Ch. 7 MODELLING BUSINESS SYSTEMS by Dot Tudor. Inggang Perwangsa Nuralam, SE., MBA

Transkripsi

1 Ch. 7 MODELLING BUSINESS SYSTEMS by Dot Tudor Inggang Perwangsa Nuralam, SE., MBA

2 Problem Improve business a good understanding: Under investigation Identify the stakeholders an approach of the stakeholders views: different views, different needs, different priorities or even hidden agendas

3 Techniques for understanding and modelling the why and the what of business systems CASE: The pen manufacturer. Offering well-engineered, reliable but cheap ballpoint pens for sale in bulk to commercial customers. Creating desirable luxury goods that appeal to affluent and design-conscious buyers. 1. Emphasis on efficient and effective production and wholesale processes. 2. Emphasis on stylish design, brand marketing and sales through specialist retailers and good department stores.

4 Memahami keyakinan yang dimiliki oleh stakeholders yang berbeda erat kaitannya dengan seorang Bisnis Analis. Memperjelas nilai (values) dan keyakinan (beliefs) dari stakeholders dalam mengimplementasikan strategi bisnis (business strategy). Keyakinan (beliefs) sering terlihat dalam penggunaan struktur MOST (mission, objectives, strategy dan tactics). MOST juga menggambarkan nilai (values) inti sebuah organisasi secara keseluruhan. Hal tersebut akan mempengaruhi perubahan bisnis (business changes) yang direkomendasikan; dan proses bisnis (business process) yang dibutuhkan.

5 1. SOFT SYSTEMS METHODOLOGY Peter Checkland di Lancaster University. Systems thinking dikembangkan oleh Stafford Beer, Beer memandang bisnis sebaiknya harus dilihat sebagai sebuah sistem. Hard system thingking mengharuskan seorang analis mengikuti aturan sistematis dalam menyelesaikan masalah agar lebih efisien. Namun, permasalahan bisnis tidak sederhana, tidak jelas, dan banyak ruang perbedaan pendapat. TELUR AYAM

6 1. SOFT SYSTEMS METHODOLOGY Checkland s soft systems methodology

7 1. SOFT SYSTEMS METHODOLOGY root definitions and business perspective Perbedaan stakeholders terhadap kenyataan (world view) masalah tergantung pada cara pandangnya (perspectives) Root Definitions by Checkland Business Perspectives by Dot Tudor & Debra Paul

8 2. BUSINESS PERSPECTIVES CASE: Bank Teller Bank memandang pekerjaannya sebagai penyedia layanan akurat dan cepat. Business Development Manager dalam Bank memandang pekerjaannya sebagai upaya meyakinkan dan menarik konsumen sebagai nasabah.

9 2. BUSINESS PERSPECTIVES CATWOE sebagai Framework. Framework C (costumer) A (actor) T (Transformation) W (Weltanschauung or world view) O (Owner) E (Environment) Penerima manfaat perubahan; Orang atau kelompok yang menerima layanan. Sesiapa yang berperan dalam aktivitas bisnis. Aktor bisa terdapat di dalam / di luar organisasi. Aktifitas inti dalam sistem yang berubah (proses bisnis) dan menciptakan yang bernilai bagi konsumen. Keyakinan seseorang dalam memandang organisasi dan sistem bisnis (business system); yang memandang why itu ada dan what yang harus dilakukan. Seseorang yang mempunyai keputusan dalam sistem bisnis (system business). Yang mampu merubah arah kebijakan. Kondisi dan aturan lingkungan dimana sebuah sistem beroperasi diluar kontrol Owner. PESTLE adalah alat menganalisa faktor lingkungan yang berhubungan dengan sistem bisnis.

10 2. BUSINESS PERSPECTIVES CATWOE dalam CASE: Bank Framework C (costumer) A (actor) T (Transformation) W (Weltanschauung or world view) O (Owner) E (Environment) Karyawan Cabang/Cabang lain yang berkunjung Teller Bank; Back office staff; dan Branch management. Merubah 1layanan, menjadi 2 layanan yang memuaskan konsumen. Contoh: Tabungan dan Penarikan; Layanan Online dan Kemudahan Kredit. Konsumen merasa nyaman dilayani oleh teller ketimbang online atau phone banking. Senior management / Chief executive of the bank. Regulasi Bank (P); Krisis Bank (E); Layanan Online (S); Transfer Elektronik (T); Financial regulators (L) and Protesters (E).

