Unit Pemprosesan Teknikal (UPT). Unit Pengurusan Dokumen Digital (UPDD).

1.0 PENDAHULUAN Bahagian Pemprosesan Teknikal (BPT) merupakan salah satu bahagian yang bertanggungjawab di dalam aktiviti memprosesan bahan dan maklumat bahan untuk pembangunan koleksi Perpustakaan UTM dan juga aktiviti proses pendigitilan bahan koleksi khas UTM. BPT terdiri daripada 2 (dua) Unit utama iaitu : Unit Pemprosesan Teknikal (UPT). Unit Pengurusan Dokumen Digital (UPDD). Unit Pengurusan Teknikal (UPT) merupakan unit yang dipertanggungjawabkan untuk memproses bahan yang diterima dari Bahagian Pembangunan Sumber serta Unit Galerium dan dikatalog, dilabel dan seterusnya dihantar ke Bahagian / Unit serta perpustakaan cawangan bagi tujuan peminjaman dan rujukan. Manakala Unit Pengurusan Dokumen Digital (UPDD) pula bertanggungjawab untuk melakukan proses pendigitalan bahan dari Unit Koleksi Khas UTM, serta memastikan maklumat bahan boleh diakses secara atas talian dan juga sebagai medium alternatif penyimpanan maklumat. 2.0 STRUKTUR ORGANISASI BPT yang terdiri daripada 2 unit utama, iaitu UPT dan UPDD diterajui oleh Ketua Bahagian Pemprosesan Teknikal (KPT), dan disokong oleh seorang Pustakawan Kanan, 4 orang Pustakawan, seorang Pembantu Perpustakaan Kanan, 7 orang Pembantu Perpustakaan, 2 orang Pembantu Tadbir Perkeranian dan Operasi dan seorang Pembantu Am Pejabat. Dari segi pecahan staf mengikut unit, UPT mempunyai 10 orang staf untuk mengendalikan aktiviti pengkatalogan bahan, manakala UPDD pula mempunyai 4 orang staf bagi aktiviti pendigitalan bahan. Dua orang staf berkhidmat secara gunasama di antara kedua-dua Unit iaitu Pembantu Tadbir Perkeranian dan Operasi dan Pembantu Am Pejabat. Struktur lengkap carta organisasi Bahagian Pemprosesan Teknikal (BPT) seperti di Rajah 1 & 2. Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 1

Rajah 1 : Hirarki Bahagian Pemprosesan Teknikal (BPT) 2013 Rajah 2 : Carta Organisasi Bahagian Pemprosesan Teknikal 2013 Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 2

3.0 STAF Sehingga Disember 2013, secara keseluruhannya BPT mempunyai 17 orang staf yang bertanggungjawab untuk mengendalikan proses pengkatalogan bahan yang lengkap bagi seluruh koleksi perpustakaan induk dan perpustakaan cawangan. Bermula Mac 2013, BPT mendapat 3 orang Pustakawan lantikan baru (Gred S41 kontrak) dan dalam masa yang sama mengalami pertukaran bagi Pustakawan sedia ada. Bermula dari Mac hingga September 2013, BPT telah mengalami pertukaran staf antara Unit, Bahagian dan Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang melibatkan seramai 5 orang staf dari pelbagai jawatan tetap. Jadual 1 menunjukkan pecahan terkini bagi tahun 2013 jumlah staf BPT mengikut kod jawatan dan gred. Jadual 1 : Pecahan Staf Mengikut Jawatan, Kod Jawatan, Gred dan Jumlah 2013 BIL. JAWATAN KOD JAWATAN GRED JUMLAH 1. Ketua Bahagian KPT S48 1 2. Pustakawan Kanan P(PT1) S44 1 3. Pustakawan P(PT2) - P(PT4) 3 S41 P(PD) 1 4. Pembantu Perpustakaan Kanan PmPK(PT) S22 1 5. Pembantu Perpustakaan PmP(PT1) & PmP(PT2) S22 2 PmP(PD1) (KUP) 1 6. Pembantu Perpustakaan PmP(PT3) & PmP(PT4) 2 S17 PmP(PD2) & PmP(PD3) 2 7. Pembantu Tadbir Perkeranian dan Operasi PT(P/O)PT1 - PT(P/O)PT2* N17 2 8. Pembantu Am Pejabat PAP(PT) N4 1 JUMLAH KESELURUHAN STAF 17 orang Nota : * Staf gunasama antara BPT dan BRI. Berikut pula merupakan senarai staf BPT yang terlibat dengan pertukaran staf dan penerimaan staf baru. a. Penerimaan staf lantikan baru (Kontrak) : i. Norashikin Johari - Pustakawan (S41) di UPT mulai Mac 2013. ii. Mohd. Fahiezan Md. Zan - Pustakawan (S41) di UPT mulai April 2013. iii. Norhafisah Zakaria - Pustakawan (S41) di UPT mulai April 2013. Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 3

b. Pertukaran staf antara Unit, Bahagian & PTJ : i. Nabilah Jamil - Pustakawan (S41) berpindah ke Unit Koleksi Khas, Bahagian Pembangunan Sumber mulai Mac 2013. ii. Habibah Gono - PT(P/O) berpindah ke Unit Sukan, Pejabat HEMA, UTMJB mulai Mei 2013. iii. Nazatulhisma Ahmad - PT(P/O) berpindah ke Unit Pengurusan Teknikal, Bahagian Pemprosesan Teknikal mulai Mei 2013, menggantikan Sdr. Habibah Gono. iv. Syazwani Syamimi Mat Pauzi - Pustakawan (S41) di UPDD bertukar ke Bahagian Perkhidmatan Maklumat mulai September 2013. v. Noor Effendy Hamzah - Pustakawan (S41) di UPT di pindahkan ke UPDD bermula pada September 2013. Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 4

