UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SOLUTION UNTUK INDUSTRI PLASTIK: STUDI KASUS PT ABC KARYA AKHIR

Transkripsi

1 UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SOLUTION UNTUK INDUSTRI PLASTIK: STUDI KASUS PT ABC KARYA AKHIR NI MADE ARI PUSPITA SARI FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI UNIVERSITAS INDONESIA JULI 2013

2 UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SOLUTION UNTUK INDUSTRI PLASTIK: STUDI KASUS PT ABC KARYA AKHIR Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi NI MADE ARI PUSPITA SARI FAKULTAS ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI UNIVERSITAS INDONESIA JULI 2013

3

4

5 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat rahmat dan karunia-nya saya dapat menyelesaikan karya akhir ini tepat pada waktunya. Penulisan Karya Akhir ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia. Dalam penulisan karya akhir ini, penulis mendapat bantuan dan masukan dari banyak pihak. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: (1) Bapak Ir. Dana Indra Sensuse M.LIS., Ph.D. selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran dalam membantu dan membimbing penulis dalam melakukan penyusunan Karya Akhir ini. (2) Bapak Dr. Achmad Nizar Hidayanto, S. Kom, M. Kom, selaku Ketua Program Magister Teknologi Informasi (3) Novi Kurniadi selaku VP dari PT ABC yang telah mengijinkan penulis untuk melakukan penelitian dan bersedia meluangkan waktu untuk berdiskusi dan menjadi nara sumber dan responden dari penelitian ini. (4) Papa, mama dan saudara-saudara saya yang secara langsung maupun tidak langsung telah memberikan doa dan dukungannya. (5) Keluarga kecil saya, Edo dan Ilin yang selalu memberikan dukungan dan berkat mereka saya dapat menyelesaikan penelitian ini. (6) Bu Dewi, pak Ganda, pak Wiryo dan Seluruh staf pengajar dan operasional di Magister Teknologi Informasi. (7) Teman-teman angkatan 2009f MTI UI. (8) Seluruh pihak lainnya yang telah membantu penulis dalam berbagai hal. Akhir kata saya berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan untuk membalas segala kebaikan semua pihak yang membantu baik yang tertulis maupun yang tidak tertulis. Sebagai harapan, semoga karya akhir ini membawa manfaat bagi perkembangan ilmu dan teknologi teknologi informasi. Jakarta, 7 Juli 2013 Penulis v

6

7 ABSTRAK Nama : Ni Made Ari Puspita Sari Program Studi : Magister Teknologi Informasi Judul Karya Akhir : Perancangan Knowledge Management Solution Untuk Industri Plastik: Studi Kasus PT ABC Saat ini setiap organisasi mulai menyadari bahwa organisasi juga bergantung kepada pengetahuan. Jika pengelolaan pengetahuan tidak dilakukan dengan baik maka pengetahuan dapat hilang dan tidak dapat dimanfaatkan dengan baik. Dampak dari pengelolaan pengetahuan dapat dirasakan pada people, proses, produk dan performa organisasi (Fernandez, 2010). Pengelolaan pengetahuan dapat dilakukan dengan menerapkan Knowledge Management Solution. Penelitian ini bertujuan untuk membuat Knowledge Management Solution yang sesuai dengan industri plastik PT ABC yang mengalami masalah dengan pengelolaan pengetahuan dan juga prototipe Knowledge Management System. Penelitian ini akan menghasilkan proses-proses knowledge management apa saja yang dapat diterpakan pada PT ABC. Dari penelitian ini diharapkan dapat menyelesaikan masalah tidak terkelolanya pengetahuan pada PT ABC. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode identifikasi yang dirancang oleh Fernandez (2010) dan menggunakan metodologi throwaway prototyping sebagai metodologi untuk mengembangkan prototipe KMS. Kata Kunci: Knowledge Management System (KMS), Knowledge management solution vii

8 ABSTRACT Name : Ni Made Ari Puspita Sari Study Program : Master of Information Technology Title : Designing Knowledge Management Solution for Plastics Industry: Case Study PT ABC Nowadays organization starts to realize that knowledge is an important asset for them. If knowledge isn t properly managed then knowledge may be lost or not use efficiently. The effect for not managing knowledge will impact to people, process, product or organization performance (Fernandez, 2010). Knowledge management can be implemented by creating a knowledge management solution. This research is focus on creating a knowledge management solutionthat can be used for plastic industry, PT ABC that has issue with knowledge management.to support the knowledge management solution, a prototype of knowledge management system is also implemented. Knowledge management process that needed by PT ABC will be identified in this research. This research is conducted by using the methodology of designing knowledge management solution from Fernandez and also prototyping methodology to design the knowledge management system. Keyword: Knowledge Management System (KMS), Knowledge management solution viii

9 DAFTAR ISI HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS... ii LEMBAR PERSETUJUAN... iii HALAMAN PENGESAHAN... iv KATA PENGANTAR... v HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... vi DAFTAR ISI... ix BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Perumusan Masalah Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Sistematika Penulisan... 3 BAB 2 LANDASAN TEORI Tinjauan Literatur Data, Informasi dan Knowledge Knowledge Management Solution Analisa Faktor Kontingensi Identifikasi Solusi KM Arsitektur Knowledge Management UML Metodologi Throwaway Prototyping Penelitian Sejenis Perancangan Solusi Knowledge Management dan Prototipe Knowledge Management System : Studi Kasus PT KSEI Pengembangan Model Knowledge Management System Untuk Mendukung Resource Sharing dan Kolaborasi Antar Perekayasa : Studi Kasus BPPT Perancangan Knowledge Management Solution Pada Divisi Operasional PT Visi Solusi Teknologi Ringkasan Penelitian Sebelumnya ix

10 2.3. Profil Organisasi Kerangka Pikir Penelitian BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN Menganalisa Faktor Kontingensi Identifikasi Proses KM Menilai Prioritas proses KM Identifikasi Proses KM yang sudah ada Identifikasi Proses KM tambahan Analisa infrastruktur dan urutan proses KM Pengembangan KM system, mechanism dan technology Analisis Design Implementasi Prototipe Testing Analisa KMS BAB 4 ANALISIS Menganalisa Faktor Kontingensi Analisa Karakteristik Tugas Analisa Karakteristik Pengetahuan Analisa Karakteristik Organisasi dan Lingkungan Identifikasi Proses KM Menilai Prioritas Proses KM Identifikasi Proses KM yang sudah ada Identifikasi Proses KM tambahan Analisa Infrastruktur dan Urutan Proses KM Kultur Organisasi Struktur Organisasi Infrastruktur Teknologi Informasi Lingkungan Fisik Pengetahuan Umum Pengembangan KMS berdasarkan Mekanisme dan Teknologi Mekanisme Knowledge Management x

11 4.8. Perencanaan Knowledge Management System Kebutuhan KMS Analisis Analisis Kebutuhan KMS Design Implementasi Prototipe KMS PT ABC Halaman Login Mengelola Artikel Mengelola Dokumen Mengelola Issue Mengelola profil Mengelola Pengguna Testing Skenario penanganan issue Skenario pergantian karyawan Hasil Testing Implementasi hasil testing Perbaikan prototipe KMS PT ABC Implikasi Penelitian Implikasi bagi Managerial Implikasi bagi KMS Implikasi bagi penelitian selanjutnya BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA xi

12 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Kategori Knowledge Berdasarkan Kalpic B (2006)... 7 Gambar 2.2 Proses Knowledge Management (Fernandez, 2010)... 8 Gambar 2.3 Overview Knowledge Management Solution Gambar 2.4 Hubungan Faktor Kontingensi dengan KM Solution (Fernandez, 2010) Gambar 2.5 Hubungan Karakteristik tugas dengan proses KM (Fernandez, 2010) Gambar 2.6 Karakteristik knowledge dengan proses knowledge management(fernandez, 2010) Gambar 2.7 Throwaway prototyping Gambar 2.8 Activity Diagram Product Developer Gambar 2.9 Struktur Organisasi Gambar 2.10 Struktur Divisi Produksi Gambar 2.11 Kerangka Pikir Gambar 3.1 Metodologi penelitian Gambar 4.1 Topologi jaringan saat ini Gambar 4.2 Topologi jarigan yang akan dikembangkan Gambar 4.3 Use Case Gambar 4.4 Activity Diagram Mengelola Dokumen Gambar 4.5 Activity Diagram Mengelola Artikel Gambar 4.6 Activity Diagram Mengelola Issue Gambar 4.7 Activity Diagram Mengelola Profil Gambar 4.8 Activity Diagram Mengelola Pengguna Gambar 4.9 Navigasi Gambar 4.10 Wireframe Halaman Login Gambar 4.11 Wireframe Halaman Home Page Gambar 4.12 Wireframe Mengelola Artikel Gambar 4.13 Wireframe Detil Artikel Gambar 4.14 Wireframe Menambah Artikel Gambar 4.15 Wireframe Mengelola Dokumen xii

13 Gambar 4.16 Wireframe Detil Dokumen Gambar 4.17 Wireframe Menambah Dokumen Gambar 4.18 Wireframe Mengelola Issue Gambar 4.19 Wireframe Detil Issue Gambar 4.20 Wireframe Menambah Issue Gambar 4.22 Halaman Login Gambar 4.23 Halaman Home Page Gambar 4.24 Halaman Manajemen Artikel Gambar 4.25 Halaman Detil Artikel Gambar 4.26 Halaman Edit Artikel Gambar 4.27 Halaman Tambah Artikel Gambar 4.28 Halaman Manajemen Dokumen Gambar 4.29 Halaman Detil Dokumen Gambar 4.30 Halaman Edit Dokumen Gambar 4.31 Halaman Tambah Dokumen Gambar 4.32 Halaman Manajemen Issue Gambar 4.33 Halaman Detil Issue Gambar 4.34 Halaman Edit Issue Gambar 4.35 Halaman Tambah Issue Gambar 4.36 Halaman Mengelola Profil Gambar 4.37 Halaman Mengelola Pengguna Gambar 4.38 Halaman Tambah Dokumen Gambar 4.39 Halaman Manajemen Dokumen Gambar 4.40 Halaman Manajemen Artikel Gambar 4.41 Halaman Tambah Artikel Gambar 4.42 Halaman Manajemen Issue Gambar 4.43 Halaman Tambah Issue Gambar 4.44 Halaman Pencarian xiii

14 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Korelasi Faktor Kontingensi dengan proses KM(Fernandez, 2010) Tabel 2.2 Karakteristik organisasi dan lingkungan(fernandez, 2010) Tabel steps Calabrese (Smuts, 2009) Tabel 2.4 Notasi Activity Diagram Tabel 2.5 Notasi Use Case Diagram Tabel 2.6 RIngkasan penelitian sebelumnya Tabel 3.1 Proses KM Tabel 4.1 Task Uncertainty Tabel 4.2 Task Interdepemdence Tabel 4.3 Tacit vs Explicit Tabel 4.4 Procedural vs Declarative Tabel 4.5 Analisa Faktor Kontingensi Tabel 4.6 Analisis Kebutuhan Proses KM Tabel 4.7 Portfolio Prioritas Kebutuhan KM Tabel 4.8 Proses Knowledge Management Tabel 4.9 Kecenderungan Pemanfaatan Proses KM Tabel 4.10 Peringkat proses KM Tabel 4.11 Pemetaan klasifikasi KM Tabel 4.12 Pemetaan kebutuhan proses KM Tabel 4.13 Tacit knowledge Tabel 4.14 Artifact Tabel 4.15 Fitur KMS Tabel 4.16 Rangkuman Fitur KMS Tabel 4.17 Mekanisme knowledge divisi product development Tabel 4.18 Mekanisme knowledge divisi workshop Tabel 4.19 Mekanisme knowledge divisi Engineer Tabel 4.20 Mekansme knowledge divisi raw material Tabel 4.21 Mekanisme knowledge divisi waste material Tabel 4.22 Mekanisme knowledge divisi QC Tabel 4.23 Mekanisme knowledge divisi operator xiv

15 Tabel 4.24 Mekanisme knowledge divisi packaging Tabel 4.25 Hasil Testing xv

16 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Dunia perekonomian saat ini adalah era ekonomi berbasis pengetahuan, dimana organisasi tidak hanya bergantung pada sumber daya alam, tenaga kerja dan capital, tetapi juga bergantung kepada pengetahuan. Pengetahuan yang dimiliki perusahaan antara lain adalah ide, pengalaman, dan keterampilan. Untuk mengelola pengetahuan dibutuhkan knowledge management yang meliputi knowledge capture, knowledge organizing, knowledge distribution dan knowledge sharing. PT ABC adalah perusahan manufaktur plastik yang berlokasi di Bandung. Perusahaan ini telah berdiri sejak tahun 1970 dan memiliki jumlah karyawan sebanyak 250 yang tersebar pada 2 kantor dan 1 pabrik. Saat ini, PT ABC sedang dalam proses mendirikan pabrik ke 2 untuk menunjang kebutuhan produksi yang semakin meningkat. PT ABC memproduksi beragam kebutuhan plastik seperti kaleng cat plastik, tutup botol, kotak tissue basah, sendok obat dan lain sebagainya. Setiap hari PT ABC memproduksi kebutuhan plastik berdasarkan order dari klien, setiap order memiliki spesifikasi tersendiri, seperti warna, bahan dan bentuk. Terdapat banyak pengetahuan yang digunakan dalam proses produksi, seperti teknik membuat cetakan barang, komposisi campuran warna, kriteria quality control dan proses finishing untuk setiap produk. Pengetahuan yang digunakan dalam proses produksi ini dimiliki hanya oleh karyawan tertentu saja dan tidak didokumentasikan dengan baik. Hal ini menyebabkan proses produksi akan terhambat dan pengetahuan akan hilang ketika karyawan yang menguasai pengetahuan dalam bidang produksi berhenti atau pensiun. Pegawai baru juga mengalami kesulitan untuk mempelajari proses yang digunakan dalam produksi, dikarenakan pegawai yang memiliki pengetahuan seringkali sibuk sehingga tidak 1

17 2 sempat melakukan transfer knowledge. Hal ini menyebabkan seringnya terjadi kesalahan yang disebabkan oleh pegawai baru yang dikarenakan kurang memahami proses produksi. PT ABC menyadari masalah ini dan mulai mencoba mengelola pengetahuan yang ada dengan cara menyediakan komputer di setiap unit produksi, sehingga setiap karyawan dapat mendokumentasikan pengetahuan yang dimilikinya. Tetapi karena tidak adanya peraturan yang mengharuskan setiap karyawan mendokumentasikan pengetahuan yang dimilikinya, tidak banyak karyawan yang menggunakan. Selain itu banyak pegawai yang sudah bekerja cukup lama dan tidak familiar dengan penggunaan komputer. Pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki pegawai akan didokumentasikan dalam bentuk word dokumen dan hanya disimpan pada lokal komputer tersebut, hal ini menyebabkan kesulitan ketika divisi lain mencari dokumen tersebut. Dengan semakin meningkatnya jumlah pabrik dan jumlah karyawan, dibutuhkan pengolaan pengetahuan dengan baik sehingga pengetahuan dapat dimanfaatkan secara optimal. Diperlukan suatu Knowledge Management Solution untuk dapat menunjang hal ini. Dengan penerapan Knowledge Management System (KMS) diharapkan setiap pegawai dapat berkomunikasi dan dapat saling bertukar pengetahuan sehingga pada akhirnya dapat meningkatkan kinerja perusahaan Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan pada sub bab sebelumnya, permasalahan yang dialami oleh PT ABC adalah: 1. Pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki oleh seorang pegawai tidak didokumentasikan dengan baik sehingga menyulitkan pegawai lain yang mengalami permasalahan serupa atau menggantikan pegawai yang berhenti atau pindah ke bagian lain. 2. Saat ini belum ada media bagi pegawai untuk belajar tentang knowledge yang ada diperusahaan

