Modul e-daftar. (Sesi 2014/2015)

Transkripsi

1 PANDUAN PENGGUNA Modul e-daftar (Sesi 2014/2015) Disediakan Oleh : Zurairah Binti Jon Versi : 2.0 Projek Sistem Maklumat Pelajar Unit Pengurusan Sistem Aplikasi Pusat Khidmat Teknologi Maklumat dan Komunikasi 1 Dokumen Teknikal Modul edaftar

2 ISI KANDUNGAN 1.0 PENDAHULUAN OBJEKTIF PENGGUNA SASARAN ENTINITI LAIN LANGKAH-LANGKAH PENGGUNAAN Laman Semakan Kemasukan Mahasiswa baru Pilihan Menerima Tawaran Pilihan Menolak Tawaran Pilihan Menangguhkan Keputusan Muat turun Borang-Borang yang Diperlukan Laman Pendaftaran Mahasiswa Baru PROSES PENDAFTARAN Mengemaskini Maklumat Peribadi Mengemaskini Maklumat Waris Mengemaskini Maklumat Kesihatan Membuka Akaun Pelajar Mencetak Slip Pendaftaran 37 2 Dokumen Teknikal Modul edaftar

3 1.0 PENDAHULUAN Semenjak SMP diperkenalkan pada tahun 1998 urusan kemasukan dan pendaftaran pelajar baru dilaksanakan dengan cara di mana para calon pelajar perlu menyempurnakan proses-proses pendaftaran di beberapa lokasi yang berasingan pada hari pendaftaran sebelum sah menjadi pelajar UNIMAS. Proses pendaftaran pelajar baru bermula sebelum hari pendaftaran pelajar lagi di mana para calon pelajar akan menerima satu pakej melalui pos yang mengandungi Surat Tawaran Kemasukan ke Universiti, Kad Jawapan Penerimaan Tawaran, Panduan Kemasukan dan borang-borang yang perlu diisi dan diserahkan pada hari pendaftaran. Kad Jawapan Penerimaan Tawaran hendaklah diisi dan diposkan semula ke pihak universiti sebelum tarikh tutup yang ditetapkan. Pada hari pendaftaran, para calon pelajar perlu melakukan proses-proses yang berikut di lokasi-lokasi berasingan seperti yang telah ditetapkan : a. Pendaftaran Kolej b. Pembayaran dan pengesahan pembayaran yuran pendaftaran pelajar c. Pendaftaran Fakulti d. Pendaftaran Minggu Aluan Pelajar Perlaksanaan pendaftaran menggunakan kaedah ini telah menimbulkan beberapa masalah dan isu : 1. Tempoh untuk menyelesaikan urusan pendaftaran bagi seorang calon pelajar memerlukan masa yang panjang kerana pelbagai jenis urusan perlu dilalui. 2. Para calon pelajar perlu berbaris panjang beberapa kali bagi menunggu giliran bagi setiap urusan. 3. Ada calon pelajar yang keliru dan tersesat kerana masih belum arif tentang lokasi yang berbeza-beza bagi setiap urusan. 3 Dokumen Teknikal Modul edaftar

4 4. Ibubapa atau penjaga calon pelajar berasa risau dan kurang selesa akan keselamatan anak-anak mereka yang perlu menyelesaikan pelbagai urusan di pelbagai lokasi berlainan. 5. Kesesakan ruang menunggu untuk tetamu kerana para ibubapa lazimnya menunggu anak-anak mereka sehingga selesai membuat urusan pendaftaran. 6. Ramai petugas (Liaison Officer) diperlukan bagi menangani pelbagai masalah yang mungkin timbul akibat daripada permasalahan di atas. Untuk mengatasi masalah-masalah ini, satu kaedah baru telah dicadangkan bagi memudahkan dan meringkaskan pendaftaran sedia ada. Beberapa proses telah dikenalpasti bagi meningkatkan tahap efisiensi pendaftaran sekaligus mengurangkan urusan serta tempoh keseluruhan pendaftaran. Selaras dengan itu, pembangunan modul ini telah dicadangkan bagi membantu perlaksanaan kaedah baru ini. 4 Dokumen Teknikal Modul edaftar

5 2.0 OBJEKTIF a) Memudahkan dan meringkaskan kaedah pendaftaran sedia ada bagi mengurangkan jumlah urusan dan tempoh pendaftaran bagi setiap pelajar pada hari pendaftaran. b) Membolehkan semua urusan pendaftaran dilaksanakan di satu lokasi sahaja (onestop-center). c) Memudahkan pihak BPPs mencerap maklumat tambahan. d) Memudahkan pihak Pejabat Bendahari mengutip bayaran yuran 3.0 PENGGUNA SASARAN a) Pengguna Utama i. Bahagian Pusat Pengajian Prasiswazah (BPPs) b) Pengguna Akhir (End User) i. Calon Pelajar 3.1 Entiti Entiti Lain Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) Timbalan Ketua Pegawai Sistem Maklumat, CICTS Pejabat Bendahari Unit Pengurusan Server, CICTS Unit Rangkaian, CICTS Bank yang dilantik bagi pembayaran yuran 5 Dokumen Teknikal Modul edaftar

6 4.0 LANGKAH-LANGKAH PENGGUNAAN 4.1 LAMAN SEMAKAN KEMASUKAN MAHASISWA BARU 1. Sebelum membuat pendaftaran secara online, calon pelajar yang berjaya haruslah membuat semakan status kemasukannya terlebih dahulu. 2. Semakan kemasukan ini bertujuan untuk memastikan calon pelajar mengesahkan diri menerima tawaran daripada pihak universiti. 3. Pautan yang perlu dilayari adalah seperti berikut 4. Apabila sistem telah dibuka, calon pelajar akan melihat paparan seperti Rajah1 untuk membuat semakan. Rajah 1 : Paparan hadapan Laman Semakan Kemasukan 6 Dokumen Teknikal Modul edaftar

7 5. Taipkan nombor Kad Pengenalan dan Nombor Semakan(Nombor semakan boleh didapati melalui Sistem Pesanan Ringkas [SMS] )pada ruang yang disediakan. 6. Klik pada butang 7. Jika nombor kad pengenalan atau Nombor Semakan yang dimasukkan adalah salah, paparan Rajah 2 akan dapat dilihat. 8. Sekiranya semua maklumat di isi dengan betul, pemohon yang berjaya akan melihat paparan berikutnya seperti dalam Rajah Manakala, jika pemohon yang tidak tersenarai sebagai calon pelajar UNIMAS, maka paparan seperti Rajah 3 akan dipaparkan. Rajah 2 : Skrin berikut dipaparkan sekiranya Nombor Kad Pengenalan yang salah dimasukkan. 7 Dokumen Teknikal Modul edaftar

8 Rajah 3 : Skrin berikut dipaparkan sekiranya pemohonan anda tidak berjaya. 8 Dokumen Teknikal Modul edaftar

9 Rajah 4 : Skrin sila hubungi talian dipaparkan. 9 Dokumen Teknikal Modul edaftar

10 Rajah 5 : Skrin memaparkan pengesahan penerimaan penawaran ke UNIMAS 10 Dokumen Teknikal Modul edaftar

11 4.1.1 PILIHAN MENERIMA TAWARAN 1. Pemohon yang berjaya iaitu calon pelajar dikehendaki untuk membuat pilihan sama ada untuk menerima, menolak atau menangguhkan keputusan sehingga tamat tempoh yang telah ditetapkan. 2. Sekiranya calon pelajar memilih untuk menerima tawaran, satu kotak mesej akan dipaparkan seperti dalam Rajah 7 untuk kepastian calon menerima tawaran tersebut. Memilih untuk menerima, menolak dan menangguh tawaran Rajah 6 : Calon pelajar membuat pilihan untuk menerima atau menolak tawaran Rajah 7 : Mesej kepastian untuk menerima tawaran 1. Klik butang untuk meneruskan semakan dan skrin berikut akan dipaparkan. 2. Rajah 8 dibawah memaparkan semua maklumat dan perkara yang perlu disediakan dan dilakukan oleh calon pelajar untuk proses pendaftaran. 11 Dokumen Teknikal Modul edaftar

12 12 Dokumen Teknikal Modul edaftar

13 Rajah 8 : Perkara-perkara yang perlu disediakan oleh calon pelajar. 13 Dokumen Teknikal Modul edaftar

14 3. Calon pelajar perlu mencetak surat tawaran serta muat turun beberapa borang untuk dilengkapkan oleh calon pelajar. Contoh surat tawaran boleh dirujuk pada Rajah 9. Pautan untuk muat turun panduan mencetak turut disediakan. Jika anda klik pada pautan tersebut, rajah seperti dibawah akan dipaparkan. 4. Surat tawaran ini akan ditunjukkan kepada petugas semasa melapor diri pada hari pendaftaran di UNIMAS. 5. Selain itu pembayaran perlu dibuat terlebih dahulu, kerana nombor rujukan pada bil amat diperlukan. Ini kerana nombor tersebut akan digunakan di laman login untuk proses pendaftaran. 14 Dokumen Teknikal Modul edaftar

15 Rajah 9 : Contoh Surat tawaran yang perlu dicetak oleh calon pelajar 15 Dokumen Teknikal Modul edaftar

16 Rajah 10: Syarat-syarat Tawaran Kemasukan yang disertakan bersama surat tawaran. 16 Dokumen Teknikal Modul edaftar

17 6. Pembayaran boleh di buat di mana-mana cawangan Bank Islam sama ada melalui perbankan internet, kuanter ataupun mesin ATM. 7. Pautan untuk muat turun panduan bagi proses pembayaran ada disertakan PILIHAN MENOLAK TAWARAN 1. Sekiranya calon pelajar ingin menolak tawaran tersebut, tandakan pada pilihan menolak yang boleh dilihat seperti Rajah 11 dan mesej kepastian untuk menolak tawaran tersebut akan dipaparkan. Rajah 11 : Paparan mesej kepastian untuk menolak tawaran 2. Klik untuk meneruskan proses penolakan tawaran dan laman berikut akan kelihatan. 3. Sekiranya anda memilih pilihan menolak, maka calon pelajar tidak akan dibenarkan mendaftar lagi kerana anda telah menolak tawaran ini. Rajah seperti di bawah akan dipaparkan. 17 Dokumen Teknikal Modul edaftar

18 Rajah 12 : Makluman menyatakan bahawa calon pelajar telah sah PILIHAN MENANGGUHKAN KEPUTUSAN 1. Calon pelajar yang masih belum membuat keputusan sama ada untuk menerima ataupun menolak tawaran, mereka masih diberi peluang untuk berbuat demikian. 2. Sekiranya calon pelajar memilih untuk menangguh tawaran, satu kotak mesej akan dipaparkan seperti dalam Rajah 13 untuk kepastian calon menangguh tawaran tersebut. 3. Pilihan untuk menangguhkan keputusan boleh dipilih dan calon pelajar boleh menerima tawaran sehingga tempoh yang telah ditetapkan. Rajah 13 : Skrin dan mesej kepastian untuk menangguhkan keputusan. 4. Klik jika anda pasti untuk menangguhkan keputusan dan anda boleh semula ke laman ini setelah keputusan dicapai. 18 Dokumen Teknikal Modul edaftar

19 5. Apabila calon pelajar login semula ke laman ini, satu paparan skrin akan memaklumkan bahawa calon pelajar masih belum mendaftar. Lihat rajah 14 di bawah Rajah 14 : Skrin memaklumkan bahawa calon pelajar memilih untuk menangguh keputusan. 6. Calon pelajar perlu memulakan pendaftaran sebelum tarikh tutup setuju terima tawaran tersebut MUAT TURUN BORANG-BORANG YANG DIPERLUKAN 1. Seperti yang telah dimaklumkan dalam laman semakan, terdapat beberapa jenis borang yang perlu dimuat turun oleh calon pelajar. 2. Borang-borang ini perlu disediakan dan dilengkapkan sebelum diserahkan semasa hari pendaftaran di UNIMAS nanti. 3. Borang-borang tersebut adalah seperti berikut: a) Borang Maklumat Peribadi Pelajar (LAMPIRAN 1) b) Borang Laporan Pemeriksaan Kesihatan (LAMPIRAN 2) c) Borang Perakuan Kebenaran Bius & Pembedahan (LAMPIRAN 3) d) Borang Akuan Pemberian Kuasa (LAMPIRAN 4) e) Borang Ikrar pelajar (LAMPIRAN 5) f) Kod Perlakuan Pelajar (LAMPIRAN 6) g) Borang Kad Matrik (LAMPIRAN 7) h) Borang Soal Selidik Penyajian Makanan (LAMPIRAN 8) 19 Dokumen Teknikal Modul edaftar

