang ikut mempengaruhi knowledge management, yaitu perbandingan antara tacit dan explicit knowledge serta procedural dan declarative knowledge. Definisi dari tacit dan explicit knowledge serta procedural dan declarative knowledge telah dijelaskan pada sub bab 2.1 di atas. Tacit dan explicit knowledge perlu dilihat mana yang lebih berperan di suatu organisasi. Proses perbandingan

36 22 yang sama juga diterapkan dalam membandingkan antara procedural dan declarative knowledge. Knowledge chareacteristics tersebut dapat mempengaruhi proses knowledge management yang dapat dilihat pada Gambar 2.9 tentang pengaruh knowledge chareacteristics terhadap proses knowledge management. Gambar 2.9 Pengaruh Knowledge Chareacteristics terhadap proses knowledge management (Sumber : Fernandez, 2010) Organizational dan Environmental Characteristics Fernandez (2010) membagi organizational characteristics menjadi dua, yaitu ukuran organisasi dan strategi organisasi, sedangkan environmental characteristics adalah ketidakpastian lingkungan yang turut mempengaruhi proses knowledge management. Pada Tabel 2.1 dibawah menjelaskan proses-proses knowledge management yang direkomendasikan untuk masing-masing tipe dari ketiga karakteristik.

37 23 Tabel 2.1 Faktor Kontingensi Characteristic Level/Type Recommended KM Processes Knowledge Sharing (socialization) Knowledge Application (direction) Small (combination Knowledge Discovery,socialization) (externalization, Organizational Knowledge Capture internalization) Size Knowledge Sharing (exchange) Knowledge Application (routines) Large Knowledge Discovery (combination) Knowledge Capture (externalization, internalization) Knowledge Application (direction, routines) Low Cost (externalization, Knowledge Capture internalization) Business Strategy Knowledge Sharing Knowledge Discovery (socialization, exchange) (combination, socialization) Differentiation (externalization, Knowledge Capture internalization) (socialization, Knowledge Sharing exchange) (socialization, Low Knowledge Sharing exchange) (externalization, Environmental Uncertainty Knowledge Capture internalization) (combination, High Knowledge Discovery socialization) (direction, Knowledge Application routines) (Sumber : Fernandez, 2010) 2.6 Kerangka Pengembangan Solusi Knowledge Management Fernandez (2010) mengusulkan langkah-langkah dalam kerangka pengembangan solusi knowledge management, yaitu sebagai berikut:

38 24 1 Analisis faktor kontingensi Langkah ini untuk menilai lingkungan organisasi yang berkaitan dengan faktor kontingensi, seperti task characteristics, knowledge characteristics, organizational characteristics dan environmental characteristics yang telah dijelaskan pada sub bab 2.5 di atas. 2 Identifikasi proses knowledge management berdasarkan faktor kontingensi Langkah ini untuk menentukan proses-proses knowledge management berdasarkan faktor kontingensi yang telah disebutkan di atas. 3 Prioritaskan knowledge management process yang dibutuhkan Langkah ini untuk mengetahui proses-proses knowledge management yang paling dibutuhkan oleh organisasi tersebut. Pada tabel berikut, menjelaskan efek dari tiap-tiap faktor kontingensi terhadap proses knowledge management. Tabel 2.2 Prioritas proses knowledge management (Sumber : Fernandez, 2010) Tabel 2.2 tersebut menyediakan beberapa dari faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam membuat prioritas proses knowledge management. Penjelasan lebih lanjut dapat dilihat pada Bab 5.

39 25 4 Identifikasi proses knowledge management yang sudah ada Langkah ini untuk dilakukan untuk mengidentifikasi proses-proses knowledge management yang sudah dilakukan oleh organisasi. 5 Identifikasi proses knowledge management tambahan yang dibutuhkan Langkah ini untuk mengetahui proses-proses knowledge yang baru sehingga dapat dikombinasikan dengan proses yang sudah ada sebelumnya. 6 Lakukan proses assessment terhadap infrastruktur knowledge management Langkah ini untuk dapat mengetahui gambaran infrastruktur knowledge management, seperti budaya organisasi, struktur organisasi, dan lain-lain yang telah dijelaskan pada sub bab di atas. 7 Pengembangan knowledge management sytstem, mekanisme dan teknologi Pada langkah terakhir adalah membuat knowledge management sytstem yang dibutuhkan dengan mekanisme dan teknologi yang untuk mendukung proses-proses knowledge management yang telah diidentifikasi sebelumnya. 2.7 Arsitektur Knowledge Management System Dalam membuat sebuah knowledge management system (KMS), maka diperlukan ranacangan arsitektur dari sistem tersebut. Amrit Tiwana (1999) mendefiniskan arsitektur knowledge management kedalam 7 (tujuh) layer atau lapisan sebagaimana bisa dilihat pada Gambar Gambar 2.10 Arsitektur knowledge management (Sumber : Tiwana, 1999)

40 26 Dari Gambar 2.10 tersebut bisa dijelaskan sebagai berikut : Interface Layer Interface layer merupakan lapisan paling atas dari knowledge management system (KMS) dimana pada lapisan ini pengguna akan berinteraksi dengan KMS. Dalam rangka memudahkan pengguna menggunakan KMS, maka KMS yang dibuat harus mengakomodasi aspek user friendly. Pada lapisan ini, teknologi yang digunakan adalah web browser yang digunakan pengguna untuk mengakses KMS Access and Authentication Layer Access and authentication layer merupakan lapisan kedua dari KMS. Pada lapisan ini, proses autentikasi dan validasi pengguna dilakukan. Pada lapisan ini, teknologi yang digunakan berupa web access authorization menggunakan mekanisme login Collaborative Intelligence and Filtering Layer Collaborative intelligence and filtering layer merupakan lapisan dimana proses penyimpanan, penamaan, penambahan metadata, dan penyaringan dilakukan. Kegunaanya adalah memudahkan dalam proses pencarian, pemberian metada secara otomatis ataupun indexing. Proses penyaringan atau filtering terhadap dokumen dapat dilakukan baik secara manual maupun otomatis, sehingga pengguna dapat mencari dan mendapatkan informasi dam knowledge dengan mudah Application Layer Application layer merupakan lapisan yang mengintegrasikan aplikasi-aplikasi yang digunakan KMS. Aplikasi yang umum digunakan dalam KMS diantaranya adalah forum diskusi, , manajemen dokumen, chatting dan sebagainya.

41 Transport Layer Trasnport layer ini adalah tempat dimana proses transfer atau pengiriman data terjadi antara satu pengguna ke pengguna lainnya. Protokol yang digunakan pada lapisan ini umumnya adalah TCP/IP Middleware and Legacy Integration Layer Lapisan berikutnya adalah middleware and legacy integration layer. Layer ini dipakai untuk menyatukan atau mengintegrasikan berbagai jaringan di organisasi yang berbeda platform. Tujuannya adalah agar seluruh jaringan yang ada dapat menggunakan sistem secara bersamaan Repositories Layer Lapisan yang paling bawah ini adalah lapisan yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data-data dari knowledge management system. 2.8 Knowledge Management System (KMS) Tools Menurut Leuf dan Cunningham (2001) knowledge management system tools merupakan perangkat lunak yang membantu dalam menemukan pengetahuan (discovering), menangkap pengetahuan (capturing), menyebarkan pengetahuan (sharing), dan menggunakan pengetahuan (application). Implementasi knowledge management memerlukan berbagai alat untuk menunjang proses knowledge management, maka dari itu teknologi digunakan untuk memfasilitasi dalam kegiatan proses knowledge management. Berikut beberapa aplikasi yang mendukung knowledge management system Joomla Joomla adalah sistem manajemen konten yang bebas dan terbuka ditulis menggunakan PHP dan database MySQL untuk keperluan di internet maupun intranet. Joomla pertama kali dirilis dengan versi Fitur-fitur Joomla diantaranya adalah sistem caching untuk peningkatan performansi, blogs, poling, dan lain-lain. Secara garis besar, Joomla terdiri dari 3 elemen dasar, yaitu

42 28 webserver, PHP dan database MySQL. Joomla menggunakan apache sebagai server web dan MySQL untuk basis datanya Drupal Drupal adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen konten yang bebas dan terbuka, pengembangan dan perawatannya dilakukan oleh ribuan komunitas pengguna dan pengembang di seluruh dunia. Drupal dapat diunduh secara bebas dan dapat digunakan secara bebas juga, sehingga memungkinkan setiap orang baik secara individu maupun komunitas untuk mempublikasi, mengatur dan mengorganisir berbagai jenis dari konten pada website. Drupal adalah sistem multi-user, pengunjung harus terdaftar agar dapat mengakses login. Administrator bertugas untuk mengontrol tingkat akses pengguna dan juga dapat menetapkan peran untuk berbagai tingkatan pengguna. Drupal berjalan pada platform komputasi yang mendukung web server mampu menjalankan PHP dan database seperti MySQL untuk menyimpan konten dan pengaturan Alfresco Alfresco adalah sebuah produk aplikasi web based yang meliputi manajemen dokumen, manajemen penyimpanan, workflow dan web content management. Aplikasi manajemen dokumen ini menangkap, berbagi dan mengelola suatu informasi. Alfresco manajemen dokumen memungkinkan pengguna melakukan versioning, pencarian dan dengan mudah membangun konten mereka sendiri. Tempat penyimpanan (repository) dari Alfresco berlaku seperti shared drive. Alfresco terintegrasi dengan aplikasi office, diantaranya Microsoft Office, Open Office dan LibreOffice. Keunggulan Alfresco adalah investasi awal yang rendah karena tidak dikenakan biaya license per user karena Alfresco merupakan aplikasi open source.

43 Unified Modeling Language (UML) Menurut Larman (2005) Unified modeling language (UML) adalah notasi diagram standar untuk menggambarkan atau menyajikan gambar terkait dengan perangkat lunak, terutama yang berbasis objek. UML merupakan bahasa yang digunakan untuk visualisasi, spesifikasi, konstruksi dan dokumentasi. UML banyak menggunakan diagram untuk mengggambarkan aspek dari sistem yang dimodelkan. Untuk visualisasi, pengembang menggunakan UML, sebagai cara untuk mengkomunikasikan idenya pada programmer dan user. Untuk spesifikasi, UML menyediakan model yang tepat dan lengkap. UML membuat langkah detail dalam analisis pengambilan keputusan, perancangan dan implementasi pada software sistem Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem, atau menekankan pada apa yang dilakukan oleh sistem. Dalam use case model biasanya digunakan association relationship yang memiliki stereotype include, extend, atau generalization relationship. Hubungan include menggambarkan bahwa suatu use case seluruhnya meliputi fungsionalitas dari use case lainnya. Hubungan extend antar use case berarti bahwa satu use case merupakan tambahan fungsionalitas dari use case yang lain jika kondisi atau syarat tertentu terpenuhi. Pada Gambar 2.11 berikut merupakan gambar dari komponen pembentuk use case diagram. Gambar 2.11 Komponen pembentuk use case

44 Activity Diagram Diagram aktifitas (actiity diagram) menggambarkan berbagai aliran aktifitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing aliran berawal, keputusan (decision) yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Sebuah aktifitas dalam actiity diagram dapat direalisasikan oleh satu use case atau lebih. Aktifitas menggambarkan proses yang berjalan, sementara use case menggambarkan bagaimana aktor menggunakan sistem untuk melakukan aktifitas Prototyping Prototyping merupakan proses yang digunakan untuk membantu pengembang perangkat lunak dalam membentuk model dari perangkat lunak yang dibuat tersebut. Prototyping melakukuan analisis, desain, dan implementasi secara bersamaan, kemudian dilakukan secara berulang-ulang untuk mendapatkan review dari pengguna. Pendekatan dalam prototyping antara lain : Thrown-away, prototipe dibuat dan dites. Pengalaman yang diperoleh dari pembuatan prototipe digunakan untuk membuat produk akhir, kemudian prototipe dibuang. Evolutionary, prototipe yang dibuat tidak dibuang tetapi digunakan untuk iterasinya berikutnya. Dalam hal ini, produk yang sebenarnya dipandang sebagai evolusi dari versi awal menuju produk akhir. Pada Gambar 2.12 dibawah menjelaskan langkah-langkah dalam melakukan prototyping, dimulai dari tahap perencanaan, mendesain prototipe, kemudian mengimplementasikan prototipe sekaligus dilakukan testing. Setelah prototipe memenuhi keinginan pengguna maka sistem tersebut dibuat aplikasi aslinya.

45 31 Gambar 2.12 Alur Prototyping 2.11 Black Box Testing Menurut IEEE definisi black box testing adalah pengujian yang mengabaikan mekanisme internal sistem atau komponen dan fokus semata-mata pada output yang dihasilkan yang merespon input yang dipilih dan kondisi eksekusi atau juga pengujian yang dilakukan untuk mengevaluasi pemenuhan sistem atau komponen dengan kebutuhan fungsional tertentu. Kebenaran pengujian dilihat dari keluaran yang dihasilkan dari data atau kondisi masukan yang diberikan untuk fungsi yang ada tanpa melihat bagaimana proses untuk mendapatkan keluaran tersebut, dari keluaran yang dihasilkan, kemampuan program dalam memenuhi kebutuhan pemakai dapat diukur sekaligus dapat diketahui kesalahannya. Salah satu jenis teknik pengujian black box testing adalah state transition table. State transition table didesain untuk memeriksa validitas transisi antar status. Untuk setiap test case, terdapat spesifikasi diantaranya status mulai, masukan, keluaran yang dihasilkan dan status akhir yang diharapkan.

46 Penelitian Terdahulu Berdasarkan hasil tinjauan pustaka yang dilakukan penulis, didapat 3 (tiga) hasil penelitian yang memiliki korelasi dengan penelitian yang akan dilakukan. Ringkasan studi literatur pada penelitian terdahulu dapat dilihat pada Tabel 2.3. Tabel 2.3 menjelaskan perbedaan metode yang digunakan pada penelitian sejenis terdahulu Pengembangan Model Knowledge Management System Untuk Mendukung Penerapan e-government: Studi Kasus Dinas Tata Ruang Propinsi DKI Jakarta (Safrina Amini, 2010) Safrina Amini melakukan penelitian ini menggunakan metodologi Fernandez. Kesimpulan dari penelitian ini adalah model knowledge management system yang sesuai dengan Dinas Tata Ruang Provinsi DKI Jakarta yang dapat membantu para pegawai dalam berbagi dan mempelajari pengetahuan yang ada dengan mudah. Pengembangan proses kemudian dilakukan dengan harapan agar Dinas Tata Ruang Provinsi DKI Jakarta dapat mengelola pengetahuan yang ada untuk disebarkan pada seluruh pegawainya. Proses knowledge management yang dikembangkan adalah untuk externalisasi modul atau fitur yang digunakan adalah fitur diskusi elektronik, manajemen dokumen dan pesan elektronik. Untuk internalisasi modul atau fitur yang digunakan adalah diskusi elektronik, manajemen dokumen, pesan elektronik dan searching knowledge. Untuk sosialisasi modul atau fitur yang digunakan adalah percakapan elektronik dan pesan elektronik. Untuk kombinasi modul atau fitur yang digunakan adalah manajemen dokumen. Peneliti tidak menjelaskan secara detail langkah yang dilakukan pada metodologi Fernandez. Peneliti tidak melakukan uji coba terhadap prototipe knowledge management system untuk mendapatkan feedback dari pengguna.

