Apa Itu ISO? organisasi dari seluruh dunia Bertanggungjawab mewujudkan standard di negeri masing-masing. beribu pejabat di Geneva Switzerland.

Transkripsi

1 Program Kefahaman ISO Oleh Noraziah Sharuddin Wakil Pengurusan, PSZ 26 Januari 2007 PSZ, Kuala Lumpur

2 Apa Itu ISO? INTERNATIONAL ORGANISATION FOR STANDARDISATION. Badan bersekutu mengabungkan organisasi dari seluruh dunia Bertanggungjawab mewujudkan standard di negeri masing-masing. Ditubuhkan pada 27 Februari 1947 dan beribu pejabat di Geneva Switzerland. ISO9000 kini digunakan dilebih 150 buah negara di dunia.

3 Apa Itu ISO 9000 samb.. ISO Standard bertulis yang menetapkan dan menerangkan elemen-elemen asas yang perlu ada dalam sistem kualiti bagi memastikan perkhidmatan yang diberikan oleh sesebuah organisasi dapat memenuhi kehendak k pelanggan dan diiktiraf diperingkat antarabangsa.

4 Apa Itu ISO samb Piawai ISO diperlukan untuk menghasilkan keseragaman dan kesetaraan keluaran dan perkhidmatan yang lebih cekap, berkesan, selamat, bersih dan berkualiti.

5 Penekanan ISO Pencegahan Dan Bukan Mengatasi Masalah Setelah Ia Berlaku Kajian Semula Yang Berterusan Keatas Proses-proses Yang Kritikal Dan Membuat Tindakan Pembetulan Mewujudkan Cara Bekerja Yang Konsisten Dan Menepati Prinsip Betul Pertama Kali Dan Setiap Kali Perlaksaan Tugas Berdasarkan Kepada Prosedur Yang Didokumenkan Mementingkan Penyimpanan Rekod Kualiti Untuk Membuktikan Tindakah Yang Telah Dilaksanakan.

6 PRINSIP ASAS ISO ISO 9000 adalah standard bagi sistem kualiti. Ia bukan standard d untuk produk atau perkhidmatan yang dihasilkan. ilk ISO 9000 berasaskan dokumentasi. - Dokumen apa yang dibuat, buat apa yang didokumenkan dan buktikan.

7 Prinsip Pi i Asas ISO samb ISO 9000 adalah satu standard universal. Ia hanya menerangkan apa yang diperlukan tetapi tidak menjelaskan bagaimana hendak menjelaskan bagaimana hendak membuatnya

8 Faedah-Faedah d h ISO 9000 Mengurangkan tindakan pembetulan yang diambil selepas berlakunya sesuatu masalah kerana staf dibekalkan dengan prosedur-prosedur dan arahan kerja yang lengkap

9 Faedah-Faedah ISO samb o Membolehkan organisasi mengenal pasti tugas-tugas yang patut dijalankan serta memperincikan langkah-langkah g yang perlu di ambil. o Memberi kaedah bagi mendokumenkan secara tersusun amalan pengurusan dan cara bekerja

10 Faedah-Faedah ISO samb Membolehkan staf menjalankan tugas mereka dengan betul pada kali pertama dan seterusnya Membolehkan pihak pengurusan membuat keputusan dengan lebih baik melalui maklumat penting hasil daripada audit dalaman, semakan pengurusan dan kawalan dokumen.

11 Keperluan Piawai dalam ISO 9001:2000 Penambahbaikan berterusan. Penekanan terhadap peranan pengurusan atasan. Pertimbangan kepada keperluan perundangan dan peraturan. Pembentukan objektif yang boleh diukur pada fungsi dan label yang berkaitan.

12 Keperluan Piawai dalam ISO 9001:2000 samb Pemantauan maklumat kepuasan pengguna sebagai pengukur prestasi sistem. Perhatian yang lebih terhadap sumber. Penentuan keberkesanan latihan.

