UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM: STUDI KASUS RSUD PASAR REBO JAKARTA KARYA AKHIR THERESIA PUSPA WIJAYANTI

Transkripsi

1 UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM: STUDI KASUS RSUD PASAR REBO JAKARTA KARYA AKHIR THERESIA PUSPA WIJAYANTI FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JANUARI 2016

2 UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM: STUDI KASUS RSUD PASAR REBO JAKARTA KARYA AKHIR Diajukan sebagai satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi THERESIA PUSPA WIJAYANTI FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JANUARI 2016

3 HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS Karya Akhir ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar. Nama : Theresia Puspa Wijayanti NPM : Tanda Tangan : Tanggal : 10 Desember 2015 ii

4 HALAMAN PENGESAHAN Karya Akhir ini diajukan oleh: Nama : Theresia Puspa Wijayanti NPM : Program Studi : Magister Teknologi Informasi Judul Karya Akhir : Perancangan Knowledge Management System: Studi kasus RSUD Pasar Rebo Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer,. DEWAN PENGUJI Pembimbing I : Putu Wuri Handayani, M.Sc (...) Pembimbing II : Yova Ruldeviyani, S.Kom, M. Kom (...) Penguji : (...) Penguji : (...) Ditetapkan di : Jakarta Tanggal : iii

5 KATA PENGANTAR Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan rahmat-nya, saya dapat menyelesaikan Karya Akhir ini. Penulisan Karya Akhir ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer. Saya menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa perkuliahan sampai dengan penyusunan karya akhir ini, sangatlah sulit bagi saya untuk menyelesaikannya. Oleh karena itu, saya mengucapkan terima kasih kepada: 1. Ibu Putu Wuri Handayani, M.Sc. sebagai pembimbing pertama yang selalu memberikan arahan dan masukan dalam penyusunan karya akhir ini. 2. Ibu Yova Ruldeviyani, S.Kom, M.Kom sebagai pembimbing kedua yang juga memberikan waktunya untuk memberikan nasihat dan masukan agar karya akhir ini tersusun dengan benar. 3. Bapak Rizal Fathoni Aji, S.Kom., M.Kom., dan Bapak Dr. Indra Budi, S.Kom., M.Kom selaku penguji karya akhir yang telah memberikan nasihat dan masukan bagi pengujian karya akhir ini. 4. Para Pengajar Dosen di MTI UI yang telah memberikan banyak ilmu pengetahuan baru selama masa perkuliahan. 5. Robertus Ngatijo, SE. dan Maria Dwi Astuti, SH., MH., papa dan mama tercinta yang selalu memberikan kasih sayang, doa dan dukungan agar saya dapat menyelesaikan pendidikan Magister sehingga pada akhirnya saya dapat menyelesaikan karya akhir ini. Semoga karya akhir ini dapat menjadi salah satu bakti saya sebagai anak yang sampai kapanpun tidak akan pernah bisa membalas kasih sayang yang telah papa dan mama berikan. 6. dr. Yosefa Anggi Miranti dan Antonius Andri Cipta Jaya, SH., adik-adik saya yang selalu memberikan doa, dan dukungan kepada saya sehingga penulisan karya akhir ini dapat terselesaikan. iv

6 7. Ibu Wieke Handayani, Ibu Eri, Bapak Budi Hartoko dan segenap pegawai RSUD Pasar Rebo, yang telah memberikan izin kepada saya untuk mendapatkan informasi tentang RSUD Pasar Rebo sehingga karya akhir ini dapat diselesaikan. 8. Ibu Ati Nirwanawati, SKM., MARS., dr. Iva Diansari Siregar, MARS., Bapak Budi Hartoko, Bapak Syawaludin, SH., Drs. M. Nadirsyah, MM dan dr. Teddy Ervano, SpPD sebagai sumber informasi yang telah meluangkan waktu dan tenaga saat wawancara dilakukan sehingga saya mendapatkan banyak data dan informasi untuk penulisan karya akhir ini. 9. Rafael Anggara Liing, Bertha Marbun, Rini Susanti, dan Ressy Dwitias Sari, teman-teman terdekat yang selalu meluangkan waktu dan memberi masukan di saat saya mengalami hambatan dalam penulisan karya akhir ini. 10. Seluruh kerabat dan teman-teman yang turut memberikan doa dan semangat bagi saya sehingga saya dapat menyelesaikan karya akhir ini. 11. Teman-teman seperjuangan MTI UI angkatan 2012-FB, yang telah memberikan dukungan selama perkuliahan hingga penyelesaian karya akhir ini. Akhir kata, semoga Tuhan Yang Maha Esa membalas segala kebaikan pihak yang telah membantu. Semoga karya akhir ini dapat bermanfaat bagi pengembangan ilmu. Jakarta, Desember 2015 Penulis v

7 HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Sebagai sivitas akademik, saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : Theresia Puspa Wijayanti NPM : Program Studi : Magister Teknologi Informasi Fakultas : Ilmu Komputer Jenis Karya : Karya Akhir Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Hak Bebas Royalti Nonekslusif (Non-exclusive Royalty- Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul : Perancangan Knowledge Management System: Studi Kasus RSUD Pasar Rebo Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Nonekslusif ini berhak menyimpan, mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database). Merawat dan mempublikasikan karya akhir saya tanpa meminta izin dari saya selama tetao mencantumkan saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di : Jakarta Pada tanggal : 10 Desember 2015 Yang menyatakan (Theresia Puspa Wijayanti) vi

8 ABSTRAK Nama : Theresia Puspa Wijayanti Program Studi : Magister Teknologi Informasi Judul : Perancangan Knowledge Management System: Studi kasus RSUD Pasar Rebo Pengetahuan menjadi suatu hal penting yang sangat mendukung perkembangan dan kemajuan organisasi. Hal ini dirasakan juga oleh RSUD Pasar Rebo Jakarta, pengetahuan menjadi hal penting bagi rumah sakit dalam memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas kepada pasien. Tujuan dari penelitian ini untuk merancang model knowledge management system yang sesuai bagi RSUD Pasar Rebo dalam mengelola pengetahuan yang ada di RSUD Pasar Rebo. Metode yang digunakan adalah observasi, penyebaran kuisioner dan wawancara di lingkungan RSUD Pasar Rebo. Penelitian ini mengadopsi metodologi perancangan knowledge management system milik Fernandez & Shaberwal dengan menganalisis aspek faktor kontingensi, teknologi, proses, infrastruktur, dan mekanisme knowledge management, serta menggabungkan dengan aspek arsitektur knowledge management system milik Amrit Tiwana. Hasil akhir penelitian berupa rancangan knowledge management system RSUD Pasar Rebo dengan proses knowledge management yaitu social for knowledge sharing, social for knowledge discovery, internalization, externalization, exchange, routines dan direction. Selain itu juga menghasilkan prototipe knowledge management system RSUD Pasar Rebo dengan fitur manajemen berita/artikel, manajemen pengetahuan, manajemen dokumen dan forum diskusi Kata kunci: rumah sakit, knowledge management system, knowledge management pada rumah sakit vii

9 ABSTRACT Name : Theresia Puspa Wijayanti Study Programme : Magister Teknologi Informasi Title : Design of Knowledge Management System: Case Study RSUD Pasar Rebo Knowledge becomes a vital resource that supports organization's development and improvement. It is also occurred in RSUD Pasar Rebo Jakarta where knowledge is important for providing high quality health services to patients. The objective of this research is designing compatible knowledge management system for RSUD Pasar Rebo in managing available knowledge. Methods used in the research are observation, questionnaires distribution, and interview within RSUD Pasar Rebo environment. This research adopts knowledge management system design methodology by Fernandez & Sabherwal by analyzing contingency factor aspect, technology, process, infrastructure, and mechanism of knowledge management, as well as combining them with knowledge management system architecture aspect by Amrit Tiwana. The final result is design of RSUD Pasar Rebo's knowledge management system with knowledge management process which are social for knowledge sharing, social for knowledge discovery, internalization, externalization, exchange, routines and direction. Other than that, this research also generates knowledge management system prototype for RSUD Pasar Rebo featuring news or article management, knowledge management, document management, and discussion forum. Keyword: knowledge management, health care, knowledge management system, health care knowledge management system viii

10 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS... ii HALAMAN PENGESAHAN... iii DEWAN PENGUJI... iii KATA PENGANTAR... iv HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... vi KARYA AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS... vi ABSTRAK... vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR GAMBAR... xiv DAFTAR TABEL... xviii BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Perumusan Masalah Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian Ruang Lingkup Sistematika Penulisan... 7 BAB 2 LANDASAN TEORI Pengertian Data, Informasi, Dan Pengetahuan Klasifikasi Knowledge Procedural atau Declarative Knowledge Tacit atau Explicit Knowledge General atau Specific Knowledge ix

11 2.3 Tempat Penyimpanan Knowledge Knowledge Management Proses Penciptaan Pengetahuan Knowledge Management Solutions and Foundations Knowledge Management Processes Knowledge Management System Knowledge Management Mechanism and Technologies Knowledge Management Infrastructures Faktor Kontingensi Pengembangan Knowledge Management Solution Arsitektur Knowledge Management System UML (Unified Modelling Language) Use Case Diagram Activity Diagram Penelitian Sebelumnya Kerangka Berpikir Teoritis BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN Tahapan Penelitian Metode Pengumpulan Data BAB 4 PROFIL ORGANISASI Sejarah Rumah Sakit Umum Daerah Pasar Rebo Profil RSUD Pasar Rebo Visi, Misi, Kebijakan Mutu dan Strategi Mutu Visi Misi Kebijakan Mutu Struktur organisasi x

12 4.5 Implementasi Knowledge Management di RSUD Pasar Rebo Saat Ini BAB 5 ANALISIS DAN PEMBAHASAN Metode Analisis Dasar Demografi Responden Menentukan Faktor Kontingensi Analisis Karakteristik Tugas Karakteristik Pengetahuan Karakteristik Organisasi Karakteristik Lingkungan Identifikasi Proses Knowledge Management Berdasarkan Faktor Kontingensi Melakukan Prioritas Proses Knowledge Management Yang Dibutuhkan Mengidentifikasi Proses Knowledge Management Saat Ini Mengidentifikasi Tambahan Proses Knowledge Management Yang Dibutuhkan Melakukan Penilaian Infrastruktur Knowledge Management Budaya Organisasi Struktur Organisasi Infrastruktur Teknologi Informasi Pengetahuan Umum Lingkungan Fisik Mengembangkan Sistem, Mekanisme Dan Teknologi Knowledge Management Yang Dibutuhkan BAB 6 RANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM Kebutuhan Fungsional Kebutuhan Non-Fungsional Use Case Diagram Rancangan Activity Diagram xi

13 6.4.1 Menampilkan Berita/Artikel Mengikuti Forum Diskusi Memverifikasi Jawaban Forum Melakukan Pencarian Menggunakan Fitur Pengetahuan Menggunakan Fitur Dokumen Memvalidasi Draft Pengetahuan Mengelola Kategori Pengetahuan Mengelola Manajemen Berita/Artikel Mengelola Kategori Berita Mengelola Kategori Forum Mengelola User Mengelola Konfigurasi Perancangan Teknologi Arsitektur Knowledge Management System Perancangan Infrastruktur Knowledge Management System Perancangan Database Knowledge Management System Rancangan Tampilan Knowledge Management System Skenario Uji Coba Rancangan Knowledge Management System Uji Coba Login Uji Coba Manajemen Berita/Artikel Uji Coba Manajemen Pengetahuan Uji Coba Forum Diskusi Uji Coba Manajemen Dokumen Uji Coba Manajemen User Uji Coba Konfigurasi Hasil Uji Coba Prototipe Implikasi Penelitian xii

14 Implikasi Terhadap Pegawai Dan Organisasi Implikasi Terhadap Teori BAB 7 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Keterbatasan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN I TRANSKIP WAWANCARA LAMPIRAN II KUISIONER LAMPIRAN III DATA STATISTIK KUISIONER xiii

15 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Data, Informasi Dan Pengetahuan (Bercerra-Fernandez, 2010) Gambar 2.2 Tempat Penyimpanan Knowledge Gambar 2.3 Model SECI oleh Nonaka & Takeuchi (1995) Gambar 2.4 Knowledge Management Processes (Fernandez & Sabherwal, 2010) Gambar 2.5 Hubungan Faktor Kontingensi Dan Knowledge Management Solutions (Sumber: Fernandez, 2010) Gambar 2.6 Faktor-Faktor Kontingensi Gambar 2.7 Arsitektur Knowledge Management Gambar 2.8 Kerangka Berpikir Teoritis Gambar 3.1 Tahapan Penelitian Gambar 4.1 Bagan struktur organisasi RSUD Pasar Rebo Gambar 5.1 Karakteristik Responden Berdasarkan Usia Gambar 5.2 Karakteristik Responden Berdasarkan Jenis Kelamin Gambar 5.3 Karakteristik Responden Berdasarkan Pendidikan Gambar 5.4 Karakteristik Responden berdasarkan Lama Masa Kerja Gambar 5.5 Karakteristik Responden berdasarkan Bidang Pekerjaan Gambar 5.6 Diagram Pie Task Uncertainty Gambar 5.7 Diagram Pie Task Interdependence Gambar 5.8 Pengetahuan Procedural/Declarative Gambar 5.9 Pengetahuan Tacit/Explicit Gambar 5.10 Diagram Pie Environmental Uncertainty Gambar 5.11 Topologi Jaringan RSUD Pasar Rebo Gambar 6.1 Use Case Diagram Gambar 6.2 Activity Diagram Menampilkan Berita/Artikel Gambar 6.3 Activity Diagram Mengikuti Forum Diskusi xiv

16 xv Gambar 6.4 Activity Diagram Memverifikasi Jawaban Forum Gambar 6.5 Activity Diagram Melakukan Pencarian Gambar 6.6 Acivity Diagram Menambahkan Pengetahuan Gambar 6.7 Activity Diagram Mengubah Pengetahuan Gambar 6.8 Activity Diagram Menampilkan Pengetahuan Gambar 6.9 Activity Diagram Mengunggah Dokumen Gambar 6.10 Activity Diagram Mengunduh Dokumen Gambar 6.11 Activity Diagram Mengubah Dokumen Gambar 6.12 Activity Diagram Menghapus Dokumen Gambar 6.13 Activity Diagram Memvalidasi Draft Pengetahuan Gambar 6.14 Activity Diagram Mengelola Kategori Pengetahuan Gambar 6.15 Activity Diagram Mengelola Manajemen Berita/Artikel Gambar 6.16 Activity Diagram Mengelola Kategori Berita/Artikel Gambar 6.17 Activity Diagram Mengelola Kategori Forum Gambar 6.18 Activity Diagram Mengelola User Gambar 6.19 Activity Diagram Mengelola Konfigurasi Gambar 6.20 Arsitektur Model KMS RSUD Pasar Rebo Gambar 6.21 Topologi Infrastruktur KMS RSUD Pasar Rebo Gambar 6.22 Rancangan Database KMS RSUD Pasar Rebo Gambar 6.23 Halaman Home front-end Gambar 6.24 Halaman Home back-end Gambar 6.25 Halaman Login Gambar 6.26 Halaman Menu Berita/artikel (front-end) Gambar 6.27 Halaman Menu Berita (back-end) Gambar 6.28 Halaman Membaca Berita/Artikel Gambar 6.29 Halaman Tambah Berita/Artikel Gambar 6.30 Halaman Ubah Berita/Artikel xv

17 xvi Gambar 6.31 Halaman Hapus Berita/Artikel Gambar 6.32 Halaman Tampil Kategori Berita/Artikel Gambar 6.33 Halaman Tambah Kategori Berita Gambar 6.34 Halaman Edit Kategori Berita Gambar 6.35 Halaman Delete Kategori Berita Gambar 6.36 Halaman Menu Forum (front-end) Gambar 6.37 Halaman Menu Forum (back-end) Gambar 6.38 Halaman Menampilkan Thread (front-end) Gambar 6.39 Halaman Menampilkan Thread (back-end) Gambar 6.40 Halaman Tambah Forum (front-end) Gambar 6.41 Halaman Tambah Forum (back-end) Gambar 6.42 Halaman Edit Forum (front-end) Gambar 6.43 Halaman Edit Forum (back-end) Gambar 6.44 Halaman Balasan/Komentar Forum (front-end) Gambar 6.45 Halaman Balasan/Komentar Forum (back-end) Gambar 6.46 Halaman Manajemen Kategori Forum Gambar 6.47 Halaman Tambah Kategori Forum Gambar 6.48 Halaman Edit Kategori Forum Gambar 6.49 Halaman Delete Kategori Forum Gambar 6.50 Halaman Menu Pengetahuan (front-end) Gambar 6.51 Halaman Menu Pengetahuan (back-end) Gambar 6.52 Halaman Tampil Pengetahuan (front-end) Gambar 6.53 Halaman Tampil Pengetahuan (back-end) Gambar 6.54 Halaman Tambah Pengetahuan (front-end) Gambar 6.55 Halaman Tambah Pengetahuan (back-end) Gambar 6.56 Halaman Edit Pengetahuan (front-end) Gambar 6.57 Halaman Edit Pengetahuan (back-end) xvi

18 xvii Gambar 6.58 Halaman Delete Pengetahuan Gambar 6.59 Halaman Manajemen Kategori Pengetahuan Gambar 6.60 Halaman Tambah Kategori Pengetahuan Gambar 6.61 Halaman Edit Kategori Pengetahuan Gambar 6.62 Halaman Delete Kategori Pengetahuan Gambar 6.63 Halaman Manajemen Dokumen (front-end) Gambar 6.64 Halaman Manajemen Dokumen (back-end) Gambar 6.65 Halaman View Dokumen (front-end) Gambar 6.66 Halaman View Dokumen (back-end) Gambar 6.67 Halaman Tambah Dokumen (front-end) Gambar 6.68 Halaman Tambah Dokumen (back-end) Gambar 6.69 Halaman Edit Dokumen (front-end) Gambar 6.70 Halaman Edit Dokumen (back-end) Gambar 6.71 Halaman Delete Dokumen Gambar 6.72 Halaman Manajemen User Gambar 6.73 Halaman Tambah User Gambar 6.74 Halaman Edit User Gambar 6.75 Halaman Delete User Gambar 6.76 Halaman Konfigurasi Umum Gambar 6.77 Konfigurasi Logo Gambar 6.78 Konfigurasi Icon xvii

19 DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Data Perpindahan Pegawai RSUD Pasar Rebo... 4 Tabel 2.1 Definisi Knowledge Management Menurut Pakar Tabel 2.2 Faktor Kontingensi Tabel 2.3 Prioritas Proses Knowledge Management Tabel 2.4 Perbandingan Penelitian Sebelumnya Tabel 2.5 Metodologi Knowledge Management Tabel 5.1 Ringkasan Karakteristik Data Responden Tabel 5.2 Task Uncertainty Tabel 5.3 Task Interdependence Tabel 5.4 Pengetahuan Procedural/Declarative Tabel 5.5 Pengetahuan Tacit/Explicit Tabel 5.6 Hasil Analisis Environmental Uncertainty Tabel 5.7 Penilaian Faktor Kontingensi Tabel 5.8 Kesesuaian Faktor Kontingensi Tabel 5.9 Analisis Kebutuhan Proses Knowledge Management Tabel 5.10 Portofolio Urutan Proses Knowledge Management Yang Dibutuhkan Tabel 5.11 Portofolio Proses Knowledge Management Saat Ini Tabel 5.12 Proses Knowledge Management Tambahan Yang Dibutuhkan Tabel 5.13 Proses Knowledge Management Tambahan Setelah Dikategorikan Tabel 5.14 Pentingnya Pengetahuan Tabel 5.15 Pengelolaan Pengetahuan Tabel 5.16 Kebutuhan Aplikasi KMS Tabel 5.17 Peran Serta Dalam Community Of Practice Tabel 5.18 Daftar Pengetahuan Pada People Di RSUD Pasar Rebo xviii

20 xix Tabel 5.19 Pemetaan Teknologi Knowledge Management Tabel 5.20 Fitur-Fitur Pengembangan KMS Tabel 5.21 Fitur-Fitur Kebutuhan KMS RSUD Pasar Rebo Tabel 5.22 Pemetaan Fitur-Fitur Pengembangan KMS RSUD Pasar Rebo Tabel 6.1 Pemetaan Fitur KMS Terhadap Use Case Tabel 6.2 Skenario Uji Coba Login Tabel 6.3 Skenario Uji Coba Manajemen Berita/Artikel Tabel 6.4 Skenario Uji Coba Manajemen Pengetahuan Tabel 6.5 Skenario Uji Coba Forum Diskusi Tabel 6.6 Skenario Uji Coba Manajemen Dokumen Tabel 6.7 Skenario Uji Coba Manajemen User Tabel 6.8 Skenario Uji Coba Manajemen Konfigurasi Tabel 6.9 Perbandingan Fitur KMS dengan Penelitian Sebelumnya xix

21 BAB 1 PENDAHULUAN Bab 1 ini menjelaskan mengenai latar belakang, perumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat diadakannya penelitian ini serta sistematika penulisan yang dilakukan. 1.1 Latar Belakang Industri rumah sakit merupakan industri yang memiliki peran yang sangat penting dalam memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu kepada masyarakat untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. Menurut UU No. 44 Tahun 2009, Tentang Rumah Sakit ialah institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat yang harus tetap mampu meningkatkan pelayanan yang bermutu dan terjangkau oleh masyarakat agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-tingginya. Peraturan Menteri Kesehatan No. 147/Menkes/PER/I/2010 menjelaskan rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna dengan menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Rumah sakit umum daerah (RSUD) Pasar Rebo merupakan instansi pelayanan kesehatan masyarakat yang dikelola di lingkungan Pemerintah Daerah DKI Jakarta. RSUD Pasar Rebo memiliki visi dan misi yaitu menjadi rumah sakit yang terbaik dalam memberikan pelayanan prima kepada semua lapisan masyarakat yang membutuhkan layanan kesehatan individu yang bermutu dan terjangkau. Perangkat penunjang sumber daya manusia yang profesional serta teknologi yang tepat guna diperlukan agar rumah sakit mampu melaksanakan tugas dan fungsinya. Untuk mendapatkan sumber daya manusia yang professional salah satu caranya dengan memperkaya ilmu pengetahuan yang dimiliki oleh individu yang bekerja di RSUD Pasar Rebo. Hasil wawancara (lampiran 1) menegaskan bahwa pengetahuan merupakan aset penting bagi organisasi RSUD Pasar Rebo sehingga 1

22 2 pengelolaannya juga dibutuhkan untuk meminimalisir hilangnya pengetahuan yang dimiliki organisasi. Knowledge management menjadi sebuah pendekatan yang memungkinkan organisasi dapat mengelola informasi dan pengetahuan dengan lebih baik (Jennex, 2008). Knowledge management membantu organisasi berjalan dengan lebih efisien, lebih kompetitif, dan selalu responsif terhadap perubahan. Perubahan yang cepat terhadap teknologi membuat organisasi menjadi semakin mudah dalam menciptakan, mengumpulkan, memanipulasi, menyimpan, dan mengalirkan banyak data dan informasi. Knowledge management dapat meningkatkan efektifitas organisasi dengan menggunakan pengetahuan yang telah dimiliki, baik oleh organisasi maupun individu, dalam meningkatkan kualitas proses pengambilan keputusan dan dapat membantu pembentukan budaya pembelajaran dalam suatu organisasi (Fernandez & Shaberwal, 2010). Pemanfaatan teknologi dan knowledge management yang baik membuat pertukaran/transfer pengetahuan dan pengalaman dari satu individu ke individu yang lain menjadi lebih mudah. Individu tidak harus bertatap muka secara langsung untuk menyebarkan pengetahuan dan pengalaman yang mereka miliki. Pengetahuan tersebut disimpan ke dalam sistem sehingga dapat dipergunakan kembali oleh individu yang lain. Individu lain juga dapat melakukan verifikasi atas pengetahuan yang telah diberikan sehingga dapat menjadi pembelajaran baru bagi individu yang memberikan dan individu lain yang menggunakan. Hal ini membuat perputaran informasi dan pengetahuan berjalan dengan lebih baik, efektif dan efisien sehingga dapat meningkatkan kualitas kinerja. Menurut Borousan, et al (2012) dalam penelitian tentang implementasi knowledge management system pada rumah sakit di Malaysia menyebutkan bahwa knowledge management system memberikan pengaruh positif bagi rumah sakit dan kinerja pegawai. Pegawai dalam melakukan pekerjaan menjadi lebih efektif. Pengetahuan yang tersimpan dalam knowledge management system rumah sakit dapat dijadikan sebagai bahan referensi pegawai dalam melakukan pekerjaan. Pegawai juga dapat menambah pengetahuan yang mereka miliki dan

23 3 meningkatkan penyesuaian diri terhadap tugas atau pekerjaan baru. Bagi rumah sakit, dengan meningkatnya kinerja pegawai menyebabkan meningkatnya performa rumah sakit itu sendiri. Hasil wawancara (lampiran 1) menyatakan bahwa pengelolaan pengetahuan di RSUD Pasar Rebo saat ini belum tersusun dengan rapi hanya sebatas pada pengumpulan berkas, instruksi, kebijakan, arsip/dokumen dan lain-lain dari pimpinan atas kepada masing-masing unit dalam bentuk hardcopy. Hal ini menyebabkan sering terjadinya kasus-kasus pekerjaan yang berulang, terutama di bidang medik (lampiran 1 wawancara 6) di mana penyelesaian atas suatu kasus tidak didokumentasikan dengan baik dan bentuk penyimpanan sebagian besar masih berupa hardcopy sehingga saat menemui suatu kasus yang sama dalam rentang waktu yang cukup lama, pegawai dan praktisi klinis harus membuka dokumen lama untuk merumuskan kembali solusi atas kasus tersebut. Proses pencarian membutuhkan waktu yang cukup lama karena data masih berupa hardcopy yang harus diteliti satu per satu, selain itu data dokumen yang digunakan belum tentu memiliki konten yang tepat, contohnya dokumen dengan tema diabetes tetapi diagnosis berbeda (lampiran 1 wawancara 6). Permasalahan ini terjadi karena tidak adanya database yang menyimpan kasus-kasus permasalahan yang terjadi beserta solusi pemecahannya yang dapat diakses dengan mudah oleh pegawai dan praktisi klinis untuk dijadikan sebagai bahan pembelajaran (lampiran 1 wawancara 5). Pengetahuan dalam memberikan layanan kesehatan kepada pasien maupun pengelolaan organisasi RSUD Pasar Rebo yang dimiliki berada pada masingmasing kepala individu. Penerapan transfer/berbagi pengetahuan terjadi pada saat individu bertanya pada individu lain yang dianggap mampu atau memiliki pengetahuan tentang hal yang di maksud. Hal ini membuat proses transfer pengetahuan menjadi tidak efisien, yang mana proses hanya bisa terjadi pada saat bertatap muka. RSUD Pasar Rebo juga memiliki sistem rotasi pegawai/praktisi klinis dari satu unit ke unit lain (lampiran 1 wawancara 2).

