Slide 0 dari 51. BRANCH MANAGER DEVELOPMENT PROGRAM SESI 16 : Spare Part Management

Transkripsi

1 Slide 0 dari 51 BRANCH MANAGER DEVELOPMENT PROGRAM SESI 16 : Spare Part Management

2 Bab 1. Pengantar Management Spare Parts Product Spare Parts Non Genuine Parts Slide 1 dari 51

3 MANAGEMENT SPAREPARTS : BISNIS Sumber Pendapatan BACK UP Menunjang Unit Menunjang Service Meningkatkan Brand Image Slide 2 dari 51

4 Product Spare part SGP SGO SPARE PARTS SGA MERCHANDISE Slide 3 dari 51

5 Product Spare Parts NON GENUINE PARTS G BOX IMITASI REBUILT PARALEL IMPORT Palsu Menggunakan Kemasan SGP Memakai Merk Sendiri Materi dan Spesifikasi Sendiri Menggunakan Kemasan Sendiri Rekondisi dari SGP bekas Asli Importir bukan PT SIM Slide 4 dari 51

6 Product Spare Parts KERUGIAN MEMAKAI PARTS NON GENUINE a. Mudah rusak b. Merusak mesin c. Mengakibatkan kerusakan pada Parts Lain d. Umur pakai lebih pendek e. Menurunkan performa mesin f. Membahayakan penggunaannya g. Menurunkan kepercayaan Konsumen Slide 5 dari 51

7 Product Spare Parts SUMBER PENGADAAN SGP IMPORT Suzuki Motor Corporation (SMC) Negara Lain (Afiliasi Suzuki) Negara Lain (Non afiliasi Suzuki) LOKAL In House (PT SIM) Local Vendor Slide 6 dari 51

8 Bab 2: Ruang Lingkup Spare Parts Sales & Marketing Inventory & Procurement Warehouse Administrasi Slide 7 dari 51

9 4 PILAR SPARE PART MANAGEMENT SALES & MARKETING INVENTORY CONTROL WAREHOUSE ADMINISTRATION Slide 8 dari 51

10 Meningkatkan penjualan Network development & area coverage Market information, survey & counter measure Customer service/ satisfaction Promotion SALES & MARKETING Slide 9 dari 51

12 INVENTORY CONTROL Manage item & information Forecasting Ordering Maintenance Service Ratio Maintenance Stock Level/Inventory Turn Over Slide 11 dari 51

14 Manage storage system Maintenance On hand stock Receiving Control Manage out-going & delivery process WAREHOUSE Slide 13 dari 51

16 ADMINISTRATION System, Procedure and Control Manage and Record Transaction Reporting and Information Slide 15 dari 51

17 Bab 3. Detail Activity SALES Market of Spare Parts, Analisa SWOT, Menghitung Potensi Pasar,Area Coverage, Meningkatkan Penjualan, Network Development, Informasi Pasar & Countermeasure, Customer Service INVENTORY Pengertian, Kegiatan, Klasifikasi Spare Parts, Jumlah Item Spare Parts, Faktor dalam pemesanan, Order T ype, Order Processing Flow, Inventory Turn Over, WAREHOUSE Mengelola Warehouse, Perhitungan Luas Warehouse, Stock Opname Administrasi Dealer Communication System, Fasilitas DCS, Laporan Slide 16 dari 51

18 Market of Spare Parts KONSUMEN DATANG KE BENGKEL TIPE BENGKEL BERES S UMUM SPESIALIST SUMBER SPARE PARTS BERES S BERES S PART SHOP BERES S PART SHOP DO IT YOUR SELF SENDIRI BERES S PART SHOP Fleet / ARMADA POOL BERES S PART SHOP Slide 17 dari 51

19 PARTS DISTRIBUTION Distribution of Spare Parts SIM 71.5% 3S 28.5% PD 25.6% WORK SHOP 45.9% PART SHOP 28.5% 74.4% CUSTOMER Slide 18 dari 51