13 Keperluan Piawai dalam ISO 9001:2000 samb Pengukuran u terhadap sistem, ste proses dan keluaran. Analisis data terhadap prestasi sistem pengurusan kualiti. Kawalan terhadap proses-proses yang dikontrakkan

14 Keperluan Dokumen dalam ISO 9001:2000 Manual Kualiti Menerangkan dasar kualiti, objektif kualiti dan sistem pengurusan kualiti Dokumen Kualiti Menerangkan proses-proses yang dijalankan dalam sistem pengurusan kualiti

15 Keperluan Dokumen dalam ISO 9001:2000..samb Arahan Kerja Menerangkan bagaimana sesuatu tugas dijalankan Dokumen Sokongan Lain-lain dokumen yang digunakan untuk menyokong proses seperti borang dan pekeliling pentadbiran.

16 Rekod Kualiti Maklumat Yang Membuktikan Sesuatu Aktiviti Telah Dijalankan. Wujud Selepas Sesuatu Aktiviti Atau Tugas dilaksanakan Contoh: Data, Statistik, Minit Mesyuarat, Surat Perlantikan

17 Audit Audit Kesempurnaan (Adequacy Audit) Audit bagi menentukan dokumen yang disediakan (Manual kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja, Dokumen Sokongan) memenuhi piawai keperluan ISO 9001:2000.

18 Audit d Dalam (Internal Audit) Audit yang dilaksanakan k oleh auditor dalaman organisasi yang bertujuan untuk penambahbaikan di dalam keberkesanan dan keefisyenan sistem sebelum Audit Pematuhan dijalankan.

19 Audit Pematuhan (Compliance Audit) Audit AWAL terhadap ke semua aktiviti atau proses yang didokumen. Memastikan perlaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti memenuhi sepenuhnya keperluan yang ditetapkan di dalam Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja serta keperluan perundangan. Dari audit ini, organisasi boleh dicadangkan untuk didaftar sebagai organisasi yang memenuhi keperluan ISO 9001.

20 Audit Pengawasan (Surveillance Audit) Audit terhadap sebahagian atau ke semua proses dalam Sistem Pengurusan Kualiti bagi memantau perlaksanaan berterusan dan penyelenggaraan sistem selepas mendapat pensijilan.

21 KLAUSA ISO

22 Klausa 4.2 : Keperluan Dokumentasi (Doc. Requirements) Organisasi hendaklah mendokumenkan sistem kualiti yang mengandungi 1. Dasar dan objektif kualiti; 2. Manual kualiti; 3. Prosedur yang didokumenkan bagi memenuhi standard ISO 9001:2000; 4. Dokumen yang diperlukan oleh organisasi bagi memastikan perancangan, operasi dan pengawalan proses yang berkesan; dan 5. Rekod-rekod kualiti sebagaimana yang diperlukan oleh standard ISO 9001:2000

23 Klausa 5: Tanggungjawab gja ab Pengurusan usa (Management Responsibility) 5.1 Komitment Pengurusan 5.2 Fokus kepada pelanggan 5.3 Dasar Kualiti Perancangan - Objektif Kualiti - Pelan Kualiti

24 Klausa 5.5 Tanggungjawab Pengurusan Tanggungjawab, kuasa dan komunikasi Wakil Pengurusan Komunikasi Dalaman

25 Klausa 5.6 Kajian Semula Pengurusan(Mgmt. Review) Menyemak keberkesanan SPK pada jangkamasa yang dirancang. (Mesy. Semakan pengurusan PSZ 2 Kali setahun) INPUT 1. Aktiviti Audit; 2. Maklumbalas Pelanggan; 3. Prestasi Proses Dan Pematuhan; 4. Status Tindakan Pembetulan Dan Pencegahan; 5. NCR Dari Kajian Sebelumnya Dan 6. Perubahan Yang Memberi Kesan Kepada SPK.

26 OUTPUT Output tmesyuarat kajian semula pengurusanhendaklah mengambilkira: 1. Penambahbaikan SPK dan proses; 2. Penambahbaikan produk / perkhidmatan yang memenuhi kehendak pelanggan; 3. Keperluan sumber.

