UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM: STUDI KASUS DEPUTI BIDANG DUKUNGAN KEBIJAKAN KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA KARYA AKHIR

Transkripsi

1 UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM: STUDI KASUS DEPUTI BIDANG DUKUNGAN KEBIJAKAN KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA KARYA AKHIR DIAN KARTIKA PUTRI FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JULI 2014

2 UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM: STUDI KASUS DEPUTI BIDANG DUKUNGAN KEBIJAKAN KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA KARYA AKHIR Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi DIAN KARTIKA PUTRI FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JULI 2014

3 HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS Karya Akhir ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar. Nama : Dian Kartika Putri NPM : Tanda tangan : Tanggal : Juli 2014 ii

4 HALAMAN PENGESAHAN Karya Akhir ini diajukan oleh: Nama : Dian Kartika Putri NPM : Program Studi : Magister Teknologi Informasi Judul Karya Akhir : Perancangan Knowledge Management System: Studi Kasus Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Kementerian Sekretariat Negara Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer,. DEWAN PENGUJI Pembimbing I : Ir. Dana Indra Sensuse M.LIS., Ph.D. (...) Pembimbing II : dr. Iik Wilarso M.T.I. (...) Penguji : Dr. Achmad Nizar Hidayanto, M.Kom. (...) Penguji : Putu Wuri Handayani, M.Sc. (...) Ditetapkan di Jakarta Tanggal Juli 2014 iii

5 KATA PENGANTAR Puji syukur saya panjatkan kepada Allah SWT, karena atas berkah dan rahmah- Nya, saya dapat menyelesaikan Karya Akhir ini. Penulisan karya akhir ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer,. Saya menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa perkuliahan sampai pada penyusunan karya akhir ini, sangatlah sulit bagi saya untuk menyelesaikannya. Oleh karena itu, saya mengucapkan terima kasih kepada: 1. Ir. Dana Indra Sensuse M.LIS., Ph.D. dan dr. Iik Wilarso M.T.I., selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan saya dalam penyusunan Karya Akhir ini; 2. Dr. Achmad Nizar Hidayanto, S.Kom., M.Kom. dan Ibu Putu Wuri Handayani, M.Sc., selaku dosen penguji yang telah memberikan masukanmasukan yang membangun untuk perbaikan karya akhir ini 3. Segenap pimpinan dan pegawai Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Kemsetneg yang telah mengijinkan dan membantu dalam pengumpulan data yang diperlukan; 4. Mama, Papa, dan adik-adik saya yang telah memberikan dukungan moral dan doa tiada henti selama penulis menempuh pendidikan dan proses penyusunan karya akhir; 5. Segenap pimpinan dan rekan-rekan Sekretariat Wantimpres untuk dukungan dan segala pengertiannya sehingga saya dapat menempuh pendidikan dengan baik; 6. Sahabat, teman, dan kolega MTI UI untuk doa, dukungan semangat, dan segala bantuan bagi saya selama masa perkuliahan dan dalam menyelesaikan karya akhir ini; iv

6 7. Teman-teman sebimbingan, Oki, Idham, Ali, Angga, dan Pak Anto, yang telah bersama-sama berjuang menyelesaikan karya akhir ini; 8. Last but not least, Mas Ikan dan Mamah, untuk segala dukungan dan rasa yang membuat saya semakin kuat dan tangguh. Saya berharap Allah SWT berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu. Karya Akhir ini tentu saja masih jauh dari sempurna, kiranya berbagai masukan dan saran dari pembaca dapat diberikan untuk perbaikan. Semoga karya akhir ini membawa manfaat bagi pengembangan ilmu. Jakarta, Juli 2014 Penulis v

7 HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Sebagai sivitas akademik, saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Dian Kartika Putri NPM : Program Studi : Magister Teknologi Informasi Fakultas : Ilmu Komputer Jenis Karya : Karya Akhir Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Hak Bebas Royalti Nonekslusif (Non-exclusive Royalty- Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul : Perancangan Knowledge Management System: Studi Kasus Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Kementerian Sekretariat Negara. Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Nonekskutif ini berhak menyimpan, mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database). Merawat, dan mempublikasikan karya akhir saya tanpa meminta izin dari saya selama tetap mencantumkan saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di : Jakarta Pada tanggal : Juli 2014 Yang menyatakan, (Dian Kartika Putri) vi

8 ABSTRAK Nama : Dian Kartika Putri Program Studi : Magister Teknologi Informasi Judul : Perancangan Knowledge Management System: Studi Kasus Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Kementerian Sekretariat Negara Knowledge Management berperan penting dalam membantu meningkatkan efektivitas organisasi karena dapat mendorong pengetahuan yang sudah dimiliki untuk meningkatkan kualitas proses pengambilan keputusan. Pada Kementerian Sekretariat Negara, sebagai lembaga yang paling dekat dengan pelaksanaan tugas Presiden dan Wakil Presiden dalam menjalankan kekuasaan negara dan pemerintahan, pengetahuan menjadi hal penting dalam proses analisis data sebagai masukan kepada Presiden dan Wakil Presiden. Namun demikian, hal ini belum ditunjang oleh suatu mekanisme untuk mengelola pengetahuan yang ada. Penelitian ini bertujuan untuk menyusun suatu knowledge management system yang dapat diterapkan di lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan, Kementerian Sekretariat Negara. Metodologi yang digunakan adalah analisis faktor kontingensi untuk menentukan proses knowledge management yang sesuai. Hasil penelitian menunjukkan bahwa proses knowledge management yang dapat diterapkan adalah Internalization, Socialization for Knowledge Sharing, Routines, Direction, dan Combination. Fitur yang dikembangkan adalah manajemen dokumen, kliping berita, help desk, blog, serta chatting, yang disertai fungsi pencarian pada masing-masing fitur. Kata kunci : perancangan, knowledge management system, sistem manajemen pengetahuan, Kementerian Sekretariat Negara, Kemsetneg xvii+135 halaman; 63 gambar; 29 tabel; 4 lampiran vii

9 ABSTRACT Name Program of Study Title : Dian Kartika Putri : Master of Information Technology : Designing Knowledge Management System: a Case Study of the Deputy Minister for Policy Support, Ministry of State Secretariat Knowledge Management plays an important role in helping to improve the effectiveness of an organization as it can encourage existing knowledge to improve the quality of decision-making process. At the Ministry of the State Secretariat, as the institution closest to the duties of President and Vice President for running state power and administration, knowledge has become important in the process of data analysis as an input to the President and Vice President. However, this has not been supported by a mechanism for managing existing knowledge. This study aimed to develop a knowledge management system that can be applied in environments of Deputy Minister for Policy Support. The methodology used is the contingency factor analysis to determine the appropriate knowledge management processes. The results showed that the processes of knowledge management that can be applied are the Internalization, Socialization for Knowledge Sharing, Routines, Direction, and Combination. Features to be developed are document management, news clippings, helpdesk, blog, and chatting, which accompanied the search function on each feature. Keywords : designing, knowledge management systems, the Ministry of the State Secretariat xvii+135 pages; 63 figures; 29 tables; 4 attachments viii

10 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS... ii HALAMAN PENGESAHAN... iii KATA PENGANTAR... iv HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... vi ABSTRAK... vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR GAMBAR... xiii DAFTAR TABEL... xvi 1. PENDAHULUAN Latar Belakang Analisis Permasalahan Pertanyaan Penelitian Tujuan dan Manfaat Penelitian Batasan Masalah Sistematika Penulisan TINJAUAN PUSTAKA Knowledge Definisi Knowledge Klasifikasi Knowledge Penyimpanan Knowledge Knowledge Management Definisi Knowledge Management Penilaian Knowledge Management Infrastruktur Knowledge Management Budaya Organisasi Struktur Organisasi Infrastruktur Teknologi Informasi Pengetahuan Umum Proses Knowledge Management Knowledge Management System ix

11 2.3. Pengembangan Knowledge Management System Ten Steps Knowledge Management Road (Amrit Tiwana) Five Grounded Principles for Developing Knowledge Management Systems (Woodman dan Zade) Identifikasi Knowledge Management Solution dengan Faktor Kontingensi (Fernandez dan Shaberwal) Unified Modelling Languange Use Case Diagram Activity Diagram Penelitian Sebelumnya Perancangan Model Knowledge Management System Bidang Penelitian: Studi Kasus Politeknik Negeri Jakarta (PNJ) Perancangan Model Knowledge Management System Untuk Mendukung Proses Kerja Akreditasi: Studi Kasus Lembaga Akreditas Mandiri Pendidikan Tinggi Kesehatan Perancangan Model Knowledge Management System: Studi Kasus Direktorat ABC Evaluating a Knowledge Management Systems Development Methodology: Practical Application in a Virtual Recruitment Organization Perbandingan dengan Penelitian Sebelumnya Kerangka Teoritis METODOLOGI PENELITIAN Alur Penelitian Sumber Data Teknik Pengumpulan Data Wawancara Kuesioner Mempelajari Dokumen PROFIL ORGANISASI Tugas dan Fungsi Kementerian Sekretariat Negara Struktur Organisasi Kementerian Sekretariat Negara Visi dan Misi Tujuan dan Sasaran Strategis x

12 4.5. Arah Kebijakan dan Strategi Deputi Bidang Dukungan Kebijakan, Kementerian Sekretariat Negara Fungsi Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Struktur Organisasi Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Implementasi Knowledge Management di Lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan ANALISIS DAN PERANCANGAN Identifikasi Faktor Kontingensi Karakteristik Tugas Karakteristik Pengetahuan Karakteristik Organisasi Karakteristik Lingkungan Analisis Proses Knowledge Management Berdasarkan Faktor Kontingensi Proses Knowledge Management yang Ada Saat Ini Proses Knowledge Management Tambahan Infrastruktur Knowledge Management Budaya Organisasi Struktur Organisasi Pengetahuan Umum Infrastruktur Teknologi Informasi Infrastruktur Teknologi Informasi Saat Ini Arsitektur Knowledge Management System Lingkungan Fisik Pengembangan Knowledge Management System Beserta Mekanisme dan Teknologi Kebutuhan Knowledge Management System Kebutuhan Fungsional Knowledge Management System Use Case Diagram Activity Diagram Kebutuhan Nonfungsional Knowledge Management System Perancangan Knowledge Management System Rancangan Basisdata Knowledge Management System Rancangan Tampilan Knowledge Management System xi

13 Peninjauan Rancangan Tampilan Knowledge Management System Implikasi Penelitian Implikasi Terhadap Organisasi Implikasi Terhadap Knowledge Management System Implikasi terhadap Penelitian Selanjutnya KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN A. Instrumen Wawancara B. Instrumen Kuesioner C. Hasil Wawancara D. Tabulasi Kuesioner xii

14 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1. Tujuh Layer Arsitektur KMS (Tiwana, 2002) Gambar 2.2. Proses Knowledge Management (Fernandez & Sabherwal, 2010) Gambar 2.3. Sepuluh Langkah Penyusunan Knowledge Management Gambar 2.4. Kerangka Teoritis Penelitian Prayoga (2014) Gambar 2.5. Kerangka Teoritis Penelitian Sari (2014) Gambar 2.6. Kerangka Teoritis Penelitian Gambar 3.1. Alur Penelitian yang Dilakukan Gambar 4.1. Struktur Organisasi Asisten Deputi Dukungan Kebijakan Dalam Negeri Gambar 4.2. Struktur Organisasi Asisten Deputi Dukungan Kebijakan Hubungan Internasional Gambar 4.3. Struktur Organisasi Asisten Deputi Naskah dan Penerjemahan Gambar 4.4. Struktur Organisasi Asisten Deputi Dukungan Data Kebijakan dan Informatika Gambar 4.5. Contoh Tampilan Halaman Surat dalam SPDE Gambar 4.6. Contoh Tampilan Halaman Disposisi dalam SPDE Gambar 4.7. Contoh Tampilan Halaman Memo dalam SPDE Gambar 4.8. Contoh Tampilan Halaman Agenda dalam SPDE Gambar 4.9. Tampilan Halaman Depan Aplikasi Intranet Gambar Tampilan Halaman Depan Perpustakaan Online Gambar 5.1. Prosentase Ketidakpastian Tugas Gambar 5.2. Prosentase Ketergantungan Tugas Gambar 5.3. Kecenderungan Pengetahuan Procedural atau Declarative Gambar 5.4. Kecenderungan Pengetahuan Tacit atau Explicit Gambar 5.5. Kecenderungan Tipe Organisasi Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Gambar 5.6. Skema Jaringan Kementerian Sekretariat Negara Gambar 5.7. Arsitektur KMS pada Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Gambar 5.8. Hasil Kuesioner Terkait Fasilitas yang Ada xiii

15 Gambar 5.9. Prosentase Pilihan Teknologi KMS Gambar Use Case Diagram KMS Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Gambar Activity Diagram Mengubah Dokumen Gambar Activity Diagram Mencari Dokumen Gambar Activity Diagram Mengunggah Dokumen Gambar Activity Diagram Melihat Kliping Berita Gambar Activity Diagram Mencari Berita Gambar Activity Diagram Meng-input Berita Gambar Activity Diagram Membuat Topik Forum Gambar Activity Diagram Mengisi Forum Gambar Activity Diagram Mencari Topik Forum Gambar Activity Diagram Mengelola Forum Gambar Activity Diagram Membuat Pertanyaan Gambar Activity Diagram Melihat FAQ Gambar Activity Diagram Meng-input FAQ Gambar Activity Diagram Menjawab Pertanyaan Gambar Activity Diagram Membaca Blog Gambar Activity Diagram Memberikan Komentar Gambar Activity Diagram Mencari Topik Blog Gambar Activity Diagram Mengelola Blog Gambar Activity Diagram Melakukan Chat Gambar Activity Diagram Mengelola Pengguna Gambar Rancangan Basisdata KMS Gambar Rancangan Tampilan Halaman Beranda Gambar Rancangan Tampilan Submenu Unggah Dokumen Gambar Rancangan Tampilan Submenu Ubah Dokumen Gambar Rancangan Tampilan Submenu Lihat Semua Blog Gambar Rancangan Tampilan Submenu Kelola Blog Gambar Rancangan Tampilan menu Kumpulan Berita Gambar Rancangan Tampilan Submenu Ikuti Forum Gambar Rancangan Tampilan Submenu Kelola Forum Gambar Rancangan Tampilan Lihat FAQ xiv

16 Gambar Rancangan Tampilan Kirim Pertanyaan Gambar Rancangan Tampilan Chatting Gambar Rancangan Tampilan Pencarian Dokumen Gambar Rancangan Tampilan Pencarian Berita Gambar Rancangan Tampilan Pencarian Topik Forum Gambar Rancangan Tampilan Pencarian Topik Blog xv

17 DAFTAR TABEL Tabel 1.1. Area Perubahan, Kondisi yang diharapkan, dan Kebutuhan Pengetahuan... 3 Tabel 2.1. Organizational Culture Assessment Instrument (Cameron & Quinn, 2006) Tabel 2.2. Faktor Kontingensi dan Proses KM yang Bersesuaian Tabel 2.3. UML View dan Diagram Tabel 2.4. Perbandingan Penelitian-penelitian Sebelumnya Tabel 4.1. Pengelompokan Indikator Kinerja Utama dan Sasaran Strategis Tabel 5.1. Rangkuman Nilai Faktor Kontingensi Tabel 5.2. Pemetaan Nilai Faktor Kontingensi dengan Proses KM Tabel 5.3. Skor Kumulatif Proses KM Berdasarkan Faktor Kontingensi Tabel 5.4. Hasil Skor Prioritas Proses KM Berdasarkan Faktor Kontingensi Tabel 5.5. Tabulasi Proses KM yang Ada Saat Ini Tabel 5.6. Tabulasi Fasilitas Proses KM yang Ada Saat Ini Tabel 5.7. Tingkatan Intepretasi Tabel 5.8. Dasar Pemetaan Kebutuhan Tabel 5.9. Tingkat Kebutuhan Pengembangan Proses KM Tabel Tingkat Prioritas Pengembangan Proses KM Tabel Pemetaan Proses KM Berdasarkan Faktor Kontingensi dengan Proses KM Saat Ini Tabel Prioritas Pengembangan Proses KM Tabel Tabulasi Kuesioner Pentingnya Pengetahuan dan Pengelolaannya Tabel Hasil Penilaian Budaya Organisasi Tabel Pemetaan Kebutuhan Proses KM Beserta Mekanisme dan Teknologi (Fernandez & Sabherwal, 2010) Tabel Pemetaan Proses KM ke Fitur KMS xvi

18 Tabel Fitur KMS Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Secara Keseluruhan Tabel Peninjauan Fitur Manajemen Dokumen Tabel Peninjauan Fitur Blog Tabel Peninjauan Fitur Berita Tabel Peninjauan Fitur Forum Tabel Peninjauan Fitur Helpdesk Tabel Peninjauan Fitur Chatting xvii

19 1 BAB 1 PENDAHULUAN Bab 1 menjelaskan pendahuluan tentang penelitian yang dilakukan. Pendahuluan tersebut mencakup latar belakang permasalahan, analisis permasalahan, pertanyaan penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, batasan penelitian, serta sistematika penulisan Latar Belakang Seiring dengan bergulirnya reformasi birokrasi di pemerintahan, maka reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara (Kemsetneg) menjadi sangat penting dan mendesak untuk dikukan. Sebagai lembaga yang paling dekat dengan pelaksanaan tugas Presiden dan Wakil Presiden dalam menjalankan kekuasaan negara dan pemerintahan, sasaran utama reformasi birokrasi di Kemsetneg meliputi (1) terwujudnya struktur Kemsetneg yang ramping dan responsif terhadap perubahan; (2) terwujudnya mekanisme, prosedur, hubungan, dan tata kerja serta standardisasi pelayanan efektif, efisien, dan transparan; (3) terwujudnya sumber daya manusia yang profesional, memiliki kompetensi, integritas, dan produktivitas yang tinggi; dan (4) meningkatnya mutu layanan kepada Presiden dan Wakil Presiden serta mendukung layanan kepada masyarakat luas melalui transformasi budaya kerja berbasis teknologi komunikasi dan informasi (Rencana Strategis Kemsetneg Hasil Penyempurnaan, 2012). Reformasi birokrasi di lingkungan Kemsetneg merupakan proses menata ulang, mengubah, memperbaiki, dan menyempurnakan organisasi Kemsetneg agar menjadi lebih baik, yang meliputi aspek kelembagaan, ketatalaksanaan, sumber daya manusia, dan sistem informasi manajemen (Rencana Strategis Kemsetneg Hasil Penyempurnaan, 2012). 1

20 2 Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN dan RB) telah menetapkan Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 4 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management), yang salah satu tujuannya adalah untuk mendorong Kementerian/ Lembaga dan Pemerintah Daerah berpartisipasi aktif dalam knowledge sharing yang dapat dimanfaatkan dalam perumusan kebijakan dan benchmarking pelaksanaan reformasi birokrasi. Salah satu cara untuk mewujudkan organisasi yang efektif dan efisien, adalah dengan memanfaatkan kekayaan pengetahuan yang dimilikinya. Manajemen pengetahuan atau knowledge management berperan penting dalam membantu meningkatkan efektivitas organisasi karena dapat mendorong pengetahuan yang sudah dimiliki untuk meningkatkan kualitas proses pengambilan keputusan (Permenpan dan RB Nomor 14/2011). Dengan adanya knowledge management, organisasi dapat belajar melaksanakan aktivitas yang semakin baik karena seberapa baik dan efektif sebuah organisasi tercermin dalam aktivitas-aktivitas yang menjadi tanggung jawabnya (Permenpan dan RB Nomor 14/2011). Grand Design Reformasi Birokrasi dan Road Map Reformasi Birokrasi memuat delapan area perubahan dan kondisi yang diinginkan. Penerapan knowledge management akan membantu Kementerian/ Lembaga dan Pemerintah Daerah dalam mewujudkan delapan area perubahan dan kondisi yang diinginkan tersebut. Tabel 1.1 menunjukkan kebutuhan pengetahuan dalam setiap area perubahan (Permenpan dan RB Nomor 14/2011).

21 3 Tabel 1.1. Area Perubahan, Kondisi yang diharapkan, dan Kebutuhan Pengetahuan No. Area Perubahan Hasil yang Diharapkan Kebutuhan Pengetahuan 1. Organisasi Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing) 2. Tata Laksana Sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsipprinsip good governance. 3. Peraturan Perundangundangan Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih, dan kondusif. 4. SDM Aparatur SDM Aparatur yang berintegrasi, netral, kompeten, capable, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera. 5. Pengawasan Meningkatnya penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan bebas korupsi, berkinerja tinggi, dan sejahtera. 6. Akuntabilitas Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi. 7. Pelayanan Publik Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat. Fungsi yang merupakan jabaran dari tugas dalam rangka mencapai tujuan organisasi dan perlu dipadukan dan disempurnakan terus menerus sejalan dengan dinamika perubahan dan dengan perkembangan/tuntutan kebutuhan jaman. Indikator kerja, cara mengukur dan mengevaluasi hasil maupun pelaksanaan proses. Peta perundangan yang relevan, yang menghambat, jenis hambatan, kondisikondisi tertentu yang membuat regulasi sulit diterapkan, faktor penyimpangan yang bisa ditoleransi (deviasi). Indikator kinerja SDM, cara pengukuran dan evaluasinya, cara pengembangan. Potensi fraud, cara deteksi fraud, sistem deteksi dini, sistem restorasi, pembedaan fraud dan deviasi. Indikator akuntabilitas, cara mengukur dan evaluasinya. Indikator pemenuhan kebutuhan, persepsi masyarakat, cara mengukur dan mengevaluasinya.

