UNIVERSITAS INDONESIA

Transkripsi

1 UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM: STUDI KASUS KOORDINATOR WILAYAH DIREKTORAT JENDERAL KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KEMENTERIAN DALAM NEGERI KARYA AKHIR RINA WAHYUNI FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JANUARI 2015

2 UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM: STUDI KASUS KOORDINATOR WILAYAH DIREKTORAT JENDERAL KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KEMENTERIAN DALAM NEGERI KARYA AKHIR Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi RINA WAHYUNI FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JANUARI 2015

3 iii HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

4 iv

5 KATA PENGANTAR Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT karena rahmatnya saya dapat menyelesaikan Karya Akhir ini yang berjudul Perancangan Knowledge Management System : Studi Kasus Koordinator Wilayah Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri. Penulisan Karya Akhir ini dilakukan untuk memenuhi salah satu syarat dalam mencapai gelar Magister Teknologi Informasi di. Saya menyadari sangatlah sulit bagi saya menyelesaikan penelitian ini tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu, saya mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Ir. Dana Indra Sensuse, MLIS, PhD dan dr. Iik Wilarso, MTI, selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan saya dalam penyusunan Karya Akhir ini. 2. Bapak Prof. Zainal A. Hasibuan, PhD dan ibu Putu Wuri Handayani, M.Sc selaku dosen Penguji yang telah memberikan kritik dan saran yang sangat membangun dalam Karya Akhir ini. 3. Bapak Prof. Zainal A. Hasibuan, PhD selaku dosen pembimbing akademik yang telah meluangkan waktunya terkait akademis selama saya menjadi mahasiswa pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Universitas Indonesia. 4. Seluruh dosen yang telah memberikan ilmu dan menjadi inspirasi selama saya menjadi mahasiswa pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer. 5. Seluruh pegawai Ditjen Dukcapil Kemendagri, khususnya bagi Anggota Korwil yang telah membantu untuk meluangkan waktunya memberikan partisipasi dalam memberikan data penelitian. 6. Kepada keluarga besar, orang tua, suami dan teman-teman yang selalu memberikan dukungan, doa dan nasehatnya. 7. Seluruh staf Sekretariat Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer. 8. Teman-teman Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer khususnya kelas 2013SA. iv

6 Akhir kata, saya berharap Allah SWT berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah banyak membantu pada penelitian ini. Semoga Karya Akhir ii membawa manfaat bagi pengembangan ilmu pengetahuan. Jakarta, Januari 2015 penulis v

7 HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI vi

8 ABSTRAK Nama Program Studi Judul : Rina Wahyuni : Magister Teknologi Informasi : Perancangan Knowledge Management System : Studi Kasus Koordinator Wilayah Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri Anggota Koordinator wilayah (Korwil) Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Ditjen Dukcapil) Kementerian Dalam Negeri memiliki tugas dalam memberikan fasilitasi dan pendampingan teknis bagi Provinsi dan Kabupaten/Kota selaku pelaksana pelayanan secara langsung kepada masyarakat dalam bidang administrasi kependudukan dan pencatatan sipil, anggota Korwil harus memiliki pengetahuan yang sama dalam memberikan informasi, pengetahuan maupun pendampingan teknis terhadap permasalahan yang ada ditingkat Kabupaten/Kota. Kurangnya pemerataan pengetahuan antar anggota Korwil memberikan dampak terhadap tingkat penyelesaian kasus didaerah. Penelitian ini bertujuan untuk merancang knowledge management system yang dapat diterapkan bagi anggota Korwil Ditjen Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri. Metodologi yang digunakan adalah analisis faktor kontingensi untuk menentukan proses knowledge management yang tepat. Hasil penelitian menunjukkan bahwa proses knowledge management yang dapat diterapkan adalah Socialization for Knowledge Sharing, Exchange, Direction, Socialization for Knowledge Discovery, dan Externalization. Fitur yang dikembangkan adalah manajemen dokumen, manajemen pengalaman/pengetahuan, pencarian dokumen/artikel/berita, dokumentasi artikel, forum diskusi, chatting dan FAQ (Frequently Asked Question). Kata Kunci : Knowledge Management, Knowledge Management System, faktor-faktor kontingensi. xvi+167 halaman; 33 tabel; 62 gambar; 6 lampiran vii

9 ABSTRACT Nama Program Studi Judul : Rina Wahyuni : Master of Information Technology : Designing Knowledge Management System : a Case Study of District Coordinator of Directorate General of Population and Civil Registration of the Ministry of Home Affairs District coordinator member of Directorate General of Population and Civil Registration of the Ministry of Home Affairs has a job in giving facilitation and assistance technical for province and regency/city as implementer of servicing directly to society in demography administration sector and civil registration. District coordinator member must have the same knowledge in giving information, knowledge and technical of servicing to the problem of regency/city. The decreasing of knowledge level among district coordinator member give consequence to level of case finishing in territory. The purpose of this research is for planning knowledge management system that can be used for district coordinator member Directorate General of Population and Civil Registration of the Ministry of Home Affairs. The method that is used contingency factor analysis for determining knowledge management process accurately. The result of research indicates that knowledge management process that can be used is socialization for knowledge sharing, exchange, direction, socialization for knowledge discovery and externalization. The feature that be developed is management of document, management of experience/knowledge, searching (document/article/news), article documentation, discussion forum, questionanswer (FAQ), and chatting. Keywords: Knowledge Management, Knowledge Management System, contingency factors. xvi+167 pages+33 tables;60 figures;6 attachments viii

10 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL. i HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS... ii HALAMAN PENGESAHAN.....iii KATA PENGANTAR... iv HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... vi ABSTRAK... vii ABSTRACT... viii DAFTAR ISI... ix DAFTAR TABEL... xiii DAFTAR GAMBAR... xiv DAFTAR LAMPIRAN... xvi BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Perumusan Masalah Ruang Lingkup Penelitian Tujuan dan Manfaat Penelitian Sistematika Penulisan... 7 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Landasan Teori Pengertian Data, Informasi, dan Pengetahuan Knowledge Management Infrastruktur Knowledge Management Proses Knowledge Management Knowledge Management System (KMS) Identifikasi proses KM menggunakan faktor kontigensi Unified Modelling Language (UML) Pendekatan Metodologi terhadap Penelitian Sebelumnya Fennesy (2002), Understanding and selecting knowledge management systems for a health information provider Muliawati (2011), Perancangan Model Knowledge Management System pada Sekretariat Badan Pendidikan dan Pelatihan Kementerian Pertahanan 26 ix

11 2.2.3 Shofa (2014), Perancangan Model Knowledge Management System : Studi Kasus Sekretariat Jenderal Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral Suprianto (2014), Perancangan Knowledge Management System : Studi Kasus Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Provinsi DKI Jakarta Putri (2014), Perancangan Knowledge Management system : studi kasus Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Kementerian Sekretariat Negara Kerangka Teoritis BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN Tahapan Penelitian Metode Pengumpulan Informasi dan Data BAB 4 PROFIL ORGANISASI Visi dan Misi Ditjen Kependudukan dan Pencatatan Sipil Tujuan Organisasi Ditjen Dukcapil Struktur Organisasi Ditjen Dukcapil Sekretariat Direktorat Jenderal Direktorat Pendaftaran Penduduk Direktorat Pencatatan Sipil Direktorat Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan Direktorat Pengembangan Kebijakan Kependudukan Direktorat Penyerasian Kebijakan dan Perencanaan Kependudukan Susunan Keanggotaan Koordinator Wilayah Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil BAB 5 ANALISIS DAN PERANCANGAN Analisis Data Identifikasi Faktor Kontingensi Identifikasi Karakteristik Tugas Identifikasi Karakteristik Pengetahuan Identifikasi Karakteristik Organisasi Identifikasi Karakteristik Lingkungan Organisasi Identifikasi Proses KM Berdasarkan Faktor Kontingensi Identifikasi Prioritas Proses KM yang Dibutuhkan Identifikasi Proses KM saat ini Identifikasi Proses Knowledge Management Tambahan x

12 5.7 Analisis Infrastruktur Knowledge Management Pengembangan Knowledge Management System (KMS), Mekanisme dan Teknologi KM yang dibutuhkan Pemetaan Teknologi Knowledge Management Analisis Kebutuhan Sistem Kebutuhan Fungsional Kebutuhan Non Fungsional Use Case Diagram KMS Activity Diagram Activity Diagram untuk Fitur Pencarian Dokumen/Artikel/Berita Activity Diagram untuk Fitur Manajemen Dokumen Activity Diagram untuk Fitur Forum Activity Diagram Untuk Fitur Manajemen Pengalaman/ Pengetahuan Activity Diagram untuk Fitur Tanya Jawab (FAQ) Activity Diagram untuk Fitur Chatting Activity Diagram untuk Fitur validasi pengetahuan Activity Diagram untuk Fitur Mengelola Pengguna Perancangan Arsitektur KMS Perancangan Infrastruktur KMS Perancangan Basis Data Rancangan Tampilan Knowledge Management System Skenario uji coba rancangan Knowledge Management System Skenario pertama Skenario Kedua Skenario Ketiga Skenario Keempat Perbandingan Hasil Penelitian dengan Penelitian sejenis Implikasi Penelitian Implikasi Terhadap Organisasi Implikasi Terhadap Knowledge Management System Implikasi Terhadap Penelitian Selanjutnya.126 BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran xi

13 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN A : Instrumen Wawancara LAMPIRAN B : Instrumen Kuesioner LAMPIRAN C : Pemetaan Kuesioner LAMPIRAN E : Transkrip Wawancara LAMPIRAN F : Hasil Tabulasi Kuesioner xii

14 DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Komposisi Jumlah Anggota Korwil Kab/Kota... 3 Tabel 3.1 Responden Penelitian Tabel 3.2 Responden untuk Uji coba Fitur Tabel 5.1 Hasil Tabulasi terhadap Ketidakpastian Tugas Tabel 5.2 Hasil Tabulasi terhadap Ketrgantungan Tugas Tabel 5.3 Kecenderungan Pengetahuan tacit/explicit Tabel 5.4 Kecenderungan declarative/procedural Tabel 5.5 Hasil Identifikasi Faktor Kontingensi Tabel 5.6 Pemetaan Nilai Faktor Kontingensi Dengan Proses KM Tabel 5.7 Analisis Penilaian Proses KM Berdasarkan Faktor Kontingensi Tabel 5.8 Portfolio Prioritas Proses KM berdasarkan faktor kontingensi Tabel 5.9 Pembobotan Nilai Skala Linkert Tabel 5.10 Portofolio Kecenderungan Proses KM yang ada saat ini Tabel 5.11 Identifikasi Fasilitas terhadap Proses KM Saat ini Tabel 5.12 Kategori Prioritas Pengembangan Proses KM Tambahan Tabel 5.13 Pemetaan Prioritas Pengembangan Tabel 5.14 Pemetaan Proses KM Berdasarkan Faktor Kontingensi dengan Proses KM Saat Ini Tabel 5.15 Prioritas Pengembangan Proses KM Tambahan Tabel 5.16 Tabulasi Pentingnya Kebutuhan Pengetahuan (KM) Tabel 5.17 Tabulasi Kebutuhan Pengelolaan Pengetahuan Tabel 5.18 Kebutuhan KMS Tabel 5.19 Pengetahuan Tacit pada Pegawai Tabel 5.20 Jenis-Jenis Artifak pada Ditjen Dukcapil Tabel 5.21 Hasil Tabulasi Fasilitas untuk Berbagi Pengetahuan Tabel 5.22 Pemetaan Kebutuhan Proses KM dengan Mekanisme dan Teknologi 89 Tabel 5.23 Pemetaan Proses KM ke Fitur KMS Tabel 5.24 Fitur-fitur Pengembangan KMS Tabel 5.25 Fitur-fitur KMS yang Dikembangkan Tabel 5.26 Kebutuhan Hardware Tabel 5.27 Perilaku Anggota Korwil pada skenario pertama Tabel 5.28 Perilaku Anggota Korwil pada skenario kedua Tabel 5.29 Perilaku Anggota Korwil pada skenario ketiga Tabel 5.30 Perilaku Anggota Korwil pada skenario keempat xiii

15 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Hubungan antara data, informasi dan pengetahuan Gambar 2.2 SECI Model Gambar 2.3 Proses knowledge management Gambar 2.4 Faktor kontingensi dan Knowledge Management Gambar 2.5 Kategori Faktor-faktor Kontingensi Gambar 2.6 Kerangka teoritis penelitian (Putri, 2014) Gambar 2.7 Kerangka Teoritis Gambar 3.1 Metodologi Penelitian Gambar 4.1 Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Gambar 4.2 Strukur Organisasi Sekretariat Ditjen Gambar 4.3 Struktur Organisasi Direktorat Pendaftaran Penduduk Gambar 4.4 Struktur Organisasi Direktorat Pencatatan Sipil Gambar 4.5 Struktur Organisasi Direktorat Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan Gambar 4.6 Struktur Organisasi Direktorat Pengembangan Kebijakan Kependudukan Gambar 4.7 Struktur Organisasi Direktorat Penyerasian Kebijakan dan Perencanaan Kependudukan Gambar 5.1 Prosentase Ketidakpastian tugas Gambar 5.2 Prosentase Ketergantungan Tugas Gambar 5.3 Kecenderungan Tacit/explicit Gambar 5.4 Kecenderungan Pengetahuan Declarative/Procedural Gambar 5.5 Tabulasi Tingkat Proses KM Saat Ini Gambar 5.6 Prosentase Kepentingan Pengetahuan Gambar 5.7 Prosentase Kebutuhan Pengelolaan Pengetahuan Gambar 5.8 Tingkat Kebutuhan KMS Gambar 5.9 Hasil Analisis OCAI Gambar 5.10 Skema Jaringan Data Center dan kantor Ditjen Dukcapil Kalibata Gambar 5.11 Skema Jaringan Ditjen Dukcapil pada setiap lantai Gambar 5.12 Fasilitas Pendukung KM Gambar 5.13 Fitur KMS Gambar 5.14 Use Case Diagram KMS Ditjen Dukcapil Gambar 5.15 Activity Diagram pencarian Dokumen/Artikel/Berita Gambar 5.16 Mengunggah Dokumen Gambar 5.17 Activity Diagram fitur untuk mengubah dokumen Gambar 5.18 Membuat Topik Forum Gambar 5.19 Mengisi Forum xiv

16 Gambar 5.20 Menginput Artikel Gambar 5.21 Mengubah artikel Gambar 5.22 Memberikan Komentar Gambar 5.23 Menginput Berita Gambar 5.24 Melihat Berita Gambar 5.25 Membuat Pertanyaan Gambar 5.26 Menjawab Pertanyaan Gambar 5.27 Melihat FAQ Gambar 5.28 Fitur Chatting Gambar 5.29 Fitur Melakukan Validasi Pengetahuan Gambar 5.30 Fitur Mengelola Pengguna Gambar 5.30 Arsitektur Model KMS Anggota Korwil Ditjen Dukcapil Gambar 5.31 Rancangan Basis Data Gambar 5.32 Rancangan Halaman Utama KMS Gambar 5.33 Rancangan halaman Pencarian Gambar 5.34 Rancangan Tampilan Kategori Dokumen Gambar 5.35 Rancangan tampilan menu tambah dokumen Gambar 5.36 Contoh Menambahkan Dokumen Gambar 5.37 Rancangan tampilan mengubah dokumen Gambar 5.38 Rancangan tampilan kategori pengalaman/pengetahuan Gambar 5.39 Rancangan tampilan tambah artikel Gambar 5.40 Rancangan Tampilan Memberikan Komentar Artikel Gambar 5.41 Rancangan Halaman berita Gambar 5.42 Rancangan Tampilan Tambah Berita Gambar 5.43 Rancangan tampilan membuat topik forum Gambar 5.44 Rancangan tampilan topik-topik diskusi Gambar 5.45 Rancangan halaman lihat FAQ Gambar 5.46 Rancangan halaman membuat pertanyaan Gambar 5.47 Rancangan Tampilan Fitur Chatting xv

17 DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN A : Instrumen Wawancara LAMPIRAN B : Instrumen Kuesioner LAMPIRAN C : Pemetaan Kuesioner LAMPIRAN D : Daftar Observasi LAMPIRAN E : Transkrip Wawancara LAMPIRAN F : Hasil Tabulasi Kuesioner xvi

18 BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini membahas latar belakang masalah, perumusan masalah yang akan diselesaikan, ruang lingkup penelitian, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan yang akan dipakai. Studi kasus karya akhir ini adalah Koordinator Wilayah Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri. 1.1 Latar Belakang Peraturan Menteri Dalam Negeri No 41 Tahun 2010 tentang organisasi dan tata kerja Kementerian Dalam Negeri dalam pasal 2 disebutkan bahwa Kementerian Dalam Negeri mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan dalam negeri untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara, dan dalam pasal 3 huruf d Kementerian Dalam Negeri dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 antara lain menyelenggarakan fungsi pelaksanaan kegiatan teknis dari pusat sampai daerah. Kementerian Dalam Negeri, dalam menyelenggarakan program dan kegiatan tersebut dilaksanakan oleh beberapa Komponen (setingkat eselon 1) salah satunya komponen Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Ditjen Dukcapil). Ditjen Dukcapil dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 41 Tahun 2010 tentang organisasi tata kerja Kementerian Dalam Negeri dalam pasal 383 mempunyai tugas merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, dan pengelolaan informasi administrasi kependudukan, serta fasilitasi dan penyerasian kebijakan perencanaan kuantitas, kualitas dan mobilitas penduduk di daerah. Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (tata nama sebelumnya Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan) memiliki visi yaitu Tertib Administrasi Kependudukan dengan Pelayanan Prima Menuju Penduduk Berkualitas Tahun Maksud dari visi tersebut salah satunya adalah Ditjen Dukcapil diharapkan dapat mewujudkan tertib dokumen kependudukan yaitu agar 1

19 2 prosesnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan mencegah tidak adanya dokumen kependudukan yang ganda dan palsu. Pelayanan dokumen kependudukan tersebut dilakukan di tingkat Kabupaten/Kota, sehingga Ditjen Dukcapil Kementerian Dalam Negeri dianggap perlu memberikan fasilitasi dan pendampingan teknis bagi Provinsi dan Kabupaten/Kota. Berdasarkan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor MD Tahun 2011 tentang Pembentukan Tim Kelompok Kerja Penerbitan Nomor Induk Kependudukan dan Penerapan Kartu Tanda Penduduk Elektronik (KTP-el) pada Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri Tahun 2011 serta Keputusan Menteri Dalam Negeri No DUKCAPIL Tahun 2014 tentang Pembentukan Tim Fasilitasi dan Bimbingan Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan Tahun 2014 maka dibentuklah Tim fasilitasi bagi Kabupaten/Kota dengan beberapa Penanggung Jawab Provinsi dan Kabupaten/Kota dibawahnya yang selanjutnya disebut Koordinator wilayah (Korwil). Korwil dibentuk pertama kali dalam rangka untuk mendukung Ditjen Dukcapil Kementerian Dalam Negeri dalam rangka menyelenggarakan fungsi fasilitasi dan pelaksanaan kegiatan teknis penerapan KTP elektronik dari pusat sampai daerah (Kabupaten/Kota), seiiring dengan tingkat kebutuhan dan permasalahan yang ada di Kabupaten/Kota Korwil juga ditugaskan untuk memberikan bimbingan penyelenggaraan administrasi kependudukan sesuai dengan tujuan dari organisasi Ditjen Dukcapil. Tim fasilitasi Administrasi Kependudukan mempunyai tugas : a. Bimbingan penyelenggaraan Administrasi Kependudukan di daerah; b. Fasilitasi pelaksanaan perekaman KTP-el secara regular; c. Fasilitasi kelancaran penertiban KTP-el; d. Monitoring distribusi blanko KTP-el; e. Fasilitasi pemeliharaan perekaman KTP-el; dan f. Melaporkan secara berkala hal pelaksanaan kegiatan sebagaimana tersebut pada huruf a, huruf b, huruf c, huruf d, dan huruf e, diatas. Tim Fasilitasi terdiri dari Pembina, Pengarah, Ketua, Wakil ketua, Sekreraris dan Penanggung Jawab Kabupaten/Kota, Tim Fasilitasi tersebut terdiri dari pegawai di

20 3 beberapa Sub Direktorat Ditjen Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Koordinator bertanggung jawab dalam mengkoordinasi pelaksanaan fasilitasi dan bimbingan penyelenggaraan Administrasi Kependudukan dengan pembagian wilayah sebagai berikut : 1) Koordinator Wilayah I, bertanggung jawab untuk Provinsi Aceh, Sumatera Utara, Sumatera Barat, Bali, Maluku dan Maluku Utara; 2) Koordinator Wilayah II, bertanggung jawab untuk Provinsi D.I. Yogyakarta, Jawa Tengah, Jawa Timur, Nusa Tenggara Barat, Kalimantan Timur, Sulawesi Tengah dan Sulawesi Tenggara; 3) Koordinator Wilayah III, bertanggung jawab untuk Provinsi DKI Jakarta, Jambi, Bengkulu, Kepulauan Bangka Belitung, Papua, Papua Barat dan Sulawesi Selatan; 4) Koordinator Wilayah IV, bertanggung jawab untuk Provinsi Sulawesi Utara, Sulawesi Barat, Gorontalo, Banten, Jawa Barat dan Nusa Tenggara Timur; 5) Koordinator Wilayah V, bertanggung jawab untuk Provinsi Riau, Kepulauan Riau, Sumatera Selatan, Lampung, Kalimantan Selatan, Kalimantan Tengah, Kalimantan Utara dan Kalimantan Barat. Jumlah anggota Korwil diawal pembentukannya dari tahun 2011 sampai dengan 2014 memiliki formasi dan jumlah anggota yang berbeda, hal ini dikarenakan penyesuaian kondisi wilayah, anggaran, mutasi, pensiun maupun terkait kebijakan dan kondisi permasalahan yang ada di daerah. Anggota Korwil saat ini (Korwil 1 sampai dengan Korwil V tahun 2014) berjumlah 244 orang dengan komposisi seperti pada tabel 1.1. Tabel 1.1 Komposisi Jumlah Anggota Korwil Kab/Kota No. Korwil Jumlah Anggota Jumlah Tim Ahli Jumlah Kab/Kota yang Difasilitasi 1. I II III IV V Total (Sumber : Arsip Sekretaris Korwil III Ditjen Dukcapil, 2014)

