PENGUKURAN KINERJA DIVISI TI PADA PT X DENGAN MENGGUNAKAN METODE BALANCED SCORECARD

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap tahun 2004/2005 PENGUKURAN KINERJA DIVISI TI PADA PT X DENGAN MENGGUNAKAN METODE BALANCED SCORECARD Indra Gunarto Stephen Alexander Suwanti Kelas/Kelompok 08PDA / 02 Abstrak IT Balanced Scorecard merupakan suatu sistem manajemen strategis yang menggunakan beberapa metode pengukuran untuk melakukan evaluasi atas kinerja bagi TI ke perusahaan. Penggunaan TI merupakan suatu hal yang mutlak untuk memenangkan persaingan bisnis yang makin mendekati globalisasi dunia. Namun IT Balanced Scorecard tersebut masih tergolong baru bagi perusahaan di Indonesia begitu juga PT. X. Tujuan dilakukan penelitian ini adalah menganalisa dan mengukur kinerja pada divisi TI. Metode penelitian yang dilakukan adalah melalui penelitian kepustakaan, wawancara, kuesioner. Setelah dilakukan pengukuran atas kinerja TI perusahaan maka didapatkan data perspektif kontribusi perusahaan mencapai 91,06%, perspektif orientasi pengguna dengan 91,00%, perspektif penyempurnaan oprasional dengan 94,24%, dan perspektif orientasi masa depan dengan 86,58%. Kesimpulan setelah meneliti adalah bahwa IT Balanced Scorecard dapat diandalkan untuk mendapatkan gambaran mengenai kinerja TI perusahaan, dan untuk dapat mempertahankan hasil yang baik perusahaan harus terus melakukan pengukuran berkala dengan menggunakan IT Balanced Scorecard untuk menentukan pencapaian strategis. Kata kunci : Balanced Scorecard, pengukuran kinerja. iv

2 Prakata Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan karunia-nyalah, penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi ini dalam rangka memenuhi persyaratan penyelesaian Jenjang Strata-1 pada Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Karena keterbatasan pengetahuan yang dimiliki, penulis menyadari bahwa skripsi yang disusun masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan penulis demi sempurnanya skripsi ini. Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada orang tua penulis atas segala dukungan, nasehat, petunjuk, doa, saran dan bimbingan serta kesempatan yang telah diberikan selama penulisan skripsi ini. Rasa terima kasih juga penulis tujukan kepada : 1. Bpk Envermy Vem, M.Sc.; selaku Pejabat Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan sarana dan prasarana kepada penulis untuk menyelesaikan studi pada Universitas Bina Nusantara. 2. Bpk Sablin Yusuf, Ir, M.Sc., M CompSc; selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer. 3. Bpk Siswono, S.Kom., MM; selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara. 4. Bpk. Idris Gautama, S.E, S.Kom, MM ; selaku Ketua Program Studi Universitas Bina Nusantara. v

3 5. Bpk. Henkie Ongowarsito, S.Kom., M.T, M.Sc; selaku dosen pembimbing utama yang telah banyak meluangkan waktu untuk memberikan pengarahan, nasehat, saran, kritik, dan perhatian yang besar serta masukan yang sangat berharga dalam penyusunan skripsi ini. 6. Bpk Herjandi Wijaya yang telah memberikan saran dan masukan dalam penulisan skripsi ini. 7. Bpk. Johanes Abednego, S.Kom, MM selaku Manajer Divisi TI pada PT. X atas semua bantuan dan informasi yang diberikan sehingga penulisan skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik. 8. Seluruh staf dan karyawan PT. X, atas waktu yang diluangkan untuk penulis dalam melakukan survey penulisan skripsi ini. 9. Dosen-dosen Universitas Bina Nusantara atas semua saran dan masukan yang sangat membantu dalam terselesaikannya penulisan skripsi ini. 10. Teman-teman penulis yang telah memberikan dukungan moril demi terselesaikannya skripsi ini. 11. Pihak-pihak lain yang tidak mungkin disebutkan namanya satu-persatu atas nasehat, bantuan dan semangat pada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. Akhir kata, semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca serta memberikan manfaat bagi semua pihak yang membutuhkannya. Jakarta, Juni 2005 Penulis vi

