UNIVERSITAS INDONESIA MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM DI KEMENTERIAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KARYA AKHIR WULAN ASRI MEIDYASARI

Transkripsi

1 UNIVERSITAS INDONESIA MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM DI KEMENTERIAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KARYA AKHIR WULAN ASRI MEIDYASARI FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JANUARI 2013

2 UNIVERSITAS INDONESIA MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM DI KEMENTERIAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KARYA AKHIR Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi WULAN ASRI MEIDYASARI FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JANUARI 2013

3 HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS Karya Akhir ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar. Nama : Wulan Asri Meidyasari NPM : Tanda Tangan : Tanggal : 28 Desember 2012 ii

4 HALAMAN PENGESAHAN Karya Akhir ini diajukan oleh : Nama : Wulan Asri Meidyasari NPM : Program Studi : Magister Teknologi Informasi Judul Karya Akhir : Model Knowledge Management System di Kementerian Pemuda dan Olahraga Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia. DEWAN PENGUJI Pembimbing : Dr. Indra Budi ) Penguji : Heri Kurniawan, S.Kom., M.Kom ( ) Penguji : Putu Wuri, M.Sc ( ) Ditetapkan di : Jakarta Tanggal : 18 Januari 2013 iii

5 KATA PENGANTAR Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT karena rahmatnya saya dapat menyelesaikan Karya Akhir ini yang berjudul Model Knowledge Managemement System di Kementerian Pemuda dan Olahraga. Penulisan Karya Akhir ini dilakukan untuk memenuhi salah satu syarat dalam mencapai gelar Magister Teknologi Informasi di. Saya menyadari sangatlah sulit bagi saya menyelesaikan penelitian ini tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu, saya mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada: 1. Kementerian Komunikasi dan Informatika yang telah memberikan beasiswa pada penulis. 2. Dr. Indra Budi selaku Pembimbing Karya Akhir atas bimbingannya dalam menyusun Karya Akhir ini. 3. Heri Kurniawan, S.Kom., M.Kom. dan Putu Wuri, M.Sc. sebagai dosen penguji. 4. Dosen-dosen MTI UI yang telah memberikan ilmu pada penulis. 5. Kedua Orang Tua dan adik saya atas dukungannya selama ini. 6. Staf MTI UI yang telah membantu penulis selama berada di MTI UI 7. Teman-Teman MTI-UI Khususnya Kelas GCIO 2011SA. 8. Semua pihak yang telah membantu penulis yang menyelesaikan karya akhir. Jakarta, Desember 2012 Penulis iv

6 PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Sebagai sivitas akademik, saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Wulan Asri Meidyasari NPM : Program Studi : Magister Teknologi Informasi Departemen : - Fakultas : Ilmu Komputer Jenis Karya : Karya Akhir Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusice Royalty- Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul: Model Knowledge Management System di Kementerian Pemuda dan Olahraga Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Noneksklusif ini berhak menyimpan, mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database). Merawat, dan mempublikasikan karya akhir saya tanpa meminta izin dari saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di : Jakarta Pada tanggal : 28 Desember 2012 Yang menyatakan (Wulan Asri Meidysari) v

7 ABSTRAK Nama Program Studi Judul : Wulan Asri Meidyasari : Magister Teknologi Informasi : Model Knowledge Management System di Kementerian Pemuda dan Olahraga Penentuan model KMS yang sesuai di Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga dibutuhkan karena banyak data dan informasi yang tersimpan masih dalam bentuk tacit knowledge pada pegawai tidak tetap. Selain itu, banyak sumber pengetahuan yang ada belum diubah menjadi pengetahuan, menyulitkan pegawai dalam mencari informasi dalam waktu yang singkat yang dibutuhkan untuk mendukung kinerja, turn over pegawai kementerian yang cukup tinggi, menuntut proses pembelajaran yang lebih cepat agar pencapaian tujuan organisasi tidak terhambat. Permasalahan pada penelitian ini adalah bagaimana model KMS yang sesuai di Sekretariat Kemenpora. Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metodologi yang dikembangkan oleh Fernandez. Hasil penelitian ini adalah prioritas utama pengembangan proses-proses knowledge management system di sekretariat Kemenpora adalah knowledge discovery, internalisasi dan eksternalisasi. Prioritas proses KM ini nantinya didukung oleh proses KM yang lain yaitu, sosialisasi untuk knowledge sharing, routines, exchange, kombinasi dan direction. Fitur yang mendukung proses KM tersebut adalah pengelolaan dokumen, knowledge management, forum diskusi, chatting, pencarian pengetahuan dan pencarian dokumen. Kata Kunci : knowledge management, knowledge management system, tacit knowledge, turn over. vi

8 ABSTRACT Name Study Program Title : Wulan Asri Meidyasari : Magister Teknology Informasi : Model of Knowledge Management System in Ministry of Youth and Sports Determination an appropriate model of KMS in the Ministry of Youth and Sport Secretariat needed because lot of data and information is still stored in the form of tacit knowledge in the non-permanent employees. In addition, many sources of knowledge that have not yet transformed into knowledge, difficult employee in finding information in a short time is needed to support the performance, employee turnover is quite high ministry, demanding a faster learning process that is not hindered achievement of organizational goals. The problem in this research is how to model the appropriate KMS Kemenpora Secretariat. The methodology used in this research is a Fernandez methodology. Results of this research a top priority the development of the processes of knowledge management system in the secretariat Kemenpora is knowledge discovery, internalization and eksternalization. Priority KM process later supported by other KM processes, knowledge sharing, routines, exchange, combination and direction. Features that support the KM process is a document management, knowledge management, discussion forums, chat, document search and knowledge search. Kata Kunci : knowledge management system, tacit knowledge, turn over. vii

9 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS... ii HALAMAN PENGESAHAN... iii KATA PENGANTAR... iv HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS... v ABSTRAK... vi DAFTAR ISI... viii DAFTAR GAMBAR... x DAFTAR TABEL... xii DAFTAR LAMPIRAN... xiii BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Permasalahan Manfaat Tujuan Penelitian Batasan Penelitian... 6 BAB II LANDASAN TEORI Data, Informasi dan Knowledge Lokasi Penyimpanan Knowledge Teori Knowledge Management Faktor Yang Mempengaruhi Knowledge Management Analisis Tabel Faktor Kontingensi Pendekatan Implementasi Unified Modeling Languange Penelitian Sebelumnya BAB III METODOLOGI PENELITIAN Alur Penelitian Metode Pengumpulan Data viii

10 3.3 Metode Sampling Perhitungan Nilai Terboboti BAB IV PROFIL ORGANISASI Profil Organisasi Visi dan Misi Organisasi Struktur Organisasi Kegiatan Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga BAB V PEMBAHASAN Identifikasi Faktor Kontingensi Analisis Karakteristik Tugas Analisis Karakteristik Pengetahuan Analisis Karakteristik Organisasi dan Lingkungan Identifikasi Proses KM Berdasarkan Faktor Kontingensi Prioritas Proses KM Yang Dibutuhkan Identifikasi Proses KM Saat Ini Identifikasi Proses KM Tambahan Yang Dibutuhkan Analisis Infrastruktur KM Kultur Organisasi Struktur Organisasi Infrastruktur Teknologi Informasi Pengetahuan Umum Mengembangkan Sistem, Mekanisme dan Teknologi KM Yang Dibutuhkan Use Case Diagram Activity Diagram Interface KMS Uji Coba Prototype System KMS Implikasi Penelitian BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA ix

11 DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Kerangka Kerja Knowledge Management Pada Reformasi Birokrasi... 2 Gambar 1.2 Statistik Pegawai Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga... 4 Gambar 2.1 Lokasi Penyimpanan Pengetahuan... 9 Gambar 2.2 SECI Model Gambar 2.3 Knowledge Management Process Gambar 2.4 Detail Knowledge Management Solution Gambar 3.1 Alur Penelitian Gambar 4.1 Struktur Organisasi Kemenpora Gambar 4.2 Struktur Organisasi Sekretariat Kemenpora Gambar 4.3 Bisnis Proses Sekretariat Kemenpora Gambar 5.1 Karakteristik Tugas Gambar 5.2 Karakteristik Pengetahuan Gambar 5.3 Topologi Jaringan Kemenpora Gambar 5.4 Tingkat kesiapan Infrastruktur Gambar 5.5 Fitur Harapan pada KMS Gambar 5.6 Use Case Diagram Gambar 5.7 Activity Diagram Mengelola Pengetahuan Gambar 5.8 Activity Diagram Mengelola Dokumen Gambar 5.9 Activity Diagram Mencari Pengetahuan Gambar 5.10 Activity Diagram Mencari Dokumen Gambar 5.11 Activity Diagram Forum Diskusi Gambar 5.12 Activity Diagram Chatting Gambar 5.13 Activity Diagram Mengelola Pengguna Gambar 5.14 Gambar Halaman Login Gambar 5.15 Gambar Halaman Utama Gambar 5.16 Gambar Halaman Tambah Pengetahuan Gambar 5.17 Gambar Halaman Ubah Pengetahuan x

12 Gambar 5.18 Gambar Halaman Tambah Dokumen Gambar 5.19 Gambar Jenis Dokumen Pada Halaman Tambah Dokumen Gambar 5.20 Gambar Halaman Ubah Dokumen Gambar 5.21 Gambar Halaman Mencari Dokumen Gambar 5.22 Gambar Halaman Mencari Pengetahuan Gambar 5.23 Gambar Halaman Buat Topik Diskusi Gambar 5.24 Gambar Halaman Ubah Forum Diskusi Gambar 5.25 Gambar Halaman Ubah Komentar Gambar 5.26 Gambar Halaman Tambah Pengguna Gambar 5.27 Gambar Halaman Ubah Pengguna Gambar 5.28 Gambar Halaman Chatting Gambar 5.29 Gambar Halaman Hubungi Kami xi

13 DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Delapan Area Perubahan dan Kebutuhan Pengetahuan Dalam Setiap Area Perubahan... 3 Tabel 2.1 Perbedaan Metodologi Knowledge Management Tabel 2.2 Faktor Kontingensi Tabel 2.3 Analisis Prioritas Kebutuhan Proses KM Tabel 2.4 Pengaruh Karakteristik Organisasi dan Karakteristik Lingkungan Terhadap Proses KM Tabel 2.5 Ringkasan Studi Literatur Pada Penelitian Sebelumnya Tabel 3.1 Jumlah Populasi Pada Sekretariat Kemenpora Tabel 3.2 Jumlah Sampel Minimal Pada Setiap Biro Tabel 3.3 Jumlah Sampel Penelitian Pada Setiap Biro Tabel 3.4 Nilai Bobot Skala Likert Tabel 5.1 Analisis Faktor Kontingensi Tabel 5.2 Analisis Kebutuhan Proses KM Tabel 5.3 Prioritas Kebutuhan Proses KM Tabel 5.4 Pemanfaatan Proses KM Saat Ini Tabel 5.5 Harapan Proses KM Tabel 5.6 Pemetaan Prioritas Fitur Tabel 5.7 Prioritas Fitur Tabel 5.8 Kebutuhan Infrastruktur KMS dan Ketersediaan Infrastruktur Tabel 5.9 Lokasi Sumber Tacit Knowledge Pada Pegawai Tabel 5.10 Pengelompokan KM Proses, KM Mechanism, dan KM Tecnology Tabel 5.11 Test Case Fitur Pada KMS Kemenpora xii

14 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Kuisioner Lampiran 2 Konstruk Kuisioner Lampiran 3 Data Kuisioner Lampiran 4 Skor Terboboti Lampiran 5 Hasil Wawancara xiii

15 BAB I PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan latar belakang permasalahan, permasalahan yang diambil pada penelitian ini, manfaat penelitian, tujuan penelitian dan batasan masalah. 1.1 Latar Belakang Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat menuntut perubahan dalam segala bidang kehidupan. Persaingan ini mempengaruhi, setiap organisasi untuk mampu beradaptasi mengikuti perubahan yang terjadi agar tetap berada dalam posisi yang unggul dan kompetitif. Untuk itu diperlukan perubahan paradigma di organisasi yang semula mengandalkan pada resource-based menjadi knowledge-based (Setiarso, 2007). Knowledge merupakan informasi yang memungkinkan tindakan atau keputusan atau informasi yang memiliki arah. Knowledge dalam organisasi yang tidak dikelola dengan baik akan menyebabkan kerugian pada organisasi tersebut. Pegawai tidak lagi dipandang sekedar sebagai resource tetapi sebagai capital atau modal. Pegawai dianggap sebagai salah satu komponen utama dari intangible asset dan strategic partner organisasi atau perusahaan. Di lain pihak, sudah menjadi hukum alam bahwa setiap pegawai cepat atau lambat pasti akan meninggalkan organisasi/perusahaan. Oleh karena itu, sangatlah penting untuk tetap menjaga agar pengetahuan yang dimiliki oleh wai tetap menjadi aset organisasi/perusahaan walaupun secara fisik pegawai tersebut telah meninggalkan organisasi/perusahaan. Dalam rangka mempercepat tata kelola pemerintahan yang baik, Pemerintah melaksanakan reformasi birokrasi di seluruh kementerian/lembaga dan pemerintah daerah. Reformasi birokrasi dimaksudkan antara lain untuk mendorong terwujudnya organisasi yang efektif dan efisien. Untuk mewujudkannya, setiap instansi pemerintah harus siap untuk memanfaatkan kekayaan pengetahuan yang dimilikinya, termasuk belajar dari pengalaman- 1

16 2 pengalaman di masa lampau. Knowledge management merupakan upaya untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola aset intelektualnya berupa pengetahuan dan pengalaman yang ada. Tujuannya untuk memanfaatkan aset tersebut untuk mencapai kinerja organisasi yang lebih baik untuk mempercepat pencapaian tujuan pelaksanaan reformasi birokrasi. Pedoman pelaksanaan manajemen pengetahuan (knowledge management) untuk Kementerian/ Lembaga dan Pemerintah Daerah ditetapkan melalui Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 14 Tahun Knowledge management meningkatkan efektivitas organisasi karena dapat mendorong penggunaan pengetahuan yang sudah dimiliki (knowledge reuse) untuk meningkatkan kualitas proses pengambilan keputusan. Selain itu, juga dapat berperan sebagai alat bantu dalam proses perubahan atau pun transformasi organisasi, karena knowledge management dapat membantu pembentukan budaya pembelajaran dalam suatu organisasi. Dengan adanya knowledge management, organisasi dapat belajar untuk melaksanakan aktifitas yang semakin baik dari waktu ke waktu. Kemampuan individu-individu dalam organisasi dalam memanfaatkan pengetahuan kolektif yang mereka miliki sekaligus menghindari terjadinya pengulangan proses, termasuk di dalamnya kemampuan untuk belajar dan mengevaluasi tindakan yang telah dilakukan, yang akan mempengaruhi kinerja organisasi itu sendiri. Sumber : Permenpan dan RB No. 14 Tahun 2011 Gambar 1.1 Kerangka Kerja Knowledge Management pada Reformasi Birokrasi

17 3 Grand Design Reformasi Birokrasi yang ditetapkan melalui Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 dan Road Map Reformasi Birokrasi yang ditetapkan melalui Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010, memuat 8 (delapan) area perubahan dan kondisi yang diinginkan. Penerapan knowledge management akan membantu kementerian/lembaga dan pemerintah daerah dalam upaya mewujudkan 8 area perubahan dan kondisi yang diinginkan tersebut. Organisasi Tabel 1.1 Delapan Area Perubahan dan Kebutuhan Pengetahuan Dalam Setiap Area Perubahan (Permenpan dan RB No. 14 Tahun 2011) Area Hasil yang diharapkan Kebutuhan Pengetahuan Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing ) Fungsi yang merupakan jabaran dari tugas dalam rangka mencapai tujuan organisasi dan perlu dikembangkan kapabilitasnya. Pengetahuan ini perlu dipadukan dan disempurnakan terus menerus sejalan dengan dinamika perubahan dan dengan perkembangan tuntutan kebutuhan jaman Tatalaksana Peraturan perundangundangan Sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih dan kondusif Indikator kinerja, cara mengukur dan mengevaluasi hasil maupun pelaksanaan proses. Peta perundangan yang relevan, yang menghambat, jenis hambatan, kondisi-kondisi tertentu yang membuat regulasi sulit diterapkan, faktor penyimpangan yang bisa ditoleransi/deviasi Sumber daya manusia aparatur Pengawasan Akuntabilitas Pelayanan publik Pola pikir (mind set ) dan budaya kerja (culture set ) SDM aparatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable, professional, berkinerja tinggi dan sejahtera Meningkatnya penyelenggaraan pemerintah yang bersih dan bebas KKN Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat Birokrasi dengan integritas dan kinerja yang tinggi. Indikator kinerja SDM, cara pengukuran dan evaluasinya, cara pengembangan Potensi fraud, cara deteksi fraud, sistem deteksi dini, sistem restorasi, pembedaan fraud dan deviasi. Indikator akuntabilitas, cara mengukur dan evaluasinya Indikator pemenuhan kebutuhan, persepsi masyarakat, cara mengukur dan mengevaluasinya. Tersedianya berbagai pengetahuan pada butir 1-7, dan praktek untuk penyebaran dan pemanfaatan pengetahuan lainnya yang relevan dalam organisasi. Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga merupakan satuan kerja Kementerian Pemuda dan Olahraga juga dituntut untuk melaksanakan reformasi

