BAB II LANDASAN TEORI. pengumpulan dan penyimpanan informasi (arsip), pelayanan tamu, pelayanan

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Manajemen Perkantoran Kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktifitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/ pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi (arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya. Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin di peroleh adalah tercapainya tujuan secara efisien. Apabila dalam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan, maka hal tersebut sebaiknya dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan, maka sumber-sumber daya yang akan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya di kelola dengan menerapkan fungsi-fungsi manajemen. Tujuan proses manajemen perkantoran tersedia informasi yang siap dipakai. Ciri informasi yang siap dipakai adalah: (1) Menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat. (2) Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien. (3) Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas 7

2 yang menjadi tanggung jawabnya. (4) Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga. (5) Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak. (6) Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggung jawabkan. 2.2 Fungsi dan Tujuan Manajemen Perkantoran Fungsi Manajemen Perkantoran Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktifitas antara lain: 1.Manajemen dan pengarahan 2. Tata laksana/penyelenggaraan 3. Pelaksana secara efisien 4.Manajemen 5. Pengawasan 6. Pengendalian dan pengawasan 7. Pengarahan dan pengawasan 8. Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian 8

3 Fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran Fungsi-fungsi manajemen perkantoran menurut Laksmi fuad, dan Budiantoro (2007:24-25) sebagai berikut: a. Menerima Informasi Informasi tersebut disebut diterima dari berbagi bentuk, seperti: surat, telepon, pesanan, faktur, laporan, pengiriman dari faksimile dan sebagainya b. Merekam Informasi Kegiatan ini bertujuan untuk menyampaikan informasi untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan. Isi rekaman adalah rincian negosiasi, transaksi, operasi misalnya: korespondensi, pesanan, faktur, ringkasan rincian misalnya: laporan keuagan dan manajemen rekaman stock dan analisis penjualan c. Mengolah Informasi Mengolah informasi adalah mengumpulkan informasi, mengolah, merekam, mengklasifikasi, menafsirkan, menggandakan, dan mereproduksi d. Memberikan Informasi dan Menyebarkan informasi Kegiatan tersebut umumnya dilakukan melalui surat atau laporan, faktur, telepon, rapat, komputer secara langsung berhadapan 9

4 e. Melindungi Aset Kegiatan melindungi aset yaitu menjaga informasi seperti mencatat dan memantau peralatan utama, melaporkan debet, memantau keuangan organisasi dan melindungi kontrak besar Tujuan Dari Manajemen Perkantoran 1. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan dimana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien. 2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendahrendah nya. 3. Membantu perusahaan memelihara persaingan 4. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat. 5. Membuat catatan dengan biaya minimal. 2.3 Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran 1.Office space (Ruang Perkantoran) Termasuk di dalam nya adalah perkiraan kebutuhan ruang, tata ruang, ventilasi udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas kebersihan, ruang pertemuan, perubahan ruang,dan pemeliharaan ruang. 10

5 2.Office Communication (Komunikasi Kantor) Termasuk didalamnya adalah pengiriman surat, penanganan telepon, telex, dan penerimaan tamu. 3.Office Personel (Kepegawaian/Manajemen Sumber Daya Manusia) Termasuk didakamnya adalah seleksi karyawan, orientasi, latihan, pengujian, kenaikan pangkat, turnover (pergantian pegawai), pengerahan pegawai, keterlambatan, wawancara, semangat dan motivasi kerja. 4.Furniture and equipment (Perabotan dan perlengkapan) Termasuk di dalamnya meja, kursi, lemari, perlengkapan arsip,pemeliharaan dan perbaikan alat, penilaian perlengkapan kantor yang baru. 5.Appliances and Machine (Peralatan dam mesin kantor) Termasuk didalamnya adalah mesin tik, mesin komputer, printer, LCD, faksimile, mesin foto kopi, telepon, mesin ganda, pemeliharaan dan perbaikan mesin. 6.Supplies and Stationary (Perbekanlan dan Keperluan alat tulis) Termasuk di dalamnya adalah alat-alat kebersihan, penilaian perbekalan. 11