20 Analisa SWOT STRENGTH 1. Lulus uji kualitas sesuai standar dari SMC 2. Produknya sesuai dengan yang terpasang di unit / kendaraan 3. Jaminan / Garansi dari Suzuki OPPORTUNITY 1. Captive market 2. Genuine parts Coverage yang masih rendah, sekitar 30% 3. Meningkatkan pelanggan datang ke authorized bengkel BERES S 4. Meningkatkan brand image WEAKNESS 1. Harga yang relatif mahal dibanding dengan Non genuine part 2. Distribusi kurang merata 3. Prioritas produksi masih pada supply unit. THREAT 1. Non genuine part 2. Paralel import parts 3. Rebuild parts Slide 19 dari 51

21 SALES - Menghitung Potensi Pasar Kebutuhan rata-rata satu unit kendaraan dalam setahun untuk konsumsi sparepart adalah : Mobil : Rp / thn (Actual 2013 = Rp / thn) Peluang Penjualan (Potensi Pasar) Kebutuhan rata2 spareparts / unit/ tahun Unit populasi di wilayah tsb POPULASI adalah Jumlah unit terjual dalam 8 tahun terakhir Slide 20 dari 51

22 SALES - Area Coverage - Wajib memonitor ketersediaan SGP di wilayahnya masing-masing - Memperluas Jaringan Pemasaran di wilayah yang menjadi tanggung jawab Dealer Slide 21 dari 51

23 SALES Meningkatkan Penjualan Promosi & Publikasi Meningkatkan awareness konsumen terhadap SGP Pemasangan material promosi SGP Kegiatan penjualan : Service campaign Program insentif ke partshop Slide 22 dari 51

24 SALES Network Development Meningkatkan kualitas jaringan : Service Ratio bagus/ ketersediaan parts merata Stock Level di jaringan sehat Meningkatkan product knowledge SDM jaringan Memberikan training spare parts management Slide 23 dari 51

25 SALES Informasi Pasar & counter measure Mencari informasi pasar tentang SGP dan pesaingnya Mengusulkan dan melakukan aktivitas counter measure, untuk merebut pangsa pasar Slide 24 dari 51

26 SALES Customer Service Pelayanan ke konsumen dan jaringan tepat dan cepat Lead time proses cepat Pro aktif mengatasi masalah Back Order kepada konsumen/ jaringan Pelayanan dengan kesungguhan dan sepenuh hati Slide 25 dari 51

27 Pengertian Back Order Item Spare Parts yang tidak bisa dipenuhi atau tidak bisa di supply, dari order konsumen / jaringan dimana konsumen / jaringan tersebut masih bersedia menunggu sampai mendapatkan parts yang dimaksud Slide 26 dari 51

28 INVENTORY Pengertian 1 SISTEM PENGENDALIAN DAN PENGATURAN PERSEDIAAN SPARE PARTS BERDASARKAN KOMBINASI ANTARA PERMINTAAN DAN PENJUALAN 2 MENYEDIAKAN PARTS SESUAI KEBUTUHAN 3 MENJAGA STOCK LEVEL YANG EFISIEN Slide 27 dari 51

29 INVENTORY Kegiatan Mengatur item yang tersedia dan mengetahui informasi untuk setiap item Mempunyai sistem, perkiraan yang baik untuk order Membuat Order Slide 28 dari 51

30 Klasifikasi Spare Parts Pengadaan parts ditentukan oleh : - Jumlah permintaan - Frekuensi Permintaan Berdasarkan kedua hal tersebut, sparepart dikategorikan menjadi : Fast Moving Parts Slow Moving Parts Dead Moving Parts Slide 29 dari 51

31 Konsep Moving Code MOVING CODE FREKUENSI 0 = New Part Belum berumur 6 bulan dihitung sejak tanggal create 1 = Very Fast 6 x 2 = Fast 5 x 3 = Medium 3-4 x 4 = Slow 1-2 x 5 = Dead 0 x Dihitung berdasarkan frekuensi penjualan dalam 6 bulan terakhir Komposisi Stock yang ideal adalah jika Jumlah Stock item Moving Code 4 & 5 tidak melebihi 20% dari total stock yang ada. Slide 30 dari 51