47 Perancangan Solusi Knowledge Management dan Prototipe Knowledge Management System: Studi Kasus PT. KSEI (Moh. Bayu Teguh Santoso, 2011) Bayu Teguh Santoso melakukan penelitian ini menggunakan metodologi Fernandez. Kesimpulan dari peneliti ini adalah solusi knowledge management yang diterapkan mempertimbangkan aspek penilaian yaitu prioritas kebutuhan proses knowledge management, prioritas kecenderungan pemanfaatan proses knowledge management dan prioritas harapan pemanfaatan proses knowledge management. Tujuan dilakukan penelitian ini adalah untuk menghasilkan rancangan solusi knowledge management yang disesuaikan dengan kultur dan kebutuhan perusahaan. Proses knowledge management yang dikembangkan adalah externalisasi, exchange, combination, socialization, direction dan routines. Untuk externalisasi modul atau fitur yang digunakan adalah fitur chatting, forum diskusi, manajemen dokumen dan dokumentasi artikel. Untuk exchange modul atau fitur yang digunakan adalah perpustakaan online, manajemen dokumen, pencarian dokumen, dokumentasi artikel dan pencarian artikel. Untuk kombinasi modul atau fitur yang digunakan adalah perpustakaan online, forum diskusi, manajemen dokumen dan dokumentasi artikel. Untuk sosialisasi modul atau fitur yang digunakan adalah chatting dan forum diskusi. Untuk direction modul atau fitur yang digunakan adalah forum diskusi, chatting, manajemen dokumen, dokumentasi artikel dan pencarian dokumen. Dalam penelitian digunakan arsitektur KMS (Tiwana, 1999) dan dilakukan uji coba pada hasil rancangan knowledge management system Perancangan Model Knowledge Management System Pada Sekretariat Badan Pendidikan dan Pelatihan Kementrian Pertahanan (Anita Muliawati, 2011) Anita Muliawati melakukan penelitian ini menggunakan metodologi Tiwana. Kesimpulan dari peneliti ini adalah solusi knowledge management yang diterapkan dapat membantu menjalankan tugas para karyawan berdasarkan model SECI dari Nonaka. Tujuan dilakukan penelitian ini adalah untuk menghasilkan rancangan solusi knowledge management system Sekretarian Badiklat Kemhan.

48 34 Proses knowledge management yang dikembangkan adalah untuk externalisasi modul atau fitur yang digunakan adalah manajemen dokumen dan dokumentasi hasil rapat dan diskusi. Untuk internalisasi modul atau fitur yang digunakan adalah pencarian dokumen, artikel, informasi maupun knowledge. Untuk sosialisasi modul atau fitur yang digunakan adalah , chatting, forum diskusi. Untuk kombinasi modul atau fitur yang digunakan adalah sharing dokumen dan knowledge. Dalam penelitian tidak dilakukan pengujian atau test case untuk memverifikasi fitur-fitur yang ada pada KMS Tabel 2.3 Ringkasan studi literatur pada penelitian terdahulu

49 Theoritical Framework Dari tinjauan pustaka yang telah dikemukakan di atas penulis merumuskan alur pikir untuk mendapatkan pemahaman mengenai konsep dasar dan konsep pendukung yang mendasari dalam perancangan knowledge management system. Perumusan ini digambarkan melalui theoritical framework seperti yang terlihat pada Gambar Berdasarkan teori-teori yang dijelaskan sub bab di atas, maka dipilih metodologi Fernandez (2010) yang digunakan dalam penelitian ini. Tabel 2.4 Metodologi knowledge management Aspek penelitian Metodologi Fernandez Metodologi Tiwana Mendeskripsikan aktifitas Mendeskripsikan Aktifitas yang dilakukan dengan aktifitas yang dilakukan penjelasan umum secara dengan penjelasan garis besar khusus dan detail Organisasi Ada Ada Proses Manajemen Ada Tidak Ada Pengetahuan Karakteristik Manajemen Pengetahuan Ada Tidak Ada Infrastruktur TI Ada Ada Arsitektur KMS Tidak Ada Ada Analisa Tabel kontingensi yang diperoleh melalui survey Keselarasan KMS dengan strategi bisnis organisasi Berdasarkan Tabel 2.4, penulis memilih metodologi Fernandez karena pembahasan analisa tidak memerlukan keselarasan KMS dengan strategi bisnis organisasi melainkan dengan mengidentifikasi faktor kontingensi dan memprioritaskan dari proses manajemen pengetahuan. Terdapat bagian dimana penulis menemukan kesesuaian dengan metodologi yang dikembangkan Tiwana yaitu arsitektur knowledge management system.

50 36 Gambar 2.13 Theoritical Framework

51 BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN Bab ini akan menjelaskan tentang metodologi riset, tahapan penelitian dan metode pengumpulan data, metode analisis data dan karakteristik umum responden. 3.1 Metodologi Riset Penelitian ini digunakan untuk menggambarkan bagaimana merancang model dan prototipe knowledge management system yang sesuai untuk menunjang proses penyebaran knowledge diantara para pegawai di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta. Penelitian yang dilakukan penulis merupakan case study research, dimana penulis memanfaatkan teori yang sudah ada untuk mencoba mengatasi permasalahan yang telah dideskripsikan pada perumusan permasalahan sebelumnya. 3.2 Tahapan Penelitian Pada tahapan penelitian ini akan dijelaskan detail langkah-langkah yang dilakukan penulis dalam menentukan model knowledge management system dan prototipe knowledge management system yang sesuai untuk menunjang proses penyebaran knowledge di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta. Tahapan penelitian tersebut bisa dilihat pada Gambar

52 38 Input Proses Output Mulai Observasi Wawancara Merumuskan identifikasi permasalahan Research Question Bahan Literatur Melakukan studi literatur Theoritical Framework Pengumpulan Data Observasi Wawancara Kuisioner Melakukan pengumpulan data Transkrip wawancara, Hasil kuisioner, Dokumendokumen Analisis Transkrip wawancara, Hasil kuisioner, Dokumendokumen Melakukan Analisis Solusi Knowledge Management Kebutuhan Knowledge Management System Design Kebutuhan Knowledge Management System Perancangan Knowledge Management System Rancangan Knowledge Management System Rancangan Knowledge Management System Membuat Prototipe Knowledge Management System Prototipe Knowledge Management System Uji Coba Prototipe Knowledge Management System Uji Coba Knowledge Management System Usulan Knowledge Management System Selesai Gambar 3.1 Tahapan Penelitian Secara garis besar tahapan penelitian dijelaskan sebagai berikut : 1. Merumuskan identifikasi permasalahan Di tahap awal penelitian, peneliti melakukan survey langsung ke Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta untuk mendapatkan data dan

53 39 informasi tentang permasalahan yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta. Tahapan ini berisi kegiatan wawancara dan observasi kepada pihak yang berhubungan dengan tema penelitian ini. Hasil dari proses ini merumuskan masalah penelitian yang menghasilkan pertanyaan penelitian (research question) terhadap permasalahan yang akan diteliti. 2. Melakukan studi literatur Melakukan studi literatur dengan mengumpulkan, mempelajari dan menganalisa berbagai dokumen atau referensi terkait dengan organisasi dan teori-teori yang berhubungan dengan perancangan knowledge management system. Studi literatur dilakukan baik secara online maupun melalui bukubuku, jurnal, peraturan dan dokumen cetak. 3. Melakukan pengumpulan data Melakukan pengumpulan data, baik data primer dan sekunder untuk keperluan penelitian. 4. Melakukan Analisis Solusi Knowledge Management Menentukan Faktor Kontingensi Identifikasi Proses KM berdasarkan Faktor Kontingensi Memprioritaskan Proses KM yang dibutuhkan Identifikasi Proses KM yang sudah ada Identifikasi Proses KM tambahan yang dibutuhkan Menilai Infrastruktur KM Mengembangkan Sistem KM yang dibutuhkan berikut dengan Mekanisme dan Teknologi Gambar 3.2 Tahapan solusi Knowledge Management

54 40 Gambar 3.2 merupakan tahapan solusi knowledge management yang digunakan dalam penelitian dengan menggunakan metodologi dari Fernandez (2010), yaitu sebagai berikut : a. Menentukan faktor kontingensi Pada langkah ini, setiap faktor-faktor kontingensi diidentifikasi. Identifikasi faktor kontingensi dilakukan dengan melihat karakteristik tugas, karakteristik pengetahuan, karakteristik organisasi dan karakteristik lingkungan. Faktor-faktor yang diidentifikasi meliputi task characteristics (terdiri dari parameter task uncertainty dan task interdependence), knowledge characteristics (terdiri dari parameter kecenderungan eksplisit atau tacit dan kecenderungan prosedural atau deklaratif), organizational characteristics (terdiri dari parameter ukuran organisasi dan kecenderungan strategi bisnis), dan environmental characteristics. Metode untuk menentukan task characteristics, knowledge characteristics, organizational characteristics dan environmental characteristics adalah kuisioner dan wawancara. Hasil dari proses ini adalah faktor-faktor kontingensi. b. Identifikasi proses KM berdasarkan faktor kontingensi Setelah didapatkan faktor-faktor kontingensi dari setiap karakteristik, kemudian dilakukan langkah ini untuk menentukan proses-proses knowledge management berdasarkan faktor kontingensi yang didapat dari proses sebelumnya. Metode yang digunakan adalah analisis faktor kontingensi menggunakan tabel faktor kontingensi. Hasil dari proses ini adalah portfolio proses knowledge management. c. Memprioritaskan proses KM yang dibutukan Dari hasil proses tahap 4.b kemudian dilakukan prioritas terhadap prosesproses knowledge management berdasarkan kesesuaian dengan masingmasing faktor kontingensi yang ada. Dari sini kemudian akan terlihat proses-proses knowledge management yang paling dibutuhkan oleh BKD Provinsi DKI Jakarta. Hasil dari proses ini adalah portfolio prioritas proses KM yang dibutuhkan.

55 41 d. Identifikasi proses KM yang sudah ada Selain itu, juga diidentifikasi proses-proses knowledge management yang sudah dilakukan oleh organisasi dan dimanfaatkan oleh masing-masing individu didalam melaksanakan proses kerjanya. Metode yang digunakan adalah kuisioner. Masukannya adalah tingkat pemanfaatan proses KM yang sudah ada. Hasil dari proses ini adalah portfolio pemanfaatan proses KM yang sudah ada. e. Identifikasi proses KM tambahan yang dibutuhkan Setelah diidemtifikasi proses KM yang sudah ada, ditambah dengan hasil dari proses pemrioritasan KM yang dibutuhkan. Kemudian dari kedua informasi portfolio tersebut dibuatlah sebuah pemeringkatan untuk mendapatkan prioritas area pengembangan solusi knowledge management yang sesuai bagi BKD Provinsi DKI Jakarta. Dari sini kemudian akan terlihat area pengembangan solusi knowledge management di organisasi tersebut. f. Menilai infrastruktur KM Langkah ini untuk dapat mengetahui gambaran infrastruktur knowledge management, seperti budaya organisasi, struktur organisasi, dan lain-lain yang telah dijelaskan pada sub bab bagian diatas. Metode yang digunakan adalah kuisioner, observasi dan wawancara. Hasil dari proses ini adalah kondisi infrastruktur KM. g. Mengembangkan Sistem KM yang dibutuhkan berikut dengan Mekanisme dan Teknologi Setelah didapatkan informasi mengenai area pengembangan solusi knowledge management beserta infrastruktur yang tersedia kemudian dikembangkanlah solusi knowledge management yang dibutuhkan berikut dengan mekanisme dan teknologi. Hasil dari proses ini adalah teknologi fitur-fitur pengembangan KMS, mekamisme KM dan model knowledge management system.

56 42 5. Perancangan Knowledge Management System Pada langkah ini dilakukan langkah perancangan knowledge management system BKD yang sesuai dengan proses-proses knowledge management dan model knowledge management system yang didapatkan dari tahap 4.f yaitu tahap mengembangkan sistem KM yang dibutuhkan berikut dengan mekanisme dan teknologi. Kemudian prosesnya yaitu menganalisis kebutuhan sistem yaitu kebutuhan fungsional dan non fungsional, menganalisis KMS tools untuk menentukan tools yang sesuai dengan model knowledge management system yang telah ditentukan, penggambaran use case diagram, penggambaran activity diagram, merancang arsitektur KMS yang akan dikembangkan dan merancang infrastruktur KMS. Dalam membuat arsitektur KMS penulis menggunakan teori arsitektur KMS dari Amrit Tiwana (Tiwana, 1999). 6. Membuat Prototipe Knowledge Management System Pada langkah ini akan di rancang sebuah prototipe knowledge management system BKD Provinsi DKI Jakarta. Input berasal dari rancangan knowledge management system yang didapatkan dari tahap ke-5 (lima). Hasil dari proses ini adalah untuk mendapatkan prototipe knowledge management system BKD Provinsi DKI Jakarta. 7. Uji Coba Knowledge Management System Pada tahap ini dilakukan uji coba (testing) terhadap prototipe knowledge management system yang telah didapat dari proses sebelumnya. Uji coba yang dilakukan dengan metode black box testing. Pengujian dilakukan dengan melakukan tes pada fitur-fitur prototipe knowledge management system kepada calon pengguna. Hasil dari proses ini adalah prototipe knowledge management system yang sudah di uji coba dan dapat diusulkan kepada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta untuk dikembangkan dan diimplementasikan.

57 Metode Pengumpulan Data Pada penelitian ini data yang digunakan peneliti adalah data primer dan data sekunder. Data primer merupakan data dan informasi yang dikumpulkan secara langsung oleh penulis. Data primer diperoleh dari kuisioner, observasi dan wawancara, sedangkan data sekunder diperoleh dari peraturan, laporan, artikel yang telah tersedia di BKD yang dapat mendukung penelitian ini dan karya akhir yang terkait dengan penelitian ini. Kuisioner diambil dari penelitian Moh. Bayu Teguh Santoso, karena dalam kuisionernya memetakan proses-proses knowledge management yang diperlukan dalam penelitian ini. Mengenai draft kuisioner dan pemetaan kuisioner dapat dilihat pada lampiran B dan lampiran C. Dari kuisioner yang disebar ke semua pegawai BKD yang berada di gedung Balaikota, ada 121 kuisioner yang kembali ke penulis, sehingga data yang digunakan adalah data dari 121 kuisioner. Wawancara dilakukan kepada Kepala BKD, kepala bidang pengendalian, kepala sub bagian kepegawaian, kasubag tata usaha, kasubid pengembangan kompetensi kinerja pegawai, kepala sub bidang kajian kesra dan kepala sub bidang data kepegawaian.

58 BAB 4 PROFIL ORGANISASI Bab ini akan menjelaskan mengenai sejarah singkat Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta serta struktur organisasi yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta. 4.1 Sejarah Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta Undang-Undang Nomor 43 tahun 1999 pasal 34 tentang perubahan atas Undang- Undang nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian bahwa untuk kelancaran pelaksanaan manajemen Pegawai Negeri Sipil Daerah dibentuk Badan Kepegawaian Daerah yang merupakan perangkat Daerah. Keputusan Presiden Nomor 159 Tahun 2000 tentang Pedoman Pembentukan Badan Kepegawaian Daerah, bahwa yang dimaksud dengan Badan Kepegawaian Daerah adalah perangkat daerah yang melaksanakan manajemen Pegawai Negeri Sipil dalam membantu tugas pokok Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah. Pembentukan Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi DKI Jakarta ditetapkan dengan Peraturan Daerah Provinsi DKI Jakarta Nomor 10 tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah. Badan Kepegawaian Daerah merupakan unsur pendukung tugas Pemerintah Daerah di bidang pengelolaan kepegawaian. BKD dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah dan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya dikoordinasikan oleh Asisten Pemerintahan. Bentuk Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta ditetapkan melalui Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 82 Tahun 2009, yang mempunyai tugas menyelenggarakan pengelolaan kepegawaian daerah. 44

59 Tugas dan Fungsi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta Berdasarkan Peraturan Gubernur Nomor 82 Tahun 2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Daerah. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana tersebut di atas, Badan Kepegawaian Daerah DKI Jakarta mempunyai fungsi : a. penyusunan dan pelaksanaan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) BKD; b. perumusan kebijakan teknis penyelenggaraan perencanaan, pengadaan, pengembangan, penempatan, promosi, penggajian, kesejahteraan, disiplin, serta pemberhentian pegawai; c. penyusunan formasi pegawai; d. penyelenggaraan pengadaan dan seleksi calon pegawai; e. penyelenggaraan penempatan dan mutasi pegawai; f. penyusunan kebijakan pengembangan pegawai termasuk dalam rangka pendidikan dan pelatihan pegawai; g. penyelenggaraan penilaian/pengujian dalam rangka deskripsi kompetensi pegawai; h. penyelenggaraan konseling kepegawaian; i. pembinaan kinerja, disiplin, dan mental spiritual pegawai; j. pelayanan, pembinaan dan pengembangan kesejahteraan pegawai; k. penyusunan petunjuk teknis administrasi kepegawaian; l. penyusunan dan evaluasi peraturan perundang-undangan daerah di bidang kepegawaian; m. penyelenggaraan administrasi pemberhentian dan pensiun pegawai; n. penegakan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian; o. penyediaan, penatausahaan, penggunaan, pemeliharaan dan perawatan prasarana dan sarana kerja; p. pengelolaan dokumen dan sistem informasi manajemen kepegawaian daerah; q. pemberian dukungan teknis dan administrasi kepegawaian kepada perangkat daerah; r. pengelolaan kepegawaian, keuangan, barang, dan ketatausahaan BKD.

