Materi 03. Sistem Kantor

Transkripsi

1 Materi 03 Sistem Kantor

2 Materi 03 Sistem Kantor 1. Urgensi Sistem Kantor 2. Pengertian Sistem Kantor 3. Karakteristik Sistem Kantor 4. Tujuan Sistem Kantor 5. Kelebihan Sistem Kantor 6. Keterbatasan Sistem Kantor 7. Prinsip-prinsip Pengembangan Sistem Kantor 8. Teknik Mengembangkan Sistem Kantor 9. Langkah-langkah Pengembangan Sistem Kantor 10. Integrasi Sistem 11. Revisi Sistem

3 Urgensi Sistem Kantor Tujuan Organisasi Kompetisi Sistem Kantor Biaya

4 Pengertian Sistem Kantor Sebuah jaringan prosedur yang terintegrasi dan dirancang untuk melaksanakan kegiatan utama Terry, G.R.

5 Kesimpulan Pengertian Sistem Kantor Sistem perkantoran terdiri atas subbagian yang saling berkaitan, yang beroperasi secara berurutan, tetapi tidak terpisah Sistem perkantoran berkaitan dengan pencapaian tujuan organisasi Sistem perkantoran memiliki prosedur yang baku untuk melakukan kegiatan

6 Karakteristik Sistem Kantor Efektif Sistem kantor dianggap efektif ketika dapat mencapai tujuan yang sudah ditetapkan Efisien Sebuah sistem yang efisien harus dapat menurunkan biaya. Handal Sistem memiliki hasil yang konsisten Fleksibel Sistem mampu menyesuaikan diri dengan perubahan kondisi lingkungan Sederhana Desain sistem tidak rumit. Kesederhanaan sistem memfasilitasi pemahaman pada pengguna sistem. Diterima Sistem dapat diterima dan digunakan oleh pengguna sistem.

7 Tujuan Sistem Kantor Efisiensi dalam pemanfaatan sumber daya organisasi Efisiensi mengandung makna efektivitas dan ekonomis. Efektivitas berarti layanan yang lebih cepat kepada pelanggan sesuai kebutuhan pelanggan. Ekonomis berarti produktivitas yang lebih tinggi dengan biaya lebih rendah, pemanfaatan personil dan peralatan yang baik, dan persediaan disimpan pada tingkat yang optimal

8 Tujuan Sistem Kantor Mengendalikan biaya operasi Sistem adalah dasar untuk mengendalikan biaya operasi. Hasil kerja saat ini dibandingkan dengan standar. Jika ketidaksesuaian ditemukan, langkah-langkah perbaikan untuk menyesuaikan atau memodifikasi metode penanganan dapat dilakukan.

9 Tujuan Sistem Kantor Meningkatkan efisiensi operasional Ini berarti bahwa gerakan yang tidak perlu, keterlambatan dan ketidakpastian diminimalkan. Pada saat yang sama tanggung jawab untuk tugas-tugas khusus didelegasikan, sehingga atasan dapat melaksanakan tugas sesuai dengan kewenangannya.

10 Tujuan Sistem Kantor Membantu pencapaian tujuan organisasi Jika sistem dirancang dengan baik dan digunakan secara efektif, maka sistem tersebut dapat membantu pencapaian tujuan organisasi, yaitu menjamin kepuasan pelanggan, pengurangan biaya dan keuntungan yang lebih tinggi.

11 Kelebihan Sistem Kantor Kelancaran aliran kerja Karyawan mengikuti metode yang baku untuk membantu menghindari gerakan yang tidak perlu, keterlambatan, dan kesalahan saat melaksanakan instruksi pekerjaan Keseragaman tindakan Sistem juga membantu karyawan untuk mengikuti prosedur yang sama untuk pekerjaan yang sama (standar) Ekonomis sistem menghilangkan: gerakan yang tidak perlu, duplikasi kegiatan, keterlambatan, dan kesalahan Penetapan tanggung jawab Sistem membagikan dan mendistribusikan pekerjaan kantor secara sistematis Pelatihan karyawan Sistem memberikan pelatihan yang sederhana namun efektif untuk melakukan berbagai kegiatan kantor Koordinasi kegiatan Sistem membantu karyawan untuk memvisualisasikan keterkaitan dari kegiatan yang berbeda di departemen lain Mengurangi beban manajemen Sistem membantu dalam memastikan tindakan yang konsisten untuk pekerjaan rutin

