CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERT. NO. : AR 1405

CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERT. NO. : AR 1405

ISI KANDUNGAN MUKASURAT Isi Kandungan i 1.0 LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN PEMPROSESAN TEKNIKAL 1 2.0 CARTA ORGANISASI 1 3.0 STAF 1 4.0 UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL (UPT) 4.1 Objektif Unit 4.2 Aktiviti Unit 4.3 Pengkatalogan Bahan 4.4 Bahan Elektronik 2 2 3 4 11 5.0 Lain-lain Aktiviti 5.1 Memproses Bahan di Perpustakaan Fakulti 5.2 Memproses Bahan UTM-RS 5.3 Lain-lain aktiviti 5.4 Pencapaian 5.5 Penutup 12 12 12 13 13 15 6.0 UNIT PENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL 6.1 Objektif Unit 6.2 Staf 6.3 Aktiviti Unit 6.4 Aktiviti Pendigitilan 6.5 Proses Pendigitilan Mengikut Jenis Bahan 6.6 Perancangan 15 15 15 16 17 18 20 7.0 PERANCANGAN MASA DEPAN 21 Carta Bahagian Pemprosesan Teknikal Lampiran 1 Senarai UTM-RS Lampiran 2 i

LAPORAN TAHUNAN BAHAGIAN PEMPROSESAN TEKNIKAL 1.0 Pendahuluan Bahagian Pemprosesan Teknikal bertanggungjawab aktiviti memprosesan bahan dan maklumat bahan untuk Koleksi PSZ dan juga aktiviti proses pendigitilan bahan koleksi khas PSZ. Terdiri daripada 2 (dua) Unit iaitu Unit Prosesan Teknikal (UPT) dan Unit Pengurusan Dokumen Digital (UPDD). Aktiviti mengklasifikasi dan mengkatalog bahan yang diterima oleh PSZ sehingga bahan sampai ke rak dan juga memproses digital bahan koleksi khas sehingga ia boleh diakses oleh pengguna. Untuk proses pengkatalogan bahan, bertanggungjawab agar PSZ mematuhi standard antarabangsa melalui AACR2 (Anglo American Cataloging Rules 2 nd edition) dan juga LCCS (Library of Conggress Classification System) dan lain-lain aspek berkaitan dengan prosesan bahan mengikut praktis dan rules and regulation antarabangsa. Turut bertanggungjawab untuk mengawasi aktiviti pendigitalan bahan-bahan PSZ terutama bahan Koleksi Khas UTM selaras PSZ kea rah perpustakaan digital. 2.0 CARTA ORGANISASI Terdiri daripada 2 unit ; - Unit Pengurusan Teknikal (UPT) - Unit Pengurusan Dokumen Digital (UPDD) Carta organisasi seperti di Lampiran 1 1

3.0 STAF Jumlah staf Professional dan staf sokongan terdiri daripada Ketua Bahagian S48 1 Pustakawan Kanan S44-1 Pustakawan S41 5 Pembantu Perpustakaan Kanan S22 4 = (Lantikan 1) KUP 3 Pembantu Perpustakaan S17-5 Pembantu Tadbir Perkeranian dan Operasi N17 2 Pembantu Am Rendah N4 1 Carta organisasi seperti di lampiran 1. 4 Pustakawan S41, ditempatkan di Unit Pengurusan Teknikal dan seorang Pustakawan S41 di Unit Pengurusan Dokumen Digital (UPDD). BPT mempunyai seorang Pembantu Perpustakaan Kanan secara lantikan, dan 3 orang Pembantu Kanan secara lantikan KUP. Seramai 5 Pembantu Perpustakaan di UPT di mana 2 adalah S22 KUP dan dan 3 Pembantu Perpustakaan di UPDD. BPT masih mengekalkan 2 Pembantu Tadbir Perkeranian dan Operasi PT(P/O) dan seorang Pembantu Am Pejabat (PAP). 4.0 UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL (UPT) 4.1 Objektif Unit 4.1.1 Memproses semua bahan sama ada melalui belian, hadiah atau pertukaran yang mempunyai rekod bibliografi dan holdings dalam Sistem Katalog Berkomputer Perpustakaan (LMS) LESTARI. 2