21 4 Pada tabel 1.1 diatas jumlah anggota Korwil dan jumlah Tim ahli saat ini belum dapat memenuhi kebutuhan jumlah Kabupaten/Kota, sehingga masing-masing anggota Korwil dapat memfasilitasi 2 (dua) sampai dengan 4 (empat) Kabupaten/Kota, untuk memfasilitasi anggota Korwil tersebut saat ini belum ada media berbagi pengetahuan yang dapat memfasilitasi kebutuhan pengetahuan Anggota Korwil dalam membantu daerah menyelesaikan permasalahan dan kasuskasus terkait pelayanan Kependudukan, untuk Tim ahli dapat langsung mengeksekusi permasalahan sedangkan bagi anggota Korwil lainnya harus membuat laporan terlebih dahulu ke Sekretaris Korwil untuk selanjutnya didisposisikan kepada Sub Direktorat terkait untuk menunggu ditindaklanjuti, hal ini yang menyebabkan penyelesaian kasus cenderung lambat dan ketergantungan terhadap individu tertentu menjadi besar sehingga adanya Korwil tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Kondisi saat ini yang telah diuraikan diatas memberikan kesimpulan bahwa Tim fasilitasi memiliki tugas untuk membantu dalam menjalankan tugas terkait pelayanan administrasi Kependudukan, Pelayanan tersebut mencakup dalam hal Pendaftaran Penduduk, Pencatatan Sipil, Penyerasian Kebijakan dan Perencanaan Kependudukan, Pengembangan Kebijakan Kependudukan maupun Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan dalam hal ini yang membidangi data dan aplikasi, untuk memfasilitasi seluruh pelayanan tersebut maka pengetahuan penting dimiliki bagi seluruh Anggota Korwil agar permasalahan yang ada di Kabupaten/Kota dapat terfasilitasi dengan baik (berdasarkan hasil wawancara dengan Ibu Ir. Lydia Ismu Maryati Anny Miryanti, Rabu, 26 Februari 2014). 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, adapun permasalahan dan tantangan yang dihadapi oleh Ditjen Dukcapil Kemdagri dalam upaya pencapaian target visi Ditjen Kependudukan dan program strategis nasional terkait teknologi informasi dan komunikasi (TIK), yaitu sebagai berikut: (berdasarkan wawancara dengan Ibu Ir. Lydia Ismu Maryati Anny Miryanti, Rabu, 26 Februari 2014, dan hasil wawancara dengan Bapak Ir. Bambang Basuki, Jumat, 24 Oktober 2014)

22 5 1) Sistem. Kondisi saat ini penerapan IS/IT Ditjen Dukcapil belum optimal dan masih dilakukan penyempurnaan sistem dan aplikasi sesuai dengan perubahan Undang-Undang maupun Peraturan Menteri. Penyempurnaan sistem (aplikasi dan database) ini sering mengakibatkan adanya permasalahan sehingga pendampingan teknis secara aktif sangat diperlukan. Untuk menangani hal tersebut belum ada sistem yang mendukung seperti knowledge management system sebagai media knowledge sharing bagi anggota Korwil agar pengetahuan teknis, penyelesaian kasus dan informasi lainnya dapat segera diterima dan ditangani dengan baik. 2) Prosedur. SOP untuk mendukung knowledge management antara Tim teknis dan anggota Korwil belum ada. 3) Kelembagaan. Belum optimalnya sinkronisasi struktur organisasi dengan tupoksi, koordinasi kegiatan antar Subdit dan Korwil memiliki alur kerja yang belum sistematis dan terukur dengan jelas. 4) Helpdesk. Pengelolaan helpdesk untuk memfasilitasi Kabupaten/Kota sudah tidak berjalan sejak tahun 2012 karena kekurangan akan kebutuhan SDM, saat ini helpdesk hanya menangani permasalahan jaringan komunikasi data dan perbaikan peralatan perekaman KTP-el yang masih dikelola oleh pihak konsorsium. Permasalahan teknis dan pelayanan TI dikelola oleh anggota Korwil secara manual, hal ini mengakibatkan infrastruktur helpdesk yang pernah digunakan menjadi tidak terpakai. 5) SDM. Pengetahuan TI setiap orang yang bebeda-beda mengakibatkan pemahaman terhadap permasalahan TI didaerah kurang. Mutasi, pensiun, pergantian maupun pertukaran Penanggung Jawab dari tahun ke tahun akan terus terjadi juga menjadi salah satu masalah besar sedangkan pengetahuan dan pengalaman tak terdokumentasikan dengan baik. Pelatihan dan kegiatan berbagi pengetahuan dengan tim ahli dibidang TI sangat jarang dilakukan. Hal ini mengakibatkan permasalahan TI yang ada dilimpahkan kepada konsultan dan beberapa tim ahli saja, ketergantungan hanya kepada beberapa individu saja berakibat lambatnya penyelesaian kasus didaerah.

23 6 6) Kebijakan. Belum adanya dukungan kebijakan yang jelas mengenai knowledge management walaupun perintah pimpinan terhadap budaya berbagi pengetahuan sudah sering disosialisasikan. Proses berbagi pengetahuan saat ini hanya dilakukan melalui interaksi langsung dan media sosial. Berdasarkan hal tersebut, penelitian ini akan melakukan penelitian untuk menghasilkan output sistem knowledge management yang sesuai sebagai media berbagi pengetahuan untuk membantu memberikan solusi terhadap permasalahan yang dialami selama ini oleh anggota Korwil. Berdasarkan uraian diatas pertanyaan penelitian (research question) yang diajukan adalah sebagai berikut: Bagaimana rancangan knowledge management system yang tepat bagi Koordinator wilayah Ditjen Dukcapil Kementerian Dalam Negeri? 1.3 Ruang Lingkup Penelitian Batasan (ruang lingkup) penelitian ini terbagi kedalam 3 aspek, yaitu : 1. Penelitian ini dilakukan hanya untuk menganalisis lingkup kebutuhan knowledge management bagi anggota Koordinator wilayah, sehingga pengambilan data terbatas kepada beberapa Sub Direktorat sedangkan untuk lingkup organisasi Ditjen Dukcapil Kementerian Dalam Negeri tidak dibahas dalam penelitian ini. 2. Melakukan perancangan knowledge management system terbatas pada menganalisis metode dan model sistem yang tepat dan sesuai untuk membuat media knowledge sharing bagi anggota Korwil Ditjen Dukcapil Kementerian Dalam Negeri. 3. Batasan keluaran dari penelitian ini yaitu model solusi knowledge management beserta rancangan model knowledge management system, sementara itu implementasi sistem tidak dibahas dalam penelitian ini.

24 7 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk merancang suatu knowledge management system yang dapat diterapkan bagi anggota Korwil dalam rangka fasilitasi dan pendampingan teknis bagi Kabupaten/Kota agar pengetahuan antar anggota Korwil dapat merata dalam memberikan fasilitasi permasalahan teknis terkait pengelolaan Administrasi Kependudukan. Adapun manfaat dari penelitian ini sebagai berikut: a. Bagi Organisasi sebagai Lokasi Studi Kasus Manfaat bagi organisasi sebagai lokasi studi kasus yaitu : 1. Untuk memberikan sumbangan pemikiran bagi Ditjen Dukcapil Kemendagri dalam memperbaiki kinerja organisasi umumnya dan anggota Koordinator wilayah khususnya. 2. Mengurangi ketergantungan organisasi terhadap pegawai tertentu 3. Proses manajemen pengetahuan antar pegawai Ditjen Kependudukan dan Pencatatan Sipil dapat berjalan optimal. b. Bagi Dunia Pendidikan Manfaat bagi dunia pendidikan yaitu memperkaya ragam penelitian terkait knowledge management sehingga dapat memberikan informasi dan pengalaman bagi akademisi. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika dalam penulisan karya akhir ini disusun sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini diuraikan mengenai latar belakang, perumusan masalah, ruang lingkup masalah, tujuan, manfaat, dan sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab ini diuraikan mengenai berbagai teori, metode, teknik, proses, prosedur, maupun alat (tools) terkait penelitian. Selain itu

25 8 juga terdapat kajian mengenai penelitian-penelitian sebelumnya yang terkait penelitian ini. BAB 3 BAB 4 BAB 5 BAB 6 METODOLOGI PENELITIAN Pada bab ini diuraikan mengenai langkah-langkah penelitian yang dimulai dari masukan, proses, hingga keluaran yang diharapkan. PROFIL ORGANISASI Pada bab ini diuraikan mengenai gambaran umum dari organisasi Ditjen Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri sebagai lembaga tempat penelitian ini dilakukan. ANALISIS DAN PERANCANGAN Pada bab ini diuraikan mengenai analisis kebutuhan dan rancangan model knowledge management system bagi anggota Koordinator Wilayah. PENUTUP Pada bab ini berisi mengenai saran dan kesimpulan dari penelitian yang dilakukan terhadap organisasi Ditjen Kependudukan dan Pencatatan Sipil serta penelitian lanjutan yang disarankan.

26 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Dalam bab ini berisi berbagai teori, metode, teknik, proses, prosedur dan alat (tools) yang terkait dengan tema penelitian. Bab ini juga membahas beberapa kajian mengenai hasil-hasil penelitian sebelumnya yang terkait dengan tema penelitian. 2.1 Landasan Teori Landasan teori merupakan kumpulan teori yang digunakan dan terkait dalam topik pembuatan Karya Akhir. Landasan teori ini membahas pengertian mengenai data, informasi, pengetahuan, Knowledge Management, Knowledge Management System. Teori terkait tools pendukung juga akan dibahas pada bagian ini, seperti halnya yang terkait dengan UML dan teknik yang digunakan dalam mengidentifikasi proses Knowledge Management System Pengertian Data, Informasi, dan Pengetahuan Data, informasi, dan pengetahuan merupakan bagian dari atribut bisnis secara global. Sebagai langkah awal dalam memberikan ketiga atribut bisnis tersebut maka diperlukan peninjauan berbagai literatur. Para pakar dan ahli dalam mengkonsepsikan definisi satu sama lain terkadang berbeda-beda, hal tersebut karena perbedaan sudut pandang dari masing-masing pakar dan ahli. Pengertian mengenai data sebagai kumpulan fakta yang belum ditata dan diproses ataupun suatu kumpulan fakta yang bersifat diskrit tentang suatu peristiwa (Awad & Ghaziri, 2007). Beberapa sumber disebutkan beberapa pengertian atau definisi mengenai data. Data merupakan kumpulan fakta, observasi, ataupun persepsi yang dapat benar maupun tidak. Data masih bersifat mentah dan belum memiliki makna tertentu (Fernandez & Sabherwal, 2010). Data menurut (Tiwana, 2002) merupakan kumpulan dari transaksi-transaksi. Pada salah satu jurnal internasional disebutkan bahwa data didefinisikan sebagai urutan simbol, seperti gambar, angka, rekaman suara, animasi dan teks adalah sepotong data. Tapi data tunggal tidak memiliki 9

27 10 arti apapun, maka perlu untuk diolah menjadi informasi melalui analisis dan semacamnya, data hanya bahan informasi (Zhang et al, 2008). Jurnal lain disebutkan data mengacu pada fakta dan angka baku (Abdullah & Talib, 2012). Dari kelima pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa data merupakan kumpulan fakta, transaksi, maupun urutan simbol-simbol yang belum diolah, sehingga data merupakan bahan informasi dan belum memiliki makna tertentu. Informasi adalah suatu bagian data yang memiliki suatu konteks, keterkaitan, dan tujuan (Fernandez & Sabherwal, 2010). Informasi juga bermakna kumpulan data yang telah diolah untuk mendukung pengambilan keputusan (Awad & Ghaziri, 2007). Informasi didefinisikan sebagai abstraksi formal tentang subjek tertentu dan hubungan melalui pikiran yang terdiri dari data (Zhang et al, 2008). Dalam jurnal internasional lainnya disebutkan bahwa informasi merupakan data yang telah diolah/diproses (Abdullah & Talib, 2012). Informasi digambarkan sebagai data yang relevan, memiliki akar dalam menginformasikan (Alle, 1997). Informasi disarikan dalam bentuk arti yang lebih singkat (Tiwana, 2002). Beberapa pengertian informasi yang telah disebutkan sebelumnya dapat ditarik kesimpulan bahwa informasi merupakan kumpulan data yang relevan dan telah diolah sehingga memiliki tujuan yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan. Pengertian knowledge yang diambil dari beberapa sumber memiliki definisi yang berbeda-beda tetapi tetap memiliki arti dan tujuan yang sama. Knowledge merupakan kombinasi dari pengalaman, nilai, informasi kontekstual, pandangan pakar, dan institusi yang memberikan suatu lingkungan dan kerangka untuk mengetahui dan menyatukan pengalaman baru dengan informasi (Davenport & Prusak, 1988). Knowledge adalah perpaduan/percampuran antara pengalaman, nilai, informasi lingkungan konstektual, wawasan para ahli, dan instuisi yang menyediakan lingkungan dan framework untuk mengevaluasi dan memasukkan pengalaman dan informasi yang baru (Tiwana, 2002). Knowledge adalah rangkaian informasi dengan pengambilan keputusan dan tindakan yang mengarah pada kegunaan dan tujuan (Fernandez & Sabherwal, 2010). Pengertian knowledge pada sumber yang lain adalah keseluruhan kognisi dan keterampilan yang

28 11 digunakan oleh manusia untuk memecahkan masalah (Probst et al, 2000). Konsep lain dikemukakan mengenai knowledge yang menyampaikan suatu ringkasan gagasan yang mendasari pengertian knowledge adalah Pengetahuan (knowledge) merupakan kepercayaan yang dapat dipertanggungjawabkan (justified true believe) selain itu pengetahuan (knowledge) merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus tasit (Nonaka & Taheuchi, 1995). Dari beberapa penjelasan diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa knowledge adalah sebuah informasi, wawasan para ahli, instuisi, kombinasi dari pengalaman, nilai, informasi kontekstual dan institusi, informasi dari pengalaman sebelumnya baik secara tacit maupun eksplisit yang telah diolah sehingga menjadi suatu informasi yang sangat berguna untuk organisasi dalam pengambilan keputusan. Pengertian terhadap data, informasi dan pengetahuan dari uraian diatas memiliki keterkaitan, bahwa informasi merupakan kumpulan data sedangkan pengetahuan merupakan sebuah penggabungan dari beberapa informasi. Keterkaitan tersebut digambarkan sebagai berikut : (Zhang, Xiangsheng, & Shimin, 2008) Gambar 2.1 Hubungan antara data, informasi dan pengetahuan (Sumber : Zhang, Xiangsheng, & Shimin, 2008) Pengertian lain menyatakan bahwa pengetahuan bukanlah data, bukan pula informasi, namun sulit sekali dipisahkan diantara keduanya. Pengetahuan dipandang sebagai sesuatu yang mendalam dibandingkan data dan informasi (Davenport & Prusak, 1988). Knowledge dibagi menjadi dua jenis, yaitu Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge. (Mohammadi & Carillo, 2009) Tacit Knowledge, merupakan pengetahuan pribadi yang tersimpan di dalam diri seseorang dan relatif sulit untuk diterjemahkan, biasanya dikembangkan

29 12 berdasarkan pengalaman-pengalaman dari masing-masing individu dan akan sangat sulit untuk diformulasikan dan dikomunikasikan. Explicit Knowledge, merupakan pengetahuan yang berbentuk tulisan, baik berupa artikel, jurnal, buku dan lain-lain. Explicit Knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi. Penciptaan knowledge dicapai melalui pengenalan hubungan sinergi antara tacit knowledge dan explicit knowledge. Terdapat empat tahapan yang sering disebut dengan SECI, yaitu: Sosialisasi (Socialization), Ekternalisasi (Externalization), Kombinasi (Combination), dan Internalisasi (Internalization) (Nonaka & Taheuchi, 1995). a. Sosialisasi (Tacit Tacit), adalah proses perpindahan pengetahuan berbentuk tacit kepada individu lain, dapat melalui komunikasi langsung atau tidak langsung. b. Eksternalisasi (Tacit Explicit), adalah proses melakukan artikulasi pengetahuan tacit menjadi konsep yang explicit, atau dengan kata lain merubah pengetahuan yang ada di pikiran individu menjadi bentuk yang mudah dimengerti, seperti bentuk tulisan. c. Kombinasi (Explicit Explicit), adalah proses yang akan melakukan penggabungan konsep untuk masuk menjadi pengetahuan baru sehingga mudah dimengerti oleh individu lain. Atau dengan pengertian lain adalah proses pemindahan pengetahuan melalui tulisan, artikel maupun dokumen. d. Internalisasi (Explicit Tacit), adalah proses membuat pengetahuan explicit menjadi pengalaman tacit. Sebagai contoh adalah pengetahuan yang sudah terdokumentasi, akan diambil oleh individu lain agar dapat dimengerti oleh individu tersebut.

30 Knowledge Management Gambar 2.2 SECI Model (Sumber : Nonaka & Taheuchi, 1995) Pengelolaan knowledge perusahaan dalam menciptakan nilai bisnis (business value) dan menghasilkan keuntungan kompetitif yang berkesinambungan dengan mengoptimalkan proses penciptaan, pengkomunikasian, dan pengaplikasian semua knowledge yang dibutuhkan dalam rangka pencapaian tujuan bisnis (Tiwana, 2002). Manajemen pengetahuan sebagai sistem yang memungkinkan perusahaan menyerap pengetahuan, pengalaman dan kreativitas para stafnya untuk perbaikan perusahaan (Quintas, Lefrere, & Jones, 1997). Manajemen pengetahuan merupakan suatu pendekatan yang sistematik untuk mengelola kekayaan intelektual dan informasi lain sehingga memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan (Batgerson, 2003). Sumber lain menyebutkan manajemen pengetahuan yang digambarkan sebagai pengembangan alat, proses, sistem, struktur, dan kultur yang secara implicit meningkatkan kreasi, penyebaran dan pemanfaatan pengetahuan yang penting bagi pengambilan keputusan (Debowski, 2006). Pengertian lain menyebutkan Knowledge Management sebagai proses yang diperlukan untuk menghasilkan, capture, menyusun, dan transfer pengetahuan di seluruh organisasi untuk mencapai keunggulan kompetitif (Fernandez & Sabherwal, 2010). Dari uraian penjelasan dan definisi diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa Knowledge Management adalah usaha untuk mengelola, menganalisa, meng capture, menyerap pengetahuan dan pengalaman dalam individu dan membagikan

31 14 pengertian dengan melakukan transfer pengetahuan dan pengalaman yang terbangun atas pengetahuan, baik yang terwujud dalam bentuk individu atau yang melekat dalam proses dan aplikasi nyata suatu organisasi yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi agar dapat memberikan keuntungan bagi organisasi tersebut Infrastruktur Knowledge Management KMS perlu didukung oleh infrastruktur KM yang baik dalam pelaksanaannya. Infrastruktur KM terdiri dari lima komponen, yaitu : (Fernandez & Sabherwal, 2010) 1) Budaya Organisasi. Budaya adalah salah satu hal yang paling berpengaruh dalam penerapan KM di suatu organisasi. Budaya yang mendukung akan membuat sistem KM berhasil, karena setiap individu akan saling berpartisipasi dalam berbagi pengetahuan. Teori lain menyatakan bahwa budaya organisasi menjadi bagian dari area yang menjadi panduan bagi para manajer untuk meningkatkan efektivitas organisasi (Cameron & Quinn, 2006), mengusulkan sebuah instrument untuk melakukan penaksiran terhadap budaya yang ada pada suatu organisasi yang disebut sebagai Organizational Culture Assessment Instrument (OCAI). Tujuan OCAI adalah untuk menilai enam dimensi kunci budaya organisasi, yaitu: (1) Karakteristik dominan, (2) Kepemimpinan organisasi, (3) Pengelolaan karyawan, (4) Perekat organisasi, (5) Penekanan strategis, (6) Kriteria sukses. Instrument ini terbentuk dari sebuah kuesioner yang memerlukan tanggapan dari responden cukup dengan memberikan enam pertanyaan. Instrumen ini terbukti bermanfaat dan akurat dalam mendiagnosa aspek-aspek penting organisasi yang berkenaan dengan budaya. Tujuan dari instrument ini adalah untuk mengidentifikasi budaya organisasi saat ini, dan membantu mengidentifikasi pemikiran dari anggota organisasi mengenai budaya yang seharusnya dikembangkan untuk menyesuaikan tantangan yang dihadapi perusahaan.

32 15 2) Struktur Organisasi. Struktur organisasi juga berperan dalam sukses atau tidak penerapan KM disuatu organisasi. Dibutuhkan struktur organisasi yang tidak terlalu kaku, dalam artian antara atasan dan bawahan lebih mudah dalam melakukan komunikasi dan interaksi. 3) Infrastruktur Teknologi Informasi. Infrastruktur digunakan untuk mendukung sistem informasi yang dibutuhkan organisasi. Empat aspek yang harus digunakan dalam pertimbangan memilih infrastruktur TI yaitu sejauh mana infrastruktur itu dapat menjangkau (reach), seberapa detail informasi yang dapat dikomunikasikan (depth), seberapa banyak cara dalam berkomunikasi (rich), dan kemampuan dalam mengambil informasi dari berbagai sumber (aggregation). 4) Pengetahuan Umum. Menunjukkan keahlian dalam memahami kategori dari pengetahuan dan aktivitasnya, serta prinsip organisasi yang mendukung komunikasi dan koordinasi. Pengetahuan ini didapat dari pengalaman sebuah organisasi secara keseluruhan dalam memahami setiap knowledge dan kegiatannya. 5) Lingkungan Fisik. Aspek yang memperhatikan lingkungan sekitar, seperti ruang pertemuan. Kegiatan knowledge management biasanya terjadi tidak dalam keadaan resmi, tetapi lebih banyak terjadi pada saat informal, seperti di kantin, kafe atau tempat lainnya (Fernandez & Sabherwal, 2010) Proses Knowledge Management Knowledge management merupakan serangkaian aktivitas yang meliputi discovery, capture, sharing, dan application, untuk meningkatkan dampak knowledge management dalam mencapai tujuan organisasi (Fernandez & Sabherwal, 2010).

