Nombor Dokumen USIM / PK / 14. Prosedur LATIHAN INDUSTRI PELAJAR

Transkripsi

1 No. Salinan : Nombor Dokumen USIM / PK / 14 Prosedur LATIHAN INDUSTRI PELAJAR No. Isu : 1 Tarikh Isu : Disediakan oleh Diluluskan oleh Diperakukan oleh Mohd Khairulnizam Deraman Penolong Pendaftar Prof. Dr. Abdul Jalil Abdul Kader Pengarah Prof. Dr. Musa Ahmad Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)

2 HELAIAN REKOD PINDAAN NOTA : Helaian ini merekodkan setiap pindaan yang dibuat ke atas Prosedur Standard Operasi. Semua butir-butir sebelum dan selepas pindaan perlu dinyatakan dengan jelas. Pegawai dokumen bertanggungjawab mengendalikan rekod ini. No. Muka Surat No. Isu/ Semakan Tarikh Semakan Butir-Butir Pindaan* Pegawai Yang Membuat Pindaan * Pindaan melibatkan semua perkara penting berkaitan proses kerja. Salah ejaan perlu dibetulkan namun tidak diambil kira. * Isu baru akan dikeluarkan setelah jumlah terkumpul 10 pindaan dibuat pada setiap isu daripada 18

3 KANDUNGAN Muka Surat 1. OBJEKTIF 3 2. SKOP 3 3. RUJUKAN 3 4. DEFINISI 4 5. PROSEDUR 5 6. REKOD KUALITI CARTA ALIR DOKUMEN SOKONGAN daripada 18

4 1. OBJEKTIF 1.1 Mendedahkan pelajar kepada alam pekerjaan yang sebenar. 1.2 Dapat meningkatkan pengetahuan, kemahiran (terutamanya kemahiran insaniah), dan pengalaman pelajar dengan organisasi. 1.3 Mengaplikasikan pengetahuan dan kemahiran akademik dalam alam pekerjaan yang sebenar. 1.4 Mempertingkatkan kebolehpasaran pelajar supaya lebih berdaya saing. 1.5 Merapatkan jaringan kerjasama antara Institusi Pengajian Tinggi (IPT) dengan industri. 2. SKOP Prosedur hendaklah diterima pakai oleh kakitangan USIM yang terlibat di dalam pengurusan Latihan Industri, Penyelaras Latihan Industri Fakulti, Ketua Program, Penolong Pendaftar dan pelajar-pelajar USIM yang menjalani Latihan Industri / Praktikal di sektor awam mahupun swasta. Ia meliputi proses dan tanggungjawab: 2.1 Permohonan melalui sistem e-li Permohonan syarikat yang terdapat di dalam Sistem e-li Permohonan syarikat yang tiada di dalam Sistem e-li. 2.2 Permohonan penempatan Latihan Industri kepada industri. 2.3 Pertukaran tempat Latihan Industri selepas tamat tempoh permohonan. 2.4 Merekodkan maklumat log harian. 2.5 Penilaian Latihan Industri. 3. RUJUKAN 3.1 Dasar Latihan Industri Institusi Pengajian Tinggi, Kementerian Pengajian Tinggi Sistem e-li daripada 18