4.0 UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL (UPT) 4.1 Objektif 4.1.1 Memproses katalog bahan yang diterima oleh Perpustakaan UTM dan memastikan ia mempunyai rekod bibliografi dan holdings di dalam Sistem Katalog Berkomputer Perpustakaan (LMS). 4.1.2 Mengkatalog bahan mengikut piawaian pengkatalogan antarabangsa dan dasar yang dipraktikkan di Perpustakaan UTM bagi memastikan kualiti bahan yang diproses serta paparan rekod bahan yang dimuatkan di dalam Sistem Perpustakaan LESTARI adalah komprehensif dan tepat. 4.1.3 Membuat pembetulan dan kemaskini bahan yang diterima daripada Unit Sirkulasi dan daripada lain-lain Bahagian dan Unit di Perpustakaan UTM, dan memastikan maklumat bahan di dalam sistem perpustakaan adalah betul dan tepat. 4.1.4 Menyelenggara rekod melalui semakan fail kuasa bagi memastikan keseragaman rekod serta bagi membolehkan rujukan rekod yang komprehensif kepada pengguna. 4.2 Aktiviti UPT 4.2.1 Menerima bahan untuk diproses katalog daripada Bahagian Pembangunan Sumber yang terdiri daripada Unit Perolehan, Unit Jurnal dan Media Elektronik, Unit Koleksi Khas serta Unit Hadiah dan Pertukaran. UPT bertanggungjawab untuk memproses kesemua bahan perpustakaan melalui proses pengkatalogan dengan memberi bidang perkara dan nombor panggilan serta mengemaskini maklumat bahan di dalam sistem perpustakaan. UPT juga turut menerima bahan dari Unit Galerium untuk mengkatalog bahan relia yang berkaitan dengan UTM. 4.2.2 Semua bahan yang diproses ditampalkan dengan tag RFID melainkan bahan naskhah Koleksi Khas yang disimpan di dalam Koleksi Khas UTM. 4.2.3 Bertanggungjawab memproses bahan bagi koleksi di Perpustakaan UTM Kampus Johor Bahru, Perpustakaan UTM Cawangan Kuala Lumpur, Perpustakaan Fakulti / Pusat Sumber, koleksi PESISIR serta lain-lain Pusat Kecemerlangan. 4.2.4 Turut bertanggungjawab untuk mengawasi semua aktiviti pengkatalogan dan prosesan bahan yang dilaksanakan di Perpustakaan UTM Perpustakaan Sultanah Zanariah Cawangan Kuala Lumpur, perpustakaan cawangan UTMSPACE, Perpustakaan Fakulti / Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 5

4.3 Pencapaian UPT Pusat Sumber dan juga pemprosesan bahan untuk koleksi UTM-RS. Memastikan aktiviti pengkatalogan di Perpustakaan Cawangan dan Perpustakaan Fakulti / Pusat Sumber mengikuti dasar seperti yang telah ditetapkan untuk tujuan keseragaman. 4.3.1 Aktiviti Pengkatalogan dan Kemaskini Data Bibliografik (Input Ringkas) Perbandingan 2011 2013 Aktiviti pengkatalogan bahan di UPT adalah merujuk kepada 3 proses yang dilakukan oleh Pustakawan dan Pembantu Perpustakaan yang merangkumi : Kemaskini data bibliografik Input Ringkas (IR) oleh Pembantu Perpustakaan. Pengkatalogan Salin (CIP) oleh Pembantu Perpustakaan. Pengkatalogan Bahan Asal (Original Cataloging) oleh Pustakawan. Bagi aktiviti pengkatalogan salin (CIP), bahan yang dikatalog oleh Pembantu Perpustakaan akan terus diproses, dan Pustakawan bertanggungjawab untuk menyemak rekod di dalam sistem bahan yang telah dikatalog oleh Pembantu. Manakala bagi aktiviti pengkatalogan bahan asal, Pustakawan bertangungjawab sepenuhnya untuk mengkatalog bahan yang telah dikemaskini rekod bibliografik bahan berkenaan oleh Pembantu Perpustakaan melalui aktiviti kemaskini data bibliografik (IR). Jadual 2 menunjukkan aktiviti pengkatalogan bahan di UPT yang merangkumi ketiga-tiga aktiviti seperti yang dinyatakan di atas. Secara perbandingan, pencapaian pada 2013 menunjukan peningkatan sebanyak 1.9% berbanding tahun 2012. Untuk tempoh 3 tahun terkini, jumlah keseluruhan aktiviti pengkatalogan bahan dilihat semakin meningkat. Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 6

Jadual 2 : Perbandingan Hasil Pencapaian bagi Tempoh 3 Tahun Dari 2011 2013 PERBANDINGAN JUMLAH JUMLAH TAHUN HASIL PENCAPAIAN (JUDUL) (NASKHAH) (JUDUL) (NASKHAH) 2011 23,815 26,376 - - 2012 26,012 26,941 2197 / 9.2% 565 / 2.1% 2013 26,514 27,104 502 / 1.9% 163 / 0.6% Rajah 3 : Perbandingan Hasil Pencapaian Bagi Tempoh 3 Tahun Mulai 2011 2013 JUMLAH 28,000 27,000 26,000 25,000 24,000 23,000 26,376 23,815 26,941 27,104 JUDUL NASKHAH 26,012 26,514 22,000 2011 2012 2013 TAHUN 4.3.2 Aktiviti Pengkatalogan Bahan Keseluruhan Secara keseluruhan, pada tahun 2013, sejumlah 26,514 judul (27,104 naskhah) telah berjaya diproses. Daripada jumlah ini, sejumlah 11,176 judul merupakan bahan katalog asal manakala 5786 judul pula adalah bahan CIP yang dikatalog oleh Pembantu Perpustakaan. Sejumlah 9552 judul pula adalah bahan IR telah diproses untuk dikatalog oleh Pustakawan mengikut staf seliaan masing-masing. Analisa ini merujuk kepada data di Jadual 3 Dan Rajah 4. Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 7