33 16 Gambar 2.2 Proses knowledge management (Sumber : Fernandez & Sabherwal, 2010) Penjelasan terhadap masing-masing proses diatas adalah sebagai berikut : 1. Knowledge Discovery, yaitu pengembangan tasit knowledge yang baru dari data dan informasi ataupun sintesis dari knowledge sebelumnya. Knowledge didalamnya termasuk sub proses combination dan socialization. 2. Knowledge Capture, yaitu proses mendapatkan explicit atau tacit knowledge yang terdapat pada individu, artifak, ataupun entitas organisasi. Proses ini termasuk didalamnya subproses exsternalization dan internalization. 3. Knowledge Sharing, yaitu proses mengkomunikasikan knowledge kepada individu lainnya. Terdapat tiga klarifikasi yang penting terkait knowledge sharing, yaitu : 1) transfer knowledge dilakukan secara efektif; 2) penerima knowledge dapat mengambil tindakan atas knowledge yang dibagikan; 3) knowledge sharing dapat berlangsung diantara individu, grup, departemen, maupun organisasi socialization dan exchange. yang berbeda. Proses ini mencakup subproses 4. Knowledge Application, yaitu utilisasi knowledge agar dapat berkontribusi kepada kinerja organisasi dalam proses pengambilan keputusan maupun pelaksanaan tugasnya. Prosesnya mencakup subproses direction dan routines Knowledge Management System (KMS) Knowledge Management System (KMS) merupakan teknologi yang memungkinkan knowledge management untuk berjalan dengan efektif dan efisien (Maier, 2004). KMS merupakan suatu framework yang mengintegrasikan orang, proses dan teknologi untuk menjadi kinerja dan pembelajaran untuk pertumbuhan

34 17 yang berkelanjutan (Gorelick, 2006). KMS adalah gabungan dari teknologi dan mekanisme yang dikembangkan untuk mendukung proses KM (Fernandez & Sabherwal, 2010). Knowledge management System pada sumber yang berbeda didefinisikan sebagai tugas mengembangkan dan mempertahankan proses atau praktik organisasi untuk menciptakan, memperoleh, menangkap, termasuk penciptaan lingkungan di mana belajar dan bertukar pengetahuan dapat berlangsung (Quintas, Lefrere, & Jones, 1997). KMS mengacu pada komponen teknologi yang digunakan dalam memfasilitasi integrasi, aplikasi, dan management pengetahuan (Tiwana, 2002). Beberapa pengertian Knowledge Management System (KMS) yang telah disebutkan diatas dapat disimpulkan bahwa KMS (Knowledge Management System) merupakan teknologi yang digunakan untuk memfasilitasi integrasi pengetahuan dalam mendukung proses knowledge management seperti proses untuk menciptakan, memperoleh, menangkap, termasuk penciptaan lingkungan di mana belajar dan bertukar pengetahuan dapat berlangsung. Knowledge Management System (KMS) dikelompokkan menjadi empat macam, yaitu: (Fernandez & Sabherwal, 2010) a. Knowledge Discovery System Knowledge Discovery System merupakan proses membangun tacit atau explicit knowledge baru dari data dan informasi atau dari sintesis pengetahuan terdahulu. Teknologi akan memfasilitasi sistem penemuan pengetahuan, database, dan akses data berbasis web. Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995), "rekonfigurasi informasi yang ada melalui pemilahan, menambahkan, menggabungkan, dan kategorisasi pengetahuan eksplisit (seperti yang dilakukan di komputer database) dapat menyebabkan pengetahuan baru. Teknologi juga dapat memfasilitasi proses sosialisasi, meskipun pada tingkat yang lebih rendah dari pada memfasilitasi pada proses kombinasi, beberapa teknologi untuk memfasilitasi proses sosialisasi antara lain video conference dan elektronik pendukung bagi masyarakat. b. Knowledge Capture System

35 18 Knowledge Capture System merupakan proses perbaikan salah satu dari explicit atau tacit knowledge yang melalui poeple, artifact, atau melalui organisasi. Sistem dapat membantu menangkap pengetahuan yang ada di dalam atau di luar organisasi. Knowledge Capture System mengandalkan mekanisme dan teknologi untuk mendukung proses eksternalisasi dan internalisasi. Teknologi juga dapat mendukung sistem menangkap pengetahuan dengan memfasilitasi proses eksternalisasi dan internalisasi. Eksternalisasi melalui rekayasa pengetahuan yang melibatkan integrasi pengetahuan ke dalam sistem informasi untuk memecahkan masalah kompleks. Teknologi yang memfasilitasi internalisasi termasuk pelatihan dan teknologi komunikasi berbasis komputer. c. Knowledge Sharing System Knowledge Sharing System merupakan proses dimana explicit atau tacit knowledge dapat dikomunikasikan dengan individu lainnya. Sistem berbagi pengetahuan mendukung proses dimana pengetahuan eksplisit maupun tasit dikomunikasikan kepada orang lain. Mekanisme dan teknologi yang dipilih sebagai penunjang proses sosialisasi berperan penting dalam berbagi pengetahuan. Diskusi kelompok ataupun grup obrolan memfasilitasi berbagi pengetahuan dengan memungkinkan individu untuk menjelaskan pengetahuan keseluruh kelompoknya. Knowledge Sharing System juga memanfaatkan mekanisme dan teknologi yang memfasilitasi pertukaran pengetahuan. Contoh mekanisme yang digunakan untuk memfasilitasi kegiatan knowledge sharing antara lain memo, laporan, surat, dan presentasi. Teknologi memfasilitasi pertukaran antara grup yang satu dan grup lainnya termasuk akses database berbasis web dan repositori informasi. d. Knowledge Application System Knowledge Application System merupakan proses penggunaan pengetahuan yang dimiliki oleh beberapa individu dengan individu lain tanpa mendapatkannya secara nyata atau mempelajari pengetahuan itu. Mekanisme dan teknologi aplikasi pengetahuan mendukung sistem dengan fasilitasi rutinitas dan tujuan. Mekanisme memfasilitasi tujuan mencakup hubungan hirarkis tradisional dalam organisasi, help desk, dan support center.

36 19 Mekanisme rutinitas pendukung meliputi kebijakan organisasi, praktek kerja, dan SOP Identifikasi proses KM menggunakan faktor kontigensi Fernandez & Shaberwal (2010) disebutkan terdapat empat faktor kontigensi yang dapat mempengaruhi Knowledge Management, yaitu karakteristik pekerjaan/tugas, karakteristik pengetahuan, karakteristik organisasi dan karakteristik lingkungan. Gambar dibawah ini meringkas cara dimana hubungan antara faktor kontingensi dan solusi KM, solusi KM termasuk sistem KM dan proses KM. Proses tergantung pada faktor-faktor kontingensi seperti ditunjukkan panah 1, setelah proses KM yang tepat diakui, sistem KM yang diperlukan untuk mendukung hal tersebut dapat diidentifikasi juga. Faktor-faktor kontingensi secara tidak langsung mempengaruhi proses KM yang tepat. Sistem KM yang diperlukan untuk mendukung proses KM dapat diidentifikasi juga. Dengan demikian, faktorfaktor kontingensi secara tidak langsung mempengaruhi KM sistem dan mekanisme dan teknologi yang memmungkinkan sistem KM, seperti yang ditunjukkan panah 2 dan 3. Infrastruktur KM mendukung mekanisme KM dan teknologi (panah 4), yang pada akhirnya akan mempengaruhi sistem KM (panah 5) dan sistem KM mendukung KM proses (panah 6), dengan demikian infrastruktur KM proses (panah 7) mendukung KM proses. Gambar 2.3 Faktor kontingensi dan Knowledge Management (Sumber : Fernandez & Sabherwal, 2010)

37 20 Beberapa faktor kontingensi mempengaruhi proses KM, hal tersebut termasuk karakteristik tugas yang dilakukan, pengetahuan yang dikelola, organisasi dan lingkungan organisasi. Pada gambar dibawah ini merupakan rangkuman kategori faktor-faktor kontingensi yang mempengaruhi proses KM. Gambar 2.4 Kategori Faktor-faktor Kontingensi (Sumber : Fernandez & Sabherwal, 2010) Metodologi untuk mengidentifikasi solusi KM bagi organisasi, yang dapat dilakukan melalui beberapa tahapan yaitu : (Fernandez & Sabherwal, 2010) 1. Menentukan faktor kontigensi organisasi Pada tahap ini dilakukan penilaian terhadap faktor-faktor kontingensi dan bagaimana hal tersebut berkontribusi terhadap kondisi ketidakpastian (uncertainty). Variasi tugas yang dibutuhkan KM harus diidentifikasi apakah nilai task independence dan task uncertainty. Ketidakpastian lingkungan muncul dari perubahan dalam persaingan, peraturan dan kebijakan pemerintah, kondisi perekonomian, dan sebagainya. Selain itu strategi bisnis harus diidentifikasikan apakah termasuk low cost atau differentiation. Kemudian, ukuran organisasi ditentukan dibandingkan dengan pesaing. sebagai besar atau kecil, 2. Mengidentifikasi proses knowledge management berdasarkan faktor kontingensi. Pada tahap selanjutnya, menentukan proses knowledge management berdasarkan nilai faktor kontingensi. Pendekatan yang dilakukan oleh Fernandez & Sabherwal berdasarkan faktor kontingensi merupakan

38 21 contingent atas keadaan tertentu yang ada yang secara umum dapat mempengaruhi proses KM dengan meningkatkan atau mengurangi kebutuhan dan kemampuan dalam mengelola pengetahuan melalui cara tertentu. 3. Memprioritaskan proses knowledge management Setelah nilai faktor kontingensi ditentukan sesuai dengan proses KM yang berkaitan, maka tiap proses akan digabungkan untuk diambil nilai kumulatifnya. Hal ini dilakukan sebagai penentuan identifikasi proses KM yang dibutuhkan. Untuk proses KM yang sesuai dengan faktor kontingensi, akan diberikan nilai 1,0. Untuk proses KM yang tidak sesuai dengan faktor kontingensi akan diberi nilai 0,0. Untuk proses KM yang sesuai dengan semua kemungkinan, akan diberi nilai 0,5. Dengan demikian, nilai kumulatif prioritas dapat ditentukan. 4. Mengidentifikasi proses knowledge management saat ini Pada tahap ini, proses KM yang sudah ada akan diidentifikasi dengan melakukan survei singkat terhadap pegawai, sejauh mana proses KM yang sudah ada dapat bermanfaat. 5. Menganalisis proses knowledge management tambahan Berdasarkan proses-proses KM yang dibutuhkan (hasil dari tahap 3), dan proses KM yang sudah ada (hasil dari tahap 4), tambahan proses KM ditentukan. Jika ada proses KM teridentifikasi (dari tahap 3) sebagai kebutuhan, maka proses KM tersebut akan ditambahkan. Akan tetapi, jika proses KM tidak diidentifikasi sebagai kebutuhan, dan pada saat ini masih digunakan, maka proses KM tersebut dapat di-dropped. 6. Menentukan infrastruktur knowldedge management dan mengidentifikasi urutan proses KM. Pada tahap ini dilakukan proses penilaian terhadap ketersediaan infrastruktur KM yang dapat memfasilitasi atau menghambat knowledge sharing dan knowledge creation. 7. Mengembangkan KMS yang dibutuhkan serta mekanisme dan teknologinya.

39 22 Pada tahap ini dilakukan pemilihan mekanisme dan teknologi yang mendukung proses KM.

40 23 Faktor kontingensi Combination Tabel 2.1 Faktor Kontingensi dan Proses KM yang Bersesuaian (Sumber : Fernandez & Sabherwal, 2010) Socialization for knowledge discovery Socialization for knowledge sharing Proses KM Exchange Externalization Internalization Direction Routines Ketidakpastian tugas Rendah Tinggi Tinggi Rendah Rendah Rendah Tinggi Rendah Ketergantungan tugas Tinggi Tinggi Tinggi Tinggi Rendah Rendah Tinggi/ Rendah Tinggi/ Rendah Explicit (E) atau E T T E T E T/E T/E Tacit (T) Prosedural (P) atau P/D P/D P/D P/D P/D P/D P P Deklaratif (D) Ukuran Organisasi Kecil/ Besar Kecil Kecil Besar Kecil/Besar Kecil/Besar Kecil Besar Strategi bisnis (Low D D LC/D LC/D LC/D LC/D LC LC Cost/LC) atau Differentiation (D) Ketidakpastian Liingkungan Tinggi Rendah Rendah Rendah Rendah Rendah Tinggi Tinggi

41 Unified Modelling Language (UML) Unified Modelling Language (UML) merupakan suatu bahasa (Booch, 2005), sedangkan menurut Larman (2005) UML adalah standar notasi diagram untuk menggambarkan atau menyajikan gambar terkait dengan perangkat lunak, terutama yang berbasis objek. UML merupakan bahasa yang digunakan untuk visualisasi, spesifikasi, kontruksi dan dokumentasi. UML adalah sebuah bahasa yang telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi. UML membuat langkah detail dalam analisis pengambilan keputusan, perancangan dan implementasi pada software system. UML didefinisikan sebagai sebuah standar teknik diagram yang digunakan dalam sebuah model sistem (David, 2006). Sebuah jurnal internasional disebutkan UML merupakan standar OMG yang digunakan dalam electronic system design untuk menggambarkan kebutuhan software engineering (Mueller, 2006), sedangkan dalam jurnal internasional yang ditulis oleh Easa & Abulnaja (2001) UML di gambarkan sebagai notasi dan proses. Dari beberapa pengertian yang telah diuraikan diatas, UML adalah standar notasi diagram yang digunakan dalam perancangan dan implementasi untuk menyajikan gambar model sistem terutama yang berbasis objek. Salah satu notasi yang sering digunakan dalam menggambarkan model sistem antara lain use case dan activity diagram. Use Case, Use Case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Sebuah use case menggambarkan suatu urutan interaksi antara satu atau lebih aktor dan sistem. Pengertian lain bahwa use case dibuat berdasarkan requirement system dan juga dari deskripsi use case yang dibuat sebagai bagian dari requirement system (Bill et al, 2008). Activity Diagram, Activity Diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sudah dirancang, bagaimana masing-masing aliran berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi (Booch, 2005).

42 Pendekatan Metodologi terhadap Penelitian Sebelumnya Pada bagian ini, penulis akan membahas beberapa penelitian sebelumnya yang terkait dengan perancangan knowledge management system serta perbandingan penelitian yang menggunakan metodologi soft system methodology (SSM), metode yang diperkenalkan oleh Amrit Tiwana menggunakan metode 10-Step Roadmap Knowledge Management dan penelitian yang menggunakan faktor kontingensi yang diperkenalkan oleh Fernandez dan Sabherwal (2010). Pada bagian akhir, penulis menampilkan tabel perbandingan seluruh penelitian tersebut dengan penelitian yang dilakukan penulis Fennesy (2002), Understanding and selecting knowledge management systems for a health information provider Fennesy (2002), melakukan penelitian terhadap knowledge management system yang tepat diaplikasikan pada dunia kesehatan. Latar belakang penelitian tersebut dikarenakan perawatan kesehatan semakin lama semakin mengikuti teknologi, para profesional dibidang kesehatan berpendapat perlu dikembangkan model sistem management pengetahuan yang tepat untuk meningkatkan standarisasi pelayanan. pengumpulan data dengan metode wawancara dan survei di rumah sakit, dan tempat-tempat perawatan, hasil pengumpulan data tersebut dianalisis dengan menggunakan metode Soft Systems Methodology (SSM). Hasil dari penelitian ini merupakan kesimpulan penggunaan knowledge management yang tepat khususnya bagi dunia kesehatan, dengan menggunakan beberapa analisis sehingga diperoleh beberapa kriteria (survei dan wawancara) sehingga dapat digunakan sebagai dasar untuk merancang KMS. Dengan menekankan pada memperkuat fondasi untuk program tersebut. Kelemahan penelitian ini tidak secara eksplisist menggambarkan bagaimana penelitian dilakukan, jumlah responden yang digunakan dan fitur KMS yang akan dikembangkan. Penelitian ini menekankan terhadap manfaat pelayanan kesehatan di rumah sakit melalui peran dokter dan perawat dalam menyelesaikan masalah menggunakan teknologi yang tepat untuk menangani pasien dengan menggunakan KMS. Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang akan dikembangkan

43 26 adalah membangun KMS yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja pegawai dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan publik melalui pegawainya Muliawati (2011), Perancangan Model Knowledge Management System pada Sekretariat Badan Pendidikan dan Pelatihan Kementerian Pertahanan Muliawati (2011) melakukan penelitian untuk menentukan model KMS yang tepat diaplikasikan pada Set Badiklat Kemhan. Permasalahan-permasalahan yang terjadi antara lain sulitnya memperoleh data yang dibutuhkan dikarenakan banyaknya asset penting yang hilang selain itu budaya berbagi pengetahuan yang juga masih sangat kurang, dengan diterapkannya KMS ini diharapkan memberikan dampak positif yaitu tercapainya kinerja karyawan pada Set Badiklat Kemhan. Muliawati (2011) dalam membangun KMS menggunakan metode 10-Step Roadmap Knowledge Management yang dikembangkan oleh Tiwana (2002), kemudian dilanjutkan dengan perancangan prototype knowledge management system dengan menganalisis kebutuhan sistem yang terdiri dari kebutuhan fungsional dan non fungsional, sedangkan untuk mengidentifikasi kebutuhan fitur dengan menggunakan teori SECI model. Pengumpulan data dilakukan melalui teknik wawancara (metode kualitatif) kepada pejabat terkait. Fitur yang dihasilkan dalam penelitian ini antara lain forum diskusi, modul download dokumen dan pengelolaan menu untuk pencarian Shofa (2014), Perancangan Model Knowledge Management System : Studi Kasus Sekretariat Jenderal Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral Penelitian yang dilakukan oleh Shofa (2014), dilatarbelakangi Tuntutan akan Keterbukaan Informasi Publik dan Reformasi Birokrasi pada setiap lembaga pemerintah, membuat setiap lembaga pemerintah harus berbenah diri dan melakukan upaya perbaikan dalam memberikan layanan kepada masyarakat. Salah satu cara yang digunakan adalah dengan menerapkan pengembangan e-government, yaitu penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)

44 27 untuk meningkatkan kinerja lembaga pemerintah sehingga lebih efektif dan efisien, sehingga akan terbentuk tata kelola yang baik (good governance). Sedangkan salah satu upaya penerapan Reformasi Birokrasi adalah dengan meningkatkan kualitas pengetahuan (knowledge) setiap pegawai, dengan membudayakan manajemen pengetahuan (knowledge management) dengan baik, yaitu menggali, berbagi dan memanfaatkan pengetahuan dengan bantuan sebuah sistem manajemen pengetahuan (Knowledge Management System / KMS Penelitian ini dilakukan melalui metodologi yang dikembangkan oleh Fernandez & Sabherwal (2010). Metodologi ini dipilih penulis karena dianggap sesuai dengan kondisi organisasi. Proses KM yang dikembangkan pada penelitian ini antara lain socialization, externalization dan internalization. Proses perancangan dilakukan berdasarkan kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional yang telah dianalisis Suprianto (2014), Perancangan Knowledge Management System : Studi Kasus Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Provinsi DKI Jakarta Latar belakang penelitian yang dilakukan oleh Suprianto (2014) adalah adanya peraturan dan pengalaman di lingkungan BKD Provinsi DKI Jakarta yang belum terdokumentasikan dengan baik sehingga proses penyebaran knowledge antar pegawai di lingkungan BKD Provinsi DKI Jakarta tidak merata, hal ini menyulitkan pegawai dalam menjalankan tugasnya saat terjadi perpindahan pegawai. Pengetahuan dan pengalaman pegawai akan ikut hilang bersama pegawai yang bersangkutan. Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metodologi yang dikembangkan oleh Fernandez. Hasil dari penelitian ini prioritas pengembangan proses knowledge management yang perlu dikembangkan di BKD adalah eksternalisasi, exchange, sosialisasi untuk knowledge sharing, kombinasi, sosialisasi untuk knowledge discovery, internalisasi dan routines. Fitur-fitur KMS yang dihasilkan untuk mendukung proses Knowledge Management tersebut terdiri dari fitur melakukan manajemen dokumen,

45 28 mengikuti forum diskusi, melakukan dokumentasi pengetahuan dan melakukan pencarian Putri (2014), Perancangan Knowledge Management system : studi kasus Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Kementerian Sekretariat Negara Putri (2014), melakukan penelitian terhadap knowledge management system yang diaplikasikan pada Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Kementerian Sekretariat Negara. Latar belakang penelitian tersebut adalah adanya reformasi birokrasi di lingkungan Kemsetneg untuk mewujudkan organisasi yang lebih efektif dan efisien. Salah satu solusinya adalah pemanfaatan kekayaan pengetahuan melalui manajemen pengetahuan yang berperan penting dalam membantu meningkatkan efektifitas organisasi. Pengumpulan data dilakukan melalui metode kualitatif dan kuantitatif, metode kuantitatif dilakukan untuk mengetahui faktor kontigensi sehingga dapat mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi kebutuhan KMS yang akan dikembangkan. Selain itu dalam penelitian ini mengembangkan KMS dengan memperhatikan infrastruktur KM sebagai pondasi KM, infrastruktur KM ini akan mendukung mekanisme dan teknologi KM yang digunakan. Budaya organisasi dianalisis dengan menggunakan pendekatan Organizational Culture Assessment Instrument (OCAI), instrumen ini merupakan sebuah kuesioner yang terdiri dari enam bagian yang merupakan dimensi kunci dari budaya organisasi. Berikut ini merupakan kerangka teoritis yang dikembangkan pada penelitian Putri (2014).

46 29 Gambar 2.5 Kerangka teoritis penelitian (Sumber : Putri, 2014) Hasil dari penelitian ini adalah memetakan kebutuhan pengelolaan knowledge management sesuai dengan kebutuhan KM yang ada di Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Kementerian Sekretariat Negara.

