PEROLEHAN BAHAN KOLEKSI KHAS UTeM DAN PERTUKARAN BAHAN PENERBITAN UTeM KE ORGANISASI LUAR

Transkripsi

1 NO. SALINAN : PERPUSTAKAAN PEROLEHAN BAHAN KOLEKSI KHAS UTeM DAN PERTUKARAN BAHAN PENERBITAN UTeM KE ORGANISASI LUAR P. UTeM (ISO)/PO/ PK06 Perkara Disediakan Disemak Diluluskan oleh Tandatangan Nama Mohd Mawardi bin Badruddin Fauziah binti Hassan Hjh. Faridah Bt. Hj. Md. Amin Jawatan Pustakawan Kanan Pustakawan Kanan Ketua Pustakawan Tarikh 09 MEI MEI MEI 2016

2 UTeM(ISO)/SP/PK01/F3 Semakan 1/ 1/1 HELAIAN REKOD PINDAAN Nota: Helaian ini merekodkan setiap pindaan yang dibuat terhadap manual/ prosedur ini. Segala butir-butir pindaan perlu dinyatakan dengan jelas. Wakil Pengurusan bertanggungjawab mengendalikan rekod ini. No. Pindaan surat No. Semakan Tarikh Semakan Butir-butir Pindaan Pengesahan 1/ Perincian bahan yang diasingkan pada Prosedur Kerja / Pertukaran nama penanggungjawab prosedur dan penanggungjawab semakan 1/2012 2/2012 2/ , 1-7 1/ / / Penstrukturan semula terminologi, struktur ayat, struktur carta alir dan prosedur, dan struktur organisasi Pertukaran nama penanggungjawab semakan Pertukaran logo UTeM Pertukaran Nama Unit Hadiah & Koleksi UTeM kepada Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran Pertukaran Terminologi P (UHKU) Pustakawan Unit Hadiah & Koleksi UTeM kepada PmP (UKHP) Pembantu Perpustakaan Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran Pertukaran Terminologi (PAP ) Pembantu Am Pejabat kepada (PO) Pembantu Operasi 1/ Perubahan terminologi pada proses kerja 1/ /2015 1/2016 1/ Perubahan pada proses kerja : Bahan yang perlu diimbas akan direkod dan diserahkan kepada Bahagian Rujukan kepada Bahagian Pengindeksan untuk tujuan imbasan Pertukaran nama penanggungjawab prosedur Pertukaran nama penanggungjawab semakan Pertukaran logo UTeM

3 1/6 1.0 OBJEKTIF, SKOP, DAN RUJUKAN 1.1 OBJEKTIF Prosedur ini menerangkan langkah-langkah untuk memperoleh bahan koleksi khas Universiti Teknikal Malaysia Melaka (UTeM) merangkumi proses tuntutan dan penerimaan bahan bagi membangunkan koleksi tersebut serta pertukaran bahan penerbitan UTeM dengan organisasi dalam dan luar UTeM. 1.2 SKOP Mengurus tuntutan, serahan dan penerimaan bahan untuk membangunkan koleksi khas UTeM serta pertukaran bahan penerbitan UTeM dengan organisasi dalam dan luar UTeM. Prosedur ini melibatkan Ketua Pustakawan,Pustakawan Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran,Pembantu Perpustakaan Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran dan Pembantu Operasi. 1.3 RUJUKAN Dasar Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran Manual Prosedur Kerja Fail Meja Rekod Penerimaan Koleksi Hadiah dan Pertukaran ( Microsoft Excel File ) Fail Surat Sumbangan Bahan kepada organisasi luar Fail Surat Permohonan Bahan Fail Surat Pengesahan Penerimaan Bahan

4 2/6 2.0 DEFINISI 2.1 Koleksi khas UTeM Terdiri daripada semua koleksi yang merangkumi bahan yang dihasilkan oleh pelajarpelajar, staf, fakulti atau jabatan di UTeM dan juga penerbitan mengenai UTeM dari dalam dan sumber luar. 2.2 Mailing list Senarai nama organisasi luar yang terdiri daripada institusi pengajian tinggi awam dan swasta, Perpustakaan Negara Malaysia, Arkib Negara Malaysia dan Pertubuhan Arkitek Malaysia. 3.0 DAFTAR KATA 3.1 Terminologi dan glosari UTeM - Universiti Teknikal Malaysia Melaka KP - Ketua Pustakawan BI - Bahagian Pengindeksan P (BI) - Pustakawan Bahagian Pengindeksan P (UKHP) - Pustakawan Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran - Pembantu Perpustakaan Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran PO - Pembantu Operasi IPTA - Institusi Pengajian Tinggi Awam IPTS - Institusi Pengajian Tinggi Swasta 4.0 TANGGUNGJAWAB DAN PENJELASAN TINDAKAN 4.1 Prosedur ini merangkumi proses mengurus tuntutan, serahan dan penerimaan bahan koleksi khas UTeM untuk dibangunkan sebagai koleksi perpustakaan serta pertukaran bahan penerbitan UTeM dengan organisasi dalam dan luar UTeM yang sepenuhnya dipertanggungjawabkan kepada Pejabat Perpustakaan.