5 4. DEFINISI Ringkasan Latihan Industri Industri Penempatan Latihan Industri Penyelia Dalam Penyelia Luar Penerangan Latihan amali atau praktikal di jabatan/pusat/syarikat milik kerajaan atau swasta oleh pelajar USIM Kampus Nilai mengikut jangka tempoh latihan yang telah ditetapkan oleh pihak fakulti. Contoh: Menjalani Latihan Industri di Malaysian Airports (Sepang) Bhd. Termasuk Jabatan/Pusat/Syarikat/Badan milik kerajaan atau swasta. Contoh: Jabatan Kemajuan Islam Malaysia (JAKIM) adalah salah satu badan industri di Malaysia. Tempat untuk pelajar-pelajar menjalani Latihan Industri. Contoh: Fakulti Sains & Teknologi USIM telah membuat permohonan penempatan Latihan Industri di Malaysian Biotechnology Corporation Sdn. Bhd.. Pensyarah USIM yang dilantik untuk menyelia pelajar USIM yang sedang menjalani latihan industri. Penyelia yang dilantik oleh pihak industri untuk memantau dan menyelia pelajar USIM yang menjalani latihan industri. Sebab-sebab yang membolehkan pelajar menukar tempat Latihan Industri. i) Tempat Latihan Industri tidak bersesuaian dengan kursus pengajian yang diambil pelajar di universiti. ii) Penyelia Luar tidak memberikan kerjasama kepada pelajar/universiti. iii) Gangguan fizikal/mental/seksual. Sistem e-li Sistem elektronik Latihan Industri LI Latihan Industri Pusat Hubungan Industri & Pengkomersialan daripada 18

6 5. PROSEDUR Peranan Rekod / Dokumen Aktiviti Yang Di Rujuk LANGKAH 1 : PERMOHONAN MELALUI SISTEM e-li LANGKAH 1.1 : PERMOHONAN SYARIKAT YANG TERDAPAT DI DALAM SISTEM e-li Penyelaras LI, Ketua Program & Penolong Pendaftar Penyelaras LI, Ketua Program, Penolong Pendafatar & 5.1 MULA. Mengenalpasti keperluan Latihan Industri pelajar sebagai satu syarat wajib program pengajian universiti untuk menamatkan pengajian diperingkat sarjana muda dan menyediakan tempat kepada pelajar untuk menjalani Latihan Industri. 1. Proses menentukan tempat Latihan Industri. a. Fakulti membuat hebahan/bengkel kewajipan pelajar menjalani Latihan Industri. b. membuat rujukan/carian industri yang sesuai untuk menjalani Latihan Industri. 1) Fail rekod yang berkaitan. 1) Sistem e-li 2. Mohon iklan di Sistem e-li. a. memohon penempatan menjalani Latihan Industri melalui Sistem e-li. 1) Sistem e-li Ketua Program Ketua Program, 3. Papar status kelulusan (Sah/Lulus) a. Ketua Program membuat pengesahan dan kelulusan kepada permohonan pelajar sekiranya syarikat yang dipohon oleh pelajar adalah bersesuaian dengan jurusan dan program yang diambil oleh pelajar. 4. terima a. menerima syarikat yang telah disahkan serta diluluskan oleh Ketua Program. 5. Automatik rekodkan syarikat LI a. Sistem e-li akan menerima dan merekodkan syarikat industri yang telah dipohon dan diluluskan. 6. menghantar 3 salinan Resume ke a. mencetak sendiri dan menghantar 3 salinan Resume ke 1) Sistem e-li 1) Sistem e-li 1)Resume pelajar daripada 18

7 Peranan Aktiviti Rekod / Dokumen Yang Di Rujuk LANGKAH 1.2 : PERMOHONAN SYARIKAT YANG TIADA DI DALAM SISTEM e-li 5.2 MULA. Membuat permohonan penempatan Latihan Industri di syarikat yang tidak terdapat di dalam Sistem e-li. 1. memohon kod syarikat daripada Sistem e-li dengan memasukkan maklumat syarikat. a. memohon kod syarikat melalui Sistem e-li mengikut sektor syarikat/organisasi tersebut. 2. Memasukkan permohonan penempatan Latihan Industri ke dalam sistem. a. memasukkan maklumat industri ke dalam sistem dan membuat proses permohonan penempatan Latihan Industri. 3. sahkan permohonan. a. Sistem e-li akan memaparkan permohonan kod syarikat oleh pelajar dan akan membuat proses pengesahan. 1) Sistem e-li 1) Sistem e-li Ketua Program 4. Papar status kelulusan (Sah/lulus) a. Ketua Program akan mengesahkan dan meluluskan permohonan pelajar sekiranya syarikat yang dipohon adalah bersesuaian dengan bidang kursus pengajian pelajar. 5. menghantar 3 salinan Resume ke a. mencetak sendiri dan menghantar 3 salinan Resume ke 6. Cetakan surat permohonan Latihan Industri kepada industri. a. mencetak surat permohonan dan menghantar permohonan ke industri. 1) Sistem e-li 1)Resume pelajar 1)Surat rasmi USIM 2) 3)Faks daripada 18