27 Klausa 6: Pengurusan Sumber(Resource management) S b M i Sumber Manusia (Kelayakan, Latihan, Kemahiran dll) Infrastruktur (Bangunan, Hardware/Software, Kemudahan dll) Persekitaran Kerja (Rujukan kepada Keselamatan, kaedah kerja dan etika kerja dll)

28 Klausa 7 : Realisasi Produk (Product Realization) 7.1 Perancangan Realisasi Produk Organisasi perlu merancang dan mewujudkan proses realisasi produk 7.2 Proses Berkaitan Pelanggan (Customer-related processes) 7.3 Rekabentuk dan Pembangunan (excluded)

29 7.4 Perolehan Proses Perolehan - Kawlan Proses, Penilaian Pembekal 742M Maklumat tperolehan - Butiran produk lengkap, kelulusan, staf dll) Verifikasi Produk Yang Dibeli - Kawalan pembelian bahan adalah mengikut speksifikasi yang ditetapkan

30 7.5 Operasi Pengeluaran dan Perkhidmatan (Production and Service Provision) i Kawalan keatas Pengeluaran dan Perkhidmatan melibatkan : - Maklumat yg jelas ttg ciri-ciri produk - Mewujudkan arahan kerja - Menggunakan peralatan yg sesuai - Menggunakan peralatan kawalan dan pengukuran - Memantau dan menjelaskan mengenai aktiviti pengeluaran, penghantaran dan selepas penghantaran

31 7.5.2 Validasi Proses Pengeluaran dan Perkhidmatan (Validation of processes for production and service provision) - Pengesahan proses persediaan produk Identifikasi dan Kemudahkesanan - Status Produk boleh dikenalpasti Hakmilik Pelanggan - Dikenalpasti, dilindungi dan disenggara

32 7.5.5 Pemeliharaan Produk (Preservation of Product) - Memastikan produk di pelihara dari segi identifikasi, handling, penyimpanan, pembungkusan, dan kawalan Kawalan Alat Pengukuran dan Penilaian (Control of Monitoring and Measuring Devices) - Peralatan dikawal secara konsisten

33 Klausa 8 : PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN 8.2 Pengukuran dan Pemantauan Kepuasan pelanggan - Pemantauan perlu dilakukan Audit ditdalaman - Berjadual dan Pengukuran dan pemantauan Proses dan Produk

34 8.3 KAWALAN TERHADAP KETIDAKPATUHAN (CONTROL OF NONCONFORMING PRODUCT) - Memastikan produk yang tidak menepati spesifikasi dari sampai ketangan pengguna 8.4 ANALISA DATA - Kesesuaian dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti

35 8.5 PENAMBAHBAIKAN Penambahbaikan Berterusan Dasar Kualiti, Obj. Kualiti, Audit, Analisa Data, Tindakan Pembetulan dan Pencegahan Tindakan Pembetulan Tindakan pencegahan

36 ISO di PSZ Ketua Pengarah Kualiti Ketua Pustakawan Wakil Pengurusan - KKM Jawatankuasa Kualiti Pemilik Proses

37 DOKUMENTASI ISO PSZ Bercetak - KP, WP dan Pemilik Proses sahaja Online - Rujukan Umum kualiti/

38

39 Dokumentasi JENIS DOKUMEN Manual Kualiti Prosedur Mendiri (6 Mandatori) KETERANGAN Dokumen asas Bagi SPK PSZ dan WP Prosedur umum yang Digunapakai bagi aktiviti terbabit PEMILIK KP WP Prosedur Aktiviti Arahan Kerja Dokumen Sokongan Prosedur bagi Proses kerja Jabatan Perincian proses kerja Bahan/Dokumen yang Dirujuk Pemilik Proses Pemilik Proses Pemilik Proses

40 Prosedur Mandatori Enam prosedur mandotori yang ditetapkan oleh standard ialah: Kawalan dokumen (klausa 4.2.3) Kawalan rekod kualiti (klausa 4.2.4) 4) Audit Dalaman (klausa 8.2.2) Kawalan ke atas produk tidak menepati spesifikasi (klausa 8.3) Tindakan pembetulam (klausa 8.5.2) Tindakan pencegahan (klausa 8.5.3) RECORDS

41 PROSEDUR AKTIVITI Prosedur Mengurus Pembelian Jurnal dan Media Elektronik - AKT(JME)/PSZ/74 Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan - AKT(MP)/PSZ/72.3

42 ARAHAN KERJA Prosedur Mengindeks dan Memproses Bahan - AKT(MB)/PSZ/75.3 Arahan Kerja Mengindeks dan Memproses Jurnal - AK(MB)/PSZ/75.3.5

43 Dokumen Sokongan Dasar Jabatan Panduan Tugas Buku Panduan Perpustakaan

44 OBJEKTIF KUALITI PSZ 1. Mempertingkatkan pengurusan sumber ilmu dengan secara beransur melengkapkan Koleksi Khas sehingga tahun kini. 2. Mengindeks semua penulisan UTM, berperingkat-peringkat sehingga tunggakan sifar.

45 Samb 3. Mengimbas dokumen berperingkat-peringkat sehingga tahun kini. 4. Memantau dan menganalisis penggunaan sumber elektronik dua (2) kali setahun.

46 Samb. 5. Mengaudit pembekal sekali setahun. 6. Memantau dan menganalisis pelaksanaan komponen- komponen perpustakaan digital, dan 7. Mengganda aktiviti sebaran, dan perkongsian ilmu.

47 Program Audit Dalam PSZ Tiap Tahun Dua kali (2005) atas Ketua Pustakawan. arahan Audit berfungsi menyemak kepatuhan proses seperti didokumenkan.

48 Perkembangan ISO PSZ Penambahan Prosedur Bagi Kelas Kemahiran Perpustakaan Objektif Kualiti Mengaudit pelaksanaan Standard d People Practice sekurang-kurangnya satu kali setahun

49 Program Kualiti Terkini Kumpulan ICC (Innovative Creative Circle) 5 S (Kekemasan Pejabat) Standards People Practice CSI ( 2 kali setahun)

50 Penglibatan PSZ dalam Minggu Kualiti UTM Mulai 2 21 Disember 2006 PSZ terlibat: 1. Program Kesedaran Amalan SPP - 19 Disember Anugerah Perkhidmatan Kaunter Cemerlang

51 Peranan Kita 1. Memahami aspirasi ISO di PSZ 2. Memberi komitmen bagi mencapai objektif kualiti yang ditetapkan 3. Mematuhi Prosedur Kerja yang ditetapkan 4. Bersedia memberi input terhadap p p langkah pembaharuan berterusan

52 Jabatan Pembangunan Sumber Jabatan Perkhidmatan Maklumat CARTA ORGANISASI PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH PEJABAT KETUA PUSTAKAWAN Unit Pembangunan Sumber Manusia Unit Kewangan, Penyenggaraan & Keselamatan Bangunan Jabatan Pembangunan Automasi Jabatan Sokongan Penyelidikan Jabatan Pengurusan Koleksi Perpustakaan Sultanah Zanariah, UTM City Camp us Unit Perolehan (Buku) Unit Jurnal & Media Elektronik Unit Pengurusan Teknikal Unit Pengurusan Dokumen Digital Unit Runding Maklumat Unit Promosi Unit Peng gurusan Maklumat Perpus stakaan Fakulti Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan Unit Perolehan & Penyenggaraan Komputer Unit Server & Rangkaian Komputer Unit Aplik kasi & Multimedia Unit Perkhidmatan Pangkalan Data Unit Bant tuan Penyelidikan Perpustakaan Pusat-Pusat Kecemerlangan n Perpustaka an Pusat-Pusat SPS Unit Sirkulasi Unit Koleksi Khas Unit Media, Peme eliharaan & Pemuliharaan Unit Galerium Unit Pentadbiran Unit Sirkulasi dan Runding Maklumat Unit Pemb. Sum ber Perpustakaan SPACE 24 Januari 2007

53