47 30 Tabel 2.2 Perbandingan Penelitian Sebelumnya yang Relevan No. Penulis pada Penelitian sebelumnya Metodologi 1. Fennesy (2002) Menggunakan pendekatan SSM untuk memberikan rekomendasi dalam perancangan KMS Compare (Kesamaan) Merancang KMS yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja dalam rangka memperbaiki pelayanan publik Critisize (Kritik dan memberikan pandangan) Dalam jurnal ini hanya dilakukan penelitian sampai dengan menentukan model konseptual untuk fitur yang nantinya digunakan sebagai rekomendasi. Contrast (Perbandingan dengan penelitian ini) Penelitian yang dilakukan Fennesy (2002) menggunakan metodologi SSM untuk memberikan rekomendasi fitur KMS, sedangkan pada penelitian ini sampai perancangan prototype dengan Synthesiz (Kombinasi) Penelitian ini menggunakan analisis SSM dari data hasil wawancara dan menyebarkan kuesioner untuk memberikan rekomendasi untuk meningkatkan KM melalui KMS Summarize (Ringkasan Penelitian) Hasil dari penelitian ini memberikan rekomendasi model KMS yang tepat agar pelayanan publik dibidang kesehatan dapat lebih baik lagi. Fitur yang akan dikembangkan salah satunya adalah fitur untuk pencarian 2. Muliawati. A (2011) KMS dibangun dengan metode 10- Step Roadmap Knowledge Management yang dikembangkan oleh Tiwana (2002), sedangkan Mengidentifikasi kebutuhan fitur dengan menggunakan SECI model Pengembangan KMS menggunakan langkah-langkah 10-Step Roadmap Knowledge Management Pada penelitian yang dilakukan Muliawati.A (2011) mengunakan metodologi 10- Step Roadmap Knowledge Management, Penelitian Muliawati (2011) menggabungkan metode 10-Step Roadmap Knowledge Penelitian ini merancang KMS yang dibangun bertujuan untuk meningkatkan kinerja organisasi, Fitur yang

48 31 Tabel 2.2 Perbandingan Penelitian Sebelumnya yang Relevan (sambungan) No. Penulis & Penelitian sebelumnya Metodologi Compare (Kesamaan) Critisize (Kritik dan memberikan pandangan) Contrast (Perbandingan dengan penelitian ini) Synthesiz (Kombinasi) Summarize (Ringkasan Penelitian) kebutuhan fitur diidentifikasi dengan SECI Model Tidak secara keseluruhan dijabarkan dengan rinci setiap step-nya. sedangkan pada penelitian ini menggunakan faktor-faktor kontingensi untuk mengetahui proses dan kebutuhan KM Management SECI Model. dan dihasilkan dalam penelitian ini antara lain forum diskusi, modul download dokumen dan pengelolaan menu untuk pencarian 3. Shofa (2014) Metodologi yang digunakan pada penelitian ini adalah metodologi Fernandez & Sabherwal (2010) Menggunakan analisis faktorfaktor kontingensi untuk mengetahui proses KM yang perlu dikembangkan Kuesioner untuk fitur sebaiknya disebarkan setelah mengetahui hasil analisis proses KM Pada penelitian yang dilakukan oleh (Shofa, 2014) menggunakan metodologi Fernandez secara keseluruhan sedangkan pada penelitian ini terdapat analisis OCAI untuk menganalisis tipe budaya organisasi 31 Penelitian Shofa (2014) menggunakan faktor kontingensi untuk mencari KM Processes yang tepat, perancangan dilakukan dengan menganalisis kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional Proses KM yang dihasilkan untuk merancang KMS antara lain socialization, externalization dan internalization

49 32 Tabel 2.2 Perbandingan Penelitian Sebelumnya yang Relevan (sambungan) No. Penulis & Penelitian sebelumnya Metodologi Compare (Kesamaan) Critisize (Kritik dan memberikan pandangan) Contrast (Perbandingan dengan penelitian ini) Synthesiz (Kombinasi) Summarize (Ringkasan Penelitian) 4. (Suprianto, 2014). Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metodologi yang dikembangkan oleh Fernandez (Faktor-faktor Kontingensi) Metodologi yang digunakan menggunakan metodologi Fernandez Pengumpulan data dilakukan dengan membagikan kuesioner, observasi dan melakukan wawancara Kerangka teoritis yang terbentuk tidak menggambarkan alur teori dan kerangka secara lengkap dan terstruktur. Pada penelitian yang dilakukan oleh Suprianto (2014) dalam menganalisis budaya organisasi tidak menggunakan analisis OCAI, pada penelitian ini menggunakan analisis OCAI. Penelitian ini menggunakan faktor-faktor kontingensi untuk menentukan proses KM dan analisis organisasi digunakan pendekatan yang dilakukan oleh Fernandez, agar dapat dihasilkan fitur yang sesuai untuk kebutuhan pengguna. Penelitian ini dilakukan untuk menyelesaikan beberapa permasalahan yang ada pada organisasi tersebut Analisis dilakukan melalui pendekatan Fernandez dilakukan untuk mengetahui proses KM dan analisis terhadap kebutuhan KM. Fitur-fitur KMS yang dihasilkan untuk mendukung 32

50 33 Tabel 2.2 Perbandingan Penelitian Sebelumnya yang Relevan (sambungan) No. Penulis & Penelitian sebelumnya Metodologi Compare (Kesamaan) Critisize (Kritik dan memberikan pandangan) Contrast (Perbandingan dengan penelitian ini) Synthesiz (Kombinasi) Summarize (Ringkasan Penelitian) 5. Putri (2014). Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metodologi yang dikembangkan oleh Fernandez. Analisis faktor kontingensi digunakan untuk Kesamaan antara penelitian yang dilakukan Putri (2014) dan penelitian ini antara lain : Metodologi yang digunakan menggunakan Metode tiwana yang dijelaskan di bagian awal tidak digunakan dalam merancang teknologi KMS, hanya digunakan untuk Persamaan : menggunakan metode Fernandez untuk menentukan faktor-faktor kontingensi. Hasil penelitian dengan menganalisis kebutuhan KMS dengan menganalisis proses KM, faktor kontingensi dan analisis terhadap infrastruktur KM, proses Knowledge Management tersebut terdiri dari fitur manajemen dokumen, mengikuti forum diskusi, melakukan dokumentasi pengetahuan dan melakukan pencarian Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui rancangan KMS yang dapat diterapkan dalam meningkatkan kualitas sumber 33

51 34 Tabel 2.2 Perbandingan Penelitian Sebelumnya yang Relevan (sambungan) No. Penulis & Penelitian sebelumnya Metodologi Compare (Kesamaan) Critisize (Kritik dan memberikan pandangan) Contrast (Perbandingan dengan penelitian ini) Synthesiz (Kombinasi) Summarize (Ringkasan Penelitian) menganalisis kebutuhan KMS metodologi yang dikembangkan oleh Fernandez Menggunakan analisis budaya organisasi dengan mekanisme OCAI Metode pengumpulan data dilakukan melalui wawancara (pendekatan kualitatif) dan membagikan kuesioner. menggambarkan model rancangan sistem Perbedaan : hasil kebutuhan prioritas tambahan KM dan fitur KMS Sehingga dihasilkan fitur yang tepat bagi organisasi. daya manusia aparatur, serta turut mendukung pelaksanaan reformasi birokrasi. 34

52 35 Berdasarkan pendekatan-pendekatan metodologi pada tabel 2.2, maka pada penelitian ini menggunakan metodologi yang dikembangkan oleh Fernandez & Sabherwal (2010). Analisis untuk mendapatkan proses KM yang dibutuhkan untuk studi kasus pada Ditjen Dukcapil dapat diperoleh dengan urutan antara lain menganalisis faktor-faktor kontingensi, analisis terhadap KM process saat ini yang selanjutnya menganalisis infrastruktur untuk mengetahui infrastruktur organisasi dalam mengelola KM. Pada penelitian ini juga akan menganalisis tipe budaya organisasi digunakan analisis OCAI sehingga dapat diketahui tipe organisasi saat ini dan tipe organisasi yang diharapkan di masa yang akan datang dan mengetahui keterkaitan antara tipe budaya organisasi dengan proses KM sebagai bahan analisis pengembangan knowledge management system. 2.3 Kerangka Teoritis Kerangka teoritis merupakan suatu model yang menerangkan bagaimana hubungan suatu teori dengan faktor faktor penting yang telah diketahui dalam suatu masalah tertentu. Arti teori adalah sebuah kumpulan proposisi umum yang saling berkaitan dan digunakan untuk menjelaskan hubungan yang timbul antara beberapa variabel yang diobservasi. Pada gambar 2.7 merupakan kerangka teoritis yang disusun dari berbagai topik yang telah dibahas pada tinjauan pustaka sebelumnya, dari beberapa teori KM khususnya teori yang dikembangkan oleh Fernandez & Sabherwal (2010). Gambar tersebut menjelaskan tahapan dalam merancang KMS, teori untuk merancang ini tak lepas dari teori terkait manajemen pengetahuan untuk menentukan solusi model KMS yang tepat bagi anggota Korwil. Proses KM yang dibutuhkan diidentifikasi berdasarkan faktor-faktor kontingensi. Pemetaan proses KM dilakukan dengan menganalisi proses KM saat ini dan hasil dari analisis faktor-faktor kontingensi yang selanjutnya digunakan untuk memetakan proses KM dengan teknologi KM untuk mengetahui fitur-fitur untuk merancang KMS dengan menggunakan Unified Modelling Language (UML), sedangkan infrastruktur KM akan mengidentifikasikan budaya organisasi, struktur organisasi, infrastruktur TI, pengetahuan umum dan lingkungan fisik untuk mengetahui

53 36 kondisi organisasi sebelum menerapkan KMS. Budaya organisasi juga akan dianalisis dengan menggunakan analisis OCAI untuk mengetahui tipe organisasi saat ini dan yang diinginkan dimasa yang akan datang. Gambar 2.6 Kerangka Teoritis Analisis terhadap infrastruktur KM didalamnya terdiri dari : 1. Budaya organisasi Dalam analisis sosial budaya organisasi, budaya organisasi menjadi salah satu faktor didalamnya yang mempengaruhi proses Knowledge management saat ini. Cameron dan Quenn (2006) menyatakan bahwa budaya organisasi menjadi bagian dari area yang menjadi panduan bagi manajer untuk meningkatkan efektivitas organisasi. 2. Struktur organisasi KM bergantung kepada struktur organisasi (Fernandes & Sabherwal, 2010) beberapa aspek yang berkaitan antara lain hirarki pada struktur organisasi dapat mempengaruhi individu dalam organisasi, selain itu struktur organisasi dapat memfasilitasi KM melalui Communities of practice (CoP). 3. Pengetahuan umum

54 37 Pengetahuan umum mendefinisikan pengetahuan penting yang akan menjadi asset penting yang akan dipetakan dalam media KMS. 4. Infrastruktur TI Infrastruktur TI sangat penting dalam membangun media KMS hal ini dilakukan dengan menganalisis faktor-faktor seperti perangkat keras, perangkat lunak, maupun jaringan komunikasi data dan keamanannya. 5. Lingkungan fisik Lingkungan fisik menggambarkan lingkungan yang mendukung mengembangkan KMS dalam organisasi tersebut, seperti adanya ruang pelatihan untuk kegiatan pelatihan, diskusi dan rapat antar Korwil menjadi salah satu contoh dukungan lingkungan fisik.

55 BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN Pada bab ini membahas metodologi yang akan digunakan dalam melakukan penelitian. Tahapan-tahapan yang akan dijelaskan adalah desain dan metode yang digunakan menggambarkan langkah-langkah yang saling terkait digambarkan dalam suatu diagram alir. 3.1 Tahapan Penelitian Tahapan penelitian merupakan hal yang penting dalam menyelesaikan suatu permasalahan penelitian yang ada, untuk mendapatkan hasil penelitian yang sesuai dengan studi kasus tempat penelitian maka harus diuraikan secara terinci setiap bagian proses yang akan dilakukan. Metodologi pokok yang akan digunakan pada penelitian ini adalah melalui pendekatan yang digunakan oleh Fernandez dan Sabherwal dengan berdasarkan faktor-faktor kontingensi. Analisis terhadap kebutuhan fitur tambahan akan menentukan area pengembangan proses KM sehingga dihasilkan kebutuhan fiturfitur KMS. Dari fitur yang ada tersebut akan dirubah kedalam use case dan diagram activity untuk merancang Knowlede Management system (KMS) dengan menggunakan sarana Unified Model Language (UML). Hasil akhir dari penelitian ini akan dihasilkan sebuah rancangan KMS bidang penelitian. Tahapan penelitian yang dilakukan dalam merancang model KMS pada penelitian ini adalah sebagai berikut : 38

56 39 Gambar 3.1 Metodologi Penelitian

57 40 Gambar 3.1 Metodologi Penelitian (sambungan) 1. Identifikasi permasalahan. Pada tahap ini melakukan identifikasi permasalahan yang ada di Ditjen Dukcapil Kementerian Dalam Negeri melalui studi dokumentasi dan wawancara terhadap kondisi organisasi saat ini sehingga dihasilkan sebuah akar permasalahan. 2. Analisis Gap. Analisis Gap diperoleh melalui hasil analisis permasalahan. Analisis Gap dilakukan melalui wawancara dan studi dokumentasi untuk mengetahui kondisi saat ini dan harapan serta kondisi yang diinginkan terhadap organisasi, setelah diketahui rencana yang akan datang dan kondisi saat ini kemudian dilakukan analisis salah satu gap yang ada khususnya gap KM. Output terhadap analisis gap ini adalah research question. Hal ini didefinisikan dalam bagian pendahuluan dan subbab perumusan masalah.

58 41 3. Pelaksanaan tinjauan pustaka. Pada pelaksanaan tinjauan pustaka, dari research question yang telah diperoleh ditahap kedua selanjutnya mengumpulkan teori terkait permasalahan yang diajukan terkait penelitian yang akan dilakukan. Proses mengumpulkan teori ini dilakukan pada bab Tinjauan Pustaka. 4. Penyusunan instrumen pengambilan data. Instrumen pengambilan data dilakukan melalui instrumen wawancara dan observasi. Penyusunan instrumen pengambilan data ini berdasarkan kerangka teoritis yang telah disusun. Daftar penyusunan instrumen wawancara, instrument kuesioner dan instrumen observasi yang telah disusun ditunjukkan dalam lampiran (terlampir). Hasil dari instrumen pengambilan data ini antara lain rancangan wawancara dan hasil observasi. 5. Pengumpulan data. Pada tahap ini mengolah hasil rancangan wawancara dan hasil observasi untuk dilakukan wawancara kepada pejabat pemberi keputusan dan pengguna sistem agar menjadi sebuah transkrip wawancara dan data hasil observasi. 6. Analisis data. Pada tahap analisis data dilakukan terhadap 3 (tiga) proses antara lain, analisis faktor-faktor kontingensi, analisis proses KM saat ini, dan anlisis infrastruktur KM. Penentuan faktor kontingensi dilakukan untuk memperoleh faktor-faktor kontingensi sedangkan pada analisis proses KM saat ini dilakukan untuk memperoleh informasi mengenai proses KM saat ini. Analisis ketiga dilakukan terhadap infrastruktur KM, analisis infrastruktur KM dilakukan untuk mendapatkan informasi kondisi infrastruktur organisasi saat ini dalam mendukung proses KM. Analisis infrastruktur ini antara lain untuk mengetahui : a. Struktur organisasi. Struktur organisasi dilakukan melalui metode wawancara untuk mengetahui aspek struktur organisasi untuk mendukung proses KM. b. Budaya organisasi. Budaya organisasi dilakukan melalui instrument Organization Culture Assessment Instrument (OCAI), Instrumen OCAI diperoleh melalui metode kuesioner hasilnya berupa gambaran tipe organisasi.

59 42 c. Infrastruktur Teknologi Informasi. Infrastruktur teknologi informasi dilakukan untuk mengetahui kesiapan infrastruktur TI dalam menerapkan KM, hal ini dilakukan melalui metode wawancara dan studi dokumentasi. d. Pengetahuan umum. Pengetahuan umum yang dimiliki organisasi akan dianalisis melalui metode wawancara, studi dokumentasi dan observasi. e. Lingkungan fisik. Lingkungan fisik organisasi dianalisis untuk mengetahui kondisi fisik organisasi dalam mendukung proses KM, hal ini dilakukan melalui studi dokumentasi dan observasi. Ketiga analisis data tersebut dilakukan menggunakan metode yang dikembangkan oleh Fernandez dan Sabherwal melalui studi dokumentasi terhadap hasil wawancara dan hasil kuesioner yang telah dikumpulkan untuk menentukan faktor-faktor kontingensi serta mengidentifikasi proses KM yang berlangsung saat ini sehingga diperoleh gambaran untuk membangun KMS yang sesuai bagi organisasi. 7. Identifikasi proses KM berdasarkan faktor kontingensi. Input dari proses ini adalah faktor-faktor kontingensi dengan memetakannya dalam bentuk tabel faktor kontingensi. Hasil dari proses ini berupa portofolio proses KM berdasarkan faktor kontingensi. 8. Analisis prioritas proses KM. Pada proses ini portofolio proses KM terhadap proses KM saat ini diberikan penilaian prioritas sehingga hasil dari proses ini adalah portofolio prioritas proses KM saat ini. 9. Identifikasi proses KM tambahan yang dibutuhkan dilakukan melalui pemetaan proses KM yang dibutuhkan dan pemanfaatan KM saat ini. Identifikasi proses KM tambahan ini akan menentukan area pengembangan proses KM tambahan 10. Menentukan fitur KMS. Proses ini dilakukan setelah mendapatkan prioritas pengembangan proses KM dengan melakukan pemetaan proses KM ke dan teknologi KMS sehingga output dari proses ini adalah fitur-fitur KMS.

60 Perancangan KMS. Perancangan KMS dimulai dengan menggambarkan fitur-fitur KMS hasil analisis sebelumnya yang selanjutnya digambarkan dengan menggunakan UML sehingga dihasilkan rancangan model KMS. 12. Uji coba rancangan KMS. Rancangan model KMS yang telah dihasilkan dilakukan uji coba kepada pengguna/user KMS sehingga diperoleh masukan untuk dilakukan penyempurnaan rancangan model KMS. 13. Masukan penyempurnaan model KMS. Pada tahap ini masukan dari pakar dibandingkan untuk selanjutnya dilakukan penyempurnaan sehingga dihasilkan perbaikan dan penyempurnaan rancangan model KMS. 14. Penyempurnaan rancangan KMS. Hasil dari perbaikan dan penyempurnaan rancangan KMS ditahap sebelumnya, selanjutnya dengan menggunakan UML didapatkan rancangan model KMS yang tepat bagi anggota Korwil Ditjen Dukcapil. 15. Langkah terakhir adalah membuat kesimpulan dan saran. 3.2 Metode Pengumpulan Informasi dan Data Dalam pengumpulan data penelitian membutuhkan suatu instrumen. Instrumen penelitian adalah alat atau fasilitas yang digunakan oleh peneliti dalam mengumpulkan data agar pekerjaannya lebih mudah dan hasilnya lebih baik dalam arti lebih cermat, lengkap, dan sistematis sehingga lebih mudah diolah. Pada metode pengumpulan data bertujuan untuk mengumpulkan data primer maupun data sekunder. Pengumpulan data tersebut diperoleh melalui : 1. Wawancara Wawancara dilakukan terhadap Responden/Narasumber yang terlibat dalam perancangan KMS. Adapun responden yang akan digunakan sebagai narasumber, antara lain :

61 44 Tabel 3.1 Responden Penelitian No. Responden Metode Materi yang digali 1. Kasubdit Kelembagaan Informasi Administrasi Kependudukan 2. Kasubdit Monitoring, Evaluasi, dan Dokumentasi (Sekretaris Korwil III) 3. Kepala Seksi Sistem dan Aplikasi 4. Kepala seksi Infrastruktur Wawancara Peraturan dan kebijakan Ditjen Dukcapil Kondisi dan regulasi terkait KM di Ditjen Dukcapil Dukungan terhadap KMS di Ditjen Dukcapil Kondisi SDM Ditjen Dukcapil Pemerataan jumlah tim teknis di masing-masing Korwil dan kesulitan dalam pengelolaan SDM Wawancara Kondisi terakhir Kinerja Anggota Korwil Kondisi penyelesaian kasus di Kabupaten/Kota Kondisi SDM anggota Korwil Wawancara Kesiapan terkait penerapan KMS Tingkat partisipasi pengguna dalam mengimplementasikan KMS Analisis dan uji coba Fitur untuk knowledge management system Wawancara Kesiapan jaringan komunikasi data dan hardware 5. Tim Expert Wawancara Knowledge yang penting bagi organisasi yang harus didokumentasikan 6. Staf/Anggota Korwil Wawancara Untuk mengetahui pengetahuan yang penting dalam melakukan pendampingan teknis serta permasalahan yang sering terjadi. Sedangkan responden untuk melakukan uji coba terhadap KMS agar dapat memberikan masukan terhadap rancangan KMS yang telah dibuat akan dilakukan

62 45 terhadap Kepala Seksi Sistem dan Aplikasi, Kepala Seksi Infrastruktur, Staf Subdit SIAK, dan Konsultan TI di Subdit SIAK. Tabel 3.2 Responden untuk Uji coba Fitur No. Responden Metode 1. Kepala Seksi Sistem dan Aplikasi Wawancara dan uji coba 2. Kepala Seksi Infrastruktur Wawancara dan uji coba 3. Staf Subdit SIAK selaku anggota Korwil III Wawancara dan uji coba 4. Konsultan TI di Subdit SIAK Wawancara dan uji coba 2. Kuesioner Instrumen penelitian atau kuesioner penelitian adalah alat yang digunakan untuk mengetahui faktor-faktor kontingensi, infrastruktur KM dan proses KM yang berjalan saat ini. Responden kuesioner adalah anggota Koordinator Wilayah I, II, III, IV, dan V yang berjumlah seratus empat orang. Kuisinoner dalam penelitian ini ditujukan untuk menghimpun persepsi responden mengenai variabel yang ditanyakan. Pengukuran masing-masing variabel menggunakan skala linkert 1 sampai dengan 5, yang masing-masing mempunyai arti sebagai berikut : 1 = sangat tidak setuju 2 = tidak setuju 3 = netral 4 = Setuju 5 = Sangat setuju Perhitungan skor dilakukan dengan menjumlah responden yang memberikan jawaban dikalikan dengan nilai yang bersesuaian, kemudian dibagi dengan skor yang ideal, skor ideal merupakan skor tertinggi yang dikalikan dengan jumlah responden. Kuesioner yang digunakan diambil dan digabungkan dari beberapa sumber antara lain penelitian Suprianto (2014) dan penelitian Putri (2014), sedangkan kuesioner untuk mengetahui tipe organisasi diambil dari Cameron & Quinn (2006), instrument kuesioner dapat dilihat pada lampiran B.

63 46 3. Observasi Observasi lapangan dilakukan untuk melengkapi data yang diperoleh dari hasil wawancara. Pencatatan hasil dapat dilakukan dengan bantuan alat rekam elektronik maupun non elektronik. Data sekunder diperoleh melalui studi dokumentasi dan studi literatur dengan mengumpulkan data-data terkait organisasi, seperti struktur organisasi, dokumen Renstra, PerUndang-Undangan, Peraturan Menteri maupun Keputusan Menteri, data infrastruktur TI. Dokumen yang dikumpulkan tersebut terkait dengan tujuan, tugas, fungsi, dan struktur organisasi dalam mendukung proses manajemen pengetahuan.

