STANDART OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI AKADEMIK & KEMAHASISWAAN

Transkripsi

1 ADMINISTRASI AKADEMIK & KEMAHASISWAAN SUB BIDANG ADMINISTRASI AKADEMIK FAKULTAS KEPERAWATAN & KEBIDANAN UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA SURABAYA 2014 Standar Operasional Prosedur FKK i

2 KATA PENGANTAR Assalamu alaikum Wr. Wb. Alhamdulillah, kami panjatkan puji syukur kepada Allah SWT. Yang telah memberikan limpahan rahmat dan hidayah Nya, sehingga Struktur Operasional Prosedur Administrasi Akademik Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya dapat kami kerjakan mudah-mudahan sesuai yang diharapkan.. Kami mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam Pembuatan Stuktur Operasional Prosedur Administrasi Akademik, sehingga kami berhasil dalam pembuatan SOP ini. Kami menyadari bahwa dalam pembuatan Struktur Operasional Prosedur ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu kami mengharapkan saran dan kritik guna penyempurnaan SOP Administrasi akademik ini. Wassalamu alaikum Wr, Wb. Standar Operasional Prosedur FKK ii

3 Daftar Isi Cover...i Kata Pengantar...ii Daftar Isi...iii Pendahuluan...iv Sop : Sop : Pengumpulan Silabus/Modul/RPP... 5 Sop : Jadwal Kuliah Sop : Pengaturan Kelas Sop : Pembuatan Surat Permohonan Tenaga Pengajar (Dosen) Sop : Prosedur Pengurusan KRS... 9 Sop : Pengurusan KRP Dan KHP Sop : Pembuatan Surat Permohonan Praktek Klinik Keperawatan/Kebidanan Ke Lahan Praktek Sop : Pembuatan Surat Permohonan Praktek Klinik Kebidanan (PE) Sop : Pembuatan Surat Permohonan Ijin Data Awal Sop : Pembuatan Surat Permohonan Ijin Penelitian Sop : Pembuatan Surat Permohonan Ke Lahan Praktek Pkl Sop : Pembuatan Surat Keterangan Masih Kuliah Sop : Pembuatan Surat Keterangan Sop : Pengajuan Cuti Akademik Sop : Aktif Kembali Kuliah Sop : Pengunduran Diri Sop : Pindah Kuliah Sop : Penerimaan Mahasiswa Pindahan Sop : Pengiriman Mahasiswa Mengikuti Kegiatan Diluar Fakultas Sop : Pembuatan Surat Permohonan Soal UTS/UAS Sop : Pembuatan Soal UTS/UAS Sop : Persyaratan Mengikuti UAS Sop : Pengambilan Kartu UAS Sop : Evaluasi Dosen Sop : Monitoring Dan Evaluasi Kurikulum Sop : Pengisian Nilai Sop : Permohonan Penggantian Nilai Sop : Prosedur Pembuatan KHS Sop : Prosedur Pengambilan KHS Sop : Pendaftaran Yudisium Sop : Pendaftaran Wisuda Sop : Pembuatan Nomer Ijasah Sop : Pembuatan Nomer Urut Ijasah Sop : Penerbitan Transkrip Akademik Sop : Penerbitan Ijazah Sop : Pengambilan Ijasah Dan Transkrip Sop : Pembuatan Surat Keterangan Pengganti Ijasah, Transkrip & Naskah Sumpah Sop : Legalisir Ijasah, Transkrip Dan Piagam Sumpah Sop : Permintaan Barang Sop : Permintaan Pemakaian Ruangan Sop : Penerimaan Magang Sop : Penerimaan Penerimaan Tamu Penutup Standar Operasional Prosedur FKK iii

4 PENDAHULUAN Administrasi Akademik perguruan tinggi merupakan unit penunjang proses belajar mengajar sehingga semua kegiatan tridarma perguruan tinggi dapat berjalan dengan lancer dengan cara memberikan acuan standar tertulis bagi kegiatan administrasi akademik dari semester awal sampai semester akhir. Kegiatan tersebut dilaksanakan dengan tata cara dan tata tertib yang berlaku di Administrasi Akademik Fakultas Keperawatan & Kebidanan Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya. Adapun layanan yang ada di Administrasi Akademik Fakultas Keperawatan & Kebidanan Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya sama seperti layanan Administrasi Akademik pada umumnya. Yaitu Melayani Mahasiswa dalam pengurusan KRS, Pembuatan Kartu UAS, Pembuatan KHS, Transkrip dan Ijazah maupun Perubahan Nilai Remidi atau SP, Pembuatan surat permohonan ke Dosen, ke lahan praktek maupun surat permohonan data awal dan data penelitian. Dengan jumlah mahasiswa yang semakin banyak Administrasi Akademik harus dapat meningkatkan mutu layanan dengan efektif dan efisien. Administrasi Akademik Administrasi Akademik Fakultas Keperawatan & Kebidanan Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya telah memakai program Sistem Informasi Akademik (SIA) d/h AKPER/STIKES YARSIS sejak tahun Disamping untuk mempermudah penelusuran kembali juga membantu pengolahan informasi yang mana akan dilayankan ke pengguna dengan baik. Dengan adanya standart operasional kerja akan memudahkan berbagai layanan yang ada baik bagi mahasiswa, dosen maupun administrasi akademik sendiri untuk beraktifitas. Dan komunikasi yang baik antara user dan pihak Administrasi Akademik akan sangat membantu mahasiswa, dosen dan administrasi dengan baik. Standart operasional prosedur berikut dibuat dengan acuan Kebijakan Akademik Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya Tahun Standar Operasional Prosedur FKK iv

5 Standar Operational Prosedur Administrasi Akademik 1. Tujuan Memberikan acuan standard tertulis bagi kegiatan administrasi akademik dari semester I (Satu) sampai dengan semester terakhir mahasiswa Administrasi Akademik Fakultas Keperawatan & Kebidanan Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya untuk mendukung proses belajar mengajar sehingga memperlancar seluruh kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi. 2. Lingkup 2.1. Mengetik Blanko keperluan peserta didik antara lain : A. Daftar Hadir Dosen B. Daftar Hadir Mahasiswa C. Kartu Program Studi atau Kartu Rencana Studi (KPS/KRS) D. Permohonan Ijin Data Awal E. Permohonan Ijin Penelitian F. Permohonan Praktek Klinik Kebidanan (Partus Ekstra) G. Format Pengajuan Usulan Judul Proposal KTI/Skripsi H. Bukti Pengumpulan Tugas I. Tanda Bukti Penyerahan Proposal dan Sidang KTI/Skripsi 2.2. Melayanai Mahasiswa untuk KRS untuk di Her Registrasi 2.3. Mengetik Surat Permohonan Tenaga Pengajar untuk Proses Belajar Mengajar 2.4. Menyusun jadual Perkuliahan 2.5. Print Out Absen untuk Mahasiswa kuliah 2.6. Input Daftar Hadir Mahasiswa 2.7. Merekap Kehadiran Mahasiswa 2.8. Membuat kartu UAS untuk mahasiswa 2.9. Mengetik Surat Permohonan soal UTS dan UAS ke Dosen Mengetik Jadual UTS dan UAS Melayani mahasiswa untuk mengambil kartu UAS Mengetik soal-soal (UTS, UAS, dan UAP) Mengetik Honor Pengajuan Soal UTS dan UAS Input Nilai Perbaikan (Remidi) Merekap Nilai (Raw Data maunpun Rangking) Print Out KHS Melayani Mahasiswa Dalam Pengambilan KHS Mendokumentasikan KHS Menyelesaikan Laporan Rutin Pendidikan (EPSBED) Mengetik Surat Permohonan Praktek Klinik Ke Lahan (Rumah Sakit, Puskesmas,RB, dan BPS) Mengetik Surat Permohonan Pengajuan Lahan PKL Menyelesaikan Transkrip Akademik Menyelesaikan Ijazah 3. Penanggung Jawab 3.1. Kepala Sub Bidang Akademik Standar Operasional Prosedur FKK 1

