Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012

Transkripsi

1 MENGURANGI AKTIVITAS-AKTIVITAS YANG TIDAK BERNILAI TAMBAH UNTUK MEMPERBAIKI ALIRAN PROSES PENERAPAN COMPUTERIZED MAINTENANCE MANAGEMENT SYSTEM (CMMS) DENGAN PENDEKATAN LEAN THINKING Chauliah Fatma Putri, dan Silviana Program Studi Teknik Industri Universitas Widyagama Malang ABSTRAK PT. H. merupakan perusahaan yang memproduksi rokok, baik dengan tenaga manusia maupun dengan menggunakan mesin. Penelitian ini bertujuan untuk membantu manajemen perusahaan untuk meningkatkan performansi kegiatan maintenance yang menerapkan software CMMS Infor EAM agar dapat melakukan perbaikan secara berkesinambungan ( continuous improvement), membantu pengguna software CMMS Infor EAM agar dapat menggunakan program lebih mudah dan praktis. Untuk itu maka perlu dilakukan upaya untuk mereduksi aktivitas-aktivitas yang tidak bernilai tambah ( waste) dan memperbaiki aliran proses (work flow) yang terjadi pada penerapan software CMMS Infor EAM serta mengoptimalkan penggunaan software CMMS Infor EAM. Upaya untuk mengidentifikasi dan mereduksi waste pada aliran proses kegiatan perawatan mesin ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan Lean Thinking. Berdasarkan identifikasi tipe aktivitas pada proses perawatan mesin di PT. H menggunakan value stream mapping tools yaitu process activity mapping diperoleh 48,5 % merupakan value adding activity, 20,4 % merupakan necessary but non value adding activity, dan 31,1 % merupakan non value adding activity. Pada penelitian ini didapatkan waste yang terjadi pada proses perawatan mesin adalah duplication dengan bobot 2.197, inappropriate processing dengan bobot 2.197, review/finding information dengan bobot 1.812, mistake dengan bobot 1.583, movement dengan bobot 1.34, waiting dengan bobot 1.286, dan data inefficiency dengan bobot Kata kunci: sistem informasi manajemen, maintenance, Lean Thinking, waste PENDAHULUAN Perkembangan yang sangat pesat di bidang teknologi dan informasi mempengaruhi perusahaan-perusahaan dalam persaingan agar dapat tetap bertahan. Untuk menunjang itu diperlukan suatu teknologi dan sistem informasi yang memadai. Program-program komputer digunakan untuk memenuhi kebutuhan akan data dan informasi, dari data permintaan dan kapasitas produksi, kualitas produksi, perawatan mesin, asset, akuntansi, dan lain-lain. Perbaikan proses dan kehandalan program yang digunakan terhadap sistem informasi secara menyeluruh harus dilakukan. Perbaikan dan peningkatan kehandalan program dilakukan dengan harapan memberikan kemudahan dalam pekerjaan. Perusahaan dikatakan berhasil dalam hal sistem informasi jika mempunyai sistem informasi yang optimal dan akurat dengan proses terkendali. Berdasarkan kondisi PT. H saat ini, penerapan aktivitas maintenance yang didukung dengan software CMMS Infor EAM menimbulkan banyaknya keluhan dari C-43-1