20 4.2 LAMAN PENDAFTARAN MAHASISWA BARU PROSES PENDAFTARAN 1. Proses pendaftaran hanya boleh dilakukan sekiranya calon pelajar telah mengesahkan diri menerima tawaran kemasukan ke UNIMAS. Rajah 15 : Skrin Laman Pendaftaran Mahasiswa Baru 2. Dengan melayari pautan yang telah diberikan, calon pelajar akan dipaparkan skrin seperti dalam rajah diatas. ( 3. Masukkan nombor kad pengenalan. 4. Rajah16 memaparkan kaedah membuat pembayaran 5. untuk mendapatkan nombor rujukan bil pada resit pembayaran yuran di Bank Islam. 20 Dokumen Teknikal Modul edaftar

21 Rajah 16 : Skrin memaparkan Kaedah Pembayaran 21 Dokumen Teknikal Modul edaftar

22 Rajah 17 : Skrin Butiran Pembayaran 22 Dokumen Teknikal Modul edaftar

23 Rajah 18 : Contoh Nombor Rujukan Bil Bank Islam 23 Dokumen Teknikal Modul edaftar

24 Rajah 19 : Memilih sama ada meneruskan atau menangguhkan pendaftaran 1. Rajah 21 di bawah, adalah paparan setelah maklumat di isi dengan betul. 2. Di laman ini, calon pelajar akan di ingatkan dengan perkara-perkara yang perlu dilakukan sebelum mendaftar. 3. Calon pelajar harus memilih sama ada untuk meneruskan atau menangguhkan pendaftaran. 4. Sekiranya keperluan tersebut telah dipenuhi, pilih pilihan yang betul dan klik pada butang untuk meneruskan proses pendaftaran. 5. Satu mesej kepastian akan dipaparkan seperti dalam rajah dibawah. Ini adalah untuk memastikan semua keperluan yang dinyatakan telah dilengkapkan. Rajah 20 : Mesej kepastian jika ingin meneruskan pendaftaran 24 Dokumen Teknikal Modul edaftar

25 LANGKAH LANGKAH PROSES PENDAFTARAN Rajah 21 : Senarai proses yang akan dibuat semasa mendaftar 1. Dalam Rajah 23 diatas, calon pelajar akan dimaklumkan mengenai apa yang perlu dilakukan dan mengikut senarai yang telah dipaparkan. 2. Terdapat lima langkah mudah untuk melaksanakan proses pendaftaran ini. 3. Klik pada butang bagi memulakan proses pendaftaran dan klik pada butang untuk tangguhkan pendaftaran. 4. Jika anda memilih untuk menangguhkan pendaftaran, skrin seperti Rajah 23 akan di paparkan. 25 Dokumen Teknikal Modul edaftar

26 Rajah 22 : Paparan jika calon pelajar memilih untuk menangguhkan pendaftaran. 1. Calon pelajar harus kembali semula ke laman ini untuk proses pendaftaran sehingga tarikh yang telah diberitahu. 2. Kegagalan untuk berbuat demikian akan menyebabkan tawaran masuk ke universiti dibatalkan secara automatik. 26 Dokumen Teknikal Modul edaftar

27 Langkah 1 - MENGEMASKINI MAKLUMAT PERIBADI Tandakan kotak ini untuk ke langkah seterusnya Rajah 23 : Skrin mengemaskini maklumat pelajar 1. Calon pelajar mengisi maklumat peribadi pada ruangan yang disediakan. 2. Setelah selesai, pastikan ruangan pada kotak dipilih untuk ke langkah yang seterusnya. 3. Ini adalah untuk memastikan bahawa calon pelajar telah mengisi maklumat yang betul dan sah. 4. Langkah ini perlu dilakukan setiap kali calon pelajar ingin meneruskan proses pendaftaran. 27 Dokumen Teknikal Modul edaftar