4 DAFTAR ISI Halaman Judul Luar..i Halaman Judul Dalam..ii Halaman Persetujuan Skripsi iii Abstrak. iv Prakata..v Daftar Isi..vii Daftar Tabel. xiv Daftar Gambar.xv Daftar Lampiran....xvii BAB 1:PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Penelitian Metodologi Penelitian Sistematika Penulisan.4 BAB 2:LANDASAN TEORI 2.1 Definisi Pengukuran Pengukuran Kinerja Definisi Pengukuran Kinerja Manfaat Pengukuran Kinerja Teknologi, Informasi, Data dan Sistem.8 vii

5 2.3.1 Definisi Teknologi Definisi Informasi Definisi Sistem Balanced Scorecard Pengertian Balanced Scorecard Aspek-aspek yang diukur dalam Balanced Scorecard Perspektif Keuangan Perspektif Pelanggan Perspektif Proses Bisnis Internal Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan IT Balanced Scorecard Sejarah IT Balanced Scorecard Pengertian IT Balanced Scorecard Aspek TI dalam Implementasi IT Balanced Scorecard Perspektif Kontribusi Perusahaan Perspektif Orientasi Pengguna Perspektif Penyempurnaan Operasional Perpektif Orientasi Masa Depan Visi, Misi dan Strategi Visi dan Misi Strategi Porter s Five Forces (Model Lima Daya Porter) SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) Definisi SWOT.24 viii

6 2.8.2 Klasifikasi SWOT Matrik SWOT Critical Success Factors Pengertian Critical Success Factors Karakteristik Critical Success Factors Perencanaan dan Kisi Strategis (Strategic Grid) Strategic Map Perancangan Kuesioner Data dan Pengumpulannya Data Jenis Data Internal dan Data Eksternal Type Data : Data Kualitatif dan Data Kuantitatif Skala Pengukuran Data Analytic Hierarchy Process (AHP) Definisi AHP Langkah-langkah Perhitungan AHP Digital Dashboard 42 BAB 3:ANALISA KEADAAN PERUSAHAAN 3.1 Profil Perusahaan Sejarah Singkat Perusahaan Struktur Organisasi Perusahaan Tugas dan Tanggung Jawab Visi, Misi dan Strategi Perusahaan..53 ix

7 3.2 Analisis Perusahaan Analisis Kompetitif Porter Analisis Strengths, Weaknesses, Opportunities dan Threats (SWOT) Analisis Critical Success Factors (CSF) Gambaran Umum Divisi TI Struktur Organisasi Divisi TI Tugas dan Tanggung Jawab Divisi TI Visi, Misi dan Strategi Divisi TI Infrastruktur TI Aplikasi TI Proses Bisnis TI Proses Pengadaan Aplikasi Proses Pengadaan Hardware Proses Operasional Divisi TI Arsitektur Jaringan Analisis Divisi TI Analisis Strengths, Weaknesses, Opportunities dan Threats (SWOT) TI Analisis Critical Success Factors (CSF) TI IS / IT Strategic Grid IT Plan Sistem Pengukuran Kinerja TI Sekarang 90 x

8 BAB 4:PENGUKURAN IT BALANCED SCORECARD 4.1 Proses Perancangan IT Balanced Scorecard Penyelarasan Visi Perusahaan Dengan Visi TI Penyelarasan Misi Perusahaan Dengan Misi TI Penyelarasan Strategi Perusahaan Dengan Strategi TI Penentuan Tujuan dan Ukuran Strategis Perspektif Kontribusi Perusahaan Perspektif Orientasi Pengguna Perspektif Penyempurnaan Operasional Perspektif Orientasi Masa Depan Perancangan Strategic Map Penentuan Sasaran Strategis Penelusuran Ukuran Strategis Pengumpulan Data untuk Perspektif Kontribusi Perusahaan Pengumpulan Data untuk Perspektif Orientasi Pengguna Pengumpulan Data untuk Perspektif Penyempurnaan Operasional Pengumpulan Data untuk Perspektif Orientasi Masa Depan Pengukuran IT Balanced Scorecard Pengolahan Kuesioner Rangkuman Keadaan Aktual atau Realisasi Perusahaan Pengukuran Pencapaian atau TPT Perbandingan Keadaan Aktual atau Realisasi dengan Sasaran Pembobotan Kuesioner Tujuan Strategis 139 xi

9 4.9 Evaluasi Hasil Pengukuran Digital Dashboard Menu Login Menu Utama Perspektif Tampilan Per Perspektif Tampilan Perspektif Kontribusi Perusahaan Tampilan Perspektif Orientasi Pengguna Tampilan Perspektif Penyempurnaan Operasional Tampilan Perspektif Orientasi Masa Depan Menu Update Perancangan Database Hasil Pengukuran Dalam Bentuk Diagram Layang 164 BAB 5:KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Saran 167 DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HID UP LAMPIRAN-LAMPIRAN FOTOCOPY S URAT S URVEI xii