18 3 Dari permasalahan diatas dapat diambil pertanyaan penelitian yaitu Bagaimana Knowledge Management Solution yang sesuai dengan PT ABC 1.3. Ruang Lingkup Ruang lingkup penelitian ini terbatas pada perancangan knowledge management solution pada divisi produksi PT ABC. Kemudian pengembangan sistem hanya akan dilakukan sampai dengan tahap prototipe, tidak sampai dengan tahap implementasi KMS pada PT ABC. Pada sub bab berikutnya akan dijelaskan mengenai tujuan dan manfaat dari penelitian ini Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan rancangan knowledge management solution yang dapat digunakan oleh PT ABC. Manfaat yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah knowledge management solution dan prototipe knowledge management system yang dapat digunakan oleh divisi produksi pada PT ABC Sistematika Penulisan Penelitian ini akan ditulis secara sistematis dalam lima bab, sebagai berikut: Bab 1. Pendahuluan Pada bab ini akan dibahas mengenai latar belakang penelitian ini, permasalahan yang ada, ruang lingkup, tujuan dan manfaat dari penelitian ini serta sistematika penulisan. Bab 2. Landasan Teori Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai landasan teori yang digunakan pada penelitian ini, seperti teori knowledge, knowledge management solution, prototyping, UML. Selain itu akan dijelaskan mengenai penelitian sejenis yang sudah pernah dilakukan sebelumnya, profil organisasi PT ABC yang menjadi studi kasus serta kerangka pikir penelitian yang menjadi acuan penelitian. Bab 3. Metodologi Penelitian

19 4 Bab ini membahas metodologi penelitian yang digunakan pada penelitian ini. Tahapan penelitian, metode pengambilan data dan pengolahan data akan dibahas secara detail pada bab ini. Bab 4. Perancangan Knowledge Management Solution Pada bab ini akan membahas mengenai analisa dan perancangan Knowledge Management Solution untuk PT ABC. Analisa mengenai PT ABC seperti identifikasi faktor kontingensi, identifikasi proses KM yang dibutuhkan, identifikasi proses KM yang sudah ada, prioritasi proses KM, analisa infrastruktur dan mekanisme KM akan dibahas pada bab ini. Selain itu juga akan dibahas perancangan prototipe Knowledge Management System yang sesuai dengan analisa sebelumnya. Perancangan KMS ini dimulai dari analisa kebutuhan sistem, gambar UML yang sesuai dengan analisa kebutuhan sistem dan rancangan antar muka. Bab 5. Kesimpulan dan Saran Bab ini berisi kesimpulan dan saran mengenai rancangan knowledge management solution dan prototipe knowledge management system untuk PT ABC.

20 BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab 2 ini akan dibahas mengenai teori yang digunakan pada penelitian ini, penelitian yang sudah ada serta profil organisasi dari PT ABC. Berikut ini akan dijelaskan mengenai teori yang digunakan pada penelitian Tinjauan Literatur Data, Informasi dan Knowledge Data adalah representasi fakta dari suatu objek. Data comprise facts, observations or perceptions (which may or may not be correct). Data represent raw numbers or assertion and may therefore be dovoided of context, meaning or intent. (Fernandez, 2010). Sedangkan informasi berdasarkan Tiwana (Tiwana, 2001) adalah Information is proceed data, formalized, captured, and replicated; can easily be packaged into reusable form. Informasi berdasarkan Fernandes, (Fernandez, 2010) Information is a subset of data, only including those data that possess context, relevance and purpose. Information typically involves manipulation of raw data to obtain more meaningful indication of trends or pattern in the data. Dari kedua definisi ini informasi dapat diartikan sebagai data yang telah diproses sehingga memiliki makna bagi pengguna. Terdapat lima cara untuk mentransformasi data menjadi informasi, yaitu condensation, contextualization, categorization, calculation dan correction. Sebuah fakta dapat menjadi data dan dapat pula menjadi informasi, bergantung pada pengguna. Knowledge berdasarkan Baker adalah kombinasi dari informasi, skill, pengalaman dan kapabilitas seseorangatau berdasarkan formula, Knowledge = information + [Skills + Experience + Personal Capability] (Baker, 1997). Sedangkan knowledge menurut Tiwana adalah informasi yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan, yang didapatkan melalui pengalaman seseorang (Tiwana, 2001). Knowledge berdasarkan Fernandez knowledge refers to 5

21 6 information that enables action and decisions or information with direction (Fernandez, 2010). Berdasarkan definisi ini dapat disimpulkan bahwa pengetahuan adalah informasi yang bisa digunakan dalam pengambilan keputusan. Selain itu knowledge dapat digunakan untuk merubah data menjadi informasi. Terdapat beberapa kategori knowledge, antara lain implicit/tacit knowledge dan explicit knowledge. Tacit knowledge adalah pengetahuan personal yang diperoleh perorangan berdasarkan pengalaman, tidak diformalisasikan dan sulit untuk dibagi, seperti skill dan pemahaman. Explicit knowledge adalah pengetahuan yang sudah didokumentasikan, seperti jurnal, buku, artikel, tulisan, dokumen, database dan . Selain itu knowledge dapat digolongkan menjadi procedural dan declarative. Kalpic B mengkategorikan knowledge berdasarkan awareness, internalized/externalized dan formal / non formal (Kalpic B, 2006). Awareness berarti bahwa seseorang mengetahui bahwa ia memiki knowledge dan dapat berbagi knowledge tersebut kepada orang lain dan juga dapat membuat konsep knowledge tersebut. Internal knowledge berarti bahwa knowledge tersebut belum didokumentasikan. Kategori formal dan non formal berlaku hanya untuk knowledge eksternal, atau knowledge yang sudah didokumentasikan. Formal berarti bahwa knowledge tersebut memiliki model yang baku dan konsisten atau memiliki bentuk matematis / logika.

22 7 Gambar 2.1 Kategori Knowledge Berdasarkan Kalpic B (2006) Awad dan Ghaziri mengklasifikasikan knowledge menjadi beberapa kategori, yaitu shallow dan deep knowledge. Knowledge sebagai how-how, reasoning dan heuristic, common sense yaitu procedural, declarative, semantic, episodic, serta explicit dan tacit knowledge (Awad & Ghaziri 2003). Shallow dan deep knowledge adalah klasifikasi berdasarkan kedalaman pemahaman. Shallow adalah pemahaman yang tidak mendalam sedangkan deep adalah pemahaman pengetahuan secara mendalam. Know how adalah knowledge yang didpatkan dari pengalaman dan seringkali tidak didokumentasikan, sedangkan reasoning adalah pengetahuan berdasarkan alasan manusia. Pengetahuan pada perusahaan terletak pada beberapa lokasi (Fernandez, 2010), yaitu: People Pengetahuan ini bisa terdapat pada individu atau sebuah tim. Pengetahuan ini akan hilang jika individu berhenti dari perusahaan. Artifak Contohnya pengetahuan yang terletak pada artifak adalah pengetahuan yang terdapat dalam peraturan, sistem informasi, database, dokumen dan lain sebagainya.

23 8 Organisasi Contoh pengetahuan yang berada pada organisasi adalah hubungan antar departemen, satu unit bisnis dan juga hubungan antar organisasi, seperti kustomer dengan supplier Knowledge Management Solution Knowledge Management berdasarkan Tiwana (2001) adalah proses pengelolaan knowledge untuk menambah nilai bisnis dan daya saing melalui pembentukan, komunikasi dan penggunaan pengetahuan. Efektifitas dari suatu knowledge management bergantung pada align atau tidaknya proses KM terhadap infrastruktur dan proses organisasi (Biloslavo). Terdapat empat proses dalam knowledge management yaitu discovery, capture, sharing dan application. Proses dalam KM didukung oleh 8 sub proses (Fernandez, 2010). Gambar 2.2 Proses Knowledge Management (Fernandez, 2010) Proses dalam KM: Discovery Knowledge discovery adalah pembuatan suatu knowledge yang baru baik eksplisit maupun tacit. Pengembangan knowledge ini dapat dilakukan dengan menganalisa data dan informasi atau dengan

24 9 menggabungkan knowledge yang sudah ada. Sub proses dalam knowledge discovery adalah: o Combination Combination adalah membuat suatu explicit knowledge menggunakan knowledge yang sudah ada, data atau informasi yang tersedia. o Socialization Socialization adalah pengembangan tacit knowledge yang didapatkan dari individu lain. Capture Knowledge capture adalah proses untuk mendapatkan knowledge baik tacit maupun explicit yang tersebar di berbagai lokasi knowledge. Terdapat dua sub proses dalam knowledge capture, yaitu: o Externalization Externalization adalah proses untuk merubah tacit knowledge menjadi explicit knowledge. o Internalization Internalization adalah proses untuk merubah explicit knowledge menjadi tacit knowledge, proses ini biasa disebut dengan pembelajaran. Sharing Knowledge sharing adalah proses berbagi tacit dan explicit knowledge. Sub proses dalam knowledge sharing adalah: o Socialization for knowledge sharing Socialization for knowledge sharing adalah proses berbagi tacit knowledge. o Exchange Exchange adalah proses berbagi explicit knowledge.

25 10 Application Knowledge application adalah proses mengaplikasikan knowledge sehingga dapat digunakan pada pengambilan keputusan. Sub proses pada knowledge application adalah: o Direction Direction adalah proses dimana individu yang memiliki knowledge memberikan arahan atau petunjuk pada individu lain tanpa mentransfer knowledge yang menjadi dasar petunjuk yang diberikan. o Routines Routines adalah penggunaan knowledge yang terdapat pada prosedur atau peraturan. Terdapat empat proses Knowlede Management berdasarkan Nonaka dan Takeuchi, yaitu internalisasi, eksternalisasi, kombinasi dan sosialisasi. (Nonaka, 1995) Internalisasi adalah proses merubah explicit knowledge menjadi tacit. Eksternalisasi adalah proses mernubah tacit knowledge menjadi explicit dengan cara melalui dokumentasi atau verbalisasi. Kombinasi adalah proses menghasilkan knowledge baru dari eksplisit knowledge. Proses yang terakhir adalah sosialisasi, yaitu proses transfer tacit knowledge melalui observasi. Terdapat empat klasifikasi Knowledge Management System (KMS), yaitu knowledge discovery system, knowledge capture system, knowledge sharing system dan knowledge application system (Fernandez, 2010). Penerapan knowledge management dapat mempengaruhi process, people, product dan performa dari suatu organisasi (Fernandez, 2010). Knowledge management solutionadalah integrasi antara teknologi dan mekanisme yang digunakan untuk mendukung proses knowledge management. KM mechanism adalah cara yang digunakan untuk mempromosikan knowledge management sedangkan KM technologies adalah teknologi yang digunakan untuk memfasilitasi KM (Fernandez, 2010). KM teknologi dan mekanisme bergantung kepada KM infrastruktur. KM infrastruktur meliputi budaya organisasi, struktur organisasi, IT infrastruktur, common knowledge dan physical environment. KM

26 11 infrastruktur, KM technologies dan KM mechanism termasuk ke dalam KM foundation. Knowledge Management Solution adalah bagaimana memenuhi dan memfasilitasi empat aspek KM, yaitu discovery, capture, sharing dan application. Gambar 2.3 Overview Knowledge Management Solution Analisa Faktor Kontingensi Analisa faktor kontingensi digunakan untuk mengetahui KM solution yang dibutuhkan perusahaan. Faktor kontingensi akan mempengaruhi KM proses. Setelah proses KM diketahui maka KM system yang dibutuhkan juga akan teridentifikasi, hal ini berarti factor kontingensi juga mempengaruhi KM system dan teknologi secara tidak langsung. Faktor kontingensi yang mempengaruhi KM process adalah karakteristik tugas, karakteristik knowledge, karakteristik perusahaan dan karakteristik lingkungan perusahaan. Gambar 2.4 Hubungan Faktor Kontingensi dengan KM Solution (Fernandez, 2010) Berikut ini adalah pemetaan proses KM dengan faktor kontingensi (Fernandez, 2010)

27 12 Tabel 2.1 Korelasi Faktor Kontingensi dengan proses KM(Fernandez, 2010) Proses KM Combination Socializattion for Knowledge Discovery Socialization for Knowledge Sharing Exchange Externalization Internalization Direction Routines Environme ntal Uncertaint y High High Low Low Low Low High High Bisnis Strategi (Differentiation or Low Cost) D D LC/D LC/D LC/D LC/D LC LC Ukuran Organisas i Small/Lar ge Small Small Small Large Small/Lar ge Small Large Prosedura l atau deklaratif P/D P/D P/D P/D P/D P/D P P Explicit atau Tacit Knoweldge E T T E T T T/E T/E Task Interdepe nce High High High High Low Low High/Low High/Low Task Uncertain ty Low High High Low Low Low High Low

28 Karakteristik Tugas Faktor yang mempengaruhi karakteristik tugas adalah: 1. Ketidak pastian tugas Jika masalah atau tugas cenderung berubah-ubah maka perusahaan akan sulit untuk menerapkan internalization ataupun externalization. Direction atau socialization adalah proses KM yang paling tepat ketika ketidak pastian tugas tinggi, sedangkan jika ketidak pastian tugas rendah makan routines adalah proses yang tepat. 2. Ketergantungan tugas Ketergantungan tugas dilihat dari seberapa bergantung suatu unit dengan unit yang lain. Ketergantungan tugas dikatakan tinggi jika performa suatu unit bergantung pada unit lainnya. Proses KM yang tepat untuk ketergantungan tugas yang tinggi adalah exchange, combination dan socialization. Sedangkan proses KM yang tepat untuk ketergantungan tugas yang rendah adalah internalization dan externalization. Gambar 2.5 Hubungan Karakteristik tugas dengan proses KM (Fernandez, 2010)

29 14 Tidak semua proses cocok untuk diterapkan pada setiap tipe knowledge. Suatu proses bisa menjadi tidak efektif ketika diterapkan pada salah satu tipe knowledge, bisa menjadi terlalu mahal, terlalu lambat dan lain sebagainya. Maka dari itu harus diketahui knowledge karakteristik pada perusahaan untuk menentukan proses knowledge yang tepat. Untuk mengetahui karakteristik knowledge yang terdapat pada perusahaan maka akan dibandingkan beberapa tipe knowledge, yaitu membandingkan explicit dengan tacit dan procedural dengan declarative (Fernandez, 2010). Tacit vs Explicit Untuk knowledge discovery, combination lebih tepat digunakan jika tipe knowledge adalah explicit knowledge. Sedangkan untuk tacit knowledge, socialization lebih tepat. Untuk knowledge capture, internalization tepat digunakan untuk explicitknowledge, sedangkan externalization lebih tepat untuk tacit knowledge. Untuk knowledge sharing, exchange digunakan untuk explicit knowledge, sedangkan socialization digunakan untuk tacit knowledge.untuk knowledge application, routines dan direction dapat digunakan baik tacit maupun explicit knowledge. Procedural vs Declarative Proses yang tercakup dalam knowledge discovery, knowledge capture, dan knowledge sharing dapat digunakan untuk procedural dan declarative knowledge. Sementara untuk knowledge application hanya tepat untuk digunakan oleh procedural knowledge. Hubungan antara proses dengan tipe knowledge dapat digambarkan sebagai berikut.