22 4 Tabel 1.1. Area Perubahan, Kondisi yang diharapkan, dan Kebutuhan Pengetahuan No. Area Perubahan Hasil yang Diharapkan Kebutuhan Pengetahuan 8. Pola Pikir (mind set) dan Budaya Kerja (culture set) Aparatur Birokrasi dengan integritas dan kinerja yang tinggi. Tersedianya berbagai pengetahuan pada butir 1-7, dan praktik untuk penyebaran dan pemanfaatan pengetahuan lainnya yang relevan dalam organisasi. Dengan demikian, salah satu upaya yang dapat dilakukan untuk mendukung pelaksanaan reformasi birokrasi di Kemsetneg adalah melaksanakan program knowledge management yang membantu terbentuknya budaya pembelajaran organisasi Analisis Permasalahan Kemsetneg memiliki kontribusi yang signifikan terhadap kelancaran kinerja Presiden dan Wakil Presiden. Semakin berkualitas dukungan manajemen dan dukungan kebijakan yang diberikan, akan semakin tinggi tingkat kelancaran kinerja Presiden dan Wakil Presiden. Pemberian dukungan manajemen dan dukungan kebijakan tersebut telah dilaksanakan dengan cukup baik, namun masih perlu ditingkatkan. Hasil evaluasi pelaksanaan standar pelayanan tahun 2010 yang dilaksanakan oleh Tim Evaluasi Pelaksanaan Standar Pelayanan Kemsetneg, menunjukkan bahwa terdapat beberapa unit kerja yang masih memiliki kinerja belum optimal (Rencana Strategis Kemsetneg Hasil Penyempurnaan, 2012). Beberapa faktor penyebab belum optimalnya pemberian dukungan manajemen dan dukungan kebijakan tersebut antara lain (Rencana Strategis Kemsetneg Hasil Penyempurnaan, 2012): 1. Kompetensi sumber daya manusia yang belum sepenuhnya sesuai dengan kebutuhan organisasi,

23 5 2. Koordinasi di internal dan antar satuan organisasi/unit kerja di lingkungan Kemsetneg masih belum optimal, dan 3. Standar pelayanan dan Standard Operating Procedure (SOP) yang telah ditetapkan belum sepenuhnya dijadikan acuan dalam melaksanakan pekerjaan. Dalam Rencana Strategis Kemsetneg Hasil Penyempurnaan (2012) disebutkan bahwa pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam menunjang kelancaran tugas di lingkungan Kemsetneg belum mampu memenuhi kebutuhan organisasi dan belum terintegrasi, baik prasarana, sarana, sistem dan aplikasinya. Dengan demikian, pemberian dukungan data dan informasi dalam menunjang perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, maupun penyebarluasan informasi kepada masyarakat, belum berjalan secara optimal. Asisten Deputi Dukungan Data Kebijakan dan Informatika (Asdep DDKI),sebagai Unit Kerja di lingkungan Kemsetneg yang memiliki tugas untuk menyelenggarakan pelayanan informasi kenegaraan dan dukungan informatika di lingkungan Kemsetneg, telah membangun portal intranet sebagai sarana pertukaran informasi dan pengetahuan diantara para pegawai. Portal intranet ini mulai digunakan pada akhir tahun Fitur yang ada pada portal intranet, yang terkait pertukaran informasi dan pengetahuan, adalah share knowledge, file sharing, dan forum. Namun demikian, portal intranet belum sepenuhnya dapat dikatakan sebagai knowledge management system karena belum mendukung empat proses knowledge management, yaitu menemukan pengetahuan baru (discovery), mendapatkan pengetahuan yang sudah ada (capturing), menyebarkan pengetahuan (sharing), dan menerapkan pengetahuan (application). Berdasarkan hasil wawancara dengan Asdep DDKI, diketahui bahwa penggunaan fasilitas pertukaran informasi dan pengetahuan yang ada pada portal intranet belum optimal. Portal intranet memungkinkan pegawai memberikan tulisan/ pemikiran, serta memberikan kesempatan untuk berkomentar. Kebanyakan pegawai hanya menyadur tulisan, padahal yang diinginkan adalah pemikiran dari pegawai. Selain itu, diketahui pula bahwa pada tahun 2015, terdapat rencana untuk mengembangkan portal intranet sebagai sarana pembelajaran organisasi.

24 6 Dengan demikian, dengan adanya portal intranet diharapkan terjadi pertukaran informasi dan pengetahuan diantara pengguna secara aktif. Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan langsung, dapat diketahui permasalahan yang ada adalah sebagai berikut: 1. Belum adanya kebijakan yang mengatur mengenai pelaksanaan dan pengembangan knowledge management di organisasi 2. Pengetahuan dan keterampilan yang digunakan dalam menjalankan pekerjaan sehari-hari masih tersimpan dalam setiap pegawai sehingga pelaksanaan tugas masih bergantung pada masing-masing pegawai 3. Aplikasi yang ada belum secara optimal mendukung seluruh proses knowledge management 4. Sumber daya manusia yang tersedia belum sepenuhnya sesuai dengan kebutuhan organisasi Pertanyaan Penelitian Berdasarkan analisis permasalahan yang telah dilakukan, maka pertanyaan penelitian yang diajukan adalah: Bagaimana rancangan Knowledge Management System yang sesuai pada Deputi Bidang Dukungan Kebijakan, Kementerian Sekretariat Negara? 1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk menyusun suatu knowledge management system yang dapat diterapkan di lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan, Kemsetneg. Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah memberikan manfaat bagi Deputi Bidang Dukungan Kebijakan, Kemsetneg, untuk mengetahui rancangan knowledge management system yang dapat diterapkan dalam meningkatkan kualitas sumber daya manusia aparatur, serta turut mendukung keberhasilan pelaksanaan reformasi birokrasi.

25 Batasan Masalah Pembatasan masalah dalam penelitian adalah sebagai berikut. a. Dikarenakan lingkup Kementerian yang luas, maka objek penelitian yang dilakukan merupakan salah satu unit kerja yang ada pada Kemsetneg, yaitu Deputi Bidang Dukungan Kebijakan yang memiliki tugas untuk membantu Menteri Sekretaris Negara dalam pemberian dukungan teknis dan administrasi, serta analisis dalam rangka pengambilan kebijakan dalam negeri dan hubungan internasional, serta penyiapan naskah kepresidenan dan kenegaraan, penerjemahan, dan pengelolaan informatika di lingkungan Kemsetneg. b. Hasil akhir penelitian hanya berupa perancangan Knowledge Management System sebagai solusi manajemen pengetahuan yang ada pada Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Kemsetneg. c. Implementasi Knowledge Management System dilakukan di luar pembahasan penelitian ini Sistematika Penulisan Penulisan penelitian akan disusun sebagai berikut: a. BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini akan menjelaskan berbagai hal yang melatarbelakangi dilakukannya penelitian, analisis permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian, serta batasan masalah. b. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini akan menjelaskan berbagai landasan teori yang digunakan untuk penyelesaian masalah, penelusuran tentang penelitian sebelumnya yang terkait, serta penyusunan kerangka teoritis penelitian. c. BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN Bab ini akan menjelaskan metode dan langkah-langkah yang dilakukan selama penelitian.

26 8 d. BAB 4 PROFIL ORGANISASI Bab ini akan menjelaskan mengenai kedudukan, tugas, fungsi, struktur organisasi, serta implementasi knowledge management yang terdapat pada objek penelitian. e. BAB 5 ANALISIS DAN PERANCANGAN Bab ini akan menjelaskan analisis dan perancangan rancangan knowledge management system berdasarkan metode yang dipilih. f. BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dan saran dari hasil penelitian.

27 2 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab 2 menjelaskan tinjauan pustaka yang berisi uraian dari berbagai literatur yang terkait dengan permasalahan penelitian. Tinjauan pustaka dilakukan terkait teori yang relevan, yaitu teori mengenai knowledge (pengetahuan), knowledge management, proses knowledge management, pengembangan knowledge management, serta perancangan sistem. Pada bagian akhir, penulis melakukan tinjauan terhadap berbagai penelitian serupa yang pernah dilakukan serta pengembangan kerangka teoritis, sebagai acuan penelitian Knowledge Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai beberapa hal terkait pengetahuan, yaitu definisi, klasifikasi, dan tempat penyimpanan knowledge Definisi Knowledge Knowledge merupakan suatu pemahaman yang didapatkan melalui pengalaman atau pembelajaran, sebagai pemahaman mengenai bagaimana melakukan sesuatu sehingga seseorang dapat melakukan suatu tugas (Awad & Ghaziri, 2004). Knowledge juga didefinisikan sebagai suatu kombinasi dari pengalaman yang terbingkai, nilai, informasi yang kontekstual, dan pandangan ahli yang menjadi dasar/sebuah kerangka untuk mengevaluasi serta menghasilkan pengalaman dan informasi baru (Davenport & Prusak, 1998) Klasifikasi Knowledge Fernandez dan Sabherwal (2010) mengklasifikasikan knowledge berdasarkan sifat alamiahnya, menjadi tiga kategori, yaitu: 9

28 10 1. Procedural atau declarative knowledge Procedural knowledge merupakan pengetahuan mengenai langkah-langkah dalam menyelesaikan suatu tugas (know-how), sedangkan declarative knowledge adalah pengetahuan yang menggambarkan proposition, korelasi yang telah diduga, ataupun formula dari konsep yang berhubungan (knowwhat). 2. Tacit atau explicit knowledge Explicit knowledge adalah pengetahuan yang sudah terdokumentasikan dalam bentuk tulisan, gambar, berupa manual atau petunjuk, yang mudah untuk disebarluaskan. Tacit knowledge adalah pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang yang didapatkan dari pengalaman ataupun aktivitas yang pernah dilakukan, berupa intuisi atau wawasan yang dimiliki individu, sehingga sulit disebarluaskan. 3. General atau specific knowledge General knowledge adalah pengetahuan yang dimiliki oleh banyak orang dan mudah ditransfer antar individu. Specific knowledge merupakan pengetahuan yang dimiliki oleh sedikit orang dan mahal untuk ditransfer Penyimpanan Knowledge Knowledge tersebar dalam lokasi/tempat yang berbeda. Fernandez dan Sabherwal (2010) mengelompokan lokasi penyimpanan knowledge kedalam tiga bagian, yaitu: 1. People (manusia) Knowledge yang tersimpan dalam diri manusia, sebagai individu maupun sebagai sebuah kelompok. 2. Artifacts (artifak) Knowledge yang tersimpan dalam artifak dibedakan menjadi tiga, yaitu knowledge yang tersimpan dalam practices, didapatkan dari pengalaman/ praktik, rutinitas organisasi ataupun pola interaksi, knowledge yang tersimpan dalam teknologi dan sistem terkomputerisasi yang menyimpan data dan

29 11 informasi, serta knowledge yang tersimpan dalam media (repository) seperti dokumen, buku, baik dalam bentuk elektronik ataupun nonelektronik. 3. Organizational Entities (entitas organisasi) Knowledge yang tersimpan dalam entitas organisasi dibedakan menjadi tiga level, yaitu knowledge yang dimiliki oleh orang-orang yang terkumpul dalam sebuah unit organisasi (organizational unit), knowledge yang tersimpan dalam nilai, norma, praktik dan kultur pada organisasi (organization), dan knowledge yang terbentuk karena adanya hubungan antar organisasi, dengan konsumen atau supplier-nya (interorganizational relationships) Knowledge Management Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai beberapa hal terkait knowledge management (KM), yaitu definisi KM, proses KM, dampak KM, dan knowledge management system Definisi Knowledge Management Menurut Fernandez dan Sabherwal (2010), definisi KM adalah melakukan aktivitas menemukan, menangkap, membagi, dan menerapkan knowledge untuk meningkatkan dampak knowledge dalam mencapai tujuan organisasi dengan cara yang efektif. Menurut Awad dan Ghaziri (2004), KM merupakan model bisnis yang memiliki kerangka kerja berdasarkan pengetahuan yang dimiliki organisasi. Menurut Dalkir (2005), kebanyakan praktisi dan para profesional menyimpulkan bahwa KM membuat pengetahuan yang dimiliki organisasi, baik tacit maupun explicit, menjadi nilai tambah bagi organisasi dan setiap organisasi harus mendefinisikan KM sesuai dengan tujuan organisasi Penilaian Knowledge Management Fernandez dan Sabherwal (2010) menyatakan bahwa penilaian knowledge management merupakan aspek kritis dalam implementasi KM. Beberapa alasan yang mendasari penilaian KM adalah:

30 12 1. Penilaian KM membantu organisasi mengidentifikasi kontribusi KM yang ada saat ini. 2. Penilaian KM meningkatkan pemahaman tentang kualitas dari usaha yang dilakukan melalui KM serta kekayaan intelektual yang dihasilkan melalui usaha tersebut. 3. Penilaian KM membantu organisasi memahami apakah biaya yang dikeluarkan sesui dengan manfaat yang dihasilkan. 4. Penilaian KM membantu untuk mengidentifikasi gap yang harus diatasi dalam KM oleh individu yang ada pada organisasi. 5. Penilaian KM membantu organisasi membuat business case kepada pimpinan organisasi untuk menerapkan investasi tambahan untuk KM. Pada penelitian yang dilakukan Hoss dan Schlussel (2009), dinyatakan ada tiga prinsip dalam menilai KM dalam sebuah organisasi, yaitu manusia/budaya, proses, dan teknologi Infrastruktur Knowledge Management Infrastruktur KM merupakan pondasi dasar untuk KM. Dalam konteks organisasi, Infrastruktur mencakup lima komponen, yaitu budaya organisasi, struktur organisasi, infrastruktur teknologi informasi, pengetahuan umum, dan lingkungan fisik (Fernandez & Sabherwal, 2010) Budaya Organisasi Fernandez dan Sabherwal (2010) menyatakan bahwa budaya organisasi mencerminkan norma dan keyakinan yang ada di organisasi yang menjadi panduan anggotanya. Disebutkan pula bahwa budaya tersebut memungkinkan KM dapat dilaksanakan dalam organisasi. Menurut Ivancevich dan Matteson (2002), budaya merupakan bagian dari kehidupan organisasi yang mempengaruhi perilaku, sikap, dan efektivitas pegawai. Selain itu, Cameron dan Quinn (2006) menyatakan bahwa budaya organisasi menjadi bagian dari area yang menjadi panduan bagi para manajer untuk meningkatkan efektivitas organisasi.

31 13 Cameron dan Quinn (2006) mengusulkan sebuah instrumen untuk melakukan penaksiran terhadap budaya yang ada pada suatu organisasi, yang disebut sebagai Organizational Culture Assesment Instrument (OCAI). Instrumen ini merupakan sebuah kuesioner yang terdiri dari enam bagian yang merupakan dimensi kunci dari budaya organisasi (Tabel 2.1). Tiap bagian terdiri empat alternatif. Responden diminta untuk memberikan nilai pada tiap alternatif, yang terdiri dari dua kolom, yaitu (1) nilai untuk kondisi saat ini, untuk merespon keadaan organisasi saat ini, dan (2) nilai untuk kondisi yang diinginkan, untuk merespon kondisi organisasi agar sukses dalam jangka waktu lima tahun ke depan. Setiap alternatif dalam masing-masing bagian mewakili empat tipe budaya organisasi, yaitu clan (budaya kekeluargaan), adhocracy (budaya inovasi produk dan teknologi), hierarchy (budaya yang serba terstruktur dan stabilitas operasional), dan market (budaya yang lebih berorientasi kepada pasar dan permintaan/ kepuasan pelanggan). Tabel 2.1. Organizational Culture Assessment Instrument (Cameron & Quinn, 2006) 1. Karakter Dominan Saat Ini Yang Diinginkan A. Organisasi merupakan tempat yang sangat personal, sebagai tempat yang dirasakan sebagai keluarga. Orang-orang yang ada di organisasi terlihat saling berbagi. B. Organisasi sangat dinamis dan tempat yang entrepreneurial. Orang-orang yang ada di organisasi bersedia untuk mengambil risiko. C. Organisasi berorientasi hasil. Yang menjadi perhatian adalah bagaimana pekerjaan dapat selesai. Orang-orang yang ada di organisasi sangat kompetitif dan berorientasi untuk berprestasi. D. Organisasi sangat terkontrol dan terstruktur. Ada prosedur formal yang mengatur apa yang harus dilakukan. Total

32 14 Tabel 2.1. Organizational Culture Assessment Instrument (Cameron & Quinn, 2006) 2. Kepemimpinan Organisasi Saat Ini Yang Diinginkan A. Kepemimpinan dalam organisasi secara umum memberikan contoh mentoring, memfasilitasi, atau membina. B. Kepemimpinan dalam organisasi secara umum memberikan contoh entrepreneurship, inovasi atau pengambilan risiko. C. Kepemimpinan dalam organisasi secara umum memberikan contoh sungguh-sungguh, agresif, atau berorientasi fokus pada hasil. D. Kepemimpinan dalam organisasi secara umum memberikan contoh berkoordinasi, mengorganisir, atau mengefisiensikan pekerjaan agar berjalan dengan lancar. Total Pengelolaan Pegawai Saat Ini Yang Diinginkan A. Gaya pengelolaan dalam organisasi adalah dengan adanya kerja sama tim, konsensus, dan partisipasi. B. Gaya pengelolaan dalam organisasi adalah dengan adanya pengambilan risiko oleh individu, inovasi, kebebasan, dan keunikan. C. Gaya pengelolaan dalam organisasi adalah dengan adanya daya saing yang kompetitif, tuntutan yang tinggi, dan prestasi. D. Gaya manajemen dalam organisasi adalah dengan adanya keamanan kerja, kesesuaian, dapat ditebak, dan stabilitas dalam hubungan. Total Perekat Organisasi Saat Ini Yang Diinginkan A. Perekat yang ada dalam organisasi adalah loyalitas dan rasa saling percaya. Komitmen kepada organisasi tinggi. B. Perekat yang ada dalam organisasi adalah komitmen terhadap inovasi dan pengembangan. Ada penekanan bahwa organisasi berada di ujung tombak.

33 15 Tabel 2.1. Organizational Culture Assessment Instrument (Cameron & Quinn, 2006) 4. Perekat Organisasi Saat Ini Yang Diinginkan C. Perekat yang ada dalam organisasi adalah adalah adanya penekanan pada prestasi dan pencapaian tujuan. D. Perekat yang ada dalam organisasi adalah aturan formal dan kebijakan. Mempertahankan organisasi berjalan lancar adalah hal yang penting. Total Penekanan Strategis Saat Ini Yang Diinginkan A. Organisasi menekankan pengembangan sumber daya manusia. Adanya kepercayaan yang tinggi, keterbukaan, dan mempertahankan partisipasi. B. Organisasi menekankan agar memperoleh sumber daya baru dan menciptakan tantangan baru. Adanya kegiatan untuk mencoba hal-hal baru dan pencarian peluang dihargai. D. Organisasi menekankan ketetapan dan stabilitas. Mengutamakan efisiensi, kontrol, dan kelancaran operasional. Total Kriteria Kesuksesan Saat Ini Yang Diinginkan A. Organisasi mendefinisikan sukses atas dasar pengembangan sumber daya manusia, kerja sama tim, komitmen pegawai, dan kepedulian terhadap pegawai. B. Organisasi mendefinisikan sukses atas dasar produk yang paling unik atau terbaru. Organisasi menjadi pemimpin dan inovator produk. C. Organisasi mendefinisikan sukses atas dasar kemenangan di pasar dan melampaui kompetisi. Kepemimpinan pasar kompetitif menjadi kunci utama. D. Organisasi mendefinisikan sukses atas dasar efisiensi. Penyelesaian pekerjaan dapat diandalkan, penjadwalan lancar, dan produksi biaya murah menjadi hal penting. Total

34 Struktur Organisasi KM bergantung pada struktur organisasi. Beberapa aspek yang berkaitan adalah (Fernandez & Sabherwal, 2010): 1. Hirarki pada struktur organisasi dapat mempengaruhi individu dalam organisasi dengan siapa mereka sering berinteraksi, kepada dan dari siapa ada kecenderungan untuk mentransfer pengetahuan. 2. Struktur organisasi dapat memfasilitasi KM melalui Communities of Practice (CoP), yaitu sebuah komunitas/kelompok organik dan terorganisir yang terdiri dari individu yang tersebar secara geografis atau organisatoris tetapi berkomunikasi secara teratur berdiskusi mengenai isu-isu untuk kepentingan bersama. 3. Struktur organisasi dapat memfasilitasi KM melalui struktur khusus dan peran yang secara khusus mendukung KM Infrastruktur Teknologi Informasi Kondisi infrastruktur Teknologi Informasi (TI) yang sudah dikembangkan untuk mendukung kebutuhan sistem informasi organisasi, dapat memfasilitasi KM (Fernandez & Sabherwal, 2010). Infrastruktur TI terdiri dari seluruh spektrum sistem informasi, termasuk sistem pemrosesan transaksi dan sistem informasi manajemen. Salah satu cara untuk melihat kondisi infrastruktur TI adalah dengan mempertimbangkan kemampuan organisasi dalam menyediakan aspek sebagai berikut: 1. Reach, berkaitan dengan akses dan koneksi serta efisiensi akses tersebut. 2. Depth, berfokus pada detil dan jumlah informasi yang secara efektif dapat dikomunikasikan melalui sebuah media. 3. Richness, kemampuan untuk menyediakan beberapa isyarat (misalnya, bahasa tubuh, ekspresi wajah, nada suara) secara simultan, memberikan umpan balik yang cepat, membuat personalisasi pesan, dan menggunakan bahasa yang alami dalam penyampaiannya. 4. Aggregation, kemampuan menyimpan dan memproses informasi.

35 17 Menurut Tiwana (2002), peran teknologi yang penting dalam KM adalah memperluas jangkauan dan meningkatkan kecepatan dalam transfer pengetahuan. Ada tiga peran kunci teknologi dalam KM, yaitu memfasilitasi komunikasi, menyediakan infrastruktur untuk menyimpan pengetahuan yang terkodifikasi dan tersampaikan, serta memetakan sebaran bit dan potongan dari pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit untuk membangun dan mempertahankan ketergantungan antara pengetahuan. Tiwana (2002) mengusulkan tujuh layer arsitektur Knowledge Management System, yaitu Interface Layer, Access and Authentication Layer, Collaborative Intelligence and Filtering Layer, Application Layer, Transport Layer, Middleware and Legacy Integration Layer, dan Repositories (Gambar 2.1).

