BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (Thomas Wiyasa, 2005: 43). Arsip dinamis ialah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi suatu organisasi (Thomas Wiyasa, 2003: 92). Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan untuk berbagai keperluan seperti perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan oleh instansi/lembaga. Arsip dinamis mencakup makalah, laporan, surat, foto, peta dan materi dokumentasi lainnya dengan tidak memandang bentuk fisik maupun karakteristiknya (misalnya ilmiah atau popular; rahasia, terbatas atau terbuka) yang dibuat atau diterima sebagai bagian kegiatan operasional, administrative, atau keperluan hukum dalam kaitannya dengan transaksi bisnis dan kegiatan lain dari sebuah instansi/lembaga atau perorangan ( Sulistyo-basuki, 1996: 45). Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis adalah kumpulan warkat yang disimpan menurut aturan-aturan yang berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan kembali dengan cepat. 5

2 2.2 Siklus Hidup Arsip Dinamis Siklus hidup arsip adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum disusutkan/dimusnahkan. Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang diterapkan. Ketika informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nila langsung, catatan data akan dihapus. Masa hidup rekor seperti yang diungkapkan dalam lima fase penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan dan disposisi akhir ( Read, Judith 2011: 18) PENCIPTAAN/ PENERIMAAN (surat, formulir, laporan, gambar, film, video, elektronik dll. PENYUSUTAN (pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip, penyerahan arsip statis). DISTRIBUSI/ PENGURUSAN (Internal dan eksternal) PENGELOLAAN/ PEMELIHARAAN (penyimpanan, penemuan kembali, transfer/ penyerahan) PENGGUNAAN (pembuatan keputusan, dokumentasi, referensi, kepentingan hukum dll) Gambar 2.1 Siklus Arsip Sumber: Judith Read (2008, 19) 6

3 Berdasarkan beberapa pendapat di atas bahwa siklus hidup arsip merupakan konsep dalam record management, ini adalah cara untuk melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan, sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum dimusnahkan. 2.3 Fungsi Arsip Dinamis dan Peranan Arsip Dinamis Fungsi arsip dapat dibedakan menjadi 2 yaitu: 1. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara 2. Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangasaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Peranan arsip adalah sebagai sumber informasi maka arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat/mengambil keputusan secara tepat mengenai sesuatu masalah yang sedang dihadapi. 2.4 Pengelolaan Surat Pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Lubuk Pakam dapat dijelaskan sebagai berikut (Wursanto 2003: 110) Pengelolaan Surat Masuk 7

4 Pengelolaan surat masuk yang baik hendaknya menggunakan langkahlangkah sebagai berikut: a. Penerimaan Surat 1. Menerima surat masuk yang diterima dari kantor/instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya 2. Menyortir semua surat masuk berdasarkan tanda-tanda yang terdapat pada sampul 3. Menyerahkan surat-surat yang telah disortir tersebut kepada petugas pencatat 4. Menerima surat-surat yang dating dari unit-unit kerja. b. Penyortiran surat Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/instansi lain ke dalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan. c. Pembukaan surat Kegiatan membuka dan mengeluarkan surat dari dalam sampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut. d. Pencatatan surat masuk Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat-surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu diadakan pencatatan seperlunya. Surat-surat dinas penting dicatat dalam kartu kendali (control card), sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar. e. Penanganan surat masuk 8

5 Surat-surat yang masih digarap tindak lanjutny, atau yang telah dilakukan tindak lanjutnya, tetapi belum dianggap tuntas sehingga sewaktu-waktu dalam waktu yang tidak lama diperlukan lagi, selama itu pula disimpan (file) oleh unit Pengolah yang menggarap atau bertanggung jawab atas tindak lanjut surat bersangkutan Pengelolaan Surat Keluar Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakaan langkah-langkah sebagai berikut: a. Pembuatan kosep surat Konsep surat, yaitu konsep yang dibuat oleh pimpinan sendiri, konsep yang dibuat oleh bawahan atau sekretarisnya, dan konsep dibuat dengan mendikte. b. Pengetikan konsep surat Proses pengetikan konsep surat yaitu sebagai berikut: 1. Persetujuan konsep surat Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep surat, pimpinan yang berwenang harus membubuhi paraf dan tanggal pada konsep 2. Pengiriman konsep surat Surat yang telah disetujui dikirim kepada unit pengetikan atau pada bagian surat-menyurat (mail department). 3. Pemeriksaan hasil pengetikan Surat yang sudah selesai diketik harus diadakan pemeriksaan lebih dahulu sebelum dikembalikan kepada pimpinan yang berwenang, apakah pengetikan benar-benar telah sesuai dengan konsep surat. 4. Penandatanganan surat 9

6 Setelah pengetikan konsep dinyatakan benar, hasil pengetikan konsep surat tersebut dikembalikan kepada pimpinan yang berwenang untuk ditandatangani. Semua lembar surat harus ditandatangani dengan tanda tangan asli. c. Pengiriman surat Dalam pengiriman surat diperlukan beberapa perlengkapan untuk mempercepat proses pengiriman antara lain: 1. Mesin lipat (folding machine) 2. Mesin alamat (addressing machine) 3. Mesin rekat (sealing machine) 4. Timbangan surat (mailing scale) 5. Mesin prangko (postage machine) 6. Amplop atau sampul surat 2.5 Penyimpanan Arsip Dinamis Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu. Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat dan tepat sehingga mudah ditemu-balikkan atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan, serta langkah-langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan asrip tertentu. Pekerjaan menyimpan arsip dapat didefenisikan sebagai penyimpan surat-surat/dokumen-dokumen pada tempat-tempat yang sesuai dengan pengaturan yang telah ditetapkan, sehingga setiap surat/ dokumen bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah. Pekerjaan menyimpan arsip tidak saja meliputi pekerjaan menyimpan (filling), tetapi mencakup pula pekerjaan menempatkan (placing) dan mencari (finding). 10