8 Peranan Aktiviti Rekod / Dokumen Yang Di Rujuk LANGKAH 2 : PERMOHONAN PENEMPATAN LATIHAN INDUSTRI KEPADA PIHAK INDUSTRI 5.3 MULA. Membuat permohonan penempatan Latihan Industri secara rasmi kepada pihak industri., Unit Penajaan Bahagian Hal Ehwal,, Ketua Program 1. Hantar permohonan kepada pihak industri. a. Menghantar surat rasmi kepada pihak industri untuk menerima penempatan Latihan Industri pelajar USIM. 2. Mendapatkan maklumbalas daripada pihak industri. a. Membuat panggilan telefon/faks/ kepada pihak industri bagi mengetahui status permohonan. 3. Industri terima/tidak a. Pihak industri memberikan maklumbalas sama ada menerima atau menolak penempatan Latihan Industri pelajar USIM. 4. mengambil surat penerimaan menjalani Latihan Industri di. a. mengeluarkan surat pengesahan penerimaan menjalani Latihan Industri kepada pelajar. 5. mengambil surat perlindungan insuran pelajar di Unit Penajaan, Bahagian Hal Ehwal. a. mengambil surat perlindungan insuran pelajar di Unit Penajaan, Bahagian Hal Ehwal. b. memberikan surat perlindungan insuran pelajar kepada pihak industri semasa melapor diri menjalani Latihan Industri. 6. cetak dan menghantar Surat Aku Janji kepada Ketua Program. a. mencetak Surat Aku Janji daripada Sistem e-li dan menandatangani Surat Aku Janji tersebut. b. menyerahkan Surat Aku Janji yang telah dicetak kepada Ketua Program untuk ditandatangani oleh Ketua Program sebagai saksi. c. menyerahkan salinan Surat Aku Janji tersebut kepada pihak industri semasa melapor diri. 1)Surat Rasmi USIM 1)Telefon 2) 3) Faks 1)Telefon 2)Faks 3) 1) Surat pengesahan penerimaan LI 1) Surat perlindungan insuran pelajar 1)Surat Aku Janji 7. menjalani Latihan Industri di industri terpilih. a. perlu melapor diri di industri yang terpilih untuk menjalani Latihan Industri pada tarikh permulaan semester kedua atau tarikh yang ditetapkan oleh pihak fakulti daripada 18

9 Peranan Aktiviti Rekod / Dokumen Yang Di Rujuk LANGKAH 3 : PERTUKARAN TEMPAT LATIHAN INDUSTRI SELEPAS TAMAT TEMPOH PERMOHONAN 5.4 MULA. Prosedur pertukaran tempat menjalani Latihan Industri selepas tamat tempoh permohonan. Ketua Program Ketua Program Pihak Industri Ketua Program 1. Pertukaran tempat Latihan Industri a. ingin menukar tempat Latihan Industri yang telah dimohon atau ditawarkan dengan sebab dan alasan yang kukuh. 2. Maklumkan kepada Ketua Program sebab pertukaran tempat Latihan Industri. a. berjumpa dengan Ketua Program dan mengemukakan sebab yang kukuh mengapa ingin menukar tempat menjalani Latihan Industri. 3. Sah/lulus a. Ketua Program meluluskan atau tidak permohonan pelajar untuk menukar tempat menjalani Latihan Industri. 4. Maklumkan kepada. a. mengambil maklum kelulusan Ketua Program kepada pelajar untuk menukar tempat menjalani Latihan Industri untuk tindakan seterusnya. 5. Cetak dan hantar surat permohonan Latihan Industri kepada industri yang dipilh. a. mengeluarkan surat permohonan rasmi menjalani Latihan Industri kepada pihak industri yang telah dipilih. 6. Industri terima atau tidak. a. Pihak industri memberi maklum balas menerima atau tidak permohonan pelajar untuk menjalani Latihan Industri. 7. Cadangan/bantuan carian tempat Latihan Industri oleh Ketua Program. a. Ketua Program memberi cadangan atau membantu pelajar mencari industri yang sesuai untuk pelajar menukar tempat Latihan Industri. 8. Rekodkan maklumat LI dan syarikat/organisasi ke dalam Sistem e-li. a. memasukkan dan mengemaskini maklumat pelajar dan organisasi di dalam sistem e-li. 1)Surat Rasmi 2) 3)Faks 1)Surat Rasmi 2) 3)Faks daripada 18