30 15 Gambar 2.6 Karakteristik knowledge dengan proses knowledge management(fernandez, 2010) Karakteristik organisasi dan lingkungan Terdapat dua faktor dalam karakteristik organisasi, yaitu ukuran organisasi dan strategi bisnis. Dalam ukuran organisasi akan dilihat apakah perusahaan berskala besar atau kecil. Untuk strategi bisnis akan dilihat apakah perusahaan menerapkan strategi low cost atau differentiation. Strategi bisnis low cost adalah strategi bisnis dimana perusahaan memfokuskan terhadap pasar tertentu untuk menghindari saingan. Strategi bisnis differentiation adalah strategi bisnis dimana perusahaan membuat produk yang berbeda atau unik dibandingkan dengan produk sejenis dari pesaingnya, hal ini ditujukan untuk membentuk pasarnya sendiri. Dalam faktor lingkungan akan dilihat tingkat ketidakpastian bisnis perusahaan. Berikut ini adalah rekomendasi KM process yang digunakan untuk karakteristik organisasi dan lingkungan.

31 16 Tabel 2.2 Karakteristik organisasi dan lingkungan(fernandez, 2010) Karakteristik Level / Tipe KM Proses yang direkomendasikan Ukuran organisasi Kecil Knowledge Sharing (application) Knowledge Application (direction) Knowledge Discovery (combination, socialization) Knowledge capture (externalization, internalization) Besar Knowledge sharing (exchange) Knowledge application (routines) Knowledge discovery (combination) Knowledge capture (externalization, internalization) Strategi bisnis Low cost Knowledge application (direction, routines) Knowledge capture (externalization, internalization) Knowledge sharing (socialization, exchange) Differentiation Knowledge discovery (combination, socialization) Knowledge capture (externalization, internalization) Knowledge sharing (socialization, exchange) Tingkat ketidak pastian lingkungan Rendah Knowledge sharing (socialization, exchange) Knowledge capture (externalization, internalization) Tinggi Knowledge discovery (combination, socialization) Knowledge application (direction, routines) Identifikasi Solusi KM Terdapat beberapa metodologi dalam menerapkan solusi KM, antara lain adalah roadmap dari amrit tiwana dan metodologi dari Fernandez. Berikut ini akan dibahas mengenai metodologi yang digunakan untuk mengidentifikasi solusi KM yang dibutuhkan oleh perusahaan.

32 Fernandez Tahapan pada metodologi berdasarkan Fernandez (Fernandez, 2010) adalah: 1. Menganalisa faktor kontingensi Pada tahapan ini faktor kontingensi yang mempengaruhi perusahaan akan dianalisa. Faktor-faktor kontingensi yang mempengaruhi proses KM telah dibahas pada sub bab sebelumnya. 2. Mengidentifikasi proses KM berdasarkan setiap faktor kontingensi Proses KM yang mendukung faktor kontingensi akan dipilih pada tahapan ini. 3. Memprioritaskan proses KM Pada tahapan ini akan dilakukan scoring untuk setiap KM proses berdasarkan faktor kontingensi. Nilai 1.0 akan diberikan jika proses KM mendukung faktor kontingensi dan 0.0 jika tidak. Nilai 0.5 akan diberikan jika proses KM mendukung setiap faktor kontingensi. 4. Mengidentifikasi proses KM yang telah diterapkan sebelumnya Pada tahapan ini akan dilakukan identifikasi terhadap proses KM yang ada diperusahaan. 5. Mengidentifikasi proses KM tambahan Setelah mendapatkan hasil dari tahap 3 dan 4 maka akan dibandingkan proses KM yang didapatkan pada tahap 4 dengan tahap 3, jika terdapat perbedaan maka akan diidentifikasi apakah perlu ditambahkan atau tidak proses KM tersebut. 6. Menganalisa infrastruktur KM dan mengidentifikasi urutan proses KM Kultur organisasi, struktur organisasi dan kondisi lingkungan akan dinilai untuk mengetahui infrastruktur KM. 7. Mengembangkan sistem KM yang dibutuhkan Di tahapan terakhir ini, sistem KM akan dikembangkan sesuai dengan hasil yang didapatkan dari tahapan 1 sampai dengan 6.

33 Roadmap Amrit Tiwana Terdapat 10 langkah dalam roadmap yang dikembangkan oleh Tiwana, langkah-langkah ini dikelompokkan menjadi empat fase utama, yaitu: A. Fase 1 adalah evaluasi infrastruktur, langkah didalamnya yaitu: 1. Analisa infrastruktur yang ada 2. Menyelaraskan KM dengan strategi bisnis. B. Fase 2 adalah analisis perancangan dan pengembangan sistem KM, langkah didalamnya yaitu: 3. Mendesain infrastruktur KM 4. Audit aset dan sistem knowledge yang ada 5. Menyusun tim KM 6. Membuat KM blue print 7. Mengembangkan sistem KM C. Fase 3 adalah penyebaran sistem KM, langkah didalamnya yaitu: 8. Penyebaran KM sistem menggunakan Result Driven Incremental methodology 9. Mengelola perubahan, kultur dan struktur D. Fase 4 adalah evaluasi performa, yang terdiri dari: 10. Mengevaluasi performa, menghitung ROI, dan meningkatkan sistem KM Calabrese and Orlando 12 Step Process Calabrese mengambil empat pilar, leadership, organization, technology dan learning. Ke empat pilar ini berpotensial untuk terciptanya knowledge sharing dan collaborative yang efektif (Smuts, 2009). Leadership mengacu pada adanya nilai nilai knowledge creation dan knowledge sharing pada bisnis strategi perusahaan. Organisasi akan mendukung terwujudnya nilai-nilai tersebut. Teknologi menghubungkan knowledge dengan network sehingga dapat diakses oleh seluruh perusahaan. Pilar yang terakhir adalah learning, yang berarti menggunakan atau mempelajari knowledge dan berbagi hasil atau inovasi.berikut

34 19 ini adalah 12 langkah untuk membuat knowledge management system berdasarkan Calabrese. Tabel steps Calabrese (Smuts, 2009) Pillar Steps 12-Step Process Leadership 1 Identify knowledge critical to your business 2 Conduct work-centred analysis 3 Sell high-level plan of action to senior management Organisation 4 Engage key stakeholders 5 Develop Process Model 6 Identify critical knowledge gaps, opportunities, and risks 7 Establish and prioritise goals 8 Develop requirements and measurement programme Technology 9 Plan high-level strategy approach 10 Implement strategy, build, and deploy 11 Monitor, measure, and report metrics Learning 12 Learn from results Arsitektur Knowledge Management Knowledge management system yang dibuat tanpa arsitektur yang baik hanya akan menuju kepada kehancuran (Tiwana, 2000). Berikut ini adalah tujuh layer yang diperlukan pada arsitektur knowledge management system berdasarkan Tiwana. Interface layer Layer ini adalah layer dimana pengguna berinteraksi dengan KMS. Web based lebih disarankan untuk digunakan, karena akan memudahkan pengguna untuk berinteraksi dengan KMS.

35 20 Access and Authentication layer Pada layer ini akan terdapat autentikasi pengguna. Fitur login digunakan sebagai cara untuk melakukan autentikasi pengguna. Setiap pengguna dapat memiliki hak akses yang berbeda-beda terhadap KMS. Collaborative filtering and intelligence layer Pada layer ini penambahan tag atau meta tag ke dalam setiap elemen dilakukan. Penambahan tag dapat dilakukan secara manual maupun otomatis. Application layer Application layer adalah layer dimana aplikasi-aplikasi yang terdapat pada KMS diintegrasikan. Contoh aplikasinya adalah collaborative tools. Transport layer Transposrt layer adalah layer yang memungkinkan terjadinya perpindahan data melalui jaringan. Middleware and legacy integration layer Layer ini digunakan untuk menghubungkan antara sistem yang lama dengan sistem yang baru. Repository layer Layer ini adalah layer penyimpanan, yang terdiri dari database, legacy data, web forum archive UML Terdapat 14 diagram pada UML v 2.0 yang terbagi menjadi dua kategori, yaitu structure diagram dan behavioral diagram. Structure diagram menggambarkan data dan relasi static pada sistem informasi atau struktur dari sistem. Sedangkan behavioral diagram merepresentasikan relasi antar objek yang mendefinisikan bisnis proses dari sistem informasi. Terdapat 6 jenis structure diagram, yaitu class diagram, object diagram, package diagram, deployment diagram, component diagram dan composite structure diagram. Terdapat 8 jenis behavioral diagram, yaitu activity diagram, sequence diagram, communication

36 21 diagram, interaction overview diagram, timing diagram, behavioral state machine diagram, protocol state machine dan use case diagram Activity Diagram Activity diagram digunakan untuk memodelkan bisnis proses dan menggambarkan aktifitas utama dan relasi antar setiap aktifitas dalam satu proses. Penelitian ini akan menggunakan activity diagram untuk memodelkan bisnis proses. Notasi yang digunakan pada activity diagram adalah: Tabel 2.4 Notasi Activity Diagram Activity Menggambarkan Action Action Decision Menggambarkan adanya alternative path Merge Menggabungkan beberapa alternate flow Initial State Menggambarkan awal dari diagram. Final State Menggambarkan akhir dari diagram. Action flow Menggambarkan hubungan antar activity Object flow Menggambarkan hubungan antara object dengan action. Jika panah berawal dari activity menuju object, berarti bahwa action mempengaruhi atau membuat object. Sedangkan jika panah berawal dari object menuju activity, berarti bahwa action tersebut menggunakan object.

37 Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan high level sistem, apa yang dapat dilakukan sistem dan juga relasi antara sistem dengan user atau sistem lainnya. Notasi yang digunakan dalam use case diagram antara lain adalah Tabel 2.5 Notasi Use Case Diagram System Menggambarkan batasan dari suatu sistem System Actor Menggambarkan entitas yang berinteraksi dengan sistem. Actor digambarkan diluar sistem. Use Case Menggambarkan fungsionalitas dari sistem. Digambarkan dengan oval yang mempunyai label. Label adalah kata kerja yang merepresentasikan fungsionalitas dari sistem tersebut. Use Case Relationship Menggambarkan hubungan antara actor dan use case. Dinotasikan menggunakan anak panah dengan label uses atau extends. «uses» Use Case 1 Use Case 2 «extends» Use Case 1 Use Case Metodologi Throwaway Prototyping Pada throwaway prototyping, prototype dibuat untuk mendapatkan feedback dari pengguna. Feedback ini digunakan untuk menganalisa, mendesain

38 23 dan mengimplementasikan prototipe berikutnya. Prototipe ini akhirnya akan dibuang dan tidak akan digunakan pada produk final.tahapan pada throwaway prototyping adalah: a) Planning Pada tahapan ini akan ditentukan cara pengembangan sistem informasi dan akan menganalisa technical feasibility, economy feasibility dan organizational feasibility. Project plan merupakan salah satu output pada tahapan ini. b) Analysis Fase ini meliputi analisa strategi, yaitu menganalisa sistem yang sudah ada dan masalah yang ada saati ini. Selanjutnya pada fase ini adalah requirement gathering, yaitu menangkap kebutuhan user. c) Design Tahapan ini menentukan bagaimana sistem akan beroperasi, perangkat lunak atau infrastruktur jaringan seperti apa yang dibutuhkan. Selain itu juga memulai rancangan tampilan antar muka, form dan laporan. Arsitektur dari sistem akan mulai dikembangkan pada tahapan ini. d) Implementation Fase ini adalah fase terakhir dari software development life cycle. Pada fase ini sistem akan dikembangkan. Testing dan deployment akan dilakukan pada fase ini. Gambar 2.7 Throwaway prototyping

39 Penelitian Sejenis Penelitian sejenis yang sudah ada sebelumnya akan dijelaskan pada sub bab berikut Perancangan Solusi Knowledge Management dan Prototipe Knowledge Management System : Studi Kasus PT KSEI Penelitian ini dilakukan oleh mahasiswa MTI-UI, Moh. Bayu Teguh Santoso pada tahun Studi kasus yang digunakan pada penelitian ini adalah PT Kustodian Sentral Efek Indonesia, lembaga ini memfasilitasi aktivitas pasar modal di Indonesia. Pada penelitian ini, penulis merancang solusi KM yang dapat diterapkan pada PT KSEI, serta membuat prototipe yang dapat menunjang solusi KM tersebut. Penulis mengadopsi metodologi Fernandez dalam melakukan penelitian ini. Prioritas proses KM yang didapatkan menggunakan Fernandez adalah externalization, combination, socialization, direction dan routine. Pembuatan sistem KM yang dapat menunjang solusi KM dilakukan setelah penulis mendapatkan proses KM yang menjadi prioritas untuk dikembangkan pada PT KSEI. Penulis tidak mencantumkan secara detail mengenai metodologi yang akan digunakan dalam mengembangkan prototipe untuk sistem KM. Penulis menggunakan CMS Joomla dalam mengembangkan KMS. Fitur-fitur yang terdapat pada sistem KM harus mengakomodasi solusi KM. Fitur-fitur yang didapatkan oleh penulis adalah chatting, forum diskusi, manajemen dokumen, dokumentasi artikel, perpustakaan online, pencarian dokumen, pencarian artikel Pengembangan Model Knowledge Management System Untuk Mendukung Resource Sharing dan Kolaborasi Antar Perekayasa : Studi Kasus BPPT Penelitian ini dilakukan pada 2012 oleh mahasiswi MTI UI, Sari Andarwati Kunharyanto. Studi kasus yang digunakan pada penelitian ini adalah Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi untuk jabatan fungsional Perekayasa. Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan model knowledge management

40 25 system yang mendukung kolaborasi dan knowledge sharing antar perekayasa di BPPT. Penulis menggunakan metodologi Fernandez untuk menentukan prioritas proses KM yang dibutuhkan perekayasa di BPPT. Prioritas KM yang didapatkan pada penelitian ini adalah socialization for knowledge sharing, socialization for knowledge discovery, direction, routine dan exchange. Kebutuhan fungsional yang dibutuhkan untuk menunjang proses KM adalah pembuatan struktur organisasi, forum diskusi, pencarian, upload dokumen dan download dokumen. Untuk arsitektur KMS, penulis menggunakan model arsitektur dari Amrit Tiwana yang terdiri dari tujuh layer. Pengembangan KM menggunakan software engineering Perancangan Knowledge Management Solution Pada Divisi Operasional PT Visi Solusi Teknologi Penelitian dengan judul perancangan Knowledge Management Solution pada divisi Operasional PT VISITEK ini dilakukan pada tahun 2012 oleh mahasiswa MTI UI oleh Dimas Setiawan. PT Visitek adalah perusahaan IT yang menyediakan berbagai layanan TI kepada pelanggan. Penelitian ini bertujuan untuk mendapatkan solusi knowledge management yang dapat diterapkan pada PT Visitek. Penulis menggunakan metodologi Fernandez untuk menentukan solusi knowledge management dan menggunakan metodologi rapid prototyping dalam membuat prototype knowledge management system. Proses yang diprioritaskan pada KM di penelitian ini adalah socialization for knowledge discovery, socialization for knowledge sharing, combination, externalization dan exchange. Fitur yang diterapkan pada knowledge management system untuk menunjang proses tersebut adalah chatting, forum discussion, management article, management document, management issue dan customer helpdesk Ringkasan Penelitian Sebelumnya Berikut ini adalah ringkasan dari penelitian-penelitian yang sudah pernah dilakukan sebelumnya.