6 7.Methods (Metode) Termasuk didalamnya adalah pengolahan bahan keterangan, penyelidikan rutin dan analisis statistik. 8.Records (Warkat) Didalamnya adalah perancangan formulir, penanganan surat, pola surat, metode pelaporan, penyelidikan, penyingkiran, warkat, micro film, jadwal penyimpanan, praktik kearsipan dan penyimpanan warkat. 9. Executive Controls (Kontrol Pejabat Pimpinan) Termasuk didalamnya perencanaan organisasi, perencanaan anggaran, forecasting, buku pedoman kerja, konfrensi, mutasi,, job analysis, sistwm penggajian. 2.4 Bidang-bidang Pekerjaan Perkantoran Pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha seperti pekerjaan kantor yang berhubungan dengan arsip-arsip. Selain itu pekerjaan kantor juga meliputi tugas lain seperti komuniukasi antara individual dalam perusahaan melalui konfrensi-konfrensi, wawancara, pembicaraan melalui telepon, atau instruksi dan komunikasi antara perusahaan dan orang-orang diluar perusahaan misalnya melalui suratsurat, pembicaraan melalui telepon, dan sebagainya. 12

7 Apa yang dinamakan pekerjaan statistik juga merupakan pekerjaan kantor, didasarkan atas catatan-catatan: tanpa catatan tidak akan ada statistik sebuah perusahaan dapat mengandung suatu gabungan angkaangka dan gabungan fakta-fakta dalam sebuah laporan singkat, atau dapat mengandung persiapan mengenai laporan yang luas diikuti oleh bagan dan diagram dengan penafsiran secara analitis dan rekomendasi untuk tindakan yang mungkin oleh karena statistik itu hanya berguna apabila tepat pada waktunya, maka organisasi pekerjaan statistik yang efektif adalah perlu menghindarkan biaya yang tidak tepat dan lembur yang mahal, untuk memberikan statistik itu tepat pada waktunya untuk digunakan. Kegiatan kantor yang penting lainnya adalah perencanaan yang dapat dan biasanya mengandung penentuan waktu. Perencanaan adalah suatu usaha untuk membuat suatu rencana tindakan, artinya menentukan apa yang dilakukan siapa yang melakukan dan dimana hal itu dilakukan. Dalam proses memulai, mengembangkan dan mengawasi kegiatn bisnis, manajer dan staff kantor mengambil bagian yang tidak sedikit dalam kegiatan kantor. Terdapat lima bidang kegiatan atau pekerjaan perkantoran yaitu: 1. Kegiatan Komunikasi Setiap perusahaan atau organisasi dari sudut tertentu merupakan pusat komunikasi. Perusahaan atau organisasi lain menerima perintah, informasi dan laporan dari perusahaan atau organisasi lain dan setelah memperisapkan atau memproses formulir dan dokumen, meneruskan 13

8 instruksi dan penjelasan kepada mereka yang membutuhkan informasi tersebut. 2. Kegiatan Kalkulasi Sangatlah sedikit kegiatan bisnis yang dapat berlangsung tanpa kalkulasi atau perhitungan angka. Berbagi alat untuk menolong kegiatan saat itu sangat banyak mulai dari mesin hitung yang sederhana hingga komputer. 3. Pengelolaan Arsip Penyusunan laporan arsip dibutuhkan apabila kegiatan usaha ingin dipimpin secara efisien. Bahkan arsip tersebut sering kali diperlukan untuk membuktikan kontrak-kontrak yang telah dibuat atau janji-janji yang telah dipenuhi. Arsip yang disusun dengan teliti mampu menghadapi hal tersebut dengan mudah dan dalam banyak hal mampu membandingkan pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan sekarang dengan apa yang telah terjadi. 4. Penyusunan Laporan Dasar kegiatan pengawasan adalah laporan. Apabila anggota staff mengetahui sesuatu yang tidak pada tempatnya ia harus melaporkan. Banyak laporan diperlukan sebagai prosedur rutin dari departemendepartemen dalam perusahaan. 14

9 2.5 Ciri-ciri Pekerjaan Kantor Ciri-ciri pekerjaan kantor yang penting adalah: a. Suatu fungsi memudahkan atau meringankan Pekerjaan kantor merupakan satu fungsi yang bersifat memudahkan atau meringankan, pekerjaan kantor merupakan media yang penting karena melalui bermacam-macam kegiatan sebuah perusahaan disatukan pada hakikatnya, pekerjaan kantor membantu dapat disebut alat katalisator manajemen modern. Pekerjaan kantor membantu dalam usaha untuk menambah output, biaya-biaya yang lebih rendah, mendorong pegawai-pegawai, membayar upah-upah, membeli bahanbahan, mengirim pesanan-pesanan, dan mengadakan komunikasi dengan orang lain. Pekerjaan tiap bagian perusahaan dilengkapi dengan pekerjaan kantor. b. Suatu pekerjaan yang bersifat memberi pelayanan Hal penting yang membedakan lainnya dari pada pekerjaan kantor adalah bahwa pekerjaan kantor merupakan pekerjaan yang bersifat memberikan pelayanan. Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang lain mengerjakan pekerjaan mereka secara lebih efektif, misalnya pekerjaan kantor merupakan suatu pelayanan bagi pemimpinpemimpin puncak. Kepada bagian produksi, kepada bagian penjualan dan kepada bagiam keuangan. Pekerjaan kantor membantu memberi data kepada pemimpin-pemimpin puncak yang diperlukan untuk menjalankan manajemen dalam perusahaan, dengan mempergunakan 15

