Manajemen Perkantoran Semester Ganjil 2014 Fak. Teknik Jurusan Teknik Informatika.

Transkripsi

1 Manajemen Perkantoran Semester Ganjil 2014 Fak. Teknik Jurusan Teknik Informatika Universitas i Pasundan Caca E Supriana S Si MT Caca E. Supriana, S.Si., MT. caca.e.supriana@unpas.ac.id

2 Materi Pengertian dan prinsip prinsip perkantoran modern. Kantor Manajemen perkantoran Perkantoran modern Prinsip prinsip p pmanajemen perkantoran modern Pelaksanaan perkantoran modern Tugas tugas dalam perkantoran modern Efisiensi perkantoran modern. Teknologi informasi untuk perkantoran modern. Office Automation Systems 2

3 Kantor Pengertian kantor : Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, tt pengolahan, lh penyimpanan, dan pendistribusian data / informasi. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, p pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data / informasi. Sarana pemusatan kegiatan kegiatan k i yang bersifat administratif, manajerial, dan fasilitatif. 3

4 Manajemen perkantoran Rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib. 4

5 Manajemen perkantoran Hal yang terkena oleh rangkaian pekerjaan tersebut pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran. Lingkup kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran, tetapi juga hal hal yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut, antara lain : pegawai kantor, biaya perkantoran, prosedur, metode perkantoran, dan lain lain. 5

6 Kegiatan administrasi Menghimpun, yaitu kegiatan kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan. Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai b peralatan tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim, dan disimpan termasuk dengan alat rekam. 6

7 Kegiatan administrasi i i Mengolah, yaitu bermacam macam kegiatan mengerjakan keterangan keterangan dengan maksud agar mudah digunakan. Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai b cara dan alat ditempat tertentu yang aman. 7

8 Perkantoran modern Karakteristik kantor modern : Punya bangunan dan tata ruang yg baik Perlengkapan, alat/perabot yg tepat Pegawai yg melaksanakan tugas dgn disiplin, akuntabel Bekerja analitis, sistematis, rational, terbuka dan demokratis Memiliki sikap, cara berpikir, bertindak sesuai perk. jaman Mendaya gunakan biaya & tata laksana yg efektif, efisien, produktif Mendasarkan atas sistem informasi (information based organization) Computer based 8

9 Prinsip kerja efektif Leffingwell 1. Perencanaan : merencanakan secara benar 2. Jadwal : pekerjaan harus dijadwalkan dengan baik 3. Pelaksanaan : Pekerjaan harus dilaksanakan dgn baik 4. Ukuran : harus diukur sesuai kemampuan dan standar 5. Imbalan : Imbalan yg sesuai : kondisi kerja, kesehatan, pengembangan diri, gaji. 9

10 Prinsip manajemen perkantoran Manajer kantor, seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai pg dalam melaksanakan tugas mereka. Tata ruang kantor. 10

11 Prinsip i manajemen perkantoran Mesin mesin dan perlengkapan perlengkapan p p g p yang otomatis. Bussiness Process Redesign (BPR), sistem dan prosedur kerja harus diupayakan agar lebih efisien sekaligus dilakukan pengukuran dan penyederhanaan kerja. Sistem manajemen arsip harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan arsip, termasuk menghilangkan metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir kantor. 11

12 Prinsip manajemen perkantoran Hubungan kepegawaian pg yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, program diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus dikembangkan dan digunakan. Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor harus dikembangkan. 12

13 Pelaksanaan perkantoran modern Menerima informasi Merekam informasi Mengatur informasi Memberi informasi Melindungi aset 13

14 Efisiensi perkantoran modern 5 unsur sumber kerja sehubungan dengan efisiensi di dalam pelaksanaan perkantoran modern, yaitu : 1. Pikiran 2. Tenaga 3. Waktu 4. Ruang 5. Nilai 14

15 Teknologi informasi untuk perkantoran modern Otomasi perkantoran Sistem elektronik formal dan informal Kantor virtual Organisasi virtual Aplikasi i otomasi perkantoran 15

16 Otomasi perkantoran Sejak pertama kali munculnya pengolah kata, teknologi lain diterapkan pada pekerjaan kantor, dan semua itu disebut dengan otomasi perkantoran. Otomasi perkantoran meliputi semua sistem elektronik formal maupun informal yang memberikan perhatian pada komunikasi informasi dari dan kepada orang orang ke dalam dan ke luar perusahaan. 16

17 Sistem elektronik formal dan informal Sistem otomasi perkantoran adalah formal sejauh direncanakan dan didokumentasikan secara tertulis. Sistem formal diwujudkan dk pada basis perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasional dalam banyak cara sebagaimana SIM. Sistem informal yang tidak direncanakan dan tidak didokumentasikan secara tertulis diwujudkan dalam banyak cara sebagaimana DSS. 17

18 Office Automation Systems Office Automation Systems (Sistem Otomasi Kantor) adalah sistem informasi berbasis komputer dalam perkantoran. Dalam setiap lingkungan kerja, orang, tugas, peralatan dan sumber daya yang terorganisir dimanfaatkan untuk mencapai tujuan tertentu, umumnya berkaitan dengan produk tertentu. Di Kantor, produk ini informasi. Informasi adalah produk dari pengolahan data dan setara dengan barang jadi yang dihasilkan setelah pengolahan bahan baku dan juga berharga dalam pengambilan keputusan. 18

