BAB II LANDASAN TEORI. pengawasan yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Manajemen Pengertian manajemen menurut George R. Terry ( 2008:22) adalah: suatu proses tertentu yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan tertentu dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya. Pengertian manajemen menurut Stoner (2006:22) adalah: proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebagai suatu proses pencapaian tujuan, maka dalam aktifitasnya perlu strategi atau langkah-langkah manajerial yang sering disebut sebagai fungsi-fungsi manajemen ada empat macam yaitu: 1 Fungsi Perencanaan (Planning). Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut. 2 Fungsi Pengorganisasian (Organizing). Fungsi pengorganisasian adalah suatu perusahaan kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumber daya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan. 3 Fungsi Pengarahan (Directing). Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi kerja

2 secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya. 4 Fungsi Pengendalian (Controling). Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan Pengertian Manajemen Perkantoran Kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor anatara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi (arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya. Kegiatan manajamen perkantoran sangat beragam dan luas. Namun tidak sama antara organisasi yang satu dengan yang lain. Hal ini di karenakan sesuai dengan pernanan pokoknya yaiutu melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi. Tentu saja macam dan luas kegiatannya akan tergantung jenis pekerjaan operatif dari masing-masing pekerjaan operatif, maka semakin luas pula tujuan kegiatan manajemen perkantoran. Adapun Manajemen Perkantoran dikutipkan dalam beberapa rumusan : George R. Terry : kegiatan-kegiatan yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian terhadap pekerjaan kantor dan orang-orang yang melakukan pekerjaan itu agar dapat

3 mencapai tujuan yang telah ditentukan. (Laksmi, Fuad Gani, Budiantoro 2008 : 23 ) The Liang Gie (2007:12) : sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan. Manajemen Perkantoran menurut J.C Denyer 1973:3) dalam bukunya Office Administration adalah Pengarahan, dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya Fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran Fungsi-fungsi manajemen perkantoran menurut Laksmi Fuad dan Budiantoro (2007:24-25) sebagai berikut : a. Menerima informasi Informasi tersebut diterima dari berbagai bentuk, seperti : surat, telepon, pesanan, faktur, laporan, pengirim, dari faksimili dan sebagainya. b. Merekam informasi Bertujuan untuk menyimpan informasi untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian, isi rekaman dalam rincian negosiasi, transaksi operasi misalnya : korespodensi, pesanan,

4 faktur, ringkasan rincian misalnya : laporan keuangan dan manajemen, rekaman stok dan analisis penjualan. c. Mengolah informasi Mengolah informasi adalah mengumpulkan informasi, mengolah, merangkum, mengklarifikasi, menafsirkan, menggandakan dan memproduksi. d. Memberikan informasi dan menyebarkan informasi Kegiatan tersebut umumnya dilakukan melalui surat surat atau telepon, faktur, rapat, computer atau secara langsung berhadapan. e. Melindungi Aset Kegiatan melindungi asset yaitu menjaga informasi, seperti mencatat dan memantau peralatan utama, melaporkan debet, memantau debet, memantau keuangan organisasi dan melindungi kontrak besar. 2.2 Manajemen Kearsipan Pengertian Manajemen Kearsipan Perkataan arsip dalam bahasa latin disebut felum (bundel), sedangkan dalam bahasa inggris disebut file. Dari kata arsip (file) jika diberi awalan ke- dan akhiran an menjadi kearsipan (filling). Arsip adalah kumpulan dari pada suratmenyurat yang terjadi karena pekerjaan aksi, transaksi maupun tindak-tanduk dokumentasi yang disimpan sehingga pada tiap-tiap saat diperlukan dapat dipersiapkan untuk melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya.

5 menempatkan (replacing) dokumen-dokumen penting dalam tempat penyimpanan yang baik dan menurut aturan tertentu, sehingga setiap diperlukan dapat menemukan (finding) kembali dengan mudah dan cepat. Manajemen kearsipan adalah pengerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip (life cycle of archive). Manajemen Kerasipan (record management) memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan akhir manajemen kearsipan adalah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendaya gunakan atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efesian. Meskipun manajemen kearsipan cenderung diterapkan dalam pengurusan arsip secara manual, namun aplikasi manajemen kearsipan yang baik dan tepat terhadap arsip manual menjadi langkah awal dan tahapan utama yang harus dijalani dalam mewujudkan system kearsipan yang ideal bagi organisasi. Jika manajemen kearsipan secara manual sudah berjalan baik dan tepat, maka jika di masa mendatang institusi atau lembaga memiliki rencana untuk melakukan integrasi antara manajemen kearsipan dengan teknologi informasi, kesulitan-kesulitan dan kendala yang muncul selama masa transisi penerapan teknologi informasi dalam manajemen kearsipan akan dapat diminimalisir.

