MAKALAH SIMULASI ADMINISTRASI PERKANTORAN PENGELOLAAN ADMINISTRASI KAS KECIL

Transkripsi

1 MAKALAH SIMULASI ADMINISTRASI PERKANTORAN PENGELOLAAN ADMINISTRASI KAS KECIL Diajukan sebagai tugas untuk UAS (Ujian Akhir Semester) mata kuliah Simulasi Administrasi Perkantoran Di Susun Oleh Melpa Syari Kristiani Turnip ADMINISTRASI BISNIS POLITEKNIK NEGERI BATAM 2016 KATA PENGANTAR

2 Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas selesainya makalah yang berjudul "Prosedur Aministrasi Pengelolaan Kas Kecil". Makalah ini dibuat dalam rangka memenuhi tugas mata kuliah Simulasi Administrasi Perkantoran. Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada Ibu Shinta Wahyu Hati, S.Sos.MAB dan Bapak Sobirin, S.Tr.AB selaku dosen Mata Kuliah Simulasi Administrasi Perkantoran atas bimbingan, arahan dan ilmu yang di berikan selama perkuliahan kepada segenap pihak yang telah memberikan bimbingan serta arahan selama penulisan makalah ini. Akhirnya penulis menyadari bahwa banyak terdapat kekurangan-kekurangan dalam penulisan makalah ini, maka dari itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang konstruktif dari para pembaca demi kesempurnaan makalah ini Batam, Juni 2016 Penulis ii

3 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR...2 DAFTAR ISI...3 BAB I...4 PENDAHULUAN Latar Belakang Rumusan Masalah Tujuan Penulisan Manfaat Penulisan...5 BAB II... 6 PEMBAHASAN Pengertian Administrasi Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran Pengertian Kas Kecil Perlengkapan serta Dokumen dalam Pengelolaan Kas Kecil Fungsi yang Terkait Dengan Pengelolaan Kas Kecil Pengelolaan Administrasi Kas Kecil Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil Prosedur pengisian kembali kas kecil...15 BAB III...16 PENUTUP Kesimpulan Saran...17 DAFTAR PUSTAKA

4 BAB I 1.1 Latar Belakang PENDAHULUAN Setiap perusahaan selalu memperhatikan setiap pengelolaan administrasi yang terjadi di dalam perusahaan. Karena pengelolaan yang baik akan memudahkan dalam mencapai tujuan perusahaan dan memudahkan dalam pengawasan. Pengelolaan kas adalah hal yang penting dalam perusahaan, kas terbagi menjadi dua yaitu ada kas di bank ( cash in bank) serta ad akas kecil (petty cash). Kas kecil itu merupakan akun yang khusus di pergunakan untuk mendanai transaksi kecil dan rutin, misalnya untuk pembelian perangko, biaya listrik dll. Dalam suatu perusahaan kas kecil memiliki peranan penting dalam kegiatan operasional, terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil tersebut. Biasanya kas kecil digunakan dalam transaksi kecil yang dilakukan setiap harinya dimana dana awal petty cash diberikan oleh pimpinan untuk mendukung permintaan persediaan. Sehingga perusahaan harus melakukan pengelolaan kas kecil secara baik karena jika tidak adanya pengelolaan setiap harinya maka dapat mengganggu kelancaran kegiatan operasional perusahaan. Pengelolaan kas kecil ini juga tidak lepas dari kegiatan administrasi seperti melakukan pencatatan, menghimpun bukti transaksi, mengelola, menyimpan, menggandakan dll. Apabila pengelolaan administrasi kas kecil di perusahaan sudah berjalan baik maka informasi yang di sajikan dari pengelolaan kas kecil ini akan mudah di mengerti oleh pimpinan dan mudah di lakukan pengawasan. 1.2 Rumusan Masalah 1. Apa pengertian administrasi? 2. Apa pengertian kas kecil? 3. Apa perlengkapan serta dokumen pengelolaan kas kecil? 4. Bagaimana pengelolaan administrasi kas kecil? 4

5 1.3 Tujuan Penulisan 1. Untuk mengetahui pengertian administrasi dank as kecil 2. Untuk mengetahui perlengkapan dan dokumen yang di gunakan dalam pengelolaan kas kecil 3. Untuk mengetahui pengelolaan administrasi kas kecil 1.4 Manfaat Penulisan 1. Bagi penulis, dapat menambah wawasan pembelajaran dan pengetahuan ilmu khususnya administrasi di kas kecil 2. Bagi mahasiswa, sebagai referensi mahasiswa untuk mengetahui prosedur pengelolaan adminitrasi kas kecil di perusahaan. 5