6 4. Acuan 4.1. Peraturan Pemerintah RI. Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Pendidikan Nasional (Pasal 86, 87, dan 89) 4.2. Kerangka standar pengelolaan institusi yang dikeluarkan oleh Badan Akreditasi Nasional untuk Akreditasi Institusi 4.3. Kebijakan Akademik Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya tahun Prosedur 5.1. Kepala Bidang Akademik dan kemahasiswaan, Prodi Sarjana dan Diploma, serta PJMK memberi tugas kepada Bagian Administrasi Akademik 5.2. Bagian Administrasi Akademik menerima tugas kegiatan Administrasi Akademik setiap semester sesuai dengan kegiatan dalam Kalender Akademik 5.3. Tugas yang belum jelas akan dikonsultasikan kepada pemberi tugas (point 5.1) 5.4. Tugas yang sudah dikerjakan dalam bentuk dokumentasi Administrasi Akademik diserahkan kembali kepada pemberi tugas (point 5.1) 5.5. Setelah selesai seluruh proses kegiatan PBM terkait dengan administrasi akademik, dokumen tersebut di arsipkan atau disimpan di Bagian Administrasi Akademik atau kesekretariatan dan Prodi. Standar Operasional Prosedur FKK 2

7 6. Diagram Alur Mulai Prodi Sarjana dan Diploma serta Kepala Bidang dan Penanggungjawab Mata Kuliah (PJMK) di Bagian Ilmu- Bagian Ilmu Bagian Administrasi Akademik Pembuatan Dokumen Kegiatan Administrasi Akademik setiap semester Dikerjakan? Konsultasi ke Pemberi Tugas Ya Dokumen Administrasi Akademik Kesekretariatan 7. Dokumentasi Prodi Sarjana dan (Point Diploma 2) serta Kepala Bidang dan 7.1. Administrasi Penanggungjawab Akademik Mata Kuliah (PJMK) di Bagian Ilmu-Bagian Ilmu 8. Catatan Arsip dan Penyimpanan 1. Prodi Sarjana dan Diploma 2. Kesekretariatan 3. Bagian Adm.Akademik Selesai Standar Operasional Prosedur FKK 3

8 Hal-hal yang belum diatur dalam standar operational prosedur ini akan dilengkapi dan apabila ada kekeliruan dimekudian hari akan diperbaiki dan dipergunakan ssebagaimana mestinya. 9. Pengorganisasian Administrasi Akademik Bagian Administrasi Akademik Tupoksi Administrasi Akademik Administrasi Akademik Standar Operasional Prosedur FKK 4

9 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Pengumpulan Silabus/Modul/RPP Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.,Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan PROSEDUR : 1. Dosen MK Membuat RPP/ Modul/ Silabus 2. Dosen menyerahkan RPP/ Modul/ Silabus ke dosen PJMK 3. Dosen PJMK menyerahkan ke Sek.Prodi 4. Sekretaris Prodi meng ACC kan kepada Ka.Prodi 5. Ka.Prodi menyetujui kemudian di arsip dan copyan dikembalikan ke PJMK untuk di bagikan ALUR PENGUMPULAN RPP/ MODUL/ SILABUS Dosen MK Membuat RPP/ Modul/ Silabus Dosen menyerahkan RPP/ Modul/ Silabus ke dosen PJMK Dosen PJMK menyerahkan ke Sek.Prodi Sekretaris Prodi meng ACC kan kepada Ka.Prodi Copy RPP/ Modul/ Silabus Ka.Prodi menyetujui dan dikembalikan ke PJMK untuk di bagikan Standar Operasional Prosedur FKK 5

10 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Jadwal Kuliah Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.,Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan PROSEDUR : 1. RPP/ Modul/ Silabus sudah terkumpul di Ka.Prodi 2. Ka.Prodi Menugaskan Sek.Prodi untuk membuat draf jadwal kuliah 3. Sek.Prodi men ACC kan Kepada Ka.Prodi 4. Jadwal kuliah siap di publikasikan ALUR PENGUMPULAN RPP/ MODUL/ SILABUS RPP/ Modul/ Silabus sudah terkumpul di Ka.Prodi Ka.Prodi Menugaskan Sek.Prodi untuk membuat draf jadwal kuliah Tidak ACC Sek.Prodi men ACC kan Kepada Ka.Prodi ACC Jadwal kuliah siap di publikasikan Standar Operasional Prosedur FKK 6

11 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Pengaturan Kelas Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.,Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan PROSEDUR : 1. Jadwal kuliah yang sudah fiks di kumpulkan kepada coordinator kelas 2. Bid.AKAMAWA dan koordinator kelas membuat draf pengaturan kelas 3. Rapat pengaturan kelas dengan Wadek, Ka.Prodi, Bid.AKAMAWA, Admin Prodi dan Koordinator Kelas 4. Pengaturan kelas yang sudah fiks di serahkan kepada Wadek untuk di ACC kan kepada Dekan 5. Setelah ACC jadwal kuliah siap di input di SIM oleh admin prodi ALUR PENGUMPULAN RPP/ MODUL/ SILABUS Jadwal Kuliah yang sudah fiks di kumpulkan ke koordinator kelas Bid.Akamawa dan koodinator kelas membuat draf Rapat Pengaturan Kelas Hasil yang sudah fiks diberikan kepada Wadek untuk di acc kan kepada Dekan Setelah ACC jadwal kuliah siap di input di SIM oleh admin prodi Standar Operasional Prosedur FKK 7

12 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Pembuatan Permohonan Tenaga Pengajar Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.,Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan PROSEDUR : 1. Ketua Program Studi memberikan Draft Permohonan Tenaga Pengajar ke Bagian Administrasi Akademik untuk dibuatkan Surat permohonan Tenaga Pengajar 2. Kemudian Administrasi Akademik Membuatkan surat sesuai Draft yang diajukan oleh Ketua Program Studi 3. Setelah Selesai kemudian diparaf oleh Ketua Program Studi, kemudian ditandatangani oleh Ketua 4. Bila surat sudah selesai ditandatangani, kemudian surat diberikan ke bagian kesekretariatan untuk diarsipkan dan didistribusikan. ALUR PEMBUATAN SURAT PERMOHONAN TENAGA PENGAJAR (DOSEN) Ketua Program Studi Bagian Administrasi Akademik Setelah Surat-Surat Selesai, Kemudian Dicek Kebenarannya, Setelah Benar, Diparaf Oleh Masing-Masing Ketua Prodi Surat Di Tanda Tangani Oleh Ketua Bila Surat Sudah Selesai Di Tanda Tangani Oleh Ketua, Surat Untuk Arsip Diberikan Ke Bagian Kesekretariatan Untuk Di Dokumentasikan. Bila Surat Sudah Selesai Di Tanda Tangani Oleh Ketua, Surat Diberikan Kepada Bagian Kesekretariatan Untuk Didistribusikan Standar Operasional Prosedur FKK 8

