BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN UNIVERSITAS BUDI LUHUR

Transkripsi

1 BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN UNIVERSITAS BUDI LUHUR Unit 2 Lantai 1 Telepon : ext baak@budiluhur.ac.id Twitter Facebook : baak.budiluhur Website :

2 PEMUTAKHIRAN BIODATA Setiap mahasiswa baru wajib melakukan pemutakhiran biodata Offline (saat di PMB) (Setelah Ordik) Mahasiswa menyerahkan form pemutakhiran biodata, fotokopi ijazah : SMA/SMK, KTP, Akte Kelahiran, Kartu Keluarga Mahasiswa mengisi pemutakhiran biodata secara online melalui webstudent *Jika mahasiswa tidak melakukan pemutakhiran biodata (offline dan online) maka akan dikenakan sanksi administrasi dan akademik yang belaku di Universitas Budi Luhur

3 KETIDAKSESUAIAN BIODATA Biodata setiap mahasiswa akan muncul di webstudent Wajib Dicek! Sudah Sesuai? Jika terdapat ketidaksesuaian biodata (nama lengkap/tempat tanggal lahir) Segera melakukan pengajuan perbaikan biodata ke BAAK *Jika mahasiswa mengabaikan ketidaksesuaian tersebut, akan berakibat tidak validnya dokumen akademik yang akan diterima

4 PROSEDUR PENGAJUAN PERUBAHAN BIODATA

5 Merencanakan Yang?

6 16 Langkah Merencanakan Yang Baik Kalender Akademik Bagan Prasyarat Konsultasi Dengan Entry Mata (KRS) Jadwal Bayar Biaya Setujui Kwitansi Secara Memverifikasi KRS Susun Rencana Jadwal Entry Kelompok (KPRS) Cetak Jadwal Lihat HSK UAS Cetak Kartu Ujian (UAS) UTS

7 Langkah 1 : Kalender Akademik Kalender Akademik Jadwal Susun Rencana Jadwal Lihat HSK Bagan Prasyarat Konsultasi Dengan Entry Mata (KRS) 1) Kalender akademik adalah jadwal penyelenggaraan Setujui Bayar Biaya kegiatan akademik Kwitansi selama jangka waktu Secara setahun 2) Sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan pembelajaran agar proses Memverifikasi KRS Entry Cetak Jadwal pembelajaran Kelompok dapat berlangsung secara (KPRS) efektif dan efisien 3) -lah kalender akademik di website UAS BAAK Cetak Kartu Ujian (UAS) UTS

8 Contoh Membaca Kalender Akademik Kalender Akademik Bagan Prasyarat Konsultasi Dengan Entry Mata (KRS) Jadwal Bayar Biaya Setujui Kwitansi Secara Memverifikasi KRS Susun Rencana Jadwal Entry Kelompok (KPRS) Cetak Jadwal Lihat HSK UAS Cetak Kartu Ujian (UAS) UTS

9 Langkah 2 : Bagan Prasyarat/Kurikulum Kalender Akademik Jadwal Susun Rencana Jadwal Lihat HSK Bagan Prasyarat UAS Konsultasi Dengan Cetak Kartu Ujian (UAS) Entry Mata (KRS) 1) Bagan prasyarat adalah bagan yang Setujui Bayar berisi Biaya daftar matakuliah yang harus Kwitansi Memverifikasi diambil selama Secara menempuh studi KRS 2) Sebagai pedoman dalam pengambilan Entry matakuliah tiap Cetak semsternya Jadwal Kelompok 3) (KPRS) -lah bagan prasyarat matakuliah di website masing-masing fakultas UTS

10 Contoh Bagan Prasyarat (Prodi : Ilmu Komunikasi)

11 Langkah 3 : Konsultasi Dengan Kalender Akademik Jadwal Bagan Prasyarat Konsultasi Dengan Entry Mata (KRS) 1) Selama menjalani studi, setiap mahasiswa akan dibimbing Setujui Bayar oleh Biaya seorang dosen penasehat akademik (PA) Kwitansi Memverifikasi yang ditetapkan oleh dekan. Secara KRS 2) Nama dan nomor handphone dosen PA dapat diketahui di webstudent masing-masing. Susun Entry Rencana 3) Fungsi Dosen Kelompok PA : Cetak Jadwal Jadwal a. Membantu (KPRS) mahasiswa dalam menyusun rencana studi b. Membantu mahasiswa dalam mempertimbangkan mata kuliah yang akan diambil sesuai dengan beban SKS yang Lihat HSK dapat diambil Cetak Kartu UAS dan memverifikasi rencana studi UTS c. Memonitor dan mengevaluasi Ujian (UAS) perkembangan studi mahasiswa

