BAB I PENDAHULUAN. I.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Pekerjaan kantor ini juga sering disebut sebagai tata usaha. Secara sederhana, pengertian tata usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan -keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha bersama. Pekerjaan kantor ini menurut G.R. Terry, meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporanlaporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan. Sementara William Hendry Leffing Well dan Edwin Robinson, juga menyatakan hal yang senada mengenai pengertian tata usaha, yakni bahwa pekerjaan kantor berkenaan pertama -tama dengan warkat -warkat dari badan usaha, pembuatan warkat -warkat, pemakaian warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Dari berbagai pengertian tata usaha ini, dapat diketahui pekerjaan kantor yang dilakukan berkaitan erat dengan warkat-warkat dan bahan keterangan atau informasi. Meski demikian, adda juga tugas-tugas lain yang termasuk dalam istilah pekerjaan kantor. Dalam makalah ini, penulis akan membahas lebih lanjut tentang pekerjaan kantor/tata usaha. I.2 Rumusan Masalah 1. Konsep dasar tentang pekerjaan perkantoran/tata usaha 2. Ruang lingkup pekerjaan kantor/tata usaha 3. Peranan dan perincian pekerjaan kantor/tata usaha 4. Tugas dan persyaratan manajer administratif

2 I.3 Tujuan 1. Tujuan Umum Mendeskripsikan penjelasan tentang pekerjaan perkantoran/tata usaha pada mata kuliah administrasi perkantoran. 2. Tujuan Khusus a. Mendeskripsikan konsep dasar tentang pekerjaan perkantoran/tata usaha, b. Mengetahui ruang lingkup pekerjaan kantor/tata usaha, c. Mengidentifikasi peranan dan perincian dari pekerjaan kantor/tata usaha, d. Mengetahui tugas dan persyaratan manajer administratif.

3 BAB II PEMBAHASAN II.1 Konsep Dasar Pekerjaan Kantor/Tata Usaha 1. Definisi Pekerjaan kantor ini juga sering disebut sebagai tata usaha. Namun ditinjau dari beberapa sumber, tata usaha menjadi salah satu jenis dari pekerjaan kantor. Secara sederhana, pengertian tata usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan -keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha bersama. a. Para Ahli 1) George Terry Merumuskan pengertian pekerjaan perkantoran itu sebagai berikut: Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporanlaporan sebagai cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan. 2) William Leffingwell dan Edwin Robinson Menerangkan bahwa Pekerjaan perkantoran digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat perjanjian, surat pesanan, laporan dan segala macam nota yang tertulis dan tercetak. b. Pedoman Pelayanan Tata Usaha Menurut Pedoman Pelayanan Tata Usaha pada perguruan tinggi, tata usaha adalah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.

4 c. Bahasa Tata Usaha terdiri dari kata "Tata" dan "Usaha", masing-masing memiliki perngetian: "Tata" adalah suatu peraturan yang harus ditaati, dan "Usaha" ialah energi/tenaga yang dikeluarkan untuk tercapainya suatu maksud/tujuan. Jadi menurut arti kata, "Tata Usaha" ialah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. Dari berbagai pengertian tata usaha ini, dapat diketahui bahwa pekerjaan kantor yang dilakukan bertalian erat dengan warkat -warkat dan bahan keterangan atau informasi, warkat warkat ini merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar perhitungan, surat menyurat, surat perjanjian, surat pesanan, laporan laporan dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak. 2. Fungsi Pekerjaan Kantor Pekerjaan kantor merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (fascilitating function), dan merupakan sebagai alat katalistis manajemen modern. Seluruh aktifitas-aktifitas manajerial planning, organizing, directing, dan controlling tegantung dari pada servis-servis kantor yang bersifat membantu. Fungsi pekerjaan kantor secara garis besar adalah untuk memberikan informasi baik untuk bantuan bagi pimpinan ataupun public service (layanan pada masyarakat), dalam hal ini informasi tersebut dapat berupa surat,panggilan telepon,dan laporan berbagai kegiatan bisnis di suatu kantor. Adapun fungsi pekerjaan kantor : a. Menerima Informasi, b. Mengolah Informasi, c. Menyimpan Informasi, d. Melindungi Informasi, e. Memberikan Informasi.

