BAB IV PENUTUP. guna dapat ditemukan kembali dengan mudah saat diperlukan. Dari hasil praktik kerja lapangan yang mengambil judul Pengolahan Arsip

Transkripsi

1 51 BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan Pengolahan arsip statis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta bertujuan untuk menata arsip hingga menghasilkan output yang baik guna dapat ditemukan kembali dengan mudah saat diperlukan. Dari hasil praktik kerja lapangan yang mengambil judul Pengolahan Arsip Statis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta didapat kesimpulan sebagai berikut: 1. Arsip yang diolah yaitu dari instansi BP-7 yaitu kurun waktu antara tahun dikategorikan sebagai arsip statis karena memiliki nilai guna sekunder antara lain sebagai memori perusahaan karena instansi BP-7 sudah bubar karena jika tidak disimpan secara permanen, instansi tersebut tidak ada memori bahwa instansi tersebut pernah berdiri sebagai instansi pemerintah. Selain itu untuk pembuktian, dan sebagai sumber penelitian, hal tersebut karena arsip statis bersifat terbuka untuk publik. Arsip BP-7 ini mempunyai kurun waktu antara tahun yang diperoleh dari hasil akuisisi. Ketika instansi sudah bubar, arsiparis terjun langsung untuk

2 52 mengambil dan menyelamatkan arsip hasil sisa-sisa yang ada, karena sebagian arsip sudah dikirimkan ke BPAD Semarang. 2. Tahapan pengolahan arsip statis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta adalah persiapan berupa rapat kecil yang membahas tentang teknik pengolahan saja yang menyebabkan tidak maksimalnya pada proses penataan dengan kurangnya kertas kissing karena persiapan tidak dilakukan secara maksimal, pendeskripsian yang langsung diketik di laptop guna memudahkan dalam penyusunan senerai arsip, manuver pada laptop, pemberian nomor definitif, manuver fisik dan koreksi deskripsi, pembungkusan arsip dengan kertas kissing, memasukkan arsip pada boks, menyimpan arsip pada roll o pack, dan tahapan terakhir adalah penyusunan senerai arsip dengan menambahkan skema tetap menurut struktur organisasi dengan cara memasukannya dalam permasalahan yang ada dengan melihat tugas dan fungsi organisasi. 3. Kendala yang dihadapi saat melakukan pengolahan adalah berupa kurangnya persiapan yang menyebabkan kurangnya kertas kissing dan belum melakukan pengadaan. Hal tersebut karena kurangnya koordinasi kerjasama untuk melakukan perencanaan sebelum pengolahan. Seharusnya sebelum melakukan pengolahan, perencanaan harus dimatangkan guna mencapai hasil yang maksimal, volume arsip yang terlalu banyak menyebabkan pengelompokkan arsip mengalami

3 53 kekacauan ada yang belum terkelompokan, hal itu terjadi karena pengelompokan deskripsi dilakukan di laptop jadi membutuhkan ketelitian dan kecermatan yang tinggi, SDM yang belum mau mendalami atau mengetahui sejarah lembaga, arsip-arsipnya dari BP-7 lebih lanjut lagi sehingga output yang dihasilkan baru berupa senerai. 4. Sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam pengolahan arsip yaitu berupa meja, kursi, boks, roll o pack, kertas kissing, AC, ruang tahan kebakaran dan semua peralatan yang dibutuhkan sudah tersedia di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. Sarana dan prasarana yang ada pun juga sudah memenuhi standar ANRI. 5. Pengolahan arsip statis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta belum sesuai dengan peraturan yang ada. Pengelolaan arsip statis sebenarnya sudah diatur dalam Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 56 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip Statis di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. Ketidaksesuaian tersebut berupa prinsip yang digunakan hanya menggunakan prinsip provenance, karena daftar arsip saat masa dinamis hilang jadi tidak menggunakan prinsip original order, pendeskripsian yang dilakukan di laptop bukan di kartu deskripsi, dan sarana temu kembali masih berupa senerai arsip yang sederhana, padahal dalam peraturan sarana temu kembali dapat berupa guide, daftar arsip, dan inventaris.