64 BAB 4 PROFIL ORGANISASI Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Ditjen Dukcapil) merupakan salah satu komponen pelaksana Kementerian Dalam Negeri di bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil sesuai dengan yang tercantum dalam Undang-Undang No. 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan dan Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 41 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Dalam Negeri (Kemdagri). Peraturan Menteri Dalam Negeri No 41 Tahun 2010 tentang organisasi dan tata kerja Kementerian Dalam Negeri dalam pasal 2 disebutkan bahwa Kementerian Dalam Negeri mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan dalam negeri untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara, dan dalam pasal 3 huruf d Kementerian Dalam Negeri dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 antara lain menyelenggarakan fungsi pelaksanaan kegiatan teknis dari pusat sampai daerah. Upaya penataan administrasi kependudukan difokuskan pada penyelenggaraan Sistem Administrasi Kependudukan (SAK) yang didukung oleh empat subsistem berupa pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, informasi kependudukan, dan pendayagunaan data secara konsekuen, terpadu dan berkelanjutan dari tingkat Nasional sampai Daerah. 4.1 Visi dan Misi Ditjen Kependudukan dan Pencatatan Sipil Visi Ditjen Kependudukan dan Pencatatan Sipil sesuai dengan Rencana Strategis Kementerian Dalam Negeri yaitu Tertib Administrasi Kependudukan dengan Pelayanan Prima Menuju Penduduk Berkualitas Tahun Maksud dari visi tersebut adalah bahwa Ditjen Dukcapil diharapkan dapat mewujudkan sebagai berikut : 47

65 48 1. Tertib Database Kependudukan a) Terbangunnya Database Kependudukan yang akurat ditingkat Kabupaten/Kota, Provinsi dan Pusat; b) Database Kependudukan Kabupaten/Kota tersambung (online) dengan Provinsi dan Pusat menggunakan SIAK; c) Database Kependudukan Kementerian Dalam Negeri dan Daerah tersambung dengan Instansi Pengguna. 2. Tertib Penerbitan NIK a) NIK diterbitkan setelah Penduduk mengisi Biodata Penduduk (F1-01) dengan menggunakan SIAK b) Tidak ada NIK ganda c) Pemberian NIK kepada semua Penduduk harus selesai akhir tahun Tertib Dokumen Kependudukan a) Prosesnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku b) Tidak adanya Dokumen Kependudukan ganda dan palsu. Untuk mewujudkan visi yang telah ditetapkan, maka ditetapkan misi yang merupakan upaya-upaya yang dilaksanakan sesuai dengan tugas pokok, fungsi dan kewenangannya serta sesuai dengan sumber daya yang dimiliki. Ditjen Dukcapil memiliki misi sebagai berikut : 1. Memantapkan ketertiban penyelenggaraan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil, serta sistem informasi Administrasi Kependudukan Nasional terpadu dan interaktif; 2. Menjadikan perencanaan kependudukan dan kebijakan perkembangan kependudukan sebagai dasar pembangunan berkelanjutan Nasional dan Daerah; 3. Memperkuat pranata hukum, kelembagaan, dan kepedulian masyarakat dalam Administrasi Kependudukan. Sasaran yang merupakan derivasi dari tujuan diatas, terkait tujuan yang ketiga, terciptanya tertib administrasi kependudukan, yaitu sebagai berikut :

66 49 1. Tertib database kependudukan berbasis NIK Nasional dan pelayanan dokumen kependudukan; 2. Terwujudnya pemberian NIK pada setiap penduduk; 3. Terciptanya koneksitas NIK dengan identitas kependudukan; 4. Tersedianya regulasi daerah tentang administrasi kependudukan; 5. Terwujudnya perencanaan dan keserasian kebijakan kependudukan; dan 6. Meningkatnya peran serta masyarakat dalam administrasi kependudukan. 4.2 Tujuan Organisasi Ditjen Dukcapil Tujuan Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil dirumuskan menurut bidang hasil pokok. Tujuan masih bersifat kualitatif dan umum, sehingga perlu dijabarkan kedalam sasaran yang lebih spesifik. Berdasarkan misi Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang tersebut diatas, maka tujuan yang hendak dicapai adalah : 1. Mewujudkan penerapan kebijakan penyelenggaraan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil secara tertib untuk mencatat perubahan status kependudukan, menghimpun data kependudukan, dan menertibkan dokumen kependudukan; 2. Meningkatkan keterpaduan sistem informasi administrasi kependudukan berbasis NIK nasional secara tertib yang mampu menyediakan informasi kependudukan lengkap, akurat dan memenuhi kepentingan public dan pembangunan; 3. Mewujudkan perencanaan kependudukan dan kebijakan perkembangan kependudukan sebagai dasar pembangunan nasional dan daerah yang berorientasi kepada peningkatan kesejahteraan penduduk; 4. Mewujudkan pranata hukum dan kelembagaan penyelenggaraan administrasi kependudukan yang kuat guna perlindungan sosial dan penegakan hak-hak penduduk. 4.3 Struktur Organisasi Ditjen Dukcapil Permendagri No. 41 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Dalam Negeri, bahwa Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil

67 50 terdiri dari Sekretariat Direktorat Jenderal, Direktorat Pendaftaran Penduduk, Direktorat Pencatatan Sipil, Direktorat Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan, Direktorat Pengembangan Kebijakan Kependudukan, dan Direktorat Penyerasian Kebijakan dan Perencanaan Kependudukan. Gambar 4.1 Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Sumber : Permendagri No. 41 Tahun 2010, 2010) Sekretariat Direktorat Jenderal Sekretariat Direktorat Jenderal sebagaimana dimaksud dalam pasal 814, mempunyai tugas memberikan pelayanan administratif dan teknis kepada semua unsur dilingkungan Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Struktur organisasi Sekretariat Direktorat Jenderal terdiri dari Bagian Perencanaan, Bagian PerUndang-Undangan, Bagian Keuangan, dan Bagian Umum.

68 51 Gambar 4.2 Strukur Organisasi Sekretariat Ditjen (Sumber : Permendagri No. 41 Tahun 2010, 2010) Sekretariat Jenderal dalam melaksanakan tugas tersebut menyelenggarakan fungsi: a. Koordinasi dan penyusunan program dan anggaran; b. Penyiapan penyusunan rancangan peraturan Perundang-Undangan dan pengelolaan urusan kepegawaian; c. Pelaksanaan pengelolaan keuangan; dan d. Pengelolaan perlengkapan, urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat Pendaftaran Penduduk Direktorat Pendaftaran Penduduk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 814 mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil di bidang Pendaftaran Penduduk. Direktorat Pendaftaran Penduduk terdiri dari Subdit Identitas Penduduk, Subdit Pindah Datang Penduduk Dalam Wilayah NKRI, Subdit Pindah Datang Penduduk Antar Negara, Subdit Pendataan Penduduk Rentan, dan Subdit Monitoring, Evaluasi dan Dokumentasi.

69 52 Gambar 4.3 Struktur Organisasi Direktorat Pendaftaran Penduduk (Sumber : Permendagri No. 41 tahun 2010, 2010) Direktorat Pendaftaran Penduduk dalam melaksanakan tugas tersebut menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan perumusan kebijakan dan fasilitasi pelayanan penerbitan identitas Penduduk; b. Penyiapan perumusan kebijakan dan fasilitasi pelaksanaan pendaftaran pindah datang penduduk dalam wilayah NKRI serta perubahan alamat; c. Penyiapan perumusan kebijakan dan fasilitasi pelaksanaan pendaftaran pindah datang penduduk antarnegara dan penduduk pelintas batas; d. Penyiapan perumusan kebijakan dan fasilitasi pelaksanaan pendataan penduduk rentan administrasi kependudukan; e. Pelaksanakan monitoring, evaluasi pelaksanaan program direktorat dan implementasi pendaftaran penduduk di daerah serta dokumentasi kebijakan pendaftaran penduduk; dan f. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga direktorat Direktorat Pencatatan Sipil Direktorat Pencatatan Sipil sebagaimana dimaksud dalam Pasal 814, mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil di bidang pencatatan sipil. Direktorat Pencatatan Sipil terdiri dari Subdit Kelahiran dan Kematian, Subdit Perkawinan dan Perceraian, Subdit

70 53 Pengangkatan, Pengakuan dan Pengesahan Anak serta Perubahan dan Pembatalan Akta, Subdit Pencatatan Pewarganegaraan, dan Subdit Monitoring, Evaluasi dan Dokumentasi. Gambar 4.4 Struktur Organisasi Direktorat Pencatatan Sipil (Sumber : Permendagri No. 41 Tahun 2010, 2010) Direktorat Pencatatan Sipil dalam melaksanakan tugas tersebut menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan perumusan kebijakan dan fasilitasi pelaksanaan pelayanan pencatatan kelahiran dan kematian; b. Penyiapan perumusan kebijakan dan fasilitasi pelaksanaan pelayanan pencatatan perkawinan dan perceraian; c. Penyiapan perumusan kebijakan dan fasilitasi pelaksanaan pelayanan pencatatan pengangkatan, pengakuan dan pengesahan anak serta perubahan dan pembatalan akta; d. Penyiapan perumusan kebijakan dan fasilitasi pelaksanaan pelayanan pencatatan pewarganegaraan; e. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan program, dan dokumentasi kebijakan pencatatan sipil; dan f. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga direktorat Direktorat Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan Direktorat Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 814, mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas

71 54 Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil di bidang pengelolaan informasi administrasi kependudukan. Direktorat Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan (PIAK) terdiri dari Subdit Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK), Subdit Kelembagaan Informasi Administrasi Kependudukan (KIAK), Subdit Pengolahan Data Administrasi Kependudukan (PDAK), Subdit Penyajian dan Layanan Informasi Administrasi Kependudukan (PLIAK), dan Subdit Monitoring, Evaluasi dan Dokumentasi. Direktorat Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan merupakan unsur pelaksana bidang informasi Kependudukan dimana unit bidang TI berada pada Direktorat tersebut. Bidang aplikasi dan infrastruktur berada di Subdit SIAK sedangkan bidang pengolahan data berada di Subdit PDAK. Gambar 4.5 berikut ini merupakan struktur organisasi Direktorat PIAK. Gambar 4.5 Struktur Organisasi Direktorat Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan (Sumber : Permendagri No. 41 Tahun 2010, 2010) Direktorat Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan dalam melaksanakan tugas tersebut menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan perumusan kebijakan dan fasilitasi pengembangan sistem informasi administrasi kependudukan; b. Penyiapan perumusan kebijakan dan fasilitasi pelaksanaan kelembagaan informasi administrasi kependudukan;

72 55 c. Penyiapan perumusan kebijakan dan fasilitasi pelaksanaan pengelolaan data administrasi kependudukan; d. Penyiapan perumusan kebijakan dan fasilitasi pelaksanaan penyajian dan layanan informasi administrasi kependudukan; e. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan program, dan dokumentasi kebijakan pengelolaan informasi administrasi kependudukan; dan f. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga direktorat Direktorat Pengembangan Kebijakan Kependudukan Direktorat Pengembangan Kebijakan Kependudukan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 814, mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil di bidang pengembangan kebijakan kependudukan. Gambar 4.6 Struktur Organisasi Direktorat Pengembangan Kebijakan Kependudukan (Sumber : Permendagri No. 41 Tahun 2010, 2010) Direktorat Pengembangan Kebijakan Kependudukan dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 906, menyelenggarakan fungsi: a. penyiapan perumusan kebijakan dan fasilitasi pelaksanaan pengarahan kuantitas penduduk; b. penyiapan perumusan kebijakan dan fasilitasi pelaksanaan pengembangan kualitas penduduk;

73 56 c. penyiapan perumusan kebijakan dan fasilitasi pelaksanaan penataan persebaran penduduk; d. penyiapan perumusan kebijakan dan fasilitasi pelaksanaan perlindungan dan pemberdayaan penduduk; e. pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan pengembangan wawasan kependudukan; dan f. pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga direktorat Direktorat Penyerasian Kebijakan dan Perencanaan Kependudukan Direktorat Penyerasian Kebijakan dan Perencanaan Kependudukan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 814, mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil di bidang penyerasian kebijakan dan perencanaan kependudukan. Gambar 4.7 Struktur Organisasi Direktorat Penyerasian Kebijakan dan Perencanaan Kependudukan (Sumber : Permendagri No. 41 Tahun 2010, 2010) Direktorat Penyerasian Kebijakan dan Perencanaan Kependudukan dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan perumusan kebijakan dan fasilitasi pelaksanaan indikator kependudukan; b. Penyiapan perumusan kebijakan dan fasilitasi pelaksanaan proyeksi penduduk; c. Penyiapan perumusan kebijakan dan fasilitasi pelaksanaan perencanaan kependudukan;

74 57 d. Penyiapan perumusan kebijakan dan fasilitasi pelaksanaan perencanaan kebijakan kependudukan dengan lembaga non pemerintah; e. Penyiapan perumusan kebijakan dan fasilitasi pelaksanaan penyerasian kebijakan kependudukan dengan lembaga pemerintah; dan f. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga direktorat. 4.4 Susunan Keanggotaan Koordinator Wilayah Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Berdasarkan Keputusan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor Dukcapil Tahun 2014 tentang Pembentukan Tim Fasilitasi dan Bimbingan Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan Tahun 2014, bahwa dalam rangka mendukung kelancaran dan optimalisasi penyelenggaraan Administrasi Kependudukan di daerah sesuai dengan kebijakan tentang Administrasi Kependudukan, sehingga perlu dilakukan fasilitasi dan bimbingan penyelenggaraan administrasi kependudukan. Tim fasilitasi atau Koordinator Wilayah ini bertanggung jawab kepada Sekretaris Ditjen Dukcapil dengan Pembina Menteri Dalam Negeri dan Pengarah Sekretaris Jenderal Kementerian Dalam Negeri dan Direktur Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Koordinator Wilayah Ditjen Dukcapil merupakan Tim yang dibentuk untuk memfasilitasi segala permasalahan yang ada di Kabupaten/Kota, sejak pembentukannya di tahun 2011 sampai dengan 2014 memiliki susunan Keanggotaan seperti pada gambar Setiap anggota Korwil yang terdiri dari Penanggung Jawab Kabupaten/Kota dan Penanggung Jawab Provinsi merupakan pegawai negeri sipil (PNS) Ditjen Dukcapil. Penanggung Jawab Provinsi bertanggung jawab atas pelaksanaan fasilitasi dan bimbingan penyelenggaraan Administrasi Kependudukan pada provinsi yang telah ditetapkan. Penanggung jawab Kabupaten/Kota bertanggung jawab atas pelaksanaan fasilitasi dan bimbingan penyelenggaraan Administrasi Kependudukan pada Kabupaten/Kota yang telah ditetapkan. Penanggung jawab Provinsi merupakan Pejabat setingkat eselon 4 (empat), sedangkan Penanggung Jawab Kabupaten/Kota merupakan staf Ditjen Dukcapil yang terdiri dari Direktorat Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan, Direktorat

75 58 Pendaftaran Penduduk, Direktorat Pencatatan Sipil, Direktorat Pengembangan Kebijakan Kependudukan, dan Direktorat Penyerasian Kebijakan dan Perencanaan Kependudukan. Gambar 4.8 Susunan Keanggotaan Korwil Ditjen Dukcapil (Sumber : Keputusan Menteri Dalam Negeri RI Nomor DUKCAPIL Tahun 2014)

76 59 BAB 5 ANALISIS DAN PERANCANGAN Pada Bab ini akan menjelaskan mengenai analisis dan desain kebutuhan knowledge management berdasarkan data yang telah dikumpulkan. Data dikumpulkan dengan metode kuesioner, wawancara dan studi dokumentasi. Langkah-langkah analisis kebutuhan KMS dilakukan sesuai dengan metode Fernandez dan Sabherwal (2010), untuk menggambarkan tipe organisasi dengan menggunakan Organization Culture Assesment Instrumen (Cameron & Quinn, 2006). Fitur-fitur sistem yang dihasilkan dibuat use case diagram dan activity diagram dengan menggunakan UML untuk kemudian dibuat rancangan tampilan KMS. 5.1 Analisis Data Data yang telah terkumpul melalui wawancara, kuesioner dan observasi dilakukan analisis untuk mengetahui antara lain faktor kontingensi, infrastruktur KM, dan proses KM yang ada saat ini. Pertanyaan pada kuesioner terbagi kedalam 3 (tiga) bagian, dibagian awal terdapat pertanyaan terkait data responden, pertanyaan dibagian pertama terkait penilaian terhadap faktor kontingensi pada organisasi, bagian kedua terkait penilaian terhadap proses KM yang ada saat ini dan bagian ketiga terkait budaya organisasi. Pada awal pertanyaan responden hanya mengisikan data terkait data responden sedangkan pertanyaan bagian I responden mengisi pertanyaan dan memilih salah satu jawaban, hasil dari kuesioner yang terkumpul dihitung jumlahnya dan dilakukan prosentase setiap jawaban. Pada pertanyaan bagian II menggunakan skala likert, dimana nilai untuk masing-masing jawaban dilakukan sistem pembobotan. Pada pertanyaan Bagian III dilakukan penilaian terhadap budaya organisasi, Responden mengisi nilai pada setiap bagian pertanyaan untuk kondisi saat ini 59

77 60 dan kondisi yang diinginkan sehingga masing-masing disetiap bagiannya berjumlah 100 poin. Kuesioner bertujuan untuk memetakan proses KM yang dibutuhkan pada penelitian ini (rancangan kuesioner terlampir), selain itu wawancara juga dilakukan kepada beberapa Pejabat di Lingkungan Ditjen Dukcapil Kemdagri, antara lain dilakukan wawancara kepada Tim ahli dan wawancara kepada beberapa anggota Korwil (isi transkrip terlampir). Kuesioner dibagikan kepada 150 Responden dan hanya 104 yang diisi dan dikembalikan, kuesioner ini dikhususkan bagi Anggota Korwil Ditjen Dukcapil. Jumlah kuesioner yang diolah pada penelitian ini berjumlah 104 kuesioner. 5.2 Identifikasi Faktor Kontingensi Identifikasi faktor kontingensi dilakukan dengan melihat karakteristik tugas, karakteristik pengetahuan, karakteristik organisasi dan karakteristik lingkungan. Faktor-faktor kontingensi dilakukan melalui kuesioner khususnya pada pertanyaan bagian I dan melalui wawancara. Berikut ini merupakan faktor-faktor kontingensi pada Ditjen Dukcapil Kementerian Dalam Negeri Identifikasi Karakteristik Tugas Karakteristik tugas terbagi dua yaitu ketidakpastian tugas (task uncertainty) dan ketergantungan tugas (task interdependence). Data mengenai Ketidakpastian tugas dan ketergantungan tugas pada Ditjen Dukcapil dilakukan melalui metode kuesioner. Informasi mengenai ketidakpastian tugas yaitu pada pertanyaan bagian I nomor 7, sedangkan mengenai ketergantungan tugas pada pertanyaan bagian I nomor 8. Hasil kuesioner terhadap ketidakpastian tugas menunjukan sering adanya perubahan pekerjaan yang mengakibatkan ketidakjelasan pekerjaan. Hal ini menunjukan ketidakjelasan pekerjaan di Ditjen Dukcapil adalah tinggi. Ketidakjelasan tersebut misalnya terkait beberapa kegiatan Korwil yang terkadang tumpang tindih dengan kegiatan di Subdit masing-masing pegawai, beberapa pimpinan mengeluarkan kebijakan yang berubah-ubah sehingga mengakibatkan perubahan pekerjaan khususnya bagi anggota Korwil yang sedang melakukan

78 61 pendampingan teknis. Data hasil kuesioner dan prosentase terhadap ketidakpastian tugas adalah sebagai berikut. Tabel 5.1 Hasil Tabulasi terhadap Ketidakpastian Tugas Task Uncertainty Kategori Jumlah Prosentase Sering terjadi 60 58% Jarang terjadi 44 42% Total % Komposisi perbandingan data diatas ditunjukkan pada gambar dibawah ini. Gambar 5.1 Prosentase Ketidakpastian tugas Hasil kuesioner terhadap ketergantungan tugas pada Ditjen Dukcapil Kemdagri diperoleh sebesar 53% memiliki banyak ketergantungan terhadap orang lain, dan 47% menyatakan hanya sedikit. Data tersebut menunjukkan bahwa tingkat ketergantungan tugas pada Ditjen Dukcapil adalah tinggi, hal ini ditunjukan pada data hasil tabulasi dibawah ini : Tabel 5.2 Hasil Tabulasi terhadap Ketrgantungan Tugas Task Interdependence Kategori Jumlah Prosentase Sedikit 49 47% Banyak 55 53% Total % Komposisi perbandingan data diatas ditunjukkan pada gambar dibawah ini.

79 62 Gambar 5.2 Prosentase Ketergantungan Tugas Identifikasi Karakteristik Pengetahuan Karakteristik pengetahuan dapat diidentifikasi melalui dua parameter yaitu kecenderungan eksplisit atau tasit dan kecenderungan prosedural atau deklaratif. Pertanyaan terkait kecenderungan pengetahuan yang bersifat eksplisit atau tasit terdapat dalam kuesioner pada pertanyaan bagian I nomor 5. Data hasil kuesioner pada Ditjen Dukcapil menunjukan 84% menjawab secara langsung atau tasit dan 16% menjawab melalui media atau eksplisit. Hasil kuesioner tersebut menunjukan kegiatan berbagi pengetahuan di Ditjen Dukcapil lebih banyak dilakukan secara langsung atau tasit seperti misalnya melalui bintek dan pelatihan bagi anggota Korwil. Hasil kuesioner tersebut ditunjukan pada tabel dibawah ini. Tabel 5.3 Kecenderungan Pengetahuan tacit/explicit Kecenderungan tacit/explicit Kategori Jumlah Prosentase Tacit 90 87% Explicit 14 13% Total % Hasil tabulasi diatas digambarkan pada gambar dibawah ini.

80 63 Gambar 5.3 Kecenderungan Tacit/explicit Identifikasi karakteristik pengetahuan lainnya yaitu adanya karakteristik pengetahuan dengan kecenderungan declarative atau procedural, hal ini terdapat pada pertanyaan bagian I nomor 4. Hasil kuesioner menunjukkan 13% dilakukan secara declarative dan 87% dilakukan secara procedural. Prosentase tersebut dapat disimpulkan bahwa anggota Korwil Ditjen Dukcapil melaksanakan pekerjaannya berdasarkan prosedur-prosedur yang telah ditentukan. Hasil kuesioner terhadap kecenderungan declarative atau procedural ditunjukan pada tabel dibawah ini. Tabel 5.4 Kecenderungan declarative/procedural Kecenderungan declarative/procedural Kategori Jumlah Prosentase Declarative 12 12% Procedural 92 88% Total % Hasil tabulasi diatas digambarkan pada gambar diagram dibawah ini.