28 Langkah 2 - MENGEMASKINI MAKLUMAT WARIS Rajah 24: Mengemaskini Maklumat Waris 1. Calon pelajar juga perlu mengemaskini maklumat waris mereka. Contohnya maklumat bapa atau ibu atau penjaga kepada calon pelajar. 2. Pastikan setiap ruangan yang disediakan dipenuhi dengan maklumat yang lengkap. 3. Tandakan ( ) pada kotak untuk ke langkah seterusnya. 28 Dokumen Teknikal Modul edaftar

29 Langkah3 - MENGEMASKINI MAKLUMAT KESIHATAN Rajah 25: Mengemaskini maklumat kesihatan 1. Untuk ruangan ini calon pelajar haruslah menyatakan tentang masalah kesihatan yang dialami. 29 Dokumen Teknikal Modul edaftar

30 2. Sekiranya masalah tersebut tidak tersenarai, sila catitkan pada ruangan lain-lain, yang telah disediakan dalam laman tersebut. 3. Jika calon pelajar tidak mempunyai masalah kesihatan, tandakan pada ruangan tidak mempunyai masalah kesihatan Langkah 4 - MEMBUKA AKAUN PELAJAR Rajah 26 : Membuka akaun pelajar 30 Dokumen Teknikal Modul edaftar

31 1. Langkah seterusnya adalah membuka akaun pelajar. Akaun pelajar ini adalah akaun yang akan digunakan bagi mengakses servis dan sistem yang ditawarkan oleh UNIMAS. 2. Nombor matrik pelajar akan dijadikan sebagai login secara automatik dan, pelajar hanya perlu mencipta sendiri kata laluan mereka sahaja. 3. Pastikan calon pelajar tandakan ( ) pada kotak dan peka kepada perkara yang tercatat pada ruangan tersebut Langkah 5 - MENCETAK SLIP PENDAFTARAN Rajah 27 : Skrin memaparkan slip pendaftaran telah dicetak 1. Slip pendaftaran ini adalah bukti bahawa calon pelajar tersebut telah melakukan pendaftaran mahasiswa secara online. 2. Slip seperti Rajah 28 akan dibawa bersama pada hari mendaftarkan diri di UNIMAS kelak. 3. Selesai mencetak slip pendaftaran, tandakan ( ) pada kotak yang disediakan dan klik pada butang Klik di sini untuk proses akhir pendaftaran. 31 Dokumen Teknikal Modul edaftar

32 Rajah 28 : Skrin memaparkan Slip e-daftar Mahasiswa baru UNIMAS 32 Dokumen Teknikal Modul edaftar

33 33 Dokumen Teknikal Modul edaftar

34 34 Dokumen Teknikal Modul edaftar

35 Rajah 29 : Skrin memaparkan Panduan mencetak slip E-Daftar 35 Dokumen Teknikal Modul edaftar

36 Selesai Pendaftaran - PENDAFTARAN BERJAYA 36 Dokumen Teknikal Modul edaftar

37 Klik disini untuk mencetak slip pendaftaran Muat turun Panduan Kemasukan Rajah 30 : Mencetak slip pendaftaran Muat turun borang-borang Muat turun surat tawaran 2. Skrin paparan berikut dapat dilihat jika calon pelajar telah berjaya membuat pendaftaran. 3. Dalam Rajah 30, pelajar akan dimaklumkan mengenai keperluan-keperluan yang perlu di bawa semasa pendaftaran kolej kelak. 4. Langkah terakhir bagi proses pendaftaran ialah, mencetak slip pendaftaran. 5. Terdapat pautan panduan mencetak slip e-daftar yang telah disediakan dalam laman seperti Rajah Dokumen Teknikal Modul edaftar

38 Langkah - MAKLUMAT UPIT DAN MAKLUMAT PINJAMAN/BIASISWA/TAJAAN 1. Url akan link ke sistem UPIT Rajah 31 : Skrin Memaparkam Maklumat UPIT 38 Dokumen Teknikal Modul edaftar

39 Rajah 32 : Skrin memaparkan maklumat bagaimana mendapatkan pinjaman/biasiswa 1. Terdapat pautan yang telah disediakan dan pelajar boleh melayari terus ke laman tersebut. 39 Dokumen Teknikal Modul edaftar