2 para petugas maintenance sebagai pengguna utama, sehingga berpengaruh terhadap kualitas data yang diharapkan. Dalam penerapan software CMMS Infor EAM ini ternyata masih terdapat beberapa aktivitas yang tidak bernilai tambah yang pada akhirnya berpengaruh terhadap efisiensi waktu. Diantaranya pengulangan proses verifikasi atau klarifikasi yang harus dilakukan untuk satu permintaan kerja ( work order) perawatan mesin yang sama. Aktivitas-aktivitas tersebut menyebabkan waktu tunggu ( lead time) dan waktu pindah ( moving time) serta waktu pengiriman ( delivery time) yang lebih lama sepanjang value stream. Hal ini dapat mengakibatkan kerugian perusahaan, oleh karena itu diperlukan perbaikan secara terus-menerus ( continuous improvement) untuk mempelancar aktivitas perawatan mesin produksi dan penerapan software CMMS Infor EAM yang lebih baik. Penelitian ini bertujuan untuk mereduksi aktivitas-aktivitas yang tidak bernilai tambah (waste) yang terjadi pada penerapan CMMS Infor EAM dan memperbaiki aliran proses (work flow) pada penerapan CMMS Infor EAM. METODE Metode Lean Thinking adalah metode yang akan digunakan untuk mengidentifikasi dan mereduksi waste pada aliran proses aktivitas maintenance sehubungan dengan penerapan CMMS Infor EAM. Sehingga diharapkan program tersebut akan menjadi lebih efektif dan efisien dan mendukung terlaksananya maintenance management yang baik. Langkah dalam penelitian ini dapat ditunjukkan pada gambar 1. yang meliputi: 1. Tahap Pendefinisian Merupakan tahap mendefinisikan aliran proses dari penerapan CMMS. Setelah pendefinisian maka dilakukan penggambaran aliran proses aktivitas maintenancetersebut dengan menggunakan value stream mapping (VSM) sehingga dapat diketahui waktu dalam lead time, value added activity dan non value added activity. Setelah itu dilakukan identifikasi terhadap waste berdasarkan diagram aliran proses yang telah dilakukan sebelumnya, misalnya dari waktu siklus, down time, in process inventory, aliran material dan in process storage, maka didapatkan total waktu yang termasuk dalam value added maupun non value added activity yang terjadi dalam aliran proses. 2. Tahap Pengukuran Pada tahap ini melakukan pengelompokan waste yang terjadi pada perusahaan secara khusus berdasarkan tujuh macam waste menurut konsep lean untuk menentukan waste yang paling berpengaruh. Hal tersebut dilakukan dengan pembobotan tujuh macam waste menurut Shigeo Shingo yang sering terjadi pada perusahaan berdasarkan penyebaran kuisioner kepada pihak-pihak yang expert dibidangnya. Berdasarkan hasil pembobotan waste sebelumnya maka dilakukan pemilihan value stream mapping tools yang tepat. Langkah ini menggunakan tabel kesesuaian (korelasi) dari setiap mapping tools dengan setiap waste, sehingga didapatkan value stream mapping tools yang tepat dengan nilai bobot tertinggi. Selanjutnya dilakukan identifikasi waste dengan value stream analysis tools yang terpilih. 3. Tahap Analisa Pada tahap ini dilakukan analisa terhadap aliran proses, waste dan penyebabnya, serta detailed mapping tool yang terpilih pada proses maintenance yang menerapkan CMMS. C-43-2

3 4. Tahap Perbaikan Merupakan upaya perbaikan yang dilakukan untuk dapat menyelesaikan permasalahan yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas yang tidak bernilai tambah ( waste) yang terjadi pada penerapan CMMS di PT. H. HASIL DAN DISKUSI Gambar 1. Model Penelitian Berdasarkan tahapan penelitian, maka hasil penelitian diperoleh sebagai berikut: Tahap Pendefinisian Hasil definisi aliran proses meliputi aliran informasi maupun aliran fisik untuk kegiatan perawatan mesin. Penggambaran aliran informasi dan fisik dari proses kegiatan perawatan mesin dengan menggunakan value stream mapping (VSM) sehingga dapat diketahui waktu yang termasuk dalam lead time, value added activity dan non value added activity. Aliran fisik yang terjadi pada proses perawatan mesin dengan menggunakan Value Stream Mapping (VSM) dapat ditunjukkan pada gambar 2. Gambar 2. Diagram Aliran Proses Perawatan Mesin dengan Value Stream Mapping(VSM) C-43-3