4.1.2 Mengkatalog bahan mengikut piawaian mengkatalog antarabangsa yang dipraktikkan di PSZ bagi memastikan kualiti bahan yang diproses serta paparan rekod bahan yang dimuatkan di dalam Sistem Perpustakaan LESTARI. 4.1.3 Membuat pembetulan bagi kesilapan mengkatalog yang diterima daripada Unit Sirkulasi dan daripada lain-lain Bahagian dan Unit di PSZ. 4.1.4 Menyelenggara rekod melalui semakan kuasa bagi memastikan keseragaman rekod serta bagi membolehkan rujukan rekod yang komprehensif kepada pengguna. 4.2 Aktiviti Unit 4.2.1 Menerima bahan untuk diproses katalog daripada Bahagian Pembangunan Sumber iaitu Unit Perolehan, Unit Jurnal dan Media Elektronik, Unit Koleksi Khas dan Unit Hadiah dan Pertukaran. Unit ini bertanggungjawab memproses kesemua bahan perpustakaan dengan membuat proses pengkatalogan dengan memberi bidang perkara dan nombor pengkelasan serta mengemaskini maklumat bahan di dalam sistem perpustakaan LESTARI. 4.2.2 Setiap bahan dilabel dengan nombor panggilan, melainkan bahan berbentuk atas talian online seperti e-books, e-journals dan e-audiovisuals. 4.2.3 Bagi tujuan keselamatan, bahan ditampal dengan kod RFID sebelum bahan dikeluarkan daripada Unit ini untuk di susun di rak. 4.2.4 Bertanggungjawab memproses bahan untuk koleksi di Kampus Johor Bharu, Perpustakaan Cawangan UTM International Campus, Kuala Lumpur, Perpustakaan Fakulti Alam Bina koleksi PESISIR serta lain-lain Pusat Kecemerlangan. 4.2.5 Turut bertanggungjawab untuk mengawasi semua aktiviti pengkatalogan dan prosesan bahan yang dibuat di Perpustakaan Cawangan Kuala Lumpur untuk koleksi SPACE, Perpustakaan Fakulti, dan mengawasi pemprosesan bahan untuk koleksi 3

UTM-RS. Memastikan setiap bahan yang diproses di cawangan dan PF mengikuti dasar seperti yang telah ditetapkan untuk keseragaman. 4.3 Pengkatalogan Bahan 4.3.1 Perbandingan jumlah bahan diproses katalog (2007 2011) Jumlah bahan yang berjaya diproses pada tahun 2011 berjumlah sebanyak 16,362 judul dan 17,715 naskhah. Peningkatan sebanyak 15.5% judul dan 9% jumlah naskhah daripada tahun 2010. Secara perbandingan jumlah yang diproses turut meningkat daripada tahun sebelumnya, walaupun jumlah bahan diproses paling tinggi ialah pada tahun 2007 dan 2008 iaitu 19,877 judul pada 2007 dan 21,574 pada tahun 2008. Keseluruhannya Pustakawan dan staf telah dapat menyesuaikan proses kerja dengan sistem baru Sirsydynix yang mula beroperasi pada Oktober 2010. Jadual 1 Perbandingan 2007 2011 : Judul dan Naskhah Tahun Judul Naskhah 2007 19,877 29,234 2008 21,574 25,209 2009 14,896 16,660 2010 13,791 16,063 2011 16,362 17,715 4

60000 STATISTIK BAHAN YANG DIKATALO OG DARI 2007 2011 50000 29234 25209 Jumlah Bahan 40000 30000 20000 10000 19877 21574 16660 14896 16063 13791 17715 16362 Jumlah Naskhah Jumlah Judul 0 2007 2008 2009 2010 2011 Tahun Rajah 1 STATIST TIK BAHAN YANG DIKATA ALOG DARI 2007 2011 Jumlah Bahan 35000 30000 25000 20000 15000 10000 29234 25209 198777 21574 16660 14896 16063 13791 17715 16362 Jumlah Judul Jumlah Naskhah 5000 0 2007 2008 2009 2010 Tahun 2011 Rajah 2 5