24 4 Tabel 1.1 Data Perpindahan Pegawai RSUD Pasar Rebo Perpindahan Pegawai *) Masuk Rotasi antar unit Keluar *) keadaan sampai November 2015 Sumber: Data kepegawaian RSUD Pasar Rebo Tabel 1.1 menjelaskan keadaan perputaran dan perpindahan pegawai RSUD Pasar Rebo dalam kurun waktu 2010 hingga November Dari data tersebut diketahui jumlah pegawai yang masuk adalah 429 orang, pegawai yang keluar sejumlah 175 orang, dan rotasi pegawai antar unit yang terjadi sejumlah 1861 orang. Perputaran atau perpindahan yang paling sering terjadi pada RSUD Pasar Rebo adalah rotasi antar unit pegawai. Hasil wawancara dengan Kepala Bagian Sumber Daya Manusia (lampiran 1 wawancara 2) mengatakan setelah sekitar 3 tahun dalam suatu unit, maka pegawai akan dipindahkan ke unit yang lain dengan background yang sama, tujuannya untuk memperkaya pengetahuan yang dimiliki pegawai, selain itu rotasi/mutasi dapat terjadi jika ada promosi jabatan. Kendala terjadi saat pegawai dirotasi ke unit yang berbeda di mana mereka harus mencari pengetahuan di unit yang baru, sedangkan pengetahuan yang dimiliki atas unit yang lama ikut pindah bersamanya. Perpindahan ini menyebabkan pegawai dan praktisi klinis harus belajar dan mencari pengalaman baru dari awal dan menyulitkan untuk melakukan transfer pengetahuan yang dimiliki kepada pegawai/praktisi klinis di unit sebelumnya karena perbedaan kesibukan. Hal ini juga akan merugikan pihak rumah sakit jika kekayaan pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki oleh pegawai maupun praktisi klinis dalam menjalankan bidangnya tidak terdokumentasi dengan baik sehingga pengetahuan

25 5 dan pengalaman berharga tersebut akan hilang saat tidak lagi bekerja di RSUD Pasar Rebo. RSUD Pasar Rebo merupakan rumah sakit yang berada di bawah arahan dari Pemerintah Daerah DKI Jakarta, hal ini membuat RSUD Pasar Rebo harus selalu mengikuti regulasi atau perubahan kebijakan/peraturan yang dibuat oleh Pemerintah Daerah. Regulasi-regulasi baru tidak jarang menyebabkan terjadinya perubahan tugas dan pekerjaan. Para pegawai diharapkan untuk cepat melakukan pembelajaran sendiri terkait dengan tugas/pekerjaannya dalam hal perubahan maupun penambahan tugas baru ini sehingga menyulitkan pegawai dalam menggali pengetahuan baru. Permenpan Nomor 14 Tahun 2011 merupakan regulasi dari Pemerintah yang berkaitan dengan pedoman pelaksanaan manajemen pengetahuan (knowledge management). Peraturan ini dibuat untuk mewujudkan reformasi birokrasi bagi Kementrian/Lembaga dan Pemerintah Daerah dalam mendorong organisasi yang efektif dan efisien. Performa kinerja organisasi diharapkan dapat meningkat dengan mengelola pengetahuan yang dimiliki. Hal ini juga memperkaya organisasi atas kekayaan pengetahuan yang dimiliki, menjaga pengetahuan agar tidak hilang dan menjadikan pengetahuan serta pengalaman-pengalaman sebelumnya sebagai sebuah pembelajaran. Peraturan ini berdampak juga kepada RSUD Pasar Rebo yang merupakan unit teknis dari struktur organisasi Pemerintah Daerah DKI Jakarta. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan hasil wawancara (lampiran 1) dan observasi, maka diangkat permasalahan yang terjadi di RSUD Pasar Rebo, yaitu: 1. Pengetahuan, peraturan, kebijakan, jurnal, SOP dan dokumen-dokumen yang lain masih berupa hardcopy sehingga menyulitkan pegawai dan membutuhkan waktu yang lama saat mengakses (lampiran 1). 2. Kesulitan dalam melakukan pembelajaran terkait perubahan aturan yang menyebabkan perubahan tugas dan pekerjaan pegawai.

26 6 3. Sulitnya berbagi pengetahuan dan pengalaman pada saat terjadi rotasi pegawai. Hal ini membuat pegawai harus mencari pengetahuan dan pengalaman dari awal di unit yang baru. Selain itu menyulitkan untuk berbagi pengetahuan antar-unit karena perbedaan kesibukan di masingmasing unit. 4. Hilangnya pengetahuan dan pengalaman jika individu tidak lagi bekerja di RSUD Pasar Rebo (pensiun, mutasi, lelang jabatan dan lain-lain). Hal ini menyulitkan pegawai baru dalam menggali pengetahuan dan pengalaman. 5. Tidak adanya verifikasi kebenaran dari pihak lain atas pengetahuan yang diberikan sehingga menyebabkan ketidakpastian atas pengetahuan tersebut. 6. Pengetahuan atas pengalaman kerja berada pada masing-masing kepala individu sehingga menyulitkan transfer pengetahuan dari satu pihak ke pihak lain (lampiran 1). 7. Belum adanya sistem yang menunjang pengelolaan dan penyebaran pengetahuan di lingkungan RSUD Pasar Rebo. Dari permasalahan di atas, maka di dapat pertanyaan penelitian Bagaimana rancangan knowledge management system yang sesuai untuk mendukung berbagi pengetahuan antar pegawai RSUD Pasar Rebo Jakarta? 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini ialah menghasilkan rancangan dan prototipe knowledge management system yang sesuai untuk mendukung berbagi pengetahuan antar pegawai RSUD Pasar Rebo. 1.4 Manfaat Penelitian Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini dapat diuraikan sebagai berikut: A. Manfaat bagi rumah sakit Manfaat bagi rumah sakit dapat diuraikan seperti berikut:

27 7 1. Mempermudah pengelolaan dan penyebaran pengetahuan, baik pengetahuan yang berada di masing-masing individu maupun pengetahuan dalam bentuk dokumen, antar pegawai RSUD Pasar Rebo sehingga dapat meningkatkan efektivitas kinerja pegawai. 2. Menghasilkan sebuah rancangan model knowledge management system yang sesuai dalam membantu mendistribusikan pengetahuan yang ada pada RSUD Pasar Rebo. B. Manfaat bagi akademik Manfaat bagi akademik dapat diuraikan seperti berikut: 1. Penelitian diharapkan dapat memperkaya pengetahuan di bidang knowledge management system. 2. Penelitian diharapkan dapat menjadi bahan referensi bagi penelitian tentang knowledge management system pada rumah sakit di Indonesia. 1.5 Ruang Lingkup Ruang lingkup penelitian ini yaitu: 1. Penelitian ini dilakukan di lingkungan RSUD Pasar Rebo Jakarta. 2. Lingkup penelitian hanya berfokus pada pengelolaan pengetahuan pegawai pada Bagian Pelayanan Medik (khusus pada Unit Instalasi Gawat Darurat, dan Unit Rawat Inap dan Kamar Bersalin), Bagian Sumber Daya Manusia, dan Bagian Umum dan Pemasaran di RSUD Pasar Rebo. 3. Hasil penelitian hanya berupa rancangan dan prototipe knowledge management system sebagai solusi dalam mengelola pengetahuan pegawai RSUD Pasar Rebo Jakarta dengan menganalisis faktor kontingensi Fernandez & Sabherwal untuk mendapatkan proses knowledge management yang sesuai. 1.6 Sistematika Penulisan Penulisan penelitian akan disusun sebagai berikut: a. BAB I PENDAHULAN

28 8 Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang penelitian, perumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat diadakannya penelitian ini serta sistematika penulisan yang akan dilakukan. b. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini berisi teori, metode, teknik yang mendukung penelitian dan penelitianpenelitian sebelumnya yang terkait dengan topik penelitian serta theoretical framework yang digunakan dalam penelitian. c. BAB III METODOLOGI PENELITIAN Bab ini menjelaskan tahapan-tahapan yang akan dilakukan dalam penelitian beserta metode yang digunakan pada tahapan penelitian. d. BAB IV PROFIL ORGANISASI Bab ini menjelaskan profil organisasi RSUD Pasar Rebo yang menjadi ruang lingkup penelitian. e. BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi hasil analisis beserta pembahasan dari tahapan-tahapan metodologi yang telah dilakukan dalam merancang knowledge management system bagi RSUD Pasar Rebo. f. BAB VI RANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM Bab ini menjelaskan rancangan model knowledge management system dan prototipenya serta implikasi penelitian. g. BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN Bab ketujuh ini merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan atas penelitian ini dan saran bagi penelitian selanjutnya.

29 BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini berisi teori, metode, teknik yang mendukung penelitian dan penelitianpenelitian sebelumnya yang terkait dengan topik penelitian serta theoretical framework yang digunakan dalam penelitian. 2.1 Pengertian Data, Informasi, Dan Pengetahuan Menurut Awad dan Gazhiri (2003), data adalah nilai dari atribut yang dapat diukur atau dihitung, sedangkan informasi adalah data yang diolah sehingga memiliki makna. Dalam literatur Fernandez dan Sabherwal (2010) disebutkan bahwa data terdiri dari fakta-fakta, observasi atau persepsi yang berupa angka maupun pernyataan namun tidak diuji kebenarannya dan tidak mempunyai konteks, makna ataupun maksud, sedangkan informasi adalah data sebagian atau seutuhnya yang memiliki konteks maupun makna dan dapat diproses hingga membentuk suatu pola tertentu. Davenport dan Prusak (1998) menjelaskan pengertian data sebagai suatu kumpulan fakta-fakta diskrit yang obyektif mengenai suatu kejadian, sedangkan informasi merupakan hasil dari pengolahan data. Pengetahuan dapat didefinisikan sebagai: - Pemahaman yang didapat dari pengalaman atau pembelajaran (Awad & Gazhiri, 2003). - Informasi relevan yang tersedia dalam konteks dan pada saat yang tepat serta dapat diakses dengan mudah sehingga dapat digunakan sebagai sarana pengambilan keputusan (Tiwana, 2002). - Hubungan keterkaitan antara konteks-konteks relevan terhadap suatu area tertentu yang telah diyakini kebenarannya (Fernandez & Sabherwal, 2010). - Informasi yang telah dianalisis sehingga dapat dimengerti dan dapat digunakan dalam memecahkan masalah maupun menjadi masukan dalam mengambil keputusan (Munir, 2008). 9

30 10 - Suatu kesatuan dari pengalaman, nilai, informasi konsektual dan wawasan ahli yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman baru dan informasi (Davenport dan Prusak, 1998) Dari semua pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa pengetahuan (knowledge) ialah informasi relevan yang didapat dari pengalaman, pemahaman, dan pembelajaran yang telah diyakini kebenarannya dan telah dianalisis sehingga dapat digunakan dan diakses oleh siapapun sebagai dasar untuk bertindak, memecahkan masalah, dan mengambil keputusan. Menurut Becerra-Fernandez et. al. (2004), pengetahuan dapat dibedakan dari data dan informasi dengan 2 (dua) cara, yaitu a. Cara pandang sederhana dengan menempatkan data pada level terendah pada suatu hierarki, di mana data dianggap sebagai fakta murni yang belum tentu memiliki suatu kepastian kebenaran, sementara informasi berada pada level menengah (telah memiliki konteks atau makna dari data yang ada), dan pengetahuan ditempatkan pada level tertinggi. Berdasarkan cara pandang ini, pengetahuan merujuk kepada informasi yang mendukung pengambilan tindakan dan keputusan, atau informasi yang dilengkapi dengan petunjuk b. Cara pandang dengan mendefinisikan pengetahuan berada di dalam suatu wilayah sebagaimana menunjukkan kebenaran mengenai hubungan antara konteks-konteks yang berkaitan dengan wilayah khusus tersebut.

31 11 Knowledge Value Zero Low Medium High Very High Data Information Gambar 2.1 Data, Informasi Dan Pengetahuan (Bercerra-Fernandez, 2010) 2.2 Klasifikasi Knowledge Fernandez & Sabherwal (2010) mengklasifikasikan pengetahuan ke dalam beberapa tipe yang berbeda. Hal ini penting karena pengelolaan tiap pengetahuan akan berbeda berdasarkan tipenya Procedural atau Declarative Knowledge Pengetahuan procedural berfokus pada pemahaman keterkaitan langkah-langkah atau aksi yang berurutan untuk menghasilkan suatu keluaran. Pengetahuan ini dapat dilihat sebagai Bagaimana langkahnya, sedangkan pengetahuan deklaratif berfokus pada keyakinan relasi antar variabel dan dinyatakan dalam bentuk proposisi, korelasi atau rumus antar konsep yang direpresentasikan sebagai variabel. Pengetahuan ini dilihat sebagai Apa yang diketahui Tacit atau Explicit Knowledge Pengetahuan tacit merupakan pengetahuan yang melekat pada diri seseorang yang didapat dari proses pembelajaran dan pengalaman (Nonaka & Takeuchi, 1995). Biasanya pengetahuan tacit bersifat subyektif dan sulit diungkapkan dengan katakata karena pengetahuan ini berada pada masing-masing pikiran individu berdasarkan hasil pengalaman yang sesuai keahliannya dalam suatu organisasi. Hal ini menyebabkan pengetahuan tacit sulit untuk ditransfer atau dibagikan kepada orang lain. Dalam melakukan kodefikasi, pengetahuan tacit memerlukan expert judgement dari pakar ahli yang mengerti di bidang tersebut.

32 12 Pengetahuan explicit merupakan pengetahuan yang dapat diproses dengan menggunakan komputer dan memiliki sifat yang obyektif dan rasional. Selain itu, pengetahuan ini dapat terartikulasi, tertulis, terdokumentasi, dan tersimpan dalam media tertentu untuk didistribusikan dalam suatu organisasi. Pengetahuan explicit biasa lebih mudah untuk dibagi kepada individu lain dibandingkan pengetahuan tacit karena pengetahuan explicit berbentuk dokumentasi. Bentuk dokumentasi pengetahuan ini sangat beragam dengan adanya proses eksternalisasi yang dinyatakan dalam kata-kata, kalimat, angka atau formula. Dalam hal ini, pengetahuan lebih lengkap karena mencakup teoretis, pemecahan masalah, manual, dan database (Nonaka & Krogh, 2006) General atau Specific Knowledge Klasifikasi yang ketiga berfokus pada jumlah orang yang memiliki pengetahuan tersebut, apakah pengetahuan itu tersebar pada sejumlah besar orang atau hanya dimiliki oleh sebagian orang tertentu (Fernandez & Sabherwal, 2005). Pengetahuan umum (general knowledge) dimiliki oleh sejumlah besar individu dan dapat ditransfer dengan mudah. Sebaliknya, pengetahuan khusus (specific knowledge) merupakan pengetahuan istimewa yang hanya dimiliki oleh sebagian individu dalam jumlah yang terbatas. Pengetahuan ini merupakan pengetahuan mahal dan biasanya sulit untuk ditransfer. 2.3 Tempat Penyimpanan Knowledge Menurut Fernandez & Sabherwal (2010), pengetahuan berada pada beberapa lokasi yang berbeda, yaitu Manusia (people) baik pribadi maupun golongan; Artifacts termasuk di dalamnya praktek, teknologi, maupun penyimpanan; dan Entitas Organisasi (organizational entity) termasuk unit organisasi, organisasi itu sendiri, dan jaringan antar organisasi.

33 13 Knowledge Reservoir People Artifacts Organizatonal Entities Individual Practices Technologies Repositories Organizatonal Units Organizatonal Groups Gambar 2.2 Tempat Penyimpanan Knowledge Interorganizatonal Networks Pengetahuan pada manusia dikelompokkan menjadi dua, individu dan kelompok. Pengetahuan individu tersimpan dalam pikiran masing-masing individu sedangkan pengetahuan kelompok diperoleh dari interaksi antar/sekelompok individu. Pengetahuan kelompok dapat mempengaruhi pengetahuan individu masing-masing. Pengetahuan yang tersimpan dalam artifacts dibedakan menjadi tiga yakni, praktik, teknologi dan penyimpanan. Pengetahuan praktik didapat dalam aktifitasaktifitas yang dilakukan secara rutin atas penerapan prosedur, peraturan dan norma-norma organisasi yang diberlakukan dan menjadi acuan dalam berperilaku. Pengetahuan dalam teknologi merupakan pengetahuan yang melibatkan teknologi, misalnya sistem informasi. Sedangkan pengetahuan dalam penyimpanan yaitu dokumen baik berupa elektronik maupun non-elektronik. Pengetahuan dalam organisasi dibedakan menjadi unit organisasi, keseluruhan organisasi dan antar organisasi. Pengetahuan unit organisasi berada pada semua anggota dalam satu unit dan terjadi saat interaksi semua anggota di unit organisasi tersebut, misalnya pada saat diskusi kerja. Pengetahuan keseluruhan organisasi merupakan gabungan dari norma, nilai, praktik dan budaya kerja dari gabungan unit organisasi secara keseluruan. Sedangkan pengetahuan antar organisasi terbentuk karena hubungan antara organisasi dengan pihak lain.

34 Knowledge Management Menurut Fernandez dan Sabherwal (2010), knowledge management (KM) dapat didefinisikan sebagai melakukan sesuatu yang dianggap penting dan perlu untuk mendapatkan hasil yang maksimal dari sumber daya tersebut. Fokus dari knowledge management adalah menemukan cara-cara baru dalam menangkap, menyimpan, membagi dan menggunakan pengetahuan penting yang ada kapan pun dan dimana pun sehingga menjadi pengetahuan yang bermanfaat. Berikut ini beberapa definisi knowledge management yang dipaparkan oleh beberapa ahli. Tabel 2.1 Definisi Knowledge Management Menurut Pakar No Pakar Definisi knowledge management 1 Wiig (1997) Knowledge management adalah aplikasi pengetahuan yang sistematis dan eksplisit yang digunakan untuk memaksimalkan efektivitas pengetahuan organisasi dan cara untuk mendapatkan pengetahuan tersebut. 2 Daven dan Prusak (1998) 3 Klasson (1999) 4 Townley (2001) Knowledge management merupakan kegiatan atau aktivitas-aktivitas menangkap, menyimpan, membagi dan menggunakan pengetahuan untuk membantu organisasi dalam mencapai tujuannya. Knowledge management mampu menyelesaikan masalah bisnis khususnya mencakup penciptaan dan penyebaran barang dan jasa secara inovatif, mengelola dan memperbaiki hubungan dengan pelanggan, mitra dan pemasok, juga meningkatkan efektivitas kinerja organisasi. Knowledge management adalah seperangkat proses yang membantu organisasi dalam meningkatkan penggunaan pengetahuan melalui praktik-praktik manajemen informasi dan pembelajaran organisasi untuk mencapai keunggulan kompetitif dalam pengambilan keputusan

35 15 Tabel 2.1 Definisi Knowledge Management Menurut Pakar (Sambungan) No Pakar Definisi knowledge management 5 Tiwana (2002) 6 Awad (2004) Knowledge management didefinisikan sebagi proses pengelolaan aset pengetahuan organisasi, baik yang bersifat tacit dalam individu maupun explicit dalam bentuk dokumen organisasi, agar dapat bernilai bagi penggunanya dalam melakukan aktivitas individu dan juga organisasi. Knowledge management merupakan suatu proses menangkap dan mengumpulkan keahlian yang berguna bagi organisasi baik yang berada pada basis data, dokumen maupun individu. Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa knowledge management adalah proses pengelolaan pengetahuan yang terdiri dari aktivitas menangkap, menyimpan, membagi dan menggunakan pengetahuan dan informasi penting, baik yang bersifat tacit maupun explicit yang terdapat pada keseluruhan organisasi sehingga dapat meningkatkan kinerja penggunanya dalam mencapai tujuan organisasi dan keunggulan kompetitif. 2.5 Proses Penciptaan Pengetahuan Pengetahuan tacit dan explicit dapat dibagi dari orang ke orang, baik secara langsung maupun tidak langsung. Nonaka dan Takeuchi (1995) mengatakan proses penciptaan pengetahuan terjadi karena adanya interaksi yang berlangsung terus menerus antara individu dan proses transfer pengetahuan dari tacit menjadi explicit. Dalam perumusannya Nonaka dan Takeuchi (1995) menggambarkan proses penciptaan pengetahuan dalam model SECI dengan membagi menjadi 4 (empat) proses, yaitu Sosialisasi, Eksternalisasi, Kombinasi, dan Internalisasi.

36 16 a. Sosialisasi Sosialiasi merupakan proses yang terjadi antar individu. Proses ini tercipta dari hubungan interaksi antara pengetahuan tacit ke pengetahuan tacit dari masing-masing individu berdasarkan pengalaman dalam interaksi sosial sehari-hari. Biasanya sosialisasi tercipta dalam keadaan suasana informal saat membagi pengetahuan dan pengalaman. b. Eksternalisasi Proses ini berfokus pada hubungan interaksi yang terjadi dari pengetahuan tacit ke pengetahuan explicit. Pengetahuan tacit dibuat menjadi explicit sehingga dapat dibagi dengan yang lain dalam bentuk konsep, gambar, dan menjadi dasar dari pengetahuan yang baru sehingga lebih mudah dimengerti oleh orang lain. Dalam tahap ini, dialog merupakan cara yang efektif karena dengan dialog dapat berbagi pengetahuan tacit secara jelas. Eksternalisasi merupakan suatu proses diantara individu dalam suatu kelompok. Gambar 2.3 Model SECI oleh Nonaka & Takeuchi (1995)

37 17 c. Kombinasi Kombinasi adalah konversi pengetahuan explicit menjadi pengetahuan explicit. Proses ini menyusun konsep ke dalam sistem pengetahuan. Konversi dilakukan dengan mengkombinasikan kumpulan pengetahuan explicit yang berbeda untuk disusun ke dalam manajemen pengetahuan. Pembentukan ulang terhadap informasi yang ada dilakukan dengan mensortir atau menambah, mengkombinasikan dan mengkategorikan pengetahuan yang bersifat explicit kemudian menghasilkan pengetahuan baru. Biasanya, individu saling mempertukarkan dan mengkombinasikan pengetahuan melalui sarana seperti dokumen, rapat, pembicaraan telepon, atau komunikasi melalui jaringan komputer. d. Internalisasi Pada internalisasi terjadi konversi pengetahuan explicit menjadi pengetahuan tacit. Internalisasi merupakan proses mewujudkan pengetahuan explicit menjadi pengetahuan tacit. Internalisasi dilakukan dengan membaca dokumentasi suatu pengalaman ataupun pengetahuan explicit lainnya agar dapat membantu individu dalam membentuk pengetahuan baru dan memperluas pengetahuan tacit yang telah dimiliki oleh anggota organisasi. 2.6 Knowledge Management Solutions and Foundations Knowledge management tergantung pada dua aspek yaitu knowledge management solutions dan knowledge management foundations (Fernandez & Sabherwal, 2010). Knowledge management solutions mengacu pada cara di mana knowledge management dapat difasilitasi. Hal ini mencakup Knowledge Management Processes dan Knowledge Management System. Sedangkan knowledge management foundations bersifat lebih luas dan jangka panjang, mencakup mekanisme, teknologi dan infrastruktur untuk mendukung knowledge management.

