BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Transkripsi

1 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1. Tinjauan Organisasi Sejarah Organisasi BUT Saka Indonesia Pangkah Limited anak usaha dari PT. Saka Energi Indonesia merupakan salah satu Bentuk Usaha Tetap yang bergerak di bidang pertambangan minyak dan gas bumi di wilayah Blok Pangkah di laut lepas pantai perairan Gresik - Jawa Timur, yang sebelumnya adalah BUT Hess (Indonesia- Pangkah) Limited.Pada 10 Januari 2014, Hess Corporation, perusahaan minyak dan gas bumi asal Amerika Serikat merilis bahwa pihaknya telah menyelesaikan penjualan asetnya di Blok Pangkah kepada PT Saka Energi Indonesia. Blok Pangkah merupakan wilayah kerja yang terletak dibagian Timur laut Jawa berdekatan dengan Madura, memiliki sumber daya alam berupa minyak dan gas bumi dimana perusahaan-perusahaan minyak dan gas bumi yang bekerja diwilayah tersebut berkontrak dengan Negara Indonesia dibawah Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral Republik Indonesia yang disebut juga dengan Production Sharing Contract (PSC)pada tahun PT Saka Energi Indonesia adalah anak perusahaan dan perusahaan Afiliasi PGN yang mengelola bisnis di bidang eksplorasi minyak dan gas bumi untuk kegiatan di hulu yang dibentuk pada tahun Saka Energi dibentuk untuk mengamankan pasokan gas PGN, baik dari blok Migas konvensional mau pun nonkonvensional seperti CBM dan shale gas. PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk disingkat PGN adalah sebuah BUMN yang bergerak di bidang transmisi dan distribusi gas bumi Struktur Organisasi Dalam struktur organisasi pada perusahaan BUT Saka Indonesia Pangkah Limited kekuasaan dan tanggung jawab tertinggi dipegang oleh satu pimpinan, dan perintah dari pimpinan langsung kepada bawahan dari beberapa departemen yang dibentuk. 27

2 STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN SUPPLY CHAIN DEPARTEMEN GENERAL MANAGER SUPPLY CHAIN MANAGER PROCUREMENT TEAM LEADER LOGISTICS TEAM LEADER MATERIAL TEAM LEADER STAFF STAFF STAFF Gambar 3.1.Struktur Organisasi Berikut ini merupakan keterangan dari tugas dan fungsi dari bagian-bagian yang ada pada struktur organisasi diatas, sebagai berikut : 1. General Manager Mengawasi perkembangan perusahaan secara menyeluruh. Menentukan kebijakan-kebijakan yang akan diambil untuk memajukan perusahaan melalui laporan-laporan yang diberikan. Mengkoordinasi seluruh bagian departemen yang ada didalam perusahaan sehingga tercapai tujuan perusahaan. 2. Supply Chain Manager Mengendalikan seluruh kegiatan-kegiatan yang terjadi pada bagian departemen yang dijalankan. Bertanggung jawab kepada General Manager mengenai kelancaran seluruh aktifitas yang berlangsung di departemen SCM. Memberikan pengarahan kepada setiap team leader mengenai aktifitas kegiatan perusahaan. 3. Procurement Team Leader Mengkoordinasi seluruh kegiatan pengadaan kontrak kerjasama terhadap aktifitas perusahaan yang berlangsung. Mengendalikan proses pengadaan penunjukan langsung, pembelian langsung ataupun lelang dan pemenang 28

3 tender. Bertanggung jawab kepada Supply Chain Manager mengenai kelancaran seluruh aktifitas yang berlangsung di bagian kontrak. Memberikan pengarahan kepada setiap staff mengenai kegiatan pengadaan kontrak dan aktifitas kegiatan perusahaan. 4. Logistics Team Leader Mengkoordinasi seluruh proses kegiatan pengadaan barang yang masuk untuk kebutuhan operasional.mengkoordinasi penggunaan atau pemakaian barang yang dikerjakan di lapangan. Bertanggung jawab kepada Supply Chain Manager mengenai kelancaran seluruh aktifitas yang berlangsung di bagian pengadaan barang. Memberikan pengarahan kepada setiap staff mengenai kegiatan pengadaan barang dan aktifitas kegiatan perusahaan. 5. Material Team Leader Mengkoordinasi seluruh kegiatan inventori persediaan barang di gudang dan menjaga agar suatu jenis barang tidak hilang dari rak-rak yang tersedia di dalam gudang. Mengeluarkan barang dari gudang untuk keperluan kebutuhan operasional. Bertanggung jawab kepada Supply Chain Manager mengenai kelancaran seluruh aktifitas yang berlangsung di bagian persediaan barang di gudang. Memberikan pengarahan kepada setiap staff mengenai kegiatan inventori barang dan aktifitas kegiatan perusahaan. 6. Staff Melakukan kegiatan sesuai dengan pekerjaannya. Membuat hasil laporan kegiatan dan melaporkan semua kegiatan pekerjaan kepada masing-masing Team Leader. Mengumpulkan dan menyimpan data-data sesuai pekerjaan AnalisaSistem Analisa Sistem Yang Berjalan Sistem sekarang yang berjalan yaitu masih menggunakan cara manual, melihat data - data menggunakan microsoft excel. Informasi yang dibutuhkan agar sistem dapat bekerja dengan baik adalah dengan membuat sebuah website untuk sistem tersebut, sehingga informasi dapat di akses. Informasi yang dihasilkan dari sistem yang berjalan saat ini sebagai berikut: 29

4 Use Case Diagram Sistem Berjalan Gambar 3.2.Use Case Sistem Berjalan 30

5 Tabel 3.1.Skenario Use CaseMembuat Form Permintaan Nama Use Case Membuat form permintaan Admin Deskripsi Admin membuat form permintaan barang ke Bagian Logistik Skenario Admin membuat form permintaan barang berdasarkan keperluan operasional dari PO (Purchase Order), lalu diberikan kepada Bagian Logistik Tabel 3.2. Skenario Use CaseMenerima Form Permintaan Nama Use Case Menerima form permintaan Bagian Logistik Deskripsi Bagian Logistik menerima form permintaan dari Admin Skenario 1. Bagian Logistik mereview form permintaan barang dari Admin 2. Memesan barang yang diperlukan ke Pemasok Tabel 3.3. Skenario Use CaseMengirim Barang Nama Use Case Mengirim barang Pemasok Deskripsi Pemasok mengirim barangdi terima oleh Admin Skenario 1. Pemasok menerima order barang dari Bagian Logistik 2. Menyiapkan barang yang diperlukan lalu siap dikirim ke Perusahaan Tabel 3.4. Skenario Use CaseMenerima Barang Nama Use Case Menerima barang Admin Deskripsi Admin menerima barang dari Pemasok 31

6 Skenario 1. Admin menerima barang dari Pemasok lalu di cek kondisi, spesifikasi, jumlah barang yang sesuai dipesan 2. Mendapatkan surat jalan dari Pemasok Tabel 3.5. Skenario Use CaseMembuat Form Penerimaan Nama Use Case Membuat form penerimaan Admin Deskripsi Admin membuat form penerimaan ke Bagian Gudang Skenario 1. Admin membuat form penerimaan berdasarkan barang yang datang dari Pemasok, lalu diberikan ke Bagian Gudang 2. Barang dari Pemasok langsung masuk ke gudang Tabel 3.6. Skenario Use CaseMenerima Form Penerimaan Nama Use Case Menerima form penerimaan Bagian Gudang Deskripsi Bagian Gudang menerima form penerimaan dari Admin Skenario 1. Bagian Gudang mengecek ulang barang yang sudah masuk ke dalam gudang 2. Menyimpan barang-barang yang sudah diatur dalam rak-rak yang tersedia Tabel 3.7. Skenario Use CaseOrder Barang Nama Use Case Order Barang Mitra Deskripsi Mitra mengorder barang kebagian Logistik Skenario Mitra menghubungi Bagian Logistik untukmengambil barangbarang yang diperlukandi lapangan 32