10 Peranan Aktiviti LANGKAH 4 : MEREKODKAN MAKLUMAT LOG HARIAN Rekod / Dokumen Yang Di Rujuk 5.5 MULA. Prosedur merekodkan laporan/aktiviti semasa menjalani Latihan Industri ke dalam Buku Log Sistem e-li. 1. Rekod maklumat log harian a. Memasukkan laporan/aktiviti harian ke dalam Buku Log Sistem e-li. Penyelia Dalam, Penyelia Luar & Penyelia Dalam, Penyelia Luar, Ketua Program & 2. Pantau oleh Penyelia Dalam dan Penyelia Luar a. Penyelia Dalam dan Penyelia Luar perlulah membuat pemantauan dan mengesahkan kesemua laporan/aktiviti yang direkodkan oleh pelajar melalui Sistem e-li. 3. Makluman kepada penyelia dalam dan luar sekiranya Sistem Log Kerja tidak sesuai. a. perlulah memaklumkan kepada Ketua Program sekiranya penggunaan Sistem e-li untuk merekodkan aktiviti/laporan harian adalah tidak sesuai di industri tempat pelajar tersebut menjalani Latihan Industri. b. boleh mencetak Buku Log yang terdapat di dalam Sistem e-li dan merekodkan aktiviti/laporan harian secara manual dengan kelulusan Ketua Program daripada 18

11 Peranan Aktiviti LANGKAH 5 : PENILAIAN LATIHAN INDUSTRI Rekod / Dokumen Yang Di Rujuk Penyelia Dalam & Penyelia Luar Penyelia Luar Penyelia Dalam Ketua Program 5.6 MULA. Prosedur penilaian Latihan Industri pelajar USIM. 1. Maklumat penilaian. a. Penilai Dalam dan Penilai Luar bersedia untuk menilai pelajar USIM yang menjalani Latihan Industri 2. Pemberian Markah/Gred oleh Penilai Luar. a. Penyelia Luar membuat penilaian secara keseluruhan terhadap pelajar USIM yang akan selesai menjalani Latihan Industri. 3. Pemberian Markah/Gred oleh Penilai Dalam. a. Penilai Dalam membuat lawatan dan seliaan kepada pelajar di industri dan membuat penilaian ke atas pelajar tersebut. 4. Memasukkan Markah/Gred Latihan Industri a. Ketua Program memasukkan markah keseluruhan pelajar ke dalam Sistem e-li daripada 18

12 6. REKOD KUALITI Bil Rekod Kualiti Lokasi 1. Takwim Permohonan Penempatan Latihan Industri. 2. Takwim Latihan Industri Fakulti. Fakulti Pangkalan data pelajar yang menjalani Latihan Industri. Pangkalan data Jabatan/Pusat/Syarikat yang menerima penempatan Latihan Industri pelajar. Fakulti dan Fakulti dan 4. Sistem e-li PTM, Fakulti Kampus Nilai dan 5. Buku/e Panduan Fakulti Kampus USIM daripada 18