38 Knowledge Management Processes Proses knowledge management terdiri dari discovery, capture, sharing dan application. Keempat proses knowledge management dibagi lagi menjadi tujuh sub proses seperti pada Gambar 2.4 di bawah. Gambar 2.4 Knowledge Management Processes (Fernandez & Sabherwal, 2010) Knowledge Discovery didefinisikan sebagai pengembangan dari pengetahuan tacit atau explicit baru yang berasal dari data dan informasi atau perpaduan pengetahuan sebelumnya. Pengetahuan explicit baru ditemukan melalui kombinasi pengetahuan-pengetahuan sebelumnya dan dipadukan untuk menciptakan pengetahuan yang baru dengan bentuk yang lebih kompleks dari pengetahuan explicit. Sedangkan pengetahuan tacit didapat dari integrasi berbagai aliran untuk penciptaan pengetahuan baru yang muncul melalui mekanisme sosialisasi. Knowledge Capture didefinisikan sebagai proses menangkap pengetahuan baik explicit maupun tacit yang berada di dalam orang, artefak ataupun organisasi. Pengetahuan yang diambil dapat berasal dari luar lingkungan organisasi seperti konsultan, kompetitor, pelanggan, pemasok dan anggota baru dari organisasi. Proses knowledge capture berasal dari dua subproses yaitu eksternalisasi dan internalisasi. Knowledge Sharing merupakan proses ketika pengetahuan explicit atau tacit dikomunikasikan antar individu. Proses ini melibatkan dua subproses yaitu sosialisasi dan exchange. Seperti telah didefinisikan sebelumnya, sosialisasi memfasilitasi pembagian pengetahuan tacit. Exchange berfokus pada pembagian

39 19 pengetahuan explicit. Ini digunakan untuk berkomunikasi atau transfer pengetahuan explicit antar individu, grup dan organisasi. Knowledge Application bergantung pada pengetahuan yang tersedia dalam proses knowledge discovery, capture, dan sharing. Dalam proses ini terdapat dua subproses, yaitu direction dan routines. Direction mengacu pada proses dimana individu yang memiliki pengetahuan berpengaruh secara langsung terhadap tindakan individu lain tanpa mentransfer pengetahuan kepada individu tersebut. Routines berkaitan dengan penggunaan pengetahuan yang tertanam dalam prosedur, aturan dan norma yang dapat menjadi petunjuk bagi perilaku di masa yang akan datang Knowledge Management System Knowledge management system merupakan integrasi antara teknologi dan mekanisme yang dikembangkan untuk mendukung keempat proses dalam knowledge management, yaitu menemukan pengetahuan baru, mendapatkan pengetahuan yang sudah ada, menyebarkan pengetahuan dan menerapkan pengetahuan (Fernandez & Sabherwal, 2010) Knowledge Management Mechanism and Technologies Knowledge management mechanism merupakan langkah yang digunakan organisasi untuk mendukung pemanfaatan knowledge management melalui kebijakan/struktural maupun secara sosial. Penerapan knowledge management mechanism diantaranya face to face, meeting, on the job training, learning by observation, dan lain-lain. Sedangkan knowledge management technologies adalah pemanfaatan teknologi informasi yang dapat digunakan untuk memfasilitasi knowledge management. Knowledge management technologies lebih berfokus pada knowledge management daripada pemrosesan informasi (Fernandez & Sabherwal, 2010) Knowledge Management Infrastructures Knowledge management infrastructure merupakan pondasi dasar dalam knowledge management yang terdiri dari lima komponen yaitu, budaya organisasi,

40 20 struktur organisasi, infrastruktur teknologi informasi, pengetahuan umum dan lingkungan fisik (Fernandez & Sabherwal, 2010). a. Budaya Organisasi Budaya organisasi direfleksikan melalui kepercayaan dan norma yang membentuk perilaku pegawai. Dukungan positif dari budaya organisasi terhadap knowledge management dapat mendorong pegawai dalam memahami pemanfaatan knowledge management secara lebih dalam dan mengajak pegawai untuk aktif berpartisipasi untuk membagi pengetahuan yang dimiliki. Pemberian reward dalam proses berbagi pengetahuan dan interaksi penciptaan pengetahuan dapat menjadi salah satu cara organisasi untuk mendorong penggunaan knowledge management. b. Struktur Organisasi Menurut Fernandez & Sabherwal (2010) knowledge management juga bergantung pada struktur organisasi. Struktur hirarki organisasi dapat mempengaruhi individu dalam organisasi dengan siapa dia sering berinteraksi, kepada atau dari siapa dia melakukan transfer pengetahuan. Selain itu, struktur organisasi dapat memfasilitasi knowledge management melalui specialized structures and roles yang secara spesifik mendukung knowledge management, serta melalui community of practice. Komunitas ini merupakan kelompok tertentu dan terorganisir yang tersebar secara geografis namun berkomunikasi secara teratur mengenai beberapa isu demi kepentingan bersama. c. Infrastruktur Teknologi Informasi Infrastruktur TI yang telah dibangun untuk mendukung kebutuhan sistem informasi juga dapat memfasitilasi knowledge management. Infrastruktur TI ini meliputi pemrosesan data, penyimpanan, serta teknologi komunitasi dan sistem (Fernandez & Sabherwal, 2010). Dalam menentukan infrastruktur TI untuk mendukung knowledge management dapat dilihat

41 21 dengan mempertimbangkan kapabilitasnya dalam empat aspek, yaitu reach, depth, richness dan aggregation. - Reach berkaitan dengan akses dan koneksi serta efisiensi pengaksesan tersebut. - Depth berfokus pada detail dan besar informasi yang dapat dikomunikasikan secara efektif dalam sebuah medium - Richness merupakan kemampuan sebuah media dalam menyediakan bahasa isyarat, menyediakan umpan balik yang cepat, membuat personalisasi pesan dan menggunakan bahasa alami dalam penyampaiannya. - Aggregation kemampuan menyimpan dan memproses informasi. d. Pengetahuan Umum Menurut Zander dan Kogut (1995) dalam Fernandez & Sabherwal (2010), pengetahuan umum merupakan pengalaman organisasi secara keseluruhan dalam memahami setiap pengetahuan dan kegiatannya serta mengelola aturan-aturan yang mendukung komunikasi dan koordinasi. e. Lingkungan Fisik Lingkungan fisik meliputi desain bangunan lokasi, ukuran dan jenis kantor, maupun jenis, jumlah dan sifat ruang pertemuan. Lingkungan fisik dapat mendorong knowledge management dengan memberikan kesempatan bagi individu dalam organisasi untuk bertemu dan berbagi gagasan. 2.7 Faktor Kontingensi Faktor kontingensi merupakan salah satu pendekatan yang digunakan dalam membuat knowledge management. Teori kontingensi menganggap cara untuk sukses dengan memilih langkah-langkah yang sesuai terlebih dahulu dan menyertakan beberapa langkah alternatif yang telah terbukti sukses diterapkan

42 22 (Fernandez & Sabherwal, 2010). Dalam pandangan kontingensi, tidak ada pendekatan terbaik yang dapat diadopsi untuk semua organisasi dalam setiap situasi. Secara umum, faktor kontingensi dan infrastruktur knowledge management mempengaruhi kesesuaian knowledge management processes dalam dua hal, yaitu dengan meningkatkan atau mengurangi kebutuhan pengelolaan pengetahuan melalui cara tertentu; dengan meningkatkan atau mengurangi kemampuan organisasi mengelola pengetahuan melalui cara tertentu. Faktor kontingensi dan hubungannya dengan knowledge management solution dapat dilihat pada gambar berikut Gambar 2.5 Hubungan Faktor Kontingensi Dan Knowledge Management Solutions (Sumber: Fernandez, 2010) Environmental Characteristic Organizational Characteristic Task Characteristic Knowledge Knowledge Characteristic Gambar 2.6 Faktor-Faktor Kontingensi (Sumber: Fernandez, 2010)

43 23 a. Task characteristic. Karakteristik tugas dibedakan menjadi dua, yaitu task uncertainty dan task interdependence. Task uncertainty melihat dari adanya pekerjaan yang cenderung berubah-ubah. Task uncertainty yang tinggi dapat menurunkan kemampuan organisasi untuk membangun routines. Metode yang disarankan untuk task uncertainty yang tinggi adalah metode socialization dan direction. Sebaliknya, jika task uncertainty rendah lebih disarankan menggunakan routine. Task interdependence adalah ketergantungan dari pencapaian sub unit atas usaha dari unit lain. Jika task interdependence tinggi disarankan menggunakan metode socialization dan combination, sebaliknya jika rendah disarankan menggunakan internalization dan externalization. b. Knowledge Characteristic. Pada analisis faktor ini dengan membandingkan antara tacit dan explicit knowledge serta procedural dan declarative knowledge. c. Organizational dan Environmental Characteristic. Fernandez & Sabherwal (2010) membagi karakteristik organisasi menjadi dua, yaitu ukuran organisasi dan strategi organisasi. Environmental characteristic ialah lingkungan yang dihadapi oleh organisasi. Ketidakpastian lingkungan juga berdampak pada knowledge management dan kesesuaian proses knowledge management. Tabel 2.2 Faktor Kontingensi Characteristic Level/Type Recommended KM Processes Knowledge Sharing Socialization Organization Size Small Knowledge Application Knowledge Discovery Direction Combination, Socialization Knowledge Capture Externalization, Internalization

44 24 Tabel 2.2 Faktor Kontingensi (Sambungan) Characteristic Level/Type Recommended KM Processes Small Knowledge Sharing Knowledge Application Knowledge Discovery Socialization Direction Combination, Socialization Organization Size Knowledge Capture Knowledge Sharing Knowledge Application Externalization, Internalization Exchanges Routines Large Low Cost Knowledge Discovery Knowledge Capture Knowledge Application Knowledge Capture Combination Externalization, Internalization Direction, Routines Externalization, Internalization Business Strategy Knowledge Sharing Knowledge Discovery Socialization, Exchanges Combination, Socialization Differentiation Knowledge Capture Externalization, Internalization Knowledge Sharing Socialization, Exchanges Environmental Uncertainty Low Knowledge Sharing Knowledge Capture Socialization, Exchanges Externalization, Internalization High Knowledge Discovery Combination, Socialization

45 25 Tabel 2.2 Faktor Kontingensi (Sambungan) Characteristic Level/Type Recommended KM Processes Characteristic Knowledge Application Direction, Routines Sumber: Fernandez & Sabherwal (2010) Tabel 2.2 tersebut menjelaskan proses-proses knowledge management yang direkomendasikan untuk masing-masing tipe dari ketiga karakteristik. 2.8 Pengembangan Knowledge Management Solution Fernandez & Sabherwal (2010) merekomendasikan metodologi untuk mengidentifikasi knowledge management solutions dalam tujuh langkah : a. Menentukan faktor-faktor kontingensi yang mempengaruhi organisasi berdasarkan hasil analisis dan observasi terhadap keadaan organisasi tersebut, seperti karakteristik tugas, pengetahuan yang tersebar, lingkungan dan organisasi. b. Mengidentifikasi proses knowledge management berdasarkan setiap faktor kontingensi yang telah didapat sehingga mendapatkan proses-proses knowledge management yang sesuai dengan organisasi. c. Menyusun prioritas atas proses-proses knowledge management yang telah diidentifikasi untuk melihat proses knowledge management yang paling dibutuhkan organisasi saat ini. d. Melakukan identifikasi proses knowledge management yang sudah dilakukan oleh organisasi saat ini. e. Mengidentifikasi proses knowledge management tambahan yang dibutuhkan untuk mengetahui proses-proses knowledge management baru sehingga dapat dikombinasikan dengan knowledge management yang sudah ada

46 26 f. Menilai infrastruktur knowledge management. Tahapan ini digunakan untuk melihat gambaran infrastruktur knowledge management seperti budaya organisasi, struktur organisasi, infrastruktur teknologi informasi, pengetahuan umum dan lingkungan fisik. g. Mengembangkan knowledge management system yang dibutuhkan dengan mekanisme dan teknologi yang mendukung proses-proses knowledge management yang telah diindentifikasi sebelumnya. Langkah terakhir ini untuk mendapatkan rancangan knowledge management system yang sesuai. Tabel 2.3 Prioritas Proses Knowledge Management Contingency Factors Businesmental Environ- Organizational strategtainty Uncer- size Small/ D High Large KM Processes Combination Socialization for Knowledge Discovery Socialization for Knowledge Sharing Explicit Procedural (E) or Task Task (P) or Tacit Uncertaintpendence (D) Interde- Declarative (T) knowledge Knowledge Low High E P/D High High T P/D Small D High High High T P/D Small LC/D Low Exchange Low High E P/D Large LC/D Low Externalization Large Small/ Low Low T P/D LC/D Low Internalization Large Small/ Low Low E P/D LC/D Low

47 27 Tabel 2.3 Prioritas Proses Knowledge Management (Sambungan) Contingency Factors Explicit Procedural (E) or Businesmental Environ- KM Task Task (P) or Organizational Tacit Processes Uncertaintpendence (D) size Interde- Declarative (T) strategtainty Uncer- knowledge Knowledge Direction High High/Low T/E P Small LC High Routines Low High/Low T/E P Large LC High Sumber: Fernandez & Sabherwal (2010) Tabel 2.3 tersebut menyediakan beberapa dari faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam membuat prioritas proses knowledge management. 2.9 Arsitektur Knowledge Management System Arsitektur knowledge management system (KMS) merupakan salah satu komponen penting dalam membuat suatu knowledge management system. Tiwana (2000) dalam teorinya membagi arsitektur menjadi tujuh lapis di mana setiap lapisannya memiliki komponen-komponen yang digunakan dalam membuat KMS. Tujuh lapisan tersebut yaitu interface, access and authentification, collaborative intelligence and filtering, application, transport, middleware and legacy and repositories layer. Ketujuh lapisan tersebut dapat dilihat pada gambar 7 berikut.

48 28 Interface Layer Access & Authentication Layer Collaborative, Intelligence and Filtering Application Layer Transport Layer Middleware and Legacy Integration Layer Repository Gambar 2.7 Arsitektur Knowledge Management A. Interface layer Lapisan ini merupakan lapisan paling atas yang menjadi jembatan antara pengguna dengan aplikasi knowledge management system. Selain itu lapisan ini menjadi pintu keluar masuknya informasi dari dan ke dalam sistem. Sistem aplikasi yang dibuat harus menerapkan aspek user friendly sehingga mudah untuk digunakan. B. Access and authentication layer Merupakan lapisan kedua di mana terjadi proses autentifikasi dan validasi untuk menjamin keamanan pengguna knowledge management system. Proses autentifikasi dengan menggunakan web access authorization yaitu dengan mekanisme login. Pengguna akan mendapat hak akses yang berbeda sesuai dengan role masing-masing. C. Collaborative, intelligence and filtering Pada lapisan ini terjadi proses penyimpanan, penamaan, penambahan metadata dan penyaringan dokumen. Proses ini melibatkan pengindeksan dokumen dan penambahan metadata secara otomatis sehinga mempermudah dan mempercepat proses pencarian. Selain itu, terdapat proses penyaringan yang menyeleksi dokumen dan menempatkannya berdasarkan jenis pada folder yang sesuai

49 29 D. Application layer Merupakan lapisan yang mendukung dan mengintegrasi aplikasi knowledge management system. Adapun aplikasi-aplikasi yang umum digunakan pada knowledge management system adalah manajemen dokumen, forum diskusi, , manajemen artikel, dan lain-lain. E. Transport layer Merupakan lapisan yang mendukung transfer informasi antara pengguna aplikasi knowledge management system. Pada lapisan ini biasanya menggunakan TCP/IP sebagai protocol transport. F. Middleware and legacy integration layer Adalah lapisan yang menghubungkan dan mengintegrasi berbagai sistem aplikasi dan jaringan yang berbeda platform di organisasi sehingga dapat digunakan secara bersamaan. G. Repository Merupakan lapisan paling bawah dan lapisan inti di mana seluruh pengetahuan dan aktifitas, yang ada pada knowledge management system, disimpan pada lapisan ini UML (Unified Modelling Language) UML adalah sebuah bahasa pemodelan visual yang telah menjadi standar untuk visualisasi, spesifikasi, merancang dan mendokumentasikan sistem perangkat lunak berorietasi obyek. Menurut Larman (2005), UML adalah notasi pemrograman standar untuk menggambar atau menyajikan gambar yang berkaitan dengan perangkat lunak terutama yang berbasis objek. UML mendefinisikan notasi dan syntax. Notasi UML merupakan sekumpulan bentuk khusus untuk menggambarkan berbagai diagram perangkat lunak sedangkan syntax UML mendefinisikan bagaimana bentuk-bentuk tersebut dapat dikombinasikan (Rumbaugh, Jacobson, & Booch, 2005). UML membuat langkah detail dalam

50 30 analisis pengambilan keputusan, perancangan, dan implementasi pada sistem perangkat lunak Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan aktifitas-aktifitas yang dilakukan oleh suatu sistem dengan menitikberatkan pada apa yang dilakukan, bukan bagaimana melakukannya. Sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Use case diagram sangat membantu dalam menyusun requirement sebuah sistem, mengkomunikasikan rancangan dengan klien dan merancang tes dari kasus-kasus secara umum untuk semua fitur yang ada pada sistem. Dalam use case terdapat beberapa tipe relasi yang mungkin terjadi, yaitu <<include>> adalah kondisi di mana sebuah use case merupakan sebagian/seluruhnya dari use case lain, dan <<extends>> adalah kondisi sebuah use case membutuhkan use case lain untuk pemrosesannya Activity Diagram Diagram aktivitas menggambarkan alur aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alur berawal, keputusan yang mungkin terjadi, hingga bagaimana alur berakhir. Diagram aktivitas juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi (Rumbaugh, et al, 2005). Sebuah aktivitas dapat direalisasikan oleh satu atau lebih use case. Aktivitas menggambarkan proses yang berjalan, sementara use case menggambarkan bagaimana aktor menggunakan sistem untuk melakukan aktivitas Penelitian Sebelumnya Penelitian sebelumnya digunakan sebagai bahan acuan dan pembanding bagi penelitian ini. Proses mendapatkan penelitian sebelumnya dengan mengakses jurnal atau karya ilmiah yang berkaitan. Penentuan penelitian sebelumnya didasarkan pada studi kasus mengenai knowledge management system rumah sakit maupun lembaga kesehatan dan metodologi penelitian yang digunakan dalam perancangan knowledge management system untuk menjadi pembanding bagi

51 31 metodologi penelitian yang dipilih pada penelitian ini, sehingga didapat tiga penelitian yang terkait dengan penelitian ini. 1. Desain Aplikasi Knowledge Management Untuk Pelayanan Pasien Studi Kasus Rumah Sakit Umum Daerah Penelitian yang dilakukan oleh Kristofel Santa (2011) ini berlatar belakang dari malpraktik yang terjadi pada bidang kesehatan yang disebabkan oleh human error, khususnya yang dilakukan oleh perawat akibat keterbatasan pengalaman yang dimiliki. Tujuan dari penelitian adalah merancang knowledge management system keperawatan untuk membantu para perawat dalam melakukan pembelajaran atas pengalaman-pengalaman dari perawat lain dan pembelajaran terhadap latihan maupun seminar yang telah ada, sehingga perawat tidak harus melakukan pertukaran pengetahuan melalui tatap muka. Metodologi yang digunakan ialah milik Amrit Tiwana (1999) yang terdiri dari sembilan langkah dalam empat tahapan utama yaitu persiapan dan evaluasi infrastruktur, analisis dan desain knowledge management, pengembangan knowledge management, dan evaluasi. Pada tahap persiapan dan evaluasi infrastruktur dilakukan pengumpulan data dengan studi literatur dan wawancara. Tahap analisis dan desain knowledge management dilakukan dengan melakukan audit aset pengetahuan yang ada, dan merancang tim knowledge management untuk menghasilkan kebutuhan pengguna atas knowledge management, kemudian digambarkan ke dalam diagram UML. Tahap pengembangan knowledge management membuat interface dari knowledge management system berdasarkan hasil analisis dan desain yang telah dibuat pada tahap sebelumnya. Sistem yang dikembangkan berbasis web. Pada tahap terakhir dilakukan evaluasi terhadap sistem yang dikembangkan. Evaluasi dilakukan dengan membandingkan sistem yang telah dibuat dengan analisis kebutuhan knowledge management. Hasil dari penelitian ini berupa knowledge management system yang dapat memberikan solusi terhadap keterbatasan tempat dan waktu dalam berbagi pengetahuan antar perawat dengan memanfaatkan teknologi informasi. Fitur-fitur yang dikembangkan adalah manajemen pengetahuan dan manajemen artikel diklat.

52 32 Metodologi yang digunakan pada penelitian ini menjadi pembanding bagi metodologi yang digunakan pada perancangan knowledge management system studi kasus RSUD Pasar Rebo. Beberapa konstruk penyusun secara global memiliki kesamaan dengan metodologi Fernandez & Sabherwal yaitu menganalisis infrastruktur yang ada, dan menganalisis serta mendesain knowledge management. 2. Perancangan Model Knowledge Management System Keahlian Pegawai Pada Direktorat Umum Dan Operasional Di RSUP DR. Hasan Sadikin Bandung Penelitian yang dilakukan oleh Kurnia bertujuan untuk merancang sebuah model Knowledge Management System untuk Direktorat Umum dan Operasional di RSUP DR. Hasan Sadikin Bandung. Penelitian ini merupakan salah satu solusi dalam mengelola pengetahuan baik tacit maupun explicit yang tersebar di organasasi tersebut sehingga dapat menunjang kinerja pegawai di rumah sakit, terutama pada Direktorat Umum dan Operasional. Metode yang digunakan dengan pendekatan 10 Steps Knowledge Management Roadmap. Namun, pada penelitian hanya dibatasi hingga langkah ke-6 yaitu pembuatan blue-print knowledge management. Pengembangan dan pengimplementasian tidak termasuk dalam ruang lingkup penelitian. Teknik pengumpulan data menggunakan data primer yang didapat dari kuisioner, observasi dan wawancara; dan data sekunder yang didapat dari penelitian kepustakaan yang berkaitan dengan knowledge management. Diagnosis pendekatan knowledge management dengan melakukan pembobotan terhadap kodifikasi dan personalisasi untuk mencari pendekatan knowledge management mana yang lebih cocok diterapkan pada rumah sakit tersebut. Hasil analisis dan kesimpulan didapatkan bahwa rumah sakit ini telah memiliki pengetahuan yang dapat dikembangkan dan diaplikasikan pada knowledge management system; berdasarkan hasil kuisioner mengatakan bahwa pendekatan kodifikasi lebih cocok digunakan pada rumah sakit ini; mendapatkan rancang fitur-fitur yaitu Direktori Keahlian Pegawai, Direktori Standar Operasional

53 33 Prosedur (SOP), Pengetahuan Terbaru, Forum, Berita, FAQ, Dashboard RSHS Pencarian, Document Management, dan Chatting and Video Conference Metodologi ini merupakan penyempurnaan dari metodologi Amrit Tiwana (1999) sebelumnya. Masukan yang didapat dari penelitian ini dengan melihat kecocokan metodologi Amrit Tiwana dalam menganalisis kebutuhan knowledge management yang sesuai dan juga sebagai metodologi pembanding bagi metodologi Fernandez & Sabherwal. Enam tahapan metodologi 10 Steps Knowledge Management Roadmap yang digunakan pada penelitian ini di mulai dari analisis infrastruktur yang sudah ada, menyesuaikan knowledge management dengan strategi bisnis organisasi, mendesain infrastruktur knowledge management, mengaudit aset pengetahuan dan sistem yang sudah ada pada perusahaan, menyusun tim knowledge management, dan merancang blue print knowledge management. Dari enam tahapan metodologi di atas akan dibandingkan dengan metodologi Fernandez & Sabherwal yang digunakan pada penelitian perancangan knowledge management system: studi kasus RSUD Pasar Rebo. Hasil pembandingan akan dijelaskan pada subbab Perancangan Model Knowledge Management System Untuk Mendukung Proses Kerja Akreditasi: Studi Kasus Lembaga Akreditasi Mandiri Pendidikan Tinggi Kesehatan Penelitian ini (Sari, 2014) bertujuan untuk melakukan perancangan model knowledge management system untuk mendukung proses kerja akreditasi LAMPTKes. Metodologi yang digunakan merupakan penggabungan dari metode Fernandez & Shaberwal untuk mencari faktor kontingensi yang mempengaruhi proses KM, metode Awad & Hasan untuk mengidentifikasi infrastruktur aplikasi, dan Amrit Tiwana untuk mencari tahu infrastruktur jaringan sistem manajemen pengetahuan. Teknik pengumpulan data yang dilakukan menggunakan data primer dan data sekunder. Data primer didapat dari hasil observasi dan wawancara, sedangkan data sekunder didapat dari pembelajaran terhadap dokumen-dokumen terkait topik penelitian. Dari hasil analisis didapat proses manajemen pengetahuan penelitian ini adalah exchange, combination,

54 34 externalization, internalization dan socialization for knowledge sharing. Dari hasil analisis terhadap proses manajemen pengetahuan yang telah didapat kemudian dilakukan perancangan model dengan menggunakan diagram UML dan berbasis web. Adapun fitur yang dihasilkan yaitu lesson learned system, document management, document collaboration, dan groupware untuk Community of Practice. Masukan yang didapat dari penelitian ini mengadopsi metodologi Fernandez & Sabherwal yaitu menentukan proses knowledge management dengan menggunakan pendekatan analisis faktor kontingensi dan metodologi Amrit Tiwana untuk menentukan infrastruktur jaringan knowledge management system menggunakan arsitektur knowledge management system. Sedangkan metodologi Awad & Hasan dalam menentukan infrastruktur aplikasi tidak digunakan karena dalam menentukan infrastruktur aplikasi sudah dicakup oleh konten infrastruktur TI dari metodologi Fernandez & Sabherwal.

