UNIVERSITAS INDONESIA PEMODELAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM (KMS) PADA PUSAT KOMUNIKASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI KARYA AKHIR INTAN KARTIKASARI

Transkripsi

1 UNIVERSITAS INDONESIA PEMODELAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM (KMS) PADA PUSAT KOMUNIKASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI KARYA AKHIR INTAN KARTIKASARI FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JANUARI 2013

2 UNIVERSITAS INDONESIA PEMODELAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM (KMS) PADA PUSAT KOMUNIKASI KEMENTERIAN LUAR NEGERI KARYA AKHIR Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh Gelar Magister Teknologi Informasi INTAN KARTIKASARI FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA JANUARI 2013

3 HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS Karya Akhir ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun yang dirujuk telah saya nyatakan dengan benar. iii

4 HALAMAN PENGESAHAN Karya Akhir ini diajukan oleh: Nama : INTAN KARTIKASARI NPM : Program Studi : Magister Teknologi Informasi Judul Karya Akhir : Pemodelan Knowledge Management System (KMS) Pada Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer,. DEWAN PENGUJI Ditetapkan di : Jakarta Tanggal : 18 Januari 2013 iv

5 KATA PENGANTAR Puji syukur saya panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan kesehatan, kemudahan, serta kekuatan, sehingga penulis dapat menyelesaikan Karya Akhir ini. Penulisan Karya Akhir merupakan salah satu persyaratan untuk dapat memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer,. Saya menyadari bahwa selama masa perkuliahan sampai penulis menyelesaikan karya akhir ini banyak bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak dalam setiap proses dan tahap kegiatan yang harus penulis lalui. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Dr. Indra Budi selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk mengarahkan penulis dalam menyelesaikan Karya Akhir ini. 2. Seluruh Dosen dan Civitas Akademika Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer,. 3. Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri yang telah banyak membantu dalam rangka memperoleh data yang penulis perlukan. 4. Bapak Yonny Tri Prayitno (Kapuskom Kemlu), yang telah memberikan izin, keleluasaan waktu dan bentuk dukungan-dukungan dinas lainnya sehingga penulis dapat menyelesaikan studi ini. 5. Bapak Linardi Utama yang telah memberikan saran, dan bimbingan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan karya akhir ini. 6. Teman-teman dan rekan-rekan kerja di Sub Bagian Keuangan yang telah memberikan kelonggaran kepada Penulis untuk mengikuti perkuliahan. 7. Teman-teman dan rekan-rekan Puskom Kemlu yang telah membantu dan memberikan semangat kepada Penulis untuk menyelesaikan karya akhir ini. 8. Kedua orangtuaku dan adik-adikku di Madiun yang telah memberikan bantuan dukungan material dan moral. 9. Teman kost Kwitang 1F yang telah memberikan bantuan moral dan lingkungan kekeluargaan bagi penulis selama ini. v

6 10. Rekan-rekan GCIO yang selalu mendukung, memberikan bantuan moril dan semangat untuk menyelesaikan karya akhir ini dan atas kebersamaan selama ini. 11. Serta semua pihak yang tidak dapat disebutkan namanya satu per satu. Allah akan membalas kebaikan hati kalian. Dalam penulisan karya akhir ini, masih ada kekurangan dan tidak ada kesempurnaan dalam diri. Oleh karena itu, penulis masih membutuhkan masukan dan saran yang konstruktif yang akan dengan senang hati dijadikan sebagai masukan dan pembelajaran ke depan untuk kesempurnaan ilmu menjadi lebih baik. Jakarta, Januari 2013 Intan Kartikasari vi

7 PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Sebagai sivitas akademik, saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : INTAN KARTIKASARI NPM : Program Studi : Magister Teknologi Informasi Departemen : - Fakultas : Ilmu Komputer Jenis Karya : Skripsi/Thesis/Karya Akhir/Disertasi Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusice Royalty- Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul: Pemodelanan Knowledge Management System (KMS) Pada Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Noneksklusif ini berhak menyimpan, mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database). Merawat, dan mempublikasikan karya akhir saya tanpa meminta izin dari saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di : Jakarta Pada tanggal : Jakarta 2013 vii

8 ABSTRAK Nama : Intan Kartikasari Program Studi : Magister Teknologi Informasi Judul : Pemodelan Knowledge Management System (KMS) pada Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri Kementerian Luar Negeri sebagai organisasi pemerintah, berkewajiban memberikan pelayanan publik yang optimal. Pelayanan prima tersebut memerlukan dukungan sarana dan prasarana teknologi informasi dan komunikasi. Pusat Komunikasi, merupakan satuan kerja yang bertanggung jawab terhadap informasi dan komunikasi untuk Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan. Pegawai Pusat Komunikasi berjumlah 334 pegawai, dimana usia dan tingkat pendidikan pegawai beragam. Hal lainnya yang mempengaruhi pengetahuan yang ada di Pusat Komunikasi adalah mutasi pegawai ke Perwakilan RI secara kontinu. Mutasi berakibat hilangnya pengalaman dan pengetahuan dari pegawai yang berangkat, sehingga pegawai yang baru harus ditraining dan dilatih dulu. Hal tersebut terjadi berulang-ulang, menyebabkan ketidakefisiensi dalam hal waktu, sehingga diperlukan pengelolaan pengetahuan, agar tidak terjadi penurunan layanan ke satuan kerja lain karena pegawai yang kompeten sudah dimutasi ke perwakilan. Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan rancangan model knowledge management system yang sesuai dengan kondisi Pusat Komunikasi, dengan menggunakan metodologi Fernandez dengan faktor kontingensi untuk menentukan proses knowledge management yang dibutuhkan, dan melalui prototyping untuk membuat pemodelan KMS. Data diambil dengan menggunakan kuisioner dimana pegawai Pusat Komunikasi sebagai responden dan dilakukan wawancara pimpinan Pusat Komunikasi. Penelitian ini menyimpulkan bahwa prioritas proses KM yang perlu dibangun untuk KMS Pusat Komunikasi adalah socialization for knowledge discovery, socialization for knowledge sharing, combination, internalization, externalization dan exchange. Fitur-fitur KMS Puskom yang dibuat dalam prototipe antara lain document library, article library, forum discussion, chatting dan searching. Kata Kunci : Knowledge, Knowledge Management, Knowledge Management System, Continngency Factor, Prototyping. xii + 98 pages ; 28 figures; 22 tables; 6 attachments viii

9 ABSTRACT Name Program Studi Title : Intan Kartikasari : Master of Information technology : Knowledge Management System (KMS) Modeling in Communication Center Ministry of Foreign Affairs Ministry of Foreign Affairs as a government organization, which is responsible to provide an optimal public services. Excellent service requires infrastructure support of information and communication technologies. Communication Center (Puskom), is a unit that responsible for information and communication to Ministry of Foreign Affairs and Representative. Employee Puskom totaled 334, which age and education level employees is vary. Another thing that affects the existing knowledge in the Puskom is staff moves regularly from Jakarta to RI Representatives. Mutations result in loss of experience and knowledge from departing employees, so that new employees must be trained first. It will repeated, leading to lack of time efficiency, so that it need knowledge management, to prevent service degradation to another unit because competent employees have transferred to RI representation. This study aims to produce a draft model of knowledge management system in accordance with the conditions Puskom, using the Fernandez methodology with contingency factor to determine the Knowledge Management process, and through prototyping to create a KMS modeling. The data were taken using a questionnaire that Puskom employees was take as a respondent and the interview to leader of Puskom. This study concludes that the priority of KM processes that need to be built in KMS Communications Center is socialization for knowledge discovery, socialization for knowledge sharing, combination, internalization, externalization and exchange. Features of KMS Puskom that made in the prototype are a document library, article library, discussion forums, chats and searching. Key : Knowledge, Knowledge Management, Knowledge Management System, Continngency Factor, Prototyping. xii + 98 pages ; 28 figures; 22 tables; 6 attachments ix

10 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS... ii HALAMAN PENGESAHAN... iii KATA PENGANTAR... iv PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ILMIAH UNTUK KEPENTINGANAKADEMIS... vi ABSTRAK... vii ABSTRACT... ix DAFTAR ISI... x DAFTAR TABEL... xii DAFTAR GAMBAR... xiii BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah Permasalahan Ruang Lingkup Penelitian Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian Sistematika Penulisan... 5 BAB II LANDASAN TEORI Knowledge Management Data Informasi Knowledge Knowledge Management Faktor Kontingensi Knowledge Management Solution Knowledge Management Process Knowledge Management System KM Mechanism dan KM Technology Knowledge Management Infrastructure Software Engineering Unified Modelling Language Protyping Penelitian Sebelumnya BAB III METODOLOGI PENELITIAN Kerangka Penelitian Metode Pengumpulan Data Analisa Data Karakteristik Umum Responden BAB IV PROFIL ORGANISASI Sejarah Singkat Kementerian Luar Negeri Sejarah Puskom Visi Puskom Misi Puskom Struktur Organisasi x

11 4.5.1 Bidang Persandian dan Telekomunikasi Bidang Pengembangan dan Pengelolaan Sistem Informasi dan Komunikasi Bidang Pengamanan dan Pemeliharaan Bagian Tata Usaha Kelompok Jabatan Fungsional BAB V PERANCANGAN SISTEM Menilai Faktor Kontingensi Karakteristik Tugas Task Uncertainty Karakteristik Pengetahuan Karakteristik Organisasi Karakteristik Lingkungan Organisasi Mengidentifikasi Proses KM berdasarkan Faktor Kontingensi Melakukan Prioritas Proses KM yang Dibutuhkan Identifikasi Proses Knowledge Management Saat Ini Identifikasi Proses KM Tambahan yang Dibutuhkan Analisis Infrastruktur Knowledge Management Budaya Organisasi Struktur Organisasi Infrastruktur Teknologi Informasi Pengetahuan Umum Mengembangkan Sistem, Mekanisme dan Teknologi Knowledge Management yang Dibutuhkan Analisis Perancangan Knowledge Management System Kebutuhan KMS Model Fungsional KMS Desain Knowledge Management System Perancangan Arsitektur KMS Perancangan Infrastruktur KMS Diagram Navigasi KMS Perancangan User Interface KMS Pengujian Implikasi Penelitian BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN A LAMPIRAN B LAMPIRAN C LAMPIRAN D LAMPIRAN E LAMPIRAN F xi

12 DAFTAR TABEL Tabel 2-1 Faktor Kontingensi Tabel 2-2 Prioritas KM Process Tabel 2-3 Perbandingan penelitian sebelumnya Tabel 3-1 Pembobotan nilai skala linkert Tabel 3-2 Jenis Kelamin Responden Tabel 3-3 Usia Responden Tabel 3-4 Latar Belakang Pendidikan Responden Tabel 3-5 Lama Bekerja Responden Tabel 5-1 Task Uncertainty Tabel 5-2 Task interdependence Tabel 5-3 Tacit/explicit Tabel 5-4 Procedural/declarative Tabel 5-5 Hasil pengambilan data Tabel 5-6 Faktor Kontingensi Tabel 5-7 Pemetaan hasil pengamatan Tabel 5-8 Hasil prioritas kebutuhan proses KM Tabel 5-9 Portofolio kecenderungan pemanfaatan proses KM saat ini Tabel 5-10 Poses KM yang diharapkan Tabel 5-11 Tingkat prioritas skor kumulatif Tabel 5-12 Pemetaan portofolio prioritas Tabel 5-13 Hasil Prioritas proses KM Tabel 5-14 Kepentingan pengetahuan Tabel 5-15 Kebutuhan pengelolaan knowledge management Tabel 5-16 Kebutuhan KMS Tabel 5-17 Perbandingan Infrastruktur yang dibutuhkan dengan yang tersedia Tabel 5-18 Tacit knowledge pegawai Tabel 5-19 Explicit knowledge Pusat Komunikasi Tabel 5-20 Kesiapan infrastruktur Tabel 5-21 Proses KM, mekanisme KM dan ilustrasi teknologi KM Tabel 5-22 Fitur-fitur kebutuhan KMS Pusat Komunikasi xii

13 DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Sebaran usia pegawai... 3 Gambar 2.1 SECI model... 9 Gambar 2.2 Kategori dari faktor kontingensi Gambar 2.3 Knowledge management process Gambar 2.4 Komponen-komponen use case Gambar 2.5 Alur Prototyping Gambar 3.1 Kerangka Penelitian Gambar 3.2 Diagram prosentase responden berdasarkan jenis kelamin Gambar 3.3 Diagram prosentase responden berdasarkan usia Gambar 3.4 Diagram prosentase responden berds. latar belakang pendd Gambar 3.5 Diagram prosentase responden berdasarkan lama bekerja Gambar 4.1 Struktur organisasi Pusat Komunikasi Gambar 5.1 Task uncertainty Gambar 5.2 Task interdependence Gambar 5.3 Tacit/explicit Gambar 5.4 Procedural/declarative Gambar 5.5 Kecenderungan proses KM saat ini Gambar 5.6 Proses KM yang diharapkan Gambar 5.7 Tingkat kepentingan knowledge Gambar 5.8 Kebutuhan knowledge management Gambar 5.9 Tingkat kebutuhan KMS Gambar 5.10 Topologi jaringan Kementerian Luar Negeri Gambar 5.11 Tingkat kesiapan infrastruktur Gambar 5.12 Fitur-fitur yang diharapkan ada di KMS Puskom Gambar 5.13 Use case KMS Pusat Komunikasi Gambar 5.14 Activity diagram discussion forum Gambar 5.15 Activity diagram document library Gambar 5.16 Activity diagram chatting Gambar 5.17 Activity diagram article library Gambar 5.18 Activity diagram searching Gambar 5.19 Arsitektur KMS Pusat Komunikasi Gambar 5.20 Diagram navigasi KMS Puskom Gambar 5.21 Halaman Login Gambar 5.22 Halaman Menu Utama Gambar 5.23 Halaman menu document library Gambar 5.24 Halaman tambah dokumen Gambar 5.25 Halaman menu article library Gambar 5.26 Halaman tambah artikel Gambar 5.27 Halaman forum diskusi Gambar 5.28 Halaman searching xiii

14 BAB I PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang masalah, permasalahan yang terjadi di Pusat Komunikasi, ruang lingkup penelitian, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan. 1.1 Latar Belakang Masalah Teknologi informasi mempunyai peranan yang penting dalam era informasi saat ini, karena hampir semua proses bisnis dalam sebuah organisasi berhubungan dengan teknologi informasi. Teknologi informasi diharapkan sebagai enabler bagi suatu organisasi untuk bersaing dan menjadi pemimpin di bidangnya. Teknologi informasi membuat tidak adanya perbedaan jarak dan waktu, dimana kita bisa berkomunikasi dengan orang lain di belaan bumi manapun, kapanpun dengan cepat dan mudah. Internet membuat segala yang dulu tidak mungkin menjadi mungkin dan mudah. Kementerian Luar Negeri sebagai salah satu organisasi pemerintah yang bergerak di bidang diplomasi, memiliki 132 perwakilan yang tersebar di seluruh dunia, juga merasakan kemudahan dalam hal komunikasi setelah adanya teknologi informasi. Pada tahun 1990-an dimana internet masih belum berkembang seperti saat ini, Kementerian Luar Negeri masih menggunakan fax relay, dimana apabila cuaca buruk maka dapat dipastikan komunikasi akan terputus. Komunikasi saat ini dengan adanya internet dapat berjalan lancar sepanjang tahun, asalkan terdapat hubungan internet di negara akreditasi. Menurut Peraturan Menteri Luar Negeri Republik Indonesia Nomor 07 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Luar Negeri, Pusat Komunikasi merupakan salah satu satuan kerja pada Kementerian Luar Negeri yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada menteri Luar Negeri 1

15 2 melalui Sekretariat jendral. Pusat Komunikasi (Puskom) mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kementerian Luar Negeri di bidang pelaksanaan, pembinaan dan pengamanan pemberitaan serta pengelolaan sistem informasi dan komunikasi Kementerian Luar negeri dan Perwakilan RI. Puskom merupakan unit kerja yang menaungi kelompok jabatan fungsional, yaitu Petugas Komunikasi, yang juga bekerja di Perwakilan RI. Pusat Komunikasi merupakan unit kerja yang bertanggungjawab terhadap jalur komunikasi dan pemberitaan di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan, sehingga harus bisa memberikan pelayanan prima kepada satuan kerja lain. Menteri Luar Negeri mencanangkan adanya One door policy, dimana semua pemberitaan dan komunikasi dari dan ke Perwakilan RI harus melalui satu jalur, yaitu melalui Pusat Komunikasi, sehingga menegaskan Pusat Komunikasi harus bisa mengirimkan berita ke tujuan dengan cepat, tepat dan aman. Pusat Komunikasi melakukan kontrol dan monitoring semua jaringan internet dan intranet yang ada di Kementerian Luar Negeri. Pusat Komunikasi juga berperan memonitor dan mengelola penggunaan teknologi informasi, sehingga pengetahuan mengenai TIK merupakan masalah penting yang harus terus diperbarui selaras dengan perkembangan teknologi. Keterbatasan anggaran menjadi masalah untuk melakukan update pengetahuan, sehingga pelaksanaan pelatihan/kursus terbatas untuk orang-orang tertentu saja. Hal tersebut menyebabkan terjadi penumpukan pengetahuan pada pegawaipegawai tertentu di Pusat Komunikasi. PDLN merupakan pegawai yang akan bekerja di Perwakilan RI, dan 90 % pegawai Puskom merupakan pegawai PDLN (Pegawai Dinas Luar Negeri) sehingga pegawai akan mutasi ke luar negeri selama 3 tahun setelah di Indonesia lebih dari 2 tahun. Pusat Komunikasi mempunyai rasio mutasi sebesar 35% untuk tahun 2012 baik mutasi keluar negeri maupun mutasi ke dalam negeri. Pegawai yang ahli dalam suatu pekerjaan dimutasi, maka harus dilakukan pelatihan/kursus agar pengetahuan pegawai yang menggantikan sama dengan yang digantikan. Setiap terjadi mutasi dilakukan hal yang sama sehingga terjadi pengulangan kegiatan. Bagi pegawai-pegawai yang baru