18 4 birokrasi. Pengetahuan yang ada pada setiap pegawai Kemenpora dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja sebagai unit pelayanan lingkungan Kemenpora serta kaitannya dengan masyarakat pada umumnya. Sekretariat Kemenpora harus mulai mengantisipasi agar tidak kehilangan modal pengetahuan terutama pengetahuan yang bersifat tacit. Berdasarkan statistik kepegawaian Kemenpora untuk Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga, total jumlah pegawai tidak tetap/ honorer sebanyak 120 orang sedeangkan jumlah pegawai negeri sebanyak 118 orang. Dari 118 pegawai Negeri, 30% diantaranya akan pensiun dalam waktu 5 tahun (DUK Kementerian Pemuda dan Olahraga). Grafik Jumlah Pegawai Pada Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga PNS PTT Biro Humas Hukum dan Kepegawaian Biro Keuangan dan Rumah Tangga Biro Perencanaan Gambar 1.2 Statistik Pegawai Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga (DUK Kemenpora, data telah diolah) Banyaknya pegawai tidak tetap yang bekerja di Kementerian Pemuda dan Olahraga yang juga merupakan user application untuk aplikasi yang penting di Kementerian Pemuda dan Olahraga. Sehingga banyak data dan informasi yang tersimpan masih dalam bentuk tacit knowledge. Hal ini menjadi penting, karena kemungkinan pegawai tidak tetap ini dapat berhenti bekerja sehingga informasi dan data yang tersimpan, belum disebarkan pada pegawai yang lain. Sistem yang mendukung knowledge management dibutuhkan dalam proses untuk mengumpulkan, mengorganisasikan, dan menyebarkan informasi dan data dari dan kepada orang yang tepat.

19 5 Banyak sumber pengetahuan seperti buku, e-book, kliping dari artikel koran, majalah, laporan yang ada di Kementerian Pemuda dan Olahraga yang belum di ubah menjadi pengetahuan menyulitkan pegawai dalam mencari informasi dalam waktu yang singkat yang dibutuhkan untuk mendukung kinerja. Belum adanya knowledge management system di Kemenpora sebagai forum pegawai kerja untuk knowledge sharing dan learning organization diperlukan sebagai daya saing organisasi untuk mempercepat pencapaian tujuan organisasi. Melihat pentingnya pengetahuan dalam meningkatkan efektivitas organisasi dan jumlah pegawai, maka knowledge management harus sedini mungkin untuk pada Sekretariat Kemenpora. Informasi tentang strategi dan data update keolahragaan yang penting didistribusikan baik pada Prima (Indonesia Emas), PPLP (Pembinaan dan Latihan olahraga Pelajar) dan PPLM (Pembinaan dan Latihan olahraga Mahasiswa) di setiap provinsi dalam waktu yang singkat. Selain itu, turn over pegawai Kementerian yang cukup tinggi, menuntut proses pembelajaran yang lebih cepat agar pencapaian tujuan organisasi tidak terhambat. Untuk itu perlu dilakukan analisis penerapan knowledge management yang tepat dalam perubahan tacit knowledge agar diperoleh informasi yang terstruktur dan terkategori. Sehingga masalah yang akan dicoba dibahas pada penelitian ini adalah menentukan model KMS yang sesuai untuk mendukung kinerja di Sekretariat Kemenpora. 1.2 Permasalahan Tacit knowledge pada pegawai tidak tetap akan hilang ketika mereka berhenti bekerja atau dipindah tugas ke satuan kerja lain. Untuk mempersingkat waktu pembelajaran pegawai baru di unit kerja, dibutuhkan dokumen pendukung yang diperoleh dari pegawai sebelumnya. Kurangnya pengelolaan pada dokumen yang ada dapat menghambat proses belajar pegawai baru. Saat ini belum tersedia fasilitas proses pembelajaran serta penanganan masalah untuk pegawai yang dapat membantu kinerja. Sehingga seringkali pegawai melakukan kesalahan yang sama untuk menyelesaikan permasalahan yang sama.

20 6 Permasalahan yang diangkat pada penelitian ini adalah, Model KMS seperti apakah yang dapat mendukung kinerja di Sekretariat Kemenpora? 1.3 Manfaat Hasil penelitian ini dapat menjadi landasan dalam implementasi knowledge management system di sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga. Selain itu, hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi salah satu bahan pertimbangan untuk pengembangan knowledge management system di sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga untuk memenuhi kebutuhan organisasi pada informasi. 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk menghasilkan rancangan solusi knowledge management dan prototipe knowledge management system yang sesuai dengan kebutuhan Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga. 1.5 Batasan Penelitian Batasan pada penelitian ini adalah perancangan prototipe knowledge management di Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga. Penelitian ini dilakukan sampai pada prototype knowledge management system yang sesuai di Kementerian Pemuda dan Olahraga, sedangkan implementasi prototype diluar batasan penelitian ini.

21 BAB II TINJAUAN PUSTAKA Bab ini menjelaskan tentang tinjauan pustaka yang berkaitan dengan knowledge management dan penelitian sebelumnya. 2.1 Data, Informasi dan Knowledge Menurut Awad (2004) data berisi tentang fakta, pengamatan, persepsi responden yang belum diorganisir. Menurut Fernandez (2010) data mempresentasikan raw number atau assertions yang tidak memiliki konteks, arti, ataupun tujuan. Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa data merupakan fakta, pengamatan, persepsi yang tidak memiliki arti atau tujuan dan belum diproses dan diorganisir. Informasi menurut Awad (2004) adalah penggabungan data untuk mempermudah pengambilan keputusan. Menurut Fernandez (2010) informasi adalah kumpulan data yang memiliki konteks, hubungan dan tujuan. Informasi adalah hasil dari proses pengolahan data untuk memperoleh indikasi yang berarti dari tren atau pola data. Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah penggabungan dari data yang memiliki hubungan dan konteks yang sama dan bertujuan untuk mempermudah dalam pengambilan keputusan. Knowledge merupakan informasi yang berhubungan yang tersedia ditempat yang tepat, konteks yang tepat dan cara yang tepat sehingga dapat membantu baik user maupun pembuatnya dalam pengambilan keputusan (Tiwana, 2000). Menurut Fernandes (2004) knowledge dapat digolongkan menjadi pengetahuan prosedural atau pengetahuan deklaratif, tacit knowledge atau explicit knowledge, dan pengetahuan umum dan pengetahuan khusus. 1. Pengetahuan prosedural atau pengetahuan deklaratif Pengetahuan prosedural merupakan pengetahuan tentang langkahlangkah dan penyelesaian suatu tugas. Contoh pengetahuan prosedural 7

22 8 adalah Standard Operasional Procedure (SOP). Sedangkan pengetahuan deklaratif adalah pengetahuan yang lebih detail yang menggambarkan hubungan antar variabel satu dengan variabel lain. Pengetahuan deklaratif lebih sering digunakan pada analisa yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan. Contoh pengetahuan deklaratif adalah hasil analisis mengenai peningkatan prestasi berdasarkan faktor yang mempengaruhinya. 2. Tacit knowledge atau Explicit knowledge Tacit knowledge merupakan pengetahuan seseorang berdasarkan pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki dan masih berada dalam kepala individu. Explicit knowledge merupakan pengetahuan seseorang yang sudah diekspresikan baik dan didokumentasikan. Menurut Fernandez konversi dari tacit knowledge menjadi explisit knowledge misalnya jika seseorang menuliskan pengalamannya dalam buku atau blog. Konversi dari pengetahuan eksplisit menjadi tacit knowledge misalnya seseorang yang membaca buku manual kemudian melakukan praktek. 3. Pengetahuan Umum dan Khusus Pengetahuan umum merupakan pengetahuan yang dimiliki banyak orang dan dapat dengan mudah ditransfer pada orang lain. Sedangkan pengetahuan khusus adalah pengetahuan yang dimiliki hanya oleh sebagian kecil orang, biasanya pengetahuan khusus ini dimiliki seseorang karena mengikuti pendidikan formal, misalnya dokter. 2.2 Lokasi Penyimpanan Knowledge Menurut Fernandez (2010) pengetahuan dapat disimpan pada lokasi yang berbeda yaitu manusia (people), artifak dan organisasi. Pengetahuan pada manusia dikelompokkan menjadi dua, individu dan kelompok. Pengetahuan individu tersimpan dalam pikiran masing-masing orang/ individu. Pengetahuan kelompok diperoleh ketika sekelompok individu bekerjasama atau terjadi ketika sekelompok individu berinteraksi.

23 9 Pengetahuan dalam kelompok/ group sangat dipengaruhi interaksi antar individu didalamnya. Gambar 2.1 Lokasi Penyimpanan Pengetahuan (Fernandez, 2010) Pengetahuan yang tersimpan dalam artifak dibedakan menjadi tiga yaitu, praktek, teknologi dan sistem, serta repository. Pengetahuan dalam praktek adalah hal yang dilakukan secara routines misalnya peraturan, norma yang diperoleh dari pengalaman sehingga menjadi prosedur kerja. Pengetahuan dalam teknologi misalnya sistem informasi. Sedangkan pengetahuan dalam repositori adalah dokumen baik berupa paper-based maupun elektronik. Pengetahuan dalam organisasi dibedakan menjadi tiga, yaitu unit organisasi, keseluruhan organisasi dan antar organisasi. Pengetahuan unit organisasi merupakan pengetahuan yang dimiliki orang dalam suatu unit dalam melaksanakan pekerjaan mereka. Pengetahuan keseluruhan organisasi merupakan kumpulan pengetahuan unit organisasi, norma, peraturan, kultur organisasi secara keseluruhan. Sedangkan pengetahuan antar organisasi terbentuk karena hubungan antara organisasi dengan supplier maupun konsumennya.

24 Teori Knowledge Management Pada teori knowledge management akan dibahas mengenai definisi knowledge management, knowledge management process, mekanisme dan teknologi knowledge management, infrastruktur knowledge management, knowledge management system dan solusi knowledge management Definisi Knowledge Management Knowledge management didefinisikan sebagai usaha yang dibutuhkan untuk mendapatkan sumber daya pengetahuan yang kita miliki sebanyak mungkin (Fernandez, 2010). Menurut Tiwana knowledge management adalah pengelolaan aset pengetahuan yang dimiliki organisasi yang dapat memberikan nilai bagi perusahaan. Manajemen pengetahuan adalah upaya terstruktur dan sistematis dalam mengembangkan dan menggunakan pengetahuan yang dimiliki untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi peningkatan kinerja organisasi. aktifitas dalam manajemen pengetahuan meliputi menemukan pengetahuan (discovering), menangkap pengetahuan (capturing), membagikan pengetahuan (sharing) dan mengaplikasikan (application) data dan informasi dari berbagai pemikiran, analisa dan sumber yang valid sebagai aset intelektual organisasi. Penciptaan knowledge merupakan proses kontinu dari konversi knowledge. Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) proses ini akan bergerak menjadi spiral yang lebih besar melalui organisasi.

25 11 Gambar 2.2 SECI Model (Nonaka & Takeuchi, 1995) Keempat cara menurut SECI model antara lain: 1. Socialization, merupakan konversi tacit knowledge menjadi tacit knowledge, misalnya interview dan diskusi. 2. Externalization, konversi tacit knowledge menjadi explicit knowledge misalnya menuliskan pengalaman dalam autobiografi, biografi ataupun blog. 3. Internalization, merupakan konversi explicit knowledge menjadi tacit knowledge misalnya seseorang yang membaca buku manual kemudian melakukan praktek. 4. Combination, merupakan konversi explicit knowledge menjadi explicit knowledge, misalnya studi literature dalam penulisan karya ilmiah dan ringkasan buku Metodologi Metodologi penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metodologi Fernandez. Pemilihan metodologi ini berdasarkan deskripsi aktifitas, detal langkah, penerapan dan acuan utama (Tabel 2.1).

26 12 Tabel 2.1 Perbedaan Metodologi Knowledge Management Deskripsi Aktifitas Detail Langkah Penerapan Acuan Utama Metodologi Metodologi Metodologi Tiwana Fernandez Andrew Tolks Mendeskripsikan Aktifitas yang Mendeskripsikan Aktifitas yang Mendeskripsikan Aktifitas yang dilakukan dengan penjelasan dilakukan dengan penjelasan dilakukan dengan penjelasan dengan khusus dan detail. umum secara garis besar. umum secara garis besar. Detail penerapan dan metode yang Detail penerapan dan metode yang Detail penerapan dan metode yang dilakukan pada setiap langkah. dilakukan pada setiap langkah dilakukan pada setiap langkah. tidak ditekankan secara khusus. Langkah yang dilakukan lebih sesuai untuk diterapkan pada organisasi besar. Keselarasan KMS dengan strategi bisnis organisasi Langkah yang dilakukan lebih Langkah yang dilakukan lebih mudah diterapkan dan sesuai untuk diterapkan pada diimplementasikan, karena tidak organisasi besar. banyak proses dan Aktifitas. Tabel kontingensi yang diperoleh Probabilitas Bayesian. melalui survey Perbedaan metodologi diatas digunakan sebagai panduan peneliti, untuk memilih metodologi yang akan digunakan dalam penelitian. Penjelasan pada tabel perbedaan metodologi manajemen pengetahuan adalah sebagai berikut: 1. Metodologi Tiwana Metodologi Tiwana mendeskripsikan aktifitas yang dilakukan dengan penjelasan dengan khusus dan detail. Detail penerapan dan metode yang dilakukan pada setiap langkah. Penerapan langkah pada metodologi Tiwana sulit diterapkan untuk organisasi kecil dan menengah, karena acuan utamanya dan langkah lain yang berat misalnya pembuatan tim KM, mengelola perubahan, evaluasi dan pengukuran ROI. Acuan utama yang digunakan pada metodologi Tiwana adalah keselarasan KMS dengan strategi bisnis organisasi. Ini membuat peneliti harus menurunkan strategi bisnis organisasi dengan metode seperti SWOT (Strength, Weakness, Opportunity dan Threat). Untuk kemudian disesuaikan dengan tujuan pembuatan KMS. 2. Metodologi Fernandez Metodologi Fernandez mendeskripsikan aktifitas yang dilakukan dengan penjelasan umum secara garis besar. Detail penerapan dan metode yang dilakukan pada setiap langkah tidak ditekankan secara khusus. Penerapan

27 13 langkah pada metodologi Fernandez lebih mudah diterapkan dan diimplementasikan, karena tidak banyak proses dan aktifitas. Acuan utama yang digunakan pada metodologi ini adalah tabel kontingensi yang diperoleh melalui survey. 3. Metodologi Andreas Tolk Metodologi Andreas Tolk mendeskripsikan aktifitas yang dilakukan dengan penjelasan umum secara garis besar, namun lebih dikhususkan untuk organisasi dengan informasi untuk melaksanakan tugas yang tidak jelas dan memiliki sistem yang kompleks. Ini menyebabkan, perlu dilakukan observasi atau wawancara atau survei pendahuluan tentang pelaksanaan tugas di organisasi yang dijadikan objek penelitian serta variabel yang mempengaruhi. Andreas Tolk tidak menyediakan alternatif solusi KMS jika pelaksanaan tugas di organisasi memiliki karakteristik uncertainly rendah. Detail penerapan dan metode yang dilakukan pada setiap langkah. Penerapan langkah pada metodologi Andreas Tolk lebih sesuai digunakan untuk organisasi besar, dimana KMS yang akan digunakan dipengaruhi oleh sangat banyak variabel, karena jumlah variabel yang digunakan tergantung pada besarnya probabilitas Bayesian yang dihasilkan. Acuan utama yang digunakan adalah probabilitas Bayesian untuk mengetahui banyak variabel yang akan digunakan untuk mempengaruhi KMS. Probabilitas ini digunakan untuk menyederhanakan variabel yang akan digunakan dalam KMS Knowledge Management Process Knowledge Management Process menurut Fernandez (2010) mengacu pada empat aktifitas utama. Keempat proses utama dari knowledge management terdiri dari menemukan pengetahuan (discovering), menangkap pengetahuan (capturing), membagikan pengetahuan (sharing) dan mengaplikasikan (application).