55 35 Tabel 2.4 Perbandingan Penelitian Sebelumnya Tujuan Penelitian Permasalahan Batasan Penelitian Metodologi Penelitian Obyek Penelitian Hasil Penelitian Fitur yang dikembang-kan Desain Aplikasi Knowledge Management Untuk Pelayanan Pasien Studi Kasus Rumah Sakit Umum Daerah Merancang knowledge management system keperawatan pada rumah sakit umum daerah - Meminimalisir malpraktik yang disebabkan oleh human error perawat akibat keterbatasan pengalaman. - Penelitian hanya mencakup lingkup perawat - Penelitian memiliki ruang lingkup global yaitu rumah sakit umum daerah, bukan spesifik pada rumah sakit tertentu - Pengumpulan data (interview, studi pustaka) - Perancangan menggunakan diagram UML - Model knowledge management Amrit Tiwana Perawat rumah sakit umum daerah Penerapan knowledge management berbasis web - Manajemen Artikel Diklat - Manajemen pengetahuan Perancangan Model Knowledge Management System Keahlian Pegawai Pada Direktorat Umum Dan Operasional Merancang knowledge management system keahlian pegawai RSHS Bandung, khususnya pada Direktorat Umum dan - Ketidak sesuaian kemampuan pegawai dengan job description - Sulitnya berbagi pengetahuan antar pegawai Penelitian yang dilakukan hanya sebatas perancangan model knowledge management system, sedangkan pengembangan dan pengimple- - Pendekatan metodologi 10 Steps Knowledge Management Roadmap - Diagnosis infrastruktur yang telah ada pada perusahaan - Pemetaan posisi Bagian Instalasi Sistem Informasi pada Direktorat Umum dan Operasional Di RSHS Bandung - Strategi pendekatan knowledge manage-ment yang cocok dilakukan yaitu strategi kodifikasi - Fitur yang mendukung knowledge management system yaitu Direktori Keahlian Pegawai, Direktori SOP, Pengetahuan terbaru, Forum

56 36 Tabel 2.4 Perbandingan Penelitian Sebelumnya (Sambungan) Tujuan Penelitian Permasalahan Batasan Penelitian Metodologi Penelitian Obyek Penelitian Hasil Penelitian Fitur yang dikembang-kan Di RSUP DR. Hasan Sadikin Bandung Operasional mentasian tidak termasuk dalam pembahasan penelitian - Kuisioner hanya disebar kepada tiga responden sehingga validitas kuisioner belum bisa menggambarkan Direktorat Umum dan Operasional RSHS secara keseluruhan pengetahuan perusahaan terhadap para pesaing/mitra diskusi, Berita, FAQ,Dashboar d RSHS, Pencarian, Document Management, dan Chatting and Video Conference

57 37 Tabel 2.4 Perbandingan Penelitian Sebelumnya (Sambungan) Tujuan Penelitian Permasalahan Batasan Penelitian Metodologi Penelitian Obyek Penelitian Hasil Penelitian Fitur yang dikembang-kan Perancangan Model Knowledge Management System Untuk Mendukung Proses Kerja Akreditasi: Studi Kasus Lembaga Akreditasi Mandiri Pendidikan Tinggi Kesehatan Merancang knowledge management system untuk mendukung proses kerja akreditasi pada LAMPTKes - Banyak proses dan lamanya waktu yang diperlukan dalam kegiatan penilaian akreditasi - Ketersediaan SDM yang belum memenuhi kapasitas untuk kegiatan penilaian akreditasi - Hasil penelitian hanya terbatas pada peracangan model KMS - Prototipe dan implementasi aplikasi tidak termasuk dalam penelitian ini. - Faktor Kontingensi Fernandez & Sabherwal - Analisis dan pemodelan arsitektur teknologi informasi knowledge management system Lembaga Akreditasi Mandiri Pendidikan Tinggi - Proses manajemen pengetahu-an exchange, combina-tion, externalization, internalization dan socializa-tion for knowledge sharing - Knowledge management system yang memiliki fungsi: lesson learned system, document management, document collaboration, dan groupware untuk Community of Practice Perancangan Knowledge Management System: Studi Kasus RSUD Pasar Rebo Jakarta - Mempermudah pengelolaan dan penyebaran pengetahuan sehingga meningkatkan efektivitas pekerjaan - Sulitnya berbagi pengetahuan dan pengalaman pada saat terjadi rotasi pegawai - Hilangnya pengetahuan dan pengalaman jika - Pembahasan dan perancangan KMS hanya terbatas pada prototipe, sedangkan implementtasi tidak termasuk dalam topik - Faktor Kontingensi Fernandez & Sabherwal - Analisis dan pemodelan arsitektur teknologi Bagian Pelayanan Medik, Bagian Sumber Daya Manusia, dan Bagian Umum dan Pemasaran RSUD Pasar Rebo Jakarta Perancangan knowledge management system dan prototipe berbasis web dengan proses knowledge management Fitur-fitur yang dikembangkan yaitu pengetahuan/ wiki, berita/artikel, upload/ download dokumen, dan

58 38 Tabel 2.4 Perbandingan Penelitian Sebelumnya (Sambungan) Tujuan Penelitian Permasalahan Batasan Penelitian Metodologi Penelitian Obyek Penelitian Hasil Penelitian Fitur yang dikembang-kan - Menghasilkan sebuah rancangan model knowledge manage-ment system yang tepat RSUD Pasar Rebo individu tidak lagi bekerja di RSUD Pasar Rebo (pensiun, mutasi, pertukaran divisi dan lain-lain - Belum adanya sistem yang menunjang penyebaran pengetahuan di lingkungan RSUD Pasar Rebo. pembahasan. informasi knowledge management system socialization for knowledge sharing, socialization for knowledge discovery, externalizetion, internalization, exchange, direction dan routines forum diskusi.

59 Kerangka Berpikir Teoritis Berdasarkan studi literatur dan penelitian yang sudah dipaparkan sebelumnya di dapat tabel 2.5 yang membandingkan metodologi penelitian yang dilakukan oleh Fernandez & Sabherwal (2010) dan Amrit Tiwana (2000). Tabel 2.5 Metodologi Knowledge Management Aspek Penelitian Aktifitas Metodologi Fernandez & Sabherwal Dijelaskan dengan penjelasan umum secara garis besar Metodologi Amrit Tiwana Dijelaskan dengan penjelasan secara rinci dan detail Organisasi Ada Ada Proses knowledge management Karakteristik knowledge management Ada Ada Tidak Ada Tidak Ada Infrastruktur TI Ada Ada Arsitektur knowledge management system Analisa Tidak Ada Tabel kontingensi Ada Keselarasan knowledge management system dengan proses inti bisnis organisasi Sumber: Suprianto (2014) Berdasarkan tabel 2.5 dipilih metodologi Fernandez dan Sabherwal (2010) dengan mengadopsi Arsitektur Knowledge Management System milik Tiwana (2000). Metodologi tersebut dipilih karena analisis identifikasi terhadap faktor

60 40 kontingensi yang mempengaruhi organisasi dapat menjelaskan dan memprioritaskan proses knowledge management yang dibutuhkan dan tidak perlu melihat pada proses inti bisnis organisasi, serta kelengkapan aspek penelitian yang ada pada metodologi Fernandez & Sabherwal. Pemilihan juga menggunakan arsitektur knowledge management system milik Amrit Tiwana untuk melengkapi metode Fernandez & Sabherwal. Metode tersebut sesuai dengan kebutuhan pada RSUD Pasar Rebo. Dengan menggunakan pendekatan knowledge management solutions, penulis dapat mengidentifikasi kebutuhan, proses dan knowledge management yang dibutuhkan. Dari alasan yang telah dikemukakan di atas, penulis merancang kerangka berpikir teoritis untuk membuat model rancangan knowledge management system yang sesuai bagi RSUD Pasar Rebo Jakarta. Teknologi KM Faktor Kontingensi Proses KM Mekanisme KM Analisis Kebutuhan KM Solusi KMS yang sesuai dengan kebutuhan RSUD Pasar Rebo Infrastruktur KM Arsitektur KMS Gambar 2.8 Kerangka Berpikir Teoritis Berdasarkan Gambar 2.8 dapat dilihat hubungan pengaruh antar konstrak, di mana tanda panah menunjukkan bahwa konstrak sebelumnya mempengaruhi konstrak yang ditunjuk. Dari hal itu dapat dikatakan bahwa Faktor Kontingensi mempengaruhi Proses Knowledge Management, dan Analisis Kebutuhan Knowledge Management dipengaruhi oleh empat faktor yaitu Teknologi Knowledge Management, Proses Knowledge Management, Mekanisme

61 41 Knowledge Management, dan Infrastruktur Knowledge Management.. Dari hasil Analisis Kebutuhan Knowledge Management dan Arsitektur Knowledge Managemet System yang mempengaruhi proses dalam menghasilkan solusi knowledge management system, didapat solusi knowledge management system yang sesuai dengan kebutuhan RSUD Pasar Rebo Jakarta.

62 BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN Bab ini menjelaskan tahapan-tahapan yang akan dilakukan dalam penelitian beserta metode yang digunakan pada tahapan penelitian. 3.1 Tahapan Penelitian Tahapan penelitian yang dilakukan pada penelitian ini sebagai berikut: 42

63 43 Input Proses Output Mulai Observasi Wawancara Merumuskan identifikasi permasalahan Research Question Bahan literatur Melakukan studi literatur Theoritical Framework Pengumpulan data Observasi Kuisioner Wawancara Melakukan pengumpulan data Transkrip wawancara, kuisioner dan dokumen-dokumen Analisis Transkrip wawancara, kuisioner dan dokumen-dokumen Melakukan analisis Solusi Knowledge Management Kebutuhan Knowledge Management System Design Kebutuhan Knowledge Management System Perancangan Knowledge Management System Rancangan Knowledge Management System Rancangan Knowledge Management System Membuat Prototype Knowledge Management System Prototype Knowledge Management System Uji Coba Prototype Knowledge Management System Melakukan uji coba Knowledge Management System Usulan Knowledge Management System Selesai Gambar 3.1 Tahapan Penelitian 1. Merumuskan identifikasi permasalahan Di tahap ini, peneliti melakukan survey langsung ke RSUD Pasar Rebo untuk mendapatkan data dan informasi tentang permasalahan yang ada di RSUD Pasar Rebo. Masukan didapat dari observasi pada aktivitas dan lingkungan kerja, serta wawancara kepada beberapa kepala satuan pelaksana di bagian Umum dan Pemasaran, dan bagian Sumber Daya Manusia RSUD

64 44 Pasar Rebo terkait dengan topik penelitian. Hasil keluaran dari tahap ini ialah Research Question. 2. Melakukan studi literatur Pada tahapan studi literatur dilakukan untuk mencari literatur yang berkaitan dengan permasalahan dan topik penelitian yang diangkat yaitu perancangan knowledge management system pada rumah sakit. Pada tahapan ini juga dilakukan perbandingan teori dan penelitian sebelumnya untuk memperoleh literatur penelitian yang obyektif. Berdasarkan literatur yang diperoleh maka terbentuk Theoritical Framework mengenai topik penelitian yang diangkat dengan menggunakan metodologi perancangan knowledge management system dari Fernandez & Sabherwal serta metode arsitektur knowledge management system milik Amrit Tiwana. 3. Melakukan pengumpulan data Pengumpulan data dilakukan baik terhadap data primer seperti observasi lingkungan RSUD Pasar Rebo, penyebaran kuisioner pada pegawai dan praktisi klinis RSUD Pasar Rebo, dan wawancara terhadap kepala bagian dan kepala satuan pelaksana, maupun data sekunder berupa dokumendokumen terkait yang berada di lingkungan RSUD Pasar Rebo. 4. Melakukan analisis solusi knowledge management Setelah melakukan pengumpulan data maka tahap berikutnya dilakukan analisis. Analisis solusi knowledge management mengacu pada kerangka teori berpikir penelitian ini (lihat gambar 2.8). Proses analisis solusi knowledge management memiliki tahapan-tahapan, yaitu: a. Menentukan faktor kontingensi dengan melihat karakteristik tugas, pengetahuan, lingkungan dan organisasi. Penentuan faktor-faktor kontingensi diperoleh dari data kuisioner dan wawancara. Hasil dari proses ini adalah faktor-faktor kontingensi. b. Melakukan identifikasi proses knowledge management berdasarkan dari faktor-faktor kontingensi yang telah didapat sebelumnya. Metode yang dilakukan dengan menganalisis faktor-faktor kontigensi menggunakan tabel faktor kontingensi. Hasil yang didapat berupa portofolio proses knowledge management.

65 45 c. Membuat prioritas proses knowledge management yang dibutuhkan berdasarkan kesesuaian dengan masing-masing faktor kontingensi. Hasil dari proses ini berupa portofolio prioritas proses knowledge management yang dibutuhkan. d. Mengidentifikasi proses knowledge management yang sudah ada dan telah dimanfaatkan masing-masing individu dalam menunjang pekerjaannya. Hasil dari proses ini adalah portofolio proses knowledge management yang sudah ada. e. Melakukan identifikasi proses knowledge management tambahan yang dibutuhkan berdasarkan portofolio proses knowledge management yang sudah ada untuk meningkatkan prioritas knowledge management yang dibutuhkan oleh unit organisasi. f. Menilai infrastruktur knowledge management dilakukan dengan metode wawancara dan observasi. Wawancara dan observasi digunakan untuk melihat gambaran infrastruktur knowledge management yang ada pada organisasi seperti budaya organisasi, pengetahuan umum, struktur organisasi, infrastruktur TI dan lingkungan fisik organisasi. g. Mengembangkan knowledge management system yang dibutuhkan berikut dengan mekanisme dan teknologi. Pada proses ini dilakukan berdasarkan keseluruhan informasi mengenai area pengembangan solusi knowledge management beserta infrastrukturnya. Hasil dari proses ini yaitu fitur-fitur knowledge management system, mekanisme knowledge management dan model knowledge management system. 5. Perancangan knowledge management system Pada langkah ini melakukan perancangan knowledge management system RSUD Pasar rebo yang sesuai dengan proses-proses knowledge management dan model knowledge management system. Kemudian menganalisis kebutuhan sistem dan memetakan proses knowledge management yang dibutuhkan dengan mekanisme knowledge management dalam organisasi dan fitur sistem yang dibutuhkan. Setelah itu dibuat use case diagram dan activity diagram berdasarkan fitur sistem tersebut. Berdasarkan kebutuhan

66 46 knowledge management system yang telah teridentifikasi, dilakukan perancangan knowledge management system. 6. Membuat prototipe knowledge management system Pada langkah ini dirancang prototipe knowledge management system RSUD Pasar Rebo Jakarta. Proses dilakukan dengan input yaitu rancangan model knowledge management system dan output berupa prototipe knowledge management system. 7. Uji coba prototipe knowledge management system Pada langkah ini dilakukan uji coba dengan menggunakan metode black box testing atas prototipe yang telah dibuat sebelumnya. Pengujian dilakukan kepada beberapa calon pengguna, yaitu pegawai RSUD Pasar Rebo dengan melakukan pemilihan calon penguji menggunakan metode accidental sampling, untuk melakukan tes atas fitur-fitur prototipe knowledge management system. Hasil berupa prototipe yang telah di uji coba dan dapat diusulkan ke RSUD Pasar Rebo untuk dikembangkan. 3.2 Metode Pengumpulan Data Data yang digunakan dalam penelitian adalah data primer dan data sekunder. Data primer yaitu data yang dikumpulkan secara langsung oleh peneliti. Data primer didapat dari observasi, wawancara dan kuisioner, sedangkan data sekunder diperoleh dari dokumen-dokumen RSUD Pasar Rebo yang terkait dengan penelitian. Teknik pengumpulan data yang digunakan diantaranya: 1. Observasi Dengan melakukan pengamatan terhadap lingkungan kerja, baik secara langsung maupun dengan dokumen yang ada, serta dengan studi literatur. 2. Wawancara Dengan melakukan interview kepada Kabag SDM, Kabag Umum dan Pemasaran, Kepala Satuan Pelaksana (KSP) SIMRS, KSP Pelaksanaan Pendayaguunaan Tenaga, KSP Kepegawaian, dan Kepala Dokter Spesialis Penyakit Dalam tentang kondisi pengelolaan pengetahuan di RSUD Pasar Rebo.

67 47 3. Kuisioner Responden kuisioner adalah pegawai dan praktisi klinis RSUD Pasar Rebo Jakarta pada Bagian Pelayanan Medik, Bagian Sumber Daya Manusia, dan Bagian Umum dan Pemasaran. Kuisioner yang digunakan mengadopsi kuisioner milik Moh. Bayu Teguh Santoso dalam penelitian Suprianto (2014) karena dalam kuisioner tersebut memetakan faktor kontingensi dan proses knowledge management yang digunakan pada penelitian ini. Kuisioner terdiri dari tujuh bagian, yaitu data diri responden, kebutuhan akan knowledge management, faktor kontingensi organisasi, fitur-fitur knowledge management system yang dibutuhkan, penggalian proses knowledge management yang ada, lingkungan fisik organisasi dalam membantu proses transfer pengetahuan, dan peran serta responden dalam aktivitas komunitas.

68 BAB 4 PROFIL ORGANISASI Bab ini menjelaskan profil, visi dan misi, struktur organisasi RSUD Pasar Rebo. 4.1 Sejarah Rumah Sakit Umum Daerah Pasar Rebo Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Pasar Rebo yang beralamat di jalan Let. Jend. T. B. Simatupang No. 30, Pasar Rebo, Jakarta Timur ini merupakan rumah sakit milik pemerintah DKI Jakarta, khususnya Jakarta Timur. Rumah sakit ini memiliki luas lahan m 2. Dalam sejarahnya, RSUD Pasar Rebo mengalami beberapa kali perubahan, baik nama, maupun bentuk badan hukum (Profil RSUD Pasar Rebo, 2015). RSUD Pasar Rebo didirikan pada tahun Saat itu, rumah sakit ini hanya berupa POS P3K yang berada di Bidara Cina Cawang (kini jalan Otto Iskandar Dinata). Kemudian pada tahun 1957 berubah nama menjadi RS Karantina yang berada pada lokasi saat ini. Pada tahun 1964 berubah nama lagi menjadi RS Tuberkulosa Paru. Berdasarkan Surat Keputusan Menkes No. 303, di tahun 1987 RSUD Pasar Rebo berubah menjadi RSU Kelas C. Ditahun 1996 RSUD Pasar Rebo ditetapkan sebagai RS Unit Swadana Daerah sesuai dengan Perda DKI Jakarta Nomor 2 Tahun Sejak saat itu RSUD Pasar Rebo memiliki anggaran rutin sendiri dan terpisah dari anggaran rutin Dinas Kesehatan Daerah DKI Jakarta, serta diberi kewenangan untuk mengelola pendapatan fungsionalnya dalam membiayai kebutuhan operasionalnya, baik pemeliharaan, perawatan dan pengembangan kualitas sumber daya manusia, untuk meningkatkan mutu pelayanan. Pada tahun 1998 status rumah sakit ini mengalami kenaikan akreditasi menjadi RSU Kelas B, RS Terakreditasi. Kemudian di tahun 2004 berdasarkan Perda 15 Tahun 2004, rumah sakit mengalami perubahan badan hukum dari Unit Pelayanan Terpadu (UPT) menjadi Rumah Sakit Perseroan Terbatas (PT) dan kembali lagi menjadi UPT-Dinkes sesuai dengan KepGub 249/2007 di tahun 2007 tentang penetapan RSUD Pasar Rebo DKI Jakarta yang 48

69 49 menerapkan Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Daerah secara penuh. RSUD Pasar Rebo mendapatkan prestasi berupa Sertifikasi ISO 9001:2000 pada 9 Februari 2008 dan Sertifikasi ISO 9001:2008 pada 12 Maret 2009 tentang Sistem Manajemen Mutu, di mana RSUD Pasar Rebo telah menerapkan sistem manajemen mutu yang berkesinambungan dalam organisasinya untuk menjaga dan meningkatkan kualitas dari produk atau layanan jasa yang diberikan. Pada tahun 2010 RSUD Pasar Rebo melakukan persiapan master plan pembangunan gedung eks Akper Jayakarta untuk menambah gedung baru. RSUD Pasar Rebo mengikuti akreditasi terhadap 16 pelayanan yang dimiliki pada tahun 2012 guna meningkatkan kualitas pelayanan. Guna meningkatkan pelayanan terhadap pasien akan kebutuhan kesehatan, RSUD Pasar Rebo menambah pelayanan dengan penggunaan Pusat Pelayanan Gawat Darurat Terpadu, melakukan rehabilitasi pada Gedung C Managemen dan Lantai 4 pada Gedung A. 4.2 Profil RSUD Pasar Rebo Nama Institusi : Rumah Sakit Umum Daerah Pasar Rebo Status Kepemilikan : BLUD Tipe Rumah Sakit : Rumah Sakit Umum Alamat : Jl. Let. Jend. T. B. Simatupang No. 30, Gedong, Jakarta Timur Telpon/Fax : Website rsudpasarrebo.co.id : admin@rsudpasarrebo.co.id 4.3 Visi, Misi, Kebijakan Mutu dan Strategi Mutu

70 Visi Visi adalah pandangan jauh ke depan tentang gambaran sesuatu yang ingin dicapai di masa yang akan datang. Visi harus bersifat inspiratif dan berorientasi ke depan untuk memunculkan semangat dalam mengapai visi tersebut. Visi RSUD Pasar Rebo ialah Menjadi Rumah Sakit yang terbaik dalam memberikan pelayanan prima kepada semua lapisan masyarakat (Profil RSUD Pasar Rebo, 2015) Misi Misi adalah gambaran bagaimana atau langkah-langkah yang harus diterapkan dalam mewujudkan visi dan tujuan jangka panjang rumah sakit. Misi merupakan arahan dan acuan kerja rumah sakit, sehingga ketepatan misi rumah sakit sangat penting. Misi RSUD Pasar Rebo yaitu Melayani semua lapisan masyarakat yang membutuhkan layanan kesehatan individu yang bermutu (Profil RSUD Pasar Rebo, 2015) Kebijakan Mutu Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu oleh SDM professional dan meningkatkan pelayanan secara bertahap yang didukung oleh Sistem Manajemen Mutu bagi seluruh lapisan masyarakat (Profil RSUD Pasar Rebo, 2015). 4.4 Struktur organisasi Struktur organisasi adalah sebuah susunan dan hubungan unit-unit kerja dalam organisasi di mana unit-unit kerja tersebut memiliki ketergantungan. Dalam struktur organisasi juga terdapat posisi pembagian kerja dan bagaimana kegiatankegiatan berbeda dikoordinasikan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Pada posisi pembagian kerja digambarkan dengan pemisahan kegiatan pekerjaan antara satu dengan lain dan pembatasan hubungan aktifitas dan fungsi, serta menjelaskan hubungan wewenang jabatan. Penetapan organisasi dan tata kerja RSUD Pasar Rebo Jakarta berdasarkan Pergub No.77 tahun Berikut gambar 4.1 Bagan Struktur Organisasi RSUD Pasar Rebo.

71 51 Direktur SPI Wakil Direktur Keuangan dan Umum Wakil Direktur Pelayanan Bagian Umum & Pemasaran Bagian Sumber Daya Manusia Bagian Keuangan & Perencanaan Bagian Pelayanan Medik Bagian Penunjang Medik Bagian Pelayanan Keperawatan Satuan Pelaksana Rumah Tangga Satuan Pelaksana Kepegawaian Satuan Pelaksana Akuntansi Instalasi Bedah Sentral Instalasi Farmasi Asisten Manajer Keperawatan I Satuan Pelaksana Tata Usaha Satuan Pelaksana Diklat Satuan Pelaksana Perbendaharaan Instalasi Gawat Darurat Instalasi Gizi Asisten Manajer Keperawatan II Satuan Pelaksana Pemasaran Satuan Pelaksana Hukum & Konseling Satuan Pelaksana Anggaran & Perencanaan Instalasi Rawat Jalan Instalasi Rekam Medik Asisten Manajer Keperawatan III Satuan Pelaksana Pemeliharaan Sarana Satuan Pelaksana Sistem Informasi Manajemen Instalasi Rawat Inap & Kamar Bersalin Instalasi Laboratorium Satuan Pelayanan Keperawatan Unit Pengadaan Satuan Pelaksana Pengelolaan Keuangan Pihak Ketiga Instalasi Perawatan Internal Instalasi Radiologi Instalasi Penunjang Khusus Komite Rumah Sakit Komite Medik Komite Penunjang Komite Farmasi & Terapi Komite Mutu Komite PPIRS Komite Keperawatan Gambar 4.1 Bagan struktur organisasi RSUD Pasar Rebo (Sumber: Profil RSUD Pasar Rebo, 2015)

72 Implementasi Knowledge Management di RSUD Pasar Rebo Saat Ini RSUD Pasar Rebo menganggap pengetahuan merupakan aset yang penting bagi organisasi, namun hingga saat ini RSUD Pasar Rebo belum memiliki suatu sistem yang mengelola keseluruhan pengetahuan yang dimiliki dalam lingkungan organisasi, baik pengetahuan organisasi maupun pengetahuan para pegawai. Jenis pengetahuan yang tersebar dalam lingkungan RSUD Pasar Rebo berupa tacit dan explicit di mana pengetahuan tacit berada pada masing-masing pegawai, sedangkan pengetahuan explicit merupakan pengetahuan yang telah terdokumentasikan. Hasil observasi dan analisis kuisioner yang telah dilakukan menyatakan bahwa pengetahuan tacit merupakan pengetahuan yang paling banyak tersebar dalam lingkungan RSUD Pasar Rebo. Pengelolaan dokumen pada RSUD Pasar Rebo tersimpan dalam dua jenis tempat penyimpanan yaitu elektronik dan non-elektronik (lampiran 1 wawancara 3). Penyimpanan elektronik menggunakan server yang saat ini hanya diperuntukkan bagi aplikasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) untuk mengelola pelayanan pasien dan data pegawai. Pengambilan data pada proses penyimpanan ini dilakukan dengan menarik data yang tersimpan dalam basis data melalui aplikasi SIMRS. Penyimpanan non-elektronik digunakan untuk mengelola dokumen rumah sakit, rekam medik pasien, notulen rapat, SOP, pengumuman, peraturan/kebijakan lainnya, dan lain-lain dalam bentuk hardcopy yang berada pada gudang arsip atau pun lemari arsip di masing-masing unit kerja. Proses untuk mendapatkan kembali data yang ada dengan mencari satu per satu masing-masing arsip atau dokumen dan lainnya yang terdapat pada ruang penyimpanan fisik (lemari/gudang arsip). Pegawai, baik praktisi klinis maupun non-klinis, dalam menjalankan tugas dan pekerjaannya berdasarkan pada SOP atau clinical pathway yang berlaku (lampiran 1). SOP menjadi modal dasar pegawai dalam melakukan rutinitas pekerjaannya. Dalam melakukan rutinitas pekerjaannya, pegawai mendapatkan pengetahuan baru yang bersifat tacit pada masing-masing individu di mana pengetahuan ini didapat dari pengalaman kerja, penyelesaian kasus-kasus dalam menghadapi kendala pekerjaan, dan lain sebagainya, namun pengetahuan yang telah didapat ini tidak didokumentasikan oleh

73 53 pegawai yang bersangkutan sehingga dalam proses penyebaran pengetahuan hanya dapat terjadi pada saat pegawai bertanya kepada pegawai lain, baik secara face to face dengan pegawai yang bersangkutan, maupun melalui suatu diskusi atau rapat.