36 18 Gambar 2.1. Tujuh Layer Arsitektur KMS (Tiwana, 2002) Pengetahuan Umum Pengetahuan umum yang ada pada organisasi mengacu pada pengalaman kumulatif organisasi dalam memahami kategori pengetahuan dan kegiatan serta mengatur prinsip-prinsip yang mendukung komunikasi dan koordinasi (Fernandez & Sabherwal, 2010). Fernandez menyatakan bahwa pengetahuan umum dapat memberikan kesatuan untuk organisasi. Hal ini mencakup bahasa umum dan kosa kata, pengakuan domain pengetahuan individu, skema kognitif umum, norma-

37 19 norma bersama, dan unsur-unsur pengetahuan khusus yang pada umumnya dimiliki seluruh individu. Pengetahuan umum membantu untuk meningkatkan nilai pengetahuan seseorang yang ahli, dengan cara mengintegrasikan pengetahuan yang dimilikinya dengan pengetahuan orang lain. Karena pengetahuan umum didasarkan pada definisi hanya untuk sebuah organisasi, peningkatan nilai pengetahuan tersebut hanya untuk organisasi tertentu dan tidak beralih ke pesaingnya. Dengan demikian, pengetahuan umum mendukung transfer pengetahuan dalam organisasi tetapi menghambat transfer (atau kebocoran) pengetahuan di luar organisasi (Fernandez & Sabherwal, 2010) Lingkungan Fisik Fernandez dan Sabherwal (2010) menyatakan bahwa aspek kunci dari lingkungan fisik meliputi (1) desain bangunan (dan pemisahan antara bangunan tersebut); (2) lokasi, ukuran, dan jenis kantor; maupun (3) jenis, jumlah, dan sifat ruang pertemuan. Lingkungan fisik dapat mendorong KM dengan memberikan kesempatan bagi individu yang ada pada organisasi untuk bertemu dan berbagi ide Proses Knowledge Management Knowledge management merupakan serangkaian aktivitas yang meliputi discovery, capture, sharing, dan application, untuk meningkatkan dampak knowledge management dalam mencapai tujuan organisasi (Fernandez & Sabherwal, 2010). Dengan demikian, proses Knowledge Management (KM) mencakup empat hal empat, yaitu: 1. Knowledge Discovery, yaitu pengembangan tacit knowledge atau explicit knowledge yang baru dari data dan informasi ataupun sintesis dari knowledge sebelumnya. Proses ini mencakup subproses combination (suatu explicit knowledge disentisis menjadi explicit knowledge yang baru/lebih kompleks) dan socialization (sintesis tacit knowledge diantara individu). 2. Knowledge Capture, yaitu proses mendapatkan explicit atau tacit knowledge yang terdapat pada individu, artifak, ataupun entitas organisasi. Proses ini

38 20 mencakup subproses externalization (mengonversi tacit knowledgeke dalam bentuk explicit, seperti tulisan, konsep, dan sebagainya) dan internalization (mengonversi explicit knowledge menjadi tacit knowledge). 3. Knowledge Sharing, yaitu proses mengomunikasikan knowledge kepada individu lainnya. Ada tiga klarifikasi yang penting terkait knowledge sharing, yaitu: 1) transfer knowledge dilakukan secara efektif; 2) penerima knowledge dapat mengambil tindakan atas knowledge yang dibagikan; 3) knowledge sharing dapat berlangsung diantara individu, grup, departemen, maupun organisasi yang berbeda. Proses ini mencakup subproses socialization (sintesis tacit knowledge diantara individu) dan exchange (mengkomunikasikan atau menransfer explicit knowledge diantara individu, grup dan organisasi). 4. Knowledge Application, yaitu utilisasi knowledge agar dapat berkontribusi kepada kinerja organisasi dalam proses pengambilan keputusan maupun pelaksanaan tugasnya. Proses ini ini mencakup subproses direction (menginstruksikan hal-hal terkait knowledge yang dimiliki kepada individu lainnya) dan routines (utilisasi knowledge yang terdapat pada prosedur, peraturan, dan norma yang mengatur tindakan). Gambar 2.2 menunjukkan proses dan subproses yang menggambarkan aktivitas KM. Gambar 2.2. Proses Knowledge Management (Fernandez & Sabherwal, 2010) Awad& Ghaziri (2004) mengungkapkan bahwa terdapat empat proses siklusknowledge management, disebut sebagai knowledge life cycle (KM Life

39 21 Cycle), yaitu capturing, organizing, refining, dan transfer. Capturing merupakan proses menangkap/mengambil pengetahuan yang berasal dari berbagai sumber yang tersedia. Pada tahap ini, hal penting yang perlu dilakukan adalah memunculkan dan mewakili pengetahuan ke dalam bentuk yang dapat tersedia bagi semua pengguna. Organizing merupakan proses dalam mengelola pengetahuan yang ditangkap untuk digunakan dalam menghasilkan pengetahuan lain yang bermanfaat. Refining merupakan proses dalam menyaring sebuah explicit knowledge yang tersimpan dalam database menjadi tacit knowledge. Transfer, merupakan proses menyebarkan pengetahuan agar tersedia bagi individu, grup dan entitas organisasi (Awad & Ghaziri, 2004) Knowledge Management System Knowledge Management System (KMS) merupakan integrasi antara teknologi dan mekanisme yang dikembangkan untuk mendukung keempat proses dalam knowledge management, yaitu menemukan pengetahuan baru, mendapatkan pengetahuan yang sudah ada, menyebarkan pengetahuan, dan menerapkan pengetahuan. Dengan demikian, knowledge management system terdiri dari knowledge discovery system, knowledge capture system, knowledge sharing system, dan knowledge application system (Fernandez & Sabherwal, 2010). Dalam mengembangkan knowledge management system, terdapat beberapa hal yang dapat menjadi tantangan yaitu (Awad & Ghaziri, 2004): 1. Budaya KM harus membuat berbagi pengetahuan menjadi suatu hal yang menarik untuk dilakukan. Budaya dalam suatu organisasi merupakan hal yang sulit untuk diubah. Untuk mendukung keberhasilan implementasi knowledge management system, perusahaan dapat memberikan intensif kepada karyawan yang berkolaborasi dan berbagi pengetahuan yang dimilikinya. 2. Evaluasi terhadap Pengetahuan Evaluasi terhadap pengetahuan merupakan hal yang kompleks karena sulit untuk menilai harga suatu pengetahuan.

40 22 3. Pemrosesan Pengetahuan Knowledge management system yang efektif tidak hanya menyimpan dan mengakses informasi tetapi juga mendokumentasikan bagaimana suatu keputusan dibuat. Menurut Tiwana (2002), pada tahap inisiasi, KMS terdiri dari beberapa subkomponen sebagai berikut. 1. Repositories, sebagai tempat penyimpanan pengetahuan formal dan informal, serta aturan yang berkaitan untuk mengakumulasi, mengelola, memvalidasi, memelihara, maupun mendistribusikan konten pengetahuan. 2. Collaborative platform, yang mendukung pekerjaan yang terdistribusi, skills database, expert locators, dan saluran komunikasi informal. 3. Networks, yang merupakan jaringan (baik jaringan digital maupun sosial) yang mendukung percakapan dan komunikasi. 4. Culture, yang memungkinkan dukungan untuk berbagi pengetahuan dan penggunaan subkomponen 1 sampai Pengembangan Knowledge Management System Ten Steps Knowledge Management Road (Amrit Tiwana) Terdapat sepuluh langkah untuk menyusun knowledge management road map yang mencakup keseluruhan proses dimulai dari menyusun strategi knowledge management system berdasarkan tujuan organisasi, perancangan, pengembangan, dan implementasi knowledge management system di dalam organisasi sebagaimana ditunjukkan Gambar 2.3 (Tiwana, 2002).

41 23 Gambar 2.3. Sepuluh Langkah Penyusunan Knowledge Management Gambar 2.3. menunjukkan sepuluh langkah penyusunan KM terbagi menjadi empat fase yaitu evaluasi infrastruktur (langkah 1-2); analisis, perancangan, dan pengembangan KMS (langkah 3-7); pengembangan lebih lanjut (langkah 8-9);

42 24 dan evaluasi (langkah 10). Penjelasan untuk sepuluh langkah tersebut adalah sebagai berikut (Tiwana, 2002). 1. Menganalisis infrastruktur yang ada Tahap ini bertujuan untuk memahami berbagai komponen yang membentuk strategi KM dan kerangka kerja teknologi. Kemudian dengan menganalisis infrastruktur yang sudah ada, akan terlihat adanya gap kritis. 2. Menyelaraskan KM dan strategi bisnis Tahap ini menghubungkan antara desain platform KM yang akan dibuat dengan strategi bisnis, kemudian menarik strategi menjadi desain sistem. Tanpa adanya keselarasan antara KM dan strategi bisnis organisasi, akan membuat KMS yang dibangun tidak bermanfaat. 3. Merancang arsitektur dan desain KM Pada tahap ini, dilakukan pemilihan terhadap komponen infrastruktur untuk membanguan arsitektur KM. KMS menggunakan arsitektur yang terdiri dari tujuh layer dan teknologi yang dibutuhkan untuk membangun pada setiap layer sudah tersedia. 4. Mengaudit aset dan sistem pengetahuan yang ada Tahap ini bertujuan untuk mengaudit dan menganalisis pengetahuan yang ada di dalam organisasi, kemudian membentuk tim yang merepresentasikan berbagai unit untuk mengidentifikasi pengetahuan apakah termasuk penting atau tidak. 5. Merancang tim KM Pada tahap ini, dibentuk Tim KM yang efektif terdiri dari para pemegang kepentingan di dalam dan luar organisasi. Selain itu, dilakukan identifikasi sumber daya ahli yang diperlukan untuk merancang, membangun, dan mengembangkan sistem yang dapat menyeimbangkankebutuhan teknis dan manajerial.

43 25 6. Menyusun cetak biru KM Pada tahap ini, disusun cetak biru KM yang berisi rencana untuk mengembangkan dan meningkatkan KMS secara bertahap. 7. Mengembangkan KMS Pada tahap ini, dilakukan pengembangan KMS yang mengacu pada cetak biru KM. 8. Melakukan pengujian terhadap pilot KMS dengan metodologi Results-Driven Incremental (RDI) Proyek berskala besar, seperti KMS, harus memenuhi kebutuhan aktual para penggunanya. Oleh karena itu, proyek pilot yang sudah dikembangkan selalu dievaluasi. Evaluasi dapat dilakukan dengan metodologi RDI, berdasarkan hasil bisnis kumulatif. 9. Mengelola kepemimpinan dan struktur untuk pemberian reward Untuk mendorong penggunaan KMS dan mendapatkan dukungan pegawai, dibutuhkan sebuah struktur reward agar pegawai termotivasi untuk menggunakan dan berkontribusi pada KMS. Selain itu, kepemimpinan yang bersemangat (dalam menggunakan KMS) akan menjadi contoh/teladan. 10. Evaluasi kinerja, mengukur return of investment (ROI) dan memperbaiki KMS Pada tahap ini, keberhasilan KMS diukur dari investasi yang telah dilakukan dan dampak kompetitifnya pada bisnis Five Grounded Principles for Developing Knowledge Management Systems (Woodman dan Zade) Woodman dan Zade (2012) melakukan penelitian mengenai pengembangan KMS dengan menggunakan grounded theory methodology. Pendekatan pengembangan KMS yang digunakan terdiri dari lima fase, yaitu (1) mendefinisikan situasi bermasalah yang dihadapi organisasi, (2) mengumpulkan visi dari situasi perbaikan yang sesuai dengan keinginan organisasi, (3) mendesain KMS, (4)

44 26 mengeksplorasi pilihan teknologi informasi untuk KMS, dan (5) mengelola potensi pengembangan KMS. Dalam penelitiannya, disebutkan bahwa terdapat lima prinsip kunci dalam pengembangan KMS, yaitu: 1. Complexity principle: KMS mengatasi kompleksitas situasi yang bermasalah Dengan menggunakan kerangka Cynefin, yang mengkategorisasikan situasi organisasi menjadi empat domain (complex, complicated, chaos, dan simple). Kerangka Cynefin ini bertujuan untuk membantu para praktisi melakukan pendekatan untuk mengetahui permasalahan dengan cara yang didasarkan pada pandangan bahwa "manusia menggunakan pola untuk mengatur dunia dan memahami hal-hal dalam situasi yang kompleks". Agar prinsip ini menjadi efektif pada pengembangan KMS, praktisi tidak diperbolehkan mengambil keputusan tetapi membimbing stakeholder (yang memiliki masalah) dalam suatu organisasi untuk menentukan apakah KMS akan dianggap sebagai kandidat solusi, berdasarkan tingkat kerumitan dalam situasi permasalahan yang dihadapi. 2. Non-reductionist principle: KMS berbeda dari bagian lainnya Fase pertama menunjukan bahwa konsep penyelesaian solusi memiliki keterikatan dan ketergantungan. Kompleksitas tantangan yang dihadapi organisasi menyulitkan tim untuk menganalisis situasi yang bermasalah membagi masalah ke dalam beberapa bagian. Hal ini membuat solusi sulit dieksplorasi secara terpisah. Sebaliknya, tim, yang dibantu oleh konsultan peneliti, terlibat secara kolektif pada fase 2 (envisioning) untuk menciptakan visi bagi situasi perbaikan di masa depan secara keseluruhan. Hasilnya adalah visi holistik yang secara jelas mengatasi permasalahan organisasi yang teridentifikasi pada fase pertama (sensemaking). Dengan demikian, fase tumpang tindih dan loop kembali. Visi yang tercipta menunjukkan perspektif stakeholder yang berbeda-beda. Oleh karena itu, praktisi KM harus melibatkan stakeholder untuk menciptakan visi holistik bagi situasi perbaikan di waktu yang akan datang

45 27 yang menangani situasi bermasalah secara keseluruhan, serta tidak menganalisis situasi bermasalah dengan memecahkan permasalahan menjadi bagian-bagian lebih kecil. 3. Just-in-time principle: KMS memungkinkan berbagi pengetahuan tepat pada waktunya Fase ketiga, yaitu mendesain KMS, menunjukkan bahwa KMS memfasilitasi komunikasi pengetahun yang relevan dengan penggunanya. Oleh karena itu, tim dari para pemangku kepentingan organisasi, dengan dibantu oleh praktisi KM, harus merancang KMS dengan cara yang memungkinkan on-demand, identifikasi just-in-time dari pengetahuan yang relevan kepada agen pengetahuan yang relevan, di mana, kapan dan bagaimana mereka membutuhkannya. Hal ini dapat dicapai dengan merepresentasikan alur pengetahuan dan interface diantara agen pengetahuan, yang memberikan para stakeholder organisasi sarana untuk mencari nilai pengetahuan. Representasi ini dapat didukung oleh IT, namun komunikasi dan interaksi dengan pengetahuan tersebut dimungkinkan dengan cara non-it yang sesuai dengan para stakeholder organisasi dan ditentukan secara just-in-time sebagai kebutuhan. 4. Sociotechnical principle: KMS mencakup aspek organisasi, sosial dan TI Dalam merancang KMS, tim stakeholder organisasi, dibantu oleh praktisi KM, harus mengeksplorasi aspek organisasi dan sosial di KMS, selain aspek teknologi. 5. Multiple-view principle: melihat KMS dari berbagai sudut pandang Pertimbangan pemilihan teknologi informasi untuk mendukung KMS harus mencari solusi yang menyediakan personalisasi dan perubahan perspektif agen pengetahuan, dengan memungkinkan mereka untuk merepresentasikan jaringan (agen pengetahuan lain dan hubungannya), serta dengan memungkinkan untuk merepresentasikan agen pengetahuan, alur, dan interface untuk berubah sesuai dengan situasi.

46 Identifikasi Knowledge Management Solution dengan Faktor Kontingensi (Fernandez dan Shaberwal) Menurut Fernandez & Sabherwal(2010), solusi KM, yang akan bermanfaat, teridentifikasi melalui keadaan spesifik yang ada pada suatu organisasi maupun keadaan sekitarnya. Pendekatan yang dilakukan Fernandez & Sabherwal berdasarkan contingency perspective, bahwa solusi KM merupakan contingent atas keadaan tertentu yang ada. Secara umum, faktor kontingensi dan infrastruktur KM mempengaruhi kesesuaian proses KM dalam dua cara, yaitu: 1. Dengan meningkatkan atau mengurangi kebutuhan dalam mengelola pengetahuan melalui cara tertentu; dan 2. Dengan meningkatkan atau mengurangi kemampuan organisasi untuk mengelola pengetahuan melalui cara tertentu. Ada empat faktor kontingensi yang dapat mempengaruhi KM, yaitu karakteristik pekerjaan/tugas, karakteristik pengetahuan, karakteristik organisasi, dan karakteristik lingkungan. Keempat faktor tersebut memiliki dampak bagi proses KM, yaitu: 1. Dampak Karakteristik Pekerjaan/Tugas Dua hal penting dalam melakukan analisis karakteristik pekerjaan/tugas, adalahadanyatask uncertainty dan task interdependence. Task uncertainty merupakan pekerjaan yang dilakukan tidak terstruktur secara formal, sedangkan task interdependence mengindikasikan bahwa ada pengaruh dari unit kerja lain pada dalam melakukan pekerjaan. Jika task uncertainty pada sebuah organisasi tinggi akan menyebabkan biaya lebih mahal karena ada perubahan pada permasalahan dan pekerjaan, sehingga pada kondisi tersebut disarankan menggunakan proses KM direction atau socialization. Sebaliknya, jika task uncertainty rendah maka rutinitas dapat dikembangkan untuk mendukung pengetahuan. Dalam kondisi ini maka KM proses yang direkomendasikan adalah exchange, combination, internalization, externalization, dan routines. Jika pada suatu organisasi task interdependence dinilai tinggi maka proses KM yang disarankan adalah exchange, combination, socialization, direction, dan routines. Sebaliknya jika task

47 29 interdependence dinilai rendah maka proses KM yang disarankan adalah internalization, externalization, direction, dan routines. 2. Dampak Karakteristik Organisasi Karakter organisasi terdiri dari dua hal, yaitu ukuran organisasi dan strategi bisnis. Ukuran organisasi akan mempengaruhi proses KM yang dapat mendukung, yaitu proses direction, routines, exchange, dan socialization for knowledge sharing. Strategi bisnis, terdiri dari dua jenis yaitu low cost dan differentiation. Jika organisasi memiliki strategi bisnis low cost, maka proses KM yang disarankan adalah direction, routines, internalization, externalization, exchange, dan socialization for knowledge sharing. Jika organisasi memiliki strategi bisnis differentiation maka proses KM yang disarankan adalah internalization, externalization, combination, socialization, dan exchange. 3. Dampak Karakteristik Lingkungan Karakteristik lingkungan dari suatu organisasi menentukan keberlangsungan proses KM. Dalam hal ini, akan dilihat apakah ada ketidakpastian lingkungan yang mempengaruhi organisasi. Jika ketidakpastian lingkungan tinggi maka proses KM yang disarankan adalah direction, routines, combination dan socialization for knowledge discovery. Sebaliknya, jika ketidakpastian lingkungan rendah maka proses KM yang disarankan adalah socialization for knowledge sharing, exchange, externalization, dan internalization. 4. Dampak Karakteristik Pengetahuan Pada analisis pengetahuan ini terdapat tiga kelompok pengetahuan yaitu tacit dan explicit, procedural dan declarative, serta general dan specific. Jika karateristik pengetahuan pada organisasi teridentifikasi procedural maka proses KM yang disarankan adalah direction dan routines. Fernandez & Sabherwal (2010) menyarankan metodologi untuk mengidentifikasi solusi KM yang sesuai bagi organisasi, dapat dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu:

48 30 1. Menentukan faktor kontingensi organisasi Pada tahap ini, dilakukan penilaian terhadap faktor-faktor kontingensi dan bagaimana hal tersebut berkontribusi terhadap kondisi ketidakpastian (uncertainty).variasi tugas yang dibutuhkan KM harus diidentifikasi apakah nilai task independence dan task uncertainty, tinggi atau tidak. Jenis pengetahuan perlu diklasifikasikan sebagai umum atau khusus, deklaratif atau prosedural, serta tacit atau explicit. Ketidakpastian lingkungan muncul dari perubahan dalam persaingan, peraturan dan kebijakan pemerintah, kondisi perekonomian, dan sebagainya. Selain itu, strategi bisnis harus diidentifikasikan apakah termasuk low cost atau differentiation. Kemudian, ukuran organisasi ditentukan sebagai besar atau kecil, dibandingkan dengan pesaing. 2. Mengidentifikasi proses knowledge management berdasarkan faktor kontingensi Tahap selanjutnya adalah menentukan proses knowledge management berdasarkan nilai faktor kontingensi. Tabel 2.2 menunjukan faktor kontingensi dan dampaknya terhadap proses KM. 3. Memprioritaskan proses knowledge management Setelah nilai faktor kontingensi ditentukan sesuai dengan proses KM yang berkaitan, maka tiap proses akan digabungkan untuk diambil nilai kumulatifnya. Hal ini dilakukan sebagai penentuan identifikasi proses KM yang dibutuhkan. Untuk proses KM yang sesuai dengan faktor kontingensi, akan diberikan nilai 1,0. Untuk proses KM yang tidak sesuai dengan faktor kontingensi akan diberi nilai 0,0. Untuk proses KM yang sesuai dengan semua kemungkinan, akan diberi nilai 0,5. Dengan demikian, nilai kumulatif prioritas dapat ditentukan. Proses KM yang memiliki nilai kumulatif besar akan mendapatkan prioritas utama. 4. Mengidentifikasi proses knowledge management saat ini Pada tahap ini, proses KM yang sudah ada akan diidentifikasi. Untuk melakukannya, dapat dilakukan dengan melakukan survei singkat terhadap pegawai, sejauh mana proses KM yang sudah ada bermanfaat.

49 31 5. Menganalisis proses knowledge management tambahan Berdasarkan proses-proses KM yang dibutuhkan (hasil dari tahap 3), dan proses KM yang sudah ada (hasil dari tahap 4), tambahan proses KM ditentukan. Jika ada proses KM yang teridentifikasikan (dari tahap 3) sebagai kebutuhan, maka proses KM tersebut harus ditambahkan. Akan tetapi, jika proses KM tidak diidentifikasi sebagai kebutuhan, dan pada saat ini masih digunakan, maka proses KM tersebut dapat di-dropped. 6. Menentukan infrastruktur knowledge management dan mengidentifikasi urutan proses KM Pada tahap ini, dilakukan proses penilaian terhadap ketersediaan infrastruktur KM (budaya organisasi, struktur organisasi, dan lingkungan fisik) yang dapat memfasilitasi atau menghambat knowledge sharing dan knowledge creation. 7. Mengembangkan KMS yang dibutuhkan sertamekanisme dan teknologinya Setelah tahap 1 sampai tahap 6 dilakukan, maka pada langkah ini, organisasi perlu mengambil langkah-langkah inisiasi KMS, mekanisme, dan teknologi yang mendukung proses KM.

