BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

Transkripsi

1 26 BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1 Bisnis Proses PT. XYZ PT. XYZ merupakan salah satu produsen otomotif roda empat terbesar di Indonesia. Sebagai salah satu perusahaan otomotif terbesar PT. XYZ memiliki suatu model bisnis dalam proses produksi yang dijalankan. Bisnis proses tersebut secara sederhana meliputi supplier sebagai salah satu sumber masukan, manufacturing atau proses produksi dan market & distribution. Proses tersebut digambarkan sebagai berikut : Gambar 4.1 Bisnis proses PT. XYZ 26

2 27 Dalam gambar tersebut, bisnis proses PT. XYZ diawali dengansupplier yang terbagi menjadi tiga bagian yaitu supplier Imported Steel Coil yaitu supplier yang memasok barang atau material produksi berupa aluminium dalam bentuk gelondongan atau roll (coil). Dimana material yang dipasok oleh supplier ini akan digunakan untuk pembuatan badan mobil, baik berupa pintu, atap, kap dan badan mobil bagian bawah. Supplier yang kedua yaitu Imported and Local Part yaitu supplier yang memasok barang atau material produksi berupa bagian komponen part baik yang dipasok secara lokal maupun non lokal atau import. Dari partpart inilah yang akan dirakit menjadi satu bagian sehingga menjadi satu unit vehicle roda empat. Dan supplier yang ketiga adalah Local Aluminium Ingot yaitu supplier yang memasok bahan produksi berupa bijih aluminium yang akan digunakan untuk proses Casting. Dan hasil dari proses Casting tersebut nantinya akan digunakan untuk cover engine. Dari ketiga macam kategori supplier tersebut kemudian akan dilakukan proses manufacturing atau proses produksi berupa Press atau pencetakan body mobil, proses Assy yaitu proses perakitan menjadi satu unit mobil. Proses Engine atau proses pembuatan mesin untuk unit roda empat tersebut dan proses Casting yaitu proses pengecoran yang akan digunakan untuk engine part.

3 28 Secara umum, gambaran proses manufaktur yang ada di PT. XYZ sebagai berikut : PRESS / STAMPING ASSEMBLY CASTING ENGINE Gambar 4.2 Proses manufacturing PT. XYZ Proses yang pertama adalah Press atau Stamping, proses ini terdiri dari tahapan sebagai berikut : Gambar 4.3 Proses Press atau Stamping Plant

4 29 Dari proses press tersebut produk semi finish good akan dikirim ke assembly plant untuk dilakukan proses welding dan painting sebelum dirakit secara keseluruhan. Seperti yang ditunjukkan oleh gambar berikut : Gambar 4.4 Proses Assembly Plant Namun, proses assembly merupakan proses paling akhir sebelum nanti nya menjadi unit roda empat. Sebelum keseluruhan assembly dilakukan terdapat dua proses lagi yaitu Casting seperti yang ditunjukkan oleh gambar berikut : Gambar 4.5 Casting Plant Process

5 30 Dari proses casting tersebut nantinya produk semi finish good tersebut akan dikirim ke Engine plant untuk diproses menjadi engine unit roda empat sebelum dikirim ke Assembly plant untuk dirakit. Proses yang terjadi di engine plant dapat ditunjukkan pada gambar berikut : Gambar 4.6 Proses Engine Plant Setelah proses manufacturing selesai, proses berikutnya adalah market and distribution. Untuk market and distribution pada level domestik unitunit yang telah diproduksi PT. XYZ dipasarkan dalam pasar domestik dan pasar ekspor, untuk pasar domestik produk tersebut dipasarkan oleh masingmasing dealer terdekat. Dari keseluruhan proses tersebut, pada pembahasan bab ini akan lebih detail menjelaskan mengenai supplier Local part. Hal ini disebabkan lokal part komposisi part lebih besar dibanding dengan import part, selain itu pula Local part secara hubungan kerja dan supply chain management PT. XYZ melakukan kontrol dan evaluasi secara langsung. Hal ini didasarkan