Jadual 3 : Jumlah Keseluruhan Aktiviti Pengkatalogan Bahan di UPT JENIS BAHAN PUSTAKAWAN PEMBANTU PERPUSTAKAAN BAHAN ASAL CIP IR JUMLAH J N J N J N J N BUKU 3379 3632 5318 5451 2791 2961 11,488 12,044 C/P 3589 3596 468 470 3267 3267 7324 7333 TESIS 2600 2615 0 0 2069 2069 4669 4684 PSM 1258 1259 0 0 1425 1425 2683 2684 PETA 272 279 0 0 0 0 272 279 JURNAL (T) 60 62 0 0 0 0 60 62 DOKUMEN KONTRAK 18 18 0 0 0 0 18 18 JUMLAH 11,176 11,461 5786 5921 9552 9722 26,514 27,104 Rajah 4 : Jumlah Aktiviti Pengkatalogan Bahan Mengikut Jenis Bahan - 2013 11488, 43% 7324, 28% 4669, 18% 2683, 10% BUKU C/P TESIS PSM PETA JURNAL (T) DOKUMEN KONTRAK 18, 0% 60, 0% 272, 1% Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 8

4.3.3 Aktiviti Pengkatalogan Bahan Asal dan CIP Bagi tahun 2013, sejumlah 16,962 judul bahan telah diproses katalog (katalog asal dan CIP). Daripada jumlah tersebut, 8697 judul merupakan bahan buku, diikut dengan cakera padat (4057 judul), tesis (2600 judul), bahan Projek Sarjana Muda (PSM) (1258 judul), peta (272 judul), jurnal teks (60 judul) dan dokumen kontrak (18 judul). Jumlah ini meliputi koleksi Perpustakaan UTM iaitu PSZJB, PRZS, PSZKL, Perpustakaan Fakulti serta lain-lain perpustakaan Cawangan. Untuk tahun 2013, menunjukan penurunan jumlah bahan yang diproses katalog sebanyak 1.3% judul dan 10.8% naskhah. Penurunan ini disebabkan oleh pengurangan bilangan Pustakawan, pertukaran dan kemasukan Pustakawan baru yang memerlukan masa untuk kompeten. Sehingga Disember 2013, jumlah Pustakawan di UPT hanyalah 4 orang sahaja. Pergerakan staf ini turut memberi kesan dari segi pencapaian produktiviti bahagian. Bagaimanapun, aspek kualiti data tetap diberi keutamaan dan maklumat rekod di dalam sistem sentiasa diberi perhatian utama untuk memastikan paparan rekod di dalam sistem perpustakaan sentiasa dalam keadaan yang memuaskan. Analisa ini merujuk kepada data di Jadual 4 dan Jadual 5. Jadual 4 : Jumlah Aktiviti Pengkatalogan Bahan Asal dan Bahan CIP 2013 JENIS BAHAN BAHAN ASAL CIP JUMLAH J N J N J N BUKU 3379 3632 5318 5451 8697 9083 C/P 3589 3596 468 470 4057 4066 TESIS 2600 2615 0 0 2600 2615 PSM 1258 1259 0 0 1258 1259 PETA 272 279 0 0 272 279 JURNAL (T) 60 62 0 0 60 62 DOKUMEN KONTRAK 18 18 0 0 18 18 JUMLAH 11,176 11,461 5786 5921 16,962 17,382 Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 9

Jadual 5 : Perbandingan Aktiviti Pengkatalogan Bahan Asal dan Bahan CIP 2012 & 2013 JUMLAH BAHAN PERBANDINGAN 2012 2013 DIKATALOG HASIL PENCAPAIAN JUDUL 17,187 16,962-225 (-1.3%) NASKHAH 19,259 17,382-1877 (-10.8%) Rajah 5 : Jumlah Aktiviti Pengkatalogan Bahan Asal Dan CIP 2013 8697, 51% 4057, 24% 2600, 15% 1258, 8% 18, 0% BUKU CAKERA PADAT TESIS PSM PETA (HELAIAN) JURNAL (T) DOKUMEN KONTRAK 272, 2% 60, 0% 4.3.4 Statistik Penerimaan Bahan Daripada Bahagian Pembangunan Sumber Sepanjang 2013 sebanyak 20,417 naskhah telah diterima Bahagian Pembangunan Sumber terdiri daripada Unit Perolehan, Unit Koleksi Khas, Unit Hadiah dan Pertukaran serta Unit Jurnal dan Media Elektronik untuk diproses katalog. Menunjukkan penurunan dari segi jumlah penerimaan bahan berbanding tahun 2012. Penurunan sebanyak 3% atau kurang 628 naskhah berbanding tahun sebelumnya (21,045 naskhah). Berikut ialah pecahan jumlah penerimaan bahan mengikut Unit yang diterima oleh UPT. Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 10

Jadual 6 : Jumlah Penerimaan Bahan 2013 BIL. UNIT JUMLAH (N) PERATUS 1 UNIT PEROLEHAN Buku/bahan media 8,721 43% 2 UNIT KOLEKSI KHAS Tesis (T) Tesis (CP) PSM (T) PSM (CP) Bahan Koleksi Khas 3 UNIT HADIAH DAN PERTUKARAN Buku / Jurnal Bahan Canselor (PRZS) 1691 1782 1455 1647 1569 712 2601 8% 9% 7% 8% 8% 4% 13% 4 UNIT JURNAL & MEDIA ELEKTRONIK Jurnal teks 4 0.02% JUMLAH KESELURUHAN 20,417 Rajah 6 : Penerimaan Bahan Mengikut Unit Dan Jenis Bahan - 2013 1455, 7% 1647, 8% 1782, 9% 712, 4% 1596, 8% 1691, 8% 2601, 13% 4, 0% 8721, 43% UP- Buku / Bahan Media UKK - Tesis (T) UKK - CP Tesis UKK - PSM (T) UKK - CP PSM UKK - Bahan Khas UHP - Buku / Jurnal UP - Bahan PRZS UJME - Jurnal (T) Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 11