10 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Contoh Tujuan dan Ukuran Strategis Orientasi Kontribusi Perusahaan 17 Tabel 2.2 Contoh Tujuan dan Ukuran Strategis Orientasi Pengguna 18 Tabel 2.3 Contoh Tujuan dan Ukuran Strategis Orientasi Penyempurnaan Operasional 19 Tabel 2.4 Contoh Tujuan dan Ukuran Strategis Orientasi Masa Depan 19 Tabel 2.5 Skala Fundamental AHP 39 Tabel 3.1 IFAS 60 Tabel 3.2 EFAS 61 Tabel 3.3 Matrik SWOT Perusahaan Secara Umum 65 Tabel 3.4 IFAS Divisi TI 83 Tabel 3.5 EFAS Divisi TI 84 Tabel 3.6 Matrik SWOT pada Divisi TI 86 Tabel 4.1 Ukuran Strategis Kontribusi Perusahaan 102 Tabel 4.2 Ukuran Strategi Orientasi Pengguna 102 Tabel 4.3 Ukuran Strategi Penyempurnaan Operasional 103 Tabel 4.4 Ukuran Strategi Orientasi Masa Depan 104 Tabel 4.5 Sasaran Strategis 108 Tabel 4.6 Keadaan Aktual Perusahaan 125 Tabel 4.7 Hasil Pengukuran 139 Tabel 4.8 Evaluasi Pengukuran Per Perspektif 145 Tabel 4.9 Evaluasi Pengukuran dan Sasaran Per Perspektif 149 xiii

11 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Kerangka Kerja Balanced Scorecard 11 Gambar 2.2 Perpindahan Balanced Scorecard ke IT Balanced Scorecard 15 Gambar 2.3 Bagan IT Balanced Scorecard 16 Gambar 2.4 Model Lima Daya Porter 21 Gambar 2.5 Lingkungan Dalam Analisis SWOT 25 Gambar 2.6 Matrik SWOT 29 Gambar 2.7 Information System Strategic Grid 32 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. X 47 Gambar 3.2 Model Porter Dari PT. X 54 Gambar 3.3 Diagram Analisa SWOT Perusahaan 63 Gambar 3.4 Struktur Organisasi Divisi TI Pada PT. X 66 Gambar 3.5 Proses Pengadaan Aplikasi 74 Gambar 3.6 Proses Pengadaan Hardware 76 Gambar 3.7 Proses Operasional TI 78 Gambar 3.8 Arsitektur Jaringan 80 Gambar 3.9 Diagram Analisa SWOT TI 85 Gambar 3.10 Strategic Grid Perusahaan 88 Gambar 4.1 Kerangka IT Balanced Scorecard 93 Gambar 4.2 Penyelarasan Visi, Misi dan Strategi Perusahaan dengan Visi, Misi, dan Strategi TI 96 Gambar 4.3 Strategic Map 105 Gambar 4.4 Menu Login 153 Gambar 4.5 Menu Utama Perspektif 154 xiv

12 Gambar 4.6 Tampilan Perspektif Kontribusi Perusahaan 155 Gambar 4.7 Tampilan Perspektif Orientasi Pengguna 156 Gambar 4.8 Tampilan Perspektif Penyempurnaan Operasional 157 Gambar 4.9 Tampilan Perspektif Orientasi Pengguna 158 Gambar 4.10 Menu Update 158 Gambar 4.11 Perancangan Tabel Login 159 Gambar 4.12 Perancangan Tabel Perusahaan 159 Gambar 4.13 Perancangan Tabel Perusahaan Detil 160 Gambar 4.14 Perancangan Tabel Pengguna 160 Gambar 4.15 Perancangan Tabel Pengguna Detil 161 Gambar 4.16 Perancangan Tabel Operasional 161 Gambar 4.17 Perancangan Tabel Operasional Detil 162 Gambar 4.18 Perancangan Tabel Masa Depan 162 Gambar 4.19 Perancangan Tabel Masa Depan Detil 163 Gambar 4.20 Perancangan Tabel Update 164 Gambar 4.21 Hasil Evaluasi Pengukuran Per Perspektif 165 xv

13 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran I Lampiran II Kuesioner Kuesioner Pembobotan Tujuan Strategis Lampiran III Perhitungan Kuesioner Pembobotan Tujuan Strategis Menggunakan Analytic Hierarchy Process (AHP) Lampiran IV Data dan Hasil Wawancara xvi