16 3 pulang dari Perwakilan juga mengalami kendala, karena sebagian besar pegawai akan mempunyai tugas baru, berbeda dengan tugas lama mereka sebelum mutasi ke Perwakilan. Gambar Sebaran usia pegawai Dilihat dari Gambar 1.1 diatas, hampir 50% pegawai Pusat Komunikasi berusia di rentang tahun, dimana pegawai-pegawai muda tersebut yang menjadi pelaksana kegiatan terutama di bidang teknologi informasi. Tren pegawai yang dimutasikan sampai dengan tahun 2012 adalah angkatan Petugas Komunikasi yang muda. Setiap ada yang mutasi, berarti ada pula yang pulang kembali ke kantor Pusat, namun berkebalikan dari pegawai muda yang mutasi ke Perwakilan, yang baru pulang ini mempunyai rentang umur diatas 40 tahun. Pegawai tersebut memiliki pengetahuan yang minim mengenai teknologi informasi, sehingga terdapat gap pengetahuan yang dimiliki antara pegawai yang baru pulang dan yang akan mutasi ke perwakilan. 1.2 Permasalahan Berdasarkan latar belakang seperti yang telah disebutkan diatas, maka dapat disimpulkan masalah yang terjadi di Pusat Komunikasi adalah sebagai berikut : 1. Pengetahuan, SOP, peraturan dan pengalaman tidak terdokumentasi dengan baik sehingga menyulitkan pegawai dalam menjalankan tupoksinya saat terjadi pergantian pegawai. 2. Pengetahuan dan pengalaman pegawai akan ikut hilang bersama dengan kegiatan pensiun, mutasi atau habisnya masa jabatan pegawai yang

17 4 bersangkutan. Hal tersebut mempersulit pegawai pengganti karena harus mulai dari awal lagi, sehingga perlu waktu untuk mengumpulkan pengetahuan dan pengalaman. Dari masalah-masalah diatas dapat diambil research question yaitu Model Knowledge Management System yang seperti apakah yang dapat membantu pegawai di satuan kerja Pusat Komunikasi? 1.3 Ruang Lingkup Penelitian Dalam pembuatan proposal ini membahas mengenai perancangan model knowledge management system yang mendukung pelaksanaan kegiatan di satuan kerja Pusat Komunikasi, Ruang lingkup penelitian dapat diuraikan sebagai berikut : a. Studi kasus penelitian dilakukan di Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri b. Membuat model knowledge management system di Pusat Komunikasi untuk meningkatkan kinerja pegawai Pusat Komunikasi. c. Penelitian ini dibatasi pada pembuatan prototipe knowledge management system yang dapat digunakan oleh satuan kerja Pusat Komunikasi. Rancangan model tersebut akan dievaluasi agar sesuai dengan kebutuhan knowledge management system di Pusat Komunikasi. 1.4 Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka tujuan dari dilakukannya penelitian ini adalah dirancangnya model knowledge management system yang membantu pegawai di Pusat Komunikasi menjalankan tugas dan fungsinya, sehingga diharapkan layanan yang diberikan kepada satuan kerja lain akan terus berjalan dan mengalami peningkatan. 1.5 Manfaat Penelitian Dengan dibuatnya knowledge management system bagi Pusat Komunikasi : 1. Memudahkan proses knowledge sharing antar pegawai di Pusat Komunikasi. 2. Memudahkan transfer pengetahuan antar pegawai di Pusat Komunikasi.

18 5 3. Dengan adanya knowledge management system diharapkan mutasi pegawai bisa dilakukan dengan baik. 4. Mengurangi ketergantungan organisasi terhadap pegawai tertentu. 5. Memudahkan ditemukannya pengetahuan baru yang didapat dari pengetahuan yang sudah ada. 1.6 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dari penelitian ini adaah sebagai berikut : BAB I BAB II : PENDAHULUAN Dalam bab ini dibahas mengenai latar belakang penilitian, permasalahan yang dijadikan tema penelitian, batasan dari permasalahan, ruang lingkup penelitian dan tujuan dilakukannya penelitian. : LANDASAN TEORI Bab kedua ini terdapat teori-teori yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi dan menjelaskan mengenai teori dari metodologi yang digunakan untuk menyelesaikan masalah dari penelitian. Referensi yang digunakan mengacu pada buku, jurnal dan artikel yang terkait dengan knowledge management system. BAB III : METODOLOGI PENELITIAN Dalam bab ini dijelaskan mengenai desain penelitian dan langkahlangkah penelitian yang akan digunakan penulis dalam menyelesaikan permasalahan penelitian ini. BAB IV : PROFIL ORGANISASI BAB V Dalam bab ini dijelaskan mengenai visi, misi dan struktur organisasi dimana penulis mengadakan studi kasus untuk penelitian ini. : PERANCANGAN SISTEM Dalam bab ini menerangkan mengenai langkah-langkah yang dilakukan penulis disertai dengan datanya sesuai dengan metodologi penelitian pada bab sebelumnya.

19 6 BAB VI : KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini disampaikan kesimpulan dari penelitian yang dilakukan, dan diberikan saran-saran mengenai hal-hal yang dirasakan kurang selama penelitian serta penelitian-penelitian selanjutnya yang dirasakan dimungkinkan sesuai dengan topik penelitian ini.

20 BAB II LANDASAN TEORI Dalam bab ini dibahas mengenai landasan teori yang digunakan dalam pengembangan Knowledge Management System yang sesuai dengan lingkungan kerja Pusat Komunikasi. 2.1 Knowledge Management Dalam subbab knowledge management ini menjelaskan mengenai data, informasi, pengetahuan, pengelolaan pengetahuan dan faktor kontingensi Data Menurut Awad (2004), data merupakan kumpulan fakta yang tidak terorganisir dan tidak terproses. Data bersifat statis, sehingga data merupakan kumpulan fakta diskret mengenai kejadian/record yang terstruktur dari suatu transaksi. Menurut Fernandez (2010), data menjelaskan fakta, observasi atau persepsi. Data merupakan angka mentah atau pernyataan, dan mungkin tanpa konteks, arti atau niat yang berarti. Dari pengertian menurut Awad (2004) dan Fernandez (2010) dapat disimpulkan data adalah fakta atau observasi mentah, yang biasanya berkenaan dengan fenomena fisik atau transaksi di dalam bisnis. Lebih rincinya, data merupakan pengukuran obyektif karakteristik dari entitas (seperti: manusia, tempat, barang, dan kejadian) Informasi Menurut Awad (2004), informasi adalah kumpulan data yang bisa membuat pengambilan keputusan menjadi lebih mudah. Informasi juga adalah kumpulan dari fakta dan gambaran berdasarkan data yang sudah diproses. Menurut Fernandez (2010), informasi adalah subset dari data, yang memiliki konteks, relevansi dan tujuan. Informasi biasanya melibatkan 7

21 8 manipulasi dari data mentah untuk memperoleh gambaran yang lebih bermakna dari tren atau pola data. Dari pengertian menurut Awad (2004) dan Fernandez (2010) dapat dapat disimpulkan informasi merupakan kumpulan data yang telah diolah sehingga mempunyai makna yang lebih berarti Knowledge Menurut Awad (2004), pengetahuan merupakan pemahaman manusia di bidang tertentu yang diminatinya, yang diperoleh melalui pembelajaran dan pengalaman. Dengan lebih sederhana Fernandez (2010) menjelaskan pengetahuan dibedakan dari data dan informasi melalui dua cara yang berbeda. Dalam pemahaman yang sederhana, menempatkan pengetahuan berada pada tingkat tertinggi dalam hirarki, informasi di tingkat menengah dan data berada pada tingkat terendah. Dari pengertian menurut Awad (2004) dan Fernandez (2010) dapat disimpulkan knowledge merupakan informasi yang telah melalui proses pembelajaran dan pengalaman. macam, yaitu: Menurut Fernandez (2010), knowledge dapat dibagi menjadi 6 Procedural Knowledge Menurut Fernandez (2010), procedural knowledge ini berfokus pada urutan langkah-langka cara atau tindakan untuk mencapai suatu tujuan. Declarative Knowledge Berdasarkan pengertian dari Fernandez (2010) diketahui bahwa declarative knowledge berfokus pada hubungan antar variable. Tacit Knowledge Tacit knowledge dapat diartikan sebagai knowledge yang terletak diotak atau melekat dalam diri seseorang yang diperolehnya melalui pengalaman, gagasan, ide, persepsi serta keahlian dalam pekerjaannya.

22 9 Explicit Knowledge Sedangkan explicit knowledge merupakan knowledge yang sudah direkam dan didokumentasikan sehingga lebih mudah didistribusikan dan dikelola. Biasanya knowledge ini berupa buku petunjuk pengoperasian sebuah mesin atau penjelasan yang diberikan oleh instruktur dalam sebuah program pelatihan. General Knowledge Knowledge ini merupakan pengetahuan yang mencakup tentang lingkungan dan perilaku. General knowledge merupakan interpretasi yang relevan dari informasi yang diperoleh konsumen dari lingkungan. Specific Knowledge Knowledge ini disebut juga Idiosyncratic knowledge merupakan pengetahuan yang dimiliki hanya orang-orang tertentu saja, sehingga menyebabkan pengetahuan ini sangat mahal untuk ditransfer. Specific knpwledge dapat dibedakan menjadi 2 tipe yaitu: technically specific knowledge and contextually specific knowledge. Gambar SECI model Menurut Nonaka Takeuchi, terdapat 4 (empat) model dari knowledge creation yang sudah teridentifikasi atau dikenal dengan istilah SECI (Gambar 2.1), yaitu :

23 10 1. Socialization Konversi dari tacit knowledge ke tacit knowledge yang baru. Hal ini dilakukan dengan interaksi sosial dan kegiatan berbagi pengalaman antar pegawai dalam suatu organisasi. 2. Externalization Konversi dari pengetahuan tacit menjadi explicit yang baru. Proses externalization membantu menerjemahkan pengetahuan tacit yang dimiliki seseorang ke dalam bentuk eksplisit sehingga mudah dimengerti oleh orang lain. Hal ini dapat dilakukan dengan menerapkan adanya dokumentasi notulensi dalam setiap rapat ke dalam bentuk elektronik, sehingga dapat dilihat oleh yang berkepentingan. 3. Internalization Konversi dari explicit knowledge menjadi tacit knowledge yang baru atau sering disebut proses belajar. Dengan adanya data, informasi dan pengetahuan yang telah terdokumentasi, maka dokumen-dokumen tersebut dapat dibaca oleh orang yang berkepentingan, sehingga proses ini dapat meningkatkan pengetahuan pegawai. 4. Combination Konversi dari explicit knowledge ke explicit knowledge yang baru. Proses ini dilakukan dengan mengkombinasikan berbagai explicit knowledge yang berbeda untuk menghasilkan dokumen lainnya Knowledge Management Menurut Fernandez (2010) knowledge management merupakan kegiatan-kegiatan seperti menemukan, menangkap, menyebarkan dan mengimplementasikan pengetahuan sehingga meningkatkan, dengan biaya yang hemat, berdampak pada capaian yang diinginkan oleh suatu organisasi. Menurut Awad (2004), knowledge management adalah suatu proses menangkap dan menggunakan keahlian yang berguna dimanapun dalam organisasi baik dalam dokumen, database (disebut pengetahuan eksplisit), atau kepala manusia (disebut pengetahuan tasit). Berdasarkan pengertian dari Fernandez (2010) dan Awad (2004) bisa disimpulkan, knowledge management merupakan suatu proses kegiatan

24 11 dalam menemukan, menangkap dan menggunakan pengetahuanpengetahuan yang ada dalam organisasi yang berguna dan mendukung organisasi tersebut mencapai targetnya Faktor Kontingensi Faktor kontingensi merupakan salah satu pendekatan yang digunakan untuk membuat solusi KM, yang dalam pandangan kontingensi tidak ada pendekatan knowledge management yang terbaik yang dapat diadopsi semua organisasi untuk semua situasi. Dalam pandangan kontingensi, agar berhasil harus mengikutsertakan semua kemungkinan, dan akan berhasil dengan metode yang sesuai. Pada Gambar 2.2 dijelaskan katergori-kategori dari faktor kontongensi yang mempengaruhi pemilihan dari proses KM, yaitu karakteristik tugas, karakteristik pengetahuan, karakteristik organisasi dan karakteritik lingkungan. Gambar Kategori dari faktor kontingensi Karakteristik Tugas Proses knowledge management yang sesuai untuk sebuah organisasi bergatung dari sifat alami dari tugas yang ada di organisasi tersebut. Karakteristik tugas dapat dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu task uncertainty dan task interdependence. Task interdependence mengindikasikan keberhasilan suatu unit mencapai goalnya dengan bantuan dari unit lain. Interdependent task bergantung pada interaksi dinamis pegawai dalam satu unit untuk berkomunikasi dan berkoordinasi dengan pegawai dari unit lain.

25 Karakteristik Pengetahuan Karakteristik pengetahuan seperti yang dijelaskan sebelumnya dibagi menjadi 3 (tiga), yaitu tacit/explicit, procedural/declarative dan general/spesifik. Namun karena hanya tacit/explicit dan procedural/declarative saja yang mempunyai pengaruh langsung terhadap keberlangsungan proses KM maka hanya kedua jenis saja yang digunakan untuk mendeskripsikan karakteristik pengetahuan Karakteristik Organisasi dan Karakteristik Lingkungan Dua karakteristik organisasi yaitu ukuran dan strategi organisasi, dan satu karakteristik lingkungan yaitu ketidaktentuan yang mempengaruhi pemilihan proses KM. Pada Tabel 2-1 dibawah dijelaskan proses-proses KM yang direkomendasikan untuk masing-masing tipe dari ketiga karakteristik. Tabel 2-1 Faktor Kontingensi

26 Knowledge Management Solution Knowledge Management Solution merupakan cara untuk memfasilitasi kegiatan berbagi pengetahuan, yang dapat dibagi menjadi 4 (empat) level, yaitu proses KM, knowledge management system, teknologi dan mekanisme KM serta infrastruktur KM Knowledge Management Process Proses knowledge management merupakan proses yang harus dilakukan untuk menemukan dan menangkap pengetahuan, juga proses membagi dan mengaplikasikan pengetahuan. Dalam KM proses ini terdapat 7 (tujuh) subproses, dimana 4 (empat) subproses dari Nonaka dan 3 (tiga) subproses dari Grant, seperti pada gambar 2.3 berikut. Discovery - Combination - Socialization Capture - Externalization - Internalization Sharing - Socialization - Exchange Application - Direction - Routine Gambar Knowledge management process Fernandez (2010) menjelaskan, proses knowledge management dapat dibagi menjadi 4 jenis, yaitu : 1. Knowledge Discovery Knowledge discovery merupakan mengembangkan pengetahuan tasit atau eksplisit baru dari data dan informasi atau dari penelahaan pengetahuan terdahulu. Proses combination berperan dalam penemuan pengetahuan tacit, sedangkan proses socialization berperan untuk pengetahuan eksplisit. 2. Knowledge Capture Knowledge capture merupakan proses menangkap explicit atau tacit knowledge yang terdapat pada people, artifacts atau entitas organisasi. Sekaligus menangkap pengetahuan diluar organisasi, seperti pengetahuan yang dimiliki oleh kompetitor, konsumen, supplier

27 14 maupun konsultan. Knowledge capture terdiri dari proses externalization dan internalization. 3. Knowledge Sharing Knowledge sharing mendukung proses dimana explicit atau tacit knowledge dapat dikomunikasikan dengan individu lainnya. Dalam proses KM ini terdiri dari proses socialization dan exchange. Exchange merupakan proses yang digunakan untuk berbagi pengetahuan eksplisit, antar individu, grup dan organisasi. Contohnya manual book sistem yang dipelajari dari satu pegawai ke pegawai lainnya, yang memanfaatkan pengetahuan eksplisit yang ada di dalam manual book. 4. Knowledge Application Knowledge Application mendukung proses penggunaan pengetahuan yang dipunyai oleh beberapa individu dengan individu lain tanpa mendapatkan secara nyata atau mempelajari pengetahuan itu. Knowledge application terdiri dari proses direction dan routine. Direction merupakan proses satu individu menggunakan pengetahuan untuk memberi arahan kepada orang lain tanpa membagi pengetahuan yang dimilikinya. Sedangkan routine merupakan pengetahuan yang terdapat dalam prosedur, aturan dan norma yang memandu langkah berikutnya Knowledge Management System Fernandez (2010) mengatakan bahwa knowledge management system adalah suatu integrasi antara teknologi dan mekanisme yang dikembangkan untuk mendukung proses knowledge management. Knowledge Management System terdiri dari 4 (empat ) macam, yaitu knowledge discovery sharing, knowledge capture system, knowledge sharing system dan knowledge application system Knowledge Management Mechanism dan Knowledge Management Technology Mekanisme knowledge management merupakan tindakan untuk menyukseskan knowledge management dengan menggunakan kewenangan

28 15 organisasi. Dalam mekanisme KM terdapat kebijakan organisasi/sosial /struktural untuk mendukung KM. Teknologi knowledge management juga untuk mendukung KMS dan berhubungan dengan infrastruktur KM terutama infrastruktur TI. Dalam bukunya Fernandez (2010) memberikan beberapa contoh pemanfaatan KM mechanism and technology berdasarkan proses KM Knowledge Management Infrastructure Infrastruktur knowledge management merupakan pondasi untuk knowledge management berada. Infrastruktur KM terdiri dari 5 (lima) komponen utama yaitu budaya organisasi, struktur organisasi, communities of practices, infrastruktur TI dan pengetahuan umum Budaya Organisasi Budaya organisasi direfleksikan melalui norma dan kepercayaan yang menuntun kebiasaan pegawai dalam suatu organisasi. Dalam penerapan knowledge management, membuat orang berpartisipasi dalam kegiatan berbagi pengetahuan merupakan hal yang paling berat. Hal-hal yang bisa dilakukan untuk membuat budaya organisasi dapat melalui pemahaman nilai dari kegiatan KM, dukungan dari pihak manajerial untuk proses KM di semua level, pemberian reward dalam proses berbagi pengetahuan dan dukungan untuk melakukan interaksi dalam proses menciptakan dan berbagi pengetahuan Struktur Organisasi Struktur organisasi juga mempengaruhi knowledge management, misalnya struktur hierarchical mempengaruhi orang untuk bergerak secara individu atau hanya berbagi pengetahuan kepada orang yang disukai saja. Hubungan pelaporan yang masih tradisional berpengaruh terhadap pergerakan data dan informasi, dan adanya kelompok yang biasa mengambil keputusan bersama berpengaruh terhadap pembentukan dan kegiatan berbagi pengetahuan. Dengan melakukan desentralisasi atau membuat struktur organisasi lebih datar, dapat menghilangkan birokrasi.