74 BAB 5 ANALISIS DAN PEMBAHASAN Bab ini membahas mengenai analisis dan hasil dari setiap tahapan metodologi yang dilakukan. 5.1 Metode Analisis Dasar Pada penelitian analisis dilakukan dengan menggunakan deskripsi kualitatif dan kuantitatif. Pendekatan deskripsi kualitatif didapat dari hasil wawancara dengan beberapa kepala satuan pelaksana dan kepala bagian. Pendekatan kuantitatif dihasilkan dari analisis kuisioner yang telah disebar ke responden, yaitu pada Bagian Sumber Daya Manusia, Bagian Umum dan Pemasaran, dan Unit Instalasi Gawat Darurat, dan Unit Rawat Inap dan Kamar Bersalin pada Bagian Pelayanan Medik. Kuisioner yang disebarkan secara bertahap pada tanggal 16 September 2015 ke Bagian Sumber Daya Manusia, dan Bagian Umum dan Pemasaran, serta tanggal 19 Oktober 2015 untuk Unit Instalasi Gawat Darurat, dan Unit Rawat Inap dan Kamar Bersalin di Bagian Pelayanan Medik, dengan total kuisioner sejumlah 160 kuisioner, sedangkan yang kembali berjumlah 141 kuisioner dan hanya 131 kuisioner yang valid dan dapat digunakan. Kuisioner yang disebarkan terdiri dari tujuh bagian. Bagian awal berisi data diri pegawai yang menjadi responden pengisian kuisioner. Bagian I digunakan untuk melihat seberapa besar kebutuhan akan pengelolaan pengetahuan yang ada. Bagian II menggali faktor kontingensi organisasi. Bagian III digunakan untuk menentukan modul-modul knowledge management system apa saja yang dibutuhkan oleh organisasi. Bagian IV digunakan untuk mendapatkan proses knowledge management yang ada. Bagian V untuk melihat lingkungan fisik organisasi dalam memfasilitasi pengelolaan pengetahuan, dan bagian VI untuk mencari tahu peran serta responden dalam pengelolaan pengetahuan pada aktivitas komunitas. Pengolahaan kuisioner dengan menggunakan alat bantu IBM SPSS Statics 23 karena dapat membaca berbagai jenis data atau memasukkan data secara langsung ke dalam SPSS Data Editor, selain itu juga memudahkan dalam 54

75 55 analisis serta menghasilkan dan menampilkan output dalam bentuk nilai ataupun label. 5.2 Demografi Responden Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan menggunakan hasil penyebaran kuisioner kepada 131 pegawai RSUD Pasar Rebo yang terdiri dari Bagian Sumber Daya Manusia, Bagian Pelayanan Medik, dan Bagian Umum dan Pemasaran. Hasil ringkasan data responden yang berjumlah 131 orang dapat dilihat pada tabel 5.1 Tabel 5.1 Ringkasan Karakteristik Data Responden Kategori Jumlah Prosentase Jenis Kelamin Laki-laki % Perempuan % Usia 20 tahun s.d 29 tahun % 30 tahun s.d 39 tahun % 40 tahun s.d 49 tahun % > 50 tahun % Pendidikan SMA % Diploma % Sarjana (S1) % Pasca Sarjana (S2 atau S3) %

76 56 Tabel 5.1 Ringkasan Karakteristik Data Responden (Sambungan) Kategori Jumlah Prosentase LamaMasa Bekerja < 5 tahun % 5 tahun s.d 14 tahun % 15 tahun s.d 30 tahun % > 30 tahun % Bidang Pekerjaan Bagian Sumber Daya Manusia Bagian Umum dan Pemasaran 10 8 % % Bagian Pelayanan Medik % Grafik-grafik berikut ini menggambarkan karakteristik responden berdasarkan persentase jumlahnya.

77 57 Gambar 5.1 Karakteristik Responden Berdasarkan Usia Karakteristik responden berdasarkan usia didominasi oleh responden yang memiliki usia antara tahun sebanyak 54 responden, usia tahun sebanyak 46 responden, usia tahun sebanyak 20 responden, dan paling sedikit pada usia diatas 50 tahun sebanyak 11 responden. Gambar 5.2 Karakteristik Responden Berdasarkan Jenis Kelamin Karakteristik responden berdasarkan jenis kelamin jumlahnya lebih banyak perempuan sebanyak 97 dari 131 responden sedangkan laki-laki sebanyak 34 orang dari 131 responden.

78 58 Gambar 5.3 Karakteristik Responden Berdasarkan Pendidikan Karakteristik responden berdasarkan pendidikan jumlah terbanyak yaitu yang memiliki latar belakang pendidikan Diploma sebanyak 92 responden, responden dengan latar belakang pendidikan SMA sebanyak 14 responden, responden dengan latar belakang pendidikan Sarjana sejumlah 23 responden, dan responden yang berlatar belakang pasca sarjana sebanyak 2 responden. Gambar 5.4 Karakteristik Responden berdasarkan Lama Masa Kerja Berdasarkan lama masa kerja yang dimiliki, karakteristik responden terbanyak yaitu yang sudah bekerja selama kurang dari 5 tahun yaitu sebanyak 62 responden, responden dengan lama masa kerja 5-14 tahun sebanyak 37 responden, dan responden dengan lama masa kerja tahun sebanyak 31 responden, sedangkan sebanyak 1 responden yang memiliki masa kerja lebih dari 30 tahun. Karakteristik responden berdasarkan bidang pekerjaan jumlah terbanyak yaitu yang memiliki bidang pekerjaan pada Bagian Pelayanan Medik sebanyak 95

79 59 responden, responden dengan bidang pekerjaan pada Bagian Sumber Daya Manusia sebanyak 10 responden, dan responden yang bidang pekerjaan pada Bagian Umum dan Pemasaran sebanyak 26 responden. Gambar 5.5 Karakteristik Responden berdasarkan Bidang Pekerjaan Data demografi responden menunjukkan adanya gap pengetahuan yang dimiliki pegawai berdasarkan latar belakang pendidikan dan lama masa kerja. Perbedaan latar belakang pendidikan mempengaruhi pegawai atas pengetahuan khusus yang dimiliki, yaitu pengetahuan pegawai yang berlatar belakang pendidikan SMA berbeda dengan pegawai yang memiliki latar belakang pendidikan Diploma. Perbedaan lama masa kerja mempengaruhi pegawai terhadap pengetahuan atas pengetahuan dan pengalaman yang didapatkan selama melakukan menjalankan pekerjaannya, di mana semakin lama pegawai bekerja maka pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki semakin banyak. 5.3 Menentukan Faktor Kontingensi Faktor kontingensi ditentukan dengan melakukan analisis terhadap karakteristik tugas, karakteristik pengetahuan, karakteristik organisasi dan karakteristik lingkungan Analisis Karakteristik Tugas Analisis karakteristik tugas dibagi menjadi dua yaitu, task uncertainty dan task interdependence. Task uncertainty merupakan ketidakpastian tugas ataupun seringnya terjadi perubahan tugas yang ada. Perubahan ini biasanya dipicu oleh regulasi/kebijakan yang ada, baik dari Pemerintah maupun dari pihak rumah sakit

80 60 itu sendiri. Task interdependence yaitu ketergantungan atas kesuksesan tugas suatu bidang atau bagian terhadap tugas yang dilakukan oleh bidang atau bagian yang lain. Berdasarkan analisis kuisioner yang dilakukan di RSUD Pasar Rebo, dipetakan hasil analisis untuk task uncertainty bahwa 79.4% responden mengatakan jarang atau rendahnya terjadi perubahan maupun ketidakpastian tugas mereka sedangkan 20.6% responden mengatakan sering terjadi perubahan atas tugas pekerjaan yang dilakukan. Dari hasil analisis disimpulkan bahwa task uncertainty yang terjadi bersifat rendah karena perubahan regulasi yang ada tidak berpengaruh signifikan terhadap perubahan tugas pekerjaan (lampiran 1 wawancara 1 & 5). Hasil analisis dapat dilihat pada tabel 5.2. Tabel 5.2 Task Uncertainty Task uncertainty Jumlah Persentase Jarang / rendah % Sering / tinggi % Total % berikut Dari tabel 5.2 di atas dapat digambarkan diagram pie seperti gambar 5.5 Gambar 5.6 Diagram Pie Task Uncertainty Pada pemetaan hasil analisis atas task interdependence menunjukkan bahwa 42% responden mengatakan sedikit/rendah atas ketergantungan tugas pekerjaan bagian/bidang mereka terhadap kesuksesan tugas pekerjaan bagian/bidang lain,

81 61 dan 58% responden mengatakan tinggi/banyak ketergantungan tugas bagian/bidang mereka terhadap tugas bagian/bidang lain. Hasil pemetaan menunjukkan bahwa task interdependence cenderung tinggi/banyak di mana dalam menyelesaikan pekerjaannya, pegawai bergantung pada kesuksesan perkerjaan di bidang/bagian lain, hal ini juga diperkuat pada wawancara (lampiran 1 wawancara 5). Berikut ditunjukkan hasil pemetaan task interdependence pada tabel 5.3 Tabel 5.3 Task Interdependence Task interdependence Jumlah Persentase Sedikit / rendah % Banyak / tinggi % Total % Dari tabel 5.3 dapat disimpulkan bahwa task interdependence yang terjadi bersifat tinggi yaitu kesuksesan pekerjaan bergantung dengan bidang atau bagian yang lain karena adanya saling keterkaitan tugas pekerjaan antar-unit. Hal ini juga diperkuat oleh hasil wawancara (lampiran 1 wawancara 5) di mana dalam mengerjakan pekerjaannya diperlukan masukan atas hasil pekerjaan dari pihak lain. Pemetaan tabel 5.3 dapat digambarkan seperti gambar diagram pie 5.7 di bawah ini.

82 62 Gambar 5.7 Diagram Pie Task Interdependence Karakteristik Pengetahuan Analisis karakteristik pengetahuan didapat dari pertanyaan kuisioner pada bagian II yaitu pertanyaan ketiga dan keempat. Pertanyaan ketiga berfokus pada kecenderungan jenis pengetahuan procedural atau declarative yang lebih sering digunakan responden dalam menyelesaikan pekerjaan. Sedangkan pertanyaan keempat berfokus pada kecenderungan jenis pengetahuan tacit atau explicit yang lebih banyak tersebar dalam ruang lingkup penelitian ini. a. Pengetahuan procedural atau declarative Berdasarkan hasil analisis kecenderungan procedural atau declarative didapat bahwa 91.6% responden menjawab tugas yang dikerjakan berdasarkan prosedur kerja (SOP) atau secara procedural, dan 8.4% responden menjawab dalam melakukan tugas pekerjaan mereka menggunakan rumus dan formulasi atau secara declarative. Pemetaan hasil analisis dapat dilihat pada tabel 5.4 di bawah ini. Tabel 5.4 Pengetahuan Procedural/Declarative Procedural / declarative Jumlah Persentase Procedural % Declarative % Total Dari tabel 5.4 di atas dapat digambarkan diagram pie seperti di bawah ini.

83 63 Gambar 5.8 Pengetahuan Procedural/Declarative Berdasarkan hasil analisis dapat disimpulkan pengetahuan yang digunakan dalam menyelesaikan pekerjaan cenderung bersifat procedural karena dalam melakukan tugas pekerjaan berdasarkan SOP dan aturan yang berlaku. Hasil ini diperkuat oleh hasil wawancara terhadap semua narasumber (lampiran 1). b. Pengetahuan tacit atau explicit Sesuai hasil analisis kuisioner tentang kecenderungan penyebaran pengetahuan tacit atau explicit. Dipetakan 93.1% responden menjawab berbagi pengetahuan secara langsung atau tacit yaitu penyebaran dari satu atau lebih pegawai kepada pegawai lainnya secara lisan, dan 6.9% responden menjawab berbagi pengetahuan melalui sarana media atau explicit yaitu membagi pengetahuan yang dimiliki melalui suatu sarana atau media tertulis. Hasil analisis dapat dilihat pada tabel 5.5 berikut. Tabel 5.5 Pengetahuan Tacit/Explicit Tacit / Explicit Jumlah Persentase Tacit % Explicit % Total % Dari tabel 5.5 dapat digambarkan dalam diagram pie seperti di bawah ini.

84 64 Gambar 5.9 Pengetahuan Tacit/Explicit Berdasarkan hasil analisis, disimpulkan proses berbagi pengetahuan lebih cenderung secara langsung atau tacit, yaitu pengetahuan lebih banyak tersimpan pada kepala masing-masing individu dan disebarkan secara langsung pada saat bertatap muka. Hal ini juga diperkuat dengan hasil wawancara terhadap beberapa narasumber (lampiran 1), di mana dikatakan bahwa dalam menyelesaikan kendala pekerjaan dilakukan dengan bertatap muka antar-individu ataupun melalui forum/rapat. Saat menyelesaikan kendala pekerjaan ini terjadi proses berbagi pengetahuan antar-individu maupun kelompok Karakteristik Organisasi Karakteristik organisasi ditentukan dengan menggunakan dua parameter acuan, yaitu ukuran organisasi dan strategi bisnis organisasi. Robbins (1990) mengemukakan bahwa suatu organisasi dikatakan berukuran besar jika memiliki karyawan dengan jumlah minimal 1500 karyawan dan berukuran kecil jika memiliki karyawan dengan jumlah kurang dari 1500 orang. Total pegawai dan praktisi klinis yang dimiliki RSUD Pasar Rebo ialah 992 orang (Profil RS Pasar Rebo, 2015). Oleh karena itu, RSUD Pasar Rebo dikategorikan sebagai organisasi yang memiliki ukuran yang kecil. RSUD Pasar Rebo dalam menjalankan organisasinya tunduk kepada peraturan pemerintah. Sebagai instansi pelayanan kesehatan daerah, rumah sakit ini melayani seluruh lapisan masyarakat tanpa melihat status sosial ekonomi. Rumah sakit ini juga bekerja sama dengan asuransi dan jaminan kesehatan, baik milik pemerintah maupun swasta (lampiran 1 wawancara 1). Penekanan inti strategi

85 65 bisnis rumah sakit berbasis low cost yaitu strategi bisnis dengan melakukan penekanan biaya pada produk maupun jasa pelayanan yang ditawarkan agar dapat dijangkau oleh semua kalangan Karakteristik Lingkungan Karaktertistik lingkungan organisasi dipengaruhi oleh pihak luar terhadap pengelolaan organisasi. RSUD Pasar Rebo memiliki keterkaitan dengan pihak luar seperti Pemerintah Daerah, BPJS, perusahaan asuransi swasta, perusahaan farmasi, dan lain sebagainya dalam hal peraturan dan kebijakan-kebijakan yang berlaku. Berdasarkan hasil wawancara terhadap kepala satuan pelaksana unit kepegawaian (lampiran 1 wawancara 5), perubahan peraturan ataupun kebijakan pemerintah maupun pihak ketiga lainnya yang terjadi tidak berdampak besar terhadap tugas/pekerjaan pokok. Hal ini juga diperkuat oleh hasil analisis kuisioner terhadap environmental uncertainty yang ada pada kuisioner bagian II pertanyaan kelima. Berikut ini ditampilkan tabel hasil analisis environmental uncertainty. Tabel 5.6 Hasil Analisis Environmental Uncertainty Environmental uncertainty Jumlah Persentase Jarang / rendah % Sering / tinggi % Total % Dari tabel 5.6 di atas dapat digambarkan dalam diagram pie seperti di bawah ini.

86 66 Gambar 5.10 Diagram Pie Environmental Uncertainty Berdasarkan hasil analisis kuisioner dan wawancara, disimpulkan environmental uncertainty lebih cenderung rendah. 5.4 Identifikasi Proses Knowledge Management Berdasarkan Faktor Kontingensi Berdasarkan hasil faktor-faktor kontingensi yang telah ditentukan sebelumnya maka dapat disimpulkan tabel penilaian faktor kontingensi dalam tabel 5.7 di bawah ini. Tabel 5.7 Penilaian Faktor Kontingensi No Faktor Kontingensi Penilaian 1 Task uncertainty Low 2 Task interdependence High 3 Procedural / declarative Procedural 4 Tacit / explicit Tacit 5 Ukuran organisasi Small 6 Strategi bisnis Low cost 7 Environmental uncertainty Low

87 67 Setelah didapatkan hasil penilaian faktor kontingensi kemudian diselaraskan dengan tabel prioritas proses knowledge management dari Fernandez & Sabherwal (2010). Di bawah ini ditunjukkan tabel kesesuaian antara faktor kontingensi yang telah didapat dengan tabel prioritas proses knowledge management Fernandez & Sabherwal.

88 68 Tabel 5.8 Kesesuaian Faktor Kontingensi Knowledge Management Processes Socialization Socialization Contingency Factors for Externalizatiotion Internaliza- Combination for Knowledge Sharing Exchange Knowledge Discovery Direction Routines Task Uncertainty = Low Low High High Low Low Low High Low Task Interdependence = High/ High/ High High High High Low Low High Low Low Explicit (E) or Tacit (T) knowledge = Tacit (T) E T T E T E T/E T/E Procedural (P) or Declarative (D) Knowledge P/D P/D P/D P/D P/D P/D P P = Procedural (P) Organizational size = Small Small/ Large Small Small Large Small/ Large Small/ Large Small Large Business strategy = Low cost D D LC/D LC/D LC/D LC/D LC LC Environmental uncertainty = Low High High Low Low Low Low High High 68

89 Melakukan Prioritas Proses Knowledge Management Yang Dibutuhkan Langkah selanjutnya yaitu menentukan prioritas proses knowledge management yang dibutuhkan. Langkah ini dimulai dengan memberikan skor atas tabel 5.8 di atas. Skor dibagi menjadi tiga, yaitu Yes, OK dan No. Pemberian skor didapat dari kesesuaian nilai faktor kontingensi yang telah didapat sebelumnya (lihat nilai pada kolom Contingency Factor tabel 5.8) dengan standar nilai proses knowledge management Fernandez & Sabherwal (lihat nilai pada kolom knowledge management Processes tabel 5.8). Skor Yes bernilai 1, skor OK bernilai 0.5, dan skor No bernilai 0. Skor Yes didapat jika nilai faktor kontingensi sesuai dengan nilai standar proses knowledge management. Skor OK didapat jika nilai faktor kontingensi merupakan salah satu dari nilai standar proses knowledge management. Skor No didapat jika nilai faktor kontingensi tidak sesuai dengan nilai standar proses knowledge management. Berikut pemberian skor proses knowledge management ditunjukkan pada tabel 5.9 di bawah ini. 69

90 70 Tabel 5.9 Analisis Kebutuhan Proses Knowledge Management KM Processes Socialization Socialization Contingency Factors Combination Knowledge zation zation for Externali- Internali- for Knowledge Sharing Exchange Discovery Direction Routines Task Uncertainty = Low Yes No No Yes Yes Yes No Yes Task Interdependence = High Yes Yes Yes Yes No No OK OK Explicit (E) or Tacit (T) knowledge = Tacit (T) No Yes Yes No Yes No OK OK Procedural (P) or Declarative (D) Knowledge = Procedural (P) OK OK OK OK OK OK Yes Yes Organizational size = Small OK Yes Yes No OK OK Yes No Business strategy = Low cost No No OK OK OK OK Yes Yes Environmental uncertainty = Low No No Yes Yes Yes Yes No No Jumlah Yes Jumlah OK Jumlah No Skor kumulatif Yes = 1, OK = 0.5, No =

91 71 Tahapan berikutnya adalah memberikan prioritas proses knowledge management berdasarkan total skor kumulatif pada tabel 5.9 di atas. Pemberian prioritas proses knowledge management dilakukan dengan menghitung persentase tiap skor kumulatif yang diperoleh dibagi dengan maksimal skor standar masing-masing proses knowledge management kemudian ditandai dengan peringkat prioritas sesuai dengan persentase tertinggi. Pemberian prioritas proses knowledge management dapat dilihat pada tabel 5.10 berikut. Tabel 5.10 Portofolio Urutan Proses Knowledge Management Yang Dibutuhkan Proses knowledge management Skor kumulatif Maks. Skor Persentase Peringkat Combination % 6 Socialization for knowledge sharing % 5 Socialization for knowledge discovery % 1 Exchange % 3 Externalization % 2 Internalization % 4 Direction % 3 Routines % 3 71

92 72 Dari tabel 5.10 dapat dilihat bahwa proses knowledge management yang paling dibutuhkan RSUD Pasar Rebo adalah social for knowledge discovery. Sedangkan proses knowledge management yang belum terlalu dibutuhkan ialah combination. 5.6 Mengidentifikasi Proses Knowledge Management Saat Ini Pada tahapan ini diidentifikasi proses-proses knowledge management yang telah ada dan berjalan di RSUD Pasar Rebo. Pengidentifikasian dilakukan dengan menganalisis hasil kuisioner yang telah disebarkan. Pertanyaan dalam kuisioner yang mengacu pada pengidentifikasian ini berada pada pertanyaan bagian ke IV, di mana responden diwajibkan untuk memilih salah satu dari pilihan jawaban yang tersedia. Adapun hasil analisis identifikasi proses knowledge management saat ini dapat dilihat pada tabel 5.11 di bawah ini. Tabel 5.11 Portofolio Proses Knowledge Management Saat Ini Proses knowledge management Skor kumulatif Maks. Skor Persentase (%) Peringkat Combination % 6 Socialization for knowledge sharing % 1 Socialization for knowledge discovery % 6 Exchange % 5 Externalization % 7

93 73 Tabel 5.11 Portofolio Proses Knowledge Management Saat Ini (Sambungan) Proses knowledge management Skor kumulatif Maks. Skor Persentase (%) Peringkat Internalization % 4 Direction % 3 Routines % 2 Proses analisis dilakukan dengan mencari skor kumulatif kuisioner atas setiap proses knowledge management yang ada. Kemudian dilakukan perhitungan persentase dengan membandingkan skor kumulative dan maksimal skor. Setelah itu diberikan peringkat atas proses knowledge management tersebut berdasarkan skor terbesar. Berdasarkan peringkat tabel portofolio di atas dapat disimpulkan bahwa proses knowledge management yang paling sering terjadi yaitu socialization for knowledge sharing, sedangkan proses knowledge management yang jarang terjadi yaitu externalization. 5.7 Mengidentifikasi Tambahan Proses Knowledge Management Yang Dibutuhkan Dalam tahap ini diindentifikasi proses knowledge management tambahan yang dibutuhkan. Proses identifikasi dilakukan dengan merelasikan peringkat hasil pemetaan urutan proses knowledge management yang dibutuhkan berdasarkan faktor kontingensi (tabel 5.10) dengan peringkat hasil pemetaan kecenderungan proses knowledge management yang sudah ada saat ini (tabel 5.11). Hasil relasi dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

94 74 Tabel 5.12 Proses Knowledge Management Tambahan Yang Dibutuhkan Aktivitas KM Proses KM Proses KM yang dibutuhkan Proses KM saat ini Combination 6 6 Discovery Socialization for knowledge discovery 1 6 Internalization 4 4 Capture Externalization 2 7 Sharing Socialization for knowledge sharing 5 1 Exchange 3 5 Direction 3 3 Application Routines 3 2 Untuk menentukan proses knowledge management yang menjadi prioritas pengembangan oleh RSUD Pasar Rebo, maka dilakukan tahapan sebagai berikut: 1. Membagi peringkat ke dalam dua kategori. Kategori pertama merupakan kategori kebutuhan tinggi, adapun peringkat yang tergolong dalam kategori ini terdiri dari peringkat 1 hingga peringkat 5. Kategori kedua yaitu kategori kebutuhan rendah yang terdiri dari peringkat 6 hingga peringkat Memberikan peringkat kebutuhan proses knowledge management yang telah dikategorikan. Pemberian peringkat dengan membandingkan kategori yang

95 75 telah didapat atas kebutuhan proses knowledge management berdasarkan kontingensi dan proses knowledge management saat ini. a. Jika kebutuhan proses knowledge management tinggi dan proses knowledge management saat ini juga tinggi, maka diberi peringkat 1 yaitu prioritas pertama pengembangan. b. Jika kebutuhan proses knowledge management tinggi dan proses knowledge management saat ini rendah, maka diberi peringkat 2 yaitu dikembangkan setelah prioritas pertama telah dikembangkan. c. Jika kebutuhan proses knowledge management rendah dan proses knowledge management saat ini tinggi, maka diberi peringkat 3 yaitu dikembangkan jika sumber daya tersedia. d. Jika kebutuhan proses knowledge management rendah dan proses knowledge management saat ini juga rendah, maka diberi peringkat 4 tidak dikembangkan. Dari penentuan tahapan di atas, maka didapat hasilnya seperti pada tabel di bawah ini. Tabel 5.13 Proses Knowledge Management Tambahan Setelah Dikategorikan Aktivitas KM Proses KM Proses KM yang dibutuhkan Proses KM saat ini Peringkat Combination Rendah Rendah 4 Discovery Socialization for knowledge discovery Tinggi Rendah 2

96 76 Tabel 5.13 Proses Knowledge Management Tambahan Setelah Dikategorikan (Sambungan) Aktivitas KM Proses KM Proses KM yang dibutuhkan Proses KM saat ini Peringkat Internalization Tinggi Tinggi 1 Capture Externalization Tinggi Rendah 2 Sharing Socialization for knowledge sharing Tinggi Tinggi 1 Exchange Tinggi Tinggi 1 Direction Tinggi Tinggi 1 Application Routines Tinggi Tinggi 1 Berdasarkan tabel di atas dapat dilihat bahwa proses knowledge management yang akan dikembangkan yang memiliki peringkat 1, 2 dan 3, yaitu social for knowledge discovery, internalization, externalization, social for knowledge sharing, exchange, direction, dan routines. 5.8 Melakukan Penilaian Infrastruktur Knowledge Management Penilaian infrastruktur knowledge management mencakup budaya organisasi, struktur organisasi, infrastruktur TI, pengetahuan umum dan lingkungan fisik. Dalam melakukan penilaian infrastruktur knowledge management, peneliti menggunakan metode observasi dan survey dengan kuisioner.

