BAB V HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN. dan fungsi pegawai pada Dinas Pendidikan Provinsi Sulawesi Selatan belum

Transkripsi

1 BAB V HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Berdasarkan fokus permasalahan yang diambil, yaitu mengapa tugas pokok dan fungsi pegawai pada Dinas Pendidikan Provinsi Sulawesi Selatan belum dilaksanakan secara konsisten, maka objek penelitiannya yaitu apa saja yang menjadi penyebab tugas pokok dan fungsi pada instansi tersebut tidak dijalankan secara optimal dan konsisten oleh para pegawainya berdasarkan pada unsur-unsur dalam deskripsi pekerjaan yang ada. Oleh karena itu, perlu diadakannya proses wawancara oleh para pegawai setempat serta observasi lapangan untuk mendukung hipotesa yang telah dibuat sebelumnya. Penelitian yang dilakukan penulis terdiri atas wawancara dengan para pegawai instansi yang terkait, observasi lapangan, serta pengumpulan data yang terkait dengan objek penelitian. Penelitian yang dilakukan mengarah pada bagaimana kelengkapan informasi yang termuat dalam deskripsi pekerjaan tersebut sehingga mempengaruhi pelaksanaan tugas-tugas oleh para pegawai Dinas Pendidikan Provinsi Sulawesi Selatan. Oleh karena itu, wawancara dan observasi yang dilakukan berdasarkan pada variabel mengenai informasi yang ada dalam deskripsi pekerjaan. Dalam hal ini, penulis menggunakan konsep deskripsi pekerjaan yang berdasar pada Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (KEP/29/M.PAN/6/2004) mengenai deskripsi pekerjaan yang termuat dalam Pedoman Analisis Jabatan, antara lain : 58

2 V.1. Nama Jabatan Nama jabatan merupakan posisi atau sebutan untuk memberi ciri dan gambaran sekelompok tugas yang menyatu dalam satu wadah jabatan. Pada Subag Umum dan Kepegawaian, berdasarkan struktur organisasi serta tugas pokok dan fungsinya, nama jabatan terbagi atas : - Kepala Subag Umum dan Kepegawaian - Kelompok Kerja Pada Subag Umum dan Kepegawaian : I. Kelompok Surat-menyurat : 1. Ketua Kelompok Surat-menyurat 2. Staff/anggota bagian Surat-menyurat II. Kelompok Perlengkapan dan Aset : 1. Ketua Kelompok Perlengkapan dan Aset 2. Staff/anggota bagian Perlengkapan dan Aset III. Kelompok Data dan Pelayanan : 1. Ketua Kelompok Data dan Pelayanan 2. Staff/anggota bagian Data dan Pelayanan IV. Kelompok Arsip dan Perpustakaan : 1. Ketua Kelompok Arsip dan Perpustakaan 2. Staff/anggota bagian Arsip dan Perpustakaan V. Kelompok HUMAS : 1. Ketua Kelompok HUMAS 2. Staff/anggota bagian HUMAS 59

3 VI. Kelompok Kebersihan : 1. Ketua Kelompok Kebersihan 2. Staff/ anggota bagian Kebersihan VII. Kelompok Pengamanan dan Satpol : 1. Ketua Kelompok Pengamanan dan Satpol 2. Staff/ anggota bagian Pengamanan dan Satpol Berdasarkan pembagian jabatan di atas, dapat dilihat bahwa jabatan yang terbentuk pada Subag tersebut sangat sederhana, hanya terdiri atas tiga jenis jabatan, yaitu Kepala Subag, Ketua Kelompok Kerja, serta staff atau anggota dalam tiap-tiap kelompok kerja tersebut. Dalam hal penetapan jabatan kepala Subag dan Ketua Kelompok kerja dapat dikatakan cukup dapat menggambarkan tugas yang dilaksanakan, akan tetapi jabatan staff atau anggota tiap-tiap kelompok kerja masih kurang jelas. Dalam tiap kelompok kerja dalam instansi tersebut terdapat sekitar sepuluh (10) pegawai bahkan lebih namun tidak ada jabatan jelas yang dapat menggambarkan dengan tugas apa saja yang dikerjakan tiap-tiap pegawai secara spesifik dengan jabatan sebagai anggota tersebut. V.2. Hasil Pekerjaan Dinas Pendidikan Provinsi Sulawesi Selatan merupakan kantor pelayanan mengenai urusan pendidikan baik pelayanan langsung kepada masyarakat maupun antar departement atau dinas. Hasil dari pekerjaan khususnya instansi Subag Umum dan kepegawaian tersebut dapat bersifat fisik berupa Surat Keluaran, Surat Keterangan, Surat Penugasan, Klipping Pendidikan, Majalah Dunia pendidikan, 60