6 31 pula pada target perusahaan yaitu lokalisasi part-part produksi untuk mencapai harga yang kompetitif. 4.2 Pembagian Kategori Part Supply Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, dengan semakin beragamnya model mobil yang ada di Indonesia dan komponen produksi untuk lokal part yang lebih banyak komposisinya jika dibandingkan dengan kondisi import supplier. Secara umum, untuk kategori part komponen produksi dibagi menjadi lima macam yaitu : 1. Raw Material. Merupakan part atau material berupa lembaran baja yang nantinya akan digunakan untuk proses stamping. Raw material ini umumnya sudah dipotong dan dibentuk sesuai dengan kebutuhan. Raw material ini dipasok oleh import coil supplier berasal dari Jepang atau Korea yang kemudian dikirim ke supplier steel coil untuk dipotong dan dibentuk sesuai dengan kebutuhan sebelum dilakukan proses stamping. 2. Original Equipment Manufacturing (OEM). Merupakan bagian komponen part yang menjadi komponen utama dalam proses produksi, dari OEM part inilah yang akan dirakit (assy) menjadi satu bagian unit roda empat. OEM part berasal dari dua pemasok yaitu lokal supplier dan import supplier. Selain itu OEM part inilah yang menjadi dasar pembagian kategori part-part produksi yang lain. 3. Original Equipment Service (OES) Part. Merupakan komponen produksi yang sifatnya duplikasi dari OEM part, dikatakan duplikasi

7 32 karena Service part ini merupakan part yang digunakan setelah unit roda empat telah sampai di pembeli. Saat pembeli mengalami masalah dengan unit roda empat yang digunakan dan perlu adanya pergantian part yang bermasalah tersebut, maka pergantian part tersebut tidak menggunakan part OEM akan tetapi menggunakan Service part. Karena sifatnya yang duplikasi maka pemasok dari service part ini sama dengan OEM yaitu lokal supplier dan import supplier. 4. Spare Part & Maintenance. Merupakan part yang sifatnya menjadi komponen produksi tidak langsung namun fungsinya menunjang proses produksi tersebut tetap berjalan. Contoh dari part ini adalah conveyor, pompa, panel listrik. Dikarenakan sifatnya sebagai pendukung proses produksi maka part ini tidak memiliki periode rutin dalam proses maintain harga maupun proses pembuatan part tersebut. Secara pemasok untuk part ini memiliki pemasok dari lokal dan import supplier. 5. Consumable. Merupakan part yang sifatnya habis pakai dengan fungsi menunjang proses produksi. Part consumable ini dibagi lagi menjadi dua bagian yaitu Direct Consumable, sifatnya part tersebut berkenaan langsung dengan unit produksi, contohnya cat mobil dan Indirect Consumable, sifatnya part tersebut tidak berkenaan langsung dengan unit produksi namun dibutuhkan dalam proses produksi, seperti CO2 yang digunakan untuk mengelas body unit.

8 33 Dari uraian lima komponen part produksi, OEM part yang menjadi komoditi utama dan sifatnya krusial dalam proses produksi. OEM part sendiri secara fungsional part dibagi menjadi dua macam yaitu : 1. Functional Part. Dimana part tersebut memiliki fungsi langsung pada unit kendaraan roda empat sehingga unit tersebut dapat bekerja. 2. Non Functional Part. Dimana part tersebut memiliki fungsi tidak langsung terhadap unit roda empat namun keberadaan part tersebut tetap dibutuhkan untuk penunjang fungsional part. Dengan diturunkannya dua fungsi part tersebut, kategori part digolongkan berdasarkan keragaman dan jenis part dibagi menjadi : 1. Engine & Drive Train. Part yang memiliki fungsi pada komponen mesin dan drive train dalam unit roda empat. 2. Electrical. Part yang memiliki fungsi pada komponen elektrik unit roda empat secara keseluruhan. 3. Chasis. Part yang memiliki fungsi pada komponen rangka atau under body unit roda empat. 4. Stamping. Part yang memiliki fungsi untuk komponen badan unit roda empat, mulai dari upper body, lower body, front door, rear door yang kaitannya dengan lempengan baja. 5. Exterior & Interior. Part yang memiliki fungsi untuk mempercantik tampilan interior dan exterior unit roda empat secara keseluruhan.