28 14 Gambar 2.3 Knowledge Management Process (Fernandez, 2010) 1. Discovery, merupakan pengembangan dari tacit atau explicit baru dan perpaduan knowledge sebelumnya dari data dan informasi atau untuk mendapatkan pengetahuan baru yang lebih kompleks. Eksplisit knowledge, data, dan informasi yang ada dikonfigurasi ulang, dikategorikan ulang dan di konstekstualkan lagi untuk menciptakan eksplisit knowledge yang baru atau melalui komunikasi, integrasi dan sistematika dari berbagai eksplisit knowledge dari para ahli (Sosialisasi). 2. Capture, merupakan proses untuk mengambil pengetahuan dari tempat penyimpanan yang berada di dalam orang, artifak atau badan organisasi. Knowledge yang diambil dapat berasal dari luar lingkungan organisasi, seperti konsultan, kompetitor, pelanggan, supplier dan karyawan baru organisasi. Proses knowledge capture melibatkan sub proses, yaitu eksternalisasi dan internalisasi. Eksternalisasi berkaitan dengan konversi dari tacit knowledge ke dalam bentuk explicit knowledge seperti kata-kata, konsep, atau visual. Internalisasi merupakan kebalikan eksternalisasi tujuannya agar pengetahuan yang ada mudah dimengerti oleh anggota lainnya dalam kelompok seperti manual book, simulasi atau percobaan. 3. Sharing, merupakan proses ketika explicit atau tacit knowledge pada orang lain. Hal yang harus diperhatikan dalam proses ini adalah transfer efektif, penerima harus memahami pengetahuan yang diterima. Pengetahuan yang dibagikan bukan merupakan rekomendasi, tetapi acuan agar penerima informasi dapat bertindak sesuai kondisi yang ada. Sharing knowledge juga dapat terjadi antar individu, kelompok bahkan organisasi. 4. Application, merupakan penerapan dari KM ke proses bisnis. Pada proses ini melibatkan sub proses direction dan routine. Direction merupakan

29 15 proses penerimaan arahan atau perintah untuk melakukan sesuatu. Tidak ada proses transfer pengetahuan yang mendasari arahan tindakan tersebut. Routine merupakan proses penerapan KM dalam prosedur, aturan, norma yang dapat menjadi alur kerja Mekanisme Mekanisme dalam knowledge management adalah suatu tindakan organisasi untuk pemanfaatan knowledge management (Fernandez, 2010). Penerapan mekanisme knowledge management diantaranya face to face meeting, on the job training, learning by observation, dll Teknologi Knowledge Management Teknologi knowledge management merupakan pemanfaatan teknologi informasi dalam proses knowledge management. Penerapan teknologi knowledge management diantaranya Artificial Intelligent (AI), Decision Support System (DSS), forum diskusi, dll Infrastruktur Knowledge Management Knowledge Management System perlu didukung oleh infrastruktur KM yang baik dalam pelaksanaannya. KM Infrastruktur terdiri dari kultur organisasi, struktur organisasi, infrastruktur TI, pengetahuan umum, lingkungan fisik. Kultur Organisasi Kultur organisasi menunjukkan kebiasaan, aturan, penghargaan dan proses interaksi antar anggota organisasi. Struktur Organisasi Struktur organisasi mempengaruhi sistem KM yang akan diterapkan dalam organisasi, karena meliputi interaksi antar individu dalam unit dan antar unit kerja dalam organisasi. Struktur organisasi lain yang juga mempengaruhi sistem KM adalah struktur hirarki organisasi yang akan mempengaruhi peran dan struktur dalam sistem KM.

30 16 Infrastruktur Teknologi Informasi Infrastruktur teknologi meliputi penyimpanan data, teknologi informasi dan jaringan, serta sistem. Ini meliputi juga dengan akses/ koneksi, banyaknya informasi yang diperoleh dan kapasitas bandwith. Detail informasi yang bisa diperoleh serta, data warehouse. Pengalaman Umum Pengalaman umum meliputi pengalaman organisasi, yang terdiri dari pengetahuan tiap individu, pengetahuan khusus individu, aturan yang ada, dll. Lingkungan Fisik Lingkungan fisik meliputi infrastruktur dan fasilitas fisik yang mendukung pelaksanaan sistem KM. Fasilitas fisik seperti kantor, ruang meeting, ruang istirahat, dll Knowledge Management System Pengetahuan sistem manajemen adalah integrasi teknologi dan mekanisme yang dikembangkan untuk mendukung keempat proses knowledge management. Knowledge management system memanfaatkan knowledge mechanism dan knowledge technologies dengan dukungan knowledge infrastruktur untuk melaksanakan knowledge proses Solusi Knowledge Management Knowledge infrastruktur mendukung knowledge mechanism dan knowledge technologies yang kemudian digunakan untuk mendukung knowledge system untuk pelaksanakan knowledge proses. Detail solusi knowledge management akan dijelaskan pada gambar 2.4.

31 17 Gambar 2.4 Detail Knowledge Management Solution (Fernandez, 2010) Proses knowledge terdari dari knowledge discovery, knowledge capture, knowledge sharing dan knowledge application. Proses pada knowledge discovery yaitu kombinasi dan sosialisasi. Kombinasi merupakan konversi explicit knowledge menjadi explicit knowledge, misalnya studi literatur dalam penulisan karya ilmiah dan ringkasan buku. Sosialisasi merupakan konversi tacit knowledge menjadi tacit knowledge, misalnya interview dan diskusi. Proses pada knowledge capture yaitu internalisasi dan eksternalisasi. Internalisasi merupakan konversi explicit knowledge menjadi tacit knowledge misalnya seseorang yang membaca buku manual kemudian melakukan praktek. Eksternalisasi merupakan konversi tacit knowledge menjadi explicit knowledge misalnya menuliskan pengalaman dalam autobiografi, biografi ataupun blog. Proses dari knowledge sharing yaitu sosialisasi dan exchange. Contoh proses exchange adalah pertukaran dokumen atau rotasi artifak. Proses dari knowledge application adalah direction dan routines. Contoh dari direction adalah help desk, dimana end-user tidak mengetahui maksud dari arahan yang diberikan. Sedangkan contoh dari

32 18 routines adalah prosedur kerja atau standard operational procedure (SOP), dimana end-user mengetahui maksud dari perkerjaan yang dilakukannya. Knowledge mechanism merupakan usaha management untuk mendukung knowledge proses. Biasanya knowledge mechanism lebih mengarah pada sumber daya manusia, aturan yang berlaku, dll. Contoh knowledge mechanism adalah brainstorming, on-the-jon training, face-to-face meeting, employee rotation dan learning by observation. Knowledge process juga didukung oleh knowledge technologies. Contoh knowledge technologies adalah Decision Support System (DSS), Artificial Intelligent (AI), dan forum diskusi. Pendukung yang paling dasar dari knowledge process adalah knowledge infrastructure. Knowledge infrastucture terdiri dari kultur organisasi, struktur organisasi, infrastuktur teknologi informasi, common knowledge dan physical environment. 2.4 Faktor yang Mempengaruhi Knowledge Management Lima faktor kontingensi yang terdiri dari karakteristik tugas, karakteristik pengetahuan, karakteristik organisasi dan karakteristik lingkungan dapat ditentukan proses KM apa saja yang tepat untuk diterapkan oleh organisasi. 1. Task uncertainty (ketidakpastian tugas) Semakin tinggi task uncertainty dalam organisasi akan mempengaruhi pengembangan routine sehingga knowledge application makin dipengaruhi direction. Selain itu, eksternalisasi dan internalisasi akan makin mahal, sehingga kombinasi dan exchange makin sulit karena bersifat tacit. Metode yang disarankan untuk organisasi dengan task uncertainty tinggi adalah socialization dan direction. Sedangkan untuk organisasi dengan task uncertainty rendah routine lebih disarankan. 2. Task interdependence (ketergantungan tugas) Semakin tinggi task interdependence dalam organisasi, dimana penyelesaian tugas bergantung pada interaksi antar sub unit, pengetahuan yang ada dikombinasi dan ditransformasi yang dikomunikasikan dan

33 19 dikoordinasikan pada seluruh unit kerja. Ini menyebabkan ambiguitas karena perbedaan pemahaman.metode yang sesuai adalah socialization dan combination. Sedangkan untuk organisasi dengan task interdependence rendah internalization dan eksternalization lebih disarankan. 3. Knowledge characteristics (karakteristik pengetahuan) Karakteristik pengetahuan diklasifikasikan menjadi tiga kelompok tacitexplicit knowledge, procedural-declaratif knowledge dan pengetahuan umum-khusus. 4. Organizational characteristics (karakteristik organisasi) Karakteristik organisasi diklasifikasikan menjadi tiga, ukuran organisasi, strategi organisasi serta karakteristik organisasi. 5. Environmental characteristics (karakteristik lingkungan). Fernandez (2010) membagi karakteristik organisasi menjadi dua, yaitu ukuran dan strategi organisasi serta karakteristik lingkungan yaitu ketidakpastian lingkungan turut mempengaruhi proses KM yang sesuai untuk diterapkan. 2.5 Analisis Tabel Faktor Kontingensi Metodologi yang direkomendasikan untuk memperoleh identifikasi dari Solusi KM, mengikuti tujuh langkah berikut: 1. Menilai Faktor Kontingensi 2. Identifikasi proses KM berdasarkan setiap faktor kontingensi 3. Prioritas yang dibutuhkan proses KM 4. Identifikasi proses KM yang telah ada saat ini 5. Identifikasi kebutuhan proses KM saat ini 6. Menilai Infrastruktur KM dan identifikasi sequential ordering dari proses KM 7. Membangun sistem, mekanisme dan teknologi dari KM Pemetaan dan pemilihan proses KM sesuai dengan tabel 2.1. Hasil Pemetaan faktor kontingensi terhadap proses KM selanjutnya dilakukan analisis untuk

34 20 menentukan prioritas kebutuhan proses KM (Tabel 2.2). Pada tabel faktor faktor kontingensi, dipilih kecenderungan faktor kontingensi yang dominan pada organisasi. Faktor kontingensi dominan yang sesuai dengan kondisi organisasi kemudian berikan tanda yang berbeda untuk diberikan nilai pada analisis prioritas kebutuhan proses KM (Tabel 2.3).

35 21 Tabel 2.2 Faktor Kontingensi (Fernandez, 2010) Faktor Kontingensi Kombinasi Sosialisasi untuk knowledge Discovery Sosialisasi untuk knowledge Sharing Proses Knowledge Management Exchange Eksternalisasi Internalisasi Direction Routines Ketidakpastian tugas Low High High Low Low High Low Low Ketergantungan tugas High High High High Low Low High/ Low High/ Low Pengetahuan (Tacit vs Eksplicit) Pengetahuan (Prosedural vs Deklaratif) E T T E T E T/ E T/ E P/ D P/ D P/ D P/ D P/ D P/ D P P Ukuran Organisasi Small/ Large Small Small Large Small/ Large Small/ Large Small Large Strategi Bisnis D D LC/ D LC/ D LC/ D LC/ D LC LC Ketidakpastian Lingkungan High High Low Low Low Low High High Keterangan: T : Tacit Knowledge E : Explisit Knowledge P : Procedural Knowledge D : Decklaratif Knowledge LC : Low Cost D : Differensiasi

36 22 Tabel 2.2 digunakan untuk menentukan prioritas dan menentukan proses KM yang akan digunakan organisasi. Misal, pada Tabel 2.3 diberikan penilaian sebagai berikut: Ketidakpastian tugas : Tinggi Ketergantungan tugas : Tinggi Kecenderungan Pengetahuan (Tacit vs Eksplisit) : Tacit Kecenderungan Pengetahuan (Prosedural vs Deklaratif) : Prosedural Ukuran Organisasi : Kecil Strategi Bisnis : Minimalisasi Biaya Ketidakpastian Lingkungan : Tinggi

37 23 Tabel 2.3 Analisis Prioritas Kebutuhan Proses KM (Fernandez, 2010) Proses Knowledge Management Faktor Kontingensi Kombinasi Sosialisasi untuk knowledge Discovery Sosialisasi untuk knowledge Sharing Exchange Eksternalisasi Internalisasi Direction Routines Ketidakpastian tugas No Yes Yes No No No Yes No Ketergantungan tugas Yes Yes Yes Yes No No Ok Ok Pengetahuan Tacit No Yes Yes No Yes No Ok Ok Pengetahuan Prosedural Ok Ok Ok Ok Ok Ok Yes Yes Ukuran Organisasi = Kecil Ok Yes Yes No Ok Ok Yes No Strategi Bisnis = Minimalisasi Biaya No No Ok Ok Ok Ok Yes Yes Ketidakpastian Lingkungan Yes Yes No No No No Yes Yes Jumlah "Yes" Jumlah "Ok" Jumlah "No" Nilai kumulatif prioritas (Yes=1; Ok=0.5; No=0)

38 24 Setiap faktor kontingensi terhadap proses KM akan diberi nilai yang telah ditetapkan sebelumnya, 1 untuk yang sesuai variabel kontingensi, 0.5 untuk yang sesuai dengan semua keadaan 0 untuk yang tidak sesuai. Selanjutnya diperoleh nilai kumulatif untuk setiap proses KM. Nilai kumulatif ini kemudian diurutkan dari nilai terbesar untuk menentukan prioritas dari proses KM yang ada. 2.6 Pendekatan Implementasi Integrasi penuh antara aspek teknologi dengan aspek sosial dan organisasi akan memberikan dampak positif pada knowledge management, hal ini dikemukakan O Leary et al., (2001). Dibutuhkan pengelolaan sumber daya dalam organisasi untuk menunjang pelaksanaan. Untuk itu perlu diciptakan rasa membutuhkan komputerisasi, membuat dukungan yang diperlukan dari manajerial untuk pelaksanaan proyek, memonitor perkembangan proyek, serta mengembangkan komitmen pengguna pada sistem. Selain itu, diperlukan pemahaman dan penerimaan user. Heeks (2001) menyebutkan beberapa faktor yang sering menjadi penyebab kegagalan proyek informasi digital pemerintah, yaitu: Informasi, banyak proyek informasi yang menyediakan informasi yang ternyata tidak dibutuhkan penggunannya. Sehingga diperlukan studi kebutuhan informasi dahulu. Studi ini disusun berdasarkan pandangan pengguna sistem. Proses, kepuasan pengguna dan kurang tepatnya sasaran pengguna pada pengembangan sistem kurang diperhatikan. Ini terjadi, karena pengguna tidak dilibatkan secara aktif pada proses pengembangan sistem. Skill, pada kenyataannya banyak diantara pengguna yang belum terampil dalam memanfaatkan sistem. Untuk menyelesaikan masalah ini perlu dilakukan sosialisasi sistem dan desain sistem terutama pada user interface. Sistem manajemen, ada banyak proyek informasi yang berhenti setelah satu atau dua tahun proyek dimulai, setelah tahap instalasi dan deployment.