29 16 Dalam membantu knowledge management, organisasi dapat memfasilitasi dengan membentuk jabatan struktural yang khusus menangani masalah KM, atau biasa disebut CKO (chief Knowledge Officer). Dengan adanya communities of practice individu dapat berhubungan dengan komunitas, hal ini lebih memungkinkan terjadi dibandingkan dalam struktur tradisional. Karena communities of practice bukan bagian dari struktur organisasi, bentuk pertemuannya bersifat informal. Biasanya dengan adanya komunitas memungkinkan banyak jawaban dari permasalahan yang ada Infrastruktur TI Knowledge management juga difasilitasi oleh infrastruktur teknologi informasi organisasi. Infrastruktur TI termasuk pemrosesan data, yang terdiri dari database dan data warehouse. Salah satu cara untuk melihat infrastruktur TI secara sistematis adalah dengan mempertimbangkan kapabilitas nya dalam 4 (empat) aspek, yaitu reach, depth, richness dan aggregation. Reach berkaitan dengan koneksi dan akses. Dalam kontek jaringan, reach menggambarkan jumlah dan lokasi geografis lokasi dari node-node yang diakses. Depth fokus pada detail dan jumlah informasi yang dapat dikomunikasikan secara efektif melalui suatu medium. Hal ini berkaitan dengan bandwidth dan customization. Medium dari richness berdasarkan kemampuannya untuk menyediakan banyak isyarat, feedback yang cepat, personalisasi pesan dan menggunakan bahasa alami untuk menyampaikan isi. Salah satu keuntungan dari IT adalah meningkatnya kemampuan untuk memindahkan dan memproses informasi dengan cepat. Hal ini memungkinkan aggregation dari informasi yang berbobot besar dibentuk dari banyak sumber.

30 Pengetahuan Umum Pengetahuan umum merupakan pengalaman kumulatif perusahaan dalam memahami kategori dan pengetahuan serta prinsip organisasi yang mendukung komunikasi dan koordinasi. Pengetahuan umum juga mendukung kesatuan dari organisasi temasuk bahasa umum, pengakuan terhadap domain pengetahuan individu, skema kognitif umum, norma bersama, dan elamen dari pengetahuan khusus yang umum ada di individu yang berbagi pengetahuan Lingkungan Fisik Kunci utama dari lingkungan fisik adalah desain bangunan dan partisi diantaranya, lokasi, ukuran dan tipe kantornya, tipe, jumlah dan kondisi ruang meeting, dan lainnya. Lingkungan fisik dapat memfasilitasi KM dengan menyediakan pegawai bertemu dan membagi ide mereka. Fernandez (2010) mengusulkan langkah-langkah pembuatan knowledge management, yaitu sebagai berikut : 1. Assess the contingency factors.. Langkah ini untuk menilai lingkungan organisasi yang berkaitan dengan faktor kontingensi (seperti karakteristik tugas, knowledge yang ada, lingkungan dan organisasi) dan bagaimana mereka mempengaruhi ketidaktentuannya. 2. Identify the knowledge management processes based on each contingency factor. Langkah ini untuk menentukan proses-proses knowledge management berdasarkan tiap-tiap faktor kontingensi. Pada tabel berikut, menjelaskan efek dari tiap-tiap faktor kontingensi terhadap KM Process.

31 18 Tabel 2-2 Prioritas KM Process Contingency Factors Combination Socialization for Socialization for Knowledge Discovery Knowledge Sharing Exchange Externalization Internalization Direction Routines Task Uncertanty LOW HIGH HIGH LOW LOW LOW HIGH LOW Task Interdependence HIGH HIGH HIGH HIGH LOW LOW HIGH/LOW HIGH/LOW Tacit/Explicit Knowledge EXPLICIT TACIT TACIT EXPLICIT TACIT EXPLICIT TACIT/EXPLICIT TACIT / EXPLICIT Procedural/Declarative PROCEDURAL/ PROCEDURAL / PROCEDURAL / PROCEDURAL/ PROCEDURAL / PROCEDURAL / Knowledge DECLARATIVE DECLARATIVE DECLARATIVE DECLARATIVE DECLARATIVE DECLARATIVE PROCEDURAL PROCEDURAL Organizational Size SMALL/LARGE SMALL SMALL LARGE SMALL/LARGE SMALL/LARGE SMALL LARGE Business Strategy DIFFERENTIATION DIFFERENTIATION LOW COST/ DIFFERENTIATION LOW COST/ DIFFERENTIATION LOW COST/ DIFFERENTIATION LOW COST/ DIFFERENTIATION LOW COST Environmental Uncertanty HIGH HIGH LOW LOW LOW LOW HIGH HIGH LOW COST Tabel 2-2 tersebut hanya menyediakan beberapa dari faktor-faktor yang paling penting yang perlu dipertimbangkan dalam membuat pilihan ini. Tabel dapat dilihat pada Bab Prioritize the needed knowledge management processes. Langkah ini untuk mengetahui proses-proses Knowledge Management yang paling dibutuhkan oleh organisasi tersebut. 4. Identify existing knowledge management processes. Langkah ini dilakukan untuk mengindentifikasi KM Process yang sudah dilakukan oleh perusahaan. 5. Identify the additional needed knowledge management processes. Langkah ini untuk mengetahui proses-proses knowledge yang baru sehingga dapat dikombinasikan dengan proses yang sudah ada sebelumnya. 6. Assess the knowledge management infrastructure. Langkah ini untuk dapat mengetahui gambaran infrastruktur management yang diterapkan. 7. Develop additional needed knowledge management system, mechanism and technologies. Pada langkah terakhir adalah membuat KMS yang dibutuhkan dilengkapi dengan mekanisme dan teknologi yang mendukung KMS tersebut. 2.3 Software Engineering Unified Modelling Language UML atau sering disebut Unified Modeling Language, merupakan salah satu bentuk bahasa visual untuk menjelaskan,

32 19 memberikan spesifikasi, merancang, membuat model dan mendokumentasikan aspek-aspek dari sebuah sistem. UML banyak mengunakan diagaram untuk menggambarkan aspek dari sistem yang sedang dimodelkan. Berbeda dengan bahasa pemrograman yang lebih dekat dengan perangkat keras, UML lebih dekat ke model pemikiran kita. UML mendefinisikan diagram-diagramnya diantaranya use case diagram, class diagram, statechart diagram, activity diagram, sequence diagram, collaboration diagram, component diagram dan deployment diagram Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem, atau menekankan pada apa yang dilakukan oleh sistem. Use case merepresentasikan sebuah interaksi antara pengguna dengan sistem. Pada Gambar 2.5 berikut merupakan gambar dari tiga komponen sistem dalam use case diagram: Actor Sistem boundaries Usecase Gambar Komponen-komponen use case Activity Diagram Activity diagram menggambarkan alur dari aktivitas sistem yang sedan dirancang, bagaimana masing-masing alur berawal, keputusan yang mungkin terjadi, dan bagaimana berakhirnya. Pada activity diagram sebagian besar statenya adalah tindakan yang dipengaruhi oleh selesainya state sebelumnya.

33 Protyping Prototyping merupakan proses yang digunakan untuk membantu pengembang perangkat lunak dalam membentuk model dari perangkat lunak yang dibuat tersebut. Prototyping melakukan analisis, desain dan implementasi secara bersamaan, kemudian dilakukan secara berulang-ulang untuk mendapat review dari pengguna. Hasil dari prototyping adalah suatu sistem dengan fungsi yang minimal. Pendekatan dalam prototyping antara lain: - Throw-away, prototipe dibuat dan dites. Pengalaman yang diperoleh dari pembuatan prototipe digunakan untuk membuat produk akhir, kemudian prototipe dibuang. - Incremental, produk finalnya dibuat secara terpisah. Desain produk final secara keseluruhan hanya ada satu tapi dibagi dalam komponen-komponen yang lebih kecil yang terpisah. - Evolutionary, prototipe yang dibuat tidak dibuang tapi digunakan untuk iterasi berikutnya. Dalam hal ini, produk yang sebenarnya dipandang sebagai evolusi dari versi awal menuju produk akhir. Pada Gambar 2.5 dibawah menjelaskan langkah-langkah dalam melakukan prototyping, dimulai dari tahap perencanaan, analisa sistem yang akan dibuat, mendesain protipe, kemudian mengimplementasikan prototipe sekaligus dilakukan testing. Setelah sistem prototipe memenuhi keinginan pengguna maka sistem tersebut dibuat aplikasi aslinya.

34 21 Planning Analisis Implementation Design Sistem Prototipe Implementation System Gambar Alur Prototyping 2.5 Penelitian Sebelumnya Dalam membuat penelitian ini dilakukan studi literatur terhadap 3 karya akhir mahasiswa MTI-UI, yaitu : a. Pengembangan Model Knowledge Management System untuk Mendukung Resource Sharing dan Kolaborasi antar Perekayasa : Studi Kasus Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi Penelitian yang dilakukan oleh Sari Andarwati Kunharyanto mengambil studi kasus pada Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT), bertujuan untuk menghasilkan model knowledge management system yang mendukung kolaborasi dan knowledge sharing antar perekayasa di BPPT. Penulis dalam penelitiannya mengadopsi metode dari Fernandez dengan mengidentifikasi faktor kontingensi dengan cara kuisoner, observasi dan wawancara. Proses knowledge management yang dibutuhkan dicari dari faktor kontingensi, kemudian dibandingkan dengan proses knowledge management yang sudah ada di organisasi tersebut untuk mengidentifikasi proses knowledge management tambahan yang diperlukan. Langkah selanjutnya dilakukan penilaian infrastruktur, baru dilakukan pengembangan knowledge management system. Prototipe KMS dibuat dengan merujuk dari model KMS yang dikembangkan serta menyesuaikannya dengan sistem tata kerja kerekayasaaan. Hasil penelitian tersebut adalah knowledge management yang akan dikumpulkan berbentuk dokumen yaitu instruction, report dan working sheet yang berisi

35 22 engineering capabilities (hasil pengalaman dari perekayasa) serta proses knowledge management yang diprioritaskan adalah socialization for knowledge discovery and sharing. b. Perancangan Knowledge Management System pada Divisi Operasional PT Visi Solusi Teknologi Penelitian yang dilakukan oleh Dimas Setiawan mengambil studi kasus pada PT. Visi Solusi Teknologi, bertujuan untuk menghasilkan rancangan knowledge management solution dan prototipe knowledge management system pada Divisi PT. Visi Solusi Teknologi. Scope penelitian tersebut untuk membuat knowledge management solution dan rancangan prototype KMS pada divisi operasional PT. Visi Solusi Teknologi. Dalam penelitiannya penulis membuat metodologi yang disesuaikan dengan kondisi PT. Visi Solusi Teknologi dengan mengadopsi metodologi Fernandez, prototyping dan metodologi penelitian sebelumnya oleh Moh. Teguh Bayu Santoso. Hasil Penelitian tersebut adalah proses Knowledge Management yang dikembangkan berdasarkan prioritas adalah sebagai berikut: Socialization for knowledge discovery, socialization for knowledge sharing, combination, externalization, exchange, direction, routines dan internalizations. Fitur-fitur knowledge management yang dikembangkan yaitu chatting, forum discussion, management article, management document, management issue, customer helpdesk. c. Model Knowledge Management System untuk Sales dan Distribution Perusahaan Telekomunikasi : Studi Kasus PT. XL Axiata, Tbk Penelitian ini dilakukan oleh Alexander Waworuntu dengan mengambil studi kasus pada PT. XL Axiata, Tbk, bertujuan untuk menghasilkan rancangan solusi Knowledge Management dan prototipe KMS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, khusus pada direktorat commerce bagian CPC. Batasan penelitian ini hanya membahas pembuatan model KMS beserta prototipenya untuk commerce performance control pada direktorat commerce PT. XL Axiata, Tbk.

36 23 Metode untuk menyelesaikan penelitian ini dengan mengadaptasi metodologi faktor-faktor kontigensi dari Fernandez untuk mengetahui proses-proses KM yang paling berperan dalam daur knowledge yang ada dalam organisasi. Daur knowledge menggunakan tahapan SECI model. Proses-proses KM ini kemudian diterjemahkan menjadi fungsionalitas KMS dan aktivitas-aktivitas yang terlibat didalamnya sehingga dihasilkanlah sebuah model KMS. Prototipe KMS dibuat dengan metodologi prototyping. Kesimpulan dari penelitian tersebut adala proses KM yang penting untuk diperhatikan adalah proses knowledge discovery, knowledge sharing dan knowledge application. Fitur KMS yang dihasilkan untuk mendukung proses tersebut adalah news management, article management, document management, discussion forum, dan report management.

37 24 Tabel 2-3 Perbandingan penelitian sebelumnya Scope Penelitian Tujuan Penelitian Metode Penelitian Hasil Penelitian Pengembangan Model KMS untuk Mendukung Resource Sharing dan Kolaborasi antar Perekayasa : Studi Kasus BPPT Pembuatan model KMS di BPPT untuk mendukung kolaborasi knowledge sharing antar Perekayasa. Menghasilkan model KMS yang mendukung kolaborasi dan knowledge sharing antar Perekayasa di BPPT. Menggunakan metodologi Fernandez (2010) dan studi kasus untuk merancang model KMS bagi perekayasa. Proses KM yang diprioritaskan : - Socialization for Knowledge Discovery - Socialization for Knowledge Sharing Knowledge yang di-capture berupa dokumen, terbagi menjadi instruction, report, dan working sheet. Perancangan Knowledge Management System pada Divisi Operasional PT Visi Solusi Teknologi Perancangan KM solution dan prototipe KMS untuk Divisi Operasional PT. Visitek. Merancang KM Solution dan prototipe KMS yang mendukung KM Solution untuk Divisi Operasional PT. Visitek. Menggunakan metodologi Fernandez (2010) dan metodologi prototype untuk merancang prototipe KMS. Proses KM yang diterapkan pada Divisi Operasional PT. Visitek berdasarkan urutan prioritasnya: - Socialization for knowledge discovery, Socialization for knowledge sharing dan combination - Externalization dan exchange - Direction dan routines - Internalization Fitur-fitur yang dikembangkan : chatting, forum discussion, management article, management document, management issue, customer helpdesk. Model KMS untuk Sales dan Distribution Perusahaan Telekomunikasi : Studi Kasus PT. XL Axiata, Tbk Perancangan solusi KM dan prototipe KMS untuk Divisi Sales dan Distribution pada PT. XL Axiata, Tbk. Menghasilkan rancangan solusi KM dan prototype KMS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, khusus pada direktorat commerce bagian CPC Menggunakan metodologi faktor-faktor kontigensi dari Fernandez dan SECI model dari Nonaka untuk menganalisa daur knowledge yang terjadi. Proses KM yang diprioritaskan : - Socialization for Knowledge Discovery - Socialization for Knowledge Sharing - Knowledge - Application Fitur KMS yang dihasilkan untuk mendukung proses tersebut adalah News Management, Article Management, Document Management, Discussion Forum, Report Management. Pemodelan Knowledge Management System pada Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri Perancangan solusi KM dan prototipe KMS untuk satuan kerja Pusat Komunikasi Merancang model KMS yang membantu pegawai Puskom. Menggunakan metodologi Fernandez (2010) dan prototyping untuk membangun model KMS bagi pegawai Pusat Komunikasi Proses KM yang diprioritaskan : - Socialization (knowledge sharing dan knowledge discovery) - Combination - Internalization - Externalization - Exchange Fitur KMS yang dikembangkan : document library, article library, forum discussion, chatting, searching.

