PROSEDUR MUTU AUDIT MUTU INTERNAL

Transkripsi

1 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) dari 7 Maret TUJUAN Menetapkan tata cara Audit Mutu Internal di lingkungan Universitas Negeri Semarang, sebagai upaya perbaikan efektivitas sistem manajemen mutu, penilaian peluang perbaikan serta peningkatan performa organisasi. 2. RUANG LINGKUP Berlaku terhadap seluruh tahapan audit mulai dari perencanaan audit, pelaksanaan audit hingga rincian tindak lanjut. 3. REFERENSI a. ISO 90:2008 b. Manual Mutu 4. DEFINISI a. Audit Mutu Internal adalah audit mutu yang dilakukan oleh Universitas Negeri Semarang dengan tujuan untuk menentukan kesesuaian dan menilai efektivitas dari sistem manajemen mutu yang diterapkan. b. Auditor adalah orang yang bertugas untuk melakukan audit. c. Auditee adalah orang atau pihak (Bidang/Urusan/Unit) di Universitas Negeri Semarang yang diaudit. d. Klien adalah orang atau organisasi yang meminta audit. e. Kriteria audit adalah set kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan. f. Bukti audit adalah rekaman/arsip pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi. g. Temuan audit adalah hasil penilaian bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit. h. Tindakan Koreksi adalah segala tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki.

2 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) dari 7 Maret 22 i. Verifikasi adalah penegasan, melalui penyediaan bukti obyektif bahwa persyaratan yang ditentukan telah dipenuhi. j. Bukti Obyektif (Objective Evidence) adalah segala informasi kualitatif atau kuantitatif, catatan atau peryataan fakta yang mendukung / membuktikan adanya atau kebenaran sesuatu. 5. KETENTUAN UMUM a. Audit Mutu Internal dilaksanakan minimal satu kali dalam setahun terdiri b. Terdapat beberapa kegiatan yang menunjang pelaksanaan Audit Mutu Internal dan menjadi materi utama bahan mengaudit bagi Auditor, yaitu : 1) Penilaian kinerja dosen dalam pembelajaran, direncanakan dilaksanakan dua kali dalam setahun, yaitu di tengah dan akhir tahun. 2) Evaluasi kinerja fakultas dan program studi / jurusan, direncanakan dilaksanakan sekali dalam setahun, yaitu di akhir tahun. 3) Pengukuran kepuasan mahasiswa, mengacu pada Prosedur Mutu Pengukuran Kepuasan Pelanggan (PM-BPM-05), direncanakan dilaksanakan sekali dalam setahun, yaitu di akhir tahun. c. Tiga kegiatan pada poin 5.2 di atas dilaksanakan menggunakan instrumen sesuai masing-masing kegiatan. d. Frekuensi pelaksanaan Audit Mutu Internal ditentukan berdasarkan pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut : 1) Tingginya atau kecenderungan meningkatnya ketidaksesuaian. 2) Perubahan yang signifikan dalam manajemen, organisasi, kebijakan, atau teknik yang dapat mempengaruhi sasaran mutu. 3) Hasil pelaksanaan Audit Mutu Internal sebelumnya. e. Pemilihan Auditor dan pelaksana audit harus memperhatikan objektivitas dan independensi (tidak menjadi bagian dari unit kerja yang diaudit). f. Kriteria temuan Audit Mutu Internal terdiri atas: 1) Ketidaksesuaian, yaitu tidak terpenuhinya prosedur atau peraturan lain yang telah ditetapkan.

3 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) dari 7 Maret 22 2) Remarks (Saran perbaikan) yaitu saran yang diberikan Auditor kepada Auditee untuk memperbaiki proses, sarana, maupun sumber daya manusia, yang bertujuan untuk peningkatan kinerja. 6. PROSEDUR 6.1. Diagram Prosedur Mutu AMI Program Audit Mutu Internal (AMI) BPM REKTOR mulai Program Audit Mutu Internal Menyusun Program Audit Tahunan Meminta Persetujuan Rektor Keputusan Rektor selesai Persiapan Audit Mutu Internal

4 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) dari 7 BPM / REKTOR LEAD AUDITOR AUDITOR Maret 22 mulai Program Audit Mutu Internal Surat Perintah Kerja Audit Mutu Internal Menyusun Rencana Pelaksanaan AMI Persetujuan BPM Audit CheckIlist dan Form temuan Audit selesai Pelaksanaan Audit Mutu Internal

5 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) dari 7 Maret 22 BPM/ LEAD AUDITOR(LA) AUDITOR mulai Rencana Pelaksanaan Audit Pembukaan AMI Rapat AMI Kesepakatan Hasil Rapat AMI selesai 6.2. Rincian Prosedur Mutu AMI Program Audit Mutu Internal (AMI) 1. Mulai 2. BPM menyusun program audit tahunan yang yang tertuang dalam program audit mutu internal dengan meminta persetujuan Rektor 3. Rektor memberi persetujuan atas program audit mutu internal yang diajukan oleh BPM 4. Apabila terdapat suatu kepentingan yang menghendaki dilakukannya audit mutu internal di luar jadwal yang telah direncanakan harus mendapat persetujuan dari Rektor.

6 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) Selesai 6 dari 7 Maret Persiapan Audit Mutu Internal 1. Mulai 2. Berdasarkan program audit mutu internal yang telah disusun, selanjutnya BPM membuat Surat Perintah Kerja Audit Mutu Internal dengan meminta persetujuan Rektor. 3. Atas dasar SPK AMI selanjutnya WMM meminta pada Lead Auditor untuk menyusun rencana pelaksanaan AMI. 4. Lead Auditor menyusun rencana pelaksanaan AMI dengan meminta persetujuan BPM. 5. Rencana pelaksanaan AMI yang telah disetujui oleh BPM selanjutnya didistribusikan kepada auditor dan auditee. 6. Terkait implementasi AMI, maka auditor perlu membekali diri dengan audit check list dan form temuan audit. 7. Selesai Pelaksanaan Audit Mutu Internal 1. Mulai 2. BPM mengundang Rektor, pembantu Rektor dan pihak-pihak terkait pada acara pembukaan AMI. 3. Pada rapat pembukaan akan disampaikan hal-hal sbb : a. Memperkenalkan anggota tim audit (BPM). b. Menjelaskan lingkup, tujuan, dan rencana audit (BPM.) c. Menjelaskan metode yang akan digunakan sebagai dasar penilaian dalam audit (LA). d. Menginformasikan tanggal serta waktu rapat penutupan audit (BPM/LA). e. Menjelaskan rincian audit yang dirasa belum jelas (BPM/LA).

7 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) Pada saat AMI : 7 dari 7 Maret 22 a. Auditor dapatmenggunakan check list dalam menyusun daftar pertanyaanyang akan disampaikan kepada auditee. b. Apabila ditemukan bukti ketidaksesuaian pada saat audit, maka auditor mencatatnya dalam daftar temuan AMI. c. Auditormenguraikan ketidaksesuaian pada kolom uraian ketidaksesuaian yang terdapat pada form temuan AMI dan membuat kesepakatan dengan auditee mengenai tanggal penyelesaian tindakan koreksi. 5. Selesai 7. LAMPIRAN. a. Program Audit Mutu Internal b. Rencana pelaksanaan AMI c. Format audit check list d. Format temuan audit e. Format Laporan AMI f. Format Log status audit g. Contoh format rincian pelaksanaan AMI h. Format Surat Perintah Kerja AMI i. Contoh format surat peringatan