4.3.2 Penerimaan bahan Penerimaan bahan untuk diproses katalog, yang diterima daripada Bahagian Pembangunan Sumber iaitu Unit Perolehan, Unit Koleksi Khas, Unit Hadiah dan Pertukaran serta Unit Jurnal dan Media Elektronik. Berikut ialah statistik penerimaan mengikut Unit yang menghantar. Jadual 2 : Senarai Penerimaan Bahan Unit Jumlah Unit perolehan (Buku/bahan media) 10,140 Unit Koleksi Khas Tesis (Cakera padat) tesis Kertas Projek Cakera Padat (kertas projek) Bahan Koleksi Khas 1117 797 7343 5294 570 Unit Hadiah dan Pertukaran Unit Jurnal 1146 16 Jumlah 20,332 4.3.3 Proses Pengkatalogan Bahan Bahan yang diproses katalog pada Januari sehingga Disember 2011 berjumlah sebanyak 16,362 judul (17,715 naskhah) menunjukan kenaikan 15% daripada tahun 2010. Jumlah ini meliputi bahan-bahan untuk koleksi UTM Skudai, koleksi UTM International campus Kuala Lumpur, PESISIR dan juga koleksi untuk perpustakaan Fakulti Alam Bina. Kenaikan peratusan dari segi naskhah sebanyak 9% daripada tahun sebelumnya. 6

Peningkatan jumlah ini menunjukan komitmen staf untuk menghasilkan terbaik berserta sasaran tinggii KPI yang ditetapkan. yang Dalam masa yang sama, dari aspek kualiti maklumat yang di dalam sistem LMS turut diberi perhatian keranaa ia amat penting untuk memberi imej yang baik kepada PSZ. Jadual 3 : Perbandingan 2010 2011 Judul dan Naskhah Jumlah bahan di katalog 2010 2011 Judul Naskhah 13791 16063 16,362 17,715 15% 9% Chart Title Perbandingan 2010 2011 Judul dan Naskhah 17715 2011 16362 Tahun Jumlah Naskhah 16063 Jumlah Judul 2010 13791 0 5000 10000 15000 20000 Jumlah Bahan Rajah 3 7

4.3.4 Katalog Mengikut Jenis Bahan Daripada jumlah bahan yang diproses pada tahun 2011, bahan buku masih merupakan jumlah tertinggi berbanding dengan bahan bahan perpustakaan yang lain. Bahan buku merupakan penyumbang terbesar daripada semua jumlah bahan iaitu berjumlah 9004 judul atau 55% daripada jumlah keseluruhan bahan yang dikatalog. Bahan tesis pula iaitu bahan Sarjana dan Phd merupakan jumlah ketiga terbanyak yang diproses iaitu sejumlah 2495 judul (15.2%) daripada jumlah keseluruhan. Manakala bahan cakera padat merupakan kedua terbanyak iaitu berjumlah 3653 judul atau 22% daripada keseluruhan bahan. Jadual 4 : Jumlah dikatalog mengikut jenis bahan Bahan Judul Naskhah Buku 9004 10359 (55%) Tesis 2495 2497 (15.2%) Kertas Projek Sarjana Muda (PSM) 992 992 (6%) Cakera padat (CD) 3653 3751 (22%) Digital Video Disc (DVD) 93 93 (0.5%) Bahan galerium 31 31 (0.18%) Kit 52 52 (0.31%) Jurnal cetak 29 29 (0.17%) Jurnal elektronik 13 13 (0.07%) Jumlah 16,362 17,715 8

Jumlah Bahan 12000 11000 10000 9000 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 Jumlah dikatalog mengikut jenis bahan Judul Naskhah Bahan Rajah 4 Jadual 5 : Perbandingan 2010 dan 2011 : Jenis Bahan Jenis bahan 2010 2011 % Buku 11,340 13,504 naskhah) Tesis dan Kertas Projek Sarjana Muda 9004 judul (10,359 naskhah) 20% 889 3487 74% Cakera padat 1342 (1448) 3746 (3844) 64% Lain-lain bahan - Galerium - Kits - Jurnal 52 31 42 KPI di Unit Pemprosesan Teknikal pada tahun ini ialah untuk meningkatkan memproses bahan tesis Sarjana dan Phd koleksi khas UTM. Tumpuan ialah untuk memastikan tiada bahan tunggakan bagi bahan-bahan tersebut. KPI tersebut telah berjaya dicapai di mana sejumlah 3487 judul tesis telah berjaya diproses berbanding dengan tahun sebelumnya hanya 889 judul sahaja. 9