50 32 Tabel 2.2. Faktor Kontingensi dan Proses KM yang Bersesuaian Proses KM Faktor-faktor Kontingensi Combination Socialization for knowledge discovery Socialization for knowledge sharing Exchange Externalization Internalization Direction Routines Ketidakpastian Tugas Rendah Tinggi Tinggi Rendah Rendah Rendah Tinggi Rendah Ketergantungan Tugas Tinggi Tinggi Tinggi Tinggi Rendah Rendah Tinggi/ Rendah Tinggi/ Rendah Explicit (E) atau Tacit (T) Prosedural (P) atau Deklaratif (D) E T T E T E T/E T/E P/D P/D P/D P/D P/D P/D P P Ukuran organisasi Kecil/Besar Kecil Kecil Besar Kecil/Besar Kecil/Besar Kecil Besar Strategi bisnis (Low Cost/LC) atau Differentiation (D) Ketidakpastian Lingkungan D D LC/D LC/D LC/D LC/D LC LC Tinggi Tinggi Rendah Rendah Rendah Rendah Tinggi Tinggi

51 Unified Modelling Languange Unified Modelling Languange (UML) adalah sebuah bahasa permodelan visualuntuk tujuan yang digunakan untuk menspesifikasikan, memvisualisasi, mengkonstruksi, dan mendokumentasikan artifak dari sebuah sistem perangkat lunak. UML menangkap keputusan dan pemahaman dari sistem yang akan dikonstruki. UML digunakan untuk memahami, mendesain, mencari, mengkonfigurasi, memelihara, dan mengontrol informasi dari sebuah sistem sistem. UML mencakup konsep semantik, notasi, dan petunjuk/acuan. UML memiliki bagian statis, dinamis,lingkungan, dan organisasi (Rumbaugh et al., 2005). Menurut Larman (2005), UML adalah notasi pemrograman standar untuk menggambar atau menyajikan gambar (dengan beberapa teks), yang berkaitan dengan software terutama object-oriented software. Ada tiga cara untuk mengimplementasikan UML (Larman,2005), yaitu: 1. UML as sketch, diagram informal dan belum lengkap yang dibuatuntuk mengeksplorasi bagian sulit dari permasalahan atau menjadi solusi dengan memanfaatkan kelebihan bahasa visual. 2. UML as blueprint, sebuah rancangan diagram yang detil yang digunakan untuk reverse engineering (memvisualisasikan dan memahami kode yang ada), serta untuk forward engineering (menghasilkan kode). 3. UML as programming language, sebagai spesifikasi lengkap yang dapat dieksekusi. Penggunaan UML dengan cara ini memerlukan cara yang praktis untuk membuat diagram dari seluruh perilaku dan logika. Tiga perspektif dalam menggunakan UML adalah sebagai berikut (Larman, 2005). 1. Perspektif konseptual, diagram diintepretasikan untuk mendeskripsikan berbagai hal dalam sebuah keadaan di dunia nyata maupun domain tertentu. 2. Perspektif spesifikasi, diagram (menggunakan notasi yang sama dengan perspektif konseptual) mendeskripsikan abstraksi software atau komponen

52 34 dengan spesifikasi dan antar mukanya, tetapi tidak spesifik untuk diimplementasikan dengan teknologi tertentu. 3. Perspektif implementasi, diagram mendeskripsikan implementasi software dengan suatu teknologi tertentu. Menurut Rumbaugh et al. (2005), UML terdiri dari beberapa view yang merepresentasikan satu aspek dalam sebuah sistem. Secara garis besar, UML view terbagi menjadi empat area utama, yaitu klasifikasi struktural, perilaku dinamis, layout fisik, dan pengelolaan model (Tabel 2.3). Penjelasan empat area adalah sebagai berikut. a. Klasifikasi struktural mendeskripsikan berbagai hal dalam sistem dan hubungannya dengan hal lainnya. Sebuah classifier memodelkan hal tersebut. Yang dimaksud classifier adalah class, use case, actor, node, colaboration, dan component. Classifier menyediakan basis dimana perilaku dinamis dibangun. View struktural ini adalah static view, design view dan use case view. b. Perilaku dinamis mendeskripsikan perilaku sistem atau classifier lainnya. Perilaku merupakan sebuah rangkaian perubahan untukmenggambarkan sistem dari view static. View perilaku dinamis adalah state machine view, activity view, dan interaction view. c. Layout fisik mendeskripsikan sumber komputasi dalam sistem dan deployment artifak yang ada di dalamnya. Hal ini merupakan deployment view. d. Pengelolaan model mendeskripsikan model-model dalam organisasi ke dalam unit hirarki. Package merupakan model unit organisasi yang umum. Sebuah model adalah hirarki package yang menyediakan abstraksi lengkap dari sebuah sistem dengan sudut pandang tertentu.

53 35 Tabel 2.3. UML View dan Diagram Area Utama View Diagram Konsep Utama Klasifikasi struktural Perilaku dinamis Layout fisik Pengelolaan model static view class diagram association, class, dependency,generalization, interface,realization design view internal structure connector, interface, part, port,provided interface, role,required interface collaboration diagram component diagram connector, collaboration, collaboration use, role, component, dependency, port, provided interface, realization, required interface, subsystem use case view use case diagram actor, association, extend, include, use case, use case generalization state machine view state machine diagram Completion transition, do activity, effect, event, region, state, transition, trigger activity view activity diagram action, activity, control flow, control node, data flow, exception, expansion region, fork, join, object node, pin interaction view sequence diagram occurrence specification, execution specification, interaction, interaction fragment, interaction operand,lifeline, message, signal deployment view model management view Communication diagram package diagram package diagram Collaboration, guard condition,message, role, sequence number import, model, package import, model, package profile package diagram constraint, profile, stereotype,tagged value

54 Use Case Diagram Use case menggambarkan fungsionalitas sebuah subjek (sistem) yang diterima oleh aktor, yang berinteraksi dengan subjek berdasarkan pandangan tertentu (Rumbaugh et al, 2005). Use case merupakan sekumpulan skenario berhasil dan tidak berhasil yang menggambarkan bagaimana seorang aktor menggunakan sistem dalam mendukung tujuan (Larman, 2005). Use case diagram mengilustrasikan hubungan antara aktor dan sistem, serta menunjukkan batasan sistem (Larman, 2005) Activity Diagram Activity menggambarkan aliran kontrol diantara aktivitas komputasi yang terlibat dalam melakukan perhitungan atau aliran kerja (Rumbaugh et al, 2005). Activity diagram bermanfaat untuk memvisualisasikan aliran kerja dan proses bisnis (Larman, 2005) Penelitian Sebelumnya Pada bagian ini, akan dijelaskan mengenai berbagai penelitian sebelumnya yang memiliki kemiripan dengan penelitian yang akan dilakukan. Kemiripan ini terlihat dari objek atau teknik penelitian yang dilakukan. Hal ini dilakukan dalam rangka mendapatkan informasi untuk mengembangkan kerangka teoritis dalam penelitian Perancangan Model Knowledge Management System Bidang Penelitian: Studi Kasus Politeknik Negeri Jakarta (PNJ) Penelitian ini dilakukan oleh Prayoga (2014), yang melakukan analisis mengenai model knowledge management system untuk mendukung proses penyimpanan pengetahuan dan mendukung kegiatan pendekatan pengetahuan antar peneliti di PNJ. Metodologi yang digunakan dalam penelitian tersebut dilakukan dengan mengacu pada Soft System Methodology (SSM) dan Ecology of Knowledge Management. Kerangka Teoritis yang dilakukan tersebut dapat terlihat pada Gambar 2.4.

55 37 SSM menghasilkan sebelas aktivitas, yaitu (1) sosialisasi kegiatan penelitian, (2) menjalin kerjasama dan kemitraan dengan industri, (3) menyelenggarakan pelatihan untuk penelitian, (4) membentuk komunitas peneliti, (5) meningkatkan reward untuk peneliti, (6) memetakan kebutuhan kebutuhan data, informasi dan pengetahuan, (7) mengumpulkan hasil penelitian dan membuka luas aksesnya, (8) menyediakan jurnal dan referensi internasional, (9) membuat publikasi dan seminar nasional, (10) menangkap dan menyimpan pengetahuan, dan (11) evaluasi kegiatan penelitian. Fitur yang terkait dengan hasil SSM adalah forum diskusi, wiki, survei, chatting, dan manajemen dokumen. Fitur yang terkait dengan proses Ecology of KM adalah perpustakaan online, wiki dan forum diskusi. Gambar 2.4. Kerangka Teoritis Penelitian Prayoga (2014)

56 Perancangan Model Knowledge Management System Untuk Mendukung Proses Kerja Akreditasi: Studi Kasus Lembaga Akreditas Mandiri Pendidikan Tinggi Kesehatan Penelitian ini dilakukan oleh Sari (2014), yang melakukan perancangan model knowledge management system untuk mendukung proses kerja akreditasi LAMPTKes. Metodologi yang digunakan untuk mengembangkan model dan strategi knowledge management system mengacu pada faktor kontingensi. Kerangkateoritis penelitian yang dilakukan tersebut terlihat pada Gambar 2.5. Proses manajemen pengetahuan hasil penelitian adalah exchange, combination, externalization, internalization, dan socialization for knowledge sharing. Sistem manajemen pengetahuan yang dirancang untuk mendukung proses-proses tersebut adalah sistem yang mempunyai fungsi sebagai lesson learned system, document management, document collaboration, dan groupware untuk Community of Practice. Gambar 2.5. Kerangka Teoritis Penelitian Sari (2014)

57 Perancangan Model Knowledge Management System: Studi Kasus Direktorat ABC Penelitian ini dilakukan oleh Rosi (2013), yang melakukan analisis model knowledge management system bagi Direktorat ABC. Metodologi yang digunakan adalah analisis faktor kontingensi Fernandez dan Sabherwal (2010) dengan menambahkan aspek-aspek dari Tiwana untuk perancangan model KMS. Penelitian ini menghasilkan prioritas pengembangan terhadap proses manajemen pengetahuan dan rancangan model knowledge management system Direktorat ABC. Rancangan model tersebut tertuang pada prototype yang memiliki fungsifungsi untuk menunjang proses manajemen pengetahuan: combination, socialization for knowledge discovery, externalization, internalization, socialization for knowledge sharing, exchange, direction, dan routines Evaluating a Knowledge Management Systems Development Methodology: Practical Application in a Virtual Recruitment Organization Penelitian ini dilakukan oleh Bakry dan Moteleb (2010), yang menganalisistentang evaluasi pengembangan KMS dengan studi kasus sebuah organisasi rekrutmen virtual. Metodologi pengembangan yang dievaluasi adalah metodologi 5 fase, yaitu (1) menetapkan permasalahan organisasi yang membutuhkan perubahan; (2) membuat solusi yang sesuai dengan tantangan dan kesempatan dari permasalahan yang dihadapi; (3) mendesain KMS dengan komponen arsitektural yang terdiri dari knowledge agents, knowledge flow, dan knowledge interfaces; (4) mengeksplorasi pilihan teknologi yang mendukung KMS; dan (5) mengelola evolusi yang berpotensi bagi pengembangan KMS dengan mengevaluasi pengembangan KMS di organisasi. Hasil evaluasi menunjukan bahwa KMS menargetkan kepada permasalahan kompleks yang ada di organisasi, KMS meliputi aspek organisasi, teknologi dan sosial, serta pengembangan KMS merupakan sebuah proses yang berkelanjutan.

58 Perbandingan dengan Penelitian Sebelumnya Penulis melakukan tinjauan terhadap penelitian sejenis yang hampir sama. Ada penelitian yang menggunakan metodologi Soft System Methodology (SSM) dan Ecology of Knowledge, dua penelitian yang menggunakan faktor kontingensi yang diperkenalkan oleh Fernandez dan Sabherwal serta satu penelitian yang mengevaluasi pengembangan KMS. Selain itu, terdapat satu penelitian sejenis yang menggunakan perpaduan metodologi Fernandez dan Sabherwal, Tiwana, serta Awad dan Ghaziri. Metodologi Tiwana digunakan spesifik hanya untuk melakukan analisis dan pemodelan arsitektur teknologi informasi KMS. Selain itu, metodologi Awad dan Ghaziri digunakan untuk mendalami arsitektur KMS. Ringkasan mengenai perbandingan dengan penelitian-penelitian sebelumnya dapat dilihat pada Tabel 2.4.

59 41 Tabel 2.4. Perbandingan Penelitian-penelitian Sebelumnya Tujuan Penelitian Permasalahan Perancangan Model Knowledge Management System Bidang Penelitian: Studi Kasus Politeknik Negeri Jakarta (PNJ) oleh Prayoga (2014) Merancang KMS Politeknik Negeri Jakarta (PNJ) Tidak adanya penyimpanan dan pertukaran pengetahuan antar peneliti Perancangan Model Knowledge Management System Untuk Mendukung Proses Kerja Akreditasi: Studi Kasus Lembaga Akreditas Mandiri Pendidikan Tinggi Kesehatan oleh Sari (2014) Merancang KMS Lembaga Akreditas Mandiri Pendidikan Tinggi Kesehatan - Banyaknya proses dan lamanya waktu yang diperlukan dalam kegiatan penilaian akreditasi - Ketersediaan SDM yang belum memenuhi kapasitas untuk kegiatan penilaian akreditasi. Perancangan Model Knowledge Management System: Studi Kasus Direktorat ABC Penelitian ini dilakukan oleh Rosi (2013) Merancang KMS Direktorat ABC Besarnya tingkat turn overpegawai Evaluating a Knowledge Management Systems Development Methodology: Practical Application in a Virtual Recruitment Organization Mengevaluasi pengembangan KMS dengan studi kasus sebuah organisasi rekrutmen virtual Adanya kesulitan yang dihadapi organisasi dalam pengembangan KMS yang sesuai Perancangan Knowledge Management System: Studi Kasus Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Kementerian Sekretariat Negara Merancang KMS Deputi Bidang Dukungan Kebijakan - Pengetahuan yang digunakan dalam menjalankan pekerjaan sehari-hari masih tersimpan dalam setiap pegawai sehingga pelaksanaan tugas masih bergantung pada setiap pegawai

60 Metode Penelitian Perancangan Model Knowledge Management System Bidang Penelitian: Studi Kasus Politeknik Negeri Jakarta (PNJ) oleh Prayoga (2014) Soft System Methodology (SSM) dan Ecology of Knowledge Management. Objek Penelitian Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (P3M) UNJ Tabel 2.4. Perbandingan Penelitian-penelitian Sebelumnya Perancangan Model Perancangan Model Evaluating a Knowledge Management Knowledge Knowledge System Untuk Mendukung Management System: Management Systems Proses Kerja Akreditasi: Studi Kasus Development Studi Kasus Lembaga Direktorat ABC Methodology: Akreditas Mandiri Penelitian ini Practical Application Pendidikan Tinggi dilakukan oleh Rosi in a Virtual Kesehatan (2013) Recruitment oleh Sari (2014) Organization Faktor Kontingensi Fernandez dan Sabherwal serta analisis dan pemodelan arsitektur teknologi informasi KMS dari Awad dan Tiwana Lembaga akreditasi pendidikan kesehatan Faktor Kontingensi Fernandez dan Sabherwal Direktorat instansi pemerintah Wawancara dan observasi Organisasi rekrutmen virtual 42 Perancangan Knowledge Management System: Studi Kasus Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Kementerian Sekretariat Negara - Aplikasi yang ada belum secara optimal mendukung seluruh proses knowledge management. Faktor Kontingensi Fernandez dan Sabherwal, arsitektur KMS dari Tiwana, budaya organisasi dari Cameron dan Quinn Kedeputian kementerian

61 43 Hasil Penelitian Perancangan Model Knowledge Management System Bidang Penelitian: Studi Kasus Politeknik Negeri Jakarta (PNJ) oleh Prayoga (2014) Fitur KMS yang terkait dengan hasil SSM adalah forum diskusi, wiki, survei, chatting, dan manajemen dokumen. Fitur yang terkait dengan proses Ecology of KM adalah perpustakaan online, wiki dan forum diskusi. Tabel 2.4. Perbandingan Penelitian-penelitian Sebelumnya Perancangan Model Perancangan Model Knowledge Management Knowledge System Untuk Mendukung Management System: Proses Kerja Akreditasi: Studi Kasus Studi Kasus Lembaga Direktorat ABC Akreditas Mandiri Penelitian ini Pendidikan Tinggi dilakukan oleh Rosi Kesehatan (2013) oleh Sari (2014) - Proses manajemen pengetahuan exchange, combination, externalization, internalization, dan socialization for knowledge sharing. - KMS yang memiliki fungsi:lesson learned system, document management, document collaboration, dan groupware untuk Community of Practice. - Proses manajemen pengetahuan combination, socialization for knowledge discovery, externalization, internalization, socialization for knowledge sharing, exchange, direction, dan routines. Evaluating a Knowledge Management Systems Development Methodology: Practical Application in a Virtual Recruitment Organization Hasil evaluasi menunjukan bahwa KMS menargetkan kepada permasalahan kompleks yang ada di organisasi, KMS meliputi aspek organisasi, teknologi dan sosial, serta pengembangan KMS merupakan sebuah proses yang berkelanjutan. Perancangan Knowledge Management System: Studi Kasus Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Kementerian Sekretariat Negara - Proses manajemen pengetahuan yang dibutuhkan - Rancangan KMS berdasarkan analisis kebutuhan KM

62 Kerangka Teoritis Dengan mempertimbangkan sejumlah teori dan penelitian sebelumnya, penulis merumuskan kerangka teoritis untuk merancang KMS yang sesuai pada Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Kemsetneg (Gambar 2.6). Gambar 2.6. Kerangka Teoritis Penelitian Kerangka teoritis yang digunakan dalam penelitian ini, dilakukan dengan mengadopsi metodologi Fernandez dan Sabherwal yang berdasar kepada faktorfaktor kontingensi untuk mengembangkan solusi KM. Proses KM yang dibutuhkan bergantung kepada faktor-faktor kontingensi. Dengan demikian, proses KM yang teridentifikasi akan mempengaruhi kebutuhan KMS yang akan dikembangkan. Dalam mengembangkan KMS, perlu diperhatikan pula mengenai infrastruktur KM sebagai pondasi KM. Infrastruktur KM ini akan mendukung mekanisme dan teknologi KM yang digunakan. Berdasarkan Fernandez dan Sabherwal, infrastruktur KM terdiri dari lima komponen, yaitu budaya organisasi, struktur organisasi, infrastruktur TI, pengetahuan umum, dan lingkungan fisik. Selain acuan dari Fernandez dan Sabherwal, digunakan Organization Culture Assesment

63 45 Instrument (OCAI) dari Cameron dan Quinn untuk mengidentifikasi tipe organisasi. Selain itu, untuk identifikasi infrastruktur teknologi informasi, digunakan pula acuan arsitektur KMS dari Tiwana. Proses KM yang teridentifikasi, disesuaikan dengan mekanisme dan teknologi, untuk mengetahui kebutuhan sistem. Setelah itu, ditentukan fitur-fitur KMS, yang dirancang dengan menggunakan menggunakan Unified Modeling Language (UML) yang tergambarkan pada Use Case Diagram dan Activity Diagram. Setelah itu, dibuat rancangan tampilan berdasarkan Use Case Diagram dan Activity Diagram serta dilakukan peninjauan terhadap rancangan tampilan tersebut.

64 3 BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN Bab 3 menjelaskan alur penelitian dan teknik pengumpulan data yang dilakukan. Alur penelitian menggambarkan langkah-langkah yang dilakukan selama penelitian, sedangkan teknik pengumpulan data menjelaskan metode yang dilakukan dalam mendapatkan data penelitian Alur Penelitian Gambar 3.1. Alur Penelitian yang Dilakukan 46

65 47 Berikut penjelasan alur penelitian yang dilakukan (Gambar 3.1): 1. Identifikasi masalah awal Penelitian diawali dengan mengidentifikasi masalah awal. Pada langkah ini dilakukan wawancara dengan pimpinan di lingkungan Asisten Deputi Dukungan Data Kebijakan dan Informatika, serta mempelajari dokumen terkait, yaitu Rencana Strategis dan berbagai Peraturan Menteri. Hasil dari identifikasi masalah ini adalah pertanyaan penelitian. 2. Pelaksanaan studi literatur Setelah mengidentifikasi masalah, dilakukan studi literatur yang bertujuan untuk mencari dan mempelajari teori-teori maupun penelitian-penelitian sejenis yang terkait dengan permasalahan penelitian. Berdasarkan pertanyaan penelitian serta teori dan penelitian sebelumnya, penulis merancang kerangka teoritis sebagai acuan penelitian yang akan dilakukan. 3. Penyusunan instrumen pengumpulan data Sebelum melakukan pengumpulan data, dilakukan penyusunan instrumen pengumpulan data, yaitu mencakup instrumen wawancara dan kuesioner. 4. Pengumpulan Data Berdasarkan instrumen yang telah disusun, dilakukan wawancara, dan penyebaran kuesioner maupun studi dokumen organisasi. Pengumpulan data bersumber dari hasil wawancara, kuesioner dan informasi yang terdapat pada dokumen-dokumen terkait. 5. Penentuan faktor kontingensi Faktor-faktor kontingensi yang sesuai dengan organisasi, berupa karakteristik tugas, karakteristik pengetahuan, karakteristik organisasi, dan karakteristik lingkungan, ditentukan dengan melakukan wawancara, menyebarkan kuesioner, serta dengan mempelajari dokumen organisasi.

66 48 6. Analisis proses KM (berdasarkan faktor kontingensi) Proses KM yang dibutuhkan dianalisis berdasarkan faktor kontingensi. Masing-masing faktor kontingensi akan diberikan nilai yang bersesuaian dengan proses KM dan dibuat prioritas berdasarkan tabel pemetaan Fernandez dan Sabherwal. Metode yang dilakukan adalah dengan wawancara dan kuesioner. Hasilnya adalah prioritas proses KM yang dibutuhkan. 7. Analisis proses KM saat ini Identifikasi proses KM yang ada saat ini di organisasi dilakukan dengan menggunakan kuesioner. Hasilnya adalah proses KM yang berlangsung saat ini. 8. Analisis proses KM tambahan Setelah mendapatkan proses KM yang dibutuhkan dan proses KM yang ada, dilakukan identifikasi proses KM tambahan melalui pemetaan antara prioritas proses KM berdasarkan faktor kontingensi dengan proses KM yang ada saat ini. 9. Analisis infrastruktur KM Dalam menganalisis infrastruktur KM, digunakan tiga acuan yaitu metode Fernandez dan Sabherwal, Cameron dan Quinn, serta Tiwana. Analisis Infrastruktur KM bertujuan untuk mendapatkan gambaran komponen infrastruktur KM, sebagai berikut: a. Budaya organisasi Analisis budaya organisasi dilakukan dengan metode wawancara dan kuesioner. Selain metode Fernandez dan Sabherwal, digunakan pula instrumen Organization Culture Assesment Instrument (OCAI) dari Cameron dan Quinn. Hasilnya adalah tipe organisasi objek penelitian. b. Struktur organisasi Analisis struktur organisasi dilakukan dengan metode wawancara untuk mengetahui aspek struktur organisasi yang dapat menunjang KM.