5 3. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor a. Bersifat pelayanan Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaaan kantor berperan membantu pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna. Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan. b. Merambat pada segenap bagian organisasi c. Dilakukan semua pihak Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.

6 4. Konsep dan Jenis-jenis Pekerjaan Kantor a. Konsep Konsepsi tata usaha menurut The Liang Gie, bahwa tata usaha intinya adalah tugas pelayanan yang berkenaan dengan keterangan - keterangan yang berwujud enam pola perbuatan. Enam pola perbuatan dalam konsepsi tata usaha ini, meliputi: 1) Menghimpun Menghimpun yakni kegiatan -kegiatan mencari dan mengusahakan terjadinya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di berbagai tempat, sehingga dapat siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan. 2) Mencatat Mencatat yakni kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis yang ada, keterangan -keterangan yang diperlukan, seihngga berwujud tulisan yang bisa dibaca, dikirimkan, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern seperti era saat ini, kegiatan ini termasuk pula mencatat materi keterangan -keterangan dengan alat - alat perekam suara atau pun video sehingga bisa didengar atau dilihat kembali. 3) Mengolah Mengolah adalah bermacam -macam kegiatan mengerjakan keterangan -keterangan dengan maksud untuk menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. 4) Menggandakan Menggandakan adalah kegiatan untuk memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang dibutuhkan. 5) Mengirim Mengirim dalam konsepsi tata usaha ini adalah kegiatan untuk menyampaikan keterangan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak yang lainnya. 6) Menyimpan

7 Menyimpan adalah kegiatan menaruh atau meletakkan keterangan - keterangan dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman. b. Jenis-jenis Berikut ialah jenis-jenis dari pekerjaan kantor : 1) Pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan adalah pekerjaan kantor yang berhubungan langsung dengan tulis-menulis,seperti : a) Pengurusan atau penanganan surat masuk dan surat keluar b) Penyimpanan surat (kearsipan) c) Pengetikan d) Pengurusan kepegawaian e) Penguruan keuangan f) Pengurusan perlengkapan g) Penggandaan h) Pembuatan laporan 2) Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan adalah pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan tulis-menulis,seperti : a) Menelepon b) Menerima tamu c) memelihara Gedung kantor Secara keseluruhan menurut Leffingwell dan Robinson, pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan berikut : 1) Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal. 2) Membuat rekening. 3) Surat-menyurat, mendikte, mengetik. 4) Menyimpan warkat. 5) Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitingan yang belum diselesaikan. 6) Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat pos. 7) Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.

8 8) Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh. 9) Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu. 10) Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan. Jenis pekerjaan kantor menurut sumber lain : 1) Pekerjaan Tulis-menulis Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakan secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila mana diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagi bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata). Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun swasta, besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirirm surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namum semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan keprcayaan dari pihak luar / masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi / hubungan lebih luas. Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis - menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. 2) Pekerjaan Mengetik Pekerjaan mengetik pada dasarnya merupakan pekerjaan juru tulis. Bahan yang diketik antara lain adalah warkat seperti surat,

9 nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan. Tujuan pekerjaan mengetik antara lain : 1. Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat. 2. Mempercepat pekerjaan itulis menulis. 3. Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah. 4. Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak. 5. Praktis. Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan syarat dasar untuk melaksanakan pekerjaan kantor. Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata usaha (terutama juru tik) diharapakan memiliki kemampuan dengan kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus memiliki pengetahuan tentang jenis-jenis mesin tik, teknik yang baik, bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis kertas dan ukuran kertas. 3) Pekerjaan Menghitung Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana di ketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang organisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-perkerjaan rutin setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah amupun swasta) antara lain terdiri dari:

10 a) Belanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya. b) Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin. c) Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan sebagainya. d) Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya penataran, biaya tamu dan sebagainya. Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku. Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macam-macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha, seperti menerima tagihan, membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang di bank, mengambil uang simpanan di bank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya. Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya. Bentuk masing-masing buku tersebut bervariasi, jadi bisa saja buku kas dikantor buku A tidak sama dengan bentuk buku kas dikantor B. Berikut diberikan satu contoh sederhana tentang cara mengerjakan buku kas. Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri diberi nama Debet yang memuat penerimaan-peneriamaan sedang kolom kanan diberi nama Kredit yang memuat pengeluaranpengeluaran. Keterangan : Sisi Debet di bagi atas : - lajur tanggal - lajur uraian penerimaan - lajur jumlah uang yang diterima Sisi Kredit dibagi atas :