6 BAB II 2.1 Pengertian Administrasi PEMBAHASAN Secara etimologi, administrasi berasal dari bahasa Yunani Administrare atau administer yang berarti mengendalikan, mengelola atau menangani urusan urusan seperti negara, pemerintahan, rumah tangga ataupun pengelolaan suatu bisnis/usaha. Pengertian administrasi yang lebih luas lagi adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Dengan kalimat lain, pengertian administrasi mencakup seluruh kegiatan dari pengaturan hingga pengurusan kelompok orang yang memiliki diferensiasi pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan bersama. Para ahli juga mengemukakan pendapat tentang pengertian administrasi yang berbeda-beda, seperti menurut Liang gie (Penulis buku "Pengantar Filsafat Ilmu" dan Filsafat Keindahan" bahwa pengertian administrasi adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Oleh karena itu, Liang gie juga beranggapan bahwa ilmu administrasi dapat didefinisikan sebagai ilmu yang mempelajari proses, kegiatan dan dinamika kerjasama manusia. Sedangkan administrasi perkantoran adalah serangkaian kerja sama yang dilakukan secara sistematis dan terkoordinasi berdasarkan pembagian tugas sesuai struktur organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Kemudian dalam arti sempit pengertian administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap 6

7 pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi. Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi perkantoran, yaitu : 1. Fungsi rutin, adalah fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal pengarsipan dan penggandaan, biasanya fungsi ini di laksanakan oleh staff yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari. Misalnya untuk pengelolaan kas kecil, dimana untuk mengelola kas kecil seorang staff yang bertanggung jawab akan melakukan kegiatan administrasi rutin seperti mencatat setiap nota-nota atau bukti pengeluaran yang menggunakan kas kecil.di dalam perusahaan, biasanya setiap hari pasti akan mengeluarkan biaya yang menggunakan dana dari kas kecil. 2. Fungsi teknis, yaitu fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan, keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi computer. 3. Fungsi analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, di sertai dengan kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan. Fungsi ini biasanya di lakukan seorang manajer yang bertanggung jawab mendukung keputusan yang akan di buat oleh atasannya. 4. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengkoordinasikan tim proyek. 5. Fungsi manajerial, yaitu fungsi ysng membutuhkan perencanaa, pengorganisasian, pengukuran dan pemberian motivasi seperti pembuatan anggaran dan evaluasi karyawan Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran Administrasi perkantoran memiliki beberapa unsur-unsur antara lain sebagai berikut: 7

8 1. Organisasi, ialah mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan hubungan kerjasama antara para pekerja dalam suatu wadah untuk mencapai tujuan tertentu. 2. Manajemen, berfungsi dalam merencanakan, mengorganisasikan, membina, membimbing, menggerakkan, dan mengawasi sekelompok orang serta mengerahkan segenap fasilitas untuk tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai dengan baik. 3. Komunikasi, adalah kegiatan yang menyampaikan berita, pemberian ide, dan gagasan dari seseorang kepada orang lain, yang bersifat timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal maupun yang nonformal. 4. Informasi adalah kegiatan yang menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyebarkan, dan menyimpan berbagai informasi. 5. Personalia, ialah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan tenaga kerja 6. Keuangan, adalah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan sumber daya sekaligus yang dipertanggungjawaban penggunaan dana. 7. Perbekalan, adalah kegiatan yang merencanakan, mengurus dan mengatur dalam penggunaan peralatan kerja. 8. Humas, ialah kegiatan yang menciptakan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat terhadap sekitar perusahaan. Pada Umumnya, administrasi perkantoran merupakan pekerjaan kantor yang bertujuan menghimpin, mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam kegiatan kantor. Berikut ini uraian lebih jelas mengenai tujuan-tujuan administrasi perkantoran: 8

9 a. Menghimpun, adalah suatu kegiatan-kegiatan yang mencari data, mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada sehingga siap untuk digunakan jika diperlukan. b. Mencatat, ialah kegiatan yang membutuhkan berbagai peralatan tulis informasi sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirm, dan disimpan. c. Mengolah, yaitu kegiatan yang mengolah informasi dengan maksud untuk menyajikan dengan bentuk yang lebih berguna d. Menggandakan, adalah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat. e. Mengirim, ialah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat yang informasinya terdiri dari satu pihak kepada pihak yang lainnya. f. Menyimpan, adalah kegiatan yang menaruh informasi dengan sejumalh cara dan alat dalam suatu tempat yang aman 2.2 Pengertian Kas Kecil Jika suatu perusahaan melakukan pembayaran dalam jumlah tertentu yang dipandang tidak praktis jika menggunakan cek, misalnya pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, perlengkapan kantor, biaya keamanan, biaya kebersihan dan sebagainya pengeluaran dilakukan dengan menggunakan dana kas kecil. Dengan demikian Kas Kecil merupakan sejumlah uang tunai yang akan digunakan untuk mendanai berbagai pengeluaran dengan nilai yang relatif kecil. Dana kas kecil diserahkan pada staff di perusahaan yang akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran dan menghindari bentuk penyelewengan. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan permintaan pemegang kas kecil jika dana kas kecil sudah menipis atau dilakukan secara periodik Beberapa karakteristik yang dimiliki oleh Kas Kecil antara lain: 9

