BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kemajuan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang sedemikian pesat serta potensi pemanfaatannya secara luas, membuka peluang bagi proses akses, pengelolaan, dan pendayagunaan informasi dalam volume yang besar secara cepat dan akurat. Kemajuan TIK tersebut diharapkan dapat memenuhi tuntutan kepentingan masyarakat agar pelayanan kepada publik menjadi efisien, efektif, interaktif, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan [1]. Peran teknologi secara khusus teknologi informasi semakin meningkat dan berdampak langsung terhadap tumbuh kembangnya suatu organisasi atau perusahaan. Model keselarasan strategis [2] sebagai suatu kerangka konseptual didasarkan pada peranan teknologi informasi yang tidak sekadar mendukung organisasi/perusahaan secara administratif melainkan lebih pada peranan strategis. Hal ini dimaksudkan bahwa peranan teknologi informasi tidak hanya mempengaruhi proses bisnis organisasi/perusahaan yang sudah ada tetapi dapat menciptakan proses bisnis strategis yang baru. Suatu konsep strategis cenderung dinamis karena akan selalu ditiru oleh para kompetitor sehingga diperlukan proses adaptasi dan perubahan berkelanjutan terhadap konsep strategis yang tepat bagi organisasi/perusahaan tersebut. Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja (BBPLK) Bandung merupakan salah satu Unit Pelaksana Teknis Pusat di bawah Kementerian Tenaga Kerja (Kemnaker) Republik Indonesia. BBPLK Bandung sebagai salah satu pusat pelatihan terlengkap [3] menyelenggarakan program pelatihan dan pengembangan kompetensi serta keterampilan sumber daya manusia di bidang industri jasa dan manufaktur. BBPLK Bandung melalui Keputusan Menteri Keuangan R.I. Nomor 306/KMK.05/2011 telah ditetapkan sebagai instansi Pemerintah yang menerapkan pengelolaan keuangan Badan Layanan Umum (BLU). Sebagai Badan Layanan Umum maka BBPLK akan memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan sesuai kapasitasnya. Kemitraan dengan berbagai institusi baik di dalam maupun di 13

2 luar negeri merupakan langkah strategis BBPLK Bandung untuk menunjang kualitas program pelatihan serta menambah ruang lingkup pelayanannya. Kondisi yang terjadi di BBPLK Bandung adalah keterbatasan dalam memenuhi kuota peserta pelatihan. Kesulitan tersebut dilihat sebagai kegagalan dalam memperkenalkan BBPLK secara luas melalui dukungan SI/TI. Situasi lain seperti belum adanya basis data di BBPLK Bandung menjadikan aktivitas kerja tidak efektif dan peluang tingkat duplikasi data yang cukup tinggi. Salah satu bentuk pelayanan BBPLK Bandung adalah membantu penyerapan lulusan peserta pelatihan oleh perusahaan yang difasilitasi melalui layanan kios 3 in 1 (Pelatihan, Sertifikasi, dan Penempatan). Kios 3 in 1 adalah bentuk layanan untuk mengakses lowongan kerja melalui internet, serta Bursa Tenaga Kerja khusus (BKK) yang bisa dimanfaatkan oleh lulusan maupun perusahaan dalam hubungannya dengan lowongan pekerjaan [3]. Namun dalam pelaksanaannya sistem informasi kios 3 in 1 ini belum berfungsi optimal dikarenakan belum adanya pengelolaan yang baik. Sehingga untuk mewujudkan visi-misi [4] dan seluruh proses bisnis BBPLK Bandung, institusi ini membutuhkan dukungan yang besar dari infrastruktur teknologi informasi dan beragam aplikasi sistem informasi. Arstitektur enterprise dalam lingkup teknologi informasi dikembangkan dengan tujuan meningkatkan pengelolaan TI dan meminimalkan segala pemborosan terhadap sumber daya. Enterprise arsitektur memberi spesifikasi yang menyeluruh akan informasi, strategi, dan fungsi teknologi serta kaitannya terhadap proses bisnis yang ada. Enterprise arsitektur