60 Visi dan Misi Visi adalah rumusan umum mengenai keadaan yang diinginkan oleh sebuah organisasi di masa depan. Visi BKD Provinsi DKI Jakarta dirumuskan untuk mendukung visi dan misi dari Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. Adapun misi dari Pemerintah Provinsi DKI Jakarta yang berkaitan secara langsung dengan tugas pokok dan fungsi BKD adalah Membangun pemerintahan yang bersih dan transparan serta berorientasi pada pelayanan publik. Sebagai bentuk upaya untuk mewujudkan misi Pemerintah Provinsi DKI Jakarta tersebut, maka Badan Kepegawaian Daerah merumuskan visi untuk 5 (lima) tahun kedepan yaitu Terwujudnya SDM Aparatur Pemerintah Provinsi DKI Jakarta yang berjati diri, profesional dan berdaya saing global. Misi adalah pernyataan tentang hal yang akan dilakukan untuk mewujudkan visi yang telah ditetapkan yang mengacu pada tugas pokok dan fungsi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta. Misi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta dalam Renstra Tahun adalah sebagai berikut : Gambar 4.1 Visi dan Misi BKD (Sumber : Dokumen Renstra BKD Tahun )

61 Struktur Organisasi BKD Susunan organisasi Badan Kepegawaian Daerah terdiri dari : Kepala Badan; Sekretariat Bidang Perencanaan dan Pendayagunaan Bidang Pengembangan Bidang Kesejahteraan dan Pensiun Bidang Pengendalian Kepegawaian pada setiap kota administrasi dan kabupaten administrasi dibentuk Kantor Kepegawaian Kota dan Kantor Kepegawaian Kabupaten Administrasi. Susunan organisasi Badan Kepegawaian Daerah dapat dilihat pada Gambar 4.2. Gambar 4.2 Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah (Sumber : Pemprov.DKI Jakarta, PerGub Prov.DKI Jakarta Nomor 82 Tahun 2009)

62 Bidang Sekretariat Sekretariat melaksanakan tugas administrasi BKD dan memiliki fungsi : a. pengoordinasian penyusunan rencana kerja dan anggaran (RKA), dokumen pelaksanaan anggaran (DPA) dan rencana strategis BKD; b. pelaksanaan monitoring, pengendalian, evaluasi pelaksanaan kegiatan dan dokumen pelaksanaan anggaran (DPA) BKD; c. pembinaan dan pengembangan tenaga fungsional dan tenaga teknis BKD; d. pelaksanaan pengelolaan kepegawaian, keuangan dan barang BKD; e. pelaksanaan kerumahtanggaan dan ketatausahaan BKD; f. pelaksanaan publikasi kegiatan dan pengaturan acara BKD; g. pemeliharaan dan perawatan serta penatausahaan prasarana dan sarana kerja BKD; h. pengoordinasian perencanaan dan penyusunan kebijakan teknis pengelolaan kepegawaian; i. pengoordinasian penyusunan laporan (keuangan, kinerja, kegiatan dan akuntabilitas); Sekretariat terdiri atas : 1. Subbagian Umum merupakan satuan kerja sekretariat dalam pelaksanaan administrasi umum BKD yang mempunyai tugas : a. melaksanakan kegiatan surat-menyurat dan kearsipan antara lain meliputi penerimaan, pencatatan, pentaklikan, penomoran, stempel, pendistribusian dan pengiriman surat serta penyimpanan, penelurusan dan pemeliharaan arsip; b. melaksanakan kegiatan pemeliharaan kebersihan, keindahan, keamanan dan ketertiban kantor; c. melaksanakan kegiatan pemeliharaan dan perawatan prasarana dan sarana kerja seperti bangunan gedung dan inventaris kantor; d. menghimpun, menganalisis dan mengajukan kebutuhan perlengkapan / peralatan / inventaris kantor; e. menyelenggarakan penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian perlengkapan/peralatan/inventaris kantor;

63 49 f. melaksanakan pengelolaan ruang rapat, dan perpustakaan; g. mengelola perlengkapan kantor perlengkapan/peralatan/inventaris kantor; h. melaksanakan pblikasi kegiatan upacara dan pengaturan acara BKD; i. menyampaikan pencatatan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan penghapusan barang kepada subbagian keuangan untuk dibukukan; j. melaksanakan koordinasi penghapusan barang; 2. Subbagian Kepegawaian merupakan satuan kerja sekretariat dalam pelaksanaan pengelolaan kepegawaian BKD dan mempunyai tugas : a. melaksanakan perencanaan kebutuhan, penempatan, mutasi, pengembangan, pendidikan dan pelatihan pegawai BKD; b. melaksanakan monitoring, pembinaan, pengendalian dan pelaporan kinerja dan disiplin pegawai BKD; c. melaksanakan pengurusan hak, kesejahteraan, penghargaan, kenaikan pangkat, cuti, dan pensiun pegawai BKD; d. menghimpun, mengolah, memelihara, menyajikan data dan informasi serta dokumen kepegawaian BKD; e. melaksanakan kegiatan pembinaan dan pengembangan kompetensi pegawai BKD; f. mengadakan koordinasi dengan penyelenggara pembinaan rohani pegawai BKD; g. menyiapkan pelaksanaan koordinasi pengelolaan kepegawaian oleh unit kerja BKD; 3. Subbagian Program dan Anggaran merupakan satuan kerja sekretariat dalam pelaksanaan tugas program dan anggaran dan mempunyai tugas : a. menghimpun dan menyusun rencana kerja dan anggaran (RKA) dan dokumen pelaksanaan anggaran (DPA) BKD; b. menghimpun dan menyusun rencana strategis BKD; c. melaksanakan monitoring, pengendalian, dan evaluasi pelaksanaan kegiatan dan dokumen pelaksanaan anggaran (DPA) BKD oleh unit kerja badan;

64 50 d. menerima, meneliti kelengkapan dan memproses pengajuan penerbitan/pencetakan surat perintah membayar (SPM); e. menyiapkan bahan kebijakan teknis pengelolaan kepegawaian daerah yang terkait dengan subbagian program dan anggaran; f. memberikan bimbingan dan konsultasi teknis penyusunan rencana kerja dan anggaran (RKA) dan dokumen pelaksanaan anggaran (DPA), laporan kinerja, laporan kegiatan dan laporan akuntabilitas terhadap unit kerja BKD; g. mengoordinasikan penyusunan rencana kerja dan anggaran (RKA) dan dokumen pelaksanaan anggaran (DPA) sekretariat; 4. Subbagian Keuangan merupakan satuan kerja sekretariat dalam pelaksanaan pengelolaan keuangan BKD dan mempunyai tugas : a. melaksanakan penatausahaan keuangan BKD; b. menerima dan meneliti/ menguji kelengkapan persyaratan tagihan belanja BKD; c. menerima, meneliti, kelengkapan dan memproses surat permintaan pembayaran (SPP) yang diajukan oleh bendahara; d. menghimpun dan menyusun bahan pertanggungjawaban keuangan; e. menghimpun dan menyusun laporan keuangan (realisasi anggaran, neraca, dan catatan atas laporan) BKD; f. melaksanakan analisis dan evaluasi nilai dan manfaat aset BKD; g. mencatat, membukukan dan menyusun akuntansi aset BKD; h. memberikan bimbingan dan konsultasi teknis penyusunan pertanggungjawaban dan laporan keuangan terhadap unit kerja BKD; i. mengoordinasikan serta memberikan bimbingan dan konsultasi teknis kepada bendahara BKD; Bidang Perencanaan dan Pendayagunaan Bidang Perencanaan dan Pendayagunaan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan penyusunan rencana kebutuhan dan pendayagunaan pegawai dan memiliki fungsi :

65 51 a. pelaksanaan analisis kebutuhan dan penyiapan bahan pemberian pertimbangan persetujuan teknis penyusunan dan penetapan formasi; b. penyelenggaraan rekruitmen calon pegawai; c. perencanaan penempatan pegawai; d. penyelesaian penetapan calon pegawai menjadi pegawai; e. perencanaan pelaksanaan sumpah/janji pegawai; f. penyusunan rencana pemindahan dan pendayagunaan pegawai; g. pelaksanaan pemantauan, pengendalian dan evaluasi pendayagunaan pegawai; h. pelaksanaan pengangkatan, pemindahan, pembebasan sementara, pemberhentian, dan administrasi kenaikan jabatan pejabat fungsional; Bidang Perencanaan dan Pendayagunaan terdiri atas : a. Subbidang Perencanaan Pegawai merupakan satuan kerja bidang perencanaan dan pendayagunaan dalam pelaksanaan analisis perencanaan kebutuhan pegawai dan mempunyai tugas : a. melaksanakan analisis kebutuhan pegawai; b. memproses penetapan formasi pegawai setelah memperoleh pertimbangan dari Kementrian Pendayagunaan Aparatur Pegawai (Kementrian PAN); c. menyusun peta kebutuhan pegawai; d. memonitor, mengendalikan dan mengevaluasi peta kebutuhan pegawai SKPD/UKPD berkoordinasi dengan satuan kerja Biro Organisasi dan Tatalaksana Sekretariat Daerah; e. memberikan bimbingan dan konsultasi teknis pelaksanaan analisis kebutuhan pegawai pada SKPD/UKPD berkoordinasi dengan satuan kerja Biro Organisasi dan Tatalaksana Sekretariat Daerah; f. melaksanakan monitoring, pengendalian dan pembinaan pegawai tidak tetap; b. Subbidang Penerimaan dan Pendayagunaan Pegawai merupakan satuan kerja Bidang Perencanaan dan Pendayagunaan dalam pelaksanaan penerimaan dan pendayagunaan pegawai dan mempunyai tugas :

66 52 a. menyiapkan pelaksanaan seleksi penerimaan calon pegawai; b. memproses pengangkatan calon pegawai; c. menyelesaikan pengangkatan calon pegawai menjadi pegawai; d. merencanakan dan melaksanakan sumpah/janji pegawai; e. melaksanakan penempatan dan pendayagunaan pegawai; f. mengusulkan penerbitan kartu identitas kepegawaian; g. melaksanakan monitoring dan pengendalian pegawai pada SKPD/UKPD yang menerapkan pola pengelolaan keuangan badan layanan umum daerah (PPK-BLUD); h. melaksanakan monitoring pengendalian dan evaluasi pendayagunaan pegawai pada SKPD/UKPD; c. Subbidang Mutasi merupakan satuan kerja Bidang Perencanaan dan Pendayagunaan dalam proses mutasi pegawai dan mempunyai tugas : a. menyusun rencana mutasi pegawai daerah; b. memproses, memantau, dan mengevaluasi pelaksanaan mutasi pegawai daerah (internal dan/atau antar SKPD/UKPD); c. melaksanakan proses pengangkatan, pemindahan, pembebasan sementara, pemberhentian, dan administrasi kenaikan jabatan pejabat fungsional; d. memproses mutasi pegawai dari dan ke Pemerintah Daerah; e. mengevaluasi dan mengoordinasikan Tim Penilai Angka Kredit; Bidang Pengembangan Bidang Pengembangan mempunyai tugas melaksanakan pengembangan pegawai dan memiliki fungsi : a. penyusunan dan perencanaan pengembangan karier pegawai; b. penganalisaan, pembinaan, pengembangan dan evaluasi pejabat; c. pembuatan rencana pengisian jabatan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; d. pelaksanaan koordinasi perencanaan calon peserta, penyusunan kurikulum dan materi serta pengembangan pendidikan dan pelatihan pegawai dengan

67 53 unit kerja Badan Pendidikan dan Pelatihan dan Biro Organisasi dan Tatalaksana Sekretariat Daerah; e. penyusunan standar pelaksanaan evaluasi kinerja pegawai; f. pelaksanaan proses penetapan indikator kinerja utama pimpinan SKPD dan biro sekretariat daerah; g. pelaksanaan proses pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian dari dan dalam jabatan struktural; h. pelaksanaan proses pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian dewan direksi/dewan komisaris/badan pengawas Badan Usaha Milik Daerah (BUMD); i. penyusunan dan pelaksanaan kebijakan kepangkatan; Bidang Pengembangan terdiri atas : 1. Subbidang Pengembangan Karier Pegawai mempunyai tugas : a. menghimpun, meneliti dan merumuskan bahan perencanaan karier pegawai; b. melaksanakan penelitian awal kelengkapan administrasi usul pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian dalam dan dari jabatan struktural; c. memproses usul pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian dalam dan dari jabatan struktural; d. memberikan saran dan pertimbangan pengembangan karier pegawai pada SKPD/UKPD; e. merencanakan dan memfasilitasi sidang Badan Pertimbangan Jabatan; f. menyelesaikan administrasi sebagai tindak lanjut hasil sidang Badan Pertimbangan Jabatan; g. menyelenggarakan pelantikan, penyumpahan dan serah terima jabatan; 2. Subbidang Kepangkatan merupakan satuan kerja bidang pengembangan dalam pelaksanaan proses kenaikan pangkat dan mempunyai tugas : a. menyusun kebijakan kenaikan pangkat pegawai; b. memproses usul kenaikan pangkat pegawai;

68 54 c. mengoordinasikan penyelenggaraan ujian kenaikan pangkat, penyesuaian ijazah dan ujian dinas; d. menyusun dan mengelola daftar urut kepangkatan (DUK); e. melaksanakan monitoring, pengendalian, bimbingan dan konsultasi teknis daftar urut kepangkatan (DUK) pada SKPD/UKPD; f. menyiapkan pelaksanaan sidang Badan Pertimbangan Kepangkatan; g. memproses peninjauan masa kerja pegawai; h. melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas subbidang kepangkatan. 3. Subbidang pengembangan kompetensi dan kinerja pegawai merupakan satuan kerja bidang pengembangan dalam pelaksanaan pengembangan kompetensi dan kinerja pegawai dan mempunyai tugas : a. menyusun standar kompetensi pejabat; b. menyusun pertimbangan pengembangan karier pegawai berdasarkan potret kompetensi pegawai; c. menyusun standar pengukuran kinerja pegawai; d. memonitor, mengendalikan, dan mengevaluasi pelaksanaan pengukuran kinerja pegawai; e. melaksanakan koordinasi penyusunan kebutuhan calon peserta, kurikulum dan materi serta pengembangan pendidikan dan pelatihan pegawai; f. merencanakan dan memproses pegawai yang diusulkan untuk melanjutkan tugas belajar/izin belajar; g. menyusun program penilaian dan evaluasi kinerja pegawai; h. menyusun penetapan indikator kinerja utama Kepala SKPD/UKPD; i. monitoring, mengendalikan dan mengevaluasi pengisian daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) pegawai;

69 Bidang Kesejahteraan dan Pensiun Bidang Kesejahteraan dan Pensiun mempunyai tugas melaksanakan pengurusan kesejahteraan dan pensiun pegawai dan mempunyai fungsi : a. penyusunan kebijakan peningkatan kesejahteraan pegawai dan keluarganya; b. pelaksanaan evaluasi kesejahteraan pegawai termasuk pemeliharaan kesehatan pegawai dan keluarganya; c. pelaksanaan proses pemberian cuti pegawai; d. pengkajian dan pemrosesan pemberian penghargaan dan tanda jasa; e. penyusunan kebijakan teknis dan pengoordinasian konseling pegawai; f. penyelesaian proses penetapan pensiun pegawai; Bidang Kesejahteraan dan Pensiun terdiri atas : 1. Subbidang Kajian Kesejahteraan merupakan satuan kerja Bidang Kesejahteraan dan Pensiun dalam pelaksanaan kajian kesejahteraan pegawai dan mempunyai tugas : a. menyusun bahan dan melaksanakan kebijakan teknis kesejahteran pegawai dan keluarganya; b. melaksanakan kajian kelayakan penghasilan pegawai; c. melaksanakan evaluasi kesejahteraan pegawai termasuk pemeliharaan kesehatan pegawai dan keluarganya; d. menyelesaikan administrasi pemeliharaan kesehatan pegawai; e. mengoordinasikan penyelenggaraan kegiatan penunjang kesehatan/kebugaran pegawai; f. melaksanakan pengembangan kemitraan dan kerjasama pemeliharaan kesehatan pegawai dan keluarganya; g. melaksanakan koordinasi peningkatan pembinaan mental spiritual pegawai; 2. Subbidang Penghargaan merupakan satuan kerja Bidang Kesejahteraan dan Pensiun dalam pengurusan pemberian penghargaan pegawai dan mempunyai tugas :