19 Office Automation Systems mengacu pada mesin komputer dan software (perangkat lunak) yang digunakan untuk membuat, mengumpulkan, menyimpan, memanipulasi, dan estafet informasi secara digital serta bervariasi untuk menyelesaikan tugas tugas dasar dan tujuan kantor. Office Automation Systems (OAS) adalah konfigurasi hardware jaringan komputer dan perangkat lunak. 19

20 OAS & Kantor Kantor adalah bagian dari bisnis yang menangani informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dalam suatu organisasi yang dilakukan untuk memenuhi tujuan tertentu. Operasi tersebut termasuk akuntansi, penggajian, penagihan, dll. Berbagai kegiatan yang berada di bawah pekerjaan kantor adalah persiapan dokumen, mengisi, melakukan perhitungan sederhana, memeriksa informasi, komunikasi intraoffice dan komunikasi eksternal. 20

21 Kegiatan Kantor (1) Kegiatan kantor yang berbeda dapat dikelompokkan ke dalam jenis berikut operasi: Dokumen Capture Dokumen yang berasal dari sumber luar seperti surat masuk, catatan, handout, grafik, dll. yang perlu diarsipkan. Pemanfaatan perekaman (record) sumber daya termasuk pencatatan dalam hal sumber daya yang spesifik digunakan oleh lh personil kantor. Perhitungan fungsi kalkulator biasa seperti operasi aritmatika rutin seperti tagihan, perhitungan bunga, dll 21

22 Kegiatan Kantor (2) Pembuatan dokumen terdiri dari persiapan dokumen, dikte, mengedit teks. Filing, Cari, Retrieval dan Tindak Lanjut berkaitan dengan mengisi, pengindeksan, pencarian dokumen yang memakan waktu yang signifikan. Penerimaan dan Distribusi Termasuk distribusi korespondensi untuk recepients ditunjuk. 22

23 Office Automation Systems 23

24 Electronic Publishing (Penerbitan Elektronik) Sistem penerbitan elektronik termasuk pengolah kata dan desktop publishing. Perangkat lunak pengolah lh kata, misalnya, Microsoft Word, Corel Word Perfect memungkinkan pengguna untuk membuat, mengedit, merevisi, menyimpan, dan mencetak dokumen seperti surat, memo, laporan, dan manuskrip. 24

25 Electronic Communication (Komunikasi Elektronik) Sistem komunikasi elektronik termasuk surat elektronik (e mail), voice mail, faksimili (fax) dan konferensi video desktop. 25

26 Electronic Collaboration (Kolaborasi Elektronik) Kolaborasi elektronik dimungkinkan melalui pertemuan elektronik dan sistem kerja kolaboratif dan telekonferensi. Pertemuan elektronik dan sistem kerja kolaboratif memungkinkan tim rekan kerja untuk menggunakan jaringan mikrokomputer untuk berbagi informasi, jadwal pembaruan dan rencana, dan bekerja sama pada proyek proyek terlepas dari jarak geografis. 26

27 Image Processing (Pengolahan Citra) Sistem pengolahan gambar meliputi manajemen elektronik dokumen, presentasi grafik, dan sistem multimedia. Sistem pencitraan mengubah teks, gambar, dan foto ke dalam bentuk digital yang dapat disimpan dalam sebuah sistem komputer. Bentuk digital ini dapat dimanipulasi, disimpan, dicetak, atau dikirim via modem ke komputer lain. Sistem pencitraan dapat menggunakan scanner, kamera digital, kartu video capture, atau komputer grafis canggih. Perusahaan menggunakan sistem pencitraan untuk berbagai b dokumen seperti asuransi, catatan medis, catatan gigi, dan aplikasi hipotek. 27

28 Office Management (Manajemen kantor) Sistem manajemen kantor termasuk aksesoris elektronik kantor, penjadwalan elektronik, dan manajemen tugas. Sistem ini menyediakan sarana elektronik mengorganisir orang, proyek, dan data. Tanggal pertemuan bisnis, perjanjian, catatan, dan informasi kontak klien dapat dibuat, diedit, disimpan, dan diambil. 28

29 Manfaat Office Automation (1) Otomatisasi kantor mengurangi jumlah pegawai. Perusahaan besar tidak lagi harus menggunakan juru tik. Karyawan Kantor menjadi orang yang lebih fleksibel. Resepsionis dapat menghabiskan lebih banyak waktu dengan klien. Manajer tidak perlu selalu mendelegasikan mengetik, untuk memasukkan lbhb lebih banyak pekerjaan ke Public Relations. 29

30 Manfaat Office Automation (2) Membawa alat dan teknik ke kantor dan membantu orang orang seperti mereka memproses informasi. Alters the quality of work (QWL), yang berfokus pada peluang untuk kepuasan kerja pekerja dengan menyediakan pekerjaan yang bermakna sebagai lingkungan yang mendukung. Meningkatkan produktivitas. Dapat digunakan untuk mendapatkan keuntungan strategis. 30

31 Kekurangan Office Automation Kekurangan dari aplikasi otomatisasi kantor dapat menghasilkan beberapa hasil yang tidak diinginkan i yaitu : Pemindahan orang Pemantauan kerja yang lebih ketat tt Lingkungan kerja dengan tingkat stres lebih tinggi Pendekatan pabrik atau perakitan mendekati pekerjaan kantor 31