97 Budaya Organisasi Pemetaan budaya organisasi didapat dari hasil kuisioner bagian I. Penilaian budaya organisiasi diidentifikasikan atas individu terkait pentingnya pengetahuan dan pengelolaannya serta kebutuhan sistem knowledge management. Pertanyaan tentang pentingnya pengetahuan yaitu pertanyaan pada nomor 1. Pertanyaan mengenai kepentingan pengelolaan pengetahuan yaitu pertanyaan pada nomor 2, sedangkan pertanyaan tentang kebutuhan sistem knowledge management berada pada pertanyaan nomor 4. Berdasarkan hasil kuisioner yang telah disebar didapatkan 100 % responden menjawab bahwa pengetahuan merupakan aset yang penting. Hasil dapat dilihat pada tabel di bawah. Tabel 5.14 Pentingnya Pengetahuan Kepentingan Pengetahuan Kategori Jumlah Persentase Penting % Tidak penting 0 0 % Total % Terkait pentingnya pengelolaan pengetahuan, 100 % responden menjawab bahwa pengetahuan yang ada saat ini perlu dikelola dengan baik. Berikut hasil tabulasinya.

98 78 Tabel 5.15 Pengelolaan Pengetahuan Pengelolaan Pengetahuan Kategori Jumlah Persentase Perlu dikelola % Tidak perlu dikelola 0 0 % Total % Terkait kebutuhan aplikasi knowledge management system (KMS) sebanyak 91.5% responden menjawab perlu adanya knowledge management system untuk mengelola pengetahuan yang ada, sedangkan 8.5 % responden menjawab tidak perlu adanya aplikasi knowledge management system. Hasil tabulasi seperti pada tabel di bawah ini. Tabel 5.16 Kebutuhan Aplikasi KMS Kebutuhan aplikasi KMS Kategori Jumlah Persentase Perlu aplikasi KMS % Tidak perlu aplikasi KMS % Total %

99 79 Dilihat dari tabel 5.16 di atas tentang pentingnya pengetahuan, pengelolaannya dan kebutuhan akan knowledge management system, maka dapat disimpulkan budaya organisasi mendukung terciptanya pengelolaan pengetahuan Struktur Organisasi Dalam meninjau struktur organisasi RSUD Pasar Rebo, peneliti menggunakan dua atribut yaitu mengenai struktur hierarki organisasi dan community of practice. Informasi mengenai struktur hierarki organisasi didapatkan dari observasi terhadap struktur organisasi dan unit kerja RSUD Pasar Rebo. Berdasarkan hasil observasi, struktur organisasi pada RSUD Pasar Rebo adalah function structure. Selain itu organisasi ini menganut hierarki sentralisasi dimana proses pengambilan keputusan ditetapkan oleh tingkatan yang lebih tinggi atau bergantung pada pimpinan unit/divisi/pusat, kemudian hasil keputusan ditransfer kepada hierarki di bawahnya. Informasi mengenai community of practice didapat dari respon terhadap kuisioner yang telah disebar pada bagian VI. Dalam pertanyaan pada kuisioner tersebut responden diminta untuk menjawab kesediaan untuk berperan serta dalam membagi pengetahuan yang mereka miliki dalam suatu forum komunikasi sesuai dengan tugas dan fungsinya. Adapun hasil tabulasinya seperti pada tabel di bawah ini. Tabel 5.17 Peran Serta Dalam Community Of Practice Peran aktif Persentase Memberi arahan dan masukan 33.6 % Peran aktif membagi pengetahuan melalui meda lisan 34.4 % Peran aktif membagi pengetahuan melalui tulisan 25.2 % Peran aktif mendapatkan pengetahuan dalam pertemuan langsung 62.6 %

100 80 Tabel 5.17 Peran Serta Dalam Community Of Practice (Sambungan) Peran aktif Persentase Peran aktif mendapatkan pengetahuan dengan membaca dokumen 40.5 % Peran lainnya 1.5 % Berdasarkan dari tabel di atas terlihat bahwa semua responden bersedia untuk berperan aktif dalam forum komunikasi berbagi pengetahuan sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-masing Infrastruktur Teknologi Informasi Atribut yang digunakan untuk menggali informasi infrastruktur TI yaitu reach, depth, richness dan aggregation. Berdasarkan observasi diketahui bahwa untuk atribut reach yang berkaitan dengan akses dan koneksi. RSUD Pasar Rebo menggunakan jaringan LAN, VPN, dan internet yang diperuntukkan bagi pegawai. Jaringan LAN digunakan untuk proses transfer data dan informasi dari aplikasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) serta memungkinkan pegawai untuk saling berkomunikasi dalam pembagian dokumen elektronik. Jaringan internet digunakan sebagai alat komunikasi surat elektronik ( ) dan pengiriman dokumen elektronik e-budgeting dari pihak rumah sakit ke Dinas Kesehatan serta pengiriman dokumen elektronik ke instansi-instansi lainnya. Sedangkan jaringan VPN adalah jaringan yang disediakan oleh Kominfo untuk digunakan antara pihak rumah sakit dengan pihak ketiga yaitu Kemenkes. Untuk atribut depth lebih berfokus pada bandwidth yang tersedia. Organisasi menggunakan jaringan VPN dari Kominfo dan dua provider yaitu Jarindo dan Biznet untuk menyediakan layanan jaringan internet dengan bandwidth sebesar 20 Mbps oleh Jarindo dan 6 Mbps yang disediakan oleh Biznet. Bandwidth yang disediakan cukup memadai untuk kegiatan transfer dokumen dan media elektronik lainnya. VPN yang digunakan memiliki bandwidth sebesar 20 Mbps. Jaringan ini

101 81 digunakan oleh Kominfo dalam memantau perkembangan RSUD Pasar Rebo dan menjamin pengiriman dokumen elektronik dari RSUD Pasar Rebo ke instansi pemerintah terkait dapat terenkripsi dengan baik dan aman. Atribut richness melihat pada keberagaman data dan informasi yang dimiliki RSUD Pasar Rebo. Adapun data dan informasi tersebut adalah data pasien, data obat, data supplier, data pegawai baik dokter, perawat, dan pegawai, data kenaikan pangkat, dokumen laporan, dokumen penggajian, dan data/dokumen lainnya yang terkait dengan manajemen rumah sakit. Atribut aggregation melihat kepada repository atau tempat penyimpanan dokumen yang ada di RSUD Pasar Rebo. RSUD Pasar Rebo memiliki dua repositori yaitu repositori non-elektronik dan repositori elektronik. Repositori non-elektronik berupa lemari berkas yang digunakan untuk menyimpan dokumendokumen milik RSUD Pasar Rebo yang berupa hardcopy. Sedangkan untuk repositori elektronik, RSUD Pasar Rebo menggunakan server untuk menyimpan data, informasi, dan dokumen yang bersifat elektronik. Topologi jaringan yang ada di RSUD Pasar Rebo digambarkan seperti pada gambar di bawah ini.

102 82 Proxy server VPN Kominfo Database server File server Database server Mainframe Firewall Backup server Antivirus server Application server Gedung A Switch Utama Gedung B Gedung C Users lantai 1 Users lantai 2 Users lantai 3 Users lantai 4 Users lantai 4 Users lantai 2 Users lantai 1 Users lantai 3 Users lantai 1 Users lantai 2 Users lantai 5 Users lantai 6 Users lantai 7 Users lantai 8 Users lantai 8 Users lantai 6 Users lantai 5 Users lantai 7 Users lantai 3 Users lantai 4 Gambar 5.11 Topologi Jaringan RSUD Pasar Rebo Pengetahuan Umum Pengetahuan umum organisasi terkait pada pengetahuan yang dimiliki individu. Lokasi pengetahuan RSUD Pasar Rebo terbagi menjadi tiga yaitu people, artifact dan organizational entities. a. People Merupakan pengetahuan yang berada pada masing-masing individu. Pengetahuan ini didapatkan pegawai dan praktisi klinis dari rutinitas selama mengerjakan tugas dan fungsi mereka dalam organisasi. Berikut daftar pengetahuan umum yang terdapat pada people di RSUD Pasar Rebo.

103 83 Tabel 5.18 Daftar Pengetahuan Pada People Di RSUD Pasar Rebo Bagian / Bidang Bagian Umum dan Pemasaran Sumber Daya Manusia Pengetahuan umum - Pengetahuan mengenai anggaran Bagian Umum dan Pemasaran - Pengetahuan mekanisme pengadaan dan distribusi barang - Pengetahuan mengenai pencatatan dan pemeliharaan barang inventaris - Pengetahuan mengenai publikasi dan pemasaran pelayanan RSUD Pasar Rebo - Pengetahuan pendataan pasien dan pelayanan rumah sakit - Pengetahuan mengenai kerja sama dengan pihak lain dalm pelayanan rumah sakit (BPJS, Jamsostek, Pemerintah, dan lainnya) - Pengetahuan mengenai surat menyurat dan kearsipan - Pengetahuan mengenai penyimpanan dan pendistribusian surat menyurat dan arsip - Pengetahuan mengenai pengelolaan ruang rapat dan perpustakaan elektronik rumah sakit - Pengetahuan mengenai penghapusan inventaris - Pengetahuan mengenai kegiatan pemeliharaan kebersihan, keindahan, keamanan dan ketertiban RSUD Pasar Rebo - Pengetahuan mengenai anggaran Bagian Sumber Daya Manusia (SDM) - Pengetahuan pengelolaan kepegawaian - Pengetahuan mengenai pelatihan dan pendidikan pegawai/ tenaga kesehatan - Pengetahuan mengenai seminar dan perjalanan dinas - Pengetahuan mengenai pengambilan data, penelitian, dan magang dari pihak luar terhadap rumah sakit - Pengetahuan mengenai berkas administrasi pegawai - Pengetahuan mengenai pengurusan hak, kesejahteraan, penghargaan, kenaikan pangkat, cuti dan pensiun pegawai - Pengetahuan mengenai proses penempatan pegawai

104 84 Tabel 5.18 Daftar Pengetahuan Pada People Di RSUD Pasar Rebo (Sambungan) Bagian / Bidang Sumber Daya Manusia Bagian Keuangan dan Perencanaan Bagian Pelayanan Medis Pengetahuan umum - Pengetahuan mengenai penggajian pegawai - Pengetahuan mengenai konseling pegawai negeri sipil RSUD Pasar Rebo - Pengetahuan dalam menyelesaikan permasalahan hukum di RSUD Pasar Rebo - Pengetahuan mengenai penyusunan formula remunerasi - Pengetahuan mengenai anggaran Bagian Keuangan dan Perencanaan - Pengetahuan penatausahaan keuangan RSUD Pasar Rebo - Pengetahuan mengenai pengelolaan keuangan RSUD Pasar Rebo - Pengetahuan penyusunan laporan keuangan dan bahan pertanggungjawaban pengelolaan keuangan - Pengetahuan mengenai analisis dan evaluasi manfaat asset RSUD Pasar Rebo - Pengetahuan mengenai mobilisasi penerimaan keuangan - Pengetahuan mekanisme pengajuan Surat Permintaan Pembayaran dan Surat Perintah Membayar - Pengetahuan mekanisme penghitungan unit cost dan usulan tarif setiap pembayaran - Pengetahuan mengenai anggaran Bagian Pelayanan Medis - Pengetahuan mekanisme kegiatan pelayanan medis, pelayanan kegawatdaruratan, dan rujukan - Pengetahuan mengenai pengelolaan kebutuhan inventaris pelayanan medis, kegawatdaruratan dan rujukan. - Pengetahuan mengenai penyusunan SOP pelayanan medis - Pengetahuan mekanisme penyuluhan kesehatan rumah sakit

105 85 Tabel 5.18 Daftar Pengetahuan Pada People Di RSUD Pasar Rebo (Sambungan) Bagian / Bidang Bagian Pelayanan Medis Bagian Pelayanan Penunjang Medis Bidang Pelayanan Keperawatan Pengetahuan umum - Pengetahuan mengenai penelitian dan pengembangan pelayanan kesehatan - Pengetahuan mengenai koordinasi penyelenggaraan keselamatan pasien, perawatan penyakit infeksi dan pelayanan ambulans - Pengetahuan mengenai kegiatan sebelum, saat dan pasca operasi pasien - Pengetahuan mengenai perawatan pasien - Pengetahuan mengenai tindakan awal penanganan pasien - Pengetahuan mengenai anggaran Bagian Pelayanan Penunjang Medis - Pengetahuan mengenai rekam medis - Pengetahuan mengenai penyelenggaraan kesehatan dan keselamatan kerja, laundry dan sanitasi rumah sakit - Pengetahuan mengenai SOP pelayanan penunjang medis - Pengetahuan mengenai pelayanan gizi, laboratorium, farmasi, radio-diagnostik, dan rehabilitasi medik. - Pengetahuan mengenai kegiatan pelayanan penunjang medis - Pengetahuan mengenai anggaran Bagian Pelayanan Keperawatan - Pengetahuan mengenai penyusunan Pedoman/Instruksi kerja bidang keperawatan - Pengetahuan mengenai pembinaan, pengembangan dan kegiatan pelayanan keperawatan - Pengetahuan mengenai perawatan pasien - Pengetahuan mekanisme penggunaan alat keperawatan

106 86 b. Artifact Strandard operating procedure (SOP) merupakan salah satu artifact pada RSUD Pasar Rebo. Artifact merupakan pengetahuan yang berbentuk explicit. Artifact RSUD Pasar Rebo tersimpan dalam bentuk elektronik dan nonelektronik. Pada elektronik, data dan informasi tersimpan pada server yang menjadi tempat penyimpanannya, sedangkan dalam bentuk non-elektronik, dokumen-dokumen, SOP, dan kebijakan lainnya tersimpan pada lemari arsip/berkas di masing-masing bagian. c. Organizational entities Pengetahuan yang terdapat pada organizational entities merupakan pengetahuan organisasi terkait peraturan perusahaan dalam menjalankan tugas dan fungsi pokok masing-masing individu dan unit bagian serta metodologi yang sering digunakan dalam menyelesaikan pekerjaan Lingkungan Fisik Penilaian lingkungan fisik ditekankan pada fasilitas yang telah tersedia di RSUD Pasar Rebo dalam memfasilitas kegiataan pengelolaan pengetahuan. Berdasarkan observasi diketahui bahwa RSUD Pasar Rebo memiliki ruang rapat, meja kerja untuk masing-masing pegawai, ruang perawat di masing-masing unit kerja pelayanan medis, kantin dan lobi yang merupakan fasilitas dan memungkinkan terjadinya penyebaran dan pertukaran pengetahuan. Selain itu, RSUD Pasar Rebo juga memiliki 194 komputer yang tersebar di lingkungan rumah sakit (Daftar inventaris komputer RSUD Pasar Rebo, 2014). 5.9 Mengembangkan Sistem, Mekanisme Dan Teknologi Knowledge Management Yang Dibutuhkan Pada tahap ini dilakukan identifikasi yang dibutuhkan dalam mengembangkan sistem, mekanisme dan teknologi knowledge management RSUD Pasar Rebo. Identifikasi menggunakan metode survey dengan penyebaran kuisioner dan studi literatur Fernandez & Sabherwal. Metode survey digunakan untuk mendapatkan modul knowledge management system yang akan dipetakan ke dalam teknologi

107 87 knowledge management, sedangkan studi literatur Fernandez & Sabherwal menjadi dasar pemetaan pemetaan hubungan keterkaitan antara proses knowledge management dengan mekanisme dan teknologi knowledge management. Pemetaan proses knowledge management kemudian disesuaikan dengan prioritas poses pengembangan knowledge management RSUD Pasar Rebo yaitu social for knowledge discovery, internalization, externalization, social for knowledge sharing, exchange, direction, dan routines. Setelah itu dilakukan pemetaan modul knowledge management system yang didapat dari kuisioner terhadap teknologi knowledge management dengan melihat fungsi modul knowledge management system yang dapat mencakup proses dan mekanisme knowledge management yang terjadi. Tabel 5.19 Pemetaan Teknologi Knowledge Management Proses knowledge management Keterangan Mekanisme knowledge management Teknologi knowledge management Social for knowledge discovery Interaksi karyawan untuk mendapatkan pengetahuan baru Rotasi karyawan, diskusi, brainstorming Forum diskusi, Mailing list, Chatting, Video Conference Manajemen Internalization Proses mendapatkan pengetahuan dari pengetahuan explicit yang ada. Learning by doing, magang/pelatihan, observasi pengetahuan, Manajemen dokumen, Manajemen artikel/berita, Forum Externalization Menuangkan pengetahuan yang dimiliki ke dalam bentuk dokumen Pengalaman, best practices, lesson learned Manajemen pengetahuan, Forum

108 88 Tabel 5.19 Pemetaan Teknologi Knowledge Management (Sambungan) Proses knowledge management Keterangan Mekanisme knowledge management Teknologi knowledge management Social for knowledge sharing Interaksi antar karyawan dalam membagi pengetahuan yang dimilikinya Rotasi karyawan, diskusi, brainstorming, seminar Forum diskusi, Mailing list, Chatting, Video Conference Manajemen Exchange Pertukaran pengetahuan explicit antar karyawan Memo, presentasi, surat artikel, user manual dokumen, Manajemen artikel/berita, Pencarian dokumen dan artikel Routines Menggunakan pengetahuan yang ada dalam prosedur kerja atau pun SOP yang ada Kebijakan organisasi, SOP, pengalaman kerja Manajemen pengetahuan, Manajemen dokumen, Pencarian dokumen dan artikel Mendapatkan bantuan dalam Direction menyelesaikan permasalahan dalam pekerjaan tanpa menyalurkan Pusat bantuan, help desk Forum, Manajemen pengetahuan knowledge yang dimiliki.

109 89 Dari hasil pembahasan pada tabel 5.19, dipetakan fitur-fitur yang dibutuhkan bagi knowledge management system RSUD Pasar Rebo terhadap modul yang ada pada teknologi knowledge management yang didapat. Adapun fitur-fitur tersebut dapat dilihat pada tabel di bawah ini. Tabel 5.20 Fitur-Fitur Pengembangan KMS No Teknologi Knowledge Management Fitur KMS 1 Manajemen artikel / berita Berita 2 Forum diskusi Forum Diskusi 3 Pencarian dokumen / pengetahuan / Searching tool artikel 4 Mailing list Mailing list 5 Manajemen dokumen Upload/download dokumen 6 Manajemen pengetahuan Pengetahuan/wiki 7 Chatting/video conference Chatting/video conference Kebutuhan fitur tersebut juga diperkuat dengan hasil kuisioner bagian III yang telah disebarkan guna mencari tahu kebutuhan fitur yang diinginkan oleh responden di RSUD Pasar Rebo. Hasil kuisioner tentang kebutuhan fitur KMS dipetakan pada tabel 5.21 dengan menghitung persentase masing-masing fitur yang dipilih oleh responden terhadap jumlah total responden dengan data valid. Tabel 5.21 Fitur-Fitur Kebutuhan KMS RSUD Pasar Rebo Fitur-fitur KMS Persentase Peringkat Dokumentasi pengetahuan / artikel 48.9% 3 Forum diskusi 53.4% 2 Pencarian dokumen/ pencarian pengetahuan / artikel 67.9% 1 Mailing list 25.2% 6

110 90 Tabel 5.21 Fitur-Fitur Kebutuhan KMS RSUD Pasar Rebo (Sambungan) Fitur-fitur KMS Persentase Peringkat Download / upload dokumen (manajemen dokumen) 47.3% 4 Database berisi pengalaman tentang penyelesaian kasus-kasus dengan solusi 38.2% 5 yang telah dicapai Chatting / video conference 13.7% 7 Lainnya 1.5% 8 Dari hasil Tabel 5.21 dapat dilihat fitur-fitur yang akan dikembangkan. Dalam menentukan fitur yang dikembangkan, penulis memprioritaskan pengembangan fitur pada peringkat 1 hingga peringkat 5. Prioritas peringkat dipilih berdasarkan hasil kuisioner yang telah disebar di mana kebutuhan pengguna akan fitur knowledge management system paling banyak tersebar pada peringkat 1 hingga peringkat 5. Kemudian dilakukan pemetaan fitur-fitur tersebut terhadap ketersediaan aplikasi yang ada. Fitur-fitur ini nantinya diharapkan dapat digunakan untuk pengembangan KMS RSUD Pasar Rebo. Hasil pemetaan dapat dilihat pada tabel di bawah ini. Tabel 5.22 Pemetaan Fitur-Fitur Pengembangan KMS RSUD Pasar Rebo No Fitur KMS Aplikasi Aplikasi Tersedia Dikembangkan Keterangan 1 Dokumentasi berita / artikel (manajemen Belum ada berita) 2 Forum diskusi Belum ada 3 Pencarian dokumen / pengetahuan / artikel Belum ada

111 91 Tabel 5.22 Pemetaan Fitur-Fitur Pengembangan KMS RSUD Pasar Rebo (Sambungan) No Fitur KMS Aplikasi Tersedia Aplikasi Dikembangkan Keterangan 4 Upload/download dokumen Belum ada Database berisi pengalaman tentang penyelesaian kasus- 5 kasus dengan solusi Belum ada yang telah dicapai (manajemen pengetahuan) Berdasarkan Tabel 5.22 dapat dilihat fitur-fitur KMS yang akan dikembangkan adalah dokumentasi pengetahuan / artikel, forum diskusi, pencarian dokumen / pengetahuan / artikel, upload/download dokumen, dan database berisi pengalaman tentang penyelesaian kasus-kasus dengan solusi yang telah dicapai.

112 BAB 6 RANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM Bab ini berisi rancangan dan desain knowledge management system (KMS) yang dibutuhkan oleh RSUD Pasar Rebo berdasarkan hasil analisis pada bab sebelumnya. Rancangan KMS dibagi menjadi dua kebutuhan yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan non-fungsional. 6.1 Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional adalah kebutuhan akan aktifitas-aktifitas mencakup fungsi dan layanan yang harus disediakan oleh sistem. Identifikasi kebutuhan fungsional di dapat dari kebutuhan fitur KMS pada Tabel Kebutuhan fungsional KMS RSUD Pasar Rebo sebagai berikut: 1. Pengetahuan/Wiki Modul ini digunakan berbagi pengetahuan yang dimiliki oleh pengguna, baik pengetahuan umum, pengetahuan spesifik, maupun pengetahuan dalam menyelesaikan suatu kasus. Dalam modul ini, pengguna dapat menulis suatu pengetahuan, melihat, mengubah dan menghapus pengetahuan. 2. Forum diskusi Modul ini digunakan untuk saling berinteraksi antar pengguna melalui topiktopik tertentu. Modul ini dibagi ke dalam dua jenis thread/forum yaitu forum biasa, dan forum pertanyaan. Pada forum biasa, pengguna dapat membuat, melihat, mengubah, dan menghapus thread terkait permasalahan yang akan didiskusikan serta memberikan komentar atas thread yang ada. Sedangkan pada forum pertanyaan, selain membuat, melihat, mengubah, menghapus dan memberikan komentar, pengguna juga dapat memvalidasi komentar-komentar thread sebagai suatu jawaban yang benar (solusi) atas pertanyaan yang diajukan. 92

113 93 3. Artikel / berita Modul ini merupakan pengelolaan sebuah artikel dan berita (issue) penting yang berada diseputar RSUD Pasar Rebo. Pengguna dapat mencari dan melihat berita/artikel tersebut. 4. Upload/Download Dokumen Dalam modul ini pengguna dapat saling membagikan dokumen yang mereka miliki. Dokumen akan disimpan ke dalam database dan dapat diunduh oleh pengguna. Pengguna diberikan hak akses untuk mengunggah, mengubah, menghapus, dan mengunduh dokumen yang ada. 5. Pencarian pengetahuan / dokumen / artikel Dengan menggunakan searching tool dapat memudahkan pengguna dalam melakukan pencarian atas suatu pengetahuan/dokumen/artikel juga forum. Sistem akan menampilkan konten yang sesuai dengan kata kunci yang dimasukkan oleh pengguna. 6.2 Kebutuhan Non-Fungsional Kebutuhan non-fungsional adalah kebutuhan yang merujuk pada sifat-sifat yang dimiliki oleh sistem dan mendukung keberhasilan. Kebutuhan non-fungsional ini didapat dari studi literatur terhadap penelitian-penelitian sebelumnya. Adapun kebutuhan non-fungsional tersebut meliputi kebutuhan operasional, kebutuhan performa, dan kebutuhan keamanan. 1. Kebutuhan operasional Sistem yang dibangun berbasis web dan terhubung ke jaringan internet sehingga memudahkan pengguna dalam mengakses kapan saja dan dimana saja melalui web browser. Sistem dibuat dengan menggunakan pemrograman PHP dan database MySQL, hal ini bertujuan untuk menyamakan platform yang digunakan pada website yang dimiliki oleh RSUD Pasar Rebo.