70 56 a. merumuskan kebijakan pemberian penghargaan kepada pegawai; b. menerima, meneliti dan memproses usul pemberian penghargaan dan tanda jasa kepada pegawai; c. melaksanakan pengkajian dan evaluasi bentuk dan jenis penghargaan dan tanda jasa kepada pegawai; d. menerima, meneliti dan memproses pemberian penunjang kesejahteraan pegawai dan pensiunan pegawai antara lain uang duka wafat, tabungan perumahan, asuransi kesehatan, asuransi jiwa, tabungan pensiun, bantuan musibah kebakaran, uang duka cacat dan tewas, dan penghargaan masa kerja/pejabat; 3. Subbidang Cuti dan Pensiun merupakan satuan kerja Bidang Kesejahteraan dan Pensiun dalam pengurusan cuti dan pensiun pegawai dan mempunyai tugas : a. menyusun kebijakan pemberian cuti pegawai; b. menerima, meneliti dan memproses penyelesaian penetapan pensiun pegawai; c. melaksanakan pengurusan dan penyelesaian pemberian kenaikan pangkat pengabdian; d. menyelenggarakan pembekalan bagi pegawai yang menjelang pensiun; e. menyelesaikan administrasi pemberian uang tunggu dan bebas tugas menjelang pensiun; f. menyelesaikan pemberian pensiun janda/duda pegawai pensiun anak yatim piatu maupun pensiunan pegawai bujangan yang tewas; g. menyiapkan bahan kebijakan teknis pengelolaan kepegawaian daerah yang terkait dengan subbidang cuti dan pensiun; h. memproses surat pengantar keterangan penghentian pembayaran gaji; i. fasilitasi paguyuban pensiunan pegawai daerah;

71 Bidang Pengendalian Kepegawaian Bidang Pengendalian Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan pengendalian kepegawaian dan mempunyai fungsi : a. penghimpunan, pengkajian dan evaluasi peraturan perundang-undangan kepegawaian daerah; b. penyusunan petunjuk teknis pelaksanaan peraturan perundang-undangan kepegawaian daerah; c. penyusunan peraturan perundang-undangan daerah (peraturan daerah, peraturan gubernur, dan keputusan gubernur) di bidang kepegawaian; d. pemberian saran dan pertimbangan hukum kepegawaian kepada pimpinan dan/atau kepada kepala SKPD/UKPD; e. pelaksanaan sosialisasi ketentuan peraturan perundang-undangan kepegawaian daerah; f. pelaksanaan, monitoring, pengendalian dan evaluasi penjatuhan sanksi disiplin pegawai; g. pelaksanaan upaya peningkatan disiplin pegawai; h. pemberian bimbingan dan konsultasi teknis proses penjantuhan disiplin pegawai pada SKPD/UKPD; i. penghimpunan, pengolahan, pemeliharaan, penyajian, verifikasi dan pengembangan data, informasi, dan dokumen kepegawaian; j. pemrosesan daftar gaji, tunjangan, dan daftar lainnya yang berkaitan dengan kesejahteraan materiil, serta daftar pegawai yang diperlukan dalam rangka melaksanakan pembinaan dan pengembangan pegawai; k. pemberian bimbingan dan konsultasi teknis pengelolaan data, informasi dan dokumen kepegawaian pada SKPD/UKPD; l. pelaksanaan pengembangan sistem informasi kepegawaian daerah berkoordinasi dengan SKPD yang bertanggung jawab di bidang komunikasi, informasi, dan kehumasan;

72 58 Bidang Pengendalian Kepegawaian terdiri atas : 1. Subbidang Peraturan Kepegawaian merupakan satuan kerja Bidang Pengendalian Kepegawaian dalam perencanaan, perumusan, penyusunan dan pembahasan peraturan perundang-undangan kepegawaian daerah dan mempunyai tugas : a. melaksanakan perencanaan, perumusan, penyusunan dan pembahasan peraturan perundang-undangan daerah di bidang kepegawaian; b. melaksanakan koordinasi, bimbingan atau konsultasi teknis pelaksanaan peraturan perundang-undangan bidang kepegawaian; c. menghimpun, mengkaji, dan mengevaluasi peraturan perundangundangan kepegawaian daerah; d. menyampaikan saran dan pertimbangan hukum kepegawaian kepada pimpinan dan/atau kepada kepala SKPD/UKPD; e. melaksanakan sosialisasi peraturan perundang-undangan kepegawaian daerah; 2. Subbidang Disiplin Pegawai merupakan satuan kerja Bidang Pengendalian Kepegawaian dalam pembinaan dan pengembangan disiplin pegawai dan mempunyai tugas : a. melaksanakan pembinaan dan pengembangan disiplin pegawai; b. melaksanakan, monitoring, pengendalian dan evaluasi penjatuhan sanksi disiplin pegawai; c. memberikan bimbingan dan konsultasi teknis proses penjantuhan disiplin pegawai pada SKPD/UKPD; d. memproses administrasi pegawai yang mengajukan permohonan untuk kepentingan perceraian, menjadi anggota parpol, usaha swasta, pejabat negara dan sejenisnya; e. melakukan penelitian pelanggaran, dan penjantuhan disiplin pegawai; f. memberikan saran dan pertimbangan penjantuhan sanski pelanggaran disiplin pegawai kepada pimpinan; g. menyelenggarakan kegiatan upacara kedinasan pemerintah daerah;

73 59 3. Subbidang Data Kepegawaian merupakan satuan kerja Bidang Pengendalian Kepegawaian dalam pengelolaan data, informasi dan dokumen kepegawaian dan mempunyai tugas : a. menghimpun, mengolah, memelihara, menyajikan, verifikasi dan mengembangkan data, informasi dan dokumen kepegawaian; b. memproses daftar gaji, tunjangan, dan daftar lainnya yang berkaitan dengan kesejahteraan materiil, serta daftar pegawai yang diperlukan dalam rangka melaksanakan pembinaan dan pengembangan pegawai; c. memberikan bimbingan dan konsultasi teknis pengelolaan data, informasi, dan dokumen kepegawaian; d. melaksanakan pengembangan sistem informasi kepegawaian daerah berkoordinasi dengan SKPD yang bertanggung jawab di bidang komunikasi, informasi, dan kehumasan; e. melaksanakan pencatatan/pengisian data pegawai; f. melaksanakan verifikasi gaji dan tunjangan pegawai; g. menerima dan meneliti masukan input mutasi data pegawai; h. mengoordinasikan dan mengelola Sistem Informasi Kepegawaian;

74 BAB 5 ANALISIS KEBUTUHAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM Bab ini berisi langkah-langkah yang dilakukan penulis dalam melakukan suatu analisis kebutuhan knowledge management system (KMS), dari metode analisis data, analisis proses-proses knowledge management (KM) berdasarkan metode Fernandez (2010), model knowledge management system, analisis knowledge management system tools dan analisis kebutuhan sistem. 5.1 Metode Analisis Data Metode yang digunakan untuk menganalisis data hasil kuisioner adalah dengan pendekatan kuantitatif dan deskripsi kualitatif. Pertanyaan pada kuisioner dibagi dalam tujuh bagian yaitu bagian responden tentang data pribadi responden, bagian I tentang infrastruktur KM, bagian II tentang faktor kontingensi, bagian III tentang teknologi KM, bagian IV tentang proses knowledge management, bagian V tentang fasilitas knowledge management dan bagian VI tentang peran serta dalam forum komunikasi. Pada bagian I dan bagian II responden memilih salah satu dari dua jawaban dihitung jumlahnya dan dilakukan prosentase setiap jawaban. Bagian III responden dapat memilih lebih dari 1 (satu) jawaban, dan hasil tiap jawaban dihitung jumlahnya dan dilakukan prosentase setiap jawaban. Bagian IV menggunakan skala linkert, dimana nilai untuk masing-masing jawaban dapat dilihat pada Tabel 5.1 berikut. Tabel 5.1 Pembobotan nilai skala linkert Skala Linkert Bobot Nilai Sangat Setuju 5 Setuju 4 Ragu Ragu 3 Tidak Setuju 2 Sangat Tidak Setuju 1 60

75 61 Penulis menggunakan kuisioner untuk memetakan proses-proses knowledge management yang diperlukan dalam penelitian ini. Mengenai draft kuisioner dan pemetaan kuisioner dapat dilihat pada lampiran B dan lampiran C. Dari kuisioner yang disebar ke semua pegawai BKD yang berada di gedung Balaikota, ada 121 kuisioner yang kembali ke penulis, sehingga data yang digunakan adalah data dari 121 kuisioner. Wawancara juga dilakukan kepada Kepala BKD, kepala bidang pengendalian, kepala sub bagian kepegawaian, kepala sub bagian tata usaha, kepala sub bidang pengembangan kompetensi kinerja pegawai, kepala sub bidang kajian kesra dan kepala sub bidang data kepegawaian. Mengenai isi transkrip dapat dilihat pada lampiran A. 5.2 Identifikasi Faktor Kontingensi Identifikasi faktor kontingensi dilakukan dengan melihat karakteristik tugas, karakteristik pengetahuan, karakteristik organisasi dan karakteristik lingkungan Analisis Karakteristik Tugas Analisis karakteristik tugas yang dilakukan di BKD dibagi menjadi dua parameter yaitu ketidakpastian tugas (task uncertainty) dan ketergantungan tugas (task interdependence). Pertanyaan terkait ketidakpastian tugas (task uncertainty) adalah pertanyaan bagian II nomor 1, sedangkan pertanyaan terkait ketergantungan tugas adalah pertanyaan bagian II nomor 2. Hasil tabulasi ketidakpastian tugas (task uncertainty) berdasarkan data responden, diperoleh informasi bahwa 75,21% dari responden menjawab rendah dan 24,79% dari responden menjawab tinggi. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa ketidakpastian tugas (task uncertainty) di dalam organisasi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta adalah rendah. Hasil tabulasi untuk ketidakpastian tugas (task uncertainty) dapat dilihat pada Tabel 5.2 di bawah ini.

76 62 Tabel 5.2 Task Uncertainty Task Uncertainty Kategori Jumlah Prosentase (%) Rendah/Sedikit 91 75,21 Tinggi/Sering 30 24,79 Total Dari hasil Tabel 5.2 di atas dapat dihasilkan chart sebagai berikut : Task Uncertainty 24,79% Rendah/Sedikit Tinggi/Sering 75,21% Gambar 5.1 Task Uncertainty Hasil untuk tabulasi ketergantungan tugas (task interdependence) berdasarkan data kuisioner responden, diperoleh informasi bahwa 43,80% dari responden menjawab rendah dan 56,20% dari responden menjawab tinggi. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa ketergantungan tugas (task interdependence) di dalam organisasi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta adalah tinggi. Hasil tabulasi untuk ketegantungan tugas (task interdependence) dapat dilihat pada Tabel 5.3 di bawah ini. Tabel 5.3 Task Interdependence Task Interdependence Kategori Jumlah Prosentase (%) Rendah/Sedikit 53 43,80 Tinggi/Sering 68 56,20 Total Dari hasil Tabel 5.3 di atas dapat dihasilkan chart sebagai berikut :

77 63 Task Interdependence 56,20% 43,80% Rendah/Sedikit Tinggi/Sering Gambar 5.2 Task Interdependence Analisis Karakteristik Pengetahuan Analisis karakteristik pengetahuan yang dilakukan di BKD dibagi menjadi dua parameter yaitu kecenderungan eksplisit atau tacit dan kecenderungan prosedural atau deklaratif. Pertanyaan terkait kecenderungan eksplisit atau tacit adalah pertanyaan bagian II nomor 4, sedangkan pertanyaan terkait kecenderungan prosedural atau deklaratif adalah pertanyaan bagian II nomor 3. Hasil tabulasi kecenderungan pengetahuan eksplisit atau tacit berdasarkan data kuisioner responden, diperoleh informasi bahwa 93,39% dari responden menjawab langsung atau tacit dan 6,61% dari responden menjawab media atau eksplisit. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa pegawai di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta melakukan kegiatan berbagi pengetahuan secara langsung atau tacit. Hasil tabulasi untuk kecenderungan eksplisit atau tacit dapat dilihat pada Tabel 5.4 di bawah ini. Tabel 5.4 Tacit/Explicit Tacit/Explicit Kategori Jumlah Prosentase (%) Tacit ,39 Explicit 8 6,61 Total Dari hasil Tabel 5.4 di atas dapat dihasilkan chart sebagai berikut :

78 64 6,61% Tacit/Explicit Tacit Explicit 93,39% Gambar 5.3 Tacit/Explicit Hasil untuk tabulasi kecenderungan prosedural atau deklaratif berdasarkan data kuisioner responden, diperoleh informasi bahwa 19,83% dari responden menjawab rumus/formulasi (deklaratif) dan 80,17% dari responden menjawab prosedural. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa pegawai di BKD Provinsi DKI Jakarta dalam melaksanakan pekerjaannya berdasarkan prosedural. Hasil tabulasi untuk tingkat kecenderungan prosedural atau deklaratif dapat dilihat pada Tabel 5.5. Tabel 5.5 Declarative/Procedural Declarative/Procedural Kategori Jumlah Prosentase (%) Formulasi 24 19,83 Prosedur 97 80,17 Total Dari hasil Tabel 5.5 di atas dapat dihasilkan chart sebagai berikut: Declarative/Procedural 19,83% Formulasi Prosedur 80,17% Gambar 5.4 Declarative/Procedural

79 Analisis Karakteristik Organisasi Untuk melihat karakteristik organisasi dapat dilihat dari ukuran organisasi, strategi bisnis dan karakteristik lingkungan organisasi Ukuran Organisasi Menurut Richard L.Daft (2013) dalam bukunya yang berjudul Organizational Theory and Design bahwa organisasi yang bersifat regional dan organik termasuk kategori organisasi kecil, sedangkan organisasi yang bersifat global dan mekanistik termasuk kategori organisasi besar. Menurut Kusdi (2009) organisasi organik dicirikan oleh formalisasi rendah dan sentralisasi rendah, sedangkan organisasi mekanistik dicirikan oleh formalisasi tinggi dan sentralisasi tinggi. BKD Provinsi DKI Jakarta mempunyai tugas khususnya di bidang pengelolaan kepegawaian daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. BKD mempunyai struktur organisasi dengan jenis desentralisasi dan mempunyai formalisasi rendah dimana pemberian perintah, bimbingan dan pengawasan terhadap pegawai dilakukan secara langsung oleh pimpinan, sehingga ukuran organisasi BKD dikategorikan ke dalam ukuran organisasi kecil. Hal ini didukung juga dengan hasil wawancara dengan Kepala BKD, kepala bidang pengendalian dan kepala sub bagian kepegawaian bahwa ukuran organisasi BKD dikategorikan ke dalam ukuran organisasi kecil Strategi Bisnis Organisasi Hasil wawancara yang dilakukan terhadap Kepala BKD, kepala bidang pengendalian kepegawaian dan kepala subbagian kepegawaian, didapatkan strategi bisnis yang diterapkan pada BKD. Strategi bisnis tersebut adalah differentiation, dimana BKD mempunyai tugas menyelenggarakan pengelolaan kepegawaian daerah dan layanan kepegawaian serta BKD harus memberikan pelayanan yang terbaik dan memberikan nilai lebih bagi pegawai

80 Karakteristik Lingkungan Organisasi Tingkat environmental uncertainty adalah tingkat pengaruh pihak luar terhadap organisasi (Fernandez, 2010). Karakteristik lingkungan organisasi bisa dilihat salah satunya adalah kebijakan dan peraturan pemerintah, kondisi ekonomi. Sebagai salah satu eselon II di Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, BKD mempunyai tugas menyelenggarakan pengelolaan kepegawaian daerah dan layanan kepegawaian. Tugas dan pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai BKD cenderung sama sepanjang tahunnya memberikan layanan yang sama yaitu di bidang kepegawaian dan tidak ada persaingan bisnis. Hal ini didukung hasil wawancara dengan kepala sub bidang kajian kesra bahwa lingkungan organisasi kondusif dan pegawai BKD sudah mengetahui tugas pokok dan fungsinya masing-masing. 5.3 Identifikasi proses KM berdasarkan faktor kontingensi Berdasarkan hasil identifikasi nilai-nilai dari faktor kontingensi di atas maka dapat disimpulkan hasil penilaian pada Tabel 5.6 di bawah ini. Tabel 5.6 Hasil Penilaian Faktor Kontingensi Faktor Kontingensi Task Uncertainty Task Interdependence Tacit/Explicit Declarative/Procedural Ukuran Organisasi Strategi Bisnis Environmental Uncertainty Penilaian Low Low Tacit Procedural Small Differentiation Low Dengan menggunakan tabel penilaian faktor kontingensi Fernandez (2010), hasil penilaian faktor kontingensi yang diperoleh kemudian dimasukkan ke dalam tabel faktor kontingensi seperti pada Tabel 5.7 di bawah ini.

81 67 Tabel 5.7 Tabel Faktor Kontingensi 5.4 Melakukan Prioritas Proses KM yang Dibutuhkan Tahap selanjutnya adalah dilakukan prioritas terhadap proses-proses knowledge management berdasarkan kesesuaian dengan masing-masing faktor kontingensi yang ada, yang dilakukan dengan memberikan nilai faktor kontingensi, seperti pada Tabel 5.8. Pemberian nilai dilakukan dengan ketentuan, nilai yang tidak sesuai bernilai No, nilai yang sesuai atau diberi tanda yang berbeda dengan dua kemungkinan bernilai Ok. Sedangkan nilai yang sesuai atau diberi tanda yang berbeda dengan satu kemungkinan bernilai Yes. Pemberian nilai juga dilakukan dengan ketentuan, "Yes diberi nilai 1, Ok diberi nilai 0,5 dan No diberi nilai 0.

82 68 Tabel 5.8 Analisis Kebutuhan Proses KM Dari Tabel 5.8 tersebut didapatkan hasil kumulatif untuk setiap proses KM. Kemudian dengan melihat prosentase skor dari maksimal skor yang bisa didapatkan maka kemudian didapatkan portfolio prioritas kebutuhan proses KM sebagaimana bisa dilihat pada Tabel 5.9. Tabel 5.9 Portfolio Proses KM Berdasarkan Faktor Kontingensi Faktor Kontingensi Skor Kumulatif Maksimal Skor Prosentase (%) Peringkat Combination ,67 4 Socialization for K.Discovery 4,5 6,5 69,23 3 Socialization for K.Sharing ,33 1 Exchange ,67 5 Externalization 4,5 5,5 81,82 2 Internalization 3,5 5,5 63,64 6 Direction ,00 7 Routines ,00 8 Dari Tabel 5.9 terlihat bahwa proses KM yang paling dibutuhkan pada organisasi BKD Provinsi DKI Jakarta adalah socialization for knowledge sharing, externalization, socialization for knowledge discovery, combination dan exchange, sedangkan 3 untuk (tiga) proses KM posisi terbawah adalah internalization, routines dan direction.

83 Identifikasi Proses KM yang Sudah Ada Untuk mengidentifikasikan pemanfaatan proses KM yang berjalan di dalam Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta digunakan metode kuisioner. Pertanyaan terkait identifikasi proses KM yang sudah ada adalah pertanyaan pada bagian IV. Pemanfaatan proses KM saat ini dapat dilihat pada Gambar % 78% 76% 74% 72% 70% 68% 66% 64% 62% 60% 58% 78,35% 76,36% 78,35% 71,90% 76,20% 65,95% 77,69% 73,22% Gambar 5.5 Kecenderungan proses KM yang sudah ada Dari nilai-nilai prosentase pemanfaatan proses-proses KM di dalam organisasi kemudian didapatkan portfolio kecenderungan pemanfaatan proses KM yang sudah ada yang dapat dilihat pada Tabel Tabel 5.10 Portfolio Kecenderungan proses KM yang sudah ada Proses KM Skor Maksimal Prosentase Kumulatif Skor (%) Peringkat Kombinasi 3, ,35 1 Sosialisasi untuk Knowledge Sharing 3, ,36 4 Sosialisasi untuk Knowledge Discovery 3, ,35 2 Eksternalisasi 3, ,90 7 Internalisasi 3, ,20 5 Exchange 3, ,95 8 Routines 3, ,69 3 Direction 3, ,22 6

84 70 Seperti yang terlihat pada Tabel 5.10 diatas, maka dapat disimpulkan bahwa proses KM yang cenderung dimanfaatkan pada unit BKD Provinsi DKI Jakarta adalah kombinasi, sosialisasi untuk knowledge discovery, routines, sosialisasi untuk knowledge sharing dan internalisasi, sedangkan untuk 3 (tiga) proses KM posisi terbawah adalah direction, eksternalisasi dan exchange. 5.6 Identifikasi Proses KM Tambahan yang Dibutuhkan Pada tahapan ini dilakukan untuk mengetahui identifikasi proses KM tambahan yang akan dikembangkan. Proses identifikasi proses KM tambahan dilakukan dengan menggunakan hasil dari proses KM berdasarkan faktor kontingensi yang bisa dilihat pada Tabel 5.9 dan Tabel 5.10 hasil dari pemetaan kecenderungan proses KM yang sudah ada saat ini. Dalam menentukan proses-proses KM mana saja yang dibutuhkan untuk dikembangkan di BKD Provinsi DKI Jakarta, penulis kemudian membuat aturan seperti yang dilakukan dalam penelitian Moh. Bayu Teguh Santoso sebagai berikut : a) Untuk masing-masing informasi, baik informasi hasil proses KM berdasarkan faktor kontingensi (Tabel 5.9) dan informasi hasil kecenderungan proses KM yang sudah ada (Tabel 5.10), penulis mengklasifikasikan setiap peringkat ke dalam kategori tinggi atau rendah. Prioritas dikatakan tinggi jika berada didalam 5 (lima) peringkat puncak, sementara dikatakan rendah jika tidak masuk didalam peringkat 5 puncak yang juga berarti berada di 3 (tiga) posisi terendah. b) Kemudian penulis mendefinisikan 4 (empat) kategori prioritas pengembangan berikut dengan tindakan yang diambil dari masing-masing hasil pengembangan yang dapat dilihat pada Tabel 5.11.

85 71 Tabel 5.11 Pemetaan Prioritas ke Tindakan Prioritas Tindakan 1 Prioritas pertama pengembangan Dikembangkan setelah prioritas 2 pertama dikembangkan 3 Dikembangkan jika sumber daya tersedia 4 Tidak dikembangkan Dari Tabel 5.11 dapat disimpulkan bahwa untuk proses KM yang memiliki prioritas bernilai 1 (satu) sampai dengan 3 (tiga) akan dikembangkan dengan mempertimbangkan beberapa hal, sedangkan jika prioritas bernilai 4 (empat), proses KM tersebut tidak dikembangkan. c) Kemudian penulis mendefinisikan pemetaan dari pengklasifikasian tinggi rendah dari kedua informasi tabel tersebut ke dalam tabel pemetaan prioritas. Hasil pemetaan tabel prioritas pengembangan proses KM dapat dilihat pada Tabel Tabel 5.12 Pemetaan Prioritas pengembangan proses KM tambahan Prioritas kebutuhan Proses KM berdasarkan faktor kontingensi Tingkat Kecenderung an Proses KM Saat ini Prioritas Pengemba ngan Tinggi Rendah 1 Tinggi Tinggi 2 Rendah Tinggi 3 Rendah Rendah 4 Berdasarkan Tabel 5.12 dapat dijelaskan bahwa : Jika kebutuhan proses KM adalah tinggi dan kecenderungan pemanfaatan saat ini rendah, maka proses-proses tersebut menjadi prioritas pengembangan pertama.

86 72 Jika kebutuhan proses KM adalah tinggi dan kecenderungan pemanfaatan saat ini tinggi, maka proses-proses tersebut menjadi prioritas selanjutnya untuk dikembangkan (prioritas kedua). Jika kebutuhan proses KM adalah rendah dan kecenderungan pemanfaatan saat ini tinggi, maka proses-proses tersebut menjadi prioritas pengembangan selanjutnya jika sumber daya tersedia (priritas ketiga). Jika kebutuhan proses KM adalah rendah dan kecenderungan pemanfaatan saat ini rendah, maka proses-proses tersebut menjadi prioritas pengembangan terakhir (keempat). Berdasarkan aturan yang disebutkan diatas kemudian penulis melakukan klasifikasi setiap proses KM yang didapat dari pembahasan sebelumnya, yakni hasil proses KM berdasarkan faktor kontingensi yang dapat dilihat pada Tabel 5.9 dan informasi hasil kecenderungan proses KM yang sudah ada yang dapat dilihat pada Tabel 5.10, kemudian dilakukan pemetaan yang hasilnya dapat dilihat pada Tabel Proses KM Tabel 5.13 Hasil pemetaan identifikasi proses KM tambahan Prioritas kebutuhan proses KM berdasarkan faktor kontingensi Tingkat kencederungan proses KM Saat ini Prioritas pengembangan Kombinasi Tinggi Tinggi 2 Sosialisasi untuk Knowledge Sharing Tinggi Tinggi 2 Sosialisasi untuk Knowledge Discovery Tinggi Tinggi 2 Eksternalisasi Tinggi Rendah 1 Internalisasi Rendah Tinggi 3 Exchange Tinggi Rendah 1 Routines Rendah Tinggi 3 Direction Rendah Rendah 4

87 73 Tabel 5.14 Prioritas pengembangan proses KM tambahan Prioritas Pengembangan KM Proses 2 Sosialisasi untuk knowledge discovery 2 Kombinasi 3 Internalisasi 1 Eksternalisasi 2 Sosialisasi untuk knowledge sharing 1 Exchange 3 Routines 4 Direction KM Activity Discovery Capture Sharing Application Berdasarkan Tabel 5.14, dapat ditentukan prioritas pengembangan knowledge management system dimana urutan proses pemgembangan adalah sebagai berikut. Pertama, proses-proses KM yang diutamakan untuk dikembangkan lebih lanjut adalah proses eksternalisasi dan exchange. Kemudian dilanjutkan dengan proses sosialisasi untuk knowledge discovery, kombinasi, sosialisasi untuk knowledge sharing, internalisasi dan routines. Direction menjadi prioritas terakhir dalam pengembangan knowledge management system. 5.7 Analisis Infrastruktur KM Analisis infrastruktur KM yang dilihat pada tahap ini adalah budaya organisasi, struktur organisasi, infrastruktur teknologi informasi, pengetahuan umum dan lingkungan fisik Budaya Organisasi Analisis mengenai budaya organisasi pada BKD Provinsi DKI Jakarta yang berkaitan dengan KM diperoleh melalui kuisioner dan wawancara. Dengan menggunakan kuisioner, penulis memetakan bagaimana budaya yang ada pada BKD. Berdasarkan kuisioner diperoleh beberapa indikasi diantaranya tentang tingkat kepentingan pengetahuan, tingkat kepentingan manajemen pengetahuan dan tingkat kebutuhan akan sistem manajemen pengetahuan (knowledge management system). Pertanyaan terkait tingkat kepentingan pengetahuan adalah pertanyaan bagian I nomor 1, pertanyaan terkait tingkat kebutuhan manajemen

88 74 pengetahuan adalah pertanyaan bagian I nomor 2, sedangkan pertanyaan terkait tingkat kebutuhan akan sistem manajemen pengetahuan adalah pertanyaan bagian I nomor 4. Hasil tabulasi untuk kepentingan pengetahuan dapat dilihat pada Tabel 5.15 berikut. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa seluruh responden di dalam unit kerja BKD menyatakan bahwa pengetahuan merupakan sebuah aset yang penting dalam pekerjaannya. Tabel 5.15 Kepentingan pengetahuan Kepentingan pengetahuan Kategori Jumlah Prosentase (%) Penting ,00 Tidak penting 0 0,00 Total Dari hasil Tabel 5.15 di atas dapat dihasilkan gambar sebagai berikut : Kepentingan pengetahuan 100,00% Penting Tidak penting Gambar 5.6 Tingkat kepentingan pengetahuan Hasil tabulasi untuk kebutuhan pengelolaan pengetahuan dapat dilihat pada Tabel 5.16 berikut. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa seluruh responden di dalam unit BKD menyatakan bahwa perlu dilakukan pengelolaan terhadap pengetahuan yang ada di BKD.

89 75 Tabel 5.16 Kebutuhan pengelolaan KM Kebutuhan pengelolaan KM Kategori Jumlah Prosentase (%) Perlu ,00 Tidak perlu 0 0,00 Total Dari hasil Tabel 5.16 di atas dapat dihasilkan gambar sebagai berikut : Kebutuhan pengelolaan KM 0,00% 100,00% Perlu Tidak perlu Gambar 5.7 Tingkat kebutuhan pengelolaan KM Hasil tabulasi untuk kebutuhan knowledge management system (KMS) dapat dilihat pada Tabel 5.17 berikut. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa responden di dalam unit BKD, 96,69% menyatakan bahwa pegawai membutuhkan adanya KMS di BKD, sedangkan 3,31% menyatakan pegawai tidak membutuhkan adanya KMS di BKD. Kesimpulan dari hasil kuisioner adalah bahwa di dalam unit organisasi BKD Provinsi DKI Jakarta dibutuhkan adanya knowledge management system (KMS). Tabel 5.17 Kebutuhan KMS Kebutuhan adanya KMS Kategori Jumlah Prosentase (%) Perlu ,69 Tidak perlu 4 3,31 Total Dari hasil Tabel 5.17 di atas dapat dihasilkan gambar sebagai berikut :

90 76 Kebutuhan KMS 3,31% Perlu Tidak perlu 96,69% Gambar 5.8 Tingkat kebutuhan adanya KMS Dalam penerapan knowledge management, membuat orang berpatisipasi dalam kegiatan berbagi pengetahuan merupakan hal yang paling berat. Hal-hal yang bisa dilakukan untuk membuat budaya organisasi dapat melalui pemahaman nilai dari kegiatan knowledge management, dukungan dari pihak manajerial untuk proses knowledge management di semua level, pemberian reward dalam proses berbagi pengetahuan dan dukungan untuk melakukan interaksi dalam proses menciptakan dan berbagi pengetahuan. Mengenai dukungan atau komitmen dari pihak pimpinan untuk proses pengelolaan pengetahuan. Penulis mengadakan wawancara dengan Kepala BKD Provinsi DKI Jakarta dan Kepala Bidang Pengendalian kepegawaian untuk mendapatkan informasi mengenai komitmen terkait pengelolaan pengetahuan. Hasil wawancara didapatkan juga bahwa Kepala BKD Provinsi DKI Jakarta sebagai pimpinan organisasi menyatakan harus memberikan dukungan atau komitmen terhadap pengelolaan pengetahuan di BKD, dan juga saat ini proses untuk mendapatkan pengetahuan sudah didukung oleh organisasi dengan memberikan kesempatan kepada pegawai untuk mengikuti pelatihan, pendidikan, seminar, tugas belajar untuk pegawai yang akan melanjutkan studi. Selain dukungan komitment diperlukan juga faktor regulasi dan kebijakan, karena itu dalam pelaksanaan implementasi KMS ini selain dari sisi teknologi, perlu adanya regulasi dan kebijakan dalam pelaksanaan KMS. Kebijakan ini dibuat mengikat, sehingga memaksa pegawai untuk melakukannya

91 Struktur Organisasi Atribut sturktur organisasi di unit BKD Provinsi DKI Jakarta yang digali informasinya, antara lain mengenai struktur hierarki organisasi, community of practices. Informasi mengenai struktur hierarki organisasi didapatkan dengan melakukan observasi terhadap unit kerja BKD Provinsi DKI Jakarta. Hasil observasi adalah bahwa struktur organisasi BKD Provinsi DKI Jakarta adalah hierarki organisasi dengan jenis desentralisasi. Hal ini disebabkan adanya pelimpahan wewenang dan pembuatan keputusan kepada ringkatan-tingkatan yang lebih rendah. Pendelegasian wewenang tersebut dituangkan dalam surat Keputusan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta nomor 66 tahun 2012 tanggal 3 Mei 2012 tentang Pendelegasian wewenang. Bagan struktur Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta dapat dilihat pada Gambar 4.2. Berdasarkan hasil kuisioner juga, didapatkan bahwa semua responden bersedia untuk ikut berpatisipasi aktif jika dibentuk suatu forum komunikasi sesuai dengan tugas dan fungsinya. Peran yang akan dilakukan diantaranya dapat dilihat pada Tabel 5.18 berikut di bawah ini. Tabel 5.18 Prosentase peran aktif pegawai dalam forum komunikasi Peran Aktif Prosentase (%) Memberi arahan dan masukan 33,88 Peran aktif membagi pengetahuan melalui lisan 44,63 Peran aktif membagi pengetahuan melalui tulisan 38,84 Peran aktif mendapatkan pengetahuan dalam pertemuan langsung Peran aktif mendapatkan pengetahuan dengan membaca dokumen 58,68 54,55 Peran lainnya 2,48 Berdasarkan hasil kuisioner pada Tabel 5.18 maka terlihat bahwa semua pegawai BKD bersedia untuk ikut berperan dalam suatu forum komunikasi atau komunitas berbagi pengetahuan sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-masing. Dari