4.3.4.1 Katalog Bahan Asal dan CIP Katalog asal merupakan kaedah mengkatalog original di mana maklumat katalog bahan tidak dapat diperolehi daripada mana-mana sumber seperti CIP, Library of Congress dan lain-lain perpustakaan luar. Bahan asal dikatalog sepenuhnya oleh Pustakawan, dengan dibuat input ringkas terlebih dahulu oleh Pembantu Perpustakaan. Bahan dalam kategori ini meliputi bahan buku, tesis, Kertas Projek Sarjana Muda, laporan penyelidikan, jurnal, bahan-bahan media seperti cakera padat dan lain-lain bahan seperti lukisan teknik, fotograf udara, kit dan sebagainya. Manakala proses mengkatalog salin atau CIP, maklumat deskriptif bahan telah sedia ada atau perlu copy daripada lain-lain sumber seperti atas talian atau terdapat di dalam buku. Staf akan membuat kemaskini rekod di dalam sistem untuk memastikan rekod adalah tepat. Maklumat CIP dibuat sepenuhnya oleh Pembantu Perpustakaan dengan semakan oleh Pustakawan untuk memastikan kualiti rekod dan maklumat adalah tepat serta mengikut peraturan dan dasar yang telah ditetapkan. Jumlah bahan yang diproses melalui kaedah katalog asal 56% daripada keseluruhan bahan yang diproses pada tahun 2011. Jadual 6 : Perbandingan Mengikut Katalog Asal dan CIP Jenis katalog Judul Naskhah Katalog asal 9183 10101 Katalog CIP 7179 7614 10

120000 100000 10101 80000 60000 9183 7179 7614 Judul Naskhah 40000 20000 0 Katalog asal Katalog CIP Rajah 5 4.4 Bahan Elektronik Unit ini juga turut dipertanggungjawab untuk membuat proses muatnaik atau upload bahan-bahan elektronik ke dalam Sistem Pengurusan Perpustakaan (LMS). Sehingga kini, bahan elektronik yang berjaya dimuatnaik ke dalam LMS terdiri daripada bahan e-books, e-journals dan e-video. Selain daripadaa maklumat bibliografik bahan, turut disertakan link kepada teks penuh bahan. Kaedah ini memberi peluang kepada pengguna untuk mengakses bahan secara online melalui OPAC LESTARI. Sehingga Disember 2011, sebanyak 12,407 judul buku, dan jurnal pula berjumlah 46,451 judul telah dapat diakses secara atas talian. Manakala e-video pula daripada Henry Stewart Talks database. Keseluruhannya sejumlah 60,809 bahan berbentuk atas talian berjaya di upload ke dalam sistem LESTARI. 11

