BAB II LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Gaji dan Upah Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya.dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja.sedangkan bagi perusahaan jasa, gaji dan upah merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba, sehingga harus terus menerus diawasi pengelolanya. Untuk dapat memahami lebih lanjut dari pengertian gaji dan upah, perlu diketahui definisi dari gaji dan upah berikut ini : Menurut Soemarso (2009 : 307), Gaji adalah imbalan kepada pegawai yang diberikan atas tugas-tugas administrasi dan pimpinan yang jumlahnya biasanya tetap secara bulanan. Sedangkan Upah adalah imbalan kepada buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik dan biasanya jumlahnya ditetapkan secara harian,satuan atau borongan. Menurut Mardi, 2011, Gaji adalah sebuah bentuk pembayaran atau sebuah hak yang diberikan oleh sebuah perusahaan atau instansi kepada pegawai tetap. Sedangkan Upah merupakan sejumlah hak yang diberikan oleh perusahaan atau instansi kepada pegawainya sebagai bentuk pembayaran diluar jam kerja. 7

2 Gaji merupakan hal yang sangat penting karena beberapa alasan. Pertama, para karyawan sangat sensitive terhadap kesalahan atau ketidakwajaran dalam gaji. Untuk menjaga moral karyawan, pemberi kerja harus membayar gaji tepat waktu, dengan jumlah yang akurat. Kedua, gaji merupakan hal yang diatur dengan berbagai peraturan pemerintah federal atau Negara bagian. Terakhir, gaji dan pajak yang terkait dengan gaji mempunyaiefek yang signifikan terhadap besar laba bersih pada sebagian besar usaha. Meskipun jumlah beban sangat bervarisasi, bukanlah hal yang luar biasa jika gaji atau beban yang terkait dengan gaji setara dengan sepertiga dari pendapatan perusahaan. Gaji dan upah yang dibayarkan kepda karyawan termasuk dalam beban pekerja bagi perusahaan. Istilah gaji biasa digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administrative, atau jasa lain serupa. Tarif gaji biasanya disampaikan salam satuan, bulanan ataupun tahunan. Istilah upah biasanya digunakan untuk pembayaran kepada pekerja lapangan, baik yang terlatih maupun tidak terlatih. Tarif upah biasanya diungkapkan dalam satuan jam atau mingguan. Dalam praktik, istilah gaji dan upah biasa digunakan saling bergantian. Jadi, dapat disimpulkan bahwa gaji adalah pembayaran dengan jumlah tertentu yang dibayarkan kepada karyawan dan buruh atas jasa yang mereka berikan pada perusahaan dalam suatu periode tertentu. 8

3 2.1.1 Potongan Penghasilan Karyawan Total penghasilan karyawan dalam satu periode penggajian, termasuk bonus dan uang lembur, dinamakan dengan pembayaran kotor. Jumlah ini akan dikurangi dengan satu atau lebih potongan sehingga menghasilkan pembayaran bersih. Pembayaran bersih adalah jumlah diterima oleh karyawan dari pemberi kerja Pajak Penghasilan Diwajibkan memotong sebagian penghasilan karyawan untuk membayar pajak penghasilan. Karyawan yang belum menikah dapat mengklaim penghasilan tidak kena pajak untuk diri sendiri, sementara yang telah menikah dapat mengklaim penghasilan tidak kena pajak tambahan untuk pasangannya. Karyawan juga dapat mengklaim potongan atas penghasilan tidak kena pajak untuk tanggungan selain istri atau suami. Setiap klaim tanggungan mengurangi jumlah pajak penghasilan yang akan dipotong oleh perusahaan atau badan dari cek gaji pegawai Tujuan Penggajian Tujuan penggajian, antara lain : a. Ikatan kerja sama Dengan pemberian gaji terjalin ikatan kerja sama formal antara pimpinan dengan karyawan. Karyawan harus mengerjakan tugastugasnya dengan baik, sedangkan pengusaha atau pemerintah wajib 9