67 49 c. Infrastruktur Teknologi Informasi (TI), Berdasarkan Fernandez dan Sabherwal (2010), salah satu infrastruktur KM yang diperlukan dalam pengembangan KMS adalah ketersediaan infrastruktur TI yang mendukung. Untuk mengevaluasi infrastruktur TI yang ada saat ini, dilakukan studi dokumen terkait skema jaringan yang ada saat ini dan analisis arsitektur KMS yang mengacu pada Tiwana. d. Pengetahuan umum Analisis pengetahuan umum dilakukan untuk mengetahui pengetahuan dan aktivitas yang ada pada organisasi. Analisis dilakukan dengan metode wawancara dan studi dokumen. e. Lingkungan fisik Analisis lingkungan fisik dilakukan untuk mengetahui keadaan lingkungan yang memungkinkan pegawai dapat bertemu dan berbagi ide. Analisis dilakukan dengan mengamati keadaan kantor di lingkungan objek penelitian. 9. Analisis Kebutuhan KMS Setelah proses KM diketahui, maka dilakukan analisis kebutuhan KMS dengan memetakan proses KM yang dibutuhkan dengan mekanisme KM dalam organisasi dan fitur sistem yang dibutuhkan, kemudian dibuat use case diagram dan activity diagram berdasarkan fitur sistem tersebut. 10. Perancangan KMS Berdasarkan kebutuhan KMS yang teridentifikasi, dilakukan perancangan KMS. Hasil proses ini adalah dan rancangan basis data dan rancangan tampilan KMS serta hasil peninjauan rancangan tampilan KMS tersebut Sumber Data Ada dua jenis data yang digunakan dalam penyusunan penelitian, yaitu data primer dan data sekunder. Menurut Sekaran dan Bougie (2010), data primer dapat

68 50 diperoleh dengan cara mengamati suatu kejadian, orang, atau objek tertentu, maupun dengan menyebarkan kuesioner. Data primer didapatkan dari keadaan yang sebenarnya terjadi. Data sekunder dikumpulkan dari berbagai sumber yang sudah ada, yaitu data statistik, publikasi, laporan analisis, data kepegawaian, buku, jurnal serta penelitian yang terkait dengan knowledge management. Data yang didapatkan dari wawancara dan kuesioner, akan diolah dan dianalisis bersama dengan data sekunder untuk keperluan penelitian Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang dilakukan, yang terdiri dari wawancara dan penyebaran kuesioner, serta dengan mempelajari dokumen organisasi Wawancara Wawancara dilakukan terhadap pimpinan unit kerja di lingkungan Deputi Dukungan Kebijakan. Wawancara mendalami informasi mengenai keadaan organisasi, pengetahuan yang ada pada organisasi, berbagai permasalahan, serta komitmen manajemen dalam mendukung proses KM. Wawancara disusun dengan menggunakan rangkaian pertanyaan terbuka. Instrumen wawancara penelitian dapat dilihat pada Lampiran Bagian A. Responden wawancara penelitian adalah Asisten Deputi Dukungan Kebijakan Dalam Negeri, Asisten Deputi Dukungan Kebijakan Hubungan Internasional, Asisten Deputi Naskah dan Penerjemahan, serta Asisten Deputi Dukungan Data Kebijakan dan Informatika Kuesioner Kuesioner dilakukan sebagai survei terhadap faktor-faktor kontingensi, proses KM, fasilitas dan budaya organisasi yang ada. Responden kuesioner adalah pimpinan (Asisten Deputi, Kepala Bidang, dan Kepala Subbidang) serta staf di lingkungan Deputi Dukungan Kebijakan, yang berjumlah seratus orang. Instrumen kuesioner penelitian dapat dilihat pada Lampiran bagian B.

69 51 Dalam menganalisis data kuesioner, digunakan teknik penentuan skor dengan skala Likert untuk menilai jawaban responden (kecuali kuesioner terkait budaya organisasi). Nilai yang ditentukan untuk setiap jawaban adalah: 1. untuk alternatif jawaban Sangat Setuju diberi nilai 5 2 untuk alternatif jawaban Setuju diberi nilai 4 3. untuk alternatif jawaban Ragu-ragu diberi nilai 3 4. untuk alternatif jawaban Tidak Setuju diberi nilai 2 5. untuk alternatif jawaban Sangat Tidak Setuju diberi nilai 1 Perhitungan skor dilakukan dengan menjumlah responden yang memberikan alternatif jawaban dikalikan dengan nilai yang bersesuaian, kemudian dibagi dengan skor ideal. Skor ideal adalah jumlah responden dikalikan dengan skor tertinggi Mempelajari Dokumen Penulis mempelajari dokumen-dokumen organisasi yang sesuai dengan lingkup penelitian, yaitu: 1. Data Kepegawaian Deputi Dukungan Data dan Kebijakan 2. Struktur Organisasi Deputi Dukungan Data dan Kebijakan 3. Data Infrastruktur TI Kemsetneg 4. Standar pelayanan dan Standard Operating Procedure (SOP) di lingkungan Deputi Dukungan Data dan Kebijakan 5. Contoh laporan, data, dan informasi yang disimpan dan digunakan di lingkungan Deputi Dukungan Data dan Kebijakan

70 4 BAB 4 PROFIL ORGANISASI Bab 4 menjelaskan mengenai profil organisasi sebagai objek penelitian yang dilakukan. Profil tersebut mencakup tugas dan fungsi, struktur organisasi, visi misi, tujuan dan sasaran strategis, serta penjelasan mengenai prosedur kerja yang terdapat pada Deputi Dukungan Kebijakan Tugas dan Fungsi Kementerian Sekretariat Negara Kementerian Sekretariat Negara merupakan lembaga yang paling dekat dengan pelaksanaan tugas Presiden dan Wakil Presiden dalam menjalankan kekuasaan negara dan pemerintahan. Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 2 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretaris Negara. Kedudukan Sekretariat Negara adalah lembaga pemerintah yang dipimpin oleh Menteri Sekretaris Negara, berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden. Tugas Sekretariat Negara memberikan dukungan teknis dan administrasi serta analisis kepada Presiden dan Wakil Presiden dalam menyelenggarakan kekuasaan negara (Permensesneg Nomor 2 Tahun 2011). Dalam melaksanakan tugas tersebut, Sekretariat Negara menyelenggarakan fungsi (Permensesneg Nomor 2 Tahun 2011): 1. pemberian dukungan data, informasi, dan analisis dalam rangka pengambilan kebijakan di bidang politik, hukum, keamanan, perekonomian, dan kesejahteraan rakyat; 2. pemberian dukungan teknis dan administrasi serta analisis dalam rangka penyiapan izin prakarsa dan penyelesaian Rancangan Undang-Undang, Rancangan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang, dan Rancangan Peraturan Pemerintah, serta pemberian pertimbangan kepada Sekretaris 52

71 53 Kabinet dalam penyusunan Rancangan Peraturan Presiden, penyiapan pendapat hukum, serta penyelesaian rancangan Keputusan Presiden tentang pemberian grasi, amnesti, abolisi, rehabilitasi, ekstradisi, remisi perubahan dari pidana penjara seumur hidup menjadi pidana sementara, dan naturalisasi; 3. pemberian dukungan teknis dan administrasi kerumahtanggaan, keprotokolan, pers, dan media kepada Presiden dan Wakil Presiden; 4. penyiapan naskah-naskah bagi Presiden dan Wakil Presiden; 5. pemberian dukungan teknis dan administrasi kepada Presiden dalam menyelenggarakan kekuasaan tertinggi atas Angkatan Darat, Angkatan Laut, dan Angkatan Udara, dalam hal pengangkatan dan pemberhentian perwira TNI dan Polri, penganugerahan gelar, tanda jasa dan tanda kehormatan, yang wewenang penetapannya berada pada Presiden, serta koordinasi pengamanan Presiden dan Wakil Presiden; 6. pemberian dukungan teknis dan administrasi serta analisis dalam penyelenggaraan administrasi pejabat negara dan pejabat lainnya yang dalam proses penetapannya memerlukan pertimbangan Dewan Perwakilan Rakyat atau pejabat yang kedudukannya disetarakan dengan Menteri Negara, yang wewenang penetapannya berada pada Presiden; 7. pemberian dukungan teknis dan administrasi serta analisis dalam penyelenggaraan hubungan dengan lembaga negara, lembaga daerah, lembaga nonstruktural, organisasi politik, lembaga swadaya masyarakat, dan organisasi kemasyarakatan, serta penanganan pengaduan masyarakat; 8. penyelenggaraan koordinasi pelaksanaan kerja sama teknik antara pemerintah Indonesia dengan pihak luar negeri; 9. penyelenggaraan pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia serta penataan organisasi dan tata laksana di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara; 10. pengembangan sistem akuntabilitas kinerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara; 11. penyelenggaraan pelayanan dan dukungan perencanaan, pengelolaan keuangan, ketatausahaan, kehumasan, teknologi informasi, pengelolaan barang milik/kekayaan negara yang menjadi tanggung jawab Kementerian

72 54 Sekretariat Negara, penyediaan prasarana dan sarana serta administrasi umum lainnya di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara; 12. pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara; dan 13. pelaksanaan fungsi-fungsi lain yang diberikan oleh Presiden dan Wakil Presiden serta oleh peraturan perundang-undangan Struktur Organisasi Kementerian Sekretariat Negara Kementerian Sekretariat Negara terdiri atas(permensesneg Nomor 2 Tahun 2011): a. Sekretariat Presiden; Sekretariat Presiden mempunyai tugas menyelenggarakan pemberian dukungan teknis dan administrasi kerumahtanggaan, keprotokolan, pers, dan media kepada Presiden. b. Sekretariat Wakil Presiden; Sekretariat Wakil Presiden mempunyai tugas menyelenggarakan pemberian dukungan teknis dan administrasi kerumahtanggaan dan keprotokolan kepada Wakil Presiden, serta analisis dalam rangka pengambilan kebijakan Wakil Presiden dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan. c. Sekretariat Militer Presiden; Sekretariat Militer Presiden mempunyai tugas menyelenggarakan pemberian dukungan teknis dan administrasi kepada Presiden dalam menyelenggarakan kekuasaan tertinggi atas Angkatan Darat, Angkatan Laut, dan Angkatan Udara, dalam hal pengangkatan dan pemberhentian perwira Tentara Nasional Indonesia (TNI) dan Kepolisian Negara Republik Indonesia (Polri), penganugerahan gelar, tanda jasa dan tanda kehormatan yang wewenangnya berada pada Presiden, serta mengkoordinasikan pengamanan Presiden dan Wakil Presiden. d. Sekretariat Kementerian; Sekretariat Kementerian mempunyai tugas membantu Menteri Sekretaris Negara dalam menyelenggarakan pemberian dukungan teknis dan administrasi di bidang perencanaan program dan anggaran, administrasi

73 55 keuangan, perlengkapan, pengelolaan barang milik/kekayaan negara, ketatausahaan, hubungan masyarakat, koordinasi kerja sama teknik luar negeri, dan urusan kerumahtanggaan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. e. Deputi Bidang Dukungan Kebijakan; Deputi Bidang Dukungan Kebijakan mempunyai tugas membantu Menteri Sekretaris Negara dalam pemberian dukungan teknis dan administrasi, serta analisis dalam rangka pengambilan kebijakan dalam negeri dan hubungan internasional, serta penyiapan naskah kepresidenan dan kenegaraan, penerjemahan, dan pengelolaan informatika di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. f. Deputi Bidang Sumber Daya Manusia; Deputi Bidang Sumber Daya Manusia mempunyai tugas membantu Menteri Sekretaris Negara dalam pemberian dukungan teknis dan administrasi serta analisis dalam pengangkatan, pemberhentian, danpensiun pejabat negara dan pejabat lainnya yang proses penetapannya memerlukan pertimbangan Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) atau pejabat yang kedudukannya disetarakan dengan Menteri Negara, yang wewenangnya berada pada Presiden, serta pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia, penataan organisasi dan tata laksana, dan pengembangan akuntabilitas kinerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. g. Deputi Bidang Hubungan Kelembagaan dan Kemasyarakatan; Deputi Bidang Hubungan Kelembagaan dan Kemasyarakatan mempunyai tugas membantu Menteri Sekretaris Negara dalam pemberian dukungan teknis dan administrasi serta analisis kepada Presiden/Wakil Presiden dalam rangka menyelenggarakan hubungan dengan lembaga-lembaga negara, lembaga daerah, lembaga non struktural, organisasi politik, lembaga swadaya masyarakat, dan organisasi kemasyarakatan, serta penanganan pengaduan masyarakat. h. Deputi Bidang Perundang-undangan; Deputi Bidang Perundang-undangan mempunyai tugas membantu Menteri Sekretaris Negara dalam menyelenggarakan pemberian dukungan teknis dan

74 56 administrasi serta analisis dalam rangka penyiapan izin prakarsa dan penyelesaian Rancangan Undang-Undangan, Rancangan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang, dan Rancangan Peraturan Pemerintah, pemberian pertimbangan kepada Sekretaris Kabinet dalam penyusunan Rancangan Peraturan Presiden, penyiapan pendapat hukum, serta penyelesaian Rancangan Keputusan Presiden tentang pemberian grasi, amnesti, abolisi, rehabilitasi, ekstradisi, remisi perubahan dari pidana penjara seumur hidup menjadi pidana sementara, dan naturalisasi. i. Staf Ahli Bidang Politik, Pertahanan dan Keamanan; Staf Ahli Bidang Politik, Pertahanan dan Keamanan mempunyai tugas memberikan telaahan kepada Menteri Sekretaris Negara mengenai masalah politik, pertahanan, dan keamanan. j. Staf Ahli Bidang Hukum dan Hak Asasi Manusia; Staf Ahli Bidang Hukum, dan Hak Asasi Manusia mempunyai tugas memberikan telaahan kepada Menteri Sekretaris Negara mengenai masalah hukum dan hak asasi manusia. k. Staf Ahli Bidang Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat; Staf Ahli Bidang Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat mempunyai tugas memberikan telaahan kepada Menteri Sekretaris Negara mengenai masalah ekonomi dan kesejahteraan rakyat. l. Staf Ahli Bidang Komunikasi dan Informatika; Staf Ahli Bidang Komunikasi dan Informatika mempunyai tugas memberikan telaahan kepada Menteri Sekretaris Negara mengenai masalah komunikasi dan informatika. m. Staf Ahli Bidang Aparatur Negara dan Otonomi Daerah; Staf Ahli Bidang Aparatur Negara dan Otonomi Daerahmempunyai tugas memberikan telaahan kepada MenteriSekretaris Negara mengenai masalah aparatur negara danotonomi daerah. n. Inspektorat; dan Inspektorat adalah unsur pengawas di lingkungan KementerianSekretariat Negara yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Sekretaris Negara dan secara administratif dikoordinasikan oleh Sekretaris

75 57 Kementerian Sekretariat Negara. Inspektorat mempunyai tugas melaksanakan pengawasan intern dilingkungan Kementerian Sekretariat Negara. o. Pusat Pendidikan dan Pelatihan. Pusat Pendidikan dan Pelatihan berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Sekretaris Negara melalui Deputi Bidang Sumber Daya Manusia. Pusat Pendidikan dan Pelatihan mempunyai tugas melaksanakan urusan perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara Visi dan Misi Dalam rangka memberikan dukungan pelayanan teknis dan administratif kepada Presiden dan Wakil Presiden dalam menyelenggarakan kekuasaan negara serta mendukung suksesnya Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional , Kementerian Sekretariat Negara menetapkan visi yang akan diwujudkan, yaitu Terwujudnya Kementerian Sekretariat Negara yang profesional, transparan, dan akuntabel dalam rangka memberikan pelayanan prima kepada Presiden dan Wakil Presiden. Dalam rangka mewujudkan visi Kementerian Sekretariat Negara, ditetapkan misi Kementerian Sekretariat Negara sebagai berikut: 1. Memberikan dukungan pelayanan teknis dan administrasi yang prima kepada Presiden dan Wakil Presiden dalam pengambilan kebijakan penyelenggaraan kekuasaan negara; 2. Memberikan pelayanan kerumahtanggaan dan keprotokolan yang optimal kepada Presiden dan Wakil Presiden; 3. Memberikan dukungan teknis administrasi secara efektif kepada Presiden dan Wakil Presiden dalam menyelenggarakan kekuasaan tertinggi atas Angkatan Darat, Angkatan Laut, dan Angkatan Udara; 4. Menyelenggarakan pelayanan yang efektif dan efisien di bidang pengawasan, administrasi umum, informasi dan hubungan kelembagaan; dan 5. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dan prasarana Kementerian Negara.

76 Tujuan dan Sasaran Strategis Dalam rangka mewujudkan visi dan melaksanakan misi Kementerian Sekretariat Negara, dirumuskan langkah-langkah terarah dalam bentuk tujuan strategis. Tujuan strategis organisasi merupakan penjabaran atau implementasi pernyataan visi dan misi yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu satu sampai lima tahun mendatang agar diketahui apa yang harus dilaksanakan oleh organisasi dengan memperhatikan sumber daya dan kemampuan yang dimiliki. Dengan menggunakan potensi yang dimiliki untuk memanfaatkan peluang yang ada, memanfaatkan potensi untuk mengatasi ancaman/tantangan, mengatasi kelemahan dengan memanfaatkan peluang, mewaspadai dan mengatasi ancaman/tantangan serta kelemahan untuk menuju terwujudnya visi dan misi organisasi, maka ditetapkan tujuan strategis Kementerian Sekretariat Negara, yaitu Terselenggaranya dukungan teknis dan administrasi serta analisis yang prima kepada Presiden dan Wakil Presiden dalam menyelenggarakan kekuasaan negara. Pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan strategis tersebut, dapat diketahui melalui pencapaian indikator-indikator tujuan sebagai berikut: 1. Prosentase hasil analisis dan rekomendasi kebijakan kepada Presiden dan Wakil Presiden yang diselesaikan sesuai standar. 2. Prosentase dukungan administrasi kepada Presiden dan Wakil Presiden yang diharapkan sesuai standar. 3. Prosentase pelayanan kerumahtanggaan dan keprotokolan kepada Presiden dan Wakil Presiden sesuai dengan standar. Sebagai penjabaran dari tujuan strategis, Kementerian Sekretariat Negara telah menetapkan sasaran-sasaran strategis. Penetapan sasaran strategis memiliki peranan penting dalam memberikan fokus pada penyusunan kegiatan-kegiatan, sehingga dapat bersifat spesifik, dapat diukur, dapat dicapai, relevan, dan mempunyai jangka waktu pelaksanaan. Sasaran-sasaran strategis tersebut adalah:

77 59 1. Terwujudnya kelancaran tugas Presiden dan Wakil Presiden dalam perumusan dan pengambilan kebijakan. 2. Terjaminnya kelancaran dukungan administrasi kepada Presiden dan Wakil Presiden. 3. Terjaminnya pemberian layanan kerumahtanggaan dan keprotokolan yang berkualitas kepada Presiden dan Wakil Presiden. Pencapaian sasaran-sasaran strategis diukur melalui sembilan Indikator Kinerja Utama Kementerian Sekretariat Negara. Pengelompokan Indikator Kinerja Utama sesuai dengan sasaran strategis, dapat dilihat pada Tabel 4.1. Tabel 4.1. Pengelompokan Indikator Kinerja Utama dan Sasaran Strategis Sasaran Strategis 1. Terwujudnya kelancaran tugas Presiden dan Wakil Presiden dalam perumusan dan pengambilan kebijakan 2. Terjaminnya kelancaran dukungan administrasi kepada Presiden dan Wakil Presiden Indikator Kinerja Utama a. Presentase rekomendasi hasil analisis di bidang kebijakan kepada Presiden dan Wakil Presiden yang dirumuskan sesuai standar. b. Presentase hasil analisis rancangan peraturan perundang-undangan dan penyelesaian peraturan perundangundangan yang dilaksanakan sesuai dengan standar. c. Presentase dukungan hubungan kelembagaan dan kemasyarakatan kepada Presiden yang sesuai dengan standar. a. Presentase pelayanan administrasi Pejabat negara, TNI, dan Polri yang dilaksanakan sesuai dengan standar. b. Presentase dukungan administrasi penganugerahan gelar, tanda jasa, dan tanda kehormatan yang dilaksanakan sesuai dengan standar. c. Presentase pengaduan masyarakat kepada Presiden dan Wakil Presiden yang ditindaklanjuti sesuai dengan standar.

78 60 Tabel 4.1. Pengelompokan Indikator Kinerja Utama dan Sasaran Strategis Sasaran Strategis 3. Terjaminnya pemberian layanan kerumahtanggaan dan keprotokolan yang berkualitas kepada Presiden dan Wakil Presiden Indikator Kinerja Utama d. Presentase dokumen administrasi dan rekomendasi kerja sama teknik luar negeri yang diselesaikan sesuai dengan standar. a. Presentase pelayanan kerumahtanggaan kepada Presiden dan Wakil Presiden sesuai dengan standar. b. Presentase pelayanan keprotokolan kepada Presiden dan Wakil Presiden serta pengamanan VVIP sesuai dengan standar pelayanan Arah Kebijakan dan Strategi Arah kebijakan dan strategi Kementerian Sekretariat negara memuat langkahlangkah berupa program-program indikatif yang memiliki dampak terhadap pencapaian visi, misi, tujuan, dan sasaran strategis Kementerian Sekretariat Negara, serta dalam rangka memecahkan permasalahan yang dihadapi. Arah kebijakan Kementerian Sekretariat Negara adalah sebagai berikut: 1. Peningkatan kualitas dukungan teknis dalam pengambilan kebijakan dan analisis perundang-undangan; 2. Peningkatan hubungan kelembagaan; 3. Peningkatan kualitas pelayanan kerumahtanggaan dan keprotokolan serta pengamanan Presiden dan Wakil Presiden; 4. Peningkatan kualitas penanganan pengaduan masyarakat; 5. Peningkatan kualitas dukungan pelayanan adminitrasi penganugerahan gelar, tanda jasa, dan tanda kehormatan; 6. Peningkatan kualitas dukungan pelayanan adminitrasi Pejabat Negara, TNI, dan Polri; 7. Peningkatan kualitas dukungan manajemen kepada Presiden dan Wakil Presiden; dan 8. Peningkatan kualitas sarana dan prasarana aparatur.