81 64 Gambar 5.4 Kecenderungan Pengetahuan Declarative/Procedural Identifikasi Karakteristik Organisasi Karakteristik organisasi dapat diidentifikasi melalui ukuran organisasi, dan strategi bisnis organisasi tersebut Ukuran Organisasi Ditjen Dukcapil merupakan salah satu Direktorat Jenderal setingkat eselon 1 di Kementerian Dalam Negeri yang terdiri dari sekretaris Ditjen dan empat Direktorat. Jumah pegawai secara keseluruhan adalah 357 Pegawai, terdiri dari 192 pegawai pria dan 165 pegawai wanita. Menurut Baligh et al (1996) pada sebuah jurnal internasional yang berjudul Organizational consultant: Creating a useable theory for organizational design disebutkan organisasi memiliki ukuran besar maka struktur organisasi memiliki bentuk organisasi yang tersentralisasi, bersifat formal, mekanistik, memiliki kompleksitas yang baik, efektif dan efisien. Teori lainnya menyatakan organisasi dengan jumlah pegawai kurang dari 475 pegawai sebagai organisasi kecil, dan lebih dari 475 pegawai digolongkan sebagai organisasi besar (Miller et al, 1991). Berdasarkan hasil observasi Ditjen Dukcapil dalam hal ini termasuk kedalam organisasi kecil, Ditjen Dukcapil memiliki struktur hierarki organisasi dengan jenis desentralisasi, hal ini terlihat adanya pelimpahan kekuasaan dan pembuatan keputusan secara meluas kepada tingkatan tingkatan yang lebih rendah hal ini bertujuan untuk mengurangi beban atasan

82 65 dalam suatu tugas pekerjan yang berat atau tidak dapat dikerjakan sendiri, selain itu jumlah pegawai Ditjen Dukcapil kurang dari 475 orang dengan mempunyai formalisasi rendah dan jangkauan regional Strategi Bisnis Organisasi Strategi bisnis organisasi terbagi kedalam dua jenis, yaitu yang bersifat low cost dan differentiation. Sebagian besar Direktorat di Ditjen Dukcapil antara lain Direktorat Pendaftaran Penduduk (Dafduk), Direktorat Pencatatan Sipil (Capil), Direktorat Penyerasian Kebijakan dan Perencanaan, Direktorat Pengembangan Kebijakan dan Sekretaris Ditjen cenderung melaksanakan tugas sesuai dengan rencana kerja yang sudah ditetapkan, sedangkan Direktorat Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan (PIAK) cenderung untuk mencari inovasi dan peluang baru khususnya dibidang TI (berdasarkan wawancara dengan Bapak Ir. Bambang Basuki, Jumat, 24 Oktober 2014). Kondisi Ditjen Dukcapil sebagian besar memiliki rencana yang sudah ditetapkan, semua kegiatan yang dilakukan sama hanya materi yang berbeda. Oleh karena itu, strategi bisnis Ditjen Dukcapil dapat digolongkan memiliki strategi bisnis organisasi yang low cost yaitu bisnis organisasi yang menggunakan biaya rendah atau seminimal mungkin dan mencoba menjadi lebih efisien dengan tetap memberikan pelayanan yang terbaik Identifikasi Karakteristik Lingkungan Organisasi Karakteristik lingkungan organisasi bisa diketahui melalui beberapa kebijakan dan peraturan Pemerintah, kondisi ekonomi dan tingkat persaingan bisnis. Berdasarkan hasil observasi dan hasil wawancara dengan Kasubdit Kelembagaan Informasi Administrasi Kependudukan Ditjen Dukcapil Kemdagri adalah organisasi yang sebagian besar pegawainya telah memahami tugas, pokok dan fungsi di bagiannya masing-masing, khusus yang merangkap sebagai anggota Korwil juga tetap melaksanakan tugas dan pekerjaan sesuai tupoksi terlebih dahulu dengan tetap tidak mengesampingkan tugasnya sebagai anggota Korwil. Tugas dan pekerjaan yang dilakukan setiap pegawai Ditjen Dukcapil cenderung sama sepanjang tahunnya dengan memberikan pelayanan dan fasilitasi bidang kependudukan bagi Provinsi dan Dinas Kabupaten/ Kota.

83 66 Karakteristik lingkungan organisasi Ditjen Dukcapil sesuai dengan yang telah diuraikan diatas adalah dapat disimpulkan memiliki ketidakpastian lingkungan organisasi yang rendah dengan organisasi yang tergolong kondusif dan tidak ada persaingan bisnis. 5.3 Identifikasi Proses KM Berdasarkan Faktor Kontingensi Berdasarkan hasil identifikasi nilai-nilai faktor-faktor kontingensi diatas, dapat disimpulkan hasil penelitian pada tabel dibawah ini : Tabel 5.5 Hasil Identifikasi Faktor Kontingensi Faktor Kontingensi Task Uncertainty Task Independence Tacit/explicit Declarative/Procedural Ukuran Organisasi Strategi Bisnis Environmental Uncertainty Nilai High High Tacit Procedural Small Low cost Low Berdasarkan penilaian tersebut, dapat ditentukan proses KM yang bersesuian dengan faktor kontingensi. Penyesuaian tersebut dilakukan dengan memetakan nilai masing-masing faktor kontingensi dengan proses KM dalam tabel faktor kontingensi (Fernandez & Sabherwal, 2010).

84 67 Tabel 5.6 Pemetaan Nilai Faktor Kontingensi Dengan Proses KM Proses KM Faktor Combination Socialization Socialization Exchange Externalization Internalization Direction Routines Nilai kontingensi for knowledge for knowledge discovery sharing Ketidakpastian tugas Tinggi Rendah Tinggi ( ) Tinggi ( ) Rendah Rendah Rendah Tinggi ( ) Rendah Ketergantungan Tinggi/ Tinggi/ tugas Tinggi Tinggi ( ) Tinggi ( ) Tinggi ( ) Tinggi ( ) Rendah Rendah Rendah Rendah ( ) ( ) Explicit (E) atau Tacit (T) Tacit (T) E T ( ) T ( ) E T ( ) E T/E ( ) T/E ( ) Prosedural (P) atau Deklaratif P P/D ( ) P/D ( ) P/D ( ) P/D ( ) P/D ( ) P/D ( ) P ( ) P ( ) (D) Ukuran Kecil/ Besar Kecil Organisasi ( ) Kecil ( ) Kecil ( ) Besar Kecil/Besar ( ) Kecil/Besar ( ) Kecil ( ) Besar Strategi bisnis (Low Cost/LC) atau LC D D LC/D ( ) LC/D ( ) LC/D ( ) LC/D ( ) LC ( ) LC ( ) Differentiation (D) Ketidakpastian Lingkungan Rendah Tinggi Rendah ( ) Rendah ( ) Rendah ( ) Rendah ( ) Rendah ( ) Tinggi Tinggi

85 Identifikasi Prioritas Proses KM yang Dibutuhkan Proses identifikasi proses KM yang dibutuhkan dilakukan berdasarkan kesesuaian dengan masing-masing faktor kontingensi yang ada, yaitu dengan memberikan nilai pada masing-masing kategori. Pemberian nilai dilakukan dengan ketentuan, nilai yang tidak sesuai bernilai No, nilai yang sesuai atau diberi tanda yang berbeda dengan dua kemungkinan bernilai Ok. Sedangkan nilai yang sesuai atau diberi tanda yang berbeda dengan satu kemungkinan bernilai Yes. Pemberian nilai yang dilakukan dengan ketentuan Yes diberi nilai 1, Ok diberi nilai 0,5 dan No Diberi nilai 0. Tabel 5.7 merupakan analisis penilaian proses KM berdasarkan faktor kontingensi.

86 69 Faktor kontingensi Tabel 5.7 Analisis Penilaian Proses KM Berdasarkan Faktor Kontingensi Proses KM Nilai Combination Socialization Socialization Exchange Externalization Internalization Direction Routines for knowledge for knowledge discovery sharing Tinggi No Yes Yes No No No Yes No Ketidakpastian tugas Ketergantungan Tinggi Yes Yes Yes Yes No No Ok Ok tugas Explicit (E) atau Tacit (T) No Yes Yes No Yes No Ok Ok Tacit (T) Prosedural (P) atau P Ok Ok Ok Ok Ok Ok Yes Yes Deklaratif (D) Ukuran Organisasi Kecil Ok Yes Yes No Ok Ok Yes No Strategi bisnis LC No No Ok Ok Ok Ok Yes Yes (Low Cost/LC) atau Differentiation (D) Ketidakpastian Rendah No Yes Yes Yes Yes Yes No No Lingkungan Jumlah Yes Jumlah OK Jumlah No Total Nilai Kumulatif 2 5, ,5 2,5 5 3 Ket : Yes = 1 ; Ok = 0,5 ; No = 0

87 70 Langkah selanjutnya adalah menentukan prioritas proses KM, berdasarkan total nilai kumulatif yang kemudian diberikan urutan prioritas proses KM. Berdasarkan metode yang digunakan Fernandez dan Sabherwal (2010), urutan prioritas tertinggi terdiri dari tiga jenis, yaitu tinggi (skor lebih besar dari 5), sedang (skor lebih besar dari 3 dan kurang dari atau sama dengan 5), dan rendah (skor kurang dari atau sama dengan 3). Penelitian ini akan menggunakan urutan prioritas sedang kedalam urutan prioritas tinggi. Berdasarkan data pada tabel 5.7 diatas proses KM dengan nilai kumulatif tertinggi adalah Socialization for knowledge sharing, Socialization for knowledge discovery, Direction, Externalization, dan Exchange. Sedangkan yang memiliki nilai kumulatif rendah adalah Routines, Internalization, dan Combination. Tabel 5.8 Portfolio Prioritas Proses KM berdasarkan faktor kontingensi Proses KM Nilai Maksimal Prosentase Peringkat/prioritas Kumulatif skor (%) Combination Socialization for 5,5 6,5 84,6 2 knowledge discovery Socialization for knowledge sharing Exchange Externalization 3,5 5, Internalization 2,5 5,5 45,45 7 Direction ,33 3 Routines Pada tabel 5.8 diatas dapat disimpulkan bahwa proses KM yang paling dibutuhkan pada Ditjen Dukcapil adalah Socialization for Knowledge Sharing, Socialization for Knowledge Discovery, Direction, Externalization, dan Exchange, sedangkan proses KM dengan peringkat/prioritas terbawah adalah Routines, Internalization, dan Combination.

88 Identifikasi Proses KM saat ini Proses KM saat ini diidentifikasi dengan berdasarkan hasil kuesioner pada pertanyaan bagian II. Proses KM yang berjalan di Ditjen Dukcapil saat ini dinilai dengan menggunkan skala linkert, dimana nilai untuk masing-masing jawaban dapat dilihat pada tabel dibawah ini Tabel 5.9 Pembobotan Nilai Skala Linkert Skala Linkert Nilai Sangat Setuju 5 Setuju 4 Ragu Ragu 3 Tidak Setuju 2 Sangat Tidak Setuju 1 Hasil kuesioner pada pertanyaan bagian II diperoleh hasil tabulasi pemanfaatan proses KM yang ada saat ini adalah seperti pada gambar dibawah ini : Gambar 5.5 Tabulasi Tingkat Proses KM Saat Ini Nilai-nilai yang diperoleh berdasarkan jumlah nilai pada masing-masing proses maka dengan jumlah responden sebanyak 104 orang dapat diketahui skor ideal adalah 520, sehingga dapat diketahui prosentase dan peringkat hasil kuesioner proses KM yang ada saat ini sebagai berikut :

89 72 Tabel 5.10 Portofolio Kecenderungan Proses KM yang ada saat ini Proses KM Saat Nilai Maksimal Prosentase Peringkat ini Skor (%) Combination ,7 4 Socialization for knowledge ,3 7 discovery Socialization for knowledge sharing ,5 1 Exchange ,9 5 Externalization ,8 8 Internalization ,3 6 Direction Routines ,8 3 Berdasarkan tabel diatas terlihat bahwa kecenderungan proses KM yang ada saat ini di Ditjen Dukcapil yang paling banyak dimanfaatkan adalah Socialization for Knowledge Sharing, Direction, Routines, Combination dan Exchange, sedangkan untuk 3 (tiga) proses KM terbawah adalah Internalization, Socialization for Knowledge Discovery dan Externalization. Untuk mengetahui fasilitas terhadap proses KM yang ada saat ini di Ditjen Dukcapil, dapat dilihat pada tabel dibawah ini : Tabel 5.11 Identifikasi Fasilitas terhadap Proses KM Saat ini Fasilitas KM Nilai Nilai Maksimum Prosentase (%) Peringkat Combination ,3 2 Socialization for 7 knowledge ,4 discovery Socialization for 3 knowledge ,8 sharing Exchange ,4 4 Externalization ,4 8 Internalization ,8 5 Direction ,6 6 Routines ,5 1

90 73 Berdasarkan hasil kuesioner menunjukkan bahwa fasilitas pendukung proses KM saat ini telah mendukung proses KM untuk Routines, Combination, Socialization for Knowledge Sharing, Exchange, dan Internalization, sedangkan proses KM yang memiliki dukungan fasilitas yang rendah adalah Direction, Socialization for Knowledge Discovery, dan Externalization. 5.6 Identifikasi Proses Knowledge Management Tambahan Proses knowledge management tambahan dilakukan melalui pemetaan prioritas proses KM berdasarkan faktor kontingensi terhadap tingkat kebutuhan pengembangan proses KM saat ini. Untuk menentukan prioritas pengembangan menggunakan acuan teori dari Fernandez dan Sabherwal (2010). Pemetakan prioritas proses KM berdasarkan faktor kontingensi terhadap tingkat kebutuhan pengembangan proses KM yang ada saat ini menggunakan tabel prioritas seperti dibawah ini. Tabel 5.12 Kategori Prioritas Pengembangan Proses KM Tambahan Tingkat prioritas proses KM berdasarkan faktor kontingensi Tingkat kebutuhan pengembangan proses KM saat ini Tingkat prioritas pengembangan Tinggi Tinggi 1 Tinggi Rendah 2 Rendah Tinggi 3 Rendah Rendah 4 Berdasarkan tabel diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Jika kebutuhan proses KM adalah tinggi dan tingkat kecenderungan pemanfaatan saat ini tinggi, maka proses-proses tersebut menjadi prioritas pertama untuk dikembangkan. b. Jika kebutuhan proses KM adalah tinggi dan tingkat kecenderungan pemanfaatan saat ini rendah, maka proses-proses tersebut menjadi prioritas pengembangan kedua. c. Jika kebutuhan proses KM adalah rendah dan tingkat kecenderungan pemanfaatan saat ini tinggi, maka proses-proses tersebut menjadi pengembangan prioritas selanjutnya jika sumber daya tersedia.

91 74 d. Jika kebutuhan proses KM adalah rendah dan tingkat kecenderungan pemanfaatan saat ini rendah, maka proses-proses tersebut menjadi prioritas pengembangan terakhir (keempat). Pengembangan pada masing-masing tingkat prioritas pada tabel diatas diidentifikasi sebagai berikut : Tabel 5.13 Pemetaan Prioritas Pengembangan Prioritas Keterangan 1 Prioritas pertama yang akan dikembangkan 2 Dikembangkan setelah prioritas pertama 3 Dikembangkan jika sumber daya tersedia 4 Tidak dikembangkan (Sumber : Suprianto, 2014) Tahap selanjutnya adalah dengan memetakan prioritas proses KM berdasarkan faktor kontingensi terhadap tingkat kebutuhan pengembangan proses KM yang ada saat ini. Dalam menentukan proses mana saja yang yang dibutuhkan dalam proses pengembangan selanjutnya penulis menggunakan aturan yang dilakukan dalam penelitian Suprianto (2014) yaitu dengan mendefinisikan 4 (empat) kategori prioritas pengembangan seperti pada tabel 5.13 diatas, selanjutnya pada hasil analisis proses KM berdasarkan faktor kontingensi dan proses KM yang ada saat ini diklasifikasikan menurut tinggi dan rendahnya. Prioritas dikatakan tinggi jika berada dalam peringkat 1 (satu) sampai dengan 5 (lima), sementara dikatakan rendah yang berada pada peringkat 6 (enam) sampai dengan 8 (delapan) atau tiga terendah. Kemudian penulis mendefinisikan hasil pemetaan tersebut dengan melakukan perbandingan pada hasil proses analisis proses KM berdasarkan faktor kontingensi dan proses KM saat ini kedalam tabel pemetaan prioritas, sebelumnya dilakukan pengklasifikasian tinggi rendah kedalam tabel pemetaan prioritas tambahan. Berdasarkan aturan yang telah diuraikan diatas, selanjutnya melakukan klasifikasi setiap proses KM berdasarkan faktor kontingensi (tabel 5.8) dan hasil analisis kecenderungan proses KM yang sudah ada saat ini (tabel 5.10).

92 75 Tabel 5.14 Pemetaan Proses KM Berdasarkan Faktor Kontingensi dengan Proses KM Saat Ini Proses KM Tingkat prioritas proses KM berdasarkan faktor kontingensi Tingkat kebutuhan pengembangan proses KM saat ini Tingkat prioritas pengembangan Combination Rendah Tinggi 3 Socialization for knowledge discovery Tinggi Rendah 2 Socialization for knowledge Tinggi Tinggi 1 sharing Exchange Tinggi Tinggi 1 Externalization Tinggi Rendah 2 Internalization Rendah Rendah 4 Direction Tinggi Tinggi 1 Routines Rendah Tinggi 3 Prioritas pengembangan KMS dapat terlihat pada tabel 5.14 diatas, prioritas dengan tingkat prioritas pengembangan dengan urutan 1 atau proses KM yang memiliki prioritas tinggi di masing-masing aktivitas KM. Dengan demikian, prioritas pengembangan KMS pertama dalam penelitian ini antara lain Socialization For Knowledge Sharing, Exchange dan Direction, kemudian prioritas pengembangan kedua adalah proses Socialization for Knowledge Discovery, dan Eksternalization. Proses pengembangan ketiga atau yang paling rendah adalah Combination dan Routines, sedangkan proses yang tidak dikembangkan adalah Internalization. Tabel 5.15 Prioritas Pengembangan Proses KM Tambahan Proses KM Aktifitas KM Prioritas Pengembangan Discovery Capture Combination 3 Socialization for Knowledge discovery 2 Internalization 4 Eksternalization 2

93 76 Tabel 5.15 Prioritas Pengembangan Proses KM Tambahan (sambungan) Proses KM Aktifitas KM Prioritas Pengembangan Sharing Application Socialization for Knowledge Sharing 1 Exchange 1 Direction 1 Routines 3 Berdasarkan tabel diatas, sehingga dapat ditentukan prioritas pengembangan Knowledge Management System (KMS), maka proses yang akan dikembangkan adalah Socialization for Knowledge Sharing, Exchange, Direction, Socialization for Knowledge discovery dan Eksternalization. 5.7 Analisis Infrastruktur Knowledge Management Analisis infrastruktur KM terdiri dari identifikasi terhadap budaya organisasi, struktur organisasi, infrastruktur teknologi informasi, pengetahuan umum, dan lingkungan fisik Budaya Organisasi Analisis terhadap budaya organisasi dilakukan melalui metode kuesioner dan wawancara. Kuesioner dilakukan untuk memetakan budaya organisasi pada Ditjen Dukcapil. Wawancara dilakukan untuk mengetahui komitmen pimpinan dalam mendukung adanya knowledge management. Kesadaran individu masing-masing terhadap pentingnya knowledge management dinilai yang paling utama dalam mendukung proses belajar, menangkap informasi, berbagi pengetahuan maupun kesadaran akan pentingnya pengelolaan pengetahuan. Berdasarkan kuesioner kepada beberapa Pegawai khususnya bagi anggota Korwil Ditjen Dukcapil menyatakan bahwa pengetahuan merupakan hal yang penting dan perlu dikelola, pertanyaan terkait pentingnya pengetahuan tersebut terdapat pada pertanyaan bagian I nomor 1 dan 2. Berikut ini merupakan tabulasi hasil kuesioner mengenai pentingnya pengelolaan pengetahuan Ditjen Dukcapil.

94 77 Tabel 5.16 Tabulasi Pentingnya Kebutuhan Pengetahuan (KM) Kepentingan Pengetahuan Kategori Jumlah Prosentase Penting % Tidak Penting 0 0% Total % Berikut ini merupakan diagram yang menggambarkan pengelolaan kebutuhan KM di Ditjen Dukcapil yang keseluruhan menganggap pengetahuan merupakan hal yang penting dalam pekerjaannya. Gambar 5.6 Prosentase Kepentingan Pengetahuan Hasil kuesioner terhadap pentingnya pengetahuan untuk dikelola menunjukkan bahwa seluruh responden setuju agar pengetahuan penting untuk dikelola. Tabel 5.17 Tabulasi Kebutuhan Pengelolaan Pengetahuan Pengelolaan Pengetahuan Kategori Jumlah Prosentase Setuju % Tidak Setuju 0 0% Total % Berikut ini merupakan prosentase responden terhadap kebutuhan pengelolaan pengetahuan di Ditjen Dukcapil.

95 78 Gambar 5.7 Prosentase Kebutuhan Pengelolaan Pengetahuan Hasil kuesioner terhadap kebutuhan sistem untuk mengelola KMS terdapat pada pertanyaan bagian II nomor 6, sebesar 76,9% menjawab setuju adanya sistem untuk mengelola KM dan 23,1% menjawab tidak setuju. Berikut ini merupakan hasil tabulasi terhadap kebutuhan KMS Tabel 5.18 Kebutuhan KMS Kebutuhan KMS Kategori Jumlah Prosentase Setuju 80 76,9% Tidak Setuju 24 23,1% Total % Berikut ini merupakan gambar diagram terhadap kebutuhan KMS di Ditjen Dukcapil Gambar 5.8 Tingkat Kebutuhan KMS

96 79 Analisis terhadap tipe budaya organisasi yang dianalisis menggunakan Organizational Culture Assessment Instrumen (Cameron dan Quinn, 2006). Dari hasil kuesioner menunjukkan bahwa tipe budaya organisasi Ditjen Dukcapil saat ini adalah Hierarchy, sedangkan untuk tipe budaya organisasi yang diinginkan adalah Clan, hasil kuesioner seperti pada gambar dibawah ini : Gambar 5.9 Hasil Analisis OCAI Berdasarkan hasil kuesioner, tipe organisasi Ditjen Dukcapil saat ini adalah tipe hierarchy, menurut Cameron (2004) tipe hierarchy menandakan bahwa organisasi merupakan tempat yang formal dan terstruktur untuk bekerja, prosedur dan proses yang terdefinisi dengan baik dalam mengatur apa yang dilakukan. Selain itu, tipe organisasi hierarchy menggambarkan sebuah organisasi yang memfokuskan diri pada perbaikan internal dengan kebutuhan akan stabilitas dan kontrol, dalam jangka panjang fokus organisasi pada tipe ini adalah efisiensi, prediktabilitas dan stabilitas, hal ini penting dalam mempertahankan organisasi agar pekerjaan tetap berjalan lancar sesuai dengan perencanaan sebelumnya. Pada kondisi organisasi di masa yang akan datang, tipe organisasi Ditjen Dukcapil yang diharapkan berdasarkan hasil kuesioner adalah tipe clan. Tipe clan menandakan organisasi yang memiliki tempat yang ramah untuk bekerja, tempat

97 80 dimana orang-orang banyak berbagi dari diri mereka sendiri, sehingga menyerupai kondisi layaknya keluarga dengan teman-teman di tempat mereka bekerja. Selain itu, pimpinan dianggap sebagai contoh, pengarah, dan pelatih dengan memberikan contoh yang baik layaknya orang tua, organisasi diselenggarakan bersama atas dasar kesetiaan dan kolaborasi yang baik. Pada tipe organisasi clan memiliki komitmen yang tinggi, dalam jangka panjang menekankan keuntungan dari perkembangan individu serta moral individu itu sendiri menjadi hal yang penting; keberhasilan didefinisikan sebagai iklim internal dan kepedulian terhadap orang lain, organisasi mengutamakan kerja sama tim, partisipasi, dan konsensus (Cameron, 2004). Dalam menerapkan Knowledge Management tipe organisasi Clan sangat tepat untuk mengembangkan budaya sharing pengetahuan antar Pegawai, tipe organisasi yang cenderung kaku akan mempersulit menciptakan budaya dalam berbagi pengetahuan. Dukungan pimpinan sangat mempengaruhi perubahan budaya organisasi seperti karakteristik organisasi clan, hal ini dapat dilakukan dengan dukungan kebijakan, pembinaan oleh pimpinan serta pemberian reward dapat mengarahkan organisasi menciptakan budaya organisasi yang mendukung Knowledge Management dapat berjalan dengan baik (berdasarkan wawancara dengan Bapak Ir. Bambang Basuki, Jumat, 24 Oktober 2014). Pada hasil analisis identifikasi proses knowledge management tambahan diketahui bahwa proses KM untuk socialization for knowledge sharing memiliki peringkat pertama baik pada analisis proses KM saat ini (hasil prosentase 68,3%) dan hasil dari analisis faktor-faktor kontingensi lebih tinggi (hasil prosesntase 100%), hal ini menggambarkan bahwa budaya organisasi Ditjen Dukcapil saat ini kegiatan knowledge sharing masih kurang. Koordinasi antara Korwil dan Subdit cenderung kaku, Subdit memberikan batasan dalam memberikan pengetahuan, setiap ada permasalahan anggota Korwil harus memberikan surat maupun laporan terlebih dahulu. Sehingga dari hasil kuesioner responden mengganggap kegiatan socialization for knowledge sharing sangat penting. Ditjen Dukcapil saat ini yang cenderung hierarcy lebih sering mengadakan kegiatan rapat dan pelatihan, belum memberikan efektifitas dalam kegiatan berbagi secara dua arah, untuk kedepannya

98 81 dengan tipe organisasi clan yang diharapkan adalah sharing pengetahuan sudah tidak dalam bentuk rapat maupun pelatihan dikelas saja tapi bisa berupa diskusi dalam forum, , maupun chatting. Hasil analisis terhadap seluruh proses knowledge management yang ada pada Ditjen Dukcapil saat ini menunjukan proses KM yang terjadi saat ini sangat dipengaruhi oleh budaya organisasi, tipe budaya saat ini yang cenderung hierarchy memberikan gambaran sulitnya pegawai dalam mendapatkan pengetahuan/pengalaman maupun dokumen-dokumen penting yang dibutuhkan oleh Korwil Struktur Organisasi Salah satu hal penting dalam sebuah pengelolaan pengetahuan adalah struktur organisasi. Analisis mengenai atribut struktur organisasi dilingkungan Ditjen Dukcapil Kemdagri dilakukan terhadap struktur hierarki organisasi dan community of practices (CoP). Analisis struktur organisasi dilakukan melalui metode wawancara dan studi dokumentasi. Struktur organisasi Ditjen Dukcapil terdiri dari Sekretariat Ditjen dan 4 (empat) Direktorat, setiap Direktorat dipimpin oleh seorang Direktur, jenjang kebawahnya terdiri dari Kasubdit dan selanjutnya Kepala Seksi. Selain jabatan struktural terdapat juga jabatan fungsional seperti pranata komputer yang berada langsung dibawah Sekretaris Ditjen (SesDitjen), penjelasan secara rinci mengenai struktur organisasi dapat dilihat pada subbab 4.3. Berdasarkan hasil wawancara bahwa saat ini Ditjen Dukcapil belum memiliki sebuah community of practices secara terstruktur, tetapi menurut Kasubdit Kelembagaan Informasi Administrasi Kependudukan sebuah community of practices sangat diperlukan untuk kegiatan berbagi informasi maupun pengetahuan yang penting. Pembentukan jabatan khusus, maupun bidang baru dirasa belum perlu karena hal itu bisa dilakukan di Subdit Monitoring dan Evaluasi masing-masing Direktorat dan di bidang Kepegawaian untuk mengelola CoP.

