AUDIT MUTU INTERNAL. Oleh : Moses Laksono Singgih : Institut Teknologi Sepuluh Nopember Pada : 5 September Rektorat Lt. 1 Kantor Penjaminan Mutu

Transkripsi

1 AUDIT MUTU INTERNAL Oleh : Moses Laksono Singgih Di : Institut Teknologi Sepuluh Nopember Pada : 5 September 2017 Rektorat Lt. 1 Kantor Penjaminan Mutu

2 PEMAHAMAN TEORI AUDIT DIPERLUKAN UNTUK: 1. merencanakan program audit internal dengan membuat jadwal dan daftar pengecekan audit. 2. menentukan auditor yang bertugas dengan tepat. 3. melakukan pemeriksaan dan verifikasi hasil audit sebelumnya. AMI ITS, OLEH MOSES L. SINGGIH 2

3 DEFINISI AUDIT : Suatu pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan AMI ITS, OLEH MOSES L. SINGGIH 3

4 Tujuan Audit KESESUAIAN STANDAR IMPLEMENTASI VS

5 SPME VS SPMI Audit eksternal: audit yang dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian terhadap standar eksternal SPME Audit internal: audit yang dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian terhadap standar internal (mutu organisasi sendiri) dan meningkatkan untuk mencapai standar internal SPMI AMI ITS, OLEH MOSES L. SINGGIH 5

6 SPMI, SPME dan Mutu Pendidikan Tinggi SPM Dikti Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME/Akreditasi) MMUTU PENDIDIKAN TINGGI Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PD Dikti) AMI ITS, OLEH MOSES L. SINGGIH 6

7 SPMI, SPME dan Mutu Pendidikan Tinggi SPM Dikti Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME/Akreditasi) M MUTU PENDIDIKAN TINGGI Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PD Dikti) AMI ITS, OLEH MOSES L. SINGGIH 7

8 Manajemen SPMI P Penetapan Standar Dikti; P P Pelaksanaan Standar Dikti; Evaluasi (pelaksanaan) Standar Dikti; P E Pengendalian (pelaksanaan) Standar Dikti; dan Peningkatan Standar Dikti. AMI ITS, OLEH MOSES L. SINGGIH 8

9 Tujuan Audit: 1. Untuk menentukan kesesuaian atau taksesuaian unsurunsur sistem mutu dengan syarat-syarat yang ditetapkan. 2. Untuk menentukan kapabilitas dari sistem manajemen mutu dan keefektifan pencapaian dari tujuan-tujuan mutu yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci). 3. Untuk memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem mutu. AMI ITS, OLEH MOSES L. SINGGIH 9

10 PRINSIP DASAR AUDIT 1. Sikap dasar : mempunyai sifat profesional 2. Penyajian yang wajar : wajib memberikan laporan yang objektif 3. Ketelitian : kecermatan dalam menggali informasi sehingga menghasilkan kesimpulan audit yang valid 4. Independen : mempunyai sikap netral dan obyektif saat membuat kesimpulan audit 5. Berdasar bukti : penjelasan yang rasionil dalam menghasilkan kesimpulan yang dapat dipercaya AMI ITS, OLEH MOSES L. SINGGIH 10

11 KLASIFIKASI TEMUAN AUDIT: Observasi (OB): Ketaksesuaian yang dapat diselesaikan dengan cepat dan mudah. Ketaksesuaian (KTS) MINOR: Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas terhadap sistem mutu Ketaksesuaian (KTS) MAJOR: Ketidaksesuaian yang memiliki dampak luas terhadap sistem mutu AMI ITS, OLEH MOSES L. SINGGIH 11

12 LINGKUP (CAKUPAN) AUDIT Lingkup audit meliputi semua persyaratan sistem yang berpengaruh terhadap mutu layanan, diantaranya: 1. Dokumen sistem mutu 2. Organisasi 3. Komitmen (tanggungjawab) manajemen 4. Sumber daya, meliputi: a. Sumber daya manusia b. Infrastruktur 5. Proses dan pengendaliannya 6. Evaluasi dan perbaikan AMI ITS, OLEH MOSES L. SINGGIH 12