39 25 Update informasi, perawatan, pembuatan back up jarang dilakukan karena dukungan pihak manajemen yang kurang. Penerapan Model KMS sebaiknya melalui pendekatan stock knowledge dan alur pengetahuan yang merupakan karakteristik dari KMS. Stock knowledge adalah sesuatu yang telah diketahui yang dapat berupa database atau perpustakaan, organisasi, tersebar di seluruh organisasi dalam berbagai unit, filling cabinets, rak buku (bookshelves), atau ada di setiap individu. Sedangkan alur pengetahuan adalah supaya knowledge dapat bermanfaat (menyebar ke manapun dalam organisasi). Fernandez (2010) merekomendasikan metodologi untuk mengidentifikasi solusi KMS yang sesuai untuk organisasi. Proses KM menurut Fernandez dipengaruhi oleh karakteristik organisasi dan karakteristik lingkungan (Tabel 2.4). Tabel 2.4 Pengaruh karakteristik organisasi dan karakteristik lingkungan Karakteristik Ukuran organisasi Startegi Bisnis Ketidakpastian Lingkungan terhadap proses KM (Fernandez, 2010) Level/ Type Kecil Besar Low-cost Differenti ation Rendah Tinggi Rekomendasi Proses KM Knowledge sharing (socialization) Knowledge application (direction ) Knowledge discovery (combination, socialization) Knowledge capture (externalization, internalization) Knowledge sharing (exchange ) Knowledge application (routine) Knowledge discovery (combination) Knowledge capture (externalization, internalization) Knowledge application (direction, routine) Knowledge capture (externalization, internalization) Knowledge sharing (socialization, exchange ) Knowledge discovery (combination, socialization) Knowledge capture (externalization, internalization) Knowledge sharing (socialization, exchange ) Knowledge sharing (socialization, exchange ) Knowledge capture (externalization, internalization) Knowledge discovery (combination, socialization) Knowledge application (direction, routine) Ukuran Organisasi, untuk organisasi berukuran besar dengan struktur birokrasi, proses routine lebih sesuai diterapkan pada knowledge application, sedangkan pada organisasi kecil akan lebih sesuai

40 26 menggunakan proses direction. Pada knowledge sharing, untuk organisasi besar proses exchange lebih disarankan karena dapat menjangkau area yang lebih luas sedangkan untuk oraganisasi kecil lebih disarankan proses sosialisasi. Sosialisasi juga disarankan untuk mendukung proses knowledge discovery pada organisasi kecil. Proses knowledge capture, organisasi besar maupun kecil dapat menerapkan eksternalisasi dan internalisasi. Strategi Bisnis, dibedakan menjadi dua, low-cost dan differentiation. Pada organisasi dengan low-cost strategy akan fokus pada pemanfaatan pengetahuan yang ada/ knowledge application didukung dengan proses direction dan routines. Sedangkan pada organisasi dengan differentiation strategy akan fokus pada melakukan inovasi dan mencari ide baru, sehingga proses kombinasi dan sosialisasi akan sesuai untuk diterapkan dalam mendukung proses knowledge discovery. Untuk proses knowledge capture, baik organisasi dengan low-cost strategy maupun differentiation strategy dapat menerapkan baik externalization maupun internalization. Sama halnya dengan knowledge sharing, dapat diterapkan socialization maupun exchange. Ketidakpastian lingkungan, pada kondisi lingkungan yang tidak menentu, knowledge application dan discovery lebih disarankan karena membantu individu dalam menyelesaikan permasalahan dengan memanfaatkan lingkungan dengan memanfaatkan knowledge yang ada. Sedangkan pada organisasi dengan kondisi lingkungan dengan kondisi ketidakpastian rendah, proses knowledge sharing dan capture lebih disarankan. Karena knowledge yang didapat dan dibagikan dapat dimanfaatkan dalam waktu yang lama.

41 Unified Modeling Languange Unified Modeling Languange (UML) menurut Larman (2005) adalah notasi diagram standar untuk menggambarkan atau menyajikan gambar terkait dengan perangkat lunak, terutama yang berbasis objek. UML merupakan bahasa yang digunakan untuk visualisasi, spesifikasi, konstruksi dan dokumentasi. Untuk visualisasi, pengembang menggunakan UML sebagai cara untuk mengkomunikasikan idenya pada programmer dan calon pengguna. Cara ini digunakan untuk menyamakan pemahaman antar stakeholder. Untuk spesifikasi, UML menyediakan model yang tepat/ tidak ambigu dan lengkap. UML membuat langkah detail dalam analisis pengambilan keputusan, perancangan dan implementasi pada software sistem (software intensive system) Use Case Use case menjelaskan urutan kegiatan yang dilakukan aktor dan sistem untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Walaupun menjelaskan kegiatan, namun use case hanya menjelaskan apa yang dilakukan oleh aktor dan sistem bukan bagaimana aktor dan sistem melakukan kegiatan tersebut. Untuk menggambarkannya dalam use case model biasanya digunakan association relationship yang memiliki stereotype include, extend atau generalization relationship. Hubungan include menggambarkan bahwa suatu use case seluruhnya meliputi fungsionalitas dari use case lainnya. Hubungan extend antar use case berarti bahwa satu use case merupakan tambahan fungsionalitas dari use case yang lain jika kondisi atau syarat tertentu terpenuhi Activity Diagram Activity Diagram digunakan untuk memodelkan alur kerja (workflow) sebuah proses bisnis dan urutan aktifitas dalam suatu proses. Diagram ini sangat mirip dengan sebuah flowchart karena kita dapat memodelkan sebuah alur kerja dari satu aktifitas ke aktifitas lainnya atau dari satu aktifitas ke keadaan sesaat (state). Juga sangat berguna ketika ingin

42 28 menggambarkan perilaku paralel atau menjelaskan bagaimana perilaku dalam berbagai use case berinteraksi. 2.8 Penelitian Sebelumnya Ringkasan studi literatur pada penelitian sebelumnya dapat dilihat pada Tabel 2.5. Tabel 2.5 menjelaskan perbedaan metode yang digunakan pada penelitian sejenis sebelumnya dan metode yang digunakan pada penelitian ini Perancangan Solusi Knowledge Management dan Prototipe Knowledge Management System Untuk PT. KSEI Metodologi yang digunakan adalah metodologi Fernandez. Pada penelitian di PT. KSEI kesimpulan yang diambil peneliti adalah solusi KM yang terapkan mempertimbangkan aspek penilaian yaitu prioritas kebutuhan proses KM, prioritas kecenderungan pemanfaatan proses KM dan prioritas harapan pemanfaatan proses KM. Pengembangan proses kemudian dilakukan dari prioritas utama. Proses KM yang dikembangkan eksternalisasi untuk fitur chatting, forum diskusi, manajemen dokumen, dokumentasi artikel. Exchange untuk fitur perpustakaan online, forum diskusi, manajemen dokumen, dokumentasi artikel, pencarian artikel. Combination untuk fitur perpustakaan online, forum diskusi, manajemen dokumen, dokumentasi artikel. Socialization untuk fitur chatting dan forum diskusi. Direction untuk fitur perpustakaan online, forum diskusi, pencarian dokumen, pencarian artikel. Dan routines untuk fitur forum diskusi, manajemen dokumen, pencarian artikel. Penelitian ini tidak menjelaskan landasan tahap penentuan prioritas dan penggunaan arsitektur KMS Tiwana (2000) pada arsitektur KMS yang disusun.

43 29 Tabel 2.5 Ringkasan Studi Literatur pada Penelitian Sebelumnya Perancangan Solusi Knowledge Management dan Prototipe Knowledge Management System Untuk PT. KSEI (Moh. Bayu Teguh Santoso, 2011) Pengembangan Model Knowledge Management System Untuk Mendukung Penerapan e- Government: Studi Kasus Dinas Tata Ruang Propinsi DKI Jakarta (Safrina Amini, 2010) Model Knowledge Management System Untuk Sales &Distribution Perusahaan Telekomunikasi: Studi Kasus PT. XL AXIATA, TBK (Alexander Waworuntu, 2012) Perancangan Model Knowledge Management System Untuk Komunitas Bisnis Tangan Di Atas (Suhendro, 2010) Model Knowledge Management System di Kementerian Pemuda dan Olahraga (Meidyasari, 2012) Tujuan Penelitian Metode Penelitian Hasil Penelitian Rancangan Solusi KM dan prototipe sistem KM Model Knowledge Management System yang sesuai Rancangan Solusi KM dan prototipe sistem KM yang sesuai khususnya direktorat Commerce, Bagian CPC Model KMS yang sesuai bagi TDA untuk mengorganisir dan berbagi pengetahuan Rancangan solusi knowledge management dan prototipe Knowledge Management System Solusi KMS: Fernandez (2004) Solusi KMS: Fernandez (2004) Solusi KMS: Fernandez (2004) Solusi KMS: Tiwana (2000) Solusi KMS: Fernandez (2004) Arsitektur KMS: Tiwana (2000) Arsitektur KMS: Tiwana (2000) Arsitektur KMS: Tiwana (2000) Arsitektur KMS: Tiwana (2000) Analisis gap infrastruktur Proses KM dikembangkan berdasarkan prioritas: Proses KM dikembangkan: Proses KM yang dikembangkan: Media yang digunakan : mailing list dan mastermind. Proses KM yang Proses KM dikembangkan berdasarkan prioritas: 1. Externalization 1. Externalization 1. Knowledge Discovery dikembangkan capture, discovery 1. Sosialisasi untuk knowledge dan sharing. Arsitektur KMS discovery 2. Exchange 2. Internalization 2. Socialization, menggunakan 7 layer dari Amrit 2. Internalisasi 3. Combination 3. Socialization 3. Knowledge Sharing Tiwana. 3. Eksternalisasi 4. Socialization 4. Combination menggunakan Socialization, dan 4. Sosialisasi untuk knowledge Exchange dsharing 5. Direction Tidak menggunakan pengujian 4. Knowledge Application 5. Routines 6. Routines, setelah diperoleh model menggunakan Direction dan Routines Dilakukan uji coba pada hasil rancangan knowledge management system. Evaluasi tentang dampak manfaat dan evaluasi tingkat pemenuhan solusi belum dilakukan. Dilakukan test case untuk memverifikasi fitur-fitur yang ada pada KMS. Evaluasi tentang dampak manfaat dan evaluasi tingkat pemenuhan solusi belum dilakukan. Arsitektur KMS menggunakan 7 layer dari Amrit Tiwana. 6. Exchange 7. Kombinasi 8. Direction Dilakukan test case untuk memverifikasi fitur-fitur yang ada pada KMS. Arsitektur KMS menggunakan 7 layer dari Amrit Tiwana.

44 Pengembangan Model Knowledge Management System Untuk Mendukung Penerapan e-government: Studi Kasus Dinas Tata Ruang Propinsi DKI Jakarta Metodologi yang digunakan adalah metodologi Fernandez. Pada penelitian di Dinas Tata Ruang Propinsi DKI Jakarta kesimpulan yang diambil peneliti adalah solusi KM yang diterapkan mempertimbangkan faktor kontingensi dan analisis proses KM yang sedang berjalan, yaitu yang menunjang proses externalization, internalization, socialization dan combination. Pengembangan proses kemudian dilakukan dengan harapan agar Dinas Tata Ruang Propinsi DKI Jakarta dapat mengelola pengetahuan yang ada untuk disebarkan pada seluruh pegawainya. Proses KM yang dikembangkan adalah externalization untuk fitur diskusi elektronik, manajemen dokumen dan pesan elektronik, internalization, untuk fitur diskusi elektronik, manajemen dokumen, pesan elektronik, searching knowledge. Socialization untuk percapakan elektronik dan pesan elektronik. Combination untuk manajemen dokumen. Peneliti tidak menjelaskan secara detail langkah yang dilakukan pada metodologi Fernandez. Tidak ada evaluasi yang dilakukan pada model KM yang diperoleh, untuk mendapatkan feedback dari pengguna Model Knowledge Management System Untuk Sales &Distribution Perusahaan Telekomunikasi: Studi Kasus PT. XL AXIATA, TBK Metodologi yang digunakan adalah metodologi Fernandez. Pada penelitian di PT. XL AXIATA, TBK kesimpulan yang diambil peneliti adalah solusi KM yang terapkan mempertimbangkan prioritas pada KMS prioritas pada KMS yang telah dianalisis. Proses KM yang dikembangkan adalah knowledge discovery menggunakan combination, untuk fitur sales forecast, manajemen artikel, forum diskusi, manajemen dokumen, manajemen laporan. Serta socialization, untuk fitur forum diskusi dan manajemen artikel. Knowledge sharing menggunakan socialization, untuk forum diskusi dan manajemen artikel serta exchange untuk manajemen

45 31 dokumen, manajemen artikel dan manajemen laporan. Knowledge application menggunakan direction untuk message board dan manajemen berita. Routines untuk manajemen laporan. Peneliti melakukan test case untuk memverifikasi fitur-fitur yang ada pada KMS. Arsitektur KMS yang digunakan adalah 7 layer dari Amrit Tiwana.Saran yang dapat diberikan pada penelitian ini adalah KMS yang dikembangkan menggunakan database server MySQL dan IIS pada webserver. Namun, aksesnya hanya dapat dilakukan oleh pegawai yang terdaftar pada jaringan intranet perusahaan Perancangan Model Knowledge Management System Untuk Komunitas Bisnis Tangan Di Atas Metodologi yang digunakan Tiwana. Namun, tidak semua dari metodologi ini digunakan dalam penelitian. Peneliti membuat metodologi baru, yang merupakan adaptasi dari metodologi tiwana. Pada penelitian di komunitas bisnis Tangan di Atas (TDA) kesimpulan yang diambil peneliti adalah media yang digunakan untuk berbagi pengetahuan adalah mailing list dan mastermind. Pada mailing list terjadi proses capture, discovery dan sharing. Proses capture, terjadi perubahan cerita dalam tulisan. Dicovery, dilakukan kombinasi terhadap tulisan berdasarkan kategori dan tag. Proses sharing, terjadi dalam anggota komunitas.untuk proses sharing anggota komunitas keluar komunitas, digunakan social media dan penanda online. Arsitektur KMS menggunakan 7 layer dari Amrit Tiwana Model Knowledge Management System di Kementerian Pemuda dan Olahraga. Pada penelitian ini, metodologi yang digunakan adalah metodologi Fernandez. Metodologi lebih mudah diterapkan dan diimplementasikan, karena tidak banyak proses dan aktifitas, seperti yang ada pada metodologi Tiwana. Metodologi ini juga lebih sesuai diterapkan pada ukuran organisasi kecil dan sedang, jika dibandingkan dengan metodologi Tiwana dan Andrew Tolks. Metodologi Fernandez, digunakan untuk menentukan

46 32 model solusi knowledge management yang sesuai di Kementerian Pemuda dan Olahraga. Arsitektur KMS yang akan digunakan nantinya, menggunakan analisis gap infrastruktur terkait infrastruktur yang sudah ada di Kementerian Pemuda dan Olahraga dan infrastruktur yang dibutuhkan untuk membangun knowledge management system.