9 34 6. Plastic & Rubber. Part yang memiliki fungsi sebagai pelindung dan pendukung komponen interior dan exterior unit roda empat yang berkaitan dengan material-material yang sifatnya plastik. Berbeda dari pembagian diatas, kategori part ditinjau dari segi pengiriman barang dapat dibagi menjadi tiga bagian yaitu : 1. Direct Delivery Part. Part yang dipasok oleh supplier dikirim langsung ke customer tanpa melalui perantara kembali. 2. Vendor to Vendor Part. Part yang dipasok diminta oleh customer untuk supply, namun part yang diminta tersebut tidak langsung dikirim ke customer akan tetapi dikirim dahulu ke supplier utama (delivery part) untuk diproses kembali sebelum dikirim lagi ke customer. 3. Special Source Part (SSP). Part tambahan dikirim oleh customer kepada supplier utama, saat diterima oleh supplier utama part tersebut diproses kembali oleh supplier, settelah proses selesai part tersebut akan dikirim kembali ke customer. Adapun pembagian kategori part ditinjau dari sisi susunan fungsi part dalam proses produksi yaitu : 1. Parent Part atau Mother Part. Part tersebut memiliki urutan level 1 pada susunan part. Secara kondisi pengirimannya part tersebut memiliki sifat direct delivery part. Parent part ini pun dibagi menjadi dua kategori yaitu, Single Part artinya part tersebut tidak membutuhkan komponen tambahan untuk menjadi

10 35 satu part dan Assy Part artinya part tersebut membutuhkan part tambahan untuk menjadi satu part. 2. Child Part. Part yang memiliki tingkatan level 2, 3, 4 dan seterusnya bergantung pada kompleksitas part tersebut. Child part inilah yang digunakan sebagai komponen tambahan untuk Assy part agar menjadi suatu komponen parent part. Penjelasan tersebut digambarkan dalam tabel contoh part berikut. Tabel 4.1 Contoh part dari masing-masing grup

11 Flow Proses Pemilihan Supplier PT. XYZ Dengan kondisi pembagian part yang beragam tersebut dan bertingkat, maka tidak menutup kemungkinan PT. XYZ memiliki jumlah supplier yang tidak sedikit. Selain itu, banyaknya job atau project baru yang terus dikembangkan oleh PT. XYZ menuntut PT. XYZ untuk melakukan proses multi sourcing. Kondisi multi sourcing ini tentu berakibat adanya pemilihan supplier baru untuk pemasok part produksi yang ada di PT. XYZ. Untuk itulah flow proses sangat dibutuhkan dalam proses pemilihan supplier. Flow tersebut digunakan sebagai acuan bersama khususnya untuk divisi Purchasing dalam menentukan supplier mana yang layak dan selaras dengan bisnis proses PT. XYZ. Proses pemilihan supplier ini meliputi pemilihan supplier untuk project baru ataupun pergantian supplier yang sudah berjalan. Untuk gambaran flow proses pemilihan supplier baru PT. XYZ dapat digambarkan pada flow proses berikut : Gambar 4.7 Diagram proses pemilihan supplier

12 37 Pada gambar diatas menggambarkan proses utama dalam proses pemilihan supplier. Proses tersebut diawali dengan inisial material new project, dimana material new project ini berupa drawing atau design part yang akan digunakan sebagai item project. Material juga dapat berupa Engineering Change Instruction (ECI) merupakan dokumen yang berisi perubahan part dari segi engineering (design). Data material ini dikirim oleh team project JPN ke PT. XYZ Research & Development (R&D). Proses yang kedua adalah Kick Off Meeting, setelah PT. XYZ R&D menerima material new project tersebut, dari team project yang terdiri dari PT. XYZ R&D, Production Preparation Control (PPrC), Purchasing, Quality, Logistik akan mengadakan pertemuan dengan supplier yang akan dipilih. Kondisi yang terjadi pada ssaat itu adalah supplier yang diundang merupakan kandidat atau calon yang terpilih dalam project tersebut dengan memperhatikan referensi dari part yang sudah digunakan saat ini. Proses yang ketiga adalah Distribution RFQ (Request for Quotation) Material. Distribusi ini dilakukan bersamaan dengan Kick Off Meeting supplier. Jadi RFQ tersebut dari Purchasing hanya akan memberikan format kosong untuk Quotation, dari format tersebut supplier mengirimkan data kalkulasi untuk part yang akan dikirim ke PT. XYZ. Dan untuk proses yang keempat yaitu Invite & Explain RFQ, jadi pada proses tersebut yang terjadi adalah team project mengundang kandidat supplier untuk pembahasan terkait dengan RFQ berupa dokumen Quotation yang berisi detail breakdown harga, tooling yang akan digunakan pada saat project nantinya serta preparation yang dibutuhkan dalam project tersebut.