4 Daftar Hadir PNS, Daftar satuan Angka Kredit Pegawai, Daftar Buku Induk perpustakaan. Selain itu, hasil pekerjaan yang bersifat non-fisik seperti halnya data kepegawaian, naskah dinas, data mengenai Daftar Urut Kepangkatan (DUK), pelayanan dalam peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan, pelayanan Surat Masuk dan Keluar. Hal tersebut berdasarkan hasil observasi serta wawancara dengan salah satu staff Arsip dan Perpustakaan mengenai hasil pekerjaannya yaitu : Sesuai dengan tugas yang saya kerjakan pada bagian arsip dan perpustakaan, hasil pekerjaannya seperti Daftar Buku Induk Perpustakaan, Daftar Satuan Angka Kredit Pegawai, Klipping Pendidikan, adapun berupa pelayanan seperti melayani para pengunjung perpustakaan dalam hal peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan. Mengenai pernyataan di atas, dikemukakan pula pendapat staff tersebut mengenai penting agar dipahaminya hasil kerja (output) yang telah dikerjakan tiap pegawai, bahwa : Menurut saya, sepertinya cukup penting kiranya hasil pekerjaan yang seharusnya dikerjakan pegawai diuraikan dengan jelas agar para pegawai dapat mempunyai sasaran atau tujuan mengenai apa yang sebenarnya yang harus diselesaikan dalam tugasnya. (Berdasarkan Hasil wawancara pada tanggal 15 Maret 2012) V.3. Bahan dan Peralatan kerja Bahan dan peralatan kerja merupakan perlengkapan yang diperlukan dalam proses pelaksanaan tugas. Pada instansi tersebut, bahan-bahan yang biasa digunakan yaitu guna pembuatan klipping pendidikan antara lain koran dan majalah pendidikan. Adapun perlengkapan yang digunakan yaitu sebagian besar alat tulismenulis, stempel, komputer, printer, mesin ketik manual. Hal tersebut berdasarkan 61

5 hasil wawancara dengan salah satu staff bagian Surat-menyurat mengenai bahan dan peralatan yang dibutuhkan dalam bekerja sebagai berikut : Perlengkapan yang saya gunakan setiap hari yang utama adalah kertas, komputer dan printer. Berhubung saya bertugas mengetik berbagai jenis surat dinas seperti Surat Balasan/ Surat Keluar, Surat keterangan, Surat Penugasan, dan yang lainnya. Namun terkadang perlengkapan yang ada kurang memadai, seperti komputer yang digunakan misalnya, pada subag ini hanya terdapat dua unit komputer sehingga pemakaiannya harus bergantian dengan pegawai yang lain. (Berdasarkan Hasil wawancara pada tanggal 16 Maret 2012). Pendapat yang serupa mengenai kelengkapan alat dan bahan kerja diungkapkan pula oleh salah satu staff bagian arsip dan perpustakaan, antara lain : Tugas saya menangani pengunjung yang datang untuk meminjam dan mengembalikan buku. Untuk itu memerlukan buku tamu untuk mencatat pengunjung. Saya pernah mengajukan peralatan tersebut di bagian perlengkapan akan tetapi tidak mendapat respon. Oleh karena itu, saya hanya menggunakan perlengkapan yang seadanya karena bukan tanggung jawab saya untuk memenuhi hal tersebut. (Berdasarkan Hasil wawancara pada tanggal 16 Maret 2012). Perlengkapan kerja yang mana meliputi peralatan dan bahan dalam melaksanakan pekerjaan merupakan hal pendukung lancarnya pelaksanaan tugas. Perlengkapan kerja tersebut merupakan tanggungan dari pihak organisasi untuk para pegawainya. Oleh karena itu, perlengkapan kerja sebaiknya tercantum pula di dalam sebuah uraian pekerjaan. Hal tersebut berguna agar pegawai dapat mengetahui apa saja yang diperlukannya dalam mengerjakan tugas serta seharusnya telah disediakan. 62