12 Langkah 4 : Entry Mata (KRS) Kalender Akademik Bagan Prasyarat Konsultasi Dengan Entry Mata (KRS) 1) Entry KRS dilakukan secara online di webstudent Setujui 2) Mata kuliah Bayar yang Biaya dientry disesuaikan Kwitansi dengan Memverifikasi bagan Jadwal prasyarat/kurikulum atau hasil Secara konsultasi dengan KRS dosen PA Susun Entry 3) Cetak Jadwal Rencana Khusus mahasiswa Kelompok baru, pada semester pertama dan Jadwal kedua, KRS (KPRS) telah dipaketkan oleh fakultas. 4) Tanggal pelaksanaan KRS dapat dilihat di kalender Lihat akademik HSK Cetak Kartu UAS UTS 5) Keterlambatan entry KRS akan Ujian dikenakan (UAS) denda administrasi Rp ,00 atau cuti kuliah

13 Contoh Tanggal Entry Mata (KRS) Kalender Akademik Bagan Prasyarat Konsultasi Dengan Entry Mata (KRS) Jadwal Bayar Biaya Setujui Kwitansi Secara Memverifikasi KRS Susun Rencana Jadwal Entry Kelompok (KPRS) Cetak Jadwal Lihat HSK UAS Cetak Kartu Ujian (UAS) UTS

14 Langkah 5 : Memverifikasi KRS Kalender Akademik Bagan Prasyarat Konsultasi Dengan Entry Mata (KRS) Jadwal Bayar Biaya Setujui Kwitansi Secara Memverifikasi KRS 1) Mahasiswa menemui/menghubungi dosen PA untuk memverifikasi KRS Susun Rencana Jadwal Entry Kelompok (KPRS) Cetak Jadwal Lihat HSK UAS Cetak Kartu Ujian (UAS) UTS

15 Langkah 6 : Setujui Kwitansi Secara Kalender Akademik Bagan Prasyarat Konsultasi Dengan Entry Mata (KRS) Jadwal Bayar Biaya Setujui Kwitansi Secara Memverifikasi KRS 1) Mahasiswa login ke webstudent Susun Entry Cetak Jadwal 2) Rencana Kemudian menyetujui Kelompok kwitansi pembayaran kuliah Jadwal (KPRS) Lihat HSK UAS Cetak Kartu Ujian (UAS) UTS

16 Langkah 7 : Bayar Biaya Kalender Akademik Bagan Prasyarat Konsultasi Dengan Entry Mata (KRS) Jadwal Bayar Biaya Setujui Kwitansi Secara Memverifikasi KRS 1) Susun Mahasiswa melakukan Entry pembayaran biaya kuliah di Cetak Jadwal Rencana Bank Mandiri Kelompok Jadwal (KPRS) 2) Tanggal pembayaran biaya kuliah dapat dilihat di kalender akademik Lihat HSK UAS Cetak Kartu Ujian (UAS) UTS

17 Cara Bayar Biaya Teller Gunakan formulir multi pembayaran > Pada isian nomor rekening penerima, isikan kode : UBL Mahasiswa melakukan pembayaran biaya kuliah di Bank Mandiri ATM Internet Banking Pilih Menu Bayar/Beli > Pilih Sub Menu Pendidikan > Masukkan Kode Perusahaan/Institusi > Pilih menu Bayar > Pilih sub menu Pendidikan > Pilih Penyedia Jasa > Universitas Budi Luhur

18 Kapan Harus Membayar Biaya?

19 Langkah 8 : Jadwal Kalender Akademik Bagan Prasyarat Konsultasi Dengan Entry Mata (KRS) Jadwal Bayar Biaya Setujui Kwitansi Secara Memverifikasi KRS 1) Susun Jadwal kuliah dipublikasikan Entry Cetak dan Jadwal dapat didownload Rencana Kelompok Jadwal di website masing-masing (KPRS) Fakultas. 2) Waktu publikasi jadwal kuliah dapat dilihat di kalender akademik Lihat HSK UAS Cetak Kartu Ujian (UAS) UTS

20 Kapan Men-download Jadwal?

21 Langkah 9 : Susun Rencana Jadwal Kalender Akademik Bagan Prasyarat Konsultasi Dengan 1) Mahasiswa menyususn rencana jadwal kuliah berdasarkan Bayar jadwal Biaya kuliah yang dipublikasikan Jadwal fakultas Setujui Kwitansi Secara Entry Mata (KRS) Memverifikasi KRS Susun Rencana Jadwal Entry Kelompok (KPRS) Cetak Jadwal Lihat HSK UAS Cetak Kartu Ujian (UAS) UTS