38 25 Tabel 2.3 merupakan perbandingan antara penelitian-penelitian sebelumnya, dimana ketiga penelitian tersebut menggunakan faktor kontingensi dari Fernandez, sedangkan untuk studi kasus pada PT. XL Axiata untuk menganalisa daur knowledge yang terjadi digunakan metode SECI dari Nonaka. Penelitian yang dilakukan penulis dibandingkan dengan ketiga penelitian sebelumnya adalah sama-sama menggunakan faktor kontingensi Fernandez untuk menganalisa proses-proses KM. Penelitian ini mengambil studi kasus di Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri.

39 BAB III METODOLOGI PENELITIAN Dalam bab ini dibahas mengenai kerangka penelitian serta metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini. 3.1 Kerangka Penelitian Penelitian ini digunakan untuk menggambarkan bagaimana merancang model Knowledge management system yang sesuai dengan kondisi di Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri. Penelitian ini menggunakan bersifat deskripsi kualitatif dan tidak menggunakan uji statistik serta hasil yang didapatkan tidak dapat digeneralisasi untuk organisasi lain dengan penelitian sejenis. Karena penelitian ini dilakukan denan menganalisa faktor-faktor yang berpengaruh terhadap perancangan model KMS sesuai dengan kebutuhan dari Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri. 26

40 27 Merumuskan Masalah Studi Literatur Pengumpulan Data Metode : Wawancara, Observasi, Kuisioner Identifikasi Proses KM berdasarkan faktor Kontigensi Input : Faktor-faktor Kotigensi Metode : Analisa tabel faktor kontingensi Output : Portofolio Proses KM berdasarkan tabel faktor kontigensi Memprioritaskan Proses KM yang dibutuhkan Input : Portofolio Proses KM berdasarkan tabel faktor kontigensi Metode : Penilaian prioritas tabel faktor kontigensi Output : Portofolio Prioritas Proses KM yang dibutuhkan Identifikasi Proses KM Tambahan yang dibutuhkan Input : Portofolio Proses KM yang dibutuhkan, Portofolio Kecenderungan Pemanfaatan Proses KM saat ini Metode : Analisa Prioritas Pengembangan Output : Area Pengembangan Proses KM Identifikasi Proses KM saat ini Input : Pemanfaatan Proses KM saat ini Metode : Kuisioner Output : Portofolio Kecenderungan Pemanfaatan Proses KM saat ini Menilai Infrastruktur KM Input : Struktur Organisasi, Kultur Organisasi, Infrastruktur TI Metode : Wawancara, Observasi Output : Kondisi Infrastruktur KM Mengembangkan Knowledge Management System Input : Area pengembangan proses KM, kondisi infrastruktur KM, kebutuhan KMS Metode : Studi literatur, perancangan model solusi KM Output : Rancangan Model KMS Mengembangkan Prototipe KMS Input : Rancangan model KMS Metode : Software Engineering Output : Prototipe KMS Gambar Kerangka Penelitian Gambar 3.1 Metodologi Penelitian

41 28 Sesuai dengan Gambar 3.1 diatas, peneliatian ini dilakukan dengan tahapantahapan sebagai berikut: 1. Merumuskan Masalah Tahap pertama penelitian ini penulis melakukan perumusan masalah. Penulis melakukan analisa permasalahan yang terjadi di satuan kerja Pusat Komunikasi, kemudian dicari solusi dari permasalahan tersebut dengan teori yang ada. 2. Studi Literatur Studi Literatur dilakukan untuk mencari teori-teori yang berhubungan dengan knowledge management system dan beberapa teori lain yang dapat mendukung dalam pemecahan masalah baik melalui textbook, artikelartikel dari internet, maupun referensi lainnya, sehingga dapat mempermudah dalam pengolahan dan analisa data. 3. Pengumpulan Data Data-data untuk pengukuran diperlukan dalam menentukan faktor kontigensi. Data-data ini didapatkan dengan 3 tahapan, yaitu melalui kuisioner, wawancara dan observasi. Wawancara dan observasi dilakukan untuk menguatkan hasil yang didapat dari kuisioner. Penelitian ini menggunakan kuisioner untuk mendapatkan informasi mengenai karakteristik tugas, karakteristik pengetahuan, karakteristik organisasi, ukuran organisasi dan karakteristik lingkungan. Keluaran yang diharapkan yaitu nilai-nilai faktor kontigensi berdasarkan masukan karakteristik dari masing-masing faktor kontigensi di dalam organisasi. 4. Identifikasi Proses KM berdasarkan setiap Faktor Kontigensi Tahap selanjutnya adalah proses identifikasi penentuan proses KM yang sesuai dengan masing-masing faktor kontigensi tersebut. Masukan dari proses ini adalah hasil penilaian masing-masing faktor kontigensi pada langkah sebelumnya. Keluaran dari proses ini adalah portofolio prosesproses KM yang cocok bagi perusahaan berdasarkan tabel faktor-faktor kontigensi.

42 29 5. Memprioritaskan proses KM yang dibutuhkan Langkah selanjutnya dilakukan pemilihan proses-proses KM prioritas berdasarkan kesesuaian dengan masing-masing faktor kontigensi yang ada. Masukan dari proses ini adalah portofolio proses KM yang cocok bagi organisasi berdasarkan tabel faktor kontigensi yang dihasilkan pada langkah sebelumnya. Keluaran dari langkah ini didapatkan portofolio prioritas proses KM yang dibutuhkan. 6. Identifikasi Proses KM saat ini Langkah berikutnya dilakukan identifikasi proses-proses KM yang selama ini ada di lingkungan Pusat Komunikasi yang dimanfaatkan oleh masingmasing individu di dalam melaksanakan proses kerjanya. Proses ini menggunakan metode kuisioner untuk menentukan proses-proses KM apa saja yang sudah ada di lingkungan Pusat Komunikasi. Masukannya adalah tingkat pemanfaatan proses KM saat ini, sementara keluarannya adalah portofolio kecenderungan pemanfaatan KM saat ini. 7. Identifikasi Proses KM tambahan yang dibutuhkan Tahap berikutnya adalah menentukan proses-proses KM apa saja yan perlu ditambahkan sesuai dengan hasil identifikasi proses KM saat ini dan proses piroritasisasi proses-proses KM yang dibutuhkan dari faktor kontigensi. Masukan dari proses ini adalah portofolio prioritas proses KM yang dibutuhkan dari langkah 3 dan portofolio kecenderungan pemanfaatan KM saat ini dari langkah 4. Informasi lain yang didapatkan adalah analisis portofolio harapan pemanfaatan proses KM. Metode yang digunakan adalah kuisioner untuk mendapatkan informasi harapan pemanfaatan proses KM dari individu didalam perusahaan. Masingmasing portofolio dibuat peringkat terhadap proses KM, kemudian dari ketiga informasi portofolio tersebut dijumlah, dan jumlah yang dibawah 12 (asumsi nilai yang paling tinggi 8, sehingga nilai dari ketiga portofolio 24, kemudian 24 dibagi 2) mendapatkan prioritas area pengembangan KMS yang cocok bagi Pusat Komunikasi.

43 30 8. Menilai Infrastruktur KM Pada tahap ini dilakukan analisis infrastruktur teknologi informasi yang ada di Pusat Komunikasi melalui metode kuisioner, observasi dan wawancara. Masukannya berupa struktur organisasi, budaya organisasi, infrastrktur TI yang ada di satuan kerja tersebut sehingga didapatkan keluaran infrastruktur KM. 9. Mengembangkan KMS Pada tahap ini dilakukan perancangan model knowledge management system Pusat Komunikasi, dengan menggunakan metode studi literatur. Tahap ini juga dilakukan pemilihan teknologi dan mekanisme KM sesuai dengan proses KM yang diprioritaskan. Masukannya berupa area pengembangan KM dan kebutuhan KMS, dan didapatkan keluaran rancangan model KMS. 10. Mengembangkan Prototipe KMS Pada tahap ini dilakukan perancangan prototipe knowledge management system Pusat Komunikasi dengan menggunakan metode prototyping. Masukannya berupa rancangan model KMS dari langkah 9, dari masukan tersebut dihasilkan prototipe KMS sesuai kebutuhan satuan kerja Pusat Komunikasi. 3.2 Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan teknik kuisioner dan teknik wawancara. Kuisioner diambil dari penelitian yang dilakukan oleh Dimas Setiawan, karena dalam kuisionernya memetakan proses-proses KM yang diperlukan dalam penelitian ini. Mengenai pemetaaan kuisioner dapat dilihat pada lampiran E. Kuisioner menggunakan pengelompokan data teknik likert. Responden diambil secara population sampling dengan mengambil pegawai Pusat Komunikasi yang saat ini berada di Kantor Pusat Jakarta yang berjumlah 194 pegawai sebagai unit stratumnya. Dari kuisioner yang disebar ke semua pegawai, ada 160 kuisioner yang kembali ke penulis, sehingga data yang digunakan adalah data dari 160 responden. Wawancara dilakukan kepada Bapak Yonny Tri Prayitno selaku Kepala Pusat Komunikasi dan Bapak Linardi Utama selaku Kepala Bagian PPSIK.

44 Analisa Data Analisa data menggunakan pendekatan diskriptif kualitatif dan analisa kuantitatif. Analisa data secara kuantitatif untuk faktor pemilihan prioritas proeses KM. Kuisioner terdiri dari 3 (tiga) jenis pertanyaan, bagian I dan bagian II responden memilih salah satu dari dua jawaban. Hasil yang didapatkan dibuat prosentasenya untuk kedua jawaban tersebut. Bagian III responden dapat memilih lebih dari 1 (satu) jawaban, dan hasil tiap jawaban akan dijumlah dan dibuat prosentasenya. Bagian IV menggunakan skala linkert, dimana nilai untuk masing masing jawaban dapat dilihat dalam Tabel 3-1 berikut : Tabel 3-1 Pembobotan nilai skala likert Skala Likert Bobot Nilai Sangat Setuju 5 Setuju 4 Ragu-ragu 3 Tidak Setuju 2 Sangat Tidak Setuju 1 Cara menghitung skor dan presentase penggolongan skor penilaian adalah seperti berikut: a. Cara Menghitung Skor Skor = frekuensi x bobot nilai, dimana frekuensi adalah jumlah responden yang memilih. Jumlah skor = jumlah skor skala penilaian 1 sampai 5. b. Cara penghitungan presentase penggolongan skor penilaian Penggolongan skor penilaian dilakukan berdasarkan skor ideal, dimana jumlah responden merupakan nilai penentunya. Penelitian ini mendapatkan jumlah responden sebanyak 160, maka : Skor ideal (skor tertinggi) = 160 X bobot nilai tertinggi = 160 X 5 = 800 Skor kumulatif = (jumlah responden yang memilih 1 X 1)+( jumlah responden yang memilih 2 X 2)+( jumlah responden yang memilih 3 X 3)+(

45 32 jumlah responden yang memilih 4 X 4)+ ( jumlah responden yang memilih 5 X 5) Nilai tiap pertanyaan dalam skala likert = skor kumulatif/skor ideal 3.4 Karakteristik Umum Responden Data karakteristik umum responden adalah data yang memberikan gambaran umum mengenai responden, baik yang diwawancara maupun kuisioner. Data responden diperoleh dengan menanyakan data responden seperti jenis kelamin, usia, latar belakang pendidikan, dan lama bekerja di dalam kuisioner kuisioner. Berikut merupakan gambaran detail mengenai karakteristik umum responden. 1. Jenis Kelamin Data jenis kelamin berupa laki-laki dan perempuan. Penyebaran kuisioner dilakukan kepada seluruh pegawai tanpa mempertimbangkan jenis kelamin, sehingga pembagian jenis kelamin tidak merata. Sebagian besar responden kuisioner adalah laki-laki, seperti yang terdapat pada Tabel 3-2 berikut. Tabel 3-2 Jenis Kelamin Responden Jenis Kelamin Jumlah % Laki-laki % Perempuan % Jumlah % Gambar Diagram prosentase responden berdasarkan jenis kelamin Dari Gambar 3.2 diatas terlihat bahwa responden laki-laki lebih mendominasi dari total responden, dengan jumlah 71,25%, sedangkan responden perempuan sebesar 28,75%. Hal ini terjadi karena sebagian besar pegawai Pusat Komunikasi adalah laki-laki.

46 33 2. Usia Usia responden kuisioner sebagian besar berada pada rentang dibawah 30 (tiga puluh) tahun. Hal ini disebabkan pegawai yang saat ini ada di Puskom kantor pusat Jakarta adalah pegawai yang baru 3-4 tahun lalu baru direkrut, sehingga merupakan usia pegawai masih muda. Tabel 3-3 Usia Responden Usia (U) Jumlah % U=< % 30 < U < % U >= % Jumlah % 10.00% 50.63% U=< < U < 50 U >= % Gambar Diagram prosentase responden berdasarkan usia Dari Gambar 3.4 diatas terlihat bahwa responden usia di bawah 30 (tiga puluh) tahun mendominasi, yaitu sebesar 50,63%, sedangkan pegawai dengan usia antar 30 samapi 50 tahun sebesar 39,38%. Responden dengan usia diatas 50 (lima puluh) tahun sebesar 10%. 3. Latar Belakang Pendidikan Data latar belakang pendidikan responden berupa SMU, SMK, Diploma, S-1, dan S-2. Hampir lebih dari 50% pegawai Puskom mempunyai latar belakang pendidikan S-1.

47 34 Tabel 3-4 Latar Belakang Pendidikan Responden Latar Belakang Pendd Jumlah % SMU % SMK % Diploma % S % S % Jumlah % 1.88% 1.25% 1.88% 27.50% 67.50% SMU SMK Diploma S-1 S-2 Gambar Diagram prosentase responden berdasarkan latar belakang pendidikan Dari Gambar 3.4 diatas dapat dilihat bahwa 67,50% pegawai Puskom mempunyai latar belakang pendidikan S-1, 27,50% mempunyai latar belakang pendidikan diploma. Responden dengan latar belakang S-2 dan SMK sama-sama sebesar 1,88%, sedangkan 1,25% responden mempunyai latar belakang pendidikan SMU. 4. Lama Bekerja Data lama bekerja di Puskom dibedakan menjadi 3, yaitu pegawai yang bekerja di bawa 5 (lima) tahun, bekerja antara 5 sampai 20 tahun dan bekerja diatas 20 (dua puluh) tahun.

48 35 Tabel 3-5 Lama Bekerja Responden 18.13% 15.00% 66.88% T =< 5 5 < T < 20 T >= 20 Gambar Diagram prosentase responden berdasarkan lama bekerja Dari Gambar 3.5 diatas didapatkan bahwa 66,88% responden baru bekerja di Puskom kurang dari 5 tahun, sedangkan 15% responden sudah bekerja dengan rentang waktu antar 5 sampai dengan 20 tahun. Responden dengan masa kerja lebih dari 20 (dua puluh) tahun sebesar 18,13%.

