REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL

Transkripsi

1

2 FAKULTI SAINS KOMPUTER DAN MATEMATIK PROSEDUR KUALITI OPERASI PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR NO. RUJUKAN NO. KELUARAN : 06 NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA MUKA SURAT : 2 : PK.UiTM.FSKM(O).10 : 15/09/2016 REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. No. Muka Ringkasan Pindaan Diluluskan Pindaan Para surat

3 FAKULTI SAINS KOMPUTER DAN MATEMATIK PROSEDUR KUALITI OPERASI PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR NO. RUJUKAN NO. KELUARAN : 06 NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA MUKA SURAT : 3 : PK.UiTM.FSKM(O).10 : 15/09/2016 ISI KANDUNGAN 1. OBJEKTIF 4 2. SKOP 4 3. SINGKATAN 4 4. DEFINISI 5 5. DOKUMEN RUJUKAN 7 6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 7 7. REKOD KUALITI LAMPIRAN 11

4 FAKULTI SAINS KOMPUTER DAN MATEMATIK PROSEDUR KUALITI OPERASI PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR NO. RUJUKAN NO. KELUARAN : 06 NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA MUKA SURAT : 4 : PK.UiTM.FSKM(O).10 : 15/09/ OBJEKTIF Prosedur ini disediakan untuk memastikan pelaksanaan serta pengawasan peperiksaan akhir yang sistematik mengikut Peraturan Akademik yang ditetapkan. 2. SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Pengurusan Fakulti Sains Komputer dan Matematik dan staf akademik fakulti untuk memastikan pengurusan peperiksaan akhir untuk program Ijazah Sarjana Muda dansarjana dapat dilaksanakan dengan lancar. Prosedur ini mengambil kira dua bahagian utama dalam pengurusan peperiksaan iaitu; penyediaan jadual pengawasan peperiksaan akhir dan pengendalian peperiksaan akhir. 3. SINGKATAN UiTM : Universiti Teknologi MARA FSKM : Fakulti Sains Komputer dan Matematik BPA : Bahagian Penilaian Akademik TD(A) : Timbalan Dekan (Akademik) KPP : Ketua Pusat Pengajian PPK(A) : Penolong Pendaftar Kanan (Akademik) PE (1) : Pegawai Eksekutif (Akademik) PE (2) : Pegawai Eksekutif (Siswazah)

5 FAKULTI SAINS KOMPUTER DAN MATEMATIK PROSEDUR KUALITI OPERASI PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR NO. RUJUKAN NO. KELUARAN : 06 NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA MUKA SURAT : 5 : PK.UiTM.FSKM(O).10 : 15/09/2016 AP : Arahan Perbendaharaan PA : Perintah Am PYB : Pegawai Yang Bertanggungjawab JKPep : Jawatankuasa Peperiksaan Peringkat FSKM KP : Ketua Pengawas PP : Pengawas Peperiksaan PPP : Pembantu Pengawas Peperiksaan 4. DEFINISI 4.1 Dekan Dekan Fakulti Sains Komputer dan Matematik (FSKM) ialah staf akademik yang dilantik oleh Naib Canselor untuk mengetuai sesebuah Fakulti di bawah Seksyen 8(2) Akta Ketua Pusat Pengajian Ketua Pusat Pengajian Fakulti ialah staf akademik yang dilantik oleh Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) untuk mengetuai sebuah Pusat Pengajian Fakulti. 4.3 Jawatankuasa Peperiksaan Peringkat FSKM Jawatankuasa yang dilantik oleh Universiti untuk menguruskan pengendalian peperiksaan akhir. 4.4 Pemeriksa Pertama Pensyarah FSKM yang mengajar sesuatu kursus untuk menanda skrip jawapan.