13 38 Dalam proses ini sifatnya dapat berlaku hanya pada timing project saja atau sampai mass production berjalan. Proses kelima yaitu Verify Quotation, dimana proses ini merupakan proses untuk melakukan verifikasi atau pengesahan Quotation yang sudah diberikan oleh supplier. Verifikasi yang dilakukan berupa cek kapasitas tooling yang akan digunakan, cek kapasitas mesin produksi dengan kesesuaian data tertulis pada quotation, selain itu pengecekan juga dilakukan untuk item material yang akan digunakan untuk menghasilkan part tersebut. Dan dari keseluruhan verifikasi tersebut adalah kesesuaian harga part yang ditawarkan dengan target price yang dimiliki oleh PT. XYZ. Proses keenam yang perlu dilakukan adalah Assesment Supplier. Proses inilah yang paling menentukan apakah supplier tersebut berhak untuk dipilih atau tidak. Untuk proses assessment sendiri meliputi assessment untuk proses produksi, safety, health, environment, human resources, quality, logistic, risk management dan item non operational yang berpotensi untuk terjadinya gangguan supply pada PT. XYZ. Perbedaan proses verify Quotation dan Assesment ini adalah verify sifatnya untuk pengecekan data yang kaitannya pada proses produksi langsung, adapun team yang terlibat adalah Purchasing, Quality, Produksi. Namun untuk proses assessment yang harus terlibat adalah Purchasing, Quality, Logistic, HRD, Risk Management, EHS, dan Produksi. Kompleksitas item yang akan dilakukan juga lebih banyak jika dibandingkan dengan item yang dilakukan pada verify Quotation.

14 39 Dari keenam proses tersebut, pada akhirnya akan diputuskan supplier yang akan dipilih sebagai salah satu pemasok PT. XYZ yang mendukung proses produksi. Dimana hasil dari pemilihan supplier ini diputuskan secara team bersama-sama yang telah melakukan proses dari awal hingga akhir. Dan dalam hal ini PT. XYZ memiliki pembobotan standar nilai untuk pemilihan supplier yang dijalankan selama ini. Keputusan pemilihan supplier ini dilegalkan dengan dikeluarkannya LOI (Letter of Intens) dari Project Management yang mengesahkan bahwa supplier tersebut telah dipilih oleh PT. XYZ. Setelah dikeluarkannya LOI kepada supplier, bukan serta merta PT. XYZ telah menyelesaikan tugasnya sampai disini. Namun, ada proses selanjutnya yaitu monitoring supplier baru dengan jangka waktu kurang lebih 1 tahun terhitung sejak mass production berjalan. Item monitoring supplier yang dijalankan difokuskan terlebih dahulu pada item yang masih ada indikasi problem atau berupa catatan yang telah dilaporkan sebelumnya pada proses verify Quotation dan assessment supplier. Diharapkan dari kondisi tersebut potensi masalah dalam supply part ke PT. XYZ dapat dihilangkan ataupun diminimalisir.

15 40 Detail masing-masing proses akan dijelaskan dalam bagan berikut : A. Material New Project Gambar 4.8 Proses Material New Project Pada bagan diatas disebutkan untuk material project baru disiapkan oleh JPN selaku mother company PT. XYZ. Dimana material yang dimaksud disini adalah item part-part yang akan digunakan untuk project yang akan dijalankan. Persiapan tersebut meliputi mempersiapkan drawing (design) part yang harus dibuat oleh supplier, drawing tersebut meliputi drawing dengan kondisi new project dan kondisi lama atau part yang mirip dengan kondisi yang masih digunakan saat ini, dan waktu implementasi dari project tersebut. Umumnya setiap project diberi nama atau kode tersendiri untuk memudahkan pencarian data. Dari JPN tersebut, setelah semua drawing disiapkan maka team RnD (Research and Development) menerima drawing tersebut untuk dicek kembali sesuai tidak dengan spesifikasi yang selama ini ada di produksi. Jika sudah tidak ada masalah, drawing tersebut didistribusikan ke Purchasing. Selain itu, RnD juga melakukan meeting dengan team Production Control Division untuk menginformasikan adanya project baru