49 BAB IV PROFIL ORGANISASI Bab ini menjelaskan mengenai sejarah Kementerian Luar Negeri dan Pusat Komunikasi serta struktur organisasi yang ada di Pusat Komunikasi. 4.1 Sejarah Singkat Kementerian Luar Negeri Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia atau DEPLU RI berdiri pada 19 Agustus Kemlu merupakan salah satu departemen yang pertama kali di bentuk setelah Indonesia merdeka pada 17 Agustus Tugas departemen ini adalah berperan dalam menjalankan diplomasi untuk mendapatkan simpati, dukungan dan menggalang solidaritas teman-teman disegala bidang dan dengan berbagai macam upaya untuk mendapat pengakuan dari masyarakat internasional atas kemerdekaan Indonesia. Kemlu mewakili pemerintah Indonesia membuka perwakilan di negara lain yang bertugas dalam berpartisipasi suatu perundingan serta membuat persetujuan, karena bertugas menangani masalah luar negeri. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan hubungan antara Indonesia dengan negara tersebut. Tugas utama Kemlu untuk masa sekarang ini lebih kearah dalam hal memagari potensi disintegrasi bangsa, pemulihan ekonomi, peningkatan citra Indonesia, meningkatkan kualitas pelayanan dan perlindungan WNI. 4.2 Sejarah Puskom Pusat Komunikasi terbentuk pada tahun 1980, sesuai dengan surat keputusan menteri luar negeri tahun tersebut, Pusat Komunikasi awal merupakan penggabungan dari 2 unit eselon II di lingkungan DEPLU, yaitu biro komunikasi dan biro sandi. Kedua biro ini digabung karena mengingat adanya kesamaan tugas dan fungsi, sehingga disederhanakan menjadi 1 unit eselon II yang dinamakan Pusat Komunikasi yang dipimpin oleh seorang kepala bagian. 36

50 Visi Puskom Menghadapi perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, Pusat Komunikasi telah menjawab berbagai peluang, tantangan dan hambatan di masa kini dan masa yang akan datang melalui pernyataan visi Pusat Komunikasi yang merupakan komitmen bersama dalam melaksanakan tugas dan fungsi organisasi. Pernyataan Visi tersebut adalah : Terwujudnya pelayanan prima melalui penerapan teknologi informasi dan komunikasi serta persandian yang handal dan aman dalam kerangka mendukung keberhasilan visi dan misi Kementerian Luar Negeri 4.4 Misi Puskom Dengan memperhatikan visi di atas, terbentang suatu tantangan yang perlu dihadapi secara bersama-sama oleh seluruh komponen di lingkungan Pusat Komunikasi. Untuk itu ditetapkan pernyataan misi sebagai berikut : 1. Membangun infrastruktur jaringan komunikasi internet, intranet dan ekstranet yang terintegrasi dan terkendali di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI; 2. Meningkatkan sarana dan prasarana teknologi informasi dan komunikasi serta sistem persandian di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI; 3. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang berkompetensi dalam penggunaan dan pengelolaan sistem informasi dan komunikasi serta persandian Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI; 4. Mengoptimalkan pengamanan infrastruktur dan content sistem komunikasi dan sistem informasi di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI; 5. Mewujudkan tata kelola pemerintahan berbasis elektronis (egovernment) melalui portal sistem informasi diplomasi terpadu (ediplomacy). 4.5 Struktur Organisasi Struktur Organisasi Pusat Komunikasi dipimpin oleh satu pejabat eselon II, yaitu seorang Kepala Pusat Komunikasi. Untuk membantu pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi, Pusat Komunikasi memiliki 4 unit

51 38 eselon III, 9 unit eselon IV, serta kelompok jabatan fungsional yang terdiri dari fungsional sandiman dan fungsional operator transmisi sandi/ots. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, Pusat Komunikasi memiliki struktur organisasi sebagai berikut : Bidang Persandian dan Telekomunikasi Mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Pusat Komunikasi di bidang pembinaan dan pelaksanaan sistem persandian Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI serta pendistribusian, transmisi, dokumentasi berita. Dalam melaksanakan tugasnya Bidang Persandian dan Telekomunikasi menyelenggarakan fungsi : a. pelaksanaan kegiatan operasional di bidang pemberitaan dan persandian di lingkungan Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI; b. pelaksanaan pengawasan, pengendalian, dan pembinaan terhadap pelaksanaan kegiatan pemberitaan dan persandian; c. pelaksanaan distribusi dan transmisi pemberitaan; d. penyelenggaraan pemantauan lalu lintas berita, dokumentasi serta pembuatan statistik dan pelaporan; e. pelaksanaan pengawasan dan pengendalian administrasi dan teknis telekomunikasi. Bidang Persandian dan Telekomunikasi terdiri dari : 1. Subbidang Distribusi, mempunyai tugas melakukan distribusi dan transmisi berita di lingkungan Kementerian Luar Negeri, Perwakilan RI dan instansi pemerintah lainnya. 2. Subbidang Dokumentasi Berita, mempunyai tugas melakukan dokumentasi dan pengendalian lalu lintas pemberitaan Bidang Pengembangan dan Pengelolaan Sistem Informasi dan Komunikasi Mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Pusat Komunikasi di bidang pengembangan dan pelaksanaan kebijakan teknis pemanfaatan teknologi informasi, komunikasi, dan jaringan telepon di lingkungan Kementerian Luar Negeri. Dalam melaksanakan tugasnya Bidang

52 39 Pengembangan dan Pengelolaan Sistem Informasi dan Komunikasi menyelenggarakan fungsi : a. penyiapan pelaksanaan koordinasi pembangunan sistem informasi Kementerian Luar Negeri. b. pengembangan dan pelaksanaan pembangunan sistem jaringan komputer Kementerian Luar Negeri. c. pelaksanaan urusan perangkat keras dan lunak serta sistem jaringan komputer Kementerian Luar Negeri. d. pengawasan dan pelayanan fasilitas teknologi informasi Kementerian Luar Negeri. e. pelaksanaan urusan jaringan dan sistem telepon Kementerian Luar Negeri. Bidang Pengembangan dan Pengelolaan Sistem Informasi dan Komunikasi terdiri dari : 1. Subbidang Jaringan dan Aplikasi Sistem Informasi, mempunyai tugas melakukan pengembangan dan pengelolaan jaringan komputer dan mengkoordinasikan pengembangan aplikasi sistem infomasi di lingkungan Kementerian Luar Negeri. 2. Subbidang Sistem dan Jaringan Telepon, mempunyai tugas melakukan pengembangan dan pengelolaan sistem dan jaringan telepon Kementerian Luar Negeri Bidang Pengamanan dan Pemeliharaan Mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Pusat Komunikasi di bidang kebijakan teknis pengamanan, pengembangan teknologi sistem persandian Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI serta pemeliharaan sarana persandian dan telekomunikasi. Dalam melaksanakan tugasnya Bidang Pengamanan dan Pemeliharaan menyelenggarakan fungsi : a. pelaksanaan pengamanan fisik, personil dan materil persandian dan telekomunikasi Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI.

53 40 b. pelaksanaan pembuatan standardisasi pengamanan, persandian dan telekomunikasi yang digunakan di Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI. c. pelaksanaan urusan sarana dan prasarana persandian serta telekomunikasi. d. pelaksanaan pemeliharaan sarana materil persandian dan telekomunikasi. Bidang Pengamanan dan Pemeliharaan terdiri dari : 1. Subbidang Pengamanan, mempunyai tugas melakukan pengamanan fisik, materil, personil komunikasi, dan persandian di lingkungan Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri serta pengawasan pelaksanaan pengamanan komunikasi dan persandian di Perwakilan RI. 2. Subbidang Pemeliharaan, mempunyai tugas melakukan pemeliharaan dan perbaikan sarana komunikasi, persandian, dan sarana peralatan penunjang lainnya serta pengawasan pelaksanaan pengelolaan pemeliharaan sarana komunikasi dan persandian di Perwakilan RI Bagian Tata Usaha Mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Pusat Komunikasi di bidang kepegawaian, keuangan, tata usaha, dan rumah tangga Pusat Komunikasi. Dalam melaksanakan tugasnya Bagian Tata Usaha menyelenggarakan fungsi: a. pelaksanaan penyusunan rencana dan program kerja Pusat Komunikasi. b. pelaksanaan urusan kesekretariatan dan pembuatan laporan pelaksanaan tugas Pusat Komunikasi. c. pelaksanaan perencanaan dan pengelolaan administrasi kepegawaian dan urusan rumah tangga Pusat Komunikasi. d. pelaksanaan perencanaan dan pengelolaan anggaran Pusat Komunikasi. Bagian Tata Usaha terdiri dari : 1. Subbagian Kepegawaian, mempunyai tugas melakukan urusan sumber daya manusia dan melaksanakan urusan administrasi kepegawaian.

54 41 2. Subbagian Keuangan, mempunyai tugas melakukan urusan anggaran, keuangan, dan gaji pegawai. 3. Subbagian Rumah Tangga, mempunyai tugas melakukan urusan umum dan kerumahtanggaan Pusat Komunikasi Kelompok Jabatan Fungsional Mempunyai tugas melakukan kegiatan jabatan fungsional berdasarkan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. kelompok jabatan fungsional di lingkungan Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri terdiri dari jabatan fungsional sandiman dan operator transmisi sandi serta jabatan fungsional lainnya.

55 42 Struktur organisasi Pusat Komunikasi secara keseluruhan dapat dilihat pada Gambar 4.1 berikut. Menteri Luar Negeri Sekretaris Jenderal Pusat Komunikasi Bidang Persandian dan Telekomunikasi Bidang Pengembangan & Pengelolaan Sistem Informasi & Komunikasi Bidang Pengamanan dan Pemeliharaan Bagian Tata Usaha Subbidang Distribusi Subbidang Jaringan dan Aplikasi Sistem Informasi Subbidang Pengamanan Subbagian Kepegawaian Subbidang Dokumentasi Berita Subbidang Sistem dan Jaringan Telepon Subbidang Pemeliharan Subbagian Keuangan Kelompok Jabatan Fungsional Subbagian Rumah Tangga (Sumber : Permenlu Nomor 07 Tahun 2011) Gambar Struktur organisasi Pusat Komunikasi

56 BAB V PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi langkah-langkah yang dilakukan penulis untuk pembuat prototipe KMS Pusat Komunikasi, dari analisa proses-proses KM, analisa fitur yang dibutuhkan sampai pembuatan prototipe KMS. 5.1 Menilai Faktor Kontingensi Melakukan penilaian terhadap task characteristic, knowledge characteristics, organizational characteristic dan environmental characteristic Karakteristik Tugas Karakteristik tugas diidentifikasi menjadi 2 (dua) macam, yaitu task uncertainty (ketidakjelasan tugas) dan task interdependence (ketergantungan tugas). Pengambilan data dilajukan melalui metode kuisioner, maka didapatkan nilai (tinggi atau rendah) dari kedua jenis karakteristik tugas di dalam Pusat Komunikasi Task Uncertainty Dari hasil pengukuran tingkat task uncertainty di dalam Pusat Komunikasi, maka didapatkan bahwa 45% dari responden menjawab tinggi dan 55% responden menjawab rendah. Hasil tabulasi untuk task uncertainty dapat dilihat pada Tabel 5-1 berikut. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa task uncertainty di dalam organisasi Pusat Komunikasi adalah rendah. Tabel 5-1 Task Uncertainty Task Uncertanty Kategori Jumlah Prosentase Sering/Tinggi % Jarang/Rendah % Total % 43

57 44 Dari hasil Tabel 5-1 diatas, dapat dihasilkan bagan sebagai berikut : 45.00% Sering/Tinggi Jarang/Rendah 55.00% Gambar Task uncertainty Task Interdependence Dari hasil pengukuran tingkat task interdependence di dalam Pusat Komunikasi, maka didapatkan bahwa 73,13% dari responden menjawab tinggi dan 26,88% responden menjawab rendah. Hasil tabulasi untuk task interdependence dapat dilihat pada Tabel 5-2 berikut. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa task uncertainty di dalam organisasi Pusat Komunikasi adalah tinggi. Tabel 5-2 Task interdependence Task Interdependence Kategori Jumlah Prosentase Banyak/Tinggi % Sedikit/Rendah % Total %

58 45 Dari hasil Tabel 5-2 diatas, didapatkan gambar seperti berikut : 26.88% Banyak/Tinggi Sedikit/Rendah 73.13% Gambar Task interdependence Karakteristik Pengetahuan Menurut Fernandez, karakteristik pengetahuan dibagi menjadi 3 (tiga), yaitu tacit/explicit, procedural/declarative serta general/specific. Namun hanya dua yaitu tacit/explicit dan procedural/declarative dari karakteristik pengetahuan tersebut yang secara langsung mempengaruhi KM process. Metode kuisioner dilakukan untuk mendapatkan karakteristik pengetahuan yang ada di Pusat Komunikasi Tacit/Explicit Dari hasil perhitungan, maka didapatkan bahwa 76,25% dari responden memilih secara langsung/tacit, dan 23,75% dari responden memilih melalui media/explicit. Hasil tabulasi untuk tacit/explicit dapat dilihat pada Tabel 5-3 berikut. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa pegawai di Pusat Komunikasi melakukan kegiatan berbagi pengetahuan secara langsung/tacit. Tabel 5-3 Tacit/explicit Tacit/Explicit Kategori Jumlah Prosentase Langsung % Media % Total %

59 46 Dari hasil Tabel 5-3 diatas, didapatkan gambar seperti berikut : 23.75% Langsung Media 76.25% Gambar Tacit/explicit Procedural/Declarative Dari hasil perhitungan, maka didapatkan bahwa 88,75% dari responden memilih prosedur/procedural, dan 11,25% dari responden memilih rumus/formulasi(declarative). Hasil tabulasi untuk procedural/declarative dapat dilihat pada Tabel 5-4 berikut. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa pegawai di Pusat Komunikasi melaksanakan tugas/pekerjaannya berdasarkan prosedur. Tabel 5-4 Procedural/declarative Declarative/Procedural Kategori Jumlah Prosentase Formulasi % Procedural % Total %

60 47 Dari hasil Tabel 5-4 diatas, didapatkan gambar seperti berikut : 11.25% Formulasi Procedural 88.75% Gambar Procedural/declarative Karakteristik Organisasi Untuk menilai karakteristik organisasi dapat dilihat dari ukuran organisasi, strategi bisnis dan karakteristik lingkungan yang diterapkan oleh organisasi Ukuran Organisasi Sampai dengan tahun 2012 jumlah pegawai Pusat Komunikasi adalah 325 pegawai, dengan komposisi 194 pegawai berada di kantor pusat Jakarta, dan sisanya berada di perwakilan RI. Ukuran organisasi dapat didefinisikan dengan beberapa kriteria. Menurut standar Amerika Serikat, organisasi dikatakan besar apabila jumlah pegawainya diatas 500 orang. Sehingga dapat disimpulkan bahwa ukuran organisasi Pusat Komunikasi kecil Strategi Bisnis Organisasi Hasil wawancara yang dilakukan terhadap Kepala Pusat Komunikasi dan Kepala Bagian PPSIK, didapatkan strategi bisnis yang diterapkan pada Pusat Komunikasi. Strategi bisnis tersebut adalah differentiation, karena organisasi pemerintah bersifat unik satu sama lain/tidak ada organisasi pemerintah yang mempunyai tugas dan fungsi yang sama.

61 Karakteristik Lingkungan Organisasi Tingkat environmental uncertainty adalah tingkat pengaruh pihak luar terhadap organisasi (Fernandez, 2010) salah satunya adalah kebijakan dan peraturan pemerintah, kondisi ekonomi dan instansi pemerintah lainnya. Sebagai salah satu Eselon II di Kementerian Luar Negeri, Pusat Komunikasi merupakan bagian dari instansi pemerintah yaitu Kementerian Luar Negeri. Sebagai instansi pemerintah, tugas dan pekerjaan yang dilakukan oleh pegawaipegawainya cenderung sama sepanjang tahunnya, dan sebagai bagian dari kementerian/lembaga yang bertugas membuat kebijakan/peraturan, namun kebanyakan kebijakan tidak banyak mempengaruhi lingkungan kerja PNS. Kondisi ekonomi juga tidak mempengaruhi secara langsung terhadap Pusat Komunikasi, karena sumber dananya yang bersifat pasti. Yang artinya dalam melakukan kegiatan untuk satu tahun berjalan, perencanaan kegiatan dan jumlah anggarannya sudah diberikan sejak awal tahun anggaran. Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa tingkat ketidaktentuan lingkungan organisasi adalah rendah. 5.2 Mengidentifikasi Proses KM berdasarkan Faktor Kontingensi Dari hasil identifikasi nilai-nilai dari faktor kontingensi, dapat dilakukan rekapitulasi hasil penilaian pada Tabel 5-5 berikut. Tabel 5-5 Hasil pengambilan data Faktor Kontingensi Task Uncertainty Task Interdependence Tacit/Explicit Procedural/Declarative Ukuran Organisasi Strategi Bisnis Karakteristik Lingkungan Nilai Low High Tacit Procedural Small Differentiation Low

62 49 Tahap selanjutnya adalah dilakukan identifikasi proses knowledge management yang diterapkan di dalam Pusat Komunikasi, dengan memasukkan hasil rekapitulasi pengambilan data ke dalam tabel faktor kontingensi seperti pada Tabel 5-6 berikut.

63 50 Tabel 5-6 Faktor Kontingensi Contingency Factors Nilai Combination Socialization for Knowledge Discovery Socialization for Knowledge Sharing Exchange Externalization Internalization Direction Routines Task Uncertanty LOW LOW HIGH HIGH LOW LOW LOW HIGH LOW Task Interdependence HIGH HIGH HIGH HIGH HIGH LOW LOW HIGH/LOW HIGH/LOW TACIT TACIT / Tacit/Explicit Knowledge EXPLICIT TACIT TACIT EXPLICIT TACIT EXPLICIT TACIT/EXPLICIT EXPLICIT Procedural/Declarative PROCEDURAL PROCEDURAL/ PROCEDURAL / PROCEDURAL / PROCEDURAL/ PROCEDURAL / PROCEDURAL / PROCEDURAL PROCEDURAL Knowledge DECLARATIVE DECLARATIVE DECLARATIVE DECLARATIVE DECLARATIVE DECLARATIVE Organizational Size SMALL SMALL/LARGE SMALL SMALL LARGE SMALL/LARGE SMALL/LARGE SMALL LARGE Business Strategy DIFFERENTIATION DIFFERENTIATION DIFFERENTIATION LOW COST/ DIFFERENTIATION LOW COST/ DIFFERENTIATION LOW COST/ DIFFERENTIATION LOW COST/ DIFFERENTIATION Environmental Uncertanty LOW HIGH HIGH LOW LOW LOW LOW HIGH HIGH LOW COST LOW COST

64 Melakukan Prioritas Proses KM yang Dibutuhkan Tahap selanjutnya adalah melakukan pemrioritasan proses KM yang dilakukan dengan memberikan nilai pada faktor kontingensi, seperti pada Tabel 5.7. Pemberian nilai dilakukan dengan ketentuan, YES diberi nilai 1, OK diberi nilai 0,5 dan NO diberi nilai 0.