6 V.4. Ringkasan dan Rincian Tugas Ringkasan tugas merupakan ikhtisar dari keseluruhan rincian tugas jabatan dalam satu kalimat, sedangkan rincian tugas merupakan uraian tiap tiap tugas secara jelas mengenai apa, mengapa dan bagaimana tugas tersebut dikerjakan. Rincian tugas tidak lain adalah tugas pokok dan fungsi masing-masing pegawai. Berdasarkan daftar tugas pokok dan fungsi pegawai instansi tersebut, pembagian tugas-tugasnya berdasar pada kelompok-kelompok kerjanya. Dalam daftar tugas pokok dan fungsi tersebut tidak diuraikan dengan jelas tugas tiap-tiap pegawai. Oleh karena itu, penulis memberikan wawancara terhadap masing-masing anggota kelompok kerja pada subag tersebut sekaligus untuk mengetahui seberapa luas pemahaman pegawai terhadap pekerjaan yang dimilikinya. - Informan I (Staff bagian Data dan Pelayanan) Tugas-tugas yang dikerjakan : 1. Pengordinasian mutasi pegawai Dinas Pendidikan Provinsi Sulawesi Selatan; 2. Pengordinasian kegiatan Subag Umum dan Kepegawaian; 3. Administrasi tim tindak lanjut; 4. Mengerjakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. - Informan II (Staff bagian Data dan Pelayanan) Tugas-tugas yang dikerjakan : 1. Mengolah data kepegawaian - Informan III (Staff bagian Perlengkapan dan Aset) Tugas-tugas yang dikerjakan : 63

7 1. Mengetik naksah dinas; 2. Mengonsep naskah dinas; 3. Mengerjakan tugas lain yang diberikan oleh atasan - Informan IV (Staff bagian Arsip dan Pustakawan) Tugas-tugas yang dikerjakan : 1. Mengatur buku sesuai nomor kelasnya; 2. Mendaftar pengunjung melalui buku tamu; 3. Melayani peminjaman dan pengembalian buku oleh pengunjung; 4. Mendaftar dan mengklasifikasi buku induk; 5. Membuat materi kegiatan untuk angka kredit; 6. Mengerjakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. - Informan V (Staff bagian Surat-menyurat) Tugas-tugas yang dikerjakan : 1. Mengonsep balasan Surat Permohonan, Rekomendasi, serta Surat Penelitian; 2. Mengoreksi naskah surat; 3. Mengerjakan tugas lain yang diberikan oleh atasan (Berdasarkan Hasil wawancara pada tanggal 14 Maret 2012) Penguraian tugas perlu dibuat per-pegawai agar masing-masing pegawai mengetahui tugasnya. Hal tersebut dapat mempermudah pegawai dalam memahami tugasnya serta seberapa pentingnya peran pegawai tersebut dalam pencapaian tujuan organisasi. Selain itu, penguraian tugas per-pegawai dapat memudahkan para pegawai baru untuk beradaptasi dengan pekerjaannya. 64

8 Dalam rincian tugas juga terdapat prosedur kerja. Prosedur kerja merupakan mekanisme jalannya proses kerja. Dalam prosedur kerja dapat diperoleh hubunganhubungan kerja antarbagiannya yang terbentuk karena saling berhubungan dalam prosedur kerja. Berdasarkan hasil wawancara dengan salah satu ketua kelompok kerja yakni kelompok surat-menyurat, diperoleh informasi bahwa : Prosedur Kerja Kelompok Surat-menyurat Subag Umum dan Kepegawaian : 1. Surat masuk pada Subag Umum dan kepegawaian diterima oleh staff bagian surat-menyurat; 2. Surat masuk dicatat ke dalam buku agenda; 3. Surat masuk diarahkan ke Kepala Dinas atau Sekretaris untuk disposisi; 4. Surat yang telah didisposisi tersebut diarahkan ke unit kerja pada lingkup Dinas Pendidikan yang dituju; 5. Surat Balasan ditindaklanjuti oleh unit kerja yang dituju; 6. Surat Balasan diparaf oleh kepala unit kerja masing-masing kemudian diarahkan ke Sekretaris; 7. Surat Balasan diparaf oleh Sekretaris dan kemudian ditandatangani oleh Kepala Dinas; 8. Surat Balasan diarahkan ke ruang arsip untuk diberi nomor surat; 9. Surat Balasan didaftar dalam buku agenda pada bagian surat-menyurat. (Berdasarkan Hasil wawancara pada tanggal 15 Maret 2012) Prosedur kerja tersebut merupakan prosedur kerja yang cukup jelas, akan tetapi belum tercantum dengan baik dalam sebuah deskripsi pekerjaan. Berdasarkan wawancara tersebut, ketua kelompok surat-menyurat menjelaskan bahwa : 65