7 Suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip, yang penempatannya secara aktual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penataan arsip secara aktual. Kegiataan pemberkasan dan penataan arsip dengan sebutan filling system. Filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari (Sedarmayanti 2001: 192). a. Sistem Alfabet atau Abjad Pada penyimpanan ini, arsip disimpan berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. b. Sistem Nomor Sistem nomor merupakan sistem filing yang mendasarkan penyimpanan dan pengambilan berkas atau surat atas dasar kode nomor, sistem nomor yang dipergunakan dalam penataan arsip. c. Sistem Pekerjaan atau Numerik Tata kearsipan dengan sistem numerik dipergunakan bila perusahaan mengidentifikasi usaha-usaha berdasarkan subjek pekerjaan. d. Sistem Geografik Sistem geografik berdasarkan tata letak dalam ilmu bumi dan oleh karena itu dinamakan sistem geografik. Tempat atau lokasi kegiatan dapat diarsipkan secara abjad maupun numerik sesuai dengan pemesan. e. Sistem Subjek Sistem subjek atau perihal dipergunakan bila perusahaan mengidentifikasi surat berdasarkan cakupan bidang usaha dari suatu perusahaan. 11

8 f. Sistem Kronologis Sistem kronologis yaitu penataan berkas atau surat berdasarkan urutan tanggal. Peralatan dan perlengkapan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip terdiri dari: a. Compact Rotary Filing System Compact rotary filing system merupakan kombinasi dari dua sistem pengarsipan yang sangat praktis dan menghemat tempat serta hemat waktu. Gambar 2.2 Compact Rotary Filing System Sumber : b. Rotary Filing Rotary filing berbentuk trolley dua tingkat. Unuk menyimpan map dengan cara menggantung. 12

9 Gambar 2.3 Rotary Filing Sumber: c. Lemari Arsip Lemari arsip ini untuk menyimpan arsip dinamis aktif atau dokumen dan berkas-berkas yang masih dipergunakan dalam pelaksanaan teknik operasional. Gambar 2.4 Lemari Arsip Sumber : d. Folder (sampul arsip) Adalah map tanpa daun penutup pada sisinya, dan dilengkapi tab/tonjolan untuk menempatkan kode arsip. 13

10 Gambar 2.5 Folder (sampul arsip) Sumber : e. Sekat atau Guide Adalah petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokkan masalah pada klasifikasi arsip. Gambar 2.6 Sekat atau Guide Sumber : 14

11 f. Hang Map (map gantung) Adalah sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian atasnya, guna menggantungkannya di dalam laci filling cabinet, dan berfungsi untuk meletakkan tab. Gambar 2.7 Hang Map ( map gantung) Sumber: Peminjaman Arsip Dinamis Peminjaman Arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan, karena diperlukan oleh pihak lain. Karena arsip tersebut dipinjam, sehingga tidak berada pada tempatnya, maka perlu adanya pencatatan supaya petugas arsip dapat mengetahui dimana arsipnya berada, siapa yang menggunakan, kapan dipinjam dan bilamana harus dikembalikan (Sedarmayanti 2003: 76). Hal-hal yang perlu diatur dalam tata cara peminjaman arsip: 1. Siapa yang berwenang member ijin peminjaman 2. Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip 3. Penetapan jangka waktu peminjaman 4. Tatacara peminjaman arsip 5. Semua peminjam arsip harus dicatat pada lembar peminjam arsip. 15

12 2.7 Penemuan Kembali Arsip Dinamis Tujuan utama dalam penemuan kembali arsip atau disebut pula sistem penemuan kembali arsip (retrieval system) adalah menemukan informasi yang terkandung dalam surat atau arsip tersebut, jadi bukan sistem semata-mata menemukan arsipnya (Hadi Abubakar, 1996: 74). Supaya sistem penemuan kembali arsip ini mudah dapat terlaksana, beberapa syarat haruslah ditaati, yaitu: 1. Kebutuhan si pemakai arsip harus diteliti terlebih dulu dan sistemnya harus mudah diingat 2. Harus didasarkan atau kegiatan nyata Instansi yang bersangkutan, maka disusunlah kata tangkap atau indeks sebagai tanda pengenal 3. Sistem penemuan kembali harus logis, konsisten dan mudah diingat 4. Sistem penemuan harus disokong oleh peralatan dan perlengkapan harus sesuai dengan penataan berkas 5. Syarat yang terpenting adalah harus disokong oleh personil yang terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka bekerja, senang bekerja secara details tentang informasi. 2.8 Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Dinamis Penyusutan adalah salah satu saran penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya atau bertimbunnya arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi. Arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi sebaiknya dimusnahkan agar tersedia tempat penyimpanan dan fasilitas pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan (Basir Barthos, 2007: 101). Penyusutan arsip menurut PP No. 34 Tahun 1979 ialah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: 16

13 1. Memindahkan arsip inkatif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-masing 2. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku 3. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. Kegunaan penyusutan adalah untuk penghemat ruangan penyimpanan, biaya untuk pengadaan sarana, dan waktu dalam usaha pencarian kembali arsip yang disimpan. Arsip yang telah disisihkan berdasarkan jangka waktu retensinya, harus diadakan penilian kembali untuk dapat menemukan arisp mana yang dapat dipindahkan dari file aktif ke file inaktif, atau pemindahan arsip-arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip. 2.9 Pemusnahan Arsip Dinamis Adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang suda berakhir fungsinya, serta yang tidak memilki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain, sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya (Hadi Abubakar 1996: 100). 17