13 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Pengurusan KRS Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.,Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan PROSEDUR : 1. Mahasiswa/i UNUSA membayarkan Her Registrasi, SPP di Bank 2. Mahasiswa/i mengisi KRS Online 3. Setelah mengisi KRS Online Mahasiswa/i mengeprint KRS tersebut sebanyak 2 lembar 4. Hasil prinout KRSdi konsulkan ke PA 5. Hasil KRS Online yang sudah di setujui PA dimintakan stempel di Admin dan di kasihkan ke admin 1 lembar 6. PA meng Approve KRS yang sudah disetujui PROSEDUR PENGURUSAN KRS (KARTU RENCANA STUDI ) Mahasiswa/i Unusa Registrasi Administrasi: Pembayaran Her-Registrasi, SPP di BANK BNI Mahasiswa/i KRS Online Print KRS online Ukuran A4 Mahasiswa/i menghadap PA Untuk konsultasi pemprograman KRS serta persetujuan KRS dan mendapatkan KHS TIDAK REVISI KRS Online Ulang Print KRS online Ukuran A4 Hasil KRS online yang sudah benar ditandatangani oleh PA dan dimintakan stempel ke admin (1 buat admin) Approve PA Kegiatan PBM dan evaluasi Standar Operasional Prosedur FKK 9

14 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Pengumpulan KRP dan KHP Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.,Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan PROSEDUR : 1. Mahasiswa/i UNUSA mengeprint/mengopy blanko KRP dan KHP 2. Mahasiswa/i mengisi blangko KRP dan KHP 3. Setelah mengisi blangko harus menyertakan copy sertifikat, piagam, dll untuk bukti 4. Setelah lenkap semua dapat dikumpulkan kepada admin prodi 5. Admin prodi memeriksa bukti dan kelengkapan 6. Admin merekap dan mengarsip di map register mahasiswa PROSEDUR PENGURUSAN KRP DAN KHP Mahasiswa/i Unusa mengeprint/mengopy blanko KRP dan KHP Mahasiswa/i mengisi blangko KRP dan KHP Setelah lenkap semua dapat dikumpulkan kepada admin prodi Mengisi Ulang Admin prodi memeriksa bukti dan kelengkapan REVISI Admin merekap dan mengarsip di map register mahasiswa Standar Operasional Prosedur FKK 10

15 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Pembuatan Surat Permohonan Praktek Klinik Keperawatan/Kebidanan Ke Lahan Praktek Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.,Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan PROSEDUR : 1. Ketua Program Studi memberikan Draft permohonan surat ke Bagian Administrasi Akademik untuk dibuatkan Surat permohonan praktek. 2. Kemudian Administrasi Akademik Membuatkan surat sesuai Draft yang diajukan oleh Ketua Program Studi 3. Setelah Selesai kemudian diparaf oleh Ketua Program Studi, kemudian ditandatangani oleh Dekan 4. Bila surat sudah selesai ditanda tangani, kemudian surat diberikan ke bagian kesekretariatan untuk diarsipkan dan didistribusikan. ALUR PEMBUATAN SURAT PERMOHONAN PRAKTEK KLINIK KEPERAWATAN/KEBIDANAN KE LAHAN PRAKTEK Ketua Program Studi Bagian Administrasi Akademik Setelah Surat-Surat Selesai, Kemudian Dicek Kebenarannya, Setelah Benar, Diparaf Oleh Masing-Masing Ketua Prodi Surat Di Tanda Tangani Oleh Ketua Bila Surat Sudah Selesai Di Tanda Tangani Oleh Ketua, Surat Untuk Arsip Diberikan Ke Bagian Kesekretariatan Untuk Di Dokumentasikan. Bila Surat Sudah Selesai Di Tanda Tangani Oleh Ketua, Surat Diberikan Kepada Bagian Kesekretariatan Untuk Didistribusikan Standar Operasional Prosedur FKK 11

16 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Pembuatan Surat Permohonan Praktek Klinik Kebidanan (PE) Ke Lahan Praktek Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.,Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan PROSEDUR : 1. Mahasiswa Mengambil Blanko PE di Bagian Administrasi Akademik 2. Kemudian meminta acc ke Pembimbing Praktek dengan persetujuan Ketua Program Studi 3. Kemudian blanko yang sudah di acc tsb diberikan ke bagian Administrasi Akademik untuk dibuatkan Surat permohonan praktek Tambahan (PE) 4. Kemudian Administrasi Akademik Membuatkan surat tersebut sesuai Blanko dari mahasiswa 5. Setelah surat Selesai kemudian diparaf oleh Ketua Program Studi, kemudian ditandatangani oleh Dekan 6. Bila surat sudah selesai ditanda tangani, kemudian surat diberikan ke bagian kesekretariatan untuk diarsipkan dan didistribusikan. ALUR PEMBUATAN SURAT PERMOHONAN PRAKTEK KLINIK KEBIDANAN (PE) KE LAHAN PRAKTEK Mahasiswa mengambil blanko untuk meminta acc ke Pembimbing dengan disetujui Ka.Prodi Bagian Administrasi Akademik Membuatkan surat tsb sesuai blanko yg sudah di acc Setelah Surat-Surat Selesai, Kemudian Dicek Kebenarannya, Setelah Benar, Diparaf Oleh Masing-Masing Ketua Prodi Surat Di Tanda Tangani Oleh Dekan Bila Surat Sudah Selesai Di Tanda Tangani Oleh Ketua, Surat Untuk Arsip Diberikan Ke Bagian Kesekretariatan Untuk Di Dokumentasikan. Bila Surat Sudah Selesai Di Tanda Tangani Oleh Ketua, Surat Diberikan Kepada Bagian Kesekretariatan Untuk Didistribusikan Standar Operasional Prosedur FKK 12

17 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Pembuatan Surat Permohonan Ijin Data Awal Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.,Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan PROSEDUR : 1. Mahasiswa Mengambil Blanko Data Awal di Bagian Administrasi Akademik 2. Kemudian meminta acc ke Pembimbing KTI/Skripsi dengan persetujuan Ketua Program Studi 3. Kemudian blanko yang sudah di acc tsb diberikan ke bagian Administrasi Akademik untuk dibuatkan Surat permohonan Data Awal 4. Kemudian Administrasi Akademik Membuatkan surat tersebut sesuai Blanko dari mahasiswa 5. Setelah surat Selesai kemudian diparaf oleh Ketua Program Studi, kemudian ditandatangani oleh Ketua 6. Bila surat sudah selesai ditanda tangani, kemudian surat diberikan ke bagian kesekretariatan untuk diarsipkan dan didistribusikan. ALUR PEMBUATAN SURAT PERMOHONAN DATA AWAL Mahasiswa mengambil blanko untuk meminta acc ke Pembimbing dengan disetujui Ka.Prodi Bagian Administrasi Akademik Membuatkan surat tsb sesuai blanko yg sudah di acc Setelah Surat-Surat Selesai, Kemudian Dicek Kebenarannya, Setelah Benar, Diparaf Oleh Masing-Masing Ketua Prodi Surat Di Tanda Tangani Oleh Ketua Bila Surat Sudah Selesai Di Tanda Tangani Oleh Ketua, Surat Untuk Arsip Diberikan Ke Bagian Kesekretariatan Untuk Di Dokumentasikan. Bila Surat Sudah Selesai Di Tanda Tangani Oleh Ketua, Surat Diberikan Kepada Bagian Kesekretariatan Untuk Didistribusikan Standar Operasional Prosedur FKK 13