32 INVENTORY Klasifikasi Spare Parts Mov. Code Klasifikasi New Parts Very Fast Moving X X X X X X 2 Fast Moving X X X X 0 X 3 Medium Moving X 0 0 X 0 X 4 Slow Moving X 0 X Dead Moving Komposisi Stock yang ideal adalah jika Jumlah Stock item Moving Code 4 & 5 tidak melebihi 20% dari total stock yang ada Slide 31 dari 51

33 INVENTORY Jumlah Item Spare Parts Roda item Best Sales Item 400 (80% nilai penjualan) Roda item Best Sales Item 400 (80% nilai penjualan) Slide 32 dari 51

34 INVENTORY Faktor Dalam Pemesanan Demand Forecast Perkiraan penjualan memakai data rata - rata 6 bulan. Lead Time Waktu dibutuhkan mulai cek stok, order sampai barang diterima. Order Cycle Waktu dari pesanan ke pesanan berikutnya Frekuensi makin sering menurunkan stok level. Safety Stock Stok yang dibutuhkan untuk pengamanan, Ditentukan oleh Lead time dan fluktuasi demand Suggestion Order (SUGGOR) = Maximum Stock - Stock yang ada + Hutang ke pembeli [Demand Forecast x (Lead Time + Order Cycle + Safety Stock)] (On Hand + On Order - Stock Alokasi) + Back Order Slide 33 dari 51

35 INVENTORY Contoh SUGGOR Demand per 6 bulan = 270 pcs Demand per hari = 1.5 pcs (270 pcs /6 bulan / 30 hari) SUGGESTION ORDER Safety Stock Lead Time Order Cycle Stock di dealer Back Order = 15 hari = 2 hari = 7 hari = 5 pcs = 10 pcs = (1.5 x ( )) 5+10 = (1.5 x 24) = = 41 pcs Slide 34 dari 51

36 INVENTORY ORDER TYPE REGULAR ORDER Daily Order : Dilakukan secara harian dengan disiplin, Untuk item Fast Moving Weekly Order : Dilakukan secara mingguan dengan disiplin Untuk item Medium dan Slow Moving EMERGENCY ORDER Warranty : Sparepart untuk kendaraan yang masih dalam masa warranty, dan tidak ada stock di dealer V.O.R. (Vehicle off the Road) : untuk kendaraan yang tidak dapat dipergunakan karena kerusakan dan membutuhkan spare parts yang stocknya tidak ada di Dealer. Slide 35 dari 51

37 ORDER PROCESSING FLOW DEALER SALES ADMIN WAREHOUSE DELIVERY EXPEDITION ORDER IN By DCS COMPUTER UPLOAD PICKING TICKET ORDER IN By DOWNLOAD ALLOCATIO N PROCESS PICKING PRINTING PROCESS CHECKING PACKING CARGO READY DELIVERY RECEIVE Slide 36 dari 51

38 SERVICE RATIO : SUPPLY / DEMAND ITEM QUANTITY NILAI Slide 37 dari 51

39 CONTOH PERHITUNGAN SERVICE RATIO : A B C D E TOTAL DEMAND QUANTITY HARGA SATUAN 1,000,000 20, ,000 2,000,000 50,000 - TOTAL HARGA 10,000,000 4,000,000 5,000,000 4,000,000 1,000,000 24,000,000 - SUPPLY QUANTITY TOTAL HARGA 5,000,000 4,000,000 2,500, ,000 12,250,000 SERVICE RATIO : ITEM : 4/5 = 80.0 % QUANTITY : 245/282 = 87.0 % NILAI : / = 51.0% Slide 38 dari 51

40 INVENTORY TURN OVER Perbandingan Jumlah Stock akhir terhadap rata-rata penjualan per bulan (dalam 6 bulan terakhir) ITO digunakan sebagai indikator kesehatan stock Warehouse, dikaitkan dengan nilai investasi (modal) dan Cash flow. Slide 39 dari 51