65 52 Contingency Factors Combination Socialization for Knowledge Discovery Tabel 5-7 Pemetaan hasil pengamatan Socialization for Knowledge Sharing Exchange Externalization Internalization Direction Routines Task Uncertanty = LOW YES NO NO YES YES YES NO YES Task Interdependence = High YES YES YES YES NO NO OK OK Tacit/Explicit Knowledge = TACIT NO YES YES NO YES NO OK OK Procedural/Declarative Knowledge = PROCEDURAL OK OK OK OK OK OK YES YES Organizational Size = SMALL OK YES YES NO OK OK YES NO Business Strategy = DIFFERENTIATION YES YES OK OK OK OK NO NO Environmental Uncertanty = LOW NO NO YES YES YES YES NO NO Number of "YES" Number of "OK" Number of "NO" Cumulative priority score ("YES" = 1, "OK" = 0.5, "NO" = 0)

66 53 Dari Tabel 5-7 tersebut didapatkan hasil kumulatif untuk setiap proses KM. Kemudian nilai dari setiap proses KM tersebut akan didapatkan prioritas kebutuhan proses KM yang diurutkan berdasarkan nilai peringkat seperti yang tertera pada Tabel 5-8 berikut. Tabel 5-8 Hasil prioritas kebutuhan proses KM Contingency Factors Proses KM Skor Kumulatif Peringkat Socialization for Knowledge Sharing 5 1 Socialization for Knowledge Discovery Externalization Combination 4 4 Exchange 4 5 Internalization Direction 3 7 Routine 3 6 Dari Tabel 5-8 terlihat bahwa proses KM yang paling dibutuhkan pada unit kerja Pusat Komunikasi adalah socialization for Knowledge Sharing, combination, socialization for knowledge discovery, dan externalization. Sedangkan 3 (tiga) proses KM yang berada di bawah adalah internalization, routines dan direction. 5.4 Identifikasi Proses Knowledge Management Saat Ini Untuk mengindentifikasikan pemanfaatan proses KM yang berjalan di dalam unit Pusat Komunikasi digunakan metode kuisioner. Pemanfaatan proses KM saat ini dapat dilihat pada Gambar 5.5.

67 % 80.00% 70.00% 77.63% 81.13% 65.88% 73.63% 69.50% 79.38% 79.75% 60.00% 50.00% 40.00% 30.00% 20.00% 10.00% 0.00% Gambar Kecenderungan proses KM saat ini Dari nilai-nilai prosentase pemanfaatan proses-proses KM di dalam organisasi kemudian didapatkan portofolio pemanfaatan proses KM saat ini yang dapat dilihat pada Tabel 5-9. Tabel 5-9 Portofolio kecenderungan pemanfaatan proses KM saat ini KM Proses Prosentase Skor Tertinggi Skor Kumulatif Peringkat Socialization for Knowledge Discovery 81.13% Socialization for Knowledge Sharing 81.13% Routine 79.75% Combination 77.63% Directions 79.38% Internalization 73.63% Exchange 69.50% Externalization 65.88% Seperti yang terlihat pada Tabel 5-9 diatas, maka dapat disimpulkan bahwa proses KM yang cenderung dimanfaatkan pada Unit Kerja Pusat Komunikasi adalah socialization, baik untuk knowledge discovery maupun knowledge sharing. Proses KM berikutnya adalah directions, routine, dan combination. Sedangkan untuk tiga proses KM yang paling bawah adalah

68 55 internalization, exchange, dan externalization, merupakan proses KM yang jarang digunakan pada unit organisasi Pusat Komunikasi. Selain melakukan identifikasi proses KM yang saat ini ada, dilakukan juga penilaian terhadap proses KM yang diharapkan ada oleh responden di satuan kerja Pusat Komunikasi. Dari hasil kuisioner yang dilakukan, didapatkan proses knowledge management yang diharapakan seperti pada gambar 5.6 berikut % 85.00% 84.00% 84.38% 85.06% 83.75% 84.19% 83.00% 82.81% 82.69% 82.00% 81.75% 81.00% 80.00% Gambar Proses KM yang diharapkan Dilihat dari prosentase yang didapatkan, proses knowledge management yang diharapkan dapat diurutkan berdasarkan yang paling banyak diharapkan oleh responden, yang dapat dilihat pada Tabel 5-10 berikut.

69 56 KM Proses Tabel 5-10 Poses KM yang diharapkan Prosentase Skor Tertinggi Skor Kumulatif Peringkat Socialization for Knowledge Discovery 85.63% Socialization for Knowledge Sharing 85.63% Routine 85.25% Directions 84.50% Combination 84.00% Internalization 83.13% Externalization 82.50% Exchange 82.25% Hasil dari Tabel 5-10 diatas, Socialization for Knowledge Discovery menjadi proses KM yang paling banyak diharapkan ada di Pusat Komunikasi, diikuti oleh Socialization for Knowledge Sharing, Routine, Directions, dan Combination. Internalization, Externalization dan Exchange menjadi proses KM yang paling sedikit diharapkan ada di Pusat Komunikasi. 5.5 Identifikasi Proses Knowledge Management Tambahan yang Dibutuhkan Tahap selanjutnya adalah dengan membandingkan antara prioritas kebutuhan proses KM dengan proses KM yang saat ini ada di dalam Pusat Komunikasi dan proses KM yang diharapkan. Penentuan proses knowledge management tambahan yang dibutuhkan, digunakan metode yang ada dalam studi kasus pada Fernandez (2010) dimana skor kumulatif dibagi ke dalam 3 (tiga) golongan seperti terlihat pada Tabel 5-11 berikut. Tabel 5-11 Tingkat prioritas skor kumulatif Skor Kumulatif (X) Tingkat Prioritas X >= 5 Tinggi 3<X<5 Sedang X <=3 Rendah Berdasarkan tingkat prioritas skor kumulatif pada Tabel 5-11, berdasarkan Fernandez (2010) didapatkan pemetaan dari pengklasifikasian dari ketiga

70 57 prioritas kedalam tabel pemetaan portofolio prioritas, seperti pada Tabel 5-12 berikut. Peringkat Kebutuhan Tabel 5-12 Pemetaan portofolio prioritas Peringkat Peringkat Pemanfaatan Harapan Prioritas Saat Ini Pemanfaatan Tindakan Tinggi Sedang Tinggi 1 Dilakukan Sedang Sedang Tinggi 2 Sedang Tinggi Sedang 2 Sedang Sedang Sedang 2 Sedang Tinggi Tinggi 2 Dilakukan jika sumber daya memungkinkan Rendah Sedang Tinggi 3 Tidak dilakukan (Sumber : Fernandez, 2010) Dari Tabel 5-12 dilakukan pemetaan tingkat prioritas pada skor kumulatif prioritas proses KM, proses KM saat ini dan proses KM yang diharapkan seperti pada Tabel 5-13 berikut. KM Activity Tabel 5-13 Hasil Prioritas proses KM KM Proses Peringkat Kebutuhan Peringkat Pemanfaatan Saat Ini Peringkat Harapan Pemanfaatan Discovery Combination Sedang Sedang Tinggi 2 Socialization for Knowledge Discovery Sedang Tinggi Tinggi 2 Capture Internalization Sedang Sedang Sedang 2 Externalization Sedang Sedang Sedang 2 Socialization for Knowledge Tinggi Sedang Tinggi Sharing Sharing 1 Exchangge Sedang Sedang Sedang 2 Application Direction Rendah Sedang Tinggi 3 Routines Rendah Sedang Tinggi 3 Prioritas Dari Tabel 5-13 dapat disimpulkan bahwa KM proses yang diprioritaskan adalah socialization knowledge sharing. Sedangkan untuk combination, socialization for knowledge discovery, internalization, direction, externalization dan exchange merupakan proses KM yang dimungkinkan dibangun dengan syarat jika sumber daya dimungkinkan. Sumber daya yang dimaksud berupa anggaran dan ketersediaan pegawai untuk membangun aplikasi tersebut. Penulis melakukan observasi berdasarkan dokumen Petunjuk Operasional Kegiatan Pusat Komunikasi tahun anggaran 2013 dan keadaan

71 58 server aplikasi di bidang PPSIK untuk mengetahui apakah dari segi anggaran dan personel memadai untuk membangun proses KM yang mempunyai prioritas 2 (dua). Menurut Dokumen Petunjuk Operasional Kegiatan Puskom tahun 2013, sudah disediakan anggaran sebesar kurang lebih satu milyar rupiah untuk pengembangan sistem informasi manajemen. Dari segi sumber daya manusia, penulis melakukan observasi di bagian PPSIK sebagai bidang yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi Kementerian Luar Negeri, saat ini terdapat 6 pegawai yang bertugas sebagai tim developer aplikasi. Selain dilakukan observasi, penulis juga melakukan wawancara kembali dengan Kepala Pusat Komunikasi berdasarkan hasil yang didapatkan, untuk melakukan konfirmasi prioritas proses KM yang dikembangkan pada KMS Pusat Komunikasi. Kepala Pusat Komunikasi menyatakan bahwa implementasi KM merupakan hal baru bagi Puskom, sehingga Puskom membutuhkan semua proses-proses KM. Berdasarkan hasil perhitungan, hasil observasi dan wawancara dapat disimpulkan bahwa proses KM yang dikembangkan dalam KMS Pusat Komunikasi adalah socialization baik untuk knowledge sharing maupun knowledge discovery, combination, internalization, externalization, dan exchange. 5.6 Analisis Infrastruktur Knowledge Management Analisis infrastruktur KM yang dilihat pada tahap ini adalah kultur organisasi, struktur organisasi, infrastruktur teknologi informasi, pengetahuan umum dan lingkungan fisik Budaya Organisasi Budaya organisasi yang dimaksud dalam penelitian ini lebih melihat kepada norma dan keyakinan yang memandu kebiasaan individu yang ada di dalam organisasi. Dengan menggunakan kuisioner, penulis memetakan bagaimana budaya yang ada pada unit kerja Pusat Komunikasi. Di dalam kuisioner yang disebarkan kepada responden, penulis mengajukan pertanyaan mengenai tingkat kepentingan dari pengetahuan di dalam organisasi, tingkat kebutuhan pengelolaan

72 59 pengetahuan, dan tingkat kebutuhan terhadap knowledge management system. Hasil tabulasi untuk kepentingan pengetahuan dapat dilihat pada Tabel 5-12 berikut. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa seluruh responden di dalam unit Pusat Komunikasi menyatakan bahwa pengetahuan merupakan sebuah aset yang penting dalam pekerjaannya. Tabel 5-14 Kepentingan pengetahuan Kepentingan Knowledge Kategori Jumlah Prosentase Penting % Tidak Penting 0 0% Total % Dari hasil Tabel 5-12 diatas, didapatkan gambar seperti berikut : 0% Penting Tidak Penting 100% Gambar Tingkat kepentingan knowledge Hasil tabulasi untuk kebutuhan pengelolaan pengetahuan dapat dilihat pada Tabel 5-13 berikut. Hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa responden di dalam unit Pusat Komunikasi, 99,38% menyatakan bahwa perlu dilakukan pengelolaan terhadap pengetahuan yang ada di Pusat Komunikasi, sedangkan 0,63% menyatakan tidak perlu dilakukan pengelolaan pengetahuan. Hasil kuisioner yang dilakukan, dapat disimpulkan bahwa pegawai Pusat Komunikasi membutuhkan pengelolaan terhadap pengetahuan.

73 60 Tabel 5-15 Kebutuhan pengelolaan knowledge management Kebutuhan Knowledge Management Kategori Jumlah Prosentase Perlu % Tidak Perlu % Total % Dari hasil Tabel 5-13 diatas, didapatkan gambar seperti berikut : 0.63% Perlu Tidak Perlu 99.38% Gambar Kebutuhan knowledge management Hasil tabulasi untuk tingkat kebutuhan KMS dapat dilihat pada Tabel 5-14 berikut. Hasil tersebut disimpulkan bahwa responden di dalam unit Pusat Komunikasi, 92,19% menyatakan bahwa membutuhkan adanya KMS di Pusat Komunikasi, sedangkan 7,81% menyatakan tidak membutuhkan KMS. Kesimpulan dari hasil kuisioner adalah bahwa di satuan kerja Pusat Komunikasi dibutuhkan adanya knowledge management system. Tabel 5-16 Kebutuhan KMS Kebutuhan KMS Kategori Jumlah Prosentase Perlu % Tidak Perlu % Total %

74 61 Dari hasil Tabel 5-14 diatas, didapatkan gambar seperti berikut : 7.81% Perlu Tidak Perlu % Gambar Tingkat kebutuhan KMS Atribut lain dari budaya organisasi yang juga digali informasinya adalah mengenai dukungan dari pihak pimpinan untuk proses pengelolaan dan berbagi pengetahuan. Penulis mengadakan wawancara dengan Kepala Pusat Komunikasi dan Kepala Bidang PPSIK untuk mendapatkan informasi mengenai aspek budaya organisasi ini. Hasil wawancara didapatkan bahwa Kepala Pusat Komunikasi sebagai pimpinan menyatakan pemberian dukungan terhadap implementasi KM di Pusat Komunikasi. Sampai saat ini sebagai bentuk dukungannya terhadap knowledge management, yaitu dengan dilakukan inhouse training, diklat yang bekerjasama dengan pusdiklat Kemlu, serta melakukan rapat bersama dengan para kepala bidang untuk memperbarui perkembangan dan untuk pengambilan keputusan. Kepala Pusat Komunikasi saat ini mempercayakan kepada setiap kepala bidang masing-masing untuk mengelola pengetahuan pegawai di bidangnya masing-masing. Bentuk dorongan untuk memotivasi karyawan saat ini, yaitu dalam bentuk diberikannya reward kepada pegawai yang meningkatkan kemampuannya. Reward berupa pemberian kesempatan bagi pegawai tersebut ikut kegiatan-kegiaan yang diselenggarakan Pusat Komunikasi, sehingga dengan adanya hal tersebut akan mendorong pegawai lain untuk mengembangkan kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki. Bentuk dukungan lain adalah dengan memberikan pelatihan bagi para

75 62 pegawainya untuk meningkatkan kemampuan yang mereka miliki, namun karena terbatasnya anggaran/dana, pelatihan tidak diperuntukkan untuk semua pegawai. Pelatihan yang diberikan merupakan pelatihan yang berhubungan dengan tugas dan fungsi Puskom yang berhubungan dengan TIK, pengamanan dan pemeliharaan informasi dan pelatihan administrasi rumah tangga dan keuangan Struktur Organisasi Atribut struktur organisasi di unit kerja Pusat Komunikasi yang digali informasinya, antara lain struktur hirarki organisasi, struktur dan peran tambahan dari KM serta community of practice. Informasi mengenai struktur hierarki organisasi didapatkan dengan melakukan observasi terhadap unit kerja Pusat Komunikasi. Hasil observasi adalah bahwa struktur organisasi Pusat Komunikasi adalah hierarchy organization dengan jenis sentralisasi. Hal ini disebabkan pengambilan keputusan ditentukan oleh Kepala Pusat Komunikasi selaku pimpinan Pusat Komunikasi. Bagan struktur organisasi Pusat Komunikasi dapat dilihat pada Gambar 4.1. Penulis juga melakukan wawancara dengan Kepala Pusat Komunikasi dan Kepala Bidang PPSIK untuk mendapatkan infomasi mengenai perlu atau tidaknya struktur dan peran tambahan yang khusus menangani knowledge management seperti misalnya CKO (Chief Knowledge Officer). Keduanya menyatakan bahwa untuk Pusat Komunikasi belum dibutuhkan struktur atau peran tambahan yang khusus menangani knowledge management. Hal ini dikarenakan Pusat Komunikasi hanya berupa Esselon II di Kementerian Luar Negeri, sehingga dinilai ruang lingkupnya terlalu sempit. Aspek terakhir dari struktur organisasi adalah community of practice. Community of practice merupakan suatu group pembelajaran yang dibentuk secara mandiri untuk berdiskusi suatu topik yang spesifik. Observasi yang dilakukan penulis, Pusat Komunikasi sampai saat ini belum ada community of practice yang secara khusus membahas permasalahan-permasalahan yang perlu dibenahi. Permasalahan

76 63 pekerjaan yang timbul diselesaikan oleh pegawai yang bersangkutan. Menurut struktur organisasi, bagian PPSIK melakukan pengembangan di bidang teknologi informasi, sedangkan bagian Pamhar melakukan pengembangan di bidang pengamanan informasi Infrastruktur Teknologi Informasi Yang perlu diperhatikan dalam budaya organisasi terutama yang berkaitan dengan infrastruktur teknologi informasi adalah mengenai ketersediaan dari teknologi informasi yang mendukung reach, depth, richness dan aggregation Atribut Reach atau berhubungan dengan akses dan koneksi, Pusat Komunikasi memiliki jaringan internet dan intranet yang diperuntukkan untuk pegawai di kantor pusat dan Perwakilan RI. Jaringan intranet menghubungkan kantor pusat Kementerian Luar Negeri di Pejambon dengan Pusdiklat Kemlu, kantor Arsip di Kreo, kantor di Cijantung dan Cibubur, Museum KAA di Bandung serta perwakilan-perwakilan RI di luar negeri. Atribut Depth atau melihat bandwidth yang disediakan oleh Pusat Komunikasi. Kementerian Luar Negeri saat ini sudah memiliki jaringan intranet, yang menghubungkan setiap gedung di Pejambon, kantor Pusdiklat Kemlu di Senayan, kantor di Cijantung, Cibubur, gedung Arsip di Kreo dan Museum KAA di Bandung. Jaringan internet disediakan bandwidth sebesar 230 Megabyte untuk seluruh Kementerian Luar Negeri. Bandwidth yang disediakan cukup untuk memfasilitasi pegawai seluruh Kementerian Luar Negeri untuk melakukan transfer dokumen. Atribut Richness atau melihat kepada keragaman data dan informasi yang dimiliki oleh Pusat Komunikasi. Data dan informasi yang ada di Pusat Komunikasi diantaranya dokumentasi pelatihan pegawai, dokumentasi BMN yang ada di Pusat Komunikasi, data riwayat pegawai, data DUPAK, , nota dinas baik masuk atau keluar, dokumen anggaran, dokumen penggajian, laporan hasil kegiatan, dan lain-lain.