tidak hanya berdampak pada sumber daya internal seperti perangkat TI, proses dan personel TI tetapi juga hubungan dengan organisasi eksternal. Hal yang patut diperhatikan yaitu ketika menampilkan arsitektur yang tidak sesuai maka organisasi tidak akan mencapai tujuannya, proses bisnis menjadi bermasalah dan sebaliknya menimbulkan biaya yang besar [5]. Perencanaan SI/TI yang strategis diperlukan untuk melihat sejauh mana teknologi informasi memberikan nilai tambah pada organisasi/perusahaan. Penerapan strategi ini menekankan misi pada sistem informasi yang pemenuhannya memerlukan keterpaduan arah dalam perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian yang selaras dengan strategi bisnis enterprise. Pembangunan strategi untuk 14

3 pemenuhan misi sistem informasi dimulai dari perencanaan yang mengidentifikasi kebutuhan informasi dan kemungkinan inovasi pemanfaatan teknologi untuk peningkatan kinerja enterprise. Perencanaan ini dapat memanfaatkan metodologi Perencanaan Arsitektur Enterprise (EAP) yang menghasilkan arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi, dan arah rencana implementasinya bagi enterprise [6]. Dengan melihat hal-hal yang mendasari pentingnya sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) ini untuk diterapkan dalam proses bisnis secara khusus di BBPLK Bandung, maka memang dibutuhkan suatu kerangka strategis yang terkonsentrasi di bidang SI/TI. Efektivitas dan efisiensi dari suatu penerapan TI membutuhkan suatu kerangka atau framework. Framework ini menjadi tools dalam membangun dan mengembangkan arsitektur enterprise [7] sehingga BBPLK Bandung dapat mencapai keunggulan bersaing melalui keselarasan strategi bisnis dan SI/TI. Ward dan Peppard merupakan model perencanaan strategis yang digunakan pada penelitian ini dan model strategis tersebut dapat dijalankan secara efektif dan efisien dengan menggunakan kerangka arsitektur enterprise, yakni TOGAF (The Open Group Architecture Framework). Proses penyusunan perencanaan strategis ini menggunakan integrasi TOGAF ADM dengan Ward- Peppard dikarenakan model/kerangka tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. TOGAF ADM sebagai kerangka arsitektur yang memiliki konsep pengembangan dan selanjutnya diintegrasikan dengan model Ward-Peppard yang memiliki beragam alat analisis dan juga proses strategi sehingga dapat menghasilkan suatu struktur perencanaan strategis yang lengkap. Perencanaan strategis SI/TI ini akan menghasilkan sebuah dokumen strategis yang dapat menjadi pedoman bagi manajemen untuk mengambil keputusan di bidang pemanfaatan SI/TI di BBPLK Bandung. 1.2 Perumusan masalah Berdasarkan pada latar belakang masalah di atas maka yang menjadi perumusan masalah adalah kebijakan investasi SI/TI di BBPLK Bandung yang belum terarah dalam mendukung proses bisnis institusi. 15

4 1.3 Keaslian penelitian Berbagai penelitian terdahulu telah melakukan banyak pembahasan mengenai perencanaan strategis SI/TI dengan model strateginya dan berbagai kerangka enterprise arsitektur dengan kelebihan dan kekurangannya. Azhary [8] memaparkan latar belakang masalah di Telkom University sebagai institusi baru yang merupakan merger dari 4 institusi sehingga membutuhkan perancangan IT Master Plan guna membantu menyelaraskan strategi bisnis dan strategi TI. Penulis menyampaikan berbagai metode arsitektur seperti TOGAF ADM sebagai pengantar untuk metode Ward-Peppard yang dijadikan sebagai kerangka utama dalam pencapaian strategi. Dalam metode Ward-Peppard ini dimunculkan tahapan masukan dan tahapan keluaran sebagai analisis awal terhadap lingkungan internal dan eksternal di Telkom University. Untuk mendukung analisis tersebut