4 membayar gaji sesuai dengan perjanjian yang disepakati dan peraturan-peraturan yang berlaku. b. Kepuasan kerja Dengan balas jasa, karyawan akan dapat memenuhi kebutuhankebutuhan fisik, status social, dan egoistiknya sehingga memperoleh kepuasan kerja dan jabatannya. c. Pengadaan efektif Jika program gaji ditetapkan cukup besar, pengadaan karyawan yang berkualitas untuk perusahaan akan lebi mudah. d. Motivasi Jika balas jasa yang diberikan cukup besar, manajer akan mudah memotivasi bawahannya. e. Stabilitas karyawan Dengan program kompensasi atas prinsip adil dan layak serta eksternal konsistensi yang kompetatif maka stabilitas karyawan lebih terjamin karena turnover relatif kecil. f. Disiplin Dengan pemberian balas jasa yang cukup besar maka disiplin karyawan semakin baik. Karyawan akan menyadari serta mentaati peraturan-peraturan yang berlaku. g. Pengaruh pemerintah Jika program gaji sesuai dengan undang-undang yang berlaku (seperti batas gaji minimum) maka intervensi pemerintah dapat dihindarkan. 10

5 2.2 Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan.sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan. Berikut ini ada beberapa pengertian sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan : Menurut Prianthara (2010:107), Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dalam perusahaan jasa konstruksi melibatkan fungsi karyawan, keuangan, dan fungsi akuntansi. Menurut Mardi (201 :107), Sistem penggajain dan pengupahan merupakan salah satu aplikasi pada sistem informasi akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk batch (bertahap), disebut proses secara bertahap karena daftar gaji dibayarkan atau dibuat secara periodik (tiap mingguan, dua mingguan, atau bulanan) demikian pula pembayaran gaji sebagian besar pegawai dibayar pada waktu bersamaan. Menurut Wibowo (2010:352), Sistem pembayaran gaji dan upah dibagi menjadi dua yaitu : a) Team-based pay Menghubungkan pembayaran dengan perilaku kelompok kerja. Team-based Pay mengarah pada kesimpulan bahwa kenyataan 11

6 empiris berdasarkan lapangan sangat terbatas dan tidak dapat disimpulkan. b) Skill-based Pay Merupakan upah yang dibayar pada tingkat yang diperhitungkan dan berdasar pada keterampilan dimana pekerja menguasai, menunjukan, dan berkembang dalam mewujudkan pekerjaan mereka. Menurut Mulyadi (2008:17), Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk menangani transaksi gaji dan upah karyawan dan pembayaran. Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi gaji dan upah merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji dan upah secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif. Tentunya dengan sistem akuntansi gaji dan upah yang baik perusahaan akan mampu memotivasi semangat kerja karyawannya yang produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi Sistem Penggajian Secara Manual Sistem penggajian yang masih bersifat manual, yaitu dengan pencatatan langsung secara fungsinya akan berjalan lama, dimana sistem manual masih mengandalkan pada pelaksana pencatatan yang lebih mengutamakan pengamatan yang tepat. Atau dapat dikatakan pula sistem pencatatan manual ini lebih mengedepankan suatu subyek manusia sebagai tumpuan utama dalam proses pelaksanaannya. Dengan demikian, apabila manusia sebagai pelaksana mengalami kesalahan dalam satu titik saja 12

7 maka akan berakibat buruk dan menimbulkan ketidak efektifan dalam pelaksanaan kerja. Beberapa kesalahan dala perhitungan manual akan menuntut para pelaku dan pelaksana keuangan untuk mengecek dengan teliti bahkan mereka harus mengecek ulang hasil keuangan mereka. Hal ini dapat mengakibatkan kemunduran dalam hal penggajian karyawan. Dengan adanya kemunduran jadwal penggajian maka para pekerja akanmenurun kinerjanya Fungsi yang Terkait Dalam Gaji dan Upah Menurut Mulyadi (2008:382), Fungsi penggajian harus mematuhi aturan dan perundang-undangan ketenagakerjaan yang berlaku, misalnya upah minimum, perpajakan dan lembur.selain mematuhi aturan perundangundangan, fungsi penggajian harus juga memenuhi kebutuhan manajerial. Fungsi tersebut saling bekerja sama dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk tujuan tertentu. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut : a. Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan 13

8 pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. Dalam struktur organisasi pada fungsi kepegawaian berada ditangan bagian kepegawaian, dibawah Depertment Personalia dan Umum. b. Fungsi Pencatatan Waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan tugas pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.dalam struktur organisasi, fungsi pencatatan waktu berada ditangan bagian Pencatatan Waktu, dibawah Department Personalia dan Umum. c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji.daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan.dalam struktur organisasi, fungsi pembuat daftar gaji berada ditangan Bagian Gaji, dibawah Departemen Personalia dan Umum. 14