47 BAB III METODOLOGI PENELITIAN Bab ini menjelaskan alur penelitian, metodologi yang digunakan, metode pengambilan data dan metode sampling. 3.1 Alur Penelitian Penelitian ini menggunakan metodologi Fernandez untuk menentukan solusi KMS. Ini tampak pada tahap satu sampai tujuh pada desain penelitian (Gambar 3.1). Langkah selanjutnya adalah untuk melakukan perancangan KMS Sekretariat Kemenpora. Gambar 3.1 Alur Penelitian Langkah yang dilakukan dalam tahapan merancang solusi knowledge management adalah melakukan tahapan pada metodologi Fernandez, sebagai berikut. 1. Menentukan faktor kontingensi Tahap ini bertujuan memilih faktor kontingensi yang sesuai dengan kondisi organisasi. Metode yang digunakan untuk menentukan task characteristics, organizational knowledge dan environmental knowledge yang sesuai adalah kuisioner, observasi dan wawancara. 2. Melakukan identifikasi KM berdasarkan setiap faktor kontingensi yang terpilih 33

48 34 Tahap ini bertujuan untuk menetukan proses KM berdasarkan faktor kontingensi yang terpilih. Metode yang digunakan adalah analisis kontingensi menggunakan tabel faktor kontingensi. 3. Membuat prioritas KM yang dibutuhkan Tahap ini bertujuan membuat urutan prioritas KM yang dibutuhkan organisasi berdasarkan tabel faktor kontingensi yang telah dihasilkan pada tahap sebelumnya. 4. Membuat identifikasi proses KM saat ini Tahap ini bertujuan memilih faktor kontingensi yang sesuai dengan kondisi organisasi. Metode yang digunakan untuk menentukan task characteristics, organizational knowledge dan environmental knowledge adalah kuisioner, observasi dan wawancara. 5. Membuat identifikasi proses KM tambahan yang dibutuhkan Tahap ini bertujuan mendapatkan prototipe pengembangan proses KM berdasarkan kebutuhan proses KM. Metode yang digunakan untuk menentukan proses KM tambahan yang dibutuhkan adalah kuisioner, observasi dan wawancara. 6. Melakukan penilaian infrastruktur KM Tahap ini bertujuan mendapatkan gambaran kondisi infrastruktur KM saat ini berdasarkan struktur organisasi, kultur organisasi, infrastruktur TI dan pengetahuan khusus. Metode yang digunakan untuk mendapatkan gambaran ini adalah kuisioner, observasi dan wawancara. 7. Mengembangkan sistem KM, mekanisme dan teknologi. Tahap ini bertujuan mendapatkan model solusi KM dan kebutuhan sistem KM berdasarkan prototype pengembangan proses KM dan kondisi infrastruktur KM. Metode yang digunakan adalah metode mekanisme dan teknologi KM serta metode solusi KM. Penyusunan prototipe knowledge mangement system bertujuan mendapatkan prototipe dari knowledge mangement system yang dikembangkan berdasarkan kebutuhan proses KM. Langkah yang dilakukan pada tahap ini adalah: Membuat use case diagram sistem KM

49 35 Tahap ini bertujuan mendapatkan use case diagram Sistem KM berdasarkan kebutuhan sistem KM. Membuat activity diagram Tahap ini bertujuan mendapatkan activity diagram dari semua use-case berdasarkan use case diagram sistem KM. Membuat Prototipe dan user interface Tahap ini bertujuan mendapatkan prototype sistem dan user interface sistem KM berdasarkan use-case diagram dan activity diagram. 3.2 Metode Pengumpulan Data Pada penelitian ini data yang digunakan peneliti adalah data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dari kuisioner, wawancara dan observasi. Data sekunder diperoleh dari dokumen, buku, peraturan, artikel, data yang telah tersedia di unit kerja yang dapat mendukung penelitian ini Data Primer Metode yang digunakan penulis untuk mendapatkan data primer sebagai berikut: 1. Kuisioner Metode ini digunakan untuk mendapatkan informasi tentang faktor kontingensi, infrastruktur KM, prioritas kebutuhan KM, pemanfaatan proses KM serta harapan sistem KM. Kuisioner yang disusun menggunakan penilaian skala likert, untuk memperoleh prioritas penilaian. Penulis menggunakan kuisioner yang dibuat Moh Teguh Bayu Santoso (2011) yang kemudian disesuaikan dengan kondisi organisasi saat ini. Kuisioner pada penelitian ini menggunakan skala likert genap, 1 sampai 4, berbeda dengan skala likert yang digunakan Moh Teguh Bayu Santoso (2011), yang menggunakan skala likert ganjil, 1 sampai 5. Diharapkan, dengan penggunaan skala likert genap 1 sampai 4, akan mengurangi jumlah responden yang memilih ditengah (3) pada skala likert 1 sampai 5. Skala likert genap, akan membuat responden

50 36 menentukan pilihan pada pernyataan yang ada dibandingkan hanya memilih ditengah. Kuisioner yang digunakan pada penelitian ini terbagi menjadi 4 bagian (Lampiran 1). Bagian pertama, menilai tingkat kepentingan pengetahuan, kebutuhan pengetahuan dan kesiapan infrastruktur. Bagian kedua, menilai faktor kontingensi. Bagian ketiga, untuk melihat fitur kebutuhan di KMS dan bagian keempat, menilai harapan dan pemanfaatan proses KM yang ada di Kemenpora Tabel penyataan pada kuisioner terhadap konstruk variabel dapat dilihat pada Lampiran Observasi Metode ini dilakukan dengan mengamati karakteristik organisasi, karakteristik pemberian tugas dan ketergantungan penyelesaian tugas dan informasi yang berkaitan dengan faktor kontingensi dan infrastruktur KM lainnya. 3. Wawancara Metode ini dilakukan pada kepala biro pada sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga. Metode ini dilakukan untuk memperoleh informasi yang tidak dapat diambil oleh kuisioner. Salah satunya mengenai dukungan manajerial untuk mendukung proses KM Data Sekunder Data sekunder pada penelitian ini diperoleh dari buku, peraturan, artikel, data yang telah tersedia di unit kerja yang dapat mendukung penelitian ini. 3.3 Metode Sampling Metode sampling digunakan untuk memperoleh data primer dalam penelitian ini. Metode sampling yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode sampling proporsi. Metode ini digunakan jika populasi terbagi menjadi beberapa bagian/ kelompok yang tidak sama besar, namun tidak ada perbedaan

51 37 karakteristik antara kelompok (Cochran, 1977). Perbedaan antara bagian/ kelompok hanya aturannya, bukan karakteristik kelompok itu sendiri. Jumlah total populasi pada sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga pada Tabel 3.1. Tabel 3.1 Jumlah Populasi Pada Sekretariat Kemenpora Biro PNS Pegawai Tidak Tetap Biro Perencanaan Biro Keuangan dan Rumah Tangga Biro Humas, Hukum dan Kepegawaian Total Total Keseluruhan 238 Besarnya ukuran sampel (n) yang harus diambil untuk dapat mewakili seluruh populasi sebesar N, menurut Solvin dalam buku yang ditulis Cohcran dalam adalah dengan B adalah batas toleransi kekeliruan yang diinginkan peneliti, yaitu sebesar 5%. Sehingga diperoleh total sampel keseluruhan adalah sebesar, Jumlah sampel pada setiap biro ditentukan dari proporsi total sampel yang perlu diambil. Jumlah ini tampak pada Tabel 3.2. Tabel 3.2 Jumlah Sampel Minimal Pada Setiap Biro Biro PNS Pegawai Tidak Tetap Total Biro Perencanaan Biro Keuangan dan Rumah Tangga Biro Humas, Hukum dan Kepegawaian Tabel 3.2 menunjukkan batasan jumlah sampel yang perlu diambil untuk setiap biro adalah 27 sampel untuk biro perencanaan, 28 sampel untuk biro keuangan dan rumah tangga dan 29 sampel untuk biro humas, hukum dan kepegawaian. Pada penelitian ini, peneliti menggunakan total jumlah sampel sebesar 163, jumlah ini melebihi total jumlah sampel yang harus diambil. Proporsi untuk pegawai PNS dan tidak tetap untuk ukuran sampe yang digunakan peneliti tampak pada tabel 3.3. Selain dari total sampel yang diambil pada sekretariat kemenpora sebanyak 163 responden (Tabel 3.3) terdapat pula responden yang dijadikan narasumber pada wawancara, yaitu Kepala Biro Humas, Hukum dan

52 38 Kepegawaian, Kepala Biro Perencanaan dan Organisasi, Kepala Biro Keuangan dan Rumah Tangga dan Kepala Bagian Organisasi dan Tata Laksana (Lampiran 5). Tabel 3.3 Jumlah Sampel Penelitian Pada Setiap Biro Biro PNS Pegawai Tidak Tetap Total Biro Perencanaan Biro Keuangan dan Rumah Tangga Biro Humas, Hukum dan Kepegawaian Total Perhitungan Nilai Terboboti Perhitungan menggunakan nilai terboboti ini digunakan untuk mengetahui pemanfaatan proses KM yang ada di Kemenpora serta harapan pemanfaatan proses KM yang ada di Kemenpora (bagian 4 pada kuisioner). Pembobotan dilakukan dengan menghitung nilai kumulatif dari semua responden pada masingmasing skala likert. Nilai bobot yang diberikan pada Tabel 3.4. Tabel 3.4 Nilai Bobot Skala Likert Skala Likert Nilai Bobot Perhitungan nilai terboboti sesuai dengan rumus (Raharjo, 2008). Keterangan: = skala likert = jumlah responden yang memilih skala likert i pada suatu pernyataan = jumlah total responden = nilai bobot pada skala likert i

53 BAB IV PROFIL ORGANISASI Bab ini menjelaskan profil Kementerian Pemuda dan Olahraga, visi dan misi, serta struktur organisasi. 4.1 Profil Organisasi Kementerian Pemuda dan Olahraga memiliki tugas untuk membantu Presiden dalam merumuskan kebijakan dan koordinasi di bidang pemuda dan olahraga. Pembangunan pemuda dan olahraga memiliki peran penting dalam menyokong pencapaian tujuan pembangunan nasional khususnya dalam peningkatan sumber daya manusia yang berkualitas dan memiliki daya saing. Pembangunan di bidang kepemudaan diharapkan mampu menghasilkan pemuda yang tidak hanya berpastisipasi aktif dalam pembangunan nasional, namun juga mampu bersaing dalam iklim kompetisi global. 4.2 Visi dan Misi Organisasi Visi dan Misi Kementerian Pemuda dan Olahraga adalah sebagai berikut Visi Organisasi Visi Kementerian Pemuda dan Olahraga adalah mewujudkan kepemudaan dan keolahragaan yang berdaya saing Misi Organisasi Misi Kementerian Pemuda dan Olahraga adalah meningkatkan daya saing kepemudaan dan keolahragaan. Misi Kementerian Pemuda dan Olahraga tahun mengandung arti: 1. Meningkatkan kepemudaan potensi sumber dengan daya memanfaatkan kemitraan lintas sektoral, antar tingkat pemerintahan, untukdan mendukung pemberdayaan peningkatan kemasyarakatan penyadaran pemuda wawasan, dan melalui inventarisasi potensi, kapasitas 39

54 40 keilmuan, kapasitas keimanan, kreativitas, dan kemampuan berorganisasi pemuda sehingga pemuda dapat meningkatkan partisipasi, peran aktif, dan produktivitas dalam membangun dirinya, masyarakat, bangsa, dan negara; 2. Mewujudkan pemuda maju, berkarakter, berkapasitas, dan berdaya saing melalui penyiapan pemuda kader sesuai karakteristik pemuda yang memiliki semangat kejuangan, kesukarelaan, tanggung jawab, dan ksatria serta memiliki sikap kritis, idealis, inovatif, progresif, dinamis, reformis, dan futuristik tanpa meninggalkan akar budaya bangsa Indonesia yang tercermin dalam kebhinnekatunggalikaan untuk mendukung pengembangan kewirausahaan, kepeloporan, pendidikan, dan kepemimpinan, kesukarelawanan pemuda di berbagai bidang pembangunan, termasuk penugasan khusus bagi pengembangan kepanduan/kepramukaan sebagai wadah pengaderan calon pemimpin bangsa; 3. Meningkatkan potensi sumberdaya keolahragaan dengan memanfaatkan kemitraan lintas sektoral, antar tingkat pemerintahan, dan kemasyarakatan untuk mendukung pemassalan, pembudayaan, serta pengembangan industri dan sentra-sentra olahraga melalui pengenalan olahraga kepada keluarga, satuan pendidikan, dan masyarakat luas sehingga masyarakat gemar melakukan kegiatan olahraga atas kehendak sendiri serta pemasyarakatan olahraga sebagai kebiasaan hidup sehat dan aktif sesuai dengan kondisi dan nilai budaya masyarakat setempat sehingga masyarakat memperoleh tingkat kebugaran jasmani, kesehatan, kegembiraan, dan hubungan sosial yang berkualitas; dan 4. Mewujudkan yang olahragawan berprestasi pada kompetisi bertaraf regional dan internasional melalui peningkatan kemampuan dan potensi olahragawan muda potensial dan olahragawan andalan nasional secara sistematis, terpadu, berjenjang, dan berkelanjutan serta pemanfaatan iptek olahraga modern untuk mendukung pembibitan

55 41 olahragawan berbakat dan peningkatan mutu pelatih bertaraf internasional pada pembinaan prestasi olahraga.

56 Struktur Organisasi MENPORA 1. S. ahli Bidang Pengarusutamaan Pemuda dan Olahraga Dra. Adiati Noerdin, M.A 2. S ahli Bidang Revitalisasi Gerakan Pramuka Prof. Dr. H. Amran Razak, S.E., M.Sc SEKRETARIS KEMENTERIAN Dra. Yuli Mumpuni Widarso 3. S ahli Bidang Sumber Daya Keolahragaan Drs. Tunas Dwidharto, SH., M.Si, M.H 4. S ahli Bidang Informasi dan Komunikasi Pemuda dan Olahraga Drs. H. Sakhyan Asmara, M.SP. INSPEKTORAT Drs. Rustandi Sutisna Plh. Biro Perencanaan dan Organisasi Plh. Biro Keuangan dan Ramidin Saragih, SE., M.M. Rumah Tangga Drs. Bambang Trijoko,MM.,MH Plt. Biro Humas, Hukum dan Kepegawaian Dr. H. Amar Ahmad, M.Si Sekretaris Unit Nasional KORPRI Dra. Betty Sari Wulan, M.Si Deputi Bidang Pemberdayaan Pemuda Dr. H. Alfitra Salamm, APU Deputi Bidang Pengembangan Pemuda Drs. M. B. Zubakhrum Tjenreng, M.Si. Deputi Bidang Pembudayaan Olahraga Prof. Dr.dr.James T, Sportmed., M.Pd (Juli 2012) Deputi Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Prof. Dr. Djoko Pekik Irianto, M.Kes, AIFO Deputi Bidang Harmonisasi dan Kemitraan Dr. Lalu Wildan, M.Pd Asisten Deputi Peningkatan Sumber Daya Pemuda Dr. H. Amung Ma mun, M.Pd Asisten Deputi Kepanduan Drs. Zulkifli Akbar, P. Si Asisten Deputi Olahraga Layanan Khusus dr. Fatimah, Sp.Ko Plt. Asisten Deputi Tenaga Keolahragaan Dra. Safariatun Q, M.Pd Asisten Deputi Pengembangan Kemitraan Kepemudaan dan Keolahragaan Ir. Iman Bonila Sombu, M.Sc Asisten Deputi Peningkatan Wawasan Pemuda Panca Putra Hamzah, SMI, M.Si Asisten Deputi Kepemimpinan Pemuda Drs. Jonni Mardizal, M.M Asisten Deputi Olahraga Pendidikan Dr. Sukarno, M.M Asisten Deputi Pembibitan Olahraga Drs. Agus Edy Suharto Asisten Deputi Pengembangan Standarisasi Muhaimin, S.H, M.Kn Asisten Deputi Peningkatan Kapasitas Pemuda Drs. Imam Gunawan Asisten Deputi Kewirausahaan Pemuda Ir. Rathoyo, MBA Asisten Deputi Olahraga Rekreasi Drs. Bambang Laksono Asisten Deputi Olahraga Prestasi Dr. Joko Sulistyono, M.Pd Asisten Deputi Pengembangan Penghargaan dan Promosi Dra. ER Yuni Poerwanti, M.Pd Asisten Deputi Peningkatan Kreativitas Pemuda Dra. Marhaeni Dyah, M.Pd Plt. Asisten Deputi Kepeloporan Pemuda Dr. H. M. Abud Musa'ad, M.Si Asisten Deputi Industri Olahraga Drs. Thobias Tubulau Asisten Deputi Penerapan IPTEK Olahraga Drs. Agus Mahendra, MA Asisten Deputi Pengembangan Prasarana dan Sarana Kepemudaan Drs. Abdul Hafied, M.M. Asisten Deputi Organisasi Kepemudaan Drs. Bambang Trijoko, M.M, M.H. Asisten Deputi Tenaga Kepemudaan Dra. Hermin Narwati Asisten Deputi Sentra Keolahragaan Drs. R Isnanta, M.Pd Asisten Deputi Organisasi Keolahragaan IGN Bagus Sucitra, S.H, M.Si Asisten Deputi Pengembangan Prasarana dan Sarana Keolahragaan Drs. Brahmantory Pusat Pemberdayaan Pemuda dan Olahraga Nasional Drs. Djunaedi, M.Si Jabatan Fungsional Museum Olahraga Nasional Drs. Waluyono, M.M Pusat Pengembangan IPTEK dan Kesehatan Olahraga Nasional dr. Bayu Rahadian, Sp.Kj Gambar 4.1 Struktur Organisasi Kemenpora (Dokumen Struktur Organisasi Kemenpora, 2012)