4.3.5 Statistik Penghantaran Bahan Oleh Bahagian Pembangunan Sumber Sepanjang tahun 2013, sejumlah 18,935 naskhah bahan telah berjaya diuruskan untuk penghantaran ke Perpustakaan UTM PSZJB, Perpustakaan Cawangan di Kuala Lumpur serta Perpustakaan UTM PRZS dan Perpustakaan Fakulti. Daripada jumlah ini, 16,100 naskhah adalah jumlah terbesar yang dihantar di Perpustakaan UTM PSZJB, diikuti dengan 1685 naskhah dihantar ke Perpustakaan-perpustakaan Cawangan di Kuala Lumpur, dan 1150 naskhah dihantar ke Perpustakaan UTM PRZS serta Perpustakaan Fakulti. Analisa ini adalah merujuk kepada data di Jadual 7 dan Rajah 7. Berdasarkan jumlah penerimaan (20,417 naskhah) dan jumlah penghantaran bahan (18,935 naskhah) pada 2013, UPT telah berjaya memproses 93% daripada jumlah keseluruhan yang meliputi pelbagai jenis bahan dan diedarkan ke pelbagai lokasi yang telah ditentukan. Jadual 7 : Pecahan Jumlah Penghantaran Bahan Mengikut Lokasi 2013 BIL. LOKASI JUMLAH (NASKHAH) A PERPUSTAKAAN UTM - PSZJB 1 Unit Sirkulasi (Buku) 7686 2 Unit Sirkulasi (Tesis/PSM) 3680 3 UMPP (Cakera Padat) 4046 4 UJME 3 5 Unit Runding Maklumat 50 6 UHP 29 7 Bahan Segera (URM) 467 8 UKK 139 JUMLAH (A) 16,100 B PERPUSTAKAAN CAWANGAN DI KUALA LUMPUR 1 PSZ KL 464 2 Razak School 409 3 MJIIT 25 4 Perdana School 9 5 AIS 18 6 IBS 730 7 PESISIR (KL) 30 JUMLAH (B) 1685 C PRZS & PERPUSTAKAAN FAKULTI 1 PFAB 23 2 PFKK 1 3 PRZS 1126 JUMLAH ( C ) 1150 JUMLAH KESELURUHAN 18,935 Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 12

Rajah 7 : Penghantaran Bahan Mengikut Lokasi - 2013 PSZJB 1685, 9% 1150, 6% 16100, 85% PERPUSTAKAAN CAWANGAN DI KL PRZS & PERPUSTAKAAN FAKULTI 4.3.6 Tindakan Maklumbalas Borang Permintaan Tindakan Pembetulan dan Pencegahan (PSZ 27.6) Bagi maklumbalas dan tindakan kepada proses kerja yang tidak memenuhi kepatuhan yang disalurkan melalui Borang Permintaan Tindakan Pembetulan dan Pencegahan (PSZ 27.6), UPT telah menerima sejumlah 5 siri borang yang melibatkan 41 rekod bahan dengan 49 jenis pembetulan telah dilaksanakan oleh PmPK(PT) sepanjang tahun 2013. Jumlah ini merupakan bilangan yang diterima dalam tempoh Ogos hingga Oktober sahaja, di mana sepanjang 7 bulan pertama 2013, pihak UPT tidak menerima sebarang borang PSZ 27.6 untuk tindakan. Daripada jumlah ini, jenis kesilapan pada bahan dan rekod di dalam sistem mendominasi dengan jumlah sebanyak 26 pembetulan (53.1%) daripada jumlah keseluruhan. Manakala Ogos dan September mencatatkan jumlah tindakan pembetulan yang paling kerap dilaksanakan, iaitu sebanyak 19 pembetulan (38.8%) masing-masing. Antara kesilapan yang dikategorikan di dalam kategori ini adalah : i. Bahan yang sama judul mempunyai 2 rekod LCN. ii. Label bagi naskhah adalah sama iii. Tiada rekod bahan di dalam sistem iv. Nombor panggilan pada bahan dan di dalam sistem berbeza. Manakala kesilapan nombor panggilan pula merupakan kesilapan yang kedua kerap berlaku dengan jumlah sebanyak 13 pembetulan, iaitu 26.5% Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 13

dari jumlah keseluruhan. Kesilapan maklumat simbol pada bahan pula merupakan kesilapan paling kecil dilakukan dengan jumlah pembetulan sebanyak 10, iaitu 20.4%. Untuk kesemua kesilapan yang telah dikenalpasti ini, pihak UPT telah menguruskan tindakan pembetulan dan telah diselesaikan. Kesemua 5 siri borang yang diterima oleh UPT adalah permohonan dari Unit Sirkulasi (USK). Analisa adalah merujuk kepada data di Jadual 8. Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 14

JUL OGOS SEPT OKT NOV DIS Jadual 8 : Statistik Penerimaan Kes Melalui Borang Permintaan Tindakan Pembetulan Dan Pencegahan [PSZ 27.6] - 2013 BULAN BIL. JENIS KESILAPAN JUMLAH (PEMBETULAN) PERATUS (%) 1. 2. 3. 4. Kesilapan no. panggilan 0 6 4 3 0 0 13 26.5 Judul berbeza, nombor panggilan sama. Judul sama, nombor panggilan berbeza. Kesilapan maklumat simbol pada bahan Bahan bukan dalam kategori bahan bersimbol. Bahan bersimbol tidak diletakkan maklumat simbol pada bahan. Bahan silap dilabel oleh P/O. Pembetulan maklumat pada bahan dan rekod di dalam sistem Kesilapan pengkelasan bahan. Kesilapan tahun terbitan bahan. Bahan yang sama judul mempunyai 2 rekod LCN. Label bagi naskhah adalah sama. - 2 3 2 - - 7 53.8-4 1 1 - - 6 46.2 0 7 0 3 0 0 10 20.4 - - - 2 - - 2 20-7 - 1 - - 8 80 - - - - - - - - 0 6 15 5 0 0 26 53.1 - - - - - - - - - - - - - - - - - 5 3 - - - 8 30.8-1 2 - - - 3 11.5 Rekod tidak lengkap. - - - - - - - - Maklumat bahan lampiran tidak diinput. Tiada rekod bahan di dalam sistem. Nombor panggilan pada bahan dan di dalam sistem berbeza. - - - - - - - - - - 4 2 - - 6 23.1 - - 6 3 - - 9 34.6 Lain-lain 0 0 0 0 0 0 0 0 Tidak menukar status bahan. Silap lokasi penghantaran. Bahan pembetulan tidak dihantar. Tiada pembetulan pada bahan. JUMLAH KESELURUHAN PEMBETULAN - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 0 19 19 11 0 0 49 100 PERATUS PEMBETULAN (%) 0 38.8 38.8 22.4 0 0 N/A N/A Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 15