41 26 Tabel 2.6 RIngkasan penelitian sebelumnya Judul Perancangan Solusi Pengembangan Model Perancangan Knowledge Penelitian Knowledge Knowledge Management Solution Management dan Management System Pada Divisi Operasional Prototipe Knowledge Untuk Mendukung PT Visi Solusi Management System : Resource Sharing dan Teknologi Studi Kasus PT KSEI Kolaborasi Antar Perekayasa : Studi Kasus BPPT Tujuan Rancangan solusi Design model KMS Rancangan solusi KM Penelitian KM dan Prototipe dan Prototipe Metode Penelitian Fernandez Fernandez & Amrit Tiwana Fernandez Hasil Proses KM yang Proses KM yang Proses KM yang Penelitian dikembangkan: dikembangkan: dikembangkan: externalization, combination, socialization, direction dan routine Fitur yang dikebangkan: chatting, forum diskusi, manajemen dokumen, dokumentasi artikel, perpustakaan online, pencarian dokumen, pencarian artikel. socialization for knowledge sharing, socialization for knowledge discovery, direction, routine dan exchange Fitur yang dikembangkan: Pembuatan struktur organisasi, Forum diskusi, pencarian, upload dokumen, download dokumen socialization for knowledge discovery, socialization for knowledge sharing, combination, externalization dan exchange Fitur yang dikembangkan: chatting, forum discussion, management article, management document, management issue dan customer helpdesk.

42 27 Dari ketiga penelitian sebelumnya penulis mengadopsi metodologi Fernandez. Selain itu penulis juga menggunakan tahapan penelitian yang digunakan peneliti Dimas Setiawan yang menguraikan setiap tahapan dari input, metode dan output Profil Organisasi PT ABC adalah perusahaan industri injection molding plastic yang berdiri sejak Perusahaan ini berlokasi di bandung, dan saat ini sedang dalam proses membangun pabrik ke dua yang terletak di cimahi. Jumlah karyawan yang terdapat pada PT ABC adalah 250 orang, jumlah karyawan ini akan meningkat seiring dengan dibukanya pabrik baru. Servis yang ditawarkan oleh PT ABC adalah memproduksi plastik sesuai pesanan dari klien dan konsultasi design produk. Untuk jasa konsultasi design produk adalah servis baru yang ditawarkan sejak tahun 2011, servis ini bertujuan untuk memberikan jasa design terhadap perusahaan yang tidak paham terhadap proses injection molding ketika membuat design produk. Terdapat beberapa divisi pada PT ABC, antara lain adalah finance & accounting, sales & marketing, IT, Storage & Delivery, Plant maintenance dan production. Divisi finance bertugas mengatur keuangan PT ABC. Divisi sales bertugas untuk memasarkan dan mengatur penjualan. Divisi purchasing bertugas untuk membeli bahan material yang dibutuhkan dalam proses produksi. Divisi IT bertanggung jawab atas sistem informasi yang digunakan di PT ABC. Divisi produksi adalah divisi terbesar yang terdapat pada PT ABC, divisi ini terbagi menjadi beberapa sub divisi, yaitu Production Planning & Inventory Control, Material Handling Department, Production Coordinator, Packaging & labeling, Workshop & Maintenance dan Quality Assurance. Tugas dan fungsi dari tiap divisi antara lain: Product Developer memiliki tugas sebagai berikut: Menyiapkan gambar teknis dan cetakan Melakukan research warna dan material Memberikan jasa konsultasi design produk

43 28 Operator memiliki tugas untuk melakukan visual check pada proses produksi dan melaporkan jika muncul permasalahan pada mesin atau cetakan atau produk. Raw Material memiliki tugas sebagai berikut: Menyiapkan bijih plastik dan pewarna yang akan digunakan dalam proses produksi. Menyiapkan bahan dan komposisi bahan yang akan digunakan. Waste Material memiliki tugas untuk merapihkan sisa bahan yang digunakan dalam proses produksi. Engineer memiliki tugas sebagai berikut: Mengkoordinasi proses produksi Melakukan setting mesin Packaging memiliki tugas sebagai berikut: Melakukan finishing terhadap produk Melakukan proses pengemasan Workshop & Maintenance memiliki tugas sebagai berikut: Membuat cetakan Melakukan perawatan terhadap cetakan Divisi QC bertugas untuk melakukan visual check dan measurement check. Kegiatan pada PT ABC adalah pelaksaan proyek baru dan proses produksi rutin. Proses produksi rutin adalah proses produksi untuk proyek-proyek yang sudah pernah dikerjakan sebelumnya. Perbedaan proyek baru dengan proses produksi rutin adalah pada awal tahapan produksi. Untuk proyek baru terdapat masa research and development, pada proses ini divisi product development akan menyiapkan design product atau menganalisa design yang dimiliki oleh client. Berikut ini adalah kegiatan product development ketika menerima proyek baru.

44 29 Sales Product Developer Membuat order penjualan Terdapat Design Order penjualan Tidak Ya Menganalisa design Membuat design produk Design produk Menyerahkan design produk Tidak disetujui Merevisi design produk DIsetujui Membuat spesifikasi produk Spesifikasi produk Proses Produksi Rutin Gambar 2.8 Activity Diagram Product Developer Rangkaian kegiatan pada proses proyek baru sejak diterimanya order penjualan dari klien adalah : 1. Product Development menyiapkan design produk berdasarkan keingingan klien, gambar teknis produk dan rancangan untuk cetakan injection. Proses ini dilakukan apabila customer belum memiliki design sendiri. Jika customer telah memiliki design sendiri maka product development akan melakukan analisa terhadap design yg dimiliki customer dan menginformasikan kepada customer masalah-masalah yang mungkin timbul dengan design produk yang diajukan customer. Jika customer sudah menyetujui design maka akan dibuat dokumen spesifikasi produk. 2. Workshop membuat cetakan injection berdasarkan rancangan dari product development. 3. Pembuatan produk trial, jika produk trial ini disetujui oleh customer maka proses berkutnya akan dilakukan, jika tidak maka revisi pada cetakan akan dilakukan. Setelah customer menyetujui produk trial maka proses berikutnya adalah proses produksi rutin.

45 30 Rangkaian kegiatan pada proses produksi rutin adalah : 1. PPIC mengeluarkan perintah produksi kepada production coordinator. 2. Production coordinator membuat dokumen persiapan percetakan untuk bagian workshop dan dokumen persiapan bahan untuk bagian raw material. 3. Raw material menyiapkan bahan yang akan digunakan pada tahap produksi, seperti bijih plastik, pewarna dan bahan tambahan lainnya yang dibutuhkan sesuai yang tertera pada dokumen persiapan bahan. 4. Workshop mempersiapkan cetakan yang sudah dibuat dan melakukan pengecekan terhadap kondisi cetakan, seperti memeriksa besi baja dan sekrup. 5. Engineer akan melakukan setting terhadap setiap mesin yang digunakan pada tahapan produksi. 6. Setelah tahap 3, 4, 5 dan 6 selesai, maka proses produksi akan mulai dilaksanakan. Seorang engineer akan bertugas mengawasi kinerja mesin, operator akan mengawasi produk yang keluar dari mesin dan melakukan pensortiran awal. 7. Quality control melakukan visual check, measurement check dan memisahkan produk yang tidak memiliki kualitas baik. Setelah melakukan pemeriksaan, hasil pemeriksaan tersebut dicatat kedalam buku pemeriksaan barang. 8. Proses finishing seperti memasangkan segel, menghilangkan serabut secara manual. 9. QC akan melakukan visual check kembali setelah dilakukan proses finishing dan menyiapkan certificate of compliance menggunakan data yang terdapat pada buku pemeriksaan barang. 10. Proses terakhir adalah proses packaging sebelum barang dikirimkan kepada klien.

46 31 Produksi Berikut ini adalah struktur organisasi pada PT ABC dan struktur pada divisi (President Director) (Operational Consultant) (Vice-President Director) (Executive Manager) (R&D Department Manager) Finance Department Administrative Department IT Production Department Storage & Delivery Sales & Marketing Plant Maintenance (Tax Consultant) (Financial Officer) (Purchasing Officer) (Courier) (Internal Ekspedisi) (Marketing Officer) (Security) Gambar 2.9 Struktur Organisasi (Production Manager) Production Planning & Inventory Control Officer) (Material Handling Department Manager) (Production Coordinator) Packaging & Labelling Workshop & Maintenance Quality Assurance Department Product Developer Operator (Raw Material Preparation) (Waste Material Handling) (Production Supervisor / Engineer) (Packaging) (Chief Workshop Operation) QC Officers Gambar 2.10 Struktur Divisi Produksi

47 2.4. Kerangka Pikir Penelitian Kerangka pikir penelitian ini dimulai dari adanya masalah mengenai pengetahuan yang terdapat pada PT ABC, masalah ini diharapkan dapat terselesaikan dengan adanya suatu Knowledge Management Solution. Untuk membuat KMS dibutuhkan rancangan knowledge management solution yang sesuai dengan PT ABC. Setelah rancangan knowleddge management solution ditemukan, diperlukan suatu prototipe KMS untuk menguji rancangan tersebut Scenario testing akan dilakukan user terhadap prototipe yang telah dikembangkan untuk mengetahui apakah masalah yang ada pada PT ABC telah terpenuhi. Feedback atau komentar dari tahapan testing akan digunakan untuk menganalisa ulang rancangan knowledge management solution. Kerangka pikir penelitian ini dapat digambarkan sebagai berikut. Gambar 2.11 Kerangka Pikir 32

48 33 BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN Metodologi yang digunakan pada penelitian ini adalah menggunakan metodologi yang dikembangkan oleh Fernandez untuk mendapatkan rancangan knowledge management solution dan throwaway prototyping sebagai metodologi untuk mengembangkan prototipe KMS. Metode penelitian dapat digambarkan sebagai berikut. Gambar 3.1 Metodologi penelitian

49 Menganalisa Faktor Kontingensi Untuk menganalisa faktor kontingensi dibutuhkan data mengenai karakteristik task, knowledge yang terdapat pada perusahaan serta karakteristik organisasi dan lingkungan. Faktor yang dipertimbangkan dalam karakteristik task adalah task uncertainty dan task interdependence. Data mengenai karakteristik task dan knowledge yang terdapat pada divisi produksi akan didapatkan melalui wawancara pada setiap pimpinan atau karyawan senior di setiap divisi. Karakteristik organisasi dan lingkungan dinilai berdasarkan ukuran organisasi, strategi bisnis dan tingkat ketidakpastian lingkungan. Interview terhadap pemilik akan dilakukan untuk mengetahui ukuran organisasi dan strategi bisnis. Skala perusahaan untuk sektor industri terbagi menjadi usaha kecil dan besar. Usaha kecil adalah apabila modal penyertaannya antara tidak termasuk tanah dan bangunan. Sedangkan usaha besar adalah yang modal penyertaannya lebih dari Hasil dari kontingensi faktor ini akan digunakan untuk mengidentifikasi proses KM yang dibutuhkan oleh PT ABC pada tahapan selanjutnya Identifikasi Proses KM Berdasarkan hasil faktor kontingensi yang didapatkan pada tahapan sebelumnya maka akan bisa didapatkan proses KM yang direkomendasikan berdasarkan Fernandez. Proses KM digambarkan pada tabel berikut. Proses KM yang direkomendasikan untuk PT ABC akan digunakan pada tahapan berikutnya. Tahapan selanjutnya adalah melakukan skoring terhadap setiap proses KM untuk mengetahui prioritas setiap proses.

50 35 Tabel 3.1 Proses KM Karakteristik Level / Tipe KM Proses yang direkomendasikan Ukuran organisasi Kecil Knowledge Sharing (application) Knowledge Application (direction) Knowledge Discovery (combination, socialization) Knowledge capture (externalization, internalization) Besar Knowledge sharing (exchange) Knowledge application (routines) Knowledge discovery (combination) Knowledge capture (externalization, internalization) Strategi bisnis Low cost Knowledge application (direction, routines) Knowledge capture (externalization, internalization) Knowledge sharing (socialization, exchange) Differentiation Knowledge discovery (combination, socialization) Knowledge capture (externalization, internalization) Knowledge sharing (socialization, exchange) Tingkat ketidak pastian lingkungan Rendah Knowledge sharing (socialization, exchange) Knowledge capture (externalization, internalization) Tinggi Knowledge discovery (combination, socialization) Knowledge application (direction, routines) 3.3. Menilai Prioritas proses KM Setiap proses KM akan diberikan scoring berdasarkan hasil dari analisa faktor kontingensi. Terdapat 3 skor yang bisa didapatkan, yaitu 1, 0.5 dan 0. Nilai 1 diberikan jika proses KM mendukung faktor kontingensi, 0 jika proses KM tidak mendukung faktor kontingensi dan 0.5 jika proses KM memungkinkan untuk setiap kemungkinan dari faktor kontingensi. Sebagai contoh, jika ukuran perusahaan kecil, maka untuk proses KM discovery akan mendapatkan nilai 1,

51 36 untuk proses KM exchange 0 dan untuk proses KM combination adalah 0.5, karena proses KM combination cocok dengan skala perusahaan kecil dan besar. Setelah melakukan skoring terhadap setiap proses KM, maka akan dihitung skor kumulatif dari setiap proses KM. Proses KM yang memiliki skor lebih besar akan lebih diprioritaskan dibandingkan dengan proses KM yang memiliki skor kumulatif yang lebih rendah Identifikasi Proses KM yang sudah ada Untuk mengetahui identifikasi proses KM yang telah diterapkan pada PT ABC, maka akan dilakukan wawancara dengan karyawan di divisi produksi, wawancara akan dilakukan dengan karywan di setiap sub divisi. Selain itu akan dilakukan observasi terhadap kegiatan produksi di PT ABC Identifikasi Proses KM tambahan Hasil yang didapatkan pada tahapan 3 akan dicocokkan dengan hasil yang didapatkan pada tahap 4. Jika pada tahapan 4 terdapat proses KM yang tidak terdapat pada tahapan 3 maka proses tersebut bisa diabaikan, sedangkan jika pada tahapan 3 terdapat proses KM yang tidak ditemukan pada tahap 4, maka proses tersebut dapat ditambahkan. Hasil dari tahapan ini adalah daftar proses KM yang dibutuhkan oleh PT ABC 3.6. Analisa infrastruktur dan urutan proses KM Untuk mengetahui infrastruktur yang terdapat pada PT ABC, maka akan dilakukan observasi dan interview untuk mengetahui tentang kultur organisasi, struktur organisasi dan kondisi lingkusan dari PT ABC. Pada tahapan ini juga akan dihasilkan siklus proses KM Pengembangan KM system, mechanism dan technology Pada tahapan ini akan dimulai pengembangan KM system, mekanisme dan teknologi yang dapat menunjang proses KM yang telah ditentukan pada tahapan sebelumnya.