10 1. Adanya batasan dalam hal jumlah yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. 2. Penggunaannya ditujukan untuk mendanai transaksi kecil yang bersifat harian rutin. 3. Disimpan secara khusus seperti pada kotak kecil atau pada sebuah amplop. 4. Penanganannya dilakukan oleh seorang staff keuangan ataupun administrasi. 2.3 Perlengkapan serta Dokumen dalam Pengelolaan Kas Kecil Dalam mengelola dana kas kecil pada perusahaan atau organisasi seorang staff yang bertanggung jawab memegang dana kas kecil memerlukan beberapa perlengkapan dan dokumen pada saat pengelolaan kas kecil. Adapun perlengkapan yang di butuhkan yaitu : 1. Bukti Transaksi Penerimaan atau Pengisian Kembali Dana Kas Kecil 2. Bukti transaksi 3. Peralatan Menulis 4. Alat untuk menghitung 5. Formulir Jurnal 6. Formulir penerimaan dan pengeluaran atau mutasi dana kas kecil Sedangkan dokumen yang di gunakan adalah : 1. Bukti Kas Keluar 2. Cek 3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil 4. Bukti Pengeluaran Kas Kecil 5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil. 2.4Fungsi yang Terkait Dengan Pengelolaan Kas Kecil a. Fungsi Kas Pada fungsi ini, pengelola dana kas kecil bertanggung jawab untuk 10

11 mengisi cek, meminta otorisasi cek, serta meminta penyerahan cek pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. b. Fungsi Administrasi. Fungsi ini memberikan tanggung jawab kepada pengelola kas kecil untuk melakuka menghimpun, melakukan pencatatan pengeluaran atau transaksi,pembuatan laporan pengisian kembali dana kas kecil, dan pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas. c. Fungsi Pemegang Dana Tanggung jawab yang timbul dari adanya fungsi ini adalah melakukan penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertunjuk dan permintaan pengisian kembali dana pada kas kecil. d. Fungsi Keperluan Pembayaran Tunai Pengelola kas kecil bertanggung jawab terhadap pemakaian dana kas kecil terhadap pembayaran secara tunai yang dilakukan dan mempertanggungjawabkan dana tersebut kepada pemegang dana kas kecil. e. Fungsi Pemeriksa Intern Pengelola kas kecil bertanggung jawab terhadap perhitungan dana kas kecil yang dilakukan secara periodik dan hasil penghitungannya harus memiliki kecocokan dengan catatan kas 2.5 Pengelolaan Administrasi Kas Kecil Kegiatan pengelolaan dana kas kecil meliputi pembentukan dana kas kecil, penggunaan dana kas kecil, dan pengisian kembali dana kas kecil. Prosedur atau langkah-langkah yang dilakukan dalam kegiatan tersebut adalah sebagai berikut : 11

12 2.5.1 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil Setiap perusahaan memiliki standar operasional prosedur untuk kas kecil, dan juga mengikuti SAK. Untuk membentuk dana kas kecil di perusahaan melibatkan beberapa unit yaitu bagian hutang, bagian kasa, dan bagian pemegang dana kas kecil. Berikut uraian tugas dari masingmasing bagian: a. Bagian Hutang - Menerima surat keputusan, pembentukan dana kas kecil yang berasal dari kepala bagian keuangan di perusahaan. - Membuat bukti pengeluaran kas dengan beberapa rangkap, tergantung keperluan perusahaan. - Mencatat bukti pengeluaran kas dalam bukti kas keluar yang belum dibayar atau buku pengeluaran petty cash. - Apabila bukti pengeluaran sudah di proses di kasa, maka bagian hutang akan kembali menerima bukti pengeluaran kas yang telah dicap lunas dari bagian kasa dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil. kemudian mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas tersebut b. Bagian Kasa/Bendahara - Menerima bukti pengeluaran kas dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang. - Menyediakan cek sebesar jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk ditanda tangani oleh Kepala bagian Keuangan. - Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas serta surat pembentukan dana kas kecil lalu menyerahkan ke bagian Hutang. c. Pemegang Dana Kas Kecil - Menerima cek dari kasa serta bukti pengeluaran kas dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang - Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas - Mencairkan dana cek ke bank dan menyimpan dana ke kas kecil - Mengarsipkan bukti pengeluaran diurutkan berdasarkan tanggal 12