7 Tabel 3.8. Skenario Use CaseMenerima Order Barang Nama Use Case Menerima order barang Bagian Logistik Deskripsi Bagian Logistik menerima order barang dari Mitra Skenario 1. Bagian Logistik mendapat order barang dari Mitra lalu mengecek ke Bagian Gudang 2. Dan Bagian Logistik menginformasikan ke Admin untuk mempersiapkan pengeluaran barang dari gudang Tabel 3.9. Skenario Use CaseMembuat Form Pengeluaran Nama Use Case Membuat form pengeluaran Admin Deskripsi Admin membuat form pengeluaran ke Bagian Gudang Skenario 1. Admin menyiapkan barang-barang yang sudah tersedia di gudang dan dikeluarkan dari gudang 2. Admin membuat form pengeluaran barang berdasarkan barang yang diminta dari Bagian Logistik, lalu diarsip ke Bagian Gudang Tabel Skenario Use CasePencatatan Keluar-Masuk Barang Nama Use Case Pencatatan keluar masuk barang Admin Deskripsi Admin mencatat keluar masuk barang di gudang Skenario Admin mengelola pencatatan keluar masuk barang di gudang, lalu diarsip Tabel 3.11.Skenario Use CaseMengelola Stok Barang Nama Use Case Mengelola Stok Barang 33

8 Bagian Gudang Deskripsi Bagian Gudang mengelola stok barang di gudang Skenario 1. Bagian Gudang mengelola stok barang yang tersedia di gudang, juga menginformasikan ke Bagian Logistik 2. Bagian Gudang menjaga barang-barang dalam kondisi utuh Tabel Skenario Use CaseMembuat Laporan Nama Use Case Membuat laporan Admin Deskripsi Admin membuat laporan di berikan ke SCM Manager Skenario 1. Admin membuat laporan dari semua data-data pengadaan barang 2. Admin menyimpan semua laporan, lalu diberikan ke SCM Manager Tabel Skenario Use CaseMenerima Laporan Nama Use Case Menerima Laporan SCM Manager Deskripsi SCM Manager menerima laporan dari Admin Skenario SCM Manager mendapatkan semua laporan kegiatan pengadaan barang yang di cetak oleh Admin 3.3. Identifikasi Permasalahan Permasalahan yang dihadapi pada pengadaan impor barang, antara lain: 1. Pengguna barang tidak berperan dalam melakukan proses pengadaan barang. Hanya ingin pada saat kapan diperlukan barang tersebut harus tersedia. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya penyajian informasi kebutuhan barang yang tidak tepat waktu dalam jadwal operasi pengeboran. 34

9 2. Belum adanya aplikasi pendukung untuk pengguna barang dapat melihat datadata barang yang tersedia maupun tidak tersedia di gudang, maka pengguna barang selalu menginginkan impor barang-barang yang terbaru tanpa melihat barang-barang yang tersedia di gudang.hal ini dapat menyebabkan terjadinya penumpukan barang gandadi dalam gudang dengan situasi ukuran gudang yang terbatas. 3. Admin sangat berperan dan dilibatkan semua hal dalam pengadaan barang sampai dengan pembuatan laporan, sedangkan pergerakan keluar masuk barang setiap saat. Hal ini berpotensi dapat menimbulkan celah lolosnya pengontrolandan pendataan barang di area pergudangan. 3.4.PerancanganSistem Perancangan Sistem Usulan Adapun dari sistem usulan pembuatan aplikasi ini menggunakan metode UML (Unified Modelling Language) dalam merancang sistem proses pengadaan barang. Penggunaan metode UML dipilih karena bahasa pemrograman berbasis objek. Dengan adanya aplikasi menggunakan teknologi berbasis webini, diharapkan dapat membuat sebuah sistem informasi pengadaan barang mampu menyajikan laporan secara cepat dan efisien, juga memudahkan dalam pengontrolan barang dan meningkatkan mutu kerja sama dengan mitra kerja dalam penyajian barang operasi perminyakan. Adapun perancangan sistem usulannya sebagai berikut: 35