52 Analisis Pada tahapan ini akan dibuat requirement mengenai fitur yang dibutuhkan untuk menunjang solusi KM, selain itu akan dibuat activity diagram untuk memodelkan bisnis proses. Setelah itu akan dibuat use case diagram untuk menggambarkan high level dari sistem ini. Langkah-langkah untuk membuat use case diagram adalah: Mengidentifikasi major use case 1. Review activity diagram 2. Menentukan subject boundaries 3. Mengidentifikasi primary actor dan goals 4. Mengidentifikasi major use case 5. Mereview ulang use case Membuat use case diagram 1. Gambarkan subject boundary 2. Masukkan use case pada diagram 3. Masukkan aktor 4. Gambarkan relasi 3.9. Design Arsitektur dari sistem akan mulai dikembangkan. Peta navigasi dan tampilan antar muka akan mulai didesain pada tahapan ini. Axure akan digunakan untuk membuat sketsa tampilan antar muka. Design database juga akan didesain pada tahapan ini Implementasi Prototipe Prototipe akan dikembangkan menggunakan CMS drupal dan menggunakan bahasa pemograman PHP.

53 Testing Pada tahapan ini akan dilakukan skenario testing yang menggambarkan permasalahan yang dihadapi PT ABC. Skenario yang dibuat akan merepresentasikan masalah tidak didokumentasikannya pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki karyawan sehingga menyulitkan pegawai baru atau pegawai yang menggantikan. Skenario ke dua adalah tidak adanya media pembelajaran bagi pegawai untuk belajar mengenai knowledge yang ada. Feedback atau komentar dari pengguna akan digunakan untuk mereview ulang model KMS yang didapatkan pada tahapan Analisa KMS Feedback yang didapatkan dari tahapan testing akan digunakan untuk mereview rancangan knowledge management solution, jika rancangan knowledge management solution telah dapat memenuhi permasalahan pada PT ABC, maka rancangan tersebut tidak perlu diperbaharui. Sedangkan jika rancangan belum menyelesaikan semua permasalahan pada PT ABC maka perlu direview dan kemudian dibuat prototipe kembali

54 BAB 4 ANALISIS 4.1. Menganalisa Faktor Kontingensi Terdapat tiga faktor kontingensi yang harus dianalisa dalam menentukan rancangan solusi knowledge management, yaitu analisa karakteristik tugas, karakteristik pengetahuan dan analisa karakteristik organisasi dan lingkungan Analisa Karakteristik Tugas Parameter yang digunakan dalam menganalisa karakterisitik tugas adalah task uncertainty dan task interdependence Task uncertainty Berdasarkan pertanyaan pada wawancara di bagian task uncertainty didapatkan kecenderungan task uncertainty pada setiap sub divisi. Kecenderungan task uncertainty dinyatakan dengan high (H) jika tugas yang pada sub divisi tidak terdefinisikan dengan baik atau ambigu, jika tugas pada sub devisi terdefinisikan dengan baik atau tidak ambigu maka task uncertainty dinyatakan dengan low (L). Berikut ini adalah rangkuman hasil wawancara untuk kecenderungan ketidaktentuan tugas pada tabel 4.1. Tabel 4.1 Task Uncertainty Divisi Sub Divisi Task Uncertainty Production Planning & Inventory Control Product Developer Operator L H Material Handling Raw Material L Waste Material H 39

55 40 Divisi Sub Divisi Task Uncertainty Production Coordinator Engineer L Packaging & Labelling Packaging L Workshop & Maintenance Workshop L Quality Assurance Department QA officers L Dari 8 nara sumber 2 menjawab tingkat ketidaktentuan tugas tinggi sedangkan 6 lainnya menjawab rendah. Berdasarkan ini maka dapat disimpulkan bahwa tingkat ketidaktentuan tugas pada PT ABC rendah Task interdependence Berdasarkan pertanyaan pada wawancara di bagian task interdependence didapatkan kecenderungan task interdependence pada setiap sub divisi. Kecenderungan task interdependence dinyatakan dengan high (H) jika karyawan merasa bahwa tingkat ketergantungan kesuksesan pekerjaan bergantung pada divisi lain tinggi. Jika karyawan merasa bahwa nilai tingkat ketergantungan kesuksesan pekerjaan bergantung pada divisi lain adalah rendah, maka dinotasikan dengan low (L). Berikut ini adalah rangkuman hasil wawancara untuk kecenderungan ketergantungan tugas tugas pada tabel 4.2. Tabel 4.2 Task Interdepemdence Divisi Sub DIvisi Task Interdependence Production Planning & Inventory Control Product Developer Operator H L Material Handling Raw Material H

56 41 Divisi Sub DIvisi Task Interdependence Waste Material L Production Coordinator Engineer H Packaging & Labelling Packaging L Workshop & Maintenance Workshop H Quality Assurance Department QA officers H Dari delapan nara sumber, lima menjawab tingkat ketergantungan tugas tinggi, sedangkan tiga menjawab rendah. Dapat disimpulkan bahwa tingkat ketergantungan tugas pada PT ABC tinggi Analisa Karakteristik Pengetahuan Parameter yang digunakan dalam menganalisa karakterisitik pengetahuan adalah kecenderungan pengetahuan berupa tacit atau explicit dan procedural atau deklaratif Tacit vs Explicit Pada hasil wawancara untuk tingkat kecenderungan karakteristik knowledge tacit atau explicit didapatkan karakteristik knowledge pada tiap sub divisi. Jika karyawan merasa bahwa kecenderungan karakteristik knowledge sudah terdokumentasikan atau explicit, maka pada tabel 4.3 akan dinotasikan dengan E, sedangkan jika karyawan merasa bahwa kecenderungan karakteristik adalah tacit knowledge, maka pada tabel 4.3 akan dinotasikan dengan T. Jika karyawan merasa kedua knowledge banyak terdapat pada sub divisi, maka akan dinotasikan dengan T & E, yang berarti tacit knowledge dan explicit knowledge terdapat pada sub divisi tersebut. Hasil wawancara yang dilakukan pada tiap sub divisi pada bagian produksi mengenai kecenderungan pengetahuan tacit atau explicit adalah sebagai berikut.

57 42 Divisi Production Planning & Inventory Control Material Handling Production Coordinator Packaging & Labelling Workshop & Maintenance Quality Assurance Department Tabel 4.3 Tacit vs Explicit Sub Divisi Product Developer Operator Raw Material Waste Material Engineer Packaging Workshop QA officers Tacit vs Explicit T & E E E E E E T T & E Dari delapan nara sumber, lima menjawab kecenderungan pengetahuan adalah explicit sedangkan tiga menjawab explicit. Dapat disimpulkan bahwa kecenderungan pengetahuan pada PT ABC adalah explicit Procedural vs Declarative Berdasarkan hasil wawancara pada bagian Procedural vs Declarative, didapatkan kecenderungan knowledge pada tiap sub divisi. Jika karyawan menjawab prosedural maka pada tabel 4.4 akan dinotasikan dengan P, sedangkan jika karyawan merasa kecenderungan knowledge adalah deklaratif, maka akan dinotasikan dengan D. Berikut ini adalah rangkuman hasil wawancara mengenai kecenderungan karakteristik knowledge prosedural atau deklaratif. Tabel 4.4 Procedural vs Declarative Divisi Production Planning & Tugas Product Developer Procedural vs Declarative P

58 43 Divisi Tugas Procedural vs Declarative Inventory Control Operator P Material Handling Production Coordinator Packaging & Labelling Workshop & Maintenance Quality Assurance Department Raw Material Waste Material Engineer Packaging Workshop QA officers D D P & D D P P Dari delapan nara sumber, 5 menjawab prosedural sedangkan 4 menjawab deskriptif, maka dapat disimpulkan bahwa kecenderungan pengetahuan pada PT ABC adalah Prosedural Analisa Karakteristik Organisasi dan Lingkungan Terdapat beberapa klasifikasi industri seperti klasifikasi berdasarkan jumlah tenaga kerja, klasifikasi menurut bahan mentahnya, klasifikasi menurut bahan bakunya, klasifikasi berdasarkan modal dan lain sebagainya. Klasifikasi industri berdasarkan jumlah tenaga kerja adalah: Industri besar : Industri yang memiliki dari 100 orang atau lebih Industri sedang: Industri yang memiliki jumlah tenaga kerja orang Industri kecil: Industri yang memiliki jumlah tenaga kerja 5-19 orang Industri rumah tangga: Industri yang memiliki jumlah tenaga kerja 1-4 orang PT ABC adalah industri yang memiliki jumlah karyawan lebih dari 250 orang. Berdasarkan klasifikasi industri menurut jumlah tenaga kerja, maka PT ABC termasuk dalam industri besar.

59 44 Strategi bisnis yang diterapkan oleh PT ABC adalah low cost strategy. Biaya produksi ditekan seminim mungkin sehingga dapat memberikan harga yang lebih murah kepada kustomer. Pesaing PT ABC paling banyak terdapat pada daerah Jakarta dan Tangerang. Di daerah Bandung terdapat 5 perusahaan yang memiliki usaha sama dengan PT ABC. Pelanggan PT ABC biasanya berasal dari daerah Bandung dan Jakarta, terkadang ada juga beberapa dari daerah Jawa Timur. Perusahaan sejenis juga banyak terdapat di Surabaya, hal ini menyebabkan sulitnya perusahaan untuk menembus pasar di luar Jawa Barat dan jakarta Identifikasi Proses KM Dari faktor kontingensi yang didapat pada sub bab 4.1 dan 4.2, maka dapat disimpulkan sebagai berikut: a) Karakteristik Tugas a. Task Uncertainty : Rendah b. Task Interdependence : Tinggi b) Karakteristik Pengetahuan a. Tacit vs Explicit : Explicit b. Deklaratif vs Prosedural : Prosedural c) Karakteristik Organisasi a. Ukuran Organisasi : Besar b. Kecenderungan Strategi Bisnis : Low Cost d) Karakteristik Lingkungan a. Environmental Uncertainty : Rendah Tabel analisa faktor kontingensi berdasarkan faktor kontingensi yang didapatkan adalah sebagai berikut. Pada baris kedua adalah nilai faktor kontingensi saat ini pada PT ABC. Baris-baris berikutnya adalah proses berdasarkan Fernandez dan faktor kontingensi mana yang didukung oleh proses tersebut.

60 45 Tabel 4.5 Analisa Faktor Kontingensi Proses KM Value saat ini Combination Socializattion for Knowledge Discovery Socialization for Knowledge Sharing Exchange Externalizatio n Internalizatio n Direction Routines Environm ental Uncertain Low High High Low Low Low Low High High Bisnis Strategi (Differentiation or Low Cost) LC D D LC/D LC/D LC/D LC/D LC LC Ukuran Organisas i Large Small/Lar ge Small Small Large Small/Lar ge Small/Lar ge Small Large Prosedura l atau deklaratif P P/D P/D P/D P/D P/D P/D P P Explicit atau Tacit Knoweldg E E T T E T E T/E T/E Task Interdepe nce High High High High High Low Low High/Low High/Low Task Uncertain ty Low Low High High Low Low Low High Low

61 Menilai Prioritas Proses KM Pada tahap ini akan dilakukan pembobotan pada faktor kontingensi untuk menilai prioritas dari proses KM. Jika proses KM mendukung proses kontingensi yang ada saat ini, maka berdasarkan Fernandez akan diberikan nilai Yes, dan dikalikan faktor pengali 1. Jika tidak diberikan No dan dikalikan faktor pengali 0, sedangkan jika proses mendukung kedua tipe faktor kontingensi maka akan diberikan skor OK dan faktor pengali adalah 0.5. Pada tabael 4.6 diberikan data mengenai proses mana yang mendukung faktor kontingensi yang dimiliki oleh PT ABC (ditandai dengan kolom yang di berikan highlight) dan juga total skor kumulatif berdasarkan formulasi fernandez. Data ini akan digunakan pada sub bab berikutnya untuk menentukan mana proses yang di prioritaskan berdasarkan Fernandez.

62 47 Tabel 4.6 Analisis Kebutuhan Proses KM Proses KM Combi nation Sociali zattion for Knowl Sociali zation for Knowl Excha nge Extern alizati on Intern alizati on Directi on Routin es Environ mental Uncerta inty No No Yes Yes Yes Yes No No Bisni s Strat egi No No OK OK OK OK Yes Yes Ukuran Organis asi OK No No No Yes OK No Yes Prosedura l atau deklaratif OK OK OK OK OK OK Yes Yes Explicit atau Tacit Knoweldge Yes No No Yes No Yes OK OK Task Interde pence Yes Yes Yes Yes No No OK OK Task Uncert ainty Yes No No Yes Yes Yes No Yes Juml ah Yes Juml ah No Juml ah OK Skor Kum ulatif

63 48 Berdasarkan skor yang didapatkan oleh setiap proses KM pada tabel 4.6, maka dapat dihasilkan prioritas kebutuhan proses KM pada tabel berikut.kolom skor kumulatif pada tabel berikut didapatkan dari tabel 4.6, yaitu perhitungan skor kumulatif dari tiap proses, kemudian presentasi dihitung berdasarkan nilai skor kumulatif dan maksimal skor setiap proses. Tabel 4.7 Portfolio Prioritas Kebutuhan KM Proses KM Skor Kumulatif Maksimal skor Presentasi Peringkat Exchange % 1 Routines % 2 Internalization % 3 Externalization % 4 Combination % 5 Socialization for Knowledge Sharing % 6 Direction % 7 Socialization for Knowledge Discovery % 8 Berdasarkan tabel 4.7, pada kolom peringkat merupakan prioritas proses KM berdasarkan presentasi skor kumulatif terhadap maksimal skor. Berdasarkan urutan ini makadapat disimpulkan bahwa proses KM yang paling dibutuhkan berdasarkan Fernandez adalah exchange, routines, internalization,dan externalization. Sedangkan proses yang tidak terlalu dibutuhkan, dalam tabel ini termasuk dalam empat terbawah, yaitu socialization for knowledge sharing, combination, direction dan socialization for knowledge discovery.