16 41 berdasarkan waktu implementasi yang sudah ditentukan oleh team JPN, sehingga produksi bisa dikontrol agar tidak terjadi over produksi dan over stok. Proses yang ketiga yaitu material tersebut berupa drawing tiap-tiap part juga summary list total yang diberikan oleh team RnD kepada PM (Project Management). Adapun PM ini merupakan project leader dalam divisi Purchasing yang memiliki tugas untuk mengkoordinasikan semua project yang akan dikerjakan oleh PT. XYZ, khususnya dalam penentuan kandidat supplier yang nantinya terpilih supplier yang harus membuat part baru untuk project tersebut. Bersama-sama dengan team Production Control untuk membuat master schedule implementasi project. Untuk schedule implementasi sendiri dalam suatu project umumnya memiliki urutan waktu implementasi sebagai berikut : 1. LPVV event 2. A-try event 3. WTA Try event 4. 1PP event 5. 2PP event 6. Hinkaku/Linefill 7. SVP (Mass Production) Dengan fungsinya sebagai coordinator project, maka PM melakukan penggabungan material untuk project tersebut. Penggabungan yang dimaksud adalah semua material yang diberikan oleh RnD dikumpulkan dalam satu file dan ditambahkan informasi tiap-tiap stage project nya, apa

17 42 yang harus dilakukan dan siapa saja yang terlibat didalamnya dalam tiaptiap event project. Proses yang terakhir adalah PM memutuskan kandidat supplier yang berpeluang untuk bias membuat part yang diinginkan agar project ini dapat berjalan sesuai rencana. Informasi kandidat supplier ini akan diinformasikan ke Department terkait seperti Buyer selaku negosiator dan Purchasing PT. XYZinistration & System selaku team master data vendor dan pihak yang akan menjalankan assessment supplier. B. Kick Off Meeting Gambar 4.9 Proses Kick Off Meeting Proses kick off meeting adalah proses awal dimana pertemuan untuk kandidat-kandidat supplier yang akan dipilih oleh PT. XYZ untuk menjadi pemasok selama project hingga mass production berlangsung. Proses ini diawali dengan Project Management mempersiapkan konsep kick oof meeting dan material yang harus diberikan oleh supplier nantinya, seperti part apa saja yang perlu disiapkan oleh supplier. Proses berikutnya adalah Project Management mengundang semua kandidat supplier dalam satu pertemuan. Setelah mengundang supplier

18 43 tersebut Project Management bersama dengan para management Purchasing dan team Produksi beserta dengan supplier bersama-sama menghadiri pertemuan tersebut. Setelah semua pihak yang terlibat dating, maka Project Management melakukan penjelasan terkait dengan project yang akan dijalankan oleh PT. XYZ dan waktu implementasi untuk project tersebut. C. Distribution RFQ Material Gambar 4.10 Proses Distribution RFQ material Setelah proses kick off meeting selesai, proses selanjutnya adalah distribusi RFQ (Request for Quotation) material. Dalam proses ini Project Management mempersiapkan material yang akan distribusikan ke supplier seperti Drawing dan RFQ letter. Distribusi ini diberikan kepada kandidat supplier yang sebelumnya dipilih. Material tersebut diterima oleh supplier dan setelah supplier menerima RFQ dan drawing supplier diminta untuk mempersiapkan Quotation sesuai dengan drawing yang sudah diberikan. Saat distribusi inilah tahap awal pemilihan supplier terjadi, dimana para kandidat supplier ini diminta untuk mengumpulkan quotation. Pengertian dari quotation sendiri adalah suatu dokumen untuk penawaran harga dari supplier ke PT. XYZ. Dari tahap inilah pemilihan supplier dari

19 44 sisi harga terjadi, diharapkan harga yang diberikan ke PT. XYZ adalah harga yang kompetitif. D. Invite & Explain RFQ Gambar 4.11 Proses Invite & Explain RFQ Proses mengundang dan penjelasan RFQ ini merupakan kelanjutan dari proses kick off meeting. Perbedaannya adalah pada proses ini kandidat supplier diundang secara terpisah. Dimana undangan dan penjelasan ini dilakukan oleh Buyer selaku negosiator terkait harga yang akan disepakati dan Project Management selaku coordinator dari setiap project yang dijalankan oleh PT. XYZ. Saat proses ini Buyer dan Project Management sudah memiliki material tambahan selain drawing dan part list yang diberikan oleh JPN adalah yaitu target cost yang disepakati bersama berdasarkan referensi dari part yang masih digunakan untuk produksi saat ini. Saat target cost telah diatur maka Buyer dan Project Management memberikan informasi kembali kepada supplier hal-hal yang perlu dipersiapkan selama project berlangsung sampai mass production.