6 FAKULTI SAINS KOMPUTER DAN MATEMATIK PROSEDUR KUALITI OPERASI PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR NO. RUJUKAN NO. KELUARAN : 06 NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA MUKA SURAT : 6 : PK.UiTM.FSKM(O).10 : 15/09/ Pemeriksa Kedua Pensyarah FSKM yang dilantik untuk menyemak skrip jawapan yang telah ditanda oleh Pemeriksa Pertama. 4.6 Ketua Pengawas Pensyarah yang telah dikenalpasti untuk mengetuai pengawasan sesebuah bilik peperiksan akhir. 4.7 Pengawas Pensyarah yang dikenalpasti untuk mengawasi peperiksaan pada masa yang dijadualkan. 4.8 Pembantu Pengawas Peperiksaan Individu yang dilantik oleh FSKM untuk membantu tugas-tugas pengawas peperiksaan semasa peperiksaan berlangsung. 4.9 Fail Peperiksaan Fail yang mengandungi senarai kehadiran pengawas, borang laporan pengawas, borang penerimaan dan penyerahan buku jawapan Penolong Pendaftar (Akademik) Staf bukan akademik yang dipertanggungjawabkan untuk menguruskan halehwal akademik di FSKM Pegawai Eksekutif (1 & 2) Pegawai Eksekutif yang dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan halehwal akademik di Fakulti.

7 FAKULTI SAINS KOMPUTER DAN MATEMATIK PROSEDUR KUALITI OPERASI PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR NO. RUJUKAN NO. KELUARAN : 06 NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA MUKA SURAT : 7 : PK.UiTM.FSKM(O).10 : 15/09/ DOKUMEN RUJUKAN Bil. Jenis Dokumen Lokasi Rujukan 1. Senarai Dokumen Induk/Rekod Pindaan/Pemegang Senarai Dokumen Manual Kualiti Bilik Jaminan Kualiti Akademik, FSKM 2. Jadual Waktu Peperiksan Akhir Pejabat Pengurusan Akademik, FSKM 3. Manual Pengurusan Peperiksaan Akhir UiTM Pejabat Pengurusan Akademik, FSKM 100-FSKM(AKA.9/11/2) 600-FSKM(AKA.2/4) Manual Pengurusan Peperiksaan Akhir UiTM, Edisi Pertama 6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 6.1 PENYEDIAAN JADUAL PEPERIKSAAN AKHIR TANGGUNGJAWAB Dekan TINDAKAN 1. Terima jadual waktu peperiksaan muktamad dari BPA. 2. Menyerahkan jadual waktu peperiksaan muktamad kepada TD(A). TD(A) JKPep 3. Menyerahkan jadual waktu peperiksaan muktamad kepada JKPep untuk tindakan seterusnya. 4. Kumpul maklumat tempat peperiksaan (bilangan bilik dan kapasiti), senarai staf akademik terkini dan proses permohonan pengecualian pengawasan (jika ada) dari staf terlibat. 5. Menyediakan jadual pengawasan peperiksaan keseluruhan mengikut:- a. jadual waktu pengawasan peperiksaan b. senarai rekod kehadiran pengawas

8 FAKULTI SAINS KOMPUTER DAN MATEMATIK PROSEDUR KUALITI OPERASI PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR NO. RUJUKAN NO. KELUARAN : 06 NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA MUKA SURAT : 8 : PK.UiTM.FSKM(O).10 : 15/09/2016 TANGGUNGJAWAB TINDAKAN c. senarai bilik peperiksaan d. bilangan bilik peperiksaan 6. Maklumkan jadual waktu keseluruhan dan jadual pengawasan individu beserta tempat peperiksaan. Pengawas JKPep 7. Semak jadual pengawasan yang telah ditetapkan. Membuat permohonan pertukaran tarikh dan masa jika perlu. 8. Failkan maklumat jadual pengawasan dan disimpan di bilik operasi peperiksaan untuk rekod. 6.2 PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR TANGGUNGJAWAB TINDAKAN PE(A) 1 & 2 1. Merancang dan menentukan bilik peperiksaan berpandukan jadual waktu peperiksaan. JKPep 2. Mengambil kertas soalan di BPA mengikut jadual yang telah ditetapkan. 3. Menyemak bungkusan kertas soalan dan agihkan mengikut bilik peperiksaan. 4. Menyemak dan memastikan bilangan skrip jawapan dan slip kehadiran mengikut jumlah calon yang hadir. 5. Memastikan Ketua Pengawas menandatangani setiap sampul B yang diserahkan. 6. Memastikan bilangan skrip sama seperti yang tertulis di atas Sampul B dan di staple. 7. Menyimpan Sampul B di tempat yang selamat dan berkunci. 8. Menulis laporan pada hari yang bertugas. Ketua Pengawas 9. Melapor diri dengan menandatangani buku rekod kehadiran pengawasan di bilik operasi peperiksaan.