penulis menggunakan tools semacam Value Chain, PEST, Five forces model, analisis SWOT, Mc Farlan, IT Balanced Scorecard, dan analisis Critical Success Factor. Dari analisis tersebut dirumuskan tiga jenis strategi yakni Strategi Bisnis SI, Strategi TI, Strategi Manajemen SI/TI yang dikembangkan menjadi sebuah portofolio dalam pengembangan SI/TI di Telkom University. Dan untuk tahapan implementasinya penulis mengusulkan pembangunan infrastruktur meliputi pembangunan data center, pengadaan server, jaringan dan keamanan dari data center yang akan dibangun. Surendro [6] menjelaskan bahwa Perencanaan Arsitektur Enterprise (EAP) merupakan suatu perencanaan strategis sistem informasi dalam mendukung upaya pencapaian tujuan dari enterprise tersebut. Dalam menerapkan strategi ini diperlukan keterpaduan antara perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian yang selaras dengan strategi bisnis enterprise tersebut. Pendekatan EAP dalam kerangka Zachman ditampilkan sehingga memperjelas kedudukan metode EAP sebagai tahap identifikasi, tahap pendefinisian visi masa depan, dan tahap untuk menyusun rencana dalam mencapai visi masa depan. Tahapan-tahapan pemodelan bisnis dan pembangunan arsitektur aplikasi serta teknologi merupakan indikator tingkat kepentingan dan manfaat sistem informasi tersebut bagi perusahaan. Surendro berpendapat bahwa pemahaman atas proses bisnis yang dijalankan perusahaan 16

5 sebagai hal kritis yang diperlukan saat mengembangkan EAP. Surendro juga menambahkan bahwa kondisi yang terjadi adalah kultur dan aturan perusahaan sering menghambat pelaksanaan identifikasi proses bisnis tersebut. Setiawan [9] menyampaikan bahwa penggunaan dan pemilihan Enterprise Architecture yang tepat akan mempercepat dan menyederhanakan pengembangan arsitektur. Dalam studi ini difokuskan pada proses melakukan pemilihan EA Framework. Berdasarkan survei pengguna, Penulis menyebutkan framework yang paling banyak digunakan dalam industri dan pemerintahan adalah Zachman, TOGAF, IAF, dan FEAF. Paper ini dengan lengkap menerangkan karakteristik masing-masing EA Framework dan merumuskan bahwa dalam pemilihan framework tersebut terdapat kriteria berbeda yang bisa dijadikan acuan seperti tujuan dari EA, input untuk aktivitas EA, dan output dari aktivitas EA. Penulis juga menekankan bahwa dalam prakteknya EA Framework yang ada belumlah sempurna, masing-masing dengan kelebihan dan kekurangan karena semuanya tergantung karakteristik dari enterprise tersebut dan apa yang menjadi fokus yang hendak dicapai. Hasil pemetaan seluruh framework dengan studi kasus enterprise yang belum memiliki EA dan keperluan pengembangan EA, diperoleh metode TOGAF sebagai EA Framework yang tepat untuk digunakan. Smith, dkk. [10] melakukan penelitian adopsi pada teknologi virtual untuk mengembangkan efisiensi Data Centres (DC) berdasarkan kinerja sumber daya dan efisiensi biaya. Virtual data centre merupakan perubahan strategis yang membutuhkan enterprise arsitektur sebagai pedoman dalam pengimplementasiannya. Dalam studi ini, Smith bersama rekannya melakukan analisis terhadap beberapa EA framework dan memilih TOGAF framework menjadi acuan karena framework ini menyajikan pendekatan EA yang terangkai sebagai satu kesatuan. TOGAF menyediakan metode arsitektur, perangkat, dan model referensi yang umum untuk mengembangkan suatu arsitektur yang spesifik dari domain dan organisasi yang berbeda termasuk arsitektur Infrastruktur Informasi (II). Smith bersama rekannya mengusulkan integrasi Enterprise Architecture and Information Infrastructure (EAII) sebagai sebuah pendekatan untuk panduan proses virtual terhadap data center. Hal ini dikembangkan dengan 17

