PROSEDUR PELAYANAN SURAT REKOMENDASI BEASISWA

Transkripsi

1 SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008 FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA INSTITUT PERTANIAN BOGOR PROSEDUR PELAYANAN SURAT NO. DOKUMEN : POB-FEMA-10 REVISI : 02 NO. SALINAN : Bogor, 24 November 2014 Dekan Fakultas Ekologi Manusia Dr. Arif Satria NIP

2 1. TUJUAN Terselenggaranya tertib administrasi dalam pelayanan surat rekomendasi beasiswa di Fakultas Ekologi Manusia Institut Pertanian Bogor. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku dalam kegiatan pelayanan pembuatan surat rekomendasi beasiswa di FEMA IPB. 3. PENGERTIAN/DEFINISI 3.1. adalah dana yang bersumber dari instansi pemerintah, swasta, yayasan dan sumber-sumber lain termasuk dari orang tua mahasiswa (POM) dan dari IPB yang disalurkan kepada mahasiswa yang memiliki akademik baik atau memiliki potensi akademik yang baik, tetapi memiliki kesulitan ekonomi agar dapat tetap melanjutkan studi dan selesai tepat waktu FEMA adalah Fakultas Ekologi Manusia IPB adalah Institut Pertanian Bogor. 4. REFERENSI 4.1. Keputusan Rektor Nomor 220/I3/PP/2011 tanggal 28 Desember 2011 tentang Panduan Program Sarjana Institut Pertanian Bogor Edisi Tahun KETENTUAN UMUM 5.1. Mahasiswa hanya diperbolehkan menerima 1 (satu) jenis beasiswa. 2

3 6. PROSEDUR 6.1 Mahasiswa mengisi buku/formulir permohonan beasiswa di masingmasing Departemen, menyerahkan kembali kepada Staf Bagian Akademik Departemen. 6.2 Staf Bagian Akademik Departemen menerima, meneliti formulir permohonan beasiswa beserta persyaratan beasiswa (berupa transkip, biodata mahasiswa yang bersangkutan dan surat pernyataan tidak sedang menerima beasiswa), membuat surat rekomendasi berdasarkan data pada formulir permohonan beasiswa, selanjutnya menyerahkan kepada Mahasiswa untuk di tandatangani oleh Pembimbing Akademik dan Ketua/Sekretaris Departemen melalui Tata Usaha. 6.3 Mahasiswa menerima surat rekomendasi beasiswa dari Staf Bagian Akademik Departemen, selanjutnya menyampaikan kepada pembimbing akademik. Jika pembimbing akademik berhalangan dapat diwakilkan Komisi Akademik dan diserahkan salinannya ke PA. 6.4 Pembimbing akademik menerima surat rekomendasi, meneliti dan melengkapi/mengisi data sesuai yang tercantum pada surat rekomendasi, yaitu : a. Kemampuan melaksanakan tugas akademik, b. Kematangan, c. Kemandirian, d. Kerjasama mahasiswa, dan e. Disiplin. 6.5 Pembimbing akademik menandatangani surat rekomendasi dan mengembalikan kepada mahasiswa. 6.6 Mahasiswa menerima dan menyerahkan ke Staf Bagian Akademik Departemen untuk ditandatangani oleh Ketua/Sekretaris Departemen. 3

4 6.7 Ketua/Sekretaris Departemen menerima dan menandatangani, dan mengembalikan kepada Staf Bagian Akademik Departemen untuk diserahkan kepada Mahasiswa. 6.8 Mahasiswa menyerahkan surat rekomendasi yang telah ditandatangani Ketua/Sekretaris Departemen ke Staf Bagian Akademik Fakultas. 6.9 Staf Bagian Akademik Fakultas menerima surat rekomendasi Departemen dari Mahasiswa, mencatat pada agenda persuratan akademik, selanjutnya membuat surat rekomendasi dari Fakultas dan menyampaikan kepada Kepala Tata Usaha Fakultas untuk diperiksa serta paraf Kepala Tata Usaha Fakultas memeriksa draft, paraf pada surat dan menyerahkan kepada Staf Bagian Akademik Fakultas untuk diserahkan kepada Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan untuk disahkan Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan menerima, memeriksa dan menandatangani selanjutnya mengembalikan kepada Staf Bagian Akademik Fakultas Staf Bagian Akademik Fakultas menerima surat rekomendasi beasiswa yang telah ditandatangani, mengarsipkan dan menyerahkan kepada Mahasiswa Mahasiswa menerima surat rekomendasi yang telah ditandatangani. 4

5 7. BAGAN ALIR PROSEDUR AKTIVITAS REKAMAN / DOKUMEN KETERANGAN Mulai Mengisi formulir permohonan beasiswa, 1 Formulir Permohonan STAF BAGIAN AKADEMIK DEPARTEMEN Menerima, meneliti dan membuat surat usulan rekomendasi yang ditandatangani Dosen PA & Kadep 2 Memerima dam menyampaikan surat kepada Dosen PA dan Kadep 3 DOSEN PA Menerima, meneliti dan melengkapi data sesuai dengan kolom yang tersedia dan tanda tangan 4 Menerima dan menyerahkan ke Staf Bagian Akademik Departemen untuk ditandatangani oleh Kadep 5 KETUA DEPARTEMEN Menerima dan menandatangani surat rekomendasi beasiswa, menyerahkan kembali kepada Staf Bagian Akademik Departemen 6 A 5

6 AKTIVITAS REKAMAN / DOKUMEN KETERANGAN A Menyerahkan surat rekomendasi ke Staf Bagian Akademik Fakultas 7 STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS Menerima, mencatat dan membuat surat rekomendasi, menyampaikan kepada Kepala TU Fakultas untuk paraf 8 Agenda Persuratan Bag. Akademik KEPALA TU FAKULTAS Menerima, memeriksa dan paraf pada surat 9 STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS 10 Menerima surat rekomendasi WAKIL DEKAN BIDANG AKADEMIK & KEAN 11 Menerima, meneliti dan menandatangani surat rekomendasi STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS 12 Menerima dan menyerahkan ke mahasiswa 13 Menerima surat rekomendasi yang telah ditandatangani Selesai 8. WAKTU : 2 hari kerja untuk proses yang dilakukan di Fakultas. 6

7 9. DOKUMEN PENDUKUNG No Kode Nama Dokumen Lokasi 1 FRM/FEMA/ Formulir Permohonan Bagian Akademik Departemen 2 FRM/FEMA/ dari Departemen Bagian Akademik Departemen 3 FRM/FEMA/ dari Fakultas Bagian Akademik Fakultas 4 - Agenda Persuratan Bagian Akademik Bagian Akademik Fakultas 7