4.3.7 Lain-lain aktiviti Median Time Processing (MTP) adalah mekanisme pengukuran bagi tempoh memproses bahan bermula daripada penerimaan bahan pesanan dari pembekal sehingga bahan disusun di rak, selaras dengan keperluan di dalam piawaian BS 11620 : Information and Documentation Library Performance Indicators. Bagi Fasa pertama ini perlaksanaan pengiraan MTP di Perpustakaan UTM - PSZJB hanya melibatkan bahan belian sahaja. Projek ini kelak akan melibatkan bahan-bahan lain di perpustakaan. Unit Pengurusan Teknikal bertanggungjawab untuk menganalisa MTP berdasarkan data yang telah direkodkan pada Slip Pemprosesan Bahan. Data yang dicatatkan pada slip ini terdiri daripada 3 peringkat pemprosesan yang dikendalikan oleh 3 Bahagian yang berbeza. Ia melibatkan aktiviti penerimaan bahan oleh Bahagian Pembangunan Sumber (BPS), pengkatalogan bahan oleh Bahagian Pemprosesan Teknikal (BPT), dan penghantaran bahan yang melibatkan Bahagian Pengurusan Koleksi (BPK) selaku Bahagian yang menerima bahan siap diproses dari BPT. Pihak BPK akan mengumpul dan menyerahkan slip yang telah selesai dibuat catatan kepada BPT untuk tujuan analisa data. Melalui data yang dikumpulkan secara bulanan, analisa dibuat berdasarkan kepada jangkamasa pemprosesan terpantas, terlewat, terawal dan terpanjang. Bagi memenuhi keperluan piawaian BS 11620, Perpustakaan UTM telah menetapkan sasaran untuk mencapai tempoh MTP selama 40 hari bermula dari bahan diterima sehingga siap disusun di rak. Bermula 2014, data pengiraan akan disediakan pada setiap awal bulan untuk dilaporkan melalui Laporan Pencapaian Bulanan. Data di Jadual 9 menunjukkan sebanyak 5250 judul bahan telah diproses sepanjang tahun 2013. Dalam tempoh 12 bulan ini, sebanyak 9 pencapaian sepanjang tahun 2013 berjaya mencapai sasaran tempoh MTP selama 40 hari. Pencapaian bagi 2013 ini turut digambarkan melalui Rajah 8 berdasarkan data dari Jadual 9. Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 16

Jadual 9 : Pencapaian Tempoh Memproses Bahan Bermula dari Penerimaan Bahan Sehingga Bahan Disusun Di Rak - 2013 BULAN JUM. BAHAN DIPROSES KEDUDUKAN BIL. MEDIAN BIL. HARI MENGKATALOG BILANGAN HARI MENGKATALOG / MEMPROSES BAHAN TERPANTAS TERLEWAT TERAWAL TERPANJANG JAN 345 172 / 173 44 9 122 62 214 FEB 479 239 / 240 10 7 156 27 232 MAC 345 172 / 173 36 7 100 15 226 APR 258 129 76 7 185 18 270 MEI 408 204 14 8 224 27 336 JUN 377 188 / 189 28 8 270 25 330 JUL 399 199 / 200 26 7 240 35 349 OGOS 335 167 / 168 19 7 358 36 387 SEPT 776 388 19 6 349 23 429 OKT 383 191 / 192 42 7 332 29 444 NOV 542 271 21 7 404 24 478 DIS 603 301 / 302 28 14 78 29 102 JUM 5250 Nota :- Terpantas Terlewat Terawal Terpanjang : Bilangan hari mengkatalog bahan sahaja yang mengambil masa paling cepat. : Bilangan hari mengkatalog bahan sahaja yang mengambil masa paling lama. : Bilangan hari memproses bahan dari penerimaan bahan sehingga penghantaran bahan yang mengambil masa paling singkat. : Bilangan hari memproses bahan dari penerimaan bahan sehingga penghantaran bahan yang mengambil masa paling lama. Rajah 8 JUMLAH 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 345 : Jumlah Pengurusan Borang Slip Pemprosesan Bahan Oleh Bahagian Pemprosesan Teknikal 479 345 258 408 377 399 JAN FEB MAC APRIL MEI JUN JULAI OGOS SEPT OKT NOV DIS JUMLAH BORANG 335 776 383 542 BULAN 603 Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 17

4.4 Ulasan Pencapaian UPT sentiasa peka dan berusaha untuk meningkatkan lagi kualiti dan aktiviti pemprosesan bahan dapat dilaksanakan dengan lebih berkesan. Sehingga Disember 2013 beberapa penambahbaikan telah dilaksanakan. Antaranya ialah : Memberi nombor panggilan lokal bagi bahan koleksi khas Dokumen Kontrak. Sebanyak 59 judul (74 naskhah) bahan telah diproses dengan menggunakan nombor panggilan lokal. Bagi bahan lama, masih dikekalkan dengan nombor panggilan LC. Ini adalah untuk memberi kemudahan bagi memproses dan tujuan menyusun bahan di rak. Beberapa bahan lain daripada Koleksi Khas UTM juga telah dicadangkan untuk memberikan nombor panggilan lokal seperti bahan Minit Mesyuarat dan bahan MoU dan MoA. Perlaksanaan sepenuhnya akan dibuat pada tahun 2013 setelah mendapat kelulusan daripada pengurusan atasan PSZ. bahan backlog yang terdiri daripada DVD dan CD-ROM telah selesai diproses katalog. Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 18

