BAB II LANDASAN TEORI. merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Manajemen Perkantoran Suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan atau pekerjaan kantor antara lain : kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulkan dan penyimpanan informasi (arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya. Kegiatan manajemen perkantoran sangat beragam dan luas. Namun tidak sama antara organisasi yang satu dengan yang lain. Hal ini dikarenakan sesuai dengan peranan pokoknya yaitu melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi. Tentu saja macam dan luas kegiatannya akan tergantung jenis pekerjaan operatif dari masing masing organisasi yang bersangkutan. Semakin luas tujuan yang akan dicapai masing masing pekerjaan operatif, maka semakin luas pula tujuan kegiatan manajemen perkantoran. Adapun Manajemen Perkantoran dikutipkan dalam beberapa rumusan : George R. Terry : Kegiatan kegiatan yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan 11

2 pengendalian terhadap pekerjaan kantor dan orang orang yang melakukan pekerjaan itu agar dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan. (Laksmi, Fuad Gani, Budiantoro : 23) The Liang Gie (2007:12) : Sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan - tujuan yang telah ditentukan. Manajemen Perkantoran menurut J.C. Denyer (1973:3) dalam bukunya Office Administration adalah Pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat - hematnya Aspek aspek Manajemen Perkantoran Aspek aspek manajemen perkantoran menurut Drs. Moekijat (2005:24) yaitu : a. Tujuan Paling penting untuk menilai dan membentuk tujuan sebuah kantor atau bagian bagiannya. b. Organisasi Penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas tugas kepada pegawai. 12

3 c. Metode Urutan pelaksanaan pelaksanaan dan bagaimana serta dimana pelaksanaan pelaksanaan itu dilakukan. d. Pegawai Berhubungan dengan pencarian calon pegawai, penempatan, pelatihan, kenaikan jabatan, dan pemberhentian mereka. e. Lingkungan Meliputi gedung kantor, perkakas kantor, dan kondisi kondisi fisik dalam gedung. f. Mesin mesin dan Perlengkapan Semua benda mati yang dipergunakan dalam kantor guna membantu pelaksanaan pekerjaan Ciri - Ciri Pekerjaan Kantor Ciri ciri pekerjaan kantor menurut Laksmi, Fuad, dan Budiantoro (2007:34) yaitu : 1. Bersifat Pelayanan, artinya tata usaha dilakukan untuk menunjang dan mendukung usaha kantor. 2. Bersifat merembes kesegenap bagian dalam organisasi, artinya tata usaha terdapat disemua unit kantor. 3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi tanpa kecuali. 13

4 2.1.3 Kegiatan Pekerjaan Perkantoran Menurut Laksmi, Fuad, dan Budiantoro (2007:26-27) sebagai berikut : 1. Menerima pesanan - pesanan barang atau jasa, mengantarkan dan mengirimkannya 2. Membuat rekening 3. Surat - menyurat, korespondensi, mendikte, dan mengetik surat 4. Menyimpan arsip dinamis dan arsip inaktif serta arsip statis 5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan - perhitungan yang belum diselesaikan 6. Mengurus, mendistribusikan, dan mengirimkan surat - surat pos 7. Pekerjaan memperbanyak atau menggandakan arsip dinamis dan membubuhkan alamat 8. Macam - macam pekerjaan seperti menerima telepon, menerima tamu, dan pekerjaan pesuruh 9. Tugas - tugas khusus dengan maksud menyederhanakan sistem, menggabungkan, menambah atau menghapus pekerjaan yang tidak perlu 10. Membuat arsip - arsip dinamis atau laporan (mencatat data yang diinginkan) 14

5 2.1.4 Fungsi Fungsi Manajemen Perkantoran Menurut Laksmi, Fuad, dan Budiantoro (2007:24-25) fungsi manajemen perkantoran sebagai berikut : 1. Menerima Informasi Informasi tersebut diterima dari berbagai bentuk, seperti : surat, telepon, pesanan, faktur, laporan, pengirim dari faksimili dan sebagainya. 2. Merekam Informasi Kegiatan ini bertujuan untuk menyimpan informasi untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian. Isi rekaman dalam rincian negosiasi, transaksi operasi misalnya : korespondensi, pesanan, faktur, ringkasan rincian misalnya : laporan keuangan dan manajemen, rekaman stok dan analisis penjualan. 3. Mengolah Informasi Mengolah informasi adalah mengumpulkan informasi, mengolah, merangkum, mengklarifikasi, menafsirkan, menggandakan dan mereproduksi. 4. Memberikan Informasi atau Menyebarkan Informasi Kegiatan tersebut umumnya dilakukan melalui surat atau telepon, faktur, telepon, rapat, komputer atau secara langsung berhadapan. 15