92 78 tabel diatas terlihat bahwa sebanyak 58,68% pegawai memilih untuk ikut serta berperan aktif mendapatkan pengetahuan dalam pertemuan langsung Infrastruktur Teknologi Informasi Pada tahapan ini bertujuan untuk mengetahui atribut-atribut dari infrastuktur teknologi informasi yang mempunyai hubungan dengan sistem manajemen pengetahuan. Untuk infrastruktur teknologi informasi, data diperoleh dengan metode observasi dan wawancara dimana atribut yang dianalisa adalah reach, depth, richness dan aggregation. Atribut reach atau berhubungan dengan akses dan koneksi, setiap pegawai di lingkungan BKD yang memiliki komputer terhubung dengan jaringan internet dan intranet melalui kabel maupun nirkabel. Jaringan intranet menghubungkan antar bidang-bidang di BKD. Attribut depth atau melihat bandwidth yang disediakan oleh BKD Provinsi DKI Jakarta. BKD saat ini sudah memiliki jaringan intranet dan internet. Jaringan intranet ini menggunakan topologi jaringan LAN pada BKD dengan menggunakan ethernet 100Base-T (IEEE 802.3) dengan kecepatan transfer data mencapai 100 Mbps. Untuk jaringan internet, bandwith yang disediakan sebesar 20Mbps. Lebar bandwith ini digunakan mengakses internet dan aplikasi berbasis web. Sedangkan backbone jaringan digunakan kabel fiber optic sebagai pusat lintas data. Atribut richness atau melihat keragaman data dan informasi yang dimiliki oleh BKD, diantaranya data pegawai, data kenaikan pangkat, data pendidikan, dan data-data yang terkait dengan kepegawaian. Selain data kepegawaian ada juga dokumen SOP, dokumen laporan, dokumen penggajian, laporan hasil kegiatan, dan lain-lain. Atribut aggregation atau melihat kepada repositori yang ada di BKD. Terdapat 2 (dua) jenis repositori yang dimiliki oleh BKD Provinsi DKI Jakarta, yaitu repositori elektronik dan repositori non-elektronik. Repositori elektronik yang digunakan adalah server yang digunakan untuk menyimpan data, informasi

93 79 bersifat elektronik dan dokumen elektronik yang ada di BKD pada umumnya, sedangkan untuk repositori non-elektronik digunakan filling kabinet. Topologi jaringan yang dimiliki oleh BKD dapat dilihat pada Gambar 5.9. Perangkat infrastruktur TIK di BKD, terdiri dari 3 (tiga) server yang disimpan di Dinas Komunikasi Informatika dan Kehumasan Provinsi DKI Jakarta, 11 (sebelas) scanner, 8 (delapan) access point dan 100 (seratus) komputer. Untuk urusan keamanan jaringan, Dinas Komunikasi Informatika dan Kehumasan Provinsi DKI Jakarta selaku pengelola jaringan komputer yang berwenang untuk mengamankan jaringan komputer dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Untuk akses ke jaringan publik dilengkapi dengan firewall internal dan eksternal sebagai daerah DMZ (Demilitarized Zone), memasang network IDS (Intrusion Detection System), menggunakan jaringan private VLAN (Virtual Local Area Network) untuk berkomunikasi secara lokal dan memasang antivirus pada server dan setiap komputer client. Gedung Balaikota DKI Internet DMZ Client Home/mobile user Firewall Firewall K3 Jakarta Pusat Mainframe Data Center Dinas Kominfomas Lt. 3 K3 Jakarta Barat Telco K3 Jakarta Selatan Kantor Kepegawaian Kota/ Kabupaten Administrasi K3 Jakarta Timur Bidang Pengendalian Kepegawaian Bidang Pengembangan Bd. Kesejahteraan dan Pensiun Bd. Perencanaan dan Bidang Pendayagunaan Sekretariat BKD Provinsi DKI Jakarta Lt.20 dan 21 K3 Jakarta Utara UPT PPKP/ UPT Binroh Assessment Center K3 Kep. Seribu Gambar 5.9 Topologi Jaringan BKD Provinsi DKI Jakarta (Sumber : BKD Provinsi DKI Jakarta)

94 Pengetahuan Umum Pengetahuan umum dari organisasi terkait pengetahuan yang dimiliki baik dalam bentuk tacit knowledge maupun explicit knowledge. Lokasi penyimpanan pengetahuan di BKD terbagi menjadi 3 (tiga) bagian yaitu people, artifact dan organizational entities (Fernandez, 2010) People Pengetahuan umum yang tersimpan pada pegawai selama bekerja di lingkungan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta merupakan salah satu aset bagi organisasi. Hal ini didukung hasil wawancara dengan Kepala BKD bahwa pengetahuan merupakan aset yang penting di dalam organisasi BKD dan juga harus dikelola dan dikembangkan. Pengetahuan umum yang tersimpan pada pegawai BKD adalah sebagai berikut :

95 81 Bagian/Bidang di BKD Sekretariat Perencanaan dan Pendayagunaan Pengembangan Kesejahteraan dan Pensiun Pengendalian Kepegawaian Tabel 5.19 Pengetahuan Tacit Pengetahuan Tacit Pengetahuan mengenai anggaran Pengetahuan mengenai pengadaan barang dan jasa Pengetahuan mekanisme distribusi barang Pengetahuan pengaduan keluhan pegawai Pengetahuan pembuatan RKA, DPA dan Renstra Pengetahuan proses pembuatan laporan kegiatan Pengetahuan proses pengadaan pegawai Pengetahuan proses pembuatan karis/karsu Pengetahuan proses penempatan pegawai Pengetahuan penyelesaian penetapan CPNS menjadi PNS Pengetahuan proses pengangkatan, pemindahan, pembebasan sementara, pemberhentian, dan administrasi kenaikan jabatan fungsional. Pengetahuan proses penilaian jabatan Pengetahuan proses analisis jabatan Pengetahuan proses pembuatan SK kenaikan pangkat pegawai Pengetahuan proses pembuatan SKP Pejabat Pengetahuan proses pemberhentian dan pemensiunan pegawai Pengetahuan proses kajian kelayakan penghasilan pegawai Pengetahuan penyelesaian pemberian kenaikan pangkat pengabdian Pengetahuan proses pemberian penghargaan dan tanda jasa Pengetahuan proses pemberian cuti pegawai Pengetahuan proses penyiapan peraturan bidang kepegawian Pengetahuan proses penjatuhan sanksi disiplin pegawai Pengetahuan pengolahan data kepegawaian Pengetahuan pemrosesan daftar gaji, tunjangan Pengetahuan pengembangan SIMPEG

96 Artifact Dokumen SOP (Standard Operational Procedure) merupakan salah satu bentuk pengetahuan explicit dari setiap bagian atau bidang di BKD. Pengetahuan di BKD juga tersimpan dalam bentuk elektronik maupun non-elektronik. SOP ini sendiri merupakan pengetahuan yang paling sering digunakan di BKD sebagaimana kecenderungan tipe pengetahuannya adalah prosedural pada faktor kontingensi. Terdapat 2 (dua) jenis repositori dokumen yang dimiliki oleh BKD Provinsi DKI Jakarta, yaitu repositori dokumen elektronik dan repositori dokumen nonelektronik. Dokumen elektronik tersimpan dalam server dan client sedangkan dokumen non-elektronik tersimpan di setiap bidang Organizational Entities Pengetahuan-pengetahuan yang terdapat didalam BKD terdapat di masing-masing bagian atau bidang, berupa peraturan-peraturan yang terkait dengan tupoksi masing-masing bagian atau bidang, dokumen notulensi dalam rapat, dokumen Renstra, dokumen SOP di masing-masing bidang yang berisi panduan atau pedoman dalam melaksanakan pekerjaan Lingkungan Fisik Lingkungan fisik dapat membantu pengelolaan pengetahuan dengan memfasilitasi pegawai untuk bertemu dan membagi pengetahuan atau ide mereka. Analisa lingkungan fisik dilakukan dengan metode observasi dan kuisioner. Secara keseluruhan telah terdapat fasilitas pendukung untuk bekerja, bertemu dan berbagi pengetahuan diantaranya, fasilitas ruang rapat di lantai 20 dan 21 Gedung Balaikota, meja kerja pegawai, fasilitas internet, komputer dan perpustakaan. Selain dari observasi diatas, metode kuisioner juga dilakukan untuk mengetahui apakah fasilitas yang ada di BKD sudah memadai atau belum dalam menunjang proses KM. Pertanyaan terkait lingkungan fisik di BKD adalah pertanyaan bagian I nomor 3.

97 83 Hasil dari kuisioner yang dilakukan dapat dilihat pada Tabel Dari hasil tabulasi fasilitas pendukung KM berdasarkan data kuisioner responden, diperoleh informasi bahwa 61,16% dari responden menjawab memadai dan 38,84% dari responden menjawab tidak memadai, sehingga masih perlu adanya peningkatan fasilitas pendukung KM. Tabel 5.20 Fasilitas pendukung KM Fasilitas pendukung KM Kategori Jumlah Prosentase (%) Memadai 74 61,16 Tidak Memadai 47 38,84 Total Dari hasil Tabel 5.20 di atas dapat, didapatkan gambar sebagai berikut : Fasilitas pendukung KM 38,84% 61,16% Memadai Tidak Memadai Gambar 5.10 Tingkat fasilitas pendukung KM 5.8 Mengembangkan Sistem, Mekanisme dan Teknologi KM yang Dibutuhkan Pada tahapan mengembangkan sistem, mekanisme dan teknologi KM yang dibutuhkan ini dilakukan dengan melihat bagaimana pemetaan teknologi knowledge management dan mekanisme knowledge management Pemetaan Teknologi knowledge management Pemetaan teknologi knowledge management system bagi unit kerja Badan Kepegawaian Daerah Provinsi DKI Jakarta didapatkan dari pengamatan yang

98 84 dilakukan di dalam BKD dan studi literatur, kemudian disesuaikan dengan prioritas proses pengembangan knowledge management. Tabel 5.21 Pemetaan teknologi knowledge management Proses KM Penjelasan KM Mekanisme KM Teknologi Kombinasi Socialization for Knowledge Discovery Socialization for Knowledge Sharing Exchange Eksternalisasi Internalisasi Routines Melakukan suatu kodlaborasi untuk menciptakan pengetahuan baru dari pengetahuan yang sudah ada Adanya interaksi antar pegawai sehingga dimungkinkan terbentuknya sebuah pengetahuan baru Adanya interaksi antar pegawai untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki Melakukan transfer pengetahuan eksplisit yang dimilikinya, dalam hal ini dokumen kepada pegawai lain Mengeluarkan pengetahuan yang tersimpan pada individu pegawai ke dalam suatu artefak Melakukan proses pembelajaran dari pengetahuan yang tersimpan Menggunakan pengetahuan yang ada di dalam prosedur, peraturan dan proses kerja lainnya Rapat, diskusi, dokumen, pembuatan dokumen Mutasi pegawai, diskusi, brainstorming Rapat, seminar, diskusi, training, sosialisasi Memo, user manual, dokumen, pengalaman, artikel,presentasi Model, pengalaman, best practices, lesson learned learning by doing, kerja praktek, learning by observation kebijakan organisasi, pengalaman kerja, standar Manajemen dokumen, Dokumentasi artikel, Forum diskusi Chatting, Forum diskusi, Video Conference Chatting, Forum diskusi, Video Conference Manajemen pengalaman, Manajemen dokumen, Pencarian dokumen dan artikel Manajemen pengalaman, Dokumentasi artikel, Manajemen Dokumen Manajemen pengalaman, Manajemen dokumen, Pencarian dokumen dan artikel Perpustakaan Online Manajemen dokumen, Pencarian dokumen dan artikel, Manajemen pengalaman

99 85 Tabel 5.22 Pemetaan proses KM ke fitur KMS No KM Proses Penjelasan Kebutuhan Fungsional 1 Kombinasi Pegawai - Sistem melakukan suatu menampilkan kolaborasi untuk pengetahuan, menciptakan dokumen lama pengetahuan baru - Sistem dapat dari pengetahuan menyimpan yang sudah ada dokumen, pengetahuan baru - Sistem menyediakan tampilan untuk pegawai saling berkolaborasi untuk menciptakan pengetahuan baru - Sistem menyediakan tampilan yang tepat untuk pegawai dalam membuat 2 Socialization for Knowledge Discovery Adanya interaksi antar pegawai sehingga dimungkinkan terbentuknya sebuah pengetahuan baru dokumen baru - Sistem menyediakan tampilan untuk pegawai saling berinteraksi untuk menciptakan pengetahuan baru - Sistem menampilkan diskusi dan komentar yang dilakukan oleh pegawai Fitur KMS Manajemen dokumen, Dokumentasi artikel, Forum diskusi Chatting, Forum diskusi, Video Conference

100 86 Tabel 5.22 Pemetaan proses KM ke fitur KMS (lanjutan) No KM Proses Penjelasan Kebutuhan Fungsional 3 Socialization for Knowledge Sharing Adanya interaksi antar pegawai untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki 4 Exchange Melakukan transfer pengetahuan eksplisit yang dimilikinya, dalam hal ini dokumen kepada pegawai lain 5 Eksternalisasi Mengeluarkan pengetahuan yang tersimpan pada individu pegawai ke dalam suatu artefak 6 Routines Menggunakan pengetahuan yang ada di dalam prosedur, peraturan dan proses kerja lainnya - Sistem menyediakan tampilan untuk pegawai saling berinteraksi untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman - Sistem menampilkan diskusi dan komentar yang dilakukan oleh pegawai - Sistem menyediakan pengetahuan yang telah disimpan oleh pegawai agar bisa dilihat oleh pegawai yang lain - Sistem dapat menyimpan dokumen, pengalaman yang dimiliki oleh pegawai - Pegawai dapat mengambil pengetahuan yang ada di dalam sistem yang berkaitan dengan prosedur, peraturan dan proses kerja lainnya Fitur KMS Chatting, Forum diskusi, Video Conference Manajemen pengalaman, Manajemen dokumen, Pencarian dokumen dan artikel Manajemen pengalaman, Dokumentasi artikel, Manajemen Dokumen Manajemen dokumen, Pencarian dokumen dan artikel, Manajemen pengalaman

101 87 Tabel 5.22 Pemetaan proses KM ke fitur KMS (lanjutan) No KM Proses Penjelasan Kebutuhan Fungsional 7 Internalisasi Melakukan proses - Sistem pembelajaran dari menyediakan pengetahuan yang tampilan yang tersimpan tepat untuk pegawai yang membaca dokumen, pengalaman secara online atau offline - Sistem menyediakan fasilitas pencarian sehingga pegawai dapat mencari dokumen, pengetahuan yang tersimpan di sistem Fitur KMS Manajemen pengalaman, Manajemen dokumen, Pencarian dokumen dan artikel Perpustakaan Online Dari tabel di atas dan hasil pembahasan yang telah dilakukan pada sub bab 5.6 dan Tabel 5.14 tentang prioritas pengembangan proses knowledge management, kemudian bisa disimpulkan bahwa fitur-fitur yang dibutuhkan dalam pengembangan KMS di BKD yang dibutuhkan adalah sebagaimana bisa dilihat pada Tabel Tabel 5.23 Fitur-fitur Pengembangan KMS BKD No Fitur-fitur KMS 1 Manajemen Pengalaman 2 Manajemen Dokumen 3 Pencarian Dokumen 4 Dokumentasi Pengetahuan/Artikel 5 Pencarian Pengetahuan/Artikel 6 Forum Diskusi 7 Chatting 8 Video Conference 9 Perpustakaan Online