64 Identifikasi Proses KM yang sudah ada Berdasarkan hasil wawancara didapatkan kecenderungan proses KM di PT ABC pada tabel 4.8. Jika karyawan pada sub divisi merasa bahwa proses KM sudah diterapkan maka dinyatakan dengan yes (Y), jika tidak maka dinyatakan dengan no (N). Tabel 4.8 Proses Knowledge Management Proses KM Produ ct Devel oper Operat or Raw Mater ial Wast e Mate rial Engin eer Packag ing Worksh op QA Combination Y Y Y Y Y N N Y Socialization for knowledge discovery Externalizati on Internalizatio n Socialization for knowledge sharing Y Y Y N Y N Y Y N Y Y Y Y N N Y Y Y Y Y Y N N Y N Y N N Y N N Y Exchange Y Y N N Y N N Y Direction N Y N Y Y N N Y Routine Y Y Y N N Y N Y Berdasarkan tabel 4.8 maka dapat dihitung jumlah karyawan yang merasa bahwa proses knowledge management telah diterapkan. Ringkasan perhitungan total karyawan untuk setiap proses ditampilkan pada tabel 4.9. Tabel 4.9 di urutkan berdasarkan proses yang memiliki jumlah karyawan terbanyak.

65 50 Tabel 4.9 Kecenderungan Pemanfaatan Proses KM Proses KM Total karyawan Peringkat Combination 6 1 Socialization for knowledge discovery 6 2 Internalization 6 3 Externalization 6 4 Routine 5 5 Exchange 4 6 Direction 4 7 Socialization for knowledge sharing 3 8 Berdasarkan tabel 4.9 dapat disimpulkan bahwa proses KM yang cenderung dimanfaatkan oleh divisi produksi adalah combination, socialization for knowledge discovery, internalization, externalization dan routine. Sedangkan tiga proses KM yaitu exchange, direction dan socialization for knowledge sharing termasuk dalam proses KM yang jarang digunakan Identifikasi Proses KM tambahan Berdasarkan dari 4.3 didapatkan prioritas proses-proses KM yang dibutuhkan oleh PT ABC, sedangkan berdasarkan 4.4 didapatkan peringkat proses KM yang sudah diterapkan saat ini. Rangkuman peringkat proses KM dari tahapan 4.3 dan 4.4 adalah sebagai berikut.

66 51 Tabel 4.10 Peringkat proses KM KM Activity KM Process Peringkat Kebutuhan Peringkat pemanfaatan saat ini Discovery Combination 5 1 Socialization for knowledge discovery 8 2 Capture Internalization 3 3 Externalization 4 4 Sharing Socialization for knowledge sharing 6 8 Exchange 1 6 Application Direction 7 7 Routines 2 5 Berdasarkan tabel diatas, terlihat bahwa beberapa proses KM yang dibutuhkan, belum diterapkan dengan baik pada PT ABC, seperti routines dan exchange. Sedangkan beberapa proses KM sudah mulai diterapkan, seperti externalization dan internalization. Untuk menentukan proses KM mana saja yang dibutuhkan oleh PT ABC, digunakan aturan sebagai berikut [Santoso, 2011] : a) Membagi proses KM pada prioritas kebutuhan proses KM dan prioritas proses KM saat ini menjadi dua kategori, yaitu tinggi dan rendah. Proses KM termasuk dalam kategori tinggi bila termasuk dalam lima peringkat teratas, sedangkan proses KM yang termasuk dalam tiga peringkat terbawah akan masuk ke dalam kategori rendah. b) Pemetaan terhadap setiap proses KM akan dilakukan untuk menentukan proses KM mana saja yang diprioritaskan untuk dikembangkan. Klasifikasi pemetaan proses KM adalah:

67 52 Jika kebutuhan proses KM tinggi dan penggunaan proses KM saat ini juga tinggi maka proses tersebut menjadi prioritas pertama untuk dikembangkan. Jika kebutuhan proses KM tinggi dan penggunaan proses KM saat ini rendah maka proses tersebut menjadi prioritas kedua untuk dikembangkan. Jika kebutuhan proses KM rendah dan penggunaan proses KM saat ini tinggi, maka proses tersebut menjadi prioritas ketiga untuk dikembangkan. Jika kebutuhan proses KM rendah dan penggunaan proses KM saat ini rendah maka proses tersebut menjadi prioritas terakhir untuk dikembangkan. Pemetaan terhadap proses KM adalah sebagai berikut. Tabel 4.11 Pemetaan klasifikasi KM Kebutuhan KM Proses Proses KM saat ini Prioritas pengembangan Tinggi Tinggi 1 Tinggi Rendah 2 Rendah Tinggi 3 Rendah Rendah 4 Dengan menggunakan pemetaan tersebut maka didapatkan pemetaan terhadap kebutuhan proses KM dan proses KM saat ini sebagai berikut.

68 53 Tabel 4.12 Pemetaan kebutuhan proses KM KM Activity KM Process Kebutuhan Proses KM Proses KM saat ini Prioritas Discovery Combination Tinggi Tinggi 1 Socialization for knowledge discovery Rendah Tinggi 3 Capture Internalization Tinggi Tinggi 1 Externalization Tinggi Tinggi 1 Sharing Socialization for knowledge sharing Rendah Rendah 4 Exchange Tinggi Rendah 2 Application Direction Rendah Rendah 4 Routines Tinggi Tinggi 1 Berdasarkan hasil pemetaan, maka proses KM yang perlu dikembangkan adalah combination untuk aktifitas KM discovery, internalization dan externalization untuk aktifitas KM capture, exchange untuk aktifitas KM sharing dan routines untuk aktifitas KM application Analisa Infrastruktur dan Urutan Proses KM Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menganalisa infrastruktur KM adalah kultur organisasi, struktur organisasi, infrastruktur teknologi informasi, lingkungan fisik dan pengetahuan umum Kultur Organisasi PT ABC mendukung adanya knowledge management, hal ini diwujudkan dengan meletakkan komputer di setiap divisi produksi, hal ini diharapkan dapat memfasilitasi setiap pegawai untuk memasukkan data dan informasi mengenai permasalahan yang ada serta cara menyelesaikannya.

69 54 Sehingga jika terdapat maslaah yang sama dihadapi oleh pegawai lain, dapat dengan mudah diselesaikan Struktur Organisasi Struktur organisasi pada PT ABC adalah function structure, yaitu pembagian divisi bergantung pada function/role yang dimiliki pegawai tersebut. Selain itu struktur organisasi juga termasukke dalam sentralisasi dimana pengambilan keputusan bergantung pada pimpinan organisasi dan kepala divisi Infrastruktur Teknologi Informasi Topologi jaringan yang dimiliki PT ABC saat ini digambarkan pada gambar berikut. Terdapat beberapa komputer yang berada pada divisi production yang tidak terhubung dengan jaringan, hal ini menyulitkan ketika dibutuhkan pertukaran informasi. Production Finance & Adm Gambar 4.1 Topologi jaringan saat ini Topologi jaringan yang akan dikembangkan PT ABC seiring dengan pembangunan pabrik ke 2 adalah sebagai berikut. Semua perangkat disetiap pabrik akan terhubung dengan jaringan, sehingga memudahkan pertukaran

70 55 informasi. Pengembangan KMS akan menggunakan topologi jaringan yang baru. Pabrik 1 Pabrik 2 Gambar 4.2 Topologi jarigan yang akan dikembangkan Berikut ini akan dijelaskan mengenai empat aspek pada infrastruktur, yaitu reach, depth, richness dan aggregation. o Reach Pada struktur jaringan yang lama, masih terdapat komputer yang tidak termasuk dalam jaringan, hal ini menyebabkan sulitnya pertukaran informasi. Struktur jaringan yang baru memungkinkan pertukaran informasi dari satu perangkat ke perangkat lainnya karena semua perangkat terhubung dengan jaringan. Selain itu, pertukaran informasi antar pabrik juga dapat dengan mudah dilakukan karena terhubung dalam satu jaringan. o Depth Bandwitdh yang disediakan oleh PT ABC untuk jaringan internet sebesar 5 Mbps, hal ini dinilai cukup karena tidak terlalu banyak pengguna. Sedangkan untuk jaringan intranet, bandwidth yang disediakan sebesar 1GB Bandwidth ini cukup untuk melakukan pertukaran informasi / dokumen.

71 56 o Richness Data dan informasi yang terdapat pada PT ABC sebagian besar mengenai client dan produk. Selain itu masih terdapat data dan informasi mengenai keuangan, supplier, manual, SOP dan karyawan. o Aggregation Saat ini terdapat dua jenis repository pada PT ABC, yaitu repository elektronik dan non elektronik. Repositori elektronik yang dimiliki PT ABC antara lain adalah database yang digunakan untuk menyimpan data yang berasal dari system informasi yang dimiliki PT ABC. Untuk menyimpan data non elektronik seperti dokumen dan datadata non elektronik, digunakan filling cabinet yang terdapat pada setiap divisi Lingkungan Fisik Kondisi lingkungan fisik pabrik yang terletak di bandung terdiri dari dua bangunan. Satu bangunan digunakan sebagai tempat penyimpanan bahan baku dan juga penyimpanan produk. Bangunan lainnya terdiri dari dua lantai, dimana lantai pertama digunakan oleh bagian produksi sedangkan lantai dua digunakan sebagai kantor untuk bagian administrasi, finance, marketing dan lain sebagainya. Pada lantai dua ini terdapat 3 ruang meeting yang biasa digunakan untuk meeting dengan client atau kebutuhan meeting lainnya. Untuk pabrik ke dua yang sedang dibangun, kondisi lingkungan fisik adalah, terbagi menjadi tiga gedung, dimana gedung pertama merupakan tempat penyimpanan. Gedung kedua merupakan divisi produksi dan gedung terakhir digunakan sebagai kantor. Kedua pabrik ini memiliki bisnis proses yang sama, perbedaannya hanya pada jenis client. Pada pabrik pertama akan digunakan untuk memproduksi barang-barang yang berhubungan dengan kesehatan sedangkan pada pabrik ke dua akan digunakan untuk memproduksi barang-barang non medis, seperti kemasan air minum, produk kecantikan dan lain sebagainya.

72 Pengetahuan Umum Pengetahuan terbagi ke dalam tiga lokasi, yaitu people, artifact dan organizational entities. People Pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan di PT ABC didapatkan dari pelatihan dan seminar. Selain itu juga terdapat pengetahuan yang didapatkan dari pengalaman selama bekerja di PT ABC. Berikut ini adalah detail dari tacit knowledge yang dimiliki karyawan. Tabel 4.13 Tacit knowledge Tacit Knowledge Keahlian graphic software Pengetahuan mengenai cetakan dan injection molding Keahlian menganalisa design produk Keahlian menggunakan mesin bubut & mesin CNC Keahlian menganalisa permasalahan dalam proses produksi Pengetahuan mengenai produk Divisi Product Development Product development Workshop Product development Workshop Engineer Operator Product development Operator QC Artifact Pengetahuan yang terdapat dalam artifact antara lain adalah SOP yang terdapat pada setiap divisi, guideline atau dokumen manual. Saat ini dokumen-dokumen elektronik masih tersebar pada setiap lokal komputer di setiap divisi. Sedangkan tempat penyimpanan untuk dokumen non elektronik adalah di filing cabinet di setiap masingmasing divisi. Berikut ini adalah detail dari explicit knowledge yang dimiliki PT ABC.

73 58 Tabel 4.14 Artifact Explicit Knowledge Jenis Dokumen Elektronik Non Elektronik Order Penjualan Formulir percetakan persiapan X X Formulir perintah produksi Formulir persiapan bahan Buku catatan produksi X X X Spesifikasi Produk Dokumen cara mencampur bahan dengan warna X X X Dokumen komposisi bahan panduan X X Buku pemeriksaan barang X Dokumen certificate of compliance X SOP-Workshop X X SOP-QC X X SOP-Operator X X SOP-Engineer X X SOP-Finishing Dokumen Info Produk Dokumen sifat bahan plastik Dokumen food safety Dokumen setting mesin X X X X

74 59 Explicit Knowledge Jenis Dokumen Elektronik Non Elektronik Dokumen setting mesin untuk produksi X Artikel food safety Artikel bahan plastik X X Organizational Entities Pengetahuan organisasi tersebar di setiap divisi dari PT ABC. Dokumen-dokumen mengenai SOP, guideline dan pengalaman terdapat di masing-masing divisi Pengembangan KMS berdasarkan Mekanisme dan Teknologi Berdasarkan 4.5 didapatkan prioritas pengembangan proses KM yang dibutuhkan oleh PT ABC. Berikut ini adalah KMS berdasarkan prioritas proses KM dan fitur yang dibutuhkan. Tabel 4.15 Fitur KMS Proses KM Deskripsi kebutuhan sistem KM Fitur Combination Fitur yang memungkinkan untuk mengkolaborasi pengetahuan explicit menjadi pengetahuan explicit yang baru. Internalization Fitur yang memungkinkan untuk mempelajari pengetahuan explicit yang ada. Externalization Fitur yang memungkinkan untuk mengubah pengetahuan tacit yang dimiliki menjadi pengetahuan explicit. Routines Exchange Fitur yang memungkinkan untuk mengelola pengetahuan yang ada menjadi suatu guideline. Fitur yang memungkinkan untuk pertukaran pengetahuan eksplisit. Manajemen dokumen Manajemen artikel Manajemen dokumen Manajemen artikel Manajemen issue Manajemen dokumen Manajemen issue Manajemen dokumen Manajemen artikel Manajemen dokumen Manajemen artikel Manajemen issue Pencarian

75 60 Dari tabel tersebut, fitur KMS yang akan dikembangkan pada divisi produksi PT ABC adalah sebagai berikut: Tabel 4.16 Rangkuman Fitur KMS No Fitur KMS 1 Manajemen dokumen 2 Manajemen artikel 3 Pencarian 4 Manajemen issue Mekanisme Knowledge Management Mekanisme knowledge management dibutuhkan untuk menunjang knowledge management system. Mekanisme KM yang dapat diterapkan pada divisi produksi PT ABC yang berhubungan dengan pihak manajemen dan pengguna adalah. 1. Dukungan dari pihak management Manajemen harus memberikan dukungan agar setiap karyawan mau melakukan manajemen pengetahuan dengan cara memberlakukan aturan mengenai manajemen pengetahuan atau dengan memberikan reward bagi agar karyawan mau terlibat dalam manajemen pengetahuan. Manajemen harus membuat team knowledge management tersendiri, tim inilah yang akan membantu memasukkan data dan membantu pengguna untuk mengoperasikan KMS. 2. Dukungan terhadap pengguna Karena masih terdapat pengguna yang tidak mahir dalam menggunakan komputer, maka akan ada seorang administrator yang bertugas untuk membantu pengguna dalam menggunakan KMS. Selain itu perlu diadakan training untuk pengguna yang tidak mahir menggunakan komputer.