20 45 E. Verify Quotation Gambar 4.12 Proses Verify Quotation Proses pengesahan quotation dimulai dari supplier yang melakukan pembelajaran dari penjelasan RFQ yang sebelumnya sudah dijalankan dan mempersiapkan quotation untuk kondisi tersebut. Setelah mempelajarinya supplier mengumpulkan quotation kepada Buyer dan Project Management. Dari quotation yang sudah diberikan oleh supplier tersebut, buyer melakukan pengecekan quotation apakah sesuai dengan target cost yang disepakati bersama. Apabila dalam proses ini harga dari kandidat supplier tersebut Buyer berhak untuk melakukan negosiasi harga, tujuannya adalah untuk mencapai harga yang sudah ditargetkan. Dari kandidat-kandidat tersebut ada kemungkinan satu supplier yang sesuai dengan target cost yang disusun oleh PT. XYZ. Namun, dalam hal ini Buyer berusaha untuk melakukan negosiasi minimal 2 supplier yang diharapkan sesuai dengan target cost yang disusun oleh PT. XYZ. Setelah proses pengecekan ini selesai dan telah ditentukan kandidat mana yang sesuai, maka kandidat tersebut diminta untuk memberikan

21 46 quotation final nya. Dengan begitu Buyer menyimpan quotation hardcopy dan Project Management menyimpan quotation softcopy. F. Assessment Supplier Gambar 4.13 Proses Assessment Supplier Proses pemilihan supplier jika ditinjau dari harga part sudah dijalankan, proses berikutnya adalah assessment supplier dimana proses ini tidak hanya melibatkan divisi Purchasing saja namun juga melibatkan divisi yang lain seperti Quality, Environment Health and Safety (EHS), Logistik, Risk Management dan HRD. Proses diawali dengan persiapan dokumen yang akan digunakan untuk assessment, seperti chcksheet, lembar penilaian supplier. Setelah dokumen dipersiapkan, team assessment yang terdiri dari Quality, Environment Health and Safety (EHS), Logistik, Risk Management dan HRD mengadakan pertemuan untuk membahas waktu yang disepakati bersama untuk berkunjung ke supplier dan bila dibutuhkan pertanyaan tambahan yang perlu diketahui oleh PT. XYZ yang belum tercantum dalam checksheet penilaian supplier.

22 47 Dari hasil meeting yang disepakati waktu kunjungan ke supplier maka Purchasing PT. XYZinistration memberikan informasi ke supplier terkait hari dan waktu kunjungan serta team yang akan ikut dalam kunjungan tersebut. Sekaligus meminta supplier untuk mempersiapkan dokumendokumen yang dibutuhkan dalam proses assessment tersebut. Saat team berkunjung ke supplier ada beberapa hal yang perlu dicek yaitu operasional baik main proses ataupun sub proses serta material, K3LH, manajemen resiko, hubungan industrial dan regulasi pemerintah. Dimana semua hal tersebut dicek dan dilakukan pencatatan dalam form assessment supplier. Setelah kunjungan selesai team memberikan penilaian dari masingmasing area operation, kemudian dari Purchasing PT. XYZinistration membuat laporan terkait hasil kunjungan supplier tersebut. G. Decide New Supplier Gambar 4.14 Proses Decide New Supplier Sebelum memutuskan supplier mana yang harus dipilih, dari team project melakukan rekapitulasi laporan yang terdiri dari laporan hasil assessment ke supplier dan hasil target cost yang diberikan oleh supplier. Dari hasil rekapitulasi itulah maka team Project Management, Buyer

23 48 memutuskan supplier mana yang akan terpilih. Setelah diketahui supplier yang terpilih Project Management melakukan pembaruan supplier data untuk project tersebut, kemudian membuat dokumen supplier yang terpilih dalam hal ini dokumen yang dimaksud berupa dokumen Internal Agreement dan Letter Of Intens (LOI). Internal Agreement sebagai informasi kepada internal PT. XYZ dan LOI sebagai informasi ke supplier bahwa supplier dipilih oleh PT. XYZ untuk project tersebut. H. Monitoring New Supplier Gambar 4.15 Proses Monitoring New Supplier Dalam hal ini proses pemilihan supplier telah selesai, namun masih ada satu proses lagi yang perlu dikontrol untuk memastikan bahwa supplier tersebut telah menjalankan proses produksi dengan baik dalam memasok part kepada PT. XYZ. Proses tersebut adalah memantau atau monitoring supplier. Monitoring yang dimaksud disini adalah memastikan bahwa part yang diproduksi oleh supplier memiliki reject rasio yang kecil sehingga tidak mengganggu proses pasokan dan pengiriman barang ke PT. XYZ. Monitorinng tersebut diawali dengan pemberian dokumen pemilihan supplier kepada team Purchasing Supplier Management (PSM) dan Purchasing Supplier Support (PuSS). Dari PSM akan monitor terkait dengan Supply Chain Risk Management (SCRM) seperti banjir, demonstrasi,