57 43 STRUKTUR ORGANISASI SEKRETARIAT KEMENTERIAN PEMUDA DAN OLAHRAGA SESKEMEN Dra. Yuli Mumpuni Widarso Lampiran : PERATURAN MENTERI NEGARA PEMUDA DAN OLAHRAGA Nomor 193 TAHUN 2010 Tanggal 14 Juni 2010 Plh. BIRO PERENCANAAN DAN ORGANISASI Ramidin Saragih, SE, M.M Plh. BIRO KEUANGAN DAN RUMAH TANGGA Drs. Bambang Trijoko, M.M., M.H Plt. BIRO HUMAS, HUKUM DAN KEPEGAWAIAN Dr. Amar Ahmad, M.Si BAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM DAN ANGGARAN Ramidin Saragih, SE., M.M. BAGIAN VERIFIKASI PELAKSANAAN ANGGARAN Hj. Suryati, S.Sos, M.Si BAGIAN EVALUASI DAN PELAPORAN Dr. Kasful Anwar, S.Pi, M.Si BAGIAN ORGANISASI, TATA LAKSANA dan KERJASAMA Esa Sukmawijaya, SP (IV/a) BAGIAN KEUANGAN Sunarto, S.Pd., M.M. BAGIAN PELENGKAPAN Bastaman Harahap, S.Sos. BAGIAN RUMAH TANGGA Sriyono, S.H, M.M BAGIAN TATA USAHA Drs. Toni Poniman BAGIAN HUBUNGAN MASYARAKAT Ahmad Arsani, S.IP BAGIAN SISTEM INFORMASI DAN PERPUSTAKAAN Nurdin Ibrahim,SE BAGIAN HUKUM Drs. Sanusi, M.H. BAGIAN KEPEGAWAIAN.. Sub Bag Program dan Anggaran Kepemudaan Kumalah, S.Sos, MM Sub Bag Verifikasi Kepemudaan Edy Darmawan Sub Bag Evaluasi dan Pelaporan Kepemudaan Drs. Sofwan, M.Pd Sub Bag Organisasi Edy Purwanto, S.Pd, M.Si Sub Bag Kas dan Pembayaran Tri Maemunah, S.Kom Sub Bag Pengadaan Agus Prayitno, S.Kom, M.Si Sub Bag Urusan Dalam Rachmatuloh Sub Bag Tata Usaha Menteri Ery Haryati Tahir, SS., M.Si Sub Bag Hubungan Media Massa Nuristia Agus Lesmana Sub Bag Pengembangan Sistem Informasi Nurhasanah Sub Bag Peraturan Perundang- Undangan Sumadi, SH Sub Bag Perencanaan Pegawai Ririn Sulistyarini, S.Sos Sub Bag Program dan Anggaran Keolahragaan Sudiyantoro, S.Sos Sub Bag Verifikasi Keolahragaan Nurlaela, S.Sos Sub Bag Evaluasi dan Pelaporan Keolahragaan.. Sub Bag Tata Laksana Mubin S.Sos (Desember 2012) Sub Bag Akuntansi dan Pelaporan Hardiyanto, SE, MM Sub Bag Penghapusan dan Hibah Choirudin, SH (Juni 2012) Sub Bag Keamanan dan Ketertiban Ferry Hadju, SE, MM Sub Bag Keprotokolan Menteri Isa Anshari, SE Sub Bag Peliputan dan Dokumentasi. Sub Bag Penyajian Informasi Ahmad Musawir, S.Si, M.Si Sub Bag Perjanjian Hukum Yusup Suparman, SH, LL.M Sub Bag Mutasi dan Kepangkatan Pegawai Acep Duryatna, S.Pd Sub Bag Program dan Anggaran Dukungan Administrasi Jeffrey V Palar, Sm.Hk Sub Bag Verifikasi Dukungan Administrasi Ermin Watri, S.Kom., M.Si Sub Bag Evaluasi dan Pelaporan Dukungan Administrasi Andi Rustandi, S.Kom Sub Bag Kerjasama Antar Lembaga. Sub Bag Pengelolaan PNBP Bambang Pamungkas. S.Kom Sub Bag Evaluasi Aset dan Pelaporan Herdiyanto, S.Sos., MAP Sub Bag Perjalanan Dinas Mamik Sudarmi, S.E. Sub Bag Persuratan dan Arsip Suraya (Oktober 2012) Sub Bag Publikasi Darmo Susilo, S.Kom., M.Si Sub Bag Perpustakaan dan Penerbitan Bambang Eko W. Sub Bag Layanan Hukum Delwan, SH Sub Bag Pengembangan Pegawai Deden Dendi, S.Sos Subbag TU Deputi I : Lavlya Esa, S.Sos Subbag TU Deputi II : Nuryati Subbag TU Deputi III : Wahyudin Wahab, S.Pd Subbag TU Deputi IV : Sri Tarmini Subbag TU Deputi V : Tarno, S.Sos, MM Subbag TU Sesmenpora : Hj. Widayati, SE Subbag TU Staf Ahli : Yuliani, S.S. Gambar 4.2 Struktur Organisasi Sekretariat Kemenpora (Dokumen Struktur Organisasi Kemenpora, 2012)

58 Kegiatan Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga Kegiatan Operasional yang ada dalam Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga melibatkan tiga Biro yang berada dibawahnya, Biro Perencanaan dan Tata Laksana, Biro Keuangan dan Rumah Tangga serta Biro Humas, Hukum dan Kepegawaian. Gambar 4.3 merupakan salah satu bisnis proses yang ada di sekretariat Kemenpora. Gambar 4.3 Bisnis Proses Sekretariat Kemenpora

59 BAB V PEMBAHASAN Pada bab ini menjelaskan hasil analisis data kuisioner hingga diperoleh model solusi knowledge management, rancangan knowledge management system dan test case. 5.1 Identifikasi Faktor Kontingensi Identifikasi faktor kontingensi dilakukan dengan melihat karakteristik tugas, pengetahuan, organisasi dan lingkungan Analisis Karakteristik Tugas Analisis karakteristik tugas yang dilakukan di Kemenpora dibagi menjadi dua parameter, uncertainty task atau ketidakpastian tugas dan task interdependence atau ketergantungan tugas. Task Uncertainty Task Interdependece sering 57% jarang 43% banyak 37% sedikit 63% Gambar 5.1 Karakteristik Tugas Hasil tabulasi berdasarkan data survei responden, diperoleh informasi, tingkat ketidakpastian tugas tinggi. Ini ditunjukkan dari seringnya terjadi ketidakpastian tugas, yaitu sebesar 57%. Hal ini disebutkan oleh 94 responden dari total 165 responden. Tingkat ketergantungan tugas rendah. Ini ditunjukkan dari sedikitnya ketergantungan tugas antar unit kerja. Hal ini disebutkan oleh 104 responden dari total 165 responden. 45

60 Analisis Karakteristik Pengetahuan Analisis karakteristik pengetahuan yang dilakukan di Kemenpora dibagi menjadi dua parameter, kecenderungan pengetahuan tacit atau eksplisit dan kecenderungan pengetahuan prosedural atau deklaratif. Tacit vs Eksplisit Deklaratif vs Prosedural Explicit 44% Deklaratif 32% Tacit 56% Prosedural 68% Gambar 5.2 Karakteristik Pengetahuan Dari hasil tabulasi berdasarkan data survei responden, diperoleh informasi, tingkat kecenderungan pengetahuan yang ada cenderung tacit, tinggi. Ini ditunjukkan dengan nilai kecenderungan tugas bersifat tacit sebesar 56% atau sebanyak 92 responden. Sedangkan untuk tingkat ketidaktentuan tugas yang dilakukan pegawai cenderung prosedural, sebesar 68% atau sebanyak 112 responden Analisis Karakteristik Organisasi dan Lingkungan Analisis karakteristik organisasi dan lingkungan yang dilakukan di Kemenpora dibagi menjadi dua parameter, ukuran organisasi dan kecenderungan strategi bisnis. Permenpan Nomor 34 Tahun 2011 Tentang membagi ukuran kementerian/ lembaga menjadi tiga berdasarkan scope kegiatan dan pelayanan yang diberikan, yaitu tingkat faktor 1-1 sampai dengan tingkat faktor 1-5. Jika ditinjau berdasarkan permenpan nomor 34 Tahun 2011 tentang reformasi birokrasi, scope kegiatan yang dilaksanakan oleh sekretariat Kemenpora, maka sekretariat Kemenpora masuk pada kategori ukuran tingkat faktor 1-2 atau dapat dikelompokkan menjadi organisasi kecil. Hal ini

61 47 diperkuat dengan informasi dari narasumber yang menyebutkan, ukuran organisasi untuk Sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga dikelompokkan menjadi ukuran organisasi kecil. Hasil wawancara dengan narasumber, diperoleh informasi bahwa startegi Kemenpora adalah differensiasi, dimana layanan jasa merupakan output dari kementerian ini. Perubahan yang ada untuk prosedur kerja yang ada di kemenpora jarang terjadi perubahan, hal ini disimpulkan penulis menjadi tingkat ketidaktentuan lingkungan rendah. Ringkasan faktor kontingensi yang diperoleh pada subbab 5.1 sebagai berikut: a. Karakteristik tugas: task uncertainty rendah, task interdependence tinggi b. Karakteristik pengetahuan: kecenderungan tacit atau eksplisit adalah tacit, kecenderungan deklaratif atau prosedural adalah prosedural. c. Karakteristik organisasi: ukuran organisasi kecil, kecenderungan startegi bisnis diferensiasi. d. Karakteristik lingkungan: ketidakpastian lingkungan rendah 5.2 Identifikasi Proses KM Berdasarkan Faktor Kontingensi Hasil faktor kontingensi pada subbab 5.1 selanjutnya menjadi input pada analisis kontingensi, sehingga diperoleh proses knowledge management berdasarkan faktor kontingensi pada Tabel 5.1. Analisis faktor kontingensi menurut Fernandez (2010) yang sesuai dengan hasil faktor kontingensi pada subbab 5.1 selanjutnya diberi tanda. Tabel 5.1 nantinya akan menjadi input untuk melakukan prioritas tabel faktor kontingensi pada subbab 5.3.

62 48 Tabel. 5.1 Analisis Faktor Kontingensi Faktor Kontingensi Kombinasi Sosialisasi untuk knowledge Discovery Sosialisasi untuk knowledge Sharing Proses Knowledge Management Exchange Eksternalisasi Internalisasi Direction Routines Ketidakpastian tugas Low High High Low Low High Low Low Ketergantungan tugas High High High High Low Low High/ Low High/ Low Pengetahuan (Tacit vs Eksplisit) Pengetahuan (Prosedural vs Deklaratif) E T T E T E T/ E T/ E P/ D P/ D P/ D P/ D P/ D P/ D P P Ukuran Organisasi Small/ Large Small Small Large Small/ Large Small/ Large Small Large Strategi Bisnis D D LC/ D LC/ D LC/ D LC/ D LC LC Ketidakpastian Lingkungan High High Low Low Low Low High High Keterangan: T : Tacit Knowledge E : Explisit Knowledge P : Procedural Knowledge D : Decklaratif Knowledge LC : Low Cost D : Differensiasi

63 49 Tabel 5.1 menunjukkan proses KM yang sesuai dengan faktor kontingensi diberi tanda yang berbeda. Hasil ini kemudian akan digunakan sebagai landasan untuk menentukan pembobotan nilai pada faktor kontingensi. 5.3 Prioritas Proses KM Yang Dibutuhkan Pada tahap ini dilakukan pembobotan nilai pada faktor kontingensi yang telah ditentukan pada tabel 5.1. Nilai yang tidak sesuai diberi nilai No. Nilai yang sesuai atau diberi tanda yang berbeda dengan dua kemungkinan seperti high/ low, tacit/ explicit (T/E), Prosedural/ Deklaratif (P/ D), Small/ Large, dan Low Cost/ Differentiation (LC/ D) bernilai Ok. Sedangkan nilai yang sesuai atau diberi tanda yang berbeda dengan satu kemungkinan, bernilai Yes. Selanjutnya dilakukan perhitungan pembobotan dari kumulatif untuk setiap penilaian No, Ok dan Yes untuk kemudian diperoleh prioritas kebutuhan proses KM (Tabel 5.3)

64 50 Tabel 5.2 Analisis Kebutuhan Proses KM Proses Knowledge Management Faktor Kontingensi Kombinasi Sosialisasi untuk knowledge Discovery Sosialisasi untuk knowledge Sharing Exchange Eksternalisasi Internalisasi Direction Routines Ketidakpastian tugas No Yes Yes No No Yes No No Ketergantungan tugas No No No No Yes Yes Ok Ok Pengetahuan Tacit No Yes Yes No Yes No Ok Ok Pengetahuan Prosedural Ok Ok Ok Ok Ok Ok Yes Yes Ukuran Organisasi = Kecil Ok Yes Yes No Ok Ok Yes No Strategi Bisnis = Differensiasi Yes Yes Ok Ok Ok Ok No No Ketidakpastian Lingkungan No No Yes Yes Yes Yes No No Jumlah "Yes" Jumlah "Ok" Jumlah "No" Nilai kumulatif prioritas (Yes=1; Ok=0.5; No=0)

65 51 Tabel 5.2 menunjukkan proses KM dengan nilai kumulatif maksimal merupakan proses KM yang menjadi prioritas. Prioritas kebutuhan proses KM berdasarkan tabel analisis kebutuhan proses KM sebagai berikut. Tabel 5.3 Prioritas Kebutuhan Proses KM Proses KM Nilai Kumulatif Peringkat Sosialisasi untuk knowledge discovery Sosialisasi untuk knowledge sharing Eksternalisasi Internalisasi Direction Kombinasi Routines Exchange Prioritas menurut Fernandez (2010) ditunjukkan dengan nilai kumulatif lebih besar dari 3.0 dari setiap kebutuhan proses KM. Tabel prioritas kebutuhan proses KM menunjukkan proses KM yang menjadi prioritas adalah sosialisasi untuk knowledge discovery, sosialisasi untuk knowledge sharing, eksternalisasi dan internalisasi. Proses KM selanjutnya adalah direction, kombinasi, routines dan exchange. Prioritas utama kebutuhan proses KM adalah knowledge discovery karena masih dibutuhkan pencarian pengetahuan untuk menciptakan knowledge baru serta sosialisasi untuk knowledge sharing karena terkadang ditemui kesulitan ketika pekerjaan tertentu hanya dikuasai oleh sedikit pegawai. 5.4 Identifikasi Proses KM Saat Ini Kecenderungan pemanfaatan proses KM saat ini pada pegawai Kemenpora dapat dilihat pada Tabel 5.4. Penentuan pemanfaatan dan kebutuhan yang digunakan pada penelitian ini menggunakan skala prioritas dari rata-rata hasil kuisioner menggunakan nilai terboboti (subbab 3.4). Nilai bobot untuk responden yang memilih sangat tidak setuju adalah 1. Tidak setuju bernilai 2. Setuju bernilai 3 dan sangat setuju bernilai 4.