13 7. CARTA ALIR PROSES URUSAN LATIHAN INDUSTRI Peranan Proses Rekod / Dokumen Yang Di Rujuk PROSES 1.0 PERMOHONAN MELALUI SISTEM e-li PROSES 1.1 PERMOHONAN SYARIKAT YANG TERDAPAT DI DALAM SISTEM e-li Mula - Proses menentukan tempat LI -Sistem e-li - Pilih iklan kekosongan LI -Ketua Program Sah/Lulus? Ya Papar status kelulusan Tidak - terima Automatik rekodkan syarikat LI - menghantar 3 salinan resume ke Tamat daripada 18

14 PROSES 1.2 PERMOHONAN SYARIKAT YANG TIADA DI DALAM SISTEM e-li Mula - memohon kod syarikat dari sistem dengan memasukkan maklumat syarikat. -Sistem e-li - Memasukkan permohonan penempatan LI ke dalam sistem. - sahkan permohonan -Ketua Program Sah/Lulus Ya Tidak - menghantar 3 salinan resume ke -Resume pelajar - Cetakan surat permohonan LI kepada industri. -Surat rasmi USIM - -Faks Tamat daripada 18

15 PROSES 2.0 PERMOHONAN PENEMPATAN LI KEPADA INDUSTRI Mula - Hantar permohonan kepada pihak industri. -Surat rasmi USIM - -Faks - Mendapatkan maklum balas daripada pihak industri. - - Mengeluarkan surat pilihan industri kedua, ketiga dan yang seterusnya. Tidak Industri terima/ tidak Ya mengambil surat penerimaan menjalani Latihan Industri oleh industri di. -Surat penerimaan menjalani Latihan Industri. -Unit Penajaan Bahagian Hal Ehwal. mengambil mengambil surat surat perlindungan perlindungan insuran insuran di pelajar Pejabat di Unit Penajaan, Alumni, HEP Bahagian Hal Ehwal. -Surat perlindungan insuran pelajar. - -Ketua Program cetak dan menyerahkan Surat Aku Janji kepada Ketua Program. -Surat Aku Janji - menjalani Latihan Industri di industri terpilih. Tamat daripada 18

16 PROSES 3.0 PERTUKARAN TEMPAT LATIHAN INDUSTRI SELEPAS TAMAT TEMPOH PERMOHONAN Mula - Pertukaran tempat Latihan Industri. - Maklumkan kepada Ketua Program sebab pertukaran tempat LI. -Ketua Program Sah/Lulus -Ketua Program - Maklumkan kepada - Cetak dan hantar surat permohonan LI kepada industri yang dipilih. -Surat Rasmi - -Faks -Pihak Industri -Ketua Program Cadangan/ bantuan carian tempat LI oleh Ketua Program Tidak Industri terima/tidak Ya - Rekodkan maklumat LI dan organisasi/industri ke dalam Sistem e-li. -Sistem e-li - menjalani Latihan Industri di industri yang baru. Tamat daripada 18

17 PROSES 4.0 MEREKODKAN MAKLUMAT LOG HARIAN Mula - Rekod Maklumat Log Harian -Buku Log Sistem e-li -Penyelia LI Pantau Oleh Penyelia Dalam Dan Luar -Sistem e-li - -Ketua Program -Penyelia Dalam -Penyelia Luar Makluman kepada penyelia luar Sistem Log Kerja tidak sesuai? Makluman kepada penyelia dalam Cetakan Buku Log -Cetakan Buku Log Sistem e-li Tamat daripada 18

18 PROSES 5.0 PENILAIAN LI Mula -Penyelia Dalam -Penyelia Luar Maklumat Penilaian -Sistem e-li -Penyelia Luar Pemberian Markah/Gred oleh Penilai luar -Sistem e-li -Penyelia Dalam Pemberian Markah/Gred oleh Penilai dalam -Sistem e-li -Ketua Program Memasukkan Markah/Gred LI Tamat daripada 18

19 8. DOKUMEN SOKONGAN Bil Dokumen Lokasi 1. Dasar Latihan Industri Institusi Pengajian Tinggi, Kementerian Pengajian Tinggi daripada 18