11 2. BUSINESS PERSPECTIVES CATWOE dalam Kalimat Sistem Cab. sebuah Bank diatur oleh bank chief executive (O), dimana teller bank, back office staff dan manajemen cabang (A) menyediakan konsumen (C) sebagai pihak yang patut dilayani seperti tabungan, penarikan, online atau phone banking, untuk memuaskan kebutuhan mereka (T) dalam tantangan seperti regulasi dan krisis global (E).

12 3. BUSINESS ACTIVITY MODELS Definisi: 1. Business Activity Models (BAM) adalah conceptual model, kata yang dipakai oleh Checkland, yang menunjukan aktivitas bisnis (business activities) 2. BAM membutuhkan daya analisa kuat dan pemikiran kreativ. 3. BAM menggambarkan kondisi ideal perusahaan, ketimbang kondisi yang terjadi saat ini. Prinsip pada BAM: 1. Akan ada 1 (satu) model dalam setiap perspektif bisnis (business perspectives) 2. Akan ada 1 (satu) model konsensus (kesepakatan) yang melibatkan semua perspektif. 3. BAM membantu menganalisa situasi bisnis dan mengidentifikasi upaya perbaikan. 4. BAM tidak fokus pada sesiapa yang membawa perubahan, namun perubahan apa yang akan dihasilkan

13 3. BUSINESS ACTIVITY MODELS 5 (lima) aktivitas yang dipakai dalam membuat BAM: 1.Planning activities 1) Mengidentifikasi kebutuhan sumber daya (resources) 2) Merumuskan upaya pengoptimalan sumber daya (resources). 3) Weltanschauung perusahaan jasa adalah ketika perusahaan percaya bahwa konsumen akan puas apabila dilayani oleh staff dengan kemampuan yang baik. Contoh: Perusahaan Jasa Recruitment Skilled Staff Melayani Konsumen.

14 3. BUSINESS ACTIVITY MODELS 5 (lima) aktivitas yang dipakai dalam membuat BAM: 2. Enabling activities 1) Memastikan bahwa sumber daya (resources) dan fasilitas perusahaan teroptimalkan dengan baik. 2) Bagi perusahaan jasa, ini mencakup rekrutmen dan pelatihan yang memfokuskan pada hubungan staff dengan konsumen. 3) Planning activities menentukan bagaimana Enabling activities akan dilaksanakan. Contoh: Aktivitas rekrutmen akan berjalan sesuai dengan kebutuhan staff yang dirancang.

15 3. BUSINESS ACTIVITY MODELS 5 (lima) aktivitas yang dipakai dalam membuat BAM: 3. Doing activities 1) Aktifitas ini memfokuskan pada pencapaian perubahan (transformasi) yang di gambarkan pada business perspectives. 2) Aktifitas ini berkontribusi pada pencapaian tujuan sistem bisnis. 4. Monitoring activities Aktifitas yang memuat pemeriksaan target performa dan harapan yang ingin dicapai dalam setiap tahapan. Contoh: Pencapaian target penjualan/hari Kepuasan konsumen

16 3. BUSINESS ACTIVITY MODELS 5 (lima) aktivitas yang dipakai dalam membuat BAM: 5. Control activities Ketika performa bisnis tidak tercapai, maka perlu tindakan / aktifitas control. Contoh: Jika target belum tercapai, maka semua aktifitas perlu di evaluasi, termasuk aktifitas monitoring. Tindakan control seperti pertimbangan harga, me-review target atau menyediakan pelatihan tambahan bagi staff.

17 3. BUSINESS ACTIVITY MODELS Dependencies Dalam BAM, semua aktifitas terhubung satu dengan lainnya. Aktifitas B tidak akan terjadi tanpa adanya aktifitas A.