Jadual 7 : Muatnaik bahan Elektronik ke dalam Sistem LESTARI Jenis bahan Jumlah e-books 12,407 e-journals 46,451 e-visual 1,951 5.0 Lain-lain aktiviti 5.1 Memproses Bahan di Perpustakaan Fakulti (PF) Selain daripada bertindak sebagai ko-ordinator bagi proses pengkatalogan bahan-bahan di Perpustakaan Fakulti (PF) Pustakawan di UPT juga turut membantu mengkatalog asal bahan dengan memberikan bidang perkara dan nombor panggilan bagi maklumat bahan yang telah diinput ringkas oleh Pembantu di setiap PF. Pustakawan UPT juga turut bertanggungjawab mengawasi aktiviti prosesan bahan yang berkaitan dengan aspek pengkatalogan dan maklumat rekod di dalam sistem agar menepati kualiti dan standard yang ditetapkan. Sebarang perubahan atau pembaharuan berkaitan dengan aspek pengkatalogan dan pemprosesan bahan turut dimaklumkan kepada Pembantu di PF melalui penyelaras yang dilantik. 5.2 Memproses Bahan UTM-RS Turut mengawasi aktiviti pemprosesan bahan untuk koleksi UTM-RS. UPT bertanggungjawab untuk membuat pemilihan bahan-bahan yang perlu untuk diagihkan ke setiap UTM-RS. Unit ini juga sebagai penyelaras untuk memastikan setiap bahan diproses dengan mengagihkan kepada setiap Pembantu Tadbir (P/O) di PSZ untuk tujuan mereka menginput maklumat ke dalam sistem serta menampal label nombor panggilan di setiap bahan. Pihak UPT telah berjaya menghasilkan pangkalan data khas untuk UTM-RS di mana setiap maklumat bahan akan diinput, dan juga rujukan rekod bahan UTM-RS boleh dirujuk melalui sistem tersebut. 12

Bahan yang telah siap diproses dan dibungkus akan diserahkan kepada staf USK untuk dibuat penghantaran ke setiap UTM-RS. Unit ini juga bertanggungjawab untuk mengawasi statistik bahan di setiap UTM-RS. Sehingga Disember 2011 sebanyak 4523 judul telah berjaya diproses. Secara keseluruhan jumlah bahan yang telah diproses berjumlah 22,102 judul bahan di semua pusat UTM-RS. Jumlah Pusat UTM-RS di sekitar kampus telah meningkat sebanyak 50 unit, sebanyak 6 di sekolah di sekitar Johor Baharu dan satu unit UTM-RS di Lapangan Terbang Sultan Ismail, Senai Johor. Keperihatinan masyarakat kampus sangat dialu-alukan sehingga kini UTM-RS telah berjaya menghimpunkan sebanyak 22,102 bahan untuk kesemua UTM-RS. Jumlah keseluruhan unit UTM-RS berjumlah 57 tidak termasuk International Campus, Kuala Lumpur. Senarai UTM-RS seperti di Lampiran 2 5.3 Lain-lain aktiviti - UPT turut menerima 2 orang pelatih daripada UiTM untuk menjalani latihan sambil belajar. Beliau telah didedahkan dengan aktiviti memproses katalog bahan dan juga melabel dan memproses bahan hingga di hantar ke rak. Beliau telah diberikan tugas khas untuk memproses bahan tertunggak yang terdiri dari bahan hadiah, bahan naskhah tambahan dan membuat pembetulan bahan. Bahagian ini juga turut menerima Pensyarah daripada UiTM yang membuat attachment di PSZ dan beliau telah bersama-sama membuat proses pengkatalogan dan pendigitilan bahan. - Untuk aktiviti attachment ini BPT memastikan pelajar-pelajar menjalani latihan mengkatalog dan juga membuat aktiviti pendigitilan bahan. 5.4 Pencapaian UPT sentiasa peka dan berusaha untuk meningkatkan lagi kualiti dan aktiviti pemprosesan bahan dapat dilaksanakan dengan lebih berkesan. Sehingga Disember 2011 beberapa penambahbaikan telah dilaksanakan. Antaranya ialah: 13