24 49 kecelakaan kerja dan hal-hal lain yang berkaitan dengan kondisi perusahaan. Sedangkan untuk PuSS monitor supplier terkait dengan teknis dalam operasional supplier seperti rejection rasio, kualitas produk, pengiriman part. 4.4 Kriteria Pemilihan Supplier PT. XYZ Dalam proses pemilihan supplier, ada beberapa kriteria utama yang dikategorikan oleh PT. XYZ, yaitu : A. Operasional. Kriteria ini merupakan kriteria pokok terkait proses produksi. Kriteria ini dibagi menjadi beberapa sub-sub kriteria antara lain : 1. Management Struktur organisasi, visi misi perusahaan 2. Engineering Sumber pembuatan produksi 3. Quality Ratio PPM 4. Production Control/Manufacturing kebiasaan 5S, rencana produktivitas, standar kerja 5. Material, Proses & Sub Prose control outsourcing, experience B. Risk Management. Kriteria yang berkaitan dengan kondisi rantai pemasok dari supplier ke PT. XYZ. 1. Supply Chain ERM, Contigency Plan, Supply Chain Management (SCM), Regional Value Content (Local Ratio). C. Industrial Relation. Kriteria yang berkaitan dengan kondisi human resource dari supplier tersebut. 1. Industrial Bipartit, ketenagakerjaan, hak asasi manusia

25 50 2. Kesesuaian dengan UU/peraturan Upah Minimum, mogok kerja 3. Terminasi Management system dan prosedur PHK 4. Environment, Health and Safety. Kriteria ini berkaita dengan kondisi lingkungan atau area manufaktur, kesehatan di lingkungan kerja serata keselamatan kerja. Contohnya seperti, aturan terkait dengan Lingkungan, Kesehatan dan Keselamatan. Safety monitoring. 5. Peraturan Industrial dan Administrasi (IRA). Kriteria ini berkaitan dengan administrasi dan kesesuaian peraturan pemerintah terhadap industry yang diberikan oleh pemerintah kepada perusahaan. Contohnya, asosiasi industry, fasilitas import, area kawasan berikat. 6. Harga. Kriteria ini merupakan kriteria yang tak kalah penting dalam menentukan pemilihan supplier. Dimana harga yang ditawarkan kepada PT. XYZ tidak boleh melebihi target. Contohnya, Material cost, Purchased Part cost, Tooling cost, Manufacturing cost, Transport cost, V-V cost, Packing cost, admin & profit. Namun, tak selamanya kriteria tersebut harus terpenuhi secara keseluruhan. Ada sifatnya yang kritikal yang memang harus dipenuhi dan ada sifatnya yang non kritikal yang bias saja dipenuhi setelah supplier tersebut terpilih. Untuk kategori pemilihan yang kritikal adalah Management, engineering, quality, production control/manufactur, supply chain management, kesesuaian peraturan UU, terminasi management, lingkungan, kesehatan, dan keselamatan dan yang terahir adalah harga Dan

26 51 untuk poin yang non kritikal adalah, Material, proses dan sub proses, industrial, asosiasi industry, import, kawasan berikat. Dari kondisi diatas, nantinya akan muncul suatu range nilai yang harus dipenuhi oleh supplier agar bias terpilih menjadi supplier PT. XYZ. Sebelum diperoleh range nilai tersebut, ada pengelompokan untuk nilai dari masing-masing komponen assessment. Berikut contoh pengelompokan data nilai tersebut : Tabel 4.2 Pengelompokan nilai pemilihan supplier PT.XYZ Not available Available but not Mandatory Available, Involve the Management action to followup the gap or deviation happen Mediacore + Conduct a consistence periodical review All requirements and Parameters are available, always be evaluated and updated to the latest relevant condition Very need Improv Need Improvement Mediacore Good Very Good