76 61 3. Perubahan Kultur Baik pihak manajemen dan karyawan harus mulai merubah kultur yang ada pada PT ABC, karena lebih banyak karyawan yang menyimpan knowledge untuk dirinya sendiri dan tidak berbagi dengan karyawan lain. Kultur berbagi knowledge harus mulai diterapkan dengan adanya SOP, mengadakan diskusi dan manajemen harus mengawasi perubahan ini sehingga dapat tercipta budaya knowledge sharing.. Berikut ini adalah mekanisme berdasarkan sub divisi. Sub divisi yang pertama adalah product development. Kegiatan yang ada pada divisi ini adalah membuat design produk, membuat dokumen spesifikasi produk, membuat dokumen analisa design produk dan melakukan troubleshooting. Tabel 4.17 Mekanisme knowledge divisi product development Kegiatan Fitur KM Mekanisme KM Membuat design produk Membuat dokumen spesifikasi produk Manajemen dokumen Manajemen artikel Manajemen dokumen Mencari artikel food safety Mencari dokumen sifat bahan plastik Mencari dokumen atau artikel dari pengalaman sebelumnya Sharing dokumen Menyimpan dokumen design Mencari dokumen design produk atau dokumen analisa design produk

77 62 Kegiatan Fitur KM Mekanisme KM Membuat dokumen analisa design produk Troubleshooting issue dalam produksi Manajemen dokumen Manajemen artikel Manajemen issue Manajemen dokumen Mencari artikel food safety Mencari dokumen sifat bahan plastik Mencari dokumen atau artikel dari pengalaman sebelumnya Menyimpan dokumen Diskusi Mencari dokumen dari pengalaman sebelumnya Membuat dokumen troubleshooting Menyimpan dokumen Sub divisi berikutnya adalah workshop, kegiatan yang dilakukan pada divisi ini adalah membuat cetakan, melakukan perawatan pada cetakan dan melakukan troubleshooting issue dalam produksi. Tabel 4.18 Mekanisme knowledge divisi workshop Kegiatan Fitur KM Mekanisme KM Melakukan perawatan pada cetakan Membuat cetakan Troubleshooting issue dalam produksi Manajemen dokumen Manajemen dokumen Manajemen issue Manajemen Mencari dokumen persiapan percetakan Mencari dokumen dari pengalaman sebelumnya SOP-workshop Mencari dokumen atau artikel dari pengalaman sebelumnya Mencari dokumen user manual mesin CNC Mencari dokumen persiapan percetakan Mencari dokumen spesifikasi produk Diskusi Mencari dokumen dari pengalaman sebelumnya

78 63 Kegiatan Fitur KM Mekanisme KM dokumen Membuat dokumen troubleshooting Mencari dokumen SOP-workshop Sharing dokumen Menyimpan dokumen Sub divisi berikutnya adalah divisi engineer, kegiatan yang dilakukan pada divisi ini adalah melakukan setting pada mesin produksi, membuat dokumen setting mesin awal, troubleshooting issue dalam produksi dan melakukan update setting mesin. Tabel 4.19 Mekanisme knowledge divisi Engineer Kegiatan Fitur KM Mekanisme KM Melakukan setting mesin produksi Membuat dokumen record setting mesin awal produksi (proyek baru) Troubleshooting issue dalam produksi Update dokumen setting mesin Manajemen dokumen Manajemen dokumen Manajemen issue Manajemen dokumen Pencarian Manajemen dokumen Mencari dokumen manual setting mesin Mencari dokumen record setting mesin pada awal produksi Mencari dokumen perintah produksi Mencari dokumen dari pengalaman sebelumnya Mencari dokumen manual setting mesin Mencari dokumen perintah produksi Mencatat setting mesin awal Menyimpan dokumen Diskusi Mencari dokumen dari pengalaman sebelumnya Membuat dokumen troubleshooting Mencari dokumen SOP-engineer Sharing dokumen Mencari dokumen setting mesin awal Mengupdate dokumen setting mesin

79 64 Sub divisi berikutnya adalah divisi raw material. Kegiatan yang dilakukan pada divisi ini adalah menyiapkan bahan dan warna yang akan digunakan, mencampur bahan untuk produksi dan melakukan troubleshooting untuk produksi. Tabel 4.20 Mekansme knowledge divisi raw material Kegiatan Fitur KM Mekanisme KM Menyiapkan bahan dan warna yang akan digunakan Mencampur bahan untuk produksi Troubleshooting issue dalam produksi Manajemen dokumen Pencarian Manajemen dokumen Pencarian Manajemen issue Manajemen dokumen Mencari dokumen persiapan bahan Mencari dokumen panduan komposisi bahan Mencari dokumen pencampuran bahan Diskusi Mencari dokumen dari pengalaman sebelumnya Membuat dokumen troubleshooting Mencari dokumen SOP-raw material Sharing dokumen Menyimpan dokumen Sub divisi berikutnya adalah divisi waste material. Divisi ini bertugas untuk membereskan bahan sisa limbah produksi. Tabel 4.21 Mekanisme knowledge divisi waste material Kegiatan Fitur KM Mekanisme KM Membereskan bahan sisa & limbah produksi Manajemen dokumen Pencarian SOP-waste material

80 65 Sub divisi berikutnya adalah divisi QC. Kegiatan pada divisi ini adalah membuat dokumen COC, melakukan sampling hasil produksi dan melakukan troubleshooting dalam produksi. Tabel 4.22 Mekanisme knowledge divisi QC Kegiatan Fitur KM Mekanisme KM Membuat dokumen COC Manajemen dokumen Mencari buku pemeriksaan barang Menyimpan dokumen Melakukan sampling produksi hasil Manajemen dokumen Mencari dokumen cara sampling Mencari dokumen spesifikasi produk Mengisi buku pemeriksaan barang Troubleshooting issue dalam produksi Manajemen issue Manajemen dokumen Diskusi Mencari dokumen dari pengalaman sebelumnya Menyimpan dokumen Sub divisi berikutnya adalah divisi operator. Pada divisi ini, kegiatan yang dilakukan adalah mengamati jika adad gejala produk yang bermasalah, melakukan knowledge transfer dan membuat dokumentasi issue. Tabel 4.23 Mekanisme knowledge divisi operator Kegiatan Fitur KM Mekanisme KM Mengamati jika ada gejala produk mengalami masalah Manajemen dokumen Manajemen issue Mencari dokumentasi info produk Mencari dokumen issue yang ada sebelumnya

81 66 Kegiatan Fitur KM Mekanisme KM Melakukan knowledge transfer ketika terjadi rotasi pegawai/ pergantian shift Membuat dokumentasi issue selama produksi Manajemen dokumen Manajemen dokumen Diskusi Mencari SOP-operator Mencari dokumen info produk Menyimpan dokumen Sharing dokumen Sub divisi selanjutnya adalah divisi packaging, kegiatan utama yang dilakukan pada divisi packaging adalah melakukan packaging terhadap produk. Tabel 4.24 Mekanisme knowledge divisi packaging Kegiatan Fitur KM Mekanisme KM Melakukan packaging terhadap produk Manajemen dokumen Mencari dokumen info produk Mencari dokumen SOP-packaging 4.8. Perencanaan Knowledge Management System Kebutuhan KMS Kebutuhan KMS PT ABC terbagi menjadi 2, yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhuan non fungsional Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional dari Knowledge Management System yangdibutuhkan divisi produksi PT ABC didapatkan pada sub bab sebelumnya. Kebutuhan fungsionalnya adalah manajemen dokumen, manajemen artikel, dan manajemen issue. Kebutuhan fungsional dijabarkan sebagai berikut. 1. Manajemen dokumen Fitur ini memfasilitasi pengguna untuk menyimpan dokumen yang berhubungan dengan divisi produksi, seperti SOP, dokumen spesifikasi

82 67 produk, dokumen pelatihan, dokumen user manual dan design CAD. Pengguna akan dapat melakukan upload dan download dokumen. 2. Manajemen artikel Fitur ini akan memfasilitasi pengguna untuk berbagi artikel yang berhubungan dengan divisi produksi, seperti artikel food safety, artikel sifat bahan plastik dan lain sebagainya. Pengguna dapat membuat artikel baru, merubah artikel, menghapus artikel. 3. Manajemen issue Fitur ini digunakan untuk mencari solusi dari permasalahan yang terjadi pada divisi produksi, seperti kesalahan bahan, setting mesin dan cetakan. Pengguna akan dapat membuat issue baru, merubah issue yang sudah ada atau menghapus issue 4. Pencarian Fitur ini digunakan untuk mencari tipe content yang dibutuhkan pengguna. Pengguna dapat mencari artikel atau dokumen atau issue sesuai dengan kriteria pencarian Kebutuhan non fungsional Kebutuhan non fungsional dari KMS PT ABC akan terbagi menjadi tiga kategori, yaitu accessibility, availability dan security. 1. Accesibility KMS PT ABC harus dapat diakses dari kedua pabrik. 2. Availability Sistem KM harus dapat diakses selama 24 jam seminggu. 3. Security Autentikasi dibutuhkan untuk dapat mengakses sistem. Fitur login digunakan untuk membatasi pengguna dan juga untuk melakukan tracking mengenai siapa yang mengakses KMS. Akan terdapat dua jenis pengguna yaitu administrator dan pengguna umum. Adiministrator akan memiliki akses untuk mengelola pengguna sistem.

83 Analisis Analisis Kebutuhan KMS Use Case diagram Fitur utama KMS berdasarkan sub bab sebelumnya adalah mengelola dokumen, mengelola artikel dan mengelola issue. Selain itu akan ditambahkan dua fitur lagi yaitu mengelola profil pengguna dan mengelola pengguna. Terdapat dua jenis pengguna sistem KM, yaitu administrator dan pengguna umum. Administrator dapat mengakses semua menu yang terdapat pada KMS, sedangkan pengguna hanya dapat mengakses fitur utama KMS dan mengelola profil pengguna. Fitur mengelola pengguna hanya dapat diakses oleh administrator. Untuk dapat mengakses KMS, setiap pengguna harus melakukan login terlebih dahulu. Kebutuhan fungsional dari KMS PT ABC dapat dimodelkan menggunakan use case diagram pada gambar berikut Gambar 4.3 Use Case

84 Mengelola dokumen Pengguna harus melakukan login sebelum dapat memasuki menu mengelola dokumen. Dalam menu ini, pengguna dapat mencari dokumen, mengupload dokumen, menghapus dokumen, mengganti dokumen dan mendownload dokumen. Kegiatan ini dapat dilakukan oleh semua user. Dokumen yang dapat diupload dapat berupa PDF, word document, excel document, ppt document atau image. Setiap dokumen akan memiliki deskripsi dan juga tag terhadap proyek dan divisi. Login Memasuki menu dokumen Mengupload dokumen Mencari dokumen Mengganti dokumen Menghapus dokumen Mendownload dokumen Menyimpan data Gambar 4.4 Activity Diagram Mengelola Dokumen

85 Mengelola artikel Pengguna harus melakukan login sebelum dapat memasuki menu artikel. Dalam menu ini pengguna dapat membuat artikel baru, mencari artikel, merubah artikel yang sudah ada atau menghapus artikel yang sudah ada. Login Memasuki menu artikel Membuat artikel Mencari artikel Mengubah artikel Menghapus artikel Menyimpan artikel Gambar 4.5 Activity Diagram Mengelola Artikel

86 Mengelola issue Setiap pengguna dapat mengakses menu mengelola issue setelah melakukan login. Pada menu ini pengguna dapat membuat issue, mencari issue, merubah issue, memberikan komentar pada issue dan dapat menghapus issue. Fitur ini digunakan untuk menyimpan issue yang terjadi selama produksi dan cara mengatasi issue tersebut, sehingga jika terjadi issue yang serupa maka dapat memudahkan pencarian solusi. Login Memasuki menu issue Membuat issue Mencari issue Mengganti issue Menghapus issue Menyimpan data Gambar 4.6 Activity Diagram Mengelola Issue

87 Mengelola profil pengguna Setiap pengguna dapat mengakses menu ini setelah melakukan login. Pada menu ini pengguna dapat merubah detail nama dan juga password. Login Memasuki menu profil Mengganti password Mengganti nama Menyimpan data Gambar 4.7 Activity Diagram Mengelola Profil Mengelola pengguna Menu ini hanya dapat diakses oleh administrator, pada menu ini administrator dapat menambahkan pengguna, menghapus pengguna, mencari pengguna dan merubah profil pengguna.

88 73 Login Memasuki menu pengguna Menambah pengguna Mencari pengguna Mengubah profil pengguna Menghapus pengguna Menyimpan data Gambar 4.8 Activity Diagram Mengelola Pengguna Pencarian Pada fitur pencarian ini pengguna dapat melakukan pencarian berdasarkan keyword tertentu. Semua tipe konten yang termasuk dalam kriteria pencarian akan ditampilkan pada halaman hasil pencarian. Pencarian ini akan dapat dilakukan melalui menu navigasi. Dari hasil pencarian pengguna dapat diarahkan pada detail konten.

89 74 Login Menggunakan fitur pencarian Hasil pencarian Gambar 4.1 Activity Diagram Pencarian Design Berikut ini akan di identifikasi arsitektur knowledge management. Terdapat tiga layer pada perancangan arsitektur ini, yaitu presentation layer, business layer dan data layer Presentation layer Pada layer ini akan menggunakan web based system sehingga KMS dapat dengan mudah diakses dari mana saja dan juga tanpa harus melakukan instalasi apapun. KMS dapat diakses dengan menggunakan browser seperti internet explorer, firefox and chrome. Berikut ini adalah diagram navigasi KMS PT ABC.

90 75 Gambar 4.9 Navigasi Halaman login ditampilkan ketika pengguna membuka KMS PT ABC. Setelah login dilakukan maka akan terdapat dua menu, yaitu menu utama dan menu kiri. Pada menu utama pengguna dapat membuka halaman Mengeolola dokumen, mengelola artikel dan mengelola issue. Sedangkan dari menu kiri pengguna dapat langsung membuka halaman menambah dokumen, menambah artikel dan menambah issue. Selain itu pengguna juga dapat langsung melakukan pencarian dari menu kiri. Selanjutnya akan dijelaskan mengenai wireframe mengenai user interface. Wireframe ini digunakan sebagai dasar pembuatan KMS. Ketika pengguna membuka KMS, maka akan ditampilkan halaman login. Pada halaman login pengguna harus memasukkan username dan password. Setelah pengguna berhasil login akan diarahkan ke halaman Home.