77 64 Atribut Aggregation atau melihat kepada repository yang ada di Pusat Komunikasi. Terdapat 2 (dua) jenis repository yang dimiliki oleh Pusat Komunikasi, yaitu repository elektronik dan repository nonelektronik. Repositori elektronik yang digunakan adalah server yang digunakan untuk menyimpan dokumen elektronik yang ada di Pusat Komunikasi dan Kementerian Luar Negeri pada umumnya, sedangkan untuk repository non-elektronik digunakan filing kabinet. Topologi yang dimiliki oleh Pusat Komunikasi dapat dilihat pada Gambar Perangkat infrastruktur TIK seluruh Kemlu, terdiri dari 20 hub yang aktif digunakan, 3 router yang aktif digunakan, 90 switch yang aktif digunakan, 75 server yang aktif digunakan dan terdapat 3000 titik jaringan aktif. Firewall diimplementasikan di depan jalur masuk internet sebelum menuju jaringan internal, sehingga dilakukan filtering seluruh paket data yang masuk sebelum diproses oleh server di dalam jaringan. DMZ digunakan agar jika terjadi serangan terhadap server publik tidak menimbukkan gangguan yang signifikan terhadap stabilitas jaringan dan layanan TIK Kemlu. Server yang ada di Kemlu dikelola ke dalam server farm, dimana server farm tersebut menerapkan sistem clustering sehingga beban kerja server akan lebih merata.

78 65 Intranet Server Farm Public Mail Server (Sumber : Dokumen laporan assessment TIK Kemlu) Gambar Topologi jaringan Kementerian Luar Negeri Menurut dokumen laporan assessment Masterpalan TIK Kemlu, Infrastruktur TIK yang dimiliki oleh Kementerian Luar Negeri dinyatakan cukup advance, dan berdasarkan observasi yang dilakukan penulis infrastruktu Kemlu dapat menunjang infrastruktur KM yang diperlukan, sehingga KMS Pusat Komunikasi yang dibangun menggunakan infrastruktur yang sudah dimiliki oleh Kementerian Luar Negeri. Tabel 5-17 memberikan gambaran infrastruktur yang dibutuhkan KMS Puskom dan infrastruktur yang ada di Kementerian Luar Negeri. Spesifikasi infrastruktur yang dibutuhkan KMS Puskom dan

79 66 infrastruktur Komunikasi. yang tersedia diperoleh dari tim aplikasi Pusat Tabel 5-17 Perbandingan Infrastruktur yang dibutuhkan dengan yang tersedia Komponen Web Server Requirement Database Server Pengguna Ketersediaan Infrastruktur Database Web Server Pengguna Server Hardware Processor 64-bit 64-bit Pentium IV 32-bit, 64-bit 32-bit, 64-bit Pentium IV Memory/RAM 4 GB 4 GB 512 MB 8 GB 8 GB 512 MB Hard disk 250 GB 250 GB 80 GB 2 TB 2 TB 80 GB Software Operating System Windows Server 2008 Windows Server 2008 Windows Server 2008 Windows Server 2008 Windows XP Windows XP Software Operation MySQL MySQL Web Browser MySQL MySQL Web Server Ms.SQL Server Ms.SQL Server Berdasarkan spesifikasi-spesifikasi yang ada pada Tabel 5-17 diatas, KMS Puskom bisa dibangun diatas infrastruktur Kementerian Luar Negeri karena spesifikasi minimal yang dibutuhkan dalam pembuatan KMS Puskom bisa disediakan dengan infrastruktur yang ada saat ini di Kementerian Luar Negeri Pengetahuan Umum Dalam buku Fernandez (2010) disebutkan pengetahuan umum merupakan kumpulan pengalaman organisasi tersebut dalam memahami kategori pengetahuan dan aktivitas serta mengelola prinsip-prinsip yang mendukung komunikasi dan koordinasi. Sari (2012) dalam penelitiannya menjelaskan ada 3 (tiga) lokasi pengetahuan yaitu : People Lokasi pengetahuan yang ada di people, merupakan pengetahuan yang dimiliki oleh pegawai Pusat Komunikasi selama bekerja di Pusat Komunikasi. Pengetahuan tersebut merupakan pengetahuan yang didapatkan dari hasil training, seminar, pendidikan formal, pengalaman maupun pengamatan di lapangan, seperti pada Tabel 5-18 berikut.

80 67 Tabel 5-18 Tacit knowledge pegawai No. Tacit Knowledge Pegawai di Bidang 1. Pengetahuan mengenai anggaran - Sub Bidang Keuangan 2. Pengetahuan mengenai penggajian - Sub Bidang Keuangan 3. Pengetahuan mengenai kepegawaian - Sub Bidang Kepegawaian 4. Pengalaman mengajukan dokumen kepegawaian ke Biro Kepegawaian - Sub Bagian Kepegawian 5. Pengetahuan invetarisasi BMN - Sub Bagian Rumah Tangga 6. Pengetahuan menenai pengadaan barang dan jasa 7. Pengetahuan mengenai pendistribuasian berita - Sub Bidang Rumah Tangga - Bidang Pamhar - Bidang PPSIK - Bidang Santel 8. Keahlian pengarsipan dokumen - Sub Bidang Dokbra 9. Pengetahuan troubleshooting jaringan - Bidang PPSIK 10. Keahlian PHP Programming - Sub Bidang Jasi - Bidang Pamhar 11. Keahlian database - Sub Bidang Jasi 12. Pengalaman membuat aplikasi - Sub Bidang Jasi 13. Pengetahuan mengenai pemasangan jaringan telepon/pabx 14. Pengetahuan mengenai pemeliharaan alatalat pengamanan - Sub Bidang Jartel - Bidang Pamhar 15. Keahlian generate password aplikasi - Bidang Pamhar 16. Pengetahuan mengenai penggunaan alatalat pengamanan - Bidang Pamhar Artifact Pengetahuan yang terdapat di dalam artifact Pusat Komunikasi adalah best practice dan guideline dalam melakukan problem solving yang tersimpan di masing-masing unit, sebagian masih belum mempunyai versi data elektroniknya. Repository dokumen yang ada di Pusat Komunikasi, disimpan dalam 2 (dua) format, yaitu format hardcopy berupa kertas dokumen dan format softcopy berupa dokumen elektronik. Dokumen-dokumen

81 68 No. pengetahuan masih tersimpan di masing-masing bidang dalam bentuk hardcopy hingga saat ini seperti pada Tabel 5-19 berikut. Tabel 5-19 Explicit knowledge Pusat Komunikasi Explicit Knowledge Elektronik Jenis Dokumen 1. SOP X X 2. Nota Dinas masuk dan keluar X X 3. Dokumen penganggaran X X 4. Dokumen penggajian X X 5. Dokumen keuangan X X 6. Tanda terima pembayaran X 7. Data riwayat pegawai X 8. DUPAK X X 9. Dokumen BMN X X 10. Berita masuk dan keluar X X 11. Manual Aplikasi X X 12. Source code X 13. Laporan kegiatan pengamanan X X 14. User manual alat pengamanan X 15. Buku peraturan X 16. Buku indeks pejabat X 17. Buku indeks perwakilan X Non-Elektronik Entitas Organisasi Pengetahuan yang terletak di organisasi terdapat di masingmasing bidang, berupa peraturan-peraturan yang terkait dengan tupoksi masing-masing bidang, SOP organisasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya Lingkungan Fisik Lingkungan fisik dapat membantu pengelolaan pengetahuan dengan memfasilitasi pegawai untuk bertemu dan membagi ide mereka. Lingkungan fisik adalah infrastruktur kantor seperti ruang rapat, lorong kantor dan sebagainya yang nantinya dapat dimanfaatkan untuk memfasillitasi proses knowledge management. Observasi ke dalam unit

82 69 kerja di Pusat Komunikasi dilakukan untuk mengetahui lingkungan fisik yang ada. Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan, fasilitas yang ada di Pusat Komunikasi adalah 5 ruang rapat, dimana tiap bidang mempunyai 1 (satu) ruang rapat dan ruang rapat Kapuskom. Ruang rapat di setiap bidang tidak terlalu besar dan pemanfaatannya masih belum optimal, karena ruang rapat tersebut masih jarang digunakan. Terdapat dapur yang digunakan untuk tempat makan siang pegawai, namun hanya bisa menampung 7-9 orang. Terdapat dua ruang istirahat untuk pegawai pria dan wanita, dimana didalamnya terdapat tempat tidur. Ruang istirahat ini digunakan untuk tempat istirahat pegawai yang mendapat giliran kerja malam. Terdapat lorong panjang yang menghubungkan antar bidang, namun belum terdapat kursi agar pegawai dapat duduk dan berbagi ide, sehingga masih jarang ada pegawai yang berbagi ide di lorong tersebut. Kantin pegawai masih menjadi satu dengan kantor untuk seluruh pegawai kementerian, dan letaknya di luar gedung utama. Kuisioner juga dilakukan selain observasi, untuk mengetahui apakah fasilitas yang ada di unit kerja Pusat Komunikasi sudah memadai atau belum dalam menunjang proses KM. Hasil dari kuisioner yang dilakukan dapat dilihat pada Tabel 5-20 berikut ini. Hasil kuisioner didapatkan bahwa 76,88% responden menyatakan bahwa infrastruktur yang ada di Pusat Komunikasi sudah siap untuk menunjang proses knowledge management, sedangkan 23,13% menyatakan bahwa infrastruktur Pusat Komunikasi belum siap. Tabel 5-20 Kesiapan infrastruktur Kesiapan Infrastruktur Kategori Jumlah Prosentase Memadai % Tidak Memadai % Total %

83 70 Dari hasil Tabel 5-20 diatas, didapatkan gambar seperti berikut : 23.13% Memadai 76.88% Tidak Memadai Gambar Tingkat kesiapan infrastruktur Dari hasil kuisioner seperti yang terlihat pada Gambar 5.11 dan hasil observasi fasilitas fisik yang dimiliki Pusat Komunikasi, dapat disimpulkan bahwa infrastruktur yang dimilik oleh Pusat Komunikasi sudah memadai bagi pegawai Pusat Komunikasi untuk berbagi pengetahuan. 5.7 Mengembangkan Sistem, Mekanisme dan Teknologi Knowledge Management yang Dibutuhkan Pengembangan knowledge management system untuk unit kerja Pusat Komunikasi didapatkan dari pengamatan yang dilakukan di Pusat Komunikasi dan studi literature dari Fernandez, kemudian disesuaikan dengan prioritas proses knowledge management di Pusat Komunikasi. Pengembangan knowledge management system dengan mekanisme dan tekonogi pada semua proses KM untuk unit kerja Pusat Komunikasi dapat digambarkan pada Tabel 5-21.

84 71 Socialization for Knowledge Sharing Tabel 5-21 Proses KM, mekanisme KM dan ilustrasi teknologi KM Proses KM Ilustrasi Mekanisme KM Ilustrasi Teknologi KM Pengguna dapat saling berinteraksi - Chatting satu sama lain untuk berbagi - Video Conference pengetahuan yang dimilikinya - Forum Diskusi Combination Socialization for Knowledge Sharing Internalization Externalization Exchange Pengguna dapat bekerjasama untuk membentuk pengetahuan eksplisit baru dari pengetahuan eksplisit yang telah ada Pengguna dapat saling berinteraksi satu sama lain untuk berbagi pengetahuan yang dimilikinya Pengguna dapat belajar dari pengetahuan eksplisit yang ada Pengguna dapat menuangkan pengetahuan tacit yang dimiliki menjadi pengetahuan eksplisit Pengguna dapat saling bertukar pengetahuan eksplisit dengan pengguna lain, dalam hal ini pertukaran dokumen - Forum Diskusi - Manajemen Dokumen - - Chatting - Chatting - Video Conference - Forum Diskusi - Manajemen Dokumen - Forum Diskusi - Search Dokumen -Search Pengetahuan - Chatting - Forum Diskusi - Manajemen best practice - Manajemen Dokumen - Forum Diskusi - - Manajemen Dokumen - Pencarian Dokumen Dari hasil perhitungan analisa didapatkan bahwa fitur untuk KMS Puskom yang dibutuhkan adalah forum discussion, chatting, video conference manajemen dokumen, manajemen best practice dan . Untuk aplikasi , saat ini Kementerian Luar Negeri sudah mempunyai internal, jadi untuk kebutuhan bisa memakai yang sudah ada, sedangkan video conference sudah ada unified communication namun penggunaannya hanya sampai eselon IV dan untuk komunikasi pusat dan perwakilan. Penulis juga mendapatkan fitur-fitur yang diinginkan oleh responden di Pusat Komunikasi melalui kuisioner. Hasil tabulasi dari kuisioner yang didapatkan dapat dilihat pada Tabel 5-21 berikut. Tabel 5-22 Fitur-fitur kebutuhan KMS Pusat Komunikasi Aplikasi Jumlah Prosentase Peringkat Dokumentasi % 1 Forum Diskusi % 4 Chatting % 5 Download/Upload Dokumen % 2 Searching Dokumen % 3

85 72 Dari Tabel 5-22 tersebut didapatkan gambar sebagai berikut % 20.00% 15.00% 10.00% 5.00% 0.00% Dokumentasi Pengetahuan / Artikel Forum Diskusi Chatting Download/Upload Dokumen Searching Dokumen Gambar Fitur-fitur yang diharapkan ada di KMS Puskom Fitur-fitur yang perlu dikembangkan dari tabel ilustrasi teknologi KM dan fitur yang diharapkan ada di KMS Pusat Komunikasi, adalah document library, discussion forum, knowledge library, portal, , chatting dan search (dokumen/artikel). Disimpulkan dari hasil analisa dan hasil kuisioner fitur-fitur yang akan dibangun di KMS Puskom adalah document library, discussion forum, knowledge library, chatting dan search. Mekanisme KM diperlukan untuk mendukung penerapan KMS pada Pusat Komunikasi agar dapat berjalan dengan baik. Mekanisme knowledge management yang diterapkan pada Pusat Komunikasi antara lain : a. Komitmen dari pimpinan untuk mendukung knowledge management. Kepala Pusat Komunikasi harus selalu mendorong pegawai-pegawainya untuk mengelola pengetahuan yang dimilikinya, serta selalu berkoordinasi dengan kepala bidang-kepala bidangnya. Dukungan untuk KMS dapat dilakukan dengan menjadikan pengelolaan pengetahuan sebagai KPI dalam tugas pegawai. b. Memberikan reward kepada pegawai. Pemberian motivasi kepada pegwai untuk mengelola pengetahuan yang dimilikinya dapat meningkatkan keinginan pegawai untuk ikut

86 73 berpartisipasi dalam pengelolaan pengetahuan. Unit kerja Kementerian/Lembaga tidak diperkenankan member/menerima hadiah/reward, oleh karena itu reward dapat berupa kemudahan pegawai tersebut mutasi keluar negeri. c. Mengikutkan pegawai kedalam seminar dan pelatihan. Bagi pegawai yang mengikuti kegiatan seminar dan pelatihan, diwajibkan untuk membagi pengetahuan yang didapatkannya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan mengupload bahan presentasi dan bahan ajar yang didapat selama mengikuti pelatihan atau seminar. Peserta pelatihan atau peserta diskusi harus menulis pengalaman yang didapat selama mengikuti pelatihan dan seminar ke dalam KMS. d. Melakukan meeting rutin tiap bulan. Tiap bidang dilakukan rapat rutin setiap bulan untuk menampung permasalahan yang dihadapi pegawai dalam menyelesaikan pekerjaannya. Permasalahan yang dikemukakan di dalam rapat, diharapkan mendapat tanggapan dari peserta rapat sehingga terjadi pertukaran pengetahuan dan pengalaman dalam memecahkan masalah tersebut. Rapat dilakukan dalam suasana non-formal, agar pegawai bisa lebih santai dalam mengemukakan permsalahan dan mengemukakan ide. e. Melakukan rotasi pegawai secara rutin. Rotasi dilakukan baik antar bidang maupun antar sub bagian. Rotasi dimaksudkan agar tidak terjadi penumpukan pengetahuan di satu orang saja, karena apabila satu pegawai memegang satu jobdesk dalam waktu lama kecenderungan pengetahuan hanya akan ada di pegawai tersebut. f. Membuat kebijakan bagi pegawai Dibuat kebijakan dimana setiap pegawai melaksanakan kegiatan berbagi pengetahuan, karena yang membuat penerapan KM sukses adalah terjadinya kegiatan berbagi pengetahuan. Kebijakan ini dibuat mengikat, sehingga memaksa pegawai untuk melakukannya. Kebijakan bias dalam bentuk memasukkan kebiasaan menulis laporan setelah kegiatan dilakukan ke dalam indicator kinerja pegawai.