5.0 UNIT PENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL (UPDD) 5.1 Objektif Membangunkan dan menguruskan dokumen Koleksi Khas UTM ke dalam bentuk digital bagi menyokong tujuan pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan perundingan di dalam perkhidmatan perpustakaan. Bahan yang dibuat proses pendigitilan terdiri daripada bahan-bahan terbitan UTM seperti tesis, kertas projek, makalah, artikal daripada jurnal dan bahan daripada keratan akhbar. Unit ini juga bertanggungjawab memastikan bahan yang telah dibuat proses pendigitilan dapat diakses secara atas talian oleh pengguna UTM. Unit ini bertanggungjawab untuk memproses digital bahan-bahan Koleksi Khas UTM disamping bahan-bahan lain yang dipohon oleh pihak UTM. 5.2 Staf UPDD Unit ini terdiri daripada seorang Pustakawan dan 3 Pembantu Perpustakaan. Sila rujuk carta hirarki di Rajah 1. 5.3 Aktiviti UPDD 5.3.1 Proses Imbasan Bahan Proses imbasan dibuat kepada bahan asal yang terdiri dalam bentuk cetak, seperti tesis, kertas projek, kertas soalan, bahan makalah dan artikal daripada jurnal terbitan UTM. Bahan ini perlu diimbas dengan menggunakan mesin imbasan atau scanner dan perlu dibuat proses editing dan OCR (optical character recognition) untuk memastikan bahan tersebut boleh diakses secara atas talian. 5.3.2 Menukar bahan digital pelbagai format ke dalam bentuk PDF Bagi bahan asal yang diterima sediada di dalam bentuk soft copy (CD- ROM) perlu membuat converting dan dikemaskini ke dalam format PDF dan di upload ke dalam server Document Management System (DMS). Jadual 10 menunjukkan senarai bahan yang melalui proses imbasan scanning, tukar format atau converting mengikut kategori bahan. Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 19

Jadual 10 : Aktiviti Pendigitalan Bahan Mengikut Jenis Bahan JENIS BAHAN IMBASAN (SCANNING) (JUDUL) CONVERT FILE (JUDUL) JUMLAH KESELURUHAN Tesis 432 1828 2260 PSM - 3216 3216 Kertas soalan 698-698 Makalah 134-134 Keratan akhbar 694-694 JUMLAH 1958 5044 7002 Rajah 9 : Jumlah Bahan Yang Diproses Pendigitalan Mengikut Jenis Bahan JUMLAH (J) 3500 3000 3216 Imbasan (scanning) Convert file 2500 2000 1500 1828 1000 500 0 432 0 698 694 0 134 0 0 Tesis PSM Kertas soalan Makalah Keratan akhbar JENIS BAHAN Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 20

Rajah 10 : Pecahan Aktiviti Pendigitalan Bahan 5044, 72% 1958, 28% Imbasan (scanning) Convert File 5.4 Proses muat naik ke dalam DMS (Document Management System) Bermula daripada September 2013, Perpustakaan telah mula menggunapakai sistem baru Pengurusan Dokumen Digital (DMS). Oleh itu, UPDD juga telah memulakan aktiviti muatnaik rekod dokumen digital ke dalam DMS, terdiri daripada bahan terkini dan juga bahan kebelakangan. Latihan dan bengkel turut diberikan kepada staf terlibat untuk memastikan aktiviti muatnaik dokumen digital berjalan dengan lancar. Proses kerja staf UPDD juga turut mengalami perubahan di mana mereka perlu membuat proses muatnaik disamping tugas harian mereka seperti membuat imbasan, converting, editing, OCR, pemadatan atau optimization. Pertambahan tugas ini turut mengakibatkan pencapaian sasaran bilangan bahan yang diproses digital. 5.5 Statistik UPDD 5.5.1 Pendigitilan bahan Secara perbandingan proses pendigitilan bahan sepanjang 5 tahun iaitu bermula dari tahun 2009 2013 adalah seperti data di Jadual 11. Bahan yang dibuat proses pendigitilan terdiri daripada bahan koleksi khas, seperti bahan tesis, kertas projek, kertas soalan, artikal jurnal, keratan akhbar dan lain-lain lagi. Sasaran UPDD ialah untuk memastikan Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 21

kesemua bahan yang telah dibuat pendigitilan boleh diakses secara atas talian. Aktiviti pendigitilan ini juga meliputi proses edit, compressed dan membuat proses OCR, untuk memastikan fail mengikut kualiti yang ditetapkan. Pencapaian pendigitilan bahan pada 2013 telah menunjukkan penurunan di mana sejumlah 7002 bahan telah berjaya dibuat proses pendigitilan berbanding dengan 9979 judul pada 2012. Penurunan sebanyak 29% ini juga antaranya adalah disebabkan staf turut menumpukan kepada aktiviti muatnaik bahan digital ke dalam sistem DMS. Walau bagaimanapun jumlah tersebut telah melebih daripada sasaran KPI sebanyak 5000 judul bahan(tesis dan Kertas Projek). Keutamaan UPDD ialah untuk memproses digital bagi bahan tesis, kertas soalan dan juga keratan akhbar berkaitan UTM. Ketiganya merupakan bahan rujukan utama pelajar terutama kertas soalan yang sering dirujuk. Tesis juga kerap dirujuk oleh pelajar terutama pelajar yang membuat penyelidikan. Manakala bahan keratan akhbar mengenai UTM pula merupakan tanggungjawab perpustakaan untuk mengumpul bahan yang mengandungi berita berkaitan dengan aktiviti UTM sebagai salah sebuah universiti terunggul di Malaysia. Kekerapan berita berkaitan UTM di paparan akhbar merupakan promosi yang baik untuk universiti. Juga tanggungjawab UPDD memastikan kesemua berita berkaitan UTM tidak terlepas pandang. UPDD juga bertanggungjawab untuk memproses digital terbitan yang dihasilkan oleh ahli akademik di dalam terbitan dalam dan luar Negara. Senarai ini diperolehi daripada pengumpulan maklumat daripada ELPPT semasa proses mengumpul data RU. Proses ini akan ditumpukan sepenuhnya pada tahun 2014. Jadual 11 : Proses Pendigitalan : Perbandingan 2009 2013 TAHUN 2009 2010 2011 2012 2013 Jumlah Pendigitilan Bahan 8197 8323 9188 9979 7002 Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 22