6 review dan analisis terhadap The Open Group Architecture Framework (TOGAF) dan Information Infrastructure (II). Kurniawan dalam penelitiannya [11] meneliti tentang gagasan suatu enterprise architecture (EA) dalam hal ini TOGAF 9.1 diintegrasikan dengan model keselarasan SAMM (Strategic Alignment Maturity Model). Harapannya adalah dicapai suatu konsep EA yang menjamin keselarasan strategis bisnis dan strategi TI. Langkah pertama yang dilakukan adalah melakukan metamodel atas SAMM sebagai panduan untuk konsep metamodel EA dan hasilnya terdapat berbagai atribut SAMM. Selanjutnya penulis melakukan pemetaan atribut tersebut ke tiap fase ADM TOGAF 9.1 yang dibatasi hanya sampai fase D atau fase teknologi dan menghasilkan artefak TOGAF, dimana nantinya artefak tersebut akan mejadi dasar dalam mendesain EA yang output nya sudah menjamin adanya keselarasan strategis bisnis dan IT. David Wilton dalam penelitannya yang membahas hubungan antara IS Strategic Planning (ISSP) dan Enterprise Architectural Practice (EAP) [12] mengambil studi kasus pada perusahaan di New Zealand. Penulis mengamati dua dekade terakhir sebagai masa kemunculan sebuah pendekatan yang berkembang secara kontinu dalam hal merencanakan dan mengatur layanan IT. Dengan dilandasi bahwa pertumbuhan sektor IT yang begitu cepat dalam perkembangannya, sehingga mendorong penulis dalam menghasilkan pendekatan yang baru untuk merencanakan dan mengatur layanan IT tersebut. Penulis melihat terdapat banyak kemiripan diantara ISSP dan EAP yang nyata terlihat yaitu peluang untuk menjadikan dua aktivitas (ISSP dan EAP) tersebut sebagai dasar pemikiran, kedua aktivitas tersebut dapat menghilangkan usaha yang berulang, dan juga keduanya dapat dikembangkan sebagai metodologi dalam perencanaan IT. Wilton berhipotesis bahwa terdapat hal yang saling melengkapi antara topik yang termasuk pada perencanaan strategis SI (ISSP) dan arsitektur enterprise (EAP). Selanjutnya Wilton juga membandingkan tujuan kunci antara ISSP dan EA dimana hanya terdapat perbedaan urutan utamanya dalam hal establish technology path and policies, pada ISSP item tersebut berada pada prioritas keempat sedangkan pada EA berada di prioritas kedua. Hasil kesimpulan dari penulis menyatakan ada potensi 18

7 yang besar untuk mengembangkan metodologi dari kedua proses tersebut (ISSP dan EAP), dan pada kasus New Zealand, ISSP dan EAP cenderung kurang dimanfaatkan dikarenakan di NZ didominasi perusahaan berskala kecil sehingga cukup digunakan pendekatan do it yourself (DIY) untuk mengisi kesenjangan yang ada dalam perencanaan strategis. Hal yang menjadi perbedaan penelitian ini dengan penelitian yang sebelumnya adalah bahwa penelitian ini melakukan perancangan rencana strategis sistem informasi dan teknologi informasi pada instansi BBPLK Bandung dengan mengkombinasikan model strategis Ward-Peppard dan kerangka arsitektur TOGAF ADM yang selanjutnya disebut sebagai Langkah Terintegrasi Renstra SI/TI. Hasil akhirnya berupa dokumen strategis SI/TI BBPLK Bandung dan direkomendasikan menjadi pemodelan SI/TI bagi Balai Latihan Kerja (BLK) khususnya Unit Pelayanan Teknis Pusat (UPTP). 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk menyusun suatu Rencana Strategis Sistem Informasi/Teknologi Informasi yang dapat mendukung strategi bisnis BBPLK Bandung. 1.5 Manfaat Penelitian Manfaat penelitian Perencanaan Strategis SI/TI dengan Langkah Terintegrasi Ward-Peppard dan TOGAF ADM di BBPLK Bandung adalah: 1. Dokumen Rencana Strategis SI/TI BBPLK Bandung sebagai panduan dalam mengembangkan SI/TI di tiap bagian/bidang kerja. 2. Menjadi bahan referensi untuk penelitian lain yang memiliki kesamaan topik. 19