10 warkat-warkat. Pelayanan merupakan tujuan yang sangat penting dari seorang manajer kantor, pertimbangan mengenai kantor dan kegunaan mutu serta jumlah pelayanan kantor adalah juga penting akan tetapi hal-hal ini harus dipandang sebagai tujuan tambahan. c. Sumbangan secara tidak langsung bagi keuntungan Tidak ada keuntungan yang langsung diperoleh dari pekerjaan kantor, karena pekerjaan kantor berlangsung melalui bagian-bagian operatif seperti bagian produksi, bagian penjualan, bagian keuangan. Dalam pengertian ini, pekerjaan kantor memberi sumbangan secara tidak langsung kepada kenmampuan perusahaan dalam mencapai keuntungan. Akan tetapi beberapa orang menganggap bahwa pekerjaan kantor mendapatkan keuntungan. 2.6 Kegiatan Pekerjaan Kantor Kegiatan pekerjaan kantor menurut Laksmi Fuad, dan Budiantoron (2007:26-27) sebagai berikut: 1. Menerima pesanan-pesanan barang/jasa, mengantarkan dan mengirimkannya. 2. Membuat rekening 3. Surat menyurat, korespondensi, mendikte, mengetik surat dan mendikte 4. Menyimpan arsip dinamis dan arsip inkatif arsip statis 5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang belum diselesaikan 16

11 6. Mengurus, mendistribusikan dan mengirimkan surat-surat pos 7. Pekerjaan memperbanyak/menggandakan arsip dinamis dan membubuhkan alamat 8. Macam-macam pekerjaan sepeti menerima telepon, menerima tamu, dan pekerjaan pesuruh 9. Tugas-tugas khusus dengan maksud menyederhanakan sistem, menggabungkan, menambahkan atau menghapus pekerjaan yang tidak perlu 10. Membuat arsip-arsip dinamis/laporan (mencatat data yang diinginkan) 2.7 Standart Operating Procedure (SOP) Adalah dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis. SOP memuat serangkaian instruksi secara tertulis tentang kegiatan tertulis rutin atau berulang-ulang yang dilakukan oleh sebuah organisasi. Untuk itu SOP juga dilengkapi dengan referensi, lampiran, formulir, diagram dan alur kerja (flow chart). SOP juga sering disebut sebagai manual SOP yang digunakan sebagai pedoman untuk mengarahkan dan mengevaluasi suatu pekerjaan. Implementasi SOP yang baik akan menunjukkan konsistensi hasil kinerja, hasil produk dan proses pelayanan yang kesemuanya mengacu pada kemudahan karyawan dan kepuasan pelanggan. SOP banyak diimplementasikan di perusahaan, lembaga, organisasi yang memerlukan kualitas pekerjaan, sehingga dapat menghasilkan produk yang berkualitas. Selain itu SOP dapat pula digunakan sebagai standar kualitas untuk menuju ke standar internasional (ISO). 17

12 Penulisan dokumen pada SOP perlu diterapkan untuk menghasilkan sistem kualitas dan teknis yang konsisten dan sesuai dengan kebutuhan dan untuk mendukung kualitas data informasi pada perusahaan. Penerapan SOP ini akan membantu perusahaan untuk mempertahankan kualitas kontrol dan kualitas proses sehingga membawa perusahaan untuk tetap bertahan di persaingan didunia bisnis. Keteraturan dan sistematis dari prosedur ini, akan memudahkan antar satuan kerja yang ada dalam melaksanakan tanggung jawab dan tugasnya. Hubungan timbal balik yang lancar akan mewujudkan keseimbangan kerja yang baik bagi karyawan dan mewujudkan performasi yang handal. Konsistensi terhadap sistem dapat terjamin meskipun kunci utama pemegang kerja resign maupun diganti dengan orang lain. Peraturan tertulis SOP memudahkan seseorang melakukan suatu kerja dengan selamat tanpa adanya masalah terhadap keselamatan diri ataupun pada peralatan yang di gunakan tanpa bantuan orang lain Tujuan SOP (Standart Operating Procedure) Adapun tujuan dari SOP (standart operating procedure) antara lain sebagai berikut: 1. Agar pekerja dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja. 2. Agar pekerja dapat mengetahui dengan jelas peran dan posisi mereka dalam perusahaan. 18