Rajah 10 : Jumlah Proses Pendigitalan Bahan : Perbandingan 2009 2013 7002, 16% 8197, 19% 9979, 23% 8323, 20% 9188, 22% 2009 2010 2011 2012 2013 5.6 Statistik Mengikut Jenis Bahan 5.6.1. Kertas Projek Sarjana Muda (PSM) Sejumlah 3216 judul Kertas Projek Sarjana Muda (PSM) telah diproses pendigitalan hasil daripada proses converting daripada bahan CD-ROM. Proses converting dibuat sebaik sahaja bahan CD-ROM selesai dikatalog. Lebih kurang 90% daripada bahan PSM yang diterima oleh UKK mempunyai lampiran CD-ROM dan ini memudahkan pihak UPDD untuk membuat lampiran softcopy untuk tujuan dimuatnaik ke dalam sistem DMS yang membolehkannya diakses secara atas talian. Proses converting dilaksanakan sebaik sahaja bahan selesai diproses katalog. Bagi bahan PSM yang tidak disertakan dengan bahan CD-ROM, satu senarai berasingan disediakan untuk memudahkan pihak UPDD mendapatkan semula bahan berkenaan untuk dibuat proses imbasan. 5.6.2 Tesis Post-Graduate (Sarjana dan PhD) Seperti bahan PSM juga, bahan tesis dibuat proses pendigitilan sebaik sahaja selesai proses katalog. Bagi tesis yang mempunyai lampiran CD- ROM, bahan akan diserahkan kepada staf UPDD untuk dibuat proses converting, manakala bahan yang tiada lampiran dalam bentuk CD-ROM pula akan dibuat proses imbasan (scanned) bagi memastikan kesemua bahan tesis di dalam bentuk digital disediakan sebelum dihantar ke Unit Sirkulasi. Sebanyak 432 judul tesis dalam bentuk cetak yang berjaya dibuat scanning, manakala bahan yang diconvert daripada CD-ROM pula Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 23

berjumlah 1828. Keseluruhannya sebanyak 2260 judul tesis telah berjaya dibuat proses pendigitilan pada tahun 2013. 5.6.3 Kertas Soalan Peperiksaan UTM Sebanyak 698 rekod berdasarkan kod kertas soalan daripada fakulti telah berjaya dibuat proses pendigitilan. Jumlah rekod diproses menunjukan penurunan sebanyak Pihak UPDD perlu muat naik kertas soalan berdasarkan kod ke dalam sistem DMS. 5.6.4 Keratan Akhbar Bermula daripada tahun 2012 juga, pihak UPDD hanya melaksanakan proses pendigitalan keratan akhbar yang berkaitan dengan UTM sahaja bagi memantapkan koleksi keratan akhbar berkaitan UTM yang sedia ada. Pengkhususan dengan memilih hanya berita yang berkaitan dengan UTM sahaja telah berjaya meningkatkan lagi bilangan rekod yang berjaya dibuat proses digital. Jadual 12 : Pencapaian Hasil Pendigitalan Mengikut Jenis Bahan Perbandingan 2012 dan 2013 BIL. JENIS BAHAN 2012 2013 PENCAPAIAN 1 Keratan Akhbar 666 694 Menurun (-4.2%) 2 Kertas Soalan Peperiksaan 1704 698 Menurun (-59%) 3 Tesis 2076 2260 Meningkat (+8.9%) 4 PSM 5157 3216 Menurun (-37.6%) 5 Artikal Jurnal dan Seminar Koleksi Khas 376 134 Menurun (-64.4%) JUMLAH 9979 7002 Menurun (-29.8%) Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 24

Rajah 12 : Pencapaian Hasil Pendigitalan Mengikut Jenis Bahan Perbandingan 2011 & 2012 JUMLAH 6000 5000 4000 3000 2012 2013 5157 3216 2000 1000 0 666 1704 694 698 Keratan Akhbar Kertas Soalan Peperiksaan 2076 2260 376 134 Tesis PSM Artikal Jurnal dan Seminar Koleksi Khas JENIS BAHAN 5.7 Penambahbaikan UPDD Bermula daripada September 2013, sistem DMS (Document Management System) telah mula beroperasi. Oleh itu staf UPDD telah pun memulakan aktiviti memuat naik data rekod bahan digital ke dalam sistem DMS dan membolehkan bahan tersebut diakses oleh pengguna. Proses kerja staf juga turut mengalami perubahan dimana terdapat pertambahan tugas membuat proses muatnaik di samping tugas rutin mereka iaitu membuat scanning, converting, dan mengemaskini fail digital kepada proses upload rekod ke dalam sistem DMS. Pertambahan tugas ini mengakibatkan kepada kemungkinan penurunan jumlah bahan yang dibuat proses scanning dan converting. Staf juga turut membuat beberapa kemasan dan penambahbaikan bagi rekod lama bahan digital terutamanya bagi bahan tesis dan kertas projek sebelum proses memuat naik rekod tersebut ke dalam sistem. Proses mampatan atau optimisation ini perlu bagi memastikan rekod data tersebut dapat dikecilkan dari segi saiz untuk memudahkan muat naik ke dalam sistem DMS. Saiz rekod digital yang terlalu besar menyukarkan proses muatnaik. Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 25