79 61 Strategi Kementerian Sekretariat Negara adalah: 1. Manfaatkan komitmen pimpinan yang tinggi untukmendukung reformasi birokrasi; 2. Mengoptimalkan pemberian dukungan manajemen dan dukungan kebijakan kepada Presiden dan Wakil Presiden melalui reformasi birokrasi; 3. Manfaatkan kemauan dan komitmen pimpinan untuk memberikan pelayanan prima; dan 4. Mengoptimalkan sarana dan prasarana aparatur yang ada untuk memberikan pelayanan prima Deputi Bidang Dukungan Kebijakan, Kementerian Sekretariat Negara Deputi Bidang Dukungan Kebijakan merupakan objek dari penelitian yang dilakukan. Hal-hal yang terkait fungsi organisasi, struktur organisasi, serta implementasi KM di lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan, dijelaskan sebagai berikut Fungsi Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan merupakan objek penelitian penulis, terkait tugasnya, Deputi Bidang Dukungan Kebijakan menyelenggarakan fungsi: a. pengumpulan dan penyiapan data serta analisis kebijakan dalam negeri dan hubungan internasional; b. penyiapan naskah dokumen kepresidenan dan kenegaraan; c. pelaksanaan penerjemahan dan pembinaan jabatan fungsional penerjemah; d. penyelenggaraan pelayanan informasi kenegaraan dan dukungan informatika; dan e. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Menteri SekretarisNegara Struktur Organisasi Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan terdiri empat asisten deputi. Struktur organisasi dari masing-masing asisten deputi adalah sebagai berikut.

80 62 a. Asisten Deputi Dukungan Kebijakan Dalam Negeri, yang mempunyai tugas melaksanakan pengumpulan dan penyiapan data serta analisis kebijakan dalam negeri. Struktur Organisasi Asisten Deputi Dukungan Kebijakan Dalam Negeri dapat dilihat pada Gambar 4.1. Gambar 4.1. Struktur Organisasi Asisten Deputi Dukungan Kebijakan Dalam Negeri b. Asisten Deputi Dukungan Kebijakan Hubungan Internasional, yang mempunyai tugas melaksanakan pengumpulan dan penyiapan data serta analisis kebijakan hubungan internasional. Struktur Organisasi Asisten Deputi Dukungan Kebijakan Hubungan Internasional dapat dilihat pada Gambar 4.2. Gambar 4.2. Struktur Organisasi Asisten Deputi Dukungan Kebijakan Hubungan Internasional c. Asisten Deputi Naskah dan Penerjemahan, yang mempunyai tugas melaksanakan penyiapan naskah dokumen kepresidenan dan kenegaraan serta

81 63 penerjemahan dan pembinaan jabatan fungsional penerjemah. Struktur Organisasi Asisten Deputi Naskah dan Penerjemahan dapat dilihat pada Gambar 4.3. Gambar 4.3. Struktur Organisasi Asisten Deputi Naskah dan Penerjemahan d. Asisten Deputi Dukungan Data Kebijakan dan Informatika, yang mempunyai tugas menyelenggarakan pelayanan informasi kenegaraan dan dukungan informatika di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Struktur Organisasi Asisten Deputi Dukungan Data Kebijakan dan Informatika dapat dilihat pada Gambar 4.4. Gambar 4.4. Struktur Organisasi Asisten Deputi Dukungan Data Kebijakan dan Informatika

82 Implementasi Knowledge Management di Lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Berikut adalah gambaran mengenai implementasi knowledge management yang ada di lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan yang mencakup tiga hal, yaitu manusia/budaya, proses kerja, dan sistem informasi yang dimanfaatkan dalam berbagi pengetahuan Manusia/budaya Dalam berkomunikasi untuk melakukan pekerjaan pimpinan di masing-masing unit kerja yang ada pada Deputi Bidang Dukungan Kebijakan menyelenggarakan rapat untuk membahas permasalahan yang dihadapi maupun hal-hal lain yang terkait. Selain itu, pegawai didorong untuk mempresentasikan hasil pelatihan/ seminar/sosialisasi yang diikuti sehingga pengetahuan yang didapat dari pelatihan/seminar/sosialisasi tersebut dapat diketahui pula oleh pegawai lainnya Proses Kerja Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, terdapat standar pelayanan dan prosedur kerja yang ditetapkan di lingkungan Deputi Dukungan Kebijakan sebagai acuan dalam melakukan pekerjaan. Seluruh Standar Pelayanan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara ditetapkan melalui Permensesneg Nomor 23 tahun 2011 dan Standard Operating Procedure (SOP) ditetapkan melalui Permensesneg Nomor 15 Tahun Standar pelayanan yang ditetapkan di lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan adalah: 1. Standar pelayanan analisis permasalahan dan pelaksanaan kebijakan dalam negeri 2. Standar pelayanan analisis permasalahan dan pelaksanaan kebijakan hubungan internasional 3. Standar pelayanan penerjemahan surat-surat Presiden 4. Standar pelayanan pemberian rekomendasi pengangkatan pejabat fungsional penerjemah 5. Standar pelayanan administrasi pengangkatan dan penarikan duta besar

83 65 6. Standar pelayanan pencatatan secara verbatim dan pendokumentasian pidato presiden 7. Standar pelayanan penyajian data dukungan kebijakan nasional 8. Standar pelayanan pengembangan dan penerapan aplikasi sistem informasi 9. Standar pelayanan pemeliharaan aplikasi sistem informasi dukungan kebijakan 10. Standar pelayanan pengelolaan sistem jaringan 11. Standar pelayanan peminjaman koleksi perpustakaan 12. Standar pelayanan pengembangan bahan pustaka 13. Standar perawatan bahan pustaka Standard Operating Procedure (SOP) yang ditetapkan adalah: 1. SOP Analisis Permasalahan dan Pelaksanaan Kebijakan Dalam Negeri 2. SOP Pemantauan Permasalahan dan Pelaksanaan Kebijakan Dalam Negeri 3. SOP Analisis Permasalahan dan Pelaksanaan Kebijakan Hubungan Internasional 4. SOP Penerjemahan Surat-surat Presiden 5. SOP Administrasi Pengangkatan dan Penarikan Duta Besar Luar Biasa dan Berkuasa Penuh Republik Indonesia untuk Negara-Negara Sahabat 6. SOP Administrasi Penerimaan Penempatan Duta Besar Luar Biasa Dan Berkuasa Penuh Negara-negara Sahabat untuk Republik Indonesia 7. SOP Pencatatan Secara Verbatim dan Pendokumentasian Pidato/Pernyataan Presiden Republik Indonesia 8. SOP Pemberian Rekomendasi Pengangkatan Pejabat Fungsional Penerjemah Melalui Mekanisme Pengangkatan Pertama dan Perpindahan dari Jabatan Lain 9. SOP Penyajian Data Dukungan Kebijakan Nasional di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara 10. SOP Pemeliharaan Aplikasi Sistem Informasi Dukungan Kebijakan di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara 11. SOP Pembangunan/Pengembangan Sistem Informasi di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara

84 SOP Penerapan Aplikasi Sistem Informasi di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara 13. SOP Pengelolaan Sistem Jaringan di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara 14. SOP Peminjaman dan Pengembalian Dokumen Perundang-Undangan, Jurnal, dan Majalah 15. SOP Pengembangan Bahan Pustaka di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara 16. SOP Peminjaman dan Pengembalian Koleksi Perpustakaan Secara Manual 17. SOP Peminjaman dan Pengembalian Koleksi Perpustakaan Secara Online 18. SOP Perawatan Bahan Pustaka Sistem Informasi Saat ini, terdapat beberapa sistem informasi/aplikasi yang digunakan di lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan untuk mendukung pelaksanaan tugas sehari-hari. Sistem informasi tersebut adalah: 1. Sistem Persuratan dan Disposisi Elektronik Aplikasi Sistem Persuratan dan Disposisi Elektronik (SPDE) yang digunakan merupakan aplikasi berbasis web yang dapat diakses di jaringan lokal. SPDE dirancang dan dibangun untuk meningkatkan komunikasi antar pejabat dalam bentukdisposisi dan memo sert untuk mendukung proses penyelesaian dokumen persuratanyang biasanya disebut letter-memo drafting. Produk letter-memo drafting berupa konsep "surat" atau "memo"yang berisi hasil koordinasi, telaah dan kajian, serta laporan yang siap ditandatangani pimpinan. Empat hal utama yang dikelola dalam SPDE adalah surat masuk/keluar, disposisi, memo, dan agenda. Fungsi utama SPDE adalah melakukan pencatatan surat masuk/surat keluar, pembuatan disposisi, pembuatan memo, pencarian surat/disposisi/memo, pencatatan agenda, melihat disposisi, dan sebagainya terkait surat, disposisi, memo serta agenda. Contoh tampilan halaman surat dapat dilihat pada Gambar 4.5, contoh tampilan halaman disposisi dapat dilihat pada Gambar 4.6, contoh tampilan

85 67 halaman memo dapat dilihat pada Gambar 4.7, contoh tampilan halaman agenda dapat dilihat pada Gambar 4.8. Gambar 4.5. Contoh Tampilan Halaman Surat dalam SPDE Gambar 4.6. Contoh Tampilan Halaman Disposisi dalam SPDE

86 68 Gambar 4.7. Contoh Tampilan Halaman Memo dalam SPDE Gambar 4.8. Contoh Tampilan Halaman Agenda dalam SPDE 2. Aplikasi Aplikasi yang digunakan merupakan aplikasi berbasis web yang dapat diakses di jaringan lokal dan internet. 3. Aplikasi Intranet Aplikasi intranet merupakan aplikasi berbasis web yang dapat diakses di jaringan lokal sebagai sarana pertukaran informasi maupun forum komunikasi diantara pejabat/pegawai di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Untuk dapat mengakses fitur-fitur yang ada pada aplikasi intranet, pegawai diharuskan untuk login terlebih dahulu. Fitur-fitur utama yang terdapat dalam aplikasi intranet adalah (1) share knowledge, merupakan kumpulan gagasan, pengalaman, konsep motivasi dan inovasi dari sumber yang kompeten untuk peningkatan kinerja dan pembelajaran, pengembangan, pengetahuan dan keterampilan pegawai; (2)

87 69 agenda, sebagai sumber informasi kegiatan yang akan dilakukan masingmasing unit kerja; (3) pengumuman, sebagai tempat pengumuman kepada yang ditujukan kepada pejabat dan pegawai di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara; (4) kritik/saran, sebagai sarana untuk menampung berbagai kritik/saran; (5) helpdesk, sebagai sarana untuk menampung berbagai permasalahan seputar Teknologi Informasi (hardware, aplikasi perkantoran, dan jaringan) yang diterapkan di lingkungan Sekretariat Negara; (6) forum, sebagai sarana diskusi bagi pejabat dan pegawai di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara; dan (7) file sharing, sebagai sarana untuk berbagi file dari pengguna kepada seluruh pengguna. Tampilan halaman depan aplikasi intranet dapat dilihat pada Gambar 4.9. Gambar 4.9. Tampilan Halaman Depan Aplikasi Intranet 4. Aplikasi perpustakaan online Aplikasi perpustakaan online merupakan aplikasi berbasis web di jaringan lokal yang untuk memudahkan pegawai mencari referensi berupa buku, jurnal dan majalah. Tampilan halaman depan perpustakaan online dapat dilihat pada Gambar 4.10.

88 70 Gambar Tampilan Halaman Depan Perpustakaan Online

89 5 BAB 5 ANALISIS DAN PERANCANGAN Bab 5 menjelaskan mengenai analisis dan desain kebutuhan Knowledge Management berdasarkan data yang telah dikumpulkan. Langkah-langkah analisis kebutuhan KMS dilakukan sesuai dengan metode Fernandez dan Sabherwal (2010), dengan analisis tipe organisasi dengan Organization Culture Assesment Instrument (Cameron & Quinn, 2006) dan arsitektur KMS yang mengacu pada Tiwana (2002). Dari teknologi dan mekanisme KM yang telah dihasilkan, kemudian diidentifikasi fitur-fitur sistem lalu dibuat use case diagram dan activity diagram serta rancangan tampilan KMS. Data dikumpulkan dengan metode kuesioner, wawancara dan studi dokumen. Jumlah responden yang didapat berdasarkan kuesioner yang dikembalikan adalah tujuh puluh satu orang Identifikasi Faktor Kontingensi Tahap awal yang dilakukan dalam menyusun solusi KM yang sesuai dengan organisasi adalah dengan mengidentifikasi faktor-faktor kontingensi. Faktorfaktor kontingensi teridentifikasi berdasarkan hasil kuesioner bagian I dan wawancara. Penjelasan empat faktor kontingensi yang ada pada Deputi Bidang Dukungan Kebijakan adalah sebagai berikut Karakteristik Tugas Ada dua karakteristik tugas, yaitu ketidakpastian tugas (task uncertainty) dan ketergantungan tugas (task interdependency). Melalui metode kuesioner, diketahui karakter tugas dari Deputi Bidang Dukungan Kebijakan. Pertanyaan terkait ketidakpastian tugas adalah pertanyaan bagian I nomor 5, sedangkan pertanyaan terkait ketergantungan tugas adalah pertanyaan bagian I nomor 6. Berdasarkan hasil kuesioner, tingkat keseringan perubahan tugas yang dialami pegawai jarang terjadi. Hal ini menunjukkan ketidakpastian tugas yang ada pada 71

90 72 Deputi Bidang Dukungan Kebijakan adalah rendah. Prosentase hasil kuesioner terhadap ketidakpastian tugas ditunjukkan oleh Gambar 5.1. Gambar 5.1. Prosentase Ketidakpastian Tugas Hasil kuesioner tehadap ketergantungan tugas yang dialami pegawai adalah banyak terjadi. Hal ini menunjukkan tingkat ketergantungan tugas yang tinggi diantara pegawai yang ada pada Deputi Bidang Dukungan Kebijakan. Prosentase hasil kuesioner terhadap ketergantungan tugas ditunjukkan oleh Gambar 5.2. Gambar 5.2. Prosentase Ketergantungan Tugas Karakteristik Pengetahuan Dalam identifikasi faktor kontingensi berdasarkan metode Fernandez dan Sabherwal (2010), karakteristik pengetahuan terbagi menjadi dua kelompok yaitu procedural atau declarative serta tacit atau explicit Kecenderungan pengetahuan procedural atau declarative Nilai kecenderungan pengetahuan procedural atau declarative yang ada di lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan, didapatkan dengan metode kuesioner. Pertanyaan terkait kecenderungan pengetahuan tacit atau explicit ini

91 73 adalah pertanyaan bagian I nomor 7. Hasil kuesioner menunjukkan bahwa pengetahuan yang ada pada Deputi Bidang Dukungan Kebijakan adalah procedural. Prosentase hasil kuesioner kecenderungan pengetahuan procedural atau declarative ditunjukkan oleh Gambar 5.3. Gambar 5.3. Kecenderungan Pengetahuan Procedural atau Declarative Kecenderungan pengetahuan tacit atau explicit Nilai kecenderungan pengetahuan tacit atau explicit yang ada di lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan, didapatkan dengan metode kuesioner. Pertanyaan terkait kecenderungan pengetahuan tacit atau explicit ini adalah pertanyaan bagian I nomor 8. Hasil kuesioner menunjukkan bahwa pegawai melakukan pekerjaan menggunakan media untuk menyelesaikannya. Prosentase hasil kuesioner kecenderungan pengetahuan tacit atau explicit ditunjukkan oleh Gambar 5.4. Dengan demikian, kecenderungan pengetahuan yang ada di lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan adalah explicit. Gambar 5.4. Kecenderungan Pengetahuan Tacit atau Explicit

92 Karakteristik Organisasi Identifikasi karakteristik organisasi yang ditinjau dari dua aspek, yaitu ukuran organisasi dan strategi bisnis, dijelaskan sebagai berikut Ukuran Organisasi Deputi Dukungan Kebijakan merupakan salah satu kedeputian dari Kementerian Sekretariat Negara, yang secara hirarki terdiri dari empat asisten deputi. Berdasarkan data kepegawaian, jumlah pegawai yang ada di lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan adalah seratus orang. Secara fisik, Deputi Bidang Dukungan Kebijakan berlokasi di pusat pemerintahan. Menurut Daft (2008), organisasi yang responsif, fleksibel, dengan jangkauan regional merupakan organisasi yang kecil. Dengan demikian, ukuran organisasi Deputi Bidang Dukungan Kebijakan adalah kecil Strategi Bisnis Ada dua jenis strategi bisnis dalam sebuah organisasi, yaitu low cost dan differentiation. Berdasarkan hasil wawancara, didapatkan informasi bahwa tiga asisten deputi memiliki strategi bisnis low cost, yaitu memiliki kecenderungan untuk menjalankan tugas sesuai dengan rencana kerja yang sudah ditetapkan, sehingga semua kegiatan yang dilakukan sama hanya materi yang berbeda. Selain itu, salah satu asisten deputi, yang menangani TI di lingkungan kementerian, memiliki strategi bisnis differentiation, yaitu memiliki kecenderungan untuk mencari inovasi dan peluang baru untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Dalam penelitian ini, strategi bisnis Deputi Bidang Dukungan Kebijakan diasumsikan memiliki strategi bisnis low cost karena mayoritas asisten deputi memiliki kecenderungan strategi bisnis low cost Karakteristik Lingkungan Pengetahuan yang ada di lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan berhubungan dengan tugas, pokok, dan fungsi yang ditetapkan dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara. Kegiatan yang dilakukan bertujuan untuk memberikan dukungan analisis dalam rangka pengambilan kebijakan, penyiapan naskah

93 75 kepresidenan dan kenegaraan, penerjemahan, serta pengelolaan informatika di lingkungan kementerian. Berdasarkan wawancara yang dilakukan, diketahui bahwa struktur dan tugas yang dilakukan di lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan sifatnya sudah tetap sesuai dengan peraturan. Walaupun demikian, selalu dilakukan evaluasi organisasi untuk peningkatan kinerja. Namun, keputusan akhir dari hasil evaluasi tergantung pada kebijakan pimpinan, yaitu Menteri Sekretaris Negara. Oleh karena itu, lingkungan organisasi Deputi Bidang Dukungan Kebijakan ditentukan oleh peraturan dan ketetapan kebijakan pimpinan. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa ketidakpastian lingkungan organisasi adalah rendah Analisis Proses Knowledge Management Berdasarkan Faktor Kontingensi Setelah melakukan identifikasi terhadap faktor-faktor kontingensi yang ada pada Deputi Bidang Dukungan Kebijakan, didapatkan nilai tingkat faktor kontingensi yang terangkum pada Tabel 5.1. Tabel 5.1. Rangkuman Nilai Faktor Kontingensi Faktor Kontingensi Nilai Karakteristik Tugas Ketidakpastian Tugas Rendah Ketergantungan Tugas Tinggi Karakteristik Pengetahuan Kecenderungan Tacit atau Explicit Explicit Kecenderungan Procedural atau Declarative Procedural Karateristik Organisasi Ukuran Organisasi Kecil Strategi Bisnis Low Cost Karateristik Lingkungan Rendah

94 76 Berdasarkan penilaian tersebut, ditentukan proses KM yang bersesuaian dengan faktor kontingensi. Penyesuaian dilakukan dengan memetakan nilai masingmasing faktor kontingensi dengan proses KM. Hasil pemetaan tersebut terlihat pada Tabel 5.2.

95 77 Faktor-faktor Kontingensi Nilai Tabel 5.2. Pemetaan Nilai Faktor Kontingensi dengan Proses KM Combination Socialization for knowledge discovery Socialization for knowledge sharing Proses KM Exchange Externalization Internalization Direction Ketidakpastian Tugas Rendah Rendah Tinggi Tinggi Rendah Rendah Rendah Tinggi Ketergantungan Tugas Explicit (E) atau Tacit (T) Tinggi Tinggi Tinggi Tinggi Tinggi Rendah Rendah Tinggi/ Rendah Routines Rendah Tinggi/ Rendah E E T T E T E T/E T/E Prosedural (P) atau Deklaratif (D) Ukuran organisasi Strategi bisnis (Low Cost/LC) atau Differentiation (D) Ketidakpastian Lingkungan P P/D P/D P/D P/D P/D P/D P P Kecil Kecil/Besar Kecil Kecil Besar Kecil/Besar Kecil/Besar Kecil LC D D LC/D LC/D LC/D LC/D LC LC Rendah Tinggi Tinggi Rendah Rendah Rendah Rendah Tinggi Tinggi Besar

96 78 Setelah dilakukan pemetaan, maka dibuat prioritas proses KM. Pemrioritasan dilakukan dengan memberikan skor kumulatif untuk setiap proses KM yang telah diidentifikasi sebelumnya. Untuk setiap nilai yang sesuai, diberikan tanda Ya dan nilai = 1, sedangkan untuk nilai yang bisa digunakan untuk semua kemungkinan, diberikan tanda OK dan nilai = 0,5. Serta untuk nilai yang tidak sesuai, diberikan tanda Tidak dan nilai = 0. Pemetaan nilai dan skor terlihat pada Tabel 5.3. Dari skor yang didapatkan, maka dibuat urutan prioritas proses KM. Berdasarkan Fernandez dan Sabherwal (2010), urutan prioritas terdiri dari tiga jenis, yaitu tinggi (skor lebih besar dari 5), sedang (skor lebih besar dari 3 dan kurang dari atau sama dengan 5), dan rendah (skor kurang dari atau sama dengan 3). Untuk pengembangan KMS dalam penelitian ini, urutan prioritas pengembangan dengan prioritas sedang akan tercakup juga menjadi prioritas tinggi. Urutan prioritas dapat dilihat pada Tabel 5.4. Berdasarkan Tabel 5.4 terlihat bahwa proses KM yang paling dibutuhkan dengan prioritas tinggi adalah Exchange dan Internalization, sedangkan proses KM dengan prioritas sedang yang juga tercakup prioritas tinggi adalah Routines, Combination, Socialization for Knowledge Sharing, Direction dan Externalization. Sementara itu, proses Socialization for Knowledge Discovery memiliki prioritas rendah.