9 d. Fungsi Akuntansi Dalam sistem informasi akuntansi penggajian, fungsi akuntasi bertanggung jawab untuk menjawab kewajiban yang timbul dalam hubungan dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Dalam struktur organisasi, fungsi akuntansi yang menangani sistem informasi akuntansi penggajian berada ditangan : Bagian Utang, Bagian Kartu Biaya, dan Bagian Jurnal. 1. Bagian Utang Bagian ini memegang fungsi mencatat utang yang dalam sistem akuntansi informasi, akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji seperti yang tercantum dalam daftar gaji.bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayaran gaji untuk membayar gaji kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji tersebut. 2. Bagian Kartu Biaya Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem informasi akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik). 15

10 3. Bagian Jurnal Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum. e. Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menuangkan cek tersebut ke bank.uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.dalam struktur organisasi, fungsi keuangan berada ditangan Bagian Kassa Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Gaji dan Upah Suatu sistem yang baik untuk suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan lain, meskipun perusahaan tersebut termasuk perusahaan yang sejenis usahanya.supaya sistem ini dapat berjalan harus meliputi prosedur-prosedur yang dapat menemukan atau memberi isyarat tentang terjadinya keganjilan-keganjilan dalam sistem pertanggungjawaban atas transaksi atau kekayaan perusahaan yang dikuasakan kepadanya. Prosedur merupakan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, prosedur biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen. Prosedur ini dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. 16

11 sistem akuntansi gaji dan upah terdiri dari tiga prosedur yaitu: 1. Prosedur untuk bagian personalia 2. Prosedur pencatatan waktu 3. Prosedur penggajian dan pengupahan Pengertian Prosedur Penggajian dan Pengupahan Pimpinan suatu instansi pastilah ingin mengetahui keadaan dan perkembangan instansi yang dipimpinnya. Kebanyakan instansi yang ada, mempunyai jumlah pegawai yang besar sehingga pimpinan sering kali mengalami kesulitan dalam mengawasi para pegawainya. Untuk memudahkan pengawasan dan wewenang pimpinan akan dilimpahkan kepada orang lain yang ahli yang juga merupakan staffnya. Staff inilah yang nantinya mengawasi pegawai yang ada pada tanggung jawab masingmasing staff. Demikian juga dalam hal penggajian. Tidak mungkin pimpinannya sendiri yang akan langsung memberikan gaji kepada pegawainya. Terlebih bila pegawai yang dipimpinnya merupakan pegawai pemerintah atau pegawai negeri seperti oleh Negara. Disinilah diperlukannya adanya suatu prosedur penggajian yang baik dan benar sehingga gaji dapat diberikan pada pegawai sesuai dengan haknya. Prosedur-prosedur yang berkaitan dengan sistem penggajian terdiri dari : 17

12 a) Prosedur pencatatan waktu hadir Bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. b) Prosedur pembuatan gaji Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. c) Prosedur distribusi pembayaran gaji Dalam prosedur ditribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksud untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk. d) Prosedur pembayaran gaji Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dam fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan upah dilakukan oleh juru bayar (pay master). 18

13 2.2.5 Dokumen dalam Akuntansi Gaji dan Upah Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dokumen sangat penting dalam akuntansi, sebab untuk mencatat dan menghitung gaji dan upah menggunakan bukti-bukti yang terdapat pada dokumen. Sedangkan, dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi ( 2008 : 374 ) adalah sebagai berikut : a. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerja (skorsing), pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah. b. Kartu Jam Hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat setiap jam hadir karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. 19

14 c. Kartu Jam Kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada jenis produk atau pesanan. Seperti telah disebutkan diatas, catatan waktu kerja ini hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. d. Daftar Gaji dan Upah Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi mengenai jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan-potongan serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran. e. Rekap Daftar Gaji dan Upah Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang berisi ringkasan gaji per departemen atau bagian, yang dibuat berdasarkan daftar gaji. f. Surat Pernyataan Gaji dan Upah Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan yang memuat informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan atau periode tertentu. g. Bukti Kas Keluar Berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji, maka fungsi pencatat uang akan membuat 20

15 dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang kepada fungsi pembayaran gaji. 21