5 3/6 5.0 CARTA ALIR 6.1 Mula 6.2 Hubungi fakulti/jabatan/ organisasi luar 6.3 Terima bahan Semak bahan Lengkap Hantar surat perakuan penerimaan Tidak lengkap 6.6 Rekod penerimaan bahan 6.7 Asing dan proses bahan ikut kategori Bahan untuk dihantar kepada 'mailing list' 6.9 Bahan penerbitan UTeM dan bahan penulisan ilmiah 6.10 Bahan yang perlu diimbas / dijilid Buat surat sumbangan bahan penerbitan Rekod dan serah bahan untuk diimbas Tandatangan surat Terima bahan yang telah diimbas Failkan salinan surat Sediakan senarai untuk dihantar dijilid Bahan siap dijilid dan diterima Hantar bahan dan surat ke Pejabat Pendaftar Katalog/ Cop hak milik perpustakaan/ tarikh proses Serah bahan Tamat 6.12

6 4/6 6.0 PROSEDUR 6.1 Mula Tindakan Tanggungjawab 6.2 Hubungi fakulti / jabatan di UTeM / organisasi luar yang mempunyai bahan UTeM melalui surat tuntutan / permohonan bahan. 6.3 Terima bahan daripada fakulti / jabatan di UTeM/ organisasi luar. Failkan surat rasmi serahan bahan daripada fakulti/ jabatan di UTeM / organisasi luar untuk rujukan. P (UKHP) P (UKHP) 6.4 Semak bahan Semak fizikal bahan yang diterima. Jika lengkap dan berkeadaan baik, ikut langkah Jika tidak lengkap dan berkeadaan tidak baik, ikut langkah 6.2 untuk memaklumkan ke fakulti/ jabatan di UTeM / organisasi luar agar melengkapkan/ menggantikan bahan semula. 6.5 Hantar surat pengesahan penerimaan bahan ke fakulti / jabatan di UTeM / organisasi luar. 6.6 Rekod penerimaan bahan dalam Rekod Penerimaan Koleksi khas UTeM Microsoft Excel File. PO 6.7 Asing dan proses bahan mengikut jenis dan kategori Bahan penerbitan UTeM untuk dibuat pertukaran dengan organisasi luar, ikut langkah Bahan penerbitan UTeM, bahan penulisan ilmiah staf akademik dan pelajar untuk dijadikan koleksi khas perpustakaan, ikut langkah Bahan yang perlu diimbas dan dijilid ikut langkah Pastikan bahan yang akan dihantar mencukupi untuk mailing list sebanyak 60 naskah.

7 5/ Buat surat sumbangan bahan penerbitan kepada organisasi seperti yang tersenarai oleh Pustakawan Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran Surat disemak dan ditandatangani Failkan satu salinan fotokopi surat ke dalam Fail Surat Pengesahan Penerimaan Bahan Perpustakaan Serah bahan berserta surat salinan asal yang lengkap bersampul kepada Pembantu Operasi untuk dihantar ke Pejabat Pendaftar. Proses tamat di Bahan penerbitan UTeM yang akan dijadikan koleksi khas UTeM terdiri daripada buku, bahan media, Tesis staf akademik, Projek Penyelidikan Jangka Pendek/ Panjang staf akademik dan Projek Sarjana Muda pelajar. Bahan tersebut diproses mengikut langkah-langkah seperti di bawah: Bahan dikatalog, dicop hak milik Perpustakaan dan tarikh proses bahan, serta ikut langkah Bahan-bahan yang perlu diimbas adalah : i. Kertas seminar/persidangan/bengkel/kursus ii. Kertas peperiksaan fakulti Bahan yang perlu diimbas akan direkod dan diserahkan kepada Bahagian Pengindeksan untuk tujuan imbasan Terima bahan yang telah siap diimbas dari Bahagian Pengindeksan Buat senarai bahan untuk dijilid. Hantar bahan untuk dijilid kepada syarikat penjilid Bahan siap dijilid dan diterima, ikut langkah Bahan diserahkan kepada Bahagian Pengindeksan untuk dimasukkan Call Number dan Subject Heading. P (UKHP) PO 6.12 Tamat.

8 6/6 7.0 DOKUMEN SOKONGAN Nama Kod Tempoh simpanan (Tahun) Lokasi Surat Permohonan Bahan UTeM.04.03/100-4/10/5/1 5 UKHP Surat Sumbangan Bahan Penerbitan UTeM Ke Organisasi Luar Surat Akuan Penerimaan Bahan Penerbitan UTeM UTeM.04.03/100-4/10/5/3 5 UKHP UTeM.04.03/100-4/10/5/2 5 UKHP