114 94 2. Kebutuhan performa Sistem harus dapat diakses 24 jam dalam sehari dan 7 hari dalam seminggu. Sistem yang dibangun harus memiliki response time yang cepat dan mampu diakses oleh sejumlah besar pengguna dalam waktu yang bersamaan. 3. Kebutuhan keamanan Untuk menjaga keamanan sistem, KMS RSUD Pasar Rebo menggunakan firewall untuk mencegah threat yang mungkin muncul dan mekanisme login terhadap pengguna untuk keperluan autentifikasi. Hal ini guna menghindari pihak yang tidak berkepentingan mengakses dan menggunakan sistem ini. Mekanisme login memiliki tiga hak akses yang diberikan kepada user yaitu sebagai pengguna, tim ahli dan administrator. 6.3 Use Case Diagram Berdasarkan analisis terhadap proses knowledge management RSUD Pasar Rebo yang telah dijelaskan pada bab 5 dan fitur-fitur knowledge management yang pada bab 6.1 tersebut, dibangun use case diagram untuk melihat hubungan antara aktor (user) dengan KMS RSUD Pasar Rebo. Untuk membangun use case diagram terlebih dahulu dilakukan pemetaan fitur-fitur knowledge management system yang telah didapat untuk mencari aktor/user mana yang menggunakan use case apa. Tiap fitur di petakan fungsi-fungsinya ke dalam use case, dan tiap-tiap use case tersebut ditentukan aktor/user yang dapat menggunakannya. Pemetaan fitur terhadap aktor/user dan use case dipetakan pada tabel 6.1 berikut. Tabel 6.1 Pemetaan Fitur KMS Terhadap Use Case Aktor Fitur KMS Use Case Artikel/berita Menampilkan artikel/berita Forum diskusi Mengikuti forum diskusi Pengguna Pengetahuan/Wiki Memverifikasi jawaban forum Dokumen Menambahkan pengetahuan Searching tool Mengubah pengetahuan

115 95 Tabel 6.1 Pemetaan Fitur KMS Terhadap Use Case (Sambungan) Aktor Fitur KMS Use Case Pengguna Tim Ahli Administrator Artikel/berita Forum diskusi Pengetahuan/Wiki Dokumen Searching tool Artikel/berita Forum diskusi Pengetahuan/Wiki Dokumen Searching tool Artikel/berita Forum diskusi Pengetahuan/Wiki Akun User Konfigurasi Web Menampilkan pengetahuan Mengunggah dokumen Mengunduh dokumen Mengubah dokumen Menghapus dokumen Melakukan pencarian Menampilkan artikel/berita Mengikuti forum diskusi Memverifikasi jawaban forum Menambahkan pengetahuan Mengubah pengetahuan Menampilkan pengetahuan Memvalidasi pengetahuan Mengelola kategori pengetahuan Mengunggah dokumen Mengunduh dokumen Mengubah dokumen Menghapus dokumen Melakukan pencarian Mengelola artikel/berita Mengelola kategori forum Mengelola kategori pengetahuan Mengelola user Mengelola konfigurasi Pada use case diagram KMS RSUD Pasar Rebo memiliki tiga aktor yaitu pengguna, tim ahli, dan administrator. Pengguna memiliki hak akses untuk mengikuti forum diskusi, memverifikasi jawaban/komentar atas jenis forum pertanyaan sebagai jawaban/komentar solusi, mengunggah dokumen, mengunduh

116 96 dokumen, mengubah dokumen, menghapus dokumen, menambahkan pengetahuan, mengubah pengetahuan, menampilkan pengetahuan, dan menampilkan artikel/berita. Tim ahli memiliki hak akses yang sama seperti pengguna dengan tambahan melakukan validasi terhadap draft pengetahuan yang telah dibuat oleh pengguna dan mengelola pengetahuan. Sedangkan administrator dalam sistem ini bertugas untuk mengelola keseluruhan fungsi sistem yaitu mengelola user, mengelola konfigurasi, mengelola kategori forum diskusi, mengelola artikel/berita, dan mengelola kategori pengetahuan. Pemetaannya dapat dilihat pada gambar 6.1 di bawah ini.

117 97 KMS RSUD Pasar Rebo Menampilkan berita/artikel Mengikuti forum diskusi Melakukan pencarian Mengunggah dokumen <<extends>> Pengguna Mengunduh dokumen Memverifikasi jawaban forum Mengubah dokumen Melakukan pencarian <<include>> Menghapus dokumen <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> Menambahkan pengetahuan <<include>> Mengubah pengetahuan <<include>> <<include>> <<include>> Menampilkan pengetahuan <<include>> <<include>> Login <<extends>> Logout Memvalidasi draft pengetahuan <<include>> <<include>> Tim ahli Mengelola kategori pengetahuan Mengelola kategori forum <<include>> <<include>> Mengelola manajemen berita/artikel Mengelola user <<include>> Administrator Mengelola Konfigurasi Gambar 6.1 Use Case Diagram Penentuan aktor dalam use case berdasarkan struktur organisasi RSUD Pasar Rebo dilihat dari tugas pokok dan fungsi yang berkesesuaian dalam unit/bagian pada organisasi RSUD Pasar Rebo. Pengguna ialah seluruh pegawai RSUD Pasar Rebo, baik praktisi klinis maupun praktisi non-klinis. Wewenang hak akses Tim Ahli diberikan kepada Komite Medik, Komite Keperawatan dan Komite Penunjang yang sesuai untuk mengelola dan memvalidasi pengetahuan yang

118 98 terdapat pada Bagian Pelayanan Medik, Bagian Sumber Daya Manusia dan Bagian Umum dan Pemasaran, di mana sesuai dengan tugas pokok dan fungsi komite-komite tersebut yang telah dijelaskan pada Pergub No 216 Tahun 2014 Tentang Organisasi dan Tata Kerja RSUD Pasar Rebo, sedangkan hak akses Administrator dikelola oleh Unit SIMRS RSUD Pasar Rebo yang mana memiliki tugas untuk mengelola keseluruhan sistem informasi dan teknologi informasi yang ada pada RSUD Pasar Rebo. 6.4 Rancangan Activity Diagram Dari use case diagram di atas, maka dapat dibuat diagram aktivitas tiap-tiap use case yang ada Menampilkan Berita/Artikel Untuk menampilkan berita/artikel ini, pengguna tidak harus login terlebih dahulu. Menu ini dapat diakses oleh siapa saja untuk melihat berita/artikel terbaru seputar RSUD Pasar Rebo.

119 99 Menu Berita Mencari berita Memilih berita Menampilkan berita Gambar 6.2 Activity Diagram Menampilkan Berita/Artikel Dari gambar di atas dijelaskan tahapan dalam menampilkan berita/artikel. Pengguna dapat masuk ke menu berita kemudian memilih berita atau mencari berita yang ingin ditampilkan, setelah itu sistem akan menampilkan berita yang dipilih Mengikuti Forum Diskusi Dalam kegiatan membagi dan mendapatkan pengetahuan dari user lain, user dapat menggunakan fasilitas forum diskusi. Pada forum diskusi user dapat membuat suatu thread/forum baru, mengkomentari thread user lain dan mengubah thread sendiri. Untuk mengikuti forum diskusi, user (aktor) diharuskan untuk login terlebih dahulu.

120 100 Login Menu Forum Melihat thread Mengubah thread Menambah thread Memilih thread Memilih thread Memberikan komentar Memasukan judul Memilih topik thread Memilih jenis thread Mengisi thread Mengubah isi thread Memasukan gambar Gambar 6.3 Activity Diagram Mengikuti Forum Diskusi Gambar di atas menjelaskan tahapan-tahapan dalam aktivitas dalam mengikuti forum diskusi. Setelah login ke dalam sistem, user memilih menu forum diskusi. Sistem akan menampilkan forum diskusi. Kemudian user dapat memilih untuk membuat thread baru berdasarkan topik kategori yang ada, melihat thread orang lain lalu mengomentari isi thread tersebut, mengubah isi thread mereka sendiri ataupun menghapus thread mereka sendiri.

121 Memverifikasi Jawaban Forum Dalam forum terdiri dari dua jenis forum yaitu forum biasa dan forum pertanyaan. Forum biasa merupakan forum dimana terjadi interaksi diskusi dan saling berbagi pengetahuan antar user tanpa memerlukan verifikasi komentar dari pemilik thread tersebut. Sedangkan forum pertanyaan mirip seperti forum biasa namun pada forum ini dibutuhkan verifikasi atas komentar-komentar user lain sebagai solusi dari pertanyaan yang diajukan oleh pemilik thread. Login Menu Forum Memilih thread pertanyaan Melihat komentar Memverifikasi komentar sebagai jawaban benar Tidak Gambar 6.4 Activity Diagram Memverifikasi Jawaban Forum Dari gambar di atas dapat dilihat tahapan dalam memverifikasi komentar suatu thread. User pemilik thread harus terlebih dahulu login untuk dapat masuk ke dalam sistem. Kemudian memilih thread pertanyaan milik mereka. Setelah itu, user dapat menilai komentar-komentar dari user lain untuk mencari jawaban yang paling tepat dan menjadi solusi bagi pertanyaan yang diajukan pada thread

122 102 tersebut. Lalu user memverifikasi komentar yang paling tepat tersebut sebagai solusi pertanyaan dan sistem akan menampilkan/menandai komentar tersebut sehingga user lain dapat melihat bahwa thread pertanyaan tersebut telah memiliki solusi Melakukan Pencarian Fitur ini bertujuan untuk memudahkan user/aktor dalam mencari berita, pengetahuan, dokumen, maupun forum dalam knowledge management system. Sebelum menggunakan fitur ini, user akan diminta melakukan login terlebih dahulu. Login Pencarian Masukkan kata kunci Memilih konten yang dicari Gambar 6.5 Activity Diagram Melakukan Pencarian Pencarian dapat dilakukan pada masing-masing fitur yang tersedia dalam knowledge management system. Setelah memasukkan kata kunci pencarian, sistem akan menampilkan konten yang sesuai dengan kata kunci tersebut. User dapat memilih konten yang dicari untuk ditampilkan.

123 Menggunakan Fitur Pengetahuan Fitur ini digunakan untuk memfasilitasi user/aktor dalam berbagi pengetahuan melalui suatu tulisan. Pengetahuan yang dituangkan dapat berupa pengetahuan ilmiah, best practice dalam menjalankan aktivitas pekerjaan, penyelesaian atas suatu kasus-kasus dan solusi pemecahannya, dan lain sebagainya. Pada fitur ini terdapat tiga use case diagram, yaitu menambahkan pengetahuan, mengubah pengetahuan dan menampilkan pengetahuan, yang dapat dilakukan oleh user sebagai pengguna. Ketiga aktivitas diagram dari tiga use case diagram tersebut adalah seperti berikut: Menambahkan pengetahuan Fitur ini digunakan oleh pengguna untuk menambahkan pengetahuan yang mereka miliki. Pengetahuan yang ditambahkan ke dalam sistem akan tersimpan sebagai suatu Draft Pengetahuan dan belum dapat ditampilkan sebagai suatu pengetahuan valid. User diminta melakukan login sebelum menggunakan fungsi fitur ini, setelah itu dapat menuliskan pengetahuan yang dimiliki dan disimpan di dalam sistem.

124 104 Login Menu Pengetahuan Menambah pengetahuan Memasukkan judul Mengisi urutan pengetahuan Memasukkan gambar Menuliskan pengetahuan Menyimpan pengetahuan Gambar 6.6 Acivity Diagram Menambahkan Pengetahuan Mengubah pengetahuan Pada fitur ini user dapat mengubah pengetahuan yang telah mereka tulis sebelumnya. Login diperlukan terlebih dahulu untuk dapat menggunakan fungsi mengubah pengetahuan dari fitur pengetahuan knowledge management system ini. Aktivitas selanjutnya ialah masuk ke dalam menu pengetahuan dan memilih pengetahuan yang akan diubah kemudian mengubah konten dari pengetahuan tersebut. Diagram aktivitasnya digambarkan seperti pada gambar 6.7 berikut

125 105 Login Menu Pengetahuan Mengubah pengetahuan Memilih pengetahuan yang akan diubah Melakukan perubahan konten pengetahuan Menyimpan pengetahuan Gambar 6.7 Activity Diagram Mengubah Pengetahuan Menampilkan pengetahuan Fungsi ini berguna untuk menampilkan pengetahuan yang telah divalidasi dan terpublikasi dalam sistem. Dengan menggunakan fungsi ini, user dapat membaca dan mendapatkan pengetahuan yang valid dari user lainnya karena pengetahuan tersebut telah melewati tahap validasi sebagai suatu pengetahuan yang benar oleh Tim Ahli. Proses aktivitas menampilkan pengetahuan diawali dengan melakukan login dan masuk ke dalam sistem terlebih dahulu kemudian memilih pengetahuan yang akan dibaca seperti ditunjukkan pada gambar 6.8 berikut.

126 106 Login Menu Pengetahuan Melihat pengetahuan Memilih pengetahuan yang akan dilihat Membaca pengetahuan Gambar 6.8 Activity Diagram Menampilkan Pengetahuan Menggunakan Fitur Dokumen Fitur dokumen merupakan fasilitas bagi user untuk berbagi pengetahuan dalam bentuk file dokumen. Dokumen akan disimpan rapi di dalam sistem sehingga memudahkan dalam pencarian. Dalam fitur ini terdapat empat diagram aktivitas dari empat use case yang dimiliki fitur yaitu mengunggah, mengunduh, mengubah dan menghapus dokumen. Penggunaan fitur ini dimulai dengan melakukan login untuk masuk ke dalam knowledge management system terlebih dahulu. Keempat diagram aktivitas tersebut dijelaskan seperti berikut: Mengunggah dokumen Fungsi ini bertujuan untuk mengunggah dokumen dan membagikannya melalui knowledge management system agar pengelolaan dokumen juga dapat terjadi dengan baik.

127 107 Login Menu Dokumen Tambah dokumen Memasukkan nama dokumen Mengupload file dokumen Memasukkan keterangan Simpan dokumen Reset Gambar 6.9 Activity Diagram Mengunggah Dokumen Mengunduh dokumen Dokumen-dokumen yang terkelola dalam sistem dapat diunduh oleh user dengan semua hak akses. Dengan bantuan knowledge management system penyebaran dan pertukaran pengetahuan dan informasi menjadi lebih efisiensi. Dokumen dapat langsung diunduh untuk kemudian disimpan pada komputer masing-masing user. Berikut diagram aktivitasnya.

128 108 Login Menu Dokumen Memilih dokumen Menyimpan unduhan dokumen Gambar 6.10 Activity Diagram Mengunduh Dokumen Mengubah dokumen Fungsi ini digunakan untuk melakukan perubahan atas data dokumen yang telah user unggah ke dalam sistem. User hanya dapat mengubah data dokumen yang telah mereka unggah ke dalam sistem dan tidak dapat mengubah data dokumen milik user lain.

129 109 Login Menu Dokumen Memilih dokumen yang akan diubah Mengubah konten dokumen Simpan Gambar 6.11 Activity Diagram Mengubah Dokumen Setelah melakukan perubahan, dokumen disimpan ke dalam sistem dan database untuk diperbaharui. Menghapus dokumen Sama seperti proses mengubah dokumen, dokumen yang dapat dihapus ialah dokumen milik user itu sendiri. Aktivitas ini diperlihatkan pada gambar 6.12 berikut.

130 110 Login Menu Dokumen Memilih dokumen Menghapus dokumen Gambar 6.12 Activity Diagram Menghapus Dokumen Memvalidasi Draft Pengetahuan Dalam menulis dan membagikan suatu pengetahuan ke dalam sistem, user tidak dapat langsung mempublikasikan pengetahuan tersebut namun pengetahuan akan tersimpan sebagai draft di dalam sistem. Draft tersebut akan divalidasi oleh user dengan hak akses Tim ahli, kemudian setelah itu dapat dipublikasikan di dalam sistem agar user lain dapat melihat.

131 111 Login Menu manajemen pengetahuan Memilih draft pengetahuan Menilai isi draft pengetahuan Memvalidasi/mengubah status draft pengetahuan Batal Mempublikasikan pengetahuan Gambar 6.13 Activity Diagram Memvalidasi Draft Pengetahuan Setelah login dan masuk ke dalam sistem, user memilih menu manajemen pengetahuan. Kemudian user memilih pengetahuan yang masih berupa draft untuk di-review. Jika pengetahuan tersebut merupakan pengetahuan dengan nilai yang valid dan benar, maka dapat divalidasi sebagai suatu pengetahuan dan dipublikasi di dalam sistem Mengelola Kategori Pengetahuan Pengelolaan pengetahuan dalam KMS ini dikelompokkan berdasarkan kategori sehingga memudahkan user dalam mencari.

132 112 Login Menu manajemen pengetahuan Menu manajemen kategori pengetahuan Menambah kategori pengetahuan Mengubah kategori pengetahuan Menghapus kategori pengetahuan Memasukkan nama kategori pengetahuan Memasukkan no urutan Memasukkan keterangan kategori Simpan kategori pengetahuan Gambar 6.14 Activity Diagram Mengelola Kategori Pengetahuan Pengelolaan kategori pengetahuan diberikan kepada user dengan level akses Administrator dan Tim ahli. Dalam pengelolaan ini user dapat memilih untuk menambahkan, mengubah atau pun menghapus kategori pengetahuan Mengelola Manajemen Berita/Artikel Manajemen berita/artikel hanya dikelola oleh user dengan hak akses Administrator.

133 113 Login Menu manajemen berita/artikel Melihat berita/artikel Menambah berita/artikel Mengubah berita/artikel Menghapus berita/artikel Memilih berita/artikel Memasukkan judul Membaca berita/artikel Mengisi urutan berita/artikel Memilih kategori berita/artikel Memasukkan gambar Memilih status berita/artikel Menuliskan berita/artikel Merubah isi berita/artikel Menyimpan berita/artikel Gambar 6.15 Activity Diagram Mengelola Manajemen Berita/Artikel Gambar 6.15 di atas menjelaskan bagaimana tahapan dalam pengelolaan manajemen berita/artikel. Untuk dapat mengelola berita/artikel, administrator harus login terlebih dahulu. Setelah masuk ke dalam sistem, administrator memilih menu manajemen berita/artikel. Dalam menu manajemen berita/artikel terdapat beberapa pilihan sub menu yang dapat digunakan yaitu, menambah berita, mengubah berita, menghapus berita atau melihat berita yang sudah dipublikasi.

134 Mengelola Kategori Berita Pengelolaan berita dalam KMS ini dikelompokkan berdasarkan kategori sehingga memudahkan user dalam mencari. Login Menu berita/artikel Menu kategori berita/artikel Menambah kategori berita/artikel Mengubah kategori berita/artikel Menghapus kategori berita/artikel Memasukkan nama kategori berita/artikel Memasukkan no urutan Memasukkan keterangan kategori Simpan kategori berita/artikel Gambar 6.16 Activity Diagram Mengelola Kategori Berita/Artikel Pengelolaan kategori berita diberikan kepada user dengan level akses Administrator. Pertama administrator harus login terlebih dahulu. Setelah masuk ke dalam sistem, administrator dapat memilih menu manajemen berita/artikel, kemudian sub menu kategori berita untuk mengelola kategori berita. Dalam pengelolaan ini administrator dapat memilih untuk menambahkan, mengubah atau pun menghapus kategori berita.

135 Mengelola Kategori Forum Pengelolaan forum dalam KMS ini dikelompokkan berdasarkan kategori sehingga memudahkan user dalam mencari dan menyortir. Login Menu forum Menu kategori forum Menambah kategori forum Mengubah kategori forum Menghapus kategori forum Memasukkan nama kategori forum Memasukkan no urutan Memasukkan keterangan kategori Simpan kategori forum Gambar 6.17 Activity Diagram Mengelola Kategori Forum Pengelolaan kategori forum diberikan kepada user dengan level akses Administrator. Untuk dapat masuk ke dalam sistem, administrator diwajibkan login terlebih dahulu. Setelah itu administrator dapat memilih menu forum, kemudian sub menu kategori forum untuk mengelola kategori forum. Dalam pengelolaan ini administrator dapat memilih untuk menambahkan, mengubah atau pun menghapus kategori forum Mengelola User Pengelolaan User hanya diberikan kepada user dengan hak akses Administration. Pada pengelolaan ini administrator dapat menambahkan,

136 116 mengubah dan menghapus user yang terdaftar didalam sistem. Pada pengelolaan ini juga ditentukan hak akses pada tiap-tiap user dalam mengakses sistem KMS. User yang telah terdaftar di dalam sistem KMS dapat melakukan login untuk mengakses aplikasi KMS sesuai dengan hak aksesnya. Berikut dijelaskan diagram aktivitas pengelolaan user pada gambar di bawah ini. Login Menu User Menambah user Mengubah user Menghapus user Memasukkan nama user Memasukkan alamat Memasukkan username Memilih hak akses Simpan user Gambar 6.18 Activity Diagram Mengelola User Mengelola Konfigurasi Pengelolaan konfigurasi hanya dapat dilakukan oleh user dengan hak akses Administrator. Pengelolaan ini mengelola konfigurasi umum seputar KMS RSUD Pasar Rebo meliputi data umum, jejaring sosial, search engine optimation

137 117 (SEO), google map, logo organisasi dan icon website organisasi. Pada data umum terdiri dari nama web, alamat resmi website organisasi, nomor telepon dan fax organisasi, dan nomor kontak hp. Pada jejaring sosial terdiri alamat resmi facebook dan twitter organisasi. Pada search engine optimation (SEO) terdiri dari keywords dan metatext yang dapat dicari di mesin pencarian google. Sedangkan google map yaitu meng-embbeded link map RSUD Pasar Rebo untuk ditampilkan petanya.

138 118 Login Menu Konfigurasi Mengelola konfigurasi umum Men-setting Logo Men-setting icon Memasukkan nama organisasi Meng-upload logo baru Meng-upload icon baru Memasukkan tagline/moto perusahaan Menyimpan logo baru Menyimpan icon baru Memasukkan alamat website Memasukkan alamat lengkap perusahaan Memasukkan no telp Memasukkan no fax Memasukkan kontak no hp Memasukkan alamat FB Memasukkan alamat twitter Memasukkan keywords Memasukkan metatext Memasukkan embeded google map Gambar 6.19 Activity Diagram Mengelola Konfigurasi 6.5 Perancangan Teknologi Arsitektur Knowledge Management System Dalam merancang teknologi arsitektur knowledge management sistem (KMS), penulis mengadopsi teori Amrit Tiwana (2000). Dalam teori tersebut dijelaskan bahwa teknologi arsitektur KMS terdiri dari 7 lapisan yaitu, interface layer,

139 119 access and authentication layer, collaborative intelligence and filtering layer, application layer, transport layer, middleware and legacy layer, dan repository. a. Interface layer Lapisan ini merupakan lapisan paling luar dimana menjadi tempat terjadinya interaksi antara user dengan sistem. KMS yang dikembangkan berbasis web sehingga pengguna dapat mengakses informasi KMS dimana saja dan kapan saja dengan menggunakan web browser dan terhubung dengan koneksi internet. Pemilihan KMS berbasis web didasarkan atas keterbatasan waktu yang dimiliki pengguna dalam melakukan penyebaran pengetahuan yang mereka miliki pada saat jam kerja, di mana tugas utama pengguna KMS ini (pegawai RSUD Pasar Rebo) ialah memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat sehingga dengan interface yang berbasis web dapat memudahkan penyebaran pengetahuan di luar jam kerja dan dimana saja. b. Access and authentication layer Pada lapisan ini terjadi mekanisme login. Login digunakan untuk pengecekan otentifikasi dan hak akses user yang masuk ke dalam sistem. User yang dapat melakukan login adalah user yang telah terdaftar di dalam sistem, hal ini untuk menghindari penyalahgunaan dari pihak luar masuk dan mengakses sistem. c. Collaborative intelligence and filtering layer Pada lapisan ini dilakukan indexing pada data yang masuk ke dalam sistem. KMS yang dikembangkan juga akan dilengkapi fitur pencarian sehingga memudahkan user dalam mencari pengetahuan yang ada di dalam sistem. d. Application layer KMS yang dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan java script, database menggunakan MySQL dan web browser menggunakan Apache. Pemilihan bahasa pemrograman dan database yang digunakan bertujuan untuk menyamakan platform KMS yang dikembangkan dengan

140 120 dengan website yang dimiliki RSUD Pasar Rebo. Pada lapisan ini terletak fitur-fitur KMS yang dikembangkan yaitu manajemen artikel/berita, manajemen pengetahuan, forum diskusi, dan manajemen dokumen. e. Transport layer Lapisan ini merupakan lapisan yang mengatur komunikasi antara user dengan KMS. Pada lapisan ini menggunakan protokol TCP/IP dalam menyalurkan paket data. f. Middleware and legacy layer Middleware and legacy layer merupakan jembatan yang menyatukan sistemsistem aplikasi dengan platform yang berbeda. KMS yang dikembangkan tidak menggunakan lapisan ini. g. Repository Repository adalah lapisan inti yang menjadi tempat penyimpanan data, informasi dan pengetahuan yang ada pada sistem. Dalam lapisan ini terdapat database seperti dokumen-dokumen yang telah di-upload, berita, artikel, dan data/informasi penting lainnya yang ada dalam sistem KMS.