9 FAKULTI SAINS KOMPUTER DAN MATEMATIK PROSEDUR KUALITI OPERASI PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR NO. RUJUKAN NO. KELUARAN : 06 NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA MUKA SURAT : 9 : PK.UiTM.FSKM(O).10 : 15/09/2016 TANGGUNGJAWAB TINDAKAN 10. Mengambil kertas soalan dari bilik operasi peperiksaan ke bilik peperiksaan. 11. Mengarah semua calon masuk ke bilik peperiksaan dengan tertib dan pastikan calon yang hadir adalah yang telah mendaftar kursus seperti di dalam slip peperiksaan. 12. Membaca peraturan peperiksaan sebelum peperiksaan bermula. 13. Memberi arahan peperiksaan bermula pada masa yang ditetapkan dan berhenti menulis apabila masa peperiksaan tamat. 14. Mengumpul skrip jawapan dan slip kehadiran dan memastikan jumlah skrip sama dengan jumlah calon yang hadir. 15. Mengarah pelajar keluar dari bilik peperiksaan dengan tertib apabila peperiksaan tamat. 16. Menyedia laporan bertulis mengenai ketidakpatuhan pelajar (jika ada). 17. Menyerah dan merekodkan penyerahan skrip jawapan dan slip kehadiran kepada JKPep. Pengawas 18. Melapor diri dengan menandatangani buku rekod kehadiran pengawasan di bilik operasi peperiksaan. 19. Membawa keperluan peperiksaan kecuali kertas soalan ke bilik peperiksaan. 20. Menyemak slip peperiksaan dan kad pelajar untuk pengesahan identiti calon. 21. Memastikan calon mematuhi peraturan peperiksaan sepanjang peperiksaan berlangsung. 22. Melapor kepada Ketua Pengawas jika pelajar tidak patuh peraturan. 23. Mengembalikan semua keperluan kepada JKPep.

10 FAKULTI SAINS KOMPUTER DAN MATEMATIK PROSEDUR KUALITI OPERASI PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR NO. RUJUKAN NO. KELUARAN : 06 NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA MUKA SURAT : 10 : PK.UiTM.FSKM(O).10 : 15/09/2016 TANGGUNGJAWAB Pembantu Pengawas Peperiksaan TINDAKAN 24. Melapor diri dengan menandatangani buku rekod kehadiran pengawasan di bilik operasi peperiksaan. 25. Rujuk senarai tugas daripada BPA. 7. REKOD KUALITI Bil. Jenis Rekod Lokasi Simpanan Tempoh Simpanan 1. Fail Penyediaan Bilik Peperiksaan [600-FSKM(AKA.2/2/7)] Pejabat Pengurusan Akademik, FSKM 1 Tahun 2. Jadual Waktu Pengawasan [600- FSKM(AKA.2/4/3)] Pejabat Pengurusan Akademik, FSKM 1 Tahun 3. Borang Pertukaran Jadual Pengawasan [FSKM/AKA/EXAM/BPPP- 2010] Pejabat Pengurusan Akademik, FSKM 1 Tahun 4. Fail Jadual Waktu Peperiksaan [600-FSKM(AKA.2/4)] Pejabat Pengurusan Akademik, FSKM 1 Tahun 5. Fail Laporan Perjalanan Peperiksaan / Kehadiran Pengawas Peperiksaan [600-FSKM(AKA.2/4/2)] Pejabat Pengurusan Akademik, FSKM 1 Tahun 6. Fail Pengambilan Kertas Soalan [600-FSKM(AKA.2/4/4)] Pejabat Pengurusan Akademik, FSKM 1 Tahun 7. Fail Penyerahan dan Penerimaan Skrip Jawapan [600-FSKM(AKA.2/4/7)] Pejabat Pengurusan Akademik, FSKM 1 Tahun