13 Adapun Tujuan dibentuknya Kas Kecil adalah untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut: a. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis. b. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. c. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil Pemegang kas kecil mempunyai kewenangan untuk melakukan pengeluaran kas dengan menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil sepanjang tidak bertentangan dengan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen Pengeluaran dana kas kecil biasanya menggunakan formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang berperan adalah Pemegang Dana Kas Kecil dan bagian yang menggunakan dana kas kecil. Berikut uraian tugas dari masing-masing pihak : a. Pemakai dana kas kecil - Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil kemudian diberikan kepada Pemegang Dana Kas Kecil. - Menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil - Mengumpulkan bukti-bukti penggunaan pengeluaran dana kas kecil - Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung - Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil. b. Pemegang dana kas kecil 13

14 - Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dari bagian yang memerlukan dana (pemakai). - Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil kepada pemakai dana kas kecil. - Menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggung jawaban. - Membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, buktibukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil. - Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil yang yang telah dicap lunas kepada pemakai dana kas kecil. - Menyiapkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat pengeluaran dana kas kecil. Dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada Bagian Hutang pada saat pegajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil Prosedur pengisian kembali kas kecil Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Berdasarkan dokumen transaksi tersebut, bendahara mengisi cek dan meminta otorisasi cek kepada yang berwenang. Apabila uang yang terdapat dalam dana kas kas kecil mencapai tingkat minimum, maka dana harus diisi kembali. Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil. Untuk itu, pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar pengeluaran (pemakaian) kas kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil diajukan kepada bendahara perusahaan yang akan meneliti keabsahan pengeluaran kas kecil yang telah dilakukan. Apabila segala sesuatunya sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, maka bendahara memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan pengisian kembali dan menarik cek sebesar jumlah kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah uang dalam dana kas kecil akan kembali pada jumlah semula. 14

15 Agar kas kecil tidak salah di gunakan maka perlu di lakukan pengendalian dalam penggunaanya, yaitu melakukan pengecekan rutin oleh pihak yang berwenang dalam perusahaan, dan selalu mengikuti prosedur yang telah berjalan di perusahaan. 15

16 BAB III 3.1 Kesimpulan PENUTUP Kas Kecil merupakan sejumlah uang tunai yang akan digunakan untuk mendanai berbagai pengeluaran dengan nilai yang relatif kecil seperti pembelian perlengkapan kantor yang relatif kecil, biaya telepon,dll. Beberapa karakteristik yang dimiliki oleh Kas Kecil antara lain: a. Adanya batasan dalam hal jumlah yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. b. Penggunaannya ditujukan untuk mendanai transaksi kecil yang bersifat harian rutin. c. Disimpan secara khusus seperti pada kotak kecil atau pada sebuah amplop. d. Penanganannya dilakukan oleh seorang staff keuangan ataupun administrasi. Prosedur pengelolaan administrasi kas kecil ada tiga yaitu mulai dari pada saat pembentukan dana kas kecil, maka bagian-bagian yang terlibat adalah bagian hutang, kas/bendahara, pemegang dana kas kecil dengan prosedur pembentukan yang sudah di tetapkan perusahaan. Kemudian ketika hendak melakukan pengeluaran kas kecil untuk pembiayaan operasional maka yang terlibat hanya pemegang dana kas kecil dan pemakai dana kas kecil tersebut. Prosedur terakhir dalam pengelolaan kas kecil yaitu mengisi kembali dana kas kecil, pada saat mengisi dana kas kecil maka yang terlibat yaitu pemegang dana kas kecil, kasir/bendahara serta pimpinan yang akan memberikan otorisasi. Setiap prosedur pengelolaan kas kecil sudah jelas terperinci kegiatan yang di lakukan. Apabila semua di lakukan dengan benar maka pengelolaan kas 16

17 kecil akan berjalan lancar dan memberikan informasi yang mudah di mengerti, serta kecil kemungkinan untuk terjadi penyelewengan kas. 3.2 Saran Untuk memaksimalkan pengelolaan administrasi kas kecil, maka dapat di lakukan secara elektronik dengan menggunakan aplikasi akuntansi akan tetapi tetap tidak melupakan pengelolaan secara manual. Menyadari bahwa penulis masih jauh dari kata sempurna, untuk saran bisa berisi kritik atau saran terhadap penulisan juga bisa untuk menanggapi terhadap kesimpulan dari bahasan makalah yang telah di jelaskan. DAFTAR PUSTAKA Haryadi Hendi.Administrasi Perkantoran untuk Manajer dan Staff.Jakarta Selatan.Transmedia Pustaka

18 Ida Nuraida. Manajemen Administrasi Perkantoran.Kanisius Media