6 2.2.2 Tujuan Pengarsipan Tujuan pengarsipan adalah sebagai berikut : Sebagai referensi atau bukti legalitas sewaktu-waktu arsip dibutuhkan. Sebagai sumber data, arsip merupakan sumber informasi yang sangat diperlukan dalam mendukung pengambilan keputusan. Sebagai data historis yang dapat digunakan untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika organisasi masa lalu, Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hamper dapat dipastikan bahwa segala sesuatu tergantung kepada warkat/dokumen. Sistem yang sering masih berlaku di instansi-instansi diantaranya: System sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah. System desentralisasi adalah system kearsipan yang dalam pelaksanaanya tidak dipusatkan pada satu unti kerja, karena masing-masing unit pengolah menyimpan arsipnya. Gabungan sentralisasi desentralisasi berarti semua arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di Sentral Arsip.

7 Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organisasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan. Kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dan proses penyimpanan dokumen, warkat dan arsip secara sistematis sehingga bahan-bahan tersebut dapat dicari dengan cepat Penyimpanan Arsip Arsip menurut perumusan Drs. The Liang Gie (2007:3) agar setiap dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan secara tepat ditemukan kembali. Menurut The Liang Gie (2007: ) arsip arsip itu harus disimpan menurut suatu system yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan. Berikut ini ada lima macam penyimpanan arsip yang sudah dinal yaitu : Penyimpanan Arsip Menurut Abjad (Alphabetic Filling System) yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi atau kantor. Penyimpanan Arsip Menurut Subjek yaitu dalam sistem ini semua naskah atau dokumen disusun dan dikelompokan berdasarkan pokok soal atau masalah.

8 Penyimpanan Arsip Menurut Wilayah yaitu dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah atau daerah, seperti nama Negara, Propinsi, Kabupaten, Kecamatan. Penyimpanan Arsip Menurut Nomor yaitu system nomor atau angka disebut juga kode klasifikasi persepuluhan yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan. Penyimpanan Arsip Menurut Tanggal yaitu dalam sistem ini susunan arsip diatr berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal Peranan Kearsipan Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan, kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian setepat tepatnya. Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

9 2.2.5 Keunggulan dan Fungsi Arsip Adapun keunggulan dan fungsi arsip dapat dilihat dari system penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu : 1. Aktivitas kantor atau organisasi akan berjalan dengan lancer 2. Dapat dijadikan bukti bukti tertulis apabila terjadi masalah 3. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis 4. Dapat dijadikan bahan dokumentasi 5. Dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya 6. Sebagai alat pengingat 7. Sebagai alat penyimpanan warkat 8. Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi Peralatan Kearsipan 1. Filling Cabinet Filling Cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakan secara vertical. Ada dua jenis filling cabinet, yaitu lateral filling cabinet dan drawer type filling cabinet. lateral filling cabinet adalah lemari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. drawer type filling cabinet adalah lemari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar masuk.

10 2. Lemari Arsip Lemari arsip ini berbentuk seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak rak. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja. Hal ini dimaksudkan menghindari bahaya kebakaran. Fungsi digunakan untuk menyimpan arsip arsip atau warkat. 3. Folder Folder adalah map map berupa lipatan karton bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak. Biasanya ditempatkan dibelakang guide. Fungsi : digunakan untuk menyimpan arsip arsip atau warkat. 4. Guide Card ( tanda batas atau sekat penunjuk ) Alat yang terbuat dari karton atau plastic tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada dibelakangnya. Rak / Lemari arsip Folder Box arsip Filling cabinet