6 5. Melindungi Asset Kegiatan melindungi asset yaitu menjaga informasi, seperti mencatat dan memantau peralatan utama, melaporkan debet, memantau debet, memantau keuangan organisasi, dan melindungi kontrak besar Kegiatan Pokok Manajemen Perkantoran Kegiatan pokok manajemen perkantoran dapat dinyatakan sebagai berikut (Terry dalam Sapir, 2006 : 9-11). 1. Menyediakan suatu organisasi kantor yang efektif : a. Menempatkan personil yang tepat pada tempatnya b. Menentukan aktivitas kerja c. Menentukan saluran perintah dan hubungan kerja d. Menentukan delegasi kekuasaan dan tanggung jawab. 2. Mengusahakan adanya fasilitas fisik yang baik dikantor : a. Pengaturan tata ruang kantor b. Pengaturan mebel dan alat kantor c. Pengaturan penerangan kantor d. Pengaturan suara e. Pengaturan ventilasi atau udara 16

7 3. Spesifikasi alat alat dan persediaan kantor : a. Spesifikasi alat kantor b. Spesifikasi persediaan kantor c. Spesifikasi mesin kantor d. Spesifikasi meja dan kursi kantor serta perabotan lainnya. 4. Mengusahakan adanya fasilitas service dan komunikasi : a. Pekerjaan kearsipan b. Pekerjaan korespondensi, stenografi, dan mengetik c. Pekerjaan mengurus surat masuk dan surat keluar d. Pelayanan telepon dan telegraf e. Menyiapkan pegawai bagian humas f. Pelayanan petugas yang membawa berita 5. Mengusahakan adanya hubungan yang memuaskan antara atasan dan bawahan : a. Administrasi gaji b. Latihan dan promosi c. Motivasi pekerjaan kantor d. Pemilihan pekerjaan e. Supervisi yang cukup f. Analisis pekerjaan dan pendidikan g. Usaha untuk menjamin keselamatan dikantor 17

8 6. Menganalisis dan memperbaiki metode kantor serta prosedurnya : a. Standar waktu b. Menerapkan metode efisiensi serta prosedur c. Penghematan gerakan dan penyederhanaan pekerjaan 7. Mengawasi aktivitas kantor : a. Kualitas pekerjaan b. Perencanaan pekerjaan kantor c. Penetapan waktu pekerjaan kantor d. Menulis dan memelihara buku buku petunjuk untuk kantor e. Data budget dan biaya biaya Tujuan Manajemen Perkantoran Tujuan manajemen perkantoran menurut G. R Terry (1996:6) dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu : Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat Membantu perusahaan memelihara persaingan Membuat catatan dengan biaya minimal Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah - rendahnya 18

9 Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan dimana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien Cakupan Bidang Kerja dalam Manajemen Perkantoran Perincian mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey E-Indonesia Initiative (e-ii2011) Konferensi Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Indonesia Juni 2011, Bandung meliputi : 1. Ruang Perkantoran (office space) 2. Komunikasi (communications) 3. Kepegawaian Kantor (office personnel) 4. Perabotan dan Perlengkapan Kantor (furniture and aquipment) 5. Peralatan dan Mesin (appliance and machine) 6. Perbekalan dan Alat Tulis (supplies and stationery) 7. Metode (methods) 8. Tata Warkat (records) 9. Kontrol Pejabat Pimpinan (executive control) 19

10 2.2 Kearsipan Kearsipan menurut MC. Maryati (2008:114) adalah suatu kegiatan menempatkan (replacing) dokumen dokumen penting dalam tempat penyimpanan yang baik dan menurut aturan tertentu, sehingga setiap diperlukan dapat menemukan (finding) kembali dengan mudah dan cepat. Tujuan Pengarsipan : 1. Sebagai referensi atau bukti legalitas sewaktu waktu arsip dibutuhkan. 2. Sebagai sumber data, arsip merupakan sumber informasi yang sangat diperlukan dalam mendukung pengambilan keputusan. 3. Sebagai data historis yang dapat digunakan untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika organisasi dimasa lalu. 2.3 Penyimpanan Arsip Arsip menurut Perumusan Drs. The Liang Gie (1972:3) dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara tepat ditemukan kembali. 20

11 Berdasarkan pengertian diatas, yang termasuk dalam pengertian arsip yaitu surat surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto foto dan lain sebagainya. Aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa penyimpanan arsip arsip. Menurut The Liang Gie (2007: ) arsip arsip itu harus disimpan menurut suatu sistem yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan. Berikut ini ada lima macam penyimpanan arsip yang sudah dikenal yaitu : a. Penyimpanan Arsip Menurut Abjad (Alphabetic) b. Penyimpanan Arsip Menurut Pokok Soal (Subject Filling) c. Penyimpanan Arsip Menurut Wilayah (Geographic Filling) d. Penyimpanan Arsip Menurut Nomor (Numeric Filling) e. Penyimpanan Arsip Menurut Tanggal (Choronological Filling) Keuntungan sistem kearsipan yang baik (Dalam Buku Tata Laksana Kantor : Drs Moekijat ; Bandung, Mei 2002) a. Kepadatan : tidak menggunakan terlalu banyak tempat, khususnya ruang lantai 21