- mengemaskini penggunaan marc tag di dalam proses mengkatalog diskriptif bahan dengan standard antarabangsa marc21. Sehingga kini pihak UPT telah memastikan penggunaan sepenuhnya marc tag mengikut kesesuaian semasa memproses katalog bahan agar setanding dengan perlaksanaan di peringkat antarabangsa. - Penambahan marc tag 996 untuk bahan input ringkas yang mengandungi hanya maklumat Pembantu dan tarikh. Tujuan diwujudkan tag 996 memudahkan pengiraan statistik bagi bahan input ringkas. Pihak UPT juga memohon agar marc tag 996 dan 998 diindeks untuk tujuan mengeluarkan statistik. - Mengeluarkan senarai penghantaran bahan melalui sistem. Bahan yang telah siap ditampal tag RFID dan ditukar status olah staf (PAP), Pustakawan pula akan mengeluarkan senarai penghantaran daripada senarai yang diterima daripada PAP. Setiap Pustakawan bertanggungjawab mengeluarkan senarai mengikut giliran. Melalui proses ini, senarai penghantaran dapat dikeluarkan dengan cepat dan turut mengurangkan kesilapan. - Status bahan yang akan dihantar ke Unit Sirkulasi sekarang telah ditetapkan kepada status available soon. Bahan hanya akan bertukar status di rak apabila pihak yang menerima membuat proses check in. Proses ini turut membantu pihak Unit Sirkulasi untuk mengenalpasti bahan yang telah siap diproses tetapi masih belum di susun di rak. Selain daripada itu juga dapat memantau Unit Sirkulasi membuat proses check-in dengan kadar segera, kerana sekiranya berlaku kelewatan pihak UPT tidak akan dapat mengeluarkan senarai penghantaran untuk bahan seterusnya. Jumlah bahan yang berstatus available soon dihadkan hanya 500 rekod sahaja. Penambahbaikan ini dapat membantu tugas memproses bahan dapat dilaksanakan dengan lebih cepat selain daripada dapat menafaatkan sepenuhnya aplikasi yang disediakan di dalam sistem LMS yang baru ini. 14

5.5 Penutup Pustakawan di UPT komited dan sentiasa mempertingkatkan kemahiran terutama yang berkaitan dengan sistem perpustakaan yang baru dilaksanakan. Beberapa aplikasi daripada sistem telah diperbaiki untuk meningkatkan lagi kecekapan pemprosesan bahan. Setiap Pustakawan dan staf juga memastikan sasaran yang ditetapkan dapat dicapai, selain daripada KPI Bahagian yang perlu dipenuhi untuk memastikan sasaran PSZ diperingkat universiti dapat dicapai. Pustakawan di Unit ini juga turut membantu PSZ dari segi mendapatkan maklumat untuk keperluan Universiti Penyelidikan, AJK portal PSZ, AJK portal alumni, Scholar s Inn, AJK Persatuan Pustakawan Malaysia Kumpulan Selatan, AJK Kelab dan memberikan sepenuh komitment untuk menjayakan projek-projek yang dilaksanakan. 6.0 UNIT PENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL 6.1 Objektif Unit Membangunkan dan menguruskan dokumen dalam bentuk digital bagi menyokong tujuan pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan perundingan di dalam perkhidmatan perpustakaan. Bahan yang dibuat proses pendigitilan terdiri daripada bahan-bahan terbitan UTM seperti tesis, kertas projek, makalah, artikal daripada jurnal dan bahan daripada keratan akhbar. Unit ini juga bertanggungjawab memastikan bahan yang telah dibuat proses pendigitilan dapat diakses secara atas talian oleh pengguna UTM. Unit ini bertanggungjawab untuk memproses digital bahan-bahan Koleksi Khas UTM 6.2 Staf Unit ini terdiri daripada seorang Pustakawan dan 3 Pembantu Perpustakaan. 15

6.3 Aktiviti Unit 6.3.1 Pendigitilan bahan Secaraa perbandingan proses pendigitilan bahan sepanjang 5 tahun iaitu daripada tahun 2007 2011 di PSZ seperti di Jadual 8. Bahan yang dibuat proses pendigitilan terdiri daripada bahan koleksi khas, seperti bahan tesis, kertas projek, kertas soalan, artikal jurnal, keratan akhbar dan lain-lain lagi. Sasaran UPDD ialah untuk memastikan kesemua bahan koleksi khas boleh diakses secaraa atas talian. Jadual 8 : Proses Pendigitalan 2007-20111 Tahun 2007 2008 2009 2010 2011 Jumlah 10,355 7409 8197 8323 9188 pendigitilan bahan 12000 PROSESS PENDIGITALAN DARI 2007 2011 10000 10355 Jumlah Bahan 8000 6000 4000 7409 8197 8323 9188 Jumlah Bahan 2000 0 2007 2008 2009 2010 2011 Tahun Rajah 6 16