12 Keterbatasan Sistem Kantor Kesulitan membangun sistem Merancang sistem yang cocok didasarkan pada banyak faktor yang mungkin tidak selalu menguntungkan bagi pembentukan sebuah sistem Kesulitan mematuhi sistem Pekerjaan tertentu selalu membutuhkan fleksibilitas dalam pelaksanaannya. Sistem yang kaku dapat menghambat pelaksanaan pekerjaan Sistem tidak dapat berguna sepanjang waktu Keadaan yang dinamis menuntut sistem untuk menyesuaikan dengan perubahan organisasi Investasi sistem Penerapan sistem melibatkan timbulnya pengeluaran tambahan. Sebagai contoh, sistem mekanisasi pekerjaan kantor, membutuhkan investasi pada komputer

13 Prinsip Pengembangan Sistem Kantor 1. Sistem harus sederhana untuk memudahkan pengawasan; 2. Sistem didasarkan pada spesialisasi; 3. Menghindari penulisan, gerakan atau upaya yang tidak perlu; 4. Menghindari kemacetan, dan mencari aliran terbaik dari pekerjaan; 5. Menghindari duplikasi pekerjaan, terutama dengan formulir yang digunakan; 6. Menghindari pemeriksaan yang tidak perlu; 6. Sistem harus fleksibel dan mudah beradaptasi dengan kondisi yang berubah; 8. Distribusi yang tepat kepada para karyawan; 9. Latihan terus-menerus untuk mengendalikan kinerja; 10. Pemanfaatan peralatan kantor dengan penggunaan yang maksimum; 11. Penggunaan urutan terbaik dalam melakukan operasi.

14 Teknik Mengembangkan Sistem Kantor Gunakan bagan (chart) yang sesuai, untuk mempelajari dan menganalisis secara rinci pekerjaan yang dilakukan Tentukan bagian mana dari pekerjaan yang sangat penting, dengan memperhatikan tujuan kantor Untuk menghilangkan operasi yang tidak perlu, pertanyaan-pertanyaan berikut harus dijawab. Apakah sistem diperkukan? Untuk apa sistem dibuat? Seberapa sering sistem digunakan? Oleh siapa digunakan? Pertimbangkan semua metode alternatif untuk suatu operasi. Metode terbaik untuk setiap operasi dipilih berdasarkan tiga kriteria, yaitu pengendalian, biaya dan kebutuhan karyawan. Standar kerja yang wajar pada setiap operasi ditetapkan dengan memperhatikan pengendalian dan penggunaan sumber daya manusia. Gunakan aliran pekerjaan untuk menghitung sumber daya manusia yang dibutuhkan dan mencari urutan yang benar dari suatu operasi. Sesuaikan desain dan tata letak kantor dengan aliran kerja. Latih karyawan untuk melaksanakan sebuah sistem.

15 Tahapan Pengembangan Sistem Kantor Menetapkan Kebijakan dan Tujuan Penetapan tujuan merupakan dasar dari perencanaan sebuah sistem Penetapan tujuan dan kebijakan harus menjawab beberapa pertanyaan berikut: Informasi apa yang akan disediakan dan untuk siapa; Apakah ada peluang untuk mengurangi biaya; Berapakah tingkat pertumbuhan yang diharapkan dari informasi; Apakah mekanisasi dapat dilakukan; Seberapa besar tingkat persaingan.