10 Use Case Diagram Sistem Usulan Gambar 3.3.Use Case Sistem Usulan Nama Use Case Deskripsi Pra Kondisi Skenario Post Kondisi Tabel 3.14.Skenario Use Case Melihat Stock Melihat Stock Staff Dept, Staff SCM, Staff Logistik, SCM Manager Semua Staff dapat melihat stok barang yang tersedia. Mengakses Menu Stock Untuk melihat stok barang yang dimiliki tiap departemen, Staff dapat langsung mengakses menu Stock. Dapat membuat keputusan setelah melihat daftar barang 36

11 Tabel 3.15.Skenario Use Case Membuat Request Order Nama Use Case Membuat Request Order Staff Dept Deskripsi Staff Dept membuat request order untuk item yang dibutuhkan. Pra Kondisi Mengakses Menu Request Order Skenario Staff Dept mengakses menu Request Order, kemudian pilih sub menu Create RO dan menginput item yang dibutuhkan. Tabel 3.16.Skenario Use CaseMengelola List Request Order Nama Use Case Mengelola List Request Order Staff Dept, Staff SCM, Staff Logistik Deskripsi Setiap Staff memiliki hak akses yang berbeda untuk mengelola List Request Order. 1. Staff Dept dapat mengedit dan mencetak RO yang telah dibuat. 2. Staff SCM dapat mencetak RO, mengedit RO dan menyetujui RO. 3. Staff Logistik hanya melihat RO yang telah dibuat oleh Staff Dept. Pra Kondisi Mengakses Menu Request Order Skenario Staff Dept mengakses menu Request Order, kemudian pilih sub menu List RO. Tabel 3.17.Skenario Use Case Membuat Purchase Order Nama Use Case Membuat Purchase Order Staff SCM Deskripsi Setelah menyetujui RO yang diajukan Staff Dept, Staff SCM membuatkan Purchase Order Pra Kondisi Mengakses Menu Purchase Order Skenario Staff SCM mengakses menu Purchase Order, kemudian pilih sub menu Create PO lalu menginput item sesuai dengan RO yang diajukan. Nama Use Case Deskripsi Pra Kondisi Skenario Tabel 3.18.Skenario Use Case Mengelola List PO Mengelola List PO Staff SCM Kelola List PO yang bisa dilakukan oleh Staff SCM adalah mengedit dan mencetak PO yang sudah dibuat. Mengakses Menu Purchase Order Staff SCM mengakses menu Purchase Order, kemudian memilih sub menu List PO. 37

12 Tabel Skenario Use Case Membuat Delivery Order Nama Use Case Membuat Delivery Order Staff Logistik Deskripsi Staff Logistik membuat Delivery Order ketika item yang diorder telah dikirim dan sesuai dengan jumlah item yang datang. Pra Kondisi Mengakses Menu Delivery Order Skenario Staff Logistik mengakses menu Delivery Order, lalu memilih sub menu Create DO, kemudian menginput sesuai dengan item yang datang. Tabel Skenario Use Case Mengelola List DO Nama Use Case Mengelola List DO Staff Logistik Deskripsi Kelola List DO yang bisa dilakukan oleh Staff SCM adalah mengedit dan mencetak DO yang sudah dibuat. Pra Kondisi Melakukan login Skenario Staff Logistik mengakses menu Delivery Order, kemudian memilih sub menu List DO. Tabel Skenario Use Case Melihat Laporan Nama Use Case Melihat Laporan SCM Manager Deskripsi SCM Manager dapat melihat laporan berdasarkan periode laporan yang diinginkan, seperti Laporan RO, Laporan PO, Laporan DO dan Laporan Stock. Pra Kondisi Melakukan login Skenario SCM Manager mengakses menu Report. 38