Pencapaian pendigitilan bahan pada 2011 telah menunjukkan peningkatan di mana sejumlah 9188 bahan telah berjaya dibuat proses pendigitilan. Sasaran KPI di UPDD pada tahun 2011 ialah memproses digital bahan yang terdiri daripada bahan tesis, kertas projek, kertas soalan dan makalah, dan ditetapkan sasaran sebanyak 3000 judul. Sasaran tersebut telah pun berjaya dicapai. 6.3.2 Proses back-up Bahan digital disimpan di dalam bentuk PDF. Bahan dalam bentuk digital ini turut dibuat proses OCR dan compressed untuk memastikan bahan digital berkualiti serta mempunyai saiz yang kecil. Bahan yang telah diproses digital dibuat proses back-up di dua lokasi iaitu di dalam server PSZ dan dalam bentuk DVD. Proses back-up adalah untuk memastikan bahan-bahan dalam bentuk digital ini mempunyai back-up sekiranya berlaku kerosakan atau permintaan yang tidak diduga terhadap bahan tersebut. 6.4 Aktiviti Pendigitilan 6.4.1 Proses Imbasan Bahan Proses scanning dibuat kepada bahan asal yang terdiri dalam bentuk cetak, seperti tesis, kertas projek, kertas soalan, bahan makalah dan artikal daripada jurnal terbitan UTM. Bahan yang diterima dalam bentuk cetak, perlu melalui proses imbasan dengan menggunakan scanner atau mesin imbasan. Bahan yang telah diproses scanning perlu melalui proses editing dengan menggunakan software yang sesuai, dan juga proses OCR (optical character recognition) untuk memastikan bahan tersebut boleh diakses secara atas talian. 6.4.2 Proses downloading atau muaturun Membuat proses downloading bagi bahan yang terdapat secara atas talian seperti bahan keratan akhbar, online jurnal dan sebagainya. Proses downloading adalah bagi bahan yang telah sediada dalam bentuk atas talian untuk disimpan dalam bentuk PDF dan disimpan di dalam server PSZ. 17

6.4.3 Menukar bahan digital pelbagai format ke dalam bentuk PDF Bagi bahan asal yang diterima dalam bentuk soft copy (CD-ROM) dan di tukar format PDF untuk diproses upload ke dalam server PSZ. Jadual 9 menunjukkan senarai bahan yang melalui proses imbasan scanning, tukar format atau converting dan juga muaturun atau downloading mengikut kategori bahan. Jadual 9 : Mengikut Jenis Bahan Jenis bahan Imbasan (scanning) Convert file Muat turun Tesis 114 (22,181) 1629 - Kertas projek 39 (1466) 3997 - Kertas soalan 888 (7913) - - Makalah 1243 (9018) - - Artikal Jurnal (UTM) 236 (2412) - - Keratan akhbar 993 4254 Lain lain bahan 1922 Jumlah 5435 5626 4254 6.5 Proses Pendigitilan Mengikut Jenis Bahan 6.5.1. Bahan Kertas Projek Sarjana Muda (PSM) Bahan Kertas Projek Sarjana Muda (PSM) yang dibuat proses digital meningkat kepada 40% iaitu sebanyak 4036 judul berjaya diproses pada tahun ini berbanding dengan 2607 pada tahun 2010. Daripada jumlah tersebut sebanyak 98% diproses secara convert data daripada CD-ROM kepada simpanan di dalam server digital content. Bahan CD-ROM yang diconvert diterima daripada Unit Pengurusan Teknikal (UPT). Pemantauan daripada pihak UPT memastikan bahan PSM yang mempunyai lampiran CD-ROM disalurkan terus ke pihak UPDD untuk memproses digital. Pihak Unit Pengurusan Teknikal (UPT) memastikan bahan-bahan CD-ROM yang telah diproses katalog akan terus disalurkan ke UPDD untuk diproses. 18