11 - lajur tanggal - lajur uraian pengeluaran - lajur jumlah Menutup dan membuka kembali buku kas : a) Menutup buku kas dilakukan tiap akhir bulan. b) Jumlahkan dulu Debet Dan Kredit pada kertas tersendiri, kemudian hitung selisih jumlahnya. c) Jika jumlah saldo Debet lebih besar dari jumlah kredit, selisihnya ditempatkan pada kolom kredit lebih besar, selisihnya ditempatkan pada kolom Debet. d) Lajur jumlah Debet dan Kredit diberi garis dua. Hasil penjumlahan dan garis dua tersebut harus terletak pada satu garis lurus. e) Buku kas akan dibuka kembali pada tanggal 1 bula berikutnya, yang dimulia dengan saldo awal. Saldo Debet ditulis pada kolom Debet dan saldo Kredit ditulis pada kolom Debet. 4) Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serta adanya perkembangan atau kemajuan yang dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya pekerjaan operasional yang harus dilakukan. Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, praktis dan efisien. Untuk maksud tersebut maka diperlukan adalah analisis. Penyederhanan kerja secara rasional degan berbagai cara, antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel). Jadwal merupakan perencanaan terhadap penyelesaian pekerjaan yang memerlukan proses tindak lanjut. Jadwal juga diartikan sebagai pembagian serangkaian pekerjaan berdasarkan waktu. Jadwal yang telah disusun yang biasanya ditulis pada papan atau kertas yang lebar dan khusus digantung disekitar ruang kantor yang strategis, agar

12 semua pegawai kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilakukan disamping pekerjaan rutin. Format jadwal dibuat sesuai dengan kebutuhan kantor yang bersangkutan, jadi mungkin saja format jadwal pada kantor A berbeda dengan format kantor B. II.2 Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor/Tata Usaha Pada hakikatnya administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam suatu organisasi untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan. Surat, memegang peranan penting dalam organisasi karena ternyata tidak hanya berfungsi sebagai alat tata usaha, melainkan juga berfungsi sebagai alat, bukti komunikasi dan informasi. Surat sendiri menjadi bagian paling kecil dalam ruang lingkup tata usaha. Berikut ialah gambaran dari ruang lingkup tersebut : 1. Adm. perkantoran 2. Pekerjaan kantor 3. Jenis : ketatausahaan & non-ketatausahaan 4. Instrumen pekerjaan kantor Dari gambar diatas dapat diketahui bahwa Pekerjaan kantor/tata Usaha merupakan bagian dari Administrasi perkantoran. Pekerjaan kantor sendiri dapat diklasifikasikan menjadi 2 jenis menurut sifatnya, yaitu pekerjaan yang bersifat ketatausahaan dan non-ketatausahaan, dari pembagian jenis ini dapat dispesifikan menjadi berbagai macam pekerjaan kantor, mulai dari pekerjaan tulis-menulis, mengetik, sampai dengan mengangkat telepon, tergantung dengan kebutuhan perusahaan masing-masing. Dan dari macam kebutuhan pekerjaan kantor tersebut dapat diketahui instrume-instrumen sebagai

13 pendukung dalam pelaksaan pekerjaan kantor tersebut, seperti surat, warkat,telepon, dan lain sebagainya. II.3 Peranan dan Perincian Pekerjaan Kantor/Tata Usaha 1. Peranan Pekerjaan Kantor Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan asal kata peran artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan. Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan organisasinya. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurang tepat atau keliru. Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi. Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah : a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi. b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. 2. Perincian Pekerjaan Kantor/Tata Usaha Pekerjaan kantor yang meliputi aktifitas manajerial yang didalamnya terdapat 5 jenis kegiatan pokok (menghimpun, mencatat, mengolah,