4 Gambar 3. Diagram Aliran Informasi Proses Perawatan Mesin Berdasarkan aliran proses perawatan mesin yang dibuat, dapat diidentifikasi beberapa permasalahan waste yang terjadi secara umum, yaitu : a. Aliran informasi yang belum teratur dan banyaknya proses pengulangan (duplication dan extra steps). b. Dari total waktu yang didapat dalam diagram aliran informasi yaitu dari awal pembuatan order kerja (WO) sampai dengan order kerja selesai dan ditutup adalah 174 shift (58 hari) yang merupakan non value adding activity. Tahap Pengukuran Pemilihan Value Stream Analysis Tool Berdasarkan hasil brainstorming dengan kuisioner didapat bahwa urutan keseringan waste yang terjadi pada proses perawatan mesin adalah sebagai berikut: Tabel 1. Urutan Waste Proses Perawatan Mesin Sumber:Data diolah Hasil pembobotan untuk memilih value stream analysis tool yang paling tepat untuk menganalisa detail waste yang terjadi pada aliran informasi proses perawatan mesin. C-43-4

5 Tabel 2. Rekap Hasil Pembobotan Value Stream Analysis Tool Sumber:Data diolah Pada penelitian ini sesuai dengan tabel 2. maka dipilih 1 tool dengan bobot terbesar yaitu Process Activity Mapping. Tahap Analisa Berdasarkan Process Activity Mapping, dapat diidentifikasikan adanya 105 jenis aktivitas dalam proses perawatan mesin di PT. H. Dari 105 jenis aktivitas tersebut yang termasuk dalam value adding activity sebanyak 50 aktivitas atau sebesar 48,5%, untuk necessary but non value adding activity sebanyak 21 aktivitas atau sebesar 20,4%. Sedangkan aktivitas yang termasuk dalam non value adding activity sebanyak 32 aktivitas atau sebesar 31,1%. Tahap Perbaikan Berdasarkan hasil kuisioner dan brainstorming yang telah dilakukan, maka dilakukan perbaikan terhadap ketujuh waste yang memiliki pengaruh terhadap kelancaran proses perawatan mesin. Ketujuh waste tersebut adalah : 1. Duplication Untuk mengurangi terjadinya duplication, maka perlu melakukan penggabungan beberapa aktivitas untuk memperoleh persetujuan dalam permintaan kerja. Sehingga akan berpengaruh terhadap waktu penyelesaian order kerja yang lebih singkat. 2. Inappropriate Processing Untuk mengurangi terjadinya Inappropriate Processing, maka hal-hal yang perlu dilakukan adalah : a. Melakukan perubahan pada aliran proses dengan menghilangkan proses yang berulang-ulang dan menggabung beberapa proses pada aktivitas perawatan mesin. b. Memberikan pengetahuan lebih dalam pengisian data dan informasi pada program dalam bentuk training, pengarahan dan juga melakukan sosialisasi untuk mengurangi aktivitas revisi akibat kesalahan data. Sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan dapat dipercaya. 3. Review/ finding information Review/ finding information merupakan aktivitas yang tidak perlu berkaitan dengan tindakan untuk menemukan informasi. Untuk mengurangi terjadinya review/ finding information, maka perlu melakukan perbaikan dalam beberapa tampilan program CMMS Infor EAM, yaitu dengan menyaring/ menyeleksi data sesuai kebutuhan supaya para pengguna tidak terlalu banyak mencari dan memilih data. C-43-5