9 Prosedur kerja yang dijalankan bersumber pada arahan atasan, belum ada pedoman prosedur kerja tetap yang dibuat sehingga pengordinasian tugas berasal dari arahan ketua kelompok kepada pegawai-pegawai anggota kelompok surat-menyurat melalui rapat kelompok kerja. (Berdasarkan Hasil wawancara pada tanggal 15 Maret 2012) Berdasar pada prosedur kerja tersebut dapat dihasilkan hubungan kerja, yaitu bagaimana pelaksanaan tugas pada suatu jabatan saling berhubungan dengan pelaksanaan tugas pada jabatan lainnya. Adapun lanjutan hasil wawancara penulis tentang hubungan kerja yaitu : Dalam pelaksanaan tugas-tugas kami saling berhubungan baik antaranggota staff surat-menyurat itu sendiri maupun dengan Sekretaris dari Kepala Dinas serta unit kerja yang ditujukan dalam surat tersebut. Sebaiknya hubungan kerja tersebut dapat dijelaskan dengan tulisan agar mempermudah pekerjaan. Sebab bila hanya mengandalkan arahan ketua terus-menerus maka tidak ada independensi dan kejelasan kerja. (Berdasarkan Hasil wawancara pada tanggal 15 Maret 2012) V.5. Kondisi Tempat Kerja Kondisi tempat kerja merupakan gambaran mengenai lingkungan tempat pegawai bekerja. Hal-hal yang perlu dijelaskan seperti suhu ruangan, penerangan, fentilasi udara, ketenangan, kebersihan serta keleluasaan. Adapun hasil wawancara dengan salah satu staff arsip dan perpustakaan bahwa : Dalam ruang perpustakaan ini, kondisinya tidak begitu kondusif untuk bekerja. Hal tersebut dikarenakan keleluasaan bergerak terbatas akibat penataan ruangan yang terlalu padat dan tidak sesuai fungsinya. Oleh karena itu, menurut saya perlu adanya penataan ulang ruangan ini agar pegawai yang bekerja serta pengunjung yang datang dapat menjadi leluasa. (Berdasarkan Hasil wawancara pada tanggal 15 Maret 2012) Perlunya pencantuman mengenai gambaran kondisi tempat kerja agar para pegawai baru tidak kaget pada saat tiba pertama kali di lingkungan kerjanya serta dapat dengan mudah menyesuaikan diri dengan keadaan kerjanya. Serta untuk 66

10 menentukan pegawai manakah yang sekiranya dapat sesuai dengan kondisi kerja tersebut. V.6. Upaya Fisik dan Resiko Kerja Pada umumnya upaya fisik yang dicantumkan dalam sebuah deskripsi pekerjaan adalah upaya fisik yang menyerap tenaga berlebihan atau berdampak negatif atau beresiko bagi pegawai. Hal tersebut berguna agar pegawai menyadari dan dapat mengantisipasi terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan dalam pelaksanaan tugas. Berdasarkan hasil wawancara pada instansi tersebut, sebagian besar memahami resiko kerja yang dihadapi saat menjalankan pekerjaan berawal dari pengalamannya saat menjalankan tugas tersebut, sehingga tidak ada upaya awal dalam mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan sebelumnya. V.7. Syarat Pekerjaan Syarat pekerjaan merupakan rumusan tentang kemampuan kerja yang dituntut untuk dapat melaksanakan tugas jabatan. Hal tersebut dicantumkan dalam deskripsi pekerjaan agar mempermudah dalam hal seleksi pegawai sehigga terdapat kesesuaian antara tugas yang dikerjakan dengan pegawai yang mengerjakan tugas tersebut (The Right Man In The Right Place). Pada uraian pekerjaan pada subag tersebut, syarat pekerjaan belum diuraikan sehingga terdapat pegawai mengerjakan tugas yang tidak sesuai dengan keahliannya, adapun pegawai yang mengerjakan tugas yang tidak sesuai dengan latar belakang pendidikannya akan tetapi memiliki keterampilan untuk mengerjakan tugas yang diberikan padanya. 67

11 Berdasarkan hasil penelitian tersebut di atas, informasi-informasi menyangkut deskripsi pekerjaan yang tepat sebenarnya telah ada, akan tetapi belum diuraikan dalam sebuah deskripsi pekerjaan yang tepat. Uraian pekerjaan dimiliki subag tersebut hanya berfokus pada tugas pokok dan fungsi saja sedangkan informasi deskripsi pekerjaan lainnya diabaikan. Selain itu, tugas pokok dan fungsi yang telah diuraikan pun tidak dijelaskan per-pegawai melainkan per-kelompok kerja. Penguraian pekerjaan yang ada subag umum dan kepegawaian ini dinilai sangat kurang dan tidak sesuai dengan kualifikasi dekripsi pekerjaan. Kualifikasi deskripsi pekerjaan seharusnya sistematis, jelas, ringkas, tepat, taat azas, serta akurat. Hal tersebut dapat dilihat dari hasil penelitian mengenai nama jabatan pada subag tersebut, nama jabatan seharusnya dapat menggambarkan tugas-tugas yang dipegang suatu jabatan. Akan tetapi nama jabatan yang ada pada subag tersebut terlalu umum dan luas, sehingga nama jabatan tersebut tidak dapat memberi gambaran mengenai tugas-tugas apakah yang dilaksanakannya. Selain itu, pada deskripsi pekerjaan juga dijelaskann mengenai hasil kerja apa saja yang dapat dihasilkan dari tugas-tugas dalam suatu jabatan. Tujuan dari pencantuman hasil kerja tersebut yaitu agar para pegawai mengetahui sasaransasaran kerja yang ingin dicapainya. Pada umumnya, sebagian besar pegawai telah mengetahui apa saja keluaran (output) yang dihasilkan dalam suatu pekerjaan, akan tetapi tidak ada penetapan yang jelas sehingga pegawai tidak begitu jelas mengenai apa sebenarnya yang harus dihasilkan serta dicapai. 68

12 Bahan dan peralatan kerja yang digunakan pegawai pun dalam deskripsi pekerjaannya tidak tercantumkan. Tujuan dari dimasukkannya bahan dan peralatan kerja dalam deskripsi pekerjaan yaitu agar tiap-tiap pegawai mengetahui perlengkapan apa saja yang dapat digunakannya dan tersedia dalam organisasi. Apabila perlengkapan tersebut tidak terpenuhi, pegawai dapat mengajukannya pada bagian perlengkapan berdasar pada deskripsi pekerjaan yang dimilikinya agar dapat memperoleh respon yang baik. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, penjabaran tugas-tugas pegawai yang ada pada subag umum dan kepegawaian tersebut kurang jelas. Hal tersebut disebabkan karena tugas-tugas tersebut diuraikan secara perkelompok dan tidak menjelaskan tugas masing-masing anggota pegawai. Selain itu, prosedur kerja tugas-tugas yang diberikan juga berasal dari arahan atasan baik melalui kepala subag maupun ketua kelompok sebab tidak adanya prosedur kerja yang mutlak tercantum dalam deskripsi pekerjaan yang dapat dijadikan pedoman dalam bekerja. Hal tersebut dapat menyebabkan pegawai tidak memiliki konsistensi dalam pekerjaannya serta melaksanakan tugas hanya berdasar pada arahan atasan semata. Selain itu, tugas-tugas diberikan kepada pegawai tidak lagi memperhatikan syarat kerja yang dibutuhkan dalam pelaksanaan tugas yang menyebabkan tugastugas yang dijalankan selama ini tidak jelas pelaksana tetapnya yang menunjukkan bahwa tugas-tugas tersebut tidak memiliki konsistensi oleh para pegawainya. 69