22 Langkah 10 : Entry Kelompok (KPRS) 1) Entry kelompok/kartu Perubahan Rencana Studi (KPRS) dilakukan secara online Konsultasi di webstudent Entry Mata Kalender Bagan Dengan (KRS) 2) Akademik Khusus mahasiswa Prasyarat baru pada Dosen semester PA pertama KPRS telah dipaketkan oleh fakultas. Kemudian pada semester kedua dan seterusnya Setujui KPRS akan dilakukan Bayar Biaya Kwitansi Memverifikasi Jadwal sendiri oleh masing-masing mahasiswa. Secara KRS 3) Tanggal entry KPRS dapat dilihat di kalender akademik Susun Rencana Jadwal Entry Kelompok (KPRS) Cetak Jadwal Lihat HSK UAS Cetak Kartu Ujian (UAS) UTS

23 Kapan Entry KPRS?

24 Langkah 11 : Cetak Jadwal Kalender Akademik Bagan Prasyarat Konsultasi Dengan Entry Mata (KRS) 1) Mahasiswa mencetak Bayar Biaya jadwal kuliah masing-masing Jadwal secara online di webstudent Setujui Kwitansi Secara Memverifikasi KRS Susun Rencana Jadwal Entry Kelompok (KPRS) Cetak Jadwal Lihat HSK UAS Cetak Kartu Ujian (UAS) UTS

25 Langkah 12 : 1) Perkuliahan semester gasal/genap dilakukan selama 16 (enam belas) minggu, termasuk Konsultasi ujian tengah Entry Mata Kalender Bagan Dengan (KRS) Akademik semester dan Prasyarat ujian akhir semester 2) Dengan minimal kehadiran tiap matakuliah = 80%, jika kehadiran < 80% maka nilai akhir Setujui matakuliah Dosen tidak PA Bayar Biaya Kwitansi Memverifikasi Jadwal muncul. Secara KRS 3) Waktu perkuliahan dapat dilihat di kalender akademik Susun Rencana Jadwal Entry Kelompok (KPRS) Cetak Jadwal Lihat HSK UAS Cetak Kartu Ujian (UAS) UTS

26 Kapan Mulai?

27 Langkah 13 : UTS Kalender Akademik Bagan Prasyarat Konsultasi Dengan Entry Mata (KRS) Setujui Kwitansi Secara Memverifikasi KRS 1) Ujian Tengan Bayar Semester Biaya (UTS) dilakukan pada minggu Jadwal ketujuh perkuliahan 2) Waktu UTS dapat dilihat di kalender akademik Susun Entry 3) Teknis pelaksanaannya diserahkan Cetak Jadwal kepada masingmasing dosen (KPRS) pengajar Rencana Kelompok Jadwal matakuliah Lihat HSK UAS Cetak Kartu Ujian (UAS) UTS

28 Kapan UTS?

29 Langkah 14 : Cetak Kartu Ujian (UAS) Kalender Akademik Susun Rencana Jadwal Bagan Prasyarat Entry Kelompok (KPRS) Konsultasi Dengan Entry Mata (KRS) 1) Setiap mahasiswa yang akan mengikuti UAS wajib membawa kartu ujian 2) Cara mendapatkan kartu ujian : Setujui a. Cetak secara Bayar online Biaya di webstudent (GRATIS) Kwitansi Jadwal b. Cetak secara offline di BAAK Secara (Berbayar : Rp ,00) 3) Kartu ujian yang sah harus berstempel Cetak Jadwal BAAK 4) Cap stempel dapat dilakukan di BAAK (Gratis) Memverifikasi KRS Lihat HSK UAS Cetak Kartu Ujian (UAS) UTS

30 Langkah 15 : UAS Kalender Akademik Bagan Prasyarat Konsultasi Dengan Entry Mata (KRS) 1) Ujian Akhir Semester (UAS) dilakukan pada minggu keenambelas perkuliahan Setujui Bayar Biaya 2) Kwitansi Jadwal Pelaksanaan UAS dijadwalkan oleh Universitas Budi Secara Luhur 3) Waktu UAS dapat dilihat di kalender akademik Memverifikasi KRS Susun Entry Cetak Jadwal 4) Rencana Nilai UAS dapat Kelompok dilihat di webstudent minimal mulai Jadwal (KPRS) H+7 setelah UAS dilaksanakan Lihat HSK UAS Cetak Kartu Ujian (UAS) UTS

31 Kapan Waktu UAS?

32 Langkah 16 : Lihat HSK Kalender Akademik Bagan Prasyarat Konsultasi Dengan Entry Mata (KRS) Jadwal Bayar Biaya Setujui Kwitansi Secara Memverifikasi KRS 1) Hasil Studi Kumulatif (HSK) online dapat dilihat/dicetak melalui webstudent Susun Entry 2) Cetak Jadwal Rencana Waktu distribusi Kelompok HSK dapat dilihat di kalender Jadwal akademik (KPRS) Lihat HSK UAS Cetak Kartu Ujian (UAS) UTS