99 Infrastruktur Teknologi Informasi Analisis terhadap infrastruktur teknologi informasi bertujuan untuk mengetahui informasi yang mempunyai hubungan dengan sistem manajemen pengetahuan. Infrastruktur teknologi informasi diperoleh dengan metode observasi dan wawancara, aspek yang dianalisis antara lain reach, depth, richness, dan aggregation (Fernandez & Sabherwal, 2010). 1. Reach. Aspek reach berhubungan dengan akses dan koneksi, di lingkungan Ditjen Dukcapil setiap perangkat komputer telah terhubung dengan jaringan internet dan intranet, melalui jaringan kabel maupun nirkabel, jaringan intranet tersebut menghubungkan seluruh subdit dan bidang di Ditjen Dukcapil. 2. Depth. Aspek depth berkaitan dengan bandwidth yang ada di Ditjen Dukcapil. Bandwidth yang ada saat ini sebesar 30Mbps yang dibagi-bagi berdasarkan segmen vlan serta content yang ada. Pembagian bandwidth tersebut menggunakan aplikasi bandwidth management. 3. Richness. Aspek richness mengacu pada kemampuan TI untuk menyediakan berbagai data, informasi, dokumen dan pengetahuan lainnya yang dimiliki Ditjen Dukcapil. Data dan informasi yang dimiliki Ditjen Dukcapil antara lain dokumen berupa data anggota Korwil, laporan-laporan anggota Korwil maupun laporan hasil kegiatan Korwil, dokumen SOP pelayanan kependudukan, dokumen kontak Dinas Dukcapil Kabupaten/Kota serta dokumen terkait kegiatan Korwil lainnya. 4. Aggregation. Aspek aggregation mengacu pada kemampuan teknologi informasi untuk menyimpan dan melakukan proses pengolahan terhadap data, informasi, dan pengetahuan yang ada dilingkungan Ditjen Dukcapil. Ditjen Dukcapil memiliki server yang digunakan untuk menyimpan data dan informasi. Basisdata yang digunakan untuk berbagai aplikasi adalah Oracle dan MySQL.

100 83 Ditjen Dukcapil hanya dalam satu gedung yang setiap bidang atau subdit telah terhubung jaringan internet maupun intranet, walaupun dibeberapa bagian tertentu fasilitas ini hanya dibatasi hanya untuk dua sampai dengan empat komputer saja. Berikut ini merupakan skema jaringan Ditjen Dukcapil Kemdagri. Gambar 5.10 Skema Jaringan Data Center dan kantor Ditjen Dukcapil Kalibata (Sumber : Arsip Subdit SIAK, 2014) Skema jaringan diatas menunjukan topologi jaringan Data Center Ditjen Dukcapil yang tersambung ke masing-masing ruangan di Ditjen Dukcapil dan ke Kabupaten/Kota. Jaringan terdiri dari jaringan intranet, internet dan juga jaringan yang menggunakan wifi. Dalam data center tersimpan server KMS yang akan menyimpan repository database KMS. Sedangkan skema jaringan untuk knowledge management system yang diaplikasikan dengan jaringan intranet maupun internet untuk setiap lantai di gedung Ditjen Dukcapil dijelaskan pada gambar dibawah ini :

101 84 Gambar 5.11 Skema Jaringan Intranet KMS Ditjen Dukcapil (Sumber : Arsip Subdit SIAK, 2014) Pengetahuan Umum Pengetahuan umum yang dimiliki organisasi bisa dalam bentuk tacit maupun explicit. Tempat penyimpanan pengetahuan terbagi kedalam tiga bagian yaitu people, artifact, dan organizational entities (Fernandez & Sabherwal, 2010). 1. People (manusia) Berdasarkan hasil wawancara, pengetahuan yang ada dilingkungan Ditjen Dukcapil salah satunya terdapat pada pegawai. Kegiatan utama yang dilakukan oleh Anggota Koordinator Wilayah yang memerlukan keahlian, pengetahuan, dan pengalaman antara lain : Tabel 5.19 Pengetahuan Tacit pada Pegawai No. Jenis pengetahuan Tacit 1. Pengetahuan yang diperoleh dari mengikuti kegiatan pelatihan, seminar, maupun bintek seperti pelatihan database Oracle, Cisco, dan pelatihan aplikasi yang berkaitan dengan pelayanan kependudukan lainnya.

102 85 Tabel 5.19 Pengetahuan Tacit pada Pegawai (sambungan) No. Jenis pengetahuan Tacit 2. Memelihara perangkat keras SIAK dan KTP-el 3. Pengelolaan database kependudukan, cara mengamankan data dan menganalisis data hasil pengolahan data semester kependudukan 4. Analisis pemanfaatan data warehouse KTP-el dan SIAK. 5. Pemberian bimbingan terkait pencetakan KTP-el 6. Troubleshooting terkait seluruh perangkat SIAK maupun perangkat KTPel yang bermasalah dan Pengelolaan jaringan yang bermasalah 7. Menemukan formula cepat untuk mendapatkan data penduduk yang diinginkan (script double click ) 8. Pengelolaan terkait anggaran perjalanan dinas dan anggaran Korwil lainnya 9. Analisis terhadap laporan Kabupaten/kota kemudian dijadikan laporan Korwil yang sesuai dengan tata naskah dinas Kementerian Dalam Negeri 10. Memberikan pembinaan terhadap Administrator Database Kabupaten/Kota. 11. Pengalaman berkomunikasi yang baik dengan Kabupaten/Kota dalam rangka penyelesaian masalah yang ada didaerah. 12. Penelaahan terhadap penyusunan anggaran terkait pelayanan kependudukan didaerah (penyesuaian APBD dan APBN) 2. Artifact (Artifak) Berdasarkan hasil observasi, pengetahuan yang berada pada artifak Ditjen Dukcapil berupa dokumen-dokumen yang terkait dengan pekerjaan/kegiatan yang dilakukan dalam memberikan fasilitasi bagi Kabupaten/Kota. Dokumen-dokumen tersebut diantaranya adalah : Tabel 5.20 Jenis-Jenis Artifak pada Ditjen Dukcapil No Jenis Artifact (Artifak) 1. Dokumen perundang-undangan dan kebijakan lainnya 2. Laporan perjalanan dinas Korwil

103 86 Tabel 5.20 Jenis-jenis Artifak pada Ditjen Dukcapil (sambungan) No Jenis Artifact (Artifak) 3. Laporan permasalahan teknis dan non teknis daerah 4. Laporan terkait kegiatan pendaftaran penduduk 5. Laporan terkait kegiatan pencatatan sipil 6. Laporan terkait kegiatan proyeksi data kependudukan 7. Laporan terkait profil data kependudukan 8. Laporan pemanfaatan pengelolaan data kependudukan 9. Laporan data kependudukan persemester 10. Laporan pengelolaan jarkomdat 11. Laporan perkembangan SIAK 12. Laporan hasil pelatihan/seminar/diklat 13. Dokumentasi Surat masuk / surat keluar (sumber : Arsip Ditjen Dukcapil, 2014) 3. Organizational entities (entitas organisasi) Pengetahuan pada entitas organisasi adalah pengetahuan yang berkaitan dengan entitas organisasi, seperti Standard Operational Procedure (SOP), Rencana Strategis (Renstra), Rencana Kerja dan standar pelayanan lainnya. Berdasarkan hasil wawancara, Ditjen Dukcapil memiliki 8 SOP terkait pelayanan Administrasi Kependudukan, yaitu : a. Standard Operational Procedure (SOP) Instalasi Aplikasi SIAK b. Standard Operational Procedure (SOP) Pemberian Hak Akses Aplikasi SIAK c. Standard Operational Procedure (SOP) Pelayanan Data d. Standard Operational Procedure (SOP) Pemberian Hak Akses Database e. Standard Operational Procedure (SOP) Penerbitan KTP Elektronik f. Standard Operational Procedure (SOP) Layanan Data dan Informasi Kependudukan g. Standard Operational Procedure (SOP) Konsolidasi Database di Pusat, dan h. Standard Operational Procedure (SOP) Dokumentasi Pengembangan Aplikasi SIAK

104 Lingkungan Fisik Analisis terhadap lingkungan fisik dilakukan dengan observasi dan kuesioner. Lingkungan fisik dapat membantu pengelolaan pengetahuan dengan memfasilitasi pegawai untuk bertemu dan membagi pengetahuan atau ide mereka. Hasil observasi yang telah dilakukan terdapat fasilitas pendukung untuk bekerja dan berbagi pengetahuan yaitu ruang rapat yang ada dilantai 3 dan di lantai 4, dilantai 3 terdapat 2 ruang rapat, ruang rapat di lantai 3 memiliki ruangan yang lebih besar yang dapat menampung pegawai dengan jumlah besar, sedangkan ruang rapat dilantai 4 biasanya dilakukan untuk berdiskusi. Ruang pelatihan terdapat dilantai 4, ruang pelatihan tersebut terdiri dari beberapa komputer dekstop dan satu server yang dapat menampung 30 pegawai. Berdasarkan hasil kuesioner untuk mengetahui fasilitas yang ada dalam mendukung kegiatan berbagi pengetahuan, diketahui bahwa fasilitas sudah cukup memadai untuk digunakan sebagai ruang rapat, berbagi pengetahuan, maupun untuk berdiskusi, hal tersebut terdapat pada pertanyaan dalam kuesioner bagian II nomor 3. Hasil dari kuesioner terhadap lingkungan fisik yang ada saat ini ditunjukan pada tabel Tabel 5.21 Hasil Tabulasi Fasilitas untuk Berbagi Pengetahuan Fasilitas untuk Berbagi Pengetahuan Kategori Jumlah Prosentase (%) Sudah Memadai 69 66% Belum Memadai 35 34% Total % Berdasarkan tabel diatas, maka diperoleh gambar 5.12 :

105 88 Gambar 5.12 Fasilitas Pendukung KM 5.8 Pengembangan Knowledge Management System (KMS), Mekanisme dan Teknologi KM yang dibutuhkan Pada tahap ini dilakukan pengembangan sistem knowledge management, hal ini dilakukan dengan melakukan identifikasi dan pemetaan terhadap teknologi knowledge management dan mekanisme knowledge management Pemetaan Teknologi Knowledge Management Pemetaan knowledge management dilakukan dengan melakukan observasi atau pengamatan langsung terhadap kegiatan dan pekerjaan yang ada di Ditjen Dukcapil, setelah itu dilakukan studi literatur untuk disesuaikan dengan prioritas proses KM yang telah diidentifikasi sebelumnya yaitu Socialization For Knowledge Sharing, Exchange, Direction, Socialization For Knowledge Discovery, dan Externalization. Pemetaan antara proses KM dan teknologi mengacu pada tabel pemetaan kebutuhan proses KM dengan mekanisme dan teknologi yang dikembangkan oleh Fernandez dan Sabherwal (2010) seperti pada tabel Sistem dan fitur yang dapat mendukung KM dilakukan dari hasil pemetaan proses KM kepada fitur KMS. Pada tabel 5.23 tidak semua fitur dipetakan sesuai teori dari Fernandez & Sabherwal (2010), tetapi terlebih dahulu dilakukan pemilihan fitur sesuai dengan resource yang dimiliki Ditjen Dukcapil, hal ini dilakukan melalui wawancara

106 89 kepada Bapak Mensuseno, SE., MA selaku Kepala Seksi Sistem Aplikasi untuk menentukan beberapa fitur yang dapat dipakai dengan resource yang tersedia Ditjen Dukcapil. Tabel 5.22 Pemetaan Kebutuhan Proses KM dengan Mekanisme dan Teknologi Proses KM Penjelasan Mekanisme Teknologi Combination Melakukan suatu Pertemuan (rapat), Database, akses Socialization for Knowledge Discovery Socialization for Knowledge Sharing kolaborasi untuk percakapan telepon, data berbasis web, menciptakan dokumen,pembuatan data mining, web pengetahuan baru dokumen. portal, best dari pengetahuan practices and yang sudah ada lessons learned. Adanya interaksi Rotasi pegawai antar Video conferencing, antar pegawai bagian/departemen, electronic dimungkinkan konferensi, discussion, terbentuknya sebuah brainstorming pengetahuan baru retreats, cooperative projects, initiation. Adanya interaksi Seminar, rapat, Video conferencing, antar pegawai untuk diskusi, konferensi, electronic berbagi pengetahuan pelatihan. discussion, , dan pengalaman expertise locator yang dimiliki system kepada pegawai lain Exchange Melakukan transfer Memo, user manual, Team collaboration pengetahuan eksplisit yang surat, presentasi. tools, akses data berbasis web, dimilikinya, dalam lesson learn system, hal ini dokumen akses data berbasis kepada pegawai lain web, expertise locator system Externalisasi Mengeluarkan pengetahuan yang Pemodelan, prototyping, best Expert system, grup chat, best practice, (Sumber : Fernandez & Sabherwal, 2010)

107 90 Tabel 5.22 Pemetaan Kebutuhan Proses KM dengan Mekanisme dan Teknologi (sambungan) Proses KM Penjelasan Mekanisme Teknologi tersimpan pada individu pegawai kedalam suatu artefak Internalisasi Melakukan proses Routines pembelajaran pengetahuan tersimpan Menggunakan dari yang pengetahuan yang ada didalam prosedur, peraturan dan proses kerja lainnya Direction Menggunakan fasilitas sarana yang ada pada organisasi menerima arahan/petunjuk melakukan pekerjaan. untuk dalam practice, learn. Belajar praktik, pengamatan lesson dengan pelatihan, langsung, pertemuan langsung. Standar (SOP), kerja, prosedur petunjuk kebijakankebijakan organisasi. Hubungan organisasi, desk, centers. hirarki Help support basis data lesson learn. Komunikasi berbasiskan komputer, al-based knowledge acquisition, computer simulation Expert based systems, enterprise resource planning management information systems. Capture systems, and transfer of Expert systems, (Sumber : Fernandez & Sabherwal, 2010) Dari uraian diatas, berdasarkan pedoman pemetaan kebutuhan proses KM dengan mekanisme dan teknologi yang dikembangkan oleh Fernandez & Sabherwal (2010) yang telah dilakukan perubahan berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Mensuseno, SE, MA selaku Kepala Seksi Sistem Aplikasi maka fitur KMS yang akan dikembangkan sesuai dengan analisis kebutuhan pengembangan proses KM dapat dilihat pada tabel 5.23.

108 91 Tabel 5.23 Pemetaan Proses KM ke Fitur KMS Proses KM Mekanisme KM dalam Organisasi Kebutuhan sistem Fitur KMS Socialization for Knowledge Pegawai melakukan interaksi antar Sistem dapat memfasilitasi Forum diskusi Sharing pegawai untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki pertukaran dokumen Sistem dapat memfasilitasi diskusi antar pegawai Chatting Exchange Pegawai dapat melakukan pertukaran Sistem dapat memfasilitasi Manajemen dokumen explicit knowledge yang dimiliki pertukaran dokumen antar Manajemen pegawai dalam hal ini transfer pegawai pengalaman/ dokumen kepada pengguna lain Sistem dapat memfasilitasi dalam bertukar pengalaman pengetahuan Direction Pegawai dapat menggunakan Sistem dapat memfasilitasi Help desk / FAQ fasilitas/sarana yang ada pada pengguna untuk memberikan (Frequently Asked organisasi untuk menerima ataupun menerima arahan/ Question) arahan/petunjuk dalam melakukan petunjuk. Forum diskusi pekerjaan. Sistem dapat memberikan fasilitasi kepada pegawai agar dapat bertanya kepada expert

109 92 Tabel 5.23 Pemetaan Proses KM ke Fitur KMS (sambungan) Proses KM Mekanisme KM dalam Organisasi Kebutuhan sistem Fitur KMS Socialization for Forum diskusi Pegawai dapat melakukan interaksi Sistem menyediakan dan Knowledge Discovery Chatting antar pegawai lainnya sehingga menampilkan fasilitas diskusi dimungkinkan terbentuknya sebuah dan memberikan komentar yang Video conference pengetahuan baru dilakukan pegawai Externalization Sistem dapat menyimpan Manajemen dokumen Pegawai dapat mengeluarkan pengalaman, dokumen, maupun Manajemen pengetahuan yang tersimpan pada pengetahuan berharga lainnya pengalaman individu pegawai kedalam suatu yang dimiliki oleh pegawai. Dokumentasi artikel artefak Grup chatting

110 93 Dari uraian tabel diatas dan hasil pembahasan mengenai prioritas pengembangan proses KM, maka dapat disimpulkan bahwa fitur-fitur yang dibutuhkan dalam pengembangan KMS pada Ditjen Dukcapil seperti pada tabel 5.21 dibawah ini : Tabel 5.24 Fitur-fitur Pengembangan KMS No. Fitur-fitur KMS 1. Manajemen Dokumen 2. Manajemen Pengalaman / Pengetahuan 3. Pencarian Dokumen / artikel / berita 4. Dokumentasi artikel 5. Forum diskusi 6. Chatting 7. FAQ (Frequently Asked Question) Video conference Untuk menentukan kebutuhan pengembangan KMS yang diinginkan oleh pengguna, maka penentuan dilakukan melalui metode kuesioner yang dilakukan kepada 30 responden yang mewakili masing-masing Korwil. Hasil tabulasi dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Gambar 5.13 Hasil tabulasi terhadap kuiesionerfitur KMS

111 94 Dari gambar diatas terlihat bahwa manajemen dokumen merupakan fitur yang paling banyak diharapkan oleh pengguna. Penelitian ini akan membatasi fitur-fitur yang dikembangkan, fitur-fitur yang dikembangkan memprioritaskan pada fitur dengan prosentase lebih dari 50%. Fitur-fitur yang dikembangkan pada penelitian ini antara lain manajemen dokumen, manajemen pengalaman/pengetahuan, pencarian dokumen/artikel/berita, dokumentasi artikel, forum diskusi, chatting dan FAQ (Frequently Asked Question). Proses yang akan dilakukan selanjutnya adalah melakukan pemetaan fitur-fitur KMS yang telah ditentukan sebelumnya terhadap ketersediaan aplikasi. Hasil pemetaan fitur KMS yang didapatkan terlihat pada tabel dibawah ini. No. Tabel Fitur-fitur KMS yang Dikembangkan Fitur KMS Aplikasi saat ini Rancangan KMS yang dikembangkan 1. Manajemen Dokumen Belum ada 2. Manajemen Pengalaman/Pengetahuan Belum ada 3. Pencarian dokumen/artikel/berita Belum ada 4. Dokumentasi artikel Belum ada 5. Forum diskusi Belum ada 6. Chatting Belum ada 7. FAQ (Frequently Asked Question) Belum ada Fitur KMS yang akan dikembangkan pada penelitian ini menjadi 6 fitur, dokumentasi artikel dalam KMS selanjutnya akan dikembangkan didalam manajemen pengalaman/pengetahuan., sehingga fitur yang dikembangkan pada KMS bagi Koordinator Wilayah Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah manajemen dokumen, manajemen pengalaman/pengetahuan, pencarian dokumen/artikel, berita, chatting dan FAQ (Frequently Asked Question). forum diskusi,

112 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis terhadap kebutuhan sistem dibagi menjadi dua yaitu : kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional mendeskripsikan kebutuhan-kebutuhan yang harus disediakan oleh sistem, kebutuhan fungsional tersebut adalah : 1. Manajemen dokumen Manajemen dokumen dilakukan untuk mengelola dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pekerjaan. Dokumen tersebut disimpan dalam sebuah database atau dalam sebuah repositori. Pengguna dapat melakukan pencarian terhadap dokumen yang dibutuhkan, selain itu pengguna dapat menyediakan tampilan untuk membaca dokumen secara online. Aktivitas lainnya yang dapat dilakukan pengguna antara lain pengguna bisa menambahkan dokumen, pegawai juga bisa mengunduh dokumen, menghapus, dan melakukan pengubahan dalam dokumen yang telah didokumentasikan. 2. Manajemen pengalaman/pengetahuan Dalam membantu anggota Korwil dalam menyelesaikan permasalahan dan kasuskasus yang ada selama melakukan pendampingan bagi Kabupaten/Kota, sistem harus dapat melakukan pengelolaan terhadap dokumen penting dan pengetahuan lainnya. Dalam melakukan pendokumentasian terhadap pengetahuan yang dimiliki oleh anggota Korwil, pegawai dapat memasukan artikel, pengalaman, ide, script- script pengelolaan database dan aplikasi, dokumen penting seperti laporan perjalanan dinas maupun laporan profil daerah, kumpulan berita, dan pengetahuan lainnya. pengguna lain juga dapat melakukan download artikel, sedangkan bagi pengguna yang mengunggah artikel dapat menghapus atau mengubah pengetahuan yang telah didokumentasikan.