16 Tahapan Pengembangan Sistem Kantor Mendefinisikan batas sistem Batasan-batasan ini memberikan kerangka kerja kepada sistem untuk beroperasi. Batasan-batasan yang ditetapkan tergantung pada tujuan dan konten sistem Dalam beberapa kasus, saran dan keinginan spesifik dari manajer puncak dikomunikasikan kepada perancang sistem

17 Tahapan Pengembangan Sistem Kantor Pengumpulan data ASPEK PENTING Jenis data Sumber data Waktu pengumpulan Pendekatan pengumpulan data SUMBER DATA Bagan struktur organisasi dan pedoman organisasi Aliran sistem dan informasi Data akuntansi Pengamatan kerja Wawancara dengan supervisor dan karyawan PENDEKATAN PENGUMPULAN DATA dari awal asal dokumen menuju ke akhir penggunaan dokumen dari akhir penggunaan dokumen bergerak mundur ke awal dokumen diawali dari suatu titik di antara asal dokumen dan akhir penggunaan dokumen, kemudian bergerak maju ke akhir dokumen atau mundur ke awal dokumen

18 Tahapan Pengembangan Sistem Kantor Pengorganisasian informasi CARA PENGORGANIASIAN DATA Berdasarkan tujuan Berdasarkan unit kerja Berdasarkan masukan dan luaran Berdasarkan proses Berdasarkan masalah PENYAJIAN GRAFIS flow charts, process charts, operation charts, dan work distribution charts

19 Tahapan Pengembangan Sistem Kantor Evaluasi Informasi Analisis biaya-manfaat harus dilakukan karena sistem yang dirancang harus mudah digunakan serta hemat biaya Dimungkinkan untuk mendapatkan data yang akurat tentang biaya dan produktivitas karyawan secara kuantitatif, melalui pengambilan sampel untuk menentukan keakuratan dokumen sumber dan kehandalan laporan dan catatan Beberapa evaluasi, sampai batas tertentu, tergantung pada penilaian dan keyakinan individu, karena beberapa informasi mungkin berisi unsur-unsur yang tidak terukur Sistem sangat dipengaruhi oleh faktorfaktor yang beroperasi di luar organisasi

20 Tahapan Pengembangan Sistem Kantor Menentukan lokasi sistem Lokasi sistem ditentukan oleh desain sistem Informasi yang dikumpulkan mengenai prosedur dan sistem, memberikan fakta-fakta tentang kualitas dan kuantitas pekerjaan yang telah dilakukan Memperhitungkan kemungkinan perubahan masa depan (misalnya penggunaan mesin kantor baru) dalam mengembangkan sebuah sistem

21 Tahapan Pengembangan Sistem Kantor Penerapan Sistem Sistem yang telah direncanakan, perlu dikomunikasikan kepada karyawan di semua tingkatan. Perubahan sistem dapat mengakibatkan perubahan metode kerja dan meningkatkan mekanisasi. Diperlukan pelatihan karyawan mengenai metode baru tersebut dan membeli mesin-mesin baru serta melatih atau merekrut karyawan baru untuk menjalankan mesin-mesin tersebut

22 Integrasi Sistem Kantor PENGERTIAN INTEGRASI SISTEM Upaya menyatukan berbagai sistem yang ada di kantor untuk mendapatkan satu sistem utama LANGKAH-LANGKAH Penyusunan rencana sistem induk Menetapkan aliran informasi KEUNTUNGAN Koordinasi Efisiensi operasi Optimalisasi tujuan KERUGIAN Pekerjaan tidak efektif Duplikasi pekerjaan Penggunaan kertas kerja yang tidak perlu

23 Revisi Sistem Kantor Sistem memiliki keterbatasan Seiring dengan perkembangan waktu, kegunaannya akan semakin menyusut Dalam rangka membuat sistem yang lebih efektif dan untuk memperoleh manfaat terbaik dari sistem, diperlukan revisi sistem tersebut secara terus menerus PERTANYAAN REVISI SISTEM Siapa yang membutuhkan informasi? Jenis informasi apa yang dibutuhkan? Dalam bentuk apa dan bagaimana aliran informasi yang dibutuhkan? Adakah kendala biaya dalam menyediakan informasi? Siapa yang akan merevisi sistem?

24 Materi 03 Terima kasih...