6 4. Mistake Untuk mengurangi terjadinya mistake, maka perlu dilakukan perbaikan dengan memberikan pelatihan mengenai tata cara penggunaan program CMMS Infor EAM pada operator produksi, teknisi (mechanic/electrician), maintenance supervisor, maintenance planner dan asset engineer agar dapat mengurangi kesalahan-kesalahan dalam memasukkan data sehingga dapat memberikan informasi yang akurat. 5. Movement Untuk mengurangi terjadinya movement, maka perlu menyediakan sarana komputer atau memindahkan/pengaturan posisi komputer ke tempat yang mudah dijangkau dan dekat dengan mesin untuk memperpendek jarak tempuh dari mesin menuju komputer maupun sebaliknya. 6. Waiting Untuk mengurangi terjadinya waiting, maka hal-hal yang perlu dilakukan adalah : a. Menyediakan sarana komputer di beberapa lokasi yang lebih dekat dengan mesin produksi. b. Menggabungkan beberapa proses aktivitas yang berulang, seperti persetujuan permintaan kerja, verifikasi pelaksanaan order kerja dan verifikasi penyelesaian order kerja. c. Melakukan perbaikan pada program CMMS Infor EAM sesuai perubahan aliran proses aktivitas perawatan mesin. 7. Data Inefficiency Untuk mengurangi terjadinya data inefficiency, maka pihak administrator harus mengatur data-data dari berbagai departemen. Selain itu juga melakukan perbaikan dalam penyimpanan data, supaya data lebih teratur, tidak tercampur dan menumpuk. Memperbaiki Aliran Informasi Pada Penerapan CMMS Aliran informasi pada yang baru dapat dilihat pada gambar 4. Setelah dilakukan perbaikan aliran informasi pada penerapan CMMS ini, dari 105 jenis aktivitas dalam proses perawatan mesin dapat dikurangi menjadi 89 jenis aktivitas, seperti pada tabel 3. Berdasarkan jenis aktivitas yang termasuk dalam value adding activity sebanyak 50 aktivitas atau sebesar 48,5% berkurang menjadi 46 aktivitas atau sebesar 51,7%, untuk necessary but non value adding activity sebanyak 21 aktivitas atau sebesar 20,4% berkurang menjadi 18 aktivitas atau sebesar 20,2%. Sedangkan aktivitas yang termasuk dalam non value adding activity sebanyak 32 aktivitas atau sebesar 31,1% berkurang menjadi 25 aktivitas atau sebesar 28,1%. Tabel 3. Perbandingan Jumlah Tipe Aktivitas Proses Perawatan Sumber:Data diolah C-43-6

7 Gambar 4. Diagram Aliran Informasi Proses Perawatan Setelah Perbaikan Gambar 5. Grafik Perbandingan Jumlah Tipe Aktivitas Sebelum dan Sesudah Perbaikan Pada tabel 3 diatas, dapat dilihat penurunan jumlah pada tipe aktivitas setelah dilakukan perbaikan yaitu : a. value adding activity, tipe aktivitas operation berkurang sebanyak 4 aktivitas atau setara dengan 12,0% b. necessary but non value adding activity, tipe aktivitas inspection berkurang sebanyak 3 aktivitas atau setara dengan14,3% c. non value adding activity, tipe aktivitas transportation, storage dan delay berkurang sebanyak 7 aktivitas atau setara dengan 21,9% Berdasarkan hasil perbaikan didapatkan total kebutuhan waktu selama 12 jam 54 menit 39 detik secara keseluruhan dari semua aktivitas. Sedangkan untuk value adding activity dibutuhkan waktu selama 9 jam 15 menit 48 detik, atau sebesar 71,7 %. Sedangkan untuk necessary but non value adding activity membutuhkan waktu 1 jam 35 menit 31 detik yang setara dengan 12,3 % dan untuk non value adding activity C-43-7