66 52 Tabel 5.4 Pemanfaatan Proses KM Saat ini Proses KM Sosialisasi untuk discovery knowledge Sosialisasi untuk sharing knowledge Kriteria Kondisi Saat ini Pemanfaatan KM Tingkat Ketersediaan KM Pemanfaatan KM Tingkat Ketersediaan KM Routines Pemanfaatan KM Tingkat Ketersediaan KM Exchange Pemanfaatan KM Tingkat Ketersediaan KM Kombinasi Pemanfaatan KM Tingkat Ketersediaan KM Direction Pemanfaatan KM Tingkat Ketersediaan KM Internalisasi Pemanfaatan KM Tingkat Ketersediaan KM Eksternalisasi Pemanfaatan KM Tingkat Ketersediaan KM Peringkat Tabel 5.4 menunjukkan pemanfaatan proses KM yang paling sering digunakan di sekretariat Kemenpora adalah proses sosialisasi untuk sharing knowledge, direction, routines, kombinasi, sosialisasi untuk discovery, internalisasi, exchange dan kombinasi. Proses kombinasi merupakan proses yang paling jarang digunakan pada pengelolaan pengetahuan. Tabel 5.5 Harapan Proses KM Proses KM Kriteria Harapan Peringkat Sosialisasi untuk discovery knowledge Sosialisasi untuk sharing knowledge Pemanfaatan KM 64 Tingkat Ketersediaan KM Pemanfaatan KM Tingkat Ketersediaan KM Routines Pemanfaatan KM Tingkat Ketersediaan KM Exchange Pemanfaatan KM Tingkat Ketersediaan KM Kombinasi Pemanfaatan KM Tingkat Ketersediaan KM Direction Pemanfaatan KM Tingkat Ketersediaan KM Internalisasi Pemanfaatan KM Tingkat Ketersediaan KM Eksternalisasi Pemanfaatan KM Tingkat Ketersediaan KM

67 53 Identifikasi proses KM yang dibutuhkan diperoleh dari harapan proses KM. Tabel 5.5 menunjukkan harapan proses KM terbesar ada pada proses routines, internalisasi, direction, exchange, sosialisasi untuk knowledge sharing, sosialisasi untuk knowledge discovery, dan eksternalisasi. Proses eksternalisasi merupakan proses dengan harapan kebutuhan paling rendah atau tidak terlalu diharapkan. Skala prioritas digunakan juga untuk menentukan proses utama, dan urutan proses yang dikembangkan setelah prioritas utama dikembangkan, ketersediaan sumberdaya manusia. Prioritas juga dilihat dari kebutuhan saat ini, kecenderungan saat ini dan harapan pemanfaataan Tabel Identifikasi Proses KM Tambahan yang Dibutuhkan Pada tahap ini akan diperoleh fitur prioritas yang akan dikembangkan dalam KMS Kemenpora. Fitur prioritas ini diperoleh dari prioritas kebutuhan fitur, prioritas kecenderungan pemanfaatan proses KM saat ini dan prioritas harapan pemanfaatan proses KM. Penentuan prioritas pengembangan fitur ini diperoleh dari prioritas kebutuhan fitur, prioritas kecenderungan pemanfaatan proses KM dan prioritas kecenderungan harapan pemanfaatan proses KM. Kebutuhan saat ini Tabel 5. 6 Pemetaan Prioritas Fitur (Fernandez, 2010) Kecenderungan Pemanfaatan Saat Ini Harapan Pemanfaatan Tinggi Tinggi Tinggi Prioritas Pengembangan 2 Tindakan Dilakukan jika sumber daya memungkinkan Tinggi Tinggi Rendah Dilakukan jika sumber daya 2 memungkinkan Tinggi Rendah Tinggi 1 Dilakukan Tinggi Rendah Rendah 1 Dilakukan Rendah Tinggi Tinggi Tidak Perlu 3 dilakukan Rendah Tinggi Rendah Tidak Perlu 3 dilakukan Rendah Rendah Tinggi Tidak Perlu 3 dilakukan Rendah Rendah Rendah Tidak Perlu 4 dilakukan

68 54 a. Jika kebutuhan saat ini tinggi, kecenderungan pemanfaatan saat ini rendah, maka proses ini prioritas pengembangan. b. Jika kebutuhan saat ini tinggi, kecenderungan pemanfaatan saat ini tinggi, maka proses ini merupakan proses prioritas selanjutnya yang dikembangkan. c. Jika kebutuhan saat ini rendah, kecenderungan pemanfaatan saat ini rendah, maka proses ini proses ini tidak perlu dikembangkan. d. Selebihnya, akan dimasukkan dalam prioritas pengembangan ketiga, karena proses KM tersebut merupakan sesuatu yang tidak terlalu dibutuhkan, namun ada harapan pemanfaatan dari proses KM tersebut. Tingkat prioritas pengembangan fitur berdasarkan tingkat kebutuhan, tingkat pemanfaatan saat ini dan tingkat harapan pemanfaatan tampak pada Tabel 5.7 Tabel 5.7 Prioritas Fitur Proses KM Peringkat Kebutuhan Peringkat Kecenderungan Pemanfaatan Saat Ini Peringkat Harapan Pemanfaatan Prioritas Pengembangan Sosialisasi untuk knowledge discovery Sosialisasi untuk knowledge sharing Tinggi Rendah Rendah 1 Tinggi Tinggi Rendah 2 Routines Rendah Tinggi Tinggi 3 Exchange Rendah Rendah Tinggi 3 Kombinasi Rendah Tinggi Rendah 3 Direction Rendah Tinggi Tinggi 3 Internalisasi Tinggi Rendah Tinggi 1 Eksternalisasi Tinggi Rendah Rendah 1 Pengembangan proses KM utama yang dikembangkan adalah sosialisasi untuk knowledge discovery, internalisasi dan eksternalisasi. Proses KM yang menjadi prioritas berikutnya adalah sosialisasi untuk knowledge sharing, routines, exchange, kombinasi dan direction. Prioritas utama pengembangan fitur di sekretariat Kementerian Pemuda dan Olahraga adalah sosialisasi untuk knowledge

69 55 discovery adalah untuk memberikan fasilitas pada pegawai dalam menciptakan pengetahuan baru, yang diharapkan dapat meningkatkan efektifitas kerja di sekretariat Kemenpora. Pada proses internalisasi karena dibutuhkan panduan dalam menyelesaikan tugas yang ada di sekretariat Kemenpora. Sedangkan pada eksternalisasi, diharapkan dapat meningkatkan kemampuan menulis bagi pegawai baik untuk berbagi pengalaman maupun pengetahuan. 5.6 Analisis Infrastruktur KM Analisis ini merujuk pada lima aspek, yaitu kultur organisasi, struktur organisasi, infrastruktur teknologi informasi, pengetahuan umum dan lingkungan fisik Kultur Organisasi Hal yang perlu diketahui dari kultur organisasi adalah pemahaman nilai-nilai dari praktek KM, dukungan manajemen terhadap KM disetiap level, kebijakan pemberian insentif dan motivasi untuk berbagi pengetahuan. Hasil survei menunjukkan seluruh responden menyatakan pengetahuan merupakan hal yang penting dalam menyelesaikan pengetahuan. Seluruh responden menyatakan bahwa KM merupakan sesuatu yang dibuthkan dalam melakukan pekerjaan. Mayoritas responden menyatakan KMS merupakan sesuatu yang dibutuhkan mereka dalam menyelesaikan pekerjaan. Informasi tentang dukungan manajemen diperoleh dari wawancara, hasil wawancara menunjukkan semua kepala biro menyatakan dukungan terhadap implementasi KM di organisasi. Sementara untuk metode pemberian insentif dikatakan salah seorang kepala biro belum bisa diberikan, karena tidak adanya anggaran. Saat ini proses untuk mendapatkan pengetahuan sudah didukung penuh perusahaan dengan memberikan kesempatan pada

70 56 pegawai untuk mengikuti pelatihan, seminar atau beasiswa untuk pegawai yang akan melanjutkan studi Struktur Organisasi Hal yang perlu diketahui dari struktur organisasi adalah mengenai struktur hierarki organisasi, community of practices dan terkait struktur dan peranan yang spesifik. Struktur hierarki di organisasi yang flat, hanya ada sedikit tingkatan ke atas akan memudahkan kolaborasi pengetahuan diantara individu dalam bagian atau unit kerja dalam organisasi. Hasil interview untuk masalah community of practices merupakan sesuatu yang dapat diterapkan di organisasi. Meskipun, saat ini komunitas ini sudah terbentuk. Komunitas yang sudah terbentuk adalah komunitas pendaki gunung, komunitas aerobic, komunitas tenis. Namun diperlukan pengembangan community of practices untuk membentuk pengembangan layanan jasa yang ada di organisasi Infrastruktur Teknologi Infromasi Analisis mengenai kultur organisasi ini terkait ketersediaan teknologi informasi yang mendukung reach, depth, richness dan aggregation. Infrastruktur teknologi informasi Kementerian Pemuda dan Olahraga ada pada gambar 5.3.

71 57 Gambar 5.3 Topologi Jaringan Kemenpora (Dokumen Topologi Jaringan Kemenpora) Hasil observasi yang dimiliki Kementerian Pemuda dan Olahraga adalah sebagai berikut. Teknologi informasi yang mengadopsi reach, produknya adalah jaringan yang dimiliki Kementerian Pemuda dan Olahraga. Teknologi informasi yang mengadopsi depth, merujuk pada bandwith yang dimiliki. Bandwith yang dimiliki adalah sebesar 11 mbps (mega bytepersecond) dengan 2 mbps untuk server dan 9 mbps untuk keluar masuk jaringan internet. Diharapkan dengan kapasitas yang dimiliki dapat dilakukan pertukaran dokumen dapat dilakukan. Sedangkan untuk pertukaran dokumen media, dapat dilakukan dengan membuat partisi atau memberikan link. Teknologi informasi yang mengadopsi richness dapat dilihat pada keragaan data, informasi dan pengetahuan yang dimiliki Kementerian Pemuda dan Olahraga. Dari sistem kepegawaian dapat diperoleh informasi profil pegawai, meskipun ada beberapa data profil pegawai yang dirahasiakan. Sitem Informasi Geografis dapat diperoleh data kepemudaan dan keolahragaan yang ada di Indonesia, yang dibina dalam PPLP (Pembinaan dan Latihan olahraga

72 58 Pelajar) dan PPLM (Pembinaan dan Latihan olahraga Mahasiswa) dan lainlain. Teknologi informasi yang mengadopsi aggregation dapat dilihat di repository Kementerian Pemuda dan Olahraga. Repositori ini terbagi menjadi dua, elektronik dan non elektronik. Repositori elektronik ada pada database Kementerian Pemuda dan Olahraga. Database yang dimiliki Kementerian Pemuda dan Olahraga adalah linux. Repositori non elektronik Kementerian Pemuda dan Olahraga tersimpan pada filling yang ada di setiap bagian dan unit kerja. Pada software operation menggunakan PostgreSQL yang dianggap lebih sesuai dengan kebutuhan KMS yang lebih banyak mengupload dan download dokumen dibandingkan meggunakan MySQL. Penggunaan PostgreSQL ini juga diperkuat oleh ketua tim IT Kemenpora dari hasil wawancara. KMS yang akan dibuat nantinya akan memanfaatkan infrastruktur jaringan yang telah dimiliki Kementerian Pemuda dan Olahraga. Kebutuhan non fungsional pada KMS di Kemenpora terkait kemudahan pengguna untuk dapat mengakses KMS dimana saja dan kapan saja tanpa harus melakukan proses instalasi terlebih dahulu. Kebutuhan infrastruktur pada KMS yang akan dikembangkan diperoleh dari hasil wawancara dengan ketua tim teknis IT di Kemenpora berdasarkan kebutuhan KMS. Ringkasan tabel kebutuhan infrastruktur KMS dan ketersediaan infrastruktur KMS dapat dilihat pada Tabel 5.8.

73 59 Tabel 5.8 Kebutuhan Infrastruktur KMS dan Ketersediaan Infrastruktur Komponen Hardware Processor Minimum Requirement Database Komputer Web Server Server Pengguna 64-bit, four cores 64-bit, four cores Pentium IV Ketersediaan Infrastruktur Database Komputer Web Server Server Pengguna 64-bit, four cores 64-bit, four cores Pentium IV Memory/ RAM 4 GB 4 GB 512 MB 16 GB 16 GB 512 MB Hard disk 500 GB 500 GB 80 GB 500 GB 500 GB 80 GB Software Operating Linux Linux Windows XP Linux Linux Windows XP System Software PostgreSQL PostgreSQL Web Browser PostgreSQL PostgreSQL Web Browser Operation MySQL MySQL MsSQL server MsSQL server Untuk memenuhi kebutuhan accessibility, KMS yang akan dibuat berbasis web sehingga dapat diakses menggunakan web browse apapun. Tujuan penggunaan KMS berbasis web adalah memudahkan pengguna yang berada di setiap propinsi dalam memperoleh informasi. KMS yang akan dibuat menggunakan web server apache 2.2 dan basis data yang digunakan adalah PostgreSQL untuk mengelola semua data yang ada di KMS ini seperti data pengguna dan hak akses, data dokumen, artikel, forum, dan informasi lainnya. Penggunaan PostgreeSQL lebih sesuai karena jenis dokumen dan pengetahuan yang sering diupload akan lebih banyak berupa.pdf,.doc maupun gambar. Bahasa pemrograman yang digunakan scripting PHP 5. Untuk memenuhi kebutuhan ketersediaan (availability), KMS yang akan dibuat harus dapat diakses kapan saja. Pencegahan keamanan sistem dari threat, sistem ini menggunakan firewall untuk menghindari serangan atau spam. Autentifikasi juga dilakukan dengan menggunakan login agar pihak yang tidak berkepentingan tidak dapat menggunakan. Ada dua jenis hak akses, pengguna dan administrator. Administrator dapat melakukan menambah akun pengguna, menghapus akun pengguna. Jenis dokumen yang dapat di upload pada KMS ini, berupa.zip atau.rar. Dokumen ini nantinya akan disimpan dalam database PostgreSQL. Penyimpanan dokumen dapat dilakukan pada modul mengelola dokumen.

74 60 Penyimpanan pengetahuan dapat dilakukan pada modul mengelola pengetahuan. Pencarian dokumen dapat dilakukan menggunakan modul pencarian dokumen. Pencarian pengetahuan dapat dilakukan menggunakan modul pencarian pengetahuan. KMS ini menggunakan dua jenis protocol, yakni TCP/IP dan FTP. Tujuan penggunaan TCP/IP adalah untuk memungkinkan pengiriman data dari dan keluar KMS. Tujuan penggunaan FTP untuk memungkinkan penyimpanan data dan atau dokumen pada KMS dalam web server. Repositories KMS ini menggunakan basis data PostgreSQL dan folder di server Pengetahuan Umum Pengetahuan umum dari organisasi terkait pengetahuan yang dimiliki baik dalam bentuk tacit knowledge maupun explicit knowledge. Lokasi penyimpanan pengetahuan di Kementerian Pemuda dan Olahraga terbagi menjadi tiga bagian, yaitu people, artifact dan organizational entities. 1. People Pengetahuan yang ada pada pegawai Kementerian Pemuda dan Olahraga diperoleh dari pelatihan, seminar maupun sekolah formal. Selain itu terdapat pula ide dan pengalaman selama bekerja di Kementerian Pemuda dan Olahraga (Tabel 5.9).

75 61 Tabel 5.9 Lokasi Sumber tacit knowledge Pada Pegawai Tacit Knowledge Lokasi Pegawai Bagian Perencanan Program Anggaran Pengetahuan mengenai anggaran Bagian Verifikasi Bagian Keuangan Bagian Evaluasi dan Pelaporan Pengetahuan mengenai pengadaan barang dan jasa Bagian Rumah Tangga Pengetahuan mengenai kerjasama dengan instansi lain Bagian Kerjasama Antar Lembaga Pengetahuan mengenai peliputan Bagian Hubungan Masyarakat Pengetahuan mengenai kepegawaian Bagian Kepegawaian Pengetahuan mengenai jaringan dan Bagian Sistem Informasi database Pengetahuan mengenai hukum Bagian Hukum Pengetahuan mengenai pemeliharaan aset Bagian Perlengkapan 2. Artifact Dokumen SOP (Standard Operationg Procedure) merupakan salah satu bentuk pengetahuan eksplisit dari setiap bagian atau unit kerja di Kementerian Pemuda dan Olahraga. Pengetahuan Kementerian Pemuda dan Olahraga juga tersimpan dalam bentuk elektronik maupun non elektronik. Portal Kementerian Pemuda dan Olahraga juga berisi data dan informasi dari Kementerian yang dapat diakses baik oleh masyarakat umum maupun pegawai. Repository dokumen terbagi menjadi dua jenis elektonik dan non elektonik. Dokumen elektronik tersimpan dalam server Kementerian Pemuda dan Olahraga sedangkan non elektronik/ paper tersimpan di setiap bagian atau unit kerja (Lampiran 6). 3. Organisational Entities Bentuk explicit knowledge dari organizational entities pada setiap bagian atau unit kerja adalah dokumen SOP (Standard Operationg Procedure) di tiap bagian yang juga berisi panduan/ pedoman dalam melakukan kerjasama dengan vendor. Sedangkan explicit knowledge dari organizational entities secara keseluruhan misalnya peraturan Kementerian Pemuda dan Olahraga yang tersimpan di Portal Kementerian Pemuda dan Olahraga. organisasi, dokumen notulensi dalam rapat kerja, serta

76 62 informasi penting yang ada pada dokumen paper didistribusikan ke setiap bagian. 4. Lingkungan Fisik Lingkungan fisik terkait desain bangunan dan fasilitas pendukung proses knowledge sharing. Melalui observasi diperoleh, fasilitas ruang meeting di lantai 3 Gedung Grha Pemuda, ruang meeting di gedung PPITKON, lobby gedung Grha Pemuda, ruang serbaguna di wisma menpora, ruang theater di wisma menpora perpustaakan di Gedung Grha Pemuda dan media center di gedung Grha Pemuda. Survei juga dilakukan untuk mengetahui apakah fasilitas yang ada sudah cukup menunjang proses knowledge sharing atau dibutuhkan perbaikan. Hasil survei pada Gambar 5.4 menunjukkan tingkat kesiapan infrastruktur di Kementerian Pemuda dan Olahraga telah memadai. Tingkat Kesiapan Infrastruktur Belum Memadai 21% Memadai 79% Gambar 5.4 Tingkat Kesiapan Infrastruktur 5.7 Mengembangkan Sistem, Mekanisme dan Teknologi KM yang dibutuhkan Pada tahap ini disusun rancangan solusi knowledge management yang sesuai berdasarkan hasil analisis kebutuhan proses KM pada subbab 5.5 dan analisis

77 63 infrastruktur pada 5.6. Fitur yang diharapkan pada KMS Kemenpora tampak pada Gambar 5.5. Fitur Harapan Chatting 69 Searching dokumen 43 Searching Pengetahuan/ artikel 48 Forum Diskusi 18 Perpustakaan Online 78 Download/ upload dokumen 53 Dokumentasi pengetahuan/ artikel 98 Gambar 5.5 Fitur Harapan pada KMS Gambar 5.5 menunjukkan fitur yang paling diharapkan pada KMS Kemenpora adalah dokumentasi pengetahuan/ artikel, perpustakaan online, chatting, download/ unggah dokumen. Fitur yang kurang diharapkan adalah searching dokumen, searching pengetahuan/ artikel dan forum diskusi. Fitur dokumentasi pengetahuan/ artikel merupakan fitur harapan paling utama karena dokumentasi pengetahuan/ artikel seringkali tersimpan pada satu unit kerja saja, sehingga terkadang menyulitkan unit kerja terkait yang membutuhkan. Fitur harapan yang diperoleh dari hasil kuisioner merupakan KM Technology yang akan digunakan pada KMS. Pengelompokan KM proses, KM Mechanism dan KM Technology ada pada Tabel Kebutuhan fungsional pada fitur yang dibutuhkan pada KMS Kemenpora akan dijelaskan pada subbab 5.9.