91 76 Gambar 4.10 Wireframe Halaman Login Pada halaman home pengguna kemudian dapat memilih menu menggunakan navigation yang ada. Menu yang ditampilkan pada navigation adalah, Mengelola Dokumen, Mengelola Issue, Mengelola Artikel dan Mengelola Profil. Pada left hand side navigation terdapat menu menambah dokumen, menambah issue, menambah artikel. Hal ini dapat memudahkan pengguna untuk dapat langsung menambahkan konten. Gambar 4.11 Wireframe Halaman Home Page

92 77 Ketika pengguna memilih menu Mengelola artikel maka akan ditampilkan seluruh artikel yang ada, dan juga fitur untuk mencari artikel.jika pengguna menggunakan fitur pencarian maka hasil pencarian akan ditampilkan pada tabel. Gambar 4.12 Wireframe Mengelola Artikel Pengguna dapat membuka artikel dengan menekan judul artikel. Maka pengguna akan masuk kedalam tampilan detil artikel. Pada halaman ini pengguna dapat melihat detil artikel, merubah detil artikel dan menghapus artikel. Gambar 4.13 Wireframe Detil Artikel Untuk menambahkan artikel, pengguna dapat memilih menu menambah artikel dari menu di sebelah kiri. Halaman menambah artikel akan ditampilkan, pada halaman ini pengguna dapat membuat artikel yang diinginkan, memberikan tag terhadap proyek dan sub divisi.

93 78 Gambar 4.14 Wireframe Menambah Artikel Ketika pengguna memilih menu Mengelola dokumen maka akan ditampilkan seluruh dokumen yang ada dan juga fitur mencari artikel diatas tabel dokumen. Jika pengguna menggunakan fitur pencarian, maka tabel dokumen akan menampilkan dokumen yang sesuai dengan kriteria pencarian. Gambar 4.15 Wireframe Mengelola Dokumen Untuk melihat detil dari dokumen, pengguna dapat menekan judul dokumen dan pengguna akan diarahkan kepada halaman detil dokumen. Pada halaman ini pengguna dapat melihat detil dokumen, mendownload dokumen, merubah detil dokumen dan menghapus dokumen.

94 79 Gambar 4.16 Wireframe Detil Dokumen Untuk menambahkan dokumen, pengguna dapat menekan pilihan Menambah dokumen pada navigasi sebelah kiri. Halaman membuat dokumen akan ditampilkan, pada halaman ini pengguna dapat mengupload dokumen dan memberikan detil pada dokumen. Gambar 4.17 Wireframe Menambah Dokumen

95 80 Pengguna dapat mengelola issue dengan memilih menu mengelola issue pada primary navigation. Pengguna akan diarahkan pada halaman mengelola issue. Pada halaman ini pengguna dapat melihat seluruh issue yang ada dan juga melakukan pencarian terhadap issue tertentu. Gambar 4.18 Wireframe Mengelola Issue Untuk dapat melihat detil issue pengguna harus menekan link pada judul issue. Pengguna akan diarahkan pada menu detil issue. Pada halaman ini pengguna dapat melihat detil issue, merubah issue dan menghapus issue. Gambar 4.19 Wireframe Detil Issue

96 81 Untuk menambahkan issue baru, pengguna dapat memilih menu menambah issue pada navigasi sebelah ikiri. Pada halaman in pengguna dapat memasukkan issue, memberikan solusi dan memberikan tag terhadap proyek dan divisi. Gambar 4.20 Wireframe Menambah Issue Business Layer Pada business layer, KMS PT ABC akan menggunakan web server tomcat dan basis data yang digunakan adalah My SQL. Bahasa pemograman yang akan digunakan adalah PHP dan container untuk sistem ini akan digunakan content management system Drupal. CMS digunakan untuk memudahkan ketika PT ABC ingin melakukan modifikasi pada KMS, seperti menambahkan tipe dokumen, mengadaptasi workflow dan lain sebagainya Data Layer KMS PT ABC akan menggunakan database my sql. Selain itu, KMS PT ABC akan menggunakan CMS Drupal, maka dari itu database akan menggunakan database bawaan ketika menginstalasi drupal. Berikut ini adalah erd dari database drupal

97 82 Gambar 4.21 ERD CMS Drupal

98 Implementasi Prototipe KMS PT ABC Halaman Login Gambar 4.22 Halaman Login Pada halaman login ini pengguna diharuskan memasukkan username dan password. Fitur login yang digunakan merupaan bawaan dari CMS Drupal. Pada sisi kanan, administrator dapat menambahkan intro text. Setelah pengguna berhasil login maka akan masuk ke dalam halaman home dari KMS PT ABC. Pada halaman home ini pengguna akan dapan melihat content terbaru dari KMS PT ABC. Content ini dibagi berdasarkan tipe content (issue, dokumen, artikel). Gambar 4.23 Halaman Home Page

99 Mengelola Artikel Pada halaman ini pengguna dapat melihat seluruh artikel yang ada pada KMS PT ABC. Pengguna dapat menggunakan fitur pencarian untuk mencari artikel berdasarkan nama atau project atau divisi. Untuk melihat detil dari artikel, maka pengguna dapat menekan link pada judul artikel. Gambar 4.24 Halaman Manajemen Artikel Pada halaman detil artikel, pengguna dapat melihat detil dari artikel, berikut pula tag proyek dan sub divisi. Pengguna dapat melakukan perubahan atau menghapus artikel dengan cara memilih tab edit yang terletak di atas konten.

100 85 Gambar 4.25 Halaman Detil Artikel Gambar 4.26 Halaman Edit Artikel Untuk membuat artikel baru pengguna dapat memilih menu Menambah artikel yang terletak di menu navigasi. Pada halaman ini pengguna dapat membuat

101 86 artikel dengan mengisi detil artikel pada field deskripsi. Pengguna juga dapat memilih tag terhadap proyek dan sub divisi. Gambar 4.27 Halaman Tambah Artikel Mengelola Dokumen Untuk masuk ke dalam fitur mengelola dokumen, pengguna harus memilih menu Manajemen dokumen. Pada halaman ini pengguna akan melihat seluruh dokumen yang terdapat pada KMS PT ABC. Pengguna dapat menggunakan fitur pencarian untuk mencari dokumen sesuai dengan kriteria pencarian yang diinginkan. Gambar 4.28 Halaman Manajemen Dokumen Pengguna dapat melihat detil dari dokumen dengan memilih judul dari dokumen. Pada halaman detil dokumen pengguna dapat melihat deskripsi dari

102 87 dokumen yang diupload, mendownload dokumen, merubah deskripsi dokumen, menghapus dokumen dan mengupload dokumen baru. Gambar 4.29 Halaman Detil Dokumen Untuk merubah detil dokumen, pengguna dapat memilih tab Edit. Pada tab ini pengguna dapat merubah deskripsi, menghapus dokumen dan mengupload dokumen baru. Gambar 4.30 Halaman Edit Dokumen

103 88 Untuk membuat dokumen baru pengguna dapat memilih menu Tambah Dokumen pada navigasi sebelah kiri. Pada halaman ini pengguna dapat memberikan deskripsi dokumen yang akan diupload, member judul, mengupload dokumen, memberikan tag terhadap proyek dan sub divisi. Gambar 4.31 Halaman Tambah Dokumen Mengelola Issue Pengguna dapat masuk ke dalam fitur mengelola issue dengan memilih menu Manajemen Issue. Pada halaman ini pengguna dapat melihat seluruh issue yang terdapat pada KMS PT ABC. Pengguna dapat pula mencari issue yang diinginkan dengan menggunakan fitur pencarian.

104 89 Gambar 4.32 Halaman Manajemen Issue Untuk melihat detil issue pengguna dapat memilih judul issue, kemudian pengguna akan diarahkan pada halaman detil issue. Pada halaman detil issue pengguna dapat melihat deskripsi issue dan solusi issue. Gambar 4.33 Halaman Detil Issue

105 90 Untuk merubah detil issue, pengguna dapat memilih tab Edit. Pada tab ini pengguna dapat merubah deskripsi issue, solusi, tag proyek dan tag sub divisi. Selain itu, pengguna dapat pula menghapus issue dari halaman ini. Gambar 4.34 Halaman Edit Issue Untuk menambah issue, pengguna dapat memilih menu Tambah Issue pada navigasi kiri. Pada halaman ini, pengguna dapat memberikan deskripsi issue, solusi dan juga tag terhadap proyek dan sub divisi.

106 91 Gambar 4.35 Halaman Tambah Issue Mengelola profil Pengelolaan profil akan menggunakan fitur bawaan dari drupal. Pada fitur ini pengguna dapat merubah password, dan foto. Gambar 4.36 Halaman Mengelola Profil

107 Mengelola Pengguna Menu ini menggunakan bawaan dari CMS drupal. Administrator dapat menambahkan pengguna dan memberikan role pada pengguna tersebut Testing Gambar 4.37 Halaman Mengelola Pengguna Testing yang dilakukan pada KMS PT ABC adalah scenario testing. Skenario ini akan diambil berdasarkan permasalahan yang sering terjadi pada divisi produksi PT ABC. Skenario yang akan di uji coba kan adalah penanganan issue dan pergantian karyawan. Feedback yang didapatkan selama masa testing akan digunakan untuk memperbaiki KMS PT ABC Skenario penanganan issue Skenario ini berdasarkan kegiatan ketika terdapat masalah dalam proses produksi. Contoh masalah yang dapat terjadi dalam produksi adalah, produk yang dihasilkan tidak sesuai, misalnya ukuran yang dihasilkan salah, warna yang digunakan salah. Ketika terjadi masalah maka QC, engineer, raw material dan product developer akan berdikusi untuk menyelesaikan masalah tersebut. Tahapan dalam menyelesaikan masalah tersebut adalah. Mencari dokumen spesifikasi produk Mencari masalah yang serupa dengan yang dihadapi Face to face meeting untuk mencari penyebab issue Membuat solusi dari permasalahan Mencatat permasalahan dan solusinya

108 93 Proses KM yang terlibat pada scenario ini adalah combination, socialization for knowledge discovery, socialization for knowledge sharing, exchange, externalization dan internalization Skenario pergantian karyawan Skenario pada uji coba ini menggunakan kegiatan ketika terjadi pergantian pegawai pada suatu proyek, baik untuk pegawai baru maupun karyawan lama menggantikan karyawan lainnya. Ketika terjadi rotasi pegawai, pegawai yang akan terlibat pada suatu proyek dapat melakukan proses pembelajaran menggunakan dokumen-dokumen yang terdapat pada KMS PT ABC. Skenario untuk pergantian karyawan adalah sebagai berikut. Pegawai mencari dokumen/artikel/issue yang sesuai dengan divisi atau proyeknya. Pegawai dapat membuka artikel atau issue dan mendownload dokumen yang dibutuhkan. Transfer knowledge juga akan dilakukan dari karyawan yang menangani proyek sebelumnya ke karyawan yang akan menangani proyek baru. Untuk pegawai baru, transfer knowledge akan dilakukan dengan cara pegawai barumelakukan pekerjaan dengan diawasi oleh pegawai senior selama rentang waktu tertentu. Proses KM yang terlibat pada skenario ini adalah socialization for knowledge discovery, internalization, externalization, socialization for knowledge sharing, exchange dan routines Hasil Testing Selama masa testing pengguna memberikan beberapa feedback yang dinilai mampu memperbaiki KMS PT ABC sehingga dapat berfungsi lebih baik. Berikut ini adalah feedback yang didapatkan selama proses testing dilakukan. Fitur advanced search, fitur ini untuk memudahkan pengguna untuk mencari dokumen/artikel/issue sesuai dengan proyek atau sub divisi. Pengguna menginginkan agar dapat melakukan tag pada lebih dari satu proyek/divisi

109 94 Sorting berdasarkan proyek/divisi pada halaman manajemen issue, manajemen dokumen dan manajemen artikel. Kolom tanggal pada tabel di halaman manajemen issue, manajemen dokumen dan manajemen artikel. Menambahkan file.jpg,.jpeg sebagai tipe file yang dapat diupload pada manajenen dokumen Implementasi hasil testing Pada tahapan ini, feedback yang diberikan oeh pengguna selama testing akan dianalisa untuk mengetahui area mana saja yang memerlukan perbaikan. Feedback yang didapatkan ini juga digunakan untuk melakukan perbaikan pada design sistem KM. Tabel 4.25 Hasil Testing Feedback Perbaikan Modul Advanced Search Menambahkan fitur pencarian dengan menambahkan opsi untuk mencari berdasarkan proyek atau divisi. Navigasi kiri Tag lebih dari satu proyek atau divisi Sorting berdasarkan proyek atau divisi. Kolom tanggal update terakhir Dapat mengupload tipe file.jpg,.jpeg Mengganti dropdown list dengan select list yang memungkinkan pengguna memilih lebih dari satu. Menambahkan fitur sorting pada setiap tabel. Menambahkan kolom tanggal dan fitur sorting berdasarkan tanggal Menambahkan tipe file yang dapat diterima KMS PT ABC. Manajemen artikel, manajemen dokumen, manajemen issue. Manajemen artikel, manajemen dokumen, manajemen issue. Manajemen artikel, manajemen dokumen, manajemen issue. Manajemen dokumen.

110 Perbaikan prototipe KMS PT ABC Berdasarkan subbab sebelumnya didapatkan area-area yang perlu mengalami perbaikan. Berikut ini akan dijelaskan perbaikan pada setiap area Perbaikan Modul Manajemen Dokumen Pada halaman menambah dokumen, pengguna dapat mengupload file dengan tipe.jpg,.jpeg dan.tiff. Selain itu pengguna dapat melakukan tagging pada lebih dari satu proyek dan divisi. Gambar 4.38 Halaman Tambah Dokumen Pada halaman manajemen dokumen, terdapat kolom tanggal update, dan juga sorting berdasar proyek, divisi dan tanggal update.

111 96 Gambar 4.39 Halaman Manajemen Dokumen Perbaikan Modul Manajemen Artikel Perbaikan pada modul manajemen artikel adalah menambahkan kolom updated date pada, fitur sorting berdasarkan title, project, sub divisi dan updated date. Selain itu pada halaman menambah artikel, pengguna dapat melakukan tagging terhadap lebih dari satu proyek dan sub divisi. Gambar 4.40 Halaman Manajemen Artikel

112 97 Gambar 4.41 Halaman Tambah Artikel Perbaikan Modul Manajemen Issue Perbaikan pada modul manajemen Issue adalah menambahkan kolom updated date pada, fitur sorting berdasarkan title, project, sub divisi dan updated date. Selain itu pada halaman menambah artikel, pengguna dapat melakukan tagging terhadap lebih dari satu proyek dan sub divisi. Gambar 4.42 Halaman Manajemen Issue