8 membutuhkan waktu selama 2 jam 3 menit 20 detik, yang setara dengan 15,9 % dari seluruh aktivitas. Tabel 4 Perbandingan Kebutuhan Waktu Tipe Aktivitas Proses Perawatan Mesin Sebelum dan Setelah Perbaikan Berdasarkan tabel 4 diatas, dapat dilihat penurunan waktu setelah dilakukan perbaikan yaitu : a. value adding activity, tipe aktivitas operation berkurang sebanyak 39 menit 30 detik atau setara dengan 6,6% b. necessary but non value adding activity, tipe aktivitas inspection berkurang sebanyak 28 menit atau setara dengan 22,7% c. non value adding activity, tipe aktivitas transportation, storage dan delay berkurang sebanyak 55 menit 45 detik atau setara dengan 31,1% Gambar 6. Grafik Perbandingan Kebutuhan Waktu Aktivitas Perawatan Mesin Sebelum dan Setelah Perbaikan KESIMPULAN 1. Untuk mereduksi waste, berdasarkan pengolahan data dan analisa didapatkan bahwa berdasarkan hasil kuisioner identifikasi waste, urutan keseringan waste yang terjadi pada proses perawatan mesin adalah: duplication, inappropriate processing, review/finding information, mistake, movement, waiting, dan data inefficiency. 2. Untuk memperbaiki aliran informasi proses perawatan mesin, berdasarkan hasil pengolahan dan analisa maka dilakukan: a. Menghilangkan beberapa proses yang tidak di perlukan, yaitu proses persetujuan permintaan kerja pada tahap supervisor dan maintennace planner jika permintaan kerja tersebut tidak termasuk permintaan emergency. C-43-8

9 b. Menggabungkan beberapa proses pada tahap maintenance planner dan asset engineer untuk order kerja tipe prioritas 1-2, sehingga lebih proses lebih lancar dan praktis. c. Melakukan perubahan pada aliran proses perawatan mesin dengan penggabungan proses aktivitas yang berulang, seperti persetujuan permintaan kerja, verifikasi pelaksanaan order kerja dan verifikasi penyelesaian order kerja. d. Aliran informasi proses perawatan mesin yang baru terdapat pada gambar 3. Dan perbandingan aktivitas perawatan mesin sebelum dan setelah perbaikan dapat di lihat pada grafik gambar 5. dan 6. DAFTAR PUSTAKA Arnheiter, Ed, (2009), Insights Into the Lean Office: How to Apply Lean Techniques to the Service Sector and Back Office Activities. URL: Gaspersz, Vincent, (2007), Lean Six Sigma, for Manufacturing and Service Industries, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Heizer, J., dan Render, B., (2006), Operation Management, Salemba Empat, Jakarta. Hidayat, S., dan Sedarmayanti, (2002), Metodologi Penelitian, Penerbit Mandar Maju, Bandung. Hines, P., and Taylor, D., (2000), Going Lean. Proceeding of LeanEnterprise Research Centre Cardiff Business School, UK, URL: Laudon, K. C., dan Jane, P., (2005), Sistem Informasi Manajemen, Mengelola Perusahaan Digital, Penerbit Pearson Education Salemba Empat, Jakarta. Liker, J. K., (2005), The Toyota Way, 14 prinsip Manajemen dari Manufaktur Terhebat di Dunia, edisi Bahasa Indonesia, Erlangga, Jakarta. Ma arif, M. S., dan Tanjung, H., (2003), Manjemen Operasi, Penerbit Gramedia Widia Sarana Indonesia, Jakarta. Nasution, A.H., (2006), Manajemen Industri, Penerbit ANDI, Yogyakarta. Pande, S. P. N., dan Cavanogh, R., (2003), The Six Sigma Way,Bagaimana GE, Motorola, Dan Perusahaan Terkenal Lainnya,Mengasah Kinerja Mereka, edisi Bahasa Indonesia, Penerbit Andi,Yogyakarta. Poppendieck, M., (2002), Principles of Lean Thinking, URL: Raymond, M. Jr., (2001), Sistem Informasi Manajemen, Jilid 1, edisi ketujuh, versi Bahasa Indonesia, Universitas ALM Texas, Pearson Education Asia, Prentice-Hall International Inc, PT Prenhallindo, Jakarta. Tampubolon, danmanahan, (2004), Manajemen Operasional, Penerbit Ghalia Indonesia, Jakarta. C-43-9