41 Standarisasi & perhitungan ITO JULI SALES Juta STOK AKHIR DECEMBER 2013 = 220 (Juta) RATA-RATA PENJUALAN PERBULAN = 1,070 (Juta) / 6 BULAN = Juta AGUSTUS SEPTEMBER OKTOBER 180 Juta 175 Juta 185 Juta ITO = 220 Juta Juta = 1.2 bulan NOVEMBER 190 Juta DESEMBER JUMLAH 170 Juta 1,070 Juta NOTE : Ideal ITO untuk luar Jawa : 2 Untuk JABODETABEK maximum = 1 Slide 40 dari 51

42 Mengelola Warehouse Spareparts Aturan Dasar A. Proses Penerimaan dan Pengiriman ALUR PROSES PENERIMAAN : UNLOADING UNPACKING RECEIVING STOCKING ALUR PROSES PENGIRIMAN : PICKING CHECKING PACKING SHIPPING Slide 41 dari 51

43 B Cara kerja Operator yang Efisien & Aman Fast moving & Bulky ditaruh di depan. Slow moving dan small item di belakang. Barang berat dibawah dan barang ringan diatas. C Cara Picking yang Sistematis Mulai ambil barang yang kecil dan ringan dulu akhiri dengan barang berat dan bulky. Slide 42 dari 51

44 Faktor Pengelolaan Warehouse Slide 43 dari 51 Data yang diperlukan Volume Order yang dilayani. Frekuensi pemesanan dan penerimaan barang dari vendor. Jumlah jenis barang akan disimpan dan cara distribusinya. Peralatan yang diperlukan, Jumlah rak diperlukan. Jumlah Tenaga kerja yang dibutuhkan. Software ( Data management ) Poin penting pengelolaan Warehouse Menggunakan standard rak PT SIM (Semua jenis suku cadang punya lokasi yang jelas, Suku cadang tidak ditaruh di lantai ( tanpa identitas jelas ) Penataan Bin box dalam shelving harus berurut. Ruangan 20 % untuk pembongkaran. pengemasan,pengiriman. Dilengkapi Penerangan yang cukup dan Kebersihan terjaga.

45 Perhitungan Luas Warehouse Luas Warehouse (m2) = Target Penjualan per bulan x Target ITO Nilai Stock/m2 Tabel Nilai stock/m2 Rak tinggi 4 meter Rak tinggi 2 meter 2W Rp Rp Note : ITO = Inventory Turn Over Slide 44 dari 51

46 STOCK OPNAME Perhitungan barang pada awal dan atau akhir periode yang ditentukan. Fungsinya untuk mengetahui jumlah persediaan akhir dan jumlah selisih dari total nilai stock. Idealnya dilakukan satu kali dalam satu tahun dan wajib dilakukan. Slide 45 dari 51

47 ADMINISTRASI Dealer Communication System Aplikasi yang dirancang untuk mempercepat proses pertukaran informasi baik sesama Dealer maupun antara Dealer dan PT. Suzuki Indomobil Motor Aplikasi ini bisa diakses melalui jaringan internet melalui alamat web berikut : Slide 46 dari 51

48 ADMINISTRASI Fasilitas dari DCS Upload Data File : Order Download Data File : Bulletin & Perubahan Harga Inquiry Proses Order Back Order Sales Confirmation Faktur Pajak Available Stock Harga Parts Subtitusi Model Slide 47 dari 51

49 ADMINISTRASI LAPORAN Laporan Harian Laporan Penjualan Laporan Stock : Back order, ITO Laporan Bulanan Laporan Penjualan Laporan Stock Total : Service Ratio, Back Order, ITO. Analisa Stock per Moving Code Analisa Stock Per ABC Class Laporan Penjualan Terbaik LAPORAN BULANAN DILAPORKAN KE PT SIM OLEH BRANCH MANAGER!!! Slide 48 dari 51

50 Hal hal perlu diperhatikan Faktor faktor mendorong margin dealer turun : a. Diskon yang berbeda dari ketentuan dari PT SIM b. E/O ( Emergency order ) margin yang diterima lebih rendah c. LP ( Local Purchase ) d. Beban akibat tingginya nilai Dead Stock Slide 49 dari 51

51 Slide 50 dari 51

52 Slide 51 dari 51 TERIMA KASIH