141 121 Interface layer Web browser Access & authentication layer Login, hak akses, Collaboration intelligence & filtering layer Search, index Applicationlayer Manajemen pengetahuan, manajemen dokumen, manajemen berita/artikel, forum diskusi Transport layer Protokol TCP/IP Repository layer Database: file dokumen, gambar Gambar 6.20 Arsitektur Model KMS RSUD Pasar Rebo 6.6 Perancangan Infrastruktur Knowledge Management System Pada tahapan ini dilakukan perancangan infrastruktur yang mendukung KMS. KMS RSUD yang dibangun akan menggunakan infrastuktur yang sudah ada saat ini karena sudah memadai untuk mendukung sebuah sistem KMS. Infrastruktur yang digunakan adalah jaringan internet yang berada di lingkungan RSUD Pasar Rebo. Proxy server VPN Kominfo Database server File server Database server Mainframe Firewall Antivirus server Backup server Application server Gambar 6.21 Topologi Infrastruktur KMS RSUD Pasar Rebo

142 Perancangan Database Knowledge Management System Perancangan database KMS RSUD Pasar Rebo melibatkan 10 tabel yaitu tabel user, tabel konfigurasi, tabel download, tabel berita, tabel kategori berita, tabel forum, tabel thread, tabel topik, tabel pengetahuan dan tabel kategori pengetahuan. Rancangan database tersebut dapat dilihat pada gambar berikut PK FK1 konfigurasi id_konfigurasi namaweb tagline website alamat telepon hp fax logo icon keywords metatex facebook twitter google_map tanggal id_user PK users PK FK1 id_user level nama username password download id_download judul gambar keterangan tanggal id_user PK FK1 FK2 FK3 forum id_forum slug judul status_forum jenis_forum keterangan gambar status_publikasi tanggal_post tanggal_update id_user id_thread id_topik PK PK thread id_thread judul_thread isi status_thread tanggal_post tanggal_update topik id_topik slug_topik urutan nama_topik keterangan PK kategori_berita id_kategori_berita slug_kategori_berita urutan nama_kategori_berita keterangan PK FK1 FK2 berita id_berita slug judul isi gambar status_berita keywords urutan tanggal id_user id_kategori_berita PK FK1 FK2 FK3 pengetahuan id_pengetahuan slug judul jenis isi gambar status_pengetahuan keywords urutan tanggal id_user id_kategori_pengetahuan id_approval PK kategori_pengetahuan id_kategori_pengetahuan slug_kategori_pengetahuan urutan nama_kategori_pengetahuan keterangan Gambar 6.22 Rancangan Database KMS RSUD Pasar Rebo Berdasarkan rancangan database di atas, dilakukan pemetaan ke model relasional seperti berikut - user (id_user, level, nama, , username, password) PK: id_user - konfigurasi (id_konfigurasi, namaweb, tagline, website, , alamat, telepon, hp, fax, logo, icon, keyword, metatex, facebook, twitter, google_map, tanggal) PK: id_konfigurasi

143 123 FK: id_user - berita (id_berita, slug, judul, isi, gambar, status_berita, keywords, urutan, tanggal) PK: id_berita FK: id_user, id_kategori_berita - kategori_berita (id_kategori_berita, slug_kategori_berita, urutan, nama_kategori_berita, keterangan) PK: id_kategori_berita - pengetahuan (id_pengetahuan, slug, judul, jenis, isi, gambar, status_pengetahuan, keywords, urutan, tanggal) PK: id_pengetahuan FK: id_user, id_kategori_pengetahuan, id_approval - kategori_pengetahuan (id_kategori_pengetahuan, slug_kategori_pengetahuan, urutan, nama_kategori_pengetahuan, keterangan) PK: id_kategori_pengetahuan - download (id_download, judul, gambar, keterangan, tanggal) PK: id_download FK: id_user - forum (id_forum, slug, judul, status_forum, jenis_forum, keterangan, gambar, status_publikasi, tanggal_post, tanggal_update) PK: id_forum FK: id_user, id_thread, id_topik

144 124 - thread (id_thread, judul_thread, isi, status_thread, tanggal_post, tanggal_update) PK: id_thread - topik (id_topik, slug_topik, urutan, nama_topik, keterangan) PK: id_topik 6.8 Rancangan Tampilan Knowledge Management System Pada tahap ini dilakukan perancangan user interface prototipe KMS RSUD Pasar Rebo. Untuk tampilan interface dibagi menjadi 2 berdasarkan hak akses. Untuk user dengan hak akses Pengguna hanya dapat mengakses lewat front-end dengan fitur berita, forum, dan pengetahuan. User dengan hak akses Tim Ahli dapat mengakses lewat front-end dan back-end untuk fitur berita, forum, dan manajemen pengetahuan. Sedangkan user dengan hak akses Administrator dapat mengakses dan mengelola semua fitur melalui front-end dan back-end. Berikut ditampilkan halaman Home pada front-end dan back-end pada gambar 6.17 dan 6.18.

145 125 Gambar 6.23 Halaman Home front-end Gambar 6.24 Halaman Home back-end 1. Halaman Login Pada halaman ini dilakukan autentifikasi user yang akan masuk ke dalam sistem. Saat melakukan login, user akan diminta untuk memasukkan username dan password. Sistem akan melakukan autentifikasi dan pengecekan username, password dan hak akses yang dimiliki oleh user tersebut, jika sesuai user akan masuk ke halaman Home (front-end). Jika tidak sesuai, sistem akan menampilkan peringatan bahwa Username/password salah.

146 126 Gambar 6.25 Halaman Login 2. Berita Pada halaman menu berita/artikel ditampilkan semua berita/artikel yang telah dipublikasi di sistem. Berita/artikel ditampilkan berdasarkan tanggal terbaru berita/artikel di posting dan nomor urutan berita/artikel. Tampilan halaman Menu Berita/Artikel front-end dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Gambar 6.26 Halaman Menu Berita/artikel (front-end) Sedangkan tampilan Menu Berita pada back-end seperti gambar 6.26 berikut.

147 127 Gambar 6.27 Halaman Menu Berita (back-end) Saat berada di halaman Menu Berita, user selain Administrator dapat memilih berita yang ingin ditampilkan dan dibaca. Sedangkan Administrator diberikan akses untuk mengelola fitur Berita/Artikel secara penuh. Berikut adalah gambar tampilan halaman Membaca Berita. Gambar 6.28 Halaman Membaca Berita/Artikel Pada menu Berita/artikel pada back-end sistem, terdapat fitur untuk menambahkan, mengubah dan menghapus berita/artikel ke dalam sistem. Penambahan, pengubahan dan penghapusan berita/artikel hanya dapat dilakukan oleh administrator. Berikut tampilan halaman fitur-fitur yang ada di menu berita/artikel.

148 128 Gambar 6.29 Halaman Tambah Berita/Artikel Gambar 6.30 Halaman Ubah Berita/Artikel Gambar 6.31 Halaman Hapus Berita/Artikel Selain itu, pada menu berita/artikel juga memiliki sub menu untuk mengelola kategori berita/artikel. Berita/artikel diberi kategori untuk memudahkan dalam filtering dan pencarian berita/artikel. Dalam sub menu kategori berita memiliki fitur menampilkan, menambahkan, mengubah dan menghapus kategori. Tampilan halaman sub menu kategori berita/artikel ditampilkan pada gambar di bawah ini.

149 129 Gambar 6.32 Halaman Tampil Kategori Berita/Artikel Dalam menambahkan kategori berita, administrator dapat meng-klik tombol Tambah Kategori Berita kemudian mengisi form tambah kategori berita seperti pada gambar berikut. Gambar 6.33 Halaman Tambah Kategori Berita Untuk mengubah kategori berita yang ada, administrator dapat memilih kategori yang ingin dirubah lalu meng-kllik tombol yang berbentuk pensil (edit) disebelah kolom sebelah kanan. Kemudian sistem akan menampilkan form Edit kategori berita seperti pada gambar berikut.

150 130 Gambar 6.34 Halaman Edit Kategori Berita Untuk menghapus kategori berita yang ada, administrator dapat memilih kategori berita/artikel yang ingin dihapus kemudian meng-klik tombol delete yang berbentuk tong sampah pada kolom sebelah kanan. Setelah itu, sistem akan menampilkan verifikasi penghapusan kategori berita/artikel tersebut. Tampilan halaman tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Gambar 6.35 Halaman Delete Kategori Berita 3. Forum Pada menu forum ini, user dapat saling berinteraksi dan berdiskusi dengan user lain seputar permasalahan yang ada, membagi informasi dan pengetahuan, dan diskusi lainnya. Pada menu forum terdapat fitur menampilkan thread, membuat thread baru, dan mengubah thread, serta membalas/memberikan komentar thread user lain. Tampilan menu Forum dapat dilihat pada gambar berikut.

151 131 Gambar 6.36 Halaman Menu Forum (front-end) Sedangkan halaman menu Forum pada back-end ditampilkan seperti pada gambar di bawah ini. Gambar 6.37 Halaman Menu Forum (back-end) Untuk menampilkan forum/thread diskusi yang telah ada, user dapat mengklik thread yang ingin dilihat. Kemudian sistem akan menampilkan isi thread dan komentar yang ada pada thread tersebut seperti pada gambar berikut.

152 132 Gambar 6.38 Halaman Menampilkan Thread (front-end) Sedangkan pada back-end, ditampilkan seperti pada gambar berikut. Gambar 6.39 Halaman Menampilkan Thread (back-end) User dapat melakukan penambahan thread untuk membuat suatu diskusi baru. Thread tersebut dapat berupa suatu diskusi umum maupun thread pertanyaan yang mana membutuhkan suatu solusi. Solusi didapat dari komentar yang ada pada thread pertanyaan tersebut. Untuk membuat suatu thread baru, user dapat mengklik tombol Tambah forum/thread kemudian sistem akan menampilkan form tambah forum/thread baru. Setelah mengisi form tersebut, user harus menyimpan forum tersebut ke dalam database KMS. Berikut tampilan halaman tambah forum/thread pada gambar di bawah ini.

153 133 Gambar 6.40 Halaman Tambah Forum (front-end) Sedangkan untuk tampilan tambah forum/thread pada back-end dapat dilihat pada gambar berikut. Gambar 6.41 Halaman Tambah Forum (back-end) User selain administrator tidak dapat mengubah thread milik user lain dan hanya dapat mengubah thread milik user itu sendiri. Sedangkan administrator diberi akses penuh untuk mengubah semua thread yang ada. Tujuannya untuk menghapus atau mengubah isi/konten thread yang tidak sesuai. Untuk melalukan perubahan terhadap thread dapat dilakukan dengan mengklik tombol edit yang berbentuk pensil pada thread yang ingin dirubah. Kemudian sistem akan menampilkan form edit forum seperti pada gambar berikut.

154 134 Gambar 6.42 Halaman Edit Forum (front-end) Halaman edit forum/thread pada back-end ditampilkan pada gambar berikut. Gambar 6.43 Halaman Edit Forum (back-end) Pada menu ini juga terdapat fitur untuk memberikan komentar atas forum diskusi yang ada. Komentar dapat diberikan pada forum/thread diskusi milik sendiri maupun milik user lain. Untuk memberikan komentar/balasan, user dapat memilih dan menampilkan forum/thread diskusi yang ingin dikomentari. Setelah itu user dapat memberikan komentar dengan mengklik tombol Balas yang terletak pada pojok kanan bawah isi forum. Kemudian user dapat mengisi form komentar/balasan yang ditampilkan oleh sistem, lalu menyimpannya ke dalam database KMS. Tampilan balasan/komentar dapat dilihat pada gambar berikut.

155 135 Gambar 6.44 Halaman Balasan/Komentar Forum (front-end) Halaman balasan/komentar forum pada back-end dapat dilihat pada tampilan gambar berikut. Gambar 6.45 Halaman Balasan/Komentar Forum (back-end) Selain itu, pada menu forum terdapat fitur untuk mengelola kategori forum. Kategori forum bertujuan untuk mengelompokkan jenis forum/thread berdasarkan topik kategori sehingga penyimpanan lebih rapi dan memudahkan dalam pencarian dan penyortiran. Fitur ini hanya dapat diakses oleh administrator. Berikut adalah tampilan halaman sub menu manajemen kategori forum.

156 136 Gambar 6.46 Halaman Manajemen Kategori Forum Pada sub menu manajemen kategori forum memiliki tiga fitur yaitu menambahkan, mengubah dan menghapus kategori forum. Penambahan kategori forum dapat dilakukan dengan mengklik tombol Tambah Topik Forum kemudian sistem akan menampilkan form Tambah Topik Forum. Setelah administrator mengisi form tersebut, form harus disimpan ke dalam database KMS untuk menambahkan topik kategori baru ke dalam sistem. Adapun tampilan form Tambah Topik Forum seperti gambar di bawah ini. Gambar 6.47 Halaman Tambah Kategori Forum Pengubahan kategori forum yang ada pada sistem dapat dilakukan dengan mengklik tombol edit yang berbentuk pensil di kolom sebelah kanan pada kategori yang akan diubah. Kemudian sistem akan menampilkan form Edit Kategori. Setelah mengubah kategori pada form edit kategori, administrator harus menyimpan ke dalam database KMS untuk dilakukan perubahan atas data kategori forum tersebut. Tampilan halaman edit kategori seperti pada gambar berikut.

157 137 Gambar 6.48 Halaman Edit Kategori Forum Sedangkan untuk menghapus kategori forum, administrator dapat memilih kategori yang akan dihapus kemudian mengklik tombol delete yang berbentuk tong sampah. Setelah itu melakukan verifikasi penghapusan kategori forum. Berikut ini gambar halaman delete kategori forum. Gambar 6.49 Halaman Delete Kategori Forum 4. Pengetahuan Pada manajemen pengetahuan, user dapat berbagi pengetahuan yang dimilikinya. Pengetahuan dapat berupa pengetahuan spesifikasi atau khusus yang diperoleh dari latar belakang pendidikan user, maupun pengetahuan seputar bidang pekerjaan mereka yaitu cara praktis dalam menyelesaikan pekerjaan, berbagi pengetahuan tentang kasus-kasus masalah yang telah terselesaikan dan solusi dalam memecahkannya, dan lain sebagainya. Pada KMS yang dikembangkan, semua user dapat menggunakan fitur pengetahuan ini. Namun tidak semua pengetahuan yang telah dimasukkan ke dalam sistem akan dipublikasikan. Pengetahuan yang akan dipublikasikan adalah

158 138 pengetahuan yang telah divalidasi sebagai suatu pengetahuan yang benar oleh user dengan hak akses Tim Ahli. Sedangkan pengetahuan lainnya yang telah masuk ke dalam sistem namun belum divalidasi akan tersimpan sebagai Draft Pengetahuan yang menunggu validasi oleh Tim Ahli. Pada halaman menu pengetahuan di front-end hanya akan menampilkan pengetahuan yang telah dipublikasikan saja. Berikut tampilannya. Gambar 6.50 Halaman Menu Pengetahuan (front-end) Sedangkan pada halaman menu pengetahuan di back-end akan ditampilkan semua pengetahuan yang ada pada sistem, baik yang telah dipublikasi maupun yang masih berupa draft pengetahuan seperti pada gambar di bawah ini. Gambar 6.51 Halaman Menu Pengetahuan (back-end) Pada menu Pengetahuan terdapat beberapa fitur yaitu menampilkan, menambah, mengedit dan menghapus pengetahuan. Untuk menampilkan

159 139 pengetahuan dapat dilakukan dengan mengklik judul pengetahuan yang ingin dilihat. Sistem akan menampilkan pengetahuan tersebut seperti pada gambar berikut. Gambar 6.52 Halaman Tampil Pengetahuan (front-end) Sedangkan pada back-end tampilannya akan seperti pada gambar di bawah ini. Gambar 6.53 Halaman Tampil Pengetahuan (back-end) Untuk menambah pengetahuan dapat dilakukan dengan mengklik tombol Tambah Pengetahuan kemudian akan tampil halaman Tambah Pengetahuan seperti gambar berikut.

160 140 Gambar 6.54 Halaman Tambah Pengetahuan (front-end) Sedangkan pada back-end, tampilan halaman Tambah Pengetahuan seperti gambar berikut. Gambar 6.55 Halaman Tambah Pengetahuan (back-end) Selain itu juga terdapat fitur Edit Pengetahuan untuk mengubah konten pengetahuan yang telah disimpan. Fitur ini juga digunakan oleh Tim Ahli untuk memvalidasi draft pengetahuan yang ada dengan cara mengubah status pengetahuan dari Simpan sebagai draft menjadi Publikasi pengetahuan. Gambar 6.56 berikut menampilkan halaman edit pengetahuan.

161 141 Gambar 6.56 Halaman Edit Pengetahuan (front-end) Sedangkan pada tampilan back-end diperlihatkan pada gambar di bawah ini. Gambar 6.57 Halaman Edit Pengetahuan (back-end) Pada menu pengetahuan juga terdapat fitur untuk menghapus pengetahuan yang ada, baik yang sudah terpublikasi maupun yang masih berupa draft pengetahuan. Tampilannya ditunjukkan seperti gambar di bawah ini.

162 142 Gambar 6.58 Halaman Delete Pengetahuan Seperti pada menu Forum dan Berita/artikel, pada menu Pengetahuan juga memiliki sub menu kategori untuk memisahkan jenis-jenis pengetahuan berdasarkan kategorinya. Pada sub menu ini juga terdapat fitur untuk menambahkan, mengubah dan menghapus kategori. Berikut diperlihatkan tampilan halaman Manajemen Kategori Pengetahuan. Gambar 6.59 Halaman Manajemen Kategori Pengetahuan Pada sub menu manajemen kategori pengetahuan memiliki tiga fitur yaitu menambahkan, mengubah dan menghapus kategori pengetahuan. Penambahan kategori pengetahuan dapat dilakukan dengan mengklik tombol Tambah Kategori Pengetahuan kemudian sistem akan menampilkan form Tambah Kategori Pengetahuan. Setelah administrator mengisi form tersebut, form harus disimpan ke dalam database KMS untuk menambahkan kategori baru ke dalam sistem. Adapun tampilan form Tambah Kategori Pengetahuan seperti gambar di bawah ini.

163 143 Gambar 6.60 Halaman Tambah Kategori Pengetahuan Untuk mengubah kategori pengetahuan yang ada pada sistem dapat dilakukan dengan mengklik tombol edit yang berbentuk pensil di kolom sebelah kanan pada kategori yang akan diubah. Kemudian sistem akan menampilkan form Edit Kategori. Setelah mengubah kategori pengetahuan pada form edit kategori, administrator harus menyimpan ke dalam database KMS untuk dilakukan perubahan atas data kategori pengetahuan tersebut. Tampilan halaman edit kategori pengetahuan seperti pada gambar berikut. Gambar 6.61 Halaman Edit Kategori Pengetahuan Sedangkan untuk menghapus kategori pengetahuan, administrator dapat memilih kategori yang akan dihapus kemudian mengklik tombol delete yang berbentuk tong sampah. Setelah itu melakukan verifikasi penghapusan kategori pengetahuan. Berikut ini gambar halaman delete kategori pengetahuan.

164 144 Gambar 6.62 Halaman Delete Kategori Pengetahuan 5. Dokumen Manajemen dokumen digunakan untuk membagi file-file dokumen antar user pengguna sistem KMS. Penggunaan mnajemen dokumen ini memudahkan user dalam mendapatkan data/file berupa softcopy dan mengurangi penggunaan hardcopy dalam penyebarannya, contoh penyebaran SOP, pengumuman-pengumuman, penyebaran file profile organisasi, pembagian file pengetahuan, dan lain-lain. Pada manajemen dokumen disediakan fitur untuk meng-upload file-file yang akan disebarkan dan meng-download filefile yang telah disebarkan. File-file yang dapat di upload/download adalah file dengan ekstensi gif, jpg, jpeg, png, svg, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, dan pptx. Adapun fitur-fitur pada manajemen dokumen adalah menambahkan/upload dokumen, download dokumen, mengubah dokumen yang telah di upload, dan menghapus dokumen. Berikut tampilan halaman manajemen dokumen.

165 145 Gambar 6.63 Halaman Manajemen Dokumen (front-end) Tampilan untuk halaman manajemen dokumen pada back-end seperti berikut. Gambar 6.64 Halaman Manajemen Dokumen (back-end) Fitur menampilkan dokumen dilakukan dengan mengklik tombol view yang berbentuk mata pada kolom sebeleah kanan dari judul dokumen.

166 146 Gambar 6.65 Halaman View Dokumen (front-end) Tampilan view dokumen pada back-end akan seperti gambar di bawah ini. Gambar 6.66 Halaman View Dokumen (back-end) Fitur tambah dokumen digunakan untuk meng-upload dokumen ke dalam sistem. Fitur ini dapat digunakan oleh semua user. Mekanisme penambahan dokumen sama seperti fitur penambahan yang lain yaitu dengan mengklik tombol Tambah dokumen kemudian mengisi form tambah dokumen dan menyimpannya ke dalam database KMS.

167 147 Gambar 6.67 Halaman Tambah Dokumen (front-end) Antar muka halaman tambah dokumen pada back-end dapat dilihat di bawah ini. Gambar 6.68 Halaman Tambah Dokumen (back-end) Fitur edit dokumen digunakan untuk mengubah konten-konten yang ada pada dokumen yang telah dimasukkan ke dalam sistem. Tampilan halaman edit dokumen pada front-end dan back-end ditunjukkan pada gambar 6.69 dan 6.70 di bawah ini

168 148 Gambar 6.69 Halaman Edit Dokumen (front-end) Gambar 6.70 Halaman Edit Dokumen (back-end) Untuk menghapus dokumen, user dapat memilih dokumen yang akan dihapus kemudian mengklik tombol delete yang berbentuk tong sampah. Setelah itu melakukan verifikasi penghapusan dokumen. Berikut ini gambar halaman delete dokumen. Gambar 6.71 Halaman Delete Dokumen

169 User Mengelola user hanya dapat dilakukan oleh administrator lewat back-end sistem. Pengelolaan ini untuk menentukan siapa saja user yang dapat masuk ke dalam sistem KMS dan apa hak aksesnya. Pengelolaan user memiliki tiga fungsi yaitu menambahkan, mengubah dan menghapus user dari dan ke dalam sistem. Gambar 6.72 Halaman Manajemen User Fungsi menambahkan user dilakukan dengan mengklik tombol Tambah User lalu mengisi data user yang akan ditambahkan dan menyimpannya.

170 150 Gambar 6.73 Halaman Tambah User Fungsi edit user digunakan untuk mengubah data user yang telah ada di dalam sistem. Fungsi dilakukan dengan mengklik tombol Edit yang berbentuk pensil pada user yang akan diubah datanya. Kemudian mengubah data user dan menyimpannya. Gambar 6.74 Halaman Edit User Fungsi delete user digunakan untuk menghapus data user dari sistem dan database KMS. Caranya dengan mengklik tombol delete yang berbentuk tong sampah lalu melalukan verifikasi penghapusan data user.

171 151 Gambar 6.75 Halaman Delete User 7. Konfigurasi Menu konfigurasi digunakan untuk mengatur profil organisasi. Pengelolaan konfigurasi hanya diberikan kepada administrator. Fungsi yang ada pada menu konfigurasi adalah konfigurasi umum, konfigurasi logo, dan konfigurasi icon.

172 152 Gambar 6.76 Halaman Konfigurasi Umum Gambar 6.77 Konfigurasi Logo Gambar 6.78 Konfigurasi Icon 6.9 Skenario Uji Coba Rancangan Knowledge Management System Uji coba dilakukan pada rancangan KMS menggunakan metode black box testing untuk mengecek fungsionalitas fitur-fitur yang telah dibuat sebelumnya dan mengabaikan proses detail internal sistem di dalamnya. Fitur-fitur dicek untuk mengetahui apakah sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna dan sudah berjalan dengan baik. Uji coba dipresentasikan kepada calon pengguna, diantaranya kepala bagian pemasaran dan umum RSUD Pasar Rebo, kepala satuan pelaksana SIMRS RSUD Pasar Rebo, kepala satuan pelaksana pendayagunaan tenaga, dan kepala satuan pelaksana diklat RSUD Pasar Rebo. Pengujian menggunakan metode