5.8 Perancangan UPDD Sasaran untuk memastikan bahan Koleksi Khas terutama bahan Tesis dan Kertas Projek Sarjana Muda terkini di proses digital sebaik sahaja bahan selesai diproses katalog. Sehubungan dengan itu pengguna UTM dapat mengakses koleksi tesis terkini secara atas talian. Bagi bahan tesis dan kertas projek koleksi kebelakangan pula, Unit ini bercadang akan membuat proses pendigitilan secara projek peringkat demi peringkat secara kerja lebih masa. Selain daripada itu, kehadiran pelajar latihan praktikal juga dapat membantu meningkatkan lagi bilangan bahan yang dibuat proses digital serta dimuat naik ke dalam sistem. Proses pendigitilan bahan koleksi khas UTM dapat dipertingkatkan dengan adanya projek RU (Research University), di mana melalui projek tersebut pihak PSZ berupaya mengumpul kesemua hasil penulisan UTM samada yang diterbitkan oleh UTM atau pun penerbit luar. Projek ini selain daripada membantu pihak UKK mengumpul bahan penulisan UTM, secara tidak langsung juga membolehkan pihak UPDD melaksanakan proses pendigitalan bahan tersebut serta dimuatkan ke dalam DMS (Document Management System). UPDD juga perlu bertanggungjawab untuk memuatnaik bahan digital tahun kebelakangan yang telah siap diproses ke dalam sistem DMS. Projek ini akan dibuat sepenuhnya pada tahun 2014 dan sasaran kesemua belakangan perlu dimuatnaik ke dalam sistem untuk meningkatkan bilangan bahan digital content. Perancangan ialah untuk memastikan ia dilaksanakan oleh staf UPDD diluar daripada masa pejabat dengan memberikan mereka cuti gantian. Penglibatan pelajar yang menjalani latihan praktikal juga dapat membantu Unit ini meningkatkan lagi bilangan digital content di dalam DMS. Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 26

6.0 LAIN-LAIN AKTIVITI 6.1 Memproses Bahan di Perpustakaan Fakulti (PF) Selain daripada bertindak sebagai ko-ordinator bagi proses pengkatalogan bahan-bahan di Perpustakaan Fakulti (PF) Pustakawan di UPT juga turut membantu mengkatalog asal bahan dengan memberikan bidang perkara dan nombor panggilan bagi maklumat bahan yang telah dibuat proses input ringkas oleh Pembantu Perpustakaan di setiap lokasi PF. Pustakawan UPT juga turut bertanggungjawab mengawasi aktiviti prosesan bahan yang berkaitan dengan aspek pengkatalogan dan maklumat rekod di dalam sistem agar menepati kualiti dan standard yang ditetapkan. Sebarang perubahan mahupun pembaharuan berkaitan dengan aspek pengkatalogan dan pemprosesan bahan turut dimaklumkan kepada Pembantu Perpustakaan di PF melalui penyelaras yang telah dilantik di kalangan Pustakawan UPT. 6.2 Memproses Bahan UTM-RS BPT turut mengawasi aktiviti pemprosesan bahan bagi koleksi UTM-RS. UPT telah diberi tanggungjawab untuk membuat pemilihan dan pengagihan bahan ke setiap UTM-RS. Bagaimanapun bermula daripada oktober 2013 dan seterusnya di masa akan dating BPT hanya bertindak sebagai penyelaras bagi pengumpulan statistic bahan UTM-RS yang telah siap diproses serta mengawasi sistem dokumentasi rekod bahan UTM-RS. Jumlah bahan UTM RS yang diproses pada tahun 2013 berjumlah 4227 judul. Sehingga 2013, secara keseluruhan bahan UTM RS berjumlah 28,948 judul untuk kesemua unit UTM-RS. 6.3 Aktiviti 5S BPT turut melaksanakan aktiviti 5S selaras dengan perlaksanaan 5S di perpustakaan. Aktiviti ini turut mendapat kerjasama dan komitmen sepenuhnya daripada semua staf bagi memastikan amalan 5S menjadi budaya kerja di BPT. Melalui aktiviti 5S ini, suasana dan persekitaran kerja di BPT telah menyuntik semangat dan wajah baru bagi ruangan kerja yang kondusif dan lestari selain daripada mengujudkan kerjasama antara staf di Bahagian ini. Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 27

6.4 Menyediakan Manual Pengkatalogan Bahan Pihak BPT dengan komitmen semua Pustakawan telah menyediakan manual pengkatalogan bahan yang sangat komprehensif bertujuan untuk memudahkan rujukan kepada semua unit dan bahagian yang memproses bahan tersebut. Manual yang sediada telah dikemaskini secara lebih terperinci untuk memastikan keseragaman aktiviti pengkatalogan bahan. Manual tersebut sebagai lampiran kepada juga dasar pengkatalogan dan pengkelasan bahan untuk dimuatkan di dalam dasar perpustakaan. Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 28

7.0 PENUTUP BPT memastikan kesemua KPI yang disasarkan dapat dicapai di dalam tahun semasa. Untuk mencapai sasaran ini, komitmen staf amat penting. Sebarang perubahan/ perpindahan staf secara kerap juga turut memberi kesan kepada pancapaian bahagian. Walau bagaimanapun BPT sentiasa memastikan prioriti perpustakaan sentiasa diambil kira semasa memproses bahan, seperti mendahulukan yang segera, keutamaan memproses bahan belian serta memproses bahan untuk sesuatu event. Dalam masa yang sama, turut juga mengambil kira bahan-bahan belakangan perlu diproses untuk mengelakkan ia menjadi beban dimasa akan datang. Cadangan dan penambahbaikan yang dicadangkan oleh BPT turut diterima oleh pihak pengurusan dan secara tidak langsung dapat meningkatkan lagi produktiviti bahagian. Walaupun pencapaian individu kadangkala tidak dapat dicapai secara maksima, namun pencapaian bahagian serta KPI Bahagian tetap dapat dicapai. Disediakan oleh : Haslina Hussin 18 Mac 2013 Disemak dan diluluskan oleh ; Badariah Borham 18 Mac 2013 Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 29