78 64 Tabel 5.10 Pengelompokan KM Proses, KM Mechanism dan KM Technology Proses KM KM Mechanism KM Technology Membuat tulisan pengetahuan, ilmu, ide dokumentasi pengetahuan/ artikel, Eksternalisasi kedalam pengetahuan eksplisit seperti upload dokumen, dokumen (Tacit -Eksplisit) Exchange Kombinasi Sosialisasi untuk Knowledge discovery Sosialisasi untuk Knowledge Sharing Internalisasi Melakukan transfer pengetahuan eksplisit (dokumen) pada pengguna lain (Eksplisit-Eksplisit) Melakukan kolaborasi membuat pengetahuan eksplisit baru berdasarkan pengetahuan eksplisit yang telah ada (Eksplisit-Eksplisit) Melakukan interaksi antar user, memungkinkan terbentuknya pengetahuan tacit baru (Tacit-Tacit ) Melakukan interaksi antar user, untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki (Tacit-Tacit ) Melakukan pembelaran mandiri dari pengetahuan eksplisit yang sudah ada (Eksplisit-Tacit ) dokumentasi pengetahuan/ artikel, download/ upload dokumen, perpustakaan online, searching pengetahuan/ artikel, searching dokumen Perpustakaan online, dokumentasi pengetahuan/ artikel, download/ upload dokumen, searching pengetahuan/ artikel, searching dokumen Chatting, forum diskusi Chatting, forum diskusi download/ upload dokumen, dokumentasi pengetahuan/ artikel, Chatting, forum diskusi, searching pengetahuan/ artikel, searching dokumen KM proses utama dan KM proses pendukung yang diperoleh dari hasil prioritas pengembangan proses KM kemudian dikelompokkan dalam KM Mekanisme dan KM Technology. Hasil pengelompokkan ini kemudian menjadi dasar pengembangan KM Technology. Prioritas utama proses KM untuk KMS di Kementerian Pemuda dan Olahraga adalah sosialisasi untuk knowledge discovery, eksternalisasi dan internalisasi. Pada ketiga priorutas utama tersebut KM technology yang dikembangkan adalah chatting, forum diskusi, dokumentasi pengetahuan/ artikel, upload/ download dokumen, searching pengetahuan/ artikel searching dokumen, searching pengetahuan. 5.8 Use Case Diagram Pada tahap ini akan dimodelkan kebutuhan fungsional dari KMS Kemenpora berdasarkan identifikasi kebutuhan fungsional yang telah diperoleh dari subbab 5.6.

79 65 Mencari Dokumen <<extend>> Mengelola Dokumen Mencari Pengetahuan <<extend>> <<extend>> Mengelola Pengetahuan Login Pengguna Forum Diskusi Chatting Mengelola Pengguna Admin Gambar 5.6 Use Case Diagram Gambar 5.6 menunjukkan kebutuhan KMS Kemenpora yang selanjutnya akan menjadi modul-modul KMS Kemenpora. Terdapat 6 use case fungsional dan 1 use case pengelolaan pengguna untuk administrator. Setiap use case memerlukan login sebagai autentifikasi. Fungsi dari use case mencari pengetahuan ini telah dapat mewakili use case perpustakaan, maka fitur perpustakaan tidak digunakan pada KMS ini. Detail aktifitas yang dapta dilakukan pada setiap usecase akan dijelaskan pada subbab 5.9. Pengguna KMS ini adalah pegawai Kementerian Pemuda dan Olahraga, termasuk pegawai pada dinas pemuda dan olahraga yang berada di setiap propinsi dan administrator adalah pegawai di Bagian Sistem Informasi. Verifikasi sumber pengetahuan dilakukan pada keterangan yang diberikan setelah melakukan upload lampiran. Sumber Pengetahuan yang tidak diperbolehkan seperti wikipedia dan blog. 5.9 Activity Diagram Pada tahap ini akan dijelaskan aktifitas yang dapat dilakukan pada setiap use case. use case pada KMS ini adalah mengelola pengetahuan, mengelola dokumen,

80 66 mencari pengetahuan, mencari dokumen, forum diskusi, chatting dan mengelola pengguna. 1. Mengelola Pengetahuan Pengguna dapat memasukkan best practice, artikel, atau pengetahuan lain pengetahuan yang dimiliki. Pengguna juga dapat mengubah atau menghapus pengetahuan yang telah didokumentasikan. Login Memilih Menu Mengelola Pengetahuan Menambah Pengetahuan Mencari Pengetahuan Mengubah Pengetahuan Menghapus Pengetahuan Upload Pengetahuan Gambar 5.7 Activity Diagram Mengelola Pengetahuan Pengguna dapat mengelola pengetahuan dengan terlebih dahulu melakukan login. aktifitas yang dapat dipilih dalam mengelola pengetahuan adalah login, memilih menu mengelola pengetahuan, menambah pengetahuan, mencari pengetahuan, mengubah pengetahuan, upload pengetahuan dan menghapus pengetahuan.

81 67 2. Mengelola Dokumen Pengguna dapat melakukan proses mengunggah dan mengunduh dokumen terkait pekerjaan yang dimiliki, seperti dokumen manual, prosedur atau dokumen lainnya. Pengguna juga dapat menambahkan informasi terkait dokumen tersebut, menghapus dan mengubah dokumen. Dokumen yang dapat diunggah diantaranya adalah Standard operational procedure (SOP), Peraturan Menteri, Surat Keputusan, strategi kepemudaan, strategi keolahragaan dan lain-lain. Login Memilih Menu Mengelola Dokumen Menambah Dokumen Mencari Dokumen Mengubah Dokumen Menghapus Dokumen Lampirkan Upload Gambar 5.8 Activity Diagram Mengelola Dokumen

82 68 Pengguna dapat mengelola dokumen dengan terlebih dahulu melakukan login. aktifitas yang dapat dipilih dalam mengelola dokumentasi adalah login, memilih menu mengelola dokumen, menambah dokumen, mencari dokumen, mengubah dokumen, lampirkan dokumen, upload dan menghapus dokumen. 3. Mencari Pengetahuan Pengguna dapat mencari pengetahuan seperti artikel, buku elektronik dan lain-lain. Pengguna dapat melakukan pencarian pengetahuan dengan memasukkan kriteria pencarian yang diinginkan, mengunduh artikel tersebut. Login Memilih Menu Mencari Pengetahuan Menuliskan Kriteria Pencarian Melihat Hasil Pencarian Gambar 5.9 Activity Diagram Mencari Pengetahuan Pengguna dapat mencari pengetahuan dengan terlebih dahulu melakukan login. aktifitas yang dapat dipilih dalam mencari pengetahuan adalah login, memilih menu mencari pengetahuan, menuliskan kriteria pencarian, melakukan pencarian, dan melihat hasil pencarian.

83 69 4. Mencari Dokumen Pengguna dapat mencari dokumen seperti manual, prosedur dan lainlain dengan memasukkan kriteria pencarian yang diinginkan, mengunduh dokumen tersebut. Login Memilih Menu Mencari dokumen Menuliskan Kriteria Pencarian Melihat Hasil Pencarian Gambar 5.10 Activity Diagram Mencari Dokumen Pengguna dapat mencari dokumen dengan terlebih dahulu melakukan login. aktifitas yang dapat dipilih dalam mencari dokumen adalah login, memilih menu mencari dokumen, menuliskan kriteria pencarian, melakukan pencarian, melihat hasil pencarian. 5. Forum Diskusi Pengguna dapat mengikuti forum diskusi, menambah kategori, menghapus kategori, memberikan komentar, mengubah komentar dan menghapus komentar. Pengguna dapat masuk ke menu forum diskusi dengan terlebih dahulu melakukan login. aktifitas yang dapat dipilih dalam mencari dokumen adalah login, memilih forum, mencari topik telah ada atau membuat topik baru, mencari komentar untuk kemudian menghapus atau mengubah komentar, menghapus topik dan menambah komentar.

84 70 Login Memilih Menu Forum Diskusi Pilih Forum Buat Topik Mencari Topik Tambah Komentar Hapus Topik Cari Komentar Ubah Komentar Hapus Komentar Gambar 5.11 Activity Diagram Forum Diskusi 6. Chatting Pengguna dapat berbagi pengetahuan secara langsung dengan pengguna lainnya menggunakan chat room yang tersedia. Pengguna dapat melakukan chatting dengan terlebih dahulu melakukan login. aktifitas yang dapat dipilih dalam chatting adalah login, memilih menu chatting, memilih pengguna lain yang akan diajak chatting, melakukan chatting.

85 71 Login Memilih Menu Chatting Memilih pengguna lain yang akan diajak chatting Chatting Gambar 5.12 Activity Diagram Chatting 7. Mengelola Pengguna Administrator dapat melakukan pengelolaan pengguna dengan terlebih dahulu melakukan login. aktifitas yang dapat dipilih dalam chatting adalah login, menambah pengguna, mengubah pengguna, menghapus pengguna dan mengubah atribut pengguna.

86 72 Login Memilih Menu Mengelola Pengguna Menambah Pengguna Mengubah Pengguna Register user Menghapus Pengguna Mengubah Atribut Pengguna Gambar 5.13 Activity Diagram Pengelola Pengguna 5.10 Interface KMS Pada tahap ini akan dijelaskan tampilan user untuk setiap fitur yang ada di KMS Kemenpora Login Halaman ini merupakan tampilan awal untuk melakukan login baik untuk user maupun administrator. Halaman ini juga digunakan sebagai beranda/ home, untuk memberikan informasi berita terbaru yang ada di portal kemenpora.

87 Gambar Halaman Login Knowledge Management System (KMS) Halaman ini merupakan tampilan awal untuk setelah user berhasil melakukan login. Pada halaman ini tampak menu mengelola pengetahuan, mengelola dokumen, mencari pengetahuan, mencari dokumen, forum diskusi dan chatting Gambar Halaman Utama

88 Kelola Pengetahuan Menu Kelola Pengetahuan terdapat pilhan untuk menambah pengetahuan, mengubah pengetahuan dan menghapus pengetahuan. Untuk melakukan pengubahan dan penghapusan pengetahuan user akan masuk ke pencarian pengetahuan (Gambar 5.19). Pengetahuan yang dapat ditambahkan dibedakan menjadi artikel, e-book dan video (Gambar 5.15). Untuk melakukan ubah pengetahuan dan hapus pengetahuan dapat dilakukan pada halamanmengubah pengetahuan (Gambar 5.16) Gambar Halaman Tambah Pengetahuan

89 Gambar Halaman Ubah Pengetahuan Kelola Dokumen Menu Kelola Dokumen terdapat pilhan untuk menambah dokumen, mengubah dokumen dan menghapus dokumen. Untuk melakukan mengubah dokumen dan menghapus dokumen user akan masuk ke pencarian dokumen (Gambar 5.19). Dokumen yang dapat ditambahkan dibedakan menjadi SOP, Surat Keputusan, Peraturan Menteri, Format Laporan Kegiatan, Struktur Organisasi, dan lain-lain (Gambar 5.8). Untuk melakukan ubah dokumen dan hapus hapus dapat dilakukan pada halaman mengubah dokumen (Gambar 5.19).

90 76 Gambar 5.18 Gambar Halaman Tambah Dokumen 5.19 Gambar Jenis Dokumen Pada Halaman Tambah Dokumen

91 Gambar Halaman Ubah Dokumen Cari Dokumen Menu Cari Dokumen digunakan untuk mencari dokumen atau artikel. Dilakukan dengan mengetikkan kata kunci, maka akan diperlihatkan pilihan dokumen atau artikel yang dicari. (Gambar 5.20) Gambar Halaman Mencari Dokumen

92 Cari Pengetahuan Menu Cari Pengetahuan digunakan untuk mencari pengetahuan, yang dilakukan dengan mengetikkan kata kunci, maka akan diperlihatkan pilihan pengetahuan yang dicari. (Gambar 5.21) Gambar Halaman Cari Pengetahuan Forum Diskusi Menu Forum Diskusi terdapat pilihan untuk membuat topik, menghapus topik, menambah komentar, mengubah komentar dan menghapus komentar. Untuk melakukan membuat topik, pengguna dapat menuliskan topik yang akan dibuat (Gambar 5.22). Untuk menghapus topik, pengguna dapat melakukan pencarian topik terlebih dahulu dengan menuliskan kata kunci topik yang dicari. Hapus topik dapat dilakukan dengan memilih hasil pencarian (Gambar 5.23). Untuk mengubah dan menghapus komentar, pengguna dapat melakukan pencarian komentar setelah menemukan topic yang diinginkan (Gambar 5.24).

93 Gambar Halaman Buat Topik Diskusi 5.24 Gambar Halaman Ubah Forum Diskusi

94 Gambar Halaman Ubah Komentar Pengelolaan Pengguna Menu Pengelolaan Pengguna terdapat pilihan untuk register pengguna baru, menghapus pengguna dan mengubah pengguna. Untuk melakukan register pengguna baru, administrator dapat menuliskan kriteria nama pengguna yang diminta dan melakukan register (Gambar 5.25). Untuk mengubah dan menghapus pengguna, administrator dapat melakukan pencarian dahulu terhadap nama pengguna (Gambar 5.26).

95 Gambar Halaman Tambah Pengguna 5.27 Gambar Halaman Ubah Pengguna

96 Chatting Menu Chatting digunakan untuk melakukan percakapan dengan pengguna lain yang sedang mengakses KMS Kemenpora (Gambar 5.27). Pengguna dapat melakukan chatting dengan memilih pengguna lain yang ada pada list pengguna yang sedang mengakses KMS Kemenpora Gambar Halaman Chatting Hubungi Kami Menu Hubungi Kami digunakan untuk menerima kritik, saran dan pertanyaan terkait KMS Kemenpora. Untuk mengirimkan kritik, saran dan pertanyaan pengguna dapat menuliskan pesan di kolom yang tersedia dan mensubmit pesan tersebut (Gambar 5.28).

97 Gambar Halaman Hubungi Kami 5.11 Uji Coba Prototype System KM Pada tahap ini dilakukan verifikasi fitur yang ada pada KMS Kemenpora. Tujuan pengujian ini adalah menguji sistem apakah telah sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian ini harus dilakukan secara sistematis agar tidak ada kasus testing yang terlewati. Test case disusun agar semua tahapan testing dilaksanakan secara sistematis. Test case untuk setiap fitur yang akan dikembangkan di KMS Kemenpora ada pada Tabel Test case ini diberikan pada enam responden, dimana setiap biro pada sekretariat Kemenpora diwakili oleh dua responden.