4 54 6. Pada pengaturan arsip yang digunakan masih menggunakan prinsip provenance saja, padahal untuk mengatur arsip statis harus menggunakan dua prinsip yaitu provenance dan original order. Namun, karena SDM yang belum mau mengetahui sejarah arsip dari BP-7 dan kurangnya ilmu kearsipan dalam mengolah arsip statis, maka mereka menganggap prinsip original order susah didentifikasi pada arsip BP-7. Daftar arsip pada saat masa dinamis pun juga hilang maka referensi yang diketemukan berupa lembar disposisi yang ada struktur organisasi dijadikan prinsip provenance. Padahal menurut Lyn Milton dalam arrangement and description dalam buku Keeping Achives mengatakan: The original order is simple to identify if the records have similar unique symbols such as: file number and/ or names classification system date or alphabetical ranges names of people, places, or objects 1 kurang lebih dapat diartikan original order dapat kita identifikasi dengan mudah jika arsip dinamis memiliki simbol yang unik seperti angka/ nama, sistem klasifikasi, tanggal atau abjad, nama-nama orang, tempat, ataupun benda. Dari sini dapat kita peroleh, sebenarnya jika kita mau mengidentifikasi lebih lanjut terhadap arsip-arsip BP-7 maka 1 Lyn Milton, Arrangement & Description, dalam Jackie Bettington (ed.) Keeping Archives (Canberra: Australian Society o Archives Inc, 2008), hlm.261.

5 55 prinsip original order dapat kita tentukan dengan melihat yang disebutkan pada pembahasan diatas, apalagi pada saat masa dinamisnya arsip BP-7 sudah teratur atau jika penataan waktu dinamisnya susah di-identifikasi pihak pengolah dapat pula bekerja sama dengan instansi pencipta untuk menanyakan sistem yang dipakai pada waktu itu. Dari kelima poin diatas secara garis besar pengolahan arsip statis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta masih dilakukan dengan sederhana karena inventaris belum terbuat, jadi dari pengolahan tersebut masih sekedar untuk penemuan kembali dengan mudah dengan sarana penemuan kembali berupa senerai arsip dan belum sepenuhnya sejalan dengan ilmu kearsipan yang baik dan benar sehingga pencapaian hasil akhirnya belum maksimal. B. Saran Kurangnya persiapan sebelum melakukan pengolahan menyebakan terhambatnya saat proses pembungkusan dengan menggunakan kertas kissing. Karena pada waktu itu kertas kissing habis dan kantor belum melakukan pengadaan lagi. Akibatnya arsip yang belum dibungkus hanya dimanuver dan dimasukkan ke dalam boks tersendiri. Untuk itu, sebaiknya sebelum melakukan pengolahan diadakan rapat koordinasi antar pengolah guna memrencanakan dan menyiapkan apa-apa saja yang harus dilakukan dan dibutuhkan dalam proses pengolahan arsip statis.

6 56 Ketidaksesuaian pengolahan dengan produk hukum yang ada sebaiknya mulai sekarang diterapkan sesuai peraturan yang berlaku guna mencapai hasil yang maksimal. Seperti halnya pendeskripsian seharusnya dilakukan di kartu deskripsi hal itu akan memudahkan pada saat manuver, karena maneuver pada laptop akan menyebabkan kekacauan jika kita tidak benar-benar teliti dan cermat. Dalam sarana temu kembali juga harus ditingkatkan, tidak hanya berupa senerai arsip, akan lebih baik jika berupa inventaris karena inventaris adalah sarana temu kembali yang lengkap berupa susunan hasil deskripsi unit informasi arsip secara menyeluruh yang dilengkapi dengan sejarah lembaga, riwayat arsip, pertanggungjawaban pengaturannya, indeks, serta lampiran-lampiran yang mendukung dalam pengaturan arsip lembaga yang bersangkutan. Prinsip pengaturan arsip juga harus lebih diperhatikan seperti mempelajari tentang identifikasi aturan asli pada saat masa dinamisnya, sehingga dua prinsip provenance dan original order dapat dipakai kedua-duanya