6.5.2 Bahan Tesis (Sarjana dan PhD) Bahan tesis diberi keutamaan untuk diproses pendigitilan sebaik bahan siap diproses katalog. Pada tahun 2011, sebanyak 1743 bahan tesis telah berjaya dibuat proses pendigitalan convert data daripada bahan CD-ROM. Pihak UPT akan memastikan sebaik sahaja bahan siap diproses katalog, mereka akan menghantar terus senarai dan bahan ke UPDD untuk diproses digital. Bagi bahan yang tidak mempunyai bahan CD-ROM, proses imbasan akan dibuat. Kerjasama daripada UPT adalah untuk memastikan kesemua bahan tesis yang dibuat proses pengkatalogan akan terus disalurkan kepada UPDD untuk dibuat proses pendigitilan. 6.5.3 Bahan Kertas Soalan Peperiksaan UTM Sehingga Disember 2011, sebanyak 888 judul kertas soalan yang diterima daripada fakulti telah berjaya dibuat proses pendigitilan dan di upload ke dalam server. Kesemua bahan yang diterima di tahun semasa telah berjaya dibuat proses digital.. Jadual 10 : Perbandingan 2010 dan 2011 : Mengikut Jenis Bahan Jenis bahan 2010 2011 % Keratan akhbar 6510 993 90% Kertas soalan peperiksaan 1045 888 15% Tesis 475 1743 72% Projek PSM 2607 4036 35% Artikal Jurnal dan Seminar Koleksi Khas 143 1479 90% 19

Perbandingan 2010 dan 2011 : Mengikut Jenis Bahan Artikel Jurnal dan Seminar Koleksi Khas Projek PSM Tesis Kertas soalan peperiksaan Keratan akhbar 1479 143 1743 475 888 1045 993 2607 4036 6510 0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 2011 2010 Rajah 7 6.6 Perancangan Unit ini merancang untuk memastikan kesemua bahan Tesis dan Kertas Projek Sarjana Muda yang terkini dapat dibuat proses pendigitilan sebaik sahaja bahan selesai diproses katalog. Untuk tujuan ini, bahan yang terdapat dalam bentuk CD-ROM akan diserahkan ke UPDD untuk dibuat proses converting, sebelum bahan dihantar ke Unit Media untuk simpanan. Bagi bahan yang tiada lampiran CD-ROM, pihak UPT akan mengeluarkan senarai bahan tesis dan Kertas Projek dan diserahkan kepada UPDD untuk memudahkan mereka mendapatkan semula bahan dibuat proses imbasan. Proses imbasan agak mengambil masa untuk memprosesnya dan tidak dapat dilaksanakan dengan kadar yang cepat berbanding bahan yang terdapat dalam bentuk CD-ROM. Mesin imbasan yang sediada kini tidak berupaya untuk memenuhi kapasiti yang tinggi. Selain daripada itu kekurangan staf sebagai salah satu factor yang menghalang PSZ mencapai sasarannya. 20

Bagi bahan tesis dan kertas projek koleksi kebelakangan juga perlu dibuat proses pendigitilan, merancang untuk melaksanakannya secara berprojek atau membuat proses outsourcing sekiranya pihak pengurusan mempunyai bajet yang mencukupi. 7.0 PERANCANGAN MASA DEPAN Selaras dengan dasar PSZ ke arah perpustakaan digital, Unit ini merancang meningkatkan lagi bilangan bahan-bahan Koleksi Khas yang dibuat proses digital. Pihak PSZ telah pun merancang pembelian sistem khusus untuk pengurusan dokumen digital. Selaras dengan itu, unit ini turut memastikan kesemua bahan koleksi khas yang terkini yang diterima dapat diproses terus ke dalam bentuk digital, manakala bahan-bahan kebelakangan kelak akan dibuat proses pendigitilan secara berprojek atau dibuat proses outsource. 21

Lampiran 1 CARTA BAHAGIAN PEMPROSESAN TEKNIKAL KETUA BAHAGIAN PEMPROSESAN TEKNIKAL (KPT) UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL (UPT) UNIT PENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL (UPDD) P(PT1) P(PT2) P(PT3) P(PT4) P(PT5) PmPK(PT) P(PD1) PmP(PT2) PmP(PT3) PmP(PT4) PmP(PT5) PmP(PT1) PT(P/O)(PT1) PT(P/O)(PT2) PmP(PD1) PmP(PD2) PmP(PD3) PAP(PT) Bahagian Pemprosesan Teknikal 20062011