102 88 Dalam membantu mengarahkan kebutuhan pengembangan KMS, penulis juga mendapatkan fitur-fitur yang diinginkan oleh responden di BKD melalui metode kuisioner. Hasil tabulasi dari kuisioner yang didapatkan dapat dilihat pada Tabel 5.24 berikut. Tabel 5.24 Fitur-fitur Kebutuhan KMS BKD Fitur-Fitur KMS Prosentasi Dokumentasi Pengetahuan 76,86% Forum Diskusi 60,33% Chatting 34,71% Pencarian Dokumen 87,60% Database berisi pengalaman tentang penyelesaian kasus kepegawaian 90,91% Statistik 31,40% News Management 37,19% Manajemen Dokumen 84,30% Perpustakaan Online 40,50% Pencarian Pengetahuan 77,69% Online Survey 12,40% Video Conference 9,92% 14,05% Dari hasil Tabel 5.24 diatas dapat, didapatkan gambar sebagai berikut : Video Conference Online Survey Perpustakaan Online Manajemen Dokumen News Management Statistik Database berisi pengalaman kasus Pencarian Dokumen Chatting Forum Diskusi Dokumentasi Pengetahuan 14,05% 9,92% 12,40% 40,50% 37,19% 31,40% 34,71% 84,30% 90,91% 87,60% 60,33% 76,86% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Gambar 5.11 Fitur-Fitur yang diharapkan ada di KMS BKD

103 89 Dari hasil pada Tabel 5.23 dan Tabel 5.24, semua fitur-fitur KMS tidak mungkin digunakan keseluruhannya, karena terbatasnya sumber daya yang ada, maka penulis memprioritaskan fitur-fitur yang dipilih oleh 50% atau lebih dari keseluruhan pegawai BKD. Fitur-fitur ini nantinya diharapkan digunakan untuk pengembangan KMS BKD. Berdasarkan penentuan ini, maka fitur-fitur KMS yang akan dikembangkan dapat dilihat pada Tabel 5.25 berikut. Tabel 5.25 Fitur-fitur Pengembangan KMS No Fitur-fitur KMS 1 Manajemen Pengalaman 2 Manajemen Dokumen 3 Pencarian Dokumen 4 Dokumentasi Pengetahuan/Artikel 5 Pencarian Pengetahuan/Artikel 6 Forum Diskusi Kemudian setelah itu penulis melakukan pemetaan fitur-fitur KMS yang telah ditentukan sebelumnya terhadap ketersediaan aplikasi. Hasil pemetaan fitur KMS yang didapatkan dapat dilihat pada Tabel 5.26 di bawah ini. Tabel 5.26 Pemetaan Fitur-fitur Kebutuhan KMS BKD No Fitur-fitur KMS Aplikasi Tersedia Aplikasi Dikembangkan Keterangan 1 Forum Diskusi Belum ada 2 Manajemen Dokumen Belum ada 3 Pencarian Dokumen Belum ada 4 Manajemen Pengalaman Belum ada 5 Dokumentasi Pengetahuan/Artikel Belum ada 6 Pencarian Pengetahuan/Artikel Belum ada

104 90 Berdasarkan Tabel 5.26 maka dapat dilihat fitur yang perlu dikembangkan dalam knowledge management system adalah Forum diskusi, Manajemen pengalaman (pengalaman tentang penyelesaian kasus kepegawaian), Manajemen dokumen, Dokumentasi pengetahuan/artikel, Pencarian dokumen dan pengetahuan/artikel Mekanisme Knowledge Management Mekanisme knowledge management dibutuhkan untuk mendukung penerapan KMS pada BKD Provinsi DKI Jakarta agar dapat berjalan dengan baik. Mekanisme KM yang diperlukan dalam mendukung KMS di BKD adalah sebagai berikut : 1 Komitmen dari pimpinan untuk mendukung proses KM Adanya komitmen dalam mendukung proses knowledge management dari seorang pemimpin, yang nantinya akan membawa dampak secara moral kepada pegawai untuk mengikutinya. 2 Adanya regulasi mengenai penerapan dan penggunaan KMS Dalam lingkungan organisasi pemerintahan, faktor regulasi dan kebijakan merupakan salah satu faktor dalam pelaksanaan suatu perubahan. Karena itu dalam pelaksanaan implementasi KMS ini selain dari sisi teknologi, perlu adanya regulasi dan kebijakan dalam pelaksanaan KMS. Kebijakan ini dibuat mengikat, sehingga memaksa pegawai untuk melakukannya 3 Memberikan reward kepada pegawai Pemberian motivasi kepada pegawai untuk mengelola pengetahuan yang dimilikinya dapat meningkatkan keinginan pegawai untuk ikut berpatisipasi dalam pengelolaan pengetahuan. 4 Mengikutkan pegawai dalam pendidikan, pelatihan, seminar. Untuk meningkatkan pengetahuan pegawai, maka pegawai bisa dikirim untuk mengikuti diklat, tugas belajar, seminar, ataupun pelatihan yang berkaitan dengan tupoksinya (tugas pokok dan fungsi). Hal ini juga didukung dari hasil wawancara dengan Kepala Badan kepegawaian Daerah.

105 91 5 Melakukan meeting tiap bulan Tiap bagian atau bidang di BKD dilakukan meeting rutin setiap bulan untuk menampung permasalahan yang dihadapi dalam menyelesaikan pekerjaannya. Meeting dilakukan dalam suasana non-formal, agar pegawai bisa lebih santai dalam mengemukakan permasalahan ataupun solusi dari permasalahan tersebut. 6 Melakukan evaluasi terhadap penerapan dan penggunaan KMS Evaluasi ini penting untuk melihat sampai dimanakah penerapan dan penggunaan KMS, baik itu evaluasi terhadap KMS, komitmen terhadap KMS ataupun pengawasan terhadap penerapan dan penggunaan KMS, hal ini juga didukung dari hasil wawancara dengan Kepala bidang pengendalian kepegawaian. 5.9 Model Knowledge Management System (KMS) Model KMS yang disarankan seperti telihat pada Gambar 5.12, yang terdapat didalamnya fitur-fitur yang untuk dikembangkan dalam mendukung proses KM yang sesuai dengan analisis yang telah dijelaskan pada sub bab 5.8. Gambar 5.12 Model KMS BKD Berdasarkan Gambar 5.12, dijelaskan bahwa di bagian tengah model KMS terdapat fitur-fitur KMS yang akan dikembangkan. KMS memiliki repositori untuk menyimpan semua knowledge yang ada di BKD. Administrasi pengguna

106 92 merupakan fitur manajemen user untuk mengelola user dan group yang dapat mengakses dan menggunakan sistem, sedangkan network security untuk mengamankan keamanan sistem dari threat yang mungkin muncul Analisis Kebutuhan Sistem Dalam melakukan analisa kebutuhan sistem, penulis membagi kebutuhan sistem menjadi 2 (dua) bagian, yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional atau functional requirement adalah deskripsi aktifitasaktifitas dan layanan-layanan yang harus disediakan oleh sistem. Dalam artian dalam suatu sistem memiliki kebutuhan sama halnya dengan user, dimana kebutuhan suatu sistem itu tentunya akan mendukung daripada atau user sistem tersebut. Kebutuhan fungsional dari KMS BKD merupakan aktifitas-aktifitas yang didapatkan dari model KMS yang dibahas pada sub bab sebelumnya, yaitu sub bab 5.8 dan sub bab 5.9. Kebutuhan-kebutuhan fungsional yang dimiliki oleh sistem, yaitu : 1. Melakukan Manajemen Dokumen Manajemen dokumen berfungsi untuk menyimpan semua dokumendokumen yang berhubungan dengan pekerjaan. Dokumen-dokumen tersebut akan disimpan ke dalam repositori. Pegawai dapat mencari semua kumpulan dokumen yang tersimpan di dalam database. Sistem menyediakan tampilan yang tepat untuk pegawai yang membaca dokumen secara online. Selain itu pegawai dapat menambahkan dokumen, pegawai juga bisa men-donwload, menghapus ataupun mengubah dokumen yang telah didokumentasikan.

107 93 2. Mengikuti Forum Diskusi Dalam rangka berbagi pengetahuan yang dimilikinya juga untuk mendapatkan pengetahuan dari pegawai lain, pegawai bisa mengikuti forum diskusi ini. Setiap pegawai dapat membuat sebuah forum diskusi dengan topik tertentu atau memberikan komentar. Semua pegawai BKD dapat melakukan aktifitas forum diskusi, topik diskusi ada yang bersifat umum dan bersifat khusus untuk masing-masing bagian atau bidang yang ada di BKD. Sistem akan menampilkan diskusi yang tersimpan dan komentar yang sudah dibuat sesuai dengan input user. 3. Mendokumentasikan pengetahuan Dalam rangka mendokumentasikan pengetahuan yang dimiliki, pegawai dapat memasukkan artikel, pengalaman dalam menyelesaikan kasus permasalahan kepegawaian atau pengetahuan-pengetahuan lain yang dimiliki oleh pegawai. Pegawai dapat mencari semua kumpulan pengetahuan yang tersimpan di dalam database. Sistem menyediakan tampilan yang tepat untuk pegawai yang membaca pengetahuan secara online atau offline. Selain mendokumentasikan pengetahuan, pegawai juga bisa med-download, menghapus ataupun mengubah pengetahuan yang telah didokumentasikan. 4. Melakukan Pencarian Dalam rangka mencari informasi, dokumen, pengetahuan ataupun topik dalam sebuah forum diskusi, pengawai dapat melakukan proses pencarian dengan menggunakan searching tool. Sistem menampilkan daftar konten yang mengandung kata kunci berdasarkan masukan yang telah diisi sebelumya oleh user, sehingga pegawai dapat menemukan kembali sebuah informasi, dokumen atau pengetahuan Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan non fungsional atau non functional requirement adalah deskripsi dari fitur-fitur, karakteristik, dan merupakan kebutuhan yang merujuk pada sifat-sifat yang dimiliki oleh sistem. Kebutuhan-kebutuhan non fungsional dari KMS BKD

108 94 didapatkan dari hasil wawancara dengan kepala sub bidang data kepegawaian dan kepala sub bagian tata usaha, antara lain : 1. Kebutuhan operasional Untuk memudahkan pegawai dalam mengakses knowledge management system dengan mudah, maka KMS BKD harus bisa diakses oleh pegawai dimana saja kapan saja. Untuk memenuhi kebutuhan operasional ini maka KMS BKD dibuat berbasiskan web based dan di simpan di dalam server dimana pegawai bisa mengakses menggunakan web browser dan semua komputer maupun perangkat lainnya yang telah terhubung ke dalam jaringan intranet akan langsung dapat mengaksesnya. 2. Kebutuhan kinerja KMS BKD yang dibangun harus memiliki response time yang cepat dan mampu menangani pengguna dalam satu waktu yaitu mampu melayani sebanyak jumlah pegawai BKD pada waktu bersamaan, sehingga pegawai tidak merasa harus menunggu proses loading. 3. Kebutuhan keamanan Untuk menjaga keamanan sistem dari threat yang mungkin muncul maka KMS BKD harus memiliki mekanisme login pengguna untuk keperluan autentifikasi. Hal ini untuk menghindari pihak-pihak yang tidak berkepentingan dalam mengakses dan menggunakan sistem ini Analisis KMS Tools Tahapan berikutnya, membahas beberapa aplikasi open source KMS tools untuk menentukan tools yang tepat yang nantinya akan digunakan dalam penelitian ini. Hal ini juga didukung oleh hasil wawancara dengan kepala sub bagian kepegawaian dan kepala sub bidang data kepegawaian bahwa aplikasi yang akan dikembangkan sebaiknya bersifat open source, karena selain penghematan anggaran juga karena ikut mendukung program pemerintah yaitu IGOS (Indonesian Go Open Source). Adapun aplikasi yang akan dibandingkan adalah Alfresco, Drupal dan Joomla seperti yang telihat pada Tabel 5.27 dan Tabel 5.28.

109 95 Fungsionalitas Social Networking Tools (Forum Diskusi, Chatting, blogs) Tabel 5.27 Perbandingan Fungsionalitas Alfresco Enterprise CM Drupal CMS V (Score 5) V (Score 5) Joomla CMS V (Score 5, Plugins) Fasilitas Pencarian V V V Manajemen Dokumen V V (Plugins) V (Plugins) Workflow Management V (Score 5) X (Score 0) X (Score 0) Check in/check Out V (Score 5) V (Score 3) V (Score 2) Metadata Support V (Score 5) X (Score 0) X (Score 0) Personalisasi V (Score 5) V (Score 5) V (Score 5) Web Form Content Entry Sumber : Absolute North Communications, 2007 V (Score 5) V (Score 4) V (Score 5) Tabel 5.28 Perbandingan CMS Deskripsi Alfresco Drupal Joomla Bahasa Pemrograman Java PHP PHP Manajemen Dokumen In-built Can use Alfresco module End user accessibility Average speed High Speed Plugins Belowaverage speed Access Control List Good Good Poor Sumber : Magesh Kasthuri, Social Science Research Network, 2010 Berdasarkan hasil tabel perbandingan seperti yang terlihat pada Tabel 5.27 dan Tabel 5.28, dapat ditentukan tools KMS yang sesuai adalah aplikasi Alfresco. Alfresco merupakan aplikasi berbasis web dan memiliki fungsionalitas yang dibutuhkan dalam pengembangan KMS BKD diantaranya forum diskusi, Check in/check Out, sudah terintegrasi fitur manajemen dokumen, metadata support dan fasilitas pencarian. Alfresco telah mendapat berbagai penghargaan dari InfoWorld Bossies (Best of Open Source Software) tahun 2013 dan dari KM (knowledge management) World.

110 BAB 6 RANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM Bab ini akan menjelaskan mengenai rancangan knowledge management system (KMS) di BKD. Hal-hal yang dibahas dalam bab ini meliputi use case diagram, activity diagram, rancangan arsitektur KMS, rancangan infrastruktur KMS, rancangan basis data, tampilan prototipe KMS dan uji coba prototipe KMS serta implikasi penelitian. 6.1 Use Case Diagram KMS BKD Dari hasil identifikasi kebutuhan fungsional dari KMS BKD yang dijelaskan pada bab sebelumnya, kemudian kebutuhan-kebutuhan tersebut dimodelkan dengan menggunakan use case diagram yang dapat ilihat pada Gambar

111 97 Gambar 6.1 Use Case Diagram KMS BKD Dari use case pada Gambar 6.1 tersebut terlihat bahwa ada tiga pengguna dalam sistem ini, yaitu user/pengguna KMS, user tim ahli/pakar dan administrator KMS. Administrator KMS melakukan pengelolaan terhadap sistem yaitu pengelolaan user dan pengelolaan group, untuk user ahli/pakar bisa memvalidasi pengetahuan yang di input oleh pengguna sedangkan untuk user atau tpengguna KMS bisa

112 98 mengikuti forum diskusi, melakukan manajemen dokumen, malakukan dokumentasi pengetahuan dan melakukan pencarian (searching) Melakukan Manajemen Dokumen Fitur ini digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pekerjaannya yang digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Aktifitas pengelolaan manajemen dokumen ini dapat dilihat seperti pada Gambar 6.2 berikut. Gambar 6.2 Activity Diagram Manajemen Dokumen Aktifitas manajemen dokumen meliputi fitur-fitur, yaitu men-download dokumen, menambah dokumen dari file, merubah dokumen, atau menulis dokumen langsung di sistem. Pengguna pada saat menambah dokumen akan mengisi metadata yang merupakan properties yang dimiliki oleh suatu dokumen.

113 Mengikuti Forum Diskusi Dalam rangka berbagi pengetahuan yang dimilikinya juga untuk mendapatkan pengetahuan dari pegawai lain, pegawai bisa mengikuti forum diskusi ini. Pengguna dapat membuat topik diskusi baru sesuai dengan forum yang telah tersedia, atau juga dapat mengomentari pada topik yang telah ada. Aktifitas pada forum diskusi ini dapat dilihat seperti pada Gambar 6.3 berikut. Gambar 6.3 Activity Diagram Mengikuti Forum Diskusi Aktifitas forum diskusi dilakukan oleh semua pegawai BKD, topik diskusi ada yang bersifat umum dan ada yang bersifat khusus untuk masing-masing bidang atau bagian di BKD.