87 Analisis Perancangan Knowledge Management System Untuk melakukan analisis perancangan KMS Pusat Komunikasi, dilakukan dengan melihat kebutuhan KMS yang akan dibuat, berupa kebutuhan fungsional dan non-fungsionalnya. Kemudian dari kebutuhankebutuhan yang didapat dibuat model use case dan activity diagram dari setiap proses yang terjadi Kebutuhan KMS Analisis perancangan KMS melihat kepada dua kebutuhan akan sistem tersebut, yaiti kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional dari KMS yang akan dikembangkan dihasilkan dari prioritas kebutuhan KM yang merupakan hasil pada tahap sebelumnya. Kebutuhan fungsional KMS pada unit kerja Pusat Komunikasi, yaitu searching, document library, discussion forum, chatting, dan case library. Kebutuhan fungsional tersebut merupakan kemampuan minimal yang harus dimiliki oleh KMS, untuk bisa mengatasi permasalahan yang telah disebutkan sebelumnya. Penjelasan dari masing-masing fitur tersebut adalah sebagai berikut : a. Searching Apabila pengguna ingin melakukan pencarian terkait dengan dokumen atau pengetahuan, pengguna dapat memasukkan kata kunci pencarian yang diinginkan, dengan memilih kategori yang ingin dicari. Dokumen dapat diunduh apabila dokumen yang dicari ditemukan, apabila ingin mencari dokumen. b. Document Library Dokumen-dokumen organisasi yang telah disahkan/dilegalisasi dapat disimpan dan dibagi kepada semua pengguna dengan menggunakan fitur pengelolaan dokumen. Pengguna dapat mengupload dan mendownload dokumen melalui fitur ini.

88 75 c. Article Library Fitur ini berisi artikel-artikel yang diupload pegawai. Artikelartikel dibuat berdasarkan pengalaman, best practice, dan knowledge yang dimiliki oleh pengguna. Pengguna menuliskan pengalaman di KMS seperti menulis artikel atau blog, sehingga user lain dapat membacanya. Artikel yang diunggah diberi kategori. d. Discussion Forum Dengan adanya forum diskusi ini, pengguna dapat menyampaikan permasalahan yang dihadapinya dan berdiskusi dengan pengguna lainnya sesuai dengan topik yang dipilih. e. Chatting Pegawai atau penggunar dapat langsung bertanya kepada operator dari setiap bidang, untuk bertanya mengenai permasalahan yang dihadapi secara langsung Kebutuhan Non Fungsional Menurut buku Systems Analyss and Design with UML kebutuhan non fungsional Pusat Komunikasi dilihat dari kebutuhan operasional, performasi, keamanan sistem dan budaya organisasi. a. Kebutuhan Operasional Setiap user dapat memakai komputer yang ada di kantor yang terhubung dengan jaringan intranet Kemlu dan memiliki web browser tools untuk mengakses KMS Puskom. Spesifikasi minimum dari server yang digunakan oleh web server KMS yang diperlukan agar sistem KMS dapat berjalan dengan baik, yaitu : - Prosesor minimum : setara dengan Intel Xeon dengan frekuensi minimum 2.2 GHz - Memory/RAM sebesar 4 GB - Harddisk sebesar 250 GB untuk penyimpanan dokumen FTP - Sistem Operasi Windows Server 2003 IIS Webserver - Database MySQL

89 76 - Bahasa Pemrograman PHP b. Kebutuhan Performansi Kebutuhan performansi dapat dilihat dari kebutuhan kecepatan, kebutuhan kapasitas dan kebutuhan availability and reliability. - Kebutuhan kecepatan, KMS Puskom memiliki response time sekitar 7 menit untuk setiap user yang ingin melakukan akses ke KMS. - Kebutuhan kapasitas, KMS Puskom dapat melayani 350 user yang melakukan akses ke KMS secara bersamaan. - Kebutuhan availability and reliability, aplikasi KMS Pusat Komunikasi ini harus bisa diakses oleh pegawai Pusat Komunikasi 24 sehari dan 7 hari dalam seminggu untuk mendukung proses KM yang ada di Pusat Komunikasi. c. Kebutuhan Keamanan Sistem Jaringan intranet Kementerian Luar Negeri digunakan untuk memfasilitasi aplikasi KMS agar keamanan KMS tetap terjaga. infrastruktur yang telah ada. Untuk keamanan tambahan pada sistem, digunakan mekanisme autentikasi dengan menggunakan login, sehingga pihak-pihak yang tidak berkepentingan dengan sistem ini tidak akan dapat menggunakan dan mengoperasikan KMS ini. d. Kebutuhan Budaya Organisasi Beerdasarkan observasi yang dilakukan penulis, KMS ini dibuat dengan menggunakan bahasa Indonesia. Bahasa Indonesia dipilih karena pengguna dari aplikasi KMS ini merupakan pegawai Puskom yang mempunyai kemampuan bahasa Indonesia baik aktif maupun pasif Use Case Diagram KMS Berdasarkan kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional diatas dapat dimodelkan use case diagram seperti Gambar 5.13 berikut:

90 77 Knowledge Management System Mengelola Profile User Mengikuti Forum Diskusi Mengelola Dokumen <<include>> <<include>> <<include>> User Chatting <<include>> Searching <<include>> Login <<include>> Mengelola Artikel <<include>> Mengelola Pengguna Administrator Gambar Use case KMS Pusat Komunikasi Knowledge Management System Puskom memiliki 2 (dua) jenis user yaitu yang berperan sebagai user yaitu pegawai Puskom dan yang berperan sebagai administrator, yaitu pegawai yang ditunjuk untuk mengelola pengguna KMS Puskom. Pegawai Puskom dapat mengelola profil mereka, melakukan diskusi di discussion forum, mengelola dokumen, melakukan chatting dengan pengguna lain, melakukan pencarian dokumen/artikel, dan mengelola artikel. Administrator selain berperan sebagai pengguna dapat berperan sebagai administrator yang bertugas mengelola pengguna KMS Puskom.

91 Model Fungsional KMS Dari kebutuhan fungsional yang telah diidentifikasi, kemudian dibuatlah fitur-fitur dari kebutuhan tersebut. Dari setiap fitur yang dihasilkan kemudian dituangkan ke dalam aktivitas yang dilakukan menggunakan model activity diagram Discussion Forum Menu discussion forum dapat dilakukan oleh semua pengguna, dengan melakukan login terlebih dahulu. Di dalam menu discussion forum pengguna dapat memilih, menambah dan menghapus kategori. Hanya pengguna dengan hak akses admistrator yang dapat melakukan kegiatan menambah kategori, menghapus kategori dan menghapus thread, sedangkan untuk pengguna biasa hanya bisa memilih kategori saja. Yang dimaksud kategori dalam discussion forum ini adalah topik-topik yang ada di discussion forum. Setelah masuk ke dalam salah satu kategori, kemudian pengguna dapat memilih, menambah dan menghapus thread. Pengguna juga bisa menambah, mengubah dan menghapus komentar dari thread yang dipilih, sedangkan untuk mengubah thread dapat dilakukan oleh pembuat thread dan administrator.

92 79 Login Memilih menu Discussion Forum Memilih Kategori Menambah kategori Memilih Thread Menambah Thread Menghapus Kategori Menambah komentar Mengubah Thread Menghapus thread Mengubah komentar Menghapus komentar Gambar Activity diagram discussion forum Document Library Menu document library bisa diakses semua pengguna dengan melakukan login terlebih dahulu, dimana user bisa melakukan proses ubah, tambah dan hapus dokumen maupun diskripsinya.

93 80 Login Memilih menu Document Library Menambah dokumen Melihat dokumen Membuat deskripsi dokumen Mendownload Dokumen Menghapus dokumen Mengubah deskripsi dokumen Save Gambar Activity diagram document library Chatting Chatting bisa dilakukan oleh semua pengguna, baik administrator maupun pengguna dan editor. Setelah melakukan login, pengguna bisa langsung memilih pengguna lain yang juga online untuk melakukan aktivitas chatting.

94 81 Login Menu Chatting Pilih Teman Chatting Chatting Gambar Activity diagram chatting Article Library Article Library bisa dilakukan oleh semua pengguna dengan login terlebih dahulu. Di menu article library ini pengguna dapat menambah, mengubah dan menghapus artikel yang telah mereka upload.

95 82 Login Memilih menu Pengelolaan artikel Menambah artikel Melihat artikel Mengubah artikel Menghapus artikel Save Gambar Activity diagram article library Searching Aktivitas searching ini bisa dilakukan oleh semua pengguna. Login user diperlukan untuk melakukan aktivitas searching, kemudian masuk ke menu pencarian. Pengguna dapat mencari semua bentuk file baik itu berupa dokumen maupun pengetahuan dengan memasukkan kata kunci yang diinginkan.

96 83 Login Menu Pencarian Mengisi keyword Pencarian Submit Kriteria Pencarian Memilih Hasil Pencarian Gambar Activity diagram searching 5.9 Desain Knowledge Management System Perancangan Knowledge Management System dapat dilihat dari perancangan arsitektur dan infrastruktur KMS serta perancangan user interface Perancangan Arsitektur KMS Penulis mengadopsi model arsitektur pengembangan KMS dari Amrit Tiwana (Tiwana, 2000) dalam merancang arsitektur KMS Interface Layer Pada interface layer, KMS Pusat Komunikasi menggunakan sistem berbasis web, dimana user dapat mengakses dari mana saja dan kapan saja dengan menggunakan browser internet apapun, dan selama pengguna berada dalam intranet Kementerian Luar Negeri Access and Authentication Layer Pada access and Authentication layer, KMS Pusat Komunikasi menggunakan mekanisme hak akses bagi pengguna dan firewall, dengan adanya hak akses ini dapat mencegah pihak-pihak yang tidak

97 84 berkentingan mengakses sistem KMS Pusat Komunikasi tersebut. Hak akses dibagi menjadi 2, yaitu pengguna, dan administrator. Admistrator memiliki hak akses sistem admin, dimana dapat melakukan semua yang berkaitan dengan administrasi, seperti administrasi pengguna, forum, dokumen,dan sebagainya. Pengguna merupakan pengguna yang dapat berpartisipasi dalam konten yang ada dalam KMS, dan hanya bisa melakukan modifikasi pada konten miliknya sendiri. Firewall digunakan untuk menghindari serangan/spam yang memasuki sistem KMS tersebut Collaborative Intelligence and Filtering Layer Pada Collaborative Intelligence and Filtering layer, KMS Pusat Komunikasi menggunakan berbagai macam tipe dokumen. Dokumen tersebut dapat diupload, dan tersimpan didalam database KMS. KMS Pusat Komunikasi ini menggunakan basis data berupa MySQL. Pengguna dapat menggunakan modul manajemen dokumen untuk melakukan penyimpanan dokumen,, dan untuk mencari dokumen, pengguna dapat menggunakan modul pencarian Application Layer Pada Application layer, KMS Pusat Komunikasi menggunakan Apache sebagai web server, dan MySQL sebagai database untuk mengelola data-data yang ada di KMS. PHP5 digunakan sebagai bahasa pemrograman, dan untuk frameworknya digunakan CMS (Content Management System) Transport Layer Pada layer transport, KMS Pusat Komunikasi menggunakan protokol TCP/IP dan FTP. Protokol TCP/IP digunakan untuk mengirimkan paket-paket data dari dan masuk ke sistem. Dan protokol FTP digunakan untuk proses upload file oleh pengguna Middleware and Legacy Layer KMS Pusat Komunikasi tidak menggunakan layer middleware dan layer legacy.

98 Repositories Layer Pada layer Repositories ini semua konten dan file/dokumen yang diupload user disimpan. Seperti yang sudah dijelaskan diawal, database yang digunakan adalah MySQL, untuk menyinpan seluruh data, informasi yang berupa artikel, diskusi, laporan dan lain sebagainya. Folder webserverdigunakan untuk menyimpan file dokumen. Secara keseluruhan arsitektur KMS Pusat Komunikasi dapat dilihat pada Gambar 5.19 berikut. Interface Layer Web Browser Access & Authentication Layer User Login, Firewall Collaborative Intelligence and Filtering Layer Search, Kategori, Index Application Layer Pengelolaan Dokumen, Pengelolaan Artikel, Forum Diskusi, Mail, Searching, Chatting Transport Layer Web, TCP/IP, Document Exchange, Electronic Mail & POP /SMTP Support Repositories Data Warehouse, Document Bases, Knowledge Bases Gambar Arsitektur KMS Pusat Komunikasi Perancangan Infrastruktur KMS Agar KMS Pusat Komunikasi dapat berjalan dengan baik dan optimal, maka perlu didukung oleh infrastruktur yang memadai. Dalam merancang infrastruktur KMS Pusat Komunikasi digunakan

99 86 infrastruktur yang telah ada di Kementerian Luar Negeri, dan salah satunya adalah jaringan intranet Kementerian Luar Negeri. Setiap user dapat memakai komputer yang ada di kantor dan memiliki web browser tools untuk mengakses KMS. Agar sistem KMS dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan spesifikasi minimum dari server yang digunakan oleh web server KMS, yaitu : - Prosesor minimum : setara dengan Intel Xeon dengan frekuensi minimum 2.2 GHz - Memory/RAM sebesar 8 GB - Harddisk sebesar 250 GB untuk penyimpanan dokumen FTP - Sistem Operasi Windows Server 2008 IIS Webserver - Database MySQL - Bahasa Pemrograman PHP Diagram Navigasi KMS Untuk menjelaskan menu-menu yang ada di KMS Pusat Komunikasi, dibuat gambar navigasi menu KMS dengan menggunakan windows navigation diagram. Dalam navigasi ini memeberikan gambaran kepada user menu-menu yang ada di KMS Pusat Komunikasi dan bagaimana alur yang ada di KMS tersebut. Gambar navigasi dapat dilihat pada Gambar 5.20 dibawah ini. Pengguna menggunakan halaman login untuk masuk ke sistem KMS. Setelah dilakukan proses authentikasi user masuk ke menu utama/home, yang isinya event, announcement, recent post dan recent added. Sistem KMS ini terdiri dari 5 halaman yaitu halaman discussion forum, document library, article library, search, dan edit profile. Halaman edit user dipakai apabila user melakukan edit pada data user. Pada halaman discussion forum terdapat 4 anak halaman, yaitu halaman kategori untuk melihat list thread yang ada di kategori itu, halaman new thread untuk membuat thread baru, halaman thread untuk melihat thread dan komentar yang dipost, serta halaman search untuk mencari kategori/thread. Halaman article library terdapat 2 (dua) halaman, yaitu artikel yang dipilih saat kita ingin membaca satu artikel dan halaman

100 87 menambah/mengedit artikel. Halaman document library terdapat 2 (dua) halaman, yaitu dokumen yang dipilih saat kita ingin mendownload satu dokumen dan halaman menambah/mengedit diskripsi suatu dokumen. Pada halaman search kita bisa langsung mnegetikkan kata kunci dan memilih kategori yang ingin kita cari. <<Windows>> Login <<Windows>> Home <<Windows>> Forum Diskusi <<Windows>> Pengelolaan Dokumen <<Windows>> Pengelolaan Artikel <<Windows>> Edit User <<Windows>> Kategori <<Windows>> Add/Edit Dokumen <<Windows>> Add/Edit artikel <<Windows>> Search <<Windows>> New Thread <<Windows>> Artikel <<Windows>> Dokumen <<Windows>> Thread <<Windows>> Search Gambar Diagram navigasi KMS Puskom Perancangan User Interface KMS Diagram navigasi akan menjadi landasan menu-menu apa saja yang terdapat di KMS Pusat Komunikasi Halaman Login Ini merupakan tampilan uer login, setiap pengguna dan administrator melakukan autentikasi dengan memasukkan username dan password terlebih dahulu.

101 88 Gambar Halaman Login Halaman Menu Utama Pada halaman utama ini merupakan halaman awal setelah pengguna berhasil melakukan login. Terdapat announcement dan event di halaman ini. Announcement berisi pengumumanpengumuman baik dari pimpinan Puskom maupun umum. Sedangkan event berisi tanggal dan kegiatan yang akan terjadi, yang perlu diketahui oleh pegawai Pusat Komunikasi. Gambar Halaman Menu Utama Halaman Document Library Dalam menu document library terdapat kumpulan dokumen yang diupload oleh pegawai Pusat Komunikasi. Dalam menu ini setiap pegawai bisa menambah, mengedit dan menghapus dokumen

102 89 yang diupload oleh mereka sendiri. Pengguna juga bisa melihat dan mendownload dokumen yang diupload pengguna lain. Gambar Halaman menu document library Halaman Menu Tambah Dokumen Dalam menu document library terdapat pilihan untuk menambah dokumen. Penguna dapat mengupload dokumen dan menambahkan uraian mengenai dokumen yang diupload. Gambar Halaman tambah dokumen Halaman Menu Article Library Halaman menu article library berisi kumpulan artikel yang ditulis oleh user, dimana user bisa menambah, mengedit dan menghapus artikel yang mereka buat. User dapat melihat artikel yang dibuat oleh user lain.

103 90 Gambar Halaman menu article library Halaman Menu Tambah Artikel Halaman tambah artikel digunakan user untuk menambah atau mengedit artikel. Halaman ini muncul setelah user masuk ke halaman article library. Di halaman ini user dapat menceritakan pengalaman, pengetahuan dan best practice yang dimiliki secara non formal, namun tetap sopan. Gambar Halaman tambah artikel Halaman Discussion Forum Pada halaman ini user dapat mengubah, mendelete, dan menambah thread sesuai dengan kategori yang diinginkan. Di discussion forum user dapat berinteraksi dengan user lain untuk bertanya, atau hanya bertukar cerita.

104 91 Gambar Halaman forum diskusi Halaman Pencarian Searching digunakan untuk mencari dokumen atau artikel sesuai dengan kategori yang ingin dicari. Dilakukan dengan mengetikkan kata kuncinya, maka akan diperlihatkan option dokumen atau artikel yang dicari. Gambar Halaman searching