97 79 Faktor-faktor Kontingensi Nilai Tabel 5.3. Skor Kumulatif Proses KM Berdasarkan Faktor Kontingensi Combination Socialization for knowledge discovery Socialization for knowledge sharing Proses KM Exchange Externalization Internalization Direction Ketidakpastian Tugas Rendah Ya Tidak Tidak Ya Ya Ya Tidak Ya Ketergantungan Tugas Tinggi Ya Ya Ya Ya Tidak Tidak OK OK Routines Explicit (E) atau Tacit (T) Prosedural (P) atau Deklaratif (D) E Ya Tidak Tidak Ya Tidak Ya OK OK P OK OK OK OK OK OK Ya Ya Ukuran organisasi Kecil OK Ya Ya Tidak OK OK Ya Tidak Strategi bisnis (Low Cost/LC) atau Differentiation (D) Ketidakpastian Lingkungan LC Tidak Tidak OK OK OK OK Ya Ya Rendah Tidak Tidak Ya Ya Ya Ya Tidak Tidak Jumlah Ya Jumlah OK Jumlah Tidak Skor kumulatif 4 2, ,5 4,5 4 4 (Ya=1; OK=0,5; Tidak=0)

98 80 Tabel 5.4. Hasil Skor Prioritas Proses KM Berdasarkan Faktor Kontingensi Proses KM Skor Prioritas Exchange 5 Tinggi Internalization 4,5 Tinggi Routines 4 Tinggi Combination 4 Tinggi Socialization for Knowledge Sharing 4 Tinggi Direction 4 Tinggi Externalization 3,5 Tinggi Socialization for Knowledge Discovery 2,5 Rendah 5.3. Proses Knowledge Management yang Ada Saat Ini Proses KM dan fasilitasnya yang ada saat ini diidentifikasi dari hasil kuesioner bagian II. Pertanyaan yang diajukan dalam kuesioner, dengan menggunakan skala Likert, adalah untuk mengetahui proses KM apa saja yang terjadi serta fasilitas yang ada di lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan. Nilai dari jawaban pertanyaan ditentukan sebagai berikut. 1. untuk alternatif jawaban Sangat Setuju diberi nilai 5 2 untuk alternatif jawaban Setuju diberi nilai 4 3. untuk alternatif jawaban Ragu-ragu diberi nilai 3 4. untuk alternatif jawaban Tidak Setuju diberi nilai 2 5. untuk alternatif jawaban Sangat Tidak Setuju diberi nilai 1 Dengan menggunakan perhitungan skala Likert, didapatkan tabulasi hasil kuesioner proses KM yang ada saat ini pada Tabel 5.5. Dengan jumlah responden sebanyak 71 orang, maka skor ideal adalah 355. Kriteria intepretasi skor adalah sebagai berikut. 1. Prosentase 80% - 100% adalah sangat setuju 2. Prosentase 60% - 79,99% adalah setuju 3. Prosentase 40% - 59,99% adalah ragu-ragu 4. Prosentase 20% - 39,99% adalah tidak setuju 5. Prosentase 0% - 19,99% adalah sangat tidak setuju

99 81 Dari hasil kuesioner didapatkan bahwa responden setuju keseluruhan proses KM dilakukan di lingkungan Deputi Dukungan Kebijakan. Proses KM Saat Ini Tabel 5.5. Tabulasi Proses KM yang Ada Saat Ini Skor Prosentase (%) Intepretasi Socialization ,48 Sangat Setuju Direction ,85 Sangat Setuju Routines ,85 Sangat Setuju Internalization ,56 Sangat Setuju Combination ,44 Setuju Exchange ,14 Setuju Externalization ,30 Setuju Berdasarkan hasil kuesioner terhadap fasilitas proses KM, diketahui bahwa fasilitas terhadap seluruh proses KM telah tersedia. Tabulasi hasil kuesioner terhadap fasilitas proses KM yang ada saat ini dapat dilihat pada Tabel 5.6. Tabel 5.6. Tabulasi Fasilitas Proses KM yang Ada Saat Ini Fasilitas Skor Prosentase (%) Intepretasi Combination ,87 Setuju Routines ,03 Setuju Socialization ,75 Setuju Internalization ,37 Setuju Externalization ,24 Setuju Exchange ,86 Setuju Direction ,01 Setuju Untuk mengetahui kebutuhan pengembangan proses KM yang ada saat ini, dilakukan analisis dengan pemetaan antara proses KM terhadap fasilitas yang menunjang proses KM yang tersedia. Dalam melakukan pemetaan tersebut, penulis mengubah intepretasi menjadi tingkatan kebutuhan pengembangan proses

100 82 KM (Tabel 5.7) dan dengan tabel dasar pemetaan yang digunakan oleh Rosi (2013) dalam penelitiannya (Tabel 5.8). Tabel 5.7. Tingkatan Intepretasi Sangat Setuju Setuju Intepretasi Tingkatan Tinggi Rendah Tabel 5.8. Dasar Pemetaan Kebutuhan Tingkatan Proses KM Tingkatan Fasilitas Kebutuhan Pengembangan Proses KM Saat Ini Keterangan Tinggi Tinggi Tinggi Rendah Tinggi Proses KM yang lebih sering dilakukan sudah cukup terfasilitasi dalam memenuhi kebutuhan proses tersebut, sehingga kebutuhan untuk dikembangkan adalah tinggi Rendah Rendah Tinggi Rendah Rendah Proses KM tidak sering dilakukan, sehingga kebutuhan untuk dikembangkan adalah rendah Dari hasil pemetaan proses KM dengan fasilitas proses KM, didapatkan tingkat kebutuhan pengembangan proses KM yang ada saat ini, seperti yang terlihat pada Tabel 5.9. Proses KM Tabel 5.9. Tingkat Kebutuhan Pengembangan Proses KM Tingkat Proses KM Saat Ini Tingkat Fasilitas Tingkat Kebutuhan Socialization Tinggi Rendah Tinggi Direction Tinggi Rendah Tinggi Routines Tinggi Rendah Tinggi Internalization Tinggi Rendah Tinggi Combination Rendah Rendah Rendah Exchange Rendah Rendah Rendah Externalization Rendah Rendah Rendah

101 Proses Knowledge Management Tambahan Untuk mengidentifikasi proses KM tambahan, dilakukan pemetaan prioritas proses KM berdasarkan faktor kontingensi terhadap tingkatan kebutuhan pengembangan proses KM yang ada saat ini. Dalam menentukan prioritas pengembangan, digunakan pedoman dari Fernandez dan Sabherwal (2010) bahwa jika terdapat proses KM yang ada saat ini (subbab 5.3) dilakukan tetapi tidak teridentifikasi pada saat analisis proses KM dengan faktor kontingensi (subbab 5.2), maka proses KM tersebut dapat dihilangkan. Dalam memetakan prioritas proses KM berdasarkan faktor kontingensi terhadap tingkatan kebutuhan pengembangan proses KM yang ada saat ini digunakan tabel prioritas seperti yang terlihat pada Tabel Tabel Tingkat Prioritas Pengembangan Proses KM Prioritas Proses KM berdasarkan Faktor Kontingensi Tingkat Kebutuhan Pengembangan Proses KM Saat Ini Tingkat Prioritas Pengembangan Tinggi Tinggi 1 Tinggi Rendah 2 Rendah Tinggi 3 Rendah Rendah 4 Tabel 5.11 menunjukkan hasil pemetaan prioritas proses KM berdasarkan faktor kontingensi terhadap tingkatan kebutuhan pengembangan proses KM yang ada saat ini, yang mengacu pada Tabel 5.10.

102 84 Tabel Pemetaan Proses KM Berdasarkan Faktor Kontingensi dengan Proses KM Saat Ini Proses KM Prioritas Proses KM Berdasarkan Faktor Kontingensi Tingkat Kebutuhan Pengembangan Proses KM Saat Ini Prioritas Pengembangan Exchange Tinggi Rendah 2 Internalization Tinggi Tinggi 1 Routines Tinggi Tinggi 1 Combination Tinggi Rendah 2 Socialization for Knowledge Sharing Tinggi Tinggi 1 Direction Tinggi Tinggi 1 Externalization Tinggi Rendah 2 Socialization for Knowledge Discovery Rendah Tinggi 3 Dengan demikian, prioritas pertama pengembangan KMS ini adalah proses Internalization, Routines, Socialization for Knowledge Sharing, dan Direction. Kemudian prioritas pengembangan kedua adalah proses Exchange, Combination, dan Externalization, sedangkan proses Socialization for Knowledge Discovery menjadi prioritas pengembangan yang paling rendah. Dalam penelitian ini, proses KM yang akan dikembangkan adalah proses KM yang memiliki prioritas tinggi di masing-masing aktivitas KM (Tabel 5.12). Dengan demikian, proses KM yang tercakup dalam perancangan KMS adalah Internalization, Socialization for Knowledge Sharing, Routines, Direction, dan Combination. Tabel Prioritas Pengembangan Proses KM Aktivitas KM Proses KM Prioritas Combination 2 Discovery Socialization 3

103 85 Tabel Prioritas Pengembangan Proses KM Aktivitas KM Proses KM Prioritas Capture Internalization 1 Externalization 2 Sharing Socialization 1 Exchange 2 Application Routines 1 Direction Infrastruktur Knowledge Management Penilaian infrastruktur KM dilakukan terhadap lima aspek, yaitu budaya organisasi, infrastruktur TI, pengetahuan umum, struktur organisasi, dan lingkungan fisik Budaya Organisasi Budaya organisasi merupakan komponen utama untuk memastikan adanya aliran pengetahuan di dalam organisasi. Kekuatan dan komitmen yang ada pada budaya organisasi menjadi hal yang lebih penting dibandingkan TI yang diterapkan untuk mendukung knowledge sharing (Dalkir, 2005). Berdasarkan hasil wawancara dengan asisten deputi dan kepala bidang, pimpinan di lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan memiliki komitmen untuk knowledge management. Disampaikan bahwa komitmen diberikan demi kepentingan bersama dan karena knowledge management merupakan sebuah sistem untuk mengidentifikasi proses pekerjaan, yang bisa menjadi input untuk pekerjaan berikutnya sehingga terjadi peningkatan kinerja. Pegawai di Deputi Bidang Dukungan Kebijakan menyatakan bahwa pengetahuan merupakan hal yang penting dan perlu dikelola. Tabulasi hasil kuesioner (pertanyaan bagian I nomor 1 dan 2) mengenai pentingnya pengetahuan dan pentingnya pengelolaan pengetahuan dapat dilihat pada Tabel 5.13.

104 86 Tabel Tabulasi Kuesioner Pentingnya Pengetahuan dan Pengelolaannya Pengetahuan merupakan hal yang penting dalam pekerjaan Setuju Tidak Setuju 100% 0% Pengetahuan yang ada di unit kerja perlu dikelola 100% 0% Tipe budaya organisasi, yang diindentifikasi di lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan, dinilai dengan menggunakan Organizational Culture Assessment Instrument (Cameron dan Quinn, 2006). Hasil kuesioner menunjukkan bahwa tipe budaya organisasi Deputi Bidang Dukungan Kebijakan saat ini adalah Hierarchy, sedangkan untuk tipe budaya organisasi yang diinginkan adalah Clan. Hasil kuesioner ini dapat dilihat pada Tabel 5.14 dan Gambar 5.5. Menurut Cameron (2004), tipe Hierarchy menandakan bahwa organisasi merupakan tempat formal dan terstruktur untuk bekerja; prosedur dan proses yang terdefinisi dengan baik mengatur apa yang dilakukan; pemimpin yang efektif pada organisasi ini merupakan koordinator yang baik, seorang organizer, dan ahli dalam mengefisiensikan; yang menjadi perhatian bagi organisasi dalam jangka panjang adalah stabilitas, prediktabilitas, dan efisiensi; peraturan dan kebijakan formal mempertahankan organisasi; serta hal yang menjadi penting adalah mempertahankan agar organisasi berjalan dengan lancar. Tipe Clan menandakan organisasi merupakan tempat yang ramah untuk bekerja, tempat dimana orang-orang banyak berbagi dari diri mereka sendiri, sehingga tempat kerja menyerupai keluarga dengan teman-teman terbaik di tempat kerja; pemimpin dianggap sebagai mentor, pelatih, atau bahkan sebagai tokoh tua; organisasi diselenggarakan bersama atas dasar kesetiaan dan kolaborasi; komitmen merupakan hal yang tinggi; organisasi menekankan keuntungan jangka panjang dari perkembangan individu serta moral menjadi hal penting; keberhasilan didefinisikan sebagai iklim internal dan kepedulian terhadap orang lain; organisasi mengutamakan kerja sama tim, partisipasi, dan konsensus (Cameron, 2004).

105 87 Intepretasi perubahan budaya menjadi tipe clan, berarti ada peningkatan pemberdayaan pegawai, partisipasi, pelibatan dalam pengambilan keputusan, serta kerjasama tim antar unit kerja (Cameron, 2004). Tabel Hasil Penilaian Budaya Organisasi Tipe Budaya Organisasi Saat Ini Yang Diinginkan Clan 25,1 27,1 Adhocracy 20,0 22,4 Market 24,6 23,3 Hierarchy 29,0 25,1 Gambar 5.5. Kecenderungan Tipe Organisasi Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Struktur Organisasi KM bergantung kepada struktur organisasi. Beberapa aspek yang relevan adalah struktur hirarki yang ada pada organisasi, community of practice (CoP) yang dapat memfasilitasi KM, serta struktur/peran khusus di organisasi (Fernandez & Sabherwal, 2010). Data mengenai struktur organisasi diambil dari hasil wawancara dan studi dokumen. Struktur organisasi Deputi Bidang Dukungan Kebijakan bersifat berjenjang. Deputi Bidang Dukungan Kebijakan terdiri dari empat asisten deputi yang

106 88 dibawahnya terdapat kepala bidang yang memimpin kepala subbidang. Pada Asisten Deputi Dukungan Data dan Kebijakan, selain jabatan struktural ada juga jabatan fungsional Pranata Komputer yang berada langsung di bawah tanggung jawab Asisten Deputi. Pada Asisten Deputi Naskah dan Penerjemahan, terdapat jabatan fungsional Penerjemah yang berada langsung di bawah tanggung jawab Asisten Deputi. Struktur organisasi secara rinci dapat dilihat pada Subbab Struktur hirarki berpengaruh kepada knowledge discovery dan knowledge sharing yang ada pada organisasi dalam melakukan pekerjaannya baik secara berjenjang maupun dengan rekan kerja di level yang sama. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan, diketahui bahwa keberadaan community of practice secara formal belum ada. Namun, diakui bahwa community of practice diperlukan untuk efektivitas peningkatan kinerja serta dapat meningkatkan wawasan dan sudut pandangan (lebih terbuka). Selain itu, pembentukan struktur/peran khusus belum terlalu mendesak sehingga tidak perlu ada Pengetahuan Umum Pengetahuan umum yang ada pada organisasi mengacu pada pengalaman kumulatif organisasi dalam memahami kategori pengetahuan dan kegiatan serta mengatur prinsip-prinsip yang mendukung komunikasi dan koordinasi (Fernandez & Sabherwal, 2010). Berdasarkan hasil studi dokumen dan wawancara, pengetahuan yang ada di lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan dikelompokan berdasarkan lokasi penyimpanannya, adalah sebagai berikut. 1. People (manusia) Pengetahuan tersimpan pada pegawai terdiri dari pengetahuan yang didapat dari seminar, pelatihan, maupun sekolah formal. Kegiatan utama di Deputi Bidang Dukungan Kebijakan yang memerlukan keahlian/pengetahuan individu adalah: a. Pembuatan analisis dan rekomendasi yang memerlukan ketajaman analisis pokok permasalahan karena hasilnya akan menjadi dasar dalam pengambilan keputusan.

107 89 b. Penerjemahan dan pembuatan naskah kepresidenan yang memerlukan istilah dan wawasan yang berkaitan dengan pemerintahan, hubungan diplomatik, dan perkembangan berita nasional dan internasional. c. Pengelolaan aplikasi dan infrastruktur TI yang memerlukan pengalaman dan keahlian di bidang TI. 2. Artifacts (artifak) Pengetahuan yang berada pada artifak Deputi Bidang Dukungan Kebijakan berupa dokumen-dokumen yang terkait dengan pekerjaan/kegiatan yang dilakukan. Dokumen-dokumen tersebut adalah sebagai berikut. Laporan hasil analisis kebijakan dalam negeri Laporan hasil analisis kebijakan hubungan internasional Laporan hasil diskusi terbatas (dengan pihak di luar organisasi) Dokumen hasil terjemahan Rekomendasi pengangkatan pejabat fungsional penerjemah melalui mekanisme pengangkatan pertama dan perpindahan dari jabatan lain Surat masuk (kepada Presiden/Mensesneg) Naskah surat kepresidenan Transkripsi dan pointers pidato/pernyataan Presiden Laporan hasil pemeliharaan dan/atau perbaikan sistem aplikasi informasi Laporan pembangunan/pengembangan sistem Laporan penerapan sistem Laporan hasil pengelolaan jaringan Laporan pengembangan dan perawatan bahan pustaka Laporan seminar/pelatihan Memorandum 3. Organizational Entities (entitas organisasi) Pengetahuan pada entitas organisasi adalah pengetahuan yang berkaitan dengan entitas organisasi, yaitu Standar Pelayanan, Standard Operational Procedure, Rencana Strategis, dan Rencana Kerja.

108 Infrastruktur Teknologi Informasi Infrastruktur Teknologi Informasi (TI) yang mendukung KM, terbagi menjadi infrastruktur TI saat ini dan arsitektur KMS Infrastruktur Teknologi Informasi Saat Ini Salah satu cara untuk melihat kondisi infrastruktur TI adalah dengan mempertimbangkan kemampuan organisasi dalam menyediakan penyediaan TI dari aspek reach, depth, richness, dan aggregation (Fernandez & Sabherwal, 2010). Berdasarkan pengamatan dan studi dokumen, penjelasan mengenai empat aspek tersebut adalah sebagai berikut. 1. Reach mengacu pada akses dan koneksi, serta efisiensi dalam akses. Komputer yang digunakan setiap pegawai terhubung ke intranet dan juga internet. Koneksi ini memudahkan pegawai saling berkomunikasi dan mencari informasi yang dibutuhkan dalam mendukung pekerjaan. 2. Depth mengacu pada banyaknya informasi yang dapat dikomunikasikan secara efektif melalui TI. Hal ini berkaitan dengan bandwidth yang ada di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Bandwidth yang ada memungkinkan pegawai saling bertukar data dengan cepat. Saat ini, bandwidth primer yang ada adalah 100Mbps serta bandwidth sekunder sebesar 30Mbps, yang digunakan sebagai cadangan. 3. Richness mengacu pada kemampuan TI menyediakan berbagai data, informasi, dan pengetahuan yang ada di lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan. Data, informasi, dan pengetahuan tersebut berupa dokumen laporan, rekaman suara, maupun video. 4. Aggregation mengacu pada kemampuan menyimpan dan memroses data, informasi, dan pengetahuan yang ada di lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan. Basisdata yang digunakan untuk berbagai aplikasi adalah MySql dan Microsoft SQL Server. Skema jaringan Kementerian Sekretariat Negara terlihat pada Gambar 5.6. Lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan tersebar di dua gedung, yang semuanya terhubung dengan pusat server dan database. Infrastruktur TI untuk

109 91 penerapan KMS yang dikembangkan dalam penelitian ini tidak akan ada perubahan dari infrastruktur yang sudah ada. Gambar 5.6. Skema Jaringan Kementerian Sekretariat Negara Arsitektur Knowledge Management System Berdasarkan arsitektur KMS dari Tiwana (2002), arsitektur untuk KMS yang dibangun adalah sebagai berikut (Gambar 5.7). 1. Interface Layer, merupakan layer yang berinteraksi langsung dengan pengguna. Layer ini berupa web browser yang memungkinkan akses universal ke sistem. 2. Access and Authentication Layer, merupakan layer yang mengotentifikasi pengguna yang valid. Beberapa hal terkait akses dan otentifikasi ini adalah hak akses, keamanan, firewall, dan backup. 3. Application Layer, merupakan aplikasi yang digunakan untuk mendukung proses KM yang telah teridentifikasi.

110 92 4. Transport Layer, merupakan komponen konektivitas di organisasi berupa TCP/IP, web server, maupun mail server. 6. Repositories, merupakan tempat penyimpanan data yang dibutuhkan untuk aplikasi. Dokumen data yang ada pada basisdata dirancang menggunakan MySQL. Gambar 5.7. Arsitektur KMS pada Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Lingkungan Fisik Berdasarkan pengamatan, tempat kerja pegawai di lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan secara fisik berada di dua gedung (Gedung I dan Gedung II Kemsetneg). Kantor Asisten Deputi Bidang Dukungan Data Kebijakan dan Informatika berada di Gedung II lantai 2 (kecuali Bidang Perpustakaan), sedangkan Kantor Deputi dan Asisten Deputi lainnya berada di Gedung I lantai 1.

111 93 Ruangan kantor dan fasilitas meja kerja terbagi berdasarkan level jabatan. Asisten deputi dan kepala bidang memiliki ruangan khusus tersendiri. Meja kerja antar kepala subbagian berdampingan dengan sekat, sedangkan meja kerja staf berupa cubicle dan berada di satu area. Selain itu, ada ruang rapat sebanyak dua buah, yang letaknya di masing-masing gedung. Kemudian, terdapat perpustakaan yang diperuntukkan seluruh pegawai Kementerian, yang terletak di Gedung I lantai 3. Interaksi antar pegawai tetap dapat berlangsung tanpa canggung walaupun ada pemisahan ruang kerja dan belum tersedia ruang santai khusus. Berdasarkan hasil kuesioner (pertanyaan bagian I nomor 3), pegawai merasa fasilitas yang ada saat ini telah cukup memadai untuk mencari dan berbagi pengetahuan. Tabulasi hasil kuesioner terlihat pada Gambar 5.8. Gambar 5.8. Hasil Kuesioner Terkait Fasilitas yang Ada 5.6. Pengembangan Knowledge Management System Beserta Mekanisme dan Teknologi Setelah menganalisis proses KM yang sesuai dengan kebutuhan organisasi dan dengan mempertimbangkan infrastruktur KM, selanjutnya dilakukan analisis kebutuhan proses KM beserta mekanisme dan teknologinya. Berdasarkan hasil analisis, urutan prioritas pengembangan proses KM adalah Routines, Internalization, Socialization for Knowledge Sharing, Direction, Exchange, Combination, Externalization, dan Socialization for Knowledge Discovery. Pemetaan antara proses KM dengan mekanisme dan teknologi mengacu pada tabel pemetaan kebutuhan proses KM beserta mekanisme dan teknologi dari Fernandez dan Sabherwal (2010), seperti terlihat pada Tabel 5.15.