11 FAKULTI SAINS KOMPUTER DAN MATEMATIK PROSEDUR KUALITI OPERASI PENGENDALIAN PEPERIKSAAN AKHIR NO. RUJUKAN NO. KELUARAN : 06 NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA MUKA SURAT : 11 : PK.UiTM.FSKM(O).10 : 15/09/ LAMPIRAN 8.1 Carta Alir Prosedur Pengendalian Peperiksaan Akhir - Lampiran Contoh Jadual Waktu Peperiksaan - Lampiran Contoh Rekod kehadiran Pengawas Peperiksaan 3-2/UHEP/HEA/UiTM-CS - Lampiran Contoh Borang Pertukaran Jadual Pengawasan - Lampiran Contoh Borang Laporan Ketua Pengawas (BPA(KS) DS Akt 08-04) 8.6 Contoh Borang Laporan Perkara Luar Biasa Semasa Peperiksaan FSKM/AKA.PEP/LPLB00_ Lampiran 5 - Lampiran Contoh Borang Penyerahan Kertas Soalan FSKM Kepada Ketua Pengawas Peperiksaan BHEPep (KS) DS Akt (Semakan C) - Lampiran Contoh Borang Penyerahan, Pemulangan Skrip Jawapan Pelajar dan Penyerahan LE/Rawscore 8-2/UHEP/HEA/UiTM-CS 8.9 Contoh Senarai Semak Keperluan Dan Peralatan Peperiksaan 17-2(UHEP/HEA/UITM-CS - Lampiran 8 - Lampiran Contoh Arahan Kepada Calon - Lampiran Contoh Slip Kedatangan Peperiksaan (BP 89-14)(Pindaan 2007) - Lampiran 11

12 Carta Alir Prosedur Pengendalian Peperiksaan Akhir LAMPIRAN 1 Orang yang bertanggungjawab Aliran kerja Proses Kerja Rekod/AP/PA Mula PPK(A) P(JKPep) Ketua pengawas/ pengawas Ketua pengawas Pengawas Ketua pengawas Sediakan bilik bilik peperiksaan Ambil kertas soalan & skema jawapan daripada Bahagian Peperiksaan Lapor diri di bilik operasi peperiksaan Ambil kertas soalan dari bilik operasi peperiksaan ke bilik peperiksaan. Bawa buku jawapan dan keperluan peperiksaan lain dan edarkan di atas meja calon. Arah semua pelajar masuk bilik peperiksaan dan pastikan pelajar duduk di tempat yang diarahkan. Baca peraturan peperiksaan dan arah peperiksaan bermula. Jika terdapat sebarang ralat pada kertas soalan, AJK peperiksaan perlu maklumkan kepada dekan. Jadual Waktu Peperiksaan Borang Kehadiran Pengawas Peperiksaan Borang Pengambilan Kertas Soalan Arahan Kepada Calon Dekan A Dekan akan memaklumkan kepada pensyarah berkenaan untuk abaikan soalan tersebut

13 Orang yang bertanggungjawab Pengawas Aliran kerja Proses Kerja Rekod/AP/PA A Semak slip peperiksaan, sah identiti pelajar dan kutip slip kedatangan Penyata Kelayakan Menduduki Peperiksaan dan Slip Kedatangan Peperiksaan (BP 89-14) Ketua pengawas Ketua pengawas / Pengawas Ketua pengawas Awasi dan pastikan peperiksaan berjalan dengan lancar. Pastikan pelajar mematuhi peraturan peperiksaan. Lapor kepada Ketua Pengawas jika pelajar tidak patuh peraturan Sedia laporan bertulis mengenai ketidakpatuhan pelajar (jika ada) Beri arahan berhenti menulis apabila masa peperiksaan tamat. Kumpul skrip jawapan dan keperluan peperiksaan. Kira bilangan skrip jawapan Pastikan skrip jawapan sama dengan jumlah calon yang hadir. Arah pelajar keluar dari bilik peperiksaan dengan tertib Borang Laporan Ketua Pengawas (BP (KS) DS Akt ) Senarai Maklumat Peperiksaan B

14 Orang yang bertanggungjawab Aliran kerja Proses Kerja Rekod/AP/PA B Ketua pengawas Serahkan skrip jawapan kepada Jawatankuasa Peperiksaan Sediakan laporan kepada jawatankuasa peperiksaan fakulti. Rekodkan penyerahan skrip Borang Penyerahan dan Penerimaan Skrip Jawapan Pengawas JKPep P(JKPep) Kembalikan keperluan dan kertas soalan yang lebih kepada Jawatankuasa peperiksaan Satukan kertas soalan, skema jawapan dan skrip jawapan. Hantar laporan kepada pejabat Dekan Selesai Borang Laporan Peperiksaan Akhir

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24