33 REMEDIAL (PERBAIKAN) 1) Remedial hanya dapat dilakukan untuk perbaikan matakuliah yang tengah diambil pada semester berjalan 2) Syarat remedial : Mahasiswa harus mempunyai minimal 2 dari 4 komponen berikut : persentase kehadiran > 60%, mempunyai nilai UTS, mempunyai nilai UAS, mempunyai nilai tugas. 3) Nilai tertinggi yang dapat diperolah adalah B 4) Biaya remedial = biaya SKS untuk tiap mata kuliah 5) Biaya SKS Remedial yang sudah dibayar, tidak dapat di deposit 6) Tidak ada tinjauan nilai terhadap nilai remedial yang telah diberikan dosen 7) Pelaksanaan remedial dapat dilihat di kalender akademik

34 SEMESTER ANTARA 1) Semester antara perkuliahan yang waktu pelaksanaannya diperalihan dari semester genap ke semester gasal. 2) Lama waktu perkuliahan adalah 8 minggu (16 kali tatap muka), termasuk UTS dan UAS 3) Maksimum jumlah SKS yang dapat diambil adalah 9 SKS. 4) Mata kuliah pada semester antara adalah mata kuliah mengulang atau mata baru (belum pernah diambil) pada semester gasal/genap 5) Biaya SKS semester antara = biaya SKS di semester gasal/genap 6) Biaya BOP semester antara = 50% biaya BOP di semester gasal/genap 7) Tidak ada biaya daftar ulang 8) Tidak ada dana kemahasiswaan 9) Pelaksanaan semester antara dapat dilihat di kalender akademik

35 MASA EVALUASI PERTAMA Adalah masa evaluasi keberhasilan studi mahasiswa pada 2 (dua) semester pertama Selama masa evaluasi pertama tidak diijinkan mengambil cuti kuliah Pada akhir masa evaluasi pertama mahasiswa wajib memperoleh sekurang-kurangnya 24 SKS lulus dengan nilai minimal C *Jika mahasiswa melanggar masa evaluasi pertama, akan diberikan sanksi akademik berupa DO (Drop Out)

36 CUTI KULIAH 1) Mahasiswa cuti adalah mahasiswa yang dalam semester berjalan tidak dapat melanjutkan studi untuk kurun waktu tertentu karena alasan yang dapat dipertanggungjawabkan dan diijinkan cuti studi sesuai dengan prosedur yang berlaku. 2) Seorang mahasiswa dapat mengambil cuti sebanyak-banyaknya 4 semester selama masa studinya. 3) Masa cuti studi diperhitungkan sebagai masa studi. 4) Pada masa evaluasi pertama, mahasiswa tidak diperbolehkan untuk cuti. Cuti studi dapat diberikan mulai semester ketiga. 5) Biaya cuti = Biaya daftar ulang 6) Waktu pengajuan cuti dapat dilihat di kalender akademik 7) Keterlambatan pengajuan cuti akan dikenakan denda sebesar 50% biaya cuti.

37 PROSEDUR CUTI KULIAH 1) Mendownload form cuti kuliah di web BAAK 2) Mahasiswa mengisikan identitas di form tersebut dan menandatanganinya 3) Mahasiswa meminta tanda tangan dan persetujuan dosen PA 4) Mahasiswa meminta tanda tangan dan persetujuan BAAK 5) Mahasiswa mencetak kwitansi pembayaran cuti kuliah di Bagian Keuangan 6) Mahasiswa melakukan pembayaran di bank 7) Mahasiswa mencetak kwitansi pembayaran cuti kuliah di Bagian Keuangan 8) Mahasiswa menyerahkan form cuti kuliah dan kwitansi pembayaran cuti kuliah ke BAAK 9) BAAK akan mencetakkan surat keterangan cuti kuliah yang ditandatangani BAAK untuk diserahkan ke mahasiswa

38 LAYANAN SURAT KETERANGAN 1) Mahasiswa datang ke BAAK dan memberitahukan jenis surat yang diinginkan : daftar nilai, surat keterangan mahasiswa aktif, fotokopi sertifikat akreditasi, surat keterangan mengundurkan diri, kutipan prestasi akademik, surat keterangan lulus, surat keterangan pernah tercatat sebagai mahasiswa, surat keterangan pengganti ijazah, surat pengantar riset, surat pengantar magang, surat pengantar kuesioner, surat pengantar studi pustaka 2) BAAK membuatkan tanda terima permintaan surat 3) Mahasiswa melakukan pembayaran di Keuangan (untuk surat berbayar) 4) Mahasiswa menyerahkan kwitansi pembayaran ke BAAK 5) Mahasiswa menyimpan tanda terima sebagai bukti untuk pengambilan surat 6) BAAK mencetak surat yang diminta, kemudian menyerahkan kepada mahasiswa setelah surat ditandatangani oleh Kepala BAAK

39 Terima Kasih