112 94 Tabel Pemetaan Kebutuhan Proses KM Beserta Mekanisme dan Teknologi (Fernandez & Sabherwal, 2010) Proses KM Mekanisme Teknologi Combination Socialization for Knowledge Sharing/ Knowledge Discovery Internalization Pertemuan Percakapan telepon Collaborative creation of documents rotasi pegawai antar departemen konferensi brainstroming retreat cooperative project initiation belajar dengan praktik langsung pelatihan belajar dengan mengamati pertemuan langsung basisdata akses data berbasis web data mining repositori informasi web portal best practice and lesson learn system video conference grup diskusi secara elektronik computer based communication AI-based knowledge acquisition Computer-based simulation Externalization Pemodelan prototyping best practice lesson learn Exchange memo manual surat presentasi Routines kebijakan organisasi petunjuk kerja standar prosedur expert system grup chat best practice basisdata lesson learn team collaboration tools akses data berbasis web repositori dan basisdata informasi lesson learn system expertise locator system expert systems enterprise resource planning system management information systems

113 95 Tabel Pemetaan Kebutuhan Proses KM Beserta Mekanisme dan Teknologi (Fernandez & Sabherwal, 2010) Proses KM Mekanisme Teknologi Direction hubungan hirarki organisasi help desk pusat bantuan capture and transfer of expert knowledge troubleshooting system case-based reasoning system decision support system Sistem dan fitur yang dapat mendukung KM di lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan didapatkan dari hasil pemetaan proses KM kepada fitur KMS dapat dilihat pada Tabel 5.16.

114 96 Tabel Pemetaan Proses KM ke Fitur KMS Proses KM Mekanisme dalam Organisasi Kebutuhan Sistem Fitur KMS Internalization Pegawai mempelajari laporan/dokumen yang terkait dengan pekerjaan Pegawai mendapatkan pembelajaran dengan mengikuti perkembangan berita Pegawai mendapatkan dengan mengikuti seminar/pelatihan/diskusi Sistem dapat menampilkan dokumen/laporan, maupun berita Sistem dapat menampilkan informasi buku, jurnal ataupun kumpulan pidato Sistem dapat menyediakan fasilitas pencarian dokumen/laporan, maupun berita yang tersimpan dalam sistem Perpustakaan online Kliping berita Manajemen dokumen Pencarian dokumen/berita Socialization for Knowledge Sharing Pegawai dapat berbagi pengetahuan/pengalaman pada pertemuan Sistem dapat memfasilitasi diskusi antar pegawai Sistem dapat memfasilitasi pertukaran dokumen Forum Chatting Mailing List Manajemen dokumen: file sharing Routines Pegawai dapat menggunakan pengetahuan yang ada dalam prosedur untuk melakukan pekerjaan Sistem dapat menampilkan prosedur kerja maupun peraturan yang ada pada organisasi Manajemen Dokumen Direction Pegawai mengarahkan/ menyampaikan pengetahuan berdasarkan pengetahuan/ pengalaman yang dimiliki kepada Sistem dapat memfasilitasi pengguna memberikan ataupun menerima arahan/petunjuk dalam melakukan pekerjaan Help desk

115 97 pegawai lainnya Tabel Pemetaan Proses KM ke Fitur KMS Proses KM Mekanisme dalam Organisasi Kebutuhan Sistem Fitur KMS Combination Pegawai membuat analisis/rekomendasi kebijakan, laporan, atau memorandum dengan mempelajari laporan/dokumen yang sudah ada. Sistem yang dapat memfasilitasi pengguna menyampaikan pengetahuan yang dimiliki Sistem yang dapat menyimpan dokumen/laporan ataupun pengetahuan tertulis pengguna Manajemen dokumen: collaborative creation of document tools Sistem informasi persuratan dan disposisi elektronik Blog (Lesson Learn Database)

116 98 Dalam kuesioner (bagian III), ditanyakan pula mengenai fitur KMS apa saja yang dapat dimanfaatkan oleh pegawai di lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan. Berdasarkan hasil kuesioner, diketahui bahwa Manajemen Dokumen merupakan fitur KMS yang paling banyak dipilih. Hal ini menandakan bahwa Manajemen Dokumen merupakan fitur KMS yang paling mudah diterima oleh pegawai. Hasil tabulasi kuesioner mengenai pilihan fitur KMS terlihat pada Gambar 5.9. Gambar 5.9. Prosentase Pilihan Teknologi KMS Pada kelompok jawaban lainnya, fitur yang dapat digunakan dalam KM adalah dengan menggunakan Social Media Group (di Mobile Phone), Sistem Persuratan dan Disposisi Elektronik, Ensiklopedia, File Sharing, maupun dengan Internet. Beberapa fitur yang diperlukan dalam KMS diantaranya telah dikembangkan, yaitu adalah , perpustakaan online, Sistem Informasi Persuratan Dan Disposisi Elektronik (SPDE), serta aplikasi intranet yang mencakup fitur: file sharing, helpdesk, kliping berita, maupun share knowledge (sebagai lesson learn database). Walaupun demikian, saat ini penggunaan aplikasi intranet masih belum optimal. Oleh karena itu, dalam pengembangan rancangan KMS ini aplikasi/fitur yang sudah ada tersebut dikembangkan lebih lanjut sehingga dapat mendukung KM di lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan. Aplikasi , mailing list, perpustakaan online, dan SPDE tidak masuk dalam cakupan pengembangan rancangan KMS karena digunakan secara terpisah. Teknologi KMS yang dapat

117 99 digunakan dalam mendukung KM di lingkungan Deputi Bidang Dukungan Kebijakan secara rinci dapat dilihat pada Tabel Tabel Fitur KMS Deputi Bidang Dukungan Kebijakan Secara Keseluruhan Fitur KMS Saat Ini Rancangan KMS Keterangan Forum V Pengembangan dari yang ada saat ini Manajemen dokumen: file sharing V Pengembangan dari yang ada saat ini Kliping berita V Pengembangan dari yang ada saat ini Help Desk V Pengembangan dari yang ada saat ini Blog V Pengembangan dari yang ada saat ini Hanya untuk permasalahan TI Diubah menjadi blog dari yang sebelumnya fitur share knowledge pada aplikasi intranet Perpustakaan Online V - Penggunaan secara terpisah Sistem Informasi Persuratan dan Disposisi Elektronik V - Penggunaan secara terpisah V - Penggunaan secara terpisah Mailling list - V Belum ada, pengembangan tercakup dalam pengelolaan Chatting - V Belum ada Manajemen dokumen: Collaborative creation of document tools - V Belum ada Pencarian V Pengembangan dari yang ada saat ini

118 Kebutuhan Knowledge Management System Kebutuhan KMS Deputi Bidang Dukungan Kebijakan dibagi menjadi dua, yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan nonfungsional Kebutuhan Fungsional Knowledge Management System Kebutuhan fungsional merupakan kebutuhan fungsi yang ada di dalam KMS berdasarkan analisis terhadap proses KM beserta mekanisme dan teknologinya. Kebutuhan fungsional tersebut adalah: 1. Manajemen Dokumen, mencakup file sharing dan collaborative creation of document tools Fitur ini memfasilitasi pengguna untuk bertukar dokumen mengenai laporan kerja, laporan hasil seminar/pelatihan, maupun Standar Pelayanan, Standard Operational Procedure, Rencana Strategis, dan Rencana Kerja. Pengguna dapat mengunggah dokumen, mencari dokumen, dan mengubah dokumen. 2. Kliping Berita Fitur ini memfasilitasi pengguna untuk mendapatkan berbagai berita terkait kebijakan yang akan, sedang atau telah dilaksanakan pemerintah serta masalah aktual yang berkembang dalam masyarakat yang berdampak atau berpengaruh bagi kehidupan berbangsa dan bernegara. Pengguna dapat menginput berita, mencari berita, dan melihat berita. 3. Forum Fitur ini memfasilitasi pengguna untuk berdiskusi dengan pengguna lainnya mengenai suatu topik. Pengguna dapat membuat topik, mengisi forum, mencari topik, dan mengelola forum. 4. Help Desk Fitur ini memfasilitasi pengguna untuk mencari solusi permasalahan TI yang ditemui. Pengguna dapat melihat permasalahan yang sering ditanyakan (Frequently Asked Questions/FAQ), menyampaikan pertanyaan baru, serta menjawab pertanyaan. 5. Blog Fitur ini memfasilitasi pengguna untuk berbagi pengetahuan terkait pekerjaan yang dimiliki kepada pengguna lain. Pengguna disediakan halaman untuk

119 101 membuat blog, mencari topik pada blog, dan pengguna lain dapat memberikan komentar. 6. Chatting Fitur ini memfasilitasi pengguna untuk terhubung dengan pengguna lain secara online. Pengguna dapat menyampaikan dan menjawab chat Use Case Diagram Use case diagram KMS yang akan dibangun mengacu kepada pemetaan proses KM ke fitur KMS yang terdapat pada subbab 5.6. Actor yang digambarkan dalam use case diagram merupakan pengguna KMS yang terdiri dari Pegawai, Moderator Forum, Validator, dan Administrator. Pegawai dapat mencari dokumen, mengubah dokumen, mengunggah dokumen, membuat pertanyaan, melihat FAQ, mengisi forum, mencari topik forum, melihat kliping berita, mencari berita, mengelola blog, mencari topik pada blog, memberikan komentar, dan melakukan chat. Moderator forum dapat mengelola forum dan membuat topik forum. Validator dapat memvalidasi pengetahuan yang masuk ke dalam KMS. Administrator dapat meng-input berita, meng-input FAQ, menjawab pertanyaan, dan mengelola pengguna. Use case diagram dapat dilihat pada Gambar 5.10.

120 102 Gambar Use Case Diagram KMS Deputi Bidang Dukungan Kebijakan

121 Activity Diagram Activity diagram digunakan untuk menggambarkan alur kerja dan bisnis proses yang terdapat dalam KMS. Berdasarkan use case diagram yang telah disusun, berikut adalah activity diagram untuk aktivitas yang dilakukan pada KMS. A. Fitur Manajemen Dokumen 1. Mengubah dokumen Activity diagram ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur mengubah dokumen yang terdapat pada KMS (Gambar 5.11). Aktivitas ini dapat dilakukan oleh banyak pegawai. Pengguna dapat memilih untuk mengubah dokumen dari dokumen yang sudah dimasukkan dan menambah pengguna lain yang dapat mengubah dokumen. Sebelum disimpan, pengguna dapat mengisi keterangan perubahan terlebih dahulu. Login Memilih untuk mengubah dokumen Memilih dokumen yang sudah ada Mengambil (check out) dokumen Menambah/mengubah isi dokumen Meng-input kembali (check in) dokumen Menambah pengguna Ya Perlu menambah pengguna? Tidak Menambah keterangan Menyimpan dokumen Gambar Activity Diagram Mengubah Dokumen

122 Mencari dokumen Activity diagram ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur mencari dokumen yang terdapat pada KMS (Gambar 5.12). Aktivitas ini dilakukan oleh pegawai. Pengguna dapat mencari dokumen yang sudah dimasukkan ke dalam sistem, dengan mengetikkan kata kunci, kemudian membaca atau mengunduhnya. Gambar Activity Diagram Mencari Dokumen 3. Mengunggah dokumen Activity diagram ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur Mengunggah dokumen yang terdapat pada KMS (Gambar 5.13). Aktivitas ini dilakukan oleh pegawai. Untuk mengunggah dokumen, pengguna memilih file dokumen, memilih pengguna yang dapat mengubah dokumen (jika diperlukan), kemudian mengisi kata kunci, lalu menyimpan dokumen.

123 105 Gambar Activity Diagram Mengunggah Dokumen B. Fitur Kumpulan Berita 1. Melihat kliping berita Activity diagram ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur melihat kliping berita yang terdapat pada KMS (Gambar 5.14). Aktivitas ini dilakukan oleh pegawai. Pengguna dapat melihat berita dengan memilih berita terlebih dahulu, kemudian membaca berita tersebut. Gambar Activity Diagram Melihat Kliping Berita

124 Mencari berita Activity diagram ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur mencari berita yang terdapat pada KMS (Gambar 5.15). Aktivitas ini dilakukan oleh pegawai. Pengguna dapat mencari berita yang telah dimasukkan untuk dibaca. Gambar Activity Diagram Mencari Berita 3. Meng-input berita Activity diagram ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur meng-input kliping berita yang terdapat pada KMS (Gambar 5.16). Aktivitas ini dilakukan oleh administrator. Pengguna dapat memasukkan berita dengan meng-upload berita dari file ataupun memasukkan berita dengan textbox. Gambar Activity Diagram Meng-input Berita

125 107 C. Fitur Forum 1. Membuat topik forum Activity diagram ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur membuat topik forum yang terdapat pada KMS (Gambar 5.17). Aktivitas ini dilakukan oleh moderator forum. Pengguna dapat membuat topik forum baru dengan memasukkan topik/judul forum, deskripsi, dan kata kunci. Gambar Activity Diagram Membuat Topik Forum 2. Mengisi forum Activity diagram ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur mengisi forum yang terdapat pada KMS (Gambar 5.18). Aktivitas ini dilakukan oleh pegawai. Untuk mengisi forum, Pengguna harus memilih forum terlebih dahulu, kemudian mengisi forum. Gambar Activity Diagram Mengisi Forum

126 Mencari topik forum Activity diagram ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur mencari topik forum yang terdapat pada KMS (Gambar 5.18). Aktivitas ini dilakukan oleh pegawai. Pengguna dapat mencari topik forum dengan memasukkan kata kunci, kemudian hasil pencarian akan muncul. Jika topik yang dicari terdapat pada hasil pencarian, maka pengguna dapat memilih topik tersebut untuk masuk dan melihat forum. Gambar Activity Diagram Mencari Topik Forum 4. Mengelola forum Activity diagram ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur mengelola forum yang terdapat pada KMS (Gambar 5.19). Aktivitas ini dilakukan oleh moderator forum. Moderator forum diberi hak akses khusus untuk mengunci forum jika pembahasan suatu topik telah selesai atau sudah tidak relevan dengan topik awal.

127 109 Gambar Activity Diagram Mengelola Forum D. Fitur Helpdesk 1. Membuat pertanyaan Activity diagram ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur membuat pertanyaan yang terdapat pada KMS (Gambar 5.21). Aktivitas ini dilakukan oleh pegawai. Pengguna dapat membuat pertanyaan mengenai hardware, aplikasi perkantoran maupun permasalahan jaringan. Untuk membuat pertanyaan, pengguna memasukkan pertanyaan kemudian menyimpannya. Gambar Activity Diagram Membuat Pertanyaan

128 Melihat FAQ Activity diagram ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur melihat FAQ yang terdapat pada KMS (Gambar 5.22). Aktivitas ini dilakukan oleh pegawai. Pengguna dapat melihat daftar pertanyaan yang sering ditanyakan mengenai hardware, aplikasi perkantoran maupun permasalahan jaringan. Gambar Activity Diagram Melihat FAQ 3. Meng-input FAQ Activity diagram ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur meng-input FAQ yang terdapat pada KMS (Gambar 5.23). Aktivitas ini dilakukan oleh Administrator. Pengguna dapat memasukkan daftar pertanyaan dan jawaban yang sering ditanyakan mengenai hardware, aplikasi perkantoran maupun permasalahan jaringan. Gambar Activity Diagram Meng-input FAQ

129 Menjawab pertanyaan Activity diagram ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur menjawab pertanyaan yang terdapat pada KMS (Gambar 5.24). Aktivitas ini dilakukan oleh Administrator. Pengguna dapat memberikan jawaban atas pertanyaanpertanyaan yang masuk mengenai hardware, aplikasi perkantoran maupun permasalahan jaringan. Gambar Activity Diagram Menjawab Pertanyaan E. Fitur Blog 1. Membaca blog Activity diagram ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur membaca blog yang terdapat pada KMS (Gambar 5.25). Aktivitas ini dilakukan oleh pegawai. Pengguna dapat melihat blog dari pengguna lainnya. Login Memilih untuk melihat Blog Memilih Blog Membaca Blog Gambar Activity Diagram Membaca Blog

130 Memberikan komentar Activity diagram ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur memberikan komentar pada blog yang terdapat pada KMS (Gambar 5.26). Aktivitas ini dilakukan oleh pegawai. Setelah pengguna membaca blog, sistem menyediakan fitur untuk memberikan komentar. Gambar Activity Diagram Memberikan Komentar 3. Mencari topik pada blog Activity diagram ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur mencari topik pada blog yang terdapat pada KMS (Gambar 5.27). Aktivitas ini dilakukan oleh pegawai. Pengguna dapat mencari topik yang diinginkan pada blog. Gambar Activity Diagram Mencari Topik Blog

131 Mengelola blog Activity diagram ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur mengelola blog yang terdapat pada KMS (Gambar 5.28). Aktivitas ini dilakukan oleh pegawai. Pengguna dapat membuat blog baru atau melanjutkan menulis blog dari draf yang sudah disimpan sebelumnya. Blog akan muncul di daftar blog pegawai jika blog telah di-publish. Gambar Activity Diagram Mengelola Blog F. Fitur Chatting 1. Melakukan chat Activity diagram ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur melakukan chat yang terdapat pada KMS (Gambar 5.29). Aktivitas ini dilakukan oleh pegawai dengan pegawai lainnya. Pengguna memilih pengguna lainnya untuk menerima chat kemudian saling mengirim chat.

132 114 Gambar Activity Diagram Melakukan Chat G. Mengelola pengguna Activity diagram ini menggambarkan alur untuk mengakses fitur mengelola pengguna yang terdapat pada KMS (Gambar 5.30). Aktivitas ini dilakukan oleh Administrator. Pengguna sebagai administrator dapat memasukkan pengguna baru, menambahkan peran kepada pengguna yang sudah ada, dan menghapus pengguna. Gambar Activity Diagram Mengelola Pengguna

133 Kebutuhan Nonfungsional Knowledge Management System Kebutuhan nonfungsional KMS yang dikembangkan adalah sebagai berikut. 1. Kemudahan Penggunaan Sistem User interface KMS harus didesain untuk kemudahan dalam penggunaan sistem tanpa harus ada pelatihan tambahan. 2. Ketersediaan Sistem KMS harus dapat diakses setiap saat selama 24 jam dalam satu hari, 7 hari seminggu. 3. Keamanan Sistem Pengguna harus login dan terotentifikasi untuk dapat mengakses KMS. Terdapat beberapa jenis pengguna KMS, yaitu pegawai (pengguna umum), moderator forum, validator, dan administrator Perancangan Knowledge Management System Setelah kebutuhan KMS diketahui, maka dilakukan perancangan KMS yang terdiri dari use case diagram, activity diagram, basisdata, serta rancangan tampilan KMS Rancangan Basisdata Knowledge Management System Rancangan basisdata KMS yang akan dikembangkan terdiri dari tiga belas tabel, yaitu Pengguna, Dokumen, Pengguna_Dokumen, Forum, Isi_Forum, Kategori_Forum, Helpdesk, Kategori_Helpdesk, Berita, Kategori_Berita, Blog, Komentar_Blog, dan Chatting. Rancangan basis data dapat terlihat pada Gambar 5.31.

134 116 Gambar Rancangan Basisdata KMS Rancangan Tampilan Knowledge Management System 1. Rancangan Tampilan Beranda Tampilan Beranda KMS akan muncul setelah pengguna melakukan login. Tampilan menu terdiri dari Pencarian, Manajemen Dokumen, Blog, Kumpulan Berita, Forum, Helpdesk. Tampilan beranda berisi rekapitulasi update dari forum, chatting, berita dan dokumen, serta daftar pegawai yang sedang online. Tampilan beranda dapat dilihat pada Gambar 5.32.

135 117 Gambar Rancangan Tampilan Halaman Beranda 2. Rancangan Tampilan Manajemen Dokumen Pada menu Manajemen Dokumen, terdapat submenu Unggah Dokumen (Gambar 5.33) dan Ubah Dokumen (Gambar 5.34). Gambar Rancangan Tampilan Submenu Unggah Dokumen

136 118 Gambar Rancangan Tampilan Submenu Ubah Dokumen 3. Rancangan Tampilan Blog Pada menu Blog, terdapat submenu Lihat Semua Blog (Gambar 5.35) dan Kelola Blog (Gambar 5.36). Gambar Rancangan Tampilan Submenu Lihat Semua Blog

137 119 Gambar Rancangan Tampilan Submenu Kelola Blog 4. Rancangan Tampilan Kumpulan Berita Pada menu Kumpulan Berita, sistem akan menampilkan berbagai berita terbaru yang sudah dimasukkan (Gambar 5.37). Untuk melihat suatu berita secara keseluruhan, pengguna dapat mengeklik link tertentu sehingga berita dapat dilihat secara menyeluruh. Gambar Rancangan Tampilan menu Kumpulan Berita

138 Rancangan Tampilan Forum Pada menu Forum, terdapat submenu Ikuti Forum (Gambar 5.38) dan Kelola Forum (Gambar 5.39). Gambar Rancangan Tampilan Submenu Ikuti Forum Gambar Rancangan Tampilan Submenu Kelola Forum

139 Rancangan Tampilan Helpdesk Pada menu Helpdesk terdapat submenu Lihat FAQ (Gambar 5.40) dan Kirim Pertanyaan (Gambar 5.41). Gambar Rancangan Tampilan Lihat FAQ Gambar Rancangan Tampilan Kirim Pertanyaan 7. Rancangan Tampilan Chatting

140 122 Dalam fitur chatting, pengguna dapat melihat daftar pegawai yang sedang online dan kemudian melakukan chat (Gambar 5.42). Gambar Rancangan Tampilan Chatting 8. Rancangan Tampilan Pencarian Dalam fitur pencarian, terdapat empat pilihan yang dapat digunakan pengguna untuk mencari pengetahuan yang diperlukan. Pilihan tersebut adalah pencarian dokumen, pencarian dokumen (Gambar 5.43), pencarian Berita (Gambar 5.44), pencarian Topik Forum (Gambar 5.45), dan pencarian Topik Blog (Gambar 5.46). Gambar Rancangan Tampilan Pencarian Dokumen

141 123 Gambar Rancangan Tampilan Pencarian Berita Gambar Rancangan Tampilan Pencarian Topik Forum

142 124 Gambar Rancangan Tampilan Pencarian Topik Blog Peninjauan Rancangan Tampilan Knowledge Management System Dari rancangan tampilan yang dibuat, dilakukan presentasi kepada pengguna untuk mendapatkan masukan terhadap pengembangan KMS. Peninjauan rancangan tampilan KMS, dibagi berdasarkan enam fitur utamanya, yaitu Manajemen Dokumen, Blog, Kumpulan Berita, Forum, Helpdesk dan Chatting. Dari hasil presentasi didapatkan hasil bahwa diperlukan selingan informasi nonformal agar pegawai tertarik menggunakan KMS. Peninjauan rancangan tampilan KMS dapat dilihat pada Tabel 5.18, 5.19, 5.20, 5.21, 5.22 dan 5.23.