12 b. Hal dapat didekati : lemari lemari arsip harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga mudah menyimpan surat surat atau mengambilnya c. Kesederhanaan : sistem (khususnya sistem penggolongan) harus mudah dimengerti dan dilaksanakan d. Keamanan : kepada dokumen dokumen harus diberikan tingkat keamanan yang tepat sesuai dengan kepentingannya e. Kehematan : sistem kearsipan harus hemat dalam biaya uang, tenaga kerja, dan biaya lainnya f. Elastisitas : bilamana perlu sistem kearsipan harus dapat diperluas g. Harus dipergunakan sistem penggolongan yang paling tepat 2.4 Peranan Kearsipan Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaasn, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, 22

13 pertanggungjawaban, penilaian, dan pengendalian setepat tepatnya. Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 2.5 Kearsipan dan Pegawai Penempatan pegawai yang baik untuk pekerjaan kearsipan adalah penting. Sering sikap yang lebih banyak adalah bahwa pegawai kantor yang tidak cakap dan tidak sesuai dimana mana, karena tidak memiliki kecakapan kantor harus diberi pekerjaan kerasipan. Sering dilupakan bahwa pegawai kearsipan harus mempunyai sifat sifat tertentu, antara lain : a sense of orderliness, accuracy, manual dexterity, quick reading comprehension, and a liking for detail. (Kerapihan, ketelitian, ketangkasan (kecakapan) tangan, cepat mengerti dalam membaca, dan perasaan senang akan rincian). 23

14 2.6 Kesalahan Umum Dalam Administrasi Kearsipan Kesalahan yang sering dijumpai dalam administrasi kearsipan adalah : a. Dipergunakan sistem penggolongan yang salah b. Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasan yang tidak jelas c. Pegawai pegawai yang tidak terlatih dan tidak sesuai d. Tidak ada prosedur kearsipan tertentu e. Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk menyimpan atau menghapuskan warkat warkat f. Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan tujuan g. Kurang adanya pengawasan terhadap warkat warkat (surat - surat) yang dipinjam atau pengembaliannya 2.7 Keunggulan dan Fungsi Arsip Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu : 1) Aktifitas kantor atau organisasi akan berjalan dengan lancar 2) Dapat dijadikan bukti - bukti tertulis apabila terjadi masalah 3) Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis 24

15 4) Dapat dijadikan bahan dokumentasi 5) Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya 6) Sebagai alat pengingat 7) Sebagai alat penyimpanan warkat 8) Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan 9) Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi 10) Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat - warkat penting mengenai kemajuan organisasi 2.8 Peralatan Kearsipan 1. Filing Cabinet Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet. Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filing 25

16 cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar - masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Fungsinya : untuk menyimpan arsip atau warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi. Gambar II.1 Filing Cabinet Lateral Filing Cabinet Filing Cabinet Sumber : diakses pada tanggal 24 Januari Lemari Arsip Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak - rak. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi : digunakan untuk menyimpan arsip - arsip atau warkat. 26

17 Gambar II.2 Lemari Arsip Sumber : diakses pada tanggal 24 Januari Folder Adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak. Biasanya ditempatkan di belakang guide. Fungsi : digunakan untuk menyimpan arsip - arsip atau warkat. Gambar II.3 Folder Sumber : diakses pada tanggal 24 Januari

18 4. Guide Card (tanda batas atau sekat penunjuk) Adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. Ada 3 (tiga) kegunaan dari Guide Card, yaitu: Penunjuk untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Pembatas antara folder yang satu dengan folder lainnya atau sebagai sekat pemisah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip lainnya. Sebagai penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanannya Gambar II.4 Guide Card Sumber : diakses pada tanggal 24 Januari Map Adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar - lembar surat. Ada empat macam map, yaitu brief twine) ; stof map, snelhechter, hanging map (map gantung). Jenis - Jenis Map Brief ordner yaitu map besar terbuat dari karton tebal yang di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari 28

19 logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak. Stopmap yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik. Snellhechter yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Hanging map (map gantung) yaitu map tanpa jepitan yang digantung pada gawang filing cabinet. Gambar II.5 Map brief ordner stopmap/stofmap map gantung Sumber : diakses pada tanggal 24 Januari Rak Sortir Adalah suatu rak yang berguna untuk memisah - misahkan surat atau warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing masing. Fungsi : digunakan untuk memisah - misahkan surat atau warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing - masing. 29

20 Gambar II.6 Rak Sortir Sumber : diakses pada tanggal 24 Januari Kartu Indeks Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. Gambar II.7 Kartu Indeks Sumber : diakses pada tanggal 24 Januari

21 8. Portepel Adalah sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut. Gambar II.8 Portepel Sumber : diakses pada tanggal 24 Januari Mesin Penghancur Kertas atau Paper Shredder Gambar II.9 Mesin Penghancur Kertas Sumber : diakses pada tanggal 24 Januari