BAB II LANDASAN TEORI

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "BAB II LANDASAN TEORI"

Yohanes Tedja
6 tahun lalu
Tontonan:

1 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Manejemen Pengertian Manajemen menurut George R. Terry ( 2008:22) diambil dari buku karya Yayat M. Herujito adalah: suatu proses tertentu yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan tertentu dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya. Sebagai suatu proses pencapaian tujuan, maka dalam aktifitasnya perlu strategi atau langkah - langkah manajerial yang sering disebut sebagai fungsi - fungsi manajemen ada empat macam yaitu: 1 Fungsi Perencanaan (Planning). Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut. 2 Fungsi Pengorganisasian (Organizing). Fungsi pengorganisasian adalah suatu perusahaan kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumber daya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan. 3 Fungsi Pengarahan (Directing). Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi kerja 11

2 12 secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya. 4 Fungsi Pengendalian (Controling). Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan Pengertian Manajemen Perkantoran Kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan /pekerjaan kantor anatara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi (arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya. Kegiatan manajamen perkantoran sangat beragam dan luas. Namun tidak sama antara organisasi yang satu dengan yang lain. Hal ini di karenakan sesuai dengan pernanan pokoknya yaiutu melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi. Adapun Manajemen Perkantoran dikutipkan dalam beberapa rumusan : a. George R. Terry : kegiatan-kegiatan yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian terhadap pekerjaan kantor dan orang-orang yang melakukan pekerjaan itu agar dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan. (Laksmi, Fuad Gani, Budiantoro 2008 : 23)

3 13 b. Manajemen Perkantoran menurut J.C Denyer 1973:3) dalam bukunya Office Administration adalah Pengarahan, dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya Fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran Fungsi-fungsi manajemen perkantoran menurut Fuad dan Budiantoro (2007:24-25) sebagai berikut : a. Menerima informasi Informasi tersebut diterima dari berbagai bentuk, seperti : surat, telepon, pesanan, faktur, laporan, pengirim, dari faksimili dan sebagainya. b. Merekam informasi Bertujuan untuk menyimpan informasi untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian, isi rekaman dalam rincian negosiasi, transaksi operasi misalnya : korespodensi, pesanan, faktur, ringkasan rincian misalnya : laporan keuangan dan manajemen, rekaman stok dan analisis penjualan. c. Mengolah informasi Mengolah informasi adalah mengumpulkan informasi, mengolah, merangkum, mengklarifikasi, menafsirkan, menggandakan dan memproduksi. d. W4M emberikan informasi dan menyebarkan informasi Kegiatan tersebut umumnya dilakukan melalui surat surat atau telepon, faktur, rapat, computer atau secara langsung berhadapan.

4 14 e. Melindungi Aset Kegiatan melindungi asset yaitu menjaga informasi, seperti mencatat dan memantau peralatan utama, melaporkan debet, memantau debet, memantau keuangan organisasi dan melindungi kontrak besar Tujuan Pengarsipan Tujuan pengarsipan adalah sebagai berikut : Sebagai referensi atau bukti legalitas sewaktu waktu arsip dibutuhkan. Sebagai sumber data, arsip merupakan sumber informasi yang sangat diperlukan dalam mendukung pengambilan keputusan. Sebagai data historis yang dapat digunakan untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika organisasi masa lalu, Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hamper dapat dipastikan bahwa segala sesuatu tergantung kepada warkat/dokumen. Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hamper dapat dipastikan bahwa segala sesuatu tergantung kepada warkat / dokumen. Sistem yang sering masih berlaku di instansi-instansi diantaranya: System sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.

5 15 System desentralisasi adalah system kearsipan yang dalam pelaksanaanya tidak dipusatkan pada satu unti kerja, karena masing masing unit pengolah menyimpan arsipnya. Gabungan sentralisasi desentralisasi berarti semua arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di Sentral Arsip. Dari segi pengelolaan arsip (filling) yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan / organisasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan. Kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dan proses penyimpanan dokumen, warkat dan arsip secara sistematis sehingga bahan bahan tersebut dapat dicari dengan cepat Penyimpanan Arsip Arsip menurut perumusan Drs. The Liang Gie (2007:3) agar setiap dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan secara tepat ditemukan kembali. Menurut The Liang Gie (2007: ) arsip arsip itu harus disimpan menurut suatu system yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan. Berikut ini ada lima macam penyimpanan arsip yang sudah dinal yaitu :

6 16 Penyimpanan Arsip Menurut Abjad (Alphabetic Filling System) yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi atau kantor. Penyimpanan Arsip Menurut Subjek yaitu dalam sistem ini semua naskah atau dokumen disusun dan dikelompokan berdasarkan pokok soal atau masalah. Penyimpanan Arsip Menurut Wilayah yaitu dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah atau daerah, seperti nama Negara, Propinsi, Kabupaten, Kecamatan. Penyimpanan Arsip Menurut Nomor yaitu system nomor atau angka disebut juga kode klasifikasi persepuluhan yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan. Penyimpanan Arsip Menurut Tanggal yaitu dalam sistem ini susunan arsip diatr berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal Peranan Kearsipan Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan, kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian setepat tepatnya.

7 17 Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebang Keunggulan Dan Fungsi Arsip Adapun keunggulan dan fungsi arsip dapat dilihat dari system penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu : 1. Aktivitas kantor atau organisasi akan berjalan dengan lancer 2. Dapat dijadikan bukti bukti tertulis apabila terjadi masalah 3. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis 4. Dapat dijadikan bahan dokumentasi 5. Dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya 6. Sebagai alat pengingat 7. Sebagai alat penyimpanan warkat 8. Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi

dokumen-dokumen yang mirip

BAB II LANDASAN TEORI

1. BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Manajemen Pengertian manajemen menurut George R. Terry ( 2008:22) adalah: suatu proses tertentu yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan