MANAJEMEN PERKANTORAN

Transkripsi

1 MANAJEMEN PERKANTORAN Istilah istilah administrasi dan manajemen makin lama makin banyak dipakai secara searti. Walaupun istilah administrasi telah diterapkan lebih banyak bagi tindakan dalam urusan urusan negara dan istilah manajemen lebih banyak bagi urusan urusan perusahaan, pada waktu akhir akhir ini terdapat kecenderungan untuk manajemen dipergunakan dalam derajat yang telah luas bagi urusan urusan negara. Hal ini terjadi mungkin karena penerapan praktek praktek manajemen perusahaan yang semakin meningkat di bidang administrasi negara.

2 PEKERJAAN PERKANTORAN Menerima pesanan pesanan, mengantarkan, dan mengirmkannya dengan kapal. Membuat rekening. Surat menyurat, mendikte, mengetik. Menyimpan warkat. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan pehitungan yang belum diselesaikan. Mengurus, membagi bagi, dan mengirimkan surat surat pos. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat. Macam macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh. Tugas tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu. Membuat warkat Warkat mencatat data yang diinginkan.}

3 7 Macam kegiatan yang pokok dengan perbandingan jatahnya dalam presentasi 1. Typing (Mengetik) 24,6% 2. Calculating (Menghitung) 19,5% 3. Checking (Memeriksa) 12,3% 4. Filing (Menyimpan warkat) 10,2% 5. Telephoning (menelepon) 8,8% 6. Duplicating (menggandakan) 6,4% 7. Mailing (Mengirim surat) 5,5% 8. Other (lain-lain) 12,7% 100 %

4 Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran 1. Menghimpun 2. Mencatat 3. Mengolah 4. Mengganda 5. Mengirim 6. menyimpan

5 Tugas Manajemen Perencanaan Pembuatan keputusan Pembimbingan Pengordinasian Pengontrolan Penyempurnaan

6 Organisasi Perkantoran 1. Menghimpun 2. Mencatat 3. Mengolah 4. Mengganda 5. Mengirim 6. menyimpan

7 Adalah angka perbandingan antara jumlah warkat yang tidak diketemukan (WTK) dengan jumlah warkat yang diketemukan (WK). Angka perbandingan tersebut dinyatakan dengan prosentase. Adalah untuk menentukan apakah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan masih cukup sesuai untuk jenis arsip yang dikelola oleh organisasi bersangkutan atau sudah waktunya untuk dirubah atau disempurnakan

8 Apabila AK = 3 %, berarti Penyelenggaraan penyimpanan dan penemuan kembali arsip berada pada titik batas (titik kritis). Apabila AK = 3 % dan AK > 3 % (lebih besar dari 3%), berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan perlu ditinjau kembali untuk diadakan penyempurnaan lebih lanjut. Apabila AK < 3 %, (lebih kecil dari 3%), berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan oleh organisasi bersangkutan, masih cukup baik. RUMUS ANGKA KECERMATAN (AK) : AK = WTK X 100% WK Catatan : diukur dalam jangka waktu tertentu, misalkan 1 tahun.

9 Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan Mempercepat penemuan kembali arsip Menyelamatkan bahan bukti pertanggung jawaban pemerintah

10 Jadwal Retensi Adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip disimpan atau dimusnahkan Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap - tiap berkas. Arsip yang bernilai guna permanen yang harus terus disimpan, sedangkan arsip yang bernilai guna sementara dapat segera dimusnahkan atau dikemudian hari. Mempunyai nilai atau tidak bernilainya arsip, disamping dapat diukur dari angka kecermatan dan jangka waktu penemuan kembali, dapat pula diukur dari angka pemakaian.

11 Adalah angka prosentase, sebagai perbandingan antara jumlah permintaan arsip untuk digunakan kembali dengan jumlah seluruh arsip yang berada dalam tempat penyimpanan. Adapun rumus untuk menghitung Angka pemakaian sebagai berikut : Rumus : Angka pemakaian = Jumlah permintaan arsip X 100% Jumlah seluruh arsip Atau : Pemakai X 100% = < 5 % (lebih kecil dari 5%) Arsip Catatan : Apabila setelah diadakan perhitungan, hasilnya <5% (lebih kecil dari 5%) maka arsip tersebut baru boleh atau lebih baik disusutkan Makin besar angka pemakaian, berarti makin banyak arsip yang secara langsung digunakan untuk pelaksanaan tugas sehari - hari. Sehingga Angka pemakaian lebih dari 5% berarti belum perlu melakukan penghapusan, karena arsip tersebut masih aktif.

12 Golongan Arsip Arsip Umur arsip aktif Umur arsip inaktif Abadi/ Dimusnahkan Vital 1. Akte pendirian perusahaan - - Abadi 2. Daftar saham 3. Akte tanah 4. Surat keputusan 5. Dst Abadi Abadi Abadi Abadi Penting 1. Pertanggung jawaban keuangan 2. Surat perjanjian 5 th Sesuai keperluan 25 th Sesuai keperluan Dimusnahkan Dimusnahkan Berguna 1.Laporan tahunan 2 th 10 th Dimusnahkan 2.Neraca 2 th 10 th Dimusnahkan Tidak Berguna 1. Undangan 2. pengumuman 1 bl 1 bl - - Dimusnahkan Dimusnahkan

13 Memeriksa Mengindeks Mengkode Menyortir Menempatkan

14

15 Mengurus dan mengendalikan surat disuatu kantor merupakan kegiatan yang penting. Pengorganisasian pengurusan surat dapat diurus oleh seorang petugas saja yang merangkap tugas - tugas lain. Sedangkan pada kantor yang besar, dengan volume pekerjaan tinggi, pengurusan surat dapat diselenggarakan oleh satu bagian khusus, yaitu bagian arsip/ ekspedisi. Yang dimaksud dengan pengurusan dan pengendalian surat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut dan pengiriman surat keluar. Tujuan pengurusan surat adalah agar surat dapat dengan cepat dan tepat sapai kepada pengolah.

16 Dalam mengurus dan mengendalikan surat terdapat dua unit kerja yang akan berfungsi, yaitu 1. Unit kearsipan, suatu unit kerja yang khusus mengurus masalah administrasi surat, seperti mencatat, mensortir, menghimpun, mendistribusi, mengadakan, menyimpan. 2. Unit pengolahan, suatu unit kerja yang berfungsi mengolah isi surat (sesuai tujuan surat)

17 Unit kearsipan Unit pengolahan Unit pengolahan Unit kearsipan

18 Agenda & Ekspedisi 3. Cara pencatatan surat masuk Surat Masuk Kartu Kendali Pengolahan 3 Pengolahan 2 Pengolah 1 Pengolahan surat Masuk Penyimpanan Gambar : Bagan arus surat-masuk. Map Takah

19 Agenda & Ekspedisi 3. Cara pencatatan surat keluar TEMBUSAN Tujuan Konsep Final Surat Keluar Pembutan surat keluar Kartu Kendali SURAT KELUAR 1. Surat Keluar 2. Tembusan 3. Pertinggal Gambar : Bagan arus surat-keluar. Takah Penyimpanan

20 Kepala Sekretariat Buku Agenda Pencatatan surat dan penerusannya menurut cara Takah Sekretariat Urusan Takah Pengolah 1 Pengolah 2 dst 1 Map 2 Takah No.X c Surat Masuk a 7 Pembukuan Takah & Penomorannya Lc-1 Lembar Catatan1 (Lc-1) b 5 4 Buku Ekspedisi1 Buku Ekspedisi1 3 Map Takah No.X Lc-2 d Map Takah No.X Lc-3 6 e Map Takah No.X 8 Penyimpanan Takah Buku Agenda Buku Ekspedisi Buku Agenda Buku Ekspedisi

21 Procedur surat masuk Unit Kearsipan 1. Menerima surat 2. Mensortir surat berdasarkan jenis 3. Memberi tanggal, jam, paraf penerimaan 4. Mencatat dalam buku Agenda Surat masuk 5. Mendistribusikan arsip ke unit pengolah yang dituju (bawa buku ekspedisi) Unit Pengolahan 1. Menerima surat dari Unit kearsipan 2. Memberi paraf pada buku ekspedisi 3. Mencatat dalam buku agenda masuk 4. Menyerahkan surat kepada orang yang dituju 5. Memproses surat sampai selesai (termasuk disposisi) Sentralisasi : kembalikan ke unit kearsipan Desentralisasi : simpan di filing Cabinet unit pengolah yang bersangkutan

22 Agenda surat masuk No Tgl terima Dari Kepada Perihal Keterangan

23 Unit Pengolahan Procedur surat keluar 1. Konsep & ketik surat (dengan tembusan arsip) 2. Minta nomor surat pada Unit kearsipan 3. Minta persetujuan 4. Tandatangan surat 5. Periksa ulang 6. Catat dalam buku Agenda surat keluar. Distribusikan pada unit kearsipan (bawa buku ekspedisi) Unit Kearsipan 1. Terima surat yang sudah jadi dari Unit pengolah 2. Memberi paraf pada buku Ekspedisi 3. Mengisi buku agenda surat keluar 4. Memberi cap perusahaan pada surat 5. Mengirim surat Penyimpanannya : Sentralisasi : tembusan arsip serahkan pada unit kearsipan Desentralisasi : tembusan arsip disimpan pada unit pengolah yang membuat surat.

24 Agenda surat keluar No Tgl terima Dari Kepada Perihal Keterangan

25 Mengecek surat Apakah maksud secara umum yng ditulis dalam surat sudah benar dan apakah surat tersebut sudah menciptakan kesan sesuai dengan keinginan dan tujuan saya? Apakah pembaca mudah mengerti surat tersebut? Apakah informasi yang diberikan sudah sesuai dengan kebutuhan dan apakah informasi yang diberikan sudah benar? Apakah penampilan surat itu sudah cukup menarik dan apakah sudah ditata dengan baik?

26 Ciri ciri surat yang baik Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun baik sesuai dengan peraturan menulis surat. Surat tidak mengandung kata kata atau kalimat yang tidak berguna. Tidak boleh rumusannya bertele- tele atau berbelit belit. Kalimatnya sederhana, lugas dan mudah dipahami pembaca. Hindari penggunaan singkatan yang tidak perlu, kecuali singkatan yang lazim dipakai dalam surat menyurat. Surat menunjukkan budi bahasa, pertimbangan baik dan bijaksana. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. (tidak menyinggung/ merendahkan pembaca surat) Surat hendaknya tidak terlalu panjang. (praktis, estetis dan menghindari salah pengertian. Surat harus bersih, tidak kotor, ketikan rapi, tidak ada bekas hapusan.

27 Hal hal yang harus dikerjakan dan tidak boleh dilakukan dalam penulisan surat bisnis. Jelas dan Positif Sopan dan Bijaksana Jangan bertele tele, langsung pada sasaran Gunakan kata kata yang mudah dimengerti Baca kembali secara hati hati (untuk menghindari kesalahan Cek kembali ekspresi dan lay out Ingat, setiap surat merupakan duta perusahaan. Kaku Kasar, sarkastik, tidak bijaksana Tidak relevan atau membingungkan Salah secara tata bahasa, serta melakukan kesalahan, tipografi (penggunaan huruf) Tidak konsisten Jangan menjanjikan sesuatu yang tidak mungkin dicapai

28 Isilah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini, untuk melihat sejauh mana pemahaman anda terhadap surat- surat yang ada di perusahaan. Menurut pendapat anda, apa arti surat yang menonjol bagi perusahaan/unit kerja anda? Bagaimana pengelompokan jenis surat yang digunakan diperusahaan anda? Apa bentuk surat yang sering anda gunakan diperusahaan? Masalah masalah apa yang muncul dalam penulisan selama ini?

29 1. Tempatkan hanya apa yang diperlukan untuk tugas yang bersangkutan pada meja tulis atau alas meja 2. Simpanlah suplai - suplai dan alat alat sipekerja yang tidak diperlukan untuk tugas yang bersangkutan di dalam laci - laci atau di dalam lemari - lemari. 3. Tempatkanlah sertas - kertas, kartu - kartu dan alat - alat perkakas demikian rupa, sehingga mereka siap untuk digunakan sesuai dengan kebutuhan. 4. Gunakanlah sebaik mungkin daerah - daerah kerja normal dan maksimum 5. Sediakanlah lingkungan fisik yang menyenangkan bagi para pekerja dan tempat - tempat kerja yang tepat serta konfortabel.

30

31