13 3. Memberikan keterangan atau kejelasan tentang alur suatu proses kerja, tanggung jawabnya dan staff terkait dalam proses tersebut. 4. Memberikan keterangan tentang dokumen yang dibutuhkan dalam suatu proses kerja. 5. Mempermudah perusahaan dalam mengetahui terjadinya inefesiensi proses dalam suatu prosedur kerja Manfaat SOP (Standart Operating Procedure) Jika SOP dijalankan dengan benar maka perusahaan akan mendapat banyak manfaat dari penerapan SOP tersebut, adapun manfaat dari SOP adalah sebagai berikut: 1. Memberikan penjelasan tentang prosedur kegiatan secara detail dan terperinci dengan jelas dan sebagai dokumentasi aktivitaas proses bisnis perusahaan. 2. Meminimalisasi variasi dan kesalahan dalam suatu prosedur operasional kerja. 3. Mempermudah dan menghemat waktu dan tenaga dalam program training karyawan. 4. Menyamaratakan seluruh kegiatan yang dilakukan oleh semua pihak. 5. Membantu dalam melakukan evaluasi dan penilaian terhadap setiap proses operasional dalam perusahaan. 19

14 6. Mempertahankan kualitas perusahaan melalui konsistensi kerja karena perusahaan telah memiliki sistem kerja yang sudah jelas dan terstruktur secara sistematis. 2.9 Manajemen Kearsipan Manajemen Kearsipan menurut Laksmi Fuad dan Budiantoro (2007:204) adalah pelaksanaa pengawasan sistematik dan ilmiah terhadap semua informasi terekam yang dibutuhkan oleh sebuah penyimpanan arsip organisasi untuk menjalankan usahanya. Syarat-syarat keaslian yaitu: a. Otentik Untuk menunjukan keotentikan sebuah arsip, organisasi perusahaan harus mengarsipan dan melaksanaan dengan baik kebijakan dan prosedur yang mengawasi penciptaan, transmisi, dan pemeliharaan arsip untuk menjamin bahwa arsip untuk menjamin arsip dapat dikenal dan mempunyai kewenangan untuk mencipta arsip b. Andal Suatu arsip dikatakan andal jika isinya dipercaya, akurat dan lengkap dari transaksi 20

15 c. Bulat Sebuah arsip harus dilindungi dari adanya perubahan, kebijakan, dan prosedur manajemen arsip harus menjelaskan tambahan yang mungkin dibuat pada penciptaannya. d. Siap pakai Sebuah arsip dapat dikatakan siap pakai jika diketahui lokasi, dapat ditemukan kembali, dapat diperlihatkan dan dapat ditafsirkan dalam konteks kegiatan bisnis yang lebih luas. e. Akurat, Memadai dan Lengkap Sebuah arsip harus dengan benar menggambarkan apa yang telah dikomunikasikan, diputuskan atau dilaksanakan. Mendukung kebutuhankebutuhan bisnis berhubungan dengannta atau yang menjadikan alat bukti. Aktifitas pokok dalam bidang kearsipan berupa penyimpanan arsip-arsip. Menurut The Liang Gie (2007: ) arsip-arsip itu harus disimpan menurut suatu sistem yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan. Berikut ini, ada lima macam penyimpanan arsip yang sudah dikenalkan yaitu: a. Penyimpanan menurut abjad (Alphabetic) b. Penyimpanan menurut pokok soal (Subject filling) c. Penyimpanan menurut wilayah (Geograhic filling) d. Penyimpanan menurut nomer (Numeric filling) e. Penyimpanan menurut tanggal (Chronoligal filling) 21

16 Keuntungan sistem kearsipan yang baik (dalam buku Tata laksana Kantor: Drs Moekijat) a. Kepadatan: tidak menggunakan terlalu banyak tempat, khususnya ruang lantai b. Hal yang dapat didekati: lemari-lemari arsip harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga mudah menyimpan surat-surat atau mengambilnya c. Kesederhanaan sistem (khususnya sistem penggolongan) harus mudah dimengertindan dilaksanakan d. Keamanan: kepada dokumen-dokumen harus diberikan tingkat keamanan yang tepat sesuai dengan kepentingan e. Kehematan: Sistem kearsipan harus hemat dalam biaya uang, tenaga kerja dan biaya lainnya f. Elastisitas: Bilamana perlu sistem kearsipan harus dapat diperluas g. Warkat-warkat harus diproduksi dengan penanggungan seminimumminimumnya h. Keterangan-keterangan harus diberikan bilaman, sehingga dokumen dapat diketemukan melalui bermacam-macam kepala (heading) 22