14 menggandakan dan menyimpan). Apabila masing-masing jenis kegiatan diperinci merupakan pekerjaan kantor. Menurut leffingwell dan EM Robinson, yang dikutip Drs. Soedaryonopekrjaan kantor dapat diperinci dalam kegiatan sebagai berikut: a. Menerima pesanan-pesanan mengantarkan dan mengirimkan dengan kapal b. Membuat rekening c. Menyimpan warkat d. Menyampaikan utang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai e. Mengurus, membagi- bagi, mengirimkan dan menyurat pos. f. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membutuhkan alat (duplicating and addressing work ) g. Macam- macam pekerjaan seperti penelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh ( meycelianecus, such as telephone, receiving visitors, messengerservice) h. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan system, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu. i. Surat menyurat, mendikte, mengetik j. Membuat warkat, mencatat data yang diinginkan II.4 Syarat dan Tugas Manajer Administrif Kini umumnya diakui bahwa seorang manajer administratif bukan lagi sekedar pimpinan dari para juru tulis dikantor, melainkan seorang pejabat yang berkedudukan sebagai anggota penuh dari pimpinan organisasi. Peranannya adalah sama pentingnya seperti pejabat-pejabat pimpinan dalam berbagai bidang kerja lainnya seperti manajer produksi atau manajer keuangan. Seperti halnya manajer bidang lainnya, manajer administratif juga harus menunaikan tugasnyadengan mencapai efisiensi.

15 1. Tugas Ruang lingkup tugas setiap manajer administratif tidak hanya menyangkut rangkaian aktifitas memperoleh, mencatat dan menganalisis informasi saja, melainkan juga menjangkau aktifitas menyusun rencana. Aktivitas ini merupakan perencanaan perkantoran, yang meliputi segenap sistem perkantoran dengan berbagai prosedurnya. Sistem perkantoran harus direncanakan secara teliti untuk tercapainya efisiensi teknis dan penghematan biaya dalam pekerjaan. Untuk mencapai efisiensi itu sistem perkantoran perlu dirancang sederhana agar mudah dimengerti dan dilaksanakan. Tugas setiap manajer perkantoran atau manajer administratif berhubungan pula dengan aktifitas para pegawai bawahannya dan rekan sekantor yang perlu diatur dan disusun sebaik-baiknya. Ini merupakan organisasi perkantoran yang terutama menyangkut penggolongan pekerjaan dan pembagian tugas.selanjutnya tugas seorang manajer administratif juga berhubungan dengan kantor sebagai tempat pelaksanaan pekerjaan dengan perlengkapan sebagai sarana kelancaran kerja. Dengan demikian, hal tataruang perkantoran dan perlengkapan perkantoran merupakan unsur-unsur tak terpisahkan dari manajemen perkantoran.setiap manajer administratif perlu pula memperhatikan perkembangan manajemen perkantoran dalam dunia modern sekarang, terutama segi-segi yang berhubungan dengan pendidikan dan latihan karena ia harus membimbing kemajuan dan kecakapan para pegawai bawahannya. Perkembangan manajemen perkantoran itu termasuk dalam pengertian studi perkantoran. Dalam garis besarnya lingkupan tugas manajer perkantoran dapat digolongkan dalam bidang-bidang di bawah ini, yaitu: a. Pekerjaan perkantoran pada umumnya b. Sistem perkantoran c. Organisasi perkantoran d. Komunikasi perkantoran

16 2. Syarat e. Pelaporan manajerial f. Manajemen kearsipan g. Kontrol perkantoran h. Penyederhanaan pekerjaan perkantoran i. Tataruang perkantoran j. Perlengkapan perkantoran k. Studi perkantoran Mengingat luasnya lingkupan tugas itu, maka persyaratan pokok bagi setiap manajer perkantoran modern pada dewasa ini juga menjadi makin berat. Syarat cukup pengalaman selama bertahun-tahun sebagai kepala kantor sudah tidak bisa memadai lagi. Pengalaman itu kini harus disertai dengan aneka persyaratan dan latihan, kemampuan, dan kepribadian tertentu. Prof. George Terry dari Amerika Serikat misalnya mendaftar tidak kuang dari 12 basic qualifications (kecakapan dasar) bagi seorang office manager seperti dibawah ini: a. Executive ability (kemampuan pejabat pimpinan) b. A practical background (suatu latar belakang praktek) c. Managerial training (latihan manajerial) d. Ability to express oneself (kemampuan mengungkapkan diri) e. An open attitude (suatu sikap terbuka) f. Curiosity (keingintahuan) g. Creativeness (kreativitas) h. Sound judgement (pertimbangan sehat) i. Sales ability (kemampuan menjual gagasan) j. Patience (kesabaran) k. Emotional control (pengendalian emosi) l. Co-perativeness (kemampuan kerja sama)

17 BAB III PENUTUP III.1 Kesimpulan