114 Melakukan Dokumentasi Pengetahuan Dalam rangka mendokumentasikan pengetahuan yang dimiliki, pegawai dapat memasukkan artikel, pengalaman menyelesaikan kasus permasalahan kepegawaian atau pengetahuan-pengetahuan lain yang dimiliki oleh pegawai. Selain mendokumentasikan pengetahuan, pegawai juga bisa med-download, menghapus ataupun mengubah pengetahuan yang telah didokumentasikan. Aktifitas pada dokumentasi pengetahuan ini dapat dilihat seperti pada Gambar 6.4 berikut. Gambar 6.4 Activity Diagram Dokumentasi Pengetahuan Aktifitas melakukan dokumentasi pengetahuan ini digunakan oleh pegawai untuk menyimpan dan menggunakan file-file hasil dari kegiatan sehari-hari dalam pekerjaannya, misalnya pengalaman dalam menyelesaikan kasus permasalahan

115 101 kepegawaian, hasil rapat. File-file tersebut bisa berupa file dokumen, file audio hasil rekaman maupun file video hasil rekaman Melakukan Pencarian Dalam rangka mencari informasi, dokumen, pengetahuan ataupun topik dalam sebuah forum diskusi, pengawai melakukan proses pencarian dengan menggunakan searching tool. Aktifitas melakukan pencarian ini dapat dilihat seperti pada Gambar 6.5 berikut. Gambar 6.5 Activity Diagram Melakukan Pencarian Aktifitas melakukan pencarian ini dapat membantu seorang pegawai BKD dalam proses pencarian dan penemuan kembali sebuah informasi atau pengetahuan.

116 Mengelola User Aktifitas pengelolaan user ini dapat dilihat seperti pada Gambar 6.6 berikut. Gambar 6.6 Activity Diagram Mengelola User Aktifitas mengelola user hanya dilakukan oleh administrator. Administrator KMS membuat user untuk masing-masing bidang atau bagian di BKD sesuai dengan bidang kerja masing-masing Mengelola Group Fitur mengelola group ini digunakan untuk memberikan hak akses ke pengguna dalam mengakses KMS dalam satu group. Aktifitas pengelolaan group ini dapat dilihat seperti pada Gambar 6.7 berikut.

117 103 Gambar 6.7 Activity Diagram Mengelola Group Dengan adanya fitur pengelolaan groups ini maka pemberian hak akses tidak perlu dilakukan kepada masing-masing user melainkan cukup di dalam user groups. Hal ini akan sangat membantu dalam pengelolaan hak akses pada KMS. 6.2 Perancangan Arsitektur KMS Dalam melakukan perancangan arsitektur KMS BKD, penulis menggunakan model arsitektur pengembangan KMS dari Amrit Tiwana (Tiwana, 1999). Dalam modelnya, Tiwana membagi arsitektur KMS kedalam 7 (tujuh) layer. Ketujuh layer tersebut adalah interface layer, access layer and authentication layer, collaborative intelligence and filtering layer, application layer, transport layer, middleware layer and legacy layer dan repositories layer.

118 Interface Layer Pada interface layer, KMS menggunakan sistem berbasis web, dimana sistem ini bisa diakses dimana saja kapan saja tanpa harus menginstall aplikasi khusus pada sisi client. Pengguna hanya menggunakan web browser yang sudah biasa digunakan dan koneksi jaringan untuk mengakses KMS BKD Access and Authentication Layer ada access and authentication layer ini, KMS menggunakan mekanisme login untuk membatasi pengguna sistem, hal ini untuk menghindari pihak-pihak yang tidak berkepentingan dalam mengakses dan menggunakan sistem ini. Dalam login ini, terdapat dua jenis akses yaitu administrator dan pengguna. Administrator melakukan pengelolaan terhadap sistem yaitu pengelolaan user dan pengelolaan user group, sedangkan untuk pengguna bisa melakukan forum diskusi, manajemen dokumen, mendokumentasikan pengetahuan dan melakukan pencarian Collaborative and Filtering Layer Collaborative intelligence and filtering layer merupakan lapisan dimana proses penyimpanan, penamaan, penambahan metadata, dan penyaringan dilakukan. Pada layer ini, pengguna dapat melakukan kolaborasi, kolaborasi ini berbentuk berbagi dokumen, pengalaman, pengetahuan, artikel, diskusi. Selain itu dilengkapi dengan kemampuan meta tag yang merekam beberapa informasi ketika pengguna membuat content baru diantaranya informasi pengguna yang membuat content tersebut, tanggal dan waktu content tersebut diubah. KMS juga akan dilengkapi dengan fitur untuk melakukan pencarian, dengan fasilitas pencarian ini pengguna KMS dapat dengan mudah menemukan kembali data, informasi, pengalaman atau pengetahuan yang ada di dalam KMS.

119 Application Layer Application layer ini merupakan lapisan yang mengintegrasikan aplikasi-aplikasi yang digunakan sistem. Pada prototipe KMS ini akan menggunakan alfresco sebagai KMS tool. Untuk aplikasi office menggunakan LibreOffice. Sedangkan untuk web server menggunakan apache tomcat dan untuk database menggunakan MySQL Transport Layer Transport layer ini merupakan lapisan yang memungkinkan seluruh isi KMS dapat dipindahkan dari satu user ke user lainnya. Protokol yang digunakan adalah TCP/IP dan FTP, protokol ini digunakan oleh pengguna untuk mengakses sistem Middleware and Legacy Layer Middleware and legacy layer ini merupakan lapisan untuk mengintegrasikan sistem yang memiliki platform yang berbeda yang ada pada organisasi menjadi satu kesatuan. KMS BKD yang dirancang tidak menggunakan middleware and legacy layer Repositories Layer Repositories layer ini adalah lapisan yang paling bawah yang berisi basis data dari keseluruhan konten yang ada di dalam KMS BKD, serta dokumen dan file yang di upload oleh pengguna. Basis data yang digunakan pada KMS BKD adalah MySQL, MySQL ini digunakan untuk menyimpan informasi dan pengetahuan, baik itu berupa artikel, diskusi, peraturan, dokumen, pengalaman, artikel, SOP, laporan. Berikut ini merupakan gambaran arsitektur knowledge management system.

120 106 Gambar 6.8 Rancangan Arsitektur KMS BKD

121 Perancangan Infrastruktur KMS Perancangan infrastruktur untuk KMS ini menggunakan infrastruktur yang terdapat di BKD Provinsi DKI Jakarta. Infrastruktur yang digunakan adalah jaringan intranet yang berada di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, sedangkan spesifikasi untuk pengguna KMS dan web server bisa dilihat pada Tabel 6.1 berikut. Tabel 6.1 Spesifikasi Kebutuhan Hardware dan Software Komponen Kebutuhan Minimum Web Server Client Computer Hardware Processor Intel Xeon E5405 2,0 Ghz Intel Pentium 4 Memory/RAM 4 Gb 512 Mb Harddisk 500 Gb 80 Gb Software Sistem Operasi Windows Server 2003 SP 2 Windows XP Alfresco 4.2 Web Browser Aplikasi Apache Tomcat MySQL Server 5.5 LibreOffice Pada Gambar 6.9 merupakan gambaran infrastruktur KMS BKD, untuk pengembangan KMS ini dengan memanfaatkan sumber daya yang sudah ada. Untuk urusan keamanan jaringan, Dinas Komunikasi Informatika dan Kehumasan Provinsi DKI Jakarta selaku pengelola jaringan komputer yang berwenang untuk mengamankan jaringan komputer dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Untuk akses ke jaringan publik dilengkapi dengan firewall internal dan eksternal sebagai daerah DMZ (Demilitarized Zone), memasang network IDS (Intrusion Detection System), menggunakan jaringan private VLAN (Virtual Local Area Network) untuk berkomunikasi secara lokal dan memasang antivirus pada server dan setiap komputer client.

122 108 Gambar 6.9 Infrastruktur KMS BKD 6.4 Perancangan Basis Data KMS yang nanti akan dikembangkan, melibatkan berbagai jenis tipe data yang disimpan diantaranya data text, data dokumen file, data audio, data video dan metadata. Perancangan basis data yang akan dibuat bisa dilihat pada Gambar 6.10 berikut. Gambar 6.10 Rancangan Basis Data

123 Navigasi Knowledge Management System Selain merancang arsitektur dan infrastruktur KMS BKD, hal lain yang juga diperlukan adalah navigasi dari penggunaan KMS. Navigasi dari penggunaan KMS BKD terdiri dari beberapa bagian, yaitu bagian toolbar, bagian sidebar dan bagian working area. Bagian Toolbar Bagian Sidebar Bagian Working Area Gambar 6.11 Navigasi KMS BKD Toolbar Pada bagian toolbar ini terdiri dari beberapa tombol navigasi, diantaranya user options, administration console (login sebagai administrator), help dan navigasi tombol login yang digunakan sebagai informasi user yang aktif dan juga sebagai tombol logout serta ada fitur untuk melakukan pencarian. Aktifitas melakukan pencarian ini dapat membantu seorang pegawai dalam proses pencarian dan penemuan kembali sebuah informasi atau pengetahuan. Gambar 6.12 Navigasi Toolbar KMS BKD Sidebar Pada bagian sidebar ini terdiri dari beberapa tombol navigasi, diantaranya tombol navigator yang berisi fasilitas clipboard dan fasilitas pencarian kemudian ada tombol navigasi MyHome yang nantinya akan berisi fitur-fitur dari KMS,

124 110 diantaranya menu forum diskusi, menu manajemen dokumen dan menu pengetahuan. Gambar 6.13 Navigasi Sidebar KMS BKD Working Area Pada bagian working area ini berisi informasi yang akan digunakan pada setiap fitur-fitur dari KMS, misalnya untuk fitur manajemen dokumen maka working area-nya berisi navigasi tombol create content, add content, icon view. Gambar 6.14 Navigasi Working Area KMS BKD 6.6 Tampilan Prototipe Knowledge Management System Dari model KMS yang telah dihasilkan sebelumnya, serta rancangan kebutuhan fungsional yang ada, penulis kemudian membuat prototipe KMS BKD. Tampilan prototipe knowledge management system dengan menggunakan aplikasi Alfresco sebagai core aplikasi KMS dilakukan dengan mengkonfigurasi Alfresco untuk menyesuaikan KMS sesuai dengan model KMS yang telah ditentukan sebelumnya. Konfigurasi dilakukan agar KMS memiliki fitur-fitur seperti yang ada pada model KMS yaitu manajemen dokumen, forum diskusi, mendokumentasikan pengetahuan, pengalaman dan melakukan pencarian (searching).

125 Tampilan Login KMS Gambar 6.15 Tampilan Halaman Login Prototipe knowledge management system dimulai dengan melakukan autentifikasi pengguna melalui halaman login. Pada halaman ini, pengguna harus memasukkan username (nama user/pengguna) dan password. Terdapat dua buah akses pengguna yaitu administrator dan pengguna biasa (user). Administrator melakukan pengelolaan terhadap sistem yaitu pengelolaan user dan pengelolaan user group, sedangkan untuk pengguna bisa melakukan forum diskusi, manajemen dokumen, mendokumentasikan pengetahuan dan melakukan pencarian Tampilan Halaman Mengelola Manajemen Dokumen Untuk membuat document management system pada Alfresco, perlu dilakukan konfigurasi space. Space ini hanyalah sebuah folder yang berisi konten dan dapat memiliki sub-sub space yang fungsinya sama. Konten dalam space dapat berisi berbagai tipe dokumen dan dapat juga berupa file audio dan file video. Rancangan space dikelompokkan sesuai dengan bidang-bidang atau bagian yang ada di BKD Provinsi DKI Jakarta, yaitu bagian sekretariat, bidang pengendalian, bidang kesra, bidang rendagun dan bidang bangrier. Dengan adanya konfigurasi space ini maka didapatkan sebuah manajemen dokumen yang terstruktur untuk mengelola dokumen yang ada di BKD Provinsi DKI Jakarta. Gambar 6.16 merupakan gambar rancangan space pada KMS BKD.

126 112 Gambar 6.16 Rancangan Space KMS BKD Berikut ini merupakan tampilan gambar halaman manajemen dokumen yang ada di dalam BKD. Gambar 6.17 Tampilan Halaman Manajemen Dokumen KMS BKD

127 113 Selain itu didalam document management pengguna bisa menambahkan dokumen dan juga bisa menghapus ataupun mengubah dokumen yang telah didokumentasikan. Berikut ini merupakan tampilan gambar proses download dan upload dokumen di dalam KMS BKD. Gambar 6.18 Proses Dowload Dokumen pada KMS BKD Gambar 6.19 Proses Upload Dokumen pada KMS BKD

128 114 Selain itu pengguna juga bisa melihat dokumen yang telah disimpan oleh pengguna di dalam sistem. Berikut ini merupakan gambar tampilan melihat dokumen yang sudah disimpan oleh pengguna di dalam KMS BKD. Gambar 6.20 Tampilan melihat dokumen pada KMS BKD Tampilan Halaman Mendokumentasikan Pengetahuan Pengguna dapat membuat artikel, pengetahuan atau pengalaman menyelesaikan kasus permasalahan kepegawaian atau pengetahuan-pengetahuan lain yang dimiliki oleh pegawai, dengan cara menambahkan konten ke dalam sebuah space ataupun menulis langsung ke dalam sistem. Tipe konten dapat berupa berbagai tipe dokumen, file audio dan file video. Tipe dokumen yang dimaksud misalnya format document, spreadsheet, pdf dan presentation. Berikut ini merupakan tampilan halaman daftar pengetahuan di dalam KMS BKD.

129 115 Gambar 6.21 Tampilan Halaman Daftar Pengetahuan Untuk melihat konten dengan tipe audio dan video, pengguna dapat langsung mendengarkan hasil file audio dan video tersebut secara langsung tanpa harus men-download file terlebih dahulu jika browser yang digunakan sudah memiliki plugin pada web browser. Jika belum memiliki plugin tersebut, maka untuk mendengarkan file tersebut pengguna terlebih dahulu harus men-download file tersebut. Berikut ini merupakan tampilan gambar mendengarkan file audio dan video dan di dalam KMS BKD.

130 116 Gambar 6.22 Melihat file Video Gambar 6.23 Mendengarkan file Audio Selain itu pengguna bisa bisa menghapus ataupun mengubah suatu pengetahuan yang telah didokumentasikan. Berikut ini merupakan tampilan gambar mengubah suatu pengetahuan di dalam KMS BKD.

131 117 Gambar 6.24 Tampilan mengubah suatu pengetahuan Tampilan Halaman Forum Diskusi Dalam rangka berbagi pengetahuan yang dimilikinya juga untuk mendapatkan pengetahuan dari pegawai lain, pegawai bisa mengikuti forum diskusi ini. Setiap pegawai dapat membuat sebuah forum diskusi dengan topik tertentu atau memberikan komentar. Berikut ini merupakan tampilan gambar halaman forum diskusi yang terdapat dalam sistem dan tampilan diskusi yang sedang berlangsung. Gambar 6.25 Tampilan Forum Diskusi

132 118 Gambar 6.26 Halaman Forum Diskusi yang sedang berlangsung Tampilan Halaman Pencarian Dalam rangka mencari informasi, dokumen, pengetahuan ataupun topik dalam sebuah forum diskusi, pengawai dapat melakukan proses pencarian dengan menggunakan searching tool. Searching tool membantu seorang pegawai dalam proses pencarian dan penemuan kembali sebuah informasi atau pengetahuan. Fasilitas pencarian dibagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu pencarian secara sedeharna seperti pada Gambar 6.27 atau pencarian yang lebih spesifik seperti pada Gambar Pencarian secara sedeharna dapat dilakukan dengan memasukkan kata kunci pencarian dan memilih metode pencarian yang akan digunakan, apakah mencari di dalam semua items, mencari hanya nama file dan konten atau mencari nama file saja.

133 119 Gambar 6.27 Tampilan Halaman untuk Pencarian Sedeharna Untuk pencarian yang lebih spesifik, pilih menu advanced search. Pada advanced search dapat melakukan pilihan pencarian berdasarkan pada lokasi, kategori, tipe folder, tipe konten, judul, deskripsi, tangal pembuatan dan tanggal terakhir dilakukan modifikasi. Gambar 6.28 Tampilam Halaman Advanced Search

134 Tampilam Halaman Administrasi User dan Groups User groups digunakan untuk memberikan hak akses ke pengguna dalam mengakses KMS. Dengan adanya user groups maka pemberian hak akses tidak perlu dilakukan kepada masing-masing user melainkan cukup di dalam user groups. Hal ini akan sangat membantu dalam pengelolaan hak akses pada KMS. Rancangan user group akan dibagi menjadi administrator sistem dan user yang dikelompokkan ke dalam user groups sesuai dengan bidang-bidang atau bagian yang ada di BKD Provinsi DKI Jakarta. Gambar 6.29, 6.30 dan Gambar 6.31 merupakan tampilan halaman administrasi group dan administrasi user pada prototipe KMS BKD. Gambar 6.29 Tampilan Halaman Administrasi Group

135 121 Gambar 6.30 Tampilan Halaman User yang terdaftar Gambar 6.31 Tampilan Halaman Create User