13 PENGERTIAN BEBERAPA ISTILAH DALAM AUDIT MUTU Ketua Tim Auditor adalah orang yang ditunjuk untuk mengelola audit dan memimpin pelaksanaan audit dengan dibantu beberapa auditor Kriteria Audit (Audit Criteria): Kebijakan, prosedur atau persyaratan yang digunakan sebagai referensi Bukti Audit (Audit Evidence): Catatan, pernyataan, fakta atau informasi lainnya yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diperiksa. Bukti audit dapat bersifat kualitas atau kuantitas AMI ITS, OLEH MOSES L. SINGGIH 13

14 PENGERTIAN BEBERAPA ISTILAH DALAM AUDIT MUTU Check list (Daftar Tilik): daftar pertanyaan yang disusun berdasar hasil audit dokumen untuk diverifikasi lebih lanjut dalam audit lapangan/visitasi/kepatuhan. Temuan Audit (Audit Findings): hasil dari evaluasi bukti audit yang dikumpulkan yang berlawanan dengan kriteria audit. AMI ITS, OLEH MOSES L. SINGGIH 14

15 Istilah Audit Auditor Pihak yang melakukan audit Auditee Kriteria audit Ruang lingkup audit Pihak yang diaudit Standar yang diacu dalam proses audit (ketentuan-ketentuan) Batasan audit yang terdiri dari fokus bidang audit & periode audit

16 Proses Audit Perencanaan Perencanaan dan penjadwalan audit Pelaksanaan Pelaporan Tindak Lanjut Auditor melaksanakan audit minimal sesuai checklist Auditor membuat laporan sesuai kesepakatan dengan auditee Auditor melakukan verifikasi temuan

17 Pelaksanaan Audit Pembukaan Auditor menjelaskan tujuan audit, ruang lingkup audit, kriteria audit Audit Auditor melakukan audit Penutupan Auditor membacakan temuan dan membuat kesepakatan dengan auditee

18 Auditor yang BAIK 3G 3A Gesek Gosok Gasak Asah Asih Asuh

19 Auditor yang BAIK Sedikit bicara Banyak makan Sedikit bicara Banyak mendengar

20 Pelaksanaan Audit Pertanyaan terbuka Bagaimana...? Mohon diceritakan... Mohon dijelaskan... Pertanyaan tertutup Sudahkah...? Untuk menggali Untuk memastikan

21 Penulisan Temuan Temuan: ketidaksesuaian antara standar VS implementasi. Cara penulisan temuan: Awali dengan menuliskan hal baik, baru masuk ke detail temuan. Detail temuan dituliskan dengan teknik PLOR Problem (masalah), apa masalahnya? Tulis dengan detail masalah yang ditemukan Location (lokasi), dimana ketidaksesuaian ditemukan Objective (bukti), bukti ketidaksesuaian (nomor dokumen, foto dll) Reference (rujukan), tidak sesuai dengan dokumen / peraturan apa?

22 Contoh Penulisan Temuan Location Secara umum, proses penanganan Sumber Daya Manusia di prodi XXX telah tertata dengan baik. Selama berlangsungnya proses audit, ditemukan adanya kesesuaian dan ketidaksesuaian berikut: 1. Daftar dosen tetap di prodi XXX dapat ditunjukkan 2. Rasio jumlah mahasiswa terhadap jumlah dosen tetap tertulis, dari hasil diskusi

23 RINGKASAN 1. Tujuan utama Audit mutu ialah untuk mendapatkan ruang peningkatan pada aspek yang ditetapkan sebagai lingkup audit 2. Pemenuhan atau perbaikan sistem mutu sesuai ruang peningkatan yang didapatkan dalam audit mutu secara periodik akan menjadikan institusi berkualitas. 3. Agar perbaikan sistem mutu dapat dilakukan dengan mudah maka temuan audit harus diformulasikan dengan baik sehingga ruang peningkatan dapat dengan mudah dipahami AMI ITS, OLEH MOSES L. SINGGIH 23

24 5 September 2017 Kantor Penjaminan Mutu