13 Activity Diagram Sistem Usulan Activity Diagram Stock Gambar 3.4.Activity Diagram Stock 39

14 Activity DiagramStaff Dept.: Create RO Gambar 3.5.Activity DiagramStaff Dept.: Create RO 40

15 Activity Diagram Staff SCM:List RO Gambar 3.6.Activity DiagramStaff SCM: List RO 41

16 Activiy Diagram Staff Dept: List RO Gambar 3.7.Activity DiagramStaff Dept: List RO 42

17 Activity Diagram Staff SCM: Create PO Gambar 3.8.Activity DiagramStaff SCM: Create PO 43

18 Activity DiagramStaff SCM: List PO Gambar 3.9.Activity Diagram Staff SCM: List PO 44

19 Activity DiagramStaff Logistik: List RO Gambar 3.10.Activity Diagram Staff Logistik: List RO 45

20 Activity Diagram Staff Logistik: Create DO Gambar 3.11.Activity Diagram Staff Logistik: Create DO 46

21 Activity Diagram Staff Logistik: List DO Gambar 3.12.Activity Diagram Staff Logistik: List DO 47

22 Class Diagram Sistem Rancangan Gambar 3.13.Class Diagram 48

23 Sequence DiagramSistem Usulan SequenceDiagramStock Gambar Sequence Diagram Stock Sequence DiagramCreate RO Gambar Sequence DiagramCreate RO 49

24 Sequence DiagramList RO Gambar 3.16.Sequence Diagram List RO Sequence DiagramCreate PO Gambar 3.17.SequenceDiagram Create PO 50

25 Sequence Diagram List PO Gambar 3.18.Sequence Diagram List PO Sequence DiagramCreate DO Gambar 3.19.Sequence Diagram Create DO 51

26 Sequence Diagram List DO Gambar 3.20.Sequence Diagram List DO Rancangan Layar Home Request Order Create RO List RO Stock User Rancangan Halaman Utama Staff Dept Gambar 3.21.Halaman Staff Dept 52

27 Rancangan Halaman Utama Staff SCM Home Request Order List RO Purchase Order Create PO List PO Stock User Gambar 3.22.Halaman Staff SCM Rancangan Halaman Utama Staff Logistik Home Request Order List RO Delivery Order Create DO List DO Stock User Gambar 3.23.Halaman Staff Logistik 53

28 Rancangan Create RO User Home Request Order Create RO List RO Stock Req. Order Date Req. By Department Product Qty Submit Reset Gambar 3.24.Create RO Rancangan List RO User Home Request Order Create RO List RO Stock List RO No. RO Date Invoice Action Gambar 3.25.List RO 54

29 Rancangan Create PO User Home Request Order List RO Purchase Order Create PO List PO Stock PO Date Vendor RO Submit Reset Gambar 3.26Create PO Rancangan List PO User Home Request Order List RO Purchase Order Create PO List PO Stock List PO No. PO Date Invoice Action Gambar 3.27.List PO 55

30 Rancangan Create DO User Home Request Order List RO Delivery Order Create DO List DO Stock DO Date File Description PO Browe Last Delivery Ya Tidak Submit Reset Gambar 3.28.Create DO Rancangan List DO User Home Request Order List RO Delivery Order Create DO List DO Stock No. DO List DO Date File Action No. PO Req By Dept Vendor Gambar 3.29.List DO 56

31 Rancangan Stock User Home Request Order List RO Delivery Order Create DO List DO Stock Stock Dept Product Name Stock Created At Updated At Gambar 3.30.Stock 57