113 96 3. Melakukan pencarian dokumen/artikel/berita Fasilitas pencarian harus dimiliki oleh sistem, sehingga memudahkan dalam proses pencarian dokumen, berita, artikel, maupun pengetahuan lainnya dengan menggunakan fasilitas searching. 4. Forum Dalam memfasilitasi dalam berbagi pengetahuan sistem harus dapat menampilkan forum diskusi. Aktifitas forum diskusi ini dapat dilakukan semua pengguna, pengguna dapat berpartisipasi dalam forum diskusi, memberikan komentar atau hanya membaca aktifitas forum diskusi pengguna lainnya. sistem nantinya dapat menampilkan diskusi yang tersimpan dan komentar yang sudah dibuat oleh pengguna sehingga suatu hari nanti ketika masalah serupa dihadapi oleh anggota Korwil, pengguna dapat dengan mudah mendapatkannya. 5. Chatting Untuk memudahkan pengguna dalam berkomunikasi baik antar perorangan maupun dengan grup Korwil sistem harus dapat memfasilitasi penggunanya dalam bentuk obrolan atau chatting. Chatting dapat dilakukan oleh semua pengguna, baik Pegawai, Administrator dan Tim Ahli. 6. Tanya Jawab (FAQ) Fitur ini memfasilitasi pengguna untuk mencari solusi dengan memberikan pertanyaan, dan melihat permasalahan yang sering ditanyakan Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan non fungsional mendefinisikan karakteristik yang merupakan kebutuhan untuk menunjang sistem dan merupakan kebutuhan yang merujuk pada sifat yang dimliki oleh sistem. Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Mensuseno, SE., MA selaku Kepala Seksi sistem aplikasi pada tanggal 12 desember 2014, beberapa kebutuhan non fungsional tersebut antara lain : 1. Kebutuhan operasional Sistem dapat memfasilitasi pengguna dalam memberikan kemudahan mengakses fitur-fitur KMS, maka sistem harus dapat diakses oleh pengguna dimanapun dan

114 97 kapanpun (selama 24 jam dalam 7 hari). Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, maka sistem dibuat berbasiskan web based dan disimpan didalam server sehingga pengguna dapat menggunakan web browser dari semua perangkat komputer yang terhubung jaringan intranet akan dapat langsung mengaksesnya. Selain itu pengguna juga dapat mengakses dari server di Dinas Kabupaten/Kota yang terhubung ke pusat, sehingga akan memudahkan melakukan akses ketika melakukan pendampingan teknis didaerah. 2. Kemudahan penggunaan sistem Tampilan sistem (user interface) harus dirancang untuk kemudahan dalam penggunaan sistem, tanpa harus diadakan pelatihan khusus terlebih dahulu diharapkan pengguna dapat dengan mudah mengoperasikannya. 3. Kebutuhan keamanan Untuk menjaga keamanan data dari ancaman yang datang dari pengguna lain, maka sistem harus dapat membuat mekanisme login bagi pengguna untuk keperluan autentifikasi untuk menghindarkan pihak-pihak yang tidak berkepentingan dalam menggunakan sistem tersebut. Sistem juga harus dapat terlindungi dari virus, hal ini dikarenakan kegitan berbagi dokumen (download dan upload) dapat dengan mudah menyebarkan virus, oleh karena itu sistem harus memiliki antivirus yang handal Use Case Diagram KMS Use case diagram yang akan dibangun merupakan hasil pemetaan proses KM ke fitur KMS yang telah diuraikan sebelumnya. Actor yang digambarkan dalam use case diagram merupakan pengguna KMS yang terdiri dari Pegawai yang merupakan Anggota Korwil, Tim expert, dan Administrator. Pegawai (Anggota Korwil) dapat melakukan aktivitas antara lain mengunggah dokumen, mencari dokumen, mengubah dokumen, membuat pertanyaan, melihat FAQ, mengisi forum, melihat berita, mencari berita, memberikan komentar dan melakukan chat. Administrator dapat mengelola pengguna, meng-input FAQ, dan meng-input berita. Tim expert dapat melakukan uji coba pengetahuan yang masuk kedalam KMS, tim expert tersebut terdiri dari orang-orang yang mengerti peraturan dan

115 98 kebijakan dalam hal ini bagian PerUndang-Undangan, pengelola aplikasi, pengelola database, jarkomdat, maupun troubleshooting komputer. Use case diagram dapat dilihat pada gambar Mencari dokumen/ artikel/berita Melihat artikel Memberikan komentar Mengubah artikel Melihat berita Membuat pertanyaan Melihat FAQ Mengunggah dokumen Pegawai (Anggota Korwil) Mengunggah artikel Mengisi forum Menambah topik forum Mengubah dokumen Melakukan chatt Validasi pengetahuan Tim Ahli Mengelola forum Meng-input FAQ Menjawab pertanyaan Administrator Menginput berita Mengelola pengguna Gambar 5.14 Use Case Diagram KMS Ditjen Dukcapil

116 Activity Diagram Activity diagram digunakan untuk menggambarkan alur kerja / proses bisnis dan urutan aktivitas yang terdapat dalam KMS. Berdasarkan use case diagram yang telah disusun, berikut adalah activity diagram untuk aktivitas yang dilakukan pada KMS Activity Diagram untuk Fitur Pencarian Dokumen/Artikel/Berita Urutan aktivitas ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur pencarian dokumen/artikel/berita yang terdapat pada KMS. Aktivitas ini dilakukan oleh pegawai, dengan mengetikan kata kunci maka dokumen/artikel/berita yang sudah dimasukan kedalam sistem dapat dibaca dan mengunduhnya jika diperlukan. Pegawai juga dapat memilih advance search untuk memudahkan pencarian agar dapat memilih kata kunci dengan lebih detail. Berikut ini merupakan activity diagram mencari dokumen/artikel/berita. Gambar 5.15 Activity Diagram pencarian Dokumen/Artikel/Berita Activity Diagram untuk Fitur Manajemen Dokumen Activity Diagram untuk Fitur Manajemen Dokumen merupakan urutan aktivitas untuk menggambarkan alur yang terjadi untuk mengakses fitur-fitur yang terdapat

117 100 pada manajemen dokumen yang terdiri dari mengunggah dokumen, dan mengubah dokumen. 1. Mengunggah dokumen Urutan aktivitas yang dilakukan oleh pegawai ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur mengunggah dokumen kedalam sistem. Sebelum menggunggah dokumen pengguna memilih file dokumen (tombol upload), sebelum di unggah pengguna harus mengisi nama dokumen, kategori dokumen selain itu file dapat diberikan kata kunci lalu menyimpan dokumen. Bagi pengguna yang telah menggunggah dokumen, pada fitur kategori dokumen pengguna yang mengunggah dokumen maka dapat pula mengubah dokumen yang telah di unggah dengan terlebih dahulu dilakukan uji coba oleh tim ahli, tetapi untuk pengguna lain hanya bisa melakukan download. Gambar 5.16 Mengunggah Dokumen 2. Mengubah dokumen Urutan aktivitas yang dilakukan oleh pegawai ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur mengubah dokumen kedalam sistem. Sebelum menggunggah dokumen pengguna memilih file dokumen (tombol upload), sebelum di unggah pengguna harus mengisi nama dokumen, kategori dokumen selain itu file dapat diberikan kata kunci lalu menyimpan dokumen, sebelum diunggah dilakukan uji coba oleh tim ahli.

118 101 Gambar 5.17 Activity Diagram fitur untuk mengubah dokumen Activity Diagram untuk Fitur Forum Activity Diagram untuk Fitur forum merupakan urutan aktivitas untuk menggambarkan alur yang terjadi untuk mengakses fitur-fitur yang terdapat pada forum yang terdiri dari membuat topik forum dan mengisi forum. 1. Membuat topik forum Pada activity diagram ini pengguna dalam hal ini pegawai dapat terlibat langsung dalam membuat topik forum yang akan didiskusikan. Topik-topik yang didiskusikan berkaitan dengan issue-issue yang ada seputar pekerjaan agar seluruh informasi dapat dilihat oleh semua anggota Korwil. Berikut ini merupakan activity diagram untuk membuat topik forum. Gambar 5.18 Membuat Topik Forum

119 Melihat forum/mengisi forum Pada activity diagram ini pengguna dalam hal ini pegawai, Tim ahli maupun Administrator dapat terlibat dalam forum yang didiskusikan. Pengguna dapat mengisi forum berupa pendapat, jawaban ilmiah, maupun sanggahan. Pengguna harus login terlebih dahulu baru dapat memilih dan mengisi forum. Berikut ini merupakan activity diagram untuk mengisi forum. Gambar 5.19 Mengisi Forum Activity Diagram Untuk Fitur Manajemen Pengalaman/Pengetahuan Untuk memudahkan dalam mendokumentasikan pengetahuan yang dimiliki oleh setiap pegawai, pegawai dapat memasukkan artikel yang berisi pengalaman meyelesaikan kasus permasalahan didaerah, permasalahan teknis, maupun permasalahan terkait pekerjaan lainnya yang dialami oleh pegawai, selain itu agar informasi pegawai terus terpenuhi pada fitur ini ditambahkan sistem untuk mengelola berita. Urutan aktivitas untuk menggambarkan alur yang terjadi untuk mengakses fitur-fitur yang terdapat pada manajemen pengalaman terdiri dari melihat artikel serta memberikan komentar terhadap artikel tersebut, menginput artikel dan mengubah artikel, menginput berita dan melihat berita. 1. Menginput artikel Urutan aktivitas ini menggambarkan alur untuk menginput artikel yang berisi pengalaman dalam bekerja, aktivitas ini dilakukan oleh pegawai. Berikut ini merupakan activity diagram menginput artikel.

120 103 Gambar 5.20 Menginput Artikel 2. Mengubah artikel Urutan aktivitas ini menggambarkan alur untuk mengubah artikel. Berikut ini merupakan activity diagram mengubah artikel. Gambar 5.21 Mengubah artikel 3. Memberikan komentar Urutan aktivitas ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur memberikan komentar terhadap artikel yang terdapat pada KMS. Aktivitas ini dilakukan

121 104 oleh pegawai, untuk mengetahui komentar, pendapat maupun kritik terhadap issue-issue yang berkembang. Berikut ini merupakan activity diagram memberikan komentar. Gambar 5.22 Memberikan Komentar 4. Menginput berita Urutan aktivitas ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur untuk menginput berita yang terdapat pada KMS. Aktivitas ini dilakukan oleh Administrator, dengan sebelumnya dilakukan uji coba terlebih dahulu oleh tim ahli maupun kepada Pejabat terkait. Berikut ini merupakan activity diagram menginput berita. Gambar 5.23 Menginput Berita

122 Melihat berita Urutan aktivitas ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur untuk melihat berita yang terdapat pada KMS. Aktivitas ini dilakukan oleh pegawai, pegawai dapat langsung memilih topik berita, selanjutnya memilih berita yang diinginkan. Berikut ini merupakan activity diagram melihat berita Gambar 5.24 Melihat Berita Activity Diagram untuk Fitur Tanya Jawab (FAQ) Sistem harus dapat memfasilitasi kegiatan tanya jawab dengan tim ahli maka KMS untuk anggota Korwil Ditjen Dukcapil memiliki fitur tanya jawab, hal ini untuk memudahkan meyelesaikan kasus permasalahan didaerah, permasalahan teknis, maupun permasalahan terkait pekerjaan lainnya yang dialami oleh pegawai. urutan aktivitas untuk menggambarkan alur yang terjadi untuk mengakses fitur-fitur Tanya jawab terdiri dari membuat pertanyaan, menjawab pertanyaan, dan melihat FAQ. 1. Membuat Pertanyaan Urutan aktivitas ini menggambarkan alur untuk membuat pertanyan yang berhubungan dengan kegiatan Korwil, maupun terkait pekerjaan lainnya, aktivitas ini dilakukan oleh pegawai. Berikut ini merupakan activity diagram membuat pertanyaan.

123 106 Gambar 5.25 Membuat Pertanyaan 2. Activity Diagram untuk Fitur Menjawab Pertanyaan Urutan aktivitas ini menggambarkan alur untuk menjawab pertanyaan yang diberikan oleh pegawai, jawaban pertanyaan akan diuji coba dengan tim ahli terlebih dahulu sebelum diinput kedalam sistem. aktivitas ini dilakukan oleh administrator. Berikut ini merupakan activity diagram menjawab pertanyaan. Gambar 5.26 Menjawab Pertanyaan 3. Activity Diagram untuk Fitur Melihat FAQ Urutan aktivitas ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur melihat FAQ yang terdapat pada KMS, aktivitas ini dilakukan oleh Pegawai. Pengguna dalam

124 107 hal ini pegawai dapat melihat semua pertanyaan dan jawaban yang sering ditanyakan. Berikut ini merupakan activity diagram menjawab pertanyaan. Gambar 5.27 Melihat FAQ Activity Diagram untuk Fitur Chatting 1. Melakukan chatting Aktivitas ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur untuk melakukan chatting. Aktivitas ini dapat dilakukan oleh pengguna dengan pengguna lainnya, pengguna memilih pengguna lainnya untuk saling mengirim chat. Berikut ini merupakan activity diagram untuk chatting Gambar 5.28 Fitur Chatting Activity Diagram untuk Fitur validasi pengetahuan Aktivitas ini menggambarkan alur untuk melakukan validasi terhadap pengetahuan/artikel, dokumen, ataupun jawaban yang akan diunggah ke KMS

125 108 oleh Tim ahli. Pengelolaan untuk validasi ini dilakukan oleh Tim ahli sesuai bidangnya masing-masing, sebelum dilakukan validasi oleh tim ahli maka dokumen, pengetahuan, maupun setiap jawaban yang diberikan pada sistem tidak dapat diinput oleh pegawai. Berikut ini merupakan activity diagram untuk fitur validasi pengetahuan. Gambar 5.29 Activity diagram pengelolaan validasi pengetahuan Activity Diagram untuk Fitur Mengelola Pengguna Aktivitas ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur untuk melakukan pengelolaan pengguna. Pengelolaan pengguna hanya dilakukan oleh administrator, administrator memiliki aktivitas untuk menambahkan pengguna baru, menambahkan pengguna kedalam sebuah grup Korwil, dan menghapus pengguna. Berikut ini merupakan activity diagram untuk fitur pengelolaan pengguna. Gambar 5.30 Fitur Mengelola Pengguna

126 Perancangan Arsitektur KMS Perancangan arsitektur KMS Ditjen Dukcapil terdiri dari fitur-fitur yang akan dikembangkan dalam mendukung proses KM yang sesuai dengan hasil analisis yang telah dipetakan sebelumnya, berikut ini merupakan model KMS disarankan untuk mendukung Anggota Korwil dalam melakukan pendampingan teknis pelayanan administrasi Kependudukan bagi Kabupaten/Kota. Gambar 5.31 Arsitektur Model KMS Anggota Korwil Ditjen Dukcapil 5.13 Perancangan Infrastruktur KMS Perancangan infrastruktur untuk KMS untuk anggota Korwil Ditjen Dukcapil menggunakan infrastruktur yang sudah ada di Ditjen Dukcapil. Infrastruktur yang digunakan antara lain adalah jaringan intranet yang telah tersedia, pengelolaan keamanan jaringan komputer memanfaatkan keamanan jaringan yang saat ini telah ada seperti adanya firewall, sedangkan spesifikasi kebutuhan hardware dapat dilihat pada tabel dibawah ini. Tabel 5.26 Kebutuhan Hardware No. Perangkat Kebutuhan minimum Kebutuhan Server 1. Prosesor server Intel xeon (6 core) 2. Memory / RAM 12 GB 3. Harddisk 2 x 300 GB

127 110 Tabel 5.26 Kebutuhan Hardware (sambungan) No. Perangkat Kebutuhan minimum Kebutuhan client 1. Prosesor Intel Pentium 4 2. Memory / RAM 512 Mb 3. Harddisk 80 GB Kebutuhan minimal software yang harus dimiliki server diantaranya minimal menggunakan sistem operasi windows server 2003 sedangkan sistem operasi untuk client adalah windows XP. Aplikasi yang akan digunakan adalah menggunakan PHP dan database MySQL. Server dan setiap masing-masing client juga akan dilengkapi dengan antivirus Perancangan Basis Data Rancangan basisdata KMS akan dikembangkan menjadi dua belas tabel yaitu pengguna, group korwil, dokumen, berita, forum, artikel, Tanya jawab, chatting, pengalaman, kategori pengalaman, kategori berita, kategori Tanya jawab, dan kategori dokumen. Gambar 5.32 Rancangan Basis Data

128 Rancangan Tampilan Knowledge Management System 1. Rancangan tampilan halaman utama Tampilan Knowledge Management System terdiri dari halaman login, halaman utama, halaman pengelolaan dokumen, halaman pengelolaan artikel, halaman forum diskusi,kumpulan berita, halaman FAQ, dan halaman untuk chatting. Halaman muka merupakan ringkasan gabungan dari semua fitur yang ada, seperti kumpulan berita, kumpulan artikel, forum diskusi dan chatting. Berikut ini merupakan rancangan tampilan halaman utama Knowledge Management System bagi anggota Korwil Ditjen Dukcapil Kementerian Dalam Negeri. Gambar 5.33 Rancangan Halaman Utama KMS 2. Rancangan Tampilan Halaman Pencarian Untuk memudahkan pengguna dalam menemukan file dokumen/artikel dan berita maka sistem menyediakan fitur pencarian. Berikut ini rancangan tampilan halaman pencarian.

129 112 Gambar 5.34 Rancangan halaman Pencarian 3. Rancangan tampilan halaman pengelolaan dokumen Berikut ini merupakan salah satu rancangan tampilan untuk menampilkan beberapa kategori dokumen yang tersimpan kedalam sistem, sehingga pegawai dapat langsung mengunduh file yang diperlukan. Gambar 5.35 Rancangan Tampilan Kategori Dokumen Dalam fitur pengelolaan dokumen juga menyediakan menu untuk mengunggah dokumen, dokumen tersebut dapat diunggah oleh seluruh pengguna dengan terlebih dahulu dilakukan uji coba oleh Tim Ahli. Berikut ini merupakan gambar rancangan tampilan untuk mengunggah dokumen.

130 113 Gambar 5.36 Rancangan tampilan menu tambah dokumen Fitur pengelolaan dokumen dapat digunakan untuk menyimpan arsip-arsip penting terkait pekerjaan atau kegiatan, berikut ini merupakan contoh untuk menambahkan dokumen berupa laporan. Gambar 5.37 Contoh Menambahkan Dokumen Pengguna yang telah mengunggah dokumen dapat melakukan pengubahan dokumen, berikut ini rancangan tampilan untuk mengubah dokumen.

131 114 Gambar 5.38 Rancangan tampilan mengubah dokumen 4. Rancangan tampilan halaman pengelolaan pengalaman/pengetahuan Pengelolaan pengetahuan pada knowledge management system terdiri dari artikelartikel berisi pengalaman maupun pengetahuan penting terhadap organisasi. Artikel yang akan diunggah harus melalui uji coba Tim Ahli terlebih dahulu. Fitur ini dapat diakses oleh seluruh pengguna, dan dapat dilakukan edit hanya bagi yang mengunggah. Berikut ini merupakan tampilan manajemen pengetahuan. Gambar 5.39 Rancangan tampilan kategori pengalaman/pengetahuan Pada pengelolaan pengetahuan ini KMS memfasilitasi bagi semua penggunanya untuk sharing pengetahuan yang dimiliki. Pengguna dapat menambahkan artikel

132 115 yang didapatkan kedalam sistem. Berikut ini merupakan tampilan untuk menambahkan artikel. Gambar 5.40 Rancangan tampilan tambah artikel Pengguna dapat memberikan komentar terhadap setiap artikel yang diunggah, Komentar dapat terlihat pada file yang dipih untuk diberikan komentar berikut ini tampilan untuk memberikan komentar artikel. Gambar 5.41 Rancangan Tampilan Memberikan Komentar Artikel Pada halaman berita berisi kumpulan informasi terkait berita nasional, berita daerah, maupun berita komponen. Rancangan tampilan kumpulan berita dibuat dengan menggunakan class slide sehingga tampilan topik berita ditampilkan secara bergerak. Untuk melihat salah satu berita secara keseluruhan, pengguna

133 116 dapat mengklik link sehingga berita dapat dilihat secara menyeluruh. Berikut ini merupakan rancangan tampilan untuk kumpulan berita. Gambar 5.42 Rancangan Halaman berita Rancangan tampilan untuk menambah berita terlihat pada gambar dibawah ini Gambar 5.43 Rancangan Tampilan Tambah Berita 5. Rancangan tampilan halaman pengelolaan forum Pengelolaan forum terdiri dari membuat topik forum baru dan memberikan komentar atau opini terhadap topik forum. Topik forum dapat dibuat oleh pengguna dalam hal ini pegawai. Berikut ini rancangan tampilan membuat topik forum baru.

134 117 Gambar 5.44 Rancangan tampilan membuat topik forum Berikut ini merupakan tampilan dari beberapa topik yang diinputkan dan telah diberikan view dan replies dari pengguna lain. Gambar 5.45 Rancangan tampilan topik-topik diskusi 6. Rancangan tampilan halaman pengelolaan FAQ Pada fitur Tanya jawab pengguna dapat melihat FAQ yang sudah diinput kedalam sistem, yang berisi pertanyaan yang sering muncul beserta jawabannya.

135 118 Gambar 5.46 Rancangan halaman lihat FAQ Sedangkan rancangan untuk fitur membuat pertanyaan pengguna harus menginputkan topik pertanyaan dan pertanyaan. Berikut ini merupakan rancangan tampilan KMS untuk membuat pertanyaan. Gambar 5.47 Rancangan halaman membuat pertanyaan Fitur bagi administrator untuk mengelola Tanya jawab ini adalah memberikan jawaban yang telah dilakukan uji coba kepada Tim Ahli, untuk selanjutnya Administrator menginputkan jawaban kedalam KMS 7. Rancangan tampilan halaman chatting Pengguna dapat melakukan chatting dengan terlebih dahulu melihat pengguna dengan status online, setelah itu pengguna baru dapat melakukan chatting. Berikut