11 2.2.7 Tugas pokok dari bagian arsip PT. Angkasa Pura II 1. Pengolahan arsip inaktif yang dipindahkan dari unit kerja Salah satu ukuran dari kebaikan record center adalah memiliki kemampuan dalam menemukan arsip yang dibutuhkan. Prosedur penyerahan dan pengolahan adalah hal yang sangat mendukung tercapainya tujuan penemuan tersebut. Pengolahan arsip/dokumen in-aktif yang diserahkan dari unit pengolah, harus dilakukan melalui prosedur dan tahapan-tahapan yang konsisten dan sistematis agar tujuan kearsipan dapat tercapai. Adapun prosedur penyerahan arsip/dokumen in-aktif dari unit pengolah ke records center sebagai berikut: a. Penyerahan harus mendapat persetujuan pimpinan b. Melampirkan DPA/D dan berita acara c. Fisik arsip terlebih dahulu dipisahkan antara arsip dan non arsip Sedangkan prosedur pengolahan arsip yang diserahkan dari unit kerja adalah sebagai berikut : a. Pemilahan Antara Arsip, Non Arsip serta Duplikasi. b. Pendeskripsian c. Entry Data d. Menentukan Kode Klasifikasi e. Manuver Elektronik f. Manuver Fisik g. Upload DPA/D Ke Aplikasi Recis

12 h. Menempatkan Arsip ke Lokasi Yang Telah Ditentukan 2. Pelayanan peminjaman arsip inaktif Untuk menjaga arsip dari kehilangan dan kebocoran informasi diperlukan suatu prosedur peminjaman yang baik sehingga arus keluar masuk arsip dapat termonitor dan setiap peminjam dapat bertanggung jawab terhadap arsip yang dipinjam. Setiap unit yang akan meminjam arsip harus melalui prosedur : a. Permintaan peminjaman harus melalui izin unit TU b. Permintaan peminjaman dilakukan secara tertulis c. Dicatat dalam sarana peminjaman d. Jangka waktu peminjaman maksimal 5 hari kerja dan dapat diperpanjang sesuai kebutuhan e. Pengembalian arsip/dokumen harus dalam keadaan utuh baik fisik maupun urutannya 3. Pemusnahan arsip yang telah habis retensinnya berdasarkan Standar Operasional Prosedur Arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi seharusnya segera dilakukan pemusnahan agar ruang penyimpanan tidak penuh. Perusahaan dapat melaksanakan pemusnahan arsip/ dokumen apabila : a. Telah melampaui jangka waktu simpan yang tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip; b. Tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan perusahaan;

13 c. Tidak mempunyai nilai sejarah; d. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; e. Tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana atau perkara perdata yang masih dalam proses Prosedur Pemusnahan Prosedur pemusnahan arsip adalah sebagai berikut : a. Pemilahan & penyusunan DPA/D usul musnah berdasarkan JRA b. Dalam pelaksanaan penyusunan DPA/D, pimpinan perusahaan dapat membentuk panitia yang bertugas melakukan penilaian atas Arsip yang akan dimusnahkan c. Pembagian DPA/D usul musnah ke setiap unit pengolah untuk dilakukan penilaian d. Persetujuan pejabat terkait melalui rapat pleno e. Penyiangan dan pemisahan fisik arsip yang disetujui musnah f. Pelaksanaan pemusnahan melalui peleburan atau pembakaran g. Setelah dilakukan pemusnahan, Berita Acara ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kearsipan dan 2 (dua) orang saksi dari bidang Hukum dan Pengawasan Intern;

14 Rekonstruksi lokasi arsip setelah dilakukan pemusnahan Setelah dilakukan pemusnahan maka akan banyak terdapat space boks yang kosong sehingga perlu dilakukan rekonstruksi lokasi penyimpanan. yaitu dengan: a) Mendata boks yang kosong b) Melakukan penomoran ulang pada setiap folder c) Menyusun kembali posisi folder sehingga space kosong pada boks terisi kembali oleh folder yang berada pada lokasi sebelumnya Pemeliharaan arsip inaktif yang disimpan Sebagian besar arsip yang disimpan merupakan arsip tekstual sehingga apabila tidak dipelihara dengan baik berakibat arsip tersebut akan lapuk dan rusak akhirnya perusahaan akan dirugikan. Yang harus dilakukan oleh petugas record center antara lain : a. Menjaga keamanan arsip/ dokumen yang sifatnya rahasia b. Mengajukan Fumigasi secara berkala c. Menempatkan kembali arsip/dokumen yang selesai dipinjam ke tempat penyimpanan d. Mengunci lemari arsip saat akan meninggalkan kantor