18 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Pembuatan Surat Permohonan Ijin Data Penelitian Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.,Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan PROSEDUR : 1. Mahasiswa Mengambil Blanko Data Penelitian di Bagian Administrasi Akademik 2. Kemudian meminta acc ke Pembimbing KTI/Skripsi dengan persetujuan Ketua Program Studi 3. Kemudian blanko yang sudah di acc tsb diberikan ke bagian Administrasi Akademik untuk dibuatkan Surat permohonan Data Awal 4. Kemudian Administrasi Akademik Membuatkan surat tersebut sesuai Blanko dari mahasiswa 5. Setelah surat Selesai kemudian diparaf oleh Ketua Program Studi, kemudian ditandatangani oleh Ketua 6. Bila surat sudah selesai ditanda tangani, kemudian surat diberikan ke bagian kesekretariatan untuk diarsipkan dan didistribusikan. ALUR PEMBUATAN SURAT PERMOHONAN IJIN DATA PENELITIAN Mahasiswa mengambil blanko untuk meminta acc ke Pembimbing dengan disetujui Ka.Prodi Bagian Administrasi Akademik Membuatkan surat tsb sesuai blanko yg sudah di acc Setelah Surat-Surat Selesai, Kemudian Dicek Kebenarannya, Setelah Benar, Diparaf Oleh Masing-Masing Ketua Prodi Surat Di Tanda Tangani Oleh Ketua Bila Surat Sudah Selesai Di Tanda Tangani Oleh Ketua, Surat Untuk Arsip Diberikan Ke Bagian Kesekretariatan Untuk Di Dokumentasikan. Bila Surat Sudah Selesai Di Tanda Tangani Oleh Ketua, Surat Diberikan Kepada Bagian Kesekretariatan Untuk Didistribusikan Standar Operasional Prosedur FKK 14

19 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Pembuatan Surat Permohonan Ke Lahan Praktek PKL Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.,Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan PROSEDUR : 1. Ketua Program Studi memberikan Draft ke Bagian Administrasi Akademik untuk dibuatkan Surat permohonan lahan praktek PKL. 2. Kemudian Administrasi Akademik Membuatkan surat sesuai Draft yang diajukan oleh Ketua Program Studi 3. Setelah Selesai kemudian diparaf oleh Ketua Program Studi, kemudian ditandatangani oleh Ketua 4. Bila surat sudah selesai ditanda tangani, kemudian surat diberikan ke bagian kesekretariatan untuk diarsipkan dan didistribusikan. ALUR PEMBUATAN SURAT PERMOHONAN KE LAHAN PKL Ketua Program Studi Bagian Administrasi Akademik Setelah Surat-Surat Selesai, Kemudian Dicek Kebenarannya, Setelah Benar, Diparaf Oleh Masing-Masing Ketua Prodi Surat Di Tanda Tangani Oleh Ketua Bila Surat Sudah Selesai Di Tanda Tangani Oleh Ketua, Surat Untuk Arsip Diberikan Ke Bagian Kesekretariatan Untuk Di Dokumentasikan. Bila Surat Sudah Selesai Di Tanda Tangani Oleh Ketua, Surat Diberikan Kepada Bagian Kesekretariatan Untuk Didistribusikan Standar Operasional Prosedur FKK 15

20 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Pembuatan Surat Keterangan Masih Kuliah 20 Januari 2014 Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan FKK UNUSA A. SOP PEMBUATAN SURAT KETERANGAN MASIH KULIAH Tahapan Uraian Unit Terkait 1 Mahasiswa mengisi formulir/ blanko keterangan masih kuliah yang bisa diminta ke bagian staf kemahasiswaan dengan dilampiri fotocopy KTM dan Bukti Pembayaran SPP pada semester berjalan. 2 Staf Kemahasiswaan mengecek kebenaran data dan membuatkan surat keterangan masih kuliah 3 Staf Kemahasiswaan melanjutkan surat ke Dekan Fakultas untuk ditanda tangani 4 Staf Kemahasiswaan menyerahkan surat kepada mahasiswa yang bersangkutan 5 Staf Kemahasiswaan memberikan arsip surat ke bagian Tata Usaha Staf Kemahasiswaan Fakultas Staf Kemahasiswaan Fakultas Dekan Fakultas Staf Kemahasiswaan Fakultas Staf Tata Usaha Standar Operasional Prosedur FKK 16

21 DIAGRAM ALUR Mahasiwa mengisi formulir/ blanko keterangan masih kuliah dengan melampirkan FC KTM & Bukti Pembayaran Semester Staf Kemahasiswaan mengecek kebenaran data dan membuatkan Surat Keterangan Masih Kuliah Ditanda tangani oleh Dekan Fakultas Diserahkan ke mahasiswa bersangkutan Diserahkan ke bagian Tata Usaha untuk diarsip Standar Operasional Prosedur FKK 17

22 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK FIK SOP : Pembuatan Surat Keterangan 20 Januari 2014 Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan FKK UNUSA B. SOP PEMBUATAN SURAT KETERANGAN Tahapan Uraian Unit Terkait 1 Menerima permohonan surat keterangan dari mahasiswa Staf Kemahasiswaan Fakultas 2 Meneliti jenis surat yang diajukan oleh mahasiswa Staf Kemahasiswaan Fakultas 3 Khusus untuk permohonan pengajuan keterangan nilai/ nilai sementara ke jurusan Staf Admin Prodi - Dibuatakan oleh staff admin prodi - Ditelaah dan diparaf oleh Sekretaris prodi 4 Pengetikan surat Staf Kemahasiswaan Fakultas 5 Staf Kemahasiswaan melanjutkan surat ke Dekan Fakultas untuk ditanda tangani 6 Staf Kemahasiswaan menyerahkan surat kepada mahasiswa/alumni yang bersangkutan 7 Staf Kemahasiswaan memberikan arsip surat ke bagian Tata Usaha Staf Kemahasiswaan Fakultas Staf Kemahasiswaan Fakultas Staf Tata Usaha Standar Operasional Prosedur FKK 18

23 DIAGRAM ALUR Staf kemahasiswaan menerima permohonan surat keterangan dari mahasiswa Staf Kemahasiswaan meneliti surat yang diajukan oleh mahasiswa Pengetikan surat keterangan Ditanda tangani oleh Dekan Fakultas Diserahkan ke mahasiswa / alumni Diserahkan ke bagian Tata Usaha untuk diarsip Standar Operasional Prosedur FKK 19

24 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Pengajuan Cuti Akademik 20 Januari 2014 Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan FKK UNUSA C. SOP PENGAJUAN CUTI AKADEMIK 1. Cuti akademik adalah status mahasiswa yang secara sah diizinkan oleh Rektor untuk tidak mengikuti kegiatan akademik selama jangka waktu tertentu sesuai dengan ijin yang diberikan 2. Cuti akademik hanya diberikan kepada mahasiswa yang telah menempuh pendidikan selama 4 (empat) semester berturut -turut untuk S-1, selama dua semester berturut-turut untuk D-III, S-2 dan S Selama menempuh pendidikan, mahasiswa diperkenankan mengambil cuti akademik minimal 1 semester dan maksimum 2 (dua) semester secara berurutan, dengan makasimal 2x pengajuan 4. Selama cuti akademik mahasiswa harus dalam status terdaftar bukan dalam status drop out 5. Masa cuti akademik tidak diperhitungkan dalam masa studi mahasiswa yang bersangkutan, sepanjang pengajuan cuti akademik tersebut tidak menyimpang dari ketetuan yang berlaku 6. Waktu pengajuan cuti akademik harus diajukan di awal semester selambatlambatnya 1 bulan sebelum perkuliahan dimulai sesuai dengan kalender akademik. 7. Bila batas waktu cuti akademik dilewati dan mahasiswa yang bersangkutan tidak mengajukan untuk aktif kembali setelah habis masa cuti akademik, maka masa berhenti sementara tanpa ijin tersebut diperhitungkan dalam masa studi. Lama batas waktu berhenti sementara tanpa ijin adalah 4 semester, jika melebihi batas waktu 4 semester, maka mahasiswa bersangkutan dinyatakan keluar dan kehilangn hak untuk mengikuti semua kegiatan akademik Standar Operasional Prosedur FKK 20

25 Tahapan Uraian Unit Terkait 1 Mahasiswa mengajukan permohonan cuti akademik ke bagian kemahasiswaan dengan cara mengisi formulir permohonan penghentian studi sementara (cuti akademik) Staf Kemahasiswaan Fakultas 2 Meminta persetujuan ketua prodi Ka. Prodi 3 Staf Kemahasiswaan menerima dan mengecek formulir permohonan cuti dan meneruskan ke Kabag Tata Usaha Staf Kemahasiswaan Fakultas 4 Kabag Tata Usaha melalui staf tata usaha Kabag. Tata Usaha meneruskan ke Dekan Fakultas 5 Dekan mendisposisikan ke Ka. Subid Akamawa Dekan Fakultas 6 Ka.Subid Akamawa menugaskan staf kemahasiswaan untuk membuatkan suratpengantar ke Rektor dengan ditanda tangani oleh Dekan Fakultas 7 Staf Kemahasiswaan mengantarkan surat izin cuti yang telah ditandatangani Dekan ke Rektor 8 Setelah turun dari Rektor, tembusannya disampaikan ke BAAK, Kaprodi dan Mahasiswa yang bersangkutan 9 Mahasiswa dengan membawa Fotocopy SK Cuti, mengurus ke bagian admin prodi agar statusnya berubah menjadi cuti Ka. Subid Akamawa Rektorat Staf Kemahasiswaan Fakultas Admin Prodi/ Jurusan Standar Operasional Prosedur FKK 21

26 DIAGRAM ALUR Mahasiswa mengajukan permohonan cuti akademik dengan mengisi formulir cuti akademik di bagian Mahasiswa meminta persetujuan cuti ke Kaprodi masing-masing Staf Kemahasiswaan menerima dan mengecek kelengkapan formulir permohonann cuti Meneruskan ke Ka.Bag Tata Usaha untuk diserahkan ke Dekan Dekan mendisposisikan Ke Kasubid Akamawa Staf Kemahasiswaan membuatkan surat pengantar ke Rektor dengan ditanda tangani oleh Dekan SK Cuti Diserahkan ke BAAK dan Ka.Prodi SK Cuti Diserahkan ke Mahasiswa yang Bersangkutan Mengurus ke admin prodi untuk dirubah statusnya menjadi CUTI Standar Operasional Prosedur FKK 22

27 FORMULIR PERMOHONAN PENGHENTIAN STUDI SEMENTARA (CUTI AKADEMIK) Kepada Yth. Dekan... Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya Yang bertanda tangan dibawah ini, saya: Nama :... NPM :... Semester :... Jumlah SKS yang telah diselesaikan :... IPK yang telah diperoleh :... Fakultas/ Jurusan :... Tidak Pernah/ Pernah Cuti selama*:... Pada Semester / Tahun Akademik* :... Alamat :... :... No. Telp/HP :... Mengajukan permohonan penghentian studi sementara ( cuti akademik ) Pada semester/th. Akademik :... Alasan Cuti Akademik :... :... Sebagai bahan pertimbangan bersama ini kami lampirkan : Bebas Tanggungan Fotocopy KHS yang telah berjalan Fotocopy Bukti Pembayaran Cuti Akademik KTM yang masih berlaku Surat keterangan lain yang relevan ( Surat keterangan Sakit, Surat Keterangan bekerja,dll) Demikian permohonan ini saya buat dengan sebenarnya. Ketua Prodi... Surabaya,... Mengetahui/Menyetujui Orang Tua/ Wali (...) (...) Hormat Saya, Materai Rp ,- (*) : diisi jika pernah cuti sebelumnya (...) Standar Operasional Prosedur FKK 23

28 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Pengaktifan Akademik Kembali 20 Januari 2014 Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan FKK UNUSA D. SOP AKTIF KEMBALI KULIAH 1. Aktif kembali kuliah, merupakan aktif kembali mengikuti kegiatan akademik setelah atau sebelum masa cuti akademik berakhir sesuai dengan batas yang telah ditentukan. 2. Permohonan aktif kembali kuliah setelah cuti akademik harus diajukan oleh mahasiswa yang bersangkutan selambat-lambatnya 2 minggu sebelum kuliah dimulai. Permohonan tidak dapat dipertimbangkan bila pengajuan melebihi batas waktu. Tahapan Uraian Unit Terkait 1 Mahasiswa mengisi formulir permohonan aktif kembali kuliah di bagian kemahasiswaan dengan memperlihatkan SK Cuti dari Rektor dan membayar biaya semester yang akan diikuti. 2 Meminta persetujuan Ketua Prodi dan Pembimbing Akademik 3 Staf Kemahasiswaan menerima dan mengecek formulir permohonan aktif kembali kuliah dan meneruskan ke Kabag Tata Usaha Staf Kemahasiswaan Fakultas Ka.Prodi dan Pembimbing Akademik Staf Kemahasiswaan Fakultas 4 Kabag Tata Usaha melalui staf tata usaha Kabag. Tata Usaha meneruskan ke Dekan Fakultas 5 Dekan mendisposisikan ke Ka. Subid Akamawa Dekan Fakultas 6 Ka.Subid Akamawa menugaskan staf kemahasiswaan untuk membuatkan suratizin aktif kembali ke Rektor dengan ditanda tangani oleh Dekan Fakultas 7 Staf Kemahasiswaan mengantarkan surat izin aktif kembali kuliah yang telah ditandatangani Dekan ke Rektor 8 Setelah turun dari Rektor, tembusan SK Aktif Kembali Kuliah disampaikan ke BAAK, Kaprodi dan Mahasiswa yang bersangkutan Ka. Subid Akamawa Rektorat Staf Kemahasiswaan Fakultas Standar Operasional Prosedur FKK 24

29 Tahapan Uraian Unit Terkait 9 Mahasiswa dengan membawa Fotocopy SK Aktif Kembali dapat mengajukan her registrasi di bagian staf admin prodi 10 Admin Prodi merubah status mahasiswa menjadi aktif kembali Staf Admin Jurusan/ Prodi Staf Admin Jurusan/ Prodi Standar Operasional Prosedur FKK 25

30 DIAGRAM ALUR Mahasiswa mengajukan permohonan aktif kuliah kembali dengan mengisi formulir di bagian kemahasiswaan dan membayar biaya semester yang akan diikuti Mahasiswa meminta persetujuan aktif kuliah kembali ke Ka.Prodi masing-masing jurusan dan Pembimbing Akademik Staf Kemahasiswaan menerima dan mengecek kelengkapan formulir aktif kuliah kembali Meneruskan ke Ka.Bag Tata Usaha untuk diserahkan ke Dekan Dekan mendisposisikan Ke Kasubid Akamawa Staf Kemahasiswaan membuatkan surat izin aktif kuliah kembali ke Rektor dengan ditanda tangani oleh Dekan SK Aktif Kuliah Kembali BAAK dan Ka.Prodi SK SK Aktif Kuliah Kembali Diserahkan ke Mahasiswa yang Bersangkutan Melakukan her registrasi di admin prodi Status mahasiswa diaktifkan lagi oleh Admin Prodi Standar Operasional Prosedur FKK 26

31 FORMULIR PERMOHONAN AKTIF KULIAH KEMBALI Kepada Yth. Dekan... Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya Yang bertanda tangan dibawah ini, saya: Nama :... NPM :... Fakultas/ Jurusan :.../... Alamat :... :... No. Telp/HP :... Mengajukan permohonan Aktif Kuliah Kembali sebagai mahasiswa Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya, pada semester..., Tahun Akademik.../... Sebagai bahan pertimbangan bersama ini saya lampirkan : Fotocopy KTM yang masih berlaku Fotocopy Kwitansi Pembayaran terakhir dan Pembayaran Semester yang akan diikuti Fotocopy SK Cuti Sebelumnya Demikian permohonan ini saya buat dengan sebenarnya. Mengetahui/Menyetujui Surabaya,... Ketua Prodi... Pembimbing akademik (...) (...) Hormat Saya, Materai Rp ,- (...) Standar Operasional Prosedur FKK 27

32 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Pengunduran diri 20 Januari 2014 Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan FKK UNUSA E. SOP PENGUNDURAN DIRI Tahapan Uraian Unit Terkait 1 Mahasiswa mengusulkan permohonan pengunduran diri Staf Kemahasiswaan Fakultas 2 Meminta persetujuan ketua prodi Ka.Prodi 3 Staf Kemahasiswaan menerima dan mengecek formulir permohonan pengunduran diri dan meneruskan ke Kabag Tata Usaha 4 Kabag Tata Usaha melalui staf tata usaha meneruskan ke Dekan Fakultas Staf Kemahasiswaan Fakultas Kabag. Tata Usaha 5 Dekan mendisposisikan ke Ka. Subid Akamawa Dekan Fakultas 6 Ka.Subid Akamawa menugaskan staf kemahasiswaan untuk membuatkan surat izin pengunduran diri ke Rektor dengan ditanda tangani oleh Dekan Fakultas 7 Staf Kemahasiswaan mengantarkan surat izin pengunduran diri yang telah ditandatangani Dekan ke Rektor 8 Setelah turun dari Rektor, tembusan SK Pengunduran Diri disampaikan ke BAAK, Kaprodi dan Mahasiswa yang bersangkutan Ka. Subid Akamawa Rektorat Staf Kemahasiswaan Fakultas Standar Operasional Prosedur FKK 28

33 DIAGRAM ALUR Mahasiswa mengajukan permohonan pengunduran diri dengan mengisi formulir pengunduran diri di bagian kemahasiswaan Mahasiswa meminta persetujuan pengunduran diri ke Kaprodi masing-masing Staf Kemahasiswaan menerima dan mengecek kelengkapan formulir pengunduran diri Meneruskan ke Ka.Bag Tata Usaha untuk diserahkan ke Dekan Dekan mendisposisikan Ke Kasubid Akamawa Staf Kemahasiswaan membuatkan surat pengantar ke Rektor dengan ditanda tangani oleh Dekan SK Pengunduran Diserahkan ke BAAK dan Ka.Prodi SK Pengunduran Diri Diserahkan ke Mahasiswa yang Bersangkutan Standar Operasional Prosedur FKK 29

34 FORMULIR PERMOHONAN PENGUNDURAN DIRI Kepada Yth. Dekan... Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya Yang bertanda tangan dibawah ini, saya: Nama :... NPM :... Semester :... Jumlah SKS yang telah diselesaikan :... IPK yang telah diperoleh :... Alamat :... :... No. Telp/HP :... Bersama ini kami mengajukan Permohonan Pengunduran Diri sebagai mahasiswa Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya, Fakultas Program Studi...TahunAkademik.../...dikarenakan Sebagai bahan pertimbangan bersama ini saya lampirkan : Bebas Tanggungan Fotocopy KHS KTM yang masih berlaku Demikian permohonan ini saya buat dengan sebenarnya. Surabaya,... Mengetahui/Menyetujui, Ketua Prodi... Orang Tua/ Wali (...) (...) Materai Rp ,- Hormat Saya, (...) Standar Operasional Prosedur FKK 30

35 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Pindah Kuliah 20 Januari 2014 Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan FKK UNUSA F. SOP PINDAH KULIAH Tahapan Uraian Unit Terkait 1 Mahasiswa mengajukan permohonan pindah kuliah dengan mengisi formulir pindah kuliah dan formulir pengunduran diri Staf Kemahasiswaan Fakultas 2 Meminta persetujuan ketua prodi Ka.Prodi 3 Staf Kemahasiswaan menerima dan mengecek formulir permohonan pindah kuliah dan pengunduran diri untuk selanjutnya diteruskan ke Kabag Tata Usaha 4 Kabag Tata Usaha melalui staf tata usaha meneruskan ke Dekan Fakultas Staf Kemahasiswaan Fakultas Kabag. Tata Usaha 5 Dekan mendisposisikan ke Ka. Subid Akamawa Dekan Fakultas 6 Ka.Subid Akamawa menugaskan staf kemahasiswaan untuk membuatkan surat izin pindah kuliah dan surat izin pengunduran diri ke Rektor dengan ditanda tangani oleh Dekan Fakultas 7 Staf Kemahasiswaan mengantarkan surat yang telah ditandatangani Dekan ke Rektor 8 Setelah turun dari Rektor, tembusan Surat Keterangan Pindah Kuliah dan SK Pengunduran Diri disampaikan ke BAAK, Kaprodi dan Mahasiswa yang bersangkutan Ka. Subid Akamawa Rektorat Staf Kemahasiswaan Fakultas Standar Operasional Prosedur FKK 31

36 DIAGRAM ALUR Mahasiswa mengajukan permohonan pindah kuliah dengan mengisi formulir pindah kuliah dan formulir pengunduran diri di bagian kemahasiswaan Mahasiswa meminta persetujuan pindah kuliah dan pengunduran diri ke Kaprodi Staf Kemahasiswaan menerima dan mengecek kelengkapan formulir pindah kuliah dan Meneruskan ke Ka.Bag Tata Usaha untuk diserahkan ke Dekan Dekan mendisposisikan Ke Kasubid Akamawa Staf Kemahasiswaan membuatkan surat pengantar ke Rektor dengan ditanda tangani oleh Dekan SK Pengunduran Diri dan Surat Keterangan Pindah Kuliah Diserahkan ke BAAK dan SK Pengunduran Diri dan Surat Keterangan Pindah Kuliah ke Mahasiswa yang Bersangkutan Standar Operasional Prosedur FKK 32

37 FORMULIR PERMOHONAN PINDAH KULIAH Kepada Yth. Dekan... Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya Yang bertanda tangan dibawah ini, saya: Nama :... NPM... Semester :... Fakultas/ Jurusan :... :... Jumlah SKS yang telah diselesaikan :... IPK yang telah diperoleh :... Lama Masa Studi :... Alamat :... :... No. Telp/HP :... Bersama ini kami mengajukan Permohonan Pindah Kuliah Ke : Fakultas : ProgramStudi :... Universitas :... Dikarenakan :... :... Demikian permohonan ini saya buat dengan sebenarnya. Surabaya,... Mengetahui/Menyetujui, Ketua Prodi... Orang Tua/ Wali (...) (...) Materai Rp ,- Hormat Saya, (...) Standar Operasional Prosedur FKK 33

38 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Penerimaa Mahasiswa Pindahan 20 Januari 2014 Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan FKK UNUSA G. SOP PENERIMAAN MAHASISWA PINDAHAN Syarat : 1. Mahasiswa pindahan telah mengikuti kuliah secara terus menerus sekurangkurangnya untuk 2 semester untuk D3 dan 4 semester untuk S1 2. Berasal dari fakultas/ jurusan dari Universitas asal harus sejenis/ sejalur dengan fakultas/ jurusan yang dituju di lingkungan Universitas NU Surabaya 3. Akreditasi Universitas Asal Akreditasi BAN PT yang setingkat atau lebih tinggi Tahapan Uraian Unit Terkait 1 Mahasiswa pindahan membuat surat permohonan pindah ke universitas NU Surabaya, ditujukan kepada Rektor dengan melampiri: Rektor - Surat Keterangan/ Izin pindah kuliah dari universitas asal - Surat keterangan yang menyatakan bahwa yang bersangkutan adalah mahasiswa terdaftar dan berkelakuan baik - Fotocopy akreditasi program studi asal - KHS Asli per semester yang telah ditempuh - Fotocopy Kartu Mahasiswa dari universitas sebelumnya 2 Rektor mendisposisikan ke Dekan Fakultas Dekan Fakultas 3 Dekan Fakultas memproses permohonan dari mahasiswa yang bersangkutan melalui jurusan untuk menentukan diterima/ ditolak permohonan tersebut 4 Dekan Fakultas memberikan persetujuan untuk menerima atau menolak berdasarkan rekomendasi dari jurusan terkait 5 Atas persetujuan Dekan Fakultas, Kasubid Akamawa memproses ke Keuangan untuk biaya konversi dan registrasi maba 6 Mahasiswa pindahan membayar biaya yang telah ditetapkan Ka.Prodi Dekan Fakultas Kasubid Akamawa Staf Keuangan 7 Mahasiswa mengurus her registrasi ke admin prodi Admin Prodi Standar Operasional Prosedur FKK 34

39 DIAGRAM ALUR Mahasiswa membuat surat permohonan pindah ke Universitas NU Surabaya, ditujukan ke Rektor Rektor mendisposisikan surat permohonan ke Dekan Fakultas yang dituju Dilampiri : - Surat Keterangan/ Izin pindah kuliah dari universitas asal - Surat keterangan yang menyatakan bahwa yang bersangkutan adalah mahasiswa terdaftar dan berkelakuan baik - Fotocopy akreditasi program studi asal - KHS Asli per semester yang telah ditempuh - Fotocopy Kartu Mahasiswa dari Universitas Sebelumnya Dekan memproses surat permohonan melalui jurusan untuk menentukan DITOLAK DITERIMA Diinformasikan ke mahasiswa bersangkutan Ka.Subid Akamawa memproses ke keuangan untuk biaya konversi nilai dan registrasi maba Mahasiswa pindahan membayar biaya yang telah ditetapkan Mahasiswa mengurus ke admin prodi untuk diaktifkan menjadi mahasiswa UNUSA Standar Operasional Prosedur FKK 35

40 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK FIK SOP : Pengiriman Mahasiswa Mengikuti Kegiatan diluar Fakultas Mahasiswa/I atau HIMA Prodi Mengjukan Permohonan ijin mengikuti kegiatan di luar fakultas Dibuat oleh : Dimas Dwi Sagita Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan FKK UNUSA 20 Januari 2014 PROSEDUR : 1. Mahasiswa/I atau HIMA Prodi mengajukan permohonan ke Prodi untuk mengikuti kegiatan di luar fakultas 2. Kaprodi memberikan persetujuan setelah diskusi dengan anggota prodi 3. Kaprodi mendisposisikan tugas ke admin bagian akademik dan kemahasiswaan 4. Admin membuatkan surat tugas 5. Admin memintakan tanda tangan ke Dekan 6. Admin menyerahkan surat tugas kepada mahasiswa/i atau HIMA Prodi 7. Pengarsipan Alur Pengiriman Mahasiswa Mengikuti Kegiatan diluar Fakultas Kaprodi memberikan persetujuan setelah diskusi Prodi Kaprodi Mendisposisikan tugas ke admin bagian akademik &kemahasiswaan Admin Membuatkan Surat Tugas Admin Memintakan TTD Ke Dekan Menyerahkan surat kepada mahasiswa/i atau HIMA Prodi Pengarsipan Standar Operasional Prosedur FKK 36

41 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Pembuatan Surat Permohonan Soal UTS/UAS Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.,Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan PROSEDUR : 1. Ketua Program Studi memberikan Draft Distribusi Soal ke Bagian Administrasi Akademik untuk dibuatkan Surat permohonan soal UTS/UAS yang ditujukan ke Dosen MK. 2. Kemudian Administrasi Akademik Membuatkan surat sesuai Draft Distribusi Soal yang diajukan oleh Ketua Program Studi 3. Setelah Selesai kemudian diparaf oleh Ketua Program Studi, kemudian ditandatangani oleh Ketua 4. Bila surat sudah selesai ditanda tangani, kemudian surat diberikan ke bagian kesekretariatan untuk diarsip dan didistribusikan. ALUR PEMBUATAN SURAT PERMOHONAN SOAL UTS/UAS Ketua Program Studi Bagian Administrasi Akademik Setelah Surat-Surat Selesai, Kemudian Dicek Kebenarannya, Setelah Benar, Diparaf Oleh Masing-Masing Ketua Prodi Surat Di Tanda Tangani Oleh Ketua Bila Surat Sudah Selesai Di Tanda Tangani Oleh Ketua, Surat Untuk Arsip Diberikan Ke Bagian Kesekretariatan Untuk Di Dokumentasikan. Bila Surat Sudah Selesai Di Tanda Tangani Oleh Ketua, Surat Diberikan Kepada Bagian Kesekretariatan Untuk Didistribusikan Standar Operasional Prosedur FKK 37

42 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Pembuatan Soal Ujian Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.,Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan PROSEDUR: 1. Soal dari dosen pengajar masuk ke Sekretaris Prodi 2. Dari Sek.Prodi masuk ke PJMK 3. Setelah dari PJMK masuk ke bagian administrasi akademik untuk diketik 4. Setelah proses pengetikan soal dikoreksi oleh PJMK 5. Penggandaan sesuai jumlah mahasiswa yang memprogram mata kuliah tersebut 6. Penyimpanan soal oleh bagian administrasi akademik Soal dari dosen pengajar Sek Prodi PJMK Bagian administrasi akademik ( untuk diketik) Cek soal oleh PJMK Penggandaan dan penyimpanan di bagian Administrasi Akademik Standar Operasional Prosedur FKK 38

43 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Persyaratan mengikuti UAS/UTS Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.,Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan PROSEDUR : 1. Persentase kehadiran mahasiswa minimal 75% 2. Bebas tanggungan akademik dan keuangan PROSEDUR PERSYARATAN MENGIKUTI UAS/UTS Mahasiswa Mengecek persentase kehadiranaya di SIM/ di admin prodi Mahasiswa mengecek juga tanggungan akademik dan keuangan Mempunyai Tanggungan STOP Bebas tanggungan Mahasiswa bisa mengikuti UAS / UTS Standar Operasional Prosedur FKK 39

44 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Pengambilan Kartu UAS Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.,Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan PROSEDUR : 1. Mahasiswa menunjukkan bukti pembayaran dari BANK kebagian administrasi keuangan kemudian bagian administrasi keuangan memberi stempel UAS sebagai bukti untuk bisa mengambil Kartu UAS. 2. Kemudian Bagian Administrasi Akademik memberikan kartu UAS ALUR PENGAMBILAN KARTU UAS Mahasiswa Ke Bagian Keuangan Agar Bukti Pembayaran Distempel UAS Sebagai Bukti Bahwa Sudah Membayar Bagian Keuangan Memberikan Bukti Pembayaran Mahasiswa Ke Bagian Administrasi Akademik Sambil Menunjukkan Bukti Pembayaran Untuk Mengambil Kartu UAS Standar Operasional Prosedur FKK 40

45 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Evaluasi Dosen 20 Januari 2014 PROSEDUR : Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan FKK UNUSA 1. Mahasiswa/i Log In ke SIM UNUSA 2. Setelah berhasil Loog In Mahasiswa/i masuk portal perkuliahan 3. Mahasiswa/i mengisi Quisioner Evaluasi Dosen 4. Setelah semua di isi kemudian Loog Out dari SIM UNUSA ALUR EVALUASI DOSEN Loog in ke SIM UNUSA Mahasiswa mengisi quisioner evaluasi Dosen Setelah mengisi quisioner Loog Out dari SIM UNUSA Standar Operasional Prosedur FKK 41

46 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Monitoring dan Evaluasi Kurikulum Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.,Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan MONITORING DAN EVALUASI KURIKULUM I. RUANG LINGKUP Proses kegiatan monitoring dan evaluasi implementasi Kurikulum II. PRINSIP Monev Implementasi Kurikulum dilakukan oleh tim Monev terhadap pelaksanaan kurikulum dalam PBM III. PERALATAN Surat tugas, presensi dosen mengajar, blanko kesesuaian IV. CARA KERJA 1. Tim Kurikulum bekerja berdasarkan SK Dekan 2. Monitoring evaluasi terhadap implementasi kurikulum tentang kesesuaian bahan ajar dengan modul pembelajaran dan silabus pengajaran dengan menggunakan kartu KENDALI perkuliahan berupa absensi dosen. Secara periodic PJMK, ketua program studi dibantu sekretaris prodi melakukan evaluasi dan analisis pada dokumen- dokumen tersebut 3. Tim Kurikulum bekerjasama dengan bagian akademik menggunakan kuesioner untuk mengevaluasi proses implementasi kurikulum kepada mahasiswa 4. Hasil kuesionen dianalisis oleh tim kurikulum dan dilaporkan kepada ketua program studi 5. Ketua program studi melaporkan hasil evaluasi kepada Dekan. Standar Operasional Prosedur FKK 42

47 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Pengisian Nilai Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.,Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan 1. Ka.Bag Akademik membuka portal SIM pengisian nilai pada masa pengisian nilai sesuai dengan periode yang terjadwal pada kalender akademik. 2. Pada masa pengisian nilai dosen PJMK wajib menginputkan nilai pada SIM. 3. Dosen PJMK memvalidasi dan mengesahkan nilai pada SIM, nilai yang sudah di validasi tidak dapat dirubah. 4. Setelah masa pengisian nilai sudah habis Ka.Bag Akademik menutup portal pingisian nilai. PROSEDURE PENGISIAN NILAI Ka.Bag membuka portal pengisian nilai pada SIM PJMK menginput nilai pada SIM pada masa pengisian nilai Dosen PJMK wajib memvalidasi nilai yang di inputkan Setelah masa pengisian nilai habis, Ka.Bag Akademik menutup portal pengisian nilai Standar Operasional Prosedur FKK 43

48 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Permohonan Penggantian Nilai Sesudah SP Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.,Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan PROSEDUR : 1. PJMK merekap seluruh nilai hasil SP 2. PJMK menandatangani hasil nilai dengan mengetahui ketua program studi 3. PJMK memberikan nilai hasil SP kepada bagian administrasi akademik setelah disyahkan oleh ketua program studi 4. Bagian adm.akademik menerima nilai dan mengganti nilai mahasiswa berdasarkan hasil SP. ALUR PERUBAHAN NILAI SESUDAH SP. PJMK Ketua Prodi meng acc PJMK Administrasi Akademik merubah nilai mahasiswa berdasarkan nilai yang diperoleh sesudah mengikuti SP Standar Operasional Prosedur FKK 44

49 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Prosedur Pembuatan KHS Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.,Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan PROSEDUR : 1. Pada akhir semester (Ganjil/Genap) Kabid. Akademik dan Mahalum menginstruksikan agar KHS segera di print untuk persiapan Yudisium. 2. Setelah KHS selesai di Print kemudian diserahkan ke Prodi untuk ditanda tangani 3. Kemudian Administrasi Akademik menyerahkan KHS ke mahasiswa Standar Operasional Prosedur FKK 45

50 ALUR PEMBUATAN KHS Kabid Akademik & Kemahasiswaan Menginstruksikan untuk Print Out KHS Bagian Administrasi Akademik (Untuk Dikerjakan) Diperbaiki oleh mahasiswa Tidak Valid Meminta Validasi Ke Ketua Prodi Dengan menyertakan KHS tiap semester Valid Ditandatangani Ketua Prodi Penyerahan KHS kebagian administrasi akademik Adm. Akademik mencetak KHS KHS ditandatangani Ketua Prodi Adm.akademik memberikan ke Mahasiswa & Mengarsip Adm. Akademik merekap dan meranking sebagai pertimbangan penentuan IPK Mahasiswa terbaik Standar Operasional Prosedur FKK 46

51 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Prosedur Pengambilan KHS Tiap Semester Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.,Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan PROSEDUR : 1. Pada akhir semester (Ganjil/Genap) mahasiswa mengambil Kartu Hasil Studi di Bagian Administrasi Akademik (rangkap 3) 2. Mahasiswa menandatangani absen untuk mengambil KHS pada semester tersebut sesuai dengan kegiatan perkuliahan yang telah diikuti. 3. Mahasiswa mengecek ke benaran (validatan) nilai KHS yang telah diterima 4. Apabila terdapat ketidaksesuaian nilai yang ada di KHS, maka mahasiswa wajib melapor ke PJMK mata kuliah yang tidak sesuai di KHS yang telah diterima. 5. Setelah divalidasi oleh dosen PJMK, kemudian diparaf oleh Ketua Prodi, maka administrasi akademik akan merubah nilai yang keliru. 6. Kemudian administrasi mengeprint KHS mahasiswa yang keliru tersebut agar bisa ditanda tangani oleh Ketua Prodi. Standar Operasional Prosedur FKK 47

52 ALUR PENGAMBILAN KARTU HASIL STUDI (KHS) TIAP SEMESTER Mahasiswa mengambil KHS di Adm. Akademik rangkap 3 Mahasiswa Menanda tangani Form Absensi pengambilan KHS sesuai Adm.Kemahasiswaan Diperbaiki oleh Dosen PJMK. Tidak Valid Meminta Validasi Ke Adm. Akademik dengan menyertakan dokumen pendukung Valid Diparaf Oleh Ketua Prodi KHS ditandatangani oleh Ketua Prodi Penyerahan KHS kebagian : 1. Administrasi kademik, 2. Pembimbing Akademik 3. untuk mahasiswa Arsip KHS di dokumentasikan oleh Adm.akademik Standar Operasional Prosedur FKK 48

53 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Pendaftaran Yudisium 20 Januari 2014 Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan FKK UNUSA PROSEDUR : 1. Mahasiswa harus bebas seluruh tanggungan persyratan yudisium 2. Mengisi form pada SIM 3. Mengeprint blangko persyratan yudisium dari SIM 4. Setelah melengkapi semua persyaratan di ACC kan ke Ka.prodi 5. Semua persyaratan di kumpulkan di Bid.AKAMAWA 6. Bid.AKAMAWA meng ACC 7. Mahasiswa dapat mengikuti yudisium Standar Operasional Prosedur FKK 49

54 DIAGRAM ALUR Mahasiswa mengisi form yudisium pada SIM dan di print Berkas yang sudah lengkap di ACC kan kepada Ka.Prodi Berkas dikumpulkan Bid.Akamawa Berkas yang belum lengkap harus dilengkapi lagi dan di ACC kan kembali ke Ka.prodi Bid.Akamawa meng ACC Tidak ACC ACC Bebas tanggungan dan dapat mengikuti yudisium Standar Operasional Prosedur FKK 50

55 Bagian : Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan FKK SOP : Pendaftaran Wisuda 20 Januari 2014 Direvisi oleh : Khamida, S.Kep.Ns.,M.Kep Disetujui oleh : Dekan FKK UNUSA H. SOP PENDAFTARAN WISUDA Tahapan Uraian Unit Terkait 1 Mahasiswa melakukan pembayaran wisuda dan verifikasi di staf keuangan 2 Mahasiswa mengisi formulir pendaftaran wisuda dan lampiran-lampirannya yang bisa diambil di bagian staf kemahasiswaan Staf Keuangan Staf Kemahasiswaan Fakultas 3 Staf Kemahasiswaan mengecek kebenaran data Staf Kemahasiswaan Fakultas 4 Staf Kemahasiswaan mencetak bukti pendaftaran wisuda 5 Mengambil toga dan undangan wisuda sesuai jadwal dengan membawa bukti pendaftaran wisuda di bagian staf sarana parasara